Manual de Sistemas Contables

DISTRIBUIDORA DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.OCCIDENTE C.A.

Manual de Sistemas Manual de Sistemas ContablesContables


Manual de Sistemas Manual de Sistemas ContablesContables

GRUPO No. 3GRUPO No. 3Bravo Miranda, Sabrina

Briceño, Ma. VirginiaVarela, Nathaly


Manual Manual de de

Sistemas Sistemas ContablesContables

IndiceAspectos

Introductorios

AspectosOrganizacionales

ProcedimientosContables

Plan de Cuentas

Plan de Asientos

Plan de Libros

Plan de Formas

Plan de Reportes

Políticas, Leyes y Normas

DISTRIBUIDORADISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.OCCIDENTE C.A.

ASUNTO: INDICE CAPITULO Capítulo I: Aspectos Introductorios Exposición de Motivos Objetivos del Manual Instrucciones para el Uso

Capítulo II: Aspectos Organizacionales Razón Social Objeto Social Domicilio Fiscal Organigrama General Funciones de Contabilidad Funciones Básicas

ELABORADO POR: GRUPO No. 3

FECHA: JULIO 2006

REVISADO POR: LENIN VALERI

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ASUNTO: INDICE CAPITULOCapítulo III: Políticas, Leyes y Normas Normas Técnicas PCGA Normas de Valuación Normas Estatutarias Leyes Normas de Control Interno del Efectivo Normas de Control Interno de las Cuentas por Cobrar Normas de Control Interno del Inventario Normas de Control Interno de los Gastos Prepagados Normas de Control Interno para la Propiedad, Planta y Equipo Normas de Control Interno de las Cuentas por Pagar Normas de Control Interno de la Nómina Normas de Control Interno de las Ventas


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ASUNTO: INDICE CAPITULOCapítulo III: Políticas, Leyes y Normas Normas de Control Interno de las Compras Normas de Control Interno del Capital

Capítulo IV: Procedimientos Contables Procedimiento para la Reposición de Caja Chica Procedimiento para las Compras a Crédito y al Contado Procedimiento para las Ventas a Crédito y al Contado Procedimiento de Despacho Procedimiento de Crédito y Cobranzas Procedimiento para la Nómina


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ASUNTO: INDICE CAPITULOCapítulo V: Plan de Cuentas Definición Objetivos Formato de la Codificación Catálogo de Cuentas Descripción de Cuentas

Capítulo VI: Plan de Asientos Definición Objetivos Asientos


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ASUNTO: INDICE CAPITULO

Capítulo VII: Plan de Libros Definición de Plan de Libros Definición de Libros Contables Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios Libro de Compras Libro de Ventas Libro de Actas de Asambleas Libro de Accionistas


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ASUNTO: INDICE CAPITULO

Capítulo VIII: Plan de Formas Formulario de Ingresos Formulario de Egresos Formulario de Nómina

Capítulo IX: Plan de Reportes Balance General Estado de Ganancias y Pérdidas


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Exposición de MotivosObjetivos del ManualInstrucciones para el Uso

ASUNTO: ASPECTOS INTRODUCTORIOS CAPITULO I


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EXPOSICIÓN DE MOTIVOSEXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Contabilidad, siendo una de las herramientas fundamentales para la toma de decisiones requiere que este proceso se realice de forma ordenada y como sistema permita medir las actividades de la empresa; de esta forma se presenta a continuación un manual que sirva de orientación en la ejecución práctica de las gestiones contables.




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EXPOSICIÓN DE MOTIVOSEXPOSICIÓN DE MOTIVOS

Este manual ha sido elaborado con el firme propósito de dar una visión más detallada de las políticas, principios, procedimientos contables, catálogo de cuentas, estructura organizacional y las funciones que se deben cumplir dentro del departamento de contabilidad; también brindar información en forma clara y precisa necesaria para tomar decisiones que contribuyan a la eficiencia en el desarrollo de las actividades contables.




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OBJETIVOSOBJETIVOS

Reunir en forma lógica y sistematizada toda la información referente a políticas, normas y procedimientos del área contable, a fin de brindar información veraz y actualizada del sistema de contabilidad.

Servir de ayuda para las instrucciones de adiestramiento al personal en el área contable y ayudar en el entrenamiento del nuevo personal.

Mejorar la eficiencia administrativa, ya que evita la duplicidad de trabajos y la pérdida de tiempo.




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Definir las normas legales y de control interno que van a regular las actividades y operaciones de la empresa.

Unificar los criterios utilizados para contabilizar las transacciones.

Servir como documento guía de consulta, simplificando la práctica contable mediante la estandarización de los procesos y el trabajo de oficina.

Servir de instrumento para la elaboración de los estados financieros de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.




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INSTRUCCIONES PARA EL USOINSTRUCCIONES PARA EL USO

El presente Manual está estructurado por capítulos, de manera que sea fácil la comprensión y lectura del mismo.

El Manual es presentado de lo general a lo particular. Para conocer el contenido de los capítulos que componen el manual, el usuario debe ir al índice general, en éste, se ubican sus capítulos y sus elementos, permitiendo al usuario localizar fácilmente los puntos o temas de interés particular.




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INSTRUCCIONES PARA EL USOINSTRUCCIONES PARA EL USO

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Este símbolo significa “ADELANTE/SIGUIENTE PÁGINA”, por lo que si el usuario hace click en este símbolo el sistema lo llevara a la siguiente página de la información que está consultando.

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Razón Social Objeto Social Domicilio Fiscal Organigrama General Funciones de Contabilidad Funciones Básicas

ASUNTO: ASPECTOS ORGANIZACIONALES CAPITULO II


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RAZÓN SOCIALRAZÓN SOCIAL

La empresa está constituida bajo la figura de Compañía Anónima. Su capital social es de Veinte Millones de Bolívares Exactos (20.000.000,00), conformado por el aporte de los accionistas en Mobiliario y Equipo de Oficina; Depósito Bancario, con lo cual se divide el Capital Social en Veinte Mil Acciones (20.000) con un valor nominal de Un Mil Bolívares cada una (1.000).




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RAZÓN SOCIALRAZÓN SOCIAL

Las acciones han sido suscritas y pagadas en su totalidad, quedando el Capital Social así: Sabrina Bravo Miranda ha suscrito Siete Mil (7.000) acciones, de las cuales pagó la cantidad de Siete Millones de Bolívares Exactos (7.000.000,00); María Virginia Briceño ha suscrito Siete Mil (7.000) acciones, de las cuales pagó la cantidad de Siete Millones de Bolívares Exactos (7.000.000,00); Nathaly Varela Pérez ha suscrito (6.000) acciones, de las cuales pagó la cantidad de Seis Millones de Bolívares Exactos (6.000.000,00), con lo cual las tres accionistas han pagado el 100% del Capital Social.




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OBJETO SOCIALOBJETO SOCIAL

El Objeto Social de la Compañía es todo lo relacionado con el ramo de compra-venta y distribución, al mayor y al detal de jugos y productos lácteos, así como lo relacionado con charcutería y delicateses, en fin todo lo relativo a los productos de consumo humano, pudiendo realizar todo tipo de contrato con personas, bien sea natural o jurídica.




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OBJETO SOCIALOBJETO SOCIAL

En el campo de los negocios, para cuyos efectos podrá comprar, administrar, arrendar, permutar, gravar y en fin realizar cualquier negociación en nombre propio, pudiendo tener participación en capitales de otras empresas, a cuyos efectos podrá celebrar cualquier tipo de negociación o contrato permitido por la Ley, así como también otros ramos de mercadeo o comerciales de lícito comercio que tengan relación directa o indirecta con los ya indicados.




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DOMICILIO FISCALDOMICILIO FISCAL

El domicilio de la Compañía es en la población de Tabay, perteneciente al Municipio Santos Marquina del Estado Mérida, calle Bolívar.

Pudiendo establecer domicilios especiales, agencias o construir sucursales en cualquier lugar del país o en el extranjero.




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ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERALJUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

GERENTE DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

DEPARTAMENTO

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO

ADMINISTRACIÓN

DEPARTAMENTO

MERCADEO Y VENTA

DEPARTAMENTO

DESPACHO

ASESOR

CONTABLE

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

CRÉDITO Y

COBRANZASJEFE DE VENTAS

JEFE DE DESPACHO

AUXILIAR CONTABLE SUPERVISOR DESPACHADOR




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FUNCIONES DE CONTABILIDADFUNCIONES DE CONTABILIDADASESOR CONTABLEASESOR CONTABLE

Supervisar y revisar todos los registros contables-administrativos.

Emite los Estados Financieros a la gerencia y asesora de acuerdo a su criterio profesional en la utilidad o pérdida contable obtenida en el ejercicio económico para la toma de decisiones por parte de la gerencia.

Elabora y procesa todos los formularios a declaraciones estimadas y definitivas que la empresa tenga que cancelar.




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FUNCIONES DE CONTABILIDADFUNCIONES DE CONTABILIDADASESOR CONTABLEASESOR CONTABLE

Realizar los cálculos de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), Impuesto Sobre La Renta (I.S.L.R), Patente Municipal.

Revisión de los libros de compra-venta.

Realizar los ajustes y cierres respectivos.

Cálculos de vacaciones, utilidades a trabajadores, liquidaciones de prestaciones sociales.




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AUXILIAR CONTABLEAUXILIAR CONTABLE

Procesar o registrar contablemente los diarios de (ingresos, gastos, depósitos bancarios, notas de débitos y notas de créditos a distribuidores), suministrados por el departamento de administración y gerencia.

Registros contables de otras salidas y entradas de inventarios.

Verificar la documentación completa de los diarios contables.

Emitir los reportes de libros legales tales como: Diario, Mayor e Inventario, así como los de Compras y Ventas.

Elaboración de Conciliaciones Bancarias.




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GERENCIA GENERALGERENCIA GENERAL

Toma decisiones en el ámbito macro-económico con el objeto de dirigir correctamente la organización, basado en todos los reportes suministrados por los demás departamentos.

Ejecutar y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea y de la Junta Directiva.

Ejercer la representación legal de la empresa. Esta atribución podrá ser delegada con autorización de la junta directiva.




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GERENCIA GENERALGERENCIA GENERAL

Designar el personal de la empresa y proceder a su remoción, contratación de asesores y personal especializado, y autorizar las vacaciones y permisos.

Delimitar y desarrollar un plan de acciones con los distintos departamentos en función de los objetivos y metas.

Emitir, aceptar, endosar, avalar, descontar y protestar letras de cambio, pagarés y cualquier otro efecto de comercio.

Abrir, movilizar y cerrar cuentas corrientes, a plazo fijo y de cualquier otro tipo.




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GERENTE DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓNGERENTE DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

Es el encargado de lograr los objetivos y políticas planificadas por el Gerente General.

Establece las directrices sobre las cuales deben funcionar todos los departamentos para así poder dar cumplimiento a las exigencias de la Gerencia General y a su vez seguir planes de crecimiento de la organización a la presidencia.




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ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓNSISTEMA ADMINISTRATIVOSISTEMA ADMINISTRATIVO Facturación de ventas del día (Nota de despacho).

1. Cuadre de Inventario Diario:-Inventario Inicial.-Compras.-Ventas.-Salida de Inventarios.-Inventario Final.-Realizar la apertura de caja.-Recibir los pagos de los distribuidores del día.-Realizar el cierre de caja.-Cuadrar la caja (Efectivo sea en cheques).-Realizar gestiones de cuentas por cobrar a clientes.-Llevar los libros de Bancos.




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2. Analizar los reportes de:

-Estadísticas de ventas a los distribuidores.-Movimientos pendientes.-Realizar el análisis de antigüedad.-Analizar las estadísticas de ventas por productos.-Archivar las facturas originales de cada vendedor pendiente por facturar.-Archivar las promociones a clientes pendientes por cancelar a distribuidores.-Archivar las facturas de clientes pendientes por cobrar.




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CRÉDITO Y COBRANZASCRÉDITO Y COBRANZAS Recibe dinero en efectivo y cheques por concepto de pagos o depósitos relacionados con la cancelación de facturas o cuentas por cobrar.

Dispone que se hagan los depósitos bancarios y mantiene el control sobre los mismos.

Hace diariamente el balance de operaciones con la finalidad de cuadrar las existencias.

Realiza informes periódicos para informar al jefe del departamento sobre las cobranzas efectuadas.




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CRÉDITO Y COBRANZASCRÉDITO Y COBRANZAS

Lleva un libro de contabilidad donde se registra todo el movimiento contable de caja y prepara balance de la misma.

Envía al departamento legal el listado de los clientes morosos.

Elabora los recibos de caja.




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MERCADEO Y VENTAMERCADEO Y VENTA

1. Reefectuar el recorrido normal de cada una de las rutas del sector a su cargo, junto con el distribuidor para conocer y verificar: su actualización en cuanto a:

-Extensión normal de la ruta.-Trato otorgado a los clientes.-Manejo de productos (desde cavas hasta neveras).-Actividad de la competencia en la ruta.-Grado de optimización del itinerario seguido.-Aspecto personal del vendedor.-Imagen del vehículo.-Cada ruta debe ser recorrida durante dos días y no menos de una vez al trimestre calendario.




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2. Recorrer mensualmente el sector a su cargo para verificar la actualización del censo de establecimientos detallistas y detectar la presencia real o futura de nuevos establecimientos detallistas.

3. Revisar promociones otorgadas/créditos flotantes.

4. Visitar la totalidad de los establecimientos detallistas que configuran el censo de su sector, verificando la actualización de los datos relativos a ficha de cliente/prospecto:

-Nombre y Razón Social.-Nombre del (os) propietario (s).-Nombre del sugerente y otros subalternos.-Arrumadores.-Despachadores.




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MERCADEO Y VENTAMERCADEO Y VENTA5. Negociar con los propietarios o gerentes de establecimientos detallistas donde no estemos en calidad de exclusividad, la ubicación y el espacio en la nevera, que garantiza la proyección de una imagen generadora en el consumidor, la compra por impulso.

-Vender a establecimientos detallistas donde no estén presentes nuestros productos, la necesidad conveniencia para ese establecimiento de ofrecer y promover nuestros productos preferiblemente con carácter exclusivo.

6. Revisar periódicamente las coberturas de las rutas, para determinar y recomendar la conveniencia de rediseñarla y crear nuevas rutas, que aseguren una óptima cobertura de la totalidad del mercado del sector.




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7. Mantener una continua vigilancia, en cada visita a establecimientos detallistas, de la fecha de vencimiento de los productos en exhibición o almacenaje.

8. Coordinar con el vendedor independiente mecanismos para lograr establecer un control diario de ventas a los establecimientos detallistas por zona, a través de las estadísticas de ventas que están recopiladas por medio de las copias de facturas al detallista.




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DESPACHODESPACHO Se reciben los productos provenientes de la corporación INLACA (Industrias Lácteas C.A., fábrica de productos pasteurizados), luego se procede a descargar la gandola, se realiza el respectivo chequeo con la orden de compra del depósito y/o factura INLACA, para su refrigeración y posterior distribución.

Controla el orden y almacenamiento del producto de acuerdo a la fecha de vencimiento.

Elabora las notas de pedido de las diferentes líneas de productos (CARABOBO Y CALIFORNIA) que los distribuidores se van a llevar al día siguiente con la finalidad de hacer más rápido y efectivo el despacho de la mercancía.




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DESPACHODESPACHO

Custodiar los productos sobrantes de los distribuidores, durante el día los cuales no deberán exceder del período facturado.

Recibir los reclamos y reportes de productos de fecha corta, faltantes y sobrantes.

Realizar los cambios de los productos que se encuentren filtrados, golpeados, mal sellados, de fecha corta por falta de líquido, para luego realizar la nota de devolución correspondiente (Control de Calidad).




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DESPACHODESPACHO

Apilar las cestas en líneas distintas de los productos Carabobo y California y a su vez verificar si el número de cestas enviadas corresponde con las recibidas.

Elabora pedidos de compra a la planta en productos lácteos y subproductos y llevarlo a la administración para su aprobación, luego de ser aprobado se realiza el pedido en el departamento de administración por vía INTERNET.

Hacer continuidad en el chequeo del Thermo King con relación a los grados recomendados de refrigeración de los productos.




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DESPACHODESPACHO

Chequear la fecha de vencimiento que no exceda de:

-Leche mayor de 6 días.-Chicha-Choco de 11 a 12 días.-Jugos-Cremas para batir de 12 a 13 días.-Yoplait de 22 a 24 días.-Crema de leche de 25 a 26 días.


Normas Técnicas PCGA Normas de Valuación Normas Estatutarias Leyes Normas de Control Interno del Efectivo Normas de Control Interno de las Cuentas por Cobrar Normas de Control Interno del Inventario Normas de Control Interno de los Gastos Prepagados Normas de Control Interno para la Propiedad, Planta y Equipo Normas de Control Interno de las Cuentas por Pagar Normas de Control Interno de la Nómina Normas de Control Interno de las VentasNormas de Control Interno de las Compras Normas de Control Interno del Capital

ASUNTO: POLÍTICAS, LEYES Y NORMAS CAPITULO III


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NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.ANORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOSACEPTADOS

ENTIDAD: Distribuidora Occidente C.A. es una empresa que trabaja de manera independiente, posee personalidad jurídica propia y diferente a la de sus socios u accionistas, teniendo como domicilio especial la población de Tabay, Estado Mérida.




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NEGOCIO EN MARCHA: Se presume que toda empresa que emite estados financieros de acuerdo a un tiempo establecido. Se encuentra en la capacidad de continuar sus operaciones por un período similar por lo tanto la entidad está en existencia permanente, salvo especificación en contrario.




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REALIZACIÓN: Consiste en el registro de aquellos hechos contables ya efectuados, es decir, no podemos registrar hechos que no hayan ocurrido puesto que esto afecta la veracidad de los Estados Financieros.




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PERÍODO CONTABLE: Establece que toda entidad debe presentar resultados de sus operaciones en períodos convencionales para poder conocer su situación independiente de la continuidad del negocio.




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NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A.NORMAS TÉCNICAS DE P.C.G.A.


DUALIDAD ECONÓMICA: Consiste en que todo hecho contable establece un débito o un crédito entre las entidades financieras que participan en el acontecimiento económico el cual debe ser registrado por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que envuelven toda operación.




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REVELACIÓN SUFICIENTE: Significa en la presentación de los resúmenes financieros los cuales darán de una forma clara y sencilla toda información necesaria para juzgar los resultados de las operaciones y la situación financiera de la empresa.




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IMPORTANCIA RELATIVA: Consiste en que la información de los Estados Financieros es de suma importancia ya que una variación de algún resultado repercuta en las decisiones económicas.




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VALOR HISTÓRICO: En la Distribuidora Occidente C.A., se registran todos los bienes muebles o inmuebles por su valor de adquisición, haciendo las respectivas depreciaciones y ajustes por inflación cuando las circunstancias económicas afectan el valor del bien.




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NORMAS DE VALUACIÓNNORMAS DE VALUACIÓNPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Se valuarán al costo de adquisición más los gastos directamente relacionados con su puesta en marcha.

Se les aplicará el ajuste por inflación de acuerdo a los establecidos por la ley del I.S.L.R., la DPC-10 y sus tres boletines de actualización utilizando el Método de Nivel General de Precios.

Se valuarán por el Método de Línea Recta, el cual proporcionará una cuota de depreciación uniforme para cada ejercicio económico.




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INVENTARIOINVENTARIO

El Método de Valoración del Inventario utilizado por la Distribuidora Occidente C.A. es el PEPS.

GASTOS PREPAGADOSGASTOS PREPAGADOS

Se valúan al costo histórico.

Se aplicará a resultados en el período en el cual se consumen los bienes, se devenguen los servicios o se obtienen los beneficios.




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NORMAS ESTATUTARIASNORMAS ESTATUTARIAS

El Capital Social de la compañía es de Veinte Millones de Bolívares (20.000.000,00) acciones nominativas no convertibles al portador con un Valor Nominal de Un Mil Bolívares (1.000) cada una de las acciones.

Las acciones confieren a sus propietarias iguales derechos y obligaciones por cada una de las acciones, les corresponde un voto en la Asamblea por lo tanto será indivisible con respecto a la Distribuidora Occidente C.A. a los fines del voto, reconociéndose un solo propietario por cada acción.




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En caso de venta o cesión de una o más acciones, los socios tendrán toda preferencia por lo cual el socio vendedor deberá ofrecerla(s) a los socios restantes, si estos últimos no aceptan la venta, entonces podrá ofrecerlas al público.

El Capital Social podrá ser aumentado por resolución de la Asamblea General de Accionistas y serán preferidos en la suscripción de las nuevas acciones a los accionistas en proporción a las que posean y por lo tanto sólo se ofrecerán al público, las acciones no suscritas por aquellos dentro del plazo que para tal fin haya fijado la Asamblea.




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La Asamblea General Ordinaria de accionistas se reunirá en domicilio de la sociedad una vez al año dentro de los tres meses siguientes de cada ejercicio económico, en el lugar, día y hora que indique la convocatoria respectiva, la cual se publicará con 8 días de anticipación a la fecha de celebración con invitación del objeto de la misma y serán nulas las deliberaciones sobre asuntos no señalados en la convocatoria.




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Las Asambleas tanto Ordinarias como Extraordinarias sólo se consideran válidamente constituidas cuando a ella concurriese a un número de accionistas que represente el 51% del Capital Social, las decisiones deberán ser tomadas con el voto favorable de la mayoría absoluta.




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NORMAS ESTATTUTARIASNORMAS ESTATTUTARIAS

La Asamblea General Ordinaria de accionistas se reunirá en domicilio de la sociedad una vez al año dentro de los tres meses siguientes de cada ejercicio económico, en el lugar, día y hora que indique la convocatoria respectiva, la cual se publicará con 8 días de anticipación a la fecha de celebración con invitación del objeto de la misma y serán nulas las deliberaciones sobre asuntos no señalados en la convocatoria.




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Las Asambleas tanto Ordinarias como Extraordinarias Las Asambleas tanto Ordinarias como Extraordinarias sólo se consideran válidamente constituidas cuando a ella sólo se consideran válidamente constituidas cuando a ella concurriese a un número de accionistas que represente el 51% concurriese a un número de accionistas que represente el 51% del Capital Social, las decisiones deberán ser tomadas con el voto del Capital Social, las decisiones deberán ser tomadas con el voto favorable de la mayoría absoluta.favorable de la mayoría absoluta.




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NORMAS ESTATUTARIASNORMAS ESTATUTARIASLa empresa será administrada y dirigida por dos

Directores quienes podrán ser o no socios de la empresa. Los Directores tendrán más amplias facultades y poderes para la resolución o realización de todos los actos que exijan los negocios de la Distribuidora quienes las podrán ejercer conjunta o separadamente, tales como: comprar, enajenar, hipotecar, arrendar bienes inmuebles, adquirir bienes, tomar dinero en préstamo con o sin garantías reales o personales, abrir cuentas bancarias y movilizarlas, celebrar toda clase de contratos y cobrar las deudas de las cantidades de dinero que por concepto adeuden.




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Son atribuciones y facultades del Presidente y los Directores:

• Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones de la Junta Directiva.• Representar y obligar a la compañía.• Ejecutar todos los actos de administración o disposición que fueren necesarios o convenientes al cumplimiento del objeto social de la compañía.




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• Nombrar y remover los funcionarios, empleados, agentes y trabajadores de la compañía y fijar sus respectivas remuneraciones.• Acordar los gastos generales y fijar el presupuesto de la sociedad para cada ejercicio económico, disponer el empleo que deba darse al fondo de la sociedad para cada ejercicio económico.• Presidir las reuniones de las Asambleas y convocar las mismas.




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Los Directores durarán cinco años (5) en el ejercicio de sus funciones siendo entendido que si por cualquier causa la Asamblea no hiciere los respectivos nombramientos en su debida oportunidad, ellos continuarán en el ejercicio de sus correspondientes cargos hasta ser reemplazados.




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El ejercicio económico de la sociedad comienza el primero (1ero.) de Enero de cada año y termina el treinta y uno (31) de Diciembre del mismo año.

Al treinta y uno (31) de Diciembre de cada año se practicará un Inventario y se formará un Balance General, cuyo efecto se cumplirán las disposiciones estatutarias y del Código de Comercio. Estos documentos deberán ser presentados a la Asamblea General Ordinaria para su discusión y aprobación o modificación.




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LEYESLEYES

Las disposiciones contenidas en el Código de Comercio, en el Código Orgánico Tributario y en la Ley Orgánica de Trabajo afectan a la empresa y guardan relación con los siguientes aspectos:

CÓDIGO DE COMERCIO

Registro de Comercio y las normas para su registro.Libros Obligatorios y sus registros correspondientes.Prohibiciones a los comerciantes.Corrección en los asientos.Libros Auxiliares y sus requisitos.




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CÓDIGO DE COMERCIO

De los Administradores de las Compañías Anónimas.De la Constitución de las Compañías Anónimas.De las Asambleas.De las Acciones.De las Obligaciones.De los Comisarios.




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CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO

Impuestos, tasas y contribuciones.Obligación tributaria.Sujetos Activos y Pasivos.Tipo de Contribuyente.Deberes como Contribuyente.Cuándo se origina la obligación tributaria.Determinación y pago.Prórroga para el pago.Ilícitos tributarios y Sanciones.Facultades de la Administración Tributaria.




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LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO

¿Qué es un trabajador?¿Qué es un trabajador de confianza?¿Qué es un empleado?¿Qué es un empleado de Dirección?¿Qué es un obrero?¿Qué es un obrero calificado?¿Qué es un contrato de trabajo y cuáles son las obligaciones de éste?De los contratos por tiempo determinado y sus limitaciones.




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De la Relación de Trabajo.De la suspensión de la Relación de Trabajo.¿Qué es el despido?¿Qué es el retiro?¿Qué es el preaviso?Sobre las indemnizaciones.Las Jornadas Laborales: Diurna, Nocturna y Mixta.De los días feriados.




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Sobre las Horas Extraordinarias.De la Protección laboral de la maternidad.De los permisos Pre-Natales y Post-Natales.De la Inamovilidad.Sobre las Vacaciones.Todo lo relacionado con el Salario.Sobre las Utilidades.De los accidentes y enfermedades laborales.




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CONTROL INTERNO DEL EFECTIVOCONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Toda operación de manejo de efectivo debe estar autorizada por la Gerencia.

Los empleados que manejan el efectivo deben estar afianzados.

Toda entrada de dinero se debe registrar diariamente y depositar al día siguiente en el Banco destinado para tal efecto.




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Se deben archivar los comprobantes tanto de ingresos como de egresos.

Los cheques no deben ser girados al portador. Y sólo deben ser firmados por el Gerente General y por el Gerente del Centro de Distribución (los mismos no deben ser firmados en blanco).

Se deben realizar conciliaciones bancarias las cuales deben ser revisadas por el contador.




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No se deben utilizar los fondos de caja chica para cambiar cheques.

Se deben realizar arqueos sorpresivos de caja chica.

Se debe establecer un monto límite para los desembolsos de caja chica.

Todo depósito debe tener anexo comprobante de ingreso.




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La apertura de cuentas bancarias deben estar autorizadas por la Junta Directiva.

En caso de error al momento de elaborarse un cheque debe ser debidamente inutilizado.




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CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRARCONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar adecuadamente por su antigüedad.

Realizar una adecuada segregación de las funciones.

Cuando se realice la cancelación de una cuenta por ser considerada incobrable, debe ser autorizada por la Gerencia.

Los documentos de los efectos por cobrar deben estar físicamente bien resguardados bajo la custodia de la Gerencia del Centro de Distribución.




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CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOSCONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS

Las personas que lleven los registros deben ser distintas a las personas encargadas de custodiar las existencias de mercancías.

Deben efectuarse diariamente conteos físicos de las existencias y compararse con los registros.

Las existencias deben ser adecuadamente aseguradas, así como el local donde se encuentran.




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CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOSCONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS

El registro de existencia debe ser revisado diariamente a fin de determinar las existencias de poco movimiento y disponibilidad.

Cualquier salida, faltante o deterioro, debe reportarse el día del hecho y debe ampararse con un comprobante de salida.




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CONTROL INTERNO DE LOS GASTOS PREPAGADOSCONTROL INTERNO DE LOS GASTOS PREPAGADOS

Los Gastos Prepagados deben estar registrados bajo la cuenta de activo. Los gastos estarán amparados por documentos originales. Las funciones de autorización, registro y custodia deben estar separadas una de la otra. Al finalizar el ejercicio contable se hará el ajuste registrándose la parte consumida y dejando lo que falta por consumir bajo el próximo ejercicio.




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CONTROL INTERNO PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y CONTROL INTERNO PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOEQUIPO

Al momento de registrarse la adquisición debe estar autorizada por la gerencia.

Los activos fijos deben estar amparados por documentos de propiedad.

Se debe llevar registros detallados que muestren el costo y la depreciación acumuladas de las distintas partidas que componen la Propiedad, Planta y Equipo.




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CONTROL INTERNO PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y CONTROL INTERNO PARA LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOEQUIPO

Se debe verificar la existencia y el uso de los activos.

Los gastos que se produzcan por las reparaciones a estos se cargarán a la cuenta de gastos.

Se debe mantener la consistencia en el método de depreciación (línea recta).




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CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGARCONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

El pago de las cuentas por pagar deben ser autorizados por el Gerente General.

Todos los documentos deben registrarse inmediatamente con su comprobante original.

Al efectuarse el pago se debe cancelar la factura con un sello pagado y la fecha.




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CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGARCONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Se debe realizar la verificación de la suma, multiplicación y descuentos consignados en la factura.

Se debe verificar las condiciones de pago, precio y cantidades según factura contra las órdenes de compra.




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CONTROL INTERNO DE LA NÓMINACONTROL INTERNO DE LA NÓMINA

La contratación del personal y sus remuneraciones deben ser autorizadas por el Gerente General.

Las funciones de elaboración, registro y pagos de las nóminas no deben estar asignados a la misma persona.

La fecha de pago de la nómina debe estar claramente definida.

Los empleados deben firmar los recibos de pago.




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CONTROL INTERNO DE LA NÓMINACONTROL INTERNO DE LA NÓMINA

Debe existir un archivo con los expedientes de los trabajadores.

El Gerente General o el Gerente del Centro de Distribución son los autorizados de dar los anticipos a los trabajadores.

La administradora debe cotejar los recibos de pago con la lista de la nómina.




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CONTROL INTERNO DE LAS VENTASCONTROL INTERNO DE LAS VENTAS

Las funciones de ventas y registros deben estar separadas.

Las ventas son realizadas al contado o a crédito previamente autorizado por la Gerencia General.

Todas las transacciones correspondientes a las ventas de la Distribuidora Occidente C.A. deben ser pasadas al Departamento de Contabilidad oportunamente para ser registradas, las cuales deben poseer los comprobantes de facturación.




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CONTROL INTERNO DE LAS COMPRASCONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS

Las compras deben ser autorizadas por la Gerencia.

Las funciones de compra deben estar separadas de la de registro y recepción de la misma.

Al momento de llegar la mercancía se debe realizar una inspección del estado físico de la misma.




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CONTROL INTERNO DEL CAPITALCONTROL INTERNO DEL CAPITAL

La Junta Directiva es la que autoriza el pago de Dividendos cuando hayan sido decretados.

La Junta Directiva autorizará las reservas que considere necesarias.

Los acuerdos entre los accionistas o las decisiones que se tomen en las juntas deben ser notificadas al Departamento de Contabilidad para realizar el correspondiente registro.


ASUNTO: PROCEDIMIENTOS CONTABLES CAPITULO IV


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Procedimiento para la Reposición de Caja ChicaProcedimiento para las Compras a Crédito y al ContadoProcedimiento para las Ventas a Crédito y al ContadoProcedimiento de DespachoProcedimiento de Crédito y CobranzasProcedimiento para la Nómina


ASUNTO: PROCEDIMIENTOS CONTABLESCAPITULO IV


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PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICACHICAEl custodio al verificar que ya han transcurrido los primeros días del mes en curso, solicita la reposición y totaliza los pagos efectuados.

El administrador prepara el cheque por el monto que le indica el custodio.

El administrador registra en el libro de bancos el cheque emitido.




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PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICACHICA

El Administrador recopila las firmas autorizadas.

El Administrador hace efectivo el cheque y entrega el cobro del mismo al custodio, luego archiva los comprobantes junto con el voucher del cheque.

El custodio guarda el dinero en la caja de seguridad dispuesta especialmente para la caja chica.




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PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS (CRÉDITO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS (CRÉDITO Y CONTADO)CONTADO)

El Administrador determina la existencia de productos para la venta y determina el número de unidades necesarias.

El Asistente Administrativo elabora una orden de pedido.

El Administrador solicita al proveedor el pedido solicitado en la orden de pedido.




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PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS (CRÉDITO Y PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS (CRÉDITO Y CONTADO)CONTADO) Los vendedores reciben el pedido y lo cotejan con la factura y con la orden de pedido.

Se revisa que la factura tenga todos los datos bien (RIF y NIT del proveedor y de la empresa, orden correlativo, etc.), según Resolución No. 320 del SENIAT.

Si la compra es al contado se procede a hacer la respectiva orden de pago, y se entrega al Departamento de Contabilidad para su registro oportuno.




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Si la compra es a crédito se procede a entregarle la factura al Departamento de Contabilidad para su registro respectivo.

PROCEDIMIENTO PARA LAS VENTASPROCEDIMIENTO PARA LAS VENTAS

VENTAS A CRÉDITOVENTAS A CRÉDITO

Se verifican las necesidades o solicitudes del cliente.

Se solicita la autorización del representante legal para realizar la operación a crédito.




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Se establecen las condiciones de pago y se entrega la mercancía al cliente para que la verifique y la apruebe.

Se cobra según las condiciones de pago.




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VENTAS AL CONTADOVENTAS AL CONTADO

Se verifican las necesidades o solicitudes del cliente.

Se solicita la autorización del representante legal para realizar la operación.

Se entrega la mercancía al cliente para que la verifique y la apruebe.

Se cobra según la mercancía y se emite la factura.




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PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE MERCANCÍAPROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE MERCANCÍA

Despachar la mercancía de productos.

Lleva el control en formato de los productos recibidos y despachados.

Se llenan órdenes de despacho.




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PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE MERCANCÍAPROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE MERCANCÍA

El jefe de despacho recibe la mercancía, la cual viene acompañada con su respectiva facturas, quien procede a llenar el Informe de Mercancías Recibidas (3 copias). Original del informe y copia de la factura para la Gerencia General. Copia (1º) del informe y original de la factura para el Departamento de Administración. Copia (2º) del informe lo archiva el Departamento de Despacho.




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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO Y COBRANZASPROCEDIMIENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS

Suministra información al Departamento de Administración sobre la solvencia del cliente.

Recibe factura original y efectúa el registro correspondiente.

Envía factura original al representante de ventas y este realiza las gestiones de cobranza, recibe los cheques y realiza los depósitos.




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PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO Y COBRANZASPROCEDIMIENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS

Luego reporta a Crédito y Cobranzas.

El Departamento de Contabilidad realiza los procedimientos contables y por tanto archiva la documentación de registro.




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PROCEDIMIENTO PARA LA NÓMINAPROCEDIMIENTO PARA LA NÓMINA

El Departamento de Administración Procesa información tomando en cuenta horas y días laborados en la empresa.

Calcula aportes y retenciones.

Elabora orden de pago nómina quincenal de empleados.

Elabora orden de pago para el S.S.O, S.P.F y L.P.H; envía las planillas de registro respectivas con su pago correspondiente.




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PROCEDIMIENTO PARA LA NÓMINAPROCEDIMIENTO PARA LA NÓMINA

Recibe las copias de las órdenes de pago por nómina

El Departamento de Contabilidad registra nómina, retenciones y aportes.


ASUNTO: PLAN DE CUENTAS CAPITULO V


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Definición

Objetivos

Formato de la Codificación

Catálogo de Cuentas

Descripción de Cuentas




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DEFINICIÓN

Son un conjunto de cuentas que están lógicamente

organizadas atendiendo a las características de la empresa,

y las normas técnicas y legales, para formular los Estados

Financieros y Operativos necesarios para la gestión

administrativa y contable, deben ser flexibles para poder

incorporar las cuentas que se generen en un futuro.




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OBJETIVOS

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuentas similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad del registro diario de las operaciones que ocurren en la empresa.




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CÓDIGO DE CUENTAS

El Plan de Cuentas de la Distribuidora Occidente C.A. está dividido de la siguiente manera:

X . X . XX . XX . XXXX

NIVEL 5 Cuenta de MovimientoNIVEL 4 Cuenta de DetalleNIVEL 3 Cuenta de ControlNIVEL 2 Grupo FinancieroNIVEL 1 Sección Principal




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Secciones Principales Cuenta

1 Activo2 Pasivo3 Patrimonio4 Ingresos5 Costo de Venta6 Gastos7 Otros Ingresos y

Egresos




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CATÁLOGO DE CUENTASCATÁLOGO DE CUENTAS

CÓDIGOCÓDIGO CUENTACUENTA

1 ACTIVO1.1 CIRCULANTE1.1.01 DISPONIBLE1.1.01.01 Caja1.1.01.01.0001 Caja Chica1.1.01.01.0010 Caja Principal1.1.01.02 Banco1.1.01.02.0001 Banco Provincial Cta. Cte 01234567891.1.01.02.0004 Banesco Cta. Ahorros 11223344551.1.01.02.0007 Banco Venezuela Cta. Cte. 99977755501.1.02 INVERSIONESINVERSIONES TEMPORALESTEMPORALES1.1.02.01 Certificado Provincial1.1.03 EXIGIBLE




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1.1.03.01 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALESCUENTAS POR COBRAR COMERCIALES1.1.03.01.0001 Emiro Espinoza1.1.03.01.0002 Jhonny Monsalve1.1.03.01.0003 Víctor Monsalve1.1.03.01.0004 Marlon Zumosa1.1.03.01.4001 Supermercado Alto Chama1.1.03.01.4002 Supermercado Ciudad de Mérida1.1.03.01.4003 Supermercado Yuan Lin 1.1.03.01.4004 Supermercado Cosmos1.1.03.01.4005 Supermercado Nuevo Mundo1.1.03.01.8001 Ruta Directa California1.1.03.01.8002 Ruta Directa 1A1.1.03.01.8003 Ruta Directa 1B1.1.03.01.9999 Provisión para Cuentas Incobrables




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1.1.03.02 CUENTAS POR COBRAR EMPLEAD.CUENTAS POR COBRAR EMPLEAD.1.1.03.02.0001 María Gómez1.1.03.03 CUENTAS POR COBRAR ACCIONIST.CUENTAS POR COBRAR ACCIONIST.1.1.03.03.0001 Sabrina Bravo Miranda1.1.03.03.0002 María Virginia Briceño1.1.03.03.0003 Nathaly Varela Pérez1.1.03.04 OTRAS CUENTAS POR COBRAROTRAS CUENTAS POR COBRAR1.1.03.04.0001 INLACA Gerencia General1.1.03.04.0002 INLACA Gerencia de Crédito y Cobranzas1.1.03.04.0003 INLACA Gerencia de Transporte1.1.03.04.0004 Cuentas por Cobrar C. Dist. Tabay1.1.03.04.0005 Cuentas por Cobrar C. Dist. Mérida1.1.03.05 EFECTOS POR COBRAR CLIENTES1.1.03.05.9999 Efectos por Cobrar Descontados




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1.1.03.10 EFECTOS POR COBRAR DISTRIB.EFECTOS POR COBRAR DISTRIB.1.1.03.10.0001 Tabay1.1.03.10.0101 Mérida1.1.03.20 ANTICIPOS LABORALES1.1.03.20.0001 Prestaciones Sociales1.1.03.20.0002 Vacaciones1.1.03.20.0003 Utilidades1.1.04 REALIZABLE1.1.04.01 INVENTARIO DE MERCANCÍA1.1.04.01.0001 Jugos California1.1.04.01.4001 Jugos Carabobo




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1.1.05 GASTOS PREPAGADOS1.1.05.01 IMPUESTOS1.1.05.01.0001 Estimado de I.S.L.R1.1.05.01.0002 Crédito Fiscal1.1.05.01.0003 Retención I.S.L.R1.1.05.01.0004 Patente Industria y Comercio1.1.05.01.0005 Impuesto al Valor Agregado1.1.05.02 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO1.1.05.02.0001 Póliza H.C.M.1.3 PROPIEDAD Y EQUIPOS DE TRABAJO1.3.01 PROPIEDADES DE TRABAJO TANGIBLESPROPIEDADES DE TRABAJO TANGIBLES1.3.01.02 INSTALACIONES FIJASINSTALACIONES FIJAS1.3.01.02.0001 Centro de Distribución Tabay1.3.01.02.0101 Centro de Distribución Mérida1.3.01.02.0999 Deprec. Acumulada Instalaciones Fijas




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1.3.01.05 VEHÍCULO DE REPARTOVEHÍCULO DE REPARTO1.3.01.05.0001 Vehículo C.D. Tabay1.3.01.05.0101 Vehículo C.D. Mérida1.3.01.05.0999 Deprec. Acumulada Vehículo1.3.01.06. EQUIPOS DE REFRIGERACIÓNEQUIPOS DE REFRIGERACIÓN1.3.01.06.0001 Enfriadores Neveras y Equipos1.3.01.06.0999 Deprec. Acum. Enfriad. Neveras y Equipos1.3.01.07 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINAMOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA1.3.01.07.0001 Centro de Distribución Tabay1.3.01.07.0101 Centro de Distribución Mérida1.3.01.07.0999 Deprec. Acumulada Mobiliario y Equipo1.3.01.08 EQUIPOS ELECTRÓNICOSEQUIPOS ELECTRÓNICOS1.3.01.08.0001 Centro de Distribución Tabay1.3.01.08.0999 Deprec. Acumulada Equipos Electrónicos




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1.3.02 ACTIVOS INTANGIBLES1.41.4 CARGOS DIFERIDOS1.51.5 INVERSIONES PERMANENTES1.61.6 OTROS ACTIVOS22 PASIVO2.12.1 PASIVO CIRCULANTE2.1.01 IMPUESTOS POR PAGARIMPUESTOS POR PAGAR2.1.01.01 I.S.L.R2.1.01.02 Débito Fiscal2.1.01.03 I.V.A2.1.02 RETENCIÓN POR ENTERARRETENCIÓN POR ENTERAR2.1.02.01 I.S.L.R2.1.02.02 S.S.O. y S.P.F.2.1.02.03 I.N.C.E.




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2.1.03 PRÉSTAMOS BANCARIOS2.1.03.01 Banco Provincial2.1.04 Proveedores2.1.04.01 EFECTOS POR PAGAR2.1.04.20 CUENTAS POR PAGAR2.1.04.02.0001 Distribuidores La California2.1.04.02.4001 Distribuidores Carabobo2.1.06 OBLIGACIONES LABORALES POR PAGAROBLIGACIONES LABORALES POR PAGAR2.1.07 GASTOS ACUMULADOS POR PAGARGASTOS ACUMULADOS POR PAGAR2.1.10 APORTES POR PAGARAPORTES POR PAGAR2.1.10.01 S.S.O y S.P.F2.1.10.02 I.N.C.E2.2 PASIVO A LARGO PLAZOPASIVO A LARGO PLAZO2.3 CRÉDITOS DIFERIDOSCRÉDITOS DIFERIDOS2.4 OTROS PASIVOSOTROS PASIVOS




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3 PATRIMONIOPATRIMONIO3.1 CAPITAL SOCIAL SUSCRITO Y PAGADOCAPITAL SOCIAL SUSCRITO Y PAGADO3.1.01 CAPITAL SOCIAL COMÚNCAPITAL SOCIAL COMÚN3.1.01.01 Sabrina Bravo Miranda3.1.01.02 María Virginia Briceño3.1.01.03 Nathaly Varela Pérez3.2 SUPERÁVITSUPERÁVIT3.2.01 SUPERÁVIT DE CAPITALSUPERÁVIT DE CAPITAL3.2.02 SUPERÁVIT GANADOSUPERÁVIT GANADO3.2.02.01 Reserva Legal3.2.02.02 Utilidades Acumuladas3.2.02.03 Resultado del Ejercicio




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4 INGRESOSINGRESOS4.1 VENTAS NETASVENTAS NETAS4.1.01 VENTASVENTAS4.1.01.01 Jugos La California4.1.01.02 Jugos Carabobo4.1.01.12 Descuentos en Ventas4.1.01.13 Devoluciones en Ventas4.2 INGRESOS ORDINARIOSINGRESOS ORDINARIOS4.3 INGRESOS EXTRAORDINARIOSINGRESOS EXTRAORDINARIOS5 COSTO DE VENTASCOSTO DE VENTAS5.1 COSTO DE MERCANCÍAS VENDIDASCOSTO DE MERCANCÍAS VENDIDAS5.1.01 INVENTARIO DE MERCANCÍAS INICIALINVENTARIO DE MERCANCÍAS INICIAL5.1.01.01 Jugos La California5.1.01.02 Jugos Carabobo




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5.1.02 COMPRAS NETASCOMPRAS NETAS5.1.02.01 Jugos La California5.1.02.02 Jugos Carabobo5.1.02.30 Fletes sobre Compras5.1.02.70 Descuentos sobre Compras5.1.01.80 Devoluciones sobre Compras5.1.04 INVENTARIO DE MERCANCÍAS FINALINVENTARIO DE MERCANCÍAS FINAL5.1.04.01 Jugos La California5.1.04.02 Jugos Carabobo6 GASTOSGASTOS6.1 GASTOS EN VENTASGASTOS EN VENTAS6.1.01 PUBLICIDADPUBLICIDAD6.1.01.01 Medios Audiovisuales6.1.01.02 Medios Radiales




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6.1.01.03 Medios Escritos6.1.01.04 Medios Exteriores6.1.02 PROMOCIONESPROMOCIONES6.1.02.01 Promociones fijas6.1.02.02 Promociones Captación de Clientes6.1.02.03 Promociones Captación de Distribuidores6.1.02.04 Promociones Ocasionadas o Especiales6.1.03 GASTOS DE REPRESENTACIÓNGASTOS DE REPRESENTACIÓN6.1.03.01 Traslados6.1.03.02 Asesorías6.1.04 SUELDO PERSONAL DE VENTASUELDO PERSONAL DE VENTA6.1.04.01 Vendedores6.1.04.02 Promotoras6.1.04.03 Comisiones en Venta




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6.2 GASTOS ADMINISTRATIVOSGASTOS ADMINISTRATIVOS6.2.01 SUELDOSSUELDOS6.2.01.01 Sueldo Personal de Directivos6.2.01.01.0001 Miembros Junta Directiva6.2.01.01.0002 Gerente General6.2.01.01.0003 Gerente Centro de Distribución6.2.01.01.0004 Jefes de Departamentos6.2.02 DEPREC. PROPIEDADES Y EQ. DE TRAB.DEPREC. PROPIEDADES Y EQ. DE TRAB.6.2.02.01 Depreciación Instalaciones Fijas6.2.02.01.0001 Deprec. Centro de Dist. Tabay6.2.02.01.0101 Deprec. Centro de Dist. Mérida6.2.02.02 Depreciación Vehículo de Reparto6.2.02.02.0001 Deprec. Vehículo Centro de Dist. Tabay6.2.02.02.0101 Deprec. Vehículo Centro de Dist. Mérida




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6.2.02.03 Depreciación Equipos de Refrigeración6.2.02.03.0001 Deprec. Enfriadores, neveras y equipos6.2.02.04 Depreciación Mobiliario y Equipo de Oficina6.2.02.04.0001 Deprec. Mobiliario Centro de Dist. Tabay6.2.02.04.0101 Deprec. Mobiliario Centro de Dist. Mérida6.2.02.05 Depreciación Equipos Electrónicos6.2.02.05.0001 Deprec. Equipos Elect. Cent. de Dist. Tabay6.2.03 SERVICIOS PÚBLICOSSERVICIOS PÚBLICOS6.2.03.01 Electricidad6.2.03.02 Teléfono6.2.03.03 Aseo Urbano6.2.04 OTROS SERVICIOS VARIOSOTROS SERVICIOS VARIOS6.2.04.01 Servicios Contables6.2.04.02 Reparación y Mant. de Equipos




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6.2.05 GASTOS DE ARTÍCULOS DE OFICINAGASTOS DE ARTÍCULOS DE OFICINA6.2.05.01 Papelería7 OTROS INGRESOS Y EGRESOSOTROS INGRESOS Y EGRESOS7.1 OTROS INGRESOSOTROS INGRESOS7.1.01 INGRESOS FINANCIEROSINGRESOS FINANCIEROS7.2 OTROS EGRESOSOTROS EGRESOS7.2.01 EGRESOS FINANCIEROSEGRESOS FINANCIEROS




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DESCRIPCIÓN DE CUENTASDESCRIPCIÓN DE CUENTAS

Código:Código: 11Nombre: Nombre: ACTIVOTipo de CuentaTipo de Cuenta: Real

Saldo:Saldo: Deudor

Descripción:Descripción: Está constituida por bienes y derechos de la compañía y los

costos realizados que han de ser aplicados en el futuro.




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Código: 1.1Código: 1.1Nombre: Nombre: ACTIVO CIRCULANTETipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Está constituida por las cuentas que representan efectivo, u

otros activos y recursos susceptibles de convertirse en efectivo o de

consumirse o venderse en un período corto igual o inferior a un año.




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Código: 1.1.01Código: 1.1.01Nombre: Nombre: DISPONIBLETipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Comprende el efectivo y sus equivalentes que la empresa

posee sin ninguna restricción para cubrir emergencia al momento.




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Código: 1.1.01.01Código: 1.1.01.01Nombre: Nombre: CAJATipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Agrupa todas las partidas correspondientes al efectivo

manejado en las cajas de la empresa.




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Código: 1.1.01.01.0001Código: 1.1.01.01.0001Nombre: Nombre: CAJA CHICATipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Representa el efectivo disponible en un fondo fijo para

cancelar gastos menores. Existirán tantas cuentas de movimiento como

cajas chicas maneje la empresa.




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Código: 1.1.01.01.0010Código: 1.1.01.01.0010Nombre: Nombre: CAJA PRINCIPALTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Representa el efectivo disponible contenido en la caja

principal de la empresa, que se genera como consecuencia de los cobros a

clientes.




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Código: 1.1.01.02Código: 1.1.01.02Nombre: Nombre: BANCOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Agrupa los fondos disponibles de efectivo en cuentas

bancarias a nombre de la empresa.




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Código: 1.1.03Código: 1.1.03Nombre: Nombre: EXIGIBLETipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Incluye todos aquellos rubros como las cuentas y efectos por

cobrar, que pueden ser fácilmente convertibles en efectivo en el corto

plazo.




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Código: 1.1.03.05Código: 1.1.03.05Nombre: Nombre: EFECTOS POR COBRAR CLIENTESTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Representa derechos exigibles por la empresa al cliente, en

razón de sus operaciones comerciales normales, los cuales han sido

garantizados por letras de cambio y/o giros. Existirán tantas cuentas de

movimiento como clientes hayan garantizado sus obligaciones con este

tipo de documentos, por concepto de ventas a crédito.




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Código: 1.1.03.01.9999Código: 1.1.03.01.9999Nombre: Nombre: PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLESTipo de Cuenta: Cuenta de Valoración

Saldo: Acreedor

Descripción: Muestra las estimaciones efectuadas por la empresa

respecto a la incobrabilidad de ventas a crédito. Esta cuenta soporta las

estimaciones y las pérdidas reales por la no recuperación de los derechos.




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Código: 1.1.03.20Código: 1.1.03.20Nombre: Nombre: ANTICIPOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Representa derechos exigibles por la empresa ante el

proveedor en razón de cantidades de dinero que hayan sido anticipadas al

mismo.




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Código: 1.1.04Código: 1.1.04Nombre: Nombre: REALIZABLETipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Está conformado por las mercancías en existencia, que

pertenecen a la compañía y que ayudan indirectamente en el alcance del

proceso destinado a la venta.




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Código: 1.1.04.01Código: 1.1.04.01Nombre: Nombre: INVENTARIO DE MERCANCÍATipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Agrupa las mercancías adquiridas por parte de la empresa

para su inmediata comercialización.




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Código: 1.1.05Código: 1.1.05Nombre: Nombre: GASTOS PREPAGADOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Son los pagos de los gastos que abarcan uno o más períodos

contables futuros y que se registran como un activo se hayan vencido o

consumido.




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FECHA: JULIO 2006


Código: 1.1.05.01Código: 1.1.05.01Nombre: Nombre: IMPUESTOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Agrupa los impuestos pagados en forma anticipada por la

empresa.




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Código: 1.1.05.02Código: 1.1.05.02Nombre: Nombre: SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Agrupa los costos de las pólizas de seguro que se han

cancelado anticipadamente por la empresa.




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Código: 1.3Código: 1.3Nombre: Nombre: PROPIEDADES Y EQUIPOS DE TRABAJOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Está constituido por todos aquellos bienes que posee la

empresa y reúna ciertas características; son propiedades de la empresa y

están destinados para el uso y no para la venta, tiene cierto valor

considerable.




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FECHA: JULIO 2006


Código: 1.3.02Código: 1.3.02Nombre: Nombre: ACTIVOS INTANGIBLESTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Conformados por aquellas partidas que representan bienes

incorpóreos de los que se esperan beneficios futuros.




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FECHA: JULIO 2006


Código: 1.4Código: 1.4Nombre: Nombre: CARGOS DIFERIDOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Son gastos que la empresa realiza por anticipado y que la

benefician en el largo plazo, es decir, en más de un período contable.




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Código: 1.5Código: 1.5Nombre: Nombre: INVERSIONES PERMANENTESTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Están constituidas por inversiones en valores a largo plazo.

Estas representan inversiones de carácter permanente que no están

identificadas con las actividades propias de la empresa y que la misma las

hace con el propósito de obtener beneficios por el rendimiento de las

mismas.




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Código: 1.6Código: 1.6Nombre: Nombre: OTROS ACTIVOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Deudor

Descripción: Están representados por aquellos activos con características

especiales no comunes a las actividades propias de la empresa y no

pueden clasificarse dentro de otros grupos.




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Código: 2Código: 2Nombre: Nombre: PASIVOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Son todas aquellas obligaciones reales, estimadas,

eventuales y contingentes de la empresa y aquellos ingresos percibidos

atribuibles a futuros ejercicios.




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Código: 2.1Código: 2.1Nombre: Nombre: PASIVO CIRCULANTETipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Esta constituida por las deudas que la empresa ha contraído

con terceros, pagaderas a corto plazo, es decir, en un período no mayor de

un año.




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Código: 2.1.03Código: 2.1.03Nombre: Nombre: PRÉSTAMOS BANCARIOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Incluye a todas las partidas que representen obligaciones en

el corto plazo ante instituciones financieras por préstamos recibidos




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Código: 2.1.04.01Código: 2.1.04.01Nombre: Nombre: EFECTOS POR PAGARTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Es una deuda adquirida con un tercero por medio de una

letra de cambio y/o giro.




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FECHA: JULIO 2006


Código: 2.1.04.20Código: 2.1.04.20Nombre: Nombre: CUENTAS POR PAGARTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Es una deuda contraída con un tercero a través de una

factura.




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Código: 2.1.06Código: 2.1.06Nombre: OBLIGACIONES LABORALES POR PAGARNombre: OBLIGACIONES LABORALES POR PAGARTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Esta sujeta a lo establecido en la ley de Seguridad Social.

Mensualmente se procede al cálculo de la retención sobre el salario del

trabajador.




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Código: 2.2Código: 2.2Nombre: PASIVO A LARGO PLAZONombre: PASIVO A LARGO PLAZOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Son los compromisos que la empresa debe cubrir en el largo

plazo, es decir, en un período mayor a un año.




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Código: 2.3Código: 2.3Nombre: CRÉDITOS DIFERIDOSNombre: CRÉDITOS DIFERIDOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Son ingresos que la empresa recibe por anticipado, o sea,

ingresos recibidos pero no causados y que por su importancia se atribuyen

a ejercicios posteriores.




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Código: 2.4Código: 2.4Nombre: OTROS PASIVOSNombre: OTROS PASIVOSTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en ninguna

de las anteriores categorías, por esa razón, se clasificarán como otros

pasivos.




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Código: 3Código: 3Nombre: PATRIMONIONombre: PATRIMONIOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Es el patrimonio poseído susceptible de producir una renta.

El patrimonio es la diferencia entre el activo y el pasivo de la empresa, es

decir, lo que sería de los activos si con ellos pagaren todos los pasivos.




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Código: 3.1Código: 3.1Nombre: CAPITAL SOCIAL SUSCRITO Y PAGADONombre: CAPITAL SOCIAL SUSCRITO Y PAGADOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Está representado por acciones o partes sociales que han

emitido a los accionistas o socios como evidencia de su participación en la

entidad. En atención a sus derechos y limitaciones.




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Código: 3.2Código: 3.2Nombre: SUPERÁVITNombre: SUPERÁVITTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Cantidad en que los ingresos superan a las ventas o son las

utilidades habidas por la empresa por diferentes conceptos tales como los

aportes y contribuciones especiales al accionista.




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Código: 3.2.02.03Código: 3.2.02.03Nombre: RESULTADO DEL EJERCICIONombre: RESULTADO DEL EJERCICIOTipo de Cuenta: Real

Saldo: Acreedor

Descripción: Comprende los resultados de los ejercicios económicos o

resultados por exposición a la inflación.




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Código: 4Código: 4Nombre: INGRESOSNombre: INGRESOSTipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Acreedor

Descripción: Es una entrada de activo en forma de dinero y todos

aquellos ingresos provenientes por aportes del sector privado, ingresos

propios.




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Código: 4.1Código: 4.1Nombre: VENTAS NETASNombre: VENTAS NETASTipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Acreedor

Descripción: Constituye los ingresos operacionales que se deriven del giro

principal de la empresa y que son un incremento al patrimonio de la

entidad causado por un aumento de los activos o disminución de los

ingresos diferidos.




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Código: 4.2Código: 4.2Nombre: INGRESOS ORDINARIOSNombre: INGRESOS ORDINARIOSTipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Acreedor

Descripción: Están representados por partidas que no están relacionadas

con los ingresos, costos y gastos operacionales y que deben ser

segregados en el Estado de Resultados.




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Código: 5Código: 5Nombre: COSTO DE VENTASNombre: COSTO DE VENTASTipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Deudor

Descripción: Está constituido por la relación de activos y otros costos que

se encuentran relacionados con la generación de los ingresos operacionales




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FECHA: JULIO 2006


Código: 5.1 Código: 5.1 Nombre: COSTO DE LA MERCANCÍA VENDIDANombre: COSTO DE LA MERCANCÍA VENDIDATipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Deudor

Descripción: Al terminar el período fiscal la cuenta inventario de

mercancía tendrá que ajustarse para que refleje el importe de la mercancía

disponible.




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Código: 6Código: 6Nombre: GASTOSNombre: GASTOSTipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Deudor

Descripción: Gastos que se han incurrido durante el período.




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FECHA: JULIO 2006


Código: 6.1Código: 6.1Nombre: GASTOS DE VENTASNombre: GASTOS DE VENTASTipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Deudor

Descripción: Sub-clasificación de gastos de operación en la que se anotan

los gastos relacionados en forma directa con la venta del producto.




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Código: 6.2Código: 6.2Nombre: GASTOS ADMINISTRATIVOSNombre: GASTOS ADMINISTRATIVOSTipo de Cuenta: Nominal

Saldo: Deudor

Descripción: Comprende los gastos de supervisión y administración en

general, los gastos de personal, gastos de correspondencia, gastos legales,

entre otros.


ASUNTO: PLAN DE ASIENTOS CAPITULO VI


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DefiniciónObjetivosAsientos




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DEFINICIÓNDEFINICIÓN

Es un conjunto de registros de las principales operaciones financieras que realiza la empresa, atendiendo las características de la misma. Representa los posibles hechos contables siguiendo los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA), permitiendo así la generación de los Estados Financieros.




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OBJETIVOSOBJETIVOSServir como guía el registro de las operaciones mediante el uso de los asientos estándar.

Ayudar al registro correcto de los procesos de ajuste, cierre y distribución de utilidades.

Servir como guía al nuevo personal que labore en el área contable.

Garantizar la generación de información contable adecuada para la elaboración de Estados Financieros.




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CAJA CHICACAJA CHICA

FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN REF. DEBE HABER

1.1.01.01.0001

1.1.01.02Caja ChicaBanco XXX

XXXXXX

DESCRIPCIÓN: Apertura o Aumento de la caja chica

SOPORTES: Comprobante de Ingreso

FRECUENCIA: Al constituir la caja chica y cuando se requiera aumentar su monto




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FECHA: JULIO 2006

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO


1.3.01.072.1.01.031.1.01.02

Mobiliario y EquipoIVABanco XXX

XXXXXX

XXX

DESCRIPCIÓN: Adquisición de un Activo Fijo para la empresa de contado

SOPORTES: Factura

FRECUENCIA: Cada vez que se compre un activo fijo




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FECHA: JULIO 2006

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOPROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO


1.3.01.072.1.01.032.1.04.20

Mobiliario y EquipoIVACuentas por pagar

XXXXXX

XXX

DESCRIPCIÓN: Adquisición de un Activo Fijo para la empresa a crédito

SOPORTES: Factura y Orden de Compra

FRECUENCIA: Cada vez que se compre un activo fijo




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FECHA: JULIO 2006

INVENTARIO DE MERCANCÍAINVENTARIO DE MERCANCÍA


5.1.022.1.04.20

ComprasCuentas por pagar

XXXXXX

DESCRIPCIÓN: Compra de Mercancía a crédito

SOPORTES: Factura y Orden de Compra

FRECUENCIA: Cuando falte la existencia de mercancía en Depósito




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CUENTAS POR PAGARCUENTAS POR PAGAR


2.1.04.201.1.01.02

Cuentas por pagarBanco XXX

XXXXXX

DESCRIPCIÓN: Pago a los proveedores, disminución de las cuentas por pagar

SOPORTES: Factura, Voucher del banco

FRECUENCIA: Cuando se requiera cancelar deudas con proveedores




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NÓMINANÓMINA


1.1.03.20.00011.1.03.20.00021.1.03.20.0003

1.1.01.02

Prestaciones SocialesVacacionesUtilidadesBanco XXX

XXXXXXXXX

XXX

DESCRIPCIÓN: Liquidación de Trabajadores

SOPORTES: Comprobante de Egreso

FRECUENCIA: Cuando se vaya a liquidar algún trabajador




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CUENTAS POR COBRARCUENTAS POR COBRAR


1.1.03.021.1.01.02

Cuentas por CobrarBanco XXX

XXXXXX

DESCRIPCIÓN: Otorgamiento de préstamos a empleados

SOPORTES: Comprobante de Egreso

FRECUENCIA: Cuando un empleado solicite un préstamo y se le conceda




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FECHA: JULIO 2006

GASTOS ADMINISTRATIVOSGASTOS ADMINISTRATIVOS


6.2.03.016.2.03.026.2.04.016.2.04.02

6.2.051.1.01.02

ElectricidadTeléfonoServicios ContablesReparación y Mantenimiento de equiposGastos de Artículos de OficinaBanco XXX

XXXXXXXXXXXXXXX

XXX

DESCRIPCIÓN: Cancelación de Gastos Varios

SOPORTES: Comprobante de Egreso y Facturas

FRECUENCIA: Mensualmente o cuando se requiera




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FECHA: JULIO 2006

GASTOS DE PUBLICIDADGASTOS DE PUBLICIDAD


6.1.01.011.1.01.02

Medios AudiovisualesBanco XXX

XXXXXX

DESCRIPCIÓN: Cancelación de Gastos Publicitarios

SOPORTES: Facturas y orden de pago

FRECUENCIA: Mensualmente o cuando se requiera




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GASTOS DE VENTAS O NÓMINAGASTOS DE VENTAS O NÓMINA


6.1.04.011.1.01.02

Sueldos de VendedoresBanco XXX

XXXXXX

DESCRIPCIÓN: Cancelación de Sueldos de los Vendedores

SOPORTES: Forma de Nómina y Comprobante de egreso

FRECUENCIA: Mensualmente




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ASIENTOS DE CIERREASIENTOS DE CIERRE


4.27.1

Ingresos OrdinariosOtros IngresosGanancias y Pérdidas

XXXXXX

XXX

DESCRIPCIÓN: Cierre de las cuentas de ingresos

SOPORTES: Registros Contables

FRECUENCIA: Fecha de Cierre




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5.6.16.2

Ganancias y PérdidasCosto de VentasGastos de VentasGastos Administrativos

XXXXXXXXXXXX

DESCRIPCIÓN: Cierre de las cuentas de gastos






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X.X.XX.XX.XXXXX.X.XX.XX.XXXX

Resultado del EjercicioGanancias y Pérdidas

DESCRIPCIÓN: Cierre del ejercicio económico, resultado del ejercicio




ASUNTO: PLAN DE LIBROS CAPITULO VII


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Definición de Plan de Libros Definición de Libros Contables Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios Libro de Compras Libro de Ventas Libro de Actas de Asambleas Libro de Accionistas




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DEFINICIÓNDEFINICIÓNEs un sistema de registros y libros adecuados que

proporcionan información organizada, completa, oportuna y exacta; y en este caso debe estar regido por las normativas legales que están vigentes en el país.

El número y la clase de libros a diseñar depende de:La naturaleza del negocioEl volumen de las transacciones.El tipo de operación.La información que se desea obtener.El método de contabilización.Los exigidos por el Código de Comercio.




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LIBROS CONTABLES. DEFINICIÓNLIBROS CONTABLES. DEFINICIÓN

Son instrumentos donde se asientan o registran las operaciones contables, el registro de las operaciones deben ser realizado en forma cronológica.




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LIBRO DIARIOLIBRO DIARIODEFINICIÓNDEFINICIÓN

Registrará día a día todas las operaciones de la empresa. Será válida sin embargo, la anotación de los totales de las operaciones por periodo no superiores al mes, aunque no estén ligadas de acuerdo con la naturaleza de las actividades que se trate.




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DESCRIPCIÓN DEL USO DEL LIBRO DIARIODESCRIPCIÓN DEL USO DEL LIBRO DIARIO

1. Número de Folio:1. Número de Folio: este número corresponde al consecutivo que tiene

cada hoja del libro diario.

2. Fecha:2. Fecha: esta se anota en la primera columna, encabezada con el año, el

cual se indica una sola vez arriba de cada columna respectivamente cada

página, luego sigue el mes el cual no se repetirá a menos que cambie y por

último el día se indicará siempre en la segunda columna.

3. Cuenta y Explicación:3. Cuenta y Explicación: para indicar los nombres de las cuentas

afectadas y una breve y clara explicación de la operación que se está

registrando.




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FECHA: JULIO 2006

DESCRIPCIÓN DEL USO DEL LIBRO DIARIODESCRIPCIÓN DEL USO DEL LIBRO DIARIO

4. Referencia4. Referencia: se emplea para indicar el número de folio del libro mayor en

el cual se encuentra la cuenta a la cual hemos pasado el cargo y el abono.

5. Debe5. Debe: para anotar el importe que se debita.

6. Haber6. Haber: para anotar el importe monetario que se acredita.




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FECHA: JULIO 2006

FORMATO DEL LIBRO DIARIOFORMATO DEL LIBRO DIARIO

FOLIO No.________

FECHA CÓDIGO CUENTA Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER

1

2 3 4 5 6 7




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LIBRO MAYORLIBRO MAYORDEFINICIÓNDEFINICIÓN

Cumple la función de agrupar las cuentas en este libro se abren cuentas a cada una de las rúbricas que integran el patrimonio. El diario es un libro de recopilación cronológico, el mayor tiene como función básica recopilar sistemáticamente las operaciones escritas anteriormente en el diario.




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DESCRIPCIÓN DEL USO DEL LIBRO MAYORDESCRIPCIÓN DEL USO DEL LIBRO MAYOR

1. Folio1. Folio: para indicar el número del folio de la cuenta en el mayor.

2. Código2. Código: para indicar el código de la cuenta según el plan de

cuentas.

3. Fecha3. Fecha: para anotar la fecha que tiene el asiento de diario.

4. Movimiento del Mes4. Movimiento del Mes: para anotar todos los movimientos que

tuvo dicha cuenta en el mes.




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FECHA: JULIO 2006

FORMATO DEL LIBRO MAYORFORMATO DEL LIBRO MAYORFOLIO No.________


1

3 2 4 44

SALDO




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LIBRO DE INVENTARIOSLIBRO DE INVENTARIOSDEFINICIÓNDEFINICIÓN

Refleja los inventarios, al inicio y al final del ejercicio o periodo económico de la empresa, la situación financiera: Balance General a una fecha determinada y el resultado de las operaciones: Estado de Ganancias y Perdidas para el periodo.




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FECHA: JULIO 2006

FORMATO DEL LIBRO DE INVENTARIOSFORMATO DEL LIBRO DE INVENTARIOS

FOLIO No.________





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LIBRO DE COMPRASLIBRO DE COMPRASDEFINICIÓNDEFINICIÓN

El libro de compras, no es mas que un registro minucioso de las compras realizadas por la empresa. Es una exigencia que se encuentra descrita en la Ley del Impuesto al Valor Agregado, con la finalidad de obtener la cantidad de crédito fiscal a favor del contribuyente.




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FECHA: JULIO 2006

FORMATO DEL LIBRO DE COMPRASFORMATO DEL LIBRO DE COMPRASDISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.

Compras correspondientes al mes de:_________________ Año:____________

BASE IVA

COMPRASTOTAL

CON IVAEXENTAS O EXON.

FACTURASFECHA FACT. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL RIF ALÍCUO

TA




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FECHA: JULIO 2006

LIBRO DE VENTASLIBRO DE VENTAS

DEFINICIÓNDEFINICIÓN

El libro de ventas al igual que el de compras es una descripción detallada de las ventas que realiza la empresa

por ventas de mercancía que generan débito fiscal.




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FECHA: JULIO 2006

FORMATO DEL LIBRO DE VENTASFORMATO DEL LIBRO DE VENTASDISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.

VENTAS CORRESPONDIENTES AL MES:_______________ AÑO:_____________

FACTURAS TOTAL VENTASFACT. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL RIF TOTAL

CON IVAEXENT.

O EXON.BASE IVA

ALÍCUOT

A




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FECHA: JULIO 2006

LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEASLIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEASDEFINICIÓNDEFINICIÓN

En él se registran los acuerdos a que se lleguen en las asambleas extraordinarias relacionadas con la aprobación del contenido del estado de situación, nombramientos de los comisarios y junta directiva.




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LIBRO DE ACCIONISTASLIBRO DE ACCIONISTASDEFINICIÓNDEFINICIÓN

En él se abre un folio para cada uno de los socios y se hará constar el nombre y el domicilio de cada uno de los accionistas, con expresión del número de acciones que poseen y de la suma que ha entregado por cuenta de las acciones, y se harán las anotaciones de cualquier otro cambio que exista en la sociedad.




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FECHA: JULIO 2006

FORMATO DE LOS LIBROS DE ACTAS DE ASAMBLEAS Y FORMATO DE LOS LIBROS DE ACTAS DE ASAMBLEAS Y LIBROS DE ACCIONISTASLIBROS DE ACCIONISTAS FOLIO No.________


ASUNTO: PLAN DE FORMAS CAPITULO VIII


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FECHA: JULIO 2006

Formularios de IngresosFormularios de EgresosFormulario de Nómina




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COMPROBANTE DE INGRESODISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.

Av. Bolívar, calle Colón No. 10-10, Tabay – MéridaTelf.: 0274-2830000

RIF No. ______________Factura No. ______________

Hemos Recibido de: ______________________________________________________________________La Cantidad de: _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________(Bs. )Fecha __________________________

CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNIT. TOTAL

FIRMA Y SELLO ______________________

SUB-TOTALIVA

TOTAL




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FECHA: JULIO 2006

COMPROBANTE DE EGRESOS DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.

Cheque No. ____________ Banco _____________________ Cuenta_____________________

Pagado a:

Por Concepto de:

Elaborado por: _________________ Recibí Conforme:_______________

Revisado por: _________________ Cédula de Identidad:____________

Firma y Sello __________________




FECHA: JULIO 2006


FECHA: JULIO 2006

DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.Período del______________ al _______________

NOMBRE Y APELLIDO

C.I. SUELDO MENSUAL S.S.O S.P.F L.P.H

RETENCIONES

DESCUENTOS

DÍAS FERIADOS

BONOS MONTO A PAGAR

MONTO TOTAL A PAGAR

REVISADO POR: ____________________AUTORIZADO POR: __________________PREPARADO POR: ___________________


ASUNTO: PLAN DE REPORTES CAPITULO IX


FECHA: JULIO 2006


FECHA: JULIO 2006

Balance GeneralEstado de Ganancias y Pérdidas




FECHA: JULIO 2006


FECHA: JULIO 2006

REPORTE: BALANCE GENERALREPORTE: BALANCE GENERAL

DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.BALANCE GENERALBALANCE GENERAL

AL XX/XX/XXXXAL XX/XX/XXXX

11 ACTIVOACTIVO1.1 CirculanteCirculante1.1.01 Disponible1.1.01.01 Caja XXX1.1.01.01.0001 Caja Chica XXX1.1.01.01.0010 Caja Principal XXX1.1.01.02 Banco XXX1.1.01.02.0001 Banco Provincial Cta. Cte 0123456789 XXX1.1.01.02.0004 Banesco Cta. Ahorros 1122334455 XXX1.1.01.02.0007 Banco Venezuela Cta. Cte. 9997775550 XXX

TOTAL ACTIVOS DISPONIBLESTOTAL ACTIVOS DISPONIBLES XXX




FECHA: JULIO 2006


FECHA: JULIO 2006

1.1.02 Inversiones Temporales1.1.02.01 Certificado Provincial XXX

TOTAL INVERSIONES TEMPORALESTOTAL INVERSIONES TEMPORALES XXX1.1.03 Exigible1.1.03.01 Cuentas por Cobrar Comerciales1.1.03.01.0001 Emiro Espinoza XXX1.1.03.01.0002 Jhonny Monsalve XXX1.1.03.01.0003 Víctor Monsalve XXX1.1.03.01.0004 Marlon Zumosa XXX1.1.03.01.4001 Supermercado Alto Chama XXX1.1.03.01.4002 Supermercado Ciudad de Mérida XXX1.1.03.01.4003 Supermercado Yuan Lin XXX1.1.03.01.4004 Supermercado Cosmos XXX1.1.03.01.4005 Supermercado Nuevo Mundo XXX1.1.03.01.8001 Ruta Norte XXX1.1.03.01.8002 Ruta Sur XXX1.1.03.01.8003 Ruta Este XXX1.1.03.01.9999 Provisión para Cuentas Incobrables XXX




FECHA: JULIO 2006


FECHA: JULIO 2006

1.1.03.02 Cuentas por Cobrar Empleados1.1.03.02.0001 María Gómez XXX1.1.03.03 Cuentas por Cobrar Accionistas1.1.03.03.0001 Sabrina Bravo Miranda XXX1.1.03.03.0002 María Virginia Briceño XXX1.1.03.03.0003 Nathaly Varela Pérez XXX1.1.03.04 Otras Cuentas por Cobrar1.1.03.04.0001 INLACA Gerencia General XXX1.1.03.04.0002 INLACA Gerencia de Crédito y Cobranzas XXX1.1.03.04.0003 INLACA Gerencia de Transporte XXX1.1.03.04.0004 Cuentas por Cobrar Centro Dist. Tabay XXX1.1.03.04.0005 Cuentas por Cobrar Centro Dist. Mérida XXX1.1.03.05 Efectos por Cobrar Clientes Mérida 1.1.03.05.9999 Efectos por Cobrar Descontados (XXX)1.1.03.10 Efectos por Cobrar Distribuidores1.1.03.10.0001 Tabay XXX1.1.03.10.0101 Mérida XXX




FECHA: JULIO 2006


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1.1.03.20 Anticipos Laborales1.1.03.20.0001 Prestaciones Sociales XXX1.1.03.20.0002 Vacaciones XXX1.1.03.20.0003 Utilidades XXX

TOTAL EXIGIBLETOTAL EXIGIBLE XXX1.1.04 Realizable1.1.04.01 Inventario de Mercancía XXX1.1.04.01.0001 Jugos California XXX1.1.04.01.4001 Jugos Carabobo XXX

TOTAL REALIZABLETOTAL REALIZABLE XXX1.1.05 Gastos Prepagados1.1.05.01 Impuestos1.1.05.01.0001 Estimado de I.S.L.R XXX1.1.05.01.0002 Crédito Fiscal XXX1.1.05.01.0003 Retención I.S.L.R XXX1.1.05.01.0004 Patente Industria y Comercio XXX1.1.05.01.0005 Impuesto al Valor Agregado XXX1.1.05.02 Seguros Pagados por Anticipado1.1.05.02.0001 Póliza H.C.M. XXX

TOTAL GASTOS PREPAGADOSTOTAL GASTOS PREPAGADOS XXX




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1.3 Propiedades y Equipos de TrabajoPropiedades y Equipos de Trabajo1.3.01 Propiedades de Trabajo Tangibles1.3.01.02 Instalaciones Fijas1.3.01.02.0001 Centro de Distribución Tabay XXX1.3.01.02.0101 Centro de Distribución Mérida XXX1.3.01.02.0999 Deprec. Acum. Instal. Fijas (XXX) XXX1.3.01.05 Vehículo de Reparto1.3.01.05.0001 Vehículo C.D. Tabay XXX1.3.01.05.0101 Vehículo C.D. Mérida XXX1.3.01.05.0999 Deprec. Acum. Vehículo (XXX) XXX1.3.01.06. Equipos de Refrigeración1.3.01.06.0001 Enfriadores Neveras y Equipos XXX1.3.01.06.0999 Deprec. Acum. Enfr. Neveras y Eq. (XXX) XXX1.3.01.07 Mobiliario y Equipo de Oficina1.3.01.07.0001 Centro de Distribución Tabay XXX1.3.01.07.0101 Centro de Distribución Mérida XXX1.3.01.07.0999 Deprec. Acum. Mob. y Equip. (XXX) XXX1.3.01.08 Equipos Electrónicos1.3.01.08.0001 Centro de Distribución Tabay XXX1.3.01.08.0999 Deprec. Acum. Equipos Electrón. (XXX) XXX




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TOTALES PROPIEDADES TANGIBLESTOTALES PROPIEDADES TANGIBLES XXX1.3.02 Propiedades de Trabajo Intangibles XXX

TOTALES PROPIEDADES DE TRABAJOTOTALES PROPIEDADES DE TRABAJO XXX1.4 Cargos DiferidosCargos Diferidos XXX1.5 Inversiones PermanentesInversiones Permanentes XXX1.6 Otros ActivosOtros Activos XXX

TOTAL ACTIVOTOTAL ACTIVO XXXXXX

22 PASIVOPASIVO2.1 Pasivo CirculantePasivo Circulante2.1.01 Impuestos por Pagar2.1.01.01 I.S.L.R XXX2.1.01.02 Débito Fiscal XXX2.1.01.03 I.V.A XXX2.1.02 Retención por Enterar2.1.02.01 I.S.L.R XXX2.1.02.02 S.S.O. y S.P.F. XXX2.1.02.03 I.N.C.E. XXX




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2.1.03 Préstamos Bancarios2.1.03.01 Banco Provincial XXX2.1.04 Proveedores XXX2.1.04.01 Efectos por Pagar XXX2.1.04.20 Cuentas por Pagar2.1.04.02.0001 Distribuidores La California XXX2.1.04.02.4001 Distribuidores Carabobo XXX2.1.06 Obligaciones Laborales por Pagar XXX2.1.07 Gastos Acumulados por Pagar XXX2.1.10 Aportes por Pagar2.1.10.01 S.S.O y S.P.F XXX2.1.10.02 I.N.C.E XXX

TOTAL PASIVO CIRCULANTETOTAL PASIVO CIRCULANTE XXX2.2 Pasivo a Largo PlazoPasivo a Largo Plazo XXX2.3 Créditos DiferidosCréditos Diferidos XXX2.4 Otros PasivosOtros Pasivos XXX

TOTAL PASIVOTOTAL PASIVO XXXXXX




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33 PATRIMONIOPATRIMONIO3.1 Capital Social Suscrito y PagadoCapital Social Suscrito y Pagado3.1.01 Capital Social Común3.1.01.01 Sabrina Bravo Miranda XXX3.1.01.02 María Virginia Briceño XXX3.1.01.03 Nathaly Varela Pérez XXX3.2 SuperáviSuperávit3.2.01 Superávit de Capital XXX3.2.02 Superávit Ganado3.2.02.01 Reserva Legal XXX3.2.02.02 Utilidades Acumuladas XXX3.2.02.03 Resultado del Ejercicio XXX

TOTAL PATRIMONIOTOTAL PATRIMONIO XXXXXXTOTAL PASIVO Y PATRIMONIOTOTAL PASIVO Y PATRIMONIO XXXXXX

ACTIVO = PASIVO + CAPITALACTIVO = PASIVO + CAPITAL




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REPORTE: ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDASREPORTE: ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.DISTRIBUIDORA OCCIDENTE C.A.ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDASESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

DEL __________ AL ___________DEL __________ AL ___________

44 INGRESOSINGRESOS4.1 Ventas NetasVentas Netas4.1.01 VentasVentas4.1.01.01 Jugos La California XXX4.1.01.02 Jugos Carabobo XXX4.1.01.12 Descuentos en Ventas XXX4.1.01.13 Devoluciones en Ventas XXX

TOTAL VENTASTOTAL VENTAS XXX4.2 Ingresos OrdinariosIngresos Ordinarios XXX4.3 Ingresos ExtraordinariosIngresos Extraordinarios XXX XXX

TOTAL INGRESOSTOTAL INGRESOS XXXXXX




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55 COSTO DE VENTASCOSTO DE VENTAS5.1 Costo de Mercancías VendidasCosto de Mercancías Vendidas5.1.01 Inventario de Mercancías Inicial5.1.01.01 Jugos La California XXX5.1.01.02 Jugos Carabobo XXX

TOTAL INVENTARIO DE MERC. INICIALTOTAL INVENTARIO DE MERC. INICIAL XXX5.1.02 Compras NetasCompras Netas5.1.02.01 Jugos La California XXX5.1.02.02 Jugos Carabobo XXX5.1.02.30 Fletes sobre Compras XXX5.1.02.70 Descuentos sobre Compras XXX5.1.01.80 Devoluciones sobre Compras XXX

TOTAL COMPRAS NETASTOTAL COMPRAS NETAS XXX5.1.04 Inventario de Mercancías FinalInventario de Mercancías Final5.1.04.01 Jugos La California XXX5.1.04.02 Jugos Carabobo XXX

TOTAL COSTO DE VENTASTOTAL COSTO DE VENTAS XXXXXX




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66 GASTOSGASTOS6.1 Gastos en VentasGastos en Ventas6.1.01 PublicidadPublicidad6.1.01.01 Medios Audiovisuales XXX6.1.01.02 Medios Radiales XXX6.1.01.03 Medios Escritos XXX6.1.01.04 Medios Exteriores XXX6.1.02 PromocionesPromociones6.1.02.01 Promociones fijas XXX6.1.02.02 Promociones Captación de Clientes XXX6.1.02.03 Promociones Captación de Distribuidores XXX6.1.02.04 Promociones Ocasionadas o Especiales XXX6.1.03 Gastos de RepresentaciónGastos de Representación6.1.03.01 Traslados XXX6.1.03.02 Asesorías XXX6.1.04 Sueldo Personal de VentaSueldo Personal de Venta6.1.04.01 Vendedores XXX6.1.04.02 Promotoras XXX6.1.04.03 Comisiones en Venta XXX

TOTAL GASTOS EN VENTASTOTAL GASTOS EN VENTAS XXXXXX




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6.2 Gastos AdministrativosGastos Administrativos6.2.01 SueldosSueldos6.2.01.01 Sueldo Personal de DirectivosSueldo Personal de Directivos6.2.01.01.0001 Miembros Junta Directiva XXX6.2.01.01.0002 Gerente General XXX6.2.01.01.0003 Gerente Centro de Distribución XXX6.2.01.01.0004 Jefes de Departamentos XXX6.2.02 Depreciación Propiedades y Eq. de Trab.Depreciación Propiedades y Eq. de Trab.6.2.02.01 Depreciación Instalaciones Fijas6.2.02.01.0001 Deprec. Centro de Dist. Tabay XXX6.2.02.01.0101 Deprec. Centro de Dist. Mérida XXX6.2.02.02 Depreciación Vehículo de Reparto6.2.02.02.0001 Deprec. Vehículo Centro de Dist. Tabay XXX6.2.02.02.0101 Deprec. Vehículo Centro de Dist. Mérida XXX6.2.02.03 Depreciación Equipos de Refrigeración6.2.02.03.0001 Deprec. Enfriadores, neveras y equipos XXX6.2.02.04 Depreciación Mobiliario y Equipo de Oficina6.2.02.04.0001 Deprec. Mobiliario Centro de Dist. Tabay XXX6.2.02.04.0101 Deprec. Mobiliario Centro de Dist. Mérida XXX




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6.2.02.05 Depreciación Equipos Electrónicos6.2.02.05.0001 Deprec. Equipos Elect. Centro de D. Tabay XXX6.2.03 Servicios PúblicosServicios Públicos6.2.03.01 Electricidad XXX6.2.03.02 Teléfono XXX6.2.03.03 Aseo Urbano XXX6.2.04 Otros Servicios VariosOtros Servicios Varios6.2.04.01 Servicios Contables XXX6.2.04.02 Reparación y Mant. de Equipos XXX6.2.05 Gastos de Artículos de OficinaGastos de Artículos de Oficina6.2.05.01 Papelería XXX

TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOSTOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS XXXXXX77 OTROS INGRESOS Y EGRESOSOTROS INGRESOS Y EGRESOS7.1 Otros IngresosOtros Ingresos7.1.01 Ingresos Financieros XXX7.2 Otros EgresosOtros Egresos7.2.01 Egresos Financieros XXX

TOTAL OTROS INGRESOS Y EGRESOSTOTAL OTROS INGRESOS Y EGRESOS XXXXXXRESULTADO DEL EJERCICIORESULTADO DEL EJERCICIO XXXXXX

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Manual de Sistemas Contables