Sistema de Gestión de Laboratorios de Patología

Versión 1.62 Última Revisión 25/04/2015

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Manual de Usuario

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C A P I T U L O 1

Introducción

Este es un manual práctico paso a paso cuyo principal objetivo es proveer a los usuarios del Probeta Patología de toda la información necesaria para aprender a configurar y hacer uso eficiente de las herramientas disponibles en los diferentes módulos del sistema.

Sistema Integrado de Gestión de Laboratorios Patológicos El Probeta Patología es un sistema de gestión capaz de administrar y controlar de manera eficiente todas y cada una de las áreas de un laboratorio. Es un sistema totalmente parametrizable que se puede configurar de acuerdo a los requerimientos o preferencias de cada laboratorio. Cuenta con un cuidadoso diseño de pantallas. Estas son sumamente amigables con el usuario y hacen que el uso del sistema sea lo más fácil, práctico e intuitivo posible.

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Requerimientos de operación Basados en pruebas de funcionalidad se han establecido los siguientes requerimientos para que el Probeta Patología opere de manera satisfactoria.

Requerimientos mínimos de operación

Para el Servidor de datos: Laboratorios pequeños (1 – 5 usuarios)

� Windows Server 2003, Windows 2000 Server o Windows Xp SP2

� Microsoft SQL Server 2005 ó 2000 SP3 � Procesador Pentium IV a 1.4 Ghz o su equivalente � 512 Mb de memoria RAM � 10 Gb de espacio en disco

Laboratorios medianos y grandes

� Windows Server 2003, Windows 2000 Server o Windows Xp SP2

� Microsoft SQL Server 2005 ó 2000 SP3 � Procesador Pentium IV a 3.2 Ghz o su equivalente � 1 GB de memoria RAM � 20 Gb de espacio en disco

Para computadoras de usuarios:

� Windows 2000 o Windows Xp SP2 � Procesador Pentium III a 1.0 Ghz o su equivalente � 512 Mb de memoria RAM � 1 Gb de espacio en disco

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Requerimientos óptimos de operación Basados en pruebas de rendimiento se recomienda la siguiente configuración para obtener un nivel óptimo de operación y mayor rapidez de procesamiento y automatización de tareas.

Para el Servidor de datos: Laboratorios pequeños (1 – 5 usuarios)

� Windows Server 2003, Windows 2000 Server o Windows Xp SP2

� Microsoft SQL Server 2005 ó 2000 SP3 � Procesador Intel Core 2 Duo o su equivalente � 2 GB de memoria RAM � 80 Gb de espacio en disco

Laboratorios medianos y grandes (Varía de acuerdo a la cantidad de usuarios y volumen de operaciones)

� Windows Server 2003, Windows 2000 Server � Microsoft SQL Server 2005 ó 2000 SP3 � 2 Procesadores Quad Core Intel Xeon a 2.8 Ghz o su

equivalente � 4 GB de memoria RAM � 300 Gb de espacio en disco

Para computadoras de usuarios:

� Windows Xp SP2 o Windows Vista � Procesador Intel Core 2 Duo o su equivalente � 1 Gb de memoria RAM � 80 Gb de espacio en disco

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Inicio de sesión, menú principal y opciones genéricas

Inicio de sesión

Al hacer doble clic en el icono de acceso directo del Probeta Patología que se encuentra en su escritorio, aparecerá la ventana de inicio de sesión:

Introduzca en el cuadro de texto ’Usuario’ su nombre de usuario.

Nota: Los usuarios deben estar previamente creados por el administrador del sistema y deben además pertenecer a un perfil de acceso válido.

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En el cuadro de texto ‘Contraseña’ introduzca su clave de acceso y presione la tecla Enter. Una vez que el sistema compruebe la existencia del usuario y valide la contraseña introducida, se habilitará el cuadro de texto ‘Oficina’, presionando el botón (...) podrá elegir la oficina o sucursal en la cual desea iniciar su sesión de trabajo. Luego haga clic en el botón ‘Entrar’. El sistema se dispondrá a obtener del servidor de datos toda la información necesaria para la carga inicial de todas las opciones y procesos a los que el usuario tiene acceso, luego de unos segundos aparecerá la ventana principal del Probeta Patología:

Menú Principal En la parte izquierda de esta pantalla se encuentra el menú principal de opciones. Este menú es tipo diagrama de árbol jerárquico y esta organizado alfabéticamente. El menú esta compuesto de nodos padres y nodos hijos, por eso se llama árbol jerárquico, donde cada rama tiene nodos padres y nodos hijos que se desprenden por debajo de ellos, estos nodos hijos a su vez pueden tener más nodos hijos por debajo de ellos.

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Esta estructura jerarquizada y ordenada alfabéticamente permite una fácil lectura e interpretación del menú, así como también una rápida localización y acceso a las distintas opciones del mismo.

Como lo muestra la imagen de la izquierda, la opción del menú ‘Seguridad’, es un nodo padre o submenú ya que cuenta con más opciones por debajo del.

Para desplegar o abrir las opciones de un nodo padre o submenú, solo debe hacer un clic en el símbolo [+] ubicado a la izquierda de este, o bien hacer doble clic sobre la descripción del submenú.

Para ocultar o cerrar las opciones de un nodo padre o submenú desplegado, deberá hacer un clic en el símbolo [-] ubicado a la izquierda de este.

Como muestra la imagen de la derecha, al abrir el submenú ‘Mantenimientos’, se despliegan por debajo de este todos sus nodos hijos, estos nodos hijos pueden ser submenús o bien opciones de menú.

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Estas opciones también están organizadas alfabéticamente para su fácil localización y acceso. Para acceder a una opción de menú basta con hacer un clic sobre la descripción de esta.

Estructura del menú principal, submenús y opciones: Icono Descripción

Este icono representa a un nodo padre o submenú.

Este icono representa un nodo padre o submenú cuando está desplegado o abierto.

Este icono representa una opción de menú o pantalla dentro del sistema.

Este es el submenú ‘Configuración’ el cual pertenece al menú principal.

Este es el submenú ‘Seguridad’ que pertenece al submenú ‘Configuración’.

Esta es la opción de menú ‘Perfiles de Acceso’ que pertenece al submenú ‘Seguridad’.

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Este icono identifica a la opción de menú o pantalla actualmente utilizada por el usuario.

Opciones genéricas El Probeta Patología está diseñado con una serie de elementos y opciones estandarizadas, es decir que son comunes en todas las pantallas. Estas opciones comunes facilitan aun más el proceso de familiarización con el uso del sistema además de que agilizan las tareas y procesos rutinarios llevados a cabo por los usuarios, haciéndolos más eficientes y productivos. Una vez que el usuario esta familiarizado con el uso de estos elementos comunes, podrá ser capaz de utilizar sin ayuda cualquier otra pantalla o proceso del sistema incluso si esta es nueva para él.

Barra de botones de opciones

Esta barra de botones se encuentra en la parte superior de todas las ventanas de mantenimiento del sistema. Las ventanas de mantenimiento del sistema son utilizadas para crear, modificar y/o borrar un ente de la base de datos. Ejemplos de ente son: Pacientes, Doctores, Seguros, Proveedores, Análisis, Métodos, Instituciones, y todo aquello que se relaciona con la data maestra del Probeta Patología. Cada uno de los botones que conforman esta barra contiene una imagen descriptiva y además está etiquetada con la función que realiza.

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Botón Función

Botón utilizado para crear un nuevo registro en la base de datos.

Botón utilizado para modificar o editar un registro previamente almacenado en la base de datos.

Una vez que todos los datos requeridos son introducidos por el usuario, el botón guardar almacenará en la base de datos el registro actual.

Este botón se utiliza para borrar o eliminar de la base de datos el registro seleccionado.

Este botón se utiliza para cancelar o deshacer una operación previamente iniciada.

Este botón es usado para salir de la pantalla actual.

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Barra de Filtro La barra de filtro es una barra azul claro que se encuentra en la cabecera de las columnas de las ventanas. Esta barra permite hacer búsquedas rápidas de registros con tan solo digitar las primeras letras de la palabra a buscar. A medida que el usuario digita las letras, el sistema va mostrando los registros que coincidan, por ejemplo si el usuario digita la letra “m”, el sistema mostrará solo aquellos registros que empiezan con dicha letra, si luego el usuario digita la letra “a”, pues el sistema mostrará sólo los registros que empiecen con “ma” y así sucesivamente. En esta pantalla se muestra el mantenimiento de Lugar Anatómico donde se introdujo la palabra “REGION”. El sistema entonces muestra todos los registros que empiecen con “REGION”:

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Configuración General del Sistema Para la puesta en marcha del sistema Probeta Patología® es necesario definir los datos generales del laboratorio para ser utilizados en los reportes impresos. Además se deben establecer los parámetros generales y valores por defecto utilizados por el sistema en la creación y manejo de órdenes de los pacientes.

Para acceder a esta pantalla debe seguir los siguientes pasos:

1. Haga click en la opción de menú Configuración General que se encuentra dentro del submenú Configuración. 2. Esto desplegará la pantalla de configuración que permite parametrizar varias cosas: � El nombre del laboratorio. El nombre que el usuario especifique en este campo será utilizado por el

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sistema para mostrarlo en la cabecera de la factura, el reporte de resultados y en cada reporte habilitado en el sistema. � La dirección del laboratorio. Para ser utilizado por el sistema para mostrarla en la cabecera de cada reporte. � Valores por defecto a ser utilizado por el sistema en la pantalla de Órdenes. Para configurar los valores por defecto haga click en el botón “Ordenes” Al hacerlo se presentará la siguiente pantalla, en la cual se podrán cambiar los valores del modo que se desee y quedarán almacenados al hacer click en el botón “Guardar” :

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C A P I T U L O 2 Mantenimientos.

El Probeta Patología® es un Sistema totalmente personalizable, parametrizable; esto quiere decir, que se adapta a las necesidades de cada cliente en específico, gracias a su diseño estructurado, que lo hace totalmente adaptable. Es como si fuera un “traje a la medida” de cada cliente. Las entidades o estructuras parametrizables del Probeta Patología® se encuentran en el submenú de Mantenimientos. 2.1 Pruebas En ésta parte existe un submenú de mantenimientos que corresponden a la creación, edición y configuración de las Pruebas de un laboratorio. Este es uno de los procesos más importantes para cualquier laboratorio, ya que en éste los laboratorios “moldean” la base de datos de las Pruebas que ofrecen para que se ajuste a sus respectivos métodos. Paso a paso: 2.1.1 Crear Prueba con sus datos generales.

Este es el primer paso, para acceder a esta estructura de datos hacemos un click en la opción Pruebas del submenú de Mantenimientos de Pruebas. En este mantenimiento se presentarán al acceder, las pruebas que ya están creadas anteriormente, con la barra azul estándar que el usuario puede utilizar para buscar cualquier registro en la base de datos.*

Para crear una prueba nueva simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de

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“Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el registro de la Prueba en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: Se le debe asignar un código al análisis, esto según la nomenclatura que el laboratorio crea más adecuada.

Se le completará la descripción del análisis, es decir el nombre que llevará el análisis. Luego se le asignará una abreviatura al análisis, a discreción del usuario. A continuación se le asignará la sección a la que pertenece el análisis. La sección es el departamento o área del laboratorio en la que se realiza el análisis. Ésta se seleccionará de una lista ya configurada anteriormente por el usuario en el mantenimiento de Secciones.

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Luego se le asignará el tipo de muestra en el que se efectuará el análisis. Al igual que las secciones ésta se seleccionará de una lista ya configurada anteriormente por el usuario en el mantenimiento de Tipos de Muestras. Luego se le asignará el tipo de envase en el que se tomará la muestra del análisis. Se seleccionará de una lista ya configurada anteriormente por el usuario en el mantenimiento de Tipos de Envases. Se le asignará el Proveedor. Esto corresponde a la Casa Comercial que provee los reactivos para llevar a cabo el análisis. Este dato es opcional. Luego se le asignará el método por el cual se realizará el análisis. Este dato se asigna de acuerdo a la metodología que se utiliza en el laboratorio para realizar el análisis, ya sea a través de un equipo analizador o metodología manual. Se seleccionará de una lista ya configurada anteriormente por el usuario en el mantenimiento de Métodos. Luego se le asignará el requisito previo que debe tener en cuenta el paciente cuando se vaya a realizar el análisis, en caso de que realmente sea necesaria una condición previa o requisito para llevar a cabo el análisis. Se seleccionará de una lista ya configurada anteriormente por el usuario en el mantenimiento de Requisitos. El usuario opcionalmente digitará el costo unitario que le significa al laboratorio dicha prueba, el cual es igual al costo del reactivo, más el conjunto de variables que inciden en el costo real de cada análisis. Es bueno recalcar, que el valor digitado aquí se usará en diferentes reportes que el Probeta Patologia puede presentar sobre la relación de costos–

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beneficios y de utilidades netas, reportes que son importantes en la toma de decisiones de parte de las entidades administrativas de los laboratorios.

2.2 Métodos Los Métodos son los procedimientos o técnicas que se utilizan para desarrollar un análisis. En el Probeta Patología® se deben crear, para ser asignados a las Pruebas. Para acceder al Mantenimiento de Métodos hacemos un click en la opción “Métodos” del submenú de Pruebas que se encuentra dentro de Mantenimientos. Al desplegarse la ventana del Mantenimiento de Métodos, se visualizarán todos los métodos creados hasta el momento.

Para crear un método nuevo simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe llenar cada campo que el sistema habilita para completar el registro del método en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: Código, este se genera automáticamente y se usará para identificar los métodos. A continuación se le completará la descripción del método, es decir el nombre que llevará, según los requerimientos del laboratorio.

Luego, si el usuario lo cree conveniente se digitará a discreción una observación al método. La observación es un campo opcional y el usuario la usa como una nota más explícita sobre el método en cuestión.

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Luego de que los datos estén completos en la pantalla, se procederá a guardar la información digitada; simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Guardar”, que estará activado al momento de realizar estas acciones.

En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente. 2.3 Requisitos. Los requisitos previos, son algunas condiciones específicas que deben tener los pacientes antes de realizarse una Prueba. En el Probeta Patología® se deben crear para ser asignados a las Pruebas. Para acceder a la ventana de Requisitos, hacemos un click en la opción Requisitos del submenú de Mantenimientos de Pruebas. El Mantenimiento de Requisitos se caracteriza porque en este se crearán las condiciones fisiológicas previas con las cuales el paciente debe cumplir para realizarse una Prueba determinada. Para crear un requisito nuevo simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe llenar cada campo que el sistema habilita para completar el registro del requisito en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: Se le debe asignar un código al requisito. Este código el sistema lo genera automáticamente.

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A continuación se le completará la descripción del requisito, es decir el nombre que llevará el requisito, según los requerimientos del laboratorio. Luego, si el usuario lo cree conveniente se digitará a discreción una observación al método. La observación es un campo opcional y el usuario la usa como una nota más explícita sobre el método en cuestión. Al final de que los datos estén completos en la pantalla, se procederá a guardar la información digitada; simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Guardar”, que estará activado al momento de realizar estas acciones. En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente. Nota: El campo “Observación”, es un campo opcional, no es obligatorio.

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2.4 Instituciones Las instituciones son las empresas o personas físicas que tienen alguna clase de convenio o acuerdo con el laboratorio para que sus pacientes se hagan análisis en el laboratorio bajo ciertas condiciones económicas definidas entre ambas partes. Esto incluye a cualquier tipo de empresa a excepción de los Seguros Médicos o Administradoras de Riesgos de Salud (ARS).

Para acceder a la pantalla del Mantenimiento de Instituciones, hacemos un click en la opción Instituciones del submenú de Mantenimientos. El Mantenimiento de Instituciones se caracteriza porque en éste se crearán o modificarán las instituciones en las cuales se refieren pacientes o intervienen en los procesos de análisis o pruebas que se estén realizando. Para crear una institución nueva simplemente se debe hacer un click en el botón estándar “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el registro de la institución en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes:

Se le debe asignar un código a la institución. Este código se genera automáticamente, ya que el sistema toma de manera secuencial el último código en orden. A continuación se le completará la descripción de la institución, es decir el nombre que llevará la institución. Luego se le digitará la dirección principal de la institución en cuestión, a discreción del usuario. En la dirección se debe ser explícito en cuanto a la descripción del mismo. Este campo es opcional. Luego se le digitará el teléfono principal de la institución. Este campo es opcional. A continuación se le digitará la principal persona o contacto de la institución, en el campo “Persona Contacto 1”, el cual tendrá a su vez el campo “Teléfono Contacto 1”. Estas informaciones se refieren a la persona o contacto principal responsable de las actividades de la institución con respecto al laboratorio. Luego se podrá ver a la

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segunda persona o contacto de la institución en el siguiente campo, en el campo “Persona Contacto 2”, el cual tendrá a sus vez el campo “Teléfono Contacto 2”. Estos campos son opcionales. En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente.

Nota: Las instituciones son las empresas o personas físicas que tienen alguna clase de convenio o acuerdo con el laboratorio para que sus pacientes se hagan análisis en el laboratorio bajo ciertas condiciones económicas definidas entre ambas partes. Esto incluye a cualquier tipo de empresa a excepción de los Seguros Médicos o Administradoras de Riesgos de Salud (ARS). Luego se procederá a configurar si la institución va a generar cuentas por cobrar en el sistema, marcando la opción “Genera Cuentas por Cobrar”. Al marcar esta opción se esta definiendo que el Probeta Patologia® generará cuentas por cobrar tomando los montos que el usuario digite en el campo “Institución” en cada factura generada en la pantalla de Órdenes de Pacientes. A continuación se le asignará el término o acuerdo de pago que se tiene con dicha institución. El que se asigne será el que lleve por defecto la institución, aunque puede ser cambiado en cualquier operación que se esté haciendo según aplique en cada caso. Esto se

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basa en cuales serán las condiciones de pago de la institución en cuanto al tiempo en que se generara la cuenta por cobrar en el sistema. Esta parte la podremos ver en el campo “Términos de Pago”. Ésta se seleccionará de una lista ya configurada anteriormente por el usuario en el mantenimiento de Términos de Pago. Luego se procederá a configurar el Tipo de Documento NCF (Número de Comprobante Fiscal), el cual nos sirve para saber que tipo de factura deberá generar la institución, dependiendo de la clasificación en que esta se encuentre. Luego al final de este mantenimiento, tendremos lo que es el “Registro Tributario”, donde estará el número de Registro Nacional de Contribuyente (RNC) de la institución correspondiente. Al final de que los datos estén completos en la pantalla, se procederá a guardar la información digitada; simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Guardar”, que estará activado al momento de realizar estas acciones. 2.5 Listas de Precios En los laboratorios se utilizan diferentes listas de precios, depende de cada convenio que se tenga con los Seguros Médicos o con las Instituciones. Estas se crean en el sistema en el mantenimiento de Listas de Precios.

Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Listas de Precios del submenú de Mantenimientos. En el Mantenimiento de Listas de Precios se crearán o modificarán las listas de precios de los diferentes Instituciones y/o Seguros que se hayan configurado en el sistema. Allí se configurarán los precios correspondientes de los análisis según el criterio de la Institución o el Seguro en cuestión.

Para crear una lista de precios nuevos simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el registro de las listas de precios en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: Se le debe asignar un código a las listas de precios. Este código se genera a discreción del usuario, ya que el sistema tomará el código que el usuario digite. Nota: Este se podrá ver en la pantalla principal donde aparecerán todas las listas de precios ordenados por los códigos de las listas de precios.

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A continuación se le completará la descripción de la lista de precios, es decir el nombre que llevará la lista de precios, según el nombre del seguro que corresponde la lista.

Al completar la digitación estos datos, debemos hacer click al botón “Guardar”; de esa forma el sistema automáticamente traerá a la pantalla un listado de los análisis que se encuentren en la base da datos del sistema. En este procedimiento podremos modificar los precios correspondientes de los análisis que el seguro en cuestión tenga predeterminado. Siempre que se digite un precio se debe presionas la tecla ENTER o las teclas Luego de digitar los precios correspondientes de la lista de precios, se debe hacer click al botón “Terminar”, para así poder guardar definitivamente los cambios realizados anteriormente. En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente. Nota: Si se desea imprimir las listas de precios correspondientes; para eso se debe hacer click al botón “Imprimir”. Esto se debe hacer antes de presionar el botón “Terminar”, para guardar los cambios.

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2.6 Cobertura Seguros – Instituciones Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Coberturas Seguros - Instituciones del submenú de Mantenimientos.

El Mantenimiento de Coberturas Seguros - Instituciones se utiliza para crear o modificar una relación entre la institución, el seguro y la lista de precios al paciente en cuestión al momento de realizar los análisis correspondientes, dirigidos por una serie de parámetros que veremos a continuación. Para crear coberturas seguros - instituciones nuevas simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el registro de las

coberturas seguros - instituciones en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: Se le debe asignar la institución como principal ente en esta relación. En esta parte se digitará la institución responsable de la cobertura del paciente. Ej. Banco Caribe como institución. A continuación se debe asignar el seguro correspondiente a esta relación. En esta parte se asignará el seguro responsable de la cobertura del paciente. Ej. ARS Caribálico como seguro. Luego se debe asignar el tipo de orden correspondiente a esta relación. En esta parte se asignará el tipo de orden en el cual se le aplicará la cobertura al paciente. Ej. Ambulatorio como tipo de orden. A continuación se debe asignar la lista de precios correspondiente a esta relación. En esta parte se asignará la lista de precios correspondiente a la cobertura del paciente. Ej. Lista de Banco Caribe como lista de precios. Nota: Tanto en los campos como Institución, Seguro, Tipo de Orden, Lista de Precios, se podrá notar que se pueden asignar los valores, por el botón de búsqueda estándar, lo cual nos indica que estos valores se pueden incluir mediante mantenimientos anteriores. A continuación se le asignará la cobertura que aplicará para el mismo. Podremos ver en esta parte que podremos seleccionar tanto

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el porcentaje (%) de esta cobertura como el valor en efectivo que debiera cubrir este.

Al final de que los datos estén completos en la pantalla, se procederá a guardar la información digitada; simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Guardar”, que estará activado al momento de realizar estas acciones. En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente.

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2.7 Secciones Para acceder a esta pantalla hacemos un click en el submenú de Mantenimientos, luego hacemos click en el submenú de pruebas y finalmente seleccionamos la opción Sección.

El Mantenimiento de Secciones se creará o modificarán los grupos o secciones en los cuales pertenecen las pruebas de acuerdo a la patología clínica que existan en el sistema. Para crear una sección nueva simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el registro de sección en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes:

Se le debe asignar un código a la sección. Este código se digitará a discreción del usuario, usando el criterio según aplique en su laboratorio. A continuación se le completará la descripción, es decir el nombre que llevará la sección, según los requerimientos del laboratorio.

Luego se procederá a configurar si la sección pertenece a Papanicolaou, seleccionando la opción “Papanicolaou”. Esta parte definirá la condición que la sección tendrá en cuanto a ciertas pruebas. Si se marca la opción de “Papanicolaou”, esto hará que cuando se digite una orden de paciente que lleve una prueba que pertenezca a esta sección, el sistema habilitará opciones diferentes

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para reportar los resultados de las pruebas en la pantalla de resultados. Al final de que los datos estén completos en la pantalla, se procederá a guardar la información digitada; simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Guardar”, que estará activado al momento de realizar estas acciones. En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente. 2.8 Seguros Las empresas aseguradoras o Administradoras de Riesgos de Salud (ARS) deben ser creados y parametrizados en el sistema. Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Seguros del submenú de Mantenimientos.

El Mantenimiento de Seguros se caracteriza porque en éste se crearán o modificarán los seguros en los cuales estarán afiliados los pacientes para que les cubran total o parcialmente las pruebas que el paciente se realice. Para crear un seguro nuevo simplemente se debe hacer un click en el botón estándar “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el registro del Seguro en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes:

Se le debe asignar un código al seguro. Este código se genera a discreción del usuario, es decir el usuario decidirá el código que llevará el Seguro en cuestión. A continuación se le completará la descripción del seguro, es decir el nombre que llevará el seguro.

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Luego se procederá a configurar si el Seguro va a generar cuentas por cobrar en el sistema, marcando la opción “Genera Cuentas por Cobrar”. Al marcar esta opción se esta definiendo que el Probeta Patología® generará cuentas por cobrar tomando los montos que el usuario digite en el campo “Seguro” en cada factura generada en la pantalla de Órdenes de Pacientes.

Luego se le digitará la dirección principal del seguro en cuestión. En la dirección se debe ser explicito en cuanto a la descripción del mismo. A continuación se seleccionará la ciudad en donde se encuentre la sucursal más cercana del seguro en cuestión. En la ciudad se debe ser explicito en cuanto a la descripción del mismo. A continuación se le digitará el teléfono principal de contacto del seguro, en el campo “Teléfono 1”. Luego se podrá ver el teléfono secundario de contacto del seguro, en el campo “Teléfono 2”, el cual deberá ser digitado de manera que considere el digitador. Luego se le digitará el fax principal del seguro correspondiente. Luego al final de este mantenimiento, tendremos lo que es el “Registro Tributario”, donde estará el número de Registro Nacional de Contribuyente (RNC) del Seguro correspondiente. Al final de que los datos estén completos en la pantalla, se procederá a guardar la información digitada; para esto simplemente se debe

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hacer un click en el botón estándar de “Guardar”, que estará activado al momento de realizar estas acciones. En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente. 2.9 Doctores Los Doctores, en el Probeta Patología®, son los médicos que refieren pacientes al laboratorio. Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Doctores del submenú de Mantenimientos. En este mantenimiento se presentarán al acceder, los doctores que ya están creados anteriormente.

En este mantenimiento se presentarán, al acceder, los doctores que ya están creados anteriormente. Para crear un doctor nuevo simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el campo del Doctor en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: El primer campo en esta ventana es el

del código del doctor, y éste se genera automáticamente, ya que el sistema toma de manera secuencial el último código en orden. El segundo campo del Mantenimiento de Doctores es “Apellidos”, dicho campo debe ser completado correctamente, ya que es imprescindible para identificar a cada doctor. El tercer campo que sigue es el de “Nombres”, campo que nos va a permitir saber el/ los nombres de cada doctor. En el cuarto campo llamado “Especialidades”. Se trata sobre la rama de la medicina en la que está especializado el doctor en cuestión. Aquí podemos dar click en la flecha y desplegar una serie de especialidades ya antes creadas en el sistema, elegimos la deseada haciendo click encima de dicha especialidad. El quinto campo es “Clínica” aquí digitamos el nombre de la Clínica o Centro de salud en donde dicho doctor labora.

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El sexto campo es “Teléfono Oficina”, en este campo digitaremos el teléfono principal de dicho doctor. El Séptimo campo es “Teléfono Móvil”, Digitaremos el teléfono móvil de dicho doctor. El octavo campo es “E-mail”, aquí digitaremos el correo electrónico de dicho doctor. Este campo también es utilizado para enviar vía correo electrónico los resultados de los pacientes que dicho doctor refirió al centro. El noveno campo es “Observaciones”, éste esta a opción del usuario si desea poner alguna observación o comentario. Ya sea para aclarar algo o dejar dicho algo correspondiente a dicho doctor.

En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente. 2.10 Tipo de Orden Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Tipo de Orden del submenú de Mantenimientos. Con estos tipos de órdenes podemos clasificar así las órdenes de pacientes, dependiendo el tipo de paciente que se esté trabajando en determinado momento. Este campo es un clasificador, sumamente versátil que se asignará cuando se esté creando una orden de paciente.

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Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Tipos de Orden del grupo de Mantenimientos. En este mantenimiento se presentarán al acceder, los Tipos de Orden que ya están creados anteriormente. Para crear un Tipo de Orden nuevo simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el campo del Tipo de Pago en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: Se le debe asignar un código al Tipo de orden, este código debe ser digitado por el usuario recomendando utilizar números de manera ascendente, es decir para el primer tipo de orden el código seria el 1, para el segundo tipo de orden el código seria el 2, y así sucesivamente. A continuación se le completará la descripción del Tipo de Orden, es decir el nombre que llevará el Tipo de Orden, según los requerimientos del laboratorio. Por ejemplo: Ambulatorios, Emergencias, Internos, etc.

En caso de que se quiera modificar algún registro guardado, el usuario sólo debe posicionarse sobre el registro en cuestión y hacer click en el botón estándar de “Modificar”. Entonces el sistema permitirá editar el registro, y el usuario debe tener en cuenta lo explicado anteriormente.

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2.11 Tipo de Pago Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Tipo de Pago del submenú de Mantenimientos. Para crear un Tipo de Pago nuevo simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el campo del Tipo de pago en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes:

Se le asignará un código digitado por el usuario, siguiendo la lógica deseada. Ejemplo: para el tipo de pago EFECTIVO el código podría ser EFEC, para el tipo de pago CHEQUE el código podría ser CHEQ y así sucesivamente. Siempre y cuando el usuario siga una lógica. A continuación se le completará la descripción del Tipo de Pago, es decir el nombre que llevará el Tipo de Pago, según los requerimientos del laboratorio. 2.12 Términos de Pago Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Términos de Pago del submenú de Mantenimientos. Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Términos de Pago del grupo de Mantenimientos. En este mantenimiento se presentarán al acceder, los Términos de Pago que ya están creados anteriormente. Para crear un Término de Pago nuevo simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el

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campo del Término de pago en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes: Se le debe asignar un código al Término de Pago. En este caso el código se genera automáticamente, ya que el sistema toma de manera secuencial el último código en orden.

A continuación se le completará la descripción del Término de Pago, es decir el nombre que llevará el Término de Pago, según los requerimientos del laboratorio. Se le especificará si es Crédito o Contado, seleccionando la opción deseada. En caso de Elegir la opción Crédito se deberá especificar la cantidad de días de crédito en la siguiente casilla.

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2.13 Ubicación Para acceder a esta pantalla hacemos un click en la opción Ubicación del submenú de Mantenimientos. En este mantenimiento se presentarán al acceder, las Ubicaciones que ya están creados anteriormente. Para crear una Ubicación nueva simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”. A continuación se debe configurar cada campo que el sistema habilita para completar el campo de la Ubicación en cuestión, según aplique en cada caso. Estos campos son los siguientes:

Se le asignará un código digitado por el usuario, siguiendo la lógica deseada. Ejemplo: para la Ubicación EMERGENCIA el código podría ser EME, para La Ubicación SALA DE CIRUGIAS el código podría ser SALACIRU y así sucesivamente. Siempre y cuando el usuario siga una lógica. A continuación se le completará la descripción de la Ubicación, es decir el nombre que llevará la Ubicación, según los requerimientos del laboratorio.

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C A P I T U L O 3 Órdenes y Facturas de Pacientes. Uno de los procesos medulares en el circuito de trabajo de un laboratorio patológico es la creación de órdenes y facturas de pacientes. Es en este proceso cuando se le da entrada a las solicitudes de los pacientes que van a ser procesadas, para luego darle una salida a través de un reporte de resultados. Sin duda éste es de los procesos más utilizados en un laboratorio. La lógica general de este proceso en Probeta Patología® es la siguiente:

1. Crear la orden con sus datos genéricos. 2. Buscar al paciente en la base de datos, para ver si tiene un

histórico en el laboratorio. 3. En caso de que los datos del paciente no estén, crear al paciente

con sus datos demográficos en la base de datos, para asociarlo a la orden en cuestión.

4. Agregar el número de caso a las pruebas que el paciente va a realizarse en el laboratorio.

5. Llenar los datos referentes a los tipos de pago, términos de pago y los montos a cobrar.

6. Guardar la orden. 7. Facturar e imprimir la orden, según aplique en los

requerimientos financieros y fiscales del laboratorio.

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3.1. Crear la orden con sus datos genéricos. Este es el primer paso. Para acceder a la pantalla correspondiente hacemos un click en la opción Órdenes de Pacientes, del menú principal del Probeta Patología®. Esta pantalla se utiliza para la creación, modificación, eliminación, facturación, búsqueda y todo lo que tenga que ver con las órdenes de los pacientes. Al entrar a la pantalla siempre se presentará ante el usuario la última orden que fue creada en la base de datos, para una fácil referencia. Para crear una nueva orden, simplemente se debe hacer un click en el botón estándar de “Nuevo”.

A continuación se debe llenar cada campo que el sistema habilita para completar el registro de la orden en cuestión, según aplique en cada caso. Dichos campos tienen al lado el botón de búsqueda inteligente , para que el usuario pueda escoger de la base de datos las opciones que seleccionará en cada caso.

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Los campos son los siguientes: El versátil campo de Tipo de Orden. El usuario debe asignar qué tipo de orden es la que se está creando. Este campo es una categorización que se le asigna a la orden, dándole un gran poder de versatilidad. Generalmente el tipo de orden más utilizado es el de “Ambulatorios”; pero pueden ser utilizados cualesquiera de los que fueron creados en el mantenimiento de Tipos de Orden, dándole la oportunidad al usuario de que personalice la data a la manera más conveniente posible. Otro ejemplo de Tipo de Orden es “Internos”, este se usa en los laboratorios que pertenecen algún centro de salud y los pacientes están ingresados en el centro. Cuando las muestras llegan al laboratorio, al crear la orden, la clasifican con el tipo de orden “Internos”. Y así, no hay límites en cuanto a esto, permitiendo que cuando el usuario más adelante quiera ver informaciones clasificadas o categorizadas de las órdenes de los pacientes, habrá una garantía de data estructurada y a primera mano. En caso de no elegir ninguna, El Probeta Patología® pondrá como tipo de orden, la que esté configurada como el tipo de orden por defecto en la pantalla Configuración General del Sistema (ver más detalles de esta pantalla en el Capítulo 1). 3.2. Buscar al paciente en la base de datos, para ver si tiene un histórico en el laboratorio. A continuación debe asignarse el paciente al que se le está creando la orden. Lo primero es saber si el paciente ha asistido anteriormente al laboratorio, y si esto es así por consiguiente ya tiene un récord en el laboratorio, y está creado como paciente en éste.

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Esto se hace presionando el botón de búsqueda inteligente

y a continuación aparecerá la pantalla de búsquedas de pacientes, como siempre con la barra de filtro azul estándar que el usuario puede utilizar para buscar cualquier registro en la base de datos.* Los pacientes que aparecerán listados son todos los que han sido creados a través del Mantenimiento de Pacientes.

Esta búsqueda es realmente poderosa, y el usuario puede hacerla por código de paciente, por apellidos del paciente, nombres, cédula, edad y teléfono. Es una búsqueda realmente versátil.

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Si el usuario al hacer esta búsqueda encuentra al paciente en cuestión, entonces simplemente tiene que seleccionarlo, haciendo un doble click sobre el registro. 3.3. En caso de que los datos del paciente no existan, se debe crear al paciente con sus datos demográficos en la base de datos, para asociarlo a la orden en cuestión. Si no lo encuentra, entonces debe crearlo por primera y única vez, haciendo un click en el botón de “Nuevo” que está en la parte derecha de dicha pantalla de búsqueda de pacientes. Al hacer esto, el sistema le dará un acceso directo al Mantenimiento de Pacientes, para que éste sea creado con sus datos personales y demográficos, según lo explicado en el capítulo anterior.

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Luego de guardar los datos del paciente el sistema volverá a traer la pantalla de Órdenes de Pacientes, asignándole en el campo de paciente el que el usuario acabó de crear. El próximo campo a asignarse es el campo de Ubicación. Ubicación es un término amplio y versátil que tiene que ver con una ubicación física con la que también se quiera categorizar la orden. Este campo no es obligatorio asignarlo, es opcional. Un ejemplo de ubicación es “Habitación 234”. Este campo se utiliza mucho cuando el Probeta Patología® es utilizado en laboratorios patológicos que pertenecen a centros médicos, para las ubicaciones del lugar, tales como las habitaciones, sala de cirugías, unidad de cuidados intensivos, sala de emergencias, etc. En sentido general una ubicación es un espacio físico desde donde el paciente “procede”. Esta asignación se hará presionando el botón de búsqueda inteligente y a continuación aparecerá la pantalla de búsquedas de ubicaciones, como siempre con la barra de filtro azul estándar que el usuario puede utilizar para buscar cualquier registro en la base de datos.* Las ubicaciones que aparecerán listadas son todas los que han sido creadas a través del Mantenimiento de Ubicaciones.

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El próximo campo a asignarse es el campo de Doctor. El Doctor es el médico referidor, es decir el médico que le indicó al paciente los análisis que debía hacerse. Obviamente este campo se llenará en los casos en los que aplique. Este campo no es obligatorio asignarlo, es opcional. Esta asignación se hará presionando el botón de búsqueda inteligente y a continuación aparecerá la pantalla de búsquedas de doctores, como siempre con la barra de filtro azul estándar que el usuario puede utilizar para buscar cualquier registro en la base de datos. Los doctores que aparecerán listados son todos los que han sido creados a través del Mantenimiento de Doctores.

El próximo campo a asignarse es el campo de Institución. La institución es una empresa o persona física con la que el laboratorio clínico tiene un convenio para cubrir parcial o totalmente los montos a pagar de la orden del paciente. Por ejemplo si la empresa VersaMed tiene un convenio con el laboratorio, con el cual su departamento de recursos humanos manda los empleados que van a ser reclutados a hacerse las pruebas al laboratorio, con el cual VersaMed se hace responsable de cubrir el 30% de los costos totales de la orden/factura, entonces cuando uno de esos empleados vaya al laboratorio a hacerse sus análisis, en el campo Institución de la orden se le debe poner VersaMed. Obviamente la empresa VersaMed debe estar creada como una institución según lo explicado en la sección 2.4.

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Nota: Es bueno señalizar que el concepto Institución NO aplica para las empresas de Seguros Médicos o Administradoras de Riesgos de Salud (ARS). Este campo tendrá preestablecido generalmente el laboratorio principal. Esto quiere decir que el sistema asume que se está creando una orden de un paciente que no procede de una empresa que tiene algún convenio con el laboratorio. En caso contrario, el usuario deberá asignar la institución que aplique. Esta asignación se hará presionando el botón de búsqueda inteligente

y a continuación aparecerá la pantalla de búsquedas de Instituciones, como siempre con la barra de filtro azul estándar que el usuario puede utilizar para buscar cualquier registro en la base de datos. Las instituciones que aparecerán listadas son todas los que han sido creadas a través del Mantenimiento de Instituciones.

El próximo campo a asignarse es el campo de Seguro. El Seguro es el seguro médico o Administrador de Riesgos de Salud (ARS) con el que el laboratorio patológico tiene un convenio para cubrir parcial o totalmente los montos a pagar de la orden/factura del paciente. Por ejemplo si la empresa ARS Internacional tiene un convenio con nuestro laboratorio, con el cual ARS Internacional se hace responsable de cubrir el 40% de los costos totales de la orden/factura de sus afiliados, entonces cuando uno de esos afiliados vaya al laboratorio a hacerse sus análisis, en el campo Seguro de la orden se le debe poner ARS Internacional. Obviamente la empresa ARS Internacional debe estar creada como un seguro según lo explicado en la sección 2.8. Este campo tendrá preestablecido generalmente el seguro “Privado” o “Particular”. Esto quiere decir que el sistema asume que se está creando una orden de un paciente que no tiene una póliza con un

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seguro médico que tenga algún convenio con el laboratorio. En caso contrario, el usuario deberá asignar el seguro que aplique. Esta asignación se hará presionando el botón de búsqueda inteligente y a continuación aparecerá la pantalla de búsquedas de Seguros, como siempre con la barra de filtro azul estándar que el usuario puede utilizar para buscar cualquier registro en la base de datos. Los Seguros que aparecerán listados son todos los que han sido creados a través del Mantenimiento de Seguros.

El siguiente campo a completar es el Número de autorización. Cuando el personal del laboratorio hace la cobertura con el Seguro que va a cubrir total o parcialmente la orden del paciente, el Seguro les da un número de autorización que debe ser digitado en este campo. Obviamente éste sólo aplica en el caso de que el paciente vaya a tener una cobertura de un seguro, en caso contrario se dejará vacío. Se debe especificar si la orden del paciente es urgente o por el contrario es una orden de rutina. Esto se determinará según la política de cada laboratorio para especificar cuando una orden es urgente o no. Si es urgente se marcará el checkbox que está al lado de la etiqueta “Urgente”, que está habilitado para esto, en caso contrario se dejará sin marcar.

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Esto es importante, porque si se marca que es urgente el Probeta Patología®, marcará la factura impresa, y también en el reporte de resultados que la orden es urgente, de modo que los cito tecnólogos siempre estén al tanto de las órdenes que son urgencias. 3.4. Agregar los análisis que el paciente va a realizarse en el laboratorio. El siguiente paso es agregar el (los) análisis que el paciente se va a realizar. Esto se hace en los campos que están debajo de la etiqueta de la etiqueta que dice “Agregar Análisis”. Existen tres formas de agregar un análisis a una orden de paciente.

♦ La primera es digitando el código del análisis en el campo que dice “Cod. Análisis” y luego presionando la tecla ENTER. Si el código digitado es un código válido el sistema traerá a la pantalla los otros datos de ese análisis, que son la abreviatura y el nombre o descripción del análisis. Esto obviamente requiere que el usuario debe saberse los códigos de los análisis de memoria.

♦ La segunda es digitando la abreviatura en el campo “Abrev.” Y luego presionando la tecla ENTER. Según lo explicado en la sección de Mantenimiento del Análisis. Por eso la abreviatura debe ser lo más representativa del nombre real del análisis, ya que es sumamente importante para la gestión operativa del laboratorio. Si la abreviatura digitada es válida, el sistema traerá a la pantalla los otros datos de ese análisis, que son el código del análisis y el nombre o descripción del análisis. Esto requiere que el usuario se sepa las abreviaturas de los análisis, por lo menos más usadas. La práctica ha demostrado que es más fácil

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memorizar las abreviaturas que memorizar los códigos de los análisis. Pero aún así, esto queda a elección del usuario.

♦ La tercera es haciendo un click en el botón de búsqueda

inteligente para las búsquedas que está en el campo “Descripción”, y ahí aparecerá la búsqueda en la cual podemos buscar el análisis por código, por abreviatura, por el nombre o descripción, y por el código del tipo de muestra. Simplemente debemos digitar el nombre en la descripción y aparecerá los análisis cuyos nombres coincidan con lo que el usuario esté digitando. Luego de encontrar el análisis deseado se selecciona el análisis haciendo doble click o posicionándose sobre éste y presionando la tecla ENTER. Esto nos traerá de vuelta a la pantalla de órdenes de pacientes, y con el análisis ya elegido, debemos presionar de nuevo la tecla ENTER o hacer un click en el botón “Agregar”, y entonces quedará definitivamente agregado a la orden el análisis en cuestión.

3.5. Llenar los datos referentes a los tipos de pago, términos de pago

y los montos a cobrar.

Después de agregar todos los análisis que el paciente se realizará en la orden, el siguiente paso es llenar los datos referentes al dinero a cobrar a los pacientes, al seguro, a la institución, y los términos y tipos de pago en que se realizará ese cobro. Estos datos se llenan en la parte inferior derecha de la pantalla de órdenes de pacientes y están debajo de la etiqueta que dice “Detalles de Factura”. Se van llenando en el mismo orden en el que aparecen empezando desde el primero.

El primer campo a llenar es el Término de pago. Éste se llenará según aplique, puede ser al Contado o a Crédito. Al contado significa que el paciente va a pagar inmediatamente la totalidad de lo que le corresponde pagar. A crédito significa que el paciente va a pagar una parte o nada de lo que le corresponde pagar, y que la otra parte la pagará más adelante, por lo tanto se generará una cuenta por cobrar al paciente por el valor de esa parte que quede pendiente. El Sistema la generará con el valor que pongamos en el campo pendiente, que está más abajo. Los

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términos de pago que aparecerán listados son todos los que han sido creados a través del Mantenimiento de Términos de pago. El segundo es el Tipo de Pago. Éste se llenará según aplique, si el paciente va a pagar en efectivo, con cheque, con tarjeta, etc. Los tipos de pago que aparecerán listados son todos los que han sido creados a través del Mantenimiento de Tipos de Pago. Nota: Tanto el Término de Pago, como el Tipo de Pago, son campos que se aplican para el paciente. Esto quiere decir que se usarán para definir los términos y tipos de pago con lo que el paciente va a hacer el pago a la empresa, y sólo implican al paciente. Lo siguiente es el campo “Subtotal”. El Sistema por defecto pondrá en ese campo la suma de los precios de cada análisis que el paciente tiene agregado en la orden. Es decir el sistema va a sumar los valores que estén en la columna “Importe” de cada análisis agregado y pondrá por defecto ese valor. Ahora bien, el usuario puede editarlo manualmente el campo si el sistema está configurado para permitirlo. El Subtotal es el valor total de la factura, antes de aplicarle los descuentos y de la definición de los montos que pagarán cada una de las partes que inciden en la factura (paciente, seguro e institución).

A continuación se definen los montos que van a pagar dichas partes del Subtotal. El primero es la institución. En el caso que explicábamos anteriormente de que el paciente es un trabajador de la empresa VersaMed, la cual tiene un convenio con el laboratorio, para cubrir el 30% de la factura total del paciente. Entonces en ese campo se asignará el 30% del Subtotal. Puede calcularse aparte y digitar el valor manualmente o se puede usar la opción de que el sistema calcule el 30% en cuestión. Simplemente se hace click en el botón de por ciento que está al lado del campo en cuestión, y en el cuadro de diálogo se digita el por ciento que se quiere calcular

en este caso es 30, y luego se presiona el botón de “OK”, y el sistema calculará automáticamente cuanto es el 30% por ciento del subtotal. En caso de que el paciente que no procede de ninguna institución, este campo se dejará en 0.00.

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El segundo monto a definir es el que va a cubrir el seguro. El Sistema por defecto pondrá en ese campo la suma de los montos a cubrir por cada análisis que el paciente tiene agregado en la orden. Es decir el sistema va a sumar los valores que estén en la columna “Seguro” de cada análisis agregado y pondrá por defecto ese valor. Ahora bien, el usuario puede editarlo manualmente el campo si el sistema está configurado para permitirlo. Esto quiere decir que el Sistema permite hacer cobertura de seguros por tanto por análisis como por monto global de la factura. En el caso que explicábamos anteriormente de que el paciente tiene una póliza con el seguro ARS Internacional, el cual tiene un convenio con el laboratorio, para cubrir el 40% de la factura total del paciente. Entonces en ese campo se asignará el 40% del Subtotal. Puede calcularse aparte y digitar el valor manualmente o se puede usar la opción de que el sistema calcule el 40% en cuestión. Simplemente se hace click en el botón de por ciento que está al lado del campo en cuestión, y en el cuadro de diálogo se digita el por ciento que se quiere calcular en este caso es 40, y luego se presiona el botón de “OK”, y el sistema calculará automáticamente cuanto es el 40% por ciento del subtotal. En caso de que el paciente no tenga ninguna póliza de seguros, este campo se dejará en 0.00. El tercer monto a definir es el que va a pagar el cliente o paciente. Este monto será la diferencia restante del Subtotal que no cubre ni el seguro ni la institución. En el caso que explicábamos anteriormente de que el paciente es un trabajador de la empresa VersaMed, la cual tiene un convenio con nuestro laboratorio, para cubrir el 30% de la factura total y que a la vez el paciente tiene una póliza con el seguro ARS Internacional, el cual tiene un convenio con el laboratorio, para cubrir el 40% de la factura total del paciente. Entonces en ese campo se asignará el restante 30% del Subtotal. Puede calcularse aparte y digitar el valor manualmente o se puede usar la opción de que el sistema calcule el 40% en cuestión. Simplemente se hace click en el botón de por ciento que está al lado del campo en cuestión, y en el cuadro de diálogo se digita el por ciento que se quiere calcular en este caso es 40, y luego se presiona el botón de “OK”, y el sistema calculará automáticamente cuanto es el 40% por ciento del subtotal.

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Por defecto el sistema colocará en este campo el valor que salga de la fórmula: Monto Cliente = Subtotal – Institución – Seguro. Luego de definir los montos anteriores el sistema nos da la opción de que podemos hacerle un descuento al paciente, en caso de que aplique. Esto lo hacemos asignando el valor en el campo “Descuento”. Puede calcularse aparte y digitar el valor manualmente o se puede usar la opción de que el sistema calcule el por ciento del descuento. Luego en el campo “Total” se pondrá por defecto el resultado de la siguiente fórmula: Total = Monto Cliente – Descuento. Este campo también puede ser editado manualmente si el sistema está configurado para permitirlo. Este será el total final que el paciente tiene que pagar para poder realizarse los análisis. Si al paciente no se le hace ningún descuento, obviamente el Monto Cliente será igual que Total. A continuación se pone en el campo “Pagado” la cantidad de dinero que el paciente entregó, y al presionar la tecla ENTER, el sistema pondrá en el campo “Cambio” el valor a devolverle al paciente, es decir el cambio que hay que entregarle. Esto el sistema lo hace haciendo el siguiente cálculo: Cambio = Pagado - Total. 3.6. Guardar la orden. Luego lo siguiente es guardar la orden, y esto se hace haciendo un click en el botón estándar de “Guardar”, o presionando las teclas ALT + G. 3.6. Facturar e imprimir la orden, según aplique en los

requerimientos financieros y fiscales del laboratorio. El siguiente

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paso es facturar la orden. Para facturarla sólo tenemos que hacer un click en el botón que dice “Facturar”, e inmediatamente se desplegará un menú emergente con 3 opciones, las cuales tienen que ver con los requerimientos fiscales que rigen actualmente relacionados con el Número de Comprobante Fiscal (NCF). El usuario definirá según aplique la naturaleza de la factura de las tres opciones posibles: ‘Para consumidor final’, ‘Válida crédito Fiscal’, o ‘Sólo factura’ para el caso en que no se requiera asignarle un NCF. Al elegir una opción la orden pasará a estado FACTURADO, y ya será una factura que generará cuentas por cobrar en caso de que aplique y que generará asientos contables automáticos en caso de se esté usando conjuntamente el Módulo de Contabilidad del Probeta para la Administración de las Finanzas del Laboratorio. También serán tomados en cuenta los montos para los cuadres de caja para los usuarios, según aplique. En conclusión, después de este paso la factura tendrá un valor financiero, fiscal y contable.

Luego se procederá a imprimir la factura eligiendo la impresora y el tamaño del papel en que se imprimirá y haciendo click en el botón “OK”. Al instante se imprimirá la factura que quedará como comprobante de la transacción realizada. Si dicha factura se quiere imprimir en cualquier otro momento, sólo se debe hacer click en el botón “Imprimir” que está en la parte superior de la pantalla, elegir la impresora y hacer click en el botón “OK”. 3.8. Para modificar una orden o factura, sólo debe hacerse

click en el botón estándar “Modificar” y repetir cualquiera de los pasos antes explicados y luego hacer click en el botón estándar “Guardar” para guardar los cambios. El sistema permitirá hacerlo si el usuario tiene permisos para poder ejecutar esta opción.

3.9. Para eliminar una orden o factura, sólo debe hacerse

click en el botón estándar “Eliminar”, y luego digitar el motivo por el que se está eliminando la orden, ya que el sistema guarda un histórico de órdenes eliminadas, para así tener a mano todos los datos para auditorías futuras.

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C A P I T U L O 4 Resultados de Pacientes. Otro de los procesos importantes que maneja el Probeta Patología® es reportar, revisar, validar e imprimir los resultados de los pacientes. La lógica general de este proceso en Probeta Patología® es la siguiente:

1. Hacer el filtro en la base de datos de las órdenes de pacientes las cuales se quieran reportar-revisar-validar-imprimir.

2. Digitar o revisar los resultados de las diferentes pruebas de las

órdenes que se filtraron.

3. Validar los resultados digitados o revisados de los diferentes análisis de las órdenes que se filtraron.

4. Imprimir los resultados digitados, revisados y validados de los

diferentes análisis de las órdenes que se filtraron.

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A continuación se explicará cada proceso paso por paso: 1. Hacer el filtro en la base de datos de las órdenes de pacientes las cuales se quieran reportar-revisar-validar-imprimir. Este es el primer paso, para acceder a la pantalla correspondiente hacemos un click en la opción Resultados, del menú principal del Probeta Patología®. Esta pantalla se utiliza para la digitación, revisión, modificación, validación, búsqueda y todo lo que tenga que ver con los resultados de los pacientes.

Al entrar a la pantalla se presentará ante el usuario en la franja superior de la pantalla los criterios a seleccionar para hacer un “filtro” o búsqueda en la base de datos de las órdenes de pacientes que queremos visualizar. Dicho filtro es una combinación de varios campos por los cuales se puede hacer la búsqueda. Se puede hacer la búsqueda por un rango de sucursales, además por un rango de fecha y/o por un rango de números de orden o números de casos.

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En las sucursales saldrá prellenado el código de la sucursal principal, en los campos de fecha saldrá prellenado la fecha actual y en los campos de número de orden saldrá, en el campo “De” la primera orden creada en la base de datos, y en “A” saldrá la última orden. Si la búsqueda es realizada por número de caso, bastará con marcar la opción de “Número de Caso” y especificar los datos para la búsqueda. Combinado con los campos mencionados, podemos especificar una sección o departamento en específico del que queramos revisar las órdenes, por ejemplo si el usuario pertenece al Departamento de Biopsia, sólo querrá revisar las órdenes pertenecientes a su sección, por lo tanto elegirá una, haciendo click en el botón “Específica” y seleccionando la opción “BIOPSIA”. El sistema tiene predeterminado “Todas”, para elegir todas las secciones disponibles en el laboratorio. Además el Sistema también nos da la opción de buscar por los diferentes estados que puede tener una orden. Trae predeterminada

la opción “TODAS”. Esta opción quiere decir que traiga todas las órdenes que cumplen con la combinación de los demás campos del filtro. Pero además se puede buscar por los otros estados que se

encuentran en la lista. El siguiente estado es “PENDIENTES”. Una orden está pendiente cuando por lo menos una prueba todavía no está cargada, es decir digitada. Por ejemplo si una orden tiene 3 pruebas por hacerse y ya se han cargado 2 de ellas, pero todavía una no está digitada o cargada, la orden continúa en estado “PENDIENTE”. Al elegir esa opción el sistema

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filtrará las órdenes en ese estado que cumplan con los demás campos de dicho filtro. El siguiente estado es “CARGADAS”. Se puede deducir de lo antes explicado, que una orden está cargada cuando todos sus análisis están cargados. No puede faltar ni uno sólo por cargar. Al elegir esa opción el sistema filtrará las órdenes en ese estado que cumplan con los demás campos de dicho filtro. En combinación con todo esto, el usuario también puede buscar por nombres del paciente. Sólo tiene que digitar en el campo habilitado el (los) nombre(s) del paciente que anda buscando. Luego de tener definidos nuestros criterios en los diferentes campos para la búsqueda, se debe ejecutar el filtro de resultados, haciendo click en el botón “Filtrar”.

Entonces el Sistema presentará en la pantalla las órdenes que cumplen con el filtro. En el espacio medio de la pantalla se listarán los aspectos generales de las órdenes, como son la sucursal a la que pertenecen, el número de la orden, fecha de creación de la orden, nombres y apellidos del paciente, la edad, el tipo de edad, el sexo, la fecha de

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nacimiento, el doctor que refirió la orden, el tipo de orden y la ubicación. Una de las características que hacen del Probeta Patología un sistema tan robusto es el filtro avanzado que tiene en la pantalla de resultados. Para acceder a este poderoso filtro solo debemos hacer clic en la flecha azul, que apunta hacia abajo, y se desplegaran más opciones para la búsqueda.

En esta búsqueda podemos combinar todos los campos que se nos presentan. Podemos buscar por un rango de edades, por documento de identificación, por descripciones macroscópicas, microscópicas y diagnósticos. Además se puede buscar por palabras que contenga un diagnostico o descripción macro o micro. Si es más de una palabra se pueden digitar separada por comas.

Nota: Es importante tener en cuenta que el Filtro es una combinación de todos los campos que lo componen. 2. Digitar o revisar los resultados de los diferentes análisis de las órdenes que se filtraron. Luego de haber realizado el filtro de resultados deseado, lo que sigue es digitar o revisar los resultados de una o varias órdenes. Para digitar los resultados de un paciente nos posicionamos encima de la orden que queremos digitar los resultados, automáticamente se

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cambiara al color azul identificando que este ha sido seleccionado, en la parte inferior se nos presentaran la opciones que tendremos para reportar sus resultados. Dependiendo el tipo de análisis que vayamos a reportar, variaran las opciones que el sistema nos muestra. Esto quiere decir que para reportar una biopsia la pantalla de resultados presentará opciones diferentes a que si fuera una citología cervico vaginal. 晨 Para reportar una biopsia debemos especificar el “Diagnóstico Pre Para reportar una biopsia debemos especificar el “Diagnóstico Pre Operatorio”. Aquí se especifica el motivo por el cual el paciente se realizara la operación para tomar la muestra. Para digitar el diagnóstico pre operatorio hacemos doble clic en el espacio en blanco y se nos presentara la pantalla de Microsoft Word.

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Aquí digitamos los datos y presionamos el botón guardar.

A la derecha de este campo debemos especificar el tipo de operación que se realizo para tomar la muestra. Luego presionamos el botón “Lugares Anatómicos”.

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Aquí se nos presentara un listado relacionado a la sección que pertenece el análisis. Esto es previamente configurado en el mantenimiento de lugar anatómico. Para agregar un lugar anatómico, nos posicionamos encima del que queremos insertar y presionamos el botón agregar.

En la descripción macroscópica y en el diagnostico nos aparecerá el titulo con el nombre del lugar anatómico seleccionado. Para asignarle la descripción macroscópica y la descripción microscópica, hacemos clic en el botón descripción.

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Ahí se nos mostrará un listado de todas las descripciones macros y micros asociadas al lugar anatómico que seleccionamos anteriormente. Para agregar la macro, buscamos las descripciones que están identificadas con la palabra “Macro” al inicio de la línea. Y presionamos el botón agregar. Para seleccionar las descripciones Micro, buscamos las que empiezan con la palaba “Micro” y presionamos el botón agregar.

Para completar los datos de los resultados y agregarle el formato y hacer las revisiones ortográficas hacemos doble click encima de la descripción macroscópica.

Y se nos presentara el editor de texto de Word. Aquí le completamos con los datos obtenidos por el Dr. a los textos predeterminados que han sido pre configurados en el sistema. A estos textos podemos asignarles formatos y realizarles las revisiones ortográficas. Luego presionamos el botón guardar

Hacer doble click aquí para llamar al editor de texto.

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Nota: especificar el tema de Word. Luego presionamos el botón diagnóstico, aquí también se nos presentaran los diagnósticos asociados a la sección.

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Nos posicionamos encima del que queremos insertar y presionamos el botón agregar.

Para seguir digitando los resultados del diagnostico, hacemos doble click encima del diagnóstico para llamar el editor de texto de Word. Aquí completamos los datos que no están en los resultados predeterminados y le asignamos el formato al texto. Luego presionamos el botón guardar.

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Para reportar los Estudios Moleculares, Nos posicionamos encima del paciente que le vamos a reportar los resultados. El sistema automáticamente nos mostrará las opciones que utiliza la sección de estudios moleculares. Si es una paciente y además esta se ha realizado un Papanicolaou, podemos asignarle el número de caso del Papanicolaou como referencia al caso del Estudio Molecular. Esto lo realizamos digitando el número de caso de referencia y presionamos el botón ok.

Hacemos clic en el botón Diagnóstico. Buscamos el diagnóstico, escribiendo en la Barra Estándar, seleccionamos el que deseamos y luego hacemos clic en el botón agregar.

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Para corregir el formato del texto, al igual que en las biopsias, hacemos doble clic encima del diagnóstico. Ya en el editor de texto de Word, hacemos los cambios en el formato y en la literatura y finalmente clic en el botón guardar.

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Reportar cervico vaginales. Después de que realizamos el filtro y nos posicionamos encima del paciente, procederemos a digitar los resultados. Primero Especificamos la fecha de la muestra, haciendo doble click en fecha recep. Se nos presentara el calendario y elegiremos la fecha en que recibimos la muestra en el laboratorio. Esta fecha puede ser diferente a la creación de la orden y a la fecha de extracción.

Luego hacemos doble clic en Diagnóstico Preoperatorio, se nos abrirá el editor de texto de Word y digitamos el diagnóstico preoperatorio. Luego asignamos el tipo de operación. Para hacerlo hacemos clic en la carpeta en el área tipo operación, nos posicionamos encima del que queremos asignar y luego presionamos el botón agregar.

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Luego procedemos a especificar la “fecha de la última menstruación” de la paciente. Especificamos la “Grávida”, es decir las veces que ha quedado embarazada.

También especificamos la veces que ha parido. Esto se hace en el campo “Para”. El campo “Aborta” especificamos cuantas veces a abortado. Y finamente de las veces que ha parido cuantas han sido por “cesáreas”. Especificamos si los “Componentes de zona T” están presentes o ausentes. Y aquí especificamos la “Adecuación’’ de la muestra.

Para completar esta parte y digitar los resultados de la manera que han sido establecidos por la categorización de Bethesda, hacemos clic en el botón “Más datos”.

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Aquí se nos abrirá la pantalla de “PAPANICOLAOU”

En la primera parte, Cambios Celulares, especificamos la Reacción Inflamatoria y los Cambios Celulares. Si la muestra tiene Cambios Celulares que no está en la lista, solo hacemos clic en “Otros” y especificamos su nombre.

Continuamos con la Evaluación Hormonal. Aquí podemos seleccionar solo una de las opciones. Podemos especificar una Observación a discreción del quien haya evaluado la muestra.

Seguimos con “Anomalías de Células Epiteliales”. Podemos seleccionar una entre todas las opciones, pero si es una lesión escamosa de alto o de bajo grado, podemos especificar si tiene HPV.

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En esta área tenemos la posibilidad de seleccionar solo una de las opciones. Si seleccionamos “Células Glandulares Atípicas” debemos especificar una de las opciones que están debajo, dentro del cuadro. Lo mismo aplica para “Células Atípicas Sugestivas de Neoplasia” y “Adenocarcinoma”

Si seleccionamos “Otras Neoplasias Malignas”, podemos especificar los hallazgos. Finalmente presionamos el botón “Guardar”. Luego procedemos a asignar los microorganismos. Hacemos clic en botón “Micro O.” Se nos presentara la pantalla “Micro Organismos”. Hacemos la búsqueda en la barra estándar, seleccionamos el que deseamos y hacemos clic en el botón agregar. Repetimos este procedimiento con cada uno de los microorganismos encontrados en la muestra.

Si deseamos quitar un micro organismo después de haberlo agregado, solo hacemos clic en la flecha verde.

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El siguiente paso es asignar el “Diagnóstico”. Hacemos clic en el botón “Diag.”

En esta pantalla, al igual que en las biopsias, se no presentara el listado de los diagnósticos predeterminados asociados a la sección cervico vaginal. Buscamos en la barra estándar, seleccionamos y presionamos el botón “Agregar”.

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Hacemos doble encima del diagnóstico, para que se abra el editor de texto de Word. Ya aquí especificamos el formato y las correcciones.

Validar los resultados digitados o revisados de los diferentes análisis de las órdenes que se filtraron. El paso que sigue es la subsecuente validación de los resultados de los pacientes, después que están introducidos, digitados o revisados. La validación es una aprobación, que da el usuario, es el visto bueno que el usuario da a una orden, afirmando que los análisis de dicha orden están listos y revisados y aprobados. Este proceso es de suma importancia y los usuarios deben estar conscientes de lo que conlleva. Es decir, los usuarios deben estar seguros de que los análisis están adecuadamente reportados, porque una vez que se validan, se está dando el visto bueno para que dichos resultados sean impresos y entregados.

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El proceso de validación es muy sencillo, se hace de la siguiente manera: Cuando acabamos de revisar los análisis de una orden de pacientes solamente debemos de seleccionar lo que queremos validar haciendo un click. Luego entonces se procederá ejecutar la acción de validar haciendo un click en el botón de “Validar”, el cual tiene un candado como ícono.

Al hacerlo, el Sistema presentará el cuadro para que el usuario vuelva a digitar su contraseña, ya que es muy importante en este proceso comprobar la autenticidad de quién está validando, porque esa persona es la responsable de como saldrán los resultados.

Luego de digitar la contraseña correctamente y hacerle click en el botón de “Aceptar”, el sistema entonces volverá a preguntar al usuario si está seguro de que desea validar el (los) análisis o secciones en cuestión.

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El usuario hará click en el botón de “Sí”, y entonces saldrá un mensaje informativo diciendo que “Los resultados seleccionados han sido validados exitosamente”. Luego el usuario hará click en el botón “Aceptar”.

Probeta Patología® utiliza mucho lo que es el lenguaje de imágenes y por eso al instante colocará un candado al lado del número de casos del análisis validado, ya que el candado es la señalización de que una prueba está validada, es la misma imagen del botón “Validar”. Nota: Cada vez que el usuario entre a esta ventana el sistema volverá a pedir la contraseña del usuario para validar los análisis requeridos. Si se quiere reversar una validación hecha, simplemente se tienen que hacer exactamente los mismos pasos que se explicaron para validar un análisis o una sección en específico.

Nota: El mismo botón de “Validar”, es el mismo que nos sirve para desvalidar un análisis o una sección.

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Imprimir los resultados digitados, revisados y validados de los diferentes análisis de las órdenes que se filtraron. El paso siguiente después de filtrar, reportar, revisar y validar los resultados, es imprimirlos para que sean entregados. Para imprimir sólo tenemos que hacer un click en el botón “Imprimir” colocado en la esquina superior derecha, y al instante el Sistema nos traerá la pantalla “Imprimir Resultados”, es decir, en la que vamos a elegir lo que queremos imprimir.

Cuando se accede a esta pantalla todos los análisis pertenecientes a la orden seleccionada vienen marcados por defecto. También esta pantalla permite la elección manual de los análisis que se van a imprimir. Es decir en esta ventana el usuario puede elegir los análisis y/o las secciones que se van a imprimir, simplemente marcando o desmarcando los análisis o secciones que se quiera.

A esto se le conoce como una verdadera personalización de la impresión.

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Luego de haber elegido lo que se quiere imprimir, entonces sólo se debe hacer un click en el botón “Imprimir” de la pantalla “Imprimir Resultados”, y al instante saldrá el cuadro de las impresoras instaladas que tenga la computadora en la que se está trabajando. En esta pantalla el usuario selecciona la impresora y puede especificar el número de copias de esos resultados.

Resultados impresos, cada sección tiene su forma específica de imprimir sus resultados. De manera que cada reporte tiene un análisis y diseño estructurado para cada reporte de resultados.

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Enviar resultados por Email. En esta pantalla podemos enviar por correo las pruebas que ya han sido validadas. Podemos enviarlas a doctores, instituciones y pacientes. Para acceder a esta pantalla, vamos al menú principal y seleccionamos el sub menú “Enviar Reportes por Email” Se nos mostrara la pantalla de enviar resultados por email. En la parte superior de esta pantalla, contamos con el ya conocido filtro estándar donde podemos especificar la fecha, la sucursal, el número de orden, número de caso y la sección.

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Luego presionamos el botón filtrar. Debajo se nos mostraran los pacientes que han sido validados y que estén dentro de los rangos especificados en el filtro.

Elegimos los pacientes que se van a enviar. Podemos hacer en el botón “Todo”. O hacemos click en el botón ninguno. O simplemente los seleccionamos haciendo click en la opción de selección. Luego procedemos a presionar el botón “Enviar a”. Se nos mostraran las opciones: Doctor, Institución y Email(s) especificado(s).

Si seleccionamos Doctor los resultados se enviaran al correo que está definido en el mantenimiento de doctores. Si seleccionamos Institución, al igual que doctores, este correo se le envía la dirección de correo electrónico que está definido en el mantenimiento de instituciones.

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Si seleccionamos la opción Email Especificado, se enviaran a los correos que estén asignados en el campo “Para”. En este campo podemos especificar varios destinatarios. Para hacerlo, escribimos los correos y los separamos por coma (,). Además podemos hacer click en el botón inteligente para agregar contactos y posteriormente solo tener que seleccionarlos. Para agregar correos en “Contactos Varios”, nos posicionamos en el último registro. En Descripción digitamos el nombre del destinatario y en Email el correo electrónico donde le enviaremos los resultados. Para agregar correo como destinatario solo nos posicionamos encima del contacto y presionamos el botón agregar.

Luego de que especifique el o los destinatarios y si lo enviaremos a doctores, instituciones o email especificados. El sistema nos mostrara el siguiente mensaje.

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Si presionamos en el botón “Si”, empecerá el proceso de envió de resultados. Cuando culmine este proceso, los pacientes serán marcados con la leyenda de color verde si ha sido enviado y rojo si no se envió. Así podemos detectar rápidamente los que no se enviaron correctamente.

Imprimir resultados por lote. En la pantalla de “Imprimir Resultados por Lote”, podemos imprimir un grupo de resultados que previamente hayan sido validado y además podemos especificar el número de copias. Para acceder a esta pantalla, en el menú principal seleccionamos el sub menú “Imprimir Resultados por Lote”. En la parte superior de esta pantalla contamos con el ya conocido filtro estándar donde podemos especificar la fecha, la sucursal, el número de orden, número de caso y la sección.

Además tenemos la opción de especificar una institución que necesitemos imprimir un grupo de resultados.

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Luego presionamos el botón filtrar. Se nos mostraran los pacientes que han sido validados y que están dentro de los rangos especificados en el filtro superior. Este listado contiene detalles de los datos de la orden, como son: fecha, número de caso, nombre de paciente, descripción del análisis, entre otros.

Elegimos los pacientes que se van a enviar. Podemos hacer en el botón “Todo”. O hacemos click en el botón ninguno O simplemente los seleccionamos haciendo click en la opción de selección. Después procedemos a imprimir. Hacemos click en el botón imprimir. Se nos mostrara el siguiente mensaje.

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Si elegimos “Si”, se nos mostrara el asistente de impresión para elegir la Impresora, tamaño de papel y la cantidad de copias que necesitamos de esos resultados.

Luego de terminado el proceso de impresión, los pacientes serán marcados con la leyenda de color verde si ha sido impreso y rojo si no se imprimieron.

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C A P I T U L O 5

SEGURIDAD. En el modulo de seguridad podemos crear, modificar, activar y desactivar usuarios. Para crear un usuario debemos seguir los siguientes pasos: Click en la opción del menú Configuración � Seguridad � Usuarios Esto mostrará la pantalla de Mantenimiento de Usuarios del Sistema. En esta pantalla contamos con el filtro estándar de color azul. En el cual podemos buscar por cualquier campo y también podemos combinarlos.

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El siguiente paso es hacer clic en el botón “Nuevo”.

En esta pantalla procedemos a ingresar los datos del paciente, su código de usuario y contraseña.

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En el campo “IDusuario” especificamos el nombre con el cual el usuario accederá al sistema. Siempre recomendamos utilizar una nomenclatura estándar. Por ejemplo la primera letra del nombre del usuario más el primer apellido. En este caso si el usuario se llama Jacinto Perez, el ID de Usuario debería ser JPEREZ. En el campo “Nombre Completo” digitamos el nombre completo del usuario. En la “Descripción” digitamos la función o área que desempeña el usuario. Luego procedemos a especificar la “Sucursal”. Para esto hacemos click en el botón de búsqueda

inteligente estándar y luego, en el listado mostrado, hacemos doble click sobre la sucursal a la que pertenece el usuario.

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El siguiente campo es “Perfil de Acceso”. En este especificamos el perfil de acceso al que pertenece este usuario. Lo seleccionamos usando el botón de búsqueda estándar al igual que el campo sucursal. Continuamos con los campos “documento de identidad”, “Teléfono” y “Ruta para firmas”; en este último podemos especificar la ruta donde se encuentra la imagen utilizada para la firma digital en caso de que el usuario a crear tenga permisos para validar resultados de pacientes. En “Código Alt.” podemos especificar el código del usuario en el HIS. En el campo “Contraseña” asignamos una clave para que el usuario ingrese al sistema. En “Confirmar Contraseña” se debe digitar nuevamente la clave asignada.

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La opción “Activo” y “El usuario debe cambiar la contraseña al iniciar sesión” vienen seleccionadas por defecto. La última opción la dejamos marcada para que, al momento de iniciar sesión, el sistema le muestre una ventana al usuario solicitándole que cambie su contraseña. Finalmente presionamos el “Botón Guardar”.

Ahora continuamos con los permisos de cada usuario para validar y desvalidar. Hacemos click en el “Permisos Validar Resultados”.

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Inmediatamente se presentará la pantalla para asignar los permisos. Estos permisos son asignados por sección. Para seleccionar las secciones simplemente hacemos click en las opciones “Puede Validar” y “Puede Desvalidar”. Finalmente hacemos click en el botón “Terminar”.

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CAMBIAR CONTRASEÑA En él sub menú seguridad también contamos con la opción “Cambiar Contraseña Usuario”. Esta opción la utilizamos para restablecer las contraseñas de los usuarios ya creados en el sistema. Luego que estamos en esta pantalla, procedemos a buscar el usuario. Una vez se encuentre el usuario, simplemente lo seleccionamos y hacemos click en el botón “Modificar”.

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Desde aquí procedemos a restablecer la contraseña del usuario, Podemos marcar la opción para que el usuario cambie la contraseña al momento de entrar al sistema. Finalmente presionamos el botón “Guardar”.