Manual de Usuario DacEasy Contabilidad - dacflex.com · iv Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez.....5

Manual de Usuario

DacEasy Contabilidad

DAC, S.A.

Cub Scout #11, Edif. DAC, Naco

Santo Domingo, R.D.

Telef: +(809) 563-3232

Fax : +(809) 547-3967

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Manual del Usuario.

El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato.

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Copyright © 2001 DacFlex., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley 32-86

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Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DacFlex, Cub Scout #11, (809)563-3232 Santo Domingo, Rep. Dom.

DacEasy es una marca registrada de Best U.S., Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best U.S., Inc.

Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente.

Aclaración

DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías son puras coincidencias.

Impreso en América.

ISBN:84-8400-239-1

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CONTENIDO Capitulo 1 Bienvenido.........................................................1

Características .................................................................2 Otras Características Importantes. .....................................6 Convenciones del Programa...............................................7 Contenido del Paquete. .....................................................8

Capitulo 2 Asistencia al Usuario..........................................1

Documentación................................................................1 Ayuda en Línea ................................................................1 Guía del Usuario ..............................................................2 Recursos Adicionales ........................................................2 Preparándose para una Llamada de Soporte. .......................3

Capitulo 3 Iniciando ...........................................................1

Requerimientos del sistema...............................................1 Instalando DacEasy.............................................................3

Para instalar los archivos de programa...............................3 Iniciando DacEasy...............................................................5

Desde el escritorio............................................................5

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Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez.................................................................................5 Saliendo de DacEasy ........................................................6

Opciones del Menú y Comandos de la Pantalla Principal ...........7 Archivo ...........................................................................7 Edición............................................................................7 Transacción.....................................................................8 Diarios............................................................................9 Asentar...........................................................................9 Reportes ....................................................................... 10 DacAccess..................................................................... 10 Períodos........................................................................ 10 Módulos ........................................................................ 11

Teclas De Funciones .......................................................... 12 Configurando los Datos Ejemplos. ....................................... 15 Abriendo su compañía ....................................................... 17 Actualizando de una versión previa ..................................... 19

Lista para actualizar ....................................................... 19 Convirtiendo Datos Existentes. ........................................ 20 Lista de conversión......................................................... 21

Corriendo las utilidades de archivo en la versión DOS............ 22 Backup a Datos de DOS..................................................... 23

Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o posterior a esta................................................................................... 24 Convirtiendo múltiples compañías .................................... 26

Iniciando módulos externos desde DacEasy.......................... 27 Trabajando con DacEasy.................................................... 28

Usando las utilidades de archivo ...................................... 28 Protegiendo sus datos..................................................... 31 Respaldando (Backup) y Restaurando sus archivos............... 32 Pantalla de Disposición de Reporte ................................... 34 Usando la calculadora ..................................................... 34 Vista al reporte .............................................................. 34 Cambiando la fecha del sistema ....................................... 35

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Usando la Búsqueda ....................................................... 35 Barra de herramienta de Windows.................................... 38

Capítulo 4 Comprendiendo el proceso de contabilidad........1

Fundamentos de contabilidad ............................................2 Tipos de cuentas ..............................................................3 Contabilidad por partida doble ...........................................4 Posteando/Asentado.........................................................5 Efectivo contra el incremento Contable ...............................6

Viaje rápido........................................................................8 Lista de Chequeo Iniciando................................................8 Lista de entrada de transacción........................................ 14 Lista de rutina periódica.................................................. 16

Capitulo 5 Configuración ....................................................1

Entrando la Información de la compañía. ............................1 Para introducir información de la compañía .........................2 Configurando las Preferencias del Sistema...........................4 Configurando cuenta interface. ..........................................6 Usando la Función Seguridad.............................................8 Para entrar la clave administrador......................................9 Para agregar o editar accesos de usuarios. ..........................9 Seleccionando planilla de formularios. .............................. 11

Tablas ............................................................................. 14 Agregando mensajes ...................................................... 15 Agregando tabla de términos........................................... 17 Agregando Tabla de Impuestos........................................ 19 Agregando Tabla de Cambio de precios............................. 22 Agregando almacenes..................................................... 24 Entrando clientes, Suplidores y productos por defecto. ....... 25

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Agregando cuentas......................................................... 26 Entrando cuenta de balance configurado ........................... 28 Agregando clientes......................................................... 31 Entrando balances configurados a los clientes.................... 33 Agregando Suplidores..................................................... 36 Entrando balances configurados de Suplidores ................... 38 Agregando un producto................................................... 41 Entrando balance configurado de producto ........................ 43 Agregando servicios ....................................................... 45 Agregando Artículos Maestros.......................................... 47

Capitulo 6 Activos Fijos ......................................................1

Impuestos & Principios de Contabilidad..................................3 Agregando Activos Fijos ....................................................4

Generando Depreciación Recurrente......................................6 Capitulo 7 Trabajando Con El Mayor General ......................1

Entrando Transacciones En El Mayor General..........................3 Entradas Recurrentes Al Mayor General .................................5

Generando Entradas Recurrente del Mayor General ..............7 Verificando Transacciones Del Mayor General .........................9 Posteando El Mayor General ............................................... 11 Imprimiendo Reporte Actividad Detalle Cuentas Del MG......... 14

Capitulo 8 Trabajando con Suplidores ................................1

Usando el mayor de cuentas por pagar ..................................5 Verificando Las Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Pagar 9 Posteando el Mayor de Cuentas por Pagar........................... 11

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Usando el módulo de compras ............................................ 15 Agregando códigos en compras........................................ 15 Entrando ordenes de compras ......................................... 17

Entrando recibo de mercancías. .......................................... 20 Entrando devoluciones en compras ..................................... 24

Impresión formulario de compras..................................... 27 Verificando transacciones de compras............................... 28 Posteo de compras ......................................................... 30

Imprimiendo reportes de cuentas por pagar ......................... 34 Imprimiendo el reporte de pagos ..................................... 34 Imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar.... 36

Fusionando Información del Suplidor con Microsoft Word ....... 38 Capitulo 9 Trabajando Con Clientes ....................................1

Usando El Mayor De Cuentas Por Cobrar ................................4 Verificando Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Cobrar ....7 Posteando El Mayor De Cuentas Por Cobrar............................9 Usando El Modulo De Ventas .............................................. 13

Entrando Vendedores ..................................................... 13 Entrando Códigos De Ventas............................................ 15

Entrando Facturas............................................................. 17 Entrando Facturas Recurrentes ........................................... 21 Generando Facturas Recurrentes ........................................ 23 Entrando Devoluciones De Ventas ....................................... 26 Imprimir Formularios De Facturas ....................................... 29 Verificando Transacciones De Ventas................................... 31 Posteando Ventas ............................................................. 33 Siguiendo Artículos Pendientes ........................................... 37 Llenando Artículos Pendientes ............................................ 39 Reportes De Cuentas Por Cobrar ......................................... 41

Imprimir Los Estados De Clientes ..................................... 41

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Imprimiendo El Reporte Saldos Por Vencimiento Cuentas Por Cobrar. ......................................................................... 42

Fusionando Información del Cliente con Microsoft Word ......... 44 Capitulo 10 Trabajando con Inventario.................................1

Usando el módulo de ensamble ............................................3 Agregando lista de componentes........................................3

Entrando transacciones de ensamble.....................................5 Verificando transacciones de ensamble ..................................9 Posteando Ensamble ......................................................... 11 Imprimiendo reportes de ensamble ..................................... 15 Usando el Módulo de Inventario Físico ................................. 16

Imprimiendo hoja de conteo. ........................................... 16 Entrando cuentas de Inventario Físico ................................. 18 Verificando transacciones de inventario Físico....................... 21 Posteando inventario Físico ................................................ 22 Entrando Ajustes de Inventario........................................... 25 Imprimiendo reportes de inventario .................................... 28

Capítulo 11 Banco.................................................................1

Entrando Recibos ................................................................4 Entrando Pagos ..................................................................8 Consolidando Facturas....................................................... 12 Entrando Pagos Recurrentes............................................... 15 Verificando Transacciones de Banco .................................... 19 Imprimiendo Cheques ....................................................... 21 Posteando Banco .............................................................. 23 Reconciliando Su Estado Bancario ....................................... 28 Imprimir fichas de depósitos .............................................. 32

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Capitulo 12 Reportes Financieros .........................................1

Balance de Comprobación .................................................1 Balance General..................................................................3 Estado de Resultado............................................................4 Estado de Flujo de Efectivo ..................................................5 Actividades de Operación .....................................................7 Actividades de Inversión .................................................... 10 Actividades de Financiamiento ............................................ 11 Imprimiendo el Estado de Flujo de Efectivo .......................... 13 Creando Reporte Financiero ............................................... 14

Capítulo 13 Reporte Personalizados .....................................1

Usando Consultas ...............................................................5 Completando el área de encabezado...................................7 Seleccionando campos en el área de Selección de Columnas .8 Seleccionando el Orden de las columnas para la consulta ......9 Creando campos personalizados....................................... 12 Limitando registros en un Query. ..................................... 14 Estableciendo Criterio ..................................................... 15 Operador Lógico............................................................. 16 Menor Que (<) ................................................................ 16 Entendiendo los Operadores Lógicos AND/OR .................... 17 Entendiendo las Uniones ................................................. 17 Imprimiendo la consulta.................................................. 21

Usando el Publicar............................................................. 23 Completando el encabezado y el area de encabezado de pagina. ......................................................................... 26 Completando el área de detalle........................................ 26 Completando el área Pie de Grupo.................................... 27 Completando el área Pie de Reporte ................................. 27 Imprimiendo el reporte final ............................................ 30

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Capítulo 14 Funciones Periódicas .........................................1

Cerrando Períodos............................................................2 Generando Cargos Financieros...........................................2 Cerrando el Período de Cuentas por Cobrar ........................5 Cerrando el período Cuentas por Pagar ...............................7 Entrando cifras a la cuenta Presupuesto..............................9 Cerrando el período de Mayor General .............................. 11 Pronóstico ..................................................................... 13

Cerrando el Año................................................................ 16 Lista de Chequeo de Fin de Año ....................................... 16 Cerrando el año de Cuentas por Cobrar............................. 17 Imprimir formularios 1099 .............................................. 19 Cerrando el año de cuentas por pagar .............................. 21 Cerrando el Año para Inventario ...................................... 22 Cerrando el Año para el Mayor General ............................. 23

Depurando archivos de datos ............................................. 26 Entrando cambios globales................................................. 28

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Bienvenido Bienvenido a DacEasy Contabilidad Versión 11 --- el poder de DacEasy Contabilidad para un ambiente Windows fácil de usar. DacFlex, orgulloso de sí mismo en proporcionar un poderoso, todavía económico, software comercial.

DacEasy Contabilidad Versión 11 hace automáticamente su Contabilidad un simple proceso, ofreciéndole el poder y sofisticación de un Sistema de Contabilidad costando unos cientos de dólares.


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Características A continuación presentamos algunas de las características de DacEasy Contabilidad. Las marcadas con (*) son nuevas funciones agregadas a DacEasy Contabilidad versión 11 para Windows.

1. Manual fácil de usar y Ayuda en línea.

Este manual de usuario proporciona los procedimientos necesarios para instalar DacEasy.

La ayuda en linea proporciona informacion detallada de cada campo en DacEasy Contabilidad. Ademas, incluye topicos para explicar los pasos que envuelven cada proceso. Para mas informacion acerca de esta documentacion refierase al Capitulo 2 “Asistencia al Usuario”.

2. Entrenamiento disponible a traves de consultores certificados.

Nuestros consultores están certificados por Sage Software y estan capacitados para ofrecer entrenamientos y asistir al usuario. Ademas, este entrenamiento incluye capacitación en nuestros laboratorios.

3. Formularios.

Si necesita imprimir ordenes, facturas u otro documento usando un formato prediseñado con DacEasy puedo hacerlo. DacEasy le ofrece diversos reportes, los cuales pueden ser impresos en papel timbrados y pueden ser personalizados de acuerdo a sus requerimientos.

Capitulo 1: Bienvenido


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4. Poderosos modulos que pueden ser usados solos o integrados con DacEasy Contabilidad.

Estos modulos son: Mayor General, Activo Fijo, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventario, Compras, Facturacion, Banco y Generador de Reportes.

5. Productos Que Expanden El Uso Del Programa.

Para hacer verdaderamente flexible su Sistema de Contabilidad, Usted podrá adicional uno o más de los siguientes productos DacEasy: Nomina, Punto de Ventas, Remoto, Entrada de Ordenes, Control Proyecto y Estimando.

Nómina. Use este modulo integrado a su Sistema de Contabilidad y automáticamente actualiza el Mayor General cuando la nomina es procesada.

Punto de Ventas. Este producto le ayuda a manejar la información de su Caja Registradora. Cuando se integra DacEasy Punto de Ventas con DacEasy Contabilidad, DacEasy actualiza el Mayor General con las Ventas y la información de banco.

Toma de Pedidos- Este producto mantiene las ordenes de los clientes desde el momento que se entra hasta el momento que se despacha la mercancía, DacEasy actualiza el Mayor General con Cuentas por Cobrar, Ventas e información de Efectivo.

Control Proyecto- Este producto mantiene el costo actual y estimado asociado con varios proyectos. Cuando hace interfaces de Control Proyecto con su programa de Contabilidad, DacEasy actualiza los



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costos e información de ventas y le proporciona intensivas capacidad de reportes.

Estimado.- Este producto automatiza la licitación de su compañía y proceso de cotización. Cuando hace interfaces de Estimando con su programa de Contabilidad vía Control Proyecto, usted tiene el manejo de una herramienta extremadamente poderosa que le ayuda con precisión a estimar y ofertar sus trabajos.

6. Rastreo de multiples almacenes (*).

Con DacEasy puede controlar los costos y las unidades de inventario de varios almacenes. Todo lo que hay que hacer es configurar cada almacen en un registro maestro donde los items almacenados en diferentes localidades se le asigna un inventario y al registro maestro. Puede imprimir reportes que incluyen cantidad y costos del registro maestro y vistas de la averias por situación.

7. Multiples cuentas por pagar y por cobrar (*).

Puede asignarle a sus clientes y vendedores diferentes cuentas por pagar o por cobrar.

8. Excluir el pago de un detalle de factura (*).

Con DacEasy Contabilidad puede excluir pago de un detalle o item de factura de una manera mas facil. Simplemente seleccione esta opcion al momento de imprimir y excluya el pago del item que desee sin tener que removerlo de la factura.

9. Calidad en la presentacion de sus informes (*).

Se impresionara con los reportes que puede generar con DacEasy Contabilidad. Tiene la habilidad de especificar atributos a caracteres por secciones



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permitiendole realizar informes mas presentables y mas profesionales. Ademas, podra ajustarlo al tamaño del papel así como especificar margenes a las columnas. Estos formatos pueden ser almacenados en caso de querer usarlo en otra ocasión.

10. Integracion con Microsoft Office (*).

Podra crear documentos de Word los cuales podran ser enviados por email o impresos con unos cuantos clic del mouse. Ademas, podra representar sus datos de DacEasy en un formato de grafico en Excel y usar todas las facilidades que este programa de Microsoft Office brinda para el manejo de graficos de barras, columnas, circulares, etc.

11. Ajuste de inventario (*).

Puede usar los ajustes de inventario para transferir las unidades de un articulo o de un almacen a otro, o para actualizar los valores de inventario y especificar la cuenta del mayor general a compensar.



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Otras Características Importantes.

La siguiente información resalta algunos de las únicas funciones que usted encontrara en DacEasy Contabilidad.

• Listar Transacciones con múltiples clasificación y rango • Incrementada la seguridad de la data a través de “Control

Acceso de Usuario.” • Fácil configuración siguiendo una lista de chequeo paso a

paso. • Exporta e importa información en varios formatos (Excel,

Lotus, delimitado por coma y ASCII) • Control Activo Fijos por localización, departamento,

numero de serial o clases y por fecha de servicio, retiro o generación.

• Importa transacciones en archivo formato delimitado por coma directamente al mayor general.

• Crea Informe análisis de flujo de efectivo (FASB95) • Informe Año Calendario o Fiscal. • Entra recibo y/o pagos y aplica a las facturas

directamente a cuenta del mayor general. • Permite Salvar la Conciliación Bancaria. • Entra recibo o pagos y aplica a las facturas directamente

a cuanta del mayor general. • Monitores de ventas de servicios, no - inventario e

inventario y uso de productos y servicios en facturas. • Seguimiento de transacciones Histórica de clientes. • Seguimiento de Información de Ventas por Vendedor. • Reporte Análisis de Vencimiento por fecha transacción o

fecha vencimiento, con la opción de incluir o excluir facturas pagaras.

• Seguimiento de Rentabilidad del Equipo de Ventas.



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• Departamentaliza sus beneficios por grupo de clientes o grupo de inventario.

• Clasifica código de producto/Servicio como ítem comisionables.

• Calcula Cargos Financieros. • Genera mensaje general de ventas para Estado de

Cuentas o Facturas. • Crea etiqueta de precio de producto. • Seguimiento de transacciones Histórica de producto. • Permite prefijar nivel mínimo de cantidad inventario. • Reporte de Alerta de producto, mostrando la cantidad a

reordenar. • Especifica precio de ventas y descuentos. • Labor directa puede ser agregada en el proceso de

ensamble. • Ensambla Producto y factura productos Terminado. • Personalización de formularios y reporte aplicado a

cualquier negocio. • Soporta cualquier NetBios Network y TCP/IP

Convenciones del Programa DacEasy Contabilidad estandariza el uso las funciones del programa Windows. Donde las funciones estándares del programa Windows son usadas en este producto, estas funciones operan exactamente igual como operaria un producto de Windows. Si necesita ayuda para entender como usar estas funciones, por favor referirse a la documentación de Windows.



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Contenido del Paquete. Su paquete de DacEasy Contabilidad para Windows son los siguientes. Si le falta uno de estos, por favor contactar su detallista o a DacEasy Dpto. De Ventas al (809)563-3232.

• Discos- (Disponible sí compra la versión de Disco Flexible)

• CD-ROM- (Disponible sí compra la versión de CD-ROM) • Manual Guías del Usuario • Tarjeta Número Serial • Panfletos de Soporte


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Asistencia al Usuario En DacEasy, queremos que le saque el mayor provecho a su nuevo programa. Nosotros entendemos que diferentes personas tienen diferentes necesidades y es por eso que nosotros ofrecemos un numero de recursos para asistirlo en el uso de nuestro producto. La guía de usuario en combinación con el sistema de ayuda en el programa, le provee repuestas a sus preguntas y esta siempre disponible. Si prefiere asistencia uno-en-uno puede contactar a Soporte Técnico a Cliente.

Documentación El conjunto de documentación incluye Ayuda En-Línea y Guía del Usuario. Use estos dos recursos para descubrir el poder de DacEasy Contabilidad.

Ayuda en Línea Esta ayuda incluida en DacEasy Contabilidad para Windows puede ser usara como ayuda con textos sensitivos o como ayuda procedural.


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Guía del Usuario La guía del usuario está diseñada para entender como usar su nuevo programa, detallando proceso de contabilidad básica y dirigiéndolo a la AYUDA para información mas detallada.

Recursos Adicionales En adición a la documentación suplida con el programa, hay un numero de recursos adicionales que puede mirar para su asistencia.

SSooppoorrttee eenn EEll -- LLuuggaarr yy eenn SSaalloonneess ddee CCllaasseess.. Consultores Certificados que son especialistas independientes en el uso de la tecnología DacEasy, entrenados y certificados por DacEasy para ayudarle a determinar las necesidades de su negocio. Los Consultores Certificados pueden ajustar el programa DacEasy a sus necesidades exactas.

SSooppoorrttee EEnn--LLíínneeaa.. Si tiene acceso a Internet, puede recibir soporte vía email acezando a nuestro home page www.DacFlex.com. Incluya su número de tarjeta de crédito o su numero Club de Ventajas con su pregunta y recibirá la respuesta vía email dentro de las 24 horas, durante horario regular de trabajo.

SSooppoorrttee ppoorr tteellééffoonnoo Nuestro soporte técnico está disponible para recibir sus llamadas de 8:30 a.m. hasta las 5:30p.m de lunes a viernes y los sábados de 9:00a.m. a 12:30p.m.

Capitulo 2: Soporte a Usuario


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Preparándose para una Llamada de Soporte. Cuando llame al Servicio de Soporte Técnico DacEasy, por favor ayúdanos a hacer nuestro soporte tan eficiente como sea posible siguiendo estas pautas:

• Favor esta en su computadora cuando llama por soporte. Usualmente es necesario recrear el incidente o recorrer a través de una serie de pasos para resolver los problemas técnicos.

• Si un error ocurrió durante una rutina de Asentar/Posteo

o de cierre. Es necesario restaurar el Respaldo/Backup, y entonces corregir el error. Por favor tenga los datos restaurados antes de llamar a la línea de soporte técnico.

• Si recibió un mensaje de error, es necesario que tenga

las palabras exactas del mensaje y el área del programa donde ocurrió.

• Obtenga información de su sistema. Para los pasos para

obtener información de su sistema, refiérase al tópico Ayuda “Preparándose para una llamada de soporte.”


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Iniciando Este capítulo le permite iniciar a usar el programa. Esto incluye los requerimientos del sistema, cómo instalar e iniciar el programa, y cómo convertir los datos de su compañía si está actualizando de una versión anterior. Funciones globales, así como son impresora y calculadora, son también explicadas en este capítulo.

Requerimientos del sistema Los siguientes son requerimientos mínimos del sistema recomendados para correr DacEasy Contabilidad para Windows.

• IBM PC o una computadora 100% compatible con un microprocesador Pentium o superior.

• 16 MB de RAM, 32 Recomendado. • Windows 95 con SP1 o más reciente, Windows

2000/me/98/NT. • Microsoft o PS/2-mouse compatible. • Disco Duro con 20 MB de espacio disponible en el disco

duro para el programa y 4 MB adicionales de espacio en el disco duro para cada compañía

• CD-ROM drive



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• Monitor a color VGA (Se recomienda con resolución de 800 x 600)

• Impresora (Windows Compatible) de 80 columnas capaz de imprimir 132 en modo comprimido o una impresora láser Hewlett Packard Laserjet (o compatible).

• Un módem 9600 o más rápido requerida para usar el discado telefónico.

Capitulo 3: Iniciando


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Instalando DacEasy Los pasos añadidos en esta sección solo aplican a usuarios que están instalando la versión para un solo usuario del programa. Si usted está instalando la versión para red, lea las instrucciones en apéndice A, “Su programa en Red”.

Para instalar los archivos de programa 1. Pulse el botón de Inicio/Start y apunte a Ejecutar/Run.

La caja de diálogo Ejecutar/Run aparecerá. 2. Inserte el CD o Instale el disco en el drive apropiado. Si usted está instalado la versión CD-ROM, la pantalla de introducción aparece automáticamente. Si la pantalla de introducción no aparece automáticamente, corra el archivo MSETUP.EXE. Corra Instalar Productos, y luego pulse Instalar Contabilidad. Pulse en la versión que usted compró (usuario individual o multi - usuario) y la instalación del programa iniciará. Si está instalando la versión de disco flexible, corra el archivo SETUP.EXE en el disco de Instalación y la instalación del programa iniciará. 3. Siga las instrucciones en su pantalla para instalar DacEasy

Contabilidad para Windows. Lea el acuerdo de licencia cuidadosamente. Usted debe aceptar los términos de este acuerdo para instalar el programa. Cuando la caja de diálogo de DacEasy Contabilidad para Windows Versión 11 aparezca, seleccione la caja LÉEME. Pulse Terminar para completar la rutina de Instalación. El archivo Léeme aparecerá. Vea esta información para



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conocer la más reciente información acerca de DacEasy Contabilidad. Seleccione Salida del menú de archivo para regresar a la rutina de instalación. Pulse menú principal, luego Pulse Salida para salir del proceso de instalación.

4. Después que corra la rutina de instalación, el icono de DacEasy Contabilidad para Windows 11 aparecerá en su escritorio.



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Iniciando DacEasy Usted puede usar cualquiera de los siguientes métodos para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows:

Desde el escritorio 1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para

Windows 11 en su escritorio. 2. Desde el menú de Inicio/Start - Pulse el botón de Inicio,

apunte a Programas, luego a Sage Software, y luego Pulse DacEasy Contabilidad para Windows 11.

Si ya usted ha configurado su compañía, el programa iniciará con una compañía abierta preseleccionada. Si usted necesita actualizar sus archivos de información de una versión previa, diríjase a la sección titulada “Actualizando de una versión previa”. Si usted es un usuario nuevo del programa, necesitará añadir los archivos de datos. Los pasos siguientes detallan este proceso.

Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez 1. Pulse dos veces el icono de DacEasy Contabilidad para

Windows 11 en su escritorio. La primera vez que cargue el programa se le pedirá que se registre. Si elige Sí, la caja de diálogo Número de Serie aparecerá. Entre su número de serie y llave de activación, y luego Pulse OK. Elija No si desea registrarse más tarde.



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La caja de diálogo Identificación Sistema aparecerá. Use esta caja de diálogo para crear una nueva compañía o para añadir la ruta de los datos ejemplo.

2. Complete cada campo en la caja de diálogo Identificación Sistema.

Idea: Pulse Help/Ayuda para más información en el cuadro de diálogo Identificación Sistema. 3. Pulse Aceptar para crear el archivo de datos de la nueva

compañía. La caja de diálogo Abrir Compañía aparecerá.

4. Seleccione la compañía que desea de la caja de diálogo y

presione Enter.

Saliendo de DacEasy Para salir de DacEasy Contabilidad, elija Salir del menú de Archivo. También puede salir de DacEasy Contabilidad al Pulsar el botón de Cerrar localizado en la barra de título de DacEasy Contabilidad para Windows. Un mensaje aparecerá confirmando su deseo de salir del programa. Elija Sí para continuar.



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Opciones del Menú y Comandos de la Pantalla Principal

Archivo Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos están disponibles:

Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos están disponibles:



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Transacción Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes:



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Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos están disponibles:

Asentar Accese a este menú cuando este listo para postear las transacciones. Los siguientes comandos están disponibles:



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Reportes Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles:

DacAccess Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos están disponibles:

Períodos Accese a este menú cuando quiera que DacEasy® ejecute operaciones necesitadas periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles:



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Módulos Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy® que estén interfaceados con DacEasy® Contabilidad™. Los siguientes comandos están disponibles:



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Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa.

F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.

Shift+F1—Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico.

F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que esté.

Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora.

F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones.

F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo.

F6—Presione la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones , F6 está activado.



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Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción.

F7—Presione cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de posteo.

F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione, presione F8 desde el campo código de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro.

F9--Presione para cualquier pantalla posteada para dar un backup a los datos antes del posteo. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro.

Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9.

F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10.

Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para



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determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible.

Esc- Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla.



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Configurando los Datos Ejemplos. Los Datos Ejemplo son datos proporcionados por DacEasy para ayudarle a familiarizarse con el programa. Si selecciona la opción Datos Ejemplo durante la rutina de instalación, la compañía de ejemplo será instalado en un fólder en el disco duro. Si no selecciona instalar los datos ejemplo pero desea usarlo ahora, reinstale el programa y seleccione Datos Ejemplo en la caja de diálogo Seleccionar Componentes durante la instalación. Después de haber instalado los datos ejemplo, siga estos pasos para configurar la compañía ejemplo en DacEasy Contabilidad.

PPaarraa ccoonnffiigguurraarr llooss ddaattooss eejjeemmpplloo..

1. Seleccione Abrir del menú Archivo. La caja de diálogo Abrir compañía se aparecerá.

2. Haga Clic en Agregar. La caja de diálogo de la Agregar Compañía aparecerá.



3-16

3. Entre el Datos Ejemplo en el campo Nombre de Identificación.

4. Entre C:\DEA4\SAMPDATA en el campo nombre de la

ruta del Directorio.

Nota: C:\DEA4\SAMPDATA es la ruta preseleccionada para el ejemplo de datos. Si no usó la ruta preseleccionada cuando instaló DacEasy Contabilidad, reemplace C:\DEA4 con la ruta que usó cuando instaló el programa. El ejemplo de datos se instala en un fólder llamado SAMPDATA bajo el fólder del programa.

5. Pulse Aceptar para añadir los datos ejemplo a DacEasy

Contabilidad. Un mensaje aparecerá confirmando su deseo de añadir la compañía.

6. Pulse Sí para continuar. La caja de diálogo Abrir

Compañía aparecerá. 7. Pulse dos veces en la compañía Datos Ejemplo.

DacEasy Contabilidad aparecerá con la compañía de ejemplo abierto.



3-17

Abriendo su compañía Después de iniciar el programa por primera vez. DacEasy le pregunta por información acerca de su compañía y usa esta información para crear su archivo de datos de compañía. Esta compañía se convierte en la compañía preseleccionada y se abrirá automáticamente cuando usted inicie el programa. Usted puede añadir un número ilimitado de compañías; aún así, solo puede abrir una compañía a la vez. Usted puede cambiar la compañía preseleccionada en cualquier momento.

AAggrreeggaarr uunnaa nnuueevvaa ccoommppaaññííaa 1. Seleccione Abrir del menú Archivo. La caja de diálogo

Abrir compañía se aparecerá. 2. Haga Clic en Agregar. La caja de diálogo de la Agregar

Compañía aparecerá.

3. Complete cada campo y confirme el espacio requerido disponible en el disco.

Sugerencia: Haga Clic en Ayuda de la Identificación del Sistema y aparecerá información detallada relacionada con cada campo.

4. Haga Clic en Aceptar para agregar la compañía.



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PPaarraa aabbrriirr uunnaa ccoommppaaññííaa ddiiffeerreennttee

1. Seleccione Abrir del menú de Archivo. La caja de diálogo Abrir Compañía aparecerá.

2. Pulse dos veces la compañía que desea abrir. La

información de la compañía aparecerá en el centro de la pantalla.



3-19

Actualizando de una versión previa Si está actualizando de DacEasy Contabilidad para DOS Versión 8 o anterior, debe convertir sus archivos de datos. Use la siguiente lista como guía cuando este actualizando DacEasy Contabilidad para Windows. Si esta actualizando de la versión para red, diríjase al Apéndice A, “Su programa en Red” Nota: Si esta actualizando desde DacEasy Contabilidad para DOS versión 9, no es necesaria la conversión; los dos primeros artículos en la siguiente lista no aplican.

Lista para actualizar Convierta los archivos de datos a Contabilidad para Windows Versión 11. Repita el proceso para cada compañía. Ver “Convirtiendo sus datos.” Convierta todos los archivos de datos para cada módulo externo que interactué con DacEasy Contabilidad. (Diríjase a módulo externo en la Guía del Usuario para más información). Si instaló el programa dentro de un directorio diferente, puede usar Explorador para mover los archivos a un fólder bajo el directorio de programa. Este paso es opcional. Si esta usando simultáneamente Contabilidad DOS y Windows, quizás desee omitir este paso.

Nota: Repita el proceso para cada compañía y para cada módulo externo que interactué con DacEasy Contabilidad para Windows.



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Si elige mover sus archivos de datos y están interactuando con módulos externos, entre la nueva ruta para sus archivos de Contabilidad en cada módulo externo. (Diríjase a módulo externo en la Guía del Usuario para más información.)

Convirtiendo Datos Existentes. Cuando actualiza a DacEasy Contabilidad para Windows desde DacEasy Contabilidad para Dos (Versión 8 o anterior, algunos pasos deben ser ejecutados para asegurar que sus archivos de datos fueron convertidos apropiadamente para el nuevo formato. Use la lista de abajo como guía para asegurarse de completar esos pasos. Es necesario ejecutar los primeros cinco pasos en todos los datos (Compañías) antes de haber actualizado. Nota: Si está actualizando de la Versión 4.4 o anterior a esta, necesitará convertir sus datos a la Versión 5, y luego convertir a la Versión 9. Contacte la División de Ventas de DacEasy al (800) DAC-EASY para un paquete de discos de conversión. Instrucciones completas están incluidas con el paquete de discos de conversión para actualizar sus datos a la Versión 5. Usted puede entonces seguir estos pasos para convertir sus datos a DacEasy Contabilidad para Windows.



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Lista de conversión. • Si esta relacionando DacEasy Nómina con Contabilidad,

postee Nómina. • Elija Consulta desde el menú DacAcces, y luego salga de la

pantalla. Esto le asegura que todos sus reportes regulares serán convertidos.

• Corra el utilitario de archivo en sus datos de contabilidad, y todos los programas DacEasy que relacione con Contabilidad, para cada compañía. (Ver “Corriendo utilitario de archivo en la Versión DOS”)

• Haga Backup de sus archivos de datos de contabilidad y todos los otros programas DacEasy que haga interfaces con Contabilidad para cada compañía. (Ver “Copiando datos de DOS”)

• Corra todos los reportes que normalmente usa para examinar balances para verificar que la conversión tuvo éxito. Recomendamos correr por lo menos sus Saldos por Antigüedad y Balance de Comprobación.

• Instale la actualización. (Ver “Instalando DacEasy”, al inicio de este capítulo.)

• Convierta sus datos de Contabilidad y todos los módulos externos de DacEasy que hacen interfaces con Contabilidad. (Ver “Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o posterior a esta”).

Nota: Si necesita convertir múltiples compañías, ver “Convirtiendo múltiples compañías.”

Compare los reportes de su versión previa con los reportes de la Versión 11 para verificar el éxito de la conversión.



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Corriendo las utilidades de archivo en la versión DOS Corra la rutina de utilidades de archivo en sus datos antes de convertir para asegurar la integridad de sus archivos de datos y comprimir los archivos.

PPaarraa CCoorrrreerr uuttiilliittaarriioo ddee aarrcchhiivvooss eenn llaa vveerrssiióónn DDOOSS 1. Seleccione Utilitario del menú de Archivo. La pantalla

de Utilitario de Archivo aparecerá. 2. Identifique de cual versión está actualizando y siga los

pasos apropiados. Actualizando desde la Versión 4.4 o posterior a esta - Si está actualizando de la Versión 4.4 o posterior a esta, escriba A en el campo Número de Archivo y presione Enter Actualizando desde la Versión 4.3 o anterior a esta -Si está actualizando de una versión anterior a 4.4, debe correr utilidades en cada archivo a la vez. Para hacer esto, presione F5 en el campo Selección de Archivo. Seleccione y corra Recobrar en cada Archivo de datos consecutivo.

3. Resalte Recobrar. 4. Presione F10 para comenzar la operación Recobrar. 5. Después de completado el proceso de Recobrar, corra

Verificar en el encabezado y el archivo de Facturas Pendientes.



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Backup a Datos de DOS. Es importante que haga una copia antes de convertir sus datos. Si encuentra un error durante el proceso de conversión, debe restaurar la copia y reparar cualquier error antes de tratar de nuevo el proceso de conversión.

PPaarraa hhaacceerr BBaacckkuupp aa llooss DDaattooss ddee DDaaccEEaassyy CCoonnttaabbiilliiddaadd ppaarraa DDOOSS.. 1. Elija Backup del menú de Archivo. La pantalla de

Backup/Restaurar Archivo aparecerá. 2. Resalte Backup y presione Enter 3. En el campo Origen de Archivos, seleccione Contabilidad.

Presione Enter para moverse al campo Ruta Origen.

4. Edite la ruta si es necesario. Puede encontrar fácilmente la ruta a sus datos al mirar en la pantalla Abrir Compañía. Ánote las rutas de cada una de sus compañías; luego, haga Backup a cada una.

5. Elija uno de los siguientes pasos, dependiendo desde cual

versión esta convirtiendo: Convirtiendo Versión 8- Entre una ruta válida; por ejemplo A: \.



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Convirtiendo Versiones 5, 6, o 7 -Seleccione A o B como el drive objetivo para su Backup. Convirtiendo Versión 4.4 o más reciente - Si está convirtiendo desde la Versión 4.4 o una anterior a esta, entre A: \ o B: \, dependiendo de donde desea guardar el Backup. 6. Presione F10 para comenzar el Backup.

Nota: El proceso de conversión renombra los archivos de datos. Si necesita restaurar el Backup hecha en una versión previa, el proceso de conversión debe ser repetido

Convirtiendo sus datos desde la Versión 5.0 o posterior a esta

1. Pulse dos veces el icono DacEasy Contabilidad para Windows 11 en su escritorio/desktop. La primera vez que cargue el programa se le pedirá que se registre. Si elige Sí, la caja de diálogo Número de Serie aparecerá. Entre su número de serie y la llave de activación, y luego Pulse OK. Elija No si desea registrarse en otro momento. La pantalla de Conversión de Archivo aparecerá.

Nota: Si instaló el programa en un directorio diferente del directorio de programa de DOS, la caja de diálogo Identificación del Sistema aparecerá la primera vez que cargue el programa. Use esta caja de diálogo para identificar la ruta a sus archivos de datos.



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2. Responda Sí a la pregunta "Borrar después de la conversión archivos de datos previos" si desea que DacEasy borre los archivos de datos previos después de la conversión. Contestando Sí a esta pregunta le conserva espacio en su Disco Duro. Recuerde, después de la conversión, no necesitará sus archivos de datos previos.

Conteste No si desea mantener los archivos viejos en su disco duro con el propósito de copiarlos.

3. Pulse Aceptar para comenzar el proceso de conversión.

Al DacEasy convertir sus archivos, le aparecerán el archivo y registro actual. El período de tiempo que se toma para convertir sus archivos depende del número de registro. El proceso normalmente tarda unos minutos, pero espere mayor tiempo para archivos de datos largos. Después de convertir sus datos, DacEasy regresa al menú principal.

4. Imprima sus reportes usuales, por lo menos sus Saldos

por Antigüedad y Balance de Comprobación, para verificar la transferencia exitosa de sus datos. Si sus datos aparecen como es de esperarse, esta listo para usar el nuevo programa para procesar sus entradas diarias. Si sus datos lucen incompletos, contacte al Dpto. de Servicio de Soporte al Cliente.



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Convirtiendo múltiples compañías Si usa DacEasy para más de una compañía, debe correr la rutina de conversión para cada compañía. Después de instalar y correr la Versión 11 por primera vez, DacEasy convierte la compañía preseleccionada como se describe al principio de la sección, "Convirtiendo sus datos desde la versión 5.0 o posterior a esta". Para sus otras compañías, seleccione Abrir desde el menú Archivo. Seleccione la próxima compañía y DacEasy le mostrará un mensaje de conversión. Después de convertir los Datos de la compañía seleccionada, DacEasy abre la compañía que recién convirtió y le muestra el menú principal. Repita este proceso para todas las compañías que aparezcan en la ventana Abrir.



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Iniciando módulos externos desde DacEasy Para iniciar un módulo externo DacEasy dentro del programa DacEasy Contabilidad, necesita asegurarse que la ruta de módulos externos está configurada apropiadamente en DacEasy Contabilidad. Para configurar la ruta externa, inicie el programa DacEasy Contabilidad. Seleccione Valores por omisión desde el menú de Edición, y luego seleccione Preferencias del Sistema. La caja de dialogo de Preferencias del Sistema aparecerá.

Entre la ruta de los archivos de programa para cada programa que está relacionando con el área de Módulos Externos. Por ejemplo, para relacionar Nomina, entre C: \DEP4 si aceptó la ruta preseleccionada durante la instalación. Pulse para guardar el cambio. Para iniciar un módulo externo DacEasy desde DacEasy Contabilidad, elija el módulo desde el menú de Módulos. El programa DacEasy aparecerá como el programa Contabilidad DacEasy aún abierto.



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Trabajando con DacEasy Use esta sección de la Guía del Usuario para familiarizarse con las características generales del programa. Para asegurar la integridad de sus archivos de datos corra utilitario de archivo en sus datos en base regular y haga Backup frecuentemente. Estas características son explicadas en esta sección. Esta sección también incluye información de las siguientes características la caja de diálogo Disposición del Reporte, usando la Calculadora, cambiando la fecha del sistema y usando Miradas.

Usando las utilidades de archivo DacEasy incluye una función de utilitario de archivo que usted puede usar para examinar periódicamente la integridad de sus archivos de datos y, si es necesario, reparar archivos dañados. Puede correr esta rutina en cualquier archivo de datos en cualquier momento. Recomendamos que haga Backup de sus datos antes de usar el utilitario. Importante: Puede Pulsar el botón de Cerrar en la caja de diálogo de Estado de Operación para interrumpir la rutina de índices deteriorados, Recobrar y Verificar. Si elige interrumpir la rutina, una pantalla de confirmación aparecerá. Elija Sí para detener la rutina de utilidades. DacEasy completa el utilitario en el archivo actual y muestra un mensaje de cancelación. Es muy importante que regrese después y corra la rutina de utilitario otra vez.



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UUssaarr UUttiilliittaarriioo ddee AArrcchhiivvoo

1. Seleccione Utilidades desde el menú de Archivo. La caja de diálogo de Utilidades de Archivo aparecerá.

2. Entre la selección de archivo o Pulse para seleccionar

el archivo o grupo de archivos.

Nota: El grupo de Mayor examina todos los archivos asociados con el Mayor General, Mayor de Cuentas por Cobrar y Mayor de Cuentas por Pagar. El Grupo de Inventario examina todos los archivos asociados con Inventario Físico y Ensamble.

3. Seleccione el archivo de operación.

Quitar Indices - Seleccione esta opción para remover cualquier índice desde sus archivos de datos.

Recobrar - Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar el archivo.

Verificar - Seleccione esta opción en un archivo con encabezado transacción y DacEasy confirmará que cada transacción esta localizada entre el encabezado y archivo de detalle y borrará cualquier transacción incompleta. Seleccione esta opción en un archivo de factura abierta y DacEasy Confirmará que cada



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transacción no posteada en el archivo de facturas abiertas existe en el archivo de transacción y viceversa. Ninguna factura abierta extraviada será añadida. Si una transacción está extraviada, la factura abierta será borrada. Después de correr Verificar se imprime un reporte que lista todos los cambios hechos a un archivo, si los hay.

Ver transacción - Seleccione esta opción para ver o editar archivos de transacción.

Nota: Por el hecho de que múltiples archivos son actualizados cuando las transacciones son entradas, es muy importante borrar sólo transacciones resultantes de datos alterados. Para borrar transacciones no posteadas, busque la transacción en la pantalla de entrada de transacción y Pulse Borrar desde el área de detalle. Para borrar transacciones posteadas, haga una entrada de reversión. Diríjase a Ayuda para más información.

4. Pulse para iniciar la operación seleccionada.

Aparecerá una caja de confirmación cuando el proceso se complete, Pulse Continuar para regresar a la caja de dialogo Utilidades de Archivos.

Nota: Si fue seleccionado Ver Transacción, aparecerá una lista de cada transacción. Pulse el botón de Cerrar para regresar a la caja de diálogo de Utilidades de Archivos.



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Protegiendo sus datos Una de las funciones más importantes que usted ejecutará en DacEasy es hacer Backup a sus archivos de datos. En caso de falla en el disco duro o excesiva corrupción de sus datos, usted debe restaurar el Backup. Sin un Backup tendría que entrar todos sus datos otra vez. Es muy importante que tome los pasos requeridos para tener un Backup actualizada a todo momento. A continuación le ofrecemos una guía de protección para hacer Backup de sus datos. Estos pasos requieren un juego de copias de 10 diskettes. Con este juego de 10 diskettes, tendrá tres meses de datos en caso de que los necesite. Los disketes copiados están divididos en tres grupos individuales: cuatro juegos individuales de copias diarias (Día 1, Día 2, Día 3 y Día 4), tres juegos individuales de copias semanales (Semana 1, Semana 2 y Semana 3), y tres juegos individuales para copias mensuales (Mes 1, Mes 2 y mes 3).

GGuuííaa ddee pprrootteecccciióónn ppaarraa BBaacckkuupp ddee DDaattooss

1. Ejecute un Backup total de DacEasy en el diskette de copia de la Semana 1. Sería mejor ejecutar esta operación el Viernes por la noche.

2. Cada día de Lunes a Jueves, copie en el juego de

disketes Día 1-Día 4

3. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2

4. Cada día, de Lunes a Jueves, copie en el juego de disketes Día 1-Día 4



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5. El Viernes, copie en el juego de disketes de la Semana 2

6. Cada día, de Lunes a Jueves, copie en el juego de

disketes Día 1-Día 4 7. El Viernes, copie en el juego de disketes Mes 1 antes de

correr la rutina fin de mes.

8. Repita los pasos 1-7 dos veces, sustituyendo el juego de disketes del Mes 2 y el Mes 3 por el juego de disketes del Mes 1. Reemplace los disketes diariamente después de copiar el tercer mes.

Respaldando (Backup) y Restaurando sus archivos Con la rutina de Backup usted puede copiar sus datos en un diskette, su disco duro o a un disco de Red. Recomendamos mantener un Backup de sus archivos de datos en un diskette así no perderá datos en caso de que el disco falle. Es recomendable que haga Backup frecuentes de sus datos. Es especialmente importante hacer una copia antes de ejecutar ciertas funciones irreversibles como son postear o purgar. Para su conveniencia, usted puede copiar directamente desde un número de funciones irreversibles como es la función postear. En adición, puede hacer una copia en cualquier momento al accesar la función Backup desde el menú Archivo.



3-33

RReessppaallddaarr oo RReessttaauurraarr DDaattooss

1. Seleccione Respaldar/Restaurar desde el menú de Archivo. La caja de diálogo de Respaldar/Restaurar aparecerá.

2. Seleccione la operación apropiada: Respaldar o Restaurar.

3. Seleccione el tipo de archivo a copiar: Contabilidad o Nomina.

4. Si es necesario, edite el origen del archivo de datos y el objetivo.

Idea: Pulse Preseleccionar para añadir una ruta objetivo preseleccionado para copiar o preseleccionar la ruta de origen para los datos a restaurado.

5. Pulse . Un mensaje de confirmación aparecerá.

6. Elija Sí para hacer o restaurar el Backup. Se le sugiere que inserte el disco como es requerido.



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Pantalla de Disposición de Reporte Cuando imprima cualquier reporte en DacEasy Contabilidad para Windows, usted puede ver el resultado en la pantalla, envíelo a su impresora para la copia en papel o exportar la información a un archivo. La caja de dialogo Disposición de Reporte aparecerá cada vez que imprima un reporte. Esta caja de dialogo le permite seleccionar su resultado.

Usando la calculadora DacEasy tiene integrada una calculadora con la cual puede realizar sus cálculos. Para accesar a la calculadora, haga clic en el botón Opciones y luego presione Calculadora .

Vista al reporte Si selecciona ver la información en la pantalla, la información aparecerá en la Vista del Reporte. Esta Vista del Reporte le muestra la información en un formato fácil de ver en la pantalla. Puede copiar y pegar esta información a una aplicación diferente si lo desea. Para copiar información, seleccione el texto con su Mouse, Pulse - derecha, y luego seleccione Copiar.



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Cambiando la fecha del sistema DacEasy le provee una manera rápida de cambiar la fecha del sistema. Pulse Opciones, y luego elija Fecha. La caja de diálogo Entre Fecha aparecerá. Entre la fecha apropiada y Pulse Procesar para salvar la fecha.

Usando la Búsqueda Las búsquedas son un campo sensible y una de las herramientas más poderosas disponible en DacEasy. Cuando usted Pulse con el cursor en un campo, una caja de diálogo aparece listando todos los registros existentes para ese campo. Cuando una búsqueda este disponible en un campo de entrada, el botón de buscar aparecerá en la barra de herramientas. Si una búsqueda no esta disponible para el campo activo el botón no aparece o no esta disponible. Mueva hacia abajo la lista y Pulse doble en el registro deseado. DacEasy pega la información en el campo actual. Cuando usted exhibe una búsqueda, la barra de selección resalta el primer registro en el archivo. De todas formas, la barra de selección se mantiene posicionada en el registro previamente seleccionado cuando usted regresa a una búsqueda. DacEasy busca de nuevo el último registro seleccionado por la sección actual solamente. Esta característica puede ser muy útil si usted necesita accesar registro en un archivo secuencialmente. Cuando usted salga y



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vuelva a entrar a DacEasy, la barra de selección regresa al inicio de cada búsqueda.

AAññaaddiieennddoo yy eeddiittaannddoo rreeggiissttrrooss ddeessddee uunnaa bbúússqquueeddaa DacEasy le brinda la habilidad de añadir y editar registros "al instante" desde ciertas búsquedas. Cuando esta característica esta disponible, un botón de Añadir y uno de Editar aparecerá en la barra de herramientas. Si descubre un registro inexistente, Pulse para añadir el registro a la lista. Para editar un registro en particular en una búsqueda, seleccione el registro y Pulse .

SSoorrtteeaannddoo rreeggiissttrrooss eenn uunnaa bbúússqquueeddaa Cuando usted exhibe una búsqueda, los registros son sorteados por la primera columna en el lado izquierdo de la Mirada. Algunas búsquedas le permiten cambiar el orden de sorteo de registros al Pulsar Cambiar Orden . Esta característica está incluida en Catalogo de Cuentas, Clientes, Productos, Servicios, códigos de facturas, Mensajes, Tabla de Precio, Tablas de Impuestos, Tablas de Términos, Vendedor y Transacción. Pulse Cambiar Orden para cambiar el orden de sorteo desde un campo de preseleccionado a un campo alterno. Cuando usted Pulse Cambiar Orden, las primeras dos columnas intercambia posiciones. El orden actual de sorteo para una búsqueda es identificado como la primera columna en el lado izquierdo de la búsqueda. En cualquier momento que usted accese una búsqueda, DacEasy usa el campo de sorteo preseleccionado para arreglar



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los registros. Pulse solamente Cambiar Orden, le sortea los registros otra vez para la sección actual. Cuando usted sale y vuelve a entrar la búsqueda, la información es sorteada por el campo de sorteo preseleccionado.

BBúússqquueeddaass iinntteelliiggeenntteess DacEasy incorpora búsquedas inteligentes en todos los campos de entrada permitiendo una búsqueda. Para ejecutar una búsqueda inteligente, escriba cualquier texto en el campo de entrada. Después de entrar el texto, Pulse Buscar para exhibir una lista de registros disponibles. DacEasy automáticamente selecciona el registro que más se relacione con el texto entrado. Este es un ejemplo de como usted puede usar búsqueda inteligente para su ventaja. Asuma que un cliente llamado Edwin Simmons compra una lata de limpiador de fabrica de su tienda de muebles. Cuando usted entra la orden, no puede encontrar el código de cliente de Edwin. Aún cuando usted sabe que los códigos de clientes siempre comienzan con la primera letra del apellido del cliente. Por lo tanto, usted entra S en el campo Código de Cliente y Pulse buscar. La búsqueda de Cliente exhibe una selección de código de cliente comenzando con la letra S. Ahora, use las teclas del cursor para encontrar Edwin Simmons, cuyo registro deberá estar muy cerca de la posición actual.

BBúússqquueeddaa ddee ccaammppoo La Búsqueda de Campo es un arma poderosa en las búsquedas. El Campo de Búsqueda rápidamente mueve la barra de selección al registro más cercano que se relacione



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con el que escribió en el campo. Por ejemplo, usted no esta seguro del código de cliente que asigno a Jim Smith. Pulse Buscar mientras en el campo Código de Cliente exhibe una lista de registros de clientes. Con la busqueda desplegada, entre J (la J aparece en el Campo de Búsqueda) y presione Enter. La barra de selección se mueve rápidamente al primer código que comience con J. Desde este punto, simplemente use las teclas del cursor para localizar Jim Smith.

Barra de herramienta de Windows La barra de herramientas de Windows aparece en la parte superior de la pantalla. Cada opción puede ser accesada con el Mouse o con el teclado. Las teclas de función son equivalentes a las teclas de función de Contabilidad DacEasy para DOS. Cuando usted apunta a un botón de la barra de herramientas con el Mouse, la tecla de función equivalente aparece como herramientas de consejo. Pulse el botón con el Mouse o presione la tecla de función específica. El botón opciones lista las características adicionales no mostradas en la barra de herramientas. El menú que aparece cuando pulse el botón opciones, también muestra la tecla de función equivalentes. Algunos botones en la barra de herramientas solo aplican para ciertos campos en la caja de diálogo. Por ejemplo, para usar el botón Buscar, coloque el cursor en un campo donde haya una Búsqueda disponible como Código de Cliente o el campo de Tabla de Impuestos, y luego pulse el botón de Buscar.


CCaappííttuulloo 44

Comprendiendo el proceso de contabilidad Cuando usted se relacione con su nuevo programa de DacEasy Contabilidad para Windows, se preguntará como pudo mantener a flote su negocio con un lápiz y una caja registradora. Ahora, puede compilar información con el toque de una tecla que antes le tomaba días para reunir. DacEasy Contabilidad trabaja sin consideración de su trasfondo. Mientras más aprenda de contabilidad y computadoras, el programa crece con usted, expandiéndose para acomodarse a sus crecientes necesidades. Por ejemplo, el principiante puede imprimir reportes financieros estándares predefinidos. De igual manera, un usuario experimentado puede tomar ventaja de los poderosos Reportes Financieros para crear regulares estados financieros ajustados a su negocio. Aunque no es requerido el conocimiento de principios de contabilidad para usar DacEasy para Windows, le ayudará comprender que DacEasy esta haciendo como un Posteo actualizando mayores automáticamente. Este capítulo le brinda una ligera vista de los principios básicos de contabilidad. Usted también encontrará un rápido viaje al final de este capítulo. El viaje rápido consiste en tres listas de chequeos que detalla los pasos envueltos en la configuración de DacEasy



Contabilidad para Windows y usar el programa a su máxima capacidad.

Fundamentos de contabilidad Contabilidad envuelve guardar la actividad financiera de su compañía y útiles reportes generativos para analizar la condición financiera de su compañía. Porque una variedad de personas puede estar interesadas en la condición financiera de su compañía (como son banqueros, inversionistas y administración), reportes estandarizados llamados estados financieros son usados por la mayoría de los negocios o compañías. Los estados financieros son tipos de reportes especializados financieros que siguen un formato prescrito especiales que reúnen las Reglas de PCGA (Principios Generales Aceptados de Contabilidad). Dos de los estados financieros más comúnmente usados son el Balance General y el Estado de Ingreso. El Balance de Comprobación refleja la condición financiera de una compañía en un momento dado, mostrando qué posee y qué debe la compañía. El Balance de Comprobación esta basado en la ecuación de contabilidad (Activo = Pasivo + Capital). El Estado de Ingreso lista los ingresos de una compañía, gastos y beneficios o pérdidas. A veces este reporte es aplicado a estados de ganancias o pérdidas. Nota: Para una lista completa de estados financieros predefinido e información impresa de estados de cuenta refiérase al capítulo 12, "Reportes Financieros."

Capítulo 4: Comprendiendo Proceso de Contabilidad


Tipos de cuentas Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden ser clasificadas como una de las siguientes:

Activos-Estos son los artículos que son propiedad de la empresa. Ejemplos de activos, estos incluyen las cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios.

Pasivos-Estos son los artículos que debe la empresa a fuentes particulares. Ejemplos, estos incluyen notas por pagar, cuentas por pagar, e impuestos por pagar.

Capital-Este es la diferencia entre los activos y los pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la compañía fuesen liquidados y usados para pagar todos lo que se debe a las fuentes particulares (pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la compañía. Este valor neto es conocido como capital. Ejemplos de la cuenta de capital incluye ganancias retenidas y acciones comunes.

Ingresos-Estos representan el dinero que entra a la compañía y resulta primordialmente de las ventas de bienes o servicios. Sin embargo, algunas compañías tienen varias fuentes de ingresos. Todo tipo de ingresos, tales como una ganancia en la venta de un edificio o interés ganado por inversiones, son considerados ingresos.

Gastos-Esto es el dinero que gasta en la búsqueda de ganancias. Ejemplos de gastos son las utilidades, las rentas y el costo de ventas.


Contabilidad por partida doble En la mayoría de los sistemas de Contabilidad, usted usa contabilidad por partida doble, aun cuando usted no lo advierte. El método por partida doble usa débitos y créditos para reflejar cambios en los balances de cuentas. La frase, "Para cada débito hay un crédito" es la que mejor describe la contabilidad por partida doble. Esto significa que cada vez que haya un débito debe acreditar en cuentas diferentes. Si usted usa una chequera para rastrear sus compras, usted quizás haya estado usando contabilidad por partida doble por años sin haberse percatado. Por ejemplo, cuando usted escribe un cheque para pagar la factura de electricidad, usted afecta dos cuentas, su cuenta de gastos de utilidades y su cuenta de cheques y adiciona al monto anual pagado a utilidades.

Estas adiciones y substracciones a varias cuentas son débitos y créditos en contabilidad. En el último ejemplo usted debita su cuenta de gastos (incrementando su balance) y acredita su cuenta de cheques (reduciendo su balance). Se preguntara porque la cuenta de gastos se incrementa cuando usted salda una factura. Considere que usted lo hace al final del año. Usted añade todos sus gastos juntos y comunica al gobierno la cantidad de dinero que hizo menos esos gastos. Por lo tanto necesita mantener un manejo total del monto como incremento en todo el año.

Las cuentas son asignadas para un grupo específico que determina el tipo de entradas que hace (débito o crédito) para afectar una cuenta o balance. En el ejemplo anterior usted debita los cheques y las cuentas de utilidades para incrementar sus balances. Cheque es una cuenta de



posesiones y utilidades una cuenta de gastos. Posesiones y gastos son cuentas de débitos. Deuda, capital e ingreso son cuentas de crédito. Un concepto erróneo común es que débito significa positivo y crédito significa negativo. Una entrada en débito o crédito nunca cambia de positivo o negativo. El cambio es como afecta una cuenta. Una entrada en débito siempre incrementa el valor de una cuenta de débito (posesión y gastos), mientras que una entrada en crédito disminuye el valor. Una entrada en débito a una cuenta de crédito (Deuda, capital e ingreso) siempre disminuye el valor, mientras que una entrada en crédito incrementa el balance en una cuenta de crédito. Para incrementar o disminuir un balance en una cuenta de tipo particular.

Posteando/Asentado En la mayoría de los sistemas de contabilidad manuales, usted postea entradas desde sus Mayores Subsidiarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a su mayor general al final del mes. Postear es el proceso por el cual usted actualiza sus cuentas individuales con valores desde otros libros mayores. DacEasy usa la misma terminología para describir el proceso de enviar un grupo de transacciones de entradas en el libro mayor subsidiario al Mayor General y Catalogo de Cuentas. Información entrada dentro de cada módulo como son Efectivos, Facturación, Compras no aparece típicamente en informes financieros hasta que no han sido posteados al Mayor General.


Efectivo contra el incremento Contable DacEasy Contabilidad es un sistema integrado basado a la vez del método efectivo de contabilidad. Cuando use el método acumulación de contabilidad, su registro de ingreso cuando este es ganado y gastado cuando incurrió. Por ejemplo, si usted vende un producto a un cliente, usted entra la factura (ingreso) al momento de la transacción, sin importar si se llevo a cabo un intercambio de efectivo. De la misma forma si usted compra materiales de oficina en cuenta para su negocio, usted debe archivar en gasto cuando incurra, sin importar cuando usted pague realmente por esos materiales. Incremento base de contabilidad con precisión retrata, el ingreso de una compañía y el costo de esos ingresos. En cambio, si usted estuvo usando el método efectivo de contabilidad, usted no deberá archivar a ninguna venta o compra hasta que usted realmente reciba el dinero o pague por la mercancía. El método de contabilidad que desea usar esta a su elección. Para el reporte de los impuestos para el Impuesto Sobre la Renta acepta cualquier método como modo de determinar la estabilidad financiera de su compañía. La consideración primaria es que usted seleccione un método y lo use consistentemente. La única excepción aplica a un negocio que produzca todos o algunos de sus ingresos provenientes del inventario. Las regulaciones de Estado Impuesto Sobre la Renta que el ingreso es una parte importante en contabilidad, el método incremento deben ser usado para registrar ventas y compras de mercancías.



Recomendamos que contacte su contador para que le asesore en la elección del método de contabilidad apropiado para su negocio. Su contador le puede explicar estos métodos con mayores detalles, ya que ellos están relacionados especialmente con su negocio y le informan de todas implicaciones de impuestos.


Viaje rápido Ahora que usted tiene un conocimiento básico de los principios de contabilidad, está probablemente preparado para automatizar el proceso de contabilidad para su negocio. Use esta sección como un mapa de camino para efectivamente automatizar su proceso de contabilidad. Las listas de chequeo en esta sección identifican cada paso en el proceso de contabilidad, diríjase al capítulo que explica cada paso y le dirá porque este paso es importante.

Lista de Chequeo Iniciando DacEasy le pide entrar cierta información previa a la entrada de transacciones. Use esta lista para establecer propiamente DacEasy Contabilidad para Windows.

Nota: La función Configuración Fácil esta disponible para la mayoría de los procesos de configuración. Configuración Fácil le guía para entrar la cantidad mínima de información que es requerida antes de que pueda entrar a las transacciones. Los pasos asociados con cada lista de chequeo nota cuando Configuración fácil esta disponible como un método alternativo para entrar los datos.

Añadir su compañía

DacEasy Contabilidad le permite añadir información de contabilidad para múltiples compañías. Usted esta advertido para añadir una compañía cuando instala el programa. Use la caja de diálogo Abrir Archivo para añadir compañías adicionales. Para más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando".



Entre la contraseña del contralor y asigne los derechos de acceso del usuario.

Si elige usar la función de seguridad, use una contraseña de contralor y asigne los derechos para usuarios específicos. El contralor tiene todo el acceso para todas las áreas del programa. Después que la contraseña de contralor haya sido entrada, cada usuario puede ser añadido con acceso limitado para el programa. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entrando información de compañía Entre el nombre de su compañía y dirección. Esta información se imprime en la parte superior de cada reporte. Usted también entrará información específica para la estructura de su año financiero. DacEasy usa esta información para postear transacciones dentro del período apropiado. Para más información refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre sistema de preferencias

Use la caja de diálogo Preferencias de Sistemas para actualizar el programa para cubrir sus necesidades. Para más información, refiérase al Capítulo 5 "Estableciendo".

Entre sus cuentas interfaces

DacEasy usa la información entrada en la caja de diálogo Cuenta de Interfaz cuando postea transacciones desde otros módulos del Mayor General. Esta información le dice a DacEasy como actualizar el Mayor General. Para más información refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".


Entrar Cliente, Suplidor y Producto preseleccionados Si se encuentra entrando la misma información en cada registro cuando añada sus clientes, suplidores o productos, usted desearía entrar la información como preseleccionada. La información preseleccionada se exhibirá automáticamente cuando usted entra un nuevo registro. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre sus formularios de preferencias

Puede imprimir formularios en papel regular, un formulario estándar preimpreso de DacEasy o un formulario de habitual. Previo a imprimir su primer formulario, seleccione de cual plantilla de formulario esta usando o diseñando su propia plantilla. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre su mensaje, tabla de precio, términos y tablas

de impuestos DacEasy usa tablas para guardar cierta información. Asignar información a un código, y luego use este código en lugar de reentrar la información a través del programa. Si la información cambia (e. g., cambio de tarifa de impuestos), solo necesita cambiar la tabla en lugar de cambiar cada registro afectado por el cambio. Usted debe crear por lo menos una tabla de impuesto y una tabla de términos si tiene tipo de cuenta abierta o balance acumulado para clientes o Suplidores. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".



Entre su cuenta y establezca balances

La página de cuentas guarda cada balance de cuenta. Estos balances de cuentas son usados para imprimir reportes financieros como son Estado de Ingreso y Hoja de Balance. Cuando usted añada una compañía, puede seleccionar un modelo de catalogo de cuentas o crear su propio catalogo. Si selecciona un modelo de catalogo de cuentas, podría necesitar hacer modificaciones menores. Después que su catalogo de cuentas esta completo, entre balances establecidos para cada detalle de cuenta. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre sus clientes y establezca balances

Si usted quiere mantener información sobre cada cliente, entre cada cliente en la caja de diálogo Editar Cliente. Información de balance para el cliente es actualizada automáticamente cada vez que postea una transacción con un código de cliente. Cuando usted entra balances iniciales, puede entrar cada factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas por cobrar es actualizada al entrar balances iniciales de clientes. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre sus Suplidores y establezca balances

Si usted quiere mantener información sobre cada Suplidor, entre cada Suplidor en la caja de diálogo Editar Suplidores. Información de balance para el Suplidor es actualizada cada vez que postea una transacción que incluya el código del Suplidor. Cuando usted entra balances iniciales, puede entrar cada factura pendiente o una suma. La cuenta de cuentas por pagar es actualizada al entrar balances iniciales


de Suplidor. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre sus productos y establezca balances

Si quiere mantener inventario, entre cada producto que vende. Usted puede entrar cada artículo en transacciones de factura y compra. Puede entrar mercancías terminadas con listas de componente y usar el módulo Ensamble para construir los productos. El inventario de la cuenta balance es automáticamente actualizado al entrar cada balance inicial de producto. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre sus servicios

Si quiere incluir servicios en sus transacciones de factura o ensamble, entre cada servicio que su compañía ofrece. Para más información, refiérase al Capítulo 5, "Estableciendo".

Entre sus Activos Fijos

Si usted quiere que DacEasy deprecie sus Activos Fijos por usted, entre cada activo fijo. Puede también entrar activos fijos no despreciables que usted necesita para mantener. Para más información, refiérase al Capítulo 6, "Activos Fijos".

Entre sus códigos de compras y ventas

Use códigos para incluir artículos en transacciones de compras y ventas que no son productos o servicios; por ejemplo, envío. Para más información en códigos de compras, refiérase al Capítulo 8, " Trabajando con Suplidores". Para más información en código de ventas, refiérase al Capítulo 9, "Trabajando con clientes".



Entre sus vendedores

Si quiere mantener el rendimiento de su equipo de ventas o pagar comisión, entre cada vendedor en DacEasy Contabilidad para Windows. Para más información sobre entrando vendedores, refiérase al Capítulo 9, "Trabajando con clientes".

Entre sus números de serie Si usted mantiene sus números de serie para sus productos y servicios, entre cada número de serie. Puede mantener el producto por su número de serie cuando vende el producto. Para más información, refiérase a los Temas de ayuda "Añadiendo números de serie".

Ayuda de Tópicos Relacionados

- Juntando información establecida - Determinando la fecha establecida - Determinando su año financiero.


Lista de entrada de transacción Esta lista detalla los pasos requeridos para archivar información en Contabilidad DacEasy para Windows. Entre sus transacciones

Usted puede entrar transacciones directamente dentro del Mayor General o entrar transacciones dentro de uno de los módulos y permitir que DacEasy actualice el Mayor General por usted. Usted también tiene la habilidad para entrar transacciones recurrentes (entradas del mayor general, pagos y facturas) y realizar sus respectivas generaciones.

Imprimir formularios necesarios

Imprimir formularios requeridos para las transacciones que entró en módulos de ventas, compras y banco. Por ejemplo, usted debe imprimir cualquier cheque computarizado previo al Posteo de banco. A menos que la preselección haya sido cambiada en la caja de diálogo del Preferencias de Sistema, se requiere imprimir los siguientes formularios cuando aplique: Recibos de Mercancías. Devoluciones de Compras, Facturas, Devoluciones de Ventas, y Cheques. Aún no sea requerido, usted podría elegir imprimir Ordenes de Compra si es requerido por su Suplidor.



Imprimir reporte Antes de postear cada módulo, se requiere imprimir el reporte (a menos que la preselección haya sido cambiada en la caja de diálogo de Preferencias del Sistema).

Posteo

Cuando usted postee el Mayor General, las entradas están tanto marcadas como posteadas y los balances de cuenta están actualizados. Cuando usted postee un módulo, DacEasy crea una entrada en el Mayor General y los balances de cuenta están actualizados. Dependiendo de la transacción, archivos adicionales podrían ser actualizados; por ejemplo, el archivo Cliente es actualizado cuando usted postea ventas.

Imprimir reportes

Reporte es la clave de su sistema de contabilidad. DacEasy tiene un número de reportes predefinido con información útil. Para información de impresión de reporte predefinido o estados financieros de clientes, refiérase al Capítulo 12 "Reportes financieros". Para información en crear lista de reportes habitual, refiérase al Capítulo 13 " Reportando base de datos".


Lista de rutina periódica Backup de sus datos

Aún cuando rara vez necesite restaurar un Backup, es muy importante hacer Backup frecuentes en caso de que accidentalmente ejecute un procedimiento que no pueda ser revertido, experimente una falla en el disco duro, o haya corrupción en sus archivos. Para más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando".

Correr utilitario

Sus archivos de datos, como sus carros, necesitan mantenimiento periódico. Las rutinas Recobrar y Verificar trabajan juntas para mantener su programa corriendo suavemente. Para más información, refiérase al Capítulo 3, "Iniciando".

Reconciliar sus cuentas de banco

Es importante que los balances de su cuenta de banco en DacEasy concuerden con sus estados de banco. Si usted entra sus transacciones de banco en el módulo banco, puede usar la función Reconciliación para ayudarle con este proceso. Para más información, refiérase al Capítulo 11, "Banco".

Generar depreciación

Si usted deprecia sus activos fijos, sabe lo tedioso que este proceso puede ser. Entre cada activo fijo y permita a DacEasy actualizar su información de contabilidad con el gasto de depreciación automáticamente. Para más información, refiérase al Capítulo 6, "Activos Fijos".



Cargos financieros generados

Si usted entra un porcentaje de cargo financiero para sus clientes, automáticamente DacEasy añade la cantidad de cargo financiero apropiada a cada cuenta de cliente que este vencida. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "operaciones periódicas".

Correr períodos y rutinas

Corra las rutinas de Fin de Período de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para actualizar la información de Balance para los clientes y proveedores. En adición, pagar facturas removerá desde la información del reporte de vencimiento y las facturas serán combinadas dentro de una factura individual para balance de los siguientes tipos de cuentas. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas".

Imprimir 1099s

Usted puede imprimir un 1099 para cada Suplidor designado como contrato de trabajo. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas".

Correr Rutina de Fin de año

Los procedimientos de Fin de Año actualizan el historial de información. En adición, la rutina de Fin de Año de Mayor General ajusta la estructura de los períodos. Usted puede entrar hasta dos años de transacciones antes de tener que cerrar el año. Para más información, refiérase al Capítulo 14, " Operaciones periódicas".


Purgar archivos de datos Usted puede purgar sus archivos de datos tan frecuente como guste. Si no purga, tiene acceso a más historial de datos; de todos modos, puede correr bajo en el espacio de disco. Una práctica común es purgar todos los archivos, con la excepción del Mayor General, al final del año. Para más información, refiérase al Capítulo 14, "Operaciones periódicas".

Entre ejecuciones presupuestales para el próximo año

Si desea comparar las ejecuciones presupuestales de las ejecuciones actuales, entre sus ejecuciones presupuestales para cada cuenta antes de entrar transacciones en el nuevo año. Para más información, refiérase al Capítulo 14, “Operaciones periódicas”.

Copyright 2002, DAC. Todos los Derechos Reservados

Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967

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CCaappiittuulloo 55

Configuración No tiene que ser exactamente un contador para mantener la posición financiera de su compañía con DacEasy® Contabilidad para Windows. DacEasy® es un sistema de Contabilidad integrado. Esto significa que puede entrar transacciones dentro de varios módulos tales como Banco y Facturación y le permite a DacEasy® hacer la Contabilidad detrás de la escena (internamente). Este capítulo lo lleva a través del proceso de instalación. DacEasy usa la información entrada durante el proceso de instalación para actualizarla automáticamente en el Mayor General cuando postea la actividad diaria haciendo una entrada directamente al Mayor General.

Entrando la Información de la compañía. La dirección de la compañía se imprime en la parte superior de cada reporte en DacEasy. Esta información puede ser editada en cualquier momento. DacEasy usa la estructura del período para determinar el período contable para actualizarlo cuando postea las transacciones. La información del período debe ser entrada antes de entrar las transacciones y no puede ser



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editada si una transacción ha sido entrada en el año que esta intentando editar. Nota: La estructura del período debe ser configurada antes de entrar cualquier información de balance o transacciones. Si acepta la estructura de período por defecto, todavía tiene que procesar la Información de la Compañía en el cuadro de diálogo antes de entrar cualquier información de balance o transacciones.

Para introducir información de la compañía

1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Editar, y luego seleccione Información de la Compañía. La caja de diálogo Información de la Compañía aparecerá.

Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar la información de la compañía. Refiérase al tema Ayuda “Entrando información de la compañía por Configuración Fácil” para más información.

Capitulo 5: Configuración


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2. Introduzca la información apropiada acerca de su compañía.

3. Introduzca el número de períodos, descripción y comience y termine fechas por cada período.

Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar la información de la compañía. Refiérase al tema Ayuda “Entrando información de la compañía por Configuración Fácil” para más información.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Información de la Compañía para una descripción detallada de cada campo.

4. Haga clic en Aceptar para guardar la información de su compañía.

Temas relacionados a la ayuda.

Agregando dirección alternativa de compañía.

Borrar dirección alternativa de compañía.

Cambiar estatus de un período.

Correr la rutina de Fin de Período de Mayor General.

Correr la rutina de Fin de Año de Mayor General.



5-4

Configurando las Preferencias del Sistema. El cuadro de diálogo de Preferencias del Sistema le permite a DacEasy personalizar como imprimir y procesar sus datos. Puede cambiar la selección en cualquier momento. Importante: No puede cambiar su método de costo después de procesar datos. Consulte un contador profesional acerca de las ramificaciones de los cambios de métodos de costo a mitad de año de sus negocios.

Configurando las Preferencias del Sistema.

1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Editar, y luego seleccione Preferencias del Sistema. La caja de diálogo Preferencias de Sistema aparecerá.

2. Haga sus selecciones para cada opción.



5-5

Si usted desea imprimir reportes detallados de transacciones históricas de sus clientes, proveedores y productos, selecciones las opciones apropiadas en este fólder.

Usted debe configurar una contraseña de controlador antes de que usted pueda activar los derechos de acceso.

3. Haga clic en el fólder de Efectivo y haga sus decisiones para cada opción.

4. Haga clic en el fólder de Facturación y haga sus selecciones para cada opción.

5. Si esta haciendo interfaz con otros programas DacEasy, haga clic en el fólder de Rutas del directorio. Teclee las rutas de los programas con los que esta haciendo interfaz con Contabilidad de DacEasy.

6. Haga clic en el fólder de Libro Mayor. Seleccione un Libro Mayor, y seleccione sus preferencias para cada opción. Repita este paso para cada Libro Mayor.

Nota: Si usted selecciona purgar transacciones al momento de asentar, usted pierde su seguimiento de revisión. Fuertemente se recomienda que no purgué el Libró Mayor.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Preferencias del Sistema para una descripción detallada de cada campo.

7. Haga clic en Aceptar para guardar las preferencias.



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Temas de ayuda relacionadas.

Seleccione mirada sorteo de orden.

Ideas para usar el método de costo promedio.

Configurando cuenta interface. DacEasy® usa la información entrada en el cuadro de diálogo Cuenta Interfaces cada vez que postea un módulo como Caja o Facturación, usando la cuenta entrada para hacer el registro apropiado en el Mayor General.

DacEasy determina cual cuenta usar basada en el módulo que está Posteando. Por ejemplo, cuando recibe productos en el módulo de Compras DacEasy sabe debitar la cuenta de Inventario y acreditar las cuentas por pagar. DacEasy® obtiene esos números de cuentas desde el cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces. Si selecciona un ejemplo de las estructuras de cuentas cuando agrega sus archivos de datos, el cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces ya contiene los números de cuentas por defecto. Sin embargo, puede entrar diferentes cuentas de interfaces a la vez. Si está configurando su propio catálogo de cuentas, debe completar el cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces. Para más información acerca de cuentas y una lista de los campos requeridos para accesar a cada módulo, pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces. Aun si no esta planeando usar todos los módulos, puede ser fácil completar cada campo. DacEasy® sólo usa la información requerida para accesar los módulos que usted usa.



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Configurando la Cuenta Interfaces.

1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Edición, y entonces seleccione Cuenta de Interfaz. El cuadro de diálogo Cuenta Interfaces se despliega.

2. El cuadro de diálogo Cuenta de Interfaz le provee los números de cuentas usados cuando postea los módulos tales como Facturación y Banco, su método de departamentalización en el campo Distribución de Ventas, Devoluciones en ventas y Costo de la Mercancía Vendida.

3. Entre cada cuenta de interfaces en el campo apropiado. Cada cuenta de interfaces debe tener una cuenta de detalle si selecciona Nada como método de departamentalización. Si selecciona Cliente o Inventario, cada cuenta deberá tener una cuenta de detalle con la excepción de Costo de la Mercancía Vendida, Ventas y Devoluciones en Ventas (use la cuenta Madre para esas cuentas) Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo de Cuenta Interfaces para una descripción más detallada de cada opción.

4. Pulse Aceptar para salvar los cambios.



5-8

Usando la Función Seguridad. Una de las características más importantes cuando usa un sistema de Contabilidad computarizado es la garantía y seguridad de sus datos, si tiene mas de un operador entrando datos o imprimiendo reportes, debe de restringir el acceso a ciertas rutinas. Implementar el sistema de seguridad a DacEasy® es un proceso de tres pasos: primer paso es seleccionar Si en el campo Activar Derecho Acceso de Usuario en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. El segundo paso es configurar la clave del contralor. El tercer paso es entrar cada usuario y asignarle los derechos de usuarios. Para más información en activar derechos de usuarios, refiérase a la sección titulada “ Configuración de Preferencias del Sistema”. La siguiente información explica como entrar la clave del contralor y agregar cada usuario.

EEnnttrraannddoo llaa ccllaavvee AAddmmiinniissttrraaddoorr DacEasy® le da un usuario por defecto “Administrador”, que tiene acceso a todo el programa. Use el cuadro de diálogo Editar contraseña para entrar la clave del Administrador. La próxima vez que entre al programa, entre administrador en el campo ID y entre la clave.



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Para entrar la clave administrador

1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Edición, y entonces seleccione Contraseña. El cuadro de diálogo Editar Contraseña se despliega.

2. Entre una clave. Use esta clave cada vez que entre como contralor.

Nota: Es importante que recuerde su clave o escríbalo y guárdelo

en un lugar seguro.

3. Pulse Aceptar para salvar su clave administrador.

AAggrreeggaannddoo nnuueevvooss uussuuaarriiooss yy aassiiggnnaarrlleess ddeerreecchhooss ddee aacccceessooss.. Después de entrar la clave del administrador puede configurar los derechos de usuarios para cada usuario adicional con la función de Acceso de Usuarios. Puede restringir módulos, menúes, y asignar una clave individual para cada usuario desde el cuadro de diálogo Editar Accesos de Usuarios.

Para agregar o editar accesos de usuarios.

1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Edición y entonces seleccione Derecho de Acceso a Usuarios. El cuadro de diálogo Accesos de Usuarios se despliega.



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2. Entre un ID y una Clave.

3. Puede copiar derechos asignados a otros usuarios para cada función.

Para copiar el derecho de un usuario existente, escriba el ID del usuario en el campo Copiar del Usuario o pulse Buscar y seleccione el usuario desde la lista desplegada. Para seleccionar derechos, pulse Editar Permiso de Usuario. Seleccione una función y pulse Marcar/Desmarcar para darle o quitarle acceso al usuario. Pulse Marcar/Desmarcar Todo para darle acceso o quitarle todo el acceso de funciones al usuario. Pulse Aceptar para salvar el acceso al usuario y regresar al cuadro de diálogo Acceso de Usuario.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Acceso de Usuario para una descripción más detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el ID del usuario.



5-11

Seleccionando planilla de formularios. DacEasy le permite personalizar sus formularios usando plantillas de formularios. DacEasy guarda cada planilla de formulario como archivos separados en el subdirectorio de archivo. Cada planilla tiene una extensión. FMT. Cuando instala DacEasy®, es asignada una planilla para cada formulario.

Puede cambiar el formato de archivo si es necesario. Puede crear tantas planillas para cada formulario para satisfacer las diferentes necesidades de impresión. Los siguientes pasos explican como seleccionar una planilla de formulario existente. Para más información en editar planillas de formularios, refiérase al tema de Ayuda “ Editando Planillas”.

Para seleccionar una planilla de formulario.

1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Edición, entonces seleccione Configuración de Formas. El cuadro de diálogo Editar Formas se despliega.



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2. Seleccione un formulario.

Nota: Puede seleccionar planilla de formularios para cualquier formulario del respectivo cuadro de diálogo de formato de impresión.

3. Pulse Nombres. El cuadro de diálogo Editar Formato Nombres se despliega.

4. Seleccione el archivo de formato de nombre que quiere cambiar.

5. Para crear una nueva planilla, entre un nuevo nombre. Para seleccionar una planilla existente, entre el nombre de la planilla o pulse Buscar y seleccione la planilla.

Idea: Pulse Opciones y seleccione Copiar Formato para hacer una copia de una planilla existente.

6. Pulse Aceptar para salvar la selección y regresar al cuadro de diálogo Editar Formas.

7. Complete cada campo en el cuadro de Editar Formas.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Formas para una descripción más detallada de cada campo.



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8. Pulse Aceptar para salvar la configuración de formularios.

Nota: Si entra un nombre nuevo al formulario, debe crear la planilla de formulario. Refiérase al tema de ayuda “ Editando Formularios” para mas información.


Editando planillas

Copiando planilla de formulario existente

Planilla de formulario por Defecto

Modificando planillas para 7 formularios

Modificando planilla de formulario para impresoras láser

Modificando planilla de cartas para impresoras matriz



5-14

Tablas DacEasy usa tablas para guardar información usada constantemente tal como tasa de impuestos y términos de pagos. Cuando asigne una tabla de impuesto para un cliente o vendedor, DacEasy usa la información en esta tabla para computarizar la cantidad de impuestos en transacciones de compras y facturación. La tabla de término guarda información de descuento, incluyendo la fecha y tasa de descuento. Ambas tasas de impuestos y de términos son requeridas para clientes y Suplidores de balance tipo abierto y acumulado. En adición puede crear tablas de mensajes y de precios opcionales. Use la función de tabla de mensaje para guardar cada mensaje agregado a las transacciones de compras y facturación. Esos mensajes pueden ser usados en entrada de transacciones o ser impresos en formularios. Entre tabla de precio para cada precio que ofrece a sus clientes. Las tablas de precios son usadas frecuentemente para ofrecer descuentos a los clientes a quienes se les factura un alto volumen de mercancías. Para mas información en mensajes o tabla de precios, refiérase a la Ayuda.



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Agregando mensajes Asigne un código para cada mensaje frecuente que utilice. Usted puede usar códigos de mensaje en las siguientes formas:

Introducir un código de mensaje en el cuerpo o en el pie de página de transacciones de facturación o compras y el mensaje imprimirá en la forma apropiada, como una factura o orden de compra.

Introduzca un código del mensaje con un cliente o proveedor y el mensaje aparecerá en la pantalla de introducción de transacción cuando una transacción de facturación o compra es introducida por el cliente o el proveedor.

Agregue un código de mensaje para un archivo de producto o servicio usando el Asistente de Ventas. El mensaje aparecerá cuando los productos son agregados a transacciones de facturación o compras.

Para agregar o editar un mensaje

1. Seleccione Tablas desde el menú Edición, y luego seleccione Mensajes. La caja de diálogo Editar Código de Mensaje aparecerá.



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Nota: Usted también puede agregar mensajes al momento en muchas áreas del programa. Cuando esta característica esta disponible, el botón de agregar se activa desde el campo Mensaje. Haga clic en Agregar y la caja de diálogo Editar Código de Mensaje es desplegada.

2. Introduzca un código para el mensaje e introduzca el texto del mensaje en el campo de descripción. Para editar un mensaje, introduzca el código del mensaje o haga clic en Buscar y seleccione el mensaje desde la lista que aparecerá.

3. Seleccione este campo de mensaje por omisión del pie de página para el campo de facturación si usted quiere que este mensaje automáticamente imprima en la parte de debajo de cada factura. Si es necesario, usted puede editar el mensaje por omisión de pie de página cuando introduzca la factura.

Nota: Un error aparecerá si otro mensaje ya fue iniciado por omisión. Usted debería cambiar la situación del actual mensaje por omisión de pie de página con anterioridad a asignar un nuevo mensaje por omisión.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Editar código de mensaje para una descripción detallada de cada opción.

4. Haga clic en Aceptar para guardar el mensaje.



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Agregando tabla de términos

DacEasy usa la tabla de términos para determinar las fechas de descuentos para las facturas y recibos de mercancía. Tiene dos maneras para definir los términos: número de días y número de mes. Si no ofrece descuentos a sus clientes por pronto pago, solo necesita una tabla de término con una tasa de descuento de 0 %.

Para agregar o editar una tabla de termino

1. Seleccione Tablas desde el menú Edición, y seleccione Términos. El cuadro de diálogo Editar Código de Termino se despliega.

2. Entre el código y descripción para los términos. Si está editando una tabla de término existente, pulse Buscar para seleccionar una tabla de término existente.

3. Seleccione el Tipo.



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Seleccione Número de Días para agregar un número especifico de días para la fecha de la transacción para calcular la fecha de descuento y la fecha de la deuda.

Seleccione el Día del Mes para especificar el día del mes en que el descuento en que siempre caerá la fecha de la deuda.

4. Entre la cantidad de porcentaje en el campo descuento si ofrece un descuento por pronto pago.

5. Si selecciona Número de Día en el campo % de Descuento, entre el número de día en el campo Día (s) de Descuento.

Si selecciona Día del Mes, entre el día del mes en este campo o para poner el descuento el ultimo día del mes.

6. Si selecciona Número de Día en el campo Tipo, entre el número de día en el campo Fecha de la deuda.

Si selecciona Día del Mes, entre el día del mes o L para poner el día de la deuda en el ultimo día del mes. Si no quiere configurar los términos para la fecha de la deuda, deje este campo en blanco.

Si selecciona Día del Mes en el campo Tipo, entre el ultimo día de su ciclo de facturación en al campo Día de Cierre. Por ejemplo, si termina su ciclo de facturación el 5 de cada mes, entre 5 como el día de cierre. Entre L para asignar el ultimo día de cierre del mes.

7. Si selecciona Día del Mes en el campo Tipo, la fecha descuento y deuda están cierto día cada mes. Seleccione Si en el campo Mes Próximo si quiere que este día este el siguiente mes.



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Por ejemplo, asuma que su sistema de fecha es 9 de junio, su día de deuda es 10 y su día de cierre es 15. Si selecciona No en este campo entre una factura, la fecha de la deuda será julio 15 (los primeros 10 días del mes después de la fecha de cierre). Si selecciona Si en este campo y entra una factura, la fecha de la deuda será Agosto 15 (la segunda decena de los días) del mes después de la fecha de cierre. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Código de Término para una descripción mas detallada de cada campo.

8. Pulse Aceptar para salvar la tabla de término.

Agregando Tabla de Impuestos Cuando entre transacciones de compra y facturación, DacEasy calcula la cantidad de impuesto para cada transacción. DacEasy determina la cantidad de impuesto de ventas multiplicando el porcentaje de impuestos de ventas por el total de todos los artículos sujeto a impuestos en la transacción. Debe asignarle un código de impuesto a cada cliente o Suplidor con balance tipo abierto o acumulado. Usted puede dividir en 8 partes la tabla de impuesto sobre ventas. Esto le ayuda si quiere descomponer la obligación de sus impuestos de ventas dentro de componentes de detalle. (Ej: estado, país o ciudad).



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Para DacEasy calcular correctamente las cantidades de impuestos de ventas para las transacciones de compras y ventas, debe ejecutar las siguientes tres funciones antes de entrar transacciones:

Configurar una tabla de impuesto para identificar la estructura y actualizar las cuentas al Mayor General cuando postea las transacciones de compras y facturación. DacEasy le permite usar un número ilimitado de tabla de impuestos. Muchos negocios sólo necesitan una tabla de impuestos. Sin embargo, si opera negocios en diferentes jurisdicciones de impuestos, debe de configurar una tabla por separado para cada tasa de impuesto.

Asignando una tabla de impuesto para cada cliente o vendedor nuevo. Haga esto entrando la tabla de código de impuesto en el campo Tabla de Impuesto en el cuadro de diálogo Editar Cliente y Editar Suplidor.

En los cuadros de diálogo Editar Productos, Editar Servicios, Editar Códigos en Compra y Editar Códigos en Ventas, indique si el articulo está sujeto a impuestos.

Para agregar o editar una tabla de impuesto.

1. Seleccione Tablas desde el menú Edición, y entonces seleccione Impuesto. El cuadro de diálogo Editar Impuestos se despliega.



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2. Entre un código y una descripción para cada tabla de impuesto. Si esta editando una tabla existente, entre el código de tabla o pulse Mirada y seleccione la tabla de impuesto desde la lista que se despliega.

3. En el área de desglose de la Obligación de Impuesto de Ventas, entre cuenta afectada cuando cargue este impuesto para los clientes y el porcentaje cargado a cada cuenta.

4. En el área de Impuesto de Compra, entre la cuenta de gasto afectada usando su Suplidor cobra este impuesto para usted.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Impuestos para una descripción mas detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la tabla de impuesto.



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Agregando Tabla de Cambio de precios Si produce precios depende de aquellos productos que vendió o cuando haya vendido usted puede crear ofertas para automáticamente capturar el precio correcto de venta cuando el producto es vendido. Para un cliente a recibir un cambio de precio, el cliente debe ser asignado a un grupo de precio y el producto vendido deberá tener un código de cambio de precio asignado al grupo de precio del cliente.

Para agregar un editar una tabla de cambio de precios.

1. Seleccione Tablas del menú de Editar, y luego seleccione Cambios de Precios . La caja de diálogo Editar Cambio de Precio aparecerá.



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Nota: Usted también puede agregar cambio de precios desde la caja de diálogo Editar Producto. Haga clic en Agregar desde cualquier grupo en el área de Cambio de Cantidad de Precio y la caja de diálogo Editar Cambio de Precio es desplegada.

2. Introduzca un código por el cambio de precio de la tabla. Si usted esta editando un precio existente de la tabla, introduzca el código o haga clic en Buscar y seleccione el código de la lista que aparecerá.

3. Introduzca una descripción del cambio de precio.

4. Elija uno de los siguientes tipos de tabla de cambio de precio para este descuento:

Cantidad- Un porcentaje de descuento es dado basado en la cantidad de ventas.

Porcentaje- Un porcentaje de descuento es dado sin tomar en cuenta la cantidad de ventas.

Moneda - Una especifica cantidad de dólar es tomada del regular precio de ventas sin tomar en cuenta la cantidad de ventas.

Precio Fijo - El producto es vendido al especifico precio de descuento.

5. Seleccione el método redondeo para ser utilizado si los nuevos precios de venta es una cantidad calculada.

6. Si usted selecciona Cantidad en el tipo de campo, introduzca el apropiado(s) descuentos en la Tabla de Cantidad. Si usted selecciona en el tipo de campo Porcentaje, Moneda o Precio Fijo, introduzca el descuento apropiado en la campo de cantidad en el área de Porcentaje / dólar o Normal.



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Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Editar Cambios de Precios para una detallada descripción de cada campo.

7. Haga clic en Aceptar para guardar la tabla de cambio de precio.

Agregando almacenes Usted puede dar seguimiento a lo almacenado en el inventario en diferentes almacenes asignando cada artículo a un código de producto y entonces incluir estos artículos y sus almacenes en la caja de diálogo Editar Artículo Maestro.

Para agregar o editar un almacén

1. Seleccione Tablas desde el menú Editar y seleccione Almacén. La caja de diálogo Editar Almacén es desplegada.

2. Teclee el código para identificar el almacén. Si usted esta editando un almacén existente, teclee el código del almacén o haga clic en Buscar y seleccione el almacén desde la lista que es desplegada.

3. Complete todos los campos aplicables.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Editar Almacén para una detallada descripción de cada campo.

4. Haga clic en Sí para guardar el almacén.



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Agregando mensajes

Borrando mensajes

Agregando tabla de precio

Borrando tabla de impuesto

Borrando tabla de término

Viendo y editando historial de código de impuesto

Borrando tabla de impuesto

Entrando clientes, Suplidores y productos por defecto. Si escoge, puede entrar información global acerca de sus clientes, Suplidores y productos. Esta información se desplegara automáticamente cuando entre un nuevo registro y puede ser editada si es necesario. Solo tiene que completar los campos que agilizan en proceso de entrada de datos.



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Para entrar clientes, Suplidores y productos por defecto

1. Seleccione Valores por Omisión desde el menú Edición, y

entonces seleccione la opción apropiada del menú. Se despliega el cuadro de diálogo para entrar la información por defecto.

2. Complete cada campo para incluir como defecto. Si no quiere tener un valor por defecto en el campo, deje este campo en blanco.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo para una descripción más detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para salvar la información por defecto.

Agregando cuentas. El catálogo de cuentas es el corazón de su sistema de Contabilidad. DacEasy usa la información del catálogo de cuentas cuando imprime los Estados Financieros. Por consiguiente. Creando una estructura de cuenta detallada en el catálogo de cuenta produce Estados Financieros más detallados. Si selecciona uno de los catálogos ejemplos cuando agrega la compañía. Puede editar las cuentas ejemplos para reflejar mas estrechamente sus negocios.

Para agregar o editar una cuenta

1. Seleccione Cuentas desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Cuentas se despliega.



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2. Si está agregando una nueva cuenta, entre un código para identificar la cuenta. Si esta editando una cuenta existente, entre el código de la cuenta o pulse Buscar y seleccione el código desde la lista que se despliega.

3. Complete cada campo en el área de información de la Cuenta.

Nota: El campo Grupo sólo está disponible si esta entrando el nivel de una cuenta. Todas las demás cuentas son agrupadas de acuerdo al grupo de la cuenta general.

4. Complete el área de información de la transacción.

La cuenta consolidación sola es requerida si usa la función consolidación para combinar el Mayor General de múltiples compañías que tienen diferentes estructuras de catálogo de cuentas. Si la cuenta es una cuenta de banco, seleccione Si en el campo Cuenta de Banco Reconciliable si quiere usar el módulo de Caja.



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5. Asignar la cuenta al Grupo apropiado de Flujo de Efectivo.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Cuenta para una descripción mas detallada de cada campo.

6. Pulse Aceptar para salvar la información de la cuenta.

Temas de ayuda relacionadas

Estructurando su catálogo de cuenta Borrando cuentas Viendo presupuesto e historial de cuentas Catálogo de cuenta ejemplo Editando contador de banco Generando archivos de exportar consolidación

Entrando cuenta de balance configurado Después de entrar sus cuentas, entre sus balances iniciales para cada cuenta excepto Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventario. Estas cuentas son actualizadas cuando entre los balances iniciales para sus clientes, Suplidores y productos (respectivamente). Entre toda actividad subsiguiente en el modulo apropiado.



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Cuando entre cada balance configurado, es creada una transacción de diario en el Mayor General con la cuenta Diferencia (D) como una cuenta compensada. Si esta entrando balances iniciales desde el balance configurado, la cuenta D tendrá un balance cero después de haber entrado todos los balances iniciales.

Idea: Todos los balances configurados deben ser entrados para el mismo período. Puede marcar el período configurado como activo para anular entradas de balances en el período equivocado. Para mas información en cambiar status de periodos, refiérase a “Cambiar status de un periodo” en la Ayuda.

Para entrar un balance configurado de una cuenta.

1. Seleccione Cuentas desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Cuentas se despliega.

Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar balances iniciales de sus cuentas. Refiérase al tema de ayuda “ Entrando balances de cuentas por Configuración Fácil” para mas información.

2. Entre el número de la cuenta en el campo Número o pulse Buscar para seleccionar una cuenta Pulse Opciones, y entonces Saldo. El cuadro de dialogo Saldo de Cuentas se despliega.



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Confirme que la fecha configurada está correcta y entrada en el campo balance inicial.

Nota: Si la fecha configurada es incorrecta, cierre este cuadro de diálogo y cambie la fecha del sistema.

3. Pulse Aceptar para actualizar el balance de la cuenta.

Idea: Después de entrar los balances configurados para todas las cuentas, imprima el Balance de Comprobación para el período usado para entrar los balances y confirmar si la cuenta D está en cero. Si la cuenta D tiene balance, confirme que los balances iniciales fueron entrados para todas las cuentas (incluyendo clientes, Suplidores y productos) en el período apropiado.

Detrás de Escena

Cuando salve una cuenta con balance configurado, DacEasy realiza la siguiente Contabilidad detrás de escena (internamente): • DacEasy debita la cuenta y acredita al diario de la cuenta

diferencia cuando entra un balance débito para un activo o cuenta de gasto.

• DacEasy acredita la cuenta y debita al diario de la cuenta diferencia cuando entre un balance crédito para un pasivo o una cuenta de ingresos.

Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia funciona una cuenta puente cuando entre un balance configurado, es muy importante no usar configuración para las entradas de transacciones diarias. Cuando salve el balance configurado de una cuenta, DacEasy® actualiza los siguientes archivos: • El archivo de cuenta que incluye los balances de cuentas.

DacEasy actualiza el período, los balances históricos y



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actuales de las cuentas. La actualización fluye para las cuentas generales. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

• DacEasy actualiza el encabezado del Mayor General y los archivos de detalle con una transacción posteada sumarizada. El código de diario para la transacción que se postea para el Mayor General es SU. Puede imprimir el Listado del Mayor General para ver la transacción sumarizada.

Temas de ayuda relacionadas Ajustando los balances configurados. Verificando información de la cuenta configurada.

Agregando clientes Puede seleccionar todo, alguno o nada para sus clientes en DacEasy Contabilidad para Windows. La razón más común es tener los clientes con registros individuales para crear facturas en el módulo Mayor Cuentas por Cobrar o Compra. Aunque haya elegido no usar esos módulos, puede todavía entrar cada cliente para seguir la base de dato de sus clientes

Para agregar o editar un cliente

1. Seleccione Clientes desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Clientes se despliega.

Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar sus clientes. Refiérase al Tema de Ayuda “ Entrando información de cliente por Configuración Fácil “ para mas información.



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Si esta agregando un nuevo cliente, entre un código para identificar el cliente. Si está editando un cliente existente, entre el código o pulse Buscar y seleccione un código desde la lista desplegada.

2. Complete la información apropiada en el área de información del cliente y en el área de información de la Cuenta.

Sí Departamentaliza por Cliente en el cuadro de diálogo Cuenta Interfaces, el campo MG Dpto. es requerido. Las Tablas de Término y Tabla de Impuestos son requeridas para los clientes de balance tipo abierto y acumulado.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Clientes para una descripción mas detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para salvar el registro de cliente.



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Temas de ayuda relacionadas • Cambiando códigos de clientes • Agregando dirección alternativa de cliente • Viendo historial de transacciones de clientes • Borrando clientes • Siguiendo notas de registros de clientes • Usando el Marcado Teléfono (Windows)

Entrando balances configurados a los clientes Si está entrando clientes desde un registro de Contabilidad configurado, registre el balance configurado para cada cliente. Puede entrar cada factura individualmente o combinar las facturas pendientes y entre la factura con suma global. Solo use el siguiente procedimiento para entrar balances iniciales configurados para sus clientes. Subsiguientemente la actividad del cliente debe ser registrada en el módulo apropiado, tales como el Mayor Cuentas por Cobrar, Compras o Caja.

Para entrar balance configurado a un cliente

1. Seleccione Clientes desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Clientes se despliega.

2. Entre el código de cliente en el campo Código o Pulse Buscar y seleccione el código.

3. Pulse Opciones, y entonces seleccione Saldo. El cuadro de diálogo Entrada de Balance Configurado de Factura se despliega



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Nota: Es importante que todos los balances estén configurados con la misma Fecha de Configuración.

4. Entre las facturas pendientes o las facturas solas con el balance actual del cliente.

5. Pulse Aceptar para actualizar el balance del cliente.

Detrás de Escena Cuando salve un balance configurado de un cliente, DacEasy realiza la siguiente Contabilidad detrás de escena (internamente):

DacEasy debita las Cuentas por Cobrar y acredita el Diario de la

Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre una factura o debita el balance configurado.

DacEasy® acredita las Cuentas por Pagar y debita el diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre un crédito al balance configurado.



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Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia es una cuenta puente cuando entre balance configurado, es muy importante no usar configuración para las transacciones diarias.

Cuando salve balance configurado de un cliente, DacEasy actualiza los siguientes archivos.

DacEasy actualiza el período, los balances históricos y actuales de las cuentas. La actualización fluye para las cuentas generales. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el Encabezado del Mayor General y los archivos de Detalle con una transacción sumarizada.

DacEasy actualiza el balance actual y la información histórica en el cuadro de diálogo de Editar Clientes. Puede imprimir el Directorio de Cliente para ver los cambios en el balance actual.

DacEasy actualiza el archivo de Facturas Abiertas de Cuentas por Cobrar. Esta información la imprime en el reporte de Antigüedad de Cuentas por Cobrar y Estados. La factura desplegada en el Reporte por Antigüedad sin un asterisco en la columna Código, muestra que la transacción está posteada.

Temas de ayuda relacionadas Ajustando balances configurados de clientes Verificando información de configuración de cliente



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Agregando Suplidores Puede seleccionar todo, algunos o nada para sus Suplidores en DacEasy Contabilidad. La razón más común para registrar Suplidor individual es para crear facturas en el módulo Mayor Cuentas por Pagar o Facturación o imprimir reporte 1099s. Aunque seleccione no usar esos módulos, aun puede entrar cada Suplidor para guardar la base de datos de sus Suplidores. Use esta información para imprimir cartas o seguir los números de teléfonos de sus Suplidores.

Para agregar o editar un Suplidor

1. Seleccione Proveedores desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Suplidor se despliega.

Nota: También puede usar Configuración Fácil para entrar Suplidores. Refiérase al tema de Ayuda “ Entrando información de Suplidor con Configuración Fácil” para mas información.



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2. Si está agregando un nuevo Suplidor, entre un código para identificar el vendedor. Si está editando un vendedor, entre el código o pulse Buscar y seleccione el Suplidor desde la lista desplegada.

3. Complete la información apropiada en el área de información del Cliente y en el área de información de la Cuenta.

4. Los campos Tabla de Términos y Tabla de Impuestos son requeridos para los Suplidos con balance tipo abierto y acumulado.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Editar Suplidores para una descripción mas detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar el registro del Suplidor.

Temas de ayuda relacionadas Cambiando códigos de Suplidores Borrando Suplidores Siguiendo notas para registros de vendedores Usando el Marcado Telefónico Agregando dirección alternativa de Suplidor Viendo transacción histórica de Suplidor



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Entrando balances configurados de Suplidores Si está entrando Suplidores desde un registro existente de Contabilidad, registre los balances configurados para cada Suplidor. Puede entrar cada factura individualmente o combinar las facturas pendientes y entrar una factura con una suma global. Solo use el siguiente procedimiento para entrar balances iniciales configurados para sus Suplidores. La actividad subsiguiente debe ser registrada en el módulo apropiado, tal como Mayor Cuenta por Pagar, Facturación o Caja.

Para entrar balance configurado de un Suplidor

1. Seleccione Proveedores desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Suplidor se despliega.

2. Entre el código de vendedor en el campo Código o pulse Buscar y seleccione el código.

3. Pulse Opciones, y seleccione Saldo. El cuadro de diálogo Entrada de Factura con Balance Configurado se despliega.

Nota: Es importante que todo los balances configurados sean entrados en la misma fecha. Si esta fecha no es correcta, cierre este cuadro de diálogo y cambie el sistema de fecha para de configuración correcta antes de proceder con estos pasos.



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Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Introducir facturas saldo inicial para una descripción más detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para actualizar el balance del Suplidor

Detrás de Escena Cuando salve un balance configurado de un Suplidor, DacEasy realiza la siguiente Contabilidad detrás de escena (internamente)

DacEasy acredita las Cuetos por Pagar y debíta el Diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre una factura o acredita el balance configurado.

DacEasy ® debita las Cuentas por Pagar y acredita el diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre un débito al balance configurado.



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Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia es una cuenta puente cuando entre balance configurado, es muy importante no usar configuración para las transacciones diarias.

Cuando salve balance configurado de un cliente, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

El archivo de las cuentas que incluye los balances de la nueva cuenta. DacEasy actualiza el período y los balances actuales de las cuentas así como las cuentas generales a las que reporta. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el Encabezado del Mayor General y los archivos de Detalle con una transacción sumarizada y posteada.

DacEasy actualiza el balance actual y la información histórica en al cuadro de diálogo de Editar Clientes. Esta transacción es el total neto de débitos y créditos para cada cuenta afectada. El código de diario que postea el Mayor General es SU. Imprima el Listado del Mayor General con el código de diario SU para ver la transacción sumarizada.

DacEasy actualiza el archivo de Facturas Abiertas de Cuentas por Pagar. Esta Información la imprime en el reporte de Antigüedad de Cuentas por Pagar y Estados. La factura desplegada en el Reporte por Antigüedad sin un asterisco en la columna Código, muestra que la transacción está posteada.



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Temas de ayuda relacionadas. Ajustando balance configurado de Suplidores Verificando información configurada de Suplidores

Agregando un producto Si escoge tomar ventaja de inventario avanzado siguiendo las funciones disponibles en DacEasy Contabilidad para Windows, necesitará entrar un registro para cada producto que facture, venda o ensamble.

Para agregar o editar un producto

1. Seleccione Productos desde el Menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Productos se despliega.

Nota: puede también usar Configuración Fácil para entrar sus productos. Refiérase al tema de ayuda “ Entrando información de producto por Configuración Fácil” para mas información.



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2. Si esta agregando un nuevo producto, entre un código para identificar el producto. Si esta editando un producto existente, entre el código o pulse Buscar y seleccione un código desde la lista que se despliega.

3. Complete cada campo aplicable para el producto.

Si su método de departamentalización en el cuadro de diálogo Tabla de Interfaces es Inventario, el campo MG. Dpto. es requerido. Nota: No puede editar la cantidad en el área de Unidades. Esta área es actualizada cuando entre balance configurado para el producto o postee la transacción que incluye el producto. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Productos para una descripción más detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el registro de producto.

Temas de ayuda relacionadas Cambiando códigos de productos Ideas para usar el método de costo promedio Borrando productos Siguiendo notas de registro de productos Viendo transacción histórica de producto Agregando número serial Agregando mensajes y descripción extendida a los

productos Agregando lista de componentes Imprimiendo una lista de materiales



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Entrando balance configurado de producto Cuando entre un nuevo producto en el módulo de Producto, también puede entrar un inventario con balance configurado. Si configura una compañía existente, algunos productos ya tienen balance de inventario. Solo use el siguiente procedimiento para entrar un balance inicial para un producto. No use configuración para entrar transacciones diarias.

Para entrar un balance configurado a un producto 1. Seleccione Producto desde el menú Edición. El

cuadro de diálogo Editar Producto se despliega. 2. Entre el código de producto en el campo Código o

pulse Buscar y seleccione el código. 3. Pulse Opciones, y entonces seleccione Saldo. El

cuadro de diálogo Saldo inicial producto se despliega.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Saldo inicial producto para una descripción más detallada de cada campo.

4. Entre el número de unidades disponibles y el costo por unidades. DacEasy calcula el total en el campo peso. 5. Pulse Aceptar para actualizar el balance del producto.



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Detrás de escena Cuando salve un Producto configurado de un Suplidor, DacEasy realiza la siguiente Contabilidad detrás de escena (internamente)

� DacEasy debíta el Inventario y acredita el Diario de la Cuenta Diferencia (cuenta D) cuando entre un balance configurado positivo.

Nota: Ya que el diario de la cuenta diferencia es una cuenta puente cuando entre balance configurado, es muy importante no usar configuración para las transacciones diarias. Cuando salve balance configurado de un Producto, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

El archivo de las cuentas que incluye los balances de la nueva cuenta. DacEasy actualiza el período y los balances actuales de las cuentas así como las cuentas generales a las que reporta. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el Encabezado del Mayor General y los archivos de Detalle con una transacción sumarizada y posteada. Esta transacción es el total neto de débitos y créditos para cada cuenta afectada. El código de diario que postea el Mayor General es SU. Imprima el Listado del Mayor General con el código de diario SU para ver la transacción sumarizada

DacEasy actualiza el cuadro d diálogo Editar Producto. Las unidades y el dinero disponible incrementa con un balance configurado positivo. Estas cantidades disminuyen con un balance configurado negativo. Imprima el Reporte por Actividad de Producto para



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ver los cambios en las unidades y dinero disponible.

DacEasy actualiza el archivo detallado por Actividad de Producto si configura Si en el archivo Seguir Historial de Transacción de Producto en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema.

Temas de Ayuda relacionados Verificando información configurada de producto Ajustando balances configurados de productos

Agregando servicios Con servicios no tiene que tener unidades disponibles, dinero o costo. Crear un registro para cada servicio que venda o por la mano de obra usada para ensamblar productos. Si sólo vende servicios, puede entrar facturas en el cuadro de diálogo Facturar Servicios.

Idea: Para usar el formato entrada de factura de servicio, seleccione Si en el campo Entrada de Factura de Servicio en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema.

Para agregar o editar un servicio

1. Seleccione Servicios desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Servicio se despliega.

Nota: también puede usar Configuración Fácil para entrar sus servicios. Refiérase al tema de ayuda “ Entrando información de servicio por Configuración Fácil” para mas información.



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2. Entre un código para identificar el servicio que esta agregando. Si esta editando un servicio existente, entre el código o Pulse Buscar y seleccione el código desde la lista despegada.

3. Complete los campos apropiados.

El MG. Dpto. es requerido Si selecciona Inventario como su método de departamentalizacion en el cuadro d diálogo Cuenta Interfaces.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Servicios para una descripción mas detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el registro de servicio.



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Idea: Imprima el Listado de Servicio para verificar que cada servicio fue entrado correctamente. Para imprimir este reporte, seleccione Inventario desde el menú Reporte, y entonces seleccione Listado de Servicio.

Agregando Artículos Maestros Si tiene varios almacenes o quiere crear una estructura de inventario de multi-niveles, añada un articulo maestro por cada producto que venda. Esto, asocia a cada articulo detalle con su articulo maestro. Se puede imprimir reportes basado en artículos maestros y en almacenes. Además, puede utilizar la opción de Generar Artículos para que DacEasy genere automáticamente un código de producto por cada almacén.

Para agregar o editar un articulo maestro

1. Seleccione Articulo Maestro desde el menú Edición. La pantalla de Editar Articulo maestro se despliega.


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CCaappiittuulloo 66

Activos Fijos Depreciar sus activos fijos puede ser tedioso sin un proceso automatizado. Con DacEasy Contabilidad para Windows puede rastrear informaciones importantes sobre sus activos fijos y generar la depreciación automáticamente. DacEasy utiliza los métodos de línea recta y doble declinación y hace que esos registros figuran como un proceso fácil. Todo lo que tiene que hacer es entrar los números de cuentas y valores apropiados, la vida útil de los activos y el método por el cual quiere calcular la depreciación. DacEasy usara esa información cada vez que genere la depreciación y hace una entrada no posteada dentro del Mayor General (a menos que en otra parte lo especifique). Después puede imprimir el diario y postear, el balance de su cuenta reflejara la depreciación apropiada. Además puede generar reportes de sus activos fijos usando el Query y Publicar. Use la siguiente lista de chequeo que le ayudara a recordar cada caso para asegurarse que sus activos fijos son actualizados.



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Lista de chequeo del modulo de Activos Fijos Entre sus activos fijos. Asegúrese de entrar la fecha en que

entró en servicio, la cual es generalmente la fecha en que compró el activo.

Genere la transacción de depreciación para cada periodo. Imprima el diario del Mayor General. Revise la transacción y haga los cambios si es necesario. Haga Backup de sus datos. Postee el Mayor General para el periodo

Capitulo 6: Activo Fijo


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Impuestos & Principios de Contabilidad Es importante hacer notar la diferencia entre impuestos y Principios de Contabilidad cuando se habla de activos fijos. Puede usar diferentes métodos contables cuando calcula la depreciación. Porque DacEasy Contabilidad para Windows esta basado en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (lo cual significa que conoce los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), la depreciación la calcula según los principios de Contabilidad. Los impuestos y los PCGA son calculados de diferentes vías, lo cual significa que el reporte del impuesto y el reporte financiero difieran. Ejemplos de esas diferencias podría incluir: Calculo de depreciación sobre línea recta basada en reportes financieros, pero puede acelerar el método para propósitos de impuestos.



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Agregando Activos Fijos Entre cada tipo de activo que quiere depreciar. Puede también entrar activos no depreciables a los cuales quiere dar seguimiento, como un software de contabilidad. Para agregar un Activo Fijo: 1. Seleccione Activos Fijos desde el menú Edición. El cuadro

de diálogo Editar Activos Fijos se despliega.

2. Entre un código para identificar el activo que esta editando. Si esta editando un activo fijo existente, entre el código o pulse Buscar y seleccione el código de la lista que se despliega.

3. Complete cada campo. 4. Haga clic en la ficha Depreciación de la pantalla Editar

Activos Fijos y llene los campos que apliquen. Si selecciona estatus abierto, son requeridos los campos Vida Util y



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Cuentas de Depreciación. Además, debe entrar el valor del Costo de Adquisición antes de generar la depreciación.

Si esta entrando un activo que existe, y se encuentra en un ciclo medio de depreciación, entre el monto que ya tiene acumulado en el campo Depreciación Acumulada.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Activos Fijos para descripción detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar el activo fijo. Temas de Ayuda Relacionados Vincular notas a los activos fijos Borrando activos fijos Verificando información de activos fijos.



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Generando Depreciación Recurrente Después de haber entrado un activo fijo, puede usar esa información para generar automáticamente la rutina de calculo de gasto de depreciación apropiada. El registro de activo y el Mayor General se actualizan con los montos de depreciación apropiados. Para generar la depreciación de activos fijos 1. Seleccione Recurrente Generación desde el menú

Transacción, y luego seleccione Activos Fijos. El cuadro de diálogo Generar Depreciación Activos Fijos se despliega.



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2. Entre la fecha asignada para generar la transacción en el Mayor General.

3. Entre el rango de los activos a depreciar 4. Complete los campos restantes

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Generación Depreciación Activos Fijos para la descripción detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar. El activo fijo es actualizado con el calculo

de la nueva depreciación. Si fue seleccionado crear una entrada en el MG, se agregara al Mayor General una entrada no posteada.

Nota: debe postear el módulo de Mayor General si selecciona crear una entrada en el MG. Para pasos de como postear el Mayor General, refiérase al Capitulo 7, Trabajando con el Mayor General.

Detrás de Escena Cuando se genera una transacción de depreciación para un activo fijo, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Si seleccionó crear entrada de Libro Mayor, los archivos de encabezado y detalle del Mayor General incluirán la nueva transacción. La transacción es un debito al gasto de depreciación y un crédito a la cuenta de depreciación acumulada. Puede imprimir el reporte de Actividad del Mayor General o el Diario del Mayor General para ver la transacción ocurrida. El archivo de Activo Fijo es actualizado. La cantidad de depreciación es agregada al campo Depreciación Acumulada y además el campo Fecha de ultima generación es actualizado.


CCaappiittuulloo 77

Trabajando Con El Mayor General El Mayor General, a menudo llamado MG, es el módulo principal de su sistema de contabilidad. El Mayor General sirve como prueba de auditoría - presenta cómo y cuándo se actualizaron los balances de las cuentas. El Mayor General puede ser actualizado por la entrada de transacciones directamente en el Mayor General o Posteando las transacciones de otro módulo como el módulo de Banco o Facturas. Puede usar el Mayor General solo o conjuntamente con otros módulos. A cada transacción del Mayor General es asignado un código de diario. Esto permite localizar rápidamente cierto tipo de transacciones y reportes o transacciones asignadas a un grupo específico. Cuando usted postea un módulo, la transacción del Mayor General es protegida con un código de diario. Si entra transacciones directamente en el Mayor General, puede agrupar las transacciones usando su propio código. Si intenta usar una entrada de diario con un código protegido, se desplegará un mensaje de error. Usando el Mayor General, puede reversar automáticamente entradas al cierre de un período contable. Esa práctica común



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de contabilidad permite manejar gastos acumulados al final de un período contable. La información contable que entra es de valor solo si puede extraer informes y reportes útiles de la condición financiera de su negocio. Si no ha modificado el catálogo de cuentas para conocer las necesidades particulares, refiérase al capítulo 5. “Configurando”, “Generar informaciones predefinidas” o “Reportes financieros de clientes” refiérase al capítulo 12. “ Reportes Financieros”. Refiérase al Capítulo 14 “Operaciones Periódicas”, para información de cierre de período y de año. Cierre el período para evitar futuras entradas desde que fue entrado el período. Cierre el año para actualizar la información histórica y actualizar la estructura de sus períodos con un nuevo año. Puede entrar hasta dos años de información antes de que requiera cerrar el año. Lista De Chequeo Del Mayor General Entre las transacciones del Mayor General Genere alguna entrada recurrente en el Mayor General

(Opcional) Imprima el Diario de Mayor General Haga Backup de sus datos Postee el Mayor General para el período Corra el proceso fin de mes para el Mayor General

(Opcional)

Capitulo 7 Trabajando con el Mayor General


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Entrando Transacciones En El Mayor General Si no usa los módulos de DacEasy, entrara las transacciones directamente en el Mayor General. Si escoge entrar la actividad de una cuenta dentro del módulo apropiado, el Mayor General actualizará los módulos cuando postee. Si entra la actividad en los módulos, podría necesitar hacer entradas ocasionales directamente en el Mayor General. Por ejemplo, entrando gastos por intereses de un documento por pagar. Entrando Una Transacción En El Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor del menú Transacción. El cuadro de diálogo de Transacción al Libro Mayor se despliega.



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2. Entre el Código de Diario para la transacción. Puede

editar el código de diario o Pulse Buscar y seleccionar el Código de Diario. El código de diario permite agrupar las transacciones similares cuando imprime sus reportes.

3. Presione Enter en el campo numero y el próximo

numero es asignado. 4. Complete los campos restantes. 5. Presione Revertir si quiere que automáticamente

reverse la entrada al cerrar el periodo contable. Puedes afectar varias cuentas si es necesario, sin embargo debe recordar que el total de debito y de crédito debe ser igual antes de guardar la transacción.

Idea: Pulse en Ayuda desde el cuadro de diálogo del Mayor General para información detallada de cada campo.

6. Pulse Aceptar para salvar la transacción.



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Entradas Recurrentes Al Mayor General

Si entra una transacción particular o regular, podría escoger entrar la información como una transacción recurrente en el Mayor General. Las transacciones recurrentes son entradas una vez y reproducidas cada vez que corra la rutina de Generación. Esa rutina crea una transacción no posteada en el Mayor General. Los balances de las cuentas son actualizados cuando corre la rutina de Posteo.

Entrando Una Transacción Recurrente Del Mayor General

1. Seleccione Recurrente Entrada desde el menú

Transacción y entonces seleccione Libro Mayor. El cuadro de diálogo Entradas Recurrentes de Mayor General se despliega.



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2. Asigne el grupo a la transacción. Puede general múltiples entradas en el Mayor General con un grupo similar. Para seleccionar un grupo existente, Pulse Buscar y seleccione el grupo desde la lista que se despliega.

3. Asigne el numero de transacción y el código de diario.

Puede escribir el código de diario o pulse Buscar y seleccionar el código de diario. El código de diario permite agrupar transacciones juntas cuando imprime reportes.

4. Seleccione el tipo de transacción para generar y entre la

información recurrente.

5. Entre las cuentas para el débito y el crédito en el área de detalle de la transacción.

Idea: Pulse Ayuda desde en cuadro de diálogo Transacciones Recurrentes del Mayor General para información detallada de cada campo.

6. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de los créditos y débitos debe ser igual antes de que pueda salvar la transacción.



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Generando Entradas Recurrente del Mayor General Cuando se genera una entrada recurrente del Mayor General, una transacción no posteada es agregada al Mayor General. Los balances de tus cuentas son actualizados cuando corras la rutina de posteo del Mayor General.

Generando Una Entrada Recurrente De Mayor General

1. Seleccione Recurrente Generación desde el menú

Transacción, y entonces Libro Mayor. El cuadro de diálogo Transacciones Recurrentes de Mayor General se despliega.

2. Entre la fecha para asignar la transacción al Mayor General

Nota: Si la fecha entrada esta después de la fecha de terminación, la transacción del Mayor General no se generara.



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3. Entre el rango de las transacciones a generar basadas sobre el grupo asignado cuando las entradas recurrentes fueren hechas.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Transacciones Recurrentes al Mayor General para información detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. Una transacción es agregada para el

Mayor General para que cada entrada recurrente caiga dentro del rango que entro.

Temas De Ayuda Relacionados

Editando transacciones en el Mayor General Borrando transacciones recurrentes en el Mayor General Editando transacciones generadas en el Mayor General Borrando transacciones generadas en el Mayor General



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Verificando Transacciones Del Mayor General Después de entrar una serie de transacciones, debe verificar sus entradas antes de postear la información. Imprima el Diario para ver las transacciones a ser posteadas. A menos que haya sido cambiada la opción predefinida en el Mayor General, requerirá la impresión del diario antes de postear. Eso puede parecer tiempo perdido, pero el tipo gastado corrigiendo errores antes de postear es mucho menor que el tiempo requerido para reversar las entradas después de postear.

Nota: Si escoge postear en línea sobre el cuadro de diálogo Preferencia del Sistema, no tiene que imprimir el diario antes de postear.

Imprimiendo El Diario Del Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor del menú Diarios. El cuadro de diálogo Diario Libro Mayor se despliega.



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2. Seleccione Diario como tipo de reporte.

3. Entre la pagina inicial y la fecha. El período asociado con la fecha se despliega. Todas las transacciones no posteadas dentro del período se imprimirá en el diario.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Diario Libro Mayor para información detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo de Disposición del Reporte se despliega.

5. Seleccione la opción salida y pulse Aceptar.



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Posteando El Mayor General

Postear las transacciones previene que haga cambios a las mismas y actualizar los balances en el catalogo de cuentas. Aunque puede imprimir Estados Financieros incluyendo transacciones no posteadas, podría escoger incluir solo transacciones no posteadas para fines de reportes oficiales para completar información en reportes que no serán cambiados. Porque una transacción posteada no puede ser editada, la información de sus estados financieros pueden ser cambiados solo si restaura un Backup o las entradas son ajustadas.

Cuando un módulo externo es posteado, como Factura o Banco, DacEasy crea una transacción sumarizada en el Mayor General. Por consiguiente, no necesitara correr la rutina de Posteo de Mayor General o de otros módulos. Use la rutina de Posteo de transacciones para entrar directamente el módulo de Mayor General. Si usa uno o más módulos de DacEasy, usará usualmente el Mayor General para hacer entradas de ajustes periódicos. Nota: Si selecciona postear en línea en el Sistema de Preferencias, las transacciones se postrarán cuando pulse salvar en la Transacción Mayor General.

Posteando El Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Asentar. El cuadro de diálogo Asentar Libro Mayor se despliega.



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IDEA: Es importante hacer un Backup antes de postear. Si ha hecho un Backup, haga un Backup antes de proceder. Pulse Backup desde el menú Posteo Mayor General y el cuadro de diálogo de Backup/Restaurar se despliega.

2. Entre la fecha correspondiente al período a postear.

Todas las transacciones para el período serán posteadas.

3. Seleccione No en Purgar Transacciones después de postear el campo para guardar la transacción después de Posteo.

NOTA: Recomendamos fuertemente no purgar las transacciones después de Posteo porque el Mayor General sirve como prueba de auditoría.

4. Pulse Aceptar. Se despliega cada transacción en el

período como fue posteada. Los resultados de Posteo en Windows se despliegan cuando el proceso esta completo.

NOTA: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaura el Backup, corra recobrar y verificar sus archivos, y repita el proceso de Posteo. Refiérase al capítulo 3 “Iniciando” para información sobre el Archivo de Utilitarios.

5. Pulse Continuar para volver al menú principal.



7-13

Detrás de Escena

Cuando se postea una entrada del Mayor General, DacEasy realiza lo siguiente:

DacEasy debita o acredita cada cuenta dependiendo de cómo fue entrada.

Actualiza el catalogo de cuentas incluyendo el nuevo balance de la cuenta.

Actualiza el encabezado y el detalle del Mayor General, marcando las entradas como posteadas.



7-14

Imprimiendo Reporte Actividad Detalle Cuentas Del MG.

El reporte de actividad de las cuentas es un listado detallado de la actividad de todas las cuentas en su catalogo. Los registros en el reporte son sorteados por impresión y número de cuenta. DacEasy imprime el balance inicial, transacciones para un rango especifico y corre el balance para cada cuenta.

Solo las transacciones en el archivo del Mayor General son impresas en el reporte. Eso incluye todas las transacciones actuales y las transacciones que no fueron borradas usando la rutina de purgar. Además, DacEasy solo imprime cuentas de detalle en el reporte. Eso es porque toda la actividad es ubicada en las cuentas de detalle.

El reporte de actividad del Mayor General lista las transacciones que mueven dinero dentro de sus cuentas. Puede comparar este reporte con el Balance de Comprobación. Los balances actuales de esos dos repostes esta equilibrado en la mayor parte de los casos.

Si no están iguales refiérase a la sección de problemas en la línea de ayuda. Con ese reporte puede ver el detalle de las cuentas y el balance de las mismas.

Para información sobre imprimir el Balance de Comprobación, refiérase al Capítulo 12 “ Reportes Financieros”.



7-15

Imprimiendo El Reporte De Actividad De Las Cuentas

1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reportes, y

entonces seleccione Movimiento de Cuentas. El cuadro de diálogo Reporte de actividad se despliega.


Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Actividad de Cuentas para descripción detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo

Disposición del Reporte. 4. Seleccione la opción salida y haga Pulse Aceptar para

comenzar a imprimir.

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Trabajando con Suplidores Si escoge seguir los suplidores en DacEasy Contabilidad para Windows, puede usar el Mayor de Cuentas por Pagar, el módulo de Compras, o una combinación de ambos para entrar las facturas y los créditos a los suplidores. Este capítulo explica ambos módulos y cuando usar cada uno. Para registrar los pagos a los suplidores refiérase al Capítulo 11, “Banco”. Nota: Si todavía no ha entrado la información de los suplidores, refiérase al Capítulo 5, "Configuración". El Reporte De Vencimiento De Cuentas Por Pagar, los Reportes de Pagos y los Estados de Cuentas reflejarán las facturas entradas en el Mayor de Cuentas por Pagar o en el módulo de Compras. Sin embargo, debe usar los módulos de Compras si quiere el registro del inventario comprado o imprimir los formularios de compras, tal como las ordenes de compras. Una lista completa de las diferencias se muestra a continuación. Use esta lista para determinar cual módulo usar cuando entre la actividad del suplidor.



8-2

Características Mayor

C x P Compras

Agregar facturas a la cuenta del proveedor

√ √

Seguimiento de las transacciones históricas del suplidor

√ √

Incluyendo productos en las ordenes de compras y en los recibos de mercancías.

√

Siguiendo números seriales desde el momento de la compra

√

Imprimiendo ordenes de compras, recibos de mercancías o memos de créditos

√

Siguiendo productos pendientes √ Calculo automático del Impuesto √

Tabla 8-1: Use esta tabla para determinar el módulo a usar cuando entra la actividad del suplidor

Como ilustra la tabla 8-1, es común entrar la mayoría de las transacciones en el módulo de Compras. Cuando usa el módulo de Compras, puede entrar los productos y los códigos en compras en el cuerpo de la transacción. DacEasy usa esta información conjuntamente con la tabla de impuestos asignada al suplidor para actualizar el balance por usted de la cuenta apropiada del mayor general. Cuando usa el Mayor de Cuentas por Pagar, debe seleccionar una o más cuentas del catálogo de cuentas en el cuerpo de la transacción. El Mayor de Cuentas por Pagar es típicamente usado para ajustar los balances de las facturas. Por ejemplo, si un suplidor le carga luego los honorarios, use el Mayor de

Capitulo 8: Trabajando con Suplidores


8-3

Cuentas por Pagar para ajustar el balance de la factura. Use el número de la factura original, acredite las Cuentas por Pagar y debite una cuenta de gastos.

Trabajando con suplidores—lista de chequeo mensual

Posteando cualquier transacción de ensambles o inventario físico. Entrando todas las ordenes de compras Imprimir las ordenes de compras para enviárselas al

suplidor Cuando reciba la mercancía, llamar la orden de

compra dentro de la pantalla de dialogo de Recibo de Mercancía e indicar cuales artículos recibió. Entrar las facturas del suplidor (si no está usando

Compras) y todas las entradas de ajustes en el Mayor de Cuentas por Pagar. Entrando todas las devoluciones en compras Imprimiendo todos los recibos de mercancías y

devoluciones en compras Entrando los pagos al suplidor en el módulo de Banco Imprimir los diarios para el período a ser posteado. Haciendo backup de los datos. Posteando las transacciones.

Nota: Debe postear Compras antes que Ventas para cada período, empezando con el primer período Correr el Fin de Período de Cuentas por Pagar.



8-4

Temas de ayuda relacionadas Agregando notas a un registro de un suplidor Usando el marcado telefónico Mirando las transacciones históricas del suplidor



8-5

Usando el mayor de cuentas por pagar Use el Mayor de Cuentas por Pagar para actualizar los balances de los suplidores. Puede entrar todas las actividades de los suplidores en el Mayor de Cuentas por Pagar; sin embargo, es más común entrar la actividad normal en el módulo de Compras y usar el Mayor de Cuentas por Pagar para las entradas de ajustes. Tales como incluir ajustes agregando un seguro a una factura después de que la factura haya sido posteada o agregar un cargo por servicio por un cheque devuelto. No puede entrar el inventario en las transacciones del mayor de cuentas por pagar o imprimir las facturas. Para Entrar Una Transacción En El Mayor De Cuentas Por Pagar

1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el menú Transacción. La pantalla de Entrar Transacción del Mayor de Cuentas por Pagar se desplegará.



8-6

2. Presione Enter en el campo Número y el próximo número disponible es asignado.

3. Digite el código del proveedor o presione Buscar para

seleccionarlo desde la lista desplegable.

4. Selecciona el tipo de transacción. DacEasy actualiza el balance del suplidor basado en la selección de este campo.

Factura. Seleccione este tipo para introducir una nueva factura e incrementar el balance del suplidor. Cargo. Seleccione este tipo para disminuir el balance del suplidor. Abono. Utilice este campo para incrementar el balance de una factura existente.

5. Digite un numero en el campo Factura o presione Buscar para seleccionar una factura existente.

6. Digite la fecha y complete las informaciones requeridas en el área de Información de Factura. La fecha que aparece en el área de Información de Transacción es la que se usa como fecha de posteo.

7. Entra cada cuenta y la cantidad de debito y crédito en

el detalle de la transacción.

Nota: La fecha en el área de Información de la Transacción es usada como la fecha del posteo. La Fecha Original es usada para la factura en el reporte de vencimiento.

Idea: Pulse Ayuda desde la pantalla de Entrar Transacción del Mayor de Cuentas por Pagar para una descripción detallada de cada campo.



8-7

8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de débitos y el total de créditos deben ser iguales antes de poder salvar la transacción.

Detrás de escena Cuando salva una transacción del mayor de cuentas por pagar, DacEasy actualiza los siguientes campos:

Los archivos de Encabezado y Detalle de Cuentas por Pagar incluyen la nueva transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Imprimiendo el Diario del Mayor de Cuentas por Pagar se puede ver la nueva transacción.

DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Pagar

Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. Un asterisco próximo al código en el Reporte de Vencimiento indica que la transacción no esta posteada.

DacEasy actualiza el histórico del suplidor si selecciona

seguir esta información en la pantalla de Preferencias del Sistema.



8-8


Editar las transacciones del mayor de cuentas por pagar Borrar las transacciones del mayor de cuentas por pagar Agregando cargos NSF a los balances del suplidor Entrando los créditos al suplidor Añadiendo notas a los registros de los suplidores Mirando las transacciones históricas de los suplidores Usando el marcador telefónico



8-9

Verificando Las Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Pagar Después de entrar una serie de transacciones del mayor de cuentas por pagar, imprima el Diario de Cuentas por Pagar para verificar la exactitud de las entradas antes de postear. La impresión del Diario antes del posteo es requerida a menos que cambie lo predefinido en la pantalla de Opciones del Mayor (pulse Mayor en la pantalla de Preferencia del Sistema). Nosotros recomendamos que siempre imprima el diario antes de postear. Localizando y corrigiendo los errores antes de postear es más fácil de corregir las entradas después de postear. Para imprimir el diario de cuentas por pagar 1. Seleccione Cuentas por Pagar del menú Diarios. La

pantalla de Diario Cuentas por Pagar se desplegará.

2. Seleccione Diario como el tipo del reporte. 3. Complete el campo Fecha. El período asociado con la fecha

se desplegará. Todas las transacciones no posteadas dentro de este período se imprimirán en el Diario.



8-10

Idea: Pulse Ayuda desde la pantalla de Diario Cuentas por Pagar para una descripción detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposición del Reporte se

desplegará. 5. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar.



8-11

Posteando el Mayor de Cuentas por Pagar La rutina de posteo actualiza los balances en el catálogo de cuentas y el Mayor General. No existen reglas fijas sobre cuando se debe de postear; sin embargo, es fácil de localizar los errores si se postea en una frecuencia básica. Si su negocio tiene un volumen alto de actividades, puede decidir postear diario. De lo contrario, puede necesitar solo postear semanal o mensualmente. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor General, postear antes de imprimir los reportes para incluir las actividades más recientes. El Mayor General es actualizado con una transacción posteada. Por tanto, no tiene que correr la rutina de Posteo del Mayor General después de postear las Cuentas por Pagar. Puede crear una transacción detallada o resumida al mayor general, dependiendo de la selección en la pantalla de Opciones del Mayor (pulse Mayor en la pantalla de Preferencias del Sistema). Idea: Si no selecciona activar la verificación de las transacciones en la pantalla de Preferencias del Sistema, DacEasy saltará las transacciones con problemas durante el posteo y lista los errores después de que el posteo sea completado. Debe corregir los problemas de estas transacciones, imprimir el nuevo diario y postear las transacciones corregidas separadamente.



8-12

Para postear el mayor de cuentas por pagar

1. Seleccione Cuentas por Pagar del menú Asentar. La pantalla de Asentando Cuentas por Pagar se desplegará.

Nota: Es importante hacer un backup antes de postear. Si no ha hecho un backup, haga uno antes de procesar. Pulse Backup en la pantalla de Posteo Cuentas por Pagar para accesar la pantalla de Archivo Backup/Restaurar. Pulse Ayuda en la pantalla para asistencia más amplia.

2. Entre la fecha que corresponda al período a postear. Todas las transacciones para este período serán posteadas.

3. Seleccione No en el campo Purga Transacciones

Después del Posteo para mantener las transacciones después de postear.

4. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega cuando

esta siendo posteada. La pantalla de Resultados del Posteo se despliega cuando el proceso es completado.



8-13

Nota: Si el total de débitos no es igual al Total de Créditos, restaure el backup, corra Recobrar y verificar en los archivos de datos, y entonces, repita el proceso de posteo. Refiérase al Capítulo 3, “Empezando” para más información sobre correr los utilitarios.

5. Pulse Continuar para regresar al menú principal.

Idea: Para ver cada transacción del mayor de cuentas por pagar en el Reporte de Actividad de las Cuentas del MG, debe seleccionar Si en el campo Postear Información Detallada al Mayor General en la pantalla de Opciones del Mayor (pulse Mayores desde la pantalla de Preferencias del Sistema).

Detrás de Escena Cuando postea las transacciones del mayor de cuentas por pagar. DacEasy hace las siguientes transacciones detrás de escena: DacEasy acredita las Cuentas por Pagar si escoge factura

o crédito en el campo tipo y debita las cuentas deseadas. DacEasy debita las Cuentas por Pagar si selecciona

débito en el campo Tipo y acredita las cuentas deseadas. Cuando postea las transacciones del mayor de cuentas por pagar, DacEasy actualiza los siguientes archivos: El archivo Catálogo de Cuentas incluyen los nuevos

balances de las cuentas. DacEasy actualiza el período y los balances actuales así como la cuenta madre a cual fluyen las cuentas. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.



8-14

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles del Mayor General con una transacción resumida o detallada, dependiendo de su preferencia. El código de diario para la transacción que se postea al mayor general es AP. Imprima el reporte de Listado del Mayor General para ver la transacción.

DacEasy actualiza el balance actual y la información histórica en el archivo de Suplidores. Imprima el Directorio de Suplidores para ver los cambios en los balances actuales.

DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Pagar

Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el Reporte de Pagos y el Estado de Cuentas.

DacEasy actualiza las transacciones del mayor de

cuentas por pagar como posteadas. Puede imprimir el Listado del Mayor de Cuentas por Pagar para ver las transacciones posteadas.

Temas relacionados de ayuda Reversión del posteo de las transacciones de cuentas

por pagar



8-15

Usando el módulo de compras El módulo de Compras le permite emitir ordenes de compras a los suplidores así como también seguir el inventario y los pendientes de los suplidores por registrar los recibos de mercancías. Puede incluir cualquier combinación de productos, mensajes o códigos de compras cuando crea las ordenes de compras y entra los recibos de mercancías. El módulo de Compras le permite crear ordenes de compras y devoluciones en compras impresas para los suplidores.

Agregando códigos en compras Antes de empezar a entrar las ordenes de compras, entre todos los códigos en compras que se apliquen a su negocio. Estos códigos le permiten agregar artículos a las ordenes de compras que no son productos. Por ejemplo, envíos y manejos son códigos de compras comunes. DacEasy actualiza la cuenta especificada para el código cuando postea una transacción de recibo de mercancía que incluya una código en compras. Para agregar o editar un código en compras

1. Seleccione Código de Compras desde el menú Edición. La pantalla de Editar Código de Compras se desplegará.



8-16

2. Entre un código para identificar el código de compras

que esta agregando. Si esta editando un código de compras existente, entre el código o pulse la Buscar y seleccione un código de la lista que se despliega.

3. Complete cada campo. La cuenta entrada será

actualizada cada vez que postee una transacción de compras que incluya este código.

Idea: Pulse la Ayuda desde la pantalla de Editar Código de Compras par una descripción más detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el código de compras.


Editando códigos en compras Borrando códigos en compras



8-17

Entrando ordenes de compras Cuando necesite comprar mercancías para su negocio, los suplidores podrían requerir una orden de compras. Una orden de compras es un formulario usado para requerir mercancías a un suplidor y no afecta los balances de ninguna cuenta. Si escoge entrar ordenes de compras, puede recibir la mercancía desde el formulario de orden de compras y no tiene que volver a entrar cada artículo recibido. No tiene que entrar una orden de compras para recibir mercancías en DacEasy Contabilidad para Windows. Para entrar una orden de compras

1. Seleccione Compras del menú Transacción, y entonces, seleccione Orden de Compras. La pantalla de Orden de Compras se desplegará.



8-18

2. Si esta dejando que DacEasy asigne el número de la

transacción, presione Enter en el campo Número de Orden y DacEasy asigna el próximo número disponible. Si escoge asignar sus propios números en la pantalla de Editar Formularios, entre un único número de transacción.

3. Complete los campos del área de encabezado de la

transacción, y entonces, pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la transacción.

4. Entre cada artículo ordenado en el área de detalla de

la transacción.

5. Pulse Aceptar para avanzar al área de píe de página de la orden.

6. Edite el monto del impuesto si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Orden de Compras para una descripción detallada de cada campo.




8-19

Detrás de escena Cuando salva una orden de compras, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Los archivos de Encabezado y Detalle de Compras

incluyen la nueva transacción. Puede imprimir el Reporte de Estado de Orden de Compras para ver la nueva transacción.

DacEasy actualiza el archivo de Productos. El campo

Ordenado aumenta por el número de unidades ordenadas para cada producto en la orden de compras. Temas de ayuda relacionadas

Editando ordenes de compras

Borrando ordenes de compras



8-20

Entrando recibo de mercancías. Use la pantalla de Recibo de Mercancías para registrar el inventario recibido. Puede registrar recibo de mercancías desde una orden de compras o entrar los productos directamente en la pantalla de Recibo de Mercancías. Cuando postee, los registros del Mayor General y los productos serán actualizados. Idea: Imprima el reporte de Estado de Orden de Compras para ver cada producto actualmente en una orden y cuantos han sido recibidos. Para imprimir este reporte seleccione Impresión de Compras del menú Transacción, y entonces seleccione Estado Orden de Compras. Pulse Ayuda desde la pantalla para una descripción detallada de cada campo. Para entrar un recibo de mercancías

1. Seleccione Compra desde el menú Transacción, y entonces, seleccione Mercancías Recibidas. La pantalla de Recibo de Mercancías se desplegará.



8-21

2. Puede entrar un recibo de mercancía nuevo o recibir la mercancía desde una orden de compras existente.

Para entrar un nuevo recibo de mercancía — Sí está dejando que DacEasy asigne el número, presione Enter en el campo Orden Desde y DacEasy asigna el próximo número disponible. Si escoge asignar sus propios números en la pantalla de Editar Formularios, entre un número único de transacción. Para recibir la mercancía desde una orden de compras existente—Entre el número de la orden de compras o pulse Buscar, seleccione Orden de Compras, y entonces seleccione la orden de compras de la lista que se despliega. Si un recibo ya ha sido entrado para la orden de compras seleccionada, una lista de cada recibo asociado con la orden de compras se despliega. Seleccione Agregar Nueva para entrar un nuevo recibo. Para editar un recibo, seleccione el recibo existente de la lista.

3. Complete los campos en el área de encabezado de la

transacción y pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la transacción.

4. Si está creando una transacción nueva de recibo de

mercancías, entre cada artículo recibido en el área de detalle de la transacción. Si esta recibiendo la mercancía de una orden de compras existente, entre la cantidad recibida en la columna Recibido para cada artículo.



8-22

5. Pulse Aceptar para avanzar al área de píe de página

del recibo.

6. Edite el monto del impuesto si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Recibo de Mercancías para una descripción detallada de cada campo.

7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. Detrás de escena Cuando salva un recibo de mercancía, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Los archivos de Encabezados y Detalles de Compras

incluyen la nueva transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Imprima el Diario de Compras para ver la nueva transacción.


Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. El Reporte de Vencimiento indica que la transacción no está posteada con un asterisco en la columna código.

DacEasy actualiza el archivo de Producto. El campo

Ordenado disminuye por el número de unidades recibidas si convirtió una orden de compras. DacEasy actualiza el campo Valor a Mano por el monto del precio



8-23

de compra y aumenta el campo Compras por el número de unidades recibidas para cada producto en el recibo de mercancías.

DacEasy actualiza el archivo de Números Seriales si

entra un producto con seriales. DacEasy agrega una línea al histórico de números seriales.

DacEasy actualiza el archivo de Histórico de

Transacciones de Suplidores por la factura abierta al suplidor si escoge seguir histórico en la pantalla de Preferencias del Sistemas.

Temas relacionados de ayuda

Editando recibos de mercancías Entrando los números seriales en las transacciones de

compras. Borrando recibos de mercancías



8-24

Entrando devoluciones en compras Cuando devuelve una mercancía a un suplidor, use la pantalla de Devolución en Compras para registrar esta transacción. Cuando postee la transacción, cada archivo afectado por el recibo original es acordemente actualizado. Para entrar una devolución en compras

1. Seleccione Compras del menú Transacción, y

entonces, seleccione Devolución en Compras. La pantalla de Devolución en Compras se desplegará.

2. Sí esta dejando que DacEasy asigne el número de la transacción, presione Enter en el campo Devolución Número y DacEasy asigna el próximo número disponible. Si escoge asignar sus propios



8-25

números en la pantalla de Editar Formularios, entre el número original del recibo de mercancía.

3. Complete los campos en el área de encabezado de

la transacción, y entonces pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la transacción.

4. Entre cada artículo devuelto en el área de detalle

de la transacción.

5. Pulse Aceptar para avanzar al área de píe de página de la transacción.

6. Edite el monto del impuesto, si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Devolución en Compras para una descripción detallada de cada campo.


Detrás de escena Cuando salva una devolución en compras, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

Los archivos de Encabezados y Detalles de Compras incluyen la nueva transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Imprima el Diario de Compras para ver la nueva transacción.


Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el



8-26

Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas. El Reporte de Vencimiento indica que la transacción no esta posteada con un asterisco en la columna Código.

DacEasy actualiza el archivo de Productos. El campo

compra disminuye por el número de unidades devueltas y el campo valor a mano disminuye por el costo de cada producto en la devolución en compras. Imprima el Reporte de Historial de Productos para ver los cambios en el valor y las unidades.

DacEasy actualiza el archivo de Números Serial, si

entra productos con seriales. DacEasy agrega una línea al histórico de números seriales.

DacEasy actualiza el archivo de Transacción Histórica

de Suplidores para una factura abierta, si escoge seguir históricos en la pantalla de Preferencias del Sistema.


Entrando devoluciones en compras Entrando el efectivo devuelto del suplidor Entrando números seriales en las transacciones de

compras Borrando devoluciones en compras



8-27

Impresión formulario de compras Una ventaja de entrar la actividad de los suplidores en el módulo de Compras en lugar del Mayor de Cuentas por Pagar es la habilidad de imprimir los formularios, tales como ordenes de compras y devoluciones en compras. Debe imprimir todos los recibos de mercancías y las devoluciones en compras antes de postear Compras (a menos que seleccionó otra manera en la pantalla de Opciones del Mayor). Puede imprimir en papel en blanco o formatos pre-impresos, usando un formato estándar o su propio formato. Puede imprimir los formatos de compras al momento de la entrada o en un momento usando impresión por lote. Para imprimir el formulario al momento de la entrada, pulse el botón de Impresión en el píe de la página (última línea) de la transacción. Los siguientes pasos explican como imprimir un lote de formularios de compras. Para imprimir formularios de compras

1. Seleccione Impresión de Compras del menú Transacción, y entonces seleccione el formulario apropiado del submenú que se despliega.

Idea: El formulario se imprime de acuerdo al formato por defecto actual. Para obtener información de como seleccionar un formato diferente, refiérase al Capitulo 5, “Configurando”.

2. Complete cada campo.



8-28

Nota: Si ha reprocesado un formulario impreso anteriormente, debe seleccionar No en el campo Reimprimir para imprimir el formulario otra vez.

Idea: Pulse Ayuda para una descripción detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposición del

Reporte se desplegará.

4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para imprimir el formulario.

Verificando transacciones de compras Antes de postear las transacciones de compras, debe imprimir el diario y verifique la exactitud de las entradas. Aunque puede cambiar este requerimiento en la pantalla de Opciones del Mayor, le recomendamos estrictamente que no salte este paso. Este paso le puede mostrar tiempo consumido; sin embargo, el tiempo gastado localizando los errores de las entradas antes de postear es mucho menor que el tiempo que toma corregir las transacciones después de postear. Para imprimir el diario de compras

1. Seleccione Compras del menú Diarios. La pantalla de Diario de Compras se desplegará.



8-29

2. Seleccione Diario como el tipo del reporte. 3. Complete el campo Fecha. El período asociado con la

fecha se desplegará. Todas las transacciones no posteadas dentro del período se imprimirán en el Diario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Diario de Compras para una descripción detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. La pantalla de Disposición del

Reporte se desplegará. 5. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar.


Imprimiendo el Listado.



8-30

Posteo de compras El proceso de Posteo actualiza el Mayor General con la actividad entrada en el Modulo de Compras y actualiza los balances de la cuenta apropiada. Archivos adicionales son actualizados dependiendo de la información entrada. Por ejemplo, si incluye producto en el recibo de mercancías el archivo producto es actualizado. No existen reglas fijas sobre cuando se debe de postear; sin embargo, es fácil de localizar los errores si se postea en una frecuencia básica. Si su negocio tiene un volumen alto de actividades, puede decidir postear diario. De lo contrario, puede necesitar solo postear semanal o mensualmente. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor General, postear antes de imprimir los reportes para incluir las actividades más recientes Para Postear Compras

1. Seleccione Compras del menú Asentar. La pantalla de Asentando Compras se desplegará.



8-31

Idea: Es importante hacer backup antes de postear. Si todavía no ha hecho un backup, haga uno antes de procesar. Pulse Backup en la pantalla de Asentando Compras para accesar la pantalla de Archivo Respaldar/Restaurar. Pulse Ayuda en la pantalla para información adicional.

2. Seleccione No en el campo Purga Transacciones Después

del Posteo para retener las transacciones después de postear.

3. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega como si

esta siendo posteada. La ventana de Resultado del Posteo se despliega cuando el proceso es completado.

Nota: Sí el total de Débitos no es igual al total de Créditos, restaure el backup, corra Recobrar y Verificar en los archivos de datos, y entonces, repita el proceso de posteo. Refiérase al Capítulo 3, “Empezando” para más información en la corrida de los utilitarios de archivos.

4. Pulse Continuar para regresar al menú principal. Detrás de escena Cuando postea los recibos de mercancías, DacEasy ejecuta la siguiente transacción detrás de escena. DacEasy hace las entradas opuestas de las devoluciones en compras. Nota: Las Ordenes de Compras no afectan los archivos. DacEasy acredita las Cuentas por Pagar por el monto

total de la compra. DacEasy debita el Inventario por el costo de los artículos

comprados.



8-32

DacEasy debita el Gasto por Impuesto de Ventas por el

monto del impuesto. Si esta usando códigos de compras, DacEasy debita las

cuentas configuradas por el código en compras en el recibo de mercancía y la acredita en las devoluciones en compras. (Si entra un monto negativo por un código en compras, DacEasy acredita la cuenta en el recibo de mercancía, la debita en las devoluciones en compras.)

Cuando postea las transacciones de compras, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Los archivos de Cuentas incluyen los balances nuevos en

las cuentas. DacEasy actualiza los campos este período y balance actual de las cuentas, así como también la cuenta madre de cada cuenta afectada. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles

del Mayor General con una transacción resumida posteada. Esta transacción es un neto total de débitos y créditos para cada cuenta afectada. El código de diario para la transacción, con el cual se postea al mayor general, es PO. Imprima el Listado del Mayor General para ver la transacción resumida.

DacEasy actualiza el balance actual y la información

histórica en el archivo de Suplidores. Imprima el Directorio de Suplidores para ver el cambio en el balance actual.



8-33

DacEasy actualiza los campos Costo Promedio y Precio Ultima Compras en el archivo de Productos por la transacción de recibo de mercancía.


Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el Reporte de Pagos y en los Estados de Cuentas.

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles

de Compras, marcando las transacciones como posteadas. Imprima el Listado de Compras para ver las transacciones posteadas.

El archivo de Tabla de Impuestos incluye el monto del

impuesto de compras de las transacciones. Imprima un reporte en el Query y el Publicar para ver los cambios en la tabla del impuesto. Refiérase al Capítulo 13 “Query y Publicar”, para más información del Query y Publicar.

Si selecciona seguir las transacciones históricas de los

productos en la pantalla de Preferencias del Sistema, el archivo de Historial de Productos se actualizará.


Reversar transacciones de compras posteadas.



8-34

Imprimiendo reportes de cuentas por pagar DacEasy Contabilidad para Windows incluye un número de reportes que puede imprimir para ver la actividad de compras. Los reportes más comunes son los que se explican debajo.

Temas de ayuda relacionadas. Imprimiendo cartas Imprimiendo etiquetas Imprimiendo Estados de cuentas

Imprimiendo el reporte de pagos El Reporte de Pagos le ayuda a priorizar cuales cheques deben hacerse primero. El Reporte de Pagos le permite ver las actividades posteadas y no posteadas para cada suplidor y le permite clasificar la información en el método más beneficioso para ayudarle a pagar las facturas pendientes. Para imprimir el reporte de pagos

1. Selecciones Cuentas por Pagar desde el menú Reportes, y entonces seleccione Pagos. La pantalla de Reporte de Pagos se desplegará.



8-35

2. Seleccione el campo por el cual clasificar el reporte en el campo Subtotal. Un subtotal se imprimirá en cada rompimiento de clasificación.

3. Entre el rango del registro a incluir en el reporte, basado

en la fecha de vencimiento de la factura.

4. Pulse Aceptar para accesar a la pantalla de Disposición del Reporte.

5. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para

imprimir el reporte.



8-36

Imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar El Reporte de Vencimiento de Cuentas por Pagar le permite ver la actividad de cada suplidor y seguir cuando los pagos están vencidos. Cada balance de las facturas se imprime en una columna particular basada en el calendario de vencimiento. El calendario de vencimiento esta dividido entre siete rangos diferentes. Cada rango representa un fragmento de fecha en el cual las facturas son vencidas (por ejemplo, 30/1 representas las facturas vencidas dentro de los próximos 30 días). Puede editar los rangos de vencimiento ajustándolos a sus necesidades. Para imprimir el reporte de vencimiento de cuentas por pagar 1. Selecciones Cuentas por Pagar del menú Reportes, y

entonces, seleccione Antigüedad. La pantalla de Reporte de Antigüedad de Cuentas por pagar se desplegará.



8-37

2. Edite los criterios del reporte predefinido, si es necesario.

Idea: Pulse Ayuda en la pantalla de Reporte de Antigüedad de Cuentas por Pagar para una descripción detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar la pantalla de Disposición

del Reporte. 4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para

imprimir el reporte.



8-38

Fusionando Información del Suplidor con Microsoft Word La estructura de DacEasy permite la integración con Microsoft Word, ya que permite emigrar los datos de los suplidores a documentos de Word 97 o 2000. Utilice esta característica para crear cartas profesionales que incluyan informaciones de sus suplidores. Puede enviar email o puede imprimir esos documentos directamente desde DaEasy o accesar los documentos desde Word.

Puedes emigrar un solo registro o rango de datos en particular.

Como combinar datos de suplidores con un documento de Microsoft Word.

1. Muestre los datos de un suplidor en la pantalla de Editar

Proveedores, haga clic en Correspondencia la pantalla de Trabajos de Combinar Correspondencia Directa se despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o pulse Buscar para




8-39

3. Puedes seleccionar un documento existente de Word, crear un nuevo documento de Word o editar un documento existente. Seleccionando un documento existente de Word. Digite el nombre del documento o presione el boton de Browse para localizar el documento, si el documento no esta localizado en el fólder que contiene los datos de su compañía, el documento es copiado al fólder de la compañía. Agregando un documento de Word. Digite el nombre del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo documento de Word en el fólder de la compañía. El nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser editado en caso de ser necesario. Editando un documento de Word. Digite el nombre del archivo o haga clic en el botón de Browse para localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo en Word. Edite el documento, salve el documento y retorne a DacEasy para continuar con la fusión de correspondencia.

4. Digite la fecha de cierre. 5. Complete las opciones restante. 6. Fusione los datos con el documento Word utilizando los

siguientes métodos: Enviar por email. Presione F3 o para enviarlo a un destinatario de correo electrónico (email). Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione las opciones de impresión y luego haga clic en Aceptar. Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo para editar en Word, donde podra realizar los cambios que considere de lugar.



8-40

Como combinar los registros de varios suplidores a un archivo de Word

1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el menú

Reportes, y seleccione Combinar Correspondencia. La pantalla de Trabajo de Combinar Correspondencia se despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o presione Buscar para seleccionar uno existente.

3. Puedes seleccionar un documento existente de Word, crear un nuevo documento de Word o editar un documento existente. Seleccionando un documento existente de Word. Digite el nombre del documento o presione el boton de Browse para localizar el documento, si el documento no esta localizado en el fólder que contiene los datos de su compañía, el documento es copiado al fólder de la compañía.



8-41

Agregando un documento de Word. Digite el nombre del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo documento de Word en el fólder de la compañía. El nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser editado en caso de ser necesario. Editando un documento de Word. Digite el nombre del archivo o haga clic en el botón de Browse para localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo en Word. Edite el documento, salve el documento y retorne a DacEasy para continuar con la fusión de correspondencia.

4. Complete cada campo en el área de Opciones Filtrar/Ordenar.

5. Fusione los datos con el documento Word utilizando los siguientes métodos: Enviar por email. Presione F3 o para enviarlo a un destinatario de correo electrónico (email). Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione las opciones de impresión y luego haga clic en Aceptar.

6. Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo para editar en Word, donde podrá realizar los cambios que considere de lugar.


CCaappiittuulloo 99

Trabajando Con Clientes Si escoge seguir los clientes en DacEasy para Windows puede usar los módulos de Mayor de Cuentas por Cobrar, Facturación o una combinación de ambos para entrar ventas y créditos. Este capitulo explica ambos módulos y cuando usar cada uno. Para registrar pagos de clientes refiérase al capitulo 11 “Banco”. Nota: si no tiene listo la información de sus clientes, refiérase al capitulo 5, “Iniciando”. Use la siguiente lista para determinar cual modulo usar para entrar la factura a los clientes. Característica Cuentas por

Cobrar VENTAS

Adicionar una factura a la cuenta de un cliente

Seguir la información histórica de un cliente

Incluir productos o servicios a una factura

Imprimir una copia de una factura o una nota de crédito

Seguir los productos pendientes Departamentalizar las cuentas de



9-2

ventas, devoluciones en ventas y costos Calcular automáticamente el impuesto sobre ventas

Tabla 9-1: Use esta tabla para determinar cual modulo usar cuando entre la actividad de sus clientes. Como lo ilustra la Tabla 9-1, es común entrar la mayor actividad del cliente por el modulo de Facturación. Cuando usa el modulo de Ventas, puede entrar en el cuerpo de la transacción productos, servicios y códigos de facturas. DacEasy usa esa información junto con la tabla de impuesto asignada al cliente y la cuenta de interfaces, para actualizar por usted los balances de las cuentas apropiadas en el Mayor General. Cuando usa el Mayor de Cuentas por Cobrar, debe seleccionar una o más cuentas desde el catalogo de cuentas en el cuerpo de la transacción. El Mayor de Cuentas por Cobrar es típicamente usado para ajustar los balances de una factura. Por ejemplo, si un cliente decide que le envíen su compra después que la factura original fue entrada, podría usar el modulo de cuentas por cobrar para ajustar el balance de la factura. Podría usar el numero de la factura original, debitar las cuentas por cobrar y acreditar la cuenta de ingreso por envíos.

Trabajando Con Clientes - Lista De Chequeo Mensualmente

Postear la transacción de ensamble o inventario físico. Entrar facturas a clientes usando el modulo de Cuentas por Cobrar, Ventas o ambos. Generar algunas facturas recurrentes Entrar una devolución en ventas

Capitulo 9: Trabajando con Clientes


Entrar algún pago de un cliente por el modulo de Banco. Imprimir el reporte de Pendientes Llenar los pendientes cuando reciba la mercancía Imprimir el diario para cada modulo con transacciones no posteadas. Postear cada modulo.

Nota: debe postear cada periodo de Compras antes de Ventas. Purgue transacciones viejas, y ordenes pendientes que no son útiles. Genere los cargos financieros e imprima los estados financieros. Corra la rutina de fin de periodo de Cuentas por Cobrar

Temas De Ayuda Relacionados Vinculando las notas de los clientes con los registros Usando el modem Viendo la transacción histórica de un cliente Preguntas a clientes.



9-4

Usando El Mayor De Cuentas Por Cobrar Use el Mayor de Cuentas por Cobrar para actualizar los balances de los clientes. Puede entrar toda la actividad del cliente en el Mayor de Cuentas por Cobrar, sin embargo es más común entrar normalmente la actividad del cliente por él modulo de facturación y usar el Mayor de Cuentas por Cobrar para ajustar entradas. Tal como, ajustar entradas de pólizas de seguros después que la factura ha sido posteada o agregar un servicio por un cheque devuelto. No puede entrar transacciones que afecten inventario, ni imprimir facturas en el Mayor de Cuentas por Cobrar. Entrar Una Transacción De Cuentas Por Cobrar

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Transacción. El cuadro de dialogo de Transacción de Cuentas por Cobrar se despliega.

2. Presione Enter en el campo numero y el siguiente numero disponible será asignado.



3. Digite el código del cliente o presione Buscar para

seleccionarlo desde la lista desplegada.

4. Selecciona el tipo de transacción, DacEasy actualiza el balance del cliente basado en la selección de este campo.

Factura. Seleccione este tipo de transacción para entrar una nueva factura para el cliente e incrementar su balance. Cargo. Seleccione este tipo para incrementar el balance del cliente. Abono. Seleccione este tipo para disminuir el balance de una factura ya existente.

5. Entre un numero en el campo Factura. 6. Edite la fecha y las opciones que se muestran en el área

de Información de Factura.

Nota: La fecha en la información de la transacción es usada como fecha para el Posteo.

7. Entre cada cuenta y el monto de debito o crédito en el

detalle de la transacción. 8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de los

débitos y créditos deben ser iguales antes de salvar la transacción.



9-6

Detrás de Escena Cuando salva una transacción de Cuentas por Cobrar, DacEasy actualiza los siguientes archivos: El encabezado y el detalle de las Cuentas por Cobrar incluyen la nueva transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Puedes imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar para ver la nueva transacción. Actualiza las facturas abiertas. Estas informaciones están impresas en el reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar, este reporte marca las transacciones no posteada con un asterisco (*). Actualiza el historial del cliente si eligió rastrear estas informaciones en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

Temas de ayuda relacionados. Editando transacciones de Cuentas por Cobrar. Borrando transacciones de Cuentas por Cobrar.



Verificando Transacciones Del Mayor De Cuentas Por Cobrar Después de entrar una serie de transacciones al Mayor de Cuentas por Cobrar, imprima el Diario de Cuentas por Cobrar para verificar las entradas antes de postear. Imprimir el diario es un requerimiento a menos que cambie lo predefinido en la caja de dialogo Opción del Mayor (Pulse Mayor desde la caja de dialogo de Preferencia del Sistema). Nosotros recomendamos que Usted siempre imprima el diario antes de postear. Así localiza y corrige los errores en las entradas antes de postearlas y así será mucho más fácil corregir los errores antes de ser posteadas. Como imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar.

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú

Diarios. El cuadro de dialogo del Diario de Cuentas por Cobrar se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte 3. Complete el campo Fecha. El período asociado con la

fecha se despliega. Todas las transacciones dentro de ese periodo serán impresas en el diario.



9-8

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Mayor de Cuentas por Cobrar para información detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de disposición de

reporte se despliega.

5. Seleccione la opción salida y pulse Aceptar.



Posteando El Mayor De Cuentas Por Cobrar La rutina de Posteo actualiza los balances de las cuentas en el catalogo de cuentas y en el Mayor General. Hay reglas fijas cuando postea; sin embargo, es más fácil localizar errores si postea frecuentemente. Si su negocio mueve un gran volumen de actividad, puede decidir postear diario. Por otra parte, puede postear semanal o mensual. Puesto que el proceso de Posteo actualiza el Mayor General, debe de imprimir sus reportes para que ser incluidos en la actividad mas reciente .

Con el Posteo actualizan las transacciones de Mayor General. Por consiguiente, no tiene que correr la rutina de Posteo de Mayor General después de postear las Cuentas por Cobrar. Puede crear una transacción de Mayor General, tanto detallada como sumarizada, dependiendo de la opción que seleccionó en el cuadro de dialogo de Opciones del Mayor.

Idea: Si elige desabilitar Procesando Transacción en la caja de dialogo de Opciones del Mayor, DacEasy salta las transacciones con problemas durante el Posteo y lista todos los errores después de completarse el Posteo. Usted debe corregir el problema para esas transacciones, imprima el nuevo diario y postee esas transacciones separadamente.

Postear Las Cuentas Por Cobrar


Asentar. El cuadro de dialogo Asentando Cuentas por Cobrar se despliega.



9-10

IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear. Si no tiene Backup listo haga uno antes de proceder. Pulse en Backup desde el cuadro de dialogo Asentando Cuentas por Cobrar para accesar el cuadro de dialogo Respaldar/Restaurar Archivo. Pulse en Ayuda para asistencia mas amplia.

2. Entre la fecha correspondiente al periodo a postear.

Todas las transacciones para ese periodo serán posteadas.

3. Seleccione No en la opción Purgar Transacciones

después de Posteo para conservar el registro de las transacciones.

4. Pulse Aceptar. Cada transacción al mismo tiempo

están siendo posteadas. La ventana Resultado Posteo se despliega cuando el proceso es completado.

Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su Backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos de datos, y entonces repita el proceso de Posteo. Refiérase al Capitulo 3, “Iniciando” para mas información corriendo el utilitario de archivos.

5. Pulse Continuar para retornar al menú principal.



Idea: Para ver cada transacción de Cuenta por Cobrar en el Reporte de Actividad del Mayor General, debe elegir Si en el campo Postear Información en Detalle al Mayor General en la caja de dialogo Opciones del Mayor en Preferencias del Sistema.

Detrás de escena. Cuando postea el mayor de Cuentas por Cobrar, DacEasy ejecuta la siguiente contabilidad detrás de escena: DacEasy debita las Cuenta por Cobrar y acredita la cuenta deseada si escoge Factura o Cargo en el campo Tipo. DacEasy acredita las Cuenta por Cobrar y debita la cuenta deseada si escoge Abono en el campo Tipo. Además, cuando postea las transacciones del Mayor de Cuentas por Cobrar, DacEasy actualiza los siguientes archivos: En el Catalogo de Cuentas se incluye los nuevos balances.

DacEasy actualiza el período y los balances actuales así como la cuenta madre a cual fluyen las cuentas. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles del Mayor General con una transacción resumida o detallada, dependiendo de su preferencia. El código de diario para la transacción que se postea al mayor general es AR. Imprima el reporte de Listado del Mayor General para ver la transacción.

DacEasy actualiza el balance actual y la información histórica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de Clientes para ver los cambios en los balances actuales.



9-12

DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el Estado de Cuentas.

DacEasy actualiza las transacciones del mayor de Cuentas por Cobrar como posteadas. Puede imprimir el Listado del Mayor de Cuentas por Cobrar para ver las transacciones posteadas.


Reversión del posteo de las transacciones de cuentas por cobrar



Usando El Modulo De Ventas Probablemente entrara un gran numero de actividad del cliente por el modulo de Ventas. Si desea seguir el inventario o imprimir las facturas, debe entrar sus facturas por el modulo de Ventas. Para un listado adicional de beneficios, refiérase a la Tabla 9-1. La información que requiere para usar el modulo de Ventas (por ejemplo, clientes, tabla de impuestos, termino) es explicado en el Capitulo 5 “Configurando”, además podría escoger seguir sus vendedores usando el código de facturas. Aunque no se requiere esta información.

Entrando Vendedores Puede seguir la ejecución de cada vendedor entrando el código del vendedor en cada factura al mismo tiempo que el empleado realiza una venta. Puede usar esta información para el calculo de comisiones o revisar las ventas. Agregar O Editar Un Vendedor

1. Seleccione Vendedor desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Vendedor se despliega.



9-14

2. Entre el código para identificar el vendedor. Para editar

un vendedor existente, entre el código o clic en Buscar y seleccione el código desde la lista que se despliega

3. Complete cada campo

Ninguno de eso campos actualiza el histórico del vendedor, por consiguiente no es requerido. Sin embargo, los campos son usados cuando crea un reporte de clientes por vendedor.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Vendedor para descripción detallada de cada campo.

4. Pulse en Aceptar para agregar el vendedor.

Temas de ayuda relacionados

Ver y editar el histórico de un vendedor Borrar un vendedor.



Entrando Códigos De Ventas Entre Códigos de Ventas para cada articulo que quiere incluir en las facturas que no están clasificadas como productos o servicios. Por ejemplo, ventas y tratamientos. Cuando usted postea una factura que incluye código de Ventas, DacEasy actualiza la cuenta especificada en el código. Editar o Agregar Un Código De Ventas

1. Seleccione Código de Facturación desde el menú

Edición. El cuadro de diálogo de Código de Facturas se despliega.

2. Entre el código para identificar el código de factura que

quiere agregar. Si esta editando un código de factura existente, entre el código o pulse en Buscar y seleccione el código de la lista que se despliega.


El campo cuenta es requerido y se actualiza cada vez que postee una transacción de Ventas que incluya ese código.



9-16

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Código de Ventas para información detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el código de Ventas.

Temas De Ayuda Relacionados Borrar un código de Ventas



Entrando Facturas Puede entrar productos, servicios y códigos de Ventas en el cuadro de diálogo Facturación en el modulo de Ventas. Puede escoger una pantalla diseñada para un negocio basado en inventario o servicios. Haga su selección en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. Los siguiente pasos explican como crear una factura en el modulo de facturación usando la pantalla basada en inventario. Entrar Una Factura

1. Seleccione Facturación desde el menú Transacción, y

entonces seleccione Facturas. El cuadro de diálogo Entrar Facturas se despliega.

2. Si deja que DacEasy asigne el numero, presione Enter

en el campo numero de factura y DacEasy asigna el siguiente numero de factura disponible.



9-18

Si escoge asignar su propio numero en el cuadro de diálogo Editar Formularios entre el numero único de transacción.

3. Complete los campos en el área de encabezado de la

transacción, y entonces pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la factura.

4. Entre cada articulo en el área de detalle de la factura con

las unidades ordenadas y vendidas y sus montos. Puede incluir los siguientes artículos:

Productos. Digite el código del producto, o presione Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable. Códigos. Entre el código de facturación, digite C seguido por un espacio y luego el código, o presione Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable. Mensaje. Si utiliza con frecuencia mensajes, digite M seguido por un espacio y el código del mensaje, o presione Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable. Servicios. Digite el código del servicio, o presione Buscar y luego seleccione Servicios para que escoja el código del mismo. Artículos detallados. Presione Buscar y seleccione Articulo Maestro y escoja el código del articulo. Luego aparecerá una lista con diversos artículos para que escoja el articulo de detalle que desee seleccionar. Descripción. Si desea incluir una línea de descripción, digite D y presione Enter. El cursor avanza al campo Descripción donde podrá introducir hasta 40 caracteres para el texto. Mensajes ocultos. DacEasy permite introducir textos libres en el cuerpo de una transacción de facturación y



presentarla por pantalla pero no en formato de impresión. Para incluir mensajes ocultos, digite H y presione Enter. El cursor avanza al campo Descripción donde puede digitar hasta 40 caracteres.

5. Entonces pulse Aceptar para avanzar al pie de la factura.

6. Puede editar el monto de impuesto si es necesario, si el

cliente paga de contado cada vez que le vende, entre el monto recibido en el campo De Contado y una referencia del pago en el campo Referencia del Avance. IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar Facturas para la descripción de cada campo.

7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El Mayor General es actualizado cuando postea la transacción.

Detrás de Escena

Cuando graba una factura, DacEasy realiza los siguientes pasos:

El encabezado y el detalle de la factura incluyen la nueva transaccion. DacEasy marca la transacción como no posteada. Imprima el Diario de Ventas para visualizar la transacción creada.

DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el Estado de Cuentas. El Reporte de Vencimiento presentan las transacciones no posteadas con un asterisco (*).



9-20

Actualiza el archivo de Productos si la transacción incluye productos.

DacEasy añade informaciones de venta al historial del vendedor si seleccionó rastrear estas informaciones en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

DacEasy actualiza el archivo de Numeros Seriales si el producto o el servicio introducido esta serializado.

DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si seleccionó rastrear esta información en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

Tópicos De Ayuda Relacionados

Editar facturas Borrar facturas Ensamblando productos desde el cuadro de diálogo

Facturas Ensamblando un Kit sobre una transacción de factura Entrar números seriales sobre una factura



Entrando Facturas Recurrentes Use la característica de facturas recurrentes en DacEasy Contabilidad para clientes que factura sobre una base regular. Entre la factura una vez, entonces genere una nueva factura desde la original tantas veces como lo necesite. DacEasy genera facturas recurrentes de acuerdo al grupo de facturas asignándose en el cuadro de diálogo Editar Clientes. El grupo de facturas es un grupo de clientes para quien usted quiere generar facturas a un mismo tiempo. Puede crear y generar tantas facturas como necesite.

Entrar Una Factura Recurrente

1. Seleccione Recurrente Entrada desde el menú Transacción, y entonces seleccione Facturas. El cuadro de diálogo Entrar Facturas Recurrentes se despliega.



9-22

2. Presione Enter en el campo numero y entonces seleccione el próximo numero asignado.

3. Complete los campos en el encabezado de la transacción, y entonces pulsar Aceptar para avanzar al detalle de la factura.

Idea: Deje el campo código del cliente en blanco si quiere generar esa factura para múltiples clientes.

4. Entre cada articulo en el área de detalle de la factura.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar Facturas Recurrentes para descripción detallada de cada campo.

5. Pulse en Aceptar para salvar la transacción.



Generando Facturas Recurrentes La rutina de generar facturas recurrentes permite que usted genere sus entradas de facturas recurrentes. Puede generar facturas recurrentes por código de cliente o por grupo de clientes. • Cuando genera facturas recurrentes por grupo de

facturas, puede dejar el campo numero de transacción en blanco o puede pegar él numero de factura que quiere generar dentro del campo. Si el campo esta en blanco, DacEasy genera todas las facturas recurrentes a que había asignado códigos de clientes, donde el código del cliente en la factura recurrente es un miembro del grupo de facturas escogidas para generarse.

Por ejemplo, suponga que quiere generar facturas para el grupo de factura GOLD, que consta de un total de 30 clientes. Entro 20 facturas recurrentes con código de clientes asignados. De esas 20 facturas recurrentes, asigno 10 para ser miembros del grupo de facturas GOLD, 5 para otros clientes y 5 a ningún grupo (El campo código del cliente esta en blanco).

Cuando genera la factura para el grupo de facturas GOLD y deja el campo Numero de Transacción en blanco, solo las 10 facturas hechas fuera del grupo de facturas GOLD se genera. DacEasy genera las facturas que selecciono para cada miembro del grupo GOLD si pega uno de los números de facturas sin un código de cliente en el campo Numero de Transacción.



9-24

• Cuando genera la factura por código de cliente, dejar el campo Numero de Transacción en blanco o pegar el numero de factura que quiere generar dentro del campo. Si el campo esta en blanco, DacEasy localiza la factura con el código de cliente y genera la factura. Sin embargo no puede tener múltiples facturas con el mismo código de cliente. Si quiere generar múltiples facturas para un cliente, debe dejar el campo Código de Cliente en blanco cuando entra las facturas.

Además de eso, si pone el numero de factura en el campo Numero Transacción, usted puede generar la factura para cada cliente. Usted puede hacer esto dejando el campo Código Cliente en blanco.

Generar Una Factura Recurrente

1. Seleccione Recurrente Generación desde el menú

Transacción, y entonces seleccione Facturas. El cuadro de diálogo de Generación Facturas Recurrentes se despliega



2. Entre la fecha para asignar la generación de factura(s) 3. Seleccione el Grupo de Facturas para generar un grupo

de clientes o seleccione Clientes para generar facturas de un cliente en especifico.

4. Si escoge seleccionar su propio numero en el cuadro de

dialogo Configurar Formularios, asigne el primer numero de factura para que el número sea asignado en el campo Numero de Factura.

IDEA: Pulse en Ayuda desde el cuadro de dialogo Generar Facturas Recurrentes, para información mas detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar. Una transacción es agregada al archivo

de facturas por cada factura recurrente que cayo dentro del rango entrado.

Temas De Ayuda Relacionados • Editar facturas recurrentes • Borrar facturas recurrentes • Editar facturas generadas • Borrar facturas generadas



9-26

Entrando Devoluciones De Ventas Puede acreditar la cuenta de un cliente en el modulo de Cuentas por Cobrar o el modulo de Ventas. Si quiere incluir inventario o servicios en el crédito o imprimir la nota de crédito, debe aplicar el crédito por el modulo de Ventas. Los siguientes pasos explican como entrar un crédito como una devolución en ventas en el modulo de Ventas. Entrar Una Devolución de Ventas

1. Seleccione Facturación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Devolución de Ventas. El cuadro de dialogo Entrar Devolución de Ventas se despliega.

2. Si esta dejando que DacEasy asigne el numero de factura, presione Enter en el campo Numero de Devolución y DacEasy asigna el siguiente numero de factura disponible.



Si elige asignar su propio numero en la caja de dialogo Configuración de Formularios, entre el numero de factura original.

3. Complete los campos en el área de encabezado de la transacción. Entre el numero de la factura original en el campo Mi #.

4. Pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la

factura.

5. Entre cada articulo devuelto (como un numero positivo) en el área de detalle de la factura.

6. Pulse Aceptar para avanzar al pie de la factura.

7. Edite el monto del impuesto si es necesario

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar Devoluciones en Ventas, para una descripción mas detallada de cada campo.

8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El Mayor

General es actualizado cuando postea la transacción. Detrás de Escena Cuando se graba una devolución en ventas, DacEasy realiza los siguientes pasos: Los archivos de Encabezado y Detalle de Factura

incluyen la nueva transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Imprimiendo el Diario de Ventas se puede ver la nueva transacción.



9-28

DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los Estados de Cuentas. Un asterisco próximo al código en el Reporte de Vencimiento indica que la transacción no esta posteada.

DacEasy actualiza el archivo de productos si la transacción los incluye.

DacEasy añade las informaciones de devolución de ventas al archivo de vendedores si escogió rastrear estas informaciones desde el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

DacEasy actualiza el archivo de Números Seriales si el producto o el servicio introducido esta serializado.

DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si seleccionó rastrear esta información en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

Temas De Ayuda Relacionados • Editar devolución en ventas • Borrar devolución en ventas • Entrando conjunto de ensambles o transacciones de

facturas • Entrar números seriales en transacciones de Ventas • Entrar una devolución a un cliente.



Imprimir Formularios De Facturas Una ventaja de usar el modulo de Ventas es que tiene la habilidad de imprimir formularios de facturas así como notas de crédito (devolución en ventas). Debe imprimir todas las facturas y las devoluciones en ventas antes de postear las ventas (a menos que lo haya seleccionado en el cuadro de dialogo Preferencia de Sistema). Puede imprimir en papel en blanco o en formulario pre-impreso, usando una planilla standard o su propio formulario. Puede imprimir formulario de facturas desde el punto de entrada de la factura o imprimirlas por lotes. Para imprimir desde el punto de entrada, Pulse en el botón Imprimir desde el pie (ultima línea) de la transacción. Los siguientes pasos explican como imprimir formularios de facturas por lotes. Imprimir Facturas

1. Seleccione Imprimir Facturación desde el menú Transacción, entonces seleccione el formulario desde el sub-menu que se despliega.

IDEA: El formulario se imprime de acuerdo el formato actual. Para información sobre seleccionar un formato diferente, refiérase al Capitulo 5, “ Configurando”.

2. Completa cada campo.

Nota: Si ha reprocesado un formulario anteriormente, debe seleccionar No en el campo Reimprimir para imprimir el formulario otra vez.

IDEA: Pulse Ayuda para descripción detallada de cada

campo.



9-30

3. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición de

Reporte se despliega.

4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para imprimir el formulario.

Temas De Ayuda Relacionados • Imprimiendo Etiquetas de Envío • Alinear el papel Continuo en la Impresora



Verificando Transacciones De Ventas Después de entrar una serie de transacciones de Ventas, le requerirá imprimir el Diario de Ventas para verificar la exactitud de las entradas antes de postear. Aunque puede cambiar este requerimiento en el cuadro de dialogo Opciones del Mayor, pero nosotros recomendamos fuertemente imprimir el Diario antes de postear. Este paso parece tiempo consumido al principio, pero el tiempo consumido corrigiendo errores antes de Posteo es mucho menor que el tiempo consumido para reversar entradas después de Posteo. Imprimir El Diario De Ventas

1. Seleccione Facturación desde el menú Diarios. El cuadro de diálogo Diario de Facturación se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte.

3. Complete el campo fecha. El periodo asociado con la

fecha se despliega. Todas las transacciones no



9-32

posteadas dentro del periodo serán impresas en el Diario.

IDEA: Pulse Ayuda desde el menú Diario de

Facturación para descripción detallada de cada campo. 4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de Disposición del

Reporte se despliega. 5. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar.



Posteando Ventas El proceso de Posteo actualiza el Mayor General con la actividad entrada por el modulo de Ventas, además actualiza los balances de las cuentas. Archivos adicionales son actualizados dependiendo de la información entrada. Por ejemplo, si incluye productos en una factura el archivo producto es actualizado. No hay ninguna regla de cuando postear, sin embargo, es más fácil localizar los errores si postea con frecuencia. Si su negocio tiene un amplio volumen de actividad, podría decidir postear diariamente. Por otra parte, puede solo necesitar postear semanal o mensualmente. Puesto que el proceso de Posteo actualiza el Mayor General, antes imprima los reportes que incluyen la actividad mas reciente. Para Postear Ventas 1. Seleccione Facturación desde el menú Asentar. El cuadro

de diálogo Asentando Facturación se despliega.

IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear. Si no tiene Backup listo haga uno antes de proceder. Pulse Backup desde el cuadro de dialogo Asentando Facturación para accesar el cuadro de dialogo



9-34

Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda para asistencia más amplia.

Nota: El campo fecha para el Posteo para los primeros periodos contiene transacciones de compras y facturación sin postear. Debe postear en orden primero las compras y luego las ventas para el mismo periodo.

2. Seleccione No en Purgar Transacciones, para conservar el

registro de transacciones después del Posteo. 3. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega según esta

siendo posteada. El Resultado Del Posteo se despliega cuando el proceso de Posteo es completado.

Nota: si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su Backup, corra recobrar y verificar a sus datos, y entonces repita el proceso de Posteo, Refiérase al Capitulo 3, “ Iniciando” para mas información de como correr utilitario de archivo.


Detrás de Escena.

Cuando postea las ventas DacEasy realiza las siguientes operaciones detrás de escena.

DacEasy debita las Cuentas por Cobrar por el total de la venta.

DacEasy debita los Costos de Ventas por el valor de los artículos vendidos.

DacEasy acredita el Inventario por el valor de los artículos vendidos.



DacEasy acredita las Ventas por el total de la venta sin incluir el impuesto.

DacEasy acredita el Impuesto por Obligación de Ventas por el valor del impuesto de ventas.

Cuando se postea, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

Los archivos de Cuentas incluyen los balances nuevos en las cuentas. DacEasy actualiza los campos este período y balance actual de las cuentas, así como también la cuenta madre de cada cuenta afectada. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles del Mayor General con una transacción resumida posteada. Esta transacción es un neto total de débitos y créditos para cada cuenta afectada. El código de diario para la transacción, con el cual se postea al mayor general, es BL. Imprima el Listado del Mayor General para ver la transacción resumida.

DacEasy actualiza el balance actual y la información histórica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de Clientes para ver el cambio en el balance actual.

DacEasy actualiza el archivo de producto si la transacción incluye productos. Además, actualiza el histórico del producto.

DacEasy actualiza la información histórica en el archivo de Servicios.

DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los Estados de Cuentas.



9-36

DacEasy actualiza el archivo de Encabezado y Detalle de Factura, marcando la transacción como posteada. Imprima el Listado de Facturación para ver las transacciones posteadas.


Reversando transacciones de ventas posteadas



Siguiendo Artículos Pendientes Con DacEasy usted puede seguir los artículos pendientes y completar esas ordenes cuando los artículos son recibidos dentro del inventario. Debe configurar el sistema para seguir las artículos pendientes siguiendo dos pasos:

Paso 1: Seleccione Normal en Tipo Inventario sobre cada campo del cuadro de diálogo de Editar Producto. Nota: puede seguir las ordenes pendientes configurándolo como Negativo, pero tiene que editar manualmente el campo enviado cuando facture el producto para afectar el campo pendiente.

Paso 2: Seleccione Si en el campo Seguir ordenes pendientes de clientes en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema.

Cada vez que postee las facturas, DacEasy pone los artículos pendientes en el archivo Pendientes. Cuando recibe los artículos, puede llenar las ordenes pendientes. Llenando una orden pendiente crea una nueva factura para el cliente. Imprima el Reporte de Estatus Pendiente para ver la situación de cada orden pendiente. El reporte incluye el numero de la factura, fecha de factura, código del cliente, código de producto, cantidades ordenadas, pendiente, recibida y disponibilidad actual. Imprimir El Reporte De Estatus De Artículos Pendientes

1. Seleccione Imprimir Facturación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Estado de Pendientes. El cuadro de diálogo se despliega.



9-38


3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo de

Disposición del Reporte

4. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar para comenzar a imprimir.



Llenando Artículos Pendientes Cuando entra facturas, DacEasy crea un pendiente a la vez que un producto con tipo de inventario Normal es ordenado y la cantidad es mayor a la disponible. Puede también reducir el campo enviado creando un pendiente para productos con tipo de inventario negativo. Si quiere seguir los artículos pendientes, selecciones Si en el campo seguir artículos pendientes de clientes en el cuadro de dialogo Preferencias del Sistema. El archivo pendiente es actualizado cuando postea facturas con artículos pendientes. Use la rutina llenar pendientes a facturas para esos artículos una vez ellos son recibidos dentro del inventario. Llenar Pendientes

1. Seleccione Facturación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Llenar Pendiente. El cuadro de dialogo Pendiente se despliega.



9-40

2. Seleccione Cliente para llenar un pendiente de un cliente o Producto para llenar un pendiente de un producto en particular.

3. Entre el código de cliente o producto. Si no existen

pendiente para el código seleccionado, se despliega el siguiente mensaje de error “No existen pendientes para este Cliente/Producto.”

4. Si no se despliega ningún error, complete cada campo en

el área de encabezado de la transacción y avance al área de detalle de la transacción. Cada factura conteniendo el código de cliente o producto se despliega.

5. Entre la cantidad enviada para cada factura. Si no tiene

suficientes unidades, el siguiente mensaje de error se despliega, “Producto actualmente agotado”.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Pendientes para descripción detallada de cada campo.

6. Pulse Aceptar para llenar los artículos Pendientes.

DacEasy crea una factura no posteada para el cliente. El campo Su # de la nueva factura contiene la palabra Pendiente y el campo Mi # despliega la fecha de generación con formato AAMMDD. Temas De Ayuda Relacionados

• Purgar Artículos Pendientes.



Reportes De Cuentas Por Cobrar DacEasy para Windows incluye un numero de reportes que puede imprimir para ver la actividad del cliente. El reporte comúnmente mas usado se explica a continuación.

Imprimir Los Estados De Clientes DacEasy permite que imprima estados para clientes. Puede personalizar la impresión de los estados en papel plano o en formularios pre-impresos. Imprimir Estados Del Cliente

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Reportes, y seleccione Estados de Cuenta. El cuadro de diálogo Estados de Cliente se despliega.




9-42

Nota: el estado del cliente se imprime usando el formulario por defecto. Para editar un formato o seleccionar uno nuevo, refiérase al Capitulo 5 “ Iniciando”.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de dialogo de

Disposición del Reporte.

Nota: Si escoge Selección en el campo Alcance, la ventana Selección Registro se despliega. Pulse Selección para fijar la selección del estatus de clientes. Puede también pulsar Mas Copias o Menos Copias para editar el numero de copias a imprimir. Pulse Proceso para accesar el cuadro de dialogo Disposición del Reporte.

4. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar para


Imprimiendo El Reporte Saldos Por Vencimiento Cuentas Por Cobrar. El Reporte de Saldo por Vencimiento de Cuentas por Cobrar permite ver el total que cada cliente le debe. El calendario de vencimiento muestra cuales facturas están vencidas y cuales todavía no están vencidas. Puede modificar el calendario de vencimiento de acuerdo a sus necesidades. Todas las facturas, pagos débitos y créditos no posteadas aparecen en el reporte. Puede excluir todas las facturas pagadas seleccionando No en la opción Incluye facturas pagadas desde el cuadro de dialogo Reporte de Saldos por Vencimiento. Puede también correr la rutina de Fin de Periodo para eliminar las facturas pagadas. Si no ha limpiado ningún pago, refiérase a la guía problemas en Ayuda en línea.



Imprimir Reporte De Saldos Por Vencimiento 1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú

Reportes, y entonces seleccione Antigüedad. El cuadro de dialogo Reporte de Saldos por Vencimiento se despliega.

2. Complete los campos apropiados 3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo

Disposición de Reporte.

4. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar para comenzar a imprimir.


• Imprimir cartas • Imprimir Etiquetas • Imprimir Listados • Alinear el papel continuo para imprimir.



9-44

Fusionando Información del Cliente con Microsoft Word La estructura de DacEasy permite la integración con Microsoft Word, ya que permite emigrar los datos de los clientes a documentos de Word 97 o 2000. Utilice esta característica para crear cartas profesionales que incluyan informaciones de sus clientes. Puede enviar email o puede imprimir esos documentos directamente desde DaEasy o accesar los documentos desde Word.

Puedes emigrar un solo registro o rango de datos en particular.

Como combinar datos de clientes con un documento de Microsoft Word.

1. Muestre los datos de un cliente en la pantalla de Editar

Clientes, haga clic en Correspondencia la pantalla de Trabajos de Combinar Correspondencia Directa se despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o pulse Buscar para




3. Puedes seleccionar un documento existente de Word, crear un nuevo documento de Word o editar un documento existente. Seleccionando un documento existente de Word. Digite el nombre del documento o presione el boton de Browse para localizar el documento, si el documento no esta localizado en el fólder que contiene los datos de su compañía, el documento es copiado al fólder de la compañía. Agregando un documento de Word. Digite el nombre del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo documento de Word en el fólder de la compañía. El nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser editado en caso de ser necesario. Editando un documento de Word. Digite el nombre del archivo o haga clic en el botón de Browse para localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo en Word. Edite el documento, salve el documento y retorne a DacEasy para continuar con la fusión de correspondencia.

4. Digite la fecha de cierre. 5. Complete las opciones restante. 6. Fusione los datos con el documento Word utilizando los

siguientes métodos: Enviar por email. Presione F3 o para enviarlo a un destinatario de correo electrónico (email). Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione las opciones de impresión y luego haga clic en Aceptar. Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo para editar en Word, donde podrá realizar los cambios que considere de lugar.



9-46

Como combinar los registros de varios clientes a un archivo de Word


Reportes, y seleccione Combinar Correspondencia. La pantalla de Trabajo de Combinar Correspondencia se despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o presione Buscar para seleccionar uno existente.

3. Puedes seleccionar un documento existente de Word, crear un nuevo documento de Word o editar un documento existente. Seleccionando un documento existente de Word. Digite el nombre del documento o presione el boton de Browse para localizar el documento, si el documento no esta localizado en el fólder que contiene los datos de su



compañía, el documento es copiado al fólder de la compañía. Agregando un documento de Word. Digite el nombre del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo documento de Word en el fólder de la compañía. El nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser editado en caso de ser necesario. Editando un documento de Word. Digite el nombre del archivo o haga clic en el botón de Browse para localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo en Word. Edite el documento, salve el documento y retorne a DacEasy para continuar con la fusión de correspondencia.

4. Complete cada campo en el área de Opciones Filtrar/Ordenar.

5. Fusione los datos con el documento Word utilizando los siguientes métodos: Enviar por email. Presione F3 o para enviarlo a un destinatario de correo electrónico (email). Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione las opciones de impresión y luego haga clic en Aceptar.

6. Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo para editar en Word, donde podrá realizar los cambios que considere de lugar.


CCaappiittuulloo 1100

Trabajando con Inventario El inventario es un activo importante en todos los negocios y necesita ser estrechamente monitoriado. Si entra la información del producto como se describe en el capítulo 5, “Configuración” ya debe estar informado de las poderosas funciones de control de Inventario disponibles en DacEasy Contabilidad para Windows. El capítulo 8 le muestra como incrementar niveles de inventario registrando compras desde sus suplidores. El capítulo 9 “Trabajando con clientes” muestra como reduce los niveles de inventario vendiendo productos a sus clientes. Este capítulo explica como ajustar niveles de inventario ensamblando productos y registrando el conteo de inventario Físico. Use el módulo de Ensamble si fabrica productos en su negocio (productos terminados) para productos individuales (componentes) DacEasy ajusta los niveles de inventario de acuerdo a la disminución del valor disponible de cada componente e incrementa el valor disponible de cada producto terminado. En ocasiones, necesita ajustar el inventario contado del sistema para igualar su conteo en el inventario Físico. Los artículos deteriorados, despojados o robados, pueden causar



10-2

discrepancia entre el conteo Físico y el conteo del sistema. Puede hacer un ajuste con el módulo de Inventario Físico y conciliar el inventario del sistema con el conteo físico. Temas de ayuda relacionadas Anexando notas para registros de productos Viendo historial de transacción de producto Reasignando precios

Capitulo 10: Trabajando con Inventario


10-3

Usando el módulo de ensamble Cuando ensamble un producto, DacEasy toma los componentes del inventario y los transfiere para el producto nuevo. Los componentes pueden ser de productos y servicios. Un componente de un producto puede tener su propia lista de componente, además debe permitir el desensamble. Puede desensamblar productos para regresar los componentes al inventario.

Agregando lista de componentes El primer paso para usar el módulo de ensamble es agregar una lista de componentes para cada producto terminado. Una lista de componentes es una lista de cada producto usado para fabricar un producto y la cantidad de componente necesitada para fabricar un producto terminado. Para agregar o editar una lista de componentes

1. Seleccione Productos desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Productos se despliega.

2. Entre el código de producto o pulse Buscar y seleccione

un producto desde la lista que se despliega. 3. Pulse Opciones y seleccione Lista Componentes. El

cuadro de diálogo Entrada de Lista de Componentes se despliega.



10-4

4. Entre cada producto requerido para fabricar un producto ensamblado y el número de unidades requeridas (basado en la fracción de compra). Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Entrada Lista de Componentes para una descripción más detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la lista de componentes y

regresar al cuadro de diálogo Editar Productos.

Idea: Seleccione Si en el campo Kit Ensamblado para imprimir la lista de componente en la factura cuando el producto sea vendido.


Imprimiendo una factura de materiales

Ajuste global de lista de componentes



10-5

Entrando transacciones de ensamble Después de agregar una lista de componente para un producto terminado, puede ensamblar componentes dentro de un producto terminado usando el módulo de ensamble. Debe tener todas las transacciones posteadas de los módulos de Compras, Facturación, e Inventario Físico antes de entrar una transacción de ensamble. En adición, Control de Costo, Punto de Ventas y Toma de Pedidos deben estar posteados si están en interface con esos programas adicionales. Para entrar una transacción de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Transacción. El

cuadro de diálogo Entrada de Transacción de Ensamble se despliega.

Nota: Todas las transacciones de Facturas, Compras e Inventario Físico deben ser posteadas antes de entrar una transacción de ensamble. Si recibe un error, debe Postear el módulo especificado antes entrar al módulo de Ensamble.



10-6

2. Presione Enter en el campo Número y DacEasy asigna el

próximo número disponible a la transacción. 3. Complete los campos de información de la transacción. 4. Complete los campos de información del producto.

Seleccione Ensamblar para fabricar el producto. Para anular un producto terminado seleccione Desensamblar.

5. Avance el área de detalle de la transacción. Cada

componente requerido para fabricar un producto terminado se despliega junto con el número de unidades disponibles, necesitado y faltante.

6. Si un número se despliega en el campo Faltante, puede

anular la cantidad escribiendo en el campo Sobrepasa. Cuando una transacción es posteada, DacEasy solo reduce el número de unidades disponible desde las cantidades de los componentes anulados.



10-7

Importante: No desensamble un producto si lo ensambla con un componente anulado. Haciendo esto causa un número incorrecto de unidades para los componentes; DacEasy regresa el número total de unidades para los componentes anulados para el inventario, con respecto al número usado. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Entrada de Transacción de Ensamble para una descripción más detallada de cada campo.

7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. Las unidades encargadas para cada componente incrementan para las transacciones de ensamble.

Temas de ayuda relacionadas Editando transacciones de ensamble Borrando transacciones de ensamble



10-8

Detrás de Escena Cuando salve una transacción de Ensamble, DacEasy actualiza los siguientes archivos. DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las

unidades encargadas para los componentes de productos terminados en una transacción de ensamble.

DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las

unidades encargadas para productos terminados en una transacción de desensamble.

Los archivos de Encabezado de Ensamble y de Detalle

incluye la nueva transacción. Puede imprimir el Diario de Ensamble para ver la nueva transacción.



10-9

Verificando transacciones de ensamble Después de ensamblar su producto terminado, imprima el Diario de Ensamble para verificar la exactitud de las entradas antes del posteo. Imprimir el diario antes del posteo se requiere a menos que cambie lo predefinido en el cuadro de diálogo Opciones del Mayor (pulse Mayor desde el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema) Recomendamos imprimir el diario antes de postear. Localizando y corrigiendo entradas erróneas antes de postear es mucho más fácil corregirlas que después de haber posteado. Para imprimir el diario de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Diario. El cuadro

de diálogo Diario de Ensamble se despliega.

2. Seleccione Diario como el tipo de Reporte.



10-10

3. Complete el campo Fecha. El período relacionado con esa fecha se despliega. Todas las transacciones sin postear dentro del período se imprimen en el diario. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Diario de Ensamble para una descripción más detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición de Reporte se despliega.

5. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar.


Imprimiendo el Listado.



10-11

Posteando Ensamble El proceso de Posteo actualiza el Mayor General cuando incluye un servicio en una transacción de ensamble y actualiza los balances de la cuenta apropiada. En adición, la disponibilidad en dinero y las unidades disponibles de sus componentes y productos terminados son actualizados. No hay reglas de cuando postear; sin embargo, es fácil de localizar errores si postea frecuentemente. Si su negocio tiene un alto volumen de actividad, debe decidir postear diariamente. De lo contrario, solo necesitará postear semanal o mensualmente. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor General, postee antes de imprimir sus reportes para incluir la actividad mas reciente. Para postear un ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Asentar. El cuadro de diálogo Posteo de Ensamble se despliega.



10-12

Idea: Es importante hacer un backup antes de postear. Si no ha hecho un backup, haga uno antes de proceder. Pulse Backup desde el cuadro de diálogo Asentando Ensamble para accesar al cuadro de diálogo Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo para información adicional.

2. Entre la fecha que corresponde al período a postear.

Todas las transacciones sin postear para el período son posteadas.

3. Seleccione No en el campo Borrar Transacciones

Después De Postear para retener las transacciones después de postear.

4. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega según

están siendo posteadas. Cuando el proceso es completado se despliega la ventana Resultados del Posteo.

Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos de datos, y entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al capítulo 3 “ Empezando” para mas información corriendo utilitarios de archivos.




10-13

Detrás de Escena Cuando postea una transacción de ensamble que incluye servicios, DacEasy realiza la siguiente contabilidad detrás de escena (internamente): DacEasy debita la cuenta de inventario para los artículos

que han sido ensamblados. DacEasy acredita la labor directa especificada en el cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces.

DacEasy acredita la cuenta de inventario para los artículos

que han sido desensamblados. DacEasy debita la cuenta labor directa.

Cuando postea transacciones de ensamble, DacEasy actualiza los siguientes archivos: El catálogo de cuentas incluye una nueva cuenta de

balances si esta ensamblando artículos que incluyen servicios. DacEasy actualiza el período y balances corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a las cuales reportan. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el Encabezado de Mayor General y los

archivos de Detalle con una transacción sumarizada y posteada. El código de diario para la transacción que postea el Mayor General es AS. Imprima el Listado de Mayor General para ver las transacciones sumarizadas.

DacEasy actualiza el archivo de producto con una reducción

en el inventario de componente y un incremento en el inventario de productos terminados. Las unidades



10-14

encargadas son removidas y el costo de componentes es transferido para el costo de productos terminados. Imprima el Reporte Historial de Productos para ver los cambios en las unidades y dinero disponible.

DacEasy actualiza la transacción de ensamble como

posteada. Imprima el Listado de Ensamble para ver las transacciones posteadas.

DacEasy actualiza el archivo Actividad Detallada de

Producto si el campo Seguir Transacción Histórica de Producto es configurado Si en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. Vea el historial de producto desde el cuadro de diálogo Editar Productos o imprima el Reporte Detallado de Actividad de Producto.

Tema de ayuda relacionado. Reversando transacciones de ensamble posteadas



10-15

Imprimiendo reportes de ensamble DacEasy incluye los siguientes reportes de ensamble:

Reporte de Ensamble --Imprime todos los productos con una lista de componentes para el producto.

Análisis de Componentes--Lista cada producto incluido en una lista de componentes, el producto incluye la lista de componente y el número de unidades requerida para fabricar el producto.

Para imprimir reportes de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Reportes, y entonces seleccione el reporte para imprimir. Un cuadro de diálogo se despliega para que seleccione el registro a incluir en el reporte.


Idea: Pulse Ayuda para una descripción más detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar al cuadro de diálogo

Disposición del Reporte. 4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar

para comenzar a imprimir.



10-16

Usando el Módulo de Inventario Físico Use el módulo de inventario Físico para ajustar las cantidades de inventario en DacEasy Contabilidad para Windows que difiere de la actual cantidad física contada. Las discrepancias típicamente resultan de los daños, robos o errores en la entrada de datos.

Imprimiendo hoja de conteo. Imprima la Hoja De Conteo para ayudarlo a registrar las cantidades de su inventario Físico. Puede imprimir Hojas de Conteo para todos o un rango de productos. Para imprimir hoja de conteo

1. Seleccione Inventario desde el menú Reportes, y entonces seleccione Hoja de Conteo. El cuadro de diálogo Hoja de Contar Producto se despliega.



10-17

2. Seleccione el rango de producto para incluir o acepte lo

predefinido para incluir todos los productos en el reporte.

3. Pulse Aceptar para accesar al cuadro de diálogo de Disposición de Reporte.

4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para




10-18

Entrando cuentas de Inventario Físico Antes de entrar ajustes a su inventario, debe postear todas las compras, ventas y transacciones de ensamble. Si además está usando Control de Costo, Toma de Pedido y Punto de Venta y algunos de esos módulos externos que estén integrado con DacEasy Contabilidad, postee todas las transacciones en el módulo externo para actualizar primero el inventario. Después que todas las transacciones sean posteadas, use los siguientes pasos para entrar el inventario Físico. Para entrar una transacción de inventario Físico 1. Seleccione Inventario Físico desde el menú

Transacción. El cuadro de diálogo Inventario Físico se despliega.

Nota: Todas las compras, facturas y transacciones de ensamble deben ser posteadas antes de accesar al cuadro de diálogo Inventario Físico. En adición, es importante que postee Control de Costo, Toma de Pedido, Punto de Venta si están integrados con DacEasy Contabilidad. Si recibe un error, postee el módulo especificado antes de entrar al módulo de inventario Físico.



10-19

2. Entre el código del producto o Pulse Buscar y seleccione

el producto. 3. Entre la cantidad física contada (basada en la fracción de

compra) en el campo contado. Si el producto ya existe en la transacción, un valor se despliega en el campo Contado. Para cambiar la cantidad contada anteriormente, entre la cantidad para sumar o restar la cantidad anterior. La nueva cantidad contada se despliega en el campo Total.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Inventario Físico para una descripción mas detallada.




10-20

Detrás de Escena Cuando salve una transacción de inventario Físico, DacEasy actualiza el siguiente archivo. El archivo de inventario Físico incluye la nueva transacción. Puede

imprimir el Diario de Inventario Físico para ver la nueva transacción. Temas de ayuda relacionados. Editando transacciones de inventario Físico Borrando transacciones de inventario Físico



10-21

Verificando transacciones de inventario Físico Después de entrar sus inventarios contado, imprima el Diario de Inventario Físico para verificar las entradas antes del posteo. Imprima el diario antes del posteo a menos que cambie lo predefinido en el cuadro de diálogo Opciones del Mayor (pulse Mayores desde el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema). Recomendamos imprimir el diario antes de postear de forma obligatoria. Localizando y corrigiendo errores antes de postear es mucho mas fácil que corregir las entradas después del posteo. Para imprimir el diario de inventario Físico

1. Seleccione Inventario Físico desde el menú Diarios. El cuadro de diálogo Disposición de Reporte se despliega.

2. Seleccione la salida y pulse Aceptar.



10-22

Posteando inventario Físico El proceso de posteo actualiza el Mayor General con la entrada en el módulo de Inventario Físico y actualiza los balances de Inventario y Costo de Mercancía Vendida. Tiene que postear su inventario Físico antes de entrar compras, facturas o transacciones de ensamble. Para postear Inventario Físico

1. Seleccione Inventario Físico desde el menú Asentar. El cuadro de diálogo Asentando Inventario Físico se despliega.

Idea: Es importante hacer un backup antes de postear. Si no ha hecho un backup, haga uno antes de proceder. Pulse Backup desde el cuadro d diálogo Posteo de Ensamble para accesar al cuadro de diálogo Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo para información adicional.

2. Entre la fecha que corresponde al período posteado. Esta fecha es usada para actualizar el Mayor General.



10-23

3. Pulse Aceptar. Cada transacción desplegada está siendo posteada. Cuando el proceso es completado se despliega la ventana Resultados del Posteo.

Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos d datos, y entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al capítulo 3 “Empezando” para mas información corriendo utilitarios de archivos.


Detrás de Escena Cuando postea una transacción de Inventario Físico, DacEasy realiza la siguiente contabilidad detrás de escena (internamente): DacEasy debita la cuenta de inventario y acredita las

cuentas apropiadas de costo de venta cuando hay es aumento neto en inventario.

DacEasy acredita la cuenta de inventario y debita las

cuentas apropiadas de costo de venta si es una disminución neta en inventario.

Cuando postea transacciones de Inventario Físico, DacEasy actualiza los siguientes archivos: El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de

cuentas. DacEasy actualiza el período y los balances corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.



10-24

DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor

General y el de Detalle con una transacción sumarizada. El código de diario para la transacción que postea al Mayor General es IN. Puede imprimir el Listado de Mayor General para ver la transacción sumarizada.

DacEasy actualiza el archivo de producto con un cambio en

la disponibilidad de dinero y unidades de artículos en el ajuste. Puede imprimir el Reporte Historial de Productos para ver los cambios en las unidades y dinero disponible.

DacEasy actualiza mueve la transacción desde el archivo de

Inventario Físico.

Si selecciona Si en el archivo Seguir Historial de Transacción

de Producto en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. DacEasy actualiza el archivo Detalle de Actividad de Producto para cada articulo entrado en el ajuste. Vea la actividad para cada producto en el cuadro de diálogo Editar Producto para imprimir un Reporte Detallado de Actividad de Producto.



10-25

Entrando Ajustes de Inventario Use la característica de Ajuste de Inventario para transferir artículos de un almacén a otro o ajustar cantidades del inventario en DacEasy sin afectar balances de clientes o suplidores.

Entrar un ajuste de inventario 1. Seleccione Ajuste de Inventario desde el menú

Transacción. La pantalla de Ajuste de Inventario se despliega.

2. Presione Enter en el campo Numero para asignar el

próximo numero disponible. 3. Edite la fecha si es necesario. 4. Seleccione el tipo de transacción. 5. Complete los campos restantes basándose en la

selección en el campo Tipo.



10-26

Incrementar. Si selecciona Incrementar en Tipo, seleccione el producto que esta ajustando en el campo Articulo. Digite el numero de unidades añadidas y la cantidad. Seleccione la cuenta, ésta se actualizará cuando se grabe la transacción.

Decrementar. Si selecciona Decrementar en Tipo, seleccione el producto que esta ajustando en el campo Articulo. Digite el numero de unidades a ser reducidas y seleccione la cuenta, ésta se actualizará cuando se grabe la transacción.

Transferir. Si selecciona Transferir en Tipo, seleccione el producto a transferir en el campo Desde Articulo, y seleccione el producto al que transfiere en el campo Hasta Articulo. Digite el numero de unidades a ser transferidas.

Idea: presione Ayuda desde la pantalla de Ajuste de Inventario para una descripción mas detallada de cada campo.

6. Presione Aceptar para guardar la transacción. DacEasy postea la transacción en línea.

Detrás de Escena.

Cuando guarda una transacción de ajuste de inventario, DacEasy realiza las siguientes operaciones detrás de escena (internamente):

Nota: una transferencia no afecta los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza la cuenta de Inventario en el cuadro de dialogo de Cuentas de Interface. La cuenta es debitada cuando se selecciona como tipo de transacción Incrementar.



10-27

La cuenta es acreditada cuando se selecciona Decrementar en tipo de transacción.

DacEasy actualiza la cuenta especificada en la transacción. La cuenta es acreditada cuando se selecciona Incrementar en tipo de transacción y es debitada cuando se selecciona Decrementar.

Cuando guarda una transacción de ajuste de inventario, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Actualiza el detalle de una transacción de producto.

Imprima el Listado de Ajuste de Inventario para ver las transacciones.

El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de cuentas. DacEasy actualiza el período y los balances corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor General y el de Detalle con una transacción sumarizada. El código de diario para la transacción que postea al Mayor General es IA. Puede imprimir el Listado de Mayor General para ver la transacción sumarizada.

Temas de ayuda relacionados. Editando ajustes de inventarios.



10-28

Imprimiendo reportes de inventario DacEasy incluye los siguientes reportes de inventario y servicios:

Listado de Producto — Incluye toda la información en el registro de producto sin información de balance. Listado de Servicio— Lista toda la información de registro de servicio e información histórica. Listado de Precio— Lista los precios de costo y de ventas para cada producto. Puede codificar el costo para asegurarse que sólo las personas autorizadas tengan acceso a esta información. Tabla de Precio— Lista cada tabla de precio y las condiciones que debe conocer para recibir la tabla de precio. Reporte Histórico— Accese a la opción Reporte de Actividad para imprimir un reporte que liste cada producto con balance e información histórica. Detalle de Actividad --- Un rastro de auditoria del movimiento de producto. Lista cada producto y las transacciones que incluye cada producto.

Reporte de Alerta--- Lista cada tope de producto o baja hasta la mínima cantidad especificada para el



10-29

producto, las unidades disponibles y la cantidad para reordenar. Hoja de Conteo-- Lista la información acerca de cada producto, incluyendo la fracción, y un espacio para registrar el número actual de unidades y cualquier nota.

Para imprimir reportes de inventario 1. Seleccione Inventario desde el menú Reportes, y

seleccione el reporte a imprimir. Un cuadro de diálogo se despliega para que seleccione el registro a imprimir.


Idea: Pulse Ayuda para una descripción más detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo

Disposición de Reporte. 4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para

comenzar a imprimir. Temas de Ayuda relacionadas Imprimiendo etiquetas.



Banco DacEasy Contabilidad para Windows incluye un poderoso módulo de Banco que permite registrar recibos, pagos y entonces reconciliar la actividad de su estado bancario. Si esta dando seguimiento a sus cuentas por cobrar y cuentas por pagar, puede aplicar los pagos a las facturas apropiadas usando el módulo de Banco. Usando este módulo, debe identificar por lo menos una cuenta conciliable en su catálogo de cuentas. Si esta usando la estructura de un catálogo de cuentas ejemplo, puede poner como cuenta conciliable la 11021. Si esta usando su propia estructura de catálogo, designe una cuenta de activo tal como la cuenta bancaria, como conciliable. Entre, imprima y asiente sus transacciones de banco en un cierto orden. Use la siguiente lista de chequeo como una guía general para procesar las actividades diarias de banco.



11-2

Lista De Chequeo Módulo De Banco

Actualizar Cuentas por Pagar entrando transacciones en el módulo de Compras, Cuentas por Pagar o ambos.

Actualizar Cuentas por Cobrar entrando transacciones en

el módulo de Ventas, Cuentas por Cobrar o ambos.

Imprimir reporte de Pagos, para priorizar los pagos a Suplidores.

Entre pagos para saldar facturas o, para pagos sin

facturas o aplicar un pago afectando directamente una cuenta del Mayor General.

Hacer ajustes necesarios, por ejemplo, aplicar un avance

a una factura.

Generar algún pago recurrente.

Imprimir cheques computarizados.

Imprimir Diario de Banco para el período a ser posteado.

Hacer Copia de seguridad (Backup) de sus datos.

Postear el módulo de banco para el período (sino fue seleccionado el posteo en línea)

Imprimir registros de cheques.

Imprimir la Conciliación Sumarizada. Use este resumen

para ayudar a conciliar su estado bancario que recibe de su banco.

Conciliar el estado bancario para cada mes.

Capítulo 11: Banco


Temas De Ayuda Relacionados Editando contador de banco



11-4

Entrando Recibos Use el cuadro de diálogo de Recibos/Depósitos para entrar los depósitos a su cuenta de banco. Cuando entra un depósito en el banco, debe usar el cuadro de diálogo Recibos, para entrar la transacción si quiere usar la función conciliación para conciliar su estado bancario con los datos mantenido en DacEasy Contabilidad para Windows. Cuando entra un recibo, el detalle de la transacción dependerá del tipo de recibo a entrar. Una lista de facturas abiertas se desplegara si esta registrando un recibo desde un Cliente o Suplidor tipo abierto o balance acumulado. Aplique el recibo a la factura apropiada. Cuando selecciona MG en el campo Pagado Desde o selecciona un cliente o Suplidor tipo De Contado, usted entrara una o más cuentas del mayor general en el detalle de la transacción. Por ejemplo, seleccione MG en el campo Pagado Desde para registrar un impuesto devuelto o un pago de dividendos. Para Entrar Recibos:

1. Seleccione Efectivo desde el menú Transacción, y entonces seleccione Recibos. El cuadro de diálogo de Recibos se despliega.

Capítulo 11: Banco


2. Presione Enter para asignar un nuevo número de

transacción. 3. Complete cada campo en el área de encabezado de la

transacción. La cuenta entrada en el campo Banco que introdujo en la tabla de interfaces es la que se despliega en el campo Banco, de todos modos, puede entrar una cuenta de banco diferente o pulse Buscar desde el campo y seleccione una cuenta de banco diferente.

Idea: Cuando MG es seleccionado en el campo Pagado Desde, puede seleccionar un cliente o Suplidor en el campo Código para hacer referencia al pago, sin embargo el cliente o Suplidor no es afectado con el recibo.

4. Avance al área de detalle de la transacción. La

información que se despliega depende de su selección en el campo Pagado Desde. Para clientes tipo Abierto o Acumulado, se despliega cada factura. Entre el monto por aplicar a cada factura en la columna Aplicado.



11-6

Para clientes y Suplidores tipo De Contado o si selecciona MG en el campo Pagado Desde, entre cada cuenta que va afectar y el monto en el campo aplicado. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Recibos para descripción detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la transacción. Nota: El campo Aplicar debe ser cero antes de que pueda salvar la transacción.

Detrás De Escena

Cuando salva una transacción de Banco, DacEasy actualiza los siguientes archivos: • Los archivos del Encabezado y Detalle incluyen la nueva

transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Puede imprimir el diario de Banco y el Reporte de Ingreso para ver la nueva transacción.

• Si el recibo fue desde un cliente o Suplidor tipo De Contado o Balance, DacEasy actualiza el archivo de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar esos archivos contienen información del saldo por antigüedad y el estado de cuentas. El saldo por antigüedad indica la transacción no posteada con un asterisco en la columna Código.

• Si está activa la función de posteo en línea, DacEasy

actualiza los archivos apropiados. Para una lista de los archivos actualizados, refiérase a “Detrás de Escena” en la sección “Posteando Banco”.

Capítulo 11: Banco


• Si escogió rastrear las informaciones históricas de clientes y suplidores en el cuadro de dialogo Preferencias del Sistema, estos archivos se actualizaran.


• Editando un recibo • Borrando un recibo • Entrando un cheque devuelto de un Suplidor



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Entrando Pagos El cuadro de diálogo Pagos permite entrar pagos hechos desde sus cuentas de banco. Cuando registra un cheque, debe usar este cuadro de diálogo para entrar la transacción si quiere usar la función de conciliación bancaria de su estado de banco con los datos mantenidos en DacEasy Contabilidad para Windows.

Cuando entra un pago, el detalle de la transacción dependerá del tipo de pago que entre. Una lista de facturas abiertas se desplegará si esta registrando pagos a clientes o Suplidores tipo De Contado o Acumulado. Aplique el pago a las facturas apropiadas.

Cuando selecciona MG en el campo Pagada Desde o selecciona cliente o Suplidor con tipo De Contado, entrara una o más cuentas del Mayor General en el detalle de la transacción. Por ejemplo, seleccione MG en el campo Pagado Desde para registrar un pago contra entrega (COD). Para Entrar Un Pago:

1. Seleccione Efectivo desde el menú Transacción, y

entonces seleccione Pagos. El cuadro de diálogo Pagos se despliega.

Capítulo 11: Banco


2. Presione Enter para asignar un nuevo número de transacción.

3. Complete cada campo en el área de la transacción

Idea: Cuando MG es seleccionado en el campo Pagado Desde, puede todavía seleccionar un cliente o Suplidor en el campo código. Esa información se imprime en el cheque computarizado. La cuenta del cliente o Suplidor no es afectada con el pago.

4. Avance al área de detalle de la transacción. La

información que se despliega depende de su selección en el campo Pagado Desde. Para clientes tipo Abierto o Acumulado, se despliega cada factura. Entre el monto por aplicar a cada factura en la columna Aplicado

Nota: Puede pagar hasta 14 facturas en una simple transacción.



11-10

Para clientes y Suplidores tipo De Contado o si selecciona MG en el campo Pagado Desde, entre cada cuenta que va afectar y el monto en el campo aplicado.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Pagos para descripción detallada de cada campo

5. Pulse Aceptar para salvar la transacción. Nota: El campo Aplicar debe ser cero antes de que pueda salvar la transacción.

Detrás De Escena Cuando salva un pago, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Los archivos Encabezado y Detalle incluyen la nueva

transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Puede imprimir el Diario de Banco y Reporte de Desembolsos para ver la nueva transacción.

Si el pago fue aplicado a un cliente o Suplidor tipo

abierto o acumulado, DacEasy actualiza el archivo de Facturas Abiertas De Cuentas Por Pagar Y Cuentas Por Cobrar. Esos archivos contienen información que se imprime en el reporte de vencimiento y estado de cuenta. El reporte de vencimiento indica la transacción como no posteada marcada con un asterisco en la columna Código.

Si está activa la función de Posteo En Línea, DacEasy

actualiza los archivos apropiados. Para una lista de los archivos actualizados, refiérase a “Detrás de Escena” en la sección “Posteando Banco”.

Capítulo 11: Banco


Nota: Los cheques computarizados deben ser impresos por el punto de entrada para que el posteo en línea pueda ocurrir.

Temas De Ayuda Relacionados:

• Editando pagos • Borrando pagos • Entrando cheques devueltos de clientes • Transfiriendo fondos entre cuentas • Haciendo una nota de crédito a una cuenta por pagar



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Consolidando Facturas

La función Ajuste de Banco permite aplicar pagos a facturas y consolidar los balances de facturas. El uso más común para esta rutina es aplicar avances a facturas. Otra forma de ajustes consiste en aplicar créditos o sobrepagas a balances de facturas y corregir entradas hechas con un número de facturas equivocadas. Para Entrar Un Ajuste De Banco

1. Seleccione Efectivo desde el menú Transacción, y

entonces seleccione Ajustes. El cuadro de diálogo Ajustes se despliega.

2. Presione Enter para asignar el nuevo número de

transacción. 3. Seleccione el cliente o Suplidor al cual le esta

entrando el ajuste. Cuando entre la porción del detalle de la transacción, cada factura abierta se despliega.

Capítulo 11: Banco


Nota: Los campos Aplicado y Aplicar en el encabezado de la transacción son actualizados cuando entre los montos en el campo Aplicado en el detalle de la transacción.

4. Entre el ajuste en la columna Aplicar para cada

factura (Entre un monto negativo para ajustar un monto positivo y un monto positivo para ajustar un monto negativo). Puede ajustar varias facturas si es necesario.

Por ejemplo, asuma que tiene un avance por 1000.00, de la factura 0001 por 700.00 y la factura 0002 por 200.00. Para aplicar el avance a ambas facturas, entre los siguientes montos en la columna Aplicar: 900.00 para el avance, -700.00 para la factura 0001 y –200 para la factura 0002. El avance tendría entonces un balance de $100.00 (-1000+900) y las facturas tendría balance cero.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Ajustes, para información detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El ajuste se

adicionara al archivo de facturas abiertas como una transacción de banco no posteada

Nota: el campo Aplicar debe estar en cero antes de salvar la transacción.



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Detrás De Escena Cuando salva un ajuste, los siguientes archivos son afectados: Los archivos del encabezado y detalle de banco incluyen

la nueva transacción. DacEasy marca como no posteada. Puede imprimir el Diario de Banco para ver la nueva transacción.

DacEasy actualiza el archivo de Facturas Abiertas de Cuentas por Cobrar por el ajuste al cliente y Cuentas por Pagar para el archivo del Suplidor. Esta información se imprime en el reporte de saldos por antigüedad y en los estados de cuenta. El reporte de saldos por antigüedad indica la transacción no posteada con un asterisco en la columna Código.

Si está activa la característica de Posteo en Línea, DacEasy actualiza los archivos apropiados. Para una lista de los archivos que son actualizados refiérase a “Detrás de Escena” en la sección de posteo de Banco.

Capítulo 11: Banco


Entrando Pagos Recurrentes Si entra pagos idénticos y regulares, éntrelos como una transacción recurrente. DacEasy puede duplicar la transacción desde la transacción original cada vez que escoja generar el pago. Esto le es útil para pagos como alquiler o documentos por pagar. Puede entrar cualquier pago como transacción recurrente donde la distribución es a una cuenta del mayor general u otra Cuenta Por Cobrar o Cuentas Por Pagar.

Nota: puede solo compensar al Mayor General o clientes/Suplidores tipo Contado.

Para Entrar Un Pago Recurrente

1. Seleccione Recurrentes Entradas desde el menú Transacción, y entonces seleccione Pagos. El cuadro de diálogo Pagos Recurrentes se despliega.

2. Asigne el grupo a la transacción. Puede generar múltiples

pagos al mismo tiempo asignando múltiples transacciones del mismo grupo. Para seleccionar un grupo existente, pulse Buscar y seleccione el grupo desde la lista que se despliega.



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3. Asigne el número de transacción y seleccione el tipo

cheque.

4. Seleccione el tipo de pago en el campo Aplicar A: .

Nota: Usted solo puede entrar pagos recurrentes para Suplidores o clientes tipo Contado.

5. Entre el código de cliente o Suplidor. Si selecciona MG

en campo Pago A: , puede todavía seleccionar un cliente o Suplidor en el campo código. Esta información se imprime en el cheque computarizado, sin embargo el cliente o Suplidor no es actualizado.

6. Entre cada cuenta a actualizar en el área de detalle de la

transacción y el monto.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Pagos Recurrentes para información detallada de cada campo.


Detrás de Escena Cuando salva un pago recurrente DacEasy actualiza el encabezado y detalle de la transacción y la incluye como una nueva transacción.

Capítulo 11: Banco


Para Generar Un Pago Recurrente:

1. Selección Recurrente Generación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Pagos, el cuadro de diálogo se desplegara

2. Entre la fecha a asignar a la(s) transacción(es)

generada. 3. Entre el rango de la transacción a generar basada en el

grupo que fue asignado cuando la transacción recurrente fue hecha.

4. Asigne la cuenta de banco desde la cual el pago

recurrente será hecho.

Idea: Pulse Ayuda en el cuadro de diario Generación Pagos Recurrentes para una descripción detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar y un pago no posteado se adicionara al encabezado y detalle del módulo de banco.



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Detrás de Escena Cuando genera un pago recurrente, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

Los archivos del encabezado y el detalle de banco

incluyen una nueva transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Puede imprimir el Diario de Banco y Reporte De Desembolsos para ver la nueva transacción que se genero.

Si tiene activa la función de postea en línea, DacEasy

actualiza los archivos apropiados. Para un listado de los archivos que se actualizan con el posteo, refiere a “Detrás de Escena” en la sección Posteo Banco.

Temas de Ayuda Relacionados

• Entrando pagos recurrentes • Borrando pagos recurrentes • Editando pagos recurrentes después de generados • Borrando pagos recurrentes después de generados

Capítulo 11: Banco


Verificando Transacciones de Banco Luego de entrar una serie de transacciones de banco debe verificar la exactitud de las entradas antes de postear. Aunque puede cambiar este requerimiento en las Opciones del Mayor desde el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema, pero recomendamos fuertemente que siempre imprima el Diario antes de postear. Localizar y corregir los errores antes de postear es mucho más fácil que corregir las entradas después de posteadas.

Nota: si selecciona Posteo desde el cuadro de diálogo en Línea Sistema de Preferencias, no podrá imprimir el Diario.

Como Imprimir el Diario de Banco

1. Seleccione Banco desde el menú Diario, y entonces seleccione Diario Banco desde el submenú. El cuadro de diálogo Diario de Banco se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte 3. Complete el campo fecha. El período asociado con

la fecha se despliega. Todas las transacciones no



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posteadas dentro del período se imprimirán en el Diario.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Diario de Banco para descripción detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición

del Reporte se despliega. 5. Seleccione la opción de salida y haga pulse

Aceptar. Temas de ayuda relacionadas Imprimiendo un listado Imprimiendo el reporte de recibos Imprimiendo el reporte de desembolsos Imprimiendo el balance en línea

Capítulo 11: Banco


Imprimiendo Cheques Después de verificar las transacciones de banco, el siguiente paso es imprimir sus cheques computarizado. Debe imprimir todos los cheques antes de postear las transacciones de banco. Intente postear el módulo de banco sin imprimir y un mensaje de error se desplegara. Un Reporte de Cheques a Imprimir está disponible para ver los cheques que van a ser impreso. Para Imprimir El Reporte De Cheques

1. Seleccione Impresión de Efectivo desde el menú Transacción, y entonces seleccione Cheques A Imprimir. El cuadro de diálogo Disposición del Reporte se despliega.

2. Seleccione la opción de salida y haga pulse Aceptar

para comenzar a imprimir. Imprimiendo Cheques

1. Seleccione Impresión de Efectivos desde el menú Transacción, y entonces seleccione Cheques. El cuadro de diálogo Imprimir Cheques se despliega.



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Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Imprimir Cheques para una descripción detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo de

Disposición de Reporte.

4. Seleccione su opción de salida y pulse Aceptar para comenzar a imprimir

Nota: Si selecciona Sí en el campo ¿Anula el primer cheque? Pulse imprimir alineación para permitir una prueba de alineación o Saltar alineación para imprimir el cheque un cheque de prueba

Temas De Ayuda Relacionadas Reimprimiendo cheques después de haber sido

bloqueado por la impresora Alineación formularios en papel continuo en la impresora.

Capítulo 11: Banco


Posteando Banco El proceso de Posteo actualiza el Mayor General, con la actividad entrada por el módulo de banco y actualiza los balances de la cuenta apropiada. Cuando postea el módulo de banco DacEasy crea una entrada resumida o detallada en el Mayor General (dependiendo como lo configuro en el cuadro de diálogo Preferencias de Sistema).

No existe regla para el posteo, sin embargo, es más fácil localizar los errores si postea frecuentemente. Si su negocio maneja un alto volumen de actividad, puede decidir postear diariamente. Por otra parte puede también postear semanal o mensual. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor General, antes de postear imprima la actividad mas reciente. Antes de postear las transacciones de banco, debe imprimir todos los cheques computarizados y el Diario de Banco para el período a postear. El Diario de Banco solo imprime las transacciones cuando va a postear, dejando que revise la exactitud de las transacciones antes de postear.

Puede decidir no postear las transacciones, si lo ha seleccionado en el cuadro de diálogo. Con la función de postea en línea todas las transacciones de banco son salvadas y posteadas. La excepción es cuando usa cheques computarizados y no imprime los cheques desde el punto de entrada.

Para Postear de Banco

1. Seleccione Banco desde el menú Asentar. El cuadro de diálogo Posteo De Banco se despliega.



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Idea: es importante hacer Backup antes de postear. Si no tiene listo el Backup, hágalo antes de proceder. Pulse en Backup desde el menú Posteo De Banco para accesar el cuadro de diálogo para accesar Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo para información adicional.

2. Entre la fecha que corresponde el período a postear. Todas las transacciones para el período serán posteadas.

3. Seleccione No en purgar transacciones después de

asentar para mantener los registros de las transacciones después de posteo.

4. Pulse en Aceptar. Cada transacción se despliega en

el período posteado. Los Resultados Del Posteo se despliegan cuando el proceso se completa.

Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaura su Backup, corra la rutina de Recobrar y Verificar a sus archivos, y entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al “Capitulo 3” “Iniciando”. Para información adicional sobre correr la rutina de utilitario.


Capítulo 11: Banco


Idea: para ver cada cheque y depósito en el reporte de actividad del Mayor General, debe seleccionar Si en campo posteo detallado del Mayor General en el cuadro de diálogo Opciones del Mayor (accesando desde el cuadro de diálogo Preferencias de Sistema).

Detrás de Escena Cuando postea transacciones de banco, DacEasy realiza las siguientes actividades detrás de escena. DacEasy debita la cuenta de Banco y acredita las Cuentas

por Cobrar cuando postea los recibos. DacEasy debita la cuenta de banco y acredita la cuenta que

compensa cuando postea un recibo de clientes, Suplidores o Mayor General.

DacEasy acredita la cuenta de banco y debita las Cuentas

Por Pagar cuando postea los pagos. DacEasy acredita la cuenta de banco y debita la cuenta que

se compensa cuando postea pagos de Suplidores, clientes o mayor general

DacEasy debita y acredita la cuenta de banco cuando hace

un ajuste de banco. Cuando postea transacciones de banco, un ajuste no tiene efecto en su balance de banco.



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Cuando postea transacciones, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Los archivos de las cuentas incluyen el nuevo balance.

DacEasy actualiza el balance del período actual de las cuentas también la cuenta madre a la que reporta. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el encabezado y detalle del mayor

general con una transacción sumarizada o detallada (dependiendo de su Preferencias del Sistema). El Código de Diario de la transacción con el cual se postea al Mayor General, es CH, imprima el listado de mayor general para ver el reporte sumarizado.

DacEasy actualiza el balance actual y el balance histórico en

los archivos de facturas abiertas de clientes y Suplidores para los clientes y Suplidores tipo Abierto o Acumulado. Imprima el directorio de clientes y Suplidores para ver los cambios en el balance actual.

DacEasy actualiza los archivos de facturas abiertas de

Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para los clientes y Suplidores tipo Abierto o Acumulado. Imprima el directorio de Suplidores para ver los cambios en el balance actual.

DacEasy actualiza los archivos de facturas abiertas de

Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para los clientes y Suplidores tipo Abierto o Acumulado. Esta información se imprime en el reporte de Saldos Por Antigüedad y el Estado De Cuenta. El Saldo Por Antigüedad despliega las transacciones no posteadas removiendo el asterisco desde la columna Código.

Capítulo 11: Banco


DacEasy actualiza el encabezado y el detalle de los archivos, marcando la transacción como posteada. Imprima el Listado de Banco, Reporte de Ingreso y Reporte de Desembolsos para ver las transacciones posteadas.

El Registro de Cheque y la Conciliación incluyen los nuevos

cheques y depósitos/recibos. Imprima el Reporte de Registro de Cheques para ver los depósitos/recibos y cheques posteados.

Temas de ayuda relacionadas • Reversar un recibo posteado • Reversar un pago posteado • Anulando un cheque posteado.



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Reconciliando Su Estado Bancario Conciliar consiste en comparar el balance de su estado bancario con el balance que mantiene en DacEasy. Si ha entrado todos los cheques y depósitos correctamente, reconciliar los dos balances es fácil. No puede procesar la conciliación a menos que el balance ajustado en DacEasy Contabilidad para Windows sea igual al balance actual de su estado bancario.

Antes de accesar el cuadro de dialogo de la Conciliación, imprima el registro de cheques. Este reporte lista todos los artículos que están actualmente registrados en el archivo de cheques para la cuenta de banco que esta conciliando. Solo las transacciones de banco posteadas están en el registro de cheques. Use el Registro de Cheques como una referencia rápida durante el proceso de conciliación. Para Imprimir el registro de cheques

1. Seleccione Impresión de Efectivo desde el

menú Transacción, y entonces seleccione Registro.


Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Registro de Cheques para una descripción detallada de cada campo.

Capítulo 11: Banco


3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de

dialogo de Disposición del Reporte.

4. Seleccione su opción de salida y pulse Aceptar para iniciar la impresión.

Para Reconciliar Una Cuenta De Banco.

1. Seleccione Efectivo desde el menú Transacción, y entonces seleccione Conciliación. El cuadro de diálogo de Conciliación se despliega.

Nota: La cuenta entrada en campo Banco en el cuadro de dialogo de las Cuentas De Interfaces se despliega. Para conciliar una cuenta de banco diferente, entre la cuenta de banco o pulse Mirada y seleccione la cuenta.

2. Entre la fecha y el balance desde el estado de banco impreso. Cada transacción de banco entrada con esa fecha se desplegara con estatus C, indicando que la transacción fue procesada por el banco. Esto esta diseñado para ahorrar tiempo y que puedan ser editada si es necesario.



11-30

3. Confirme que el estatus (desplegado en la ultima

columna) es correcto para cada entrada en el registro de cheque. Las entradas que aparecen en el estado de banco podrían estar marcadas como canceladas (con una C). Las entradas que aparecen en el estado de banco podrían estar marcadas en transito (con O).

Para cambiar el estatus de cualquier Item, digite el estatus correcto (C para los cancelados y O para los que están Transito) pulse Opciones, y entonces seleccione C/O.

Idea: Puede ajustar el balance de una factura o ajustes que aparecen en el estado bancario sin dejar el cuadro de dialogo de la Conciliación. Pulse Opciones, y luego seleccione Ajustes.

4. Para imprimir la conciliación, pulse Opciones, y

luego seleccione Imprimir Resumen. Si el balance ajustado no es igual al balance del estado, puede guardar el reporte con su estado de banco. Por otra parte, use este reporte para ayudar a encontrar la discrepancia.

Si necesita salir de la conciliación, pero necesita salvar el trabajo, Pulse el botón Cerrar y seleccione la opción Salir Después De Salvar.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Conciliación para descripción detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar la Conciliación. El balance

ajustado debe ser igual al balance del estado antes de

Capítulo 11: Banco


que pueda procesar la conciliación. Este campo es calculado basado en la siguiente formula:

Balance Ajustado = Balance Actual - Depósitos en Transito + Cheques en Transito + Ajustes Débitos - Ajustes Créditos.

Temas de ayuda relacionadas Entrando ajustes en la conciliación

Detrás de escena Cuando salva la conciliación bancaria, DacEasy realiza lo siguiente contabilidad detrás de escenas: Si entro un ajuste positivo, DacEasy debita la cuenta de

banco y acredita la cuenta entrada en el campo Cuenta. Si entro un ajuste negativo, DacEasy acredita la cuenta de

banco y debita la cuenta que entro en el campo Cuenta. Cuando procesa la conciliación, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Si entro un ajuste, el archivo cuenta incluye el nuevo

balance de la cuenta. DacEasy actualiza el balance del período actual de las cuentas también las cuentas madres a la cual le reporta. Puede imprimir todos los reportes financieros y ver los cambios de los balances de las cuentas.

Si entro un ajuste, DacEasy actualiza los archivos del

encabezado y detalle con el ajuste entrado. El código de diario para la transacción es AJ. Puede imprimir el listado del Mayor General para ver la nueva transacción.



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Imprimir fichas de depósitos Puede economizar tiempo y evitar errores cuando haga los depósitos bancarios ya que puede imprimirlos directamente desde DacEasy. La ficha de deposito incluye depósitos en efectivo y cheques individuales. Para imprimir la ficha de deposito

1. Seleccione Imprimir Efectivo desde el menú Transacciones, y luego seleccione Ficha de deposito. Se muestra la caja de dialogo Imprimir ficha de depósitos.

2. La cuenta de banco por defecto introducida en la caja

de dialogo Cuenta de interfaz se desplegara. Para imprimir depósitos para una cuenta diferente, teclee el numero de cuenta o presione Buscar y seleccione la cuenta.

3. Teclee la fecha a imprimir la ficha de deposito.

4. Teclee el rango de depósitos a incluir o presione Buscar y seleccione los números de depósitos.

Nota: Los depósitos incluyen transacciones asentadas y no asentadas.

5. Presione Aceptar para accesar a la caja de dialogo

Disposición de reporte.

Capítulo 11: Banco


6. Seleccione la salida, edite la planilla si es necesario y luego presione Aceptar para imprimir la ficha.


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Reportes Financieros La capacidad de poder crear reportes es el corazón de todo sistema contable. Para generar exactamente el tipo de reporte que necesita, puede mantener con precisión que tan bien funciona su negocio. DacEasy incluye los reportes financieros más comunes. Además, puede crear reportes personalizados usando la función Reporte Financiero. Los siguientes reportes financieros están disponibles en DacEasy Contabilidad para Windows.

Balance de Comprobación El balance de comprobación lista la información del balance para las cuentas en su catálogo de cuentas. Use este reporte para verificar que su sistema está balanceado. En otras palabras, el total de los débitos y créditos deben ser iguales. Ese monto total representa solo el total de las cuentas de detalle. Este reporte imprime el balance inicial del periodo de cada cuenta, la actividad del período y el balance final del período. Este reporte es sensible al período, esto es, la actividad de la



12-2

cuenta refleja el período de la entrada, indiferente de la fecha que ha entrado. Para imprimir el Balance de Comprobación 1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reporte, y luego

seleccione Balanza de Comprobación. El cuadro de diálogo de Balance de Comprobación se despliega.

2. Complete cada campo adecuadamente. 3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo Disposición del

Reporte se despliega. 4. Seleccione su opción de salida y pulse Aceptar para ver el

reporte.

Capitulo 12: Reportes Financieros


Balance General DacEasy suministra un Balance General estándar para verificar que la ecuación estándar de contabilidad (Activos = Pasivos + Capital) se cumple. La primera parte del reporte lista sus activos. La segunda mitad lista las cuentas de pasivo y capital. Los balances imprimen el formato año a la fecha. El Balance General imprime todos los balances de las cuentas incluyendo el período actual. Para imprimir el Balance General 1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reporte, y luego

seleccione Balance General. El cuadro de diálogo Balance General se despliega.

2. Complete cada campo apropiado 3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo de Disposición del


reporte. Tip: Los montos de las cifras del año anterior y el año actual son calculados. DacEasy calcula esos montos por la sustracción total de gastos del total de ingreso.



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Estado de Resultado DacEasy proporciona un reporte estándar llamado Estado de Resultado, el cual lista sus cuentas de ingreso y gasto. El reporte también indica la ganancia o pérdida del período así como también la fecha. Para imprimir el Estado de Resultado 1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reportes, y luego

seleccione Estado de Ingresos. El cuadro de diálogo Estado de Resultado se despliega.

2. Complete cada campo apropiado. 3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo Disposición del


reporte.



Estado de Flujo de Efectivo La función principal del Estado de Flujo de Efectivo es suministrar información sobre los ingresos y desembolsos de su compañía durante un período contable. Un segundo propósito es suministrar información sobre las actividades de operación, inversión, financiamiento. De acuerdo al “Financial Accounting Standard Board” (FASB), un estado de flujo de efectivo permite a su negocio: Evaluar la habilidad de la compañía para generar flujos

netos de efectivo. Evaluar la habilidad de conocer sus obligaciones, pago de

dividendos y sus necesidades para financiamientos. Determina la razón para diferenciar entre el Ingreso Neto y

lo asociado con recibos y pagos. Determina los efectos de la posición financiera de la

compañía, ambos, transacciones de efectivo y no efectivo, de inversión y financiamiento durante un período.

El estado de flujo de efectivo informa sobre los ingresos y egresos netos resultado de las actividades de operación, inversión y financiamiento de la compañía durante un período. El formato usado para presentar la actividad de conciliar el balance inicial y el balance final. El estado de flujo efectivo está dividido en tres secciones:



12-6

Operación: envuelve las cuentas de efectivo que determinan el ingreso neto. Esta sección del flujo de efectivo consiste en recibos desde ventas de productos y servicios y pagos hechos a suplidores y empleados para la adquisición de inventario y gastos.

Inversión: Envuelve ventas y compras de activos fijos, creando y cobrando préstamos y adquiriendo y disponiendo de inversiones.

Financiamiento: Envuelve la obtención para reembolsar efectivo desde acreedores, obteniendo capital de los dueños y proporcionando entonces el retorno de la inversión.

Puede crear un estado de efectivo de dos formas: método directo y método indirecto. DacEasy usa el método indirecto. Este método ajusta el ingreso neto para artículos que afectan el ingreso neto pero que no afectan el efectivo. Este es el mejor método porque es más fácil unir los datos para crear el reporte porque enfoca las diferencias entre el ingreso neto y el flujo neto de efectivo desde las actividades de operación. Puede incluir transacciones no posteadas en su reporte de Flujo de Efectivo para mostrar la posición del efectivo al instante. El reporte de Flujo de Efectivo incluye todas las transacciones para el año financiero para el cual imprime.



Actividades de Operación Esta sección consta de cuatro tipo de cuentas. La siguiente es una descripción de cada tipo de cuenta: Ingresos de no efectivo: Esta es una teoría aproximada en el cual un activo se vende por un monto de dinero en efectivo y DacEasy determina el ingreso de no efectivo por la diferencia entre el valor en libro y el efectivo recibido. La cuenta acreditada es Ganancia en Venta de Activo, usted no puede intercambiar el ingreso de efectivo, pero quien vende debe reconocer teóricamente el monto del ingreso. DacEasy siempre resta el monto ganado del total del ingreso. Ejemplos de cuentas asociadas con ingreso de no efectivo:

Ganancia en venta de activo Pérdida en venta de activo.

Gastos de no efectivo: esta es otra teoría aproximada en la cual el valor del activo se reduce sobre un período de tiempo. Ningún dinero en efectivo que intercambio para reconocer estos como gastos. DacEasy agrega el monto gastado al ingreso neto. Ejemplos de cuentas asociados con gastos de no efectivo:

Depreciación Amortización Mejora en Arrendamiento Plusvalía.



12-8

Activos/Pasivos Corrientes: El cambio en los activos y pasivos corrientes es agregado o restado desde el ingreso neto, con excepción de las cuentas de caja. Las cuentas de Caja y Banco son calculadas luego en el estado de flujo de efectivo. Los cambios en Activo y Pasivo Corriente se calculan por la siguiente formula: Balance Inicial - Balance Actual = Cambio Neto en Activos/Pasivos Corrientes El estado de flujo de efectivo determina si sumar o restar desde el ingreso neto, considerando el tipo de cuenta y si se produjo un cambio positivo o negativo. Por ejemplo si el siguiente cambio ocurre, DacEasy ejecuta las siguientes funciones: DacEasy asocia el siguiente ejemplo de cuentas con los activos y pasivos corrientes:

Cuentas por Cobrar Marcas Registradas Inventario Gastos Pagados por Anticipado Cuentas por Pagar Impuestos de Nómina por Pagar Impuestos de Ventas por Pagar Pasivos Contingentes Pasivos Corrientes.

Efectivo neto proveniente de actividades de operación: El efectivo neto proveniente de actividades de operación se calcula de la manera siguiente:



Ingreso Neto Ganancia en Venta de Activo Pérdida en Venta de Activo Gasto de Depreciación Cambio en Activo Corriente Cambio en Pasivo Corriente Total Ajuste de Operaciones Efectivo Neto Provenientes de Actividades de Operación.

xxxxx.xx xxxx.xx

+xxxx.xx +xxxx.xx

+/-xxxx.xx +/-xxxx.xx

xxxxx.xx

xxxxx.xx



12-10

Actividades de Inversión Las actividades de inversión tratan normalmente de compra y venta de activos fijos a lo largo de todo el año. DacEasy determina los débitos y créditos a la fecha para cada cuenta de inversión. Este resultado se obtiene por suma o resta del efectivo. Por ejemplo, si la siguiente actividad ocurre, DacEasy ejecuta las siguientes funciones: Actividad Función Razón Aumento en Activos Corrientes

Sustraído desde el ingreso Neto

El efectivo fue usado para generar un activo

Disminución en Activos Corrientes

Sumado al ingreso neto

Se recibió dinero en efectivo que redujo el balance del activo

Aumento en Pasivos Corrientes

Sumado al Ingreso Neto

El efectivo no fue usado para pagar la deuda actual

Disminución en Pasivos Corrientes

Sustraído desde el Ingreso Neto

El efectivo no fue usado para pagar la deuda actual

Los siguientes ejemplos de cuentas se asocian con actividades de inversión: Costo adquisición automóvil Costo adquisición equipo oficina Costo adquisición Edificios



Actividades de Financiamiento Las actividades de financiamiento están relacionadas normalmente con incurrir o reducir las deudas a largo plazo. El financiamiento también está relacionado con el recibo o distribución de Capital desde los inversionistas. Las siguientes actividades resultan en una reducción o adición de efectivo. DacEasy ejecuta las funciones descritas en el estado de flujo de efectivo.

Pasivos a Largo Plazo. Actividad Función Razón

Débito de Activo Fijo

Sustracción del efectivo neto proveniente de actividades de operación

Reducción del efectivo por la compra del activo fijo

Crédito de Activo Fijo

Suma el ingreso neto proveniente de actividades de operación

Incrementa el efectivo por la venta del activo

Capital Actividad Función Razón Reducción Débito

Sustrae desde el ingreso neto proveniente por actividades de operación e inversión.

Reducción del efectivo por disminución de la deuda.

Aumento Crédito

Incremento del efectivo neto proveniente de actividades de operación

dinero en efectivo debido al incremento del capital contribuido.



12-12

DacEasy asocia los siguientes ejemplos de cuentas con actividades de financiamiento: Derechos de propiedad Orden de retiro Hipoteca por Pagar Documentos por pagar a largo plazo

Cuentas de Efectivo Debe configurar todas las cuentas de efectivo como pertenecientes al grupo “Efectivo” para que aparezcan en el estado de flujo de efectivo como total de efectivo. DacEasy calcula el Incremento/Disminución neta del efectivo proveniente de las actividades de operación, inversión y financiamiento, luego suma o resta de la suma del balance inicial de efectivo de los balances finales de efectivo. DacEasy considera los siguientes ejemplos de cuentas como de efectivo: Caja Chica Cuentas de Cheque Cuenta de Nómina Cuentas de Ahorros

Nota: si está actualizando desde una versión anterior a la versión 5, debe configurar cada cuenta en el grupo correcto del flujo de efectivo.



Imprimiendo el Estado de Flujo de Efectivo El estado de flujo de efectivo solo puede imprimirse a la fecha, no tiene que especificar la fecha para un reporte. DacEasy simplemente despliega la pantalla de Disposición del Reporte cuando accesa esta opción. Para imprimir el estado de flujo de efectivo 1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Reportes, y luego

seleccione Flujo de Efectivo. El cuadro de diálogo Disposición de Reportes se despliega.

2. Presione Aceptar para imprimir el reporte.



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Creando Reporte Financiero DacEasy tiene una poderosa herramienta de Reportes Financieros, donde usted puede personalizar los reportes financieros de su negocio. Puede generar reportes financieros complejos donde los cálculos van mas allá de una simple columna aritmética. Puede imprimir los reportes y verlos por pantalla o exportarlos hacia un archivo. Imprimir un reporte hacia un archivo permite que exporte la información dentro de su procesador de palabras favorito, hojas de calculo o programas de base de datos. Puede usar cualquier campo desde el archivo del catálogo de cuentas para su reporte financiero. Todos los reportes están en formato de columnas, puede diseñar las columnas del reporte seleccionando y ubicando los campos en una porción de la pantalla de selección de columnas. Puede diseñar las columnas y los encabezados de los reportes. El encabezado predefinido de cada columna es el nombre del campo, pero puede cambiar el nombre para que se ajuste a sus necesidades. Nota: solo puede incluir cuentas del archivo de catálogo de cuentas en el reporte financiero. Para crear un reporte financiero personalizado desde otro archivo, debe crearlo usando el menú DacAcceso/Consulta. Para crear un reporte financiero personalizado: 1. Seleccione Reporteador Financiero desde el menú

DacAccess. El cuadro de diálogo Reportes Financieros se desplegara.



2. Entre un nombre único al reporte. Para editar un reporte

existente, entre el nombre del reporte o Pulse Buscar y seleccione el reporte.

3. Complete cada campo en área de esquema

Idea: Seleccione Si en el campo personalizar encabezado para accesar al cuadro de diálogo Editar Encabezado. Puede especificar la información para imprimir el inicio de cada pagina en este cuadro de diálogo.

4. Complete el área de selección de columna. Puede

seleccionar un campo o entrar una formula en cada columna.

Para seleccionar un campo- Pulse Buscar y seleccione el campo desde la Lista Campo. Los campos se desplegaran en las columnas especificas.

Idea: para incluir un campo de porciento, debe seleccionar ambos campos; el campo base y el campo



12-16

porcentaje. Por ejemplo, para incluir % en el campo Este Período, debe también incluir el campo Este Período, además debe, indicar el campo base del calculo del porcentaje entrando +% en el campo Formula de la cuenta base en el cuadro de diálogo Detalle de Registros Financieros. Siguiendo el mismo ejemplo, si entra +% en el campo formula para Total de ingreso, el balance para el período actual, y el balance del período como un porciento del Total de Ingreso, imprime para cada cuenta incluida en el reporte.

Para entrar una formula - Pulse Opciones y seleccione Formula. Entre la formula en el campo Valor Columna. Para insertar un campo en la formula, Pulse Buscar y dos veces el botón del mouse en cualquier campo numérico. Una formula puede contener los siguientes operadores: +,-,*,/,(,y). Las expresiones dentro de paréntesis son valoradas primero y todas las expresiones siguientes que le preceden: primero multiplicación, luego división, suma y finalmente resta. DacEasy evalúa las fórmulas de izquierda a derecha, evaluando primero las expresiones que están dentro de paréntesis. Presione Enter después de entrar la formula. La “Formula” se despliega en el campo columna. Edite este valor para cambiar el encabezado de la columna.

5. Edite el encabezado de la columna si es necesario. Para

editar un encabezado de una columna, digite el nuevo titulo sobre el existente en el campo columna.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Reportes Financieros para descripción detallada de cada campo.



6. Pulse Editar Líneas , El cuadro de diálogo Editar Registros se despliega.

7. Por cada línea entre una cuenta, formula o texto.

Nota: para borrar o agregar una línea, pulse Opciones y seleccione la opción apropiada.

Para entrar una cuenta - Entre el número de la cuenta en el campo Cuenta. Edite el formato si es necesario.

Idea: para insertar la siguiente cuenta

automáticamente, pulse Opciones y seleccione Siguiente.

Para entrar un texto - deje el campo cuenta en blanco y digite el texto en el campo descripción. Edite el formato si es necesario,

Nota: si una variable o formula es entrada en el campo Imprime Valor, este valor se imprimirá con la descripción a lo largo.



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Para entrar una formula-si la formula está basada en una cuenta, entre la cuenta en el campo Cuenta. Entra la formula en el campo Formula. Por ejemplo para agregar una cuenta de ahorros para la variable Activos Corrientes (CA), entre el numero de la cuenta de ahorros para la variable de Activo Corriente (CA), entre el número de la cuenta de ahorros en el campo cuenta, 11012, y entre +CA en el campo formula.

Si la formula no está basada en una cuenta, deje el campo cuenta en blanco y entra la formula en el campo Formula. Por ejemplo, para agregar activos corrientes (CA), activos fijos(FA) y designe (TA) para el total de los activos, entre TA=CA+FA en el campo formula.

Para entrar múltiples fórmulas, separe cada formula con una coma.

Nota: cada variable debe ser creada antes de ser usada en una formula. El máximo número de variables es 16. Si requiere variables adicionales, fije una variable que se iguale a cero. (Por ejemplo, CA=0)

Idea: puede entrar una formula en el campo Imprime Valor para asignar el resultado a la nueva variable. Por ejemplo, entre CA+FA en el campo Imprime Valor y el resultado se imprimirá.

8. Pulse Opciones y seleccione Editar Pie de Pagina si

quiere editar un mensaje que se despliegue al pie de cada página

9. Pulse Aceptar para volver al cuadro de diálogo Reportes Financieros



Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Detalle Registros Financieros para descripción detallada de cada campo.

10. Pulse Imprimir para accesar el cuadro de diálogo

Disposición del Reporte, seleccione su opción de salida y pulse Aceptar.

11. Pulse Aceptar desde el cuadro de diálogo Reportes

Financieros para salvar el reporte.



Reporte Personalizados Los informes son aspectos importantes para cualquier negocio porque reportan de la estabilidad y rentabilidad de los mismos. DacEasy incluye la característica de personalizar sus informes, llamada DacAccess, que le permite crear informes adaptados a sus necesidades. Hay dos pasos para crear un informe: seleccione los registros que incluye el reporte usando Consulta y defina el esquema del reporte usando el Publicar. Las Consultas permiten escoger hasta 96 campos de los múltiples archivos que puede incluir el reporte. El Publicar permite crear el formato del informe usando campos seleccionados en las consultas. Con la consulta y el publicar puedes crear un listado de reportes con detalles sin precedentes. Además, la Consulta y el Publicar incluyen diferentes informes por omisión listo para ser usados.



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Esta imagen muestra los pasos necesarios para crear informes personalizados usando DacAccess. Se organizan datos en una jerarquía de general a específico. Se define cada nivel en la lista con tal de que Términos utilizados en este capitulo Catalogo Un catálogo es la agrupación más grande de datos. Contiene un grupo asociado de archivos que contienen campos relacionados. Por ejemplo, Facturación contiene archivos tal como Facturación Detalla, Clientes, Productos, Servicios y Números Seriales.

Capítulo 12: Reportes Personalizados


Archivo Un archivo es un grupo de archivos asociados. Por ejemplo, los productos individuales que vende una compañía son un archivo de productos. Registros Un registro es un grupo de campos relacionados. Por ejemplo, toda la información encontrada en el cuadro de dialogo Editar Productos es considerada un registro. Campo Un campo es el más bajo nivel de datos. Un campo es cada pedazo de información que integra un registro. Por ejemplo, el campo Depto. LM del cuadro de dialogo Editar Producto es parte del registro. Los campos son referidos en la consulta y el publicar porque usted debe seleccionar campos para realizar los reportes. Variables Una variable es un lugar donde se pone información de un campo.



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Esta figura ilustra los términos usados para definir datos cuando se crea una consulta.



Usando Consultas El primer paso para generar un informe personalizado es escoger las informaciones que debe incluir el reporte usando Consulta en DacAccess. Escoja Consulta del menú DacAccess. Use esta función para crear una consulta con información de varios campos de diferentes archivos.

Una consulta es la forma de interrogar o filtrarse a una base de datos. Además de limitar los registros usted quiere imprimir en un informe , debes usar consultas para seleccionar campos específicos que desee en el reporte.

La figura a continuación le muestra los diferentes usos de una consulta.



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Use el área de Selección de Columnas para escoger los campos que quiere usar en el informe.

El cuadro de dialogo Diseño de Consulta esta dividido en tres áreas principales, Encabezado, Selección de Columnas y Orden de las Columnas. El área de Encabezado almacena el Nombre de la consulta y el catalogo. El área de Selección de Columnas es donde se seleccionan los campos y los criterios que determinan los datos a poner en la consulta. Por ultimo, el área de Orden de las Columnas es donde se coloca el orden que tendrá el informe.

Use el área de encabezado para nombrar y seleccionar los archivos que quiere usar en el informe

Use la sección de criterios para definir los criterios usados al seleccionar los campos.

Use Zoom para introducir criterios mas grandes.

Use el área de Orden de las Columnas para ordenar las informaciones de su consulta

Use las Opciones de Diseño para ayudarte en cada área de la consulta.



Usando la lista de chequeo

Complete el área de encabezado con el nombre de la consulta y el catalogo.

Seleccione los campos para la consulta en el área Selección de Columnas. Entre los campos y fije los criterios para éstos si es necesario.

Fije el orden en el área de Orden de las Columnas.

Ejecute la consulta para crear el informe.

Completando el área de encabezado Cuando accese el cuadro de dialogo Diseño de Consulta, debe introducir un único nombre para la consulta. Después de nombrar la consulta, aparece una lista desplegando todos los catálogos disponibles. Un catalogo esta asociado a archivos los cuales contienen campos relacionados. Por ejemplo, el catalogo de clientes incluye el archivo de clientes, el archivo de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas y otros archivos mas que contienen información acerca de sus clientes.



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Seleccionando campos en el área de Selección de Columnas Después de seleccionar el catalogo, avance al área de Selección de Columnas y escoja los campos desde el archivo en el catalogo. Sin embargo, esto no significa que tiene que incluir todos los campos en la consulta. Por ejemplo, puede seleccionar la ultima fecha de ventas en tu consulta y puedes ordenar tus datos en el informe por este campo, sin embargo puede ser que no le interese ver la ultima fecha de ventas en el reporte. Por consiguiente, aunque incluya el campo en la consulta, no use el campo cuando cree el esquema del informe en el Publicar.

Cada columna en el cuadro de dialogo de Diseño de Consulta puede sostener un campo desde un archivo en el catalogo. Puede llenar hasta noventa y seis columnas con información del campo. Presione Inicio/Home para retornar a la primera columna. La primera fila del área de Selección de Columna despliega los nombres de los campos que haya seleccionado en la consulta.



Seleccionando el Orden de las columnas para la consulta Una vez haya seleccionado los campos y establecido los criterios, debe especificar el orden para los registros incluidos en la consulta. El sorteo de los campos define el orden con el cual los registros se desplegaran en el reporte. Tiene hasta 4 niveles de sorteo. Si no especifica el orden de sorteo, DacEasy sorteara por el campo que se encuentre en la primera columna.

Para crear una consulta.

1. Seleccione Consultas desde el menú DacAccess. La caja de diálogo Diseño de Consultas aparecerá.

2. Asigne a la consulta un nombre único (hasta 14

caracteres). Si usted está editando una consulta existente, introduzca el nombre de la consulta o haga clic en Buscar y seleccione la consulta.



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3. Seleccione el catálogo que contiene los archivos a incluir en el reporte. El cursor lo lleva a la primera línea del área de Selección de Columnas. Utilice esta línea para seleccionar los campos a incluir en la consulta.

4. Sugerencia: Las columnas se desplazan conforme usted se mueve a la derecha. Oprima Inicio para regresar a la primer columna.

5. Haga clic en Buscar y la tabla de Búsqueda aparecerá. Seleccione la tabla que contiene el campo a incluir en la columna actual y Buscar Columna aparecerá; seleccione el campo a incluir en la columna actual para esta Búsqueda.

6. Sugerencia: Además de seleccionar campos desde los archivos de datos, usted puede crear fórmulas para incluir en el reporte.

7. Cada campo en los campos de fórmula definida por el usuario, además de los campos seleccionados así como los campos de orden, deben ser incluidos en la consulta. Usted puede excluir el campo desde el reporte impreso utilizando el Generador de Reportes.

Nota: Cuando usted oprime Buscar desde el área de Selección de Columnas, la búsqueda de Columnas desplegará la última Tabla seleccionada. Para escoger una tabla diferente, haga clic en Cerrar y seleccione una tabla nueva.

8. Para editar el Encabezado de Columna en el reporte impreso, haga clic en Opciones y seleccione Editar Columna. Usted puede editar el título del campo; sin embargo, la del nuevo título sólo se desplegará cuando usted ejecute la consulta y no se despliega en la caja de diálogo Diseño de Consultas.



9. Si es necesario, limite los registros a incluir en la consulta. La segunda y tercera línea en el área de Selección de Columnas determina cuales registros incluir en el reporte. Si usted deja esas líneas en blanco, DacEasy incluye todos los registros en la consulta.

10. Si usted quiere poner el orden de clasificación, haga clic en Opciones y seleccione Columnas de Orden. El cursor avanza al primer campo en el área de Columnas de Orden. Haga clic en Buscar y seleccione el campo de orden primario para el reporte. Para agregar un segundo orden, teclee un diferente campo en el segundo campo en el área de Columnas de Orden. Usted puede introducir hasta cuatro campos de para ordenar.

Nota: Si usted no especifica un orden de clasificación, DacEasy ordena por el campo en la primer columna.

Sugerencia: Haga clic en Cambiar Orden para intercambiar entre el orden ascendente y descendente para el campo de orden seleccionado.

11. Haga clic en Ejecutar Consulta para ver la consulta en la pantalla. Haga clic el botón Cerrar para regresar a la caja de diálogo Diseño de Consultas.

Sugerencia: Para dirigir el reporte a la impresora, haga clic en Imprimir.

12. Oprima Procesar para guardar el reporte.

Nota: Utilice el Generador de Reportes para definir la plantilla del reporte.



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Creando campos personalizados Además de seleccionar campos predefinidos para la consulta, usted puede definir sus propios campos. Puede hacer cálculos de operaciones matemáticas usando uno o mas campos definidos por usted. Por ejemplo, si desea calcular el porciento de ventas de un cliente por mes, puede crear un campo llamado AvgMonth e introducir una formula del monto de ventas por compra por año o por fecha. Antes de puedes usar un campo en una formula, primero debes seleccionar el campo como una columna en el área de Selección de Columna de la consulta. Para crear un campo personalizado, ponga el cursor en una columna en el área de Selección de Columnas. Haga clic en Opciones y seleccione Editar Expresión. El cuadro de dialogo de Campo Definido por el Usuario se despliega.

Use el campo Nombre para identificar el campo que desea crear.

Use el campo descripción para introducir una breve descripción del campo.

Entre una expresión matemática para calcular el valor que necesite. Haga clic en Buscar para seleccionar el campo desde una lista.



Si esta usando un campo contenido en mas de un archivo, especifique el archivo de donde viene el campo. Por ejemplo, si tu consulta contiene el Monto de la Factura el cual está tanto en el archivo Factura como en el archivo Factura Abierta, especifica el nombre del archivo cuando esté usando el campo en la formula.

Para crear campos definidos por el usuario

1. Oprima Opciones y seleccione Editar Expresión desde el área de Selección de Columnas en la caja de diálogo Diseño de Consultas, la caja de diálogo Campos Definidos por el Usuario se muestra.

2. Teclee nombre y descripción para el campo.

3. Introduzca la expresión. Para seleccionar un campo, teclee el nombre del campo o haga clic en Buscar y seleccione el campo. Por ejemplo, para dividir el saldo actual entre 12: teclee Saldo Actual/12.

Debido a que es posible tener columnas con nombres de campos idénticos, es necesario que en ciertas situaciones proveer el nombre de la tabla de la cual el campo es originario. Por ejemplo: existe un campo llamado CANTFACT en los archivos de Facturación y en Facturas abiertas de Cuentas por Cobrar. Si la consulta incluye ambos campos y usted quiere usar uno de los campos en una fórmula, usted debe proveer el nombre de la tabla de la cual el archivo proviene (ejem: Facc.CantFact ). Si el nombre del campo es más de una palabra usted debe ponerla entre corchetes (ejem: Facc. [Impuestos de Ventas] ). El nombre de la tabla se muestra cuando usted hace clic en Buscar desde el campo Expresión.



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Nota: Para usar un campo en una fórmula, usted debe primero seleccionar el campo como una columna. Además, el campo debe ser una cantidad decimal o un campo numérico. Campos con Cant como parte del nombre son campos decimales. Campos con Unidades como parte del nombre no pueden ser usados en una expresión. Por ejemplo, Cant. Ordenada es un campo numérico donde Unidades Ordenadas no lo es.

4. Oprima Procesar para guardar el campo definido por el usuario.

Limitando registros en un Query. La segunda y tercera fila en el área de Selección de Columna en el cuadro de diálogo Diseñar Consulta determina cuales registros incluir en un reporte. Si deja esas filas en blanco, Daceasy incluye cada registro en la consulta. Puede limitar registros en una consulta entrando criterio y editando la unión.

Para limitar registros entrando criterio, entre un valor particular en el campo o condiciones que se deben conocer en un registro a ser incluido en una consulta.



Cuando crea una consulta que arrastra dos filas, la consulta solo incluye esos registros que incluyen el campo unión. El campo unión es usado para atar múltiples archivos juntos. Por ejemplo, el código de cliente en ambos archivos, en el archivo de Factura y en el archivo de Cliente, permitiendo crear una consulta que arrastre información desde ambos archivos. El programa tiene la unión por defecto, sin embargo, puede editar una consulta para incluir todos esos registros desde un archivo mas el registro desde un segundo archivo que incluye el campo unión.

Estableciendo Criterio Cuando seleccione campos para una consulta, esta limitando la información para incluir en la misma. Puede ampliar el limite del registro a ser incluido en el reporte colocando criterios en los campos. Puede entrar un valor como el criterio, indicando solo el campo que contiene este valor que esta incluido en la consulta. Puede también entrar una expresión usando operadores lógicos para indicar el campo a incluir en la consulta. Por ejemplo, para incluir clientes con la ultima fecha de venta de 12/31/1999 o anterior. Seleccione Ultima Fecha de Venta (Ultima Fecha de Venta) como el campo y entre <=12/31/1999 (menor o igual que para 12/31/1999) como el criterio. La tabla de operadores lógicos proporciona una lista de operadores disponibles y un ejemplo de como usar cada uno.



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Operador Lógico

Ejemplo

Resultado

Menor Que (<)

<12/31/1994 Selecciona todos los registros con datos antes de Diciembre 31,1994

Menor Que o Igual Para (<=)

<=1000

Selecciona todos los registros con un número menor que o igual para 1000 en el campo.

Mayor Que (>) >500

Selecciona todos los registros con número mayor que 500 en el campo.

Mayor Que o Igual Para (>=)

>=L Selecciona todos los registros después de la letra L en orden alfabético.

Igual Para (=) =P Selecciona todos los registros exactamente con la letra P en el campo.

No Igual Para (<>)

<> ADVANCE Selecciona todos los registros con cualquier texto que no sea ADVANCE en el campo.

ENTRE. ENTRE 01/01/1995 Y 01/31/1995.

Selecciona todos los registros con fecha entre Enero 1, 1995 Y Enero 31, 1995.



Puede entrar múltiples criterios en una sola consulta. La relación de sus criterios depende de la fila donde entre el criterio. Hay una relación OR entre filas y una relación Y (AND) entre columnas. Daceasy satisface todos los criterios AND antes de satisfacer el criterio OR.

Entendiendo los Operadores Lógicos AND/OR La colocación de su criterio en las filas y columnas es muy importante. Existe una relación OR entre las filas y una relación AND entre columnas. Daceasy satisface todos los criterios AND antes de satisfacer los criterios OR.

Entendiendo las Uniones Una unión es un enlace entre dos archivos. Por ejemplo, se asume que quiere imprimir un reporte usando el código de producto, unidades vendidas y número serial. El número de unidades vendidas es sorteado en el archivo de Detalle de Factura y el número serial es encontrado en el archivo Números Serial. El código de producto se encuentra en ambos archivos. Por lo tanto, el código de producto es el enlace entre los archivos de la unión.



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Hay tres tipos diferentes de uniones: equi, exterior izquierdo y exterior derecho.

Daceasy usa la unión equi por defecto, la cual solo incluye registros encontrados en ambos archivos. Usando el ejemplo de arriba, Daceasy® incluye productos con un número serial encontrados en ambos archivos, en el archivo Detalle de Factura y archivo Número Serial.

Si selecciona Unión Exterior Izquierdo, la consulta incluye todos los registros desde el primer archivo y solo esos registros en el segundo archivo donde los campos de la unión son iguales. Usando el mismo ejemplo, la consulta deberá incluir todas las ventas y solo los números seriales de los productos encontrados en el archivo de Número Serial.

Si selecciona Unión Exterior Derecha, la consulta incluye todos los registros desde el segundo archivo y solo esos registros en el primer archivo donde los campos de la unión son iguales. Siguiendo el mismo ejemplo, la consulta deberá incluir todos los números seriales u solo las transacciones de ventas que tengan el producto en el archivo Detalle de Factura.



Para limitar registros en una consulta

1. Posicione su cursor en caja apropiada abajo del campo usado para limitar la consulta (como se describe abajo).

Existe una relación OR entre renglones y una relación AND entre columnas. DacEasy satisface todos los criterios AND antes de satisfacer los criterios OR. Por ejemplo, si usted utiliza el catálogo de clientes y quiere incluir clientes quienes viven en Dallas o quienes tienen como última fecha de venta Marzo 1 de 1999; teclee Dallas in la primer línea debajo del campo Ciudad y teclee <03/01/99 en la segunda línea debajo del campo UltFechaVenta. La consulta incluirá todos los clientes en Dallas que tengan una fecha de venta anterior a Marzo 1 (DacEasy no duplica registros que cumplen ambos criterios).

2. Teclee el filtro para el campo.

Teclee un valor en el campo para incluir sólo esos registros que tienen un valor especifico en este campo. Para especificar un rango de registros basados en una expresión particular, teclee la expresión. Usted puede hacer clic en Buscar para seleccionar un operando. Por ejemplo, para incluir todos los registros mayores que o igual a 1000, haga clic en Buscar, seleccione >=, y entonces teclee 1000. Sugerencia: Usted puede teclear hasta 18 caracteres en la columna. Si usted necesita introducir una expresión más larga, haga clic en Opciones y seleccione Zoom. El cursor avanza al campo Zoom donde usted puede introducir hasta 68 caracteres.



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Nota: El formato usado para introducir datos en una expresión depende del tipo de campo. Haga clic en Opciones y seleccione Editar Columna para ver el tipo de dato del campo.

3. Si usted selecciona campos desde dos archivos diferentes y quiere editar la unión, haga clic en Opciones y seleccione Editar Unión. La caja de diálogo Editando Unión se muestra. Seleccione el tipo de unión y oprima Procesar para regresar a la caja de diálogo Diseño de Consultas.

Existen tres tipos diferentes de uniones; igual, externo izquierda y externo derecha. DacEasy utiliza la unión-igual por omisión, el cual incluye sólo registros encontrados en ambos archivos. Si usted selecciona una unión externo izquierda, la consulta incluye todos los registros del primer archivo y sólo esos registros en el segundo archivo donde los campos relacionados son iguales. Si usted selecciona una unión externo derecha, la consulta incluye todos los registros del segundo archivo y sólo esos registros en el primer archivo donde los campos relacionados son iguales. Por ejemplo: asuma que usted crea una consulta utilizando el código del cliente, cantidades de transacciones de cuentas por cobrar y facturas abiertas. Cantidades de transacciones de cuentas por cobrar están en el archivo de Cuentas por Cobrar y facturas abiertas están en el archivo de Facturas Abiertas. El código del cliente está en ambos archivos. Por lo tanto, Código del Cliente es la unión entre los dos archivos. Si usted no



edita la unión, la consulta sólo incluirá facturas con un código de cliente encontrado en ambos archivos. Seleccione una unión externa izquierda para incluir todas las transacciones de cuentas por cobrar y sólo las facturas abiertas con un cliente encontrado en el archivo de cuentas por cobrar. Seleccione una unión extremo derecha para incluir todas las facturas abiertas y sólo las transacciones de cuentas por cobrar que tienen un cliente encontrado en el archivo de Facturas Abiertas.

Imprimiendo la consulta Cuando corra la consulta, el resultado se desplega en pantalla. Para dirigir la salida por impresora, pulse Imprimir. Imprimiendo la consulta le ayudara como construir su consulta. Puede imprimir la información para asegurarse de que esta arrastrando los datos correctos antes de crear el reporte usando el publicar.

Para imprimir una consulta

1. Seleccione Consultas desde el menú DacAccess. La caja de diálogo Diseño de Consultas aparecerá.

2. Teclee el nombre de la consulta u oprima Buscar y seleccione la consulta.

3. Oprima Ejecutar Consulta. La consulta se muestra en al pantalla.

4. Haga clic en Imprimir. La caja de diálogo Disposición de Reportes aparecerá.



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5. Seleccione la salida y oprima Procesar para ver la consulta.


Copiando Consultas.



Usando el Publicar El Publicar es la herramienta usada para crear su esquema de reporte e imprimir un reporte de cliente usando una consulta. Cuando accesa por primera vez a Publicar, mire el cuadro de diálogo Editar Reporte. La parte superior del cuadro de diálogo es para el nombre del reporte y fuente de dato. La fuente de dato es la consulta que usara para seleccionar los campos desde el reporte. Una vez haya seleccionado una consulta como la fuente de dato para un reporte, no puede volver para atrás y cambiar la fuente de dato.

Nota: Si necesita usar una consulta diferente como la fuente de dato para el reporte, debe crear un nuevo esquema de reporte usando el publicar.

El cuerpo del Editor del Reporte tiene cuatro secciones, el área de Encabezado de Pagina, área de Detalle, área Pie de Grupo y área de Pie de Reporte. Use el área de Pie de Pagina para entrar la información que imprime en la parte superior de cada pagina. Use el área de detalle para hacer la selección de campos para el reporte. El área Pie de Grupo le permite crear subtotales para su tabla de sorteo y el área Pie de Reporte le permite crear el gran total para el reporte.



13-24

Puede entrar texto dentro de cada una de las cuatro secciones del reporte o seleccionar desde las variables disponibles tales como campos de la consulta, campos de información de la compañía y opciones de control. Puede usar diferentes variables en áreas diferentes del Editor de Reporte. Los campos que escoja de la consulta están disponibles en todas las secciones del Editor de Reporte. Si el campo que quiere incluir en el reporte no esta incluido en la consulta seleccionada como la fuente de dato, debe salvar el esquema de reporte, salga de publicar para completar el esquema de reporte.



Usando la Lista de chequeo del Publicar

Paso 1—Complete área de Encabezado con el nombre del

reporte y el nombre de la consulta que quiere usar como la fuente de dato. Entre el encabezado del reporte y encabezado de columna en el área de Encabezado de Pagina.

Paso 2— Complete el área de Detalle con los campos de la

consulta que quiere incluir en el reporte. Paso 3— Complete el área Pie de Grupo si quiere sortear los

subtotales. Paso 4— Complete el área de Pie de Reporte si quiere un

reporte con el total. Paso 5— Vista previa e imprima el reporte final.



13-26

Completando el encabezado y el area de encabezado de pagina. El área de encabezado contiene un campo para el nombre del reporte y el nombre de la consulta. El campo disponible para el reporte depende de la consulta seleccionada. Una vez que escoja la consulta, no puede cambiar el nombre de la consulta en el Publicar. También, puede editar la consulta si necesita usar diferentes campos en un reporte. El área de encabezado de pagina retiene el encabezado de reporte. El reporte imprime el encabezado de cada pagina del reporte de cliente.

Completando el área de detalle El área de detalle es el cuerpo del reporte. Esta es donde se seleccionan los campos para su consulta. Puede entrar tanto un texto como colocar campos en esta sección. Deberá entrar texto como una nota, instrucciones o para describir los campos.



Completando el área Pie de Grupo El Pie de Grupo es para sortear los subtotales. Si configura sortear ordenes en la consulta, deberá sortear cada grupo para tener un total para el grupo. Por ejemplo, cuando imprime un reporte de comisiones, tendrá un total por vendedor. Puede entrar un texto para describir el total, entonces coloque el campo que quiere totalizar en esta sección. Si no quiere sortear totales, deje esta sección en blanco.

Completando el área Pie de Reporte El área Pie de Reporte es para el total. Puede también entrar un texto dentro de esta área. Esta área es similar al Pie de Grupo. Seleccione los campos desde su consulta que quiere incluir el total para el reporte.

Para crear un reporte personalizado con el Generador de Reportes

1. Seleccione Generador de Reportes desde el menú DacAccess. La caja de diálogo Editor de Reportes se muestra.



13-28

2. Teclee un nombre único para el reporte. La caja de diálogo Editor de Reportes se muestra.

3. Complete cada campo en la caja de diálogo Predefinidos de Reporte.

4. En el campo Fuente de Datos, teclee el nombre de la consulta de la cual usted quiere crear el reporte u oprima Buscar y seleccione la consulta. Nota: La consulta detalla la información a incluir en el reporte y debe ser creada antes que el reporte sea puesto en el Generador de Reportes.

5. Teclee un encabezado para el reporte en la sección Encabezado de la Página. Usted puede teclear texto o hacer clic en Buscar y seleccionar una variable. Si usted quiere encabezados de columna para a imprimir en cada página, teclee los encabezados en esta sección. Nota: Usted puede seleccionar los siguientes tipos de variables: Texto de la Compañía, Campos de Control y Campos de la Consulta. Texto de la compañía le permite seleccionar variables que corresponden a la información que usted introdujo acerca de su compañía. Variables de Control incluyen la fecha actual del sistema, tiempo y número de página. Campos de la consulta seleccionados en el área de Encabezado de la Página son insertadas como campos de texto para ser usadas como encabezados de columna.

Sugerencia: Haga clic en Opciones y seleccione Centrar para centrar las líneas de texto o variables en el reporte.

6. Teclee los campos de la consulta a incluir en el reporte en la sección de detalle. Usted puede introducir texto o poner campos en esta sección.

Para insertar un campo de la consulta, haga clic en Buscar y seleccione el campo. Si usted necesita



incluir un campo que no está en la lista, usted debe editar la Consulta. El campo es insertado en la posición del cursor. Usted puede usar el ratón para arrastrar un campo de consulta a un lugar diferente.

Continúe poniendo campos dentro de esta sección hasta que todos los campos necesarios estén en la plantilla. Esto puede ser a prueba y error para alinear los campos con sus encabezados de columna.

7. Si usted pone un orden de clasificación en la consulta, usted pudiera querer que cada grupo de orden tenga un total. Para incluir un subtotal en los campos ordenados, teclee texto para describir el total y entonces ponga el campo que usted quiera totalizar en la sección de Pie de Página del Grupo. Si usted no quiere ordenar totales, deje esta sección en blanco.

Nota: Si no hay campos seleccionados en la sección de Columnas de Orden en su consulta, DacEasy utiliza el campo en la primer columna de la consulta como el campo de orden.

8. Para incluir gran totales en el reporte, seleccione cada campo para totalizar en la sección de Pie de Página del Reporte. Usted puede también introducir texto en esta sección.

Sugerencia: Oprima Enter desde cualquier campo para editar el formato. Haga clic en Ayuda desde la caja de diálogo Editar Campo para una descripción detallada de cada opción de formato.



13-30

Imprimiendo el reporte final Cuando imprimes el reporte, la información especificada en la consulta se despliega usando el formato creado en el Publicar o Generador de Reportes. Puedes imprimirlo en tu pantalla dándole vista previa y verificar el formato. Si no esta correcto, edita el formato e imprímelo nuevamente.

Para imprimir el reporte 1. Seleccione Generador de Reportes en el menú

DacAccess. El cuadro de dialogo Editor de Reporte se despliega. Cree un nuevo reporte o haga clic en Buscar para seleccionar uno desde la lista.

2. Haga clic en Imprimir para desplegar la Pantalla de Disposición de Reportes.

3. Seleccione la opción de salida, edite el formato si es necesario, y luego presione Aceptar para comenzar a imprimir.


Copiando plantillas de Reportes.



Funciones Periódicas El menú de funciones Periódicas incluye todas aquellas funciones que no han sido ejecutadas como parte de sus procesos diarios. Este menú incluye opciones para cierre de período y de fin de año, y funciones relativas tales como generador de cargos financieros, calcular futuras ventas, depurar los datos viejos y entrar cifras de presupuestos. Además incluye funciones que le permite cambiar múltiple registros en sus archivos de datos a la vez. Esto incluye resignar precios, ajuste de lista de componentes y entrar cambios globales a los archivos de Cliente, Suplidor, Producto o Vendedor. Este capítulo además incluye información acerca de la impresión de formularios 1099 para contratar Suplidor. Esta función disponible desde el menú Reporte, es usada al final de cada año calendario.



14-2

Cerrando Períodos La siguiente lista de chequeos detalla cada paso envuelto en el cierre de mes. Nota : Las rutinas de Fin de Período son opcionales. Refiérase a la sección apropiada en este capítulo para determinar si el cierre de período está bien hecho. Lista de chequeo de fin de período

Postear todos los Módulos para el período que está

cerrando. Backup los Archivos de Datos. (Ver capítulo 3, “Iniciando”.) Generar cargos financieros a los Clientes. Imprimir Estados de Clientes. Correr la rutina de Fin de Período Cuentas por Cobrar. Correr la rutina de Fin de Período Cuentas por Pagar. Corra la rutina de Fin de Período Mayor General. Correr Utilitario a todos los Archivos. (Ver capítulo 3,”

Iniciando”)

Generando Cargos Financieros Puede generar cargos financieros automáticamente para los clientes. DacEasy calcula estos cargos basados en la tasa de cargos financieros en el registro de cliente y el número de días vencidos en la factura del cliente.

Capitulo 14: Funciones Periódicas


DacEasy crea una entrada separada de cargos financieros en el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar para cada factura vencida. En un reporte de Cuentas por Cobrar y estados, se imprime los cargos financieros por separados. En adición, DacEasy genera los cargos financieros por la fecha de las facturas vencidas. La fórmula de prorratear la tasa de los cargos financieros es en un ciclo de 30 días. Por ejemplo, si una factura tiene mas de 30 días de vencida, DacEasy fija el cargo total de porcentaje de cargo financiero. Si una factura tiene 10 días de vencida, DacEasy usa la siguiente fórmula para determinar el cargo financiero: Cantidad Vencida*(10/30* % Cargo Financiero). Después de calcular los cargos financieros, DacEasy crea una transacción sumarizada en el Mayor General. El código de diario para la transacción es AR. Mientras DacEasy genera cargos financieros, este imprime un Diario de Cargos Financieros. Este diario proporciona la prueba de auditoria necesaria para verificar las entradas hechas el Mayor General y archivo de Clientes. Recomendamos generar cargos financieros justo después de correr la rutina de fin de período de Cuentas por Pagar. Este ajusta los balances acumulados a clientes; El fin de período recopila el detalle de facturas abiertas para esos clientes en una suma. Para generar cargos financieros

1. Seleccione Cuentas por Cobrar del menú Periódicos y después seleccione Generando Cargos



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Financieros. La caja de diálogo Generando Cargos Financieros aparecerá.

Nota: Es relevante que usted haga un respaldo ya que esta rutina no es reversible una vez que ha sido llevada a cabo. Pulse Respaldo para respaldar su fichero de datos.

2. Introduzca la fecha que será utilizada para determinar

cuáles facturas son deudas pasadas y el monto del cargo financiero. Los cargos financieros son prevalorados basados en un periodo de 30 días. Si una factura tiene más de 30 días, el cargo financiero completo es calculado. Si una factura tiene 10 días de atraso, se multiplica por un porcentaje prevalorado ((10/30) * % cargo financiero) para llegar al saldo del cargo financiero.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda del caja de diálogo Generando Cargos Financieros para una descripción detallada de cada campo.



3. Haga clic en Aceptar para generar cargos financieros para todos los clientes. Un Diario de Cargo Financiero imprime y un sumario de transacciones es plasmado en el Libro Mayor con un código de diario CxC.

Sugerencia: Para generar cargos financieros para un rango de clientes, seleccione Rango e introduzca el rango de códigos de los clientes. Para generar cargos financieros a clientes que no quedan al alcance del rango sucesivo, elija Seleccionar como el Alcance. Cuando usted presiona Aceptar, usted puede seleccionar los clientes a los cuales va a generar cargos financieros.

Cerrando el Período de Cuentas por Cobrar

La rutina de Fin de Período Cuentas por Cobrar hace lo siguiente:

Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar. Esta información se despliega en el Reporte por Antigüedad y Estados. Las facturas deben estar posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin de Período.



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Actualiza la información de balance para sus clientes. Este Período es eliminado y el monto es agrado al campo Inicial.

Para los clientes con balance Tipo Acumulado, todas las transacciones restantes posteadas son consolidadas en una factura. La fecha se hace en una factura número YYYYMMDD.

Nota: Puede generar cargos financieros justamente antes de correr la rutina de fin de período de Cuentas por Pagar. Esto es para ajustar el balance de cliente tipo acumulado, porque la factura abierta de detalle para cliente con balance tipo acumulado es compilada en una factura abierta durante el fin de período. La rutina de fin de período de Cuentas por Cobrar no le impide entrar transacciones a clientes para el período cerrado. Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo Cuentas por Cobrar

1. Seleccione Por Cobrar del menú Periódico, y seleccione Fin de Periodo. La caja de diálogo CxC Fin de Periodo aparecerá.

Nota: Es relevante crear un respaldo ya que esta rutina es irreversible una vez que ha sido efectuada.



2. Introduzca una fecha correspondiente al periodo que

usted desea cerrar. El periodo se desplegará bajo la fecha.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo de Cuentas por Cobrar. Un mensaje de confirmación aparecerá una vez que el proceso se complete.

4. Haga clic en Continuar para regresar al menú principal.

Cerrando el período Cuentas por Pagar La rutina de Fin de Período de Cuentas por Pagar hace lo siguiente:

Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Pagar. Esta información se despliega en el Reporte por Antigüedad y Estados. Las facturas deben estar posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin de Período.

Actualiza el balance en el área de información de cada Suplidor. Este Período es limpiado y el monto es agregado al campo Inicio.



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Para los suplidores con balance Tipo Acumulado, todas las transacciones restantes posteadas son consolidadas en una factura. La fecha se hace en una factura número YYYMMDD.

Nota: La rutina de fin de período de Cuentas por Pagar no le impide entrar transacciones a clientes para el período cerrado.

Para ejecutar Por Pagar Fin de Periodo

1. Seleccione Por Pagar del menú Periódicos, en seguida seleccione Fin de Periodo de Cuentas por Pagar. La caja de diálogo Fin de periodo de Cuentas por Pagar aparecerá.

Nota: Es relevante que usted haga un respaldo, ya que esta rutina es irreversible una vez realizada.

2. Tecleé una fecha correspondiente al periodo que desea cerrar. El periodo aparece bajo la fecha.



3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo para cuentas Por Pagar. Un mensaje de confirmación parecerá cuando el Proceso esté completo.

4. Haga clic en Continuar para regresar al menú principal.

Entrando cifras a la cuenta Presupuesto Puede entrar cifras de presupuesto en su catálogo de cuentas, y entonces ver la información en reportes y listados financieros. Solo puede entrar cantidades de presupuesto para cuentas de detalle. DacEasy pasa automáticamente la cantidad entrada de cada cuenta de detalle para la cuenta general o cuenta madre. Puede entrar cifras de presupuesto para sus cuentas usando dos métodos diferentes. Entre cifras de presupuesto a una cuenta una vez en el cuadro de diálogo Historial de Cuenta. Entre cifras de presupuesto para todas las cuentas al mismo tiempo desde el menú Período. Referir a la Ayuda en línea para más información en el cuadro d diálogo Historial de Cuenta. Los siguientes pasos se requieren para entrar cifras de presupuesto desde el menú Período Para introducir cifras de presupuesto de Estimar Presupuesto del Estado de Cuenta 1. Seleccione Libro Mayor del Menú periódico y a

continuación seleccione Presupuesto. La caja de diálogo Estimar Presupuesto del Estado de Cuenta.



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2. Haga doble-clic dos veces una cuenta y la caja de diálogo

Presupuesto de Cuenta aparecerá.

3. Introduzca el monto del presupuesto en el periodo

apropiado. Puede presionar Duplicar para repetir el monto en cada periodo.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo Presupuesto de Cuenta para una descripción detallada de cada campo.

4. Haga clic en Aceptar para actualizar la información del

presupuesto de cuenta



Temas de Ayuda relacionados

Ver y editar figuras de cuenta e historial de presupuesto.

Cerrando el período de Mayor General El proceso de fin de período de Mayor General cambia el estatus en la tabla de período para cerrar el período seleccionado y todos los períodos previos. No puede hacer entradas en un período cerrado y un período cerrado no puede volver a factura abierta o período activo. No puede cerrar el período previo y entrar transacciones de él en el próximo período. El único tiempo requerido para cerrar el período es antes de cerrar el año. Puede cerrar un período contable, primero, después de entrar y postear toda la actividad contable para el período dado y segundo imprima todos los reportes, diarios y reportes financieros asociados. Sin embargo, use discreción cuando cierre un período. Una vez cierre un período en el Mayor General, no puede entrar una transacción para fechas que caigan dentro o antes del período cerrado. Nota: cerrando un período cierra todos los períodos antes del período seleccionado, en adición al período seleccionado.



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Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo para el Libro Mayor 1. Seleccione Libro Mayor del menú Periódicos, a

continuación seleccione Fin de Periodo. La caja de diálogo Fin de periodo de LM aparecerá.

Nota: Si usted no tiene un respaldo, respalde su archivo de datos antes de proceder.

2. Introduzca la fecha correspondiente al periodo que usted desea cerrar. El periodo desplegará por debajo de la fecha.

3. Haga clic en Aceptar. Si algunos periodos anteriores no han sido cerrados, un mensaje de advertencia le dirá que usted estará cerrando mas de un periodo. Seleccione Si para cerrar el periodo actual y todos los demás. Un mensaje de confirmación aparecerá cuando el Procesó sea completo.

Nota: Si existen transacciones no asentadas, será un error. Usted deberá poner el módulo especificado antes de cerrar el periodo.

4. Haga clic Continuar para regresar al menú principal.



Pronóstico Puede planificar para el próximo año pronosticando las cifras de sus compras para sus suplidores y las cifras de ventas para sus clientes, productos y servicios. Antes de correr la rutina de Fin de Año, corra la rutina Calcular Pronostico para pronosticar esas cifras. Ejecute la siguiente tarea para usar la rutina Pronóstico: Antes de correr la rutina Calcular Pronostico, imprima el

Reporte de Estadística YTD para ver las cifras de pronostico para el año actual y compare esos números con la cifra actual.

Corra la rutina Pronosticar antes de correr la rutina de fin de año. DacEasy coloca la cantidad pronosticada en la columna Presupuesto en el cuadro de diálogo Información Histórica de cada registro.

Imprima el Reporte Pronostico para ver las cifras pasadas con las cifras presupuestadas para el nuevo año.

Para imprimir el reporte estadístico YTD.

1. Seleccione Cuenta por Cobrar, Cuentas por Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y seleccione Imprimir Estadística ALF. El cuadro de diálogo Imprimir Reporte Estadístico YTD se despliega.

2. Seleccione el método de sorteo y entre el rango si quiere imprimir el reporte por rango de registros. Si



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no entra el rango, por defecto es desde el Primero hasta el Ultimo.

3. Haga clic Aceptar y la pantalla de Disposición de Reportes se desplega.

4. Seleccione la disposición de salida y pulse Aceptar para ver el reporte.

Para pronosticar cifras de ventas por cobrar.

1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y seleccione Calcular Pronostico. El cuadro de diálogo Calcular Pronostico se despliega.

2. Seleccione el método por el cual calcular las cifras pronosticada y complete el campo Porciento (%) si escogió el método de porcentaje.

3. Para calcular el pronostico por un rango de registro, seleccione Sortear Por y entre un rango. Si no entra un rango, por defecto es desde el primero hasta el Ultimo y el pronóstico es calculado para todos los registros.



Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Calcular Pronostico para una descripción mas detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para calcular el pronostico.

Para imprimir el pronóstico

1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y seleccione Imprimir Pronostico. El cuadro de diálogo Imprimir Pronostico se despliega.

2. Seleccione el método por el cual sortear el reporte. Escoja un rango si quiere limitar el registro que se despliega en el reporte.

3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo Disposición de Reporte se despliega.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Imprimir Pronostico para una descripción mas detallada de cada campo.

4. Seleccione la salida del reporte y pulse Aceptar para

ver el reporte.



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Cerrando el Año Hay cuatro diferentes rutinas de cierre de año en DacEasy: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventario y Mayor General. Hay dos reglas de manejo cuando cierre el año:

Correr Fin de Año Mayor General. Correr todas las rutinas de Fin de Año consecutivamente

(Por Ej. :, no correr Fin de Año Inventario; entonces espere una semana para correr Fin de año de Cuentas por Pagar).

La siguiente lista de chequeo le ayudará a planificar la- tarea -fin –de- año. Aún cuando todos los artículos en la lista no apliquen para usted, es en general una lista para ayudarle a mantener los archivos de datos en orden.

Lista de Chequeo de Fin de Año Complete cada paso en la lista de Chequeo de fin de

período. Cierre todos los periodos antes de correr el procedimiento de fin de año. Si tiene algún ajuste de fin de año, entre estos antes de cerrar el ultimo período.

Nota: Las rutinas de fin de período de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar son opcionales. Refiérase a la sección apropiada en este capítulo para determinar si correr esas rutinas es correcto para usted.

Imprima el reporte estadístico YTD antes de pronosticar sus cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o Inventario.



Corra Cálculo de Pronostico para cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o inventario.

Imprima el reporte Pronostico para cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o inventario para ver las cifras pronosticadas.

Imprime todos los reportes financieros que necesite (e. g., Balance de comprobación Estado de Ingreso, Balance en libro y reporte de actividad detallada del mayor general) Imprima el formulario 1099 para contratar la labor de

suplidores. Haga backup de sus Archivos de datos. Corra fin de período de Cuentas por Cobrar. Corra Fin de Año de Cuentas por Pagar Corra Fin de Año de Inventario Corra Fin de Año para el Mayor General Si escoge, depurar sus archivos de datos para el año previo Correr el utilitario de archivo en todos los archivos de datos

si escogió depurar.

Cerrando el año de Cuentas por Cobrar. La rutina de Fin de Año Cuentas por Cobrar actualiza la información financiera para cada cliente. DacEasy transfiere las cifras del año a la fecha para los montos del año anterior para el año antes pasado. Se pierden balances del año antes pasado durante esta rutina. Para retener la información en los campos Año Anterior, hacer y restaurar un backup de sus archivos de datos para fines de archivos.



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Nota: Corra la rutina pronostico de Cuentas por Cobrar antes de correr la rutina de Fin de Año de Cuentas por Cobrar. Para correr la rutina de fin de período de Cuentas por Cobrar

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de proceder. Refiérase al capítulo 3 “Empezando” para más información haciendo backup.

Nota: Es importante que todas las transacciones del año corriente estén posteadas antes de cerrar el año. Corra la rutina de fin de período de Mayor General para el ultimo período del año para asegurarse que las transacciones no están posteadas antes de correr la rutina de Fin de Año Cuentas por Cobrar.

2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo de confirmación se despliega cuando el proceso es completado.




Imprimir formularios 1099 DacEasy sigue la información de Suplidor requerida para emitir un formulario 1099 al final de año. Seleccione Si, en el campo Labor Directa en el cuadro de diálogo Editar Proveedor para Suplidor que requiere un 1099. Este formulario indica el monto pagado al Suplidor durante el año. DacEasy obtiene esta información desde el archivo Pago Suplidor. Para ver esta información, pulse Opciones desde el registro de Suplidor, y entonces seleccione Información 1099. Imprimir formularios 1099

1. Seleccione Cuentas por Pagar del menú Reportes, y seleccione 1099s. La caja de diálogo 1099s aparecerá.

2. Introduzca su Número de Identificación de Impuesto

Federal. El valor establecido en la caja de diálogo Información de la Compañía es desplegado, pero lo puede editar si es necesario.

3. Introduzca su número de Identificación de Impuesto Estatal. El valor establecido en la caja de diálogo Información de Compañía es desplegado, pero puede editarlo si es necesario.

4. Introduzca el año para el cuál imprime el 1099.



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5. Introduzca el mínimo del monto del dólar que debe ser pagado a un proveedor para recibir un 1099 en el campo de Mínimo. Este monto suele ser $600.

Si $600 es el valor mínimo, un 1099 es impreso para todos los proveedores que: (1) están establecidos como vendedores con un contrato de trabajo; y (2) poseen $600 o más en el campo de Monto de Pago en la caja de diálogo Información de 1099 .

6. Haga clic en Aceptar para acceder a la caja de diálogo

Disposición de Reporte . 7. Seleccione el destino, edite la disposición si es necesario,

entonces haga clic en Aceptar para imprimir el Reporte de Pagos.

Temas de Ayuda relacionados Imprimir una página de prueba.



Cerrando el año de cuentas por pagar La rutina de fin de período de Cuentas por Pagar actualiza la información histórica para cada Suplidor. DacEasy transfiere las cifras del año a la fecha para los montos del año anterior para el año antes pasado. Se pierden balances del año antes pasado durante esta rutina. Para retener información los campos Año Antes Pasado, haga y almacene un backup de sus archivos de datos para fines de archivo. Debe correr la rutina pronostico de Cuentas por Pagar antes de correr la rutina de Fin de Año. Para correr la rutina de Fin de Año de Cuentas por Pagar 1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el menú periódico,

y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este procedimiento. Refiérese al capítulo 3 “Empezando” para más información haciendo backup.

Nota: Es importante que todas las transacciones del año corriente estén posteadas antes de cerrar el año. Corra la rutina de fin de período de Mayor General para el ultimo período del año para asegurarse que las transacciones no están posteadas antes de correr la rutina de Fin de Año Cuentas por Pagar.



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2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo de confirmación se despliega cuando el proceso es completado.


Cerrando el Año para Inventario La rutina de Fin de Año Inventario actualiza la información histórica en los campos Producto y Servicio. DacEasy transfiere los balances del año a la fecha para los balances del año anterior y para el año antes pasado. Se pierden balances del año antes pasado durante esta rutina. Para retener información de los campos Año Antes Pasado, haga y almacene un backup de sus archivos de datos para fines de archivo.

Nota: Si está usando la función Pronosticar, corra la rutina Pronosticar Inventario antes de correr Fin de Año Inventario.

Para correr la rutina de Fin de Año inventario

1. Seleccione Inventario desde el menú periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este procedimiento. Refiérase al capítulo 3 “Empezando” para más información haciendo backup.



Nota: Es importante que todas las transacciones del año corriente estén posteadas antes de cerrar el año. Corra la rutina de fin de período de Mayor General para el último período del año para asegurarse que las transacciones no están posteadas antes de correr la rutina de Fin de Año Fin de Año Inventario.

2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo

de confirmación se despliega cuando el proceso es completado.


Cerrando el Año para el Mayor General Cuando corra la rutina de Fin de Año Mayor General sus archivos de datos son actualizados como sigue: El área de información de período en el cuadro de diálogo Información de la Compañía es actualizada para reflejar el nuevo año (Los periodos de años pasados pasan al primer período de año y el siguiente año es agregado al segundo año). Todas las transacciones para el año deben estar completas antes de correr la rutina de fin de año. Después de cerrar el año, no puede entrar transacciones para el año.



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El cuadro de diálogo Historial de Cuenta para cada cuenta es actualizado para reflejar la estructura del nuevo periodo. DacEasy transfiere el balance al campo Este Año para el balance Ultimo Año para cada período, proporcionando información histórica para el año previo. El cuadro de diálogo Historial de Vendedor es actualizado para reflejar la estructura de los nuevos períodos. Los cuadros de diálogos Historial Impuesto en Ventas e Historial Impuesto en Compras son actualizados para reflejar la estructura de nuevos períodos. Las cuentas de ingresos y gastos se ponen en cero y las próximas ganancias o perdidas es transferida para la cuenta de ganancia actual en el cuadro de diálogo Cuenta Interface. Después de correr la rutina de Fin de Año de cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y /o inventario, esta listo para cerrar el año de Mayor General. Nota: Antes de correr la rutina de Fin de Año, debe correr la rutina de fin de período de Mayor General para el último mes del año.

Para correr la rutina de Fin de Año de Mayor General

1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este procedimiento. Refiérase al capítulo 3 “Iniciando” para más información haciendo backup.



2. Pulse Inicio Cierre de Año para cerrar el año. Se

despliega un cuadro de diálogo de confirmación cuando el; proceso es completado.

Si no ha cerrado cada período, se despliega un error. Si no ha entrado una cuenta Ganancias Actuales en el cuadro de diálogo Cuenta Interface, es cuestionado que entre una cuenta nueva. Entre la cuenta de ganancia actual o pulse Mirada y seleccione la cuenta.


Idea: Después de correr el Fin de Año del Mayor General, la primera transacción para el nuevo año puede ser una transacción transferida. La transacción transferida mueve la ganancia actual (para el año ya cerrado) para la cuenta ganancia retenida.



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Depurando archivos de datos Use la rutina Depurar para eliminar la información no deseada de sus archivos de datos. DacEasy elimina todas las transacciones desde el archivo especificado en el rango fecha. En adición puede depurar clientes, suplidores, productos y servicios que no necesitará mas adelante. Después de depurar las transacciones de sus archivos, no puede volver a ver sus transacciones o imprimir reportes de listado para ver esas transacciones. Por esta razón, debe escoger no eliminar transacciones hasta haber cerrado el año. Adicionalmente, debe escoger no depurar el Mayor General hasta que le sirva como prueba de auditoria. Es importante hacer un backup de sus archivos de datos antes de eliminar información. Una vez que los datos sean eliminados, sólo pueden ser recuperados restaurando un backup hecho antes de correr la rutina Depurar. Idea: Para aumentar el espacio disponible en disco duro, corra el proceso Recobrar en el archivo después de correr la rutina Depurar. Para más información en el proceso Recobrar, refiera al capítulo 3, “ Iniciando”. Para purgar archivos 1. Seleccione Purgar del menú Periódicos. La caja de diálogo

Purgar Archivos aparecerá.



2. Seleccione el archivo a eliminar. 3. Si un archivo de transacciones es seleccionado, introduzca

el rango de transacciones a eliminar basadas en la fecha de transacción. Todos los registros anteriores e incluyendo la fecha introducida serán eliminados. Si un archivo de no transacción es seleccionado, introduzca la fecha para eliminar el último registro. Todos los registros anteriores e incluyendo la fecha introducida serán eliminados. Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo Purgar Archivos para una detallada descripción de cada campo.

4. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación se

desplegará cuando el Proceso de eliminación esté completo. 5. Haga clic en Continuar para regresar a la caja de diálogo

Purgar Archivos



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Entrando cambios globales Con la función de Cambios Globales, DacEasy le permite cambiar el valor de múltiples registros al mismo tiempo. Para introducir cambios globales 1. Seleccione Cambios Globales del menú Periódico. La caja

de diálogo Cambios Globales aparecerá.

2. Escoja el archivo que contenga el campo a modificar. 3. Seleccione el campo a cambiar e introduzca el nuevo valor. 4. Escoja el rango de valores que serán afectados por el

cambio.

Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo de Cambios globales para una descripción más detallada de cada campo.

5. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación se

desplegará cuando el Proceso esté completo.



6. Haga clic en el botón Continuar para volver al menú principal.

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Manual de Usuario DacEasy Contabilidad - dacflex.com · iv Para iniciar DacEasy Contabilidad para Windows por primera vez.....5