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Metodologias de Planeamento de Projectos por Objectivos
Manual de Recursos
Parte 1
Módulo I
Lição Nº 1
Consultoria formativa vs consultoria instrutiva
Consultor Dirigente PME
Influencia
A maioria das vezes espera-se do consultor que:
• Analise a situação da empresa;
• Interprete acontecimentos;
• Transmita saberes;
• Apresente soluções.
Consultor Dirigente PME
Os choques acontecem… Para o dirigente PME muitas vezes o consultor tem falta de
preparação e apresenta uma série de análises e soluções TEÓRICAS que “até
podem ter resultado noutro sítio” mas, na SUA empresa não terão…
Note-se bem:
O consultor desenvolveu,
COMPETÊNCIAS TÉCNICO-CIENTÍFICAS
São contributos para o sucesso na GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DAS
EMPRESAS
Por exemplo:-Sistemas de Gestão;-Decisões baseadas em indicadores;-Etc. etc.
Consultor
Por sua vez, o Dirigente de PME desenvolveu, no meio de “máquinas e
pessoas”, um outro tipo de competências:
COMPETÊNCIAS PRÁTICAS
Estão essencialmente relacionadas com REALIZAÇÕES CONCRETAS, isto é,
RESULTADOS.
Por Exemplo:-Número de defeitos;-Número de faltas;-Produtividade;-Volume de vendas;-Facturação.
Dirigente PME
Consultor Dirigente PME
trocas
Então, a solução é SIMPLES: o Consultor deve criar um espaço de troca de saberes, sem pretensiosismo, para demonstrar que
o SABER TÉCNICO-CIENTÍFICO é um MEIO para ampliar os RESULTADOS da
PME.
Para nós, o Consultor é:• GUIA;• CATALIZADOR;• FACILITADOR
da aprendizagem INDIVIDUAL e COLECTIVA.
CONSULTOR = facilitadorCONSULTOR ≠ instrutor
Consultor
Lição Nº 2
O encontro de saberes práticos com saberes técnico-científicos
O que são então saberes práticos?
São experiências e formas de lidar com a realidade, adquiridas ao longo do tempo, ao nível do saber,
saber ser e saber fazer, que não têm uma VALIDAÇÃO CIENTÍFICA, mas sim uma VALIDAÇÃO
DO SENSO COMUM.
O nosso Dirigente PME tem uma HISTÓRIA DE VIDA RIQUÍSSIMA que não deve ser desvalorizada. Se isso
acontecer é porque está a ser menosprezada pelo CONSULTOR.
Também é ele o GESTOR da empresa e, antes de ser criticado, deve ser
apoiado, ajudado…
NOTA: Este poderá ser um trabalho complexo, mas é um trabalho que muitas vezes é necessário realizar.
Dirigente PME
Não se esqueçam que este empresário MONTOU um NEGÓCIO LUCRATIVO…
Agora vamos dar INPUTS dos SABERES TÉCNICO-CIENTÍFICOS:
Dirigente PME
Consultor
SABERES TÉCNICO-CIENTÍFICOS:
Saberes, saberes fazer e saberes ser ESTUDADOS e CIENTIFICAMENTE
VALIDADOS, que são disponibilizados pelos CONSULTORES através de:
FERRAMENTAS DE GESTÃO
e
FORMAÇÃO PROFISSIONAL
Consultor
A tarefa mais complexa e mais importante do CONSULTOR, é fazer com que o Dirigente PME COLOQUE
AS QUESTÕES e que, ele próprio, DIGA QUAIS AS SOLUÇÕES.
Criando espaços para as TROCAS DE SABER e PARA
A APRENDIZAGEM…
trocas
Consultor Dirigente PME
Lição Nº 3
A dimensão andragógica da consultoria formativa
Antes de mais, o que é a
ANDRAGOGIA?
PEDAGOGIA: Arte e ciência de ajudar as crianças a aprender;
ANDRAGOGIA: Arte e ciência de ajudar os adultos a aprender.
Por oposição àPEDOS+GOGIA(crianças) (ensino das)
Temos a:ANDROS+GOGIA(adultos) (ensino dos)
Haveria muito a dizer sobre a ANDRAGOGIA mas, vamos cingir-nos àquilo que a literatura diz que deve ser tido em consideração para…
FACILITAR A APRENDIZAGEM NOS ADULTOS
Dirigente PMEAntes de mais, é necessário perceber que este homem é capaz e QUER aprender…
Devemos demonstrar ao empresário a
UTILIDADE que determinadas
FERRAMENTAS e determinados
SABERES têm para o seu
NEGÓCIO.
Dirigente PME
Quero saber da UTILIDADE do
que os consultores e/ou formadores me
dizem…
Aspectos facilitadores da aprendizagem:
1º UTILIDADE
Devemos “sair da sala de aula” e ir para o habitat do empresário, a EMPRESA. A
formação deve ser
CONTEXTUALIZADA. A CONSULTORIA PODE FUNCIONAR COMO
FORMAÇÃO EM CONTEXTO DE TRABALHO
Dirigente PME
Aqui é que se vê como é a
realidade do negócio (no
contexto de trabalho)…
Aspectos facilitadores da aprendizagem:
2º CONTEXTUALIZAÇÃO
Devemos EXPLICITAR OS OBJECTIVOS.
Dirigente PME
Afinal, para o que é que isto
serve? (qual é o OBJECTIVO)…
Aspectos facilitadores da aprendizagem:
3º EXPLICITAÇÃO DOS OBJECTIVOS
Devemos fornecer os dados de forma estruturada, um pouco de
cada vez: ESTRUTURAR A INFORMAÇÃO.
Dirigente PME
Ninguém entende estes consultores!...
(qual é o PRINCÍPIO, O
MEIO E O FIM)…
Aspectos facilitadores da aprendizagem:
4º ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Devemos ENVOLVER o empresário,
INTERAGIR com ele, permitir que
emita opiniões, enfim, PARTICIPARno processo de melhoria da sua empresa.
Dirigente PME
Os consultores vêm para aqui a achar que podem fazer
tudo sozinhos, sem a minha ajuda (sem a
minha PARTICIPAÇÃO)…
Aspectos facilitadores da aprendizagem:
5º PARTICIPAÇÃO ACTIVA(ENVOLVIMENTO/INTERACÇÃO)
Devemos saber colocar-nos no lugar do empresário e entender as suas URGÊNCIAS e as suas PREOCUPAÇÕES.
Temos que EMPATIZAR com ele.
Dirigente PME
Os consultores vêm para aqui e nem
percebem o difícil que é gerir um negócio (não EMPATIZAM
comigo)…
Aspectos facilitadores da aprendizagem:
6º EMPATIA COM O EMPRESÁRIO
Devemos valorizar o empresário, os seus sucessos, evitando empolar aquilo que
corre menos bem.É preciso focalizar a atenção de todos no
SUCESSO FUTURO.
Dirigente PME
Os consultores SÓ vêm para aqui DIZER MAL (não usam a PEDAGOGIA DO
SUCESSO comigo)…
Aspectos facilitadores da aprendizagem:
7º PEDAGOGIA DO SUCESSO
Recapitulando:
1º UTILIDADE2º CONTEXTUALIZAÇÃO3º EXPLICITAÇÃO DOS OBJECTIVOS4º ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO5º PARTICIPAÇÃO ACTIVA (ENVOLVIMENTO/INTERACÇÃO)6º EMPATIA COM O EMPRESÁRIO7º PEDAGOGIA DO SUCESSO
Lição Nº 4
A MPPO como ferramenta de consultoria formativa
A MPPO é uma FERRAMENTA DE MELHORIA CONTÍNUA…
…com várias FASES…
Diagnóstico Planeamento Implementação Avaliação
O Diagnóstico é o 1º momento da utilização da MPPO.
Dele fazem parte:A – Lista de Problemas;B – Árvore de Problemas.
diagnóstico
B - Árvorede
problemas
A - Listade
problemas
A – Lista de Problemas;
É uma lista de problemas encontrados no CAMPO EM QUE SE ESTÁ A INTERVIR.
A – Lista de problemas
1. Fdaddad sadsad
2. Sasdbakdb asdas
3. Asdbakbdk
4. Asdjabkdjbsadasd
5. Asdjbkbasd wsasd dasd asd
6. Sdadsadasd
7. dsadasdadasda
8. Asdadasda
9. Asdsadsa asdsad
10. Asdasdaads adads
11. Asdasdasd asd asd
12. Asdasd
13. asdasdasd.asd
14. dasidjpasdsa
15. asdsaldkmas+dkpad
16. asdasdasdnlaksnd
17. asdasdasd awsdasd asdasdasdadweq
18. adasdasdqw wdqweqw qwe
19. Qwe qwe qwe qwe
20. Qwe qwe qwe
B – Árvore de Problemas;
É a ESTRUTURAÇÃO dos PROBLEMAS encontrados no campo de intervenção.
Estabelecem-se relações de causalidade entre problemas e ESQUEMATIZA-SE. O que se pretende é que possa haver uma discussão racional entre CONSULTOR e Dirigente PME acerca da realidade em que se está a intervir.
B – Árvore de ProblemasVendasaquém
do possível
Ameaça deperda de
posições nomercado
Carências daimagem da
empresa
Serviçoprestado
possível demelhorar
Desgaste daimagem da
empresa(20 anos)
Carências naapresentação
dosdistribuidores
Baixaprodutividade
Gestão daempresa
possível demelhorar
Dificuldadesnos
proced/tosadministr/vos
Excessivaconcentração
de tarefas
Reduzidamotivação
para otrabalho
Deficienterentabilização
da venda
Carências noperfil da
chefiaintermédia
Dific//s emimplementar
disciplinano trabalho
Funçõesatribuídas
nãofuncionam
Dificuldadesno
controlo datesouraria
Dificuldadesna elaboraçãode relatórios
de gestão
Dificuldadesnas
cobranças
Falta deespírito
de equipa
Prazos deentrega
aquém dopossível
(Coimbra/verão)
Desconhe/todos produtos
(Vinhos)
Não seactualizamconheci/tos
Falta deinformaçãode apoio à
venda
Demorademasiado
tempo acarregar
Saída tardiada
distribuição
Máorganizaçãodo armazém
Recebemtardiamente
asencomendas
Encomendasnão enviadas
no períododefinido
Não selevanta ovasilhame
Não searruma a
mercadoria
Não severificamas faltas
no cliente
O Planeamento é o 2º momento da utilização da MPPO.
Dele fazem parte:A – Quadro de Medidas;B – Matriz de Planeamento de Projectos.
Planeamento
D - Matrizde
Planeamentode
ProjectosC – Quadrode
Medidas
C – Quadro de Medidas;
É uma MATRIZ de duas entradas onde se apresentam MEDIDAS para resolver os problemas encontrados no campo de intervenção.
C – Quadro de Medidas
problemas
medidas Difi
cu//
s em
pro
ced/
tos
adm
inis
trat
ivos
Difi
culd
ades
no
cont
rolo
da
teso
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iaD
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Funç
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zida
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Dem
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Não
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Carê
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Imag
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de
equi
pa
1. Consultoria Adm./Finan.
2. Consultoria em Rec. Hum.
3. Consultoria em Marketing
4. Aquisição de batas
5. Procedimentos de controlo de vasilhame/entregas
6. Avaliação da eficiência/ sequência das rotas
7. Organização do Armazém
8. Actual. cont. vendedores
9. Projecto CONTACTO On-line (Médio-longo Prazo)
10. Formação em Liderança
11. Formação Tec. de Venda
12. Formação espec. Vinhos
13. “Espírito de equipa” (Projecto Empresa)
14. Prospecção de Quadros Superiores (Proj Em. Aberta)
15. Clube do Empresário (Proj. Empresa Aberta)
Muito importante para a resolução do problemaLegenda: Importante para a resolução do problema
Contribuição para a resolução do problema
D – Matriz de Planeamento de Projectos;
É o QUADRO de resultados, objectivos e finalidades a atingir, assim como, das MEDIDAS e respectiva ORÇAMENTAÇÃO.
D – Matriz de Planeamento de Projectos
Medidas/Actividades: Orçamento/Custos das Medidas:
Resultados:
Objectivo:
Finalidade:
Indicadores verificáveis: Meios/Fontes de verificação: Pressupostos:Hierarquia de OBJECTIVOS
1. Consultoria administrativa/financeira2. Consultoria em recursos humanos3. Consultoria em marketing4. Aquisição de batas5. Procedimentos de controle de vas/entregas6. Avaliação da eficiência/sequência das rotas7. Organização do Armazém8. Actualização Contínua dos Vendedores9. Projecto CONTACTO On-Line (M/L Prazo)10. Formação de Liderança Eficiente11. Formação em Técnicas de Vendas12. Formação em Enologia e Vinhos13. "Espírito de Equipa" (Projecto Empresa)14. Prospecção de Quadros Superiores15. Clube do Empresário (Projecto Emp. Aberta)
1. 2. 3. 1.500 Euros 4. 150 Euros 5. 6. 7. 8. 200 Euros 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
1. 2. 3. Orçamento/Factura 4. Orçamento/Factura 5. 6. 7. 8. Orçamento/Factura 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
1. 2. Colaboração e Participação do Pessoal 3. 4. 5. Colaboração e Participação do Pessoal 6. 7. 8. 9. 10. Colaboração e Participação do Pessoal 11. Colaboração e Participação do Pessoal 12. Colaboração e Participação do Pessoal 13. Colaboração e Participação do Pessoal 14. 15.
1.1 Melhorar o controle administrativo até Abril-2002.1.2 Controle de pagamentos/recebimentos e bancos até Abril-2002.1.3 Redução das dificuldades de elaboração de relatórios de gestão até Abril-2002.1.4 Redução das dificuldades de cobranças até Junho-2002.2/10
a) Reduzir as dificuldades em implementar disciplina de trabalho até Junho-2002.b) Melhoria na delegação de funções até Junho-2002.
3/15. Reforço da Imagem da Empresa no Mercado até Maio-2002.4. Melhor Apresentação dos Distribuidores até Abril-2002.5. Melhor Serviço Prestado ao Cliente até Setembro-2002.6/9
a) Recepção atempada das encomendas até Março-2003.b) Cumprimento das regras da empresa no que respeita a encomendas até Junho-2002.
7.1 Redução do tempo de carga até Abril-2002.7.2 Melhoria da Organização do Armazém até Maio-2002.8/11
a) Actualização dos conhecimentos técnicos até Julho-2002.b) Aumento da informação de apoio à venda até Junho-2002.
12. Aumento da Especialização em Vinhos até Setembro-2002.13.1 Melhoria do espírito de equipa até Setembro-2002.13.2 Aumentar a motivação para o trabalho até Junho-2002.14. Desenvolver o perfil de chefia intermédia até Junho-2002.
1.1 Mapa de Cobrança1.2 Mapa de Tesouraria1.3 Relatórios de Gestão 1.4 Mapa de Cobrança2/10
a)b)
3/15. 4. Inquérito aos Clientes 5. Inquérito aos Clientes 6/9
a) Mapas de Vendasb) Mapas de Vendas
7.1 Mapa de Carga7.2 Verificação no local8/11
a) Fichas de Requisiçãob) Fichas de Requisição
12. 13.113.214.
Mantendo a qualidade do serviçoMantendo as actuais representações
Aumento da Rentabilidade em 15% até Dez.2002Aumento das Vendas em 30% até Dez 2002Maior Motivação do PessoalMaior Visibilidade da EmpresaAumento das Vendas
Elementos Contabilísticos Elementos Contabilísticos
Material Promocional
Mantendo o valor do mercado
A Matriz de Planeamento de Projectos terá DATAS para alcance de
resultados e objectivos, podendo assim funcionar como REFERENCIAL
para a IMPLEMENTAÇÃO e para a AVALIAÇÃO da intervenção.
Diagnóstico AvaliaçãoImplementaçãoPlaneamento
A - Listade
problemas
B - Árvorede
problemas
C – Quadrode
Medidas
D – Matriz dePlaneamentoDe Projectos
Como vêem, com a Metodologia de Planeamento de Projectos
por Objectivos poderemos ESTRUTURAR muito bem a
nossa INTERVENÇÃO.
Com ela teremos uma série de ESQUEMAS/FERRAMENTAS a
partir dos quais vão poder DISCUTIR, PARTILHAR,
TROCAR SABERES e INFORMAÇÕES
…
O Consultor e o Dirigente PME
Lição Nº 5
Princípios da recolha de informação na MPPO – “Levantamento de Problemas”
Então como vamos PROCEDER? Como vamos recolher dados
sobre o que se passa no terreno, na organização,
departamento ou secção em que vamos intervir?
1º PASSO
Recorremos aos saberes práticos dos elementos da organização e aos seus conhecimentos
sobre o funcionamento do quotidiano da
empresa.
consultor
Vamos escolher as ferramentasde levantamento de problemas a utilizar:
“focus group”
2º PASSO
1. focus group
Formato: Trabalho em grupo
Procedimento: Focalizamos a atenção de um conjunto de elementos da organização no que poderão ser aspectos a melhorar/problemas.
Animação: Tem que haver grande capacidade de relacionamento por parte do dinamizador.
…“entrevistas”…
2º PASSO
2. entrevistas
Formato: individual
Procedimento: Com diversos colaboradores da empresa, exploram-se impressões, saberes, opiniões….
Animação: Se a entrevista for estruturada não é de difícil animação, se não for requer a existência de conhecimentos gerais sobre as empresas.
…“inquéritos”.
2º PASSO
3. inquéritos
Formato: individual
Procedimento: Aos diversos colaboradores da empresa é administrado um questionário…
Animação: O documento deverá ser de fácil interpretação.
Podemos escolher estas ferramentas em função de
vários factores…
2º PASSO
3. inquéritos
2. entrevistas
1. focus group
estruturaçãoconsultor
qualificadoquantidadede dados
qualidadedos dadosrapidez
+
+ + +
+ + +
+ +
+ + +
+ + +
+ + +
+ +
++
+ + +
+ + +
+
+ +
+ + +
Que problemas/aspectos a melhorar existem nesta organização?
Muitos, mas não sei se este é o melhor sítio
para falar deles... O único
problema aqui é o patrão...
Este gajo vem aqui para me
acusar ao patrão...
Tenho que ter cuidado senão
ainda saio “queimado” desta
coisa...