Manual de Usuario Módulo de EACP Transacciones de … · contabilización del expediente La transacción bloquea la contabilización de documentos de acuerdo a los flags que estén

Manual de Usuario

Módulo de EACP

Transacciones de Gestión Centralizada

FOR030-MUS-EACP Gestión Centralizada v1.2.doc Página 2 de 21

Manual Usuario EACP Proyecto SEFLogiC – Módulo EACP

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Código del documento FOR030-MUS-EACP Gestión Centralizada v1.2.doc Nombre del documento Transacciones de Gestión Centralizada Versión 1.2 Tipo documento: Manual de Formación Finalidad: Manual de Administradores de Gastos

Información del documento

Preparado por: Consultores UTE EACP Fecha de entrega:

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Control de cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

1.1 27/04/2015

Se elimina el punto “3.2.3. Z37_REF_OBLIGATORIA - Tipo y subtipo permitidos para captura sin referencia factura” ya que la transacción está obsoleta y ha sido eliminada. Se corrige la numeración en algunos párrafos.

1.2 26/08/2016 Se incluye el punto 2.1.7 y 2.1.8 con motivo del mantis 61408.



Índice 1. Menú de Gestión y Bloqueos para Presupuestaria. ............................................... 4 2. Explicación y funcionamiento por transacción ........................................................ 5

2.1. Gestión y Bloqueos de Expedientes .............................................................. 5 2.1.1. Z37_BLOQ_EXPEDIENTE - Bloqueo de código de circuito en la captura del expediente ............................................................................................................ 5 2.1.2. Z37_TC_BLOQ_CONT_EXP - Bloqueo de código de circuito en la contabilización del expediente .................................................................................... 6 2.1.3. Z37_TC_COPIA_BLOQUEO - Copiar datos tablas de bloqueo de código de circuito ........................................................................................................ 7 2.1.4. Z37_OBLIG_COM_NEG - Complementarios negativos obligatorios ........... 7 2.1.5. Z37_CAPITULO1_MCS - MCs con capítulo 1 obligatorio ........................... 8 2.1.6. F872 - Modificar Orden de Pago ................................................................. 9 2.1.7. Z82_EA_ENDO_OBL_NUL – Incorporar Endosatario en Obligación Preliminar de Nulidad.................................................................................................. 9 2.1.8. Z82_EA_END_OBNUL_LOG – LOG Incorporar Endosatario en Obligación Preliminar de Nulidad .............................................................................. 12

2.2. Gestión y Bloqueos del Registro de Facturas .............................................. 14 2.2.1. Bloqueo Factura por Ejercicio y Exceptuaciones ...................................... 14 2.2.2. Z37_CLASEDOC_RF - Control clase de documento en registro facturas . 15 2.2.3. /IECI/RF13 - Borrado de facturas (Elimina del sistema) ............................ 16

2.3. Gestión de Datos Maestros de Expedientes ................................................ 17 2.3.1. Z82_C_TIP_SUBT_EXP - Creación/Modificación Tipo y Subtipo Expedientes .............................................................................................................. 17 2.3.2. Z82_INCIDENCIAS - Gestión Incidencias/Motiv. Complementarios.......... 17 2.3.3. Z82_VALID_TIPO_SUBT - Validaciones por Tipo, Subtipo e Incidencia ... 18 2.3.4. Z82_HERENCIA_TIPO - Herencia Automática de Tipo y Subtipo por Partida 19

2.4. Gestión de Partidas Presupuestarias .......................................................... 19 2.4.1. Z37_TC_BLOQ_PART - Bloquear partidas presupuestarias para ejecución 19 2.4.2. FMCIA - Tratar Posición Presupuestaria ................................................... 20

2.5. Anulación Obligaciones de Cerrado ............................................................ 20 2.5.1. Z37_FB65_L1 - Prescripción Obligación de Cerrado ................................ 20 2.5.2. Z37_FB65_L0 - Anulación de Obligación de Cerrado ............................... 21 2.5.3. Z37_FB60_L4 - Anulación de Abonos de Cerrado .................................... 21



1. Menú de Gestión y Bloqueos para Presupuestaria. Este menú solo será visible para determinados usuarios, principalmente, los coordinadores del módulo, una vez arrancado en nuevo sistema.

Actualmente, el acceso a dicho menú es Z82_EACP_GEST_CENT



2. Explicación y funcionamiento por transacción

2.1. Gestión y Bloqueos de Expedientes

2.1.1. Z37_BLOQ_EXPEDIENTE - Bloqueo de código de circuito en la captura del expediente

La transacción bloquea la captura de documentos de acuerdo a los flags que estén activados (bloquear o excepción).

La tabla contiene 10 campos:

Año: Año presupuestario del expediente.

Familia: CONTAB

Procedimiento: GASTOS o MCRED

Órgano gestor: 5 dígitos. Órgano a bloquear al que pertenece el expediente.

Código Circuito: Clase del expediente.

Código Modelo: Subclasificación del expediente.

Descripción: Descripción del código de circuito.

Descripción: Descripción del código de modelo

Bloquear: Marcar flag para activar el bloqueo.

Excepción: Marcar flag para desactivar el bloqueo.

Si los flags Bloquear o Excepción no están marcados, el expediente se

considera EXCEPTUADO y no bloqueado.

Si un Código de Circuito no está incluido en la lista, se considerará como BLOQUEADO y no se podrá capturar. De esta forma, los expedientes de ejercicios anteriores estarán directamente bloqueados para la captura al no existir dichas líneas para esos ejercicios.

Se permite utilizar el carácter * para el campo Órgano Gestor.

Para bloquear los R6 (Rc de nulidad) ir al punto 3.2.2 Z37_CLASEDOC_RF - Control clase de documento en registro facturas



2.1.2. Z37_TC_BLOQ_CONT_EXP - Bloqueo de código de circuito en la contabilización del expediente

La transacción bloquea la contabilización de documentos de acuerdo a los flags que estén activados (bloquear o excepción).

La tabla contiene 10 campos:


Familia: CONTAB

Procedimiento: GASTOS o MCRED

Órgano gestor: 5 dígitos. Órgano a bloquear al que pertenece el expediente.

Código Circuito: Clase del expediente.

Código Modelo: Subclasificación del expediente.

Descripción: Descripción del código de circuito.

Descripción: Descripción del código de modelo

Bloquear: Marcar flag para activar el bloqueo.

Excepción: Marcar flag para desactivar el bloqueo.

Si los flags Bloquear o Excepción no están marcados, el expediente se considera EXCEPTUADO y se podrá contabilizar.



Si un Código de Circuito no está incluido en la lista, se considerará como BLOQUEADO y no se podrá contabilizar. De esta forma, los expedientes de ejercicios anteriores estarán directamente bloqueados para la contabilización al no existir dichas líneas para esos ejercicios.

Se permite utilizar el carácter * para el campo Órgano Gestor.

2.1.3. Z37_TC_COPIA_BLOQUEO - Copiar datos tablas de bloqueo de código de circuito

Tiene la función de copiar los datos de la tabla de bloqueo de captura de documentos y contabilización, de un año a otro.

Ejercicio Emisor: Ejercicio desde el cual se copiarán los datos.

Ejercicio Destino: Ejercicio desde al cual se duplicarán los datos.

Lo ideal es marcar ambos flags:

… para que los datos se dupliquen en ambas tablas.

2.1.4. Z37_OBLIG_COM_NEG - Complementarios negativos obligatorios

La transacción bloquea la captura de documentos contables positivos (aumento) cuando el flag está activado. La tabla contiene 4 campos:




Procedimiento: GASTOS:

Código modelo: Códigos de los complementarios XXCOM ó XX_AJUST.

Ob. XMINUS: Flag que determina la obligatoriedad de que el complementario solo pueda ser negativo.

Los códigos de modelo que no estén incluidos, podrán realizarse con aumento y depreciación.

Para que esta tabla funcione, tiene que estar exceptuado el código de circuito en la tabla de bloqueo de captura de expedientes.

2.1.5. Z37_CAPITULO1_MCS - MCs con capítulo 1 obligatorio

La tabla activa la obligatoriedad de realizar la MCREDITO con capítulo 1 de acuerdo a los datos de la tabla. La tabla contiene 5 campos:


Procedimiento: MCREDITO.

Clase de presupuesto: Clasificación de la modificación de crédito.

Emisor/Receptor: 1 Receptor; 2 Emisor; 3 Todos. Seleccionamos en qué caso es obligatorio el capítulo.

Capítulo: 1 dígito. Seleccionamos que capítulo ponemos como obligatorio



2.1.6. F872 - Modificar Orden de Pago

Esta transacción permite modificar una orden de pago en estado preliminar. Simplemente habría que introducir el número de orden y la sociedad a la cual pertenece.

2.1.7. Z82_EA_ENDO_OBL_NUL – Incorporar Endosatario en Obligación Preliminar de Nulidad

Esta transacción permite la incorporación de un endosatario a una obligación de nulidad en estado preliminar tanto directa como logística. Como resultado de la ejecución de la transacción y si todas las validaciones se realizan con éxito:

- Se incorporará el nuevo endosatario a la obligación seleccionada.

- Se actualizarán los datos de la factura en el registro de facturas y la consola de facturas con los nuevos datos del endosatario.



En la pantalla inicial, el usuario tendrá que introducir.

-- Opciones de selección --

Clase [Obligatorio]

Ejercicio de Expediente [Obligatorio]

Número de Expediente [Obligatorio] – Rango de números y selección múltiple

-- Parámetros de endosatario --

Receptor de Pago [Obligatorio]

Ordinal bancario [Obligatorio]

Suplemento de vía de pago [Obligatorio]

Test [activar solo para ejecutar validaciones]

Tras rellenar los 3 primeros campos de la pantalla de selección (Clase, Ejercicio y Número de expediente), se realizarán una serie de validaciones que deberán cumplirse con éxito todas para poder continuar:

a. El expediente tiene que ser una obligación PRELIMINAR y de NULIDAD.

b. Chequeo de permisos por Sociedad.

c. La obligación solo tiene un acreedor.

Si alguno de estos 3 puntos no se superan con éxito, el sistema mostrará un error. En caso contrario, se habilitará el segundo bloque de la transacción para poder introducir los datos del nuevo endosatario.



Tras introducir los datos y ejecutar, el sistema realiza nuevas validaciones:

d. El endosatario introducido existe en el maestro de acreedores para la sociedad del expediente.

e. El banco introducido tiene fecha de validez a día de hoy.

f. El valor del campo Supl. Vía Pago es válido. Solo se permiten los valores EN CS SP.

g. El sistema ejecuta el chequeo de la deuda de Grecasa con el endosatario. Si tiene deudas, el sistema mostrará una pantalla con dos opciones: ¿El endosatario seleccionado tiene deudas con Grecasa? Desea continuar. SI NO. NO: Se mostrará un error y se abortará el proceso. SI: Continuamos Si alguno de estos 4 puntos no se superan con éxito, el sistema mostrará un error. Si el modo test está activado... - Se mostrarán los errores detectados si hubiesen y no se podrá continuar; - Si no existe ningún error, se mostrará un mensaje de que no existen errores; - Si el endosatario tiene deudas con Grecasa, se mostrará un mensaje de advertencia. No se realizará ninguna acción de modificación sobre el sistema pero se mostrará un mensaje de éxito.



Si el modo test está desactivado... - Si la obligación afectada, tiene referencia a facturas, actualizamos los siguientes campos de la consola y el registro de facturas: Endosatario, Tipo de Banco interlocutor - Se actualizan los siguientes campos en la obligación: Receptor de Pago, Ordinal bancario y Suplemento de vía de pago Se graba la información y queda registrada. Si todo se ha realizado con éxito, se muestra un listado con los datos modificados: Expediente, datos de la factura y número de la orden de pago.

2.1.8. Z82_EA_END_OBNUL_LOG – LOG Incorporar Endosatario en Obligación Preliminar de Nulidad



Aquí veremos los cambios de una obligación con los valores antiguos y nuevos del “Endosatario”, “Banco” y “Supl. Via de pago” y además, quedará registrado aquellos expedientes cuyo endosatario tenga deudas en Grecasa y se haya continuado a pesar de dicha deuda. Las columnas “Endosatario” “Banco” “Supl Via de pago” sombreadas en verde, corresponde con los nuevos datos.

Así mismo, podemos ver la columna “Deuda Grecasa Ignorada” también sombreada en verde donde queda reflejo de que se obvió dicha deuda y se continuó con el proceso.

Al final del listado existen 2 columnas llamadas “Mensaje” y “Observaciones”. La columna “Mensaje” muestra un dígito que indica si el proceso se hizo correctamente o no. En “Observaciones” se explica el mensaje que se haya producido.

Debido a que la transacción realiza varios procesos de fondo (actualizar facturas, actualizar obligaciones, chequeo de autorizaciones) si alguno de los procesos no se finaliza y se queda a medias, estos campos sirven para advertinos del error.



2.2. Gestión y Bloqueos del Registro de Facturas

2.2.1. Bloqueo Factura por Ejercicio y Exceptuaciones

2.2.1.1. Z37_EXCEP_FACTURA - Facturas Exceptuadas del Bloqueo de Gobierno por Referencia y Acreedor

Esta transacción permite introducir la referencia de una factura para que exceptuada de los bloqueos de gobierno y se permita su aplicación a presupuesto. La tabla contiene 4 campos, Sociedad, Ejercicio, Referencia y Acreedor que identificará la factura de forma única.

2.2.1.2. Z37_RF_BLOQUEO_EJE - Bloqueo Ejercicio en Alta Factura por Fecha Límite y Fecha Límite Devengo

La transacción bloquea el alta de las facturas dependiendo de la transacción y el ejercicio parametrizado. La tabla contiene 3 campos:

Año: ejercicio de la factura a bloquear. Tipo factura: clase de factura a bloquear, puede ser Directa, Anticipo,

Logística o Deuda/Farmacia. Si este campo está vacío, no se realizará ningún control y se podrá procesar cualquier factura de ese año.

Fecha límite: fecha del último día a partir de la cual no se podrán procesar facturas para el ejercicio del campo Año. Devengo: fecha del último día que el ejercicio de devengo esté abierto. Hasta esta fecha, cuando el usuario vaya a conformar la factura, se mostrará el pop up con el ejercicio actual y el anterior, donde el usuario elegirá el ejercicio al cual imputa la deuda.



2.2.1.3. Z82_EXCEP_CEGE_ACRE - Facturas Exceptuadas por Centro Gestor y Acreedor

Esta transacción permite excluir del bloqueo del ejercicio todas las facturas de un acreedor siguiendo los criterios de la tabla Ejercicio de la factura Sociedad Centro Gestor Acreedor + (Hay que marcar este check para que se aplique la exceptuación)

2.2.2. Z37_CLASEDOC_RF - Control clase de documento en registro facturas

La transacción controla que clases de documentos no se pueden hacer a partir de la fecha indicada. La tabla contiene 3 campos que serían:

Año: ejercicio a bloquear. Clase: corresponde con la clase de documento de obligación que se debe controlar

Fecha: fecha de referencia desde la cual no se pueden generar las clases de documentos indicada en el campo anterior.



Esta fecha, se valida contra la Fecha de alta en el sistema de la factura para permitir o bloquear la generación de la obligación.

Para evitar que se generen RC de Nulidad, hay que rellenar este bloqueo con la clase de documento R6 y la fecha bloqueo que queramos. Con esta parametrización, si la Fecha de alta en el sistema ≥ Fecha bloqueo, la factura no aparecerá en la transacción de generar Reserva (tanto de facturas directas como logísticas). Para exceptuar una factura de este control, hay que incluir los datos en la tabla Z37_EXCEP_FACTURA - Facturas Exceptuadas del Bloqueo de Gobierno por Acreedor (punto 3.2.1.2).

2.2.3. /IECI/RF13 - Borrado de facturas (Elimina del sistema)

Transacción por la cual se puede eliminar una factura del sistema. Dicho borrado, no deja ningún rastro de la factura en el sistema.



2.3. Gestión de Datos Maestros de Expedientes

2.3.1. Z82_C_TIP_SUBT_EXP - Creación/Modificación Tipo y Subtipo Expedientes

Esta transacción permite la gestión de los tipos y subtipos de documentos existentes en el sistema.

El tipo de expediente se muestra en la pantalla inicial. Para acceder a los subtipos, hay que seleccionar una línea del Tipo de Exp. y doble click sobre Adjudicaciones, en el menú de la izquierda.

2.3.2. Z82_INCIDENCIAS - Gestión Incidencias/Motiv. Complementarios

En esta transacción, se permite la creación, modificación o borrado de las incidencias/motivos de complementario que se pueden utilizar en el momento de capturar un documento complementario.



2.3.3. Z82_VALID_TIPO_SUBT - Validaciones por Tipo, Subtipo e Incidencia

Con esta tabla se gestionan varias validaciones que controla según el tipo y subtipo, cuales tienen obligatoriedad del Nº de Contrato, el tipo de incidencia que se puede utilizar, etc. Dicha transacción contiene los siguientes cambios:

Tipo de expediente: corresponde al tipo de expediente.

Forma de Adjudicación: corresponde con el subtipo de expediente

Motivo Complementario: valores permitidos para el motivo de complementario/incidencia cuando se realiza un complementario con este tipo y subtipo.

NumContrat: si está marcado, se obliga a rellenar el Nº de contrato.

CtrMenor: si está marcado este campo, el importe del Expediente debe ser menor o igual al importe marcado en la columna Importe Menor.

FactExiste: si está marcado, obliga al expediente a llevar factura. Esta validación solo se aplica a obligaciones.

IncNegativ: si está marcado, significa que el complementario solamente se puede disminuir las posiciones.

Cesión: si está marcado, en el caso de un complementario, comprueba solo que la primera de las posiciones se esté disminuyendo.

Importe Menor: Importe a validar cuando el campo CtrMenor esté marcado.



2.3.4. Z82_HERENCIA_TIPO - Herencia Automática de Tipo y Subtipo por Partida

En esta transacción se puede parametrizar la automatización del tipo y subtipo que se proponen a la hora de generar una captura de documentos desde el registro de facturas..

Entidad CP: Valor fijo 1000.

Año: ejercicio de aplicación a presupuesto del expediente.

Nulidad: marcar este check para cubrir los casos de facturas de nulidad.

Centro Gestor: corresponde con el centro de la partida que se va a utilizar. Se permite el uso de los valores ++++.

Tipo: tipo de partida.

Funcional: programa de la partida. Se puede rellenar con los valores ++++.

Económico: corresponde con el económico de la partida. Se pueden utilizar los valores +++++++ y tiene que ser de 7 dígitos.

Tipo de exp: tipo de expediente que se asignará en función de la partida.

Forma de adj.: subtipo de expediente que se asignará en función de la partida.

Número expediente: corresponde con el Número de Expediente Administrativo del expediente generado.

2.4. Gestión de Partidas Presupuestarias

2.4.1. Z37_TC_BLOQ_PART - Bloquear partidas presupuestarias para ejecución

La tabla bloquea la captura de documentos para las partidas incluidas en la misma. Funciona tanto en la transacción de captura de documentos directa, como en el registro de factura o habilitación a la hora de reponer.

La tabla contiene 6 campos: Entidad CP: 1000


Centro Gestor: 4 dígitos. Centro al que pertenece la partida.

Posición Presupuestaria: Partida a bloquear. Hay que incluirlo en el formato G/Programa/Económico.

Fondo: Campo fondo de la partida si tuviera.

Elemento PEP: Proyecto presupuestario de la partida si tuviera.



2.4.2. FMCIA - Tratar Posición Presupuestaria

Esta transacción sirve para crear el maestro de una posición presupuestaria. No significa que se genere una partida para ejecución.

Es posible crear partidas de un año a otro utilizando el botón “Crear con modelo” Puede ser útiles en ocasiones como al realizar el pago de una obligación de 2014 en ejercicio 2015 donde la partida ya no está en los presupuestos para 2015, por ejemplo.

2.5. Anulación Obligaciones de Cerrado

2.5.1. Z37_FB65_L1 - Prescripción Obligación de Cerrado

Esta transacción generará una prescripción de obligación de cerrado. Generará un expediente con los datos: Código de circuito: C-PC-OC Código de modelo: L1 Clase documento financiero: L1 La transacción contiene 5 campos:

Sociedad: sociedad de la obligación a anular

Ejercicio: corresponde con el ejercicio de la obligación a anular

Nº Documento: es el número de documento financiero de la obligación de ejercicio cerrado a anular.

Fecha de contabilización: rellenar con la fecha del día actual.



Clase documento: Campo bloqueado con valor L1. Es la clase de documento a generar a través de esta transacción.

2.5.2. Z37_FB65_L0 - Anulación de Obligación de Cerrado

Esta transacción generará una prescripción de obligación de cerrado. Generará un expediente con los datos: Código de circuito: C-AC-OC Código de modelo: L0 Clase documento financiero: L0 La transacción contiene 5 campos:





Clase documento: Campo bloqueado con valor L0. Es la clase de documento a generar a través de esta transacción.

2.5.3. Z37_FB60_L4 - Anulación de Abonos de Cerrado

Esta transacción generará una prescripción de obligación de cerrado. Generará un expediente con los datos: Código de circuito: C-AC-OC Código de modelo: L4 Clase documento financiero: L4 La transacción contiene 4 campos:





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