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Abril de 2013
Powered By Pango Technologies
SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS
MANUAL DE USUARIO
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INDICE
INTRODUCCIN
..........................................................................................................................
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ACCESO AL SISTEMA
.....................................................................................................................
3
INICIO DE SESIN
.........................................................................................................................
4
PERFILES DE USUARIO...5
OPERACIN DEL SISTEMA
...............................................................................................................
6
PGINA DE INICIO.6
VENTAS...7
PROVEEDORES10
MATERIALES......12
HERRAMIENTAS..15
EMPLEADOS...21
CLIENTES...24
OBRAS..27
INFORMES.....28
DEVOLUCIONES..31
EXPORTAR A EXCEL33
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SISTEMA DE PUNTO DE VENTA IRS
MANUAL DE USUARIO
Introduccin
En este documento se describe de manera clara y concisa la forma
de utilizar el
Sistema de punto de venta IRS y su funcionamiento.
Con el sistema de punto de venta IRS podemos controlar
proveedores, materiales,
herramientas, empleados, clientes, obras, informes,
devoluciones, ventas, etc.
Aunque el sistema est desarrollado para ser altamente intuitivo,
de fcil uso y no
necesitar capacitacin, este manual de usuario te ayudar a
aprovechar al mximo
el sistema de punto de venta.
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Acceso al sistema
Ubquese en el icono de un navegador de internet (Se recomienda
Google Chrome) y
haga doble clic para ingresar.
Google Chrome
Una vez ingresado al navegador, ubquese en la barra de
direcciones y coloque la
direccin del Sitio Web ( www.pangologies.cu.cc/IRS/) y de
enter.
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Inicio de sesin
La pantalla de inicio muestra un una pequea ventana donde el
usuario debe escribir
el nombre del usuario y la contrasea. nicamente los usuarios que
se encuentren
registrados en el sistema IRS podrn acceder al punto de
venta.
Nota: Los campos de usuario y contrasea no son sensibles a
maysculas y minsculas,
deben ser ingresados de la misma manera como fueron dados de
alta en el sistema de
IRS.
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Perfiles de usuario
El sistema de punto de venta IRS puede manejar tres tipos de
perfiles de usuario,
cada uno de ellos tiene funciones especficas en el manejo del
punto de venta, el cual
define las limitantes con las que cuenta cada uno de ellos. Los
tipos de perfiles son los
siguientes:
Dueo: Tiene control total en el punto de venta, no tiene
limitaciones.
Administrador:
Cuenta permisos para realizar ventas, devoluciones, cambios de
precios, generar
reportes, hacer actualizaciones, entre otras funciones. En
conclusin tiene control
total en el punto de venta pero este tipo de usuario puede ser
eliminado o modificado
por el dueo.
Empleado:
Perfil utilizado para el manejo exclusivo de ventas.
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Pgina de Inicio
Una vez el usuario ha ingresado al sistema de punto de venta
IRS, este muestra el
ambiente del Men Principal. En este men principal el usuario
dispone de diez
submens a los cuales se puede acceder dando clic sobre ellos con
el Mouse.
Las funciones del Men Principal son las siguientes, mas adelante
veremos estas
pantallas mas a detalle:
Ventas
Proveedores
Materiales
Herramientas
Empleados
Clientes
Obras
Informes
Devoluciones
Exportar a Excel
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Ventas
Esta funcin permite realizar ventas y manejar prstamos de los
materiales y/o
herramientas que se encuentren en el inventario.
Al realizar una venta se solicitar al usuario de manera
opcional, los datos del cliente
o de la obra a la que se asignar el prstamo o la venta.
La bsqueda de los materiales y/o herramientas se podr realizar
por medio del
cdigo de barras o por nombre.
Si el usuario elige realizar la bsqueda del material por medio
del cdigo de barras,
tendr que ingresar el cdigo correspondiente del material
solicitado en la venta, de
forma manual o por medio de un scanner. Adems tendr que
seleccionar si lo que
est buscando pertenece al inventario de materiales, herramientas
o herramientas
compuestas.
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En caso de que el usuario elija realizar la bsqueda por nombre,
se tendr que
presionar alguno de los botones que se encuentran de bajo de
Buscar por Nombre,
los cuales son el botn de Materiales, el botn de herramientas y
el botn de
herramientas compuestas. Una vez seleccionado el botn, en el
cuadro de texto que se
encuentra sobre dichos botones, se ingresara de forma manual el
nombre de material
o herramientas que se est vendiendo y se desglosar una lista de
los productos que
se encuentran dentro del inventario, para que el usuario los
identifique de una forma
ms rpida y segura.
En caso de que el material o herramienta que se est vendiendo no
se encuentre
dentro del inventario, se tiene la opcin de agregar un concepto
junto con la inversin
y el precio por el concepto mencionado.
Cada uno de los materiales o herramientas que se vayan agregando
a la venta se
enlistarn en la parte inferior de la ventana, junto con sus
principales caractersticas:
la cantidad de productos que se estn vendiendo, el concepto, la
inversin, el precio
unitario y el importe.
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Antes de presionar el botn de realizar venta o realizar prstamo
es necesario que el
usuario vendedor verifique que los productos que se agregaron a
la lista de artculos
son los que el cliente realmente desea.
En caso de que se quiera eliminar un material o herramienta de
la lista de artculos,
en la parte izquierda de cada artculo se muestra una x, desde la
cual se puede
cancelar el artculo de la venta o prstamo.
Dentro de la funcin de ventas y prstamos se encuentran en la
parte inferior de la
pantalla tres botones: limpiar la venta, Realizar venta, y
Realizar prstamo.
Botn Limpiar venta: Permite inicializar los valores de la venta
en blanco.
Botn Realizar venta indica que la venta ha sido efectuada y se
modifica
automticamente la cantidad de material o herramienta dentro
del
inventario.
Botn Realizar prstamo indica que un prstamo ha sido efectuado y
se
modifica automticamente la cantidad de material o herramienta
dentro del
inventario.
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Proveedores
La opcin de proveedores cuenta con dos pestaas (Administrar
proveedores y
Registrar Proveedores).
La pestaa Administrar proveedores muestra los nombres de los
proveedores
actualmente registrados en la base de datos junto con sus
principales caractersticas.
Al final de cada registro se muestran dos botones, uno para
editar los datos actuales y
otro para borrar el registro.
Si se presiona el botn de editar proveedor se abrir una nueva
pestaa para
actualizar la informacin del proveedor.
En caso de presionar el botn de eliminar proveedor se mostrar un
mensaje de
confirmacin para aceptar o cancelar la operacin.
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A continuacin se muestra la pantalla de Actualizar proveedor.
Como se puede
observar en el siguiente ejemplo, los datos actuales del
proveedor se colocan dentro
del formulario de actualizacin. Una vez que se realizaron
modificaciones en la
informacin del proveedor se debe presionar el botn Actualizar
proveedor para que
los cambios se efecten dentro de la base de datos del
sistema.
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Materiales
En la opcin materiales, se desglosan dos pestaas ms (Administrar
Materiales y
Registrar Materiales).
En la pestaa Administrar Materiales se desglosan todos los
materiales registrados
en el inventario y tienen la opcin de ser editados, eliminados
por completo y de
agregar o en su caso eliminar cantidades dentro del
inventario.
Cuenta con un cuadro de texto que permite realizar bsquedas con
solo ingresar el
nombre o alguna otra caracterstica del material.
Si se desea aumentar o disminuir la cantidad en algn material,
con solo presionar los
botones o respectivamente, se mostrara un mensaje donde pide la
cantidad a
aadir o retirar.
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Presionando el botn editar se muestra el formulario Actualizar
Material, desde
el cual se pueden realizar modificaciones en la informacin del
material. Al finalizar la
edicin del material se debe presionar el botn Listo! Guarda los
datos para que los
cambios se efecten dentro de la base de datos del sistema.
Desde la pestaa Registrar Material se muestra un formulario con
los campos
necesarios para llevar el control del nuevo material a
registrar.
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Al ingresar los datos de proveedores, marca o categora, se tiene
la opcin de seleccionar
por datos que ya estn dentro de la base de datos del sistema
Tambin tiene la opcin de generar automticamente el cdigo de
barras, desde la
casilla Generar Automticamente.
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Herramientas
La funcin herramientas se divide en cuatro pestaas :
En la pestaa Herramientas Simples se muestra un listado de todas
las herramientas
del inventario, las caractersticas de cada herramienta y la
cantidad disponible en
inventario. Por cada registro se muestra un botn de Editar,
Borrar, agregar y eliminar.
El botn permite agregar ms cantidad al inventario. Cuando se
presiona el botn
de agregar aparecer una pequea ventana donde pide la cantidad a
agregar.
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Despus de ingresar la cantidad se mostrara un mensaje para
confirmar que est
seguro de agregar dicha cantidad al inventario.
El botn permite eliminar cantidad al inventario. Cuando se
presiona el botn de
eliminar aparecer una pequea ventana donde pide la cantidad a
retirar.
Despus de ingresar la cantidad se mostrara un mensaje para
confirmar que est
seguro de retirar dicha cantidad del inventario.
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El botn editar abre otra pestaa para actualizar los datos de la
herramienta
seleccionada.
El botn elimina el registro por completo, a excepcin de los
registros que se
encuentren en prstamo.
Si alguna herramienta se encuentra en prstamo aparecer el
siguiente mensaje.
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En la pestaa Registrar Herramienta Simple se muestra un
formulario para ingresar
una nueva herramienta al inventario.
Los campos marcados con un asterisco * son obligatorios para que
el registro de la
herramienta se realice con xito.
Al ingresar la cantidad se debe seleccionar la unidad de medida
de la herramienta que
se est registrando (Piezas, lotes. Metros, kilogramos o
litros).
Si la herramienta tendr detalles de mantenimiento se tiene que
presionar el siguiente
botn
Al presionar el botn detalles de mantenimiento se desglosan los
siguientes campos
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En el cuadro de texto se colocara la cantidad y a la derecha se
debe seleccionar si el
mantenimiento es por uso o por das.
Dentro del formulario se tiene la opcin de generar
automticamente el cdigo de barra.
nicamente se tiene que seleccionar la opcin
En la pestaa Herramientas Compuestas se muestra un listado de
las herramientas
compuestas que se tienen en inventario junto con sus principales
caractersticas y los
detalles de las herramientas simples que pertenecen a la
herramienta compuesta.
Cada herramienta compuesta tiene la opcin de editar, eliminar
por completo o de
agregar o quitar partes.
Nota: Una herramienta compuesta es aquella que est formada por
un conjunto de
herramientas simples, las cuales pueden o no ser del mismo
tipo.
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En la pestaa Registrar Herramienta Compuesta se muestra un
formulario para
ingresar una nueva herramienta compuesta al inventario.
El formulario de Registrar Herramienta Compuesta es muy parecido
al formulario de
Registrar Herramienta Simple pero tiene un botn de
Continuar.
El botn de continuar muestra otra pantalla desde la cual se
muestran dos botones ms.
Se da la opcin de agregar partes existentes en el inventario a
la herramienta
compuesta o tambin se tiene la opcin de agregar nuevas partes
que no se encuentran
dentro del inventario.
Aqu se muestra un ejemplo:
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Empleados
En la opcin Empleados se desglosan dos pestaas ms, una pestaa
con el ttulo de
Administrar empleados, desde la cual se puede consultar todos
los empleados
registrados dentro del sistema y desde la cual se pueden editar
o borrar por completo
los registros; la otra pestaa es la de Registrar Empleado, con
la cual se pueden
agregar nuevos registros de empleados nuevos dentro del
sistema.
Pestaa Administrar Empleados
Cada registro que se muestra en la lista de empleados tiene la
opcin de ser editado o
eliminado, desde los botones que se muestran en la columna
acciones.
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Al presionar el botn editar se desglosa una pantalla con los
campos que contienen la
informacin de los empleados y desde ah se pueden editar o
actualizar campos que no
tienen datos.
Pantalla Actualizar empleado
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Pestaa Registrar Empleados
Desde el siguiente formulario se pueden registrar ms empleados
al sistema de IRS
para manejo exclusivo de ventas.
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Clientes
Si se desea llevar un registro de los clientes ms frecuente, se
tiene el modulo de
Clientes, el cual consta de dos pestaas Administrar Clientes y
Registrar Cliente.
En la pestaa Administrar Clientes se muestra la lista de
clientes registrados en el
sistema, y se tiene la opcin de editar, eliminar o ver ms
informacin sobre el
cliente.
El botn permite eliminar algn cliente registrado dentro del
sistema IRS, al
presionar el botn de borrar se mostrar el siguiente mensaje para
confirmar que se
est seguro de realizar la accin.
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Al presionar el botn se muestra una ventana con informacin
detallada del
cliente.
Con el botn se accede a un formulario, el cual permite
actualizar los datos de
los clientes registrados.
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Pestaa Registrar Clientes
La siguiente pantalla muestra el formulario con los campos que
se pueden registrar
de un nuevo Cliente.
El nico campo obligatorio es el nombre del cliente *
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Obras
Otra funcin que se encuentra disponible dentro del men principal
del sistema IRS es
la funcin de Obras.
La funcin Obras desglosa dos pestaas mas: Listado de Obras y
Registrar Nueva
Obra.
Aqu se muestra la pantalla Listado de Obras, donde se muestra el
nombre de la
obra, la descripcin de la obra, direccin donde se est realizando
la obra, el encargado
de la obra, la fecha de inicio de la obra y en caso de que la
obra haya finalizado se
mostrara la fecha en que termino la obra.
Cada registro de obras tiene la opcin de ser editado o
eliminado.
Para registrar los datos sobre una obra, se tiene que acceder a
la pestaa Registrar
Nueva Obra que se encuentra desde el men de Obras.
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Informes
Los informes de las ventas se muestran en dos pestaas. La
primera pestaa muestra
los informes de las ganancias por da y la segunda pestaa muestra
los informes de las
ventas entre un rango de fechas o un ao especfico.
En la pestaa Informe de las ventas por da como su nombre lo dice
muestra el total de
ganancias del da y el total antes y despus de impuestos.
En la pestaa Informe de ventas por rango de fechas se tienen que
seleccionar desde
un calendario, la fecha de inicio y una fecha final, entre las
cuales se desea saber el total
de ganancias obtenidas.
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Una vez ingresadas las fechas, se deber presionar el botn ver
reporte y se desglosaran
los datos dentro de otra pantalla Ver Reporte, aqu se muestra un
ejemplo.
La siguiente imagen muestra la pantalla completa de Informes de
ventas por rango de
fechas.
Otra opciones de generar informe, es al presionar el botn
Los informes generados al presionar este botn incluyen: los
productos vendidos, los
clientes a los que se vendi el producto y el nombre del
vendedor.
Si se desea un reporte que muestre cada una de las ventas
incluyendo los productos que
pertenecen a dicha venta y los detalles de ganancias en esa
venta, se tiene la opcin de
generar informe por venta
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Otras opciones muy tiles dentro de la funcin de Informes son las
de generar reporte
por ao o generar informe seleccionando un mes y ao.
La ltima funcin que se debe destacar es la de crear informes de
las inversiones
realizadas en Obras, este se puede generar al presionar el
siguiente botn.
Aqu un ejemplo de generar reporte por ventas en Obras.
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Devoluciones
La funcin Devoluciones se desglosa en dos pestaas: la pestaa de
Prestamos sin
devolver y la pestaa Historial de prstamos.
En la ventana de prstamos sin devolver se muestra una lista de
los prstamos que se
han realizado y que aun no estn liquidados.
Se muestra una columna con los detalles del prstamo, donde se
incluye el nombre del
responsable quien entrego los artculos del prstamo, el nombre
del cliente o el nombre
de la obra a quien fue asignado el material o herramienta, el
valor total de los
artculos prestados, el nombre del personal que autorizo el
prstamo y la fecha de
prstamo.
Desde el botn detalles se desglosan los artculos que pertenecen
al prstamo,
mostrando la cantidad, el nombre y descripcin de cada
artculo.
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Una vez que el prstamo haya sido devuelto, se tendr que ingresar
a listado de
prstamos, desde el campo de bsqueda se consultara los detalles
del prestamos y
una vez encontrado el prstamo se tiene que presionar el botn
.
Se muestra la siguiente ventana, desde la cual se tendr que
seleccionar la manera
en que se liquidara el prstamo.
Si el prstamo se liquida con otro artculo igual, se debe
presionar el botn Liquidar
y regresar al inventario. En caso de que el prstamo se liquide
con otro artculo se
deber presionar el botn Liquidar con otro concepto.
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Exportar informes a Excel
La funcin Exportar informes a Excel permite realizar un
documento en Excel el
cual incluye informacin de todos los productos que se encuentran
dentro del
inventario de materiales.
Se debe presionar el botn
Automticamente se genera el archivo en Excel y se podr descargar
presionando el
botn Descargar Aqu.
