Manual de Usuario Final Suite FE

Manual de Usuario

Final Suite Electrónica

05/02/2018 DIGIFLOW S.A. Nadia Rios Vidal - Implementación

� MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

CONTENIDO

SUITE ELECTRÓNICA – USUARIO FINAL ....................................................................................................... 2

I. SALIDA DE CPE ..................................................................................................................................... 2

1.1 MONITOR: ..................................................................................................................................... 3

II. REPORTES Y BAJAS .............................................................................................................................. 7

2.1 DOCUMENTOS ANULADOS ............................................................................................................... 8

2.2 GENERAR REPORTE ..................................................................................................................... 10

2.3 REPORTE DE BOLETAS/ BAJAS/REVERSAS ................................................................................. 12

III. MANTENCIÓN DE CONTRIBUYENTES................................................................................................ 15

IV. ENVÍO DE COMPROBANTES A CLIENTES / PROVEEDORES .......................................................... 17

V. CAMBIO DE EMPRESA ....................................................................................................................... 18

� MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

SUITE ELECTRÓNICA – USUARIO FINAL

La estructura de menú se puede visualizar en formato explorador o en un menú a dos niveles, tal

como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 1 – Estructura de menú general

A continuación se detallará las opciones que corresponden al Usuario final de la Suite Electrónica

que son Salida de DTE y Reportes y Bajas:

I. SALIDA D E CPE

Este sub-menú contiene las opciones para verificar paso a paso cada uno de los procesos necesarios

para realizar el envío de un comprobante. En esta opción se puede verificar el estado de cada uno

de los documentos electrónicos y visualizar en qué fase se encuentra.

- Para los comprobantes estándar (Facturas, Boletas y Notas asociadas) se debe seleccionar la

opción: Monitor de CPEs

- Para los comprobantes de Retención se debe seleccionar la opción: Monitor de Retención

- Para los comprobantes de Percepción se debe seleccionar la opción: Monitor de Percepción

Figura 2 – Estructura de salida de DTE

0 MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

1.1 MONITOR:

Esta opción permite, desde un punto central, efectuar un seguimiento de los comprobantes

emitidos en sus distintas fases. Cada vez que un comprobante completa un nuevo paso, se pinta

una nueva casilla, con un color de acuerdo a su estado:

� Facturas y Notas Asociadas

� Verde : Comprobante Informado a SUNAT

� Verde / Amarillo: En proceso de Envío

� Verde / Rojo : Comprobante rechazado / Error de Comunicación con SUNAT

� Amarillo : Pendiente de Referencia

� Boletas y Notas Asociadas



� Verde / Rojo : Comprobante rechazado / Error de Comunicación de SUNAT


� Verde / Purpura : Comprobante Anulado

� Comprobantes de Retención



� Verde / Rojo : Comprobante observado por SUNAT / Error de Comunicación de

SUNAT

� Comprobantes de Percepción




SUNAT


� Guías de Remisión

� Verde : Documento Informado a SUNAT



SUNAT

Cuando el comprobante presenta algún problema en alguno de sus pasos, se pinta una casilla roja.

Las fases de los comprobantes, y los pasos de cada una de estas, son los siguientes:

� Carga de Comprobantes

• Lectura del Archivo Plano

• Validación del Esquema

• Carga del Comprobante en la Base de Datos

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� Envío a la SUNAT

• Si el XML no existe en Base de Datos, se crea el archivo.

• Se firma XML de envío.

• Se transmite el envío a la SUNAT.

• Se recibe una respuesta desde la SUNAT (CDR = Constancia de Recepción), en el que se indica si

el documento está aprobado o rechazado.

Figura 3 – Muestra monitor de CPE´s (Facturas, Boletas y Notas asociadas)

Figura 4 – Muestra monitor de CPE´s (Retención)

> MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

Figura 5 – Muestra monitor de CPE´s (Percepción)

Figura 6 – Muestra monitor de CPE´s (Guía de Remisión)

� Búsqueda de CPEs

Las búsquedas de documentos las podemos realizar filtrando los siguientes datos: Fecha de

emisión, serie, folio del documento y número de documento Receptor (Válido para todos los

Monitores). Todos los campos podemos insertar en la parte superior del formulario del

Monitor y haciendo clic en Buscar, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

C MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

Figura 6 – Búsqueda de CPE’s

En la grilla que se despliega al realizar una búsqueda existen columnas que permiten acceso a

los documentos ya procesados como son XML (Comprobante electrónico) y PDF

(Representación Impresa) � Primera y segunda columna de la grilla

En el Monitor podemos ver la información del comprobante y la fase en que se encuentra el

documento con el mensaje de error con las siguientes columnas:

Para visualizar los estados del comprobante movemos el scroll de la parte inferior de la grilla

hacia la derecha y podremos visualizar el estado del documento que deseamos consultar tal


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Figura 7 – Estado de CPE´s

Se debe tener en cuenta que las Boletas y sus Notas asociadas se envía a SUNAT al siguiente día de su

emisión y mediante el Monitor podremos identificar el estado de dichos comprobantes.

II . REP ORTES Y BAJ AS

Este sub-menú permite Anular documentos y generar reportes manuales de boletas, bajas y reversas.

Figura 8 – Menú Reportes y Bajas

H MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

2.1 DOCUMENTOS ANULADOS

Desde la opción Documentos Anulados podemos visualizar un listado de los documentos anulados

y si ya fueron reportados a SUNAT. También podemos Anular Nuevos Documentos:

Figura 9 – Formulario Documentos Anulados

� Listado de documentos Anulados

Por defecto al seleccionar la opción Documentos Anulados mostrará las bajas realizadas, pero

a la vez podemos realizar búsqueda personalizada en el recuadro Búsqueda Avanzada

insertando datos de acuerdo al campo que deseemos filtrar, hacemos clic en el botón y

luego clic en el botón Buscar. A continuación se muestra un ejemplo donde se ha filtrado por

Fecha de baja:

Figura 10 – Búsqueda Documentos Anulados

L MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

� Anular documentos

Para anular un documento se deben realizar los siguientes pasos:

• Presionar el ícono (Nuevo Registro).

• Luego, al estar en la página “Anulación de Documentos”, se deben ingresar los siguientes

datos:

o Seleccionar de la lista desplegable el tipo de documento que se desea anular.

o Digitar el folio (Correlativo) del documento que se desea anular.

o Elegir la fecha de emisión del documento presionando el ícono del calendario .

o Digitar la Serie del documento a anular.

o Digitar el motivo de la anulación del documento.

o Finalmente, para guardar los cambios, se debe presionar el botón (Ejecutar).

Figura 11 – Formulario Baja de Documentos

- Las Facturas y Notas asociadas registradas en Documentos Anulados / Baja de Documentos se

quedarán en estado: ING

- Las Boletas y Notas asociadas registradas en Documentos Anulados / Baja de Documentos se

quedarán en estado: AIN

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MANUAL DE USUARIO FINAL – SUITE ELECTRONICA

2.2 GENERAR REPORTE

� Reporte de Bajas (Facturas y Notas): Solo se selecciona ésta opción para generar el resumen para SUNAT de Facturas y Notas Asociadas que han sido dadas de baja desde la suite.

� Reporte de Boletas: Seleccionar ésta opción para generar el consolidado para Enviar a SUNAT de Boletas, Notas asociadas, Bajas de boletas y Bajas de Nota de crédito asociada a Boleta.

� Reporte de Reversas: Seleccionar ésta opción para generar el resumen de comprobantes de retención / percepción que han sido revertidos mediante la opción Bajas de Documentos en la suite..

Se debe tener en cuenta que el Consolidado de Boletas, Resumen de reversas y Bajas de Facturas y Notas asociadas está configurado para que realice el Envio automático de las mismas a SUNAT dentro de los 7 días de la fecha de emisión. En caso se requiera enviar comprobantes pasados los 7 días se debe utilizar ésta opción. El procedimiento que se indica a continuación es cuando se desee generar el reporte a SUNAT de forma manual: � Para generar el reporte de boletas, bajas o reversas se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El sistema solo incluirá en el reporte los comprobantes que no hayan sido informados anteriormente.

• En caso haya algún comprobante que SUNAT ha rechazado, no se generará el reporte. Debemos corregir el error y enviar todo el bloque de comprobantes.

• El reporte de boletas, bajas o reversas se realizará por una fecha específica, en caso se requiera de varias fechas se debe volver a repetir el procedimiento.

� En caso existan boletas generadas el mismo día con diferentes tipos de monedas se debe ir a la opción: Básicos � Tipo de cambio antes de Generar el reporte (Ver: Tipo de Cambio).

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� Para Generar el Reporte, debemos ir a la opción Generar Reporte que se encuentra en Menú Reportes y Bajas �� Generar Reporte y se mostrará el siguiente formulario:

Figura 12 – Pantalla Generar Reporte

� Luego, seleccionar la fecha de los documentos que se desea incluir en el reporte presionando el

ícono del calendario .

� Presionar el botón (Ejecutar).

• En caso no existan comprobantes para generar Reporte de Bajas/Reversas, en el cuadro de mensaje se visualizará el mensaje “No existen documentos a anular”

• En caso no existan comprobantes para generar el Reporte de boletas, en el cuadro de mensaje se visualizará el mensaje “No se encuentran datos para el periodo: aaaa-mm-dd”.

� En el campo “Correlativo del Reporte” se visualizará el número del reporte generado y mostrará un mensaje “Proceso ejecutado con éxito”.

� Para consultar el detalle del reporte y Enviar a SUNAT el reporte se debe presionar el link >>Consultar Reporte<<, con el cual se visualizará el detalle de los comprobantes que han sido considerados en el reporte.

Figura 13 – Mensaje de aceptación del Reporte

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Al Consultar Reporte, mostrará la siguiente pantalla:

2.3 REPORTE DE BOLETAS/ BAJAS/REVERSAS

Para visualizar los reportes que se han informado a SUNAT con el detalle de sus comprobantes,

seleccionamos la opción mencionada, para éste proceso seleccionamos desde el menú Reportes y

Bajas → Reporte de Boletas / Reporte de Bajas / Reporte de Reversas.

Figura 14 – Pantalla Reporte de Bajas

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� En el rango de fecha debe estar la fecha de los comprobantes que se ha generado el reporte, de

preferencia seleccionamos en Fecha Desde y Fecha Hasta la fecha de los comprobantes que se

ha incluido en el reporte.

� Para enviar / validar los comprobantes incluidos en el reporte el reporte de boletas / Bajas /

Reversas, seleccionamos el botón del registro donde se encuentra el reporte generado

anteriormente y se mostrará la siguiente pantalla:

Figura 15 – Pantalla Detalle Reporte de Boletas

� En caso se tenga Boletas en varias monedas, calculará el tipo de cambio que ha sido insertado

en el Formulario Tipo de cambio de acuerdo al día de emisión del comprobante.

� Como se observa en la pantalla anterior se brinda un detalle de todos los comprobantes que

están incluidos en el reporte y debemos seleccionar la opción >>Enviar a Sunat<< y se mostrará

el mensaje “Comando ejecutado correctamente”.

� Clic en Aceptar y volver a la ventana del Reporte

� Como se muestra en la pantalla anterior, el estado del registro cambia a estado ESG y solo

quedaría esperar la respuesta de SUNAT que no siempre es inmediata pero podemos hacer el

seguimiento por la misma pantalla. Cuando el estado cambie a EPR sabremos que SUNAT

aprobó el reporte de boletas.

2.4 TIPO DE CAMBIO

Este formulario es usado cuando se emiten Boletas con moneda diferente a Soles. Se accede al

formulario por la siguiente ruta: Básicos �� Tipo de cambio tal como se muestra en la siguiente

pantalla:

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Figura 16 – Menú – Tipo de Cambio

Al seleccionar la opción: Tipo de cambio mostrará el siguiente formulario:

Figura 17 – Lista de Tipo de cambio

Para Agregar un nuevo tipo de cambio hacemos clic en el ícono tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 18 – Agregar nuevo Tipo de cambio

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I II . MANTENCI ÓN D E CONTRIBUYE NTES

Esta opción permite registrar a los contribuyentes que serán destinatarios de los comprobantes en

cada cliente. Ésta opción se encuentra: Administración →Mantención Contribuyentes.

Para buscar un contribuyente, se debe por ejemplo, ingresar el RUT sin dígito verificador. Una vez

ingresado se debe presionar el botón que se encuentra al costado derecho del recuadro

Búsqueda Avanzada. Luego presionar botón “Buscar”.

Figura 19 – Mantención de Contribuyentes

Si se desea registrar un Nuevo contribuyente lo debe hacer mediante el ícono / o también se

puede subir los contribuyentes masivamente desde una plantilla Excel por la opción .

3.1 REGISTRO DE CONTRIBUYENTE

Para registrar un contribuyente se mostrará el siguiente formulario, llenamos los campos que se

encuentran en los recuadros rojos y grabamos seleccionando la opción: .

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Figura 20 – Registro de Nuevos Contribuyentes

Es importante que el campo Mail Principal se encuentre con una cuenta de correo con la finalidad

de realizar automáticamente el envío al contribuyente.

3.2 CARGA MASIVA DE CONTRIBUYENTES

Para la Carga Masiva de contribuyentes seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar Carga Masiva

Figura 21 – Opción: Carga Masiva de Contribuyentes

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- Pasos para la Carga Masiva de Contribuyentes

Figura 22 – Pasos: Carga Masiva de Contribuyentes

I V. ENV ÍO D E C OMPROBANTES A CL IENTES / PROVEED ORES

Con ésta opción, podrás hacer seguimiento a los comprobantes que han sido enviados a tus clientes:

Figura 23 – Visor de Envíos de Correo

Podrás filtrar los comprobantes por Fecha de carga, serie, correlativo y el Tipo de Documento

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Figura 24 – Detalle de Envíos a clientes

V. PROC ESOS E NVI O MANUAL

Los documentos que se encuentran en Proceso de Envío en la suite se pueden reenviar a SUNAT /

eliminar de la base de datos para volver a procesar la misma serie y correlativo ya corregido.

Figura 25 – Proceso de Envío Manual

Figura 26 – Pasos: Proceso de Envío Manual

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V I. ELI MINA D OCUM ENT OS DE B64

Los documentos que por algún motivo la suite electrónica los observó podrás encontrarlo en éste

formulario y podrás ver el error que tiene, eliminarlo y volver a enviar el comprobante:

Figura 27 – Elimina Documentos B64

Luego de eliminar el comprobante, se puede enviar el comprobante corregido con el mismo correlativo

V II . CAMBI O D E EMP RES A

En caso el usuario tenga acceso a más de una empresa al Iniciar Sesión se mostrará la empresa por

defecto.

Si se desea visualizar otra empresa asignada debe ir al Menú Acceso � Cambio de Empresa tal


Figura 28 – Menú Cambio de empresa

Al seleccionar la opción Cambio se Empresa se muestra el siguiente formulario:

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Figura 29 – Formulario Cambio de empresa

Seleccionar de la lista la empresa que se desee visualizar.

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