MANUAL DE USUARIO, SAICI

Módulo de Ingresos 2013

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Índice Índice ............................................................................................................................................. 2

1 Introducción .......................................................................................................................... 3

2 Devoluciones ......................................................................................................................... 4

3 Anulación de derechos (parcial y total) ................................................................................ 9

3.1 Anulación de derechos total (Factura rectificativa) ...................................................... 9

4 Control de deudores ........................................................................................................... 13

4.1 Listado de facturas pendientes de reclamar por el centro ......................................... 14

4.2 Cartas de reclamación del centro al tercero ............................................................... 14

4.2.1 Primera carta de reclamación ............................................................................. 14

4.2.2 Segunda carta de reclamación ............................................................................ 16

4.3 Carta del director al Servicio de Ingresos ................................................................... 18

4.4 Cumplimentado de las fechas de envío de cartas ....................................................... 20

4.5 Consulta de facturas reclamadas por situación .......................................................... 21

4.6 Listado de facturas pendientes de asignar a carta del director .................................. 22

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1 Introducción El presente documento pretende ser una guía que ayude al usuario a entender y a sacar partido a las mejoras introducidas en el módulo de ingresos de la aplicación SAICI.

Las modificaciones implementadas nacen de la necesidad de controlar de una forma más eficiente la reclamación de deuda a terceros, así como controlar y mejorar la forma en la que se realiza la rectificación de facturas, además de añadir nuevas funcionalidades para permitir la anulación parcial de derechos de facturas reconocidas y la devolución de facturas cobradas.

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2 Devoluciones Para el acceso a esta nueva funcionalidad se ha añadido una nueva opción en el menú de Ingresos llamada “Devoluciones”. Una vez se entra en la opción el aspecto que se presenta es el siguiente:

En esta primera pantalla se tiene que seleccionar si se quiere realizar una nueva devolución o se quiere consultar una que se tenga en curso.

Seleccionando la opción “Nueva devolución” se habilita el desplegable “Factura”. En esta lista aparecen todas aquellas facturas cobradas total o parcialmente desde el año 2009. Después de seleccionar la factura se habilita el desplegable “Cliente”. El desplegable se rellena con los clientes que están dados de alta en SAICI y que coincidan con el NIF que tiene asociada la factura. En caso de no existir ningún cliente dado de alta en SAICI que coincida con el NIF, la aplicación muestra un mensaje indicando que es necesario darlo de alta. Al seleccionar el cliente se rellena el campo “Concepto” y se habilita el botón “Aceptar”. En el momento en el que se hace “clic” en el botón “Aceptar”, el sistema realiza una serie de validaciones entre las que incluye la comprobación sobre si el cliente tiene dada de alta la cuenta bancaria en SAICI. Para poder continuar es necesario que el cliente seleccionado tenga una cuenta de cliente por defecto válida.

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En este paso hay que seleccionar el cobro de la factura sobre el que queremos hacer la devolución. La pantalla muestra la factura, el cliente y los datos relativos a los distintos cobros que se han efectuado. Estos datos son: el número de documento de recaudado generado en Contabilidad General, la fecha de generación del documento de recaudado, la fecha de la transferencia de la liquidación desde la cuenta restringida de ingresos a la cuenta del Banco de España, la fecha de cobro de la factura y el importe del cobro. El último campo es una casilla de selección que se debe marcar para indicar sobre qué cobro que se va a realizar la devolución. Solo es posible seleccionar un cobro a la vez. Al hacer “clic” en “Aceptar” el sistema realiza una serie de validaciones y si todo está correcto se vuelcan los datos en la siguiente pantalla.

Esta pantalla muestra la información referente al cobro de la factura que se va a devolver. La información se divide en dos partes, en la parte superior aparecen los datos generales del cobro de la factura. En la parte inferior está el desglose por tipo de IVA de los datos

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económicos del cobro de la factura. Los datos que aparecen en la izquierda se corresponden al importe cobrado. En la parte derecha está desglosado el importe que todavía se puede devolver. Si se ha realizado alguna devolución parcial previa sobre el cobro, en esta parte se refleja el importe que todavía se puede devolver. Para continuar con la devolución se tiene que hacer “clic” en el botón “Devolver”. Al hacer “clic” aparece la pantalla de solicitud de devolución:

Para poder realizar la solicitud es necesario seleccionar el motivo por el cual se realiza. El desplegable muestra todas las causas disponibles. En algunas de ellas es necesario completar el campo “Descripción” del motivo. Estas causas son las siguientes:

• Abono duplicado (Número de factura y fecha de abono): si se selecciona este motivo hay que especificar cuál es la factura que se ha cobrado correctamente y su fecha de cobro.

• Otras causas: si el motivo de la devolución no está encuadrado en ninguno de los que aparecen en el desplegable, se debe seleccionar esta opción y escribir el motivo por el cual se solicita la devolución.

Con el motivo seleccionado se habilita el campo de la base imponible. Introduciendo la base imponible a devolver la aplicación calcula automáticamente el importe del I.V.A. y el total. En caso de que la factura tuviese dos tipos de I.V.A. es necesario rellenar la base imponible de los dos tipos de I.V.A. En la parte inferior se encuentra la información del estado en el que se está la devolución. Este estado puede contener los siguientes valores:

• Es necesario solicitar permiso al Servicio de Ingresos. El estado inicial de la devolución.

• Solicitud realizada al Servicio de Ingresos. Esperando respuesta. Una vez se ha solicitado la devolución este será el estado.

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• Solicitud rechazada por el Servicio de Ingresos. Si el Servicio de Ingresos no considera oportuna la devolución, la factura tiene este estado. En el mismo campo aparece el motivo por el cual Ingresos ha determinado que no procede la devolución.

• Solicitud admitida por el Servicio de Ingresos. Si todo está correcto el Servicio de Ingresos pone este estado.

Una vez se rellena la solicitud de la devolución, se debe hacer “clic” en el botón “Aceptar”. Si todo está correcto y la solicitud pasa las validaciones del sistema, aparece un cartel indicando que se ha enviado al Servicio de Ingresos y se modifica el estado. Tras esto, la aplicación lanza el Anexo 2C relleno. Este documento debe imprimirse, completarlo en caso de que falte algún dato, firmarlo y enviarlo por correo electrónico al Servicio de Ingresos.

Cuando el Servicio de Ingresos haya tomado una decisión se tiene que entrar de nuevo a la opción de “Devoluciones” y en este caso marcar la opción de “Consultar Devolución”. Si se quiere consultar en qué estado están las devoluciones solicitadas se puede hacer de esta manera.

Al seleccionar la factura se cargan los datos del cobro y el estado en el que se encuentra. Para continuar hay que hacer “clic” en el botón “Aceptar”. Una vez hecho la aplicación carga los datos en la siguiente pantalla.

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Para continuar hay que pulsar el botón “Devolver” mostrándose en pantalla la ventana de solicitud de devolución con los datos ya cargados.

En el caso en que la solicitud haya sido admitida por el Servicio de Ingresos, el botón “Aceptar” queda habilitado y al pulsar se genera la devolución y el documento justificativo.

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3 Anulación de derechos (parcial y total) El tratamiento de la anulación parcial o total de derechos se realiza desde la opción de mantenimiento de facturas emitidas. Desde la implantación de esta modificación la forma en la que se rectifica una factura cambia.

3.1 Anulación de derechos total (Factura rectificativa) Para realizar una factura rectificativa (anulación de derechos total en caso de que la factura esté reconocida) tendremos que hacer click en el botón “RECT”.

Anteriormente, al pulsar en este botón, aparecía un campo para introducir el motivo por el cual queríamos rectificar la factura. Esta ventana se ha modificado por la siguiente:

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Para realizar una factura rectificativa hay que seleccionar la opción “Rectificar”. Una vez seleccionado se rellenan automáticamente los importes y se habilita el desplegable “Motivo” donde hay que seleccionar la opción que más se adecúe a porqué se quiere rectificar la factura. Hay dos motivos en los cuales se tiene que rellenar el campo “Descripción del motivo”. Son los siguientes:

• Factura duplicada: si por error se han emitido dos facturas para el mismo cobro es necesario escribir en “Descripción del motivo” qué factura es la correcta.

• Otras causas: si ninguno de los motivos del desplegable corresponde al porqué se quiere rectificar la factura se tiene que escribir en “Descripción del motivo” la causa por la que se rectifica.

El último campo corresponde al estado de la factura en cuanto al proceso de anulación de derechos o rectificación.

Si la factura no tiene reconocimiento de derechos aparece un texto que indica que la factura se puede rectificar. En ese caso al hacer click en el botón “Aceptar”, y si se cumplen todas las validaciones necesarias, se genera la factura rectificativa.

Si la factura tiene reconocimiento de derechos, el texto del campo estado indica que es necesario solicitar permiso al Servicio de Ingresos. Al pulsar en “Aceptar” la solicitud se envía a Ingresos para que la revise.

La consulta del estado de la factura se realiza en la misma pantalla. Pasado el tiempo en el cual el Servicio de Ingresos haya tomado la decisión pertinente, se debe entrar en el mantenimiento de facturas emitidas, consultar la factura y hacer click en el botón “RECT”.

En este momento el Servicio de Ingresos puede haber aceptado o rechazado la solicitud. Si la ha rechazado se tienen que hacer las modificaciones indicadas o necesarias y volver a pulsar en el botón “Aceptar” para enviar de nuevo la solicitud. Si la solicitud ha sido aceptada, al pulsar en el botón “Aceptar” se genera la factura rectificativa y se lanza el documento.

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3.2 Anulación parcial de derechos En esta modificación del módulo de ingresos de SAICI se introduce una nueva figura: la anulación parcial de derechos. Una anulación parcial de derechos se puede dar cuando una factura se ha reconocido pero no se va a cobrar una parte del importe reconocido. En este caso siempre es necesario solicitar permiso al Servicio de Ingresos. Para ello hay que entrar en la opción de mantenimiento de facturas emitidas, recuperar la factura y pinchar en el botón “RECT”. Una vez hecho esto aparece lo siguiente:

En esta pantalla se debe seleccionar la opción “Anulación parcial de derechos” para después seleccionar el motivo en el desplegable “Motivo”. En este desplegable se encuentran los motivos por los cuales se puede solicitar una anulación parcial de derechos. Hay dos motivos en los cuales se tiene que rellenar el campo “Descripción del motivo”. Son los siguientes:

• Factura duplicada: en la anulación parcial de derechos no se debe seleccionar este motivo.

• Otras causas: si ninguno de los motivos del desplegable corresponde al porqué se quiere realizar una anulación parcial de derechos, se tiene que escribir en “Descripción del motivo” la causa por la que se rectifica.

El campo “base imponible” en este caso no se rellena automáticamente. Es necesario introducir la base imponible que se quiere anular para que el sistema calcule el importe del I.V.A. y el total. Si la factura tiene dos tipos de I.V.A. es necesario introducir la base imponible de los dos tipos. Una vez hecho hay que pulsar el botón “Aceptar”. En caso de que todo esté correcto se solicita la anulación parcial de derechos al Servicio de Ingresos y el estado se modifica.

Cuando el Servicio de Ingresos haya decidido si procede o no la anulación parcial de derechos se debe entrar de nuevo en la pantalla de mantenimiento de facturación emitida y recuperar la factura. Pulsando en el botón “RECT” aparece de nuevo la pantalla de la solicitud con el estado

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actual en la parte inferior. Si la solicitud ha sido rechazada por el Servicio de Ingresos se deben realizar los cambios oportunos y volver a solicitar la anulación pulsando en el botón “Aceptar”.

Si la solicitud ha sido aceptada por el Servicio de Ingresos, al pulsar en el botón Aceptar el sistema genera el documento que justifica la anulación parcial de derechos.

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4 Control de deudores El control de deudores es una nueva funcionalidad integrada en el módulo de ingresos que permite realizar un seguimiento de las facturas cuya fecha de vencimiento ha expirado sin que se haya producido el cobro de la misma.

El ciclo de vida de una factura sería el siguiente:

1. Emisión de la factura. Dependiendo de si el cliente es de la Administración o de una entidad privada la fecha de vencimiento será de 30 o 60, respectivamente.

2. Cobro total de la factura antes de llegar a la fecha de vencimiento

Sin embargo, si el cobro no se produce antes de la fecha de vencimiento, darán lugar nuevas etapas.

1. Generación y envío por parte del centro de una primera carta de reclamación de la deuda.

2. Si la factura no es abonada en el plazo de 30 días, el centro debe generar una segunda carta de reclamación instando al cliente a abonar el importe que adeuda en un plazo no superior a 15 días. El envío de esta carta debe hacerse por un medio que garantice su recepción.

3. Finalizado el plazo establecido en la segunda carta de reclamación, se generará de forma automática un listado con las facturas que han cubierto el proceso de reclamación mencionado en los puntos anteriores y continúan pendientes de cobro, para que el servicio gestión de ingresos inicie la tramitación que requiere la reclamación por la vía judicial.

4. El servicio gestión de ingresos revisará la situación contable de las facturas, y de acuerdo con los criterios establecidos en el Organismo iniciara la tramitación a la Asesoría Jurídica de las que proceda su reclamación.

5. El servicio gestión de ingresos solicitará al centro, instituto o unidad gestora la siguiente documentación:

• Escrito del director del instituto, centro o responsable de la unidad administrativa que proceda que se generará en SAICI.

• Facturas y convenios, acuerdos, contratos, pedidos o documentos en los que se sustenten.

• Cartas de reclamación enviadas.

6. El Servicio gestión de ingresos enviará a Asesoría Jurídica las facturas y la documentación requerida por Asesoría Jurídica para emprender las acciones legales que procedan en aras a conseguir que los clientes satisfagan la deuda contraída con el CSIC.

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4.1 Listado de facturas pendientes de reclamar por el centro Con el objetivo de que el centro sepa que facturas tiene que reclamar a un cliente porque alguna de las fechas ha expirado, cada vez que se acceda a la aplicación SAICI se mostrará en pantalla un mensaje, como el de la imagen.

Si el usuario pulsa el botón “Aceptar”, se accederá a la aplicación como hasta ahora, pero si se pulsa el botón “Ver las facturas” se genera un listado con todas las facturas que tienen que ser reclamadas por el centro, y a continuación se accederá a la aplicación

Este mismo listado también será accesible desde la opción de menú “Consultas y listados / Ingresos / Seguimiento a Deudores / Listado de facturas a reclamar por el centro”

4.2 Cartas de reclamación del centro al tercero Son las cartas que deberá el centro reclamar el tercero conforme los plazos de vencimiento avancen sin que se haya producido cobro total de la factura.

4.2.1 Primera carta de reclamación Cuando se quiera reclamar una factura a un cliente porque haya expirado la fecha de vencimiento, se deberán realizar los pasos siguientes desde la ventana de mantenimiento de facturas emitidas.

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En el caso de que el país esté definido como de habla no hispana, el idioma empleado será el inglés.

Pasos a seguir

1. Realizar la búsqueda de la factura que hay que reclamar ayudándose de las opciones de filtrado (código de factura, cliente…) para facilitar el trabajo.

2. Pulsar el botón de imprimir. Si la factura no es está en disposición de ser reclamada, se imprimirá la factura como hasta ahora, si no, se abrirá una ventana donde se presentan las opciones “Factura”, “Carta 1”, “Carta 2” y “Cancelar”

3. Pulsar el botón “Carta 1”

La primera vez que se genera la carta de reclamación 1, la fecha de la carta toma la del día y no podrá ser alterada posteriormente, es decir, si días después de haber impreso la carta, se vuelve a pulsar el botón de “Carta 1”, la fecha de la carta será la del primer día de su generación.

Ojo: una vez que se genere la “Carta 1” y se esté dentro del periodo de 30 días, no aparecerá en el listado de facturas pendientes de reclamar.

Ojo: no podrá ser generada carta alguna (ni 1 ni 2) con fecha del día si la factura tiene fecha de envío a ingresos. Deberá irse a la ventana de asignación de fechas previamente.

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El documento generado correspondiente a la carta 1 es este:

4.2.2 Segunda carta de reclamación Cuando se quiera reclamar una factura a un cliente porque hayan transcurrido 30 días desde la fecha de la “Carta 1”, se deberán realizar los pasos siguientes desde la ventana de mantenimiento de facturas emitidas.

En el caso de que el país esté definido como de habla no hispana, el idioma empleado será el inglés.

1. Realizar la búsqueda de la factura que hay que reclamar ayudándose de las opciones de filtrado (código de factura, cliente…) para facilitar el trabajo.

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2. Pulsar el botón de imprimir. Si la factura no es está en disposición de ser reclamada, se imprimirá la factura como hasta ahora, si no, se abrirá una ventana donde se presentan las opciones “Factura”, “Carta 1”, “Carta 2” y “Cancelar”

3. Pulsar el botón “Carta 2”.

Al igual que ocurría con la carta de reclamación 1, la fecha de la carta 2 toma la del día y no podrá ser alterada posteriormente, es decir, si días después de haber impreso la carta, se vuelve a pulsar el botón de “Carta 2”, la fecha de la carta será la del primer día de su generación.

No podrá ser generada la carta de reclamación 2 si anteriormente no se generó carta 1, y si además no han expirado los 30 días desde su primera impresión.

Si durante los 30 días siguientes a la generación de la Carta 1 se realizara el abono de la factura por parte del cliente, no se podrá generar tampoco la Carta 2

El documento generado correspondiente a la carta 2 es este:

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4.3 Carta del director al Servicio de Ingresos Una vez transcurren 15 días desde la fecha de la carta 2 sin que se haya recibido el abono por parte del cliente, las facturas que están en esta situación son accesibles por el Servicio de Ingresos de forma automática.

Cuando el servicio gestión de ingresos lo solicite, se enviará la carta del director para reclamar las facturas del cliente que corresponda y la documentación que se cita en el apartado 4.6 de este manual.

La generación de la carta del director se realiza desde la opción de menú “Ingresos / Control de deudores / Carta del director”. La ventana que se mostrará será como la que sigue:

Si queremos crear una nueva carta de reclamación realizaremos estos pasos:

1. Seleccionar el cliente haciendo uso de las listas desplegables “cliente” o “nif”.

2. Pulsar el botón “Mano Abajo”. En el panel inferior se mostrarán todas aquellas facturas que estén pendientes de cobro, que sean visibles por el servicio de ingresos y que no hayan sido enviadas en una carta del director anterior.

3. Seleccionar las facturas que se quieran incorporar a la carta mediante la casilla de verificación que hay a la derecha

4. Pulsar el botón “Mano Arriba”. En este momento las facturas seleccionadas quedarán “marcadas” incluidas en la carta del director que reclama al cliente “x” en la fecha “y”, generándose a continuación dicha carta.

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Si lo que pretendemos es realizar la búsqueda de una carta que ya generamos en su día para modificarla o imprimirla, actuaremos de la forma siguiente:

1. Pulsar sobre el botón de consultas

2. Filtrar por cliente, si se desea

3. Pulsar nuevamente el botón de consultas para lanzar la petición

Ojo: si en un mismo día se generan dos o más cartas contra el mismo cliente, la aplicación al generar la última de las cartas incluirá todas las facturas reclamadas en ese día. Se mostrará debajo del logotipo del Ministerio la fecha con la hora en la que se genera el informe para poder “ordenar” las cartas de un mismo cliente.

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4.4 Cumplimentado de las fechas de envío de cartas Dado que no se tiene una información completa de las facturas que han sido reclamadas por los institutos, centros o unidades gestoras y en que fechas se han producido, se proporciona un formulario para que se puedan facilitar las fechas de las cartas de reclamación efectuadas de las facturas emitidas pendientes de cobro que han superado el plazo de pago establecido.

El acceso a este formulario se realiza desde la opción de menú “Ingresos / Control de deudores / Fechas Carta de Reclamación”. La ventana que se mostrará será como la que sigue:

Los pasos a seguir para actualizar estas fechas son:

1. Filtrar por cliente, y factura con el objeto de acotar más los registros a actualizar

2. Pulsar el botón de “Mano Abajo”

3. Actualizar las fechas

4. Pulsar el botón de “Mano Arriba”

5. Pulsar el botón de “Grabar” para hacer efectivos los cambios

Se mostraran las facturas vencidas que continúan pendientes de cobro que tendrían que haber sido reclamadas por los centros institutos y unidades gestoras, (todas las vencidas aparecerán con fecha de relación enviada a ingresos el 13/06/2013), para que se cumplimenten las fechas de las cartas de reclamación remitidas.

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4.5 Consulta de facturas reclamadas por situación El usuario puede conocer la situación de cualquier factura que tenga algún importe restante a través de un formulario de consulta.

Al formulario se accede a través de la opción de menú de consultas y listados.

Ingresos / Facturas Definitivas / Reclamación de cobro de facturas por cliente

La ventana que se presentará es la que sigue a continuación

El usuario podrá facilitar diversos criterios de búsqueda a través del rellenado de los campos ubicados en la parte superior, todos ellos de carácter opcional. Una vez facilitados los criterios se pulsará el botón de “Mano Abajo”, que actuará mostrando todas las facturas que cumplan con los requisitos dados.

El registro de la factura, dependiendo de la situación en la que se encuentre, tendrá un color de fondo u otro (a mitad de ventana se detalla a que corresponde cada color).

Obsérvese que la fila de encabezamientos del panel inferior son botones que permiten ordenar la información mostrada ascendente o descendentemente, según sean pulsados.

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4.6 Listado de facturas pendientes de asignar a carta del director

A través de este listado el centro puede conocer que facturas son visibles por el servicio de ingresos, pero que no han sido incluidas en carta alguna hasta la fecha.

Al listado se accede a través de la opción de menú de consultas y listados.

Ingresos / Seguimiento a deudores / Facturas ptes. De asignar a carta director