MANUAL DE USUARIO - Gobierno de Santa Fe - Portal · 2014-08-13 · MANUAL DE USUARIO P R E ST A D O R E S D I S C A P A C I D A D IAPOS Parte I: Ingreso al Sistema Para acceder al

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I AP OS

Provincia de Santa Fe

Ministerio de Salud - IAPOS

Nuevo Sistema Informático para Trámite del IAPOS

MANUAL DE USUARIO

Prestadores del área de DiscapacidadPrestadores del área de Discapacidad

MANUAL DE USUARIO

Prestadores del área de DiscapacidadPrestadores del área de Discapacidad

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Contenido Parte I: Ingreso al Sistema..........................................................................................................3

Parte II: Presentación de la Pantalla inicial...............................................................................4

1. Disposición de datos y opciones de pantalla........................................................................41.1. Opciones de Visualización del Menú...................................................................................41.2. Barra de navegación............................................................................................................51.3. Menú del Sistema................................................................................................................61.4. Iconos..................................................................................................................................61.5. Ayuda en línea.....................................................................................................................7

Parte III: Consumos y Autorizaciones.......................................................................................8

1. Iconos por Registro................................................................................................................. 8

2. Autorizaciones y Consumos...................................................................................................82.1. Consumos de una Autorización...........................................................................................9

2.1.1. Visualizar los datos de un registro......................................................................................92.1.1.1. Visualización del detalle de una Autorización:.....................................................................102.1.1.2. Visualización del detalle de un Consumo:............................................................................102.1.1.3. Ingresar Observación............................................................................................................112.1.1.4. Modificar una Observación..................................................................................................112.1.1.5. Eliminar una Observación....................................................................................................11

2.1.2. Modificar los datos de un registro......................................................................................112.1.3. Eliminar de un registro....................................................................................................... 112.1.4. Anular un registro.............................................................................................................. 112.1.5. Alta de Consumos de una Autorización..............................................................................12

2.1.5.1. Carga de Consumo por Sesión..............................................................................................122.1.5.2. Carga de Consumo por Kilómetros......................................................................................122.1.5.3. Carga de Consumo por Módulo...........................................................................................122.1.5.4. Confirmación de la Carga del Consumo...............................................................................132.1.5.5. Visualización de Autorizaciones y Consumos en la pantalla Principal.................................14

2.1.6. Imprimir Reporte del registro............................................................................................. 142.1.6.1. Reporte de una Autorización...............................................................................................142.1.6.2. Reporte de un Consumo.......................................................................................................15

2.1.7. Visualización de documentos adjuntos..............................................................................162.1.7.1. Funcionalidades de la pantalla “Documentos Adjuntos......................................................17

2.2. Tratamiento de Errores.......................................................................................................17

Parte IV: Pre liquidación y Liquidación.....................................................................................19

1. Gestión de Pre liquidaciones..................................................................................................191.1. Visualización del Detalle de la Pre Liquidación....................................................................20

1.1.1. Impresión de la Pre Liquidación.........................................................................................211.1.2. Cierre de la Pre liquidación................................................................................................22

1.2. Documentos a presentar, del 1 a 10 de cada mes, para el Pago de una Liquidación..........22

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Parte I: Ingreso al SistemaParte I: Ingreso al SistemaPara acceder al sistema, se deben ingresar el usuario y la contraseña en la parte superiorderecha de la pantalla inicial:

Cuando acceda al sistema por primera vez, con su usuario y una contraseña predeterminada,se le solicitará cambiar la contraseña, con lo cual se visualiza la siguiente pantalla:

Una vez modificada la contraseña, el mistes visualiza la pantalla inicial:

Haciendo clic en la parte superior derecha de la pantalla, donde indica la flecha roja, sevisualizan los datos del usuario logeado a la aplicación:

El icono , es para cerrar la sesión del sistema.

El icono , es para cambiar la contraseña de acceso al sistema.

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Parte II: Presentación de la Pantalla inicialParte II: Presentación de la Pantalla inicialA continuación se detalla la disposición de los datos en las pantallas del sistema junto con unabreve descripción. Se especifica la modalidad de navegación entre las diferentes secciones.

1. Disposición de datos y opciones de pantalla

1.1. Opciones de Visualización del MenúA través de estas opciones es posible configurar las diferentes formas de visualizar el Menú delsistema:

1. Inicio: permite acceder a la pantalla de inicio del sistema.2. Recargar Menú: refresca la información en el Menú del sistema. 3. Menú Vertical: permite configurar la visualización del Menú del sistema en forma

vertical. Esta visualización es la establecida por defecto.4. Menú Estilo Árbol: a través de esta opción es posible visualizar el Menú del sistema

con el estilo de árbol.5. Menú Cascada: permite configurar el Menú para visualizarlo en forma de cascada

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1.2. Barra de navegaciónEsta herramienta guarda el registro de las últimas cinco pantallas accedidas. A medida que se navega por las diferentes secciones del sistema, la Barra de Navegación seactualiza con las pantallas visitadas. De esta forma, en caso de necesitar volver a alguna de laspantallas anteriores indicadas en la barra, es posible realizarlo de manera rápida y accesible através de los links que figuran en la misma.

El botón que figura a la derecha de la Barra de Navegación permite regresar a la pantallaanterior. Se encuentra disponible solo en caso de tener una pantalla a la cual volver.

En este ejemplo se puede observar que el prestador accedió a la pantalla de Novedades, luegovisitó Autorizaciones y más tarde ingreso a la pantalla de Pre liquidación

En caso de que lo desee, el prestador puede volver a cualquiera de estas pantallas a través dellink en la Barra de Navegación o bien regresar a la pantalla anterior a través del botón .

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1.3. Menú del SistemaEl Menú de Sistema permite el acceso a los diferentes módulos y funciones. Las opcionesdisponibles en el Menú del sistema dependen del perfil del usuario y de la configuración deseguridad en general.

1.4. IconosEn las pantallas de mantenimiento y configuración de los datos existen funcionalidades queson comunes a todas:

1. Funciones varias: en cada una de las pantallas que contenga listados es posibleactualizar los datos, cargar un ítem nuevo o exportarlo a una Planilla de Cálculo.

2. Búsquedas: permite realizar la búsqueda de uno o más registros dentro del listado.Existen diferentes formas de búsqueda:Botón Buscar : trae todas las autorizaciones creadas en la Obra Social y los consumoscargados por el prestador.Filtro Ver: se puede restringir la búsqueda por Autorizadas, No autorizadas, RequiereAuditoria Administrativa, Requiere Auditoria Medica, Denegada por auditoriaAdministrativa y Denegada por auditoria Médica.Filtro Modalidad: se puede restringir la búsqueda por Autorización previa, Consumo deAutorización previa, Autorización y Consumo Simultáneo.

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1.5. Ayuda en líneaLa aplicación cuenta con una opción dentro del menú principal que le permite al usuarioacceder a un manual en línea referido al módulo con el que se está trabajando. Debajo de laetiqueta que identifica al módulo se encuentra esta opción que despliega una nueva ventanacon el Manual de usuario.

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Parte III: Consumos y AutorizacionesParte III: Consumos y AutorizacionesEsta opción, le permite al prestador, visualizar las autorizaciones de las prestaciones vinculadasal prestador y en caso de que estén en estado “Autorizadas”, le permite ingresar los consumosde la misma. Para el manejo de autorizaciones y consumos, se deben seleccionar los siguientepuntos del menú:Autorizaciones online/Autorizaciones Ambulatorias/Autorizaciones en Prestador. Con lo cual elsistema, muestra la siguiente pantalla:

1. Iconos por RegistroEn el listado de registros de la pantalla, se presentan por defecto siete iconos que permitenrealizar tareas para cada registro en particular.

2. Autorizaciones y ConsumosEn la grilla de resultados, se visualizan dos tipos de registros

1. Autorizaciones: Son las autorizaciones de prestaciones, vinculadas al prestador. Las autorizaciones pueden estar en uno de los siguientes estados:

• Autorizada: El prestador está en condiciones de realizar la prestación

• Diferida: La prestación deberá ser autorizada o denegada por el sector deauditoría médica del IAPOS.

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• Denegada: La prestación no puede ser realizada. Para este caso el sistema nopermitirá el ingreso de consumos vinculados a la misma.

2. Consumo de una Autorización: Son los consumos ingresados por el prestador paracada una de las autorizaciones de prestaciones en estado “Autorizadas”.

2.1. Consumos de una AutorizaciónEn la siguiente tabla, se expone, por cada práctica dentro del parea de Discapacidad, el tipo de valoración y la frecuencia de la misma.

Práctica Tipo deValoración

Carga delConsumo

Estimulación Temprana Por Sesión Semanal

Fonoaudiología Por Sesión Semanal

Psicología Por Sesión Semanal

Psicopedagogía Por Sesión Semanal

Kinesioterapia – Fisioterapia Por Sesión Semanal

Hidroterapia Por Sesión Semanal

Terapia Ocupacional Por Sesión Semanal

Modulo integral simple Por Módulo Semanal

Modulo integral intensivo Por Módulo Semanal

Transporte (cuando hay a rehabilitación) Por Kilómetro Semanal

Hospital de día jornada simple Por Módulo Mensual

Hospital de día jornada doble Por Módulo Mensual

Centro Educativo Terapéutico (jornada simple o doble) Por Módulo Mensual

Centro de Día (jornada simple o doble) Por Módulo Mensual

Hogar con Centro Educativo Terapéutico Por Módulo Mensual

Hogar con Centro de Día Por Módulo Mensual

Hogar Permanente Por Módulo Mensual

Hogar Permanente con Centro de Día Por Módulo Mensual

Hogar Permanente con Centro Educativo Terapéutico Por Módulo Mensual

Internación para rehabilitación Por Módulo Mensual

2.1.1. Visualizar los datos de un registroPresionando el icono del registro correspondiente, en la grilla de autorizaciones y consumos, se podrán visualizar todos los datos del registro seleccionado.

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2.1.1.1.Visualización del detalle de una Autorización:

2.1.1.2.Visualización del detalle de un Consumo:

En caso de que se requiera, se puede visualizar una Observación o ingresar una nueva, haciendo clic en el icono , “Observaciones”, con lo cual el sistema visualiza la pantalla de Observaciones.

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2.1.1.3.Ingresar ObservaciónUna vez ingresada la observación, el usuario debe presionar el icono , para agregar la observación a a la grilla de observaciones.Por último, usuario presiona el botón “Confirmar” de la sesión “Observaciones y el sistema regresa a la pantalla de carga.

2.1.1.4.Modificar una ObservaciónSi el usuario que ingresó una Observación, desea modificarla, lo puede hacer, presionando el icono , en el registro correspondiente, de la grilla de Observaciones.

2.1.1.5.Eliminar una ObservaciónSi el usuario que ingresó una Observación, desea eliminarla, lo puede hacer, presionando el icono , en el registro correspondiente, de la grilla de Observaciones.

2.1.2. Modificar los datos de un registroPara el rol de Prestadores, no está permitida la modificación de Autorizaciones ni deConsumos. El icono que representa esta acción es: .

2.1.3. Eliminar de un registroPara el caso de Autorizaciones: no está permitida la eliminaciónPara realizar la eliminación de un Consumo se debe tener en cuenta lo siguiente:- Que NO esté emitido: la emisión es la impresión definitiva de la Autorización vinculada al

Consumo, y su entrega al afiliado.- Que NO fue intervenido por la Obra Social: es decir cuando pasa por Auditoria. - Que NO esté incluido en alguna Pre liquidación.

Si el consumo se encuentra en condiciones de ser eliminado, esto se realiza haciendo clic en el icono , del registro correspondiente en la grilla de autorizaciones. Siempre es necesario confirmar esta acción.

2.1.4. Anular un registroPara realizar la anulación de un registro (sea Autorización o Consumo), se debe tener encuenta lo siguiente:- Que algunas de las prácticas de la Autorización o el Consumo (según sea el registro), NO

estén incluidos en Pre liquidaciones

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Si registro se encuentra en condiciones de ser anulado, esto se realiza haciendo clic en el icono, del registro correspondiente en la grilla de autorizaciones. Siempre es necesario confirmar

esta acción.

2.1.5. Alta de Consumos de una AutorizaciónDesde la pantalla “Autorizaciones por Prestador”, el prestador podrá ingresar los consumos de una autorización haciendo clic en el icono “Consumir” correspondiente a una Autorización en estado “Autorizada”.

Al seleccionar el icono , “Consumir”, aparecerá una pantalla para ingresar el consumo. Losvalores de dicho pantalla y la frecuencia del ingreso del mismo, depende del tipo devalorización y la frecuencia de cada prestador, expuestos en la tabla anterior.

2.1.5.1.Carga de Consumo por SesiónEl prestador, debe ingresar la cantidad de sesiones consumidas por semana.

2.1.5.2.Carga de Consumo por KilómetrosEl Transportista, debe ingresar la cantidad de kilómetros consumidos por semana.

2.1.5.3.Carga de Consumo por MóduloEl prestador, debe ingresar la cantidad de módulos consumidas por semana o por mes, segúnsea el caso.

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2.1.5.4.Confirmación de la Carga del ConsumoLuego de ingresar el consumo, el sistema muestra una pantalla con los datos de la autorizacióny los consumos de la misma. El usuario debe ingresar la fecha de solicitud de la carga delconsumo y luego presionar le botón “Confirmar”.

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2.1.5.5.Visualización de Autorizaciones y Consumos en la pantalla PrincipalLuego de ingresar el consumo y confirmarlo, el sistema regresa a la pantalla “Autorizacionespor Prestador” y agrega a la grilla de Autorizaciones y Consumos, el registro correspondiente alconsumo ingresado. En los registros del tipo “Consumo”, no se visualiza el icono “Consumir”:

2.1.6. Imprimir Reporte del registroHaciendo clic en el icono , de un registro en la pantalla principal “Autorizaciones en Prestador” o bien, desde la pantalla donde se visualiza el detalle del registro

2.1.6.1.Reporte de una Autorización

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2.1.6.2.Reporte de un Consumo

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2.1.7. Visualización de documentos adjuntosEsta opción permite visualizar los documentos adjuntos de la Autorización o del Consumo..Haciendo clic en el icono , del registro correspondiente, en la grilla de autorizaciones yconsumos, el sistema muestra una pantalla con dichos documentos.

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2.1.7.1.Funcionalidades de la pantalla “Documentos Adjuntos• Haciendo clic en el link de uno de uno de los documentos, se puede visualizar la

imagen del mismo.• Haciendo clic en el icono , se puede adjuntar un documento al registro

seleccionado.• El resto de los icono, no deben utilizarse.

2.1.7.1.1 Aclaración para prestadores tipo “Centro”

En el caso de los centros, cuando el Médico Auditor lo requiera, puede enviar una observacióndirigida a Centro, solicitando un reporte con el estado actual del paciente y su evolución en elúltimo año. Cuando esto suceda, el prestador deberá adjuntar dicho documento al sistema yluego para responder al auditor, deberá ingresar una Observación en la sección Observaciones.

2.2. Tratamiento de ErroresEs posible que los datos ingresados para un consumo no sean correctos.Ya sea esto debido a las reglas de verificación o error de carga. Estos errores se podrán apreciar de la siguiente manera:

Sobre el lado derecho de la pantalla se visualizarán los errores encontrados y su severidad:

- Advertencia: El error es solo informativo, lo cual no impedirá la registración.

- Diferimiento: Indica que la registración será derivada a los sectores de Auditoría de la Obra Social, los cuales podrán autorizar o denegar la solicitud. Esta severidad no impide laregistración

- Error: Indica que deberá corregir el error para poder realizar la registración, mientras éste persista no se guardará nada de lo que fue ingresado.

Hay que distinguir entre dos clases de error , los de Cabecera y los de Detalle.

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- Errores de Cabecera: son aquellos que corresponden a la información global de lasolicitud, como ser datos del Afiliado, de los Profesionales intervinientes o de Diagnóstico.

- Errores de Detalle: son los correspondientes a las prácticas, tienen que ver con topessuperados, no correspondencia al diagnóstico, incompatibilidades, entre otros.

Los errores de Cabecera pertenecen a los Datos de Cabecera y los Errores de Detalle a losDatos de Detalle. Para estos últimos, y en los casos en que se registra más de una práctica, lavisualización de los errores para cada línea de datos de detalle se podrá realizar haciendo clicen en la línea de la grilla correspondiente, con lo cual el sistema actualiza la información deErrores que se visualiza en el lado derecho de la pantalla.

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Parte IV: Pre liquidación y LiquidaciónParte IV: Pre liquidación y LiquidaciónSerá posible llevar un registro de todas aquellas prestaciones consumidas que estén encondiciones de ser facturadas por el prestador para su cobro.

1. Gestión de Pre liquidacionesAquí se presenta la pantalla principal de esta característica:

La parte superior de la pantalla contiene información correspondiente al prestador y Fecha deCorte.Por debajo se disponen de filtros que permiten realizar búsquedas por diferentes criterios como ser Periodos y Estados, Tipo de Prestaciones, Agrupamientos Especiales, Cobertura y Plan, etc.

Luego se presentan los botones e los cuales permiten realizar enforma masiva el cierre de la Pre liquidación o la impresión de las misma.

Por último, la grilla de Pre liquidaciones contiene la información del prestador y los importesautorizados.

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En esta grilla, la pre liquidación cuenta con iconos que permiten diversas acciones.

1.1. Visualización del Detalle de la Pre LiquidaciónHaciendo clic en el icono, , permite visualizar el detalle de las prestaciones autorizadas y consumidas que componen la Pre liquidación

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Desde este detalle y mediante el icono , es posible acceder a cada una de las autorizacionesoriginales.

También se dispone de la funcionalidad de quitar registros que no se desea sean incluidos en esta pre liquidación, esto es posible seleccionando el icono , al hacerlo se mostrará un alertaque solicita confirmación para la acción:

Confirmando mediante el botón Aceptar, el ítem será desvinculado de la pre liquidación con la que se está trabajando, e ingresará en la correspondiente al próximo periodo.De esta manera el prestador puede definir que consumos incluirá en cada pre liquidación.

1.1.1. Impresión de la Pre LiquidaciónHaciendo clic en el icono , el sistema permite obtener un informe impreso con los datos decabecera y el detalle de las prestaciones listadas con sus respectivos importes.

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Cabe destacar que la impresión se puede realizar en cualquier momento, pero solamenteluego de que el prestador la cierre, se incluirá la leyenda “Impresión Definitiva”, de otra formase mostrará “Impresión Provisoria”.La impresión de la Pre liquidación con la leyenda “Impresión Definitiva, forma parte de ladocumentación que se debe presentar para gestionar el pago de dicha Liquidación.

1.1.2. Cierre de la Pre liquidaciónUna vez que el prestador revisa el detalle de la Pre Liquidación y esté conforme, debe hacer

clic en el icono , con lo cual el sistema muestra un alerta como el siguiente:

Confirmando el mismo, el sistema cierra la Pre Liquidación. Una vez cerrada, no puede abrirse ni modificarse.

Ahora el prestador, puede imprimir la pre liquidación, la cual saldrá con la leyenda “Impresión Definitiva”y seguir el trámite de presentación de facturación a la Obra Social. Luego de realizar esto, el icono se desactivará y se mostrará deshabilitado con lo cual no será posible realizar modificaciones en la pre liquidación cerrada.

Si el IAPOS se detecte que en una liquidación presentada para procesar su pago, se incluyeron consumos que no cuentan con toda la documentación necesaria; en estos casos, IAPOS comunicará la situación al prestador para que adjunte la documentación faltante. El pago no será procesado hasta que la documentación se complete.

1.2. Documentos a presentar, del 1 a 10 de cada mes, para el Pago de unaLiquidación

1. Liquidación, impresa desde el sistema con la leyenda “Impresión Definitiva”2. Factura bien conformada3. Planilla de Asistencia4. Último Pago del Monotributo5. Declaración jurada en caso que la factura supere los $5000 (Hay 3 modelos diferentes

de acuerdo a su situación en AFIP)

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