MANUAL DE USUARIO V 1.2

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Código PRY-021

Sistema o Aplicativo Sistema Integral de Rendición de Cuentas – Sede Central

Elaborado por Eduardo Arango

Fecha 24/04/2017

1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El objetivo es llevar un adecuado registro y control del personal asignado a una o más

comisiones de servicio, en la rendición de los gastos efectuados durante el plazo de dicha

comisión.

2. ALCANCE DEL SISTEMA

El alcance llega a todo el personal que por comisión de servicios, represente al JNE.

3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

Autorización: permite registrar y consultar la autorización y comisión de servicios y viáticos; así como consultar las comisiones pendientes.

Comisión: permite validar y aprobar las comisiones de servicios, también la entrega de fondos a los comisionados.

Rendición: permite consultar, revisar las rendiciones actuales y pendientes.

Consultas: permite efectuar las consultas de las comisiones, rendiciones y observaciones de las comisiones.

Mantenimiento: permite efectuar el ingreso, modificación o eliminación de los usuarios que tendrán acceso al sistema.

Reportes: permite emitir los reportes del resumen y detalles de los gastos, devoluciones, y cumplimientos de rendición.

4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

4.1. Acceso al Modulo

Para acceder tiene que ingresar el usuario y clave asignado a cada usuario

Figura 1 Acceso al sistema

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4.2. Menú de opciones.

En la pantalla de bienvenida, se muestra las funciones principales del sistema y la sección

de Descarga de documentos, donde están los enlaces para descargar la información

disponible para el proceso de rendición

Figura 2 Página Principal

Directiva.- Permite visualizar la última versión de Directiva de Comisión de Servicios y

Autorizaciones de viajes.

Secuencia de comisión.- Indica mediante un flujograma la Secuencia para la asignación

y rendición de comisión de servicios en el Sistema.

Anexos.- Para la descarga de plantillas, se muestra el cuadro de anexos indicando el

número de anexo y la descripción del documento.

4.3. Rendición de Comisión de servicios.

Para efectuar la entrega de fondos al comisionado deberá dar clic a la opción Comisión

/Entrega de Fondos al Comisionado.

Nota: El responsable principal de Entregar los fondos al comisionado es el personal con Perfil Tesorería.

Figura 3 Entrega de Fondo al Comisionado

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A continuación deberá dar clic en el botón “Buscar” y se muestra la relación de

comisiones. Los datos a mostrarse serán: Comisionado, Destino (Ubigeo ó Ciudad), Motivo

de la Comisión, Fecha de Salida, Fecha de Retorno, Estado Comisión, Detalle, Entrega

Fondos, Acta Compromiso (Anexo 9) y Estado Entrega de Fondos.

Figura 4 Listado de Comisionados

4.3.1. Entrega de Fondos por modalidad Pago en Efectivo

Para efectuar la entrega de fondos por modalidad Pago en Efectivo deberá dar clic en el icono

y se muestra una pantalla donde deberá registrar los siguientes datos: Fecha de Entrega, Nro.

Recibo Provisional y Monto de Entrega

Figura 5 Entrega de Fondos

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Luego deberá dar clic en el botón “Aceptar” y se muestra un mensaje de confirmación indicando

que la entrega o actualización de fondos se registró correctamente.

Figura 6 Mensaje de Confirmación

4.3.2. Entrega de Fondos por modalidad Banco

Para efectuar la entrega de fondos por modalidad Banco deberá dar clic en el icono y se

muestra la siguiente pantalla donde deberá registrar: Fecha de Entrega, Nombre del Banco, Nº

de cheque, 068- Carta Orden, 084- Carta Orden Electrónica, Nº SIAF, Nº C/P Tesorería y monto

entregado.

Figura 7 Acta de Compromiso

Luego deberá dar clic en el botón “Aceptar” y se muestra un mensaje de confirmación indicando

que la entrega o actualización de fondos se registró correctamente

Figura 8 Mensaje de Confirmación

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Para visualizar el acta de compromiso deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente

información.

Figura 9 Imprimir Acta de Compromiso de Entrega de Fondo

Figura 10 Acta de Compromiso

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4.4. Revisión Rendición de Comisión de servicios.

Para visualizar el detalle de la rendición deberá dar clic a la opción Rendición /Revisión de

rendición

Figura 11 Consulta de Comisiones

4.4.1. Rendición con estado Registrado y Enviado

Para visualizar el detalle de rendición deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente pantalla

que está dividida en 3 secciones.

Datos Comisionado: Los datos a mostrarse serán: Nº Documento, Datos del comisionado

(nombres, apellidos paterno y materno, área, cargo), Lugar de comisión / días (ubigeo,

fecha y hora de salida y retorno, duración)

Gasto con Documento: Gasto con Comprobante de pago

Gasto con DD.JJ.: Gasto con Declaración Jurada

Para revisar los comprobantes de pago, se debe dar clic en el botón Seleccionado y se mostrara

una ventana emergente con los datos antes mencionados.

Figura 12 Consulta de Comisiones

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Para dar conformidad a un gasto debe dar clic en el icono y se cambiara el estado del registro

a “Conforme”.

Figura 13 Revisar rendiciones de Gasto

Gasto Observado: En caso no este conforme con el gasto deberá dar clic en el icono y se

muestra la siguiente pantalla donde deberá seleccionar el tipo de observación y registrar la

observación. Luego deberá dar clic en el botón “Aceptar” El estado del registro cambiara a

“Observado“.

Para quitar la Observación debe dar clic en el botón “Quitar Observación”.

Figura 14 Gasto Observado

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Figura 15 Dar conformidad a los Registro por declaración Jurada

4.4.2. Finalizar Rendición

Para dar finalizado la rendición debe asegurarse que las rendiciones estén en estado “Conforme” y

no tener saldo por devolver, seguidamente dar clic en el botón “Finalizar Rendición”.

Nota: Cuando se da Finalizar Rendición se habilitara al comisionado la opciones de Imprimir el

Formato de Rendición y el formato de Declaración jurada que adjuntara a su documentación de

presentación de rendición por comisión de viatico.

Figura 16 Finalizar Rendición