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C o p y r i g h t © 2 0 0 1 - 2 0 1 0 D i v e r z a I n f o r m a c i ó n y A n á l i s i s S A d e C V
Funcionalidades y Operación de Facturame®
DICIEMBRE 10
Manual de Usuario
La información contenida en este documento es de carácter confidencial y privilegiada, se encuentra protegida por el Secreto Industrial
y Comercial quedando estrictamente prohibida su reproducción, divulgación, apoderamiento o uso de la misma sin el consentimiento
por escrito de su titular. Cualquier violación a lo anterior podrá ser sancionada penalmente, independientemente de las sanciones
contractuales pactadas.
CONTENIDO
REFERENCIA 7 Atributos de Facturame® 8
Almacenamiento y Respaldo 8 Custodia de Certificados 8 Gestión de Folios 8 Timbrado Fiscal 8
Envío de CFDI’s 9 Reporte 9
INGRESO A FACTURAME® 10
CONFIGURACIÓN 13 Opciones Básicas 13 Instalación del Certificado de Sello Digital 15 Configuración del Rango de Folios 16 Impuestos 18 Descuentos 19 Contraseñas 20
EMISIÓN, TIMBRADO Y ENVÍO DE CFDi’s 22 Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet 22
Captura de una Remisión 22 Expedición del CFDI 28
Certificación del Comprobante Fiscal Digital 31 Envío del CFDI al SAT 31
IMPRESIÓN DE UN CFDI 32 Por correo electrónico 33
Manual de Usuario 7
Funcionalidades y Operación de Facturame
REFERENCIA
Facturame®, es una propuesta integral de servicio que no sólo cumple al
100% con las reglas emitidas por el Servicio de Administración Tributaria, tanto
en su aspecto tecnológico como en su aspecto operativo, sino que le ofrece
incluso una serie de ventajas y funcionalidades que harán más eficiente y
económico su proceso de facturación.
Facturame® es un servicio gratuito dirigido a micro-empresas y
profesionistas independientes, que no le impone al usuario más requisito que el
llenado de una forma de Registro y la Firma del contrato electrónico del servicio.
Sin cargos ocultos, no obligaciones distintas a las que derivan de las
disposiciones fiscales y aunque tiene limitaciones de uso el usuario siempre
podrá elegir la versión pagada que mejor se adapte tus necesidades.
8 Manual de Usuario
Atributos de Facturame®
Almacenamiento y Respaldo
Facturame® dispone de espacio en sus servidores para cada usuario para
el almacenamiento de cada archivo XML de los CFDI’s emitidos y recibidos,
durante el periodo establecido por la legislación aplicable y a modo de respaldo
de la información que debe conservar en su domicilio fiscal, pudiendo descargar
en cualquier momento la información necesaria para efectos fiscales.
Custodia de Certificados
Facturame® está diseñado para operar con apego a las reglas emitidas
por el Servicio de Administración Tributaria y le permite al usuario la instalación
de un Certificado de Sello Digital, siendo validados tanto por su origen (SAT)
como por sus elementos de uso, tales como RFC y Clave.
Gestión de Folios
Facturame® va más allá de la integración del estándar XML y demás
especificaciones operativas definidas en la legislación fiscal, con respecto a la
gestión de Folios, al facilitar además su administración de acuerdo a cada tipo
de Comprobante que desee utilizar en el contexto comercial (Facturas, Recibos
de Honorarios, Notas de Crédito, etc.).
Timbrado Fiscal
Facturame® en su calidad de Proveedor Autorizado de Certificación,
ejecuta los proceso de validación, asignación del folio e incorporación del sello
digital del SAT otorgado para dicho efecto, cumpliendo con las disposiciones
vigentes relativas a este proceso.
Manual de Usuario 9
Funcionalidades y Operación de Facturame
Envío de CFDI’s
Facturame® se encarga de enviar al SAT los CFDI’s emitidos cumpliendo
en forma y tiempo con la obligación marcada en las disposiciones fiscales.
Reporte
Facturame® incorpora la facilidad de generación de un Reporte Mensual
de CFDIs emitido conforme a los lineamientos fiscales vigentes hasta el 2010
como Informe Mensual al SAT.
10 Manual de Usuario
INGRESO A FACTURAME®
Para ingresar vaya a la página http://www.facturame.mx
Dé clic en el botón de “INICIAR SESIÓN”.
Manual de Usuario 11
Funcionalidades y Operación de Facturame
En la pantalla de login deberá capturar los datos de acceso:
RFC: Su Registro Federal de Contribuyentes
Cuenta: La cuenta que determinó en el momento de su registro
Contraseña: La clave confidencial de acceso que definió al registrarse
Una vez validados sus datos de acceso aparecerá la siguiente ventana:
Dé clic en “MI BUZÓN”, para que pueda accesar a su buzón e iniciar con
la configuración del mismo.
Del lado izquierdo de la pantalla podrá visualizar un menú con 2
apartados principales:
a) Portafolio: En esta opción podrá localizar las opciones de “Captura
Remisión”; “Archivo Remisiones”; “Emisión CFDs”; “Archivo CFDs”; “Genera
Reporte Mensual” y, “Archivo Reporte Mensual”.
12 Manual de Usuario
b) Configuración: Podrá visualizar las opciones de “Datos Empresa”;
“Instala Certificado”; “CFDs aplicables”; “Habilita Folios”; “Inventario Folios”;
“Impuestos”, “Descuentos” y “Contraseña”.
La primera vez que ingrese al servicio se solicitará como medida de
seguridad y confidencialidad que defina una nueva contraseña, esta debe ser
con cierta complejidad: más de 8 caracteres, letras, números y al menos un
carácter especial.
Manual de Usuario 13
Funcionalidades y Operación de Facturame
CONFIGURACIÓN
Para estar en condiciones de emitir Comprobantes Fiscales Digitales a
través de Internet desde Facturame®, deberá primero llevar a cabo la
configuración del sistema.
Opciones Básicas
La Configuración de su cuenta es de vital importancia para operar el
servicio, implica a grandes rasgos:
a. La verificación de los datos generales de su cuenta.
b. La instalación de su Certificado de Sello Digital.
c. La configuración de un Rango de Folios si desea que Facturame® asigne
consecutivamente un identificador.
d. La configuración de los Impuestos que vaya a aplicar en sus Comprobantes
Fiscales Digitales.
Para configurar su cuenta seleccione en el menú “Configuración” la
opción de “Datos Empresa”.
Compruebe que su información este correcta; si los datos no coinciden o
bien, Usted realiza un cambio de domicilio deberá dar clic en el botón “Editar” y
seguir el proceso de “Cambio de Datos Fiscales”.
Para cambiar su domicilio fiscal entre a la opción de menú "Datos
Empresa". Presione el botón "Editar", realice la actualización del domicilio y
guarde el cambio.
Acepte la realización de la acción del cambio de domicilio fiscal.
14 Manual de Usuario
Una vez aceptado el cambio le aparecerá la confirmación de que se ha
realizado la modificación.
Manual de Usuario 15
Funcionalidades y Operación de Facturame
Instalación del Certificado de Sello Digital
Su certificado de sellos se compone de dos archivos, uno con extensión
.KEY que es su clave privada, uno con extensión .CER que es su certificado
digital y debe haber definido una contraseña de acceso a su clave privada al
momento de haber creado el requerimiento del certificado.
16 Manual de Usuario
Con esos tres elementos a la mano realice ahora lo siguiente:
1. Seleccionar “Instala Certificado”, de clic en el botón de “Instalar” que se
localiza en la parte central de la pantalla.
2. Proporcione la ubicación de su certificado digital (archivo .CER), de su clave
privada (archivo .KEY) y la contraseña de su clave privada. De clic al botón
"Instalar".
En este momento que se acepta el “upload” Facturame® realiza la validación
de caducidad del Certificado así como la comprobación de que el certificado
haya sido emitido por la Autoridad Certificadora del SAT.
3. Acepte y habrá concluido la instalación.
La instalación del Certificado de Sello Digital queda al amparo jurídico
cubierto por la firma previa del Contrato de Servicios en donde acepta las
condiciones de resguardo de Facturame® de su Certificado de Sello Digital
para un óptimo procesamiento de la generación de CFDIs.
Configuración del Rango de Folios
Si requiere para su propio control administrativo configurar un rango de
folios, primero determine los tipos de comprobantes fiscales digitales que va a
emitir con Buzón Fiscal Personal. De clic a la opción "CFDs Aplicables" marque
las opciones que le sean necesarias y de clic al botón “guardar”.
Manual de Usuario 17
Funcionalidades y Operación de Facturame
Considere que conforme a las disposiciones fiscales no hay distinción
alguna entre facturas, recibos de honorarios, notas de crédito, etc., ya cualquiera
que sea el tipo que en la práctica comercial se utilice el Código Fiscal de la
federación los considera a todos simplemente como Comprobantes Fiscales
Digitales, y lo importante será el efecto del comprobante.
De esta forma, la distinción que de ellos se hace en Facturame® tiene por
objeto facilitarle su gestión, estableciendo el tipo de comprobante de que se
trata, tanto para efectos de su almacenamiento como para efectos de su
intercambio con clientes o socios de negocios.
Hecho lo anterior de clic a la opción "Habilitación", se mostrará una forma
para proporcionar los datos relacionados al o los Rangos de Folios que desea utilizar.
18 Manual de Usuario
Capture la información, considerando lo siguiente:
• Tipo de Comprobante: Seleccione la opción del tipo de comprobante fiscal
digital al cual será asignado el rango de folios. La lista que se presentará
serán los tipos que haya marcado en la opción “CFD’s Aplicables”.
• Serie: Es un parámetro opcional y siempre será de tipo alfabético, puede
dejar este dato vacío.
• Rango Inicial: Número de inicio del rango solicitado. Cuando se trata de la
primera vez que usa el servicio se recomienda sea 1.
• Capacidad límite: Es el número final del rango, basta con señalar el número
de dígitos que lo componen para establecer el límite.
De clic en el botón “continuar” y confirme en la siguiente pantalla la
aceptación de la configuración del Rango de Folios.
En la opción “Inventario” podrá consultar siempre el consumo de folios
que ha realizado sobre cierto rango.
Impuestos
En la opción Impuestos se determinan los tipos y tasas de impuestos que
aplicarán a los comprobantes fiscales digitales, la tasa de impuesto deberá
especificarla como un número entero con decimales.
Es muy importante la configuración de los impuestos para la correcta
emisión de los CFDI’s, ya que esta parametrización está ligada a la captura de la
información que será expresada en los comprobantes fiscales digitales.
Para dar de alta un impuesto, de clic a la opción del menú izquierdo
denominada “Impuestos” y luego de clic en el botón “agregar”.
Manual de Usuario 19
Funcionalidades y Operación de Facturame
Los Impuestos pueden ser Federales o Locales. El IVA, ISR y IEPS, son
impuestos Federales, el Impuesto sobre Hospedaje o un Impuesto Cedular son
un Impuesto Estatal, cuando se trate de este último caso usted deberá escribir el
nombre del impuesto, en el caso de los Federales estos ya están predefinidos
por la definición técnica del SAT para los CFDIs.
La categoría puede ser Trasladados o Retenidos. Trasladado será todo
aquel impuesto que se carga en el importe total a pagar al cliente, Retenido es
aquel impuesto que se descuenta del importe total y que será pagado al SAT en
las Declaraciones Fiscales.
Capture la información de la forma y de clic al botón “guardar”. Si tiene
alguna duda de que tasas y tipos de impuestos aplican a sus comprobantes
fiscales pregunte a su Contador.
Descuentos
Usted puede predefinir tipos y tasas de descuentos globales que
frecuentemente ofrezca a sus clientes.
Esta definición estará ligada al proceso de la captura de información en la
emisión de sus CFDI’s.
20 Manual de Usuario
Para dar de alta un Descuento de clic a la opción del menú izquierdo
“Descuentos” y luego presione en el botón “agregar”.
Escriba en la siguiente forma que aparece el nombre del descuento y la
tasa global correspondiente. Acepte el registro para concluir.
Puede editar o borrar descuentos que haya dado de alta en cualquier
momento seleccionando el icono de la acción que desee ejecutar.
Contraseñas
Por seguridad la primera vez que ingrese a Facturame® le será solicitada
la reasignación de su contraseña de acceso.
Cada 30 días el servicio le solicitará que actualice su contraseña y deberá
proporcionar una nueva cada vez.
Manual de Usuario 21
Funcionalidades y Operación de Facturame
Para reasignar su contraseña siempre requerirá la actual, en caso de que
la haya olvidado deberá acercarse al Centro de Atención y Soporte Técnico para
solicitar apoyo con el fin de generar una nueva de manera automática.
Existen los siguientes requisitos para determinar sus contraseñas:
- La longitud mínima es de 8 caracteres.
- Debe componerse de una combinación de letras (al menos una de
ellas mayúscula), números y/o caracteres especiales.
- No puede repetirse la contraseña anteriormente asignada.
22 Manual de Usuario
EMISIÓN, TIMBRADO Y ENVÍO DE CFDi’s
La entrada de datos en Facturame® solo se realiza mediante un proceso
de captura en un formulario estándar que le permite proporcionar los datos
contemplados por el SAT como parte del contenido de un CFDI.
Facturame® recibe la información y la transforma en una “Remisión
Electrónica” o pre-factura (información base de generación del CFD sin valor
fiscal) y la almacena en el sistema.
Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet
Después de que ha configurado su cuenta usted podrá iniciar la emisión
de CFDI’s. De clic en la opción "Portafolio" y realice lo siguiente:
Captura de una Remisión
La información de los CFDI’s es capturada previamente en Remisiones
Electrónicas. Ejecute por favor lo siguiente:
1. Entre a la opción “Captura Remisión”.
2. Si es la primera vez que emite al cliente, entonces seleccione la opción
“Cliente Nuevo” para pasar a la forma de captura. Si el cliente al que va a
facturar ya le había emitido un comprobante con anterioridad, deje marcada
la opción “Cliente existente” y enseguida proporcione el RFC o Nombre del
Cliente y de clic al botón “Buscar”. Se mostrará el resultado, seleccione el
registro y de clic al botón “Continuar”.
Manual de Usuario 23
Funcionalidades y Operación de Facturame
3. Complete los datos de la remisión, recuerde que TODOS los campos que
tienen un asterisco (*) son obligatorios.
Campos obligatorios:
Tipo CFD.
Razón Social de su cliente.
RFC de su cliente.
Calle, Código Postal, Municipio, Estado y País son los datos del Domicilio
del receptor que son obligatorios.
Es importante que no olvide seleccionar los impuestos que van a aplicar
para ese comprobante.
24 Manual de Usuario
Indique en primera instancia la Sucursal y en "Tipo de CFD" el tipo de
comprobante a emitir (Factura, Nota de Crédito, Recibo de Honorarios o lo que
haya usted configurado). Si la información de su cliente ya existe en su cuenta
aparecerá la información del domicilio fiscal, de lo contrario capture como
mínimo los datos marcados con asterisco.
Indique más abajo la Forma de Pago, este dato es obligatorio.
Opcionalmente usted puede proporcionar también las Condiciones de Pago (Ej.
Pago inmediato, Pago a 90 días, Pago contra entrega, etc.) y el Método de Pago
que corresponda.
Manual de Usuario 25
Funcionalidades y Operación de Facturame
Al momento que usted indique el tipo de comprobante fiscal digital al que
corresponde la remisión que está capturando se desplegarán las tasas de
impuesto trasladadas o retenidas que usted haya configurado previamente.
Marque la casilla de verificación que corresponda.
3. Para ingresar los conceptos de clic en “++ Agregar un Concepto ++”, se
abrirá una ventana emergente como la que a continuación se presenta:
Considere para los datos de los conceptos lo siguiente:
- Clave Prod.: Es opcional y se refiere a un número de identificación del
producto.
- Cantidad: Es obligatorio y es la cantidad de piezas que se están comprando.
- Medida: Es obligatorio y se debe especificar la unidad de medida como:
Kilos, piezas, bultos, cajas, etc.
26 Manual de Usuario
- Descripción: Es obligatorio y aquí se especifica las características del
producto adquirido. (Ej. Granos de maíz, servicio de consultoría, etc.)
- Valor Unitario: Es obligatorio y se refiere al precio por unidad del producto.
- Importe: Es obligatorio y es calculado por el servicio, representa el resultado
de el precio unitario por la cantidad que se va a facturar.
En caso de requerirse incorporar al concepto información de aduana, de
clic al botón “Agrega”, esta función insertará un renglón de datos que le permitirá
dar entrada a información de un pedimento: No. de Pedimento, Aduana, y Fecha
del Pedimento.
Después de proporcionar lo anterior de clic al botón “Guardar” y luego al
botón “Cerrar”. La ventana se cerrará y regresará a la forma principal de captura.
4. Una vez actualizada, deberá dar clic al botón de “Calcular” que se encuentra
a la izquierda del Campo “Total a Pagar”. Posteriormente dé clic en el botón
“Guardar”, le aparecerá un cuadro de diálogo para que confirme que los
datos capturados sean correctos. El botón “Cancelar” le habilita nuevamente
la página para editar la información. Revise que la información capturada
sea correcta y guarde la Remisión dando clic en “Aceptar”.
Manual de Usuario 27
Funcionalidades y Operación de Facturame
Usted puede pasar inmediatamente a expedir el CFDI en ese momento, si
desea hacerlo de clic al botón "expedir CFD", de lo contrario su remisión
quedará almacenada en su cuenta con un status pendiente y en cualquier otro
momento puede convertirla a CFDI.
Usted puede consultar o editar sus remisiones creadas en cualquier
momento entrando a la opción "Archivo Remisiones" del grupo de opciones de
menú de Portafolio.
28 Manual de Usuario
Desde la opción “Archivo Remisiones”, se puede editar o buscar una
remisión pendiente de expedir como CFDI.
Expedición del CFDI
La emisión de un CFDI puede efectuarla inmediatamente después de
crear una Remisión Electrónica o bien entrando a la opción "Emisión CFD’s" del
menú izquierdo.
Indique el Tipo de Comprobante a Expedir, como esta versión no
administra sucursales deje señalada la opción "Principal". Enseguida de clic al
botón "continuar".
Se mostrará las últimas Remisiones pendientes de emitir para el tipo de
comprobante fiscal digital seleccionado, marque la casilla de verificación de la
Manual de Usuario 29
Funcionalidades y Operación de Facturame
remisión que desea expedir y determine la Serie que va a aplicar. Si no aplica
serie le aparecerá la opción "N/A" (No Aplica)
Presione el botón “expedir” y en ese momento se habrá solicitado la
generación del CFDI.
La petición de generación del CFDI es atendida por un servidor de
aplicación y es dentro de este que se aplica los algoritmos de encriptación a la
cadena original del CFD, una vez que el CFD fue firmado pasa al proceso de
certificación que dará como resultado el complemento del timbrado fiscal que
dará pie a formar la cadena original correspondiente al CFDI. Una vez generado
el CFDI, es guardado el archivo XML en el repositorio de la cuenta emisora, así
como la referencia al mismo en base de datos.
Puede dar clic al botón "Ver CFDs" y entrará a la opción de "Archivo
CFD’s" de comprobantes.
30 Manual de Usuario
Se desplegará la lista de los CFDIs emitidos, por omisión se desplegarán
los últimos 10 comprobantes emitidos. El listado se puede configurar para que
muestre 10,30 ó 50.
• Descarga. Para descargar un grupo de comprobantes fiscales digitales,
marque la casilla de verificación y presione el botón Descargar. Se
solicitará almacenar en su computadora un archivo comprimido (*.zip) con
los archivos XML de sus CFDI’s seleccionados.
• Envío. Para enviar uno o varios comprobantes fiscales digitales a su
cliente, seleccione la casilla de verificación que corresponda y presione en
Enviar.
Manual de Usuario 31
Funcionalidades y Operación de Facturame
Certificación del Comprobante Fiscal Digital
Facturame® cuenta con una entrada genérica de PAC para el timbrado, la
cual consiste en un Web Service (WS) definido por el SAT, en este WS se
realiza una validación para determinar que la fecha de certificación del
comprobante no exceda de 72 horas respecto a la fecha de emisión del CFD.
El WS contempla un ID de operación (RefID) para evitar que exista más
de un timbre para el mismo Comprobante, adicional a la realización de la
validación contra el esquema del CFD recibido en el WS así como la validez del
sello del mismo, se verifica la validez y no revocación del certificado de sellos del
emisor mediante la consulta al CRL publicado por el SAT.
Todas las tareas mencionadas son imperceptibles para usted, pero
suceden en el momento que da clic al botón “expedir”.
Envío del CFDI al SAT
De acuerdo a las especificaciones del SAT, el servicio de envió de CFDI’s
de Facturame® hacia la autoridad es consumido de manera automatizada en el
servidor por tareas programadas que usted como usuario no ve, conforme se
van enviando los archivos este proceso va marcando como entregados en la
base de datos los CFDI’s que por el rango de tiempo especificado aun no
hubieren sido entregados.
32 Manual de Usuario
IMPRESIÓN DE UN CFDI
Para imprimir un comprobante de clic a la opción “Archivo CFD’s” del
módulo Portafolio.
Ubique el registro que desea y de clic al icono con imagen de lupa, al
hacerlo se abrirá una ventana que le mostrará el contenido del CFDI.
Dicha ventana
le da la opción de ver
su factura en formato
PDF, de clic al icono
identificado como
PDF para abrir la
versión para
impresión de su
comprobante, debe
tener instalado en su
computadora el
Acrobat Reader para
ejecutar esta acción.
Manual de Usuario 33
Funcionalidades y Operación de Facturame
ENVÍO DE CFDI’S AL RECEPTOR
El envío de CFDIs a los receptores de los mismos en Facturame® se
lleva a cabo exclusivamente de forma electrónica y de manera individual y
controlada desde la aplicación Web.
Por correo electrónico
Vaya a la opción “Archivo CFD’s” del módulo Portafolio. Ubique el CFDI o
CFDIs que desea entregar y de clic en el botón “Enviar”.
En la siguiente pantalla escriba la dirección de correo de su cliente y
presione nuevamente en el botón “enviar”.
Cuando se usa este medio el receptor recibe en su correo electrónico una
dirección electrónica a la que puede acudir para consultar y descargar su CFDI.
Las opciones disponibles para consulta del CFDI es HTML, PDF y XML.