manual de usuario - contabilidad - La Molina District

Manual de Usuario Municipalidad de la Molina Sistema de Contabilidad

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MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE CONTABILIDAD


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INDICE 1 Objetivo del documento

1.1 Objetivos

1.2 Alcance

2 Bases para el manual de usuario

2.1 Descripción general del sistema

2.2 Objetivos del sistema

3 Descripción de las funcionalidades

3.1 Ingreso al Sistema

3.2 Estructura del menú o Cabecera del sistema

3.3 Archivos

3.3.1 Instituciones

3.3.2 Periodos contables

3.3.3 Cuentas contables

3.3.4 Asientos contables

3.4 Procesos

3.4.1 Transferencias

3.4.2 Calcula saldos del mes

3.5 Reportes

3.5.1 Balance de comprobación

3.5.2 Balance de situación

3.5.3 Libro Diario

3.5.4 Libro Mayor

3.5.5 Libro Caja Banco

3.5.6 Reporte Tipo Asiento

3.5.7 Cuentas contables

3.5.8 Consultas

3.5.9 Reportes de validación

3.5.10 Consulta de saldos


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3.5.11 Consulta de Cuenta Contable

3.5.12 Consulta por tipo de documento

3.5.13 Reporte resumido por documento


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1 OBJETIVO DEL DOCUMENTO

1.1 Objetivos

El objetivo de este documento, es el de orientar al usuario de la Unidad de

contabilidad en el uso del Sistema de Contabilidad, como también de guía y

ayuda.

1.2 Alcance

El presente manual está dirigido para los trabajadores de la municipalidad

involucrados en el proceso contable, que necesiten usar el Sistema de

Contabilidad.

El contenido del presente manual está formado por el detalle de la

utilización de todas las funcionalidades con las cuales cuenta el Sistema de

Contabilidad.

2 BASES PARA EL MANUAL DEL USUARIO 2.1 Descripción General del Sistema

El Sistema de Contabilidad está diseñado para ser utilizado por los

encargados ó responsables de registrar y controlar todas las operaciones

contables, financieras y administrativas, con el objetivo de generar la

información requerida por los usuarios internos(Regidores, Alcaldía,

Dirección Municipal, Oficinas de la Municipalidad, etc), Organismos de

control(Contraloría General de la República, Contaduría Pública de la

Nación, Municipalidad de Lima Metropolitana, etc) y cualquier otra

institución que lo requiera de acuerdo a la normatividad vigente.


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2.2 Objetivos del Sistema o Facilitar el registro, procesamiento, consultas y reportes para lograr que

el área contable se comporte más como área receptora que como

generadora de información reduciendo ó eliminando el trabajo excesivo

o “cuellos de botella” en el registro, proceso y emisión de la información.

o Que la función del área contable sea de revisar y consolidar, la

información del movimiento económico y financiero de la empresa que

es generada desde las áreas emisoras de información, como Logística,

Almacén y Tesorería.

o Que el usuario, dependiendo de la familiaridad que tenga con la

información que maneja, pueda decidir si desea generar dicha

información contable en forma detallada ó resumida.

o Brindar un sistema de información configurado por parámetros y

archivos de datos maestros, tratando en la medida de lo posible que los

usuarios sean autosuficientes.

o Que el usuario pueda efectuar su trabajo de análisis en un ambiente de

mayor comodidad para él, pudiendo exportar ó importar información a

otras aplicaciones de fácil manejo por él, como hojas de cálculo.


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3 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONALIDADES

3.1 Ingreso al Sistema

Paso1.- Solicite la instalación del Sistema de Contabilidad a la Dirección de

Informática.

Paso2.- Presione doble [CLICK], sobre el icono del SIGAM

SIGAM


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Paso3.- Ingrese sus datos que le identifican en el sistema, los cuales deberán de

ser solicitados a la Dirección de Informática.

• Usuario: Es el nombre de máximo diez caracteres.

• Clave: Es la Contraseña Secreta o Password. La Contraseña es propiedad del Usuario y

sólo él debe conocerla y cambiarla las veces que considere necesarias.

Paso4.- Presione [ENTER]


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Si el acceso es exitoso, se mostrará el Sistema Integrado de Gestión

Municipal.

Paso5.- Presione [CLICK], sobre el icono del Sistema de Contabilidad

Sistema de Contabilidad


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Finalmente se tiene la primera pantalla del Sistema de Contabilidad.


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3.2 Estructura del menú o Cabecera del sistema

o Instituciones o Periodos contables o Cuentas contables o Asientos contables

o Transferencias o Calcula saldos del mes

o Balance de Comprobación o Balance de situación o Libro Diario o Libro Mayor o Libro Caja Banco o Reporte Tipo Asiento o Cuentas Contables o Consultas o Reportes de validación o Consulta de saldos o Consulta de Cta Ctb o Consulta por tipo de documento o Reporte resumido por documento


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3.3 ARCHIVOS 3.3.1 Mantenimiento de Instituciones Desde este ambiente Ud. Podrá:

o Añadir un registro de una nueva institución

o Modificar las instituciones registradas

Añadir un registro de una nueva institución.- Paso1 Presione [CLICK], en el botón [Nuevo asiento]

Paso2 Ingreso los siguientes datos de la institución:

o Nombre de la Institución

o Número de RUC de la Institución

Nuevo asiento

Grabar

Salir

Institución registrada

Datos Institución activa

Entrada de búsqueda


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o Dirección de la Institución

Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Grabar]

Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente aviso:

Modificar una institución registrada.- Paso1 Presione [CLICK], en la institución que desea modificar

Paso2 Modifique los datos necesarios de la institución:

o Nombre de la Institución

o Número de RUC de la Institución

o Dirección de la Institución



Buscar una institución registrada.- Paso1 Presione [CLICK], en la [Entrada de búsqueda]

Paso2 Ingrese la institución que desee buscar

Paso3 Presione [ENTER]


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3.3.2 Mantenimiento de Periodos Desde este ambiente Ud. Podrá:

o Añadir un registro de un periodo nuevo

o Modificar los periodos registrados

Añadir un registro de un nuevo periodo.- Paso1 Presione [CLICK], en el botón [Nuevo periodo]

Paso2 Ingrese los siguientes datos del periodo:

o Código de la institución

o Año del nuevo periodo

Nuevo periodo

Grabar

Salir

Periodos registrados

Datos del periodo activo

-Cerrado-Abierto

-SI -NO


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o Mes del nuevo periodo

o Presione [CLICK], en [Abierto]

o Presione [CLICK], en [No]

o Descripción opcional del periodo



Modificar un periodo registrado.- Paso1 Presione [CLICK], en el periodo que desea modificar

Paso2 Modifique los datos necesarios del periodo:

o Código de la institución

o Año del nuevo periodo

o Mes del nuevo periodo

o Presione [CLICK], en [Abierto]

o Presione [CLICK], en [No]

o Descripción opcional del periodo




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3.3.3 Mantenimiento de Cuentas Contables

En esta opción Ud. Podrá:

ο Añadir un registro de una nueva Cuenta Contable

ο Modificar Cuentas contables registradas

ο Eliminar Cuentas Contables

Salir

Grabar

Visualización del Plan de Cuentas

Deshacer cambios EliminarModificar

Nuevo registro

Información sobre la Cuenta Contable seleccionada


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Añadir un registro de una nueva Cuenta Contable.- Paso1 Presione [CLICK], en el botón [Nuevo], a continuación aparecerá el

siguiente mensaje:

Paso2 Ingreso los siguientes datos de la Cuenta Contable:

o Número de Cuenta

o Descripción de la Cuenta Contable

o La Clase y Nivel de La Cta. Contable serán asignados automáticamente.



Si confirma la grabación de los datos, saldrá el siguiente aviso:

En caso la Cuenta Contable no tenga Cuenta padre, aparecerá el siguiente

mensaje


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Modificar Cuentas contables registradas.-

Paso1 Presione [CLICK], seleccionando del Treeview (árbol) la Cuenta

Contable que desea modificar, a continuación aparecerá el siguiente

mensaje:

Paso2 Modifique los datos necesarios de la Cuenta Contable:

o Descripción de la Cuenta Contable.

o Clase


Luego de realizar el paso 3, saldrá el siguiente mensaje:


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Eliminar Cuentas Contables.-

Paso1 Presione [CLICK], seleccionando del Treeview (árbol) la Cuenta

Contable que desea eliminar:

Luego de realizar el paso 1, saldrá el siguiente mensaje:


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3.3.4 Asientos Contables

Desde este modulo el usuario podrá :

3.3.4.1 Registro de Nuevo Asiento

3.3.4.2 Modificar el asiento contable

3.3.4.3 Anular el Asiento contable

3.3.4.4 Mostrar el detalle del documento de la orden de compra y servicio

3.3.4.5 Muestra los número de asientos del periodo contable

Detalle del documento de la o/c y o/s

Los asientos del mes o periodo contable.

Salir

Registro de Nuevo Asiento

Modificación del Asiento contable

Anulación del Asiento.

Año Contable

Mes Contable

Boton para cambio de mes


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3.3.4.1. REGISTRO DEL NUEVO ASIENTO CONTABLE

Presione un click en el botón Registro de Nuevo Asiento y nos mostrara :

Paso 1.-Seleccionar el Tipo de documento haciendo un Click me mostrara los

documentos del asiento, ingresar la fecha del documento, el número de

documento, la descripción o glosa del documento.

Paso 2.- Presione un Clic en el botón [Adiciona]

Modifica

Adiciona

EliminaGraba

Cancela


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Paso 3.- Se ingresa la glosa, el numero de documento, el tipo de documento,

el numero de cuenta contable, el importe en el debe o el haber.

Paso 4.- Una vez ingresado los datos se procede a grabar el asiento contable,

presionando un click en [Graba] o cancelando la operación con un click en

[Cancela].

Graba Cancela

Cta. Contable


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Paso 5.- Se confirma la operación con un clic en [Si] o se cancela con un clic

en [No].

3.3.4.2 MODIFICAR EL REGISTRO DEL ASIENTO CONTABLE

Paso 1.- Presione un [ click ] en el botón Modificar Registro de Asiento.

Modificación del Asiento contable


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Paso 2.- Se modifica el tipo de documento, la fecha del documento, el numero de

documento, la descripción o glosa del documento.

Paso 3.- Se presiona un [ Click ] en el botón modificar.

ModificarEliminar

Si el documento ha sido verificado, presiona un Clic en Revisado


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Paso 4.- Nos muestra la siguiente pantalla

Paso 5.- Modificar la glosa , el tipo de documento, el número de cuenta contable,

el importe debe o haber.

Paso 6.- Presionar [ Click ] en el botón [ Grabar ] si deseamos Modificar los datos

o presionar [ Click ] en el botón [ Cancelar ] si deseamos cancelar los datos

ingresados.

GrabaCancela


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3.3.4.3 ANULACION DEL ASIENTO CONTABLE Paso 1.- Se selecciona el asiento que deseo anular

Paso 2.- Presionar [ Click ] en el botón anulación de asiento

Paso 3.- Nos sale un mensaje si deseamos confirmar presionamos el botón

[ Si ] o si deseamos cancelar la operación presionamos clic en el

botón [ No ].

Anulación de Asiento


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3.3.4.4 MUESTRA DETALLE DE LA ORDEN DE COMPRA O SERVICIO

Visualizar el Detalle de la Orden de Servicio.- Paso 1.- Selecciona el documento de la Orden de Servicio

Paso 2.- Presionar [ Click ] en el botón de detalle del documento

Paso 3.- Nos mostrara la siguiente pantalla

Detalle del documento de la o/c y o/s


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Visualizar el Detalle de la Orden de Compra.- Paso 1.- Selecciona el documento de la Orden de Compra

Paso 2.- Presionar [ Click ] en el botón de detalle del documento

Paso 3.- Nos mostrara la siguiente pantalla


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3.3.4.5 MUESTRA LOS NúMEROS DE LOS ASIENTOS DEL PERIODO CONTABLE.

Paso 1.- Presionar [ Click ] en el botón de Los Asientos Paso 2.- Nos mostrara los números de asientos del mes contable

Salir Modificar

Los asientos del mes o periodo contable.


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Paso 3.- Si deseamos cambiar el número de asiento presiona click en botón

[ Modificar ] y nos mostrara lo siguiente :

Paso 4.- Digitar el nuevo número de asiento en el campo Nº de asiento.

Paso 5.- Presionar click el botón [ Grabar ] si deaseamos grabar los datos y

cancelar en el botón [ Cancelar ]

cancelar

Grabar


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3.4 PROCESOS

3.4.1 Transferencias

Esta opción permite realizar transferencias desde los diferentes sistemas

administrativos en forma de asientos contables.

Seleccione la Opción de Transferencias de la opción del menú de Procesos.

Las transferencias que se puedes realizar son las siguientes:

ο Ingresos

ο A SICON: Desde este ambiente Ud. Podrá, realizar la transferencia de la

información del sistema al sistema proporcionado por la Contaduría

General de la Nación(SICON), para generar la información requerida.

Transferencias


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Realizar Transferencia.- Paso1 Seleccionar Tipo de Transferencia

Paso2 Seleccionar Rango de Fechas para realizar la transferencia,

eligiendo Fecha inicio y Fecha Fin

Paso 3 Ingresar la descripción de la Transferencia.

Paso 4 Presione [CLICK], en el botón [OK], luego aparecerá el siguiente

mensaje:

SalirConformidad


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Aceptada la operación se realizará el proceso de Transferencia según el

tipo elegido.

3.4.2 CALCULA SALDO DEL MES

Este proceso nos permite actualizar los saldos del Mes y año del proceso

contable, después que se realizó cualquier modificación en los asientos

contables.

Paso 1.- Presionar [ Click ] en el Año contable

Paso 2.- Presionar [ Click ] en el Mes contable

Paso 3.- Presionar [ Click ] en el botón de proceso de actualización y comenzara

el proceso.

Realiza el proceso de actualización

Salir


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3.5 REPORTES

3.5.1 REPORTE DE BALANCE DE COMPROBACION.

El balance de comprobación, permite analizar los movimientos de los

cargos y abonos del periodo contable a 4 niveles de las cuentas contables.

También el saldo del mes anterior de cada una de las cuentas

Paso 1.- Presionar Click en Reportes del Menú de Opciones

Paso 2.- Luego Aparece un Menú y damos un Click en el Balance de

Comprobación y nos mostrara la Siguiente pantalla :

1.- Presionar [ Click ] en los Niveles, elegir el nivel que desea visualizar.

2.- Presionar [ Click ] en el Año Contable y Mes contable que desea visualizar

3.- Digitar el Rango de Asientos que desea visualizar (Opcional)

Presionamos el Botón Visualizar y nos mostrara ;

Impresor

Visulisar por Pantalla Sali


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3.5.2 REPORTE DE BALANCE DE SITUACION.

Muestra al primer nivel los resultados de la gestión durante el periodo o mes

contable, es decir los movimientos del periodo, los activos y pasivos del

inventario, resultado por naturaleza y por función y las transferencias.

• Presionar [ Click ] en Reportes del Menú de Opciones

• Luego Aparece un Menú y damos un Click en el Balance de Situación

• Nos mostrara la Siguiente pantalla :

1. Presionar [ Click ] en el Año Contable

2. Presionar [ Click ] en el Mes Contable

En la parte Inferior elegimos la opción que deseamos :

• Visualizar por Pantalla

Impresora

Visualizar por Pantalla

Salir


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• Imprimir

• Salir

3.5.3 LIBRO DIARIO.

Esta opción que corresponde a la generación del Libro Diario utilizando como

parámetros de ingreso el mes contable y año. Este proceso se realiza después

del cierre mensual Se puede visualizar en dos formas el Libro Diario: Vista

preliminar o Impresión

Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del Libro Diario.

Paso2 Seleccionar Formatos de impresión del Libro Diario, El formato

anyiguo habilita las opciones Detallado y Resumido.

Paso 3 Presione [CLICK], en el botón [Vista Preliminar], para visualizar el

Libro Diario generado.

Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el Libro Diario

generado.

Formato Antiguo:

Detallado o Resumido

Formato de impresión

Mes Contable

Año

SalirImprimir

Vista Preliminar


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El libro Diario se mostrará de la siguiente manera:


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3.5.4 LIBRO MAYOR

Esta opción que corresponde a la generación del Libro Mayor utilizando como

parámetros de ingreso el mes contable y año. Se puede visualizar en dos

formas el Libro Mayor: Vista preliminar o Impresión

Mes

Contable

Año Salir

Imprimir Vista Preliminar


39

Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del Libro Mayor.

Paso2 Presione [CLICK], en el botón [Vista Preliminar], para visualizar el

Libro Mayor generado.

Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el Libro Mayor

generado.

El Libro Mayor se mostrará de la siguiente manera:


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3.5.5 Libro Caja Banco

Mediante esta opción se genera el Libro Caja – Banco, el cual contiene

los asientos especificados por la Unidad de Contabilidad.

Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del Libro Caja-

Banco.


Libro Caja-Banco generado.

Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el Libro Caja-Banco

generado.

El Libro Caja-Banco se mostrará de la siguiente manera:

Mes Contable

Año

Salir



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42

3.5.6 Reporte Tipo Asiento

Esta opción corresponde a la generación de los reportes que dan

sustento a los asientos contables, utilizando como parámetros de

ingreso el tipo de asiento, el mes contable y año. Este proceso se

realiza después del cierre mensual.

Paso1 Seleccionar Mes Contable y Año de generación del reporte.

Paso2 Seleccionar el Tipo Asiento


reporte generado.

Presione [CLICK], en el botón [Imprimir], para imprimir el reporte generado.

El Reporte Tipo-Asiento se mostrará de la siguiente manera:

Año

Mes Contable

Salir


Tipo Aisento


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3.5.7 Reporte de las cuentas contables Desde este ambiente Ud. Podrá, emitir un reporte de las cuentas contables

ingresadas previamente en el mantenimiento de cuentas contables.

Salir

Visualizar

Imprimir


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Reporte de las cuentas contables visualización.- Paso1 Presione [CLICK], en [Visualizar]

Paso2 Presione [CLICK], en [Imprimir] si desea imprimir o en [Salir] si desea

finalizar la visualización.

Imprimir

Salir


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Reporte de las cuentas contables impresión.- Paso1 Presione [CLICK], en [Imprimir]

Paso2 Presione [CLICK], en [OK] si desea imprimir o en [Cancel] si desea

finalizar la impresión.


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3.5.8 Consultas

Procedimiento para realizar consultas variables, en función a las campos de la

base de datos de contabilidad, utilizando como parámetros de ingreso:

ο Mes Contable

ο Año contable

ο Parámetros(#asiento,tipo de documentos,etc)

ο Formato detallado o resumido.

Este proceso se realiza en cualquier instante para hacer consultas de totales,

verificación de información, etc.

Mes

Contable

Año

SalirImprimir

Vista Preliminar

Exportar a Excel

Ejecutar consulta

Agregar Parámetro

de Consulta

Formato: Detallado y Resumido

Disminuir Parámetro

de Consulta

Datos generados de la ejecución de la consulta


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Realizar consulta contable Paso1 Seleccionar los siguientes datos para poder ejecutar la consulta:

o Mes contable

o Año contable

o Formato Resumido o Detallado

Paso2 Agregar haciendo [CLICK] en el botón + de [Agregar parámetros de

consulta], dentro de estos parámetros de consulta se puede elegir:

ο N° de Asiento

ο Tipo de Transferencia

ο Cuenta Contable

ο Tipo de Documento

ο Estado del asiento

Paso3 Presione [CLICK], en el botón [Ejecutar consulta]

Luego de realizado el Paso3 se puede utilizar los botones de Vista

Preliminar, Imprimir o Exportación a Excel.


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3.5.9 REPORTE DE VALIDACIÓN

El reporte de validación te permite verificar las cuentas que estan en blanco, o

cuentas que no se encuentran registradas en el maestro de plan de cuentas.

Paso 1.- Presionar [ Clic ] en Reportes

Paso 2.- Elegir Reportes de Validación

La línea que aparece de COLOR PLOMO nos indica que hay un error en la cuenta

contable, que puede ser por que la cuenta este en blanco o no se encuentre

registrado en el maestro de plan de cuentas. Presionamos [ENTER] en la Línea de

color plomo y nos mostrara :

Niveles

Año Contable

Mes o periodo contable

Visualiza los datos

Linea de color Plomo (error de datos)


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En la pantalla nos muestra el detalle de la cuenta que esta en blanco, el número de asiento el tipo de documento, número de documento, glosa, cuenta contable, importe del debe y haber.

Cuenta Contable Número de

Asiento

Tipo de Documento

Nº Documento


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3.5.10 Consulta de saldos Desde este ambiente Ud. Podrá, visualizar los saldos por una cuenta contable

individual, como también imprimirlos.

Paso1 Seleccione la cuenta contable a visualizar

Salir

Visualizar


52

Paso2 Presione [CLICK], en [Visualizar]



Imprimir

Salir


53

3.5.11 CONSULTA DE CUENTA CONTABLE Paso 1.- Presionar Clic en Reportes del Menú de Opciones

Paso 2.- Luego Aparece un Menú y damos un Clic en Consulta de Cta. Contable

Paso 3.- Nos mostrara la Siguiente pantalla :

Paso 4.- Presionar [ Click ] en Tipo de documento

Paso 5.- Presionar [ Click ] en Cuenta Contable

Paso 6.- Presionar [ Click ] en el año de proceso

Paso 7.- Presionar [ Click ] en el mes de proceso

Paso 8.- Presionamos el Botón Visualizar y nos mostrara ;

Impresora

Visualizar por Pantalla

Salir

Guardar en Archivo


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55

3.5.12 CONSULTA POR TIPO DE DOCUMENTO Paso 1.- Presionar Click en Reportes del Menú de Opciones

Paso 2.- Luego Aparece un Menú y damos un Click en Consulta por Tipo de

Documento y nos mostrara la Siguiente pantalla :

Paso 3.- Presionar Click en Tipo de documento

Paso 4.- Presionar Click en el año de proceso

Paso 5.- Presionar Click en el mes de proceso

Presionamos el Botón Visualizar y nos mostrara ;

Impresor

Visulisar por Pantalla

Sali


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57

3.5.13 Reporte resumido por documento Desde este ambiente Ud. Podrá, emitir un reporte resumido en el siguiente orden:

número de documento y partida, de las órdenes de compra, ordenes de servicio y

comprobantes de pago:

Salir

Imprimir

Visualizar


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Reporte de ordenes de compra, ordenes de servicio o comprobantes de pago visualización.-

Paso1 Seleccione el Tipo de documento Orden de compra

Paso2 Seleccione el año en proceso

Paso3 Seleccione el mes en proceso

Paso4 Presione [CLICK], en [Visualizar]



Imprimir

Salir


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Reporte de ordenes de compra, ordenes de servicio o comprobantes de pago impresión.-

Paso1 Seleccione el Tipo de documento Orden de compra

Paso2 Seleccione el año en proceso

Paso3 Seleccione el mes en proceso

Paso4 Presione [CLICK], en [Impresión]

Paso5 Presione [CLICK], en [OK] si desea imprimir o en [Cancel] si desea

finalizar la impresión.

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