MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MA 1.2.2.2 GC-2

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

MA 1.2.2.2 GC-2

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MAPA DE PROCESOS

CÓDIGO

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

FO 1.2.2.2-1-1 30-01-2020 10.0 1 de1

ACTUALIZO REVISÓ APROBO

COMITÉ DIRECTIVO Comité de Calidad

JUAN DAVID HURTADO BEDOYA

Contralor Municipal (E)

CLIENTES Necesidades Expectativas Requisitos

CLIENTES Cumplimiento de: Necesidades Expectativas Requisitos

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO -

PLANEACIÓN

GESTIÓN DE LA CALIDAD

AUDITORÍA

RESPONSABILIDAD FISCAL Y

JURISDICCIÓN COACTIVA

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

SUBCONTRALORIA

CONTRATACIÓN

CONTROL INTERNO

ESTRATEGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

PÁGINAS

1 de 1

Planeación

Congreso de la República

Concejo Municipal

Plan Institucional

PGA

Normatividad vigente

Requisitos de la organización

P

Planeación

Participación Ciudadana

PQR

Mapa de riesgos externo

Memorado de Encargo

Memorando de planeación, programas de

auditoría y cronograma de auditoría

Metodología de Auditoría

Normatividad aplicable

Plan General de Auditorías

Rendición de cuenta

Papeles de trabajo

Solicitudes especiales

Aplicativo SIA Observa

H

Planeación

Auditoría General de la República

Entidades Sujetas de Control


Memorado de Asignación especial

Guía de Auditoría Territorial

Resolución de rendición de cuenta

Rendición de cuenta de la entidad sujeta de

control


H

Planeación

Auditoría General de la República,



Memorado de Asignacion especial


Resolución de rendición de cuenta

Rendición de cuenta de la entidad sujeta de

control



H

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA DE PEREIRA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Definir los criterios de planificación del

proceso

Plan de acción

Documentación del proceso

Control Interno

Equipo auditor

CÓDIGO FECHA VERSIÓN

FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

PH

VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA/RESULTADO CLIENTE

Oficio de presentación

Actas de visita fiscal

Actas de Solicitud de Información

Requerimientos

Papeles de Trabajo

Informe de deuda

Entidades sujetas de control

Comunidad pereirana


Contraloría General de la

República

Auditorías externas

Memorando de planeación

Oficio de presentacion a las entidades

Acta de solicitud de información

Aprobación Memorando de Planeación

Plan de trabajo y cronograma de

actividades

Aprobacion de memorando de

planeación y plan de trabajo

Mesas de trabajo


Informe preliminar

Derecho de contradicción

Informe Final

Concepto jurídico y formatos de

traslado de hallazgos a las instancias

competentes (sí aplica)

Plan de mejoramiento aprobado (sí

aplica)

Papeles de Trabajo

Proceso: Auditoría. Tipo: Misional.

Registro, seguimiento y control deuda

pública

Objetivo: Ejercer la vigilancia y control fiscal sobre los recursos públicos que manejan las Entidades del municipio de Pereira.

Alcance: Todos los sujetos de control, previstos a auditar en el PGA.

Lider del proceso: Director Técnico de Auditorías

PROVEEDOR ENTRADA / INSUMO


Comunidad pereirana



República

Contaduría General de la Nación

Concejo de Pereira

Otros Organismos de control

Revisión contenido cuenta anual y semestral

consolidada entidades sujetas de control

Memorando de comisión especial

Pronunciamiento

Revisión formal de la cuenta anual


traslado de hallazgos para proceso

administrativo sancionatorios (si aplica)




PH

VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA/RESULTADO CLIENTEPROVEEDOR ENTRADA / INSUMO

Sujetos de control

Plataforma de la Auditoria General

de la Republica

Normaividad aplicable

Memorando de asignacion especial

Oficios de requerimiento de ajustes

Consolidados parciales de cada entidad

Consolidado definitivo de la contratacion


H

Planeación





Memorado de Encargo



Normatividad aplicable Memorando de

planeación, programas de auditoría y

cronograma de auditoría

Papeles de trabajo

H

Entidades sujetas de Control



Memorado de Encargo



Normatividad aplicable Memorando de

planeación, programas de auditoría y

cronograma de auditoría

Papeles de trabajo

H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Necesidad de conocer el desempeño del

procesoV

Responsabilidad fiscal y jurisdicción

coactiva

Actas de reunión de seguimiento

Medición de la satisfacción del cliente

Medición de los indicadores de calidad

Medición de los indicadores del plan de acción.

A



Medición de los indicadores del plan de

acción.

Seguimiento al desempeño del proceso.

Informes de gestión del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Acciones correctivas, preventivas o de

mejora.

Planes de mejoramiento

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Dictamenes contables

Registro, seguimiento y control y

consolidado de la Contratación pública

Informe consolidado de contratación

pública rendida a la plataforma SIA

OBSERVA

Sujetos de Control

Auditoria ,Plataform SIA

Informe del estado de los recursos naturales

y del medio ambiente






actividades



Mesas de trabajo


Informe preliminar


Informe Final


traslado de hallazgos a las instancias

competentes (sí aplica)

Plan de mejoramiento aprobado (sí

aplica)


Comunidad pereirana


Otros Organismos de control

Instituciones académicas







actividades



Mesas de trabajo


Informe preliminar


Informe Final


PH

VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA/RESULTADO CLIENTEPROVEEDOR ENTRADA / INSUMO

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos

A LA PRESENTE CARACTERIZACIÓN SE LE DEBE INCLUIR LO DEL MECI

x

REQUISITOS DEL PROCESO (NORMATIVIDAD)

x

Ver Listado maestro de documentos del

procesoVer los riesgos del proceso

x

x

x


Resolución de rendición de cuentas

Decreto 2681 de 1993, Ley 358 de 1997, Decreto 610 de 2000

Constitución Política de Colombia artículo 268, numeral 7

Constitución Política de Colombia

Ley 42 de 1993

Ley 610 de 2000

Ley 87 de 1993

Ley 734 de 2002

Metodología de Auditoría Audite adaptado para este ente de control

REQUISITOS NORMA ISO 9001/NTC GP INDICADORES ASOCIADOS

4.1,5.3,5.4.1,7.1,7.2,7.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.4,8.

5

Ver los indicadores de calidad del

proceso

RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS ASOCIADOS

PÁGINAS

1 de 1

Area: Adquisición de Bienes y Servicios

Direccionamiento estrategico

Control interno

Normatividad

Requisitos de la organización P

Contralor Contratos realizados H

Procesos de apoyo, presupuesto,

tesorería, recursos humanos Recepción y verificación de elementos. H

Gestion de calidad

Control interno

Contralor


proceso

V

Bienes Informe de desempeño del proceso A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos





FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Proceso: SUBCONTRALORIA. Tipo: Apoyo

Objetivo: Dar los lineamientos para que toda transacción para la adquisición de bienes, servicios y suministros por parte de la Contraloría Municipal de Pereira se efectúe de acuerdo con la Ley y la reglamentación

vigente.

Definir criterios de planificación del

proceso

Plan de acción

Documentos del proceso

Sub contraloría

Control interno

Funcionarios de la entidad

Alcance: Todos los procesos y dependencias de la Contraloría Municipal de Pereira

Lider del proceso: Subcontralor.

PROVEEDOR ENTRADA / INSUMOPH

VA

ACTIVIDADES CLAVES DEL

PROCESOSALIDA/RESULTADO CLIENTE

Manejo del plan de compras Ejecución del plan de comprasEntidades de control y la misma

entidad

Manejo de almacén e inventariosInventario de la entidad actualizado

Conciliaciones

Funcionarios de la entidad y

contratistas (proveedores).

Todos los procesos.

Seguimiento al desempeño del

procesoInformes de desempeño del proceso

Gestion de calidad

Control interno

Contralor

Acciones correctivas, preventivas, o

de mejora


mapas de riesgo

Gestion de calidad

Control interno

Contralor

X

Ver listado maestro de documentos Ver instructivo mapa de riesgos y

mapa riesgos de corrupcion

X

X

REQUISITOS NORMA ISO 9001/NTC

GP 1000

INDICADORES ASOCIADOS

4.1, 5.3, 5.4, 8.2.3, 8.4, 8.5 Ver indicadores del plan de accion

Ley 87 de 1993

Directiva Presidencial 02 de 1994

Resolución 4444 de 1995 (plan general de contabilidad pública)


Circular externa No. 026 de 1998 (CGN)

Ley 734 de 2002 (Código único disciplinario, Ley 1474 de 2011 “por medio del cual se dictan

Normas orientadas a establecer mecanismos de Prevención, investigación y sanción de Actos de

Corrupción y la efectividad del control de la gestión Pública

X

X


Constitución Política de Colombia de 1991, Artículos 209, 269 y 343

PÁGINAS

1 de 1

Estado

Direccionamiento estratégico

Planeación

Gestión de la Calidad

Normatividad

Plan Institucional


P

Todos los procesos

Estado

Necesidades de contratación

Requisitos según modalidad de contrataciónP

Todos los procesos

Oferentes de productos y/o servicios


Documentos mínimos para la celabración de

contratos estatales.

P

Todos los procesos

Oferentes de productos y/o servicios


Documentos mínimos para la celabración de

contratos estatales.

H

Todos los procesos

Oferentes de productos y/o serviciosActa de inicio H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV




FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Proceso: CONTRATACION Tipo: Apoyo

Oficios de solicitud

CDP firmado

Invitación pública firmada por el Contralor o quien haga sus

veces.

Publicación (cuando haya lugar a ello)

Aviso de convocatoria.

Convocatoria a las veedurías ciudadanas (cuando haya

lugar a ello).

Actas de recepción de ofertas (cuando haya lugar a ello)

Acta de calificación (cuando haya lugar a ello)

Acta de evaluación y requisitos habilitantes (cuando haya

lugar a ello)

Contratación directa (prestación de servicios profesionales

y de apoyo a la gestión)

Todos los procesos

Etapa contractual

Minutas de contratos

Aceptación de oferta (invitación pública)

Registro presupuestal

Aprobación de pólizas (cuando haya lugar a ello)

Delegación de supervisión (cuando haya lugar a ello)

Acta de inicio

Todos los procesos

Etapa post contractualActas parciales

Informe de actividades y soportes legalesTodos los procesos

Etapa preparatoria

Objetivo: Dar los lineamientos para adelantar los procesos de selección de bienes, servicios y obras dentro de las modalidades de selección de acuerdo con lo establecido en el estatuto general de contratación de la

administración pública y sus normas reglamentarias.

Alcance: Aplica para la adquisición de bienes, servicios y obras requeridos por la entidad.

Lider del proceso: Asesor Jurídico


VA



Oficio de solicitud Contralor

Etapa precontractual

Definir criterios de planificación del

proceso.Documentos del proceso Todos los procesos


acción.

Seguimiento al desempeño del

proceso.


Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


VA



Gestión de Calidad

Control Interno

Contratación

Seguimiento e informes del proceso

Medición de los indicadores del plan de acción.A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


REQUISITOS DE NORMA

4.1,

5.3,5.4.1,7.4.1,7.4.2,7.4.3,8.2.3,8.4,8.5


Ver indicadores en el plan de acción


X

Ver listado maestro de documentos

asociados al proceso.Ver mapa de riesgos del proceso

Decreto 2474 de 2008 – Por el cual se reglamente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre

las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictas otras disposiciones.

X

X

X

X

Decreto 1082 de 2015 por medio del cual se reglamenta la Contratación Pública en el estado

Colombiano

Decreto 4117 de 2011 por la cual se crea la agencia de Contratación Publica.

Ley 1474 de 2011 “Por medio de la cual se dictan normas orientadas a establecer los mecanismos

de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y efectividad del control de la Gestión

Publica”


mejora.


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Ley 1150 de 2007 – Por el cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley

80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Decreto 4828 de 2008 – Por el cual se expide el régimen de garantías en la contratación en la

administración pública.

Decreto 4881de 2008 – Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación

con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de

proponentes.Decreto 2025 de 2009 – Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y se dictan

otras disposiciones.

Decreto 3576 de 2009 – Por el cual se modifica parcialmente el decreto 2474 de 2008 y el decreto

2025 de 2009.

Decreto 2516 del 12 de agosto de 2011, mediante el cual se reglamenta la contratación de mínima

cuantía, incluida en la ley anticorrupción.

Decreto 4266 de 2012 por el cual se modifica el articulo 82 del decreto 2474 de 20188 y se

reglamenta parcialmente el articulo 13 de la ley 80 de 1993.

Decreto 19 de 2012 “antitramite”


Constitución Política de Colombia.

Ley 80 de 1993 – Estatuto General de Contratación Pública.

Ley 190 de 1995 – Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la

administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

PÁGINAS

1 de 1

Gobierno Nacional - DAFP

Gestión de Calidad

Normatividad

Requisitos de la organizaciónp

Todos los procesos

Resultados auditorías internas y externas

Informes de seguimientos pasados.H

Todos los procesos

Resultados auditorías internas y externas

Informes de seguimientos pasados.H

Todos los procesos

Plan de auditorías internas

Solicitudes auditoria especial

Resultados de auditorías internas y externas

pasadas.

Planes de acción formulados

Manuales de procesos y procedimientos

Manuales de funciones

H

Todos los procesos

Solicitudes de capacitación

Necesidades de sensibilización del control y el

autocontrol.

H

Todos los procesos

Información para diligenciamiento de formatos

de la cuenta y los informes requeridos en esta.H

Gestión de Calidad

Planeación

Contralor

Subcontralor


procesoV

Definir criterios de planificación del proceso.

Plan de auditorías

Plan de acción


Todos los procesos

Asesoría y acompañamiento a los procesos Informes de evaluación Todos los procesos

Seguimiento al desempeño del proceso. Informes de desempeño del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Contralor

Subcontralor

Alcance: Todos los procesos y dependencias de la Contraloría Municipal de Pereira.

Lider del proceso: Asesor de Control Interno



Proceso: Control Interno Tipo: Evaluación


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0



Objetivo: Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa de la Contraloría, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución Nacional y la Ley.

Fomento de la cultura del autocontrol Oficios, folletos

Capacitaciones realizadas según PIC.Todos los procesos

Rendición de cuentas Oficios

Informes


Contraloría Departamental

DAFP

Asesoría y evaluación de la gestión del

riesgo

Mapa de riesgo

Informes de administración del riesgo

Todos los procesos

Entidades de control

Evaluación y seguimiento

Plan de auditoría

Lista de verificación

Notas de auditoria

Resultados de las auditorías internas

de la vigencia

Planes de mejoramiento por proceso e

institucional

Plan de mejoramiento individual

Seguimiento a planes de

mejoramiento

Todos los procesos

Entes de control



Gestión de Calidad

ContralorInformes de desempeño del proceso A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos



mejora.


mejora gestionadas.

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Contralor


X

XVer listado maestro de documentos Ver mapa de riesgos del proceso

Decreto Ley 272 de 2000

Resolución Orgánica 016 de 2005, Ley 1474 de 2011 “por medio del cual se dictan Normas

orientadas a establecer mecanismos de Prevención, investigación y sanción de Actos de

Corrupción y la efectividad del control de la gestión Pública

Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004

Decreto 2539 de 2005

Ley 1010 de 2006

Constitución política de 1991 Art. 2 y Art. 17

Ley 43 de 1993

Ley 527 de 1999

Resolución interna No. 151 de 2007

Guía de administración del riesgo del DAFP

Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004

Ley 190 de 1995


X

X


Ley 87 de 1993

Ley 489 de 1998 Decreto 2145 de 1999 Directiva presidencial 09 de 1999

Decreto 1537 de 2001, art. 4.


INDICADORES

Ver indicadores en el plan de acción.

REQUISITOS NORMA ISO 9001/NTC GP

1000

4.1,5.3,5.4.1,8.2.3,8.4,8.5

PÁGINAS

1 de 1

Proceso de Direccionamiento

Estratégico

Planeación

DAFP - ICONTEC

Directrices del funcionamiento de la entidad-

Plan Estratégico

Normas técnicas

P

Todos los procesos.

Documentación

Solicitudes de creación, modificación o

eliminación de documentos

H

Proceso de Direccionamiento

Estratégico

Control interno

Necesidad de conocer y controlar el

desempeño del proceso

Cronograma de actividades

Resultados de auditorías previas

H

Procesos misionales Servicio no conforme H

Todos los procesos Acciones correctivas, preventivas y de mejora. H

Todos los procesos Necesidades de capacitación y sensibilización H

Todos los procesos


proceso.

Insumos para la revisión por la dirección

(Resultados de auditoría, Retroalimentación

del cliente, desempeño de los procesos

(indicadores y servicios no conformes), estado

de acciones correctivas y preventivas,

seguimiento a revisiones por la dirección

previas, cambios que pueden afectar el

sistema de gestión de calidad,

recomendaciones para la mejora, resultados

sobre la gestión del riesgo).

V


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Proceso: Gestión de la Calidad Tipo: Estratégico

Planificar el sistema de gestión de calidad

Polìticas, objetivos de calidad


Cronograma de actividades

Todos los proceos

Gestión de acciones correctivas,

preventivas y de mejora

Acciones correctivas, preventivas y de

mejora para seguimiento.

Control interno

Todos los procesos

Capacitaciones, sensibilizaciones frente al

sistema de gestión de calidad

Capacitaciones y sensibilizaciones

realizadasTodos los procesos

Todos los procesos



Evaluar el desempeño del proceso y del

sistema de gestión de calidad

Resultado de la revisión por la

dirección:: mejora de la eficacia,

eficiencai y efectividad del S.G.C y sus

procesos, mejora del servicio y

necesidades de recursos.

Informes de desempeño del proceso y

del sistema de gestión de calidad.

Todos los procesos

Alcance: Aplica a las actividades de planificación, socialización, implementación, verificación y análisis del Sistema de Gestión de la Calidad, hasta el mejoramiento continuo de los procesos.

Lider del proceso: Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad.



Gestión de auditorías internas y externas al

sistema de gestión de calidad.

Procesos auditados, controlados y

verificados

Informes de auditoría

Todos los procesos

Gestionamos el servicio no conforme

Servicios no conformes gestionados

Solicitud de acciones correctivas o

preventivas

Procesos misionales

Control de Documentos y Registros - Listado maestro de documentos

Control de Documentos.

Objetivo: Establecer, documentar implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad mejorando continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la NTCGP 1000.



Auditores

Control Interno

Gestión de Calidad

Informes de desempeño del proceso A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos



mejora.


mejora gestionadas.

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Decreto 943 de 2014

x

x

NORMATIVIDAD APLICABLE


x

Ver listado maestro de documentos.x

x


Ley 594 de 2000 4,8Ver indicadores de calidad


1000

Ver mapa de riesgos del proceso

Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004


PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión Documental

Gobierno Nacional

Archivo General de la Nación

Subcontralor

Normatividad

Requisitos de la organizaciónp

Comunidad Pereirana

Sujetos de Control y OtrosInformación o solicitudes H


Todos los procesos

Memorando interno

Cartas internas

Resoluciones internas.

H

Todos los procesos Transferencias de archivo de gestión H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor


procesoV

Gestión de Calidad

Control Interno

Gestión Documental

Informes de desempeño del proceso A



Manejo de comunicaciones oficiales

externas

Comunicaciones oficiales a tramitar o

tramitadas


Comunidad Pereirana

Entidades sujetas de control y

Otros.

Todos los procesos.

Manejo de comunicaciones oficiales internas Comunicaciones internas a tramitar o

tramitadas

Funcionarios de la entidad.

Todos los procesos.

Manejo del archivo central Archivos conservados


Entidades de control

Comunidad pereirana

Entidades sujetas de control y

Otro.

Todos los procesos.

Seguimiento al desempeño del proceso. Informes de desempeño del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor

Objetivo: Dar los lineamientos para la conservación de los documentos, organización del archivo y la prestación del servicio de consulta de documentos de manera oportuna.


Lider del proceso: Subcontralor



Proceso: SUBCONTRALORIA Tipo: Apoyo


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Definir criterios de planificación del proceso.Plan de actividades

Documentos del proceso.

Subcontralor

Control Interno


mejora.


mejora gestionadas.

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Subcontralor



Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


X


1000


Ver indicadores en el plan de

actividades del proceso


Ver listado maestro de documentos Ver mapa de riesgos del procesoX

X

Acuerdo 042 de 2012

Ley 1712 de 2014


X

X


Ley 594 de 2000

Acuerdo 060 de 2001, Archivo General de la Nación

4,1, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8.2.3, 8.4, 8.5

PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión financiera

Concejo Municipal de Pereira


Contaduría Nacional

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público

Gobierno Nacional

Normas legales: (acuerdo 08 de 2014, acto

administrativo de liquidación del presupuesto.

Régimen de contabilidad pública, estatuto

tributario, resolución de aprobación del pac)

P

Concejo Municipal de Pereira -

Municipio de Pereira


Gobierno Nacional

Normas legales

Acuerdo Concejo Municipal

Decreto de liquidación del presupuesto del


Información histórica

Datos de ipc vigencia anterior

H

Gobierno Nacional

Contaduría Nacional

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público

Régimen de Contabilidad Pública

Estatuto tributarioH

Contabilidad Soportes y registros contables H


Comunidad Pereirana

Sujetos de control

Transferencias del municipio, multas y

fotocopias

H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV

Gestión financiera Informe de desempeño del proceso A


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0



Proceso: SUBCONTRALORIA.

Alcance: Incluye los procedimientos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería.




Objetivo: Realizar el registro de operaciones, análisis de resultados, y presentación de los Estados Financieros de la Contraloría Municipal, así como la consolidación y análisis de la Contabilidad.

Funcionarios de la Entidad

Contratistas

Entidades bancarias

Organos de Control

IngresosRecibos de Caja

ConsignacionesContraloría Municipal de Pereira

Acciones correctivas, preventivas o de Planes de mejoramiento Gestión de Calidad

Definir criterios de planificación del proceso.


Directrices para la ejecución de las

actividades presupuestales, contables

y de tesorería.

Plan de actividades

Organismo de control, comunidad

pereirana la entidad, Funcionarios

de la Entidad, Contratistas,

Entidades Bancarias,.

Seguimiento al desempeño del proceso.Informes de desempeño del proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Tipo: Apoyo

Elaborar y ejecutar el presupuesto

Presupuesto para la vigencia.

Comprobantes (notas de ajuste,

registros presupuestales y otros)

Cuadro de cierre presupuestal

Informes de ley

Procesos internos

Comunidad pereirana

Entidades bancarias

Organos de control

Contabilizar (Registrar y causas

movimientos de la entidad).

Comprobantes (notas de contabilidad,

causaciones notas de apertura, notas

de cierre)

Estados financieros

Informes contables

Informes de ley

Procesos internos

Comunidad pereirana

Entidades bancarias

Organos de control

Elaboración y registro de pagos

Pagos realizados

Nómina

Comprobantes de Egreso

Boletines de Caja

Conciliaciones Bancarias

Informe: PAC (Plan Anual

Mensualizado de Caja),

Informe: Certificado de Ingresos y

Retenciones

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


Plan General de Contabilidad Pública. (Resolución 354 de 2007)

Ver listado maestro de documentos del

proceso.Ver mapa de riesgos del proceso.

x

x

x

Acuerdo 08 de 21 de mayo de 2014 Concejo Municipal de Pereira


Ley 61416 del 2010.

Ley 80 de 1993,

Estatuto Tributario

x

x


Decreto 111 de 1996.


1000

4.1,5.3,5.4.1,6.1,8.2.3,8.4,8.5


Ver indicadores del plan de

actividades.

PÁGINAS

24.0 1 de 1

Estado - Contraloría General de la

República.


Planeación


Normatividad

Plan Institucional


p

Comunidad Pereirana

Sujetos de Control


Contraloría General de la República

Denuncias, Quejas y reclamos a través de

(Oficio, vía telefónica- Línea Anticorrupción,

Medios Electrónicos- Link de denuncias de la

pagina web, personal- audiencias,

conversatorios, ventanilla única de la CMP),

H

Comunidad PereiranaSolicitudes Generales - Oficios (capacitación,

conformación de Veedurías conversatorios,

información, informes entre otros)

H

Planeación

Plan de Acción Aprobado

(Mecanismos de participación: control social

juvenil, contralor estudiantil, audiencias

públicas, veeduría, entre otros).

H

Comunidad Pereirana Requerimientos H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV

Participación ciudadana





acción.

A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos



FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020

Proceso: Participación Ciudadana Tipo: Misional.



Objetivo: Generar espacios de participación ciudadana que faciliten el control fiscal a la gestión del Municipio de Pereira.

Comunidad Pereirana.

Entidades sujetas de

control.

Auditoría General de la

República.

Alcance: Comunidad Pereirana.

Lider del proceso: Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana



x



x

x


1000


4.1,5.3,5.4.1,7.1,7.2,7.5,8.2,8.3,8.4,8.5

Ver indicadores de calidad del

proceso

Ver indicadores del plan de

acción.

Ley 136 de 1994.

Ley 472 de 1998.

Ley 489 de 1998.

Ley 610 de 2000.

y demás normas concordantes que regulen la materia.

Ley 850 de 2003

Ley 80 de 1993.

Ley 134 de 1994.

Ley 734 de 2002,

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011

Decreto Ley 19 de 2012 Anti trámite

Ley 1474 de 2011.

Definir criterios de planificación del proceso.Plan de Acción.


Planeación

Contralor

Control Interno


República.


mejora.


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor




acción.


Informes de gestión del

proceso

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Acompañamiento y desarrollo de

mecanismos de participación ciudadana

x

x


Constitución Política de Colombia

Ley 42 de 1993 de Control Fiscal, Código penal

Ley 599 de 2000,

Código Único Disciplinario

Informe de gestión.

Indicadores

Encuestas de satisfacción.



control.


República

Internos (Control Interno,

Planeación, Despacho del

Contralor y Subcontralor

Atención a la ciudadaníaRegistro de atención a la

comunidad.



República

Recepción y trámite de las diferentes DQR.

Oficios: (Respuesta preliminar,

solicitud de información,

respuesta de fondo,

notificación por aviso,

encuestas de satisfacción.



control.


República.

Dirección de Auditorias.

Formación y capacitación en control fiscal y

social

Oficio de aprobación de

solicitudes.

Encuesta de satisfacción


PÁGINAS

24.0 1 de 1

Todos los procesos.

Entidades sujetas de control.


Contraloría General de la Republica.

Programa de Gobierno del Contralor,

presentado al ConcejoMunicipal P

Dirección Técnica de Auditorías. Entidades

sujetas de control, Participacion Ciudadana,



Hallazgos vigencia anterior, Quejas de la

Ciudadania, Control Fiscal Micro, Asuntos

de Potecial Importancia

P


sujetas de control, Parto



Matriz de Riesgos Externos, Denuncias

Quejas y ReclamosP


sujetas de control, Participación Ciudadana



Plan General de Auditoria P

Todos los procesos.Plan Estrategico, Plan de accion de la

diferentes dependenciasH

Dirección Técnica de auditorías, Auditoría

General de la República, Contraloría

General del Departamento, Contraloría

General de la República.

Metodologías, Normas, Manuales H

Todos los procesosInformes de actividades de control, de

Gestión y Planes de Acción H

Control InternoMapa de Riesgos de Corrupción, Plan de

Acción, Plan General de AuditoriaV

Todos lo procesos

Control Interno

Gestión de Calidad



acción.

Informes del proceso

A

CÓDIGO

FO 1.2.2.2-2-2

FECHA

30/01/2020

VERSIÓN

Medición de del plan estrategico


Informe de cumplimiento o avance del

Plan estrategico

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor


mejora y servicio no conforme


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Todos los procesos



Programación del proceso AUDITOR Cronograma de Auditoria

Dirección Técnica de Auditorías.




República.

Estructuración Matriz de Riesgos FiscalesMatriz de Riesgos Fiscales (aprobado

mediante acto administrativo)




República.

Consolidación y Estructuración Informe de

Gestión Institucional y el de Rendición de

Cuentas a la ciudadania

Informe validado por el Contralor Ciudadania en General




VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

Proceso: Planeación (planes, programas y proyectos) - Direccionamiento estratégico

Actualización de metodologías

Metodología aprobada, adaptada y

adoptada, mediante acto

administrativo

Dirección Técnica de auditorías,


República,Contraloría General de

la República.

Elaboración Plan General de Auditorias

Plan General de Auditoria - (aprobado

mediante acto administrativo)

Plan Nacional de Auditoria PNA





República.

Revisión, análisis y consolidación de Planes

de Acción

Todos los procesos


Lider del proceso: Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana

Tipo: Estratégico

Objetivo: Proyectar el desarrollo organizacional a través de la estructuración de los diferentes instrumentos de planificación (planes, programas y proyectos).

Alcance: Determinar las líneas de acción y programar la planeación y desarrollo de la Contraloría Municipal de Pereira, optimizando el talento humano, los recursos tecnológicos, logísticos y financieros, para el cumplimiento

eficiente de su cometido estatal.

SALIDA/RESULTADO CLIENTE

Elaborción Plan Estratégico institucional

Plan Estrategico Institucional

(aprobado y adoptado mediante acto

administrativo)

Plan de Acción consolidado de la

entidad, aprobado mediante acto

administrativo

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


x

Ver indicadores del plan de acción.


4.1,5.3,5.4.1,7.1,7.2,7.3,7.5,8.2.3,8.4,8.5





Ley 152 de 1994

Ley 142 de 1994


Ley 1474 de 2011 Normas orientadas a establecer mecanismos de Prevención, investigación y

sanción de Actos de Corrupción y la efectividad del control de la gestión Pública.

Metodología de Auditoría GAT adaptada y adoptada por la Contraloría Municipal de Pereira,

metodología para la revisión de la cuenta adaptada y adoptada por la Contraloría Municipal de Pereira.

Decreto 568 de 1996


Ley 358 de 1997

Decreto 696 de 1998




x

Constitución Política de Colombia 1991

Ley 42 de 1993

Metodología de Auditoría GAT adaptada y adoptada para la Contraloría Municipal de Pereira

Ley 152 de 1994

Programa de gobierno del Contralor.

x

x

x


PÁGINAS

24.0 1 de 1

Congreso de la República.


Planeaciòn

Ley 610 de 2000

Ley 1474 de 2011

Código Contencioso Administrativo

Plan institucional

Requisitos de la organizaciòn

P

Dirección Técnica de AuditoríasHallazgo TIPO fiscal

H

Dirección Técnica de AuditoríasHallazgo TIPO fiscal

H

Dirección de Responsabilidad Fiscal

y Jurisdicción coactivaFallo con responsabilidad fiscal H

Congreso de la República.


Art. 47 y siguientes de la ley 1437 de 2011

Ley 42 de 1993

Resolución interna 182 de 2008 y 070 de 2013H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor


procesoV

Responsabilidad fiscal y jurisdicción

coactiva





A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos

A LA PRESENTE CARACTERIZACIÓN SE LE DEBE INCLUIR LO DEL MECI,


FO 1.2.2.2-2-2

Definir los criterios de planificación del procesoDocumentos del proceso

Plan de acciòn

Planeaciòn

Control Interno

Acciones correctivas, preventivas o de mejora. Planes de mejoramiento

Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor






Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Proceso: Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Ordinario y Verbal Tipo: Misional.



Objetivo: Recuperar los recursos que por detrimento patrimonial se le hayan causado al Municipio de Pereira.

x

SALIDA/RESULTADO CLIENTE

Indagación preliminarArchivo de proceso

Inicio de proceso de Presuntos responsables

Responsabilidad fiscalArchivo o fallo con responsabilidad

fiscal Presuntos responsables o

x

Ver listado maestro de documentos del proceso Ver mapa de riesgos del proceso

RIESGOS ASOCIADOS

30/01/2020

Resolución 047 del 7 de febrero de 2005 Contraloría Municipal.

RECURSOS REQUERIDOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

Recuperación del detrimento fiscal Responsables fiscales

Proceso sancionatorioArchivo

SanciónInvestigados

POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO

Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 42 de 1993

x

x

Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, Artículos 106.107, 108,109

Resolución 182 de 2008

Estatuto de çcontratación pública.

Proceso coactivo

Código de procedimiento Civil, Código de procedimiento penal.


Constitución Política de Colombia artículo 267 y 272

Ley 610 de 2000.

4.1, 7, 8.2.3,8.3,8.4,8.5Ver indicadores de calidad del proceso

Ver indicadores del plan de acción

Resolución 070 de 2013

REQUISITOS NORMA ISO 9001 / NTC GP 1000

Alcance: Los servidores públicos y/o particulares que manejen recursos del Municipio de Pereira.

Lider del proceso: Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva


VAACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión de Sistemas

Estado - Auditoría General de la

República.

Mintic


Planeación


Normatividad

Plan Institucional

Requisitos de la organizaciónP

Mintic


Planeación


Plan de acción

Plan Institucional


H

Todos los procesos

Sujetos de control


Necesidades de los procesos

Necesidades de los sujetos de control

H

Todos los procesos

Mintic

Necesidades de publicación de información

Ley 1712 de 2014

Directrices de Gobierno en Línea

H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor


procesoV


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Página web administrada

Intranet administrada

Públicación de información

Todos los procesos

Comunidad pereirana

Partes interesadas

Diagnóstico - Definir criterios de planificación

del proceso.

Plan de Acción.




Planeación

Subcontralor

Contralor

Control Interno

Auditoría General de la República.

Administración de la red (copias de respaldo,

control inventario tecnológico, activación de

servicios, atención al usuario interno,

mantenimiento, adquisición de elementos,

capacitación)

Servicios prestados

Usuarios atendidos

Mantenimiento realizados

Elementos adquiridos

Conciliación de inventarios

Capacitaciones realizadas

Todos los procesos

Sujetos de control

Administración de la página web e intranet

Proceso: SUBCONTRALORIA Tipo: Apoyo

Objetivo: Apoyar a la Contraloría Municipal de Pereira y por su conducto a los sujetos de control, en la implementación, capacitación y soporte de los sistemas de información, además de apoyar labores cotidianas en

donde se involucra la tecnologia de la información.

Alcance: Todos los procesos de la Contraloría Municipal de Pereira y sujetos de control.

Lider del proceso: Subcontralor



Estructurar políticas del área y plan de

contingencia

Políticas para la Administración de las

TIC y Plan de Contingencia del Área

de Sistemas

Todos los procesos


acción.



Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Contralor

Subcontralor

Gestión de Calidad

Control Interno

Gestión de Sistemas

Seguimiento e informes del proceso

Medición de los indicadores del plan de acción.A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


Ver mapa de riesgos institucional y de

corrupción

X

X


X

X

Ley 1712 de 2014 y Decreto Reglamentario 103 de 2015

Decreto 2573 de 2014, Lineamientos, Guias e Instructivos aplicables


mejora.


Mapas de riesgos

Gestión de Calidad

Control Interno

Contralor

Subcontralor

X

Ver listado maestro de documentos

REQUISITOS DE NORMA

4.1,5.3,5.4.1,6.3,8.2.3,8.4,8.5


Ver indicacadores en el plan de acción


Ley 152 de 1993

PÁGINAS

1 de 1

Area: Gestión del Talento Humano

Estado


Planeación


Normatividad

Plan Institucional


p

Contralor

Asesor Jurídico

Hojas de vida y documentación requerida para

la vinculación, conforme a lo establecido en la

Ley.

H

Entidades con las que se tiene

convenio.

EPS - ARL

Todos los procesos

Novedades: Libranzas, incapacidades y

descuentos en general. Solicitud de

información en general: Bonos pensional,

certificados laborales.

H

Todos los procesos. Necesidades detectadas de capacitación. H

Contralor

Asesor Jurídico

Documento que soporte la solicitud de retiro o

desvinculación.H

Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Subcontralor


procesoV


FO 1.2.2.2-2-2 30/01/2020 24.0

Manejo de la seguridad social y nómina

Nómina

Planillas de Seguridad Social

Afiliaciones

Desvinculación de personal

Comunicados

Certificados laborales

Formularios bonos pensionales

Todos los procesos


convenio

EPS - ARL

Capacitación y bienestar PIC(Plan Institucional de Capacitación)

Programa de bienestar y estímulos.


CARACTERIZACION DE PROCESOS

Funcionarios de la entidad.

Todos los procesos

Desvinculación de personal

Resoluciones

Paz y salvo de bienes y servicios

Paz y salvo de sistemas

Paz y salvo de entrega de carnet

Paz y salvo de gestión documental

Comunicaciones

Funcionarios que salgan de la

entidad.


convenio

EPS - ARL

Proceso: SUBCONTRALORIA. Tipo: Apoyo

Objetivo: Dar los lineamientos y políticas, a través de las cuales se pueden obtener óptimos resultados que influyan en la entrega de una imagen de calidad en materia de gestión humana, de acuerdo a las funciones

entregadas a la Contraloría Municipal de Pereira.





Definir criterios de planificación del proceso.Plan de Acción.


Planeación

Contralor

Control Interno

Gestión de Calidad


acción.



Gestión de Calidad

Planeación

Control Interno

Subcontralor

Vinculación de personal

Resolución de nombramiento

Acta de posesión

Hoja de vida

Funcionarios que ingresen a la

entidad.

Todos los procesos.

Subcontraloría

Gestión de Calidad

Control Interno



Informes de desempeño del proceso

A

Recursos Humanos

Tecnológicos

Financieros

Infraestructura

Logísticos


x


procesoVer mapa de riesgos del proceso.

x

x

x



Decreto Ley 2400 de 1968

x


Ver plan de acción del proceso.


1000

4.1,5.3,5.4.1,6.2,6.4,8.2.3,8.4,8.5





Decretos 1042 y 1045 de 1978

Decretos 1227 y 4661 de 2005

Decreto - Ley 1567 de 1998

Ley 100 de 1993

Constitución Política de 1991 articulo 122.

Ley 909 de 2004


mejora.


Mapas de riesgos

Subcontraloría

Gestión de Calidad

Control Interno

CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA CONTROL DE DOCUMENTOS

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 1 de 6

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para el control de documentos del Sistema de

Gestión de Calidad de la Contraloría Municipal de Pereira, garantizando su

adecuación, revisión, aprobación, actualización, con el fin de tener disponible la

versión vigente de estos, para ser utilizados por los usuarios del sistema y

facilitar el acceso cuando se requiera.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud de modificación de documentos y termina con la difusión

de las actualizaciones del control de documentos.

3. RESPONSABILIDAD

Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

4. DESCRIPCIÓN

4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

Es un procedimiento normalizado y establecido para la descripción de los

diferentes documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad

(S.G.C) de cada proceso, todos los documentos que se generen en cada una

de las dependencias de la entidad, tendrán una finalidad y un alcance.

El control de los documentos y formatos es responsabilidad del representante

de la dirección para el SGC, por medio del “Listado Maestro de Documentos”

donde se registra:

Número

Código del documento

Nombre del proceso

Nombre del documento

Fecha de aprobación

Versión actual

4.2 ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Los documentos para el SGC, serán elaborados por los líderes de proceso o

responsables de procedimientos, según las necesidades del sistema,


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 2 de 6

diligenciando el formato solicitud de creación, modificación o eliminación de

documentos.

Dichas solicitudes serán enviadas al Representante de la Dirección para el

S.G.C por líder de proceso para su revisión y validación de la justificación del

cambio.

El Representante por la Dirección procederá a realizar aprobación de las

solicitudes; si la solicitud realizada se considera de impacto para sistema de

gestión de calidad o es trasversal y afecta varios procesos esta será revisada

en comité de calidad para su respectivo análisis y aprobación.

En las reuniones de comité de calidad, se procederá a informar los cambios

aprobados previamente por la Representante de la Dirección y se analizarán

las demás solicitudes, dejando registro en el acta de comité. Una vez al año

como mínimo se deberá demostrar la revisión integral de la documentación que

hace parte del SGC. Los documentos que son aprobados directamente por el

representante de la dirección se socializan por correo electrónico a todos los

colaboradores de la entidad

El Representante de la Dirección realizará la aprobación, de la creación,

modificación o eliminación de documentos, previa revisión del comité de

calidad. La fecha que aparece en la mancheta de los documentos, es la de

aprobación del mismo.

4.3 SOLICITUD PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR UN

DOCUMENTO

Cuando un funcionario identifique la necesidad de crear, modificar o eliminar un

documento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) presentará una

propuesta al líder del Proceso correspondiente, esta será discutida y si es

aprobada se diligenciará el formato "Solicitud de creación, modificación o

eliminación de documentos" y se envía al Representante de la Dirección.

4.3.1 Todas las solicitudes de creación, modificación, eliminación de

documentos deben ser diligenciadas por el responsable del proceso y

enviadas al Representante de la Dirección en su respectivo formato para su

análisis y aprobación según corresponda tal y como se establece en el numeral

4.2 del presente procedimiento.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 3 de 6

4.4 USO DE NORMATIVIDAD OBSOLETA

Todo procedimiento interno de la Contraloría Municipal de Pereira sujeto a la

aplicación de una ley o norma superior, es modificado mediante acto

administrativo tan pronto entre en vigencia la nueva normatividad; el cual

contempla el siguiente enunciado: “la presente resolución deroga las anteriores

que le sean contrarias”

4.5 DIFUSIÓN DE CAMBIOS EN EL SISTEMA

Los cambios generados al sistema serán informados a través de correo

electrónico por parte del Representante de la Dirección para el SGC a todos

los colaboradores de la entidad

4.6 ANALISIS PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN

DE DOCUMENTOS

4.6.1 Si es creación de un nuevo documento, la Representante de la Dirección/

Comité de Calidad según corresponda revisa la solicitud con el líder del

proceso teniendo en cuenta la relevancia del mismo para el SGC, es decir, que

sea:

1. Requerido por el SGC.

2. Necesario para cumplir requisitos legales y reglamentarios.

3. Necesario para la Entidad.

4.6.2 Si se trata de modificaciones a un documento del SGC o eliminación del

mismo, la Representante de la Dirección o el Comité de Calidad revisa la

solicitud con el líder del proceso interesado teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Que no vayan en contra de los requisitos de la NTCGP 1000: 2009.

2. Que agregue valor al proceso

4.6.3 Si la creación, modificación o eliminación del documento no es viable

para el SGC, el Representante de la Dirección/Comité de Calidad deja

evidencia en el acta de las razones por las cuales fue rechazada la solicitud


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 4 de 6

4.7 USO DE DOCUMENTOS

La única versión que se conservara en la entidad de los archivos del SGC,

estará bajo la custodia del Representante de la Dirección, Toda modificación en

los documentos y formatos del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad,

será subida a la intranet una vez revisados y aprobados por el Representante

de la Dirección/ o Comité de Calidad según el caso, por lo tanto los

documentos oficiales y vigentes del SGC, serán únicamente los que estén

disponibles en este medio.

4.8 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE VERSIONES DE LOS

DOCUMENTOS

Durante las auditorías internas, se verificará el adecuado uso y manejo de los

documentos del SGC, esto se refiere al control en las versiones aprobadas por

el Representante de la Dirección/ o Comité de Calidad. De igual forma todos

los funcionarios y contratistas de la Contraloría Municipal de Pereira son

responsables de utilizar los formatos y documentos vigentes, y de respetar el

uso de las copias controladas.

El Representante de la Dirección, por medio del listado maestro de

documentos, realizará control permanente, ya que es el encargado de realizar

las actualizaciones respectivas, conforme se aprueben por el Representante de

la Dirección/Comité de Calidad, y de su difusión, entre los líderes de proceso,

para que estos últimos pongan en conocimiento las actualizaciones realizadas.

4.9 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO.

Los documentos como Normas, Leyes y Decretos expedidos por el Gobierno

Nacional, ordenanzas, acuerdos y actos administrativos internos (decretos

resoluciones y circulares) se actualizan por cada líder de proceso en el

Normograma, el cual debe ser enviado a la asesor(a) jurídica para que

verifique, valide y consolide la vigencia y pertinencia de la normatividad

plasmada. El asesor (a) jurídica deberá apoyar y atender los requerimientos en

materia normativa que requieran los líderes y funcionarios en general y todos

aquellos que demande la entidad.

Los documentos emitidos de otras entidades también se consideran de origen

externo y se controlan con el radicado interno de la entidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 5 de 6

5. DEFINICIONES

APROBACIÓN: Autorización para la distribución y aplicabilidad de un

documento (darle legalidad al documento) por la persona idónea que tenga la

autoridad sobre los recursos para poder implementar el documento.

CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos

vigentes que conforman el sistema de calidad

DIFUSION: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer

la información de los procesos documentados.

DOCUMENTO EXTERNO: Información o datos que poseen y elaboran

organismos o personas ajenas a la entidad a través de papel, disco magnético,

óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para

el desarrollo de las actividades.

DOCUMENTO INTERNO: Son los generados (elaborados) e implementados

dentro de la entidad para interactuar directamente en el Sistema de Gestión de

la Calidad, a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o

fotografías.

DOCUMENTO: Medio a través del cual se define y acuerda la manera de

operar (pueden ser la descripción de un proceso, procedimiento o

actividad/tarea, diagramas, tablas, figuras, planos, videos, fotografías, muestras

físicas, manuales de operación, procedimientos técnicos ,entre otros)

ELIMINACION: Retiro de un documento del Sistema de Calidad de circulación

ya sea porque el proceso cambió radicalmente y obligó a que se elaborara un

nuevo documento o registro, o porque el proceso dejo de ejecutarse o se

fusionó con otro proceso del sistema de gestión de la calidad

FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria

para realizar un proceso o actividad específica.

MODIFICACION: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a

punto con relación al mejoramiento de los procesos.

PROCEDIMIENTO: Forma específica de efectuar una actividad. Documento

que define los pasos que deben seguir en un proceso o actividad.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que

interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada

en resultados.

REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una

evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados

planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión

de la Calidad.

REVISION: Verificar que lo documentado coincida con la realidad de las

actividades que se desarrollan en el proceso, dicha revisión es ejercida por la


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-1 30-01-2020 14.0 6 de 6

persona idónea que conozca el proceso y asegure la conveniencia, la

adecuación y eficacia del documento objeto del control, para así garantizar el

cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos.

6. RIESGOS

• Uso incorrecto de los documentos del SGC.

• Uso de formatos no aprobados por el Comité de Calidad.

• Demoras en la aprobación de creación, modificación o eliminación de

documentos.

• Uso indebido de los documentos establecidos como copias controladas.

7. PUNTOS DE CONTROL

• Revisión por parte del Representante por la Dirección o Comité de Calidad

de la creación, modificación o eliminación de documentos.

• Aprobación de documentos por el Representante por la Dirección

• Listado maestro de documentos actualizado.

• Verificación en las auditorías internas del uso de los documentos en el

SGC.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Actas de comité de calidad.

• Formato de solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos

• Listado maestro de documentos.

• Tabla de retención documental.


INÉS MONTOYA SÁNCHEZ Contratista

DIANA MILENA BEDOYA L. Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-2 30-01-2020 10.0 1 de 3

1. OBJETIVO Determinar si los servicios prestados en la Contraloría Municipal de Pereira satisfacen las necesidades del cliente, detectando oportunidades de mejora y atendiendo las denuncias o quejas, allegadas a través del responsable de ventanilla única, presentación personal, línea telefónica (anticorrupción) y correo electrónico.

2. ALCANCE Desde la definición del instrumento de medición hasta el seguimiento a las acciones emprendidas, como resultado de los hallazgos de la auditoria de servicios.

3. RESPONSABILIDAD Comité de Calidad.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 DEFINICIÓN DEL INSTRUMENTO DE MEDICIÓN

El Comité de Calidad desarrolla el formato de encuesta de satisfacción del cliente de la entidad, considerando los requerimientos de los clientes y características críticas del servicio que proporciona la Contraloría Municipal de Pereira. Como hay una diferenciación entre los clientes de la Contraloría, se debe manejar un instrumento que aplique a los entes sujeto de control y a la ciudadanía en general, según el tipo de servicio que reciban de la entidad.

4.2 APLICACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL INSTRUMENTO 4.2.1 El instrumento de evaluación de satisfacción del cliente es aplicado a los entes sujeto de control después de realizada la auditoria, para lo cual se enviara oficio firmado por el Contralor, con el formato de encuesta anexo, que deberá ser diligenciado y devuelto, y en la unidad de correspondencia direccionarán la encuesta al Representante de la Dirección, para que el Comité de Calidad realice el análisis pertinente.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-2 30-01-2020 10.0 2 de 3

4.2.2 El instrumento de evaluación de satisfacción del cliente para los DQR y capacitaciones, el técnico o mensajero entregará la encuesta de satisfacción de manera personal al peticionario, que deberá ser devuelto y en la unidad de correspondencia direccionará la encuesta al Representante de la Dirección, para que el Comité de Calidad realice el análisis pertinente. 4.2.3 El instrumento de evaluación de satisfacción del cliente para el proceso de responsabilidad fiscal, el profesional o mensajero entregará la encuesta de satisfacción de manera personal al peticionario, que deberá ser devuelto y en la unidad de correspondencia direccionará la encuesta al Representante de la Dirección, para que el Comité de Calidad realice el análisis pertinente.

USO DE LA INFORMACIÓN

• La información del nivel de satisfacción del cliente debe ser presentada en la revisión por la dirección que realiza el comité de calidad y con base en ello se inician acciones correctivas, preventivas o de mejora según aplique.

5. DEFINICIONES

CLIENTE: Entidad sujeto de control o ciudadano que recibe un servicio de la Contraloría Municipal de Pereira. ENCUESTA: Es el un instrumento utilizado para la recogida de información, diseñado para poder cuantificar y estandarizar el procedimiento de la entrevista. Su finalidad es conseguir la comparabilidad de la información.

6. RIESGOS

• Mala interpretación de los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente.

• Mala interpretación de la encuesta por parte del cliente externo.

• Uso indebido de la información.


• Formatos de encuesta diligenciados.

• Análisis y evaluación del Comité de Calidad a los resultados de las encuestas diligenciadas por los clientes de la Contraloría.

• Formulación en Comité de Calidad de acciones de mejora.

• Tabulación de las encuestas.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-2 30-01-2020 10.0 3 de 3


• Formato de encuesta de satisfacción del cliente, para los tres procesos.

• Formato análisis encuesta de satisfacción


INÉS MONTOYA SÁNCHEZ

Contratista DIANA MILENA BEDOYA L.

Subcontralora (E) JUAN DAVID HURTADO

BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-3 30-01-2020 9.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer las medidas para el tratamiento de los servicios identificados como no

conformes, y las acciones a tomar para el control y la revisión de las soluciones

planteadas, así como para prevenir su uso no intencionado. Define además las

responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no

conforme.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia en la identificación del servicio no conforme, hasta la

verificación del tratamiento, para las diferentes actividades relacionadas con la

prestación de los servicios que ofrece la Contraloría Municipal de Pereira.

3. RESPONSABILIDAD

Líder de Proceso.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 IDENTIFICAR REQUISITOS DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO

El líder del proceso, identifica el servicio y determina los requisitos de

conformidad, la naturaleza del incumplimiento y el tratamiento posible,

diligenciando el formato requisitos de conformidad del servicio.

4.2 IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIO NO CONFORME

La identificación de la no conformidad del servicio, la realiza el líder de proceso,

analizando los resultados que hayan de los diferentes controles que se realizan en

el SGC como: auditorías internas, control de documentos y registros, medición de

la satisfacción del cliente, seguimiento a indicadores de procesos y revisiones por

la dirección; teniendo como instrumento de identificación de no conformidades el

formato de requisitos de conformidad del servicio, esto aplica a cada uno de los

procesos misionales de la Contraloría Municipal de Pereira.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-3 30-01-2020 9.0 2 de 3

4.3 TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME

Después de identificada la no conformidad, el líder del proceso diligencia el

formato reporte de servicio no conforme, y lo allega al Representante por la

Dirección a fin de ser analizado en comité de calidad, donde se determinara si

amerita tratamiento según disposiciones definidas en el formato requisitos de

conformidad del servicio, donde se describe. En todo caso se dejara constancia en

el acta del respectivo Comité de Calidad.

4.4 ANALISIS DE NO CONFORMIDADES

Cuando haya lugar en Comité de Calidad se debe realizar un análisis de los

reportes de servicio no conforme presentados en cada proceso misional,

asignándole valor a cada Servicio No Conforme e identificando acciones

correctivas o preventivas que se van a documentar y aplicar, según lo establecido

en el procedimiento de manejo de acciones preventivas y correctivas, dejando

registro en el acta de comité, así mismo el seguimiento a las no conformidades

detectadas se realizará en el mismo formato de reporte de servicio no conforme

identificando fecha y estado.

5. DEFINICIONES

ACCIONES CORRECTIVAS: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad.

Nota 2. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse,

mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

ACCIONES PREVENTIVAS: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación indeseable.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que

la acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-3 30-01-2020 9.0 3 de 3

CORRECCIÓN: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Nota 1. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.

CONTROL DE NO-CONFORMIDAD: Acciones emprendidas respecto a una

situación no conforme con el propósito de resolver la no conformidad.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO: Resultado de un proceso (bien o servicio).

SERVICIO NO CONFORME: Es el incumplimiento de los requisitos establecidos

en la caracterización del proceso.

6. RIESGOS

• Falta de seguimiento y control por parte del líder del proceso.

• Una calificación inadecuada en la No conformidad.


• Análisis de no conformidades detectadas, realizado por el Comité de Calidad.


• Formato requisitos de conformidad del servicio

• Formato reporte de servicio no conforme

• Actas de reunión





BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 1 de 5

1. OBJETIVO

Definir el mecanismo utilizado por la Contraloría Municipal de Pereira para

identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades, oportunidades

de mejora y/o desviaciones del sistema a través de las acciones preventivas o

correctivas, mediante el uso de herramientas de evaluación y su aplicación,

tendientes a evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE

Desde la identificación de acciones preventivas o correctivas hasta la evaluación

y el seguimiento realizado a los planes de mejora adoptados, y cierre de las

acciones allí contenidas.

3. RESPONSABILIDAD

Comité de calidad

4. DESCRIPCIÓN

4.1 IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES

El líder del proceso para la identificación de acciones preventivas o correctivas

tendrá en cuenta, cuando haya lugar, las siguientes fuentes de información: las

quejas, peticiones o sugerencias de los clientes o partes interesadas, la medición

de la satisfacción del cliente o partes interesadas, resultados de auditorías

internas, revisiones por la dirección, medición y control de los procesos, análisis

de los resultados de indicadores, evaluación de los proveedores, informes entes

de control, reuniones del Comité de Calidad, otras acciones preventivas y

correctivas, acciones propuestas en Comité de Dirección, entre otras situaciones

que se presenten en el día a día y sugerencias hechas por los funcionarios de la

Contraloría.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 2 de 5

4.2 ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Una vez detectado el problema, se debe desarrollar una metodología para el

análisis de causas de las no conformidades, oportunidades de mejora o

desviaciones en el sistema, al interior de los equipos de trabajo (líderes de

proceso y colaboradores) se recomienda para tal fin que se hagan reuniones y se

dejen evidencias de las mismas.

Nota 1: No se recomienda una metodología específica para el análisis de causas,

cualquiera de ella se considera valida, siempre y cuando se cuente con el

conocimiento pertinente por parte de alguno de los miembros del equipo en la

metodología elegida; las cuales pueden ser entre otras.

• Causas – Efecto o Espina de Pescado

• Árbol Problema

• Causas Raíz

• Pareto

• Los 3 o los 5 por qué?

4.3 FORMULACION DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS

Una vez identificada la causa, se establecen las acciones correctivas o

preventivas que van a permitir solucionar el problema y se procede al

diligenciamiento del formato pertinente para luego entregar al representante de la

dirección, quien se encarga de llevarlas al comité de calidad, instancia en la que

se aceptan o no las acciones propuestas después de analizar su pertinencia.

Nota 1: Cualquier funcionario de la Contraloría Municipal de Pereira, puede

identificar acciones preventivas o correctivas reales o potenciales, las cuales se

deben registrar en el formato de acciones preventivas o correctivas y se remiten al

Representante de la Dirección, para su presentación y análisis ante el Comité.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 3 de 5

Nota 2: Toda no conformidad y observación provenientes de Auditoria interna de

Calidad debe ser objeto de análisis de causa y debe generar una acción correctiva

o preventiva, y es el líder del proceso quien debe liderar el análisis de las mismas.

Nota 3: El comité de calidad es el responsable de validar y aceptar las Acciones

Correctivas y Preventivas que la entidad genere CUANDO ESTAS SEAN

TRANSVERSALES Y DE IMPACTO PARA LA ENTIDAD, de lo contrario es

potestativo de los líderes de proceso establecer las acciones correctivas y

preventivas cuando lo considere requerido, en cualquiera de los dos casos se

debe posterior a su adecuada revisión por el Comité de Calidad y/o Líder de

Proceso, enviar al Representante de la Dirección para el SGC con el fin de validar

su correcta suscripción y proceder al envío de las acciones a la oficina de control

interno para su respectivo seguimiento y evaluación de eficacia, en caso contrario,

son devueltas al líder del proceso con las recomendaciones pertinentes para su

ajuste y nueva presentación según corresponda.

4.4 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES

Una vez son aprobadas las acciones que lo requieran por el comité de calidad,

este autoriza al representante de la dirección para que proceda a hacer entrega de

las mismas al Asesor de Control Interno, para su respectivo seguimiento.

El Asesor de Control Interno, realiza seguimiento trimestral a la implementación de

las acciones preventivas o correctivas, que se hayan registrado por proceso, y es

el responsable de evaluar la eficacia de la acción y cerrarla. Si hay lugar al cierre

de la acción, quedará evidenciado en el informe consolidado de acciones

correctivas y preventivas en donde se indican el número de acciones registradas

durante el periodo, cuantas y cuales se cerraron, y cuantas y cuales están

abiertas, y se presenta al Comité de Calidad.

5. DEFINICIONES

ACCIONES CORRECTIVAS: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada o real.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 4 de 5

Nota 2. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse,

mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

ACCIONES PREVENTIVAS: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que

la acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad o problema

detectado.

Nota 1. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.

PROBLEMA: Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.

SERVICIO NO CONFORME: Es el incumplimiento de los requisitos establecidos

en la caracterización del proceso.

DESVIACIÓN: Actividad que va en contra de lo establecido en los procedimientos

documentados/sinónimo de No Conformidad

OPORTUNIDAD DE MEJORA: Todas aquellas acciones que se pueden

emprender dentro del sistema de calidad en busca de hacer mejor una actividad o

procedimiento.

6. RIESGOS

• Incumplimiento de las actividades de las acciones formuladas.

• Que no se realice el análisis de causas adecuadamente y no se detecte la

causa raíz.

• Que no se implementen acciones correctivas o preventivas a los procesos de

la Contraloría Municipal de Pereira.

• No se haga el debido cierre de las acciones correctivas y/o preventivas.


• Análisis de posibles acciones preventivas o correctivas por parte del Comité de

Calidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-4 30-01-2020 13.0 5 de 5

• Informe de seguimiento a las acciones formuladas, por parte del Asesor de

Control Interno.


• Formato de acciones correctivas y preventivas.

• Actas de comité.





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CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-5 30-01-2020 11.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para llevar a cabo las Revisiones al Sistema de

Gestión de la Calidad, por parte de la Dirección y asegurar así la conveniencia,

adecuación y eficacia continua del Sistema.

2. ALCANCE

Desde la planeación de las Revisiones por la Dirección hasta el seguimiento y

cumplimiento de los acuerdos tomados en las mismas.

3. RESPONSABILIDAD

Representante de la Dirección.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE LAS REUNIONES PARA LA REVISIÓN POR

LA DIRECCIÓN

El Representante de la Dirección planea como mínimo una reunión de

Revisión por la Dirección al año.

4.2 SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN

El Representante de la Dirección para el SGC notifica a los líderes de los

proceso con quince (15) días de anticipación del desarrollo de la reunión con

el fin de que para la misma se presenten los informes con la información de

entrada y detallada para la revisión del SGC según corresponda.

4.2.1 ESTRUCTURA DEL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE

REVISIÓN

El programa de la revisión por la dirección tendrá la siguiente estructura:

1. Resultados auditorías internas de calidad

2. La retroalimentación del cliente.

3. Desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio.

4. El estado de las acciones correctivas y preventivas

5. Las acciones seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-5 30-01-2020 11.0 2 de 3

6. Los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad

7. Las recomendaciones para la mejora.

8. y los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para

la entidad, los cuales deben estar actualizados.

En cada punto se debe realizar la conclusión y documentar en acta.

4.3 ELABORAR Y DISTRIBUIR MINUTA DE REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN Y PLANEAR LA EJECUCIÓN DE ACCIONES

El Representante de la Dirección elabora y distribuye el acta de la revisión por

la dirección, asegurándose que se hayan incluido todas las decisiones y

acciones relacionadas con la mejora del SGC y sus procesos, la mejora de los

servicios y las necesidades de asignación de recursos (si es necesario).

4.4 PLAN DE MEJORAMIENTO

Como resultado de la Revisión por la Dirección se debe generar un plan de

mejoramiento que permita evidenciar las oportunidades de mejora,

compromisos responsables y tiempos de ejecución.

4.5 SEGUIMIENTO A ACCIONES DE MEJORA

Para el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas producto de la

revisión por la Dirección y evalúa el impacto en los procesos misionales, la

estructura documental y el propio Sistema de Gestión de la Calidad, se

procede conforme a lo establecido en el procedimiento acciones preventivas y

correctivas.

5. DEFINICIONES

ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al

más alto nivel una organización.

REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y

eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos

establecidos.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-5 30-01-2020 11.0 3 de 3

6. RIESGOS

• Incumplimiento de las revisiones planeadas de la alta dirección.

• No presentación de informes de manera oportuna y con la información

pertinente de entrada para la revisión por la Dirección por parte de todos

los procesos

• Incumplimiento del procedimiento.


• Revisión, seguimiento y control del procedimiento establecido.


• Acta de reunión.





BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-6 30-01-2020 6.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer un sistema metodológico para el manejo de los registros en cuanto a su

identificación, almacenamiento, protección, la recuperación, y conservación de los

Registros de Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE

Aplica a todos los registros generados por el Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C).

3. RESPONSABILIDAD

Representante por la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

4. DESCRIPCIÓN

4.1 CONTROL DE REGISTROS

El control de los registros es responsabilidad de cada funcionario de la Contraloría

Municipal de Pereira, el Representante de la Dirección para el SGC, debe mantener

actualizado y hacer cumplir las Tablas de Retención Documental por los líderes de

proceso.

Los registros que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría

Municipal serán controlados así:

Legibilidad: Los registros serán diligenciados virtualmente en lo posible, para el caso

de los registros diligenciados físicamente éstos serán diligenciados de tal forma que

sean comprensibles para los lectores o personas involucradas con su manejo.

Identificación: Los registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría

Municipal serán identificados según las disposiciones establecidas en el

Procedimiento de Control de Documentos.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-6 30-01-2020 6.0 2 de 3

Recuperación: Los registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloría

Municipal serán recuperados cronológicamente, cumpliendo las disposiciones de las

TRD.

Protección y almacenamiento: Los registros físicos se protegen por cada uno de los

líderes de proceso garantizando que el acceso a éstos sea solo por el personal

autorizado, en archivo central son controlados por el auxiliar administrativo

responsable del archivo central, el almacenamiento se realiza según disposiciones

establecidas en las T.R.D.

Los registros virtuales se conservan según disposiciones establecidas por el proceso

de Sistemas (Ver Manual Políticas Para La Administración y Manejo De La

Tecnología De La Información)

Los formatos deben ser consultados en la intranet previo a su diligenciamiento y por

ningún motivo se usaran formatos que ya están diligenciados en cada uno de los

equipos de cómputo de la Contraloría, con el fin de evitar que se usen versiones

obsoletas o se cometan errores al conservar información de registros anteriores.

Para controlar esta situación, será tenido en cuenta la revisión de uso de los

formatos como criterio especial en las auditorías internas de calidad.

Disposición final: La disposición final de los registros se establece en las T.R.D, esta

puede ser: conservación total, eliminación, microfilmación, selección.

Los registros serán archivados y conservados en forma tal que puedan encontrarse

fácilmente y en unas condiciones que minimicen los riesgos de daño o deterioro,

cumpliendo las disposiciones de las tablas de retención documental, conforme a lo

establecido en la Ley General de Archivo y sus reglamentarias .

5. DEFINICIONES

LEGIBILIDAD: Los registros no deberán contener, tachones, enmendaduras,

borrones, que sean originados dentro de la entidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC-6 30-01-2020 6.0 3 de 3

IDENTIFICACIÓN: Se identificara por medio del nombre, y el código cuando aplique,

es decir, cuando el registro sea diligenciado en un formato preestablecido por el

Sistema Gestión de Calidad (S.G.C).

RECUPERACIÓN: Se refiere las formas de recuperar los registros, puede ser por

nombre, fecha, cronológicamente etc.

PROTECCIÓN: Los registros se recuperaran y protegerán ya sea en medio físico o

en medio magnético.

ALMACENAMIENTO: Se refiere a la forma de almacenar los registros puede ser en

carpetas en los diferentes procesos, en copias de seguridad

DISPOSICIÓN: Se refiere a la disposición final de los registros puede ser

conservación total, eliminación y otros (microfilmación).

ARCHIVO: Los líderes de los procesos y los responsables de los registros serán los

responsables de archivar los registros que genere, siendo deber del Subcontralor

archivar los registros generados por la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad

(S.G.C).

6. RIESGOS

• Uso incorrecto de los registros del SGC.

• Incumplimiento de las disposiciones establecidas en las T.R.D.

• Pérdida de información.


• Verificación en las auditorías del cumplimiento de las T.R.D


• Actas de comité de calidad.






BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 1 de 7

1. OBJETIVO

Realizar auditorías internas de calidad que permitan visualizar que el Sistema

de Gestión de la Calidad implementado en la Contraloría Municipal de Pereira

es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las

normas técnicas vigentes, con los requisitos del sistema de gestión de la

calidad y asegurar que se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectivo.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos del sistema de gestión de calidad.

3. RESPONSABILIDAD

Representante de la Dirección

Asesor de Control Interno

Equipo Auditor

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

El Asesor de Control Interno deberá incluir en el programa de auditorías para el

siguiente período fiscal, las auditorías internas de calidad.

El Asesor de Control Interno/Auditor Líder, debe comunicar formalmente a los

auditores internos de calidad el programa de las auditorías que cubra la

totalidad del sistema descrito en el Mapa de procesos de la entidad, teniendo

en cuenta el estado y la importancia de los procesos a auditar y se identifican

los meses en los cuales se realizará(n) el (los) ciclo(s) de auditoría del SGC.

Se debe establecer el orden de prioridad para la realización de las auditorías a

los procesos, teniendo en cuenta: procesos con mayor dificultad en la

implementación, prioridades de la Dirección, objetivos organizacionales,

cambios significativos al interior de los procesos, resultados obtenidos en

anteriores auditorías y otras situaciones que ameriten ser tenidas en cuenta por

las consecuencias que puedan recaer sobre el cumplimiento de los objetivos

del proceso.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 2 de 7

Las auditorías internas de calidad podrán contratarse con auditores externos,

sin embargo deberán estar contempladas en el programa de auditorías tal y

como si se realizaran por auditores internos de calidad.

4.2 SELECCIÓN DE AUDITORES

Cuando las auditorías internas de calidad sean realizadas por auditores

internos de la Contraloría Municipal de Pereira, es necesario que cumplan con

los siguientes requisitos:

1. Objetivo

2. Imparcial

3. Formación profesional y/o capacitación en auditoría de calidad

4. Conocimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad

4.3 AUDITOR LÍDER

Persona encargada de la coordinación general de la auditoría, que cuente con

los recursos necesarios y logísticos para la ejecución de la auditoria así mismo

es el responsable de elaborar el plan de auditoría a seguir.

El Auditor líder se encarga de designar los demás miembros del equipo auditor

en los diferentes procesos, distribuyendo las cargas de trabajo. Puede, si lo

considera necesario, conformar parejas de auditores para trabajar en un

proceso específico, nombrando uno de los dos como responsable por el

diligenciamiento de los documentos requeridos como registros de la auditoría.

Verifica la preparación de las auditorías por parte de los auditores, mediante la

revisión de las listas de verificación que deben ser elaboradas por estos, para

este proceso los auditores podrán utilizar la Guía Lista de Verificación de

Auditorías.

Además de lo anterior, el líder de la auditoria se encarga de asesorar, cuando

sea necesario a auditores y auditados en situaciones surgidas por el ejercicio

mismo de la auditoría.

El líder del equipo auditor presenta al Representante de la Dirección y/o Comité

de Calidad el informe final de la auditoría, el cual debe contener un resumen

general de las conclusiones de las auditorías por procesos, incluyendo las

fortalezas y debilidades encontradas en cada uno de ellos. De la misma forma


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 3 de 7

se deben destacar las dificultades surgidas en y para el desarrollo de la

auditoría, si la hubiere.

AUDITOR

Es la persona a quien se le ha asignado la responsabilidad de ejecutar la

auditoría a un proceso específico, el auditor puede ser interno o externo. Antes

de iniciar la auditoría, este debe preparar el desarrollo de la misma mediante el

estudio de la documentación respectiva, según el proceso al cual se le aplicará

la auditoría.

Para esta preparación debe elaborar la “Lista de Verificación”, donde consigna

las preguntas o los asuntos sobre los cuales investigará en la auditoría,

teniendo en cuenta el documento Guía Lista de Verificación de Auditorías.

4.4 PLAN DE AUDITORIAS.

El equipo Auditor elabora el plan de auditoría y lo socializa a los líderes de

proceso, quienes a su vez lo deberán comunicar a su equipo de trabajo.

4.5 REUNION DE APERTURA.

El líder de la auditoría inicia la reunión de apertura a la hora programada con la

presentación del grupo auditor a los integrantes del área del proceso a auditar

y a su responsable, recuerda a los auditados el objetivo, el alcance y los

criterios de auditoria.

Explica al responsable del proceso la metodología por medio de la cual se

desarrollara la auditoria e informa la asignación de autoridad y responsabilidad

de cada auditor igualmente Informa al responsable del proceso los tiempos de

la auditoria y confirma la disponibilidad y asignación de recursos solicitados.

Verifica con los auditados la total comprensión del desarrollo del plan de

auditoria y despeja sus dudas.

4.6 EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Para todas y cada una de las auditorías internas, se deben seguir los

siguientes pasos por parte del auditor:


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 4 de 7

• Conocimiento del Alcance de la Auditoria (documentos y registros que

aplican)

• Planificación del programa de auditoria

• Planificación de la auditoria de procesos

• Realización de la auditoria

• Informar sobre la auditoria

• Seguimiento de las mejoras planteadas

4.6.1 RECOLECCIÓN DE EVIDENCIA OBJETIVA.

Los auditores, teniendo en cuenta las disposiciones hechas a través del plan de

Auditoría, inician la labor de buscar la evidencia de la conformidad del Sistema

de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos en las Normas

vigentes.

Solicitar copia de documentos o registros sobre los procedimientos auditados

con el fin de obtener la evidencia necesaria.

Realizar la recolección de la evidencia objetiva basándose en entrevista,

observación directa de las actividades realizadas por el auditado.

Nota: no se deben auditar solamente documentos o información.

Verificar siempre lo preguntado y lo observado, no acepte afirmación sin tener

acceso a la confirmación

Establecer claramente los hallazgos de la auditoria y los comunica al auditado

en el transcurso de la misma.

Asegurar que los hallazgos de auditoria sean objetivos y no conceptos

personales.

Identificar los aspectos favorables de los procedimientos auditados para que

sean informados en la reunión de cierre.

4.7 ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA

El auditor elabora el informe con base en los resultados de la misma,

describiendo las no conformidades y oportunidades de mejora (observaciones).

Este informe es validado por el auditor líder, quien enviará informe al


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 5 de 7

responsable del proceso, para que éste lo analice y presente si considera

necesario en cinco (5) días hábiles recurso de contradicción al mismo.

4.8 ELABORACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO Y DEFINICIÓN DE

ACCIONES

Posterior a la revisión de la pertinencia del Derecho de Contradicción, se

genera el informe definitivo para el proceso correspondiente. En caso de no ser

pertinente el derecho de contradicción el informe quedará en firme.

Una vez se ha socializado el informe de auditoría con el Responsable del

Proceso, éste se encarga de tomar acciones oportunas para eliminar las no

conformidades detectadas y sus causas, estas acciones deberán ser

entregadas al Representante de la Dirección, en máximo cinco (5) días hábiles.

4.9 SEGUIMIENTO AL CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES

El Representante de la Dirección o persona que el designe debe verificar

pertinencia y coherencia de las acciones con respecto al informe final de

auditorías y remitir al Asesor de Control Interno para su seguimiento

correspondiente.

El Asesor de Control Interno verifica el cumplimiento y eficacia de las

actividades propuestas, dejando evidencia de ello en el formato de “Acciones

Correctivas y Preventivas”.

El Asesor de Control Interno remite el resultado del seguimiento al

Representante por la Dirección.

4.10 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍAS INTERNAS

El Auditor Líder deberá tener en cuenta como mecanismo de control del

presente procedimiento el formato verificación ejercicio auditorías S.G.C., el

cual deberá cumplirse, diligenciarse y verificarse por el asesor de control

interno y el Representante de la Dirección.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 6 de 7

4.11 UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIA PARA LA

REVISIÓN DEL SGC.

Con base en los informes de auditoría de calidad, el representante por la

Dirección, elabora un informe donde se identifican las no conformidades, los

aspectos positivos y las fortalezas y lo presenta al Contralor Municipal. Este

informe se constituye en una entrada para la revisión por la Dirección.

5. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)

causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente

indeseable.

AUDITOR: Persona que posee las habilidades, conocimientos, experiencia y

calificaciones para realizar una auditoría.

AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado

para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten

determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la

auditoría interna.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

6. RIESGOS

• No realizar las auditorias acorde con el presente procedimiento.

• No utilizar los formatos vigentes para la ejecución de las auditorías internas

de calidad.

• No usar la guía de lista de verificación auditorías.

• No cumplir las acciones correctivas y preventivas establecidas como

resultado de auditorías internas.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 GC -7 30-01-2020 8.0 7 de 7

• No realizar seguimiento oportuno al cumplimiento y eficacia de las acciones

correctivas y preventivas.


• Aprobación por parte del Comité Coordinador de Control Interno del

programa de auditorías internas de calidad.

• Aprobación del plan de auditoría por los auditados.

• Revisión del informe final de auditoría por parte del Representante de la

Dirección/Comité de Calidad.

• Verificación de la coherencia y pertinencia de las acciones propuestas por

los auditados por el Representante de la Dirección antes de ser

direccionadas a Control Interno.

• Seguimiento y verificación de la eficacia de las acciones correctivas y

preventivas propuestas por parte del Asesor de Control interno

• Revisión del cumplimiento del procedimiento de auditorías internas por el

auditor líder, el asesor de control interno y el representante de la dirección

según formato verificación ejercicio de auditorías S.G.C.


• Formato Programa de Auditoria

• Formato Plan de Auditoria

• Formato Lista de Verificación de Auditorias – la Guía Lista de

Verificación de Auditorías.

• Formato Informe de Auditoria.

• Formato de Acciones Correctivas y Preventivas.

• Formato Verificación ejercicio de auditorías Internas de Calidad





BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ELABORACION DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA

TERRITORIAL

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-2 30-01-2020 2.0 1 de 3

1. OBJETIVOS:

Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor. Determinar las entidades sujetas de control que serán auditadas en la vigencia fiscal respectiva. Identificar las necesidades de talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor

2. ALCANCE

Inicia con la definición de políticas y lineamientos de la alta Dirección y finaliza con las modificaciones y seguimiento al PGAT.

3. RESPONSABILIDAD

Contralor Municipal Director Técnico de Auditorías Asesor de Planeación

4. DESCRIPCION

4.1 Definición de políticas y lineamientos El contralor Municipal de Pereira define las políticas y lineamientos generales plasmándolos en su programa de gobierno para el periodo constitucional y legal para el cual fue elegido.

4.2 Elaboración y Consolidación de la matriz de riesgo fiscal

El Director Técnico de Auditorías recepciona de los líderes de auditoría los insumos necesarios para la estructuración de la matriz riesgo control los cuales se obtienen del producto de las auditorías realizadas a cada entidad, allegando los componentes a la asesoría de Planeación, para su evaluación y calificación final de los componentes.

4.3 Determinación de Objetivos y Estrategias

El Director Técnico de Auditorías en conjunto con los líderes de auditoría determinará los objetivos generales y específicos de cada ejercicio de control.


TERRITORIAL

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-2 30-01-2020 2.0 2 de 3

4.4 Priorización de Entes o Asuntos a Auditar

Con base en los resultados de la matriz riesgo fiscal, el Director de Auditorías priorizará las entidades a auditar de acuerdo con los recursos financieros, tecnológicos y de talento humano de que se disponga.

4.5 Estimación e Identificación de Recursos

El Director Técnico de Auditorías identificará los requerimientos de recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento humano para cumplir los objetivos del PGAT, para lo cual tendrá en cuenta: talento humano perfil idoneidad, experiencia y competencia, disponibilidad de recursos. 4.6 Elaboración del PGAT: el DTA y Asesor de Planeación elaboraran en conjunto el PGAT

1. DEFINICIONES POLITICA: Es la mística, el ideal máximo, se refiere al arte de dirigir un asunto para

conseguir un fin o un propósito

Metodología GAT (Guía de Audite Territorial): Corresponde al instrumento de apoyo a

la gestión institucional de las contralorías territoriales, elaborado por los representantes de

cada una de ellas, para facilitar el ejercicio del proceso auditor, mediante la aplicación

articulada y simultanea de los sistemas de control fiscal definidos en la ley 42 de 1993,

con el propósito de evaluar la gestión fiscal, el logro de los resultados y la efectividad de

sus impactos.

OBJETIVO: Se refiere al fin propósito o aspiración de una entidad, proyecto, proceso o

actividad.

PLAN GENERAL DE AUDITORIA: Se refiere a la programación anual del control fiscal.

PLANEACION: Es el reconocimiento consciente del carácter futuro que encierran las

decisiones actuales, donde la evaluación de la incertidumbre es el atributo constante.

2. RIESGOS

• Que se incumplan los protocolos del proceso auditor por parte de los ejecutores del mismo y de quien administra dicho proceso.


TERRITORIAL

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-2 30-01-2020 2.0 3 de 3

• Que no se ejecute en su totalidad el Plan General de Auditorías programado para una vigencia fiscal.

• Que no se cuente con el talento humano necesario para ejecutar los proyectos de auditoría contenidos en el Plan General de Auditoría Territorial.


• Revisión de los diferentes proyectos de auditoría contenidos en el PGAT por parte de los líderes de cada equipo de auditoría.

• Revisión de cada uno de los informes producto de la ejecución de las auditorias en las diferentes modalidades a que se refiere la Guía de Auditoria Territorial adoptada.

• Realización de mesas de trabajo por parte del administrador del proceso auditor para monitorear el avance de la ejecución del PGAT.

4. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS estos son los que habían anteriormente

• Matriz de Riesgo Fiscal

• Guía metodológica para la realización del proceso auditor

• Matriz plan general de auditorias

• Seguimiento al plan de acción.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA

OCAMPO

DIRECTOR PLANEACION

Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA

Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ESTRUCTURACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-3 30-01-2020 5.0 1 de 3

1. OBJETIVO Consolidar un instrumento de planeación que observe la totalidad de las políticas, objetivos corporativos y estratégicos contenidos en el programa de gobierno del Contralor.

2. ALCANCE

Inicia con el estudio del programa de gobierno del Contralor Municipal de Pereira y finaliza con la adopción del Plan Estratégico Institucional mediante acto administrativo.

3. RESPONSABILIDAD Asesor de Planeación.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 ESTUDIO DEL PROGRAMA DE GOBIERNO DEL CONTRALOR

MUNICIPAL El Asesor de planeación realiza el estudio del programa de gobierno del Contralor Municipal, presentado ante el tribunal Contencioso Administrativo.

4.2 DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS DEL PROGRAMA DE GOBIERNO DEL CONTRALOR MUNICIPAL DE PEREIRA

El Asesor de planeación, interpreta y define claramente los principales objetivos a desarrollar durante el período constitucional y legal del Contralor Municipal de Pereira, los cuales comportan en conjunto las políticas plasmadas en el programa de gobierno presentado al Tribunal y ante el Concejo Municipal. Lista dichos objetivos y los enumera según prioridades definidas en el programa en comento.

4.3 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS Y DIRECTIVOS

El asesor de Planeación con el propósito de orientar a las diferentes áreas hacia el cumplimiento de las políticas de la alta Dirección, desarrolla cada uno de los objetivos corporativos definiendo de una manera clara y concisa las estrategias mediante las cuales se pretende o planea lograr los diferentes cometidos organizacionales.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-3 30-01-2020 5.0 2 de 3

4.4 ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

El Asesor de Planeación estructura el Plan Estratégico Institucional, el cual contiene los siguientes elementos: Una parte general que incluye Introducción, antecedentes, funciones, ámbito de competencia, informes, reformas, naturaleza jurídica, y la parte estratégica que incluye misión, visión, emblema, objetivos, estrategias y definición de las mismas.

4.5 PRELIMINAR DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL El Asesor de Planeación allega al Contralor el Plan Estratégico Institucional para su estudio, análisis, y ajustes pertinentes. De presentarse ajustes al plan, el Asesor de Planeación, atendiendo las observaciones allegadas por el Contralor, realiza los cambios a que haya lugar y presenta nuevamente al despacho el documento corregido.

4.6 SOCIALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL AL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación prepara y realiza la socialización del Plan Estratégico Institucional al Comité Directivo y de Planeación.

4.7 AJUSTES ADICIONALES AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

De presentarse ajustes al Plan Estratégico Institucional, el Asesor de Planeación realiza las modificaciones pertinentes, produciendo el documento final.

4.8 ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

El asesor de planeación previa aprobación del Plan Estratégico por parte del Contralor, elabora el acto administrativo de adopción y pasa a la Asesoría jurídica para revisión y visto bueno.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-3 30-01-2020 5.0 3 de 3

5. DEFINICIONES ESTRATEGIA: Habilidad o arte para dirigir un asunto, se refiere al Cómo Hacer las cosas para lograr el fin propuesto. ESTRATÉGICO: Se refiere a la determinación de objetivos y acciones conducentes al logro de una visión de futuro. PLANEACION: Es el reconocimiento consciente del carácter futuro que encierran las decisiones actuales, donde la evaluación de la incertidumbre es un atributo constante. PLANEAR: Se refiere a explicar cada una de las posibilidades y analizar las respectivas ventajas y desventajas, es pensar antes de actuar y hacerlo con método, es proponer objetivos claros y alcanzables. POLÍTICA: Es la mística, el ideal máximo, se refiere al arte de conducir un asunto para conseguir un fin o propósito

6. RIESGOS

No aplica


No aplica


• Programa de gobierno del contralor municipal

• Plan estratégico institucional

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA

OCAMPO

DIRECTOR DE PLANEACION



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA GESTIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 1 de 5

1. OBJETIVO

Revisar, analizar y corregir los planes de acción presentados por las diferentes áreas y consolidar el Plan de Acción Institucional.

2. ALCANCE

Inicia con el diseño del formato de plan de acción a utilizar y el instructivo correspondiente y finaliza con la adopción del Plan de Acción Institucional mediante acto administrativo.


4. DESCRIPCIÓN 4.1 DISEÑO DEL FORMATO DE PLAN DE ACCIÓN A UTILIZAR Y EL

INSTRUCTIVO CORRESPONDIENTE

El Asesor de Planeación diseña el esquema a utilizar como formato del plan de acción, Así mismo el instructivo del esquema del plan.

4.2 DISEÑO DEL INSTRUCTIVO PARA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

El Asesor de Planeación diseña el instructivo para el seguimiento del plan de acción, el cual deberá ser diligenciado por cada responsable de área y presentado con una periodicidad trimestral al Asesor de Control Interno, a su vez el Asesor de Planeación verificará el cumplimiento y solicitará los resultados allí plasmados con una periodicidad trimestral. Así mismo el Asesor de Planeación elaborará con base en los informes trimestrales de ejecución del Plan de Acción allegados por los líderes de proceso, el informe ejecutivo de cumplimiento de indicadores de gestión de la entidad y lo presentará al comité de Dirección y Planeación.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 2 de 5

4.3 SOCIALIZACIÓN DE LOS FORMATOS E INSTRUCTIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL AL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación presenta y explica los esquemas diseñados al Comité de Dirección y Planeación para su respectivo diligenciamiento, el cual debe observar los objetivos corporativos y estratégicos contenidos en el Plan Estratégico Institucional así como el desarrollo de todos y cada uno de ellos, en las áreas respectivas.

4.4 SOLICITUD MEDIANTE OFICIO DE LOS FORMATOS DEL PLAN DE ACCIÓN DILIGENCIADOS POR LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación mediante memorando entrega a cada representante de dirección y asesores, los formatos e instructivos necesarios para su diligenciamiento, los cuales serán presentados el 15 de febrero de cada año a excepción del primer año de inicio de período del contralor, donde la entrega prolongará hasta el 30 de marzo.

4.5 ASESORIA AL COMITÉ DIRECTIVO Y DE PLANEACIÓN EN LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN

El Asesor de Planeación se encarga de asesorar a los diferentes responsables de cada dependencia en la elaboración de los planes de acción, recomendando los ajustes necesarios (definición de objetivos, metas, indicadores entre otros.) para su estructuración final.

4.6 REVISIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN ALLEGADOS POR LAS AREAS QUE ESTRUCTURAN LA CONTRALORIA MUNICIPAL

El Asesor de Planeación revisa los planes de las diferentes áreas, verificando que todo proyecto de auditoría o acción de control, o actividad en ellos contenido guarde total coherencia con los objetivos y metas planteados en el Plan Estratégico Institucional a fin de lograr los objetivos previstos en el programa de gobierno del Contralor.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 3 de 5

4.7 AJUSTES A LOS PLANES DE ACCIÓN DE LAS DIFERENTES AREAS

DE LA ENTIDAD

El Asesor de Planeación evalúa y realiza los ajustes necesarios a los planes de acción de las diferentes áreas de la entidad y se reúne con cada uno de sus representantes para socializar las modificaciones consideradas y entregar los requerimientos pertinentes en cada uno de ellos.

4.8 CONSOLIDACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN DE LA ENTIDAD

El Asesor de Planeación consolida la información correspondiente a los planes de acción de las diferentes áreas.

4.9 ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

El Asesor de Planeación elabora el acto administrativo de adopción del plan y pasa a la Asesoría jurídica para revisión y visto bueno, al Contralor para revisión y firma.

5. DEFINICIONES

ESTRATEGIA: Habilidad o arte para dirigir un asunto, se refiere al Cómo Hacer las cosas para lograr el fin propuesto. ESTRATÉGICO: Se refiere a la determinación de objetivos y acciones conducentes al logro de una visión de futuro. META: Es la unidad de cumplimiento de lo programado en un proyecto u acción definida en términos de tiempo y cantidad para posibilitar el seguimiento y la evaluación. OBJETIVO: Es el fin, el propósito o aspiración de una entidad, proyecto, proceso o actividad.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 4 de 5

PLAN DE ACCION: El Plan General de Acción es una herramienta de gestión que permite a cada dependencia de una organización, orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles (humanos, físicos, económicos, técnicos e institucionales) hacia el logro de los objetivos y metas anuales, a través de la ejecución de acciones y proyectos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos del programa de gobierno. El Plan de Acción es el instrumento en el cual se programa toda la ejecución de los proyectos y/o acciones que se ejecutarán durante el año. Instructivo de seguimiento del plan de acción Como su nombre lo indica permite observar la ejecución de los diferentes proyectos y acciones de control. Es la herramienta complementaria de los planes de acción en el cual se consignan los avances de los proyectos y acciones de control durante su ejecución. Con este instructivo de seguimiento se puede observar el porcentaje de avance de cada proyecto y acción de control tanto en su ejecución como en los recursos utilizados así mismo las acciones puntuales desarrolladas. PLANEACION: Es el reconocimiento consciente del carácter futuro que encierran las decisiones actuales, donde la evaluación de la incertidumbre es un atributo constante. PLANEAR: Se refiere a explicar cada una de las posibilidades y analizar las respectivas ventajas y desventajas, es pensar antes de actuar y hacerlo con método, es proponer objetivos claros y alcanzables. POLÍTICA: Es la mística, el ideal máximo, se refiere al arte de conducir un asunto para conseguir un fin o propósito PROCESO: Es el conjunto integrado de operaciones que se desarrollan para hacer que las cosas ocurran. PROGRAMA: Hace referencia al conjunto de proyectos que se deben desarrollar para dar cumplimiento a las metas predefinidas.

6. RIESGOS

• Desarticulación de los objetivos con las estrategias de la Alta Dirección.


• Acompañamiento del proceso por parte de la asesoría de planeación en el sentido de instruir a directores y asesores en el manejo de indicadores y en la estructuración del plan.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-4 30-01-2020 7.0 5 de 5


• Programa de gobierno del contralor municipal

• Plan estratégico institucional

• Formato del plan de acción

• Instructivo plan de acción

• Instructivo de seguimiento trimestral del plan de acción

• Planes de acción por dependencias

• Plan de acción institucional

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA

OCAMPO

DIRECTOR PLANEACION



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ACTUALIZACION DE METODOLOGÍAS

CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 1 de 4

1. OBJETIVO

Diseño y/o adaptación de elementos de planeación y control con el fin de actualizar los existentes y elaborar los que sean necesarios para el mejoramiento del control fiscal.

2. ALCANCE

Inicia con la revisión de las metodologías existentes y finaliza con la adopción de la metodología mediante acto administrativo.


4. DESCRIPCION 4.1 REVISION DE LAS METODOLOGÍAS EXISTENTES

El Asesor de Planeación revisa las metodologías existentes en la entidad, específicamente aquellas que tienen que ver con el área misional como la rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, la guía metodológica del ejercicio de control fiscal y manual de indicadores, verificando que ellas contengan la totalidad de elementos necesarios para facilitar el ejercicio del control fiscal.

4.2 CONFRONTACIÓN CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE

El Asesor de Planeación confronta la guía metodológica (rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, guía metodológica del ejercicio de control fiscal o metodología audite) con la normatividad existente, las directrices de la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y los requerimientos de la Auditoría General de la República, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, y verifica si dichas metodologías están ajustadas en fondo y forma a lo enunciado. Para dicho efecto revisa cada uno de los capítulos que estructuran las herramientas en mención y realiza el comparativo con las nuevas metodologías establecidas a nivel nacional en materia de control fiscal, a fin de determinar en qué apartes es necesario realizar la adaptación y actualización respectivas.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 2 de 4

4.3 ACTUALIZACIÓN Y AJUSTE INICIAL El Asesor de Planeación realiza los ajustes pertinentes en cada una de las metodologías (rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, guía metodológica del ejercicio de control fiscal).

4.4 SOCIALIZACIÓN DE LOS AJUSTES REALIZADOS CON LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORÍAS

El Asesor de Planeación presenta a la Dirección Técnica de Auditorías el borrador de la metodología (rendición de la cuenta de las entidades sujetas de control, guía metodológica del ejercicio de control fiscal) que fue objeto de revisión, análisis y ajuste por parte de la Asesoría, a fin de recibir posibles sugerencias o aportes respectivos.

4.5 AJUSTE POSTERIOR A LA SOCIALIZACIÓN CON LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORÍAS

El Asesor de Planeación evalúa la pertinencia de las observaciones y sugerencias allegadas por la Dirección y realiza los ajustes necesarios a la metodología.

4.6 SOCIALIZACIÓN DE LOS AJUSTES REALIZADOS CON EL COMITÉ DE DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN

El Asesor de Planeación presenta al Comité de Dirección y Planeación el borrador de la metodología que fue objeto de revisión, análisis y ajuste por parte de la Asesoría, a fin de recibir posibles sugerencias o aportes respectivos.

4.7 AJUSTE FINAL

El Asesor de Planeación revisa la pertinencia de las sugerencias y propuestas de modificación que cada uno de los integrantes del Comité de Dirección y Planeación haya presentado y realiza los ajustes necesarios a la metodología.

4.8 ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN

El Asesor de Planeación elabora el acto administrativo de adaptación y adopción de la nueva metodología y pasa a la Asesoría Jurídica para revisión y visto bueno, y finalmente al Contralor para revisión y firma.


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 3 de 4

4.9 ADOPCIÓN DE LA METODOLOGÍA MEDIANTE ACTO

ADMINISTRATIVO El Contralor Municipal revisa el acto administrativo e institucionaliza con su firma la adopción de la metodología. Para el caso de la metodología de rendición de la cuenta, el contralor socializa el acto administrativo respectivo con las entidades sujetas de control fiscal.

5. DEFINICIONES CUENTA: De conformidad con la ley marco del control fiscal se entiende por cuenta, el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario público. GESTIÓN FISCAL: Según lo establecido por la Ley 610 de 2000, en su artículo tercero, como: “El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales”. GUIA METODOLOGICA PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL AUDITE: Es una herramienta metodológica que permite entre otros logros, el mejoramiento de los procesos y procedimientos internos, la eficiencia y eficacia en la aplicación de los diferentes ejercicios de control, mayor soporte y apoyo a los procesos de responsabilidad fiscal y el mejoramiento y calidad de todos los documentos producidos en las diferentes etapas surtidas en el ejercicio del control fiscal. Esta debe ser objeto de consulta, análisis, estudio, aplicación y perfeccionamiento continuo, por parte de los auditores; elementos que les permitirá fortalecer sus conocimientos, afianzar sus conceptos y criterios y finalmente permitirá a este organismo de control cumplir con la misión que por mandato constitucional y legal le compete de una manera más ágil, eficiente y efectiva. METODOLOGÍA DE RENDICION DE LA CUENTA: Es la herramienta o guía metodológica mediante la cual la Contraloría con base en la ley establece los


CÓDIGO


PR 1.1.1.3 PL-5 30-01-2020 6.0 4 de 4

métodos y la forma de rendir la cuenta los responsables del manejo de fondos, bienes y/o recursos públicos, sus entidades centralizadas y descentralizadas, así como también las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios y Empresas Sociales del Estado. RENDICIÓN DE CUENTA: Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos del Municipio y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. RESPONDER: Se refiere a aquella obligación que tiene todo funcionario público o particular que administre o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestión fiscal. REVISIÓN DE LA CUENTA: Se refiere al examen que el organismo de control realiza, mediante la aplicación de un proceso Auditor, desarrollado en la guía metodológica adoptada para tal fin, de la información que como cuenta fiscal rindan los responsables fiscales sobre su gestión fiscal, con el propósito de emitir pronunciamientos articulados e integrales sobre la misma.

6. RIESGOS No aplica


No aplica


• Acto administrativo de adopción

• Anexos o formatos utilizados:

• Metodología de rendición de la cuenta

• Metodología para el proceso auditor

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REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA

OCAMPO

DIRECTOR PLANEACION



CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN, DILIGENCIAMIENTO Y

EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS

SUJETOS DE CONTROL

CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-6 30-01-2020 3.0 1 de 7

PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN, DILIGENCIAMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DE LOS SUJETOS DE

CONTROL

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la aprobación, diligenciamiento y evaluación de los Planes de Mejoramiento de los Sujetos de Control de la Contraloría Municipal de Pereira, con el fin de determinar la eficiencia, eficacia y efectividad de las correcciones, acciones correctivas y preventivas y de mejora de conformidad con los hallazgos identificados por la CMP, en la diferentes modalidades de auditoría (regular, especial y exprés).

2. ALCANCE

Inicia con la aprobación del plan de mejoramiento, hasta la evaluación por parte del equipo auditor, consolidando los resultados del seguimiento.

3. RESPONSABILIDAD Dirección de Planeación. Dirección Técnica de Auditorias y equipo auditor

4. DESCRIPCIÓN

4.1 REMISION PLAN DE MEJORAMIENTO AL SUJETO DE CONTROL

Remitir al sujeto de control junto con el INFORME FINAL, el formato denominado EVALUACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO, con la descripción del hallazgo, el cual fue validado en la mesa de trabajo y que cumple con características tales como: objetividad, relevancia, calidad, verificabilidad y utilidad.

4.2 APROBACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO POR LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA



SUJETOS DE CONTROL

CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-6 30-01-2020 3.0 2 de 7

4.2.1 SI EL PLAN ESTA CONFORME Aprobar por parte del equipo auditor el plan de mejoramiento, presentado por los sujetos de control, con sus respectivas acciones preventivas o correctivas que se van a adelantar en un periodo de tiempo determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos administrativos, con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principio de economía, eficiencia, eficacia, equidad o mitigar el impacto ambiental. 4.2.2 SI EL PLAN “NO” ESTA CONFORME LA PRIMERA VEZ En caso que la acción de mejora, meta y/o indicador de cumplimiento, no logran subsanar las causas que dieron origen al hallazgo administrativo, el equipo auditor, devuelve por primera vez, al sujeto de control, para su corrección. 4.2.3 SI EL PLAN “NO” ESTA CONFORME LA SEGUNDA VEZ, En la Acción de Mejora y/o Meta. Si al revisar por segunda vez, la acción de mejora y meta, no subsanan las causas que dieron origen al hallazgo administrativo; se trasladara a la Dirección competente para que realice las acciones sancionatorias respectivas. 4.2.4 SI EL PLAN “NO” ESTA CONFORME LA SEGUNDA VEZ, En el Indicador Si al revisar por segunda vez, el indicador no es formulado de la manera correcta, será evaluado con los indicadores de control de la CMP.

4.3 NOTIFICACIÓN REVISIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO Notificar por parte de la Dirección Técnica de Auditorías, el Memorando de Asignación de la Auditoria o del ejercicio de control, en el cual se incluye la revisión de los Planes de mejoramiento, si hay lugar a ello. Verificar por parte del equipo auditor, que el sujeto de control fiscal haya consolidado los Planes de Mejoramiento en la Rendición de la Cuenta, estos



SUJETOS DE CONTROL

CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-6 30-01-2020 3.0 3 de 7

pueden ser actualizados con nuevos informes de auditoría que involucran el área o diferentes áreas de la entidad.

4.4 DILIGENCIAMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Diligenciar y evaluar por parte del equipo auditor, el cumplimiento del plan de mejoramiento con base en el informe enviado por la Oficina de Control Interno de los sujetos de control con corte a diciembre 31 en los términos señalados en la Resolución de Rendición de Cuentas, con el fin de determinar si el sujeto de control cumplió cabalmente con los compromisos plasmados en el plan. (Formato Anexo) La calificación otorgada en las columnas Cumplimiento – Efectividad, arrojara de forma automática un cálculo que se pondera en el ítem denominado Calificación Parcial de la Tabla de Calificación de los Planes de Mejoramiento, el cual hará parte integral de formato de Evaluación. En esta evaluación, el equipo auditor dejará evidencia de las acciones realizadas por el sujeto de control, que dieron origen a la calificación.

4.5 TABLA CALIFICACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Calificar por parte del equipo auditor, de acuerdo a la tabla de calificación al cumplimiento de Planes de Mejoramiento, la cual hace parte integral del formato de evaluación adaptado por la Contraloría Municipal de Pereira de acuerdo a los parámetros de la Metodología GAT, dándole mayor importancia la Efectividad en las acciones de mejora descritas, por lo tanto, los porcentajes atribuidos a la columna Ponderación no serán susceptibles de modificación y serán parte integral del cálculo que arroje el puntaje final. Para poder determinar el nivel y el resultado de cumplimiento con base en los parámetros de evaluación, definidos así:

CALIFICACION PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial

Ponderación Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 40%

Efectividad de las acciones 60%

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO



SUJETOS DE CONTROL

CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-6 30-01-2020 3.0 4 de 7

4.6 TRASLADO SANCIONATORIO Trasladar a la oficina encargada del sancionatorio administrativo, por parte del equipo auditor, para que esta imponga las sanciones pecuniarias a los responsables, de conformidad con los procedimientos, términos y competencias emanadas por esta Contraloría. Cuando por parte del Sujeto de Control no se lleve a cabo una o varias de las acciones de mejoramiento formuladas. Estas responsabilidades y sanciones están en primera instancia en cabeza del máximo responsable de la organización auditada y se hace extensiva a funcionarios responsables de implementar acciones específicas. El proceso administrativo sancionatorio, se podrá iniciar:

Calificación Interpretación

0.90 Y 1.0 CUMPLE

0.75 Y 0.89 CUMPLE PARCIALMENTE

0.00 Y 0.74 NO CUMPLE TRASLADO A PROCESO SANCIONATORIO



SUJETOS DE CONTROL

CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-6 30-01-2020 3 5 de 7

• Como resultado de la validación y evaluación de los Planes de Mejoramiento, el equipo auditor considerara como cumplimiento satisfactorio aquellos planes que hayan logrado un grado de cumplimiento igual o superior al 75,00%. Para aquellos Planes cuyo desempeño haya sido inferior al 74,99%, el Equipo Auditor dará traslado para el inicio a un proceso administrativo sancionatorio.

• El equipo auditor, verifica que las modificaciones hayan sido reportadas al ente control antes de vencimiento.

5. DEFINICIONES

GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el proceso y procedimiento del control fiscal. PLAN DE MEJORAMIENTO: Conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar la Entidad, para subsanar los hallazgos evidenciados por la Contraloría Municipal de la Pereira en el desarrollo de las diferentes auditorías realizadas por la CMP. HALLAZGO ADMINISTRATIVO NEGATIVO: toda situación que haga ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del sujeto de control o que viole la normatividad legal y reglamentaria. Cada hallazgo será motivo de una o varias acciones correctivas, de conformidad con sus causas. ACCIÓN DE MEJORA: Acción o conjunto de acciones tomadas cuyo objeto es aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. PGA: Es la programación anual que se hace en cumplimiento de la política estratégica, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las



SUJETOS DE CONTROL

CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-6 30-01-2020 3 6 de 7

entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha programación, el cual va acompañado de su propios cronogramas para su realización en el tiempo. INFORME FINAL: documento estructurado por el equipo auditor que incluye la totalidad de hallazgos, opiniones o conceptos a las conclusiones detectados o validados en mesas de trabajo con el debido soporte en papeles de trabajo.

DERECHO DE CONTRADICCION: El derecho a la Defensa que tienen las entidades con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a través del derecho de contradicción. HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la realización de una auditoria y que no pudo ser desvirtuado en el Derecho de Contradicción, por tanto queda en firme dentro del informe final con el fin de darle traslado a la entidad competente para la respectiva investigación, este puede ser de connotación administrativa, fiscal, disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas especialidades. TRASLADO SANCIONATORIO: Son las Acciones Fiscales y de control que emprende la Contraloría Municipal de Pereira contra los servidores públicos por incumplimiento o desacato de obligaciones o compromisos adquiridos. MESA DE TRABAJO: Es un espacio o reunión con los sujetos objeto del ejercicio de control fiscal, no solo con el fin de unificar criterios respecto de las observaciones hechas dentro del informe preliminar, sino de debatir dichos puntos. Es una herramienta de la cual se benefician las entidades y se consolidan criterios para emitir el informe definitivo o informe final. EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades proyectadas, y se logran los resultados planificados (DAFP, Gestión de la calidad en el sector público 2009). EFECTIVIDAD: Medida de impacto de la gestión, tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (DAFP, Gestión de la Calidad en el sector público, 2009).

INDICADOR: A nivel de la gestión, un indicador se define como la relación entre las variables cualitativas y cuantitativas, cuya finalidad principal es observar la



SUJETOS DE CONTROL

CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-6 30-01-2020 3 7 de 7

situación y los cambios presentados en los objetos o fenómenos que son estudiados y evaluados, considerando además su relación con un conjunto de metas y objetivos previstos (Loaiza, Reyes y Carvajal, 2011). En otras palabras, los indicadores son las herramientas que permiten analizar los logros y el cumplimiento de los objetivos de cada proceso que desarrolla cualquier tipo de entidad, y pueden ser valores, unidades, índices o cifras estadísticas. META: término con el que se le conoce a los objetivos o propósitos. Cuando el componente de un organismo cualquiera cumple con todos los parámetros establecidos de la tarea, obtendrá el resultado de su ejecución o meta 6. RIESGOS

• Demoras en la aprobación del Plan de Mejoramiento

• Mala rendición de la cuenta por parte del sujeto de control

• Demora de las entidades en la entrega de insumos para el control.

• Falta de oportunidad del proceso en la entrega de correspondencia.

• Mala calificación a los planes de mejoramiento 7. PUNTOS DE CONTROL

• Auditorias programadas

• Mesas de trabajo

• Revisión por la Dirección Técnica de Auditorías.

• Control interno 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Oficio aprobación Plan de Mejoramiento.

• Formato evaluación Planes de Mejoramiento.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

JAROL WILSON MESA OCAMPO

Director De Planeación



CONTRALORIA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON

ENFOQUE INTEGRAL- AUDITORIA REGULAR

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL “AUDITORIA REGULAR”.

ALCANCE GENERAL Realizar un dictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados, emitiendo además el pronunciamiento del fenecimiento o no sobre la cuenta en desarrollo de la Guía de Auditoría Territorial adoptada mediante la Resolución N° 197 de 2013 de la Contraloría Municipal de Pereira, modificada por la Resolución No. 072 del 15 de marzo de 2017. FASE DE PLANEACIÒN 1. OBJETIVO Definir el alcance y la estrategia de auditoria correspondiente a la Auditoría Regular a partir del conocimiento de la entidad o asunto a auditar, 2. ALCANCE Determinar la estrategia de auditoria, focalizando los componentes y factores a examinar; el procedimiento inicia con la notificación del Memorando de Asignación de la auditoria y finaliza con la realización del Programa de Auditoria Regular. 3. RESPONSABILIDAD Dirección de Planeación, Dirección Técnica de Auditorias y Equipo Auditor 4. DESCRIPCION 4.1 La DTA, notifica el Memorando de Asignación de la Auditoria Regular, con el propósito de formalizar al equipo auditor, el inicio de esta. 4.2 El equipo auditor, inicia el estudio de lo correspondiente a la Auditoria Regular. Esta comprensión implica, verificar que las operaciones de la entidad se ajustan a las prescripciones legales estatutarias, verificar la razonabilidad de los Estados Contables, examinar la gestión y los resultados de la entidad, calificar y conceptuar sobre el Sistema de Control Interno, Verificar el cumplimiento de normas sobre la protección del ambiente y recursos naturales, evaluar el



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cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento vigente e identificar las acciones objeto de su actualización. 4.3 El equipo auditor, realiza el estudio y análisis de la cuenta e informes de la entidad, teniendo en cuenta tres (3) componentes: Control de Gestión (Gestión Contractual, Rendición y revisión de la cuenta, Legalidad, Gestión ambiental, Tecnología de la Información, Plan de Mejoramiento, Control Fiscal Interno). Control de Resultados (Planes, Programas y Proyectos), Control Financiero (Estados Contables, Gestión Presupuestal y Gestión Financiera). 4.4 El equipo auditor, determina los criterios técnicos como lo son la materialidad y la muestra de auditoría, todo esto de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría Territorial GAT (pág. 32). 4.5 El equipo auditor, establece el direccionamiento que se le dará al proceso auditor, definiendo fundamentalmente el alcance, el cómo y dónde se desarrolla el trabajo, lo cual quedará registrado en el Plan de Trabajo, este como mínimo deberá contener: objetivos y alcance, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoría, cronograma de actividades, en las fases de ejecución e informe de auditoría. 4.6 El equipo auditor, elabora el plan de trabajo, el cual le permitirá focalizar el proceso auditor (Auditoria Regular), comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar las estrategias de auditoria, para las fases de ejecución e informe, y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoria. 4.7 La DTA, revisa y aprueba el plan de trabajo de la Auditoria Regular. 4.8 El equipo auditor, elabora el programa de la Auditoria Regular, donde se establecen los objetivos, fuentes, criterios de auditoría y procedimientos que se deben desarrollar durante la fase de ejecución. Los propósitos del programa son el cumplimiento de objetivos previstos, el establecimiento de fuentes y criterios de auditoria, la descripción de procedimientos de auditoria que se aplicarán y la obtención de evidencia de los componentes y factores evaluados.



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EJECUCION DE LA AUDITORIA 1. OBJETIVO Practicar pruebas utilizando técnicas y procedimientos por parte del equipo auditor siguiendo las directrices del plan y programas de trabajo aprobados, que le permitan recopilar evidencias que soporten las observaciones y/o hallazgos consignados en el informe preliminar. 2. ALCANCE Este procedimiento, va desde el ajuste de los programas de Auditoría Regular, la presentación de conclusiones por componentes y factores por parte del equipo auditor e informe preliminar. 3. RESPONSABILIDAD Equipo Auditor 4. DESCRIPCION 4.1 El equipo auditor, en caso de que surjan aspectos que modifiquen el programa de Auditoria Regular, procederá a realizar los ajustes pertinentes, los cuales serán avalados por la Dirección Técnica de Auditorias. 4.2 El equipo auditor, aplicará de conformidad con lo establecido en el GAT, los procedimientos, técnicas pruebas y obtención de evidencias, en cumplimiento de la ejecución de los programas de auditoria, con el propósito de soportar las conclusiones por cada uno de los componentes y factores evaluados. (Ver páginas 36-50). 4.3 El equipo auditor, determina las observaciones de la Auditoria Regular, es decir, establece y reúne los hechos deficientes, mediante el debate, la valoración de la evidencia, en mesa de trabajo, para responder el cómo el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de las operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. Este procedimiento, debe quedar documentado en papeles de trabajo. 4.4 El equipo auditor, una vez logrado el consenso en mesa de trabajo, frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoria, sacará las conclusiones por



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componentes y factores y comunicará a la entidad sujeta de control, a través de informe preliminar, con el propósito de que el auditado, tenga la oportunidad de ejercer el Derecho de Contradicción. 4.5 El Equipo auditor, con base en las observaciones y conclusiones obtenidas en la fase de ejecución de la Auditoria Regular, elaborará informe preliminar, el cual se organizará de acuerdo con los atributos y modelos establecidos en el Guía de Audite Territorial y en los nuevos procedimientos, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos detectados y validados en mesas de trabajo, los cuales estarán soportados en papeles de trabajo; presenta informe a la Dirección de Auditorias, para su revisión y validación. 4.6 La Dirección Técnica de Auditorias revisa de forma y fondo el informe preliminar, verificando que se haya cumplido con los objetivos definidos en memorando de asignación de auditoría, plan de trabajo y programas de auditoria. En caso de detectar inconsistencias y debilidades, solicitará las aclaraciones y ajustes correspondientes al equipo auditor. 4.7 El Director Técnico de Auditorias, aprueba y declara la conformidad del informe preliminar y da traslado del mismo con el correspondiente oficio de remisión, al despacho del Contralor, para su revisión y firma y envío. 4.8 El Contralor revisa, firma y remite el informe preliminar al ente auditado para el ejercicio del derecho de contradicción INFORME DE LA AUDITORIA 1. OBJETIVO Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la Auditoria Regular, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes, con el fin de: definir la estructura del informe, estableciendo las características y requisitos de los informes emitidos, determinando los responsables de la elaboración, aprobación y comunicación de los resultados del proceso auditor. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la elaboración del Análisis de Contradicción y realización de los ajustes correspondientes y finaliza con la firma y remisión del



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informe definitivo, a la entidad sujeta de control y traslado de hallazgos a las instancias competentes por parte del Contralor. 3. RESPONSABILIDAD Equipo auditor, Dirección de Auditoria y Contralor Municipal 4. DESCRIPCIÓN 4.1 El equipo auditor, una vez haya surtido el termino para el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de respuestas y pruebas aportadas por la entidad, mediante una mesa de trabajo, procede a realizar los ajustes a que haya lugar y consolida el informe definitivo, dando traslado del mismo al Director Técnico de Auditorias en formato WORD, para su revisión y aprobación. 4.2 El Director Técnico de Auditorias, revisa el contenido del informe definitivo, teniendo en cuenta: los ajustes, los argumentos y pruebas aportadas con el Derecho de Contradicción y procede a su aprobación y traslado del informe final y de los hallazgos, junto con los respectivos oficios de remisión, al despacho del Contralor, para su revisión firma y envío a la entidad auditada y el traslado de hallazgos a las instancias competentes. CIERRE DE AUDITORIA 1. OBJETIVO: Tiene como objetivo la liberación del informe final, al ente Auditado, así como el traslado de hallazgos a las instancias competentes. 2. ALCANCE Los Hallazgos con incidencia penal y disciplinaria, se trasladan a las instancias competentes. Los de tipo fiscal, se trasladarán en formato preestablecido en el SGC a la correspondiente área de responsabilidad fiscal para inicio del correspondiente proceso. Si se trató de alguna denuncia, o esta se adicionó a la Auditoria, se informará de los resultados de la misma, al área de Planeación y Participación Ciudadana, con



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el propósito de dar respuesta definitiva y puntual al peticionario quejoso o solicitante. Si se detectaron hallazgos de tipo administrativo, la entidad suscribirá en concordancia con las normas de auditoria del proceso auditor territorial NAFI-08. Plan de mejoramiento (ver formato en el Sistema de Gestión de Calidad) y dará el término para el mismo que será evaluado dentro del proceso auditor. 3. RESPONSABILIDAD Equipo Auditor, Dirección de Auditoria, Contralor Municipal 4. DESCRIPCION 4.1 Realizar traslado de los hallazgos a las entidades competentes y los Fiscales a la Dirección de Responsabilidad fiscal, soportado con todo el material probatorio. 4.2 Enviar el informe final y hallazgos a las diferente instancias, una vez recibidos por la DTA, los oficios de envió por parte del despacho del contralor, se entregaran estos al grupo auditor, con el fin de que anexen todos los documentos y organicen las carpetas, conforme a las normas de archivo y calidad y lo trasladen a la DTA y/o al técnico de apoyo, para que procede a la revisión y archivo como lo prescribe la norma, concluyendo así el procedimiento auditor. 4.3 Remitir el informe definitivo, al Concejo Municipal, dentro del periodo fiscal y se subirá a la página web de la Contraloría. FLUJO DEL PROCESO 5. DEFINICIONES GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el proceso y procedimiento del control fiscal. PGA: Es la programación anual que se hace de consumo con planeación, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha programación ,



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el cual va acompañado de su propio cronogramas para su realización en el tiempo. CRONOGRAMA PGA: Es la matriz donde se establecen las fechas y tiempos para el desarrollo de las distintas auditorias programadas en el PGA. MEMORANDO DE ASIGNACION: Formato o documento preestablecido en el GAT, mediante el cual se le asigna a un grupo auditor de acuerdo a sus perfiles, el control fiscal mediante una auditoria en una entidad determinada de conformidad con el PGA y su cronograma. PLAN DE TRABAJO: Permite focalizar el proceso auditor, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar las estrategias de auditoria, para las fases de ejecución e informe, y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoria. Debe contener como mínimo: objetivos y alcance de la auditoria, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoria, cronograma de actividades para las fases de ejecución e informe de auditoría. PROGRAMA DE AUDITORIA: Tiene como propósito el cumplimiento de objetivos previstos, el establecimiento de fuentes y criterios de auditoria, la descripción de los procedimientos de auditoria que se aplicarán y la obtención de evidencia de los componentes y factores evaluados. OBSERVACIONES. Son aquellos puntos o aspectos presuntamente irregulares, obtenidos como resultado de una determinada auditoria, de los cuales se da traslado a la entidad dentro del informe preliminar, con el fin de que esta ejercite el derecho a la defensa o derecho de contradicción, aportando pruebas y demás que necesite para este efecto. DERECHO DE CONTRADICCION: El derecho a la Defensa que tienen las entidades con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a través del derecho de contradicción. HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la realización de una auditoria y que no pudo ser desvirtuado en el Derecho de Contradicción, por tanto queda en firme dentro del informe final con el fin de darle traslado a la entidad competente para la respectiva investigación, este puede ser de connotación administrativa, fiscal, disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas especialidades.



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MESA DE TRABAJO: Es un espacio o reunión con los sujetos objeto del ejercicio de control fiscal, no solo con el fin de unificar criterios respecto de las observaciones hechas dentro del informe preliminar, sino de debatir dichos puntos. Es una herramienta de la cual se benefician las entidades y se consolidan criterios para emitir el informe definitivo o informe final. RENDICION DE CUENTA: Es el cumplimiento de una obligación legal, y el deber que tiene todo servidor público, de responder e informar sobre la administración del manejo, rendimientos, Deuda, bienes o fondos públicos que administren en ejercicio de sus funciones. 6. RIESGOS

• Cambios en el cronograma establecido en el PGA.


• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento los términos, para la atención de un grupo especial de reacción inmediata.


• Falta de oportunidad del proceso en la entrega de correspondencia. 7. PUNTOS DE CONTROL



• Asesoría legal (concepto jurídico abogado adscrito a la DTA).

• Asesoría jurídica y metodológica (Asesor jurídico CMP).

• Seguimiento de Control interno 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Rendición de la cuenta (según resolución No. 249 del 30 de noviembre de 2016).

• Actas de solicitud de información.

• Actas de visita fiscal.

• Informe preliminar ( Observaciones)

• Papeles de trabajo.

• Manual de Cadena de Custodia ( en caso de que se requiera)

• Revisión y explicación por parte de la entidad,

• Análisis al derecho de contradicción



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• Informe final (hallazgos)

• Traslados a las diferentes Instancia.

• Envío de Asuntos de Potencial Importancia (API).

INSTRUCTIVO

AUDITORIA MODALIDAD REGULAR

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 Auditoría regular: permite proferir un dictamen integral conformado por la

opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados,

para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta. Implica la

ejecución de un trabajo integral aplicando de manera simultánea y articulada los

sistemas de control fiscal.

1.2 Consolidación de la calificación de la gestión fiscal y fenecimiento de la

cuenta.

De acuerdo con los resultados obtenidos, se emite la calificación final de la

“Gestión Fiscal” la cual determinará si el concepto es “Favorable” cuando sea

mayor o igual a 80 puntos y “Desfavorable” cuando sea menor a 80 puntos.

1.3 Fenecimiento

Es el pronunciamiento que pone fin a la revisión de la cuenta fiscal rendida por el

ente auditado, mediante el cual se califica la gestión fiscal realizada en el manejo

de los recursos puestos a su disposición en condiciones de economía, eficiencia,

eficacia, equidad, efectividad y valoración de costos ambientales.

El fenecimiento que expida la contraloría se hará aplicando criterios técnicos

expresados en la matriz de evaluación de la gestión fiscal y el artículo 17 de la ley

42 de 1993.

Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario

aparecen pruebas de operaciones fraudulentas o irregularidades relacionadas con

ellas, se levantará el fenecimiento y se iniciará el proceso de responsabilidad

fiscal.



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En caso de que la cuenta fiscal no sea fenecida dará lugar a la aplicación de lo

establecido en el artículo 100 de la Ley 42 de 1993. La contraloría territorial

establecerá un seguimiento especial sobre los planes de mejoramiento que

correspondan a entidades cuya cuenta no fue fenecida.

El no cumplimiento de las metas establecidas en el plan de mejoramiento dará

lugar a la aplicación del artículo 101 de la Ley 42 de 1993.

Si como resultado de la aplicación de la metodología para la evaluación de la

gestión fiscal se fenece la cuenta existiendo hallazgos con alcance fiscal, se

podrán realizar las salvedades correspondientes sobre los mismos.

2. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO.

2.1 Matriz De Evaluación De La Gestión Fiscal

Contiene el resultado consolidado de la calificación de los componentes y

la ponderación definida:

• Control de Gestión (50%)

• Control de Resultados (30%)

• Control Financiero (20%)

Calificación total

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rangos de calificación para el fenecimiento (FENECE 80 o más puntos) (NO

FENECE Menos de 80 puntos). Rangos de calificación para el concepto de la

gestión fiscal (FAVORABLE 80 o más puntos) (DESFAVORABLE Menos de 80

puntos)



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Con base en la calificación total de ______ puntos, sobre la Evaluación de Gestión

y Resultados, la Contraloría Municipal de Pereira (Fenece o No Fenece) la cuenta

de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente a la vigencia fiscal _____.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

2.1.1 Control de Gestión

La Contraloría Municipal de Pereira, como resultado de la auditoría adelantada,

conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es (Favorable –

Desfavorable), como consecuencia de la calificación de ____ puntos, resultante

de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0,5 0,0

2. Control de Resultados 0,3 0,0

3. Control Financiero 0,2 0,0

Calificación total 1,00 0,0

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Calificación Parcial

0,0

0,0

0,0

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

DESFAVORABLE

NO FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE



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2.1.2 Control de Resultados

La Contraloría Municipal de Pereira, como resultado de la auditoría adelantada,

conceptúa que el concepto del Control de Resultados es (Favorable –

Desfavorable), como consecuencia de la calificación de ______ puntos,

resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0,56 0,0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0,02 0,0

3. Legalidad 0,06 0,0

4. Gestión Ambiental 0,06 0,0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0,06 0,0

6. Plan de Mejoramiento 0,12 0,0

7. Control Fiscal Interno 0,12 0,0

1,00 0,0

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0,0

Favorable

Desfavorable

0,0

Desfavorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

CONTROL DE GESTIÓN

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 0,0


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

0,0


Concepto

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable



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2.1.3 Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría Municipal de Pereira como resultado de la auditoría adelantada,

conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es (Favorable –

Desfavorable), como consecuencia de la calificación de ____ puntos, resultante de

ponderar los factores que se relacionan a continuación:

2.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros

oficiales, al 31 de diciembre de ____, así como el resultado del Estado de la

Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año

que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de

contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por

la Contaduría General de la Nación, son (Limpios o Con Salvedades o

Negativos o Abstención).

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 CONTROL DE GESTIÓN

Resultado de la calificación de los 7 factores: 1. Gestión Contractual. (65%) 2. Rendición y Revisión de la Cuenta (2%)

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0,70 0,0

2. Gestión presupuestal 0,10 0,0

3. Gestión financiera 0,20 0,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Desfavorable

Concepto

0,0

Favorable

TABLA 3

0,0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

0,0



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3. Legalidad (6%) 4. Gestión Ambiental (6%) 5. Tecnologías de la comunica y la información. (TICS) (6%) 6. Plan de Mejoramiento (12%) 7. Control Fiscal Interno (12%) 3.1.1. Factores Evaluados

3.1.1.1. Gestión Contractual

Resultado de la calificación de las 5 variables: 1. Especificaciones Técnicas (50%) 2. Deducciones de Ley (5%) 3. Objeto contractual (20%) 4. Labores de Interventoría y seguimiento (20%) 5. Liquidación de contratos. (5%) Se presenta el resultado para 4 tipologías de contratación (prestación servicios, suministros, consultoría y otros y obra), En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el NOMBRE DE LA ENTIDAD, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró _____ contratos por valor de $_________, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública $

Prestación de Servicios

Suministros

Consultoría u Otros

TOTAL $

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución

Contractual, es Eficiente – Con deficiencias - Ineficiente, como consecuencia

de los siguientes hechos y debido a la calificación de _____, resultante de

ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:



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3.1.1.1.1. Obra Pública

De un universo de _____contratos se auditaron _____; por valor de $______,

equivalente al _____% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos

los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión;

con el siguiente resultado:_____________________________________________

3.1.1.1.2. Prestación de Servicios

De un universo de _____ contratos se auditaron _____; por valor de $______,

equivalente al ______% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron

todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de

gestión; con el siguiente

resultado:__________________________________________________________

3.1.1.1.3. Suministros

De un universo de ____ contratos se auditaron ____; por valor de $______,



gestión; con el siguiente resultado:

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 0,50 0,0

Cumplimiento deducciones de ley 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 0,05 0,0

Cumplimiento del objeto contractual 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 0,20 0,0

Labores de Interventoría y seguimiento 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 0,20 0,0

Liquidación de los contratos 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00 0,05 0,0

1,00 0,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VARIABLES A EVALUAR Promedio

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA

Calificación

Ineficiente



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3.1.1.1.4. Consultoría u otros Contratos

De un universo de _____contratos se auditaron _____; por valor de $_______,



gestión; con el siguiente resultado.

3.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de Cuentas

SE EMITE UNA OPINION Eficiente – Con deficiencias - Ineficiente Y COMO

RESULTADO DE ESTE SE PUEDE INICIAR UN SANCIONATORIO SIEMPRE Y

CUANDO ESTE REGULADO MEDIANTE ACTO ADMINISTRATIVO DEL

ORGANO DE CONTROL; con base en el siguiente resultado:

3.1.1.3. Legalidad

SE EMITE UNA OPINION Eficiente – Con deficiencias – Ineficiente, con base en

el siguiente resultado:

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0,10 0,0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0,30 0,0

Calidad (veracidad) 0,60 0,0

1,00 0,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

0,0

TABLA 1-2

0,0

Calificación

Ineficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

0,0



Atribuido

Financiera 0,40 0,0

De Gestión 0,60 0,0

1,00 0,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Ineficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

0,0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

0,0



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3.1.1.4. Gestión Ambiental



3.1.1.5. Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TICS)



3.1.1.6. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento Cumple -Cumple parcial – No

cumple, por lo anterior, se dio o no se dio cumplimiento de la Resolución del

_____de _____ de _____ que adopta el proceso auditor.


Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y

proyectos ambientales.0,60 0,0

Inversión Ambiental 0,40 0,0

1,00 0,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN AMBIENTAL

0,0


0,0

Calificación

Ineficiente

TABLA 1-4

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

Puntaje

Atribuido

50,0

50,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Con

deficiencias

Cumplimiento aspectos sistemas de información

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

Calificación

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1-5



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Las acciones cumplidas corresponden a los hallazgos: ______________________

Las acciones Parcialmente cumplidas son: _______________________: y que

harán parte del Plan de Mejoramiento suscrito de este informe de auditoría.

Las acciones no Cumplidas: ________________; las cuales harán parte del Plan

de Mejoramiento suscrito de este informe de auditoría.

Grado de cumplimiento Puntaje total de evaluación

No cumplido: entre 0 y 0.74 puntos

Promedio logrado en la evaluación

Cumplimiento parcial: entre 0.75 y 0.89 puntos

Nivel de cumplimiento obtenido

Cumplido: entre 0.90 y 1.0 puntos Resultado porcentual de cumplimiento

3.1.1.7 Control Fiscal Interno



PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 0,0

0,80 0,0

1,00 0,0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Calificación

No Cumple

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

0,0

0,0

PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones


TABLA 1- 6

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 0,0

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 0,0

1,00 0,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TABLA 1-7


0,0

0,0

Calificación

Ineficiente

TOTAL

CONTROL FISCAL INTERNO



CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-7 30-01-2020 2.0

19 de 21

3.2 CONTROL DE RESULTADOS

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de

Resultados es Favorable – Desfavorable, como consecuencia de la evaluación

de las siguientes Variables:

3.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control

Financiero y Presupuestal es Favorable – Desfavorable, como consecuencia de

la evaluación de las siguientes variables:

3.3.1. Estados Contables

La opinión fue Sin salvedades – Con salvedades – Adversa o negativa, debido

a la evaluación de las siguientes variables:

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 0,0

Eficiencia 0,0

Efectividad 0,0

coherencia 0,0

0,0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

0,0

0,30

0,400,0

1,00

Calificación

No Cumple

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

Calificación Parcial Ponderación

0,0 0,20

0,0

0,10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Abstención

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) -

-

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0,0

Calificación

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)



CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-7 30-01-2020 2.0

20 de 21

3.3.1.1. Concepto Control Interno Contable

Mostrar la calificación de la Entidad, la obtenida en la evaluación de la Comisión y

las debilidades que presenta el Sistema de Control Interno Contable.

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE

1.1 ETAPA de RECONOCIMIENTO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN

1.1.2 CLASIFICACIÓN

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES

1.2 ETAPA de REVELACIÓN

1.2.1 ELABORACIÓN de ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN de LA INFORMACIÓN

1.3 OTROS ELEMENTOS de CONTROL

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS

3.3.2. Gestión Presupuestal



3.3.3. Gestión Financiera



Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Evaluación presupuestal 0,0

GESTIÓN PRESUPUESTAL

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Con deficiencias

Ineficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 0,0

TABLA 3- 2



CÓDIGO


PR1.1.1.3 PL-7 30-01-2020 2.0

21 de 21

4. OTRAS ACTUACIONES

4.1 ATENCIÓN DE QUEJAS

4.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR

5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS XX

2. DISCIPLINARIOS XX

3. PENALES X

4. FISCALES XX

• Obra Pública xx $ xxxxx

• Prestación de Servicios xx xxxxx

• Suministros xx xxxxx

• Consultoría y Otros xx xxx

• Gestión Ambiental xxx xxx

• Estados Financieros xxx xxxxx

TOTALES (1, 2, 3, y 4) XX $XXXX

6. Anexos

6.1. PLAN DE MEJORAMIENTO

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

-DIRECCION DOPPC

- DIRECCION.AUDITORIAS



Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Con deficiencias

Ineficiente

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 0,0

TABLA 3- 3

Puntaje Atribuido

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 0,0

VARIABLES A EVALUAR

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO DE ADITORIA ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 1 de 8

PROCEDIMIENTO AUDITORIA ESPECIAL

1. OBJETIVO

Definir el alcance y la estrategia de auditoria, a partir del conocimiento del equipo Auditor, sobre la entidad o asunto a auditar.

2. ALCANCE

Hace referencia al conocimiento o asunto a auditar, para determinar la estrategia de auditoria y focalizar los componentes y factores a examinar; este procedimiento va desde la notificación del memorando de asignación de la auditoria, hasta la realización del plan de trabajo y programa de auditoria.

3. RESPONSABILIDAD Dirección Técnica de Auditorias y equipo auditor

4. DESCRIPCIÓN

4.1 El Director Técnico de Auditorías, notifica el memorando de asignación de auditoria, con el propósito de formalizar al equipo auditor, el inicio de la auditoria, a la entidad o asunto a auditar.

4.2 El equipo auditor, inicia el estudio o conocimiento del ente o asunto a auditar y su entorno; esta comprensión implica, conocer el direccionamiento estratégico, marco y naturaleza jurídica vigente, de la entidad, bien o servicio a prestar, Características actividades y/o procesos; riesgos de pérdida o de inadecuada utilización de recursos, gestión antieconómica deterioro, menoscabo, detrimento, uso indebido de recursos o bienes públicos, entre otros aspectos importantes, así mismo, a partir del análisis del mapa de riesgos de la entidad a auditar, y otros riesgos inherentes a los procesos que identifique el equipo auditor, se focalizaran los aspectos específicos a evaluar. De lo anterior, el equipo auditor, dejará evidencia, en papel de trabajo o ayuda de memoria.

4.3 El equipo auditor, realiza el estudio y análisis de la cuenta e informes de la

entidad, o asunto a auditar, con base en la rendición efectuada a través de


CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 2 de 8

los aplicativos SIA CONTRALORIA y SIA OBSERVA, así mismo de los anexos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones.

4.4 El equipo auditor, evalúa y conceptúa sobre el control fiscal interno, a través

de procedimientos de auditoria, establecidos en los programas de auditoria, por componentes y factores, mediante los cuales valorará la efectividad de los controles y la administración de los riesgos en el manejo de los recursos públicos.

4.5 El equipo auditor, elabora el plan de trabajo y/o programas de auditoría, el

cual le permitirá focalizar el proceso auditor, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar las estrategias de auditoria, para las fases de ejecución e informe, y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoria; el plan de trabajo contendrá como mínimo: objetivos, alcance de la auditoria, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoria, cronograma de actividades para las fases de ejecución e informe de auditoría. El programa contendrá los objetivos, fuentes, criterios de auditoría y procedimientos que se deben desarrollar durante la fase de ejecución e informe de auditoría. El equipo auditor, allega el plan de trabajo y programa de auditoria al Director Técnico de Auditorias, para su revisión y aprobación.

EJECUCION DE LA AUDITORIA

4.6 OBJETIVO

Practicar pruebas utilizando técnicas y procedimientos por parte del equipo auditor siguiendo las directrices del plan y programas de trabajo aprobados, que le permitan recopilar evidencias que soporten las observaciones y/o hallazgos consignados en el informe

4.7 ALCANCE Este procedimiento, va desde el ajuste de los programas de auditoría, hasta la presentación de conclusiones por componentes y factores por parte del equipo auditor.

4.8 RESPONSABILIDAD Equipo Auditor


CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 3 de 8

DESCRIPCION 4.9 El equipo auditor, en caso de que surjan aspectos que modifiquen el programa

de auditoria, procederá a realizar los ajustes pertinentes, los cuales serán avalados por la Dirección Técnica de Auditorias.

4.10 El equipo auditor, aplicará de conformidad con lo establecido en la GAT, los procedimientos, técnicas pruebas y obtención de evidencias, en cumplimiento de la ejecución de los programas de auditoria, con el propósito de soportar las conclusiones por cada uno de los componentes y factores evaluados. (Ver páginas 38 y ss).

4.11 El equipo auditor, determina las observaciones, es decir, establece y reúne

los hechos deficientes, mediante el debate, la valoración de la evidencia, en mesa de trabajo, para responder el cómo el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de las operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. Este procedimiento, debe quedar documentado en papeles de trabajo.

4.12 a Dirección Técnica de Auditorias revisa de forma y fondo el informe

preliminar, verificando que se haya cumplido con los objetivos definidos en memorando de asignación de auditoría, plan de trabajo y programas de auditoria. En caso de detectar inconsistencias y debilidades, solicitará las aclaraciones y ajustes correspondientes al equipo auditor.

4.13 El Director Técnico de Auditorias, aprueba y declara la conformidad del

informe preliminar y da traslado del mismo con el correspondiente oficio de remisión, al despacho del Contralor, para su revisión y firma y envío.

4.14 El Contralor, revisa firma y remite el informe preliminar al ente auditado para

el ejercicio del derecho de contradicción.

INFORME DE LA AUDITORIA 4.15 OBJETIVO Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditoría, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes, con el fin


CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 4 de 8

de: Definir la estructura del informe de acuerdo con la modalidad de auditoría, establecer las características y requisitos de los informes emitidos, determinar los responsables de la elaboración, aprobación y comunicación de los resultados del proceso auditor. 4.16 ALCANCE Este procedimiento inicia con la elaboración del informe preliminar y realización de los ajustes correspondientes y finaliza con la firma y remisión del informe definitivo, a la entidad sujeta de control y traslado de hallazgos a las instancias competentes por parte del Contralor. 4.17 RESPONSABILIDAD Equipo auditor, Dirección de Auditoria, Contralor Municipal. DESCRIPCIÓN 4.18 El equipo auditor, una vez haya surtido el termino para el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de respuestas y pruebas aportadas por la entidad, procede a realizar los ajustes a que haya lugar y a consolidar el informe definitivo, dando traslado del mismo al Director Técnico de Auditorias, para su revisión y aprobación, así como los API que puedan derivarse. 4.19 El Director Técnico de Auditorias, revisa el contenido del informe definitivo, teniendo en cuenta: los ajustes, los argumentos y pruebas aportadas con el Derecho de Contradicción y procede a su aprobación y remisión del informe final, plan de mejoramiento junto con los respectivos oficios de envío al despacho del Señor Contralor, para su revisión, aprobación y firma. CIERRE DE AUDITORIA 4.20 OBJETIVO Tiene como objetivo la aprobación del plan de mejoramiento y el traslado de hallazgos a las instancias competentes, si aplica, así mismo, la ejecución de las actividades posteriores del proceso auditor de conformidad con las normas establecidas.


CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 5 de 8

4.21 ALCANCE El plan de mejoramiento: Las objeciones de la Contraloría sobre la pertinencia de las acciones presentadas y la razonabilidad de los plazos contenidos en el plan de mejoramiento, deberán comunicarse al sujeto de control, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su presentación. Los Hallazgos con incidencia penal y disciplinaria, se trasladarán a las instancias competentes, dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo por parte del equipo auditor del oficio de socialización del informe final. Los Hallazgos de tipo fiscal, se trasladarán en formato preestablecido a la Dirección de responsabilidad fiscal para inicio del correspondiente proceso, de acuerdo a la cantidad de hallazgos o su complejidad; el tiempo de traslado será determinado a partir de la fecha de recibo del oficio de socialización del informe final por parte del equipo auditor así: • Entre 1 y 5 hallazgos; el tiempo máximo es de 10 días hábiles. • Entre 6 y 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 15 días hábiles. • Más de 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 20 días hábiles y/o en casos especiales donde los soportes o conceptos no dependan de la entidad y sean necesarios anexarlos dentro de dicho traslado. Si se trató de alguna denuncia, o ésta se adicionó a la Auditoria, se informará de los resultados de la misma, al área de participación ciudadana, con el propósito de dar respuesta definitiva y puntual al peticionario quejoso o solicitante, el tiempo máximo de traslado de la atención a denuncia a la Dirección de Participación Ciudadana será de 10 días hábiles, una vez sea socializado el informe final. Si se detectaron hallazgos de tipo administrativo, la entidad suscribirá en concordancia con las normas de auditoria del proceso auditor territorial NAFI-08. Plan de mejoramiento y dará el término para el mismo que será evaluado dentro del proceso auditor. DESCRIPCION 4.22 Realizar traslado de los hallazgos a las entidades competentes y los de incidencia fiscal a la Dirección de Responsabilidad fiscal. 4.23 Una vez liberado y remitido el informe final y los respectivos traslados a las instancias competentes, el equipo auditor procederá a la organización y archivo


CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 6 de 8

del expediente o carpeta conforme a la ley General de Archivo y los formatos establecidos en el sistema de gestión de calidad; posteriormente será entregado al Director de auditorías y/o técnico de apoyo para su revisión y archivo; de esta manera se concluye el ejercicio auditor. 4.24 El informe definitivo será remitido por el DTA al área de sistemas, para que sea subido a la página web de la Contraloría, en desarrollo del principio de publicidad.

5. DEFINICIONES AUDITORIA ESPECIAL: evalúa políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico o transversal, de interés o relevancia con el propósito de emitir un concepto u opinión sobre lo evaluado. Nota: a través de esta modalidad de auditoría se podrá hacer seguimiento a los planes de mejoramiento. La auditoría de regularidad y la de desempeño de que trata el artículo 124 de la Ley 1474 de 2011, se desarrollarán a través de las auditorias en la modalidad regular; la de desempeño se podrá aplicar, además mediante la auditoría en modalidad especial. GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el proceso y procedimiento del control fiscal. PGA: Es la programación anual que se hace de consuno con planeación, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha programación, el cual va acompañado de sus propios cronogramas para su realización en el tiempo. CRONOGRAMA PGA: Es la matriz donde se establecen las fechas y tiempos para el desarrollo de las distintas auditorias programadas en el PGA. MEMORANDO DE ASIGNACION: Formato o documento preestablecido en el GAT, mediante el cual se le asigna a un grupo auditor de acuerdo a sus perfiles, el control fiscal mediante una auditoria en una entidad determinada de conformidad con el PGA y su cronograma.


CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 7 de 8

DERECHO DE CONTRADICCION: El derecho a la Defensa que tienen las entidades con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a través del derecho de contradicción. HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la realización de una auditoria y que no pudo ser desvirtuado en el Derecho de Contradicción, por tanto queda en firme dentro del informe final con el fin de darle traslado a la entidad competente para la respectiva investigación, este puede ser de connotación administrativa, fiscal, disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas especialidades. PLAN DE MEJORAMIENTO: Se refiere a las acciones que debe adelantar la entidad como consecuencia de un hallazgo administrativo, que consiste en las acciones tendientes a subsanar alguna deficiencia administrativa susceptible de mejorar (Acciones Correctivas y Preventivas) MESA DE TRABAJO: Es un espacio o reunión con los sujetos objeto del ejercicio de control fiscal, como también, entre el equipo Auditor y equipo interdisciplinario de la contraloría, no solo con el fin de unificar criterios respecto de las observaciones o hallazgos delos informes, sino de debatir dichos puntos. Es una herramienta de la cual se benefician las entidades y el equipo Auditor, para consolidar criterios para emitir los respectivos informes. RENDICION DE CUENTA: Es el cumplimiento de una obligación legal, y el deber que tiene todo servidor público, de responder e informar sobre la administración del manejo, rendimientos, Deuda, bienes o fondos públicos que administren en ejercicio de sus funciones.

6. RIESGOS

• Que la entidad solicite plazos, sucesivos para aportar información o documentos y sean aprobados por el Contralor.

• Solicitud de plazos para ejercer el derecho de contradicción y sean aprobados por el Contralor.


• Falta de oportunidad el e proceso de entrega de correspondencia


CÓDIGO


PR 1.3.2 AU-1 30-01-2020 5.0 Página 8 de 8


• Seguimiento al plan de Acción.

• Alimentar en forma periódica el PNA en la página Nacional SINACOF

• Seguimiento al PGA


• Revisión por la Dirección

• Control interno


• Formato de informe preliminar

• Formato informe final

• Formato de traslado hallazgo fiscal

• Papeles de trabajo, ayudas memoria, actas

• Los hallazgos disciplinarios y penales se realizan mediante oficio con un concepto sucinto emitido por el abogado de apoyo jurídico de la DTA.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

CARMEN BEATRIZ MONCADA AGUIRRE

Directora Técnica de Auditorías



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA TERMINOS PARA LIBERACION DE INFORMES Y HALLAZGOS A LAS ENTIDADES COMPETENTES POR PARTE DEL DESPACHO

DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 1 de 4

1. OBJETIVO

Definir los términos que tiene la secretaría del despacho, para hacer

entrega de los informes y traslados al señor Contralor, así mismo el tiempo

con que cuenta el Señor Contralor, para revisar y trasladar, tanto informes

preliminares y finales, de auditorías o de quejas, con sus respectivos

hallazgos producto de la ejecución del ejercicio auditor.

2. ALCANCE

Inicia en el momento que la DTA libera el informe preliminar o final, con el

traslado de hallazgos con el fin de ser enviado a las entidades sujetas de

control e instancias competentes, luego de ser avalados con la firma del

señor Contralor.

3. RESPONSABILIDAD

• Dirección Técnica de Auditorias

• Secretaría de despacho Contralor

• Contralor

4. DESCRIPCION

4.1 INFORME PRELIMINAR

Una vez liberado el informe preliminar por la Dirección Técnica de Auditorias, se

allega previa radicación a la Secretaría de despacho, junto con el oficio remisorio,

quien lo pasará al despacho del Señor contralor a más tardar al día hábil siguiente

a su recibo.

El señor Contralor, contara con un término de 5 días hábiles, para revisar y liberar

el oficio remisorio, junto con el informe con el fin de enviarlo a la entidad, para que

esta ejerza el Derecho de contradicción.


DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 2 de 4

4.2 INFORME FINAL Y TRASLADO DE HALLAZGO

El equipo auditor, allega el informe final con sus respectivos hallazgos, (penales,

fiscales y disciplinarios) a la DTA para su revisión y aprobación, los remite en

forma física y magnética con sus correspondientes oficios de remisión, a la

secretaría de despacho, la cual pasara informe al despacho del Señor Contralor,

a más tardar al día hábil siguiente a su recibo; el señor Contralor tendrá un término

de quince (15) quince días hábiles, prorrogables por 5 más; para revisarlos y

avalaros con su firma y luego liberarlos hacia las entidades sujetas de control e

instancias competentes; liberado el informe y sus hallazgos a las instancias

competentes se allegarán a la DTA los oficios de liberación con los recibidos de

las entidades y la secretaria de la DTA los entregará al respectivo grupo auditor,

para que organice las carpetas conforme a las normas de calidad y archivo, y los

remita a la Directora de Auditoria y/o a la funcionario de apoyo, para el traslado al

archivo, quedando concluido el procedimiento auditor.

5. TRASLADO DE RESULTADO DE ATENCION DENUNCIAS A LA DIRECCION DE PARTICIPACION CIUDADANA

5.1 Si dentro del proceso auditor, se adelantó denuncia, procedente de participación ciudadana, se deberá informara de los resultados de la misma, luego de su revisión y arreglo de carpeta conforme a las normas de archivo, dentro de los 5 días hábiles siguientes, con el propósito de que se dé respuesta puntual al peticionario.

6. DEFINICIONES

INFORME PRELIMINAR: documento estructurado por el equipo auditor que

incluye la totalidad de observaciones, opiniones o conceptos a las conclusiones

detectados o validados en mesas de trabajo con el debido soporte en papeles de

trabajo.

NFORME FINAL: documento definitivo estructurado por el equipo auditor una vez

surtido el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de

respuestas y ajustes a que haya lugar.


DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 3 de 4

HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la

realización de una auditoria ,que en el informe preliminar se denomina

observación, la cual no pudo ser desvirtuada en el Derecho de Contradicción, por

tanto queda en firme dentro del informe final, adquiriendo la denominación o

connotación de hallazgo, del cual se le da traslado a la entidad competente, para

la respectiva investigación; este puede ser de connotación: administrativa, fiscal,

disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas

especialidades.

7. RIESGOS

• Que la entidad sujeta de control solicite prorrogas, sucesivas para dar

respuesta al informe preliminar o ejercicio del derecho de contradicción

aportar información o documentos soporte de información y se concedan

por parte del despacho del señor Contralor.

• Que no se dé traslado de los hallazgos a las distintas instancias dentro del

término establecido en este procedimiento.

• Falta de oportunidad del proceso de entrega de correspondencia

• Realización de actividades concomitantes que impidan el cumplimiento

cabal de términos, como eventos de la entidad capacitaciones

incapacidades, tramite de quejas procedimientos especiales de reacción

inmediata etc.


• Seguimiento al PGA.

• Seguimiento de control interno


• Seguimiento calidad


DEL CONTRALOR

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-2 30-01-2020 4.0 Página 4 de 4


• Formato de informe preliminar

• Formato informe final

• Formato de traslado hallazgo fiscal

• Papeles de trabajo , ayudas memoria, actas

• Los hallazgos disciplinarios y penales se realizan mediante oficio con un

concepto sucinto emitido por el abogado de apoyo jurídico de la DTA.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO





CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO AUDITORIA EXPRES

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-3

30-01-2020

6.0

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EJECUCIÓN DE AUDITORIA EXPRES

1. OBJETIVO Practicar Auditoría Exprés con base en el diagnóstico que se generó a partir de la Atención de una denuncia cuando se considera que la misma, requiere dicha modalidad, dado su grado de complejidad tanto en tiempo, muestra, vigencia, impacto, entre otros, de un análisis más profundo de manera efectiva y oportuna.

2. ALCANCE

Este procedimiento va desde la atención de la denuncia a través de una Auditoría Exprés hasta la presentación del Informe Final y sus respectivos traslados de hallazgos.

3. RESPONSABILIDAD

• Dirección Técnica de Auditorías

• Equipo Auditor

• Dirección de Participación Ciudadana.

• Despacho del señor Contralor

4. DESCRIPCION

4.1 El equipo auditor, atiende a la Denuncia realizando un diagnóstico, en caso que surjan aspectos críticos que son de impacto y que requieren ser evaluados de manera inmediata, se procederá a realizar una Mesa de Trabajo para justificar ante la Dirección Técnica de Auditorias la Auditoría Exprés. La DTA aprobará la modificación de esta atención de denuncia.

4.2 Una vez aprobada la modificación, se le informará a la Dirección de

Participación Ciudadana, con el fin de comunicarle al quejoso que se adelantará Auditoria en la modalidad “Exprés” relacionada con la Denuncia.

4.3 El equipo auditor, aplicará de conformidad con lo establecido en el GAT,

los procedimientos, técnicas, pruebas y obtención de evidencias, en cumplimiento de la ejecución del asunto a auditar, con el propósito de soportar las observaciones.


CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-3

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4.4 El equipo auditor, determina las observaciones, es decir, establece y

reúne los Hechos deficientes, mediante el debate, la valoración de la evidencia, para responder el cómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de las operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. Este procedimiento, debe quedar documentado en papeles de trabajo.

4.5 El Equipo auditor, con base en las observaciones y conclusiones

obtenidas en la fase de ejecución de la auditoria, elaborará informe preliminar, el cual se organizará de acuerdo con los atributos y modelos establecidos en el GAT, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos detectados, los cuales estarán soportados en papeles de trabajo; presenta informe a la Dirección de Auditorias, para su revisión y validación. En caso de no generar observaciones, opiniones o conceptos, se omitirá la fase de Informe Preliminar y se realizará la Fase de Informe Final.

4.6 En caso que la Auditoría Exprés, se requiera realizar como un Auditoría

Especial, se generará un Asunto de Potencial Importancia (API9, el cual contendrá como mínimo, la Descripción de lo actuado, el Objetivo General y la Línea de Auditoría que se tendrá que abordar.

4.7 La Dirección Técnica de Auditorias revisa de forma y fondo el informe

preliminar, verificando que la atención a la denuncia haya sido efectiva y oportuna; en caso de detectar inconsistencias y debilidades, solicitará las aclaraciones y ajustes correspondientes al equipo auditor.

4.8 El Director Técnico de Auditorias, aprueba y declara la conformidad del

informe preliminar y da traslado del mismo al despacho del Contralor, con el correspondiente oficio de socialización, para su revisión y firma.

4.9 El Contralor revisa, firma y remite el informe preliminar al ente auditado

para que ejerza el derecho de contradicción.

4.10 El equipo auditor, una vez haya surtido el término para el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de respuesta y la realización de los ajustes a que haya lugar, procede a la elaboración del


CÓDIGO


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informe definitivo y da traslado del mismo al Director Técnico de Auditorias, para su revisión y aprobación.

4.11 El director Técnico de Auditorias, revisa el contenido del informe

definitivo, teniendo en cuenta los ajustes con base en el análisis al derecho de contradicción y procede a su aprobación y traslado al despacho del Contralor con sus respectivos oficios para su revisión firma y remisión a la entidad auditada y traslado de hallazgos a las instancias competentes.

4.12 El Contralor municipal revisa y firma el informe final y los oficios de

remisión y traslado de hallazgos, y los envía a la entidad e instancias competentes, en los términos preestablecidos para su despacho.

Según el GAT en su página 66; “…Para la modalidad de la auditoría Exprés, la Contraloría territorial podrá prescindir del informe preliminar, previa aprobación de la instancia competente” CIERRE DE AUDITORIA 1. OBJETIVO

Tiene como objetivo dar traslado de los hallazgos a las instancias competentes y respuesta al quejoso a través de la Dirección de Participación Ciudadana, así como para la ejecución de las actividades posteriores al proceso auditor, de conformidad con las normas preestablecidas. 2. ALCANCE

Los Hallazgos con incidencia penal y disciplinaria, se trasladarán a las instancias competentes, dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles, una vez sea socializado el informe final.

Los Hallazgos de tipo fiscal, se trasladarán en formato preestablecido a la correspondiente área de responsabilidad fiscal para inicio del correspondiente proceso, de acuerdo a la cantidad de hallazgos o su complejidad el tiempo de traslado será determinado así, una vez sea socializado el informe final:

• Entre 1 y 5 hallazgos; el tiempo máximo son de 10 días hábiles.


CÓDIGO


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• Entre 6 y 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 15 días hábiles.

• Más de 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 20 días y/o en casos especiales donde los soportes o conceptos no dependan de la entidad y sean necesarios anexarlos dentro de dicho traslado.

Si se trató de alguna denuncia, se informará de los resultados de la misma, al área de participación ciudadana, con el propósito de dar respuesta definitiva y puntual al peticionario quejoso o solicitante, el tiempo máximo de traslado de la atención a denuncia a la Dirección de Participación Ciudadana es de 10 días hábiles, una vez sea socializado el informe final. Si se detectaron hallazgos de tipo administrativo, la entidad suscribirá y presentará a la Contraloría, un plan de mejoramiento, para el cual se establece un término; vencido este, será evaluado dentro del proceso auditor y se enviara a la entidad oficio de aprobación o de ajuste según el caso. 3. RESPONSABILIDAD

• Equipo Auditor

• Dirección Técnica de Auditoria

• Dirección de Participación Ciudadana

• Despacho del señor Contralor 4. DESCRIPCION

4.1. Realizar traslado de Informe Final y de hallazgos a las instancias

competentes.

4.2. Si dentro del proceso auditor, se adelantaron denuncias, se debe informar de los resultados de la misma, a la Dirección de Participación Ciudadana o quien haga sus veces con el fin de dar respuesta al quejoso o peticionario.

4.3. Como resultado de la auditoría, el ente auditado elaborará y presentará a la Contraloría, un plan de mejoramiento, en concordancia con las normas de auditoría del proceso auditor territorial NAFI-08. Así mismo, la Contraloría Municipal de Pereira, a través de la Dirección Técnica de Auditorias, emitirá o no pronunciamiento de coherencia e integridad sobre la formulación del plan de mejoramiento que será evaluado dentro del proceso auditor.


CÓDIGO


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4.4. Recibidos oficios de liberación de informe final y hallazgos procedentes del despacho del señor contralor, estos se entregaran al equipo Auditor para que anexen papeles de trabajo y demás documentos que faltaren y organicen el expediente conforme a las normas de calidad y archivo y la remita a la Directora de Auditoria y/o al técnico de apoyo de la DTA para enviarla al archivo, culminando con ello el proceso auditor.

4.5. Se remitirá informe definitivo, al Concejo Municipal, dentro de la vigencia y se subirá a la página web de la Contraloría.

5. DEFINICIONES GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el proceso y procedimiento del control fiscal. PGA: Es la programación anual que se hace de consumo con planeación, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha programación, el cual va acompañado de su propio cronogramas para su realización en el tiempo. AUDITORIA EXPRÉS: Se desarrolla mediante un procedimiento abreviado en las fases del proceso auditor y permite atender situaciones coyunturales que por su importancia o impacto requieres de evaluación inmediata y celeridad para entregar resultados oportunos traducidos en conceptos. OFICIO DE ASIGNACION: documento mediante el cual se le asigna a un grupo auditor de acuerdo a sus perfiles, el control fiscal mediante una atención a una denuncia a un sujeto de control de conformidad el proceso establecido en la Dirección de Participación Ciudadana. OBSERVACIONES. Son aquellos puntos o aspectos presuntamente irregulares, obtenidos como resultado de una determinada auditoria, de los cuales se da traslado a la entidad dentro del informe preliminar, con el fin de que esta ejercite el derecho a la defensa o derecho de contradicción, aportando pruebas y demás que necesite para desvirtuarlas.


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DERECHO DE CONTRADICCION: El derecho a la Defensa que tienen las entidades con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a través del derecho de contradicción. HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la realización de una auditoria y que no pudo ser desvirtuado en el Derecho de Contradicción, por tanto queda en firme dentro del informe final con el fin de darle traslado a la entidad competente para la respectiva investigación, este puede ser de connotación administrativa, fiscal, disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas especialidades. MESA DE TRABAJO: Es un espacio o reunión con los sujetos objeto del ejercicio de control fiscal, no solo con el fin de unificar criterios respecto de las observaciones hechas dentro del informe preliminar, sino de debatir dichos puntos. Es una herramienta de la cual se benefician las entidades y se consolidan criterios para emitir el informe definitivo o informe final. 6. RIESGOS

• En el desarrollo de la atención a una denuncia, esta presenta un alto grado de complejidad (en tiempo, muestra, vigencia, impacto, entre otros), se hace necesario identificar a través de que mecanismo o técnica se va a lograr el resultado de la denuncia, es decir, si es un diagnóstico, un API, una Auditoría Exprés o la conformación de un grupo de reacción inmediata.


• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento los términos, para la atención de una Auditoría Exprés.





• Revisión por la Dirección

• Control Interno.


• Actas Ayudas Memoria, papeles de trabajo.

• Informe preliminar (Observaciones)


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• Informe final,(Hallazgos)



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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE REACCION INMEDIATA

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1. OBJETIVO

Asignar un equipo interdisciplinario de funcionarios, quienes se denominaran grupo especial de reacción inmediata, los cuales se encargaran de ejecutar el plan de reacción inmediata, frente a denuncias de corrupción o casos de corrupción que comprometen un interés público, cuando su perfil profesional, competencias y conocimientos sean requeridos toda vez que el control fiscal debe ser entendido de manera integral.

2. ALCANCE

Este procedimiento, va desde la designación del grupo de reacción inmediata hasta la ejecución y presentación del Informe Final, el cual deberá ser revisado y ajustado por la Dirección Técnica de Auditorías, para luego ser enviado al despacho del señor Contralor, para su firma y traslados a las entidades pertinentes y/o competentes.

3. RESPONSABILIDAD

• Despacho del Contralor

• Dirección Técnica de Auditorías

• Grupo de reacción inmediata


4. DESCRIPCION

4.1 RESOLUCIÓN DE ASIGNACIÓN El señor Contralor, expide resolución respectiva, designando los funcionarios para conformar el grupo especial de reacción inmediata, la cual pasa por jurídica, con el fin de que surta el trámite de legalidad; y se realice el ejercicio de control, el cual estará bajo la Dirección de Despacho del Contralor Municipal de Pereira como autoridad responsable del proceso de direccionamiento estratégico de la entidad, teniendo en cuenta los procesos misionales (Responsabilidad Fiscal, Proceso Auditor y Proceso de Participación Ciudadana, el cual nutre el Grupo Especial de Reacción Inmediata, de lo cual se debe informar o comunicar a la Dirección Técnica de Auditoria.


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4.2 Para cada actuación de control fiscal a adelantar, se conformará un grupo especial de reacción inmediata en forma temporal, cuyos funcionarios que la integren una vez culminada la auditoria volverán a sus labores habituales.

4.3 El grupo especial de reacción inmediata que sea designado, tiene facultades de Policía Judicial y en tal virtud desarrollaran las funciones prescritas en el artículo 10 de la Ley 610 de 2000, aplicará procedimientos de conformidad con lo establecido en el GAT, técnicas, pruebas y obtención de evidencias, en cumplimientode la ejecución del asunto a auditar, con el propósito de soportar las observaciones.

4.4 El equipo auditor, determina las observaciones, es decir, establece y reúne

los hechos presuntamente con alguna connotación, mediante el debate, valoración de las evidencias, para responder el cómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los mismos. Este análisis incluye la comparación de las operaciones con los criterios o requerimientos establecidos; debe quedar documentada en papeles de trabajo, igualmente esta facultad excepcional de policía judicial, debe observar garantías constitucionales previstas en el artículo 29 de la Constitución y que estén en armonía con las disposiciones del Código Penal.

INFORME DE LOS GRUPOS DE REACCIÓN INMEDIATA

1. OBJETIVO

Estructurar un documento con los resultados del proceso auditor, que se comunica a los entes sujetos de control, con el fin de que estos ejerzan su derecho de contradicción.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la elaboración del informe preliminar y realización de los ajustes correspondientes por la DTA; finaliza con la firma y remisión del informe definitivo, por parte del Contralor, a la entidad sujeta de control y el traslado de los respectivos hallazgos a las instancias competentes.


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3. RESPONSABILIDAD

• Contralor

• Grupo Especial de Reacción Inmediata

• Dirección Técnica de Auditoria.

4. DESCRIPCIÓN El Grupo Especial de reacción Inmediata, con base en las observaciones y conclusiones obtenidas en la fase de ejecución de la auditoria, elaborará informe preliminar, el cual se organizará de acuerdo con el procedimiento establecido en el GAT, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos detectados, los cuales estarán soportados en papeles de trabajo; presenta informe a la Dirección de Auditorias, para su revisión y validación

4.1 La Dirección Técnica de Auditorias revisa de forma y fondo el informe

preliminar, verificando que la atención al asunto a auditar por parte del Grupo Especial de Reacción Inmediata, haya sido efectiva y oportuna; En caso de detectar inconsistencias y debilidades, solicitará las aclaraciones y ajustes correspondientes.

4.2 El Director Técnico de Auditorias, aprueba y declara la conformidad del informe preliminar y da traslado del mismo, con su respectivo oficio de remisión al despacho del Contralor, para su revisión firma y envío a la entidad auditada.

4.3 El Contralor revisa, firma y remite el informe preliminar al ente auditado,

para que este haga uso del derecho de contradicción.

4.4 El Grupo Especial de Reacción Inmediata, una vez vencido el término para el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación, dé respuesta, aporte de pruebas y documentos, valora y procede a la elaboración de informe definitivo y da traslado del mismo al Director Técnico de Auditorias, para su revisión y aprobación.


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4.5 El director Técnico de Auditorias, revisa el contenido del informe definitivo, teniendo en cuenta los ajustes, con fundamento en el escrito de contradicción y las pruebas allegadas con este, procediendo a su aprobación y traslado del mismo junto con los hallazgos y oficios remisorios, al despacho del Contralor, para su revisión firma y envió a la entidad auditada y los hallazgos a las instancias competentes.

4.6 El Contralor municipal revisa firma oficios y remite el informe definitivo a la

entidad auditada, y el traslado de hallazgos si los hubo a las instancias competentes, en los términos preestablecidos en el respectivo procedimiento para el despacho.

CIERRE DE AUDITORIA DEL PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE REACCIÓN

INMEDIATA

1. OBJETIVO

Tiene como objetivo la liberación del informe final, luego de ser firmado por el señor Contralor, con el fin de ser socializado al ente auditado y posteriormente proceder con el traslado de los hallazgos a las instancias competentes, en los términos preestablecidos para el despacho.

2. ALCANCE

Los hallazgos con presunta incidencia penal y disciplinaria, se trasladaran a las instancias competentes. Los presuntos hallazgos de tipo fiscal, se trasladará en formato de calidad, a la correspondiente área de responsabilidad fiscal, para inicio del proceso. Si se trató de alguna denuncia, se informará de los resultados de la misma, al área de participación ciudadana, con el propósito de que le dé respuesta definitiva y puntual al peticionario quejoso o solicitante. Si se detectaron hallazgos de tipo administrativo, la entidad elaborará y suscribirá a la Contraloría, un plan de mejoramiento, para el cual se establece un término; vencido este, será evaluado dentro del proceso auditor. Recibidos los oficios de liberación de informe final y hallazgos por parte de la DTA, se entregarán al equipo auditor, para que los incluya dentro del expediente,


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organicen las carpetas con todos los documentos y papeles de trabajo, siguiendo las normas de archivo y calidad, quienes remitirán el expediente a la directora y/o al técnico de apoyo, la cual revisara y lo pasará para el respectivo archivo, quedando cerrado con ello el proceso auditor.

3. RESPONSABILIDAD

• Despacho del señor Contralor

• Grupo Especial de Reacción Inmediata

• Dirección Técnica de Auditoria


• Asesoría Jurídica

4. DESCRIPCION

4.1 Realizar traslado de los presuntos hallazgos a las entidades competentes y enviar oficios de liberación a la DTA para que el grupo auditor organice la carpeta conforme a las normas de archivo y calidad para remitirlas a la directora y/o al técnico de la DTA para el archivo definitivo.

4.2 Si como resultado del ejercicio auditor resultaren hallazgos de connotación administrativa, el ente auditado elaborará y presentará a la Contraloría, un plan de mejoramiento, en concordancia con las normas de auditoría del proceso auditor territorial NAFI-08. Así mismo, la Contraloría Municipal de Pereira, a través de la Dirección Técnica de Auditorias, emitirá pronunciamiento de coherencia e integridad sobre la formulación del plan de mejoramiento que será evaluado dentro del proceso auditor.

4.3 Se remitirán dentro de la vigencia informe definitivo, al Concejo Municipal, y se subirá a la página Web de la Contraloría.

4.4 Entrega de papeles de trabajo, acordes a procedimiento establecido para tal fin, si la información requiere utilización de cadena de custodia, se manejara acorde a la Guía de Material Probatorio y Cadena de Custodia de la Contraloría Municipal de Pereira.


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5. DEFINICIONES GAT: Herramienta metodológica general, que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el proceso y procedimiento del control fiscal. PGA: Es la programación anual que haceplaneación, la cual contiene gran parte de los insumos que pasa la Dirección T de Auditoria, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal, a cada una de las entidades sujetas a control, teniendo en cuenta algunos factores importantes que determinan dicha programación , el cual va acompañado de su propia matriz y cronograma, para sus objetivos generales específicos y realización en el tiempo. GRUPO DE REACCION INMEDIATA: grupo de funcionarios, investidos de facultades judicialesexcepcionales por virtud de la Constitución y la Ley, (113 y 116 CN y Ley 610 de 2000), para algunos ejercicios de control fiscal cuando de su naturaleza o urgencia se requiera. OBSERVACIONES. Son aquellos puntos o aspectos presuntamente irregulares, obtenidos como resultado de una determinada auditoria, de los cuales se da traslado a la entidad dentro del informe preliminar, con el fin de que esta, presente escrito mediante el cual ejercite el derecho a la defensa o derecho de contradicción, aportando pruebas y demás que necesite para este efecto. DERECHO DE CONTRADICCION: Escrito mediante el cual la entidad tiene la oportunidad de ejercitar el derecho a la defensa controvirtiendo las observaciones hechas en el informe preliminar. HALLAZGO: Observación relacionada con una actuación administrativa, presuntamente irregular, relevante que resulta de la realización de una auditoria y que no pudo ser desvirtuada en el escrito mediante el cual ejerció Derecho de Contradicción, por tanto queda en firme dentro del informe final, este puede tener connotación administrativa disciplinaria penal o fiscal. MESA DE TRABAJO: Es un espacio o reunión con los sujetos objeto delejercicio de control fiscal, o también con el equipo interdisciplinario interno, no solo con el fin de unificar criterios respecto de las observaciones hechas dentro del informe preliminar, o el final sino también para debatir dichos puntos. Es una herramienta de la cual se benefician las entidades y el órgano de control, consolidándose


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criterios firmes y definitivos, con el fin de emitir el informe final, o también para tratar asuntos importantes que afecten las auditorias en curso.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del Artículo 29 de la Constitución Política y demás garantías fundamentales.

• Principio de Publicidad: comunicación,notificación, emplazamiento, según sea el caso concreto.

• Cambios o modificación en el cronograma establecido en el PGA

• .Que la entidad solicite plazos, el señor Contralor los conceda y no se dé cumplimiento a los términos.

• Por actividades concomitantes de la entidad, como capacitaciones, eventos incapacidades, tramite urgente de quejas

• Atención de procedimiento especial de reacción inmediata, etc.


• Falta de oportunidad del proceso en la entrega de correspondencia





• Control Interno


• Resolución de designación para la conformación del grupo especial de reacción inmediata.





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• Informe final,

• Oficios de traslado a las instancias competentes y formato de traslado a responsabilidad Fiscal.


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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA DEUDA PUBLICA

CÓDIGO


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1. OBJETIVO

De conformidad con la Resolución Reglamentaria orgánica,N° 0001 de

mayo 7 de 2014,Capitulo II , emitida por la Contraloría general de la

República ,corresponde a la Contraloría Municipal ,verificar mensualmente

en el aplicativo SIA, que las entidades sujetas de control, registren el

comportamiento de la Deuda Publica, en la matriz respectiva (formato 018)

dentro de los primeros 3 días de cada mes, con el fin de elaborar y enviar

consolidado a la Contraloría General de La Republica(Contraloría Delegada

para la Economía y Finanzas) dentro de los primeros 5 días de cada mes.

2. ALCANCE

Comprende desde la verificación periódica realizada por La Dirección Técnica

de Auditoria, dentro de los 3 primeros días de cada mes, constatando que las

entidades sujetas de control, registren en la página SIA, formato 018, la

rendición del comportamiento de la Deuda Publica; la Dirección T de Auditoria,

realiza los respectivos requerimientos, solicitudes de ajuste, con el fin de

elaborar consolidado, para enviar a la CGR; dicho comportamiento, dentro de

los primeros 5 días de cada mes.

3. RESPONSABILIDAD

Director Técnico de Auditorias y equipo auditor

4. DESCRIPCION

4.1 El Director Técnico de Auditorías, notifica el memorando de Comisión

Especial, al grupo auditor asignado, con el propósito de que esté pendiente

de constatar mes a mes, en la página SIA, que las entidades sujetas de

control, hayan rendido el comportamiento de la deuda pública, en la

respectiva matriz(formato F28),dentro de los primeros tres días de cada mes;

hacen las solicitudes de ajuste, de información , corrección de

inconsistencias, con el fin de que sean subsanadas por la entidad

respectiva, para que finalmente el grupo auditor , proceda a elaborar el

consolidado definitivo y lo envíe a la Contraloría General de la república

dentro de los primeros 5 días de cada mes, por intermedio del área e


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informática de la Contraloría Municipal, haciendo la respectiva verificación de

que su envío sea efectivo y puntual.

5. DEFINICIONES

PÁGINA SIA: Aplicativo dentro de la página de la Contraloría General de la

Republica.

FORMATO F 18: Matriz que se encuentra en la página SIA, con el fin de

que las entidades sujetas de control fiscal, rindan los aspectos

determinantes relacionados con el comportamiento de la deuda Publica que

adquieran cada una de las entidades.

COMPORTAMIENTO DE LA DEUDA PUBLICA Contrato entre entidades

estatales y la banca o sistema financiero ,negociación de la cual se hace

verificación del tipo de contrato, objeto, plazo ,valor condiciones, precios del

mercado, tipo de moneda, conversión, tasas de interés ,intereses

comerciales corrientes e intereses por mora, capacidad de endeudamiento,

entre otros aspectos.

MEMORANDO DE COMISION ESPECIAL: Formato o documento

preestablecido en la Contraloría Municipal , mediante el cual se le asigna a

un grupo auditor de acuerdo a sus perfiles, el cumplimiento de una labor

fiscal de su competencia, en una o varias de las entidades sujetas de

control , de conformidad con PGA, matriz y su cronograma respectivo para

cada vigencia.

SOLICITUD DE INFORMACION O DE AJUSTES. Oficio o escrito que

hace el grupo auditor luego de revisar la información en la Página SIA, a

cada uno de los formatos rendidos por las entidades sujetas de control, en

el cual, le precisa los puntos documentos o inconsistencias a aclarar,

ajustar, completar, corregir o implementar, referentes a la rendición del

comportamiento de la Deuda Publica, a fin de que sean subsanados.


CÓDIGO


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RENDICION DEL COMPORTAMIENTO DE LA DEUDA: Cumplimiento de

una obligación legal; deber que tiene, las entidades por medio de los

servidores públicos, de responder e informar sobre la administración del

manejo, rendimientos, y demás aspectos relacionados con la Deuda,

Pública en ejercicio de sus funciones y de la Contraloría municipal hacer

seguimiento y enviar dicha información al nivel Central Contraloría General

de la Republica (Delegada ante la Contaduría General de la Nación)

SEUD: Sistema Unificado Estadístico de la Deuda Pública.

6. RIESGOS

• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento a

los términos.

• Demora de las entidades en el suministro de información o ajustes

solicitados por los auditores.

• Falta de oportunidad el e proceso de entrega de correspondencia

• Falta de oportunidad en la revisión de la página para verificar la

información en el plazo preestablecido.

• Que no se confirme con sistemas si llegó la información enviada por la

DTA para que sea enviada a la AGR.



• Seguimiento al PGA.

• Revisión mensual de la página SIA.

• Revisión por la Dirección T de Auditoria.

• Remisión al área de informática y verificación de que sea subida la

información consolidada a la Contraloría.


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Los Preestablecidos en la Página SIA

(Formato F18)

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REVISÓ APROBO





CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PLANEACION Y EJECUCION, CIERRE Y CONTROL A LA AUDITORIA

ESPECIAL

CÓDIGO


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PROCEDIMIENTO AUDITORIA ESPECIAL AL “MANEJO Y ESTADO DE LAS FINANZAS PUBLICAS, PARA EL SECTOR CENTRAL DEL MUNICIPIO DE PEREIRA, ENTES DESCENTRALIZADOS Y EMPRESAS DE SERVICIOS

PÚBLICOS DOMICILIARIOS” El proceso auditor está conformado por 4 fases, las cuales serán estipuladas a continuación: FASE DE PLANEACIÒN 1. OBJETIVO Definir el alcance y la estrategia de auditoria correspondiente al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, a partir del conocimiento de la entidad o asunto a auditar, 2. ALCANCE Determinar la estrategia de auditoria, focalizando los componentes y factores a examinar; el procedimiento inicia con la notificación del Memorando de Asignación de la auditoria y finaliza con la realización del Programa de Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas. 3. RESPONSABILIDAD Dirección Técnica de Auditorias y equipo auditor. 4. DESCRIPCION 4.1 La DTA, notifica el Memorando de Asignación de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, con el propósito de formalizar al equipo auditor, el inicio de esta. 4.2 El equipo auditor, inicia el estudio de lo correspondiente a la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas.1

1 Esta comprensión implica, conocer el direccionamiento estratégico, marco y naturaleza jurídica vigente, de la entidad, bien o servicio a

prestar, características actividades y/o procesos; riesgos de pérdida o de inadecuada utilización de recursos, gestión antieconómica deterioro, menoscabo, detrimento, uso indebido de recursos o bienes públicos, entre otros aspectos importantes, así mismo, a partir del análisis del mapa de riesgos de la entidad a auditar, y otros riesgos inherentes a los procesos que identifique el equipo auditor, se focalizaran los aspectos específicos a evaluar en este caso presupuesto y finanzas. De lo anterior, el equipo auditor, dejará evidencia, en papel de trabajo o ayuda de memoria.


ESPECIAL

CÓDIGO


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4.2 El equipo auditor, realiza el estudio y análisis de la cuenta e informes de la entidad, teniendo en cuenta dos variables: Gestión Presupuestal (preparación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución) y Gestión Financiera (Indicadores Presupuestales). Este se realizará apoyándose en la rendición de la cuenta2, informes y anexos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones. 4.3 El equipo auditor, determina los criterios técnicos como lo son la materialidad y la muestra de auditoría, todo esto de conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría Territorial GAT (pág. 32). 4.4 El equipo auditor, establece el direccionamiento que se le dará al proceso auditor, definiendo fundamentalmente el alcance, el cómo y dónde se desarrolla el trabajo, lo cual quedará registrado en el Plan de Trabajo, este como mínimo deberá contener: objetivos y alcance, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoría, cronograma de actividades3, en las fases de ejecución e informe de auditoría. 4.5 El equipo auditor, elabora el plan de trabajo, el cual le permitirá focalizar el proceso auditor (Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas), comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar las estrategias de auditoria, para las fases de ejecución e informe, y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoria. 4.6 La DTA, revisa y aprueba el plan de trabajo de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas. 4.7 El equipo auditor, elabora el programa de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, donde se establecen los objetivos, fuentes, criterios de auditoría y procedimientos que se deben desarrollar durante la fase de ejecución. Los propósitos del programa son el cumplimiento de objetivos previstos, el establecimiento de fuentes y criterios de auditoria, la descripción de procedimientos de auditoria que se aplicarán y la obtención de evidencia de los componentes y factores evaluados.

2 SIA Observa, SIA Contralorías. 3 Está sujeto al cronograma del PGA.


ESPECIAL

CÓDIGO


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FASE DE EJECUCION 1. OBJETIVO Practicar pruebas utilizando técnicas y procedimientos por parte del equipo auditor siguiendo las directrices del plan y programas de trabajo aprobados, que le permitan recopilar evidencias que soporten las observaciones y/o hallazgos consignados en el informe. 2. ALCANCE Este procedimiento, va desde el ajuste de los programas de Auditoría al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, hasta la presentación y aprobación del informe preliminar. 3. RESPONSABILIDAD Equipo Auditor 4. DESCRIPCION 4.1 El equipo auditor, en caso de que surjan aspectos que modifiquen el programa de auditoria, procederá a realizar los ajustes pertinentes, los cuales serán avalados por la Dirección Técnica de Auditorias.

4.2 El equipo auditor, aplicará de conformidad con lo establecido en el GAT, los procedimientos, técnicas pruebas y obtención de evidencias, en cumplimiento de la ejecución de los programas de auditoria, con el propósito de soportar las conclusiones por cada uno de los componentes y factores evaluados. (Ver páginas 38 y s.s). 4.3 El equipo auditor, determina las observaciones, es decir, establece y reúne los hechos deficientes, mediante el debate, la valoración de la evidencia, en mesa de trabajo, para responder el cómo el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de las operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. Este procedimiento, debe quedar documentado en papeles de trabajo.


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4.4 El equipo auditor, una vez logrado el consenso en mesa de trabajo, frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoria, sacará las conclusiones por componentes y factores y comunicará a la entidad sujeta de control, a través de informe preliminar, con el propósito de que el auditado, tenga la oportunidad de ejercer el Derecho de Contradicción. 4.5 El Contralor revisa, firma y remite el informe preliminar al ente auditado para el ejercicio del derecho de contradicción. INFORME DE LA AUDITORIA 1. OBJETIVO Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la Auditoria al Manejo y Estado de las Finanzas Públicas, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes, con el fin de: definir la estructura del informe de acuerdo con la auditoría especial al Estado y Manejo de las Finanzas Públicas, estableciendo las características y requisitos de los informes emitidos, determinando los responsables de la elaboración, aprobación y comunicación de los resultados del proceso auditor. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el tiempo del derecho de contradicción por parte del sujeto de control, y finaliza con la firma y remisión del informe definitivo, a la entidad sujeta de control. 3. RESPONSABILIDAD Equipo auditor, Dirección de Auditoria y Contralor Municipal 4. DESCRIPCIÓN 4.1 El equipo auditor, una vez haya surtido el termino para el derecho de contradicción, con base en los resultados de validación de respuestas y pruebas aportadas por la entidad, mediante una mesa de trabajo, procede a realizar los ajustes a que haya lugar y consolida el informe definitivo, de acuerdo al formato de


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informe final, teniendo en cuenta el pronunciamiento de los componentes y factores evaluados, posteriormente se da traslado de este informe al Director Técnico de Auditorias en formato WORD, para su revisión y aprobación. 4.2 El Director Técnico de Auditorias, revisa el contenido del informe definitivo, teniendo en cuenta: los ajustes, los argumentos y pruebas aportadas con el Derecho de Contradicción y procede a su aprobación y traslado del informe final y de los hallazgos, junto con los respectivos oficios de remisión, al despacho del Contralor, para su revisión firma y envío a la entidad auditada. CIERRE DE AUDITORIA 1. OBJETIVO: Tiene como objetivo el traslado de hallazgos a las instancias competentes y la ejecución de las actividades posteriores del proceso auditor a conformidad con las normas establecidas, y presentación de la carpeta soporte del ejercicio auditor. 2. ALCANCE Los Hallazgos con incidencia penal y disciplinaria, se trasladarán a las instancias competentes, dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles, una vez sea socializado el informe final.

Los Hallazgos de tipo fiscal, se trasladarán en formato preestablecido a la correspondiente área de responsabilidad fiscal para inicio del correspondiente proceso, de acuerdo a la cantidad de hallazgos o su complejidad el tiempo de traslado será determinado así, una vez sea socializado el informe final:

• Entre 1 y 5 hallazgos; el tiempo máximo son de 10 días hábiles.

• Entre 6 y 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 15 días hábiles.

• Más de 10 hallazgos; el tiempo máximo será de 20 días hábiles y/o en casos especiales donde los soportes o conceptos no dependan de la entidad y sean necesarios anexarlos dentro de dicho traslado.

Si se trató de alguna denuncia, o esta se adicionó a la Auditoria, se informará de los resultados de la misma, al área de participación ciudadana, con el propósito de dar respuesta definitiva y puntual al peticionario quejoso o solicitante, el tiempo


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máximo de traslado de la atención a denuncia a la Dirección de Participación Ciudadana es de 10 días hábiles, una vez sea socializado el informe final. Los hallazgos de tipo administrativo, la entidad suscribirá en concordancia con las normas de auditoria del proceso auditor territorial NAFI-08. Plan de mejoramiento (ver formato en el Sistema de Gestión de Calidad) y dará el término para el mismo que será evaluado dentro del proceso auditor. 3. RESPONSABILIDAD Equipo Auditor, Dirección de Auditoria, Contralor Municipal 4. DESCRIPCION 4.1 Realizar traslado de los hallazgos a las entidades competentes y los Fiscales a la Dirección de Responsabilidad fiscal, como también la denuncia a la Dirección de Participación Ciudadana, soportado con todo el material probatorio. 4.2 Enviar el informe final y hallazgos a las diferente instancias, una vez recibidos por la DTA, los oficios de envió por parte del despacho del contralor, se entregaran estos al grupo auditor, con el fin de que anexen todos los documentos y organicen las carpetas, conforme a las normas de archivo y calidad y lo trasladen a la DTA y/o al técnico de apoyo, para que procede a la revisión y archivo como lo prescribe la norma, concluyendo así el procedimiento auditor. 4.3 Remitir el informe definitivo, al Concejo Municipal, dentro del periodo fiscal y se subirá a la página web de la Contraloría. 5. DEFINICIONES GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el proceso y procedimiento del control fiscal. PGA: Es la programación anual que se hace de consumo con planeación, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha programación , el cual va acompañado de su propio cronogramas para su realización en el tiempo.


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CRONOGRAMA PGA: Es la matriz donde se establecen las fechas y tiempos para el desarrollo de las distintas auditorias programadas en el PGA. MEMORANDO DE ASIGNACION: Formato o documento preestablecido en el GAT, mediante el cual se le asigna a un grupo auditor de acuerdo a sus perfiles, el control fiscal mediante una auditoria en una entidad determinada de conformidad con el PGA y su cronograma. PLAN DE TRABAJO: Permite focalizar el proceso auditor, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar las estrategias de auditoria, para las fases de ejecución e informe, y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoria. Debe contener como mínimo: objetivos y alcance de la auditoria, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoria, cronograma de actividades para las fases de ejecución e informe de auditoría. PROGRAMA DE AUDITORIA: Tiene como propósito el cumplimiento de objetivos previstos, el establecimiento de fuentes y criterios de auditoria, la descripción de los procedimientos de auditoria que se aplicarán y la obtención de evidencia de los componentes y factores evaluados. OBSERVACIONES. Son aquellos puntos o aspectos presuntamente irregulares, obtenidos como resultado de una determinada auditoria, de los cuales se da traslado a la entidad dentro del informe preliminar, con el fin de que esta ejercite el derecho a la defensa o derecho de contradicción, aportando pruebas y demás que necesite para este efecto. DERECHO DE CONTRADICCION: El derecho a la Defensa que tienen las entidades con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a través del derecho de contradicción. HALLAZGO: Hecho presuntamente irregular, relevante que resulta de la realización de una auditoria y que no pudo ser desvirtuado en el Derecho de Contradicción, por tanto queda en firme dentro del informe final con el fin de darle traslado a la entidad competente para la respectiva investigación, este puede ser de connotación administrativa, fiscal, disciplinaria o penal, según infrinja algún tipo de norma de cualquiera de estas especialidades.


ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 8 de 9

MESA DE TRABAJO: Es un espacio o reunión con los sujetos objeto del ejercicio de control fiscal, no solo con el fin de unificar criterios respecto de las observaciones hechas dentro del informe preliminar, sino de debatir dichos puntos. Es una herramienta de la cual se benefician las entidades y se consolidan criterios para emitir el informe definitivo o informe final. RENDICION DE CUENTA: Es el cumplimiento de una obligación legal, y el deber que tiene todo servidor público, de responder e informar sobre la administración del manejo, rendimientos, Deuda, bienes o fondos públicos que administren en ejercicio de sus funciones. 6. RIESGOS



• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento los términos, para la atención de un grupo especial de reacción inmediata.







• Asesoría jurídica y metodológica (Asesor jurídico CMP).

• Seguimiento de Control interno 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Rendición de la cuenta (según resolución No. 249 del 30 de noviembre de 2016).






ESPECIAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-8 30-01-2020 2.0 9 de 9


• Revisión y explicación por parte de la entidad,


• Informe final (hallazgos)



ACTUALIZO

REVISÓ APROBO





PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, CUANTIFICACIÓN, CUALIFICACIÓN Y PUBLICACIÓN

DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 1 de 5

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, CUANTIFICACIÓN,

CUALIFICACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para reportar y publicar los beneficios del control fiscal y

sus impactos económicos y sociales, resultado de los procesos de auditoría, a los

sujetos de control, por parte de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Reportar los beneficios de cualquier actuación de Control Fiscal elaborados por la

Contraloría Municipal de Pereira y finaliza con la publicación de los mismos.

3. RESPONSABILIDAD.

Dirección Técnica de Auditorias y equipo auditor

4. DESCRIPCION

4.1 La DTA, notifica el Memorando de Asignación de auditoria, con el propósito de

formalizar al equipo auditor, el inicio de la auditoria a la entidad o asunto a auditar.

4.2 La DTA, le define al equipo auditor con respecto al beneficio de control fiscal, que

luego será evaluado por la Auditoría General de la República, lo siguiente: “Que se

trate de acciones evidenciadas debidamente comprobadas… que sean producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos” (art. 127 Ley 1474 de 2011)”,

debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:

a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos efectuadas por la Contraloría Municipal

de Pereira, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el sujeto de

control.

b. Que en cada caso particular, se describa y demuestre plenamente la efectividad de

las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo patrimonial fue

prevenido.



CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 2 de 5

c. el ahorro, la recuperación, la compensación o la mitigación efectivamente se

produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto

resultaron reales y cuantificables.

d. los ajustes a las políticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a

determinada población. Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

4.3 El equipo auditor y la DTA en mesa de trabajo evalúa que la acción tomada por el

sujeto de control corresponda a la observación comunicada y se valora el cálculo del

beneficio económico respectivo. Que sea cuantificable en los términos descritos en el

numeral 6 (Definiciones- BENEFICIO CUANTIFICABLE). De no ser posible la

cuantificación, deberá explicarse claramente y describirse brevemente en qué consiste

el beneficio, demostrar su efecto e impacto social u organizacional positivo y la

población beneficiada (Beneficio Calificable – ver Numeral 6. Definiciones BENEFICIO

CUALIFICABLE).

4.4 La DTA, notifica el Memorando de Asignación de auditoria, con el propósito de

formalizar al equipo auditor, el inicio de la auditoria a la entidad o asunto a auditar.

4.5 La DTA, socializa el procedimiento formal para identificar, validar, cuantificar,

aprobar y reportar beneficios del control fiscal, que se constituya.

4.6 La DTA, le define al equipo auditor con respecto al beneficio de control fiscal, que

luego será evaluado por la Auditoría General de la República, lo siguiente: “Que se

trate de acciones evidenciadas debidamente comprobadas… que sean producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos” (art. 127 Ley 1474 de 2011)”,

debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:

a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de

observaciones, hallazgos o pronunciamientos efectuadas por la Contraloría Municipal

de Pereira, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el sujeto de

control.

b. Que en cada caso particular, se describa y demuestre plenamente la efectividad de

las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo patrimonial fue

prevenido.



CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 3 de 5

c. el ahorro, la recuperación, la compensación o la mitigación efectivamente se

produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación del servicio del sujeto

resultaron reales y cuantificables.

d. los ajustes a las políticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a

determinada población. Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.

4.7 El equipo auditor y la DTA en mesa de trabajo evalúa que la acción tomada por el

sujeto de control corresponda a la observación comunicada y se valora el cálculo del

beneficio económico respectivo. Que sea cuantificable en los términos descritos en el

numeral 6 (Definiciones- BENEFICIO CUANTIFICABLE). De no ser posible la

cuantificación, deberá explicarse claramente y describirse brevemente en qué consiste

el beneficio, demostrar su efecto e impacto social u organizacional positivo y la

población beneficiada (Beneficio Calificable – ver Numeral 6.Definiciones BENEFICIO

CUALIFICABLE).

4.8 El equipo auditor diligencia, el Formato denominado “REPORTE DE BENEFICIO

DE HALLAZGOS”, que hace parte integral del SGC, en el cual como mínimo se

consignara la siguiente información:

a. Nombre del sujeto de control en el que se determina el beneficio.

b. Beneficio Correspondiente al mes de, al mes que corresponda.

c. Descripción clara del hecho o situación irregular detectada que dio origen al

beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia. Esta descripción debe ser precisa,

específica y no debe ser general o invocar principios.

d. Documento en el que se comunicó el hecho o situación irregular detectada, a saber:

Acciones del Plan de Mejoramiento (PM), Observaciones (O), Comunicación de

Hallazgo (CH), Pronunciamiento (P), Así mismo debe registrarse la fecha en que la

Contraloría Municipal de Pereira lo dio a conocer al sujeto de control.

e. Acción Correctiva o Preventiva adoptada, es decir, la solución dada por el sujeto de

control para subsanar la causa que generó la observación de la Contraloría Municipal

de Pereira y la fecha en que se materializó realmente la acción.

f. Valor del ahorro, recuperación, compensación o mitigación, de acuerdo con los

conceptos dados en el numeral 5 (DEFINICIONES) de este procedimiento.

g. Evidencia del beneficio: en orden cronológico se deberán relacionar las evidencias

acreditadas o soportes, que permitan verificar la acción adelantada por el sujeto de



CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 4 de 5

control. Ejemplo: oficios, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso,

de ingreso, contratos, actas, entre otros.

h. Número y fecha de la mesa de trabajo en que el (los) funcionario (s) comisionado

(s) ratifica(n) el beneficio.

4.9 Consolidación de los beneficios por parte de la Dirección Técnica de

Auditoría.

5. DEFINICIONES

GAT: Herramienta metodológica que permite llevar a cabo el ejercicio auditor de una

manera uniforme y organizada que sirve de apoyo a los auditores para llevar a cabo el

proceso y procedimiento del control fiscal.

PGA: Es la programación anual que se hace en cumplimiento de la política

estratégica, con el fin de articular el ejercicio de control fiscal a cada una de las

entidades sujetas a control teniendo en cuenta algunos factores que determinan dicha

programación, el cual va acompañado de sus propios cronogramas para su realización

en el tiempo.

ACCIÓN CORRECTIVA: Actividad(es) efectivamente realizada(s) por el sujeto de

control que subsana(n), o corrige(n) las causas del hallazgo, advertencia,

pronunciamiento u observación efectuada por la Contraloría, en alguna de sus

actuaciones macro, micro o participación ciudadana.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción adoptada por el sujeto de control, que efectivamente

elimina las causas de hallazgos fiscales potenciales para prevenir su ocurrencia, como

resultado de advertencias u otros pronunciamientos de control, por parte de la

Contraloría.

AHORRO: Erogación dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al

atender una advertencia o notificación de hallazgo por parte del organismo de control

fiscal. Ejemplos:

• Supresión o modificación de actividades, procesos o dependencias. Estos beneficios

pueden ser medidos calculando los recursos ahorrados.

• Modificación de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o

inequitativas para la Entidad haciéndolas menos gravosas.

RECUPERACION: Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de

control en cuanto a la recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes,

reincorporación de bienes o derechos por devolución, reintegro,



CÓDIGO


PR 1.3.2.2 AU-9. 30-01-2020 2.0 5 de 5

cancelación, supresión o reducción de obligaciones. Lo anterior, se traduce en el

aumento patrimonial sin erogación de fondos, e incluye las recuperaciones de

cuencas, acequias y humedales, rondas, espacio público, usos del suelo, población

beneficiada de todos los anteriores, gracias a los pronunciamientos del organismo de

control. En aquellos casos en los que no sea posible la cuantificación de los

beneficios, por lo menos deberán explicarse en cuadro anexo las evidencias fácticas

de los mismos y el número aproximado de población beneficiada. Incluye, además, la

identificación de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditación de

la propiedad de muebles o inmuebles, aplicación de multas, cobro de intereses

moratorios, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede

equipararse al valor de los bienes incorporados, o el dinero proveniente de los

derechos ejercidos.

6. RIESGOS


• Que la entidad solicite plazos, se concedan y no se dé cumplimiento los

términos, para la atención de un grupo especial de reacción inmediata.

• Demoras en la entrega de la información solicitada a particulares.




• Control interno

• Página de internet Contraloría Municipal de Pereira .Beneficio de Auditoría

8. ANEXOS O FORMATOS

• Reporte de beneficios de hallazgos

ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ


Directora Técnica de Auditorias

COMITÉ DE CALIDAD JUAN DAVID HURTADO BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA RECEPCION Y TRAMITE DE DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS

CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 1 de 7

1. OBJETIVO Recibir y tramitar en primera instancia las denuncias, quejas, reclamos, interpuestas por la comunidad.

2. ALCANCE Inicia con la recepción de la denuncia, queja o reclamo, por la Dirección de Operativa de Planeación y Participación Ciudadana y termina con la respuesta de fondo y archivo.

3. RESPONSABILIDAD Director(a) Operativo(a) de Planeación y Participación Ciudadana, funcionarios y contratistas asignados.

4. DESCRIPCIÓN

4.1. RECEPCIÓN, REGISTRO Y ASIGNACION DQRS

4.1.1 Las DQR allegadas a la Contraloría Municipal de Pereira por medio de la Ventanilla Única o por otros medios de recepción, serán enviadas debidamente radicadas al despacho del Contralor para su conocimiento y reparto. Después de allegadas las solicitudes correspondientes a la dirección como resultado del reparto, el Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana, definirá el trámite a seguir y asignará a través de oficio a un funcionario responsable de su trámite; 4.1.2 El Técnico o Profesional designado para la radicación interna de la DQR, asigna el numero interno, radicándola en el libro y en la base de datos Excel para DQR (SIDQR), abriendo un expediente, de conformidad con la Ley General de Archivo, si estas fueron recepcionada por medio del link de DQR de la Página Web de la entidad, se procederá de inmediato a dar respuesta inicial a través del mismo medio, si es por otro medio de recepción, será el funcionario asignado quien dará la respectiva respuesta inicial dentro de los términos de la Ley 1755 de 2015. 4.1.3. Así mismo esta Contraloría Municipal contará con un término de cinco (5)


CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 2 de 7

días hábiles para dar traslado a la entidad competente, si el asunto de la DQR no es de nuestra competencia (NC), dicho procedimiento se hará conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015. 4.1.4. Los reclamos se dividirán en dos grupos, así: R1 que corresponderá a los Asuntos de Potencial Importancia (API) y el R2 que estará conformado por aquellos oficios que sean de No Competencia (NC) de este ente de control fiscal.

4.2. PROCEDIMIENTOS DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS

4.2.1 Para las denuncias, quejas, reclamos que sean de competencia de la DOPPC y que ingresen por los diferentes canales de recepción, exceptuado los Asuntos de Potencial Importancia (API) y las de No Competencia (NC); se les hará la respectiva investigación, a continuación, se presenta el orden lógico de atención y gestión

a. Determinación de la competencia de las DQRs. Para ello se tienen en

cuenta los siguientes equipos: RAP (Revisión de la Actividades Planeadas). Inteligencia Colectiva Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana. Mesa de Contexto y Análisis. Inteligencia Colectiva Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana – Dirección Técnica de Auditorias.

b. Asignación de las DQRs a funcionario gestor mediante oficio. c. Se registra en el formato “Recepción, Denuncias, Quejas y Reclamos,

establecido en el Sistema de Calidad de la Contraloría Municipal. d. Atención Inicial y recaudo de Pruebas. e. Respuesta Preliminar o de Trámite de DQRs. f. Gestión Directa y/o traslado a la DTA. g. Respuesta de Fondo.

Lo anterior en concordancia con el procedimiento para la atención y respuesta de las denuncias en el control fiscal, contenido en el artículo 70 de la Ley 1757 de 2015, así: Efectuar la evaluación y determinación de competencia, no podrá exceder el término establecido en el Código Contencioso Administrativo para la respuesta de las peticiones.

a. Atención inicial y recaudo de pruebas. b. Realizar el traslado al proceso auditor, responsabilidad fiscal o entidad


CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 3 de 7

competente. c. Dar respuesta al ciudadano. d. El proceso auditor dará respuesta definitiva a la denuncia durante los

siguientes seis (6) meses posteriores a la recepción. e. Si se maneja de forma directa es la Dirección Operativa de Planeación y

participación ciudadana la encargada de dar trámite en un término no superior a un mes.

4.2.2. Memorando de traslado: Las denuncias que son de atención de la Dirección Técnica de Auditorias (DTA), deben ser trasladas mediante memorando interno, indicando el término para el informe final, el cual no puede ser superior a 5 meses y 15 días máximo. Para que la DOPPC, de la respectiva respuesta de fondo al ciudadano. 4.2.3 Tramite directo: El profesional, técnico, auxiliar o contratista de apoyo, debe tramitar directamente la denuncia, queja, reclamo, cuando esta sea de baja complejidad y no requiera de un proceso auditor, emitiendo respuesta de fondo al quejoso la cual deberá ser revisada por el director y firmada por el Contralor Municipal. Cuando se trate de un denunciante anónimo la respuesta de fondo debe ir acompañada de su respectiva notificación por aviso; la cual debe ser publicada en un lugar visible de la contraloría; al igual que en la página web de la entidad. 4.2.4 Respuesta Preliminar: El profesional, técnico, auxiliar contratista de apoyo elaborará respuesta preliminar al quejoso, la cual debe ser revisada y firmada por el Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana o por el Contralor Municipal.

4.2.5 Las DQR que ingresen a la entidad y que sean clasificadas de No Competencia (NC) serán trasladadas a las autoridades competentes omitiendo el procedimiento interno para el manejo de las DQR de competencia; el trámite que se le llevará a cabo, será el establecido en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015, se atenderá en un término de cinco días (5) hábiles; y su notificación se hará de acuerdo a la información consignada en el formato “Recepción, Denuncias, Quejas y Reclamos.

4.2.6 El funcionario de la DOPPC procede a llenar la lista de chequeo de DQR que se encuentra publicada en la intranet (DOPPC) con el fin de constatar la


CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 4 de 7

competencia y la idoneidad por parte de la dirección; para determinar el proceso a realizar en las DQR.

4.3. DISPOSICIONES GENERALES

4.3.1 Cuando se recepcione una solicitud de competencia directa de la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, en donde se solicite documentos e información se tramitará dentro de un termino máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de radicación, como se encuentra establecido en la norma. 4.3.2 Los Asuntos de potencial importancia (API) se analizarán y serán insumo fundamental en la planeación de los proyectos de Auditoria de la vigencia posterior. 4.3.3 La Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, Publicará en la página Web www.contraloriapereira.gov.co , conforme lo estipula el artículo 7 de la Ley 1712 referente a la Transparencia y el derecho de Acceso a la Información Pública Nacional; las respuestas de Fondo, brindadas al ciudadano en atención a las DQR, así como las notificaciones por aviso cuando la fuente de la petición sea anónima.

4.4 APLICACIÓN DE ENCUESTA

Se aplicará encuesta de satisfacción al solicitante del servicio de la siguiente manera:

a. De forma física: Cuando el peticionario o quejoso, sea notificado en forma personal.

b. De forma virtual: Cuando el peticionario o quejoso, suministre correo

electrónico para notificaciones por parte de la CMP.

En las Respuestas de fondo que sean entregadas por correo certificado, no se aplicará la encuesta de satisfacción, debido a que no se puede garantizar la custodia de esta información por parte de la Contraloría. (Diligenciamiento por parte del peticionario)

http://www.contraloriapereira.gov.co/


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PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 5 de 7

4.5. REUNIÓN DE SEGUIMIENTO El Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana, convocará mensualmente a reunión de seguimiento a los funcionarios de su área donde analizarán el estado actual de las DQR que se encuentren activas y que estén sujetas a respuesta directa, o aquellas que se encuentren en auditoria; evidenciando el tiempo oportuno de respuesta.

5. DEFINICIONES API: Asunto de Potencial Importancia. DERECHO DE PETICION: Derecho fundamental que tienen toda la persona para hacer Reclamos respetuosas, de interés general o particular, ante las autoridades públicas o ante los particulares que cumplen alguna función pública, con el fin de que sean resueltas en los términos establecidos por la ley. MEMORANDO DE TRASLADO A LA DTA: Es el documento mediante el cual se realiza el traslado de la DQR a la Dirección Técnica de Auditorias para lo de su competencia.

NOTIFICACIÓN POR AVISO: Documento que se publica en la página Web y un lugar visible de la institución, en asuntos de fuentes anónimas y/o especiales. RESPUESTA DE FONDO: Oficio mediante el cual se da a conocer el resultado final del trámite adelantado a la DQR en los términos de Ley. GESTION DIRECTA: Asuntos de baja complejidad, que no requieren de un proceso auditor. MESA DE ANALISIS DE CONTEXTO: Inteligencia Colectiva constituida por la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana y la Dirección Técnica de Auditorias, para el análisis de los asuntos de alta complejidad. 6. CODIGOS DE RADICACION:

• DENUNCIA: El Art 69 de la Ley 1757 de 2015, la define como el


CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 6 de 7

mecanismo mediante el cual cualquier persona notifica o da aviso en forma verbal o escrita a la Contraloría Municipal de Pereira de hechos o conductas con los que se puede estar configurando un manejo irregular o detrimento de los fondos o bienes del Municipio, bien sea por parte de un servidor público o de un particular que administre dichos fondos.

Si se clasifica Como Denuncia se codifica de la siguiente manera:

La letra D que indica que es denuncia. Los dos (2) dígitos que corresponden al año en que se recibe la denuncia. Los cuatro (4) últimos dígitos que corresponden al consecutivo de la

denuncia. Finalmente se le incluye el número dado por la ventanilla única y el número

secuencial de las DQR que se van tramitando en la vigencia.

• QUEJA: Es el medio por el cual el usuario pone de manifiesto su inconformidad con la actuación de determinado funcionario o con la forma y condiciones en que se preste o no un servicio.

Si se clasifica Como Queja se codifica de la siguiente manera:

La letra Q que indica que es queja. Los dos (2) dígitos que corresponden al año en que se recibe la queja. Los cuatro (4) últimos dígitos que corresponden al consecutivo de quejas

interno. Finalmente se le incluye el número dado por la ventanilla única y el número


• RECLAMO: Oposiciones que se formulan a una decisión considerada injusta. Exigencia de los derechos del usuario, relacionada con la prestación de los servicios que se ofrecen al público y que tiene el objeto de que se revise una actuación administrativa motivo de su inconformidad y se tome una decisión.

- Si se clasifica como Reclamo se codifica de la siguiente manera:

La letra R que indica que es reclamo. Los dos (2) dígitos que corresponden al año en que se recibe la denuncia. Los cuatro (4) últimos dígitos que corresponden al consecutivo de reclamo. Finalmente se le incluye el número dado por la ventanilla única y el número



CÓDIGO


PR 1.2.5.1.1 PC-1 25-09-2020 21.0 7 de 7

Los Reclamos se dividirán en dos grupos, así:

R1: Corresponderá a los Asuntos de Potencial Importancia (API) recepcionados en este ente de Control Fiscal.

R2: Está conformado por aquellos oficios que no sean de competencia

(NC) de nuestra entidad.

6. RIESGOS

No cumplir con los términos normativos de las DQR.


Registro de la DQR en el formato, el libro radicador y el sistema de información en Excel.

Oficio de Asignación. Lista de chequeo. Respuesta preliminar. Encuesta de satisfacción Respuesta de fondo. Acta de seguimiento a DQR.


Encuesta de satisfaction Formato de Acta de Reunión de Seguimiento. Formato para la recepción de denuncias, quejas y reclamos. Formato listo de chequeo. Actas de Mesa de análisis.

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN EN CONTROL FISCAL Y SOCIAL

CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 1 de 6

1. OBJETIVO Promover, fomentar y motivar la participación activa de la ciudadanía, en todo lo relacionado con la vigilancia social en el manejo de los recursos públicos previniendo los riesgos y hechos de corrupción. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de capacitación, por parte de la comunidad y/o Instituciones Educativas y termina con la realización de la capacitación. 3. RESPONSABILIDAD Director(a) Operativo(a) de Planeación y Participación Ciudadana funcionarios y contratistas asignados. 4. DESCRIPCIÓN 4.1 EJECUCION DE LA CAPACITACION

Las solicitudes de capacitación, incluyendo las de Veeduría Ciudadana, se deben solicitar de manera escrita al Contralor Municipal, por lo menos con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la actividad, su aprobación será oficializada por escrito informando fecha, lugar, hora, facilitadores y logística necesaria. 4.1.2 Designar el capacitador por parte de la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana, que será el encargado de llevar a cabo la actividad, garantizando las evidencias de capacitación: formato de asistencia y/o registros fotográficos y concluido el evento, aplicará la encuesta de satisfacción. 4.2 EJECUCION DEL PROGRAMA CONTRALOR ESTUDIANTIL DE FORMA PRESENCIAL 4.2.1 El funcionario asignado a ejecutar el programa de Contralor Estudiantil presentará un plan de trabajo, incluyendo las Instituciones Educativas a visitar y medios masivos de difusión con el fin de sensibilizar y fomentar la participación de


CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 2 de 6

las Instituciones Educativas Publicas del municipio de Pereira, dicha actividad debe iniciarse con el calendario escolar de la Secretaría de Educación Municipal, según acuerdo No.063 de 2011 expedido por el Concejo Municipal de Pereira, “Por medio del cual se crea la Contraloría Estudiantil en las Instituciones de Educación media del sector oficial del municipio de Pereira y la red municipal de contralores estudiantiles”. Sensibilización del programa contraloría estudiantil

N° ACTIVIDAD CAMPO DE ACCIÓN

1 Sensibilización (Charla motivacional con el fin que el estudiante conozca de que se trata el programa Contraloría Estudiantil)

Instituciones educativas públicas de la ciudad

4.2.2 Realizar las acciones necesarias con el fin de darle posesión a los

Contralores Estudiantiles (protocolo).

Posesión Contralores y Vice contralores Estudiantiles

N° ACTIVIDAD LUGAR

1 Recolección de resoluciones y/o actas Convocatoria de los estudiantes elegidos.

Instituciones educativas públicas de la ciudad

2 Posesión de contralores y Vice contralores Estudiantiles (Reunión toma de juramento

al cargo)

Recinto Concejo Municipal

4.2.3 El funcionario asignado para ejecutar el programa de Contralor Estudiantil

debe generar un plan de capacitaciones aprobado por la dirección, que contemple

necesidades básicas como: recursos tecnológicos, logísticos y profesionales.

4.2.4. Una vez terminado el año escolar los Contralores Estudiantiles de cada

Institución Educativa ante la Contraloría Municipal de Pereira, deben presentar

una RENDICION DE CUENTAS (Presentación Power Point), de las actividades

realizadas en cumplimiento de SU ROL como contralor estudiantil, la cual se

realizará en el mes antes de finalizar el calendario escolar, siendo insumo del acto

de Clausura.


CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 3 de 6

Nota: La práctica del cargo de contralor y vice contralor estudiantil equivaldrá a las

horas de prestación de servicio social obligatorio, y para hacerse acreedor a este

incentivo deberá ejercer las actividades durante todo el periodo para el cual fue

elegido, la (Direccion Operativa de Planeación y Participación Ciudadana)

dispondrá de los formatos para certificar el servicio social dentro de los 10 días

siguientes al cierre formal del programa.

4.3 REUNIÓN DE SEGUIMIENTO El Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana realizara reunión de seguimiento una vez finalizado cada evento, con los funcionarios de su área, donde se hará un balance de las actividades realizadas a fin de generar acciones de mejora si hubiese lugar a ellas. 4.4 EJECUCION DEL PROGRAMA CONTRALOR ESTUDIANTIL DE FORMA

VIRTUAL

Cuando se dan situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución del programa tendrá las siguientes modificaciones.

a- Creación de la Plataforma de Gestión de Conocimiento Virtual. En esta se cargarán todos los temas de capacitación necesarios para la clase virtual.

b- Acto de Posesión Virtual de Contralores y Vice Contralores Estudiantiles.

c- Creación de Grupos de difusión para compartir información y documentos de clase.

d- Conversatorios Virtuales para afinar le conocimiento entregado y socializado en la plataforma virtual.

4.5 EJECUCION DEL PROGRAMA VEEDURIAS CIUDADANAS DE FORMA PRESENCIAL 4.5.1 El funcionario y/o contratista de apoyo asignado a ejecutar el programa de Veedurias presentará un plan de trabajo y sensibilización, incluyendo un diagnostico social y sectorial de la capacidad de conformación de veedurías de la ciudad, según la ley No.850 de 2003 por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas.


CÓDIGO


PR 1.2.5.3 PC-2 25-09-2020 10.0 4 de 6

4.5.2 Atención y gestión de la formación y entrenamiento de los veedores y aspirantes a conformar veedurías ciudadanas. 4.5.3 Dinamizar la gestión en la conformación de Veedurias, facilitando e instruyendo el diligenciamiento de los formatos necesarios para conformar la veeduría ciudadana. 4.6 EJECUCION DEL PROGRAMA VEEDURIAS CIUDADANAS DE FORMA VIRTUAL. Cuando se dan situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución del programa tendrá las siguientes modificaciones.

a- Creación de la Plataforma de Gestión de Conocimiento Virtual. En esta se cargarán todos los temas de capacitación necesarios para la clase virtual.

b- Creación de Grupos de difusión para compartir información y documentos

de clase y requerimientos de los veedores cuidadadanos.

c- Atención de solicitudes de Veedores Ciudadanos en tiempo real

d- Conversatorios Virtuales para afinar le conocimiento entregado y socializado en la plataforma virtual.

5. DEFINICIONES

• CONTRALOR ESTUDIANTIL: Estudiante elegido democráticamente por lo demás estudiantes matriculados, para representar la Institución, siendo el Veedor del buen uso de los recursos y de los bienes públicos de la institución educativa a la cual pertenecen.

• CONTROL FISCAL: Es una función pública que ejercen las Contralorías para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos y/o bienes del estado.

• CONTROL SOCIAL: Conjunto de acciones que facilitan la relación ciudadano administración pública, porque permiten a los ciudadanos


CÓDIGO


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conocer lo que hace la administración y las razones que lo sustentan, manifestar sus recomendaciones o exigencias frente a ella y alertar sobre los posibles riesgos de la gestión pública.

• VEEDURIA CIUDADANA: Mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, frente a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales y legislativas así como la convocatoria de las entidades públicas o privadas encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato de la prestación de un servicio público, Reglamentado en la Ley 850 de 2003, ley 1474 y ley 1757 con sus normas reglamentarias.

6. RIESGOS

• Ignorar la solicitud de capacitación.

• No realizar la capacitación en la fecha programada.

• situaciones de fuerza mayor o caso fortuito 7. PUNTOS DE CONTROL

• Cronograma

• Plan de capacitación

• Programador de actividades de la Dirección (Tablero).

• Plataforma de Gestión de Conocimiento.

• Encuesta de satisfacción 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato registro de asistencia

• Registro fotográfico • Formato encuesta de satisfacción

• Plataforma Virtual de conocimiento.


CÓDIGO


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ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

GESTION DE COMUNIDAD ACTIVIDADES DE DELIBERACION Y PROMOCION

CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-3 25-09-2020 10.0 1 de 4

1. OBJETIVO Socializar a la ciudadanía las actuaciones y la gestión del control social y fiscal realizado por la institución, así mismo generar espacios de participación ciudadana tendientes a la socialización y gestión social de asuntos de importancia para la comunidad y el crecimiento de ciudad. 2. ALCANCE Inicia facilitando e incentivando la participación de todos los ciudadanos para que participen en la socialización de temas inherentes al control social, , culmina con la ejecución y participación activa de los ciudadanos en el evento establecido para tal fin. 3. RESPONSABILIDAD Director(a) Operativo(a), de Planeación y Participación Ciudadana Funcionarios y contratistas asignados. 4. DESCRIPCIÓN 4.1. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE DELIBERACION Y PROMOCION Como apéndice del plan estratégico y como resultado del análisis de riesgo de las entidades sujetas de control o por solicitud de la comunidad en particular, se programarán las actividades de deliberación y promoción (Audiencia Pública, conversatorios, foros, entre otros). Es de anotar que estas actividades pueden ser de tipología presencial o virtual, esta ultima si se dan situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. Se comunicarán y/o promocionarán todas las actividades y/o eventos de deliberación y promoción a través de los canales oficiales de la Contraloría Municipal de Pereira.


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4.2. REGISTROS, EVALUACIÓN Y ARCHIVO Los técnicos y profesionales el día del evento generan registro, con lista de asistencia y/o registro fotográfico y aplicación de encuesta de satisfacción. Culminada la actividad se procederá con la gestión de archivo de los documentos soporte. 4.3. REUNIÓN DE PLANEACION & SEGUIMIENTO El Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana realizara reunión de seguimiento una vez finalizado cada evento, con los funcionarios de su área, donde se hará un balance de las actividades realizadas a fin de generar acciones de mejora si hubiese lugar a ellas. 5. DEFINICIONES

• AUDIENCIA PUBLICA: Mecanismo de participación que permite a los ciudadanos ejercer su derecho de control social a la gestión pública, contemplando en el Articulo 33 ley 489 de 1998.

• CONVERSATORIOS: Es una reunión concertada en la que los asistentes tienen el objetivo de generar un espacio de intercambio de experiencias en materia de participación ciudadana permitiendo debatir los intereses comunes.

• FOROS: Es una reunión donde las personas conversan y opinan sobre un tema que les interesa, con el objetivo de que los participantes intervengan en la discusión, aportando sus puntos de vista sobre participación ciudadana.

• RENDICION DE CUENTAS: Se encuentra enmarcada en la Constitución Política de Colombia con el fin de controlar el ejercicio del poder ejecutivo por parte de los ciudadanos, es así que mediante la Ley 489 de 1998 se estableció que todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública, para lo cual dichas organizaciones deben realizar la rendición de cuentas a la ciudadanía.


CÓDIGO


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6. RIESGOS

• Incumplimiento a la actividad programada.

• Falta de recursos

• Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito 7. PUNTOS DE CONTROL

• Lista de Chequeo de la Actividad

• Plan de Acción

• Parrilla de Contenidos de las redes Sociales. 8 ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de registro asistencia

• Formato de encuesta de satisfacción

• Información de actividades

• Registro Fotográfico.

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REVISÓ APROBO


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-3 25-09-2020 10.0 4 de 4

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA

CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-4 25-09-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO Brindar al ciudadano trato amable y respetuoso atendiendo sus solicitudes de acuerdo a la competencia de la Contraloría Municipal de Pereira, en forma oportuna y ágil. Establecer y aplicar los mecanismos de atención de forma presencial y virtual, que permitan fortalecer y garantizar de una forma ágil y oportuna la atención al ciudadano, a través de los distintos canales de interacción, dispuestos por la Contraloría Municipal de Pereira. 2. ALCANCE Inicia y termina con la atención y asesoría brindada al ciudadano. 3. RESPONSABLE Director(a) Operativo(a) de Planeación y Participación Ciudadana funcionarios y contratistas asignados. 4. CARACTERISTICAS DE LA ATENCION AL CIUDADANO

La Contraloría Municipal de Pereira y Dirección Operativa de Planeación y

Participación Ciudadana se fundamentan en el cumplimiento de las siguientes

características, las cuales reflejarán las expectativas que tiene el ciudadano hacia

la entidad:

• AMABLE: La atención suministrada por parte de los funcionarios hacia los ciudadanos debe ser respetuosa, gentil y honesta, dándoles la importancia que se merecen y teniendo una especial consideración con la situación por la que acuden a la entidad.

• DIGNO: La atención al ciudadano debe ser acorde con la condición humana, cualquiera sea su posición, directivo de entidad, servidor público o contratista de nivel asesor, profesional, asistencial, tecnólogo, técnico o el ciudadano.


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-4 25-09-2020 8.0 2 de 3

• EFECTIVO: La atención brindada debe ser ágil y coherente con lo que es objeto de solicitud, requerimiento o petición y que aunque no solucione de fondo la misma, sea un instrumento para lograr finalmente la respuesta esperada por quien la solicita, respondiendo a las necesidades y solicitudes de los ciudadanos, siempre que éstas se enmarquen dentro de las normas y principios que rigen el accionar como servidores públicos.

• OPORTUNO: La atención al ciudadano debe prestarse en el momento que corresponde, en el tiempo establecido y en el instante requerido.

• INFORMATIVO: La atención al ciudadano debe contribuir a la cualificación de los ciudadanos respecto de sus derechos, sus competencias y alcance, en tanto que el ciudadano es un multiplicador por excelencia de la buena o deficiente percepción que se tenga del servicio prestado.

• SOLIDARIO: El ciudadano debe sentir que es importante y que su inquietud será atendida de la mejor forma posible. El funcionario deberá ponerse en el lugar del ciudadano para entender su necesidad y ayudar en la solución.

• RESPONSABLE: El funcionario debe prepararse para asumir la tarea de suministrar información a los ciudadanos, estar debidamente capacitado, actualizado y enterado de los criterios adoptados por la misma, en los asuntos materia de consulta permanente.

5. DESCRIPCIÓN DE LA GESTION Los profesionales, técnicos o Director Operativo de Planeación y Participación Ciudadana, atenderán al ciudadano a través de los diferentes canales creados por la Contraloría Municipal de Pereira para tal fin, brindando información veraz al ciudadano dejando registro de la atención en el formato establecido.

6. DEFINICIONES


CÓDIGO


PR 1.2.5.2 PC-4 25-09-2020 8.0 3 de 3

• ATENCION AL CIUDADANO: Conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un ciudadano.

• CIUDADANO: Es una condición político-jurídica que se aplica a toda aquella persona que, como mayor de edad, tiene deberes para con sus compañeros ciudadanos, así como también derechos 7. RIESGOS

• No brindar asesoramiento a las diferentes inquietudes de los ciudadanos.

• Inconformidad por parte del ciudadano en la calidad de la atención prestada. 8. PUNTOS DE CONTROL

• Diligenciamiento formato atención a la comunidad. 9. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de Atención a la Comunidad

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REVISÓ APROBO

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO PROCESO DE COBRO COACTIVO

CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 1 de 8

1. OBJETIVO

1.1 Hacer efectiva la orden dictada por administración de cobro de

una obligación que se encuentra en un título ejecutivo, para el caso en particular un fallo con responsabilidad fiscal.

1.2 Adaptar el reglamento interno de cobro coactivo CMP a las normas vigentes.

2. PROCEDIMIENTO JURISDICÍÓN COACTIVA

2.1 Manual de funciones y responsabilidades laborales.

2.2 Resolución No. 141 del 01 junio del 2020. POR MEDIO DE LA

CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE COBRO COACTIVO DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA.

2.3 Demás resoluciones vigentes.

3. RECEPCION Y ASIGNACIÓN DE ANTECEDENTES ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

3.1 Recepcionar fallos y actos administrativos en firme que prestan mérito ejecutivo y elaborar la asignación de sustanciación para el trámite de jurisdicción coactiva.

3.2 Verificar que se trasladen todos los documentos del título.

3.3 Verificar Requisitos del título ejecutivo. Anexar el soporte del reporte en el boletín de antecedentes fiscales y verificar la constancia de ejecutoria.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 2 de 8

3.4 Proferir auto avocando conocimiento y declarando abierto el proceso (Revisar el Manual de Cobro Coactivo de la CMP).

3.5 Auto de apertura de etapa persuasiva (opcional) hasta por TREINTA (30) días hábiles.

3.6 Enviar el comunicado de cobro persuasivo al deudor haciéndole saber de las consecuencias del no pago y de la posibilidad de suscribir acuerdo de pago.

3.7 Realizar las acciones que deben ejercerse durante la etapa de cobro persuasivo estipuladas en el manual de cobro coactivo de la entidad.

3.8 Terminada la etapa del cobro persuasivo proferir auto de cierre, dejando constancia del agotamiento de la etapa persuasiva.

3.9 Librar mandamiento de pago dentro de los QUINCE (15) días hábiles (Cumplir los requisitos mínimos consagrados en el manual de cobro coactivo de la CMP).

3.10 Decretar la inscripción de medidas cautelares cuando se advierta la existencia de las mismas de forma concomitante.

3.11 Notificar el mandamiento de pago de conformidad a la ley.

3.12 Correr traslado por un término de DIEZ (10) días para proponer excepciones de mérito o presentar recursos.

3.13 En caso que se interpongan excepciones el término para resolver son TREINTA (30) días hábiles y se llevaran en cuaderno separado. (Cumplir el trámite de excepciones consagrados en el manual de cobro coactivo de la CMP).


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 3 de 8

3.14 Nombrar curador ad-litem siempre y cuando se encuentre justificado incurrir en tal gasto.

3.15 En caso que interponga recurso proferir auto resolviendo el recurso de reposición y concediendo la apelación cuando sea el caso.

3.16 Trasladar el expediente a la segunda instancia para que resuelva el recurso de apelación o queja.

3.17 Proferir auto de terminación del proceso en caso de que se revoque el mandamiento de pago.

3.18 Proferir auto decretando etapa probatoria, si a ello hay lugar.

3.19 Proferir auto de terminación del proceso en caso de que prosperen las excepciones de haberse presentado estas.

3.20 Proferir providencia que ordena seguir con la ejecución.

3.21 Proferir auto que decreta la liquidación del crédito.

3.22 Correr traslado de conformidad a la ley.

3.23 Proferir auto de terminación del proceso en caso de que el deudor pague la obligación en su totalidad.

3.24 Oficiar a la Contraloría General de la Republica solicitando la exclusión del boletín de antecedentes fiscales.

3.25 Al expediente se le realizará el tratamiento de archivo documental y se incluirá en el formato de INVENTARIO DOCUMENTAL y de ser posible se escaneará para posterior


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 4 de 8

consulta, se deberá custodiar hasta realizar la transferencia documental del Área.

3.26 Reportar a la Subcontraloria de esta entidad y a la entidad afectada el valor de los títulos judiciales de la cuenta de depósitos judiciales de la CMP con el Banco Agrario SA, para devolver el dinero a quien corresponda.

4. MEDIDAS CAUTELARES

ACTIVIDAD/ DESCRIPCION

4.1 Concomitante al auto que libra mandamiento de pago realizar la investigación de bienes del deudor.

4.2 Se llevara un cuaderno separado denominado Medidas Cautelares.

4.3 En caso de NO encontrar bienes al nombre del deudor realizar la consulta de forma periódica y dejar la constancia en el cuaderno de Medidas Cautelares.

4.4 En caso de encontrar bienes a nombre del deudor, proferir auto decretando el embargo. (Cumplir lo consagrado en el manual de cobro coactivo de la CMP sobre embargo y secuestro).

4.5 Oficiar a la oficina de instrumentos públicos respectiva solicitando la inscripción de la medida.

4.6 Una vez, el proceso de cobro coactivo este en la etapa procesal de liquidación del crédito proceder al remate para lo


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 5 de 8

cual dar cumplimiento al manual de cobro coactivo o en su defecto a la norma aplicable para el trámite.

4.7 Embargo de salario o dineros en cuentas de ahorros o corrientes, se procederá a librar el respectivo oficio.

4.8 Los dineros serán consignados en la cuenta de depósitos judiciales de la CMP suscrita con el Banco Agrario SA.

4.9 Se aplicaran los títulos judiciales de conformidad a la ley vigente.

4.10 Se imputara el valor del dinero a favor de la entidad afectada.

4.11 Se oficiara adjuntando el auto de archivo del proceso, a la sub contraloría y/o tesorería de la Contraloría Municipal de Pereira para que proceda a devolver el dinero.

4.12 Frente a los bienes muebles e inmuebles se realizar la diligencia de embargo y secuestro de los bienes del deudor.

4.13 Proferir auto ordenando avalúo y designación de perito.

4.14 Proferir auto que aprueba el remate.

4.15 Realizar la audiencia de remate de conformidad a la norma vigente.

4.16 En caso de remate del bien en el acta ordenar lo respectivo.

4.17 Proferir auto de sustanciación de terminación del proceso.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 6 de 8

4.18 Oficiar a la Contraloría General de la Republica solicitando la exclusión del boletín de antecedentes fiscales.

4.19 Al expediente se le realizará el tratamiento de archivo documental y se incluirá en el formato de INVENTARIO DOCUMENTAL y de ser posible se escaneará para posterior consulta, se deberá custodiar hasta realizar la transferencia documental del Área.

4.20 Reportar a la Subcontraloría y/o a la tesorería de la Contraloría Municipal de Pereira y a la entidad afectada el valor de los títulos judiciales de la cuenta de depósitos judiciales de la CMP con el Banco Agrario SA, para devolver el dinero a quien corresponda.

5. RESPONSABLES / AREA

5.1 Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción

Coactiva y Profesional Universitario Sustanciador o quien haga sus veces.

6. CARGO

6.1 Director (a) Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y Profesional Universitario Sustanciador (a) o quien haga sus veces.

7. DOCUMENTOS DE CONSULTA

7.1 Fallos, Resoluciones, Pólizas o actos administrativos.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 7 de 8

7.2 Manual Interno de proceso administrativo sancionatorio vigente de la CMP.

7.3 Sistema de Gestión de Calidad vigente.

7.4 Ley 1437 del 2011 y demás normas vigentes.

8. SOPORTE PREVIO PARA EL TRÁMITE

8.1 Fallo, resoluciones o actos administrativos ejecutoriados. 8.2 Expediente. 8.3 Solicitud de disponibilidad presupuestal. 8.4 El recurso debe presentarse dentro de los términos de ley. 8.5 Recibos donde conste el pago total de la obligación. 8.6 Decisión ejecutoriada.

9. TRATAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

9.1 Actividad encaminada a revisar el sistema de calidad respecto del producto final como es el procedimiento y el fallo.

9.2 Patrimonio no resarcido y responsables fiscales no identificados.

9.3 Mandamiento de pago notificado irregularmente. Falta de ejecución a los vinculados cuando hay bienes.


10.1 Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y Profesional Universitario Sustanciador o quien haga sus veces.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 8 de 8

11. CARGO

11.1 Director (a) Técnica de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva y Profesional Universitario Sustanciador (a) o quien haga sus veces.


12.1 Expediente 12.2 Sistema de Gestión de Calidad de la CMP

13. SOPORTE PREVIO PARA EL TRÁMITE.

13.1 Oficios Remisorios.

13.2 Auto y expediente.

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 1 de 9

1. OBJETIVO

1.1 Estandarizar el procedimiento de los procesos administrativos

sancionatorios en la CMP que por competencia adelanta para los servidores públicos o particulares que manejen fondos o recursos públicos, cuando incurran en las faltas señaladas en la ley.

1.2 Acatar el Manual Interno del Procedimiento Administrativo Sancionatorio Fiscal de competencia de la Contraloría Municipal de Pereira. Resolución No. 217 del 04 de septiembre del 2020 ajustado al decreto ley 403 del 2020 y demás normas vigentes.

2. PROCEDIMIENTO

2.1 EVERIGUACIÓN PRELIMINAR (Opcional) Termino de SEIS

(6) meses ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

2.2 Recepcionar y analizar el memorando o la solicitud del inicio de la actuación administrativo sancionatorio recibo del hallazgo administrativo sancionatorio.

2.3 Efectuar el reparto asignado el radicado del proceso de los Hallazgos y antecedentes.

2.4 Proferir auto de apertura de la averiguación preliminar (Cerciorarse que el término que transcurra entre el auto de asignación y la apertura no supere los QUINCE (15) días hábiles, el término para adelantar la AP será de SEIS (6) meses improrrogables y anotación en el libro radicador).


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 2 de 9

2.5 Auto que decreta pruebas si el antecedente cumple con los requisitos, una vez, asignada la sustanciación se dará trámite y se ordenara las pruebas que se notifica por estado (Conducentes, Pertinentes y Útiles).

2.6 Auto motivado que decide la averiguación preliminar el cual se notificara por estado.

2.7 En caso que la decisión sea de archivo, por no existir méritos suficientes para iniciar proceso administrativo sancionatorio.


2.9 En caso que la decisión se de apertura y formulación de cargos de Proceso Administrativo Sancionatorio. (Cerciorarse que el término que transcurra entre el auto de asignación y la apertura no supere los QUINCE (15) días hábiles, verificando el cumplimiento de los requisitos legales y anotación en el libro radicador).



Coactiva y Profesional Sustanciador (a) o quien haga sus veces.

4. CARGO

4.1 Director (a) Técnico y/o Coactiva y Profesional Sustanciador

(a) o quien haga sus veces.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 3 de 9


5.1 Manual de funciones y responsabilidades laborales. 5.2 Manual Interno de proceso administrativo sancionatorio

vigente de la CMP. 5.3 Sistema de Gestión de Calidad vigente. 5.4 Ley 1437 del 2011 y demás normas vigentes.


6.1 Hallazgo con soportes documentales y Solicitud de Sanción. 6.2 Oficio de solicitud de sustanciación. 6.3 Auto que decreta pruebas. 6.4 Auto que decide la averiguación preliminar. 6.5 Constancia secretarial. 6.6 Auto de Formulación de pliegos. 6.7 Lista de chequeo del hallazgo administrativo sancionatorio.

7. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

FORMULACION DE CARGOS

ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

7.1 Recepcionar y analizar el memorando o la solicitud del inicio de la actuación administrativo sancionatorio recibo del hallazgo administrativo sancionatorio.


7.3 Proferir auto de apertura y formulación de cargos de Proceso Administrativo Sancionatorio. (Cerciorarse que el término que


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 4 de 9

transcurra entre el auto de asignación y la apertura no supere los QUINCE (15) días hábiles, verificando el cumplimiento de los requisitos legales y anotación en el libro radicador).

7.4 Notificar auto de apertura y formulación de cargos (Enviar citación dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes a la fecha del auto. En caso de no Notificar enviar el aviso anexando copia del auto a notificar; en caso de devolución proceder a la notificación por aviso como lo estipula el CPCA).

7.5 Recepcionar escrito de explicaciones y solicitud de pruebas si a ello hay lugar. (Verificar que se presenten dentro de los QUINCE (15) días al acto de notificación o verificar constancia de extemporaneidad).

7.6 En caso que a la presentación de descargos existan elementos de juicio suficientes para tomar la decisión de archivo en aras de garantizar el principio de la económica se procederá a motivar la decisión a través del acto administrativo suficiente el cual deberá agotársele el trámite de la notificación personal consagrado en la ley 1437 de 2011 y demás nomas vigentes al momento de la decisión.

7.7 En la diligencia de notificación personal, electrónica, por aviso, se le informara que contra la decisión de archivo procede el recurso de reposición dentro del término de ley.

7.8 Una vez, notificada en debida forma el acto administrativo que puso fin al proceso administrativo sancionatorio y agotado el término de los recursos, se procederá a levantar la constancia de ejecutoria.

7.9 Al expediente se le realizará el tratamiento de archivo documental y se incluirá en el formato de INVENTARIO


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 5 de 9

DOCUMENTAL y de ser posible se escaneará para posterior consulta, se deberá custodiar hasta realizar la transferencia documental del Área.

7.10 Proferir auto decretando pruebas cuando hay lugar a ello (Verificar que el auto que ordena pruebas sea proferido dentro de los términos establecidos en la ley vigente, así como la anotación en el libro radicador).

7.11 Cuando deban practicarse pruebas se señalará un término no mayor a treinta (30) días. Cuando sean tres (3) o más investigados o se deban practicar en el exterior el término probatorio podrá ser hasta de sesenta (60) días.

7.12 Notificar por estado el auto que decreta pruebas o personalmente si niega una o varias pruebas.

7.13 Resolver el recurso de reposición interpuesto en contra del auto que niega pruebas.

7.14 Vencido el período probatorio se dará traslado al investigado para que presente los alegatos respectivos.

7.15 Correr Traslado por un término de DIEZ (10) días hábiles presentar alegatos de conclusión.

7.16 Evaluar las explicaciones, pruebas y proferir decisión final. (Verificar que la Resolución por medio de la cual se adopta la decisión final sea proferida dentro de los DOCE (12) meses siguientes al auto de apertura, cumplimiento de los términos y requisitos legales.)


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 6 de 9

7.17 El funcionario competente proferirá el acto administrativo definitivo dentro de los TREINTA (30) días siguientes a la presentación de los alegatos.

7.18 Notificar auto de apertura y formulación de cargos (Enviar citación dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes a la fecha del auto. En caso de no Notificar enviar el aviso anexando copia del auto a notificar; en caso de devolución proceder a la notificación por aviso como lo estipula el CPCA).

7.19 Surtida la notificación de forma personal de la decisión final, informando sobre el recurso que procede contra la decisión. (Verificar el cumplimiento de los términos y requisitos legales).

7.20 Proferir auto que resuelve el recurso de reposición.

7.21 Notificación personal del auto que resuelve el recurso de reposición al recurrente.

7.22 Levantar la constancia de ejecutoria.


7.24 Se expedirá una copia íntegra de la resolución más las decisiones hasta la constancia de ejecutoria, la cual es copia del original y presta merito ejecutivo.

7.25 Remitirlo dentro de los QUINCE (15) días hábiles siguientes a la Jurisdicción Coactiva de la entidad para lo de su competencia.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 7 de 9



Coactiva y Profesional Universitario Sustanciador (a) o quien haga sus veces.

9. CARGO

9.1 Director (a) Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción

Coactiva Profesional Universitario y sustanciador (a) o quien haga sus veces.


10.1 Manual de funciones y responsabilidades laborales. 10.2 Manual Interno de proceso administrativo sancionatorio



11.1 Hallazgo con soportes documentales y Solicitud de Sanción. 11.2 Oficio de solicitud de sustanciación de proceso sancionatorio. 11.3 Oficio de solicitud de sustanciación de proceso sancionatorio. 11.4 Auto de apertura y formulación de cargos. 11.5 Notificación. 11.6 Documento por medio del cual las partes solicitan práctica de

pruebas. 11.7 Auto que decreta la etapa probatoria. 11.8 Recursos interpuestos dentro de los términos y con

cumplimiento de los requisitos de ley. 11.9 Auto que decreta la etapa probatoria.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 8 de 9

11.10 Alegatos, Hallazgo sancionatorio y soportes probatorios de la investigación.

11.11 Resolución por la cual se decide una actuación administrativa sancionatoria.

11.12 Recursos interpuestos dentro de los términos y con cumplimiento de los requisitos de ley.

11.13 Auto que resuelve el recurso.

11.14 Resolución en firme.

11.15 Título ejecutivo, compuesto por la resolución en firme, las resoluciones que resuelve recurso, la constancia de ejecutoria, y las notificaciones.

11.16 Ejecutoria del título ejecutivo.

12. TRATAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME


12.1 Que las resoluciones no cumplan con las especificaciones legales en cuanto a su estructura o que no estén sustentados de la forma establecida por la ley. Las sanciones sean proferidas luego de TRES (3) años del acontecimiento del hecho.

12.2 Actividad encaminada a revisar el sistema de calidad respecto del producto final como es el procedimiento y resolución de archivo o sanción.


CÓDIGO


PR 1.4.1.2 RF-3 30-10-2020 10.0 9 de 9



14. CARGO

14.1 Director (a) Técnico y/o Coactiva y Profesional Sustanciador

(a) o quien haga sus veces.


15.1 Expediente con sus soportes probatorios. 15.2 Manual Interno de proceso administrativo sancionatorio



16.1 Recurso de reposición. (Reponer o conceder el recurso.)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PROCEDIMIENTO PROCESOS RESPONSABILIDAD FISCAL VERBAL

Y ORDINARIOS E INDAGACIONES PRELIMINARES.

CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 1 de 25

RESPONBSABILIDAD FISCAL

1. OBJETIVO

1.1 Evaluar el antecedente de responsabilidad fiscal. 1.2 Iniciar Proceso de Responsabilidad Fiscal o Trasladar a la

autoridades competentes. Hallazgos disciplinarios o Penales. 1.3 Determinar la competencia del órgano fiscalizador. 1.4 determinar la ocurrencia. 1.5 Determinar cuál ha sido la entidad afectada. 1.6 Identificar los presuntos responsables fiscales (Servidores

públicos, ex servidores públicos o particulares). 1.7 Determinar y establecer si existe responsabilidad fiscal. 1.8 Establecer la cuantía del resarcimiento.

2. PROCEDIMIENTO

TRAMITE DE PRIMERA INSTANCIA

3. RECEPCION Y ASIGANCION DE ANTECEDENTES

ACTIVIDAD / DESCRIPCION

3.1 Recepcionar el antecedente y determinar si constituye proceso de responsabilidad fiscal o indagación preliminar.


3.3 Asignar al profesional universitario la sustanciación o quien haga veces, para adelantar indagación preliminar y proceso si hay lugar a ello.



CÓDIGO


PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 2 de 25


4.1 Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y profesional universitario sustanciador o quien haga sus vences.

5. CARGO

5.1 Director (a) Técnica de Responsabilidad Fiscal y Profesional Universitario Sustanciador (a) o quien haga sus veces.

5.2 Manual de funciones y responsabilidades laborales.


6.1 Manual de funciones y responsabilidades laborales. 6.2 Ley 610 del 2020. 6.3 Ley 1474 del 2011. 6.4 Decreto ley 403-2020. 6.5 Decreto ley 806-2020. 6.6 Sistema de Gestión de Calidad de la CMP. 6.7 Demás normas vigentes que regulen la materia.


7.1 Hallazgo fiscal con soportes documentales. 7.2 Lista de chequeo del hallazgo fiscal.



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PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 3 de 25

8. INDAGACIÓN PRELIMIAR


8.1 Proferir auto de apertura de indagación preliminar dentro de los QUINCE (15) días hábiles, al recibido del traslado del Hallazgo Fiscal o generar acta de devolución de hallazgo, por no contener los elementos de la responsabilidad fiscal y registrar los datos en el libro radiador.

8.2 Notificar por estado cuando no estén identificados los presuntos responsables.

8.3 Notificar auto de apertura (Enviar citación dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes a la fecha de la apertura. En caso de no Notificar enviar el aviso anexando copia del auto a notificar; en caso de devolución proceder a la notificación por aviso como lo estipula el CPCA). NOTA: No se requiere vincular personas en la apertura de la IP.

8.4 Practicar pruebas para verificar la viabilidad de la apertura o no de un proceso de responsabilidad fiscal y registrar los datos en el libro radicador.

8.5 Proferir auto que decide la indagación preliminar y notificar por estado dentro del término estipulado en la ley.

8.6 En caso que la decisión de la indagación preliminar sea apertura de RF remitir a la Dirección de Responsabilidad Fiscal para la asignación del correspondiente radicado dentro de los QUINCE (15) días hábiles de notificado el auto que decide la IP.

8.7 En caso que la decisión de la indagación preliminar sea archivo, se notificara por estado y se remitirá a surtir el grado de consulta al superior jerárquico.

8.8 En caso que la decisión sea REVOCADA, MOFIDIFICADA O ACLARADA, se hará un auto de obedecimiento que se notificará por estado.



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PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 4 de 25

8.9 Al expediente se le realizara el tratamiento de archivo documental y se incluirá en el formato de INVENTARIO DOCUMENTAL y de ser posible se escaneará para posterior consulta, se deberá custodiar hasta realizar la transferencia documental del Área.



10. CARGO

10.1 Director (a) Técnica de Responsabilidad Fiscal y

Jurisdicción Coactiva y/o Profesional Universitario Sustanciador (a) o quien haga sus veces.


11.1 Manual de funciones y responsabilidades laborales. 11.2 Ley 610 del 2020. 11.3 Ley 1474 del 2011. 11.4 Decreto ley 403-2020. 11.5 Decreto ley 806-2020. 11.6 Demás normas vigentes que regulen la materia.

12. SOPORTE PREVIO PARA EL TRÁMITE.

12.1 Hallazgo con soportes documentales – antecedentes. 12.2 Documento de identificación del vinculado (s). 12.3 Hallazgo con soportes documentales – antecedentes. 12.4 Lista de chequeo.



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PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 5 de 25

13. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL POR EL

PROCEDIMIENTO ORDINARIO

ETAPA DE INVESTIGACION


13.1 Proferir auto de apertura de proceso de responsabilidad fiscal dentro de los VEINTE (20) días hábiles del traslado del hallazgo fiscal o generar acta de devolución de hallazgo por no contener los elementos de la responsabilidad fiscal. (Cerciorarse que el término que transcurra entre la entrega del expediente y la apertura no supere los 20 días hábiles, verificando el cumplimiento de los requisitos legales y la anotación en los radicadores adoptados).

13.2 Notificar auto de apertura (Enviar citación dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes a la fecha de la apertura. En caso de no Notificar enviar el aviso anexando copia del auto a notificar; en caso de devolución proceder a la notificación por aviso como lo estipula el CPCA).

13.3 Comunicar a la Entidad afectada de la apertura.

13.4 Vincular a la compañía aseguradora mediante comunicación enviada a la dirección que repose en el registro mercantil o en su defecto a la que exista en el expediente.

13.5 Nombrar apoderado de oficio si se requiere.



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PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 6 de 25

13.6 Citar hasta dos veces a rendir versión libre a los presuntos responsables.

13.7 Practicar las pruebas decretadas en el auto de apertura y/o decretar las pruebas pertinentes, conducentes y útiles para la investigación.

13.8 Proferir la decisión del artículo 46 de la ley 610 del 2000 (Archivo por no Merito y/o Imputación de responsabilidad fiscal).

13.9 En caso que la decisión sea archivó por no merito, remitir a surtir el grado Consulta a segunda instancia dentro del término legal después de la notificación por estado.

13.10 En caso que la decisión en segunda instancia sea REVOCADA, MOFIDIFICADA O ACLARADA, se hará un auto de obedecimiento el cual se notificará por estado y se continuará con el proceso.

13.11 En caso que la decisión sea CONFIRMADA, deberá levantarse la constancia de ejecutoria de conformidad a la ley.




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PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 7 de 25

14. IMPUTACION DE RESPONSABILIDAD FISCAL


14.1 Proferir auto de imputación de responsabilidad fiscal de única o de doble instancia, según el caso. (Cerciorarse del cumplimiento de los requisitos legales, de la anotación en los radicadores adoptados).

14.2 Notificar el auto (Enviar citación dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes a la fecha del auto. En caso de no Notificar enviar el aviso anexando copia del auto a notificar; en caso de devolución proceder a la notificación por aviso como lo estipula el CPCA).

14.3 Una vez, notificado en debida forma el auto de imputación a las partes y terceros, correr traslado por un término de DIEZ (10). (Verificar que se cumplan los términos y requisitos legales de la notificación y anotación en los radicadores adoptados).

14.4 Recepcionar descargos y la solicitud de pruebas si a ello hay lugar (Verificar que se presenten dentro de los DIEZ (10) días hábiles al acto de notificación o verificar constancia de extemporaneidad).

14.5 Proferir auto de apertura y decreto de etapa probatoria (o en su defecto auto agotando etapa procesal), dentro de los TREINTA (30) días hábiles siguientes contados desde el vencimiento del término para presentar descargos. (Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y anotación en los radicadores adoptados).



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14.6 Notificar por estado el auto que decreta, rechaza o acepta pruebas. (Verificar el cumplimiento de los términos y requisitos legales de la notificación).

14.7 Resolver el recurso de reposición y trasladar el de apelación o queja interpuestos en contra del auto que niega pruebas. (Verificar el cumplimiento de los términos y requisitos legales y anotación en los radicadores adoptados).

14.8 Practicar las pruebas decretadas. (Verificar el cumplimiento de los requisitos legales, sin superar los TREINTA (30) días hábiles y anotación en los radicadores adoptados).

14.9 Decretar medidas cautelares de manera concomitante con el auto de imputación, si a ello hay lugar, notificar por estado. (Verificar que se elabore el cuaderno de medidas cautelares, y la anotación en los radicadores adoptados).

14.10 Proferir decisión de primera instancia dentro de los TREINTA (30) días hábiles a la fecha de la última prueba arrimada al proceso.

14.11 La decisión de fondo es fallo SIN O CON responsabilidad fiscal producto de la valoración de las pruebas.

14.12 Enviar citación dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes a la fecha del auto. En caso de no Notificar enviar el aviso anexando copia del auto a notificar; en caso de devolución proceder a la notificación por aviso + publicación en la WEB como lo estipula el CPCA.



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PR 1.4.1.4 RF-6 30-10-2020 1.0 9 de 25

14.13 Resolver los recursos que procedan a la decisión los cuales deben ser presentados dentro de los DIEZ (10) días hábiles a la notificación personal o por aviso de la decisión de primera instancia.

14.14 En caso de que proceda el recurso de apelación deberá enviarse a la segunda instancia para lo de su competencia.

14.15 Los autos y/o resoluciones que resuelvan los recursos serán notificados por estado.

14.16 El fallo SIN O CON responsabilidad fiscal, quedara en firme al día siguiente después de agotar el término de los recursos.

14.17 Frente al fallo SIN, deberá enviarse a segunda instancia agotar el grado de consulta, una vez regrese de segunda, se notificara por estado la decisión y se actuara de conformidad.


14.19 En caso que la decisión sea CONFIRMADA, se levantara la constancia de ejecutoria de conformidad a la ley.

14.20 Al expediente se le realizara el tratamiento de archivo documental e se incluirá en el formato de INVENTARIO DOCUMENTAL y de ser posible se escaneara para posterior consulta, se deberá custodiar hasta realizar la transferencia documental del Área.

14.21 Frente al fallo CON una vez en firme, se concederán CINCO (5) días para efectuar el pago a los responsables fiscales y terceros civilmente responsables, agotado este



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término se procederá a levantar la constancia de ejecutoria y hacer el reporte al boletín de antecedentes fiscales como lo indica la norma.

14.22 Se expedirá una copia íntegra del fallo CON más las decisiones hasta la constancia de ejecutoria, la cual es copia del original y presta merito ejecutivo.

14.23 Remitirlo dentro de los QUINCE (15) días hábiles siguientes a la Jurisdicción Coactiva de la entidad para lo de su competencia.



16. CARGO

16.1 Director (a) Técnico y/o Coactiva y Profesional Sustanciador (a) o quien haga sus veces.


17.1 Expediente con sus soportes probatorios. 17.2 Expediente. 17.3 Memorial de descargos y solicitud de pruebas. 17.4 Carpeta remisión segunda instancia. 17.5 Manual de funciones y responsabilidades laborales. 17.6 Ley 610 del 2020. 17.7 Ley 1474 del 2011.



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17.8 Decreto ley 403-2020. 17.9 Decreto ley 806-2020. 17.10 Sistema de Gestión de Calidad de la CMP. 17.11 Demás normas vigentes que regulen la materia.

18. SOPORTE PREVIO PARA EL TRAMITE

18.1 Hallazgo con soportes documentales, pruebas practicada.

18.2 Documento de identificación del vinculado y citación.

18.3 Presentación personal del Memorial de descargos y

solicitud de pruebas.

18.4 Memorial de descargos y solicitud de pruebas.

18.5 Solicitud de pruebas presentadas dentro del término concedido.

18.6 Hallazgo con soportes documentales, pruebas practicadas. 18.7 Fallo (Con o sin responsabilidad fiscal si aplica)

18.8 Constancia de la presentación del recurso dentro de los

términos establecidos.

18.9 Constancia concediendo recurso de apelación.

18.10 Constancia de ejecutoria de la decisión de primera instancia.



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19. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL POR EL PROCEDIMIENTO VERBAL


19.1 Proferir dentro de los TREINTA (30) días hábiles del recibido del traslado fiscal el auto de apertura e Imputación de proceso de responsabilidad fiscal con los requisitos del artículo 41 y 48 de la ley 610 de 2000, lo pertinente regulado decreto 403 del 2020 e indicación del lugar, fecha y hora de inicio de audiencia de descargos- Orden de Indagación de bienes si no se allegó con el hallazgo. (Cerciorarse que el término que transcurra entre la entrega del expediente y el auto de Apertura e Imputación no supere los TREINTA (30) días hábiles, verificando el cumplimiento de los requisitos legales y la anotación en los radicadores adoptados).

19.2 Proferir auto de decreto de medidas cautelares de forma concomitante sobre los bienes de las personas presuntamente responsables del detrimento patrimonial. (Comunicación a las entidades respectivas solicitando el registro de la medida cautelar).

19.3 Notificar el auto (Enviar citación dentro de los CINCO (5) días hábiles a la fecha del auto. En caso de no Notificar enviar el aviso anexando copia del auto a notificar; en caso de devolución proceder a la notificación por aviso como lo estipula el CPCA).

19.4 Remitir comunicación de vinculación del tercero civilmente responsable si es el caso dentro del CINCO (5) días hábiles a la expedición del auto de apertura e imputación (Oficio con radicado de Salida, Cerciorarse que el término que transcurra



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entre el auto de Apertura e Imputación y la comunicación de vinculación al tercero civilmente responsables no supere el CINCO (5) días hábiles, verificando en la anotación en los radicadores adoptados).

19.5 Remitir solicitud de designación de defensor(es) de oficio al Consultorio Jurídico de Universidades con Programa de Derecho, solicitar después de la expedición del auto de apertura e imputación (Oficio con radicado de Salida o desde el correo electrónico institucional, Cerciorarse que el término que transcurra entre el auto de Apertura e Imputación y la solicitud de designación de apoderado sea después de la expedición del auto de apertura e imputación y al menos al 5 día hábil de la celebración de la audiencia, indicar lugar, fecha y hora de la audiencia de descargos- verificar la anotación en los radicadores adoptados).

19.6 Notificar personalmente el auto de Apertura e Imputación, d entro del CINCO (5) días hábiles siguientes al envío de las citaciones (Cerciorarse que la notificación personal cumpla los requisitos del artículo 69 de la Ley 1437 de 2011 y demás normas vigentes-Verificar que se hayan realizado todas las notificaciones).

19.7 Notificar por medio de aviso el auto de Apertura e Imputación, transcurrido el término para notificación personal notificar por medio de aviso (Cerciorarse que la notificación por aviso cumpla los requisitos del artículo 69 de la Ley 1437 de 2011 y demás normas vigentes para la fecha de la notificación-Verificar que se hayan realizado todas las notificaciones.

19.8 Audiencia Inicial de Descargos, en la fecha y hora señalados en el auto de Apertura e Imputación o en el auto de



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que lo fije (suspensiones). (Grabaciones de audio y/o video de la audiencia-Acta de la audiencia con firmas de los intervinientes, Cerciorarse que se cumplan las actuaciones De conformidad con el artículo 99 de la Ley 1474 y demás normas vigentes -Nombrar apoderado de oficio si se requiere).

19.9 Proferir decisión de cesación de Responsabilidad Fiscal en caso que se a acredite el resarcimiento del daño patrimonial en la fecha y hora señalados en el auto de Apertura e Imputación o en el auto de que lo fije (suspensiones) (Grabaciones de audio y/o video de la audiencia-Acta de la audiencia con firmas de los intervinientes, cerciorarse que se cumplan las actuaciones De conformidad con el artículo 111 de la Ley 1474 y demás normas vigentes - Notificar la decisión en la forma establecida en el artículo 104 de la ley 1474 de 2011 y demás normas vigentes).

19.10 En caso de haberse proferido decisión de cesación de la acción fiscal remitir lo actuado consulta una vez notificado, (Notificación y oficio remisorio a Consulta, Verificar el cumplimiento de los términos y requisitos legales de la notificación, y remitir el expediente dentro del término legal para que surta el Grado de Consulta y anotación en los radicadores adoptados por la entidad).

19.11 Audiencia de Decisión, en la fecha y hora señalados en el auto de Apertura e Imputación o en el auto de que lo fije (suspensiones). (Cerciorarse que se cumplan las actuaciones con las normas vigentes, grabaciones de audio y/o video de la audiencia-Acta de la audiencia).

19.12 Proferir decisión de fondo; es decir FALLO CON O SIN responsabilidad fiscal, notificarlo en estrados y anunciar los recursos que proceden contra el mismo (Verificar el



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cumplimiento de los requisitos legales y que se profiera máximo dentro de los 20 días hábiles siguientes a la suspensión de la audiencia de decisión, cerciorarse de que se haya efectuado la notificación en los términos de ley).

19.13 Proferir auto resolviendo el recurso de reposición - pronunciarse sobre el recurso de apelación si se presentó y si es procedente de conformidad a las instancias del proceso dentro del término legal.

19.14 Notificar auto por medio del cual se resuelve el recursos de reposición y se concede o niega el de apelación (Verificar que se cumplan los términos y requisitos legales de la notificación y anotación en el libro radicador. (Art. 104 ley 1474 de 2011) y demás normas vigentes).

19.15 Trasladar el expediente a la segunda instancia para que resuelva el recurso de apelación (Verificar el cumplimiento de los términos y requisitos legales, anotación en los radicadores adoptados).

19.16 El fallo SIN O CON responsabilidad fiscal, quedara en firme al día siguiente después de agotar el término de los recursos.

19.17 Frente al fallo SIN, deberá enviarse a segunda instancia agotar el grado de consulta, una vez regrese, se notificara por estado la decisión de segunda instancia y se actuara de conformidad.




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19.19 En caso que la decisión sea CONFIRMADA, deberá levantarse la constancia de ejecutoria se realizara el tratamiento de archivo documental e inventariarlo y de ser posible escanearlo para posterior consulta, custodiarlo hasta la transferencia documental.

19.20 Frente al fallo CON una vez en firme, se concederán CINCO (5) días hábiles para efectuar el pago a los responsables fiscales y terceros civilmente responsables, agotado este término se procederá a levantar la constancia de ejecutoria y hacer el reporte al boletín de antecedentes fiscales como lo indica la norma.

19.21 Se expedirá una copia íntegra del fallo CON más las decisiones hasta la constancia de ejecutoria, la cual es copia del original y presta merito ejecutivo.

19.22 Remitirlo dentro de los QUINCE (15) días hábiles a la Jurisdicción Coactiva de la entidad para lo de su competencia.


20.1 Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y Profesional Universitario Sustanciador (a) o quien haga sus veces.

21. CARGO

21.1 Director (a) Técnico y/o Coactiva y Profesional Sustanciador (a) o quien haga sus veces.



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22.1 Hallazgo con soportes documentales - antecedentes-IP Tramitada-Estudio de Bienes-Pólizas a afectar.

22.2 Indagación de bienes.

22.3 Auto de Apertura e Imputación expediente con todos sus anexos.

22.4 Oficio con fecha y radicado de Salida de notificaciones.

22.5 Grabaciones de audio/o video de la audiencia-Acta de la audiencia de descargos-Pruebas practicadas, argumentos de defensa.

22.6 Recurso presentado- Grabaciones de audio y/o video de las audiencias-Acta de las audiencias de descargos y de decisión-Pruebas practicadas-Argumentos de defensa.

22.7 Auto mediante el cual se resuelve el recurso de reposición y se concede o niega el de apelación.

22.8 Carpeta remisiones segunda instancia.

23. SOPORTE PREVIO PARA E TRAMITE

23.1 Hallazgo con soportes documentales - antecedentes-IP Tramitada-Estudio de Bienes-Pólizas a afectar.

23.2 Oficios de las entidades competentes informando los bienes a nombre de los imputados Certificado de tradición,



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registro de cámara de comercio, tradición de vehículos, certificado de ingresos y cuentas bancarias y otros.

23.3 Auto de Apertura e Imputación y fecha.

23.4 Pólizas a afectar.

23.5 Oficio con fecha y radicado de Salida notificaciones.

23.6 Constancia Secretarial en que se indique que no fue posible la notificación personal.

23.7 Prueba del resarcimiento del daño patrimonial.

23.8 Grabaciones de audio y/o video de la audiencia-Acta de la audiencia de descargos-Pruebas practicadas.

23.9 Grabaciones de audio y/o video de la audiencia-Acta de la audiencia de descargos-Pruebas practicadas-Argumentos de defensa.

23.10 Recurso de reposición, apelación.

23.11 Auto mediante el cual se resuelve el recurso de reposición y se concede o niega el de apelación.

23.12 Constancia concediendo recurso de apelación.



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24. ACTUCIONES POSTERIORES AL PROCEDIMIENTO DE SEGUNDA INSTANCIA COMUNES PARA LOS PROCESOS

ORDINARIO O VERBAL. ACTIVIDAD/DESCRIPCIÓN

24.1 Elaborar la constancia de ejecutoria (Verificar la existencia de la constancia de ejecutoria y registrar información en el radicador).

24.2 Reportar a la Contraloría General de la República dentro del término, si a ello hay lugar, relación de los responsables fiscales. (Comprobar el envío a la Contraloría General de la República dentro del término y requisitos establecidos).

24.3 Reportar los responsables fiscales a la Procuraduría General de la Nación dentro del término a la ejecutoria del fallo. (Comprobar el envío a la Procuraduría General de la Nación dentro del término y requisitos establecidos).

24.4 Reportar a la Subcontraloría de esta entidad y a la entidad afectada el valor del fallo e identificación del responsable fiscal, una vez ejecutoriada la decisión y dentro de los DIEZ (10) días hábiles siguientes. (Verificar el envió y dejar constancia en el expediente).

24.5 Trasladar el título ejecutivo a Jurisdicción Coactiva. (Verificar el cumplimiento de los requisitos de ley, que el traslado se haga dentro de los DIEZ (10) días hábiles a la ejecutoria).

24.6 El expediente se le realizara el tratamiento de archivo documental y se incluirá en el formato de INVENTARIO



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DOCUMENTAL y de ser posible se escaneará para posterior consulta, se deberá custodiar hasta realizar la transferencia documental del Área.



Coactiva y/o Profesional Universitario asignado para la sustanciación o quien haga sus veces.

26. CARGO

26.1 Director (a) Técnico y/o Profesional Universitario (a)

asignado para la sustanciación o quien haga sus veces. 27. DOCUMENTOS DE CONSULTA

27.1 Notificaciones. 27.2 Fallos ejecutoriados. 27.3 Decisión ejecutoriada. 27.4 Manual de funciones y responsabilidades laborales. 27.5 Ley 610 del 2020. 27.6 Ley 1474 del 2011. 27.7 Decreto ley 403-2020. 27.8 Decreto ley 806-2020. 27.9 Sistema de Gestión de Calidad de la CMP. 27.10 Demás normas vigentes que regulen la materia.

28. SOPORTE PREVIO PARA EL TRAMITE

28.1 Notificaciones. 28.2 Fallos ejecutoriados.



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28.3 Decisión ejecutoriada

29. PROCEDIMIENTO 2. TRAMITES DE SEGUNDA INSTANCIA

GRADO DE CONSULTA – Procede frente a los autos de archivo por no merito, cese de la acción fiscal por pago y fallos sin responsabilidad fiscal. ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

29.1 Recibir el expediente. (Comprobar que la cantidad de folios allegados concuerden con los relacionados y tener en cuenta el término de término legal vigente calendario para proferir decisión).

29.2 Analizar los hechos para verificar si la decisión tomada en la primera instancia fue la correcta. (Verificar el cumplimiento de los términos establecidos en la Ley y requisitos legales para los diferentes autos).

29.3 Elaborar memorando al funcionario asignado y/o colaborador para proyección del auto respectivo. (Verificar el cumplimiento de los términos establecidos en la Ley y requisitos legales para los diferentes autos y comprobar que la cantidad de folios allegados concuerden con los relacionados y tener en cuenta el término para proferir decisión).

29.4 Recibir y radicar el expediente para proyectar decisión determinado el tipo de recurso y el término establecido para su resolución. (Comprobar que se conserve el número de radicación del expediente, verificando cantidad de folios



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allegados y asegurando el cumplimiento de los términos legales de acuerdo al tipo de recurso).

29.5 Analizar los hechos y estudiar la decisión tomada en primera instancia analizando el contenido del expediente. (Verificar el cumplimiento del término establecido legalmente).

29.6 Proyectar y discutir la decisión. (Verificar el cumplimiento

del término establecido legalmente).

29.7 Notificar la decisión firmada por el Contralor. (Verificar que se cumplan los términos y requisitos legales de la notificación).

29.8 Remitir a primera instancia el expediente con la decisión tomada. (Verificar que se cumplan con los términos y requisitos establecidos en las normas vigentes).

30. RECURSO DE APELACIÓN


30.1 Recepción de la apelación y el expediente contentivo de la misma. (Verificar el cumplimiento de términos Legales).

30.2 Remisión al Funcionario Asignado y/o Colaborador para proyectar la decisión. (Verificar el cumplimiento de términos según artículo 57 de la Ley 610/00 y demás normas vigentes).

30.3 Recibir y radicar el expediente para proyectar decisión de apelación. (Comprobar que se conserve el número de



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radicación del expediente, verificando cantidad de folios allegados.)

30.4 Expedición y firma del auto que resuelve el recurso de apelación. (Verificar el cumplimiento de términos según artículo 57 de la Ley 610/00, C.C.A y demás normas vigentes).

30.5 Notificar del auto que resuelve el recurso de apelación al recurrente. (Verificar que se cumplan los términos y requisitos legales de la notificación y anotación en el libro radicador).

30.6 Remitir el expediente con lo actuado a la primera instancia. (Verificar cumplimiento del término establecido en el C.C.A y demás normas vigentes).

30.7 Elaborar constancia de ejecutoria. (Registrar datos en el radicador).



31.1 Despacho del Contralor Municipal y/o el funcionario que

apoye la sustanciación o quien haga sus veces.

32. CARGO

32.1 Contralor Municipal de Pereira y/o funcionario asignado y quien haga sus veces.



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33.1 Expediente. 33.2 Manual de procesos y procedimientos, manual de

funciones.

34. SOPORTE PREVIO PARA El TRAMITE

34.1 Oficio remisorio. 34.2 Auto decisión de fondo.


35.1 Recurso de apelación. 35.2 Expediente. 35.3 Auto de archivo, fallo sin responsabilidad o auto de cese de

la acción fiscal. 35.4 Correspondencia interna despachada. 35.5 Manual de funciones y responsabilidades laborales. 35.6 Ley 610 del 2020. 35.7 Ley 1474 del 2011. 35.8 Decreto ley 403-2020. 35.9 Decreto ley 806-2020. 35.10 Sistema de Gestión de Calidad de la CMP. 35.11 Demás normas vigentes que regulen la materia.

36. SOPORTE PREVIO PARA El TRAMITE

36.1 Documento de identificación del vinculado. 36.2 Decisión ejecutoriada.



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37. PROCEDIMIENTO - TRATAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME


37.1 ACTIVIDAD ENCAMINADA A REVISAR EL SISTEMA DE CALIDAD RESPECTO DEL PRODUCTO FINAL COMO ES EL PROCEDIMIENTO Y EL FALLO: Que los fallos no cumplan con las especificaciones legales en cuanto a la estructura del fallo o que no estén sustentados de la forma establecida por la Ley. (Reponer o conceder el recurso. Revocar o modificar las decisiones de primera instancia por parte de la segunda instancia).


38.1 Despacho del Contralor Municipal y/o funcionario asignado para la sustanciación o quien haga sus veces y la Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y/o Profesional Universitario para la sustanciación o quien haga sus veces.

39. CARGO

39.1 Director (a) Técnico y/o Profesional Universitario (a) asignado para la sustanciación o quien haga sus veces de Primera Instancia y funcionarios en Segunda Instancia.


40.1 Expediente. 40.2 Diligenciamiento del formato de tratamiento no conforme. 40.3 Sistema de Gestión de Calidad de la CMP

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA PRESUPUESTO

CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 1 de 5

OBJETIVO Elaborar, adoptar, modificar y ejecutar el presupuesto de la vigencia, con sujeción a las necesidades de la entidad y conforme a disposiciones legales vigentes.

1. ALCANCE Inicia con la adaptación y liquidación del presupuesto de ingresos y gastos de la respectiva vigencia de la Contraloría Municipal de Pereira, teniendo en cuenta el presupuesto del Municipio de Pereira mediante acuerdo que es emanado y aprobado por el Concejo Municipal y finalizando con la presentación de informes de ejecución presupuestal.

2. RESPONSABILIDAD

Profesional Universitario - Contador.

3. DESCRIPCIÓN 3.1 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN

El profesional universitario elabora la resolución de liquidación del presupuesto de ingresos y gastos para la respectiva vigencia, en consideración a los recursos asignados por parte del municipio de Pereira, aprobado mediante acuerdo municipal. Es importante resaltar que el presupuesto para este organismo de control tiene como marco de referencia la ley 1416 del 24 de noviembre del 2010.

3.2 APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO

El Alcalde presenta al Concejo, el proyecto de presupuesto incluido el de este organismo de control para su estudio y aprobación. Una vez sancionado por el Alcalde, el Contralor procede a la liquidación y adopción mediante resolución.


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 2 de 5

4.3 REGISTRO El profesional universitario procede a registrar en el aplicativo contable el presupuesto aprobado, tal como fue liquidado e imprime como comprobante, nota de ajuste presupuestal, anexando el Acuerdo Municipal aprobado y la resolución firmada por el Contralor.

4.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS.

El profesional universitario - contador recibe solicitud escrita del Contralor para expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Una vez elaborado el documento contentivo del compromiso, se procede a afectar el presupuesto mediante la expedición del Certificado de Registro Presupuestal (CRP), para lo cual recibe los documentos aportados por la Asesoría Jurídica requeridos para la contratación, y con fundamento en la solicitud del CRP la cual describe el rubro a afectar, el monto y beneficiario, se procede a elaborarlo afectando los rubros correspondientes de este registro, se imprime el documento resultante denominado CRP.

4.5 COMPROMISOS DE NÓMINA. El profesional universitario - contador recibe antes de cada quincena, del técnico de recursos humanos, el reporte de las novedades presentadas para atender compromisos propios de la entidad como gastos personales (nómina, prestaciones sociales y otros), y así proceder a elaborar e imprimir el CRP.

4.6 RECUPERACIÓN POR INCAPACIDADES. El profesional universitario - contador recibe antes de cada quincena, del técnico de recursos humanos, las novedades presentadas producto de las incapacidades dadas a los funcionarios de la entidad. Con las novedades reportadas, el profesional universitario - contador realiza el cruce del valor de las incapacidades reconocidas por las diferentes EPS, descontando dicho valor del presupuesto.


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 3 de 5

4.7 OBLIGACIÓN CONTRAÍDA. El profesional universitario - contador una vez afectado el presupuesto con la expedición del CRP, y recibido el bien o servicio por parte del supervisor quien certifica mediante acta el recibo a satisfacción de dicho bien o servicio, registra la obligación con la que la entidad se obliga a realizar el respectivo pago. Se imprime documento obligación contraída la cual registra igualmente el movimiento de contabilidad o causación.

4.8 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO - TRASLADOS. El profesional universitario - contador hace un análisis de algunas partidas del presupuesto que no son suficientes para cubrir los requerimientos de la entidad. Previamente deberá expedir CDP de la apropiación a ofertar, a fin de certificar q los saldos a trasladar están libros de afectaciones y compromisos Con base en este análisis, proyecta las posibles modificaciones a realizar al presupuesto, mediante el traslado entre rubros de un mismo capítulo, que pasa al Contralor para su aprobación mediante acto administrativo, luego se afecta en el aplicativo, los rubros involucrados.

Dicha modificación es enviada a tesorería para que sea ajustado el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), y a la Subcontraloría para modificaciones del plan de compras.

4.9 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO - ADICIONES - REDUCCIONES.

El profesional universitario recibe por solicitud del contralor la propuesta de modificación al presupuesto (adición o reducción) y prepara el proyecto a ser presentado al Concejo Municipal para su aprobación a iniciativa del Alcalde de Pereira, de ser aprobado, se adopta mediante acto administrativo y posteriormente se procede al registro en el aplicativo.


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 4 de 5

4.10 EJECUCIÓN MENSUAL. El profesional universitario - contador al finalizar el período, procede a elaborar la ejecución del presupuesto tanto de ingresos como de gastos, para lo cual se toman los ingresos, los compromisos, las obligaciones y pagos que lo afectaron a través de los diferentes registros. Para su elaboración se requiere el cierre presupuestal del período, el cual toma como base, el informe que produce el aplicativo; este informe, es aprobado por el Subcontralor y se entregan copias del mismo al Contralor, Subcontralor, tesorería, Secretaría de Hacienda y una copia se fija en cartelera y luego se archiva.

4.11 INFORMES DE LEY. El profesional universitario - contador elabora las ejecuciones presupuestales para ser reportadas, anualmente a la Auditoría General de la República, trimestralmente para ser incluidas en el informe a la Contaduría General de la Nación, mensualmente a la Secretaría de Hacienda Municipal en cuadro resumen y ante requerimientos solicitados a la entidad.

Dichos cuadros de ejecución son incluidos en los formatos preestablecidos por cada entidad y enviados conforme reglamentación en la materia.

Estos informes llevan las firmas del Contralor, Subcontralor y profesional universitario - contador.

5. DEFINICIONES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento que garantiza la existencia de apropiación suficiente para atender los gastos que afecten las apropiaciones presupuestales. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP): Compromisos adquiridos por la entidad, pendientes de convertirse en obligación, perfeccionados con el registro presupuestal afectando la apropiación. CORPORACIÓN: Hace referencia al Concejo Municipal de Pereira MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: Son producto de incrementos o disminuciones al mismo, previamente autorizados y por disposición expresa de la norma.


CÓDIGO


PR 1.2.1.2 GF-1 30-01-2020 8.0 5 de 5

OBLIGACIÓN CONTRAÍDA: Se derivada de recibir el bien o servicio a satisfacción por una relación laboral, o a través de contratos que se encuentren pendientes de giro o pago. PAGO: Valor pagado por la entidad en cumplimiento de las respectivas obligaciones presupuestales. RUBRO PRESUPUESTAL: Corresponde a cada ítem establecido en la resolución de liquidación del presupuesto, guarda relación con la descripción establecida en el plan general de contabilidad pública.

6. RIESGOS

• Deficiencia en la actualización a los términos de referencia.

• Solicitud de certificados de disponibilidad y registros presupuestales inoportunamente para su asiento presupuestal.


• Asistencia técnica del aplicativo.

• Revisión de informes.

• Copias de seguridad.

• Gestión de la supervisora en pro de que el contrato se cumpla a cabalidad.

• El control lo genera el software de manera automática.

• Sensibilización de todo el personal a través de circulares, memorandos, email, etc., sobre la observancia de los procedimientos generales y en especial los del área administrativa.


• Los que incluye el aplicativo.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

Álvaro Mena Bedoya Profesional Universitario



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA CONTABILIDAD

CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 1 de 4

1. OBJETIVO Registrar y suministrar la información contable pública, conforme a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, de tal manera que satisfaga las necesidades de información de los usuarios tanto internos como externos.

2. ALCANCE Inicia con la identificación de los documentos soportes requeridos del bien o servicio y finaliza con la presentación de los estados contables.

3. RESPONSABILIDAD

Profesional Universitario - contador.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 IDENTIFICACIÓN El profesional universitario - contador, recibe de la Subcontraloría, los documentos soporte (cotizaciones o propuestas, registro presupuestal, resoluciones, documentos de propiedad, actas de entrega, facturas, cuentas de cobro, novedades administrativas y otros) a efecto de identificar la ocurrencia de situaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental.

4.2 CLASIFICACIÓN

El profesional universitario procede a clasificar la información conforme a las características del hecho, transacción u operación (bien o servicio) previo cumplimiento de los presupuestos legales y conforme a disposiciones expresas del catálogo general de cuentas.

4.3 REGISTRO Una vez identificado y clasificado el bien o servicio recibido, el profesional universitario realiza los respectivos registros contables, el cual se refleja en el comprobante de causación; después de elaborado se procede a dar traslado para su aprobación por parte del Subcontralor y Contralor respectivamente, para luego ser trasladado y visado por la tesorería para el trámite de pago respectivo.


CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 2 de 4

4.4 REPORTE DE CASOS FALLADOS O EN TRÁMITE El profesional universitario recibe de la Dirección de Responsabilidad fiscal y de la Asesoría Jurídica, el reporte de los procesos fallados o en trámite, que puedan afectar en un momento dado la situación financiera de la entidad, para su registro mediante una nota de contabilidad. Dicho reporte se realiza cada que se presente novedad en la dependencia.

4.5 REGISTRO DE INVENTARIOS El profesional universitario - contador recibe del funcionario encargado del manejo de inventarios, relación del mismo, detallando las novedades presentadas tanto de ingresos como de egresos con todas sus características, a efecto de realizar la conciliación de los saldos de inventario.

4.6 DEPRECIACION DE BIENES El profesional universitario - contador realiza mensualmente los procesos automáticos de depreciaciones, amortizaciones y demás, actividad previa al cierre del período, para que surta efectos en la elaboración de estados contables.

4.7 AJUSTES CONTABLES El profesional universitario - contador realiza mensualmente los ajustes necesarios a la contabilidad, elabora informe preliminar base para la elaboración del respectivo cierre y estados contables (Balance general, estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, estado de cambios en el patrimonio).

4.8 INFORMES CONTABLES El profesional universitario - contador elabora anualmente el informe a rendir a la Auditoría General de la República y a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en los formatos preestablecidos para tal fin, trimestralmente a la Contaduría General de la Nación, para ser agregada a los estados contables de la Alcaldía de Pereira, los cuales son firmados por el Contralor, Subcontralor, Tesorero, y profesional universitario- contador.


CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 3 de 4

4.9 CONCILIACIONES BANCARIAS El área de contabilidad elabora las conciliaciones bancarias, los primeros 10 días del mes siguientes, para el efecto el libro auxiliar de bancos que está a cargo de la tesorería de la entidad, deberá estar al día con los registros y movimiento de cada una de las cuentas que maneja la entidad. Una vez hecha la conciliación bancaria del mes una copia será enviada a la tesorería

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar los valores que la Contraloría Municipal de Pereira tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Es una herramienta de control que consiste en verificar que los registros realizados por la tesorería se encuentren también registrados por el banco, con el objeto de verificar que todo esté correcto y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando logramos que el saldo contable, al sumar y restar las diferencias, sea igual al bancario.

5. DEFINICIONES

BALANCE GENERAL: Estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. CAUSACIÓN: Principio que habla del reconocimiento de los hechos, cuando estos se realicen, es decir, se causan cuando se venda el producto o se preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el hecho económico, se ha constituido una obligación o un derecho exigibles. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL: Estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresados en términos monetarios, durante un período determinado. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO: Es un estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado.


CÓDIGO


PR 1.2.1.1 GF-2 30-01-2020 8.0 4 de 4

GASTOS: Son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos. INGRESOS: Integrado por las cuentas que representan los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el período contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos.

6. RIESGOS

• Registro de los recibos de caja de forma inoportuna e inadecuada por parte de tesorería.


• Las Conciliaciones se realizarán de manera trimestral entre presupuesto, contabilidad y tesorería.


• Formato documento del aplicativo (causación, notas de contabilidad) • Informes del aplicativo (Mayor y balances, balances, balance de prueba)

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

Álvaro Mena Bedoya Profesional Universitario



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA TESORERIA - PAGOS

CÓDIGO

FECHA VERSION PÁGINAS

PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 1 de 4

1. OBJETIVO Efectuar los pagos de forma ágil, eficiente y oportuna

2. ALCANCE Inicia con el recibo de la orden de pago, la cual debe cumplir el lleno de los requisitos y descuentos de ley, termina con la trasferencia electrónica o solicitud del cheque

3. RESPONSABILIDAD Tesorero.

4. DESCRIPCION

4.1 PAGOS

El tesorero recibe las obligaciones contraídas con sus respectivos soportes por

parte del profesional universitario (Contador) de esta manera, procede a la

elaboración del comprobante de egreso y pago, previa revisión del Subcontralor.

La ejecución de los pagos se realizará a través de los siguientes medios:

1) Transferencia electrónica: Se efectuará a través del portal del banco, en el

que intervienen tres operadores.

a) Operador Nro. 1 Tesorero: Sube la información requerida por el portal, esto

es, Nombre del Beneficiario, Identificación, Numero de la cuenta a consignar y

valor a pagar; de esta manera dicho operador, participa con el 50% del proceso,

quedando pendiente la autorización del pago por parte de otro operador quien

posee clave y token.

b) Operador Nro. 2 Subcontralor: Tiene a su cargo la revisión de lo registrado en

el portal por parte del operador Nro. 1 con sus respectivos soportes, se realiza

ingresando a la plataforma occired con clave en modo consulta para la verificación

de pagos.


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 2 de 4

c) Operador Nro. 3 Contralor: Es quien finalmente autoriza el desembolso,

culminando de esta manera con el 100% del procedimiento de pago, posee clave

y token para realizar las operaciones financieras.

Una vez finalizado el procedimiento, el tesorero imprime el reporte de pago

generado por la entidad bancaria, el cual se anexa a los soportes de pago.

2) CHEQUE: Esta modalidad se utiliza para algunos casos especiales, donde los

beneficiarios no aceptan pagos electrónicos y se realiza de la siguiente manera: A

través del Portal electrónico se crea el archivo donde se relaciona el Beneficiario,

Identificación, valor a pagar, un número de clave especial y la identificación de la

persona que reclamará el cheque; este procedimiento lo realiza el Operador Nro. 1

o Tesorero, El operador Nro. 2 o Subcontralor efectúa la revisión quedando

pendiente la autorización por parte del Operador Nro. 3 o Contralor.

Finalmente, el tesorero realizará solicitud del cheque mediante oficio dirigido al

banco, con el contenido de la información subida por éste y firmado por los

Operadores Nro. 1 y 2, quienes figuran como titulares de la cuenta.

4.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PAC DE GASTOS

El tesorero registra los pagos ejecutados, en el Programa Anual de Caja, de conformidad con lo programado.

El tesorero verificara al culminar la vigencia anterior, las cuentas que quedan pendientes de pago y elabora el listado de las cuentas por pagar, y proyecta el acto administrativo el cual es trasladado a la Asesoría Jurídica para su revisión y firma por el Contralor. Las modificaciones al PAC, originadas por las adiciones o reducciones presupuestales, a que haya lugar, son registradas en el sistema.

4.3 DEVOLUCIONES El tesorero de conformidad con el artículo 9 de la Ley 617 del 2000, mediante el cual las Contralorías Municipales no podrán exceder los topes de ingresos


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 3 de 4

máximos aprobados para la vigencia, realizará la devolución al Municipio de Pereira, del dinero que no se ejecute en la vigencia. El tesorero recibe del profesional universitario - contador el certificado del excedente presupuestal de la vigencia. El tesorero procede a imprimir el auxiliar del programa contable, verifica y efectúa la devolución, previa autorización del Contralor para que gire el cheque o realice traslado electrónico a la Secretaria de Hacienda Municipal. Finalmente, el tesorero efectúa el archivo de todo el soporte documental.

4.4 CAJA MENOR La secretaria ejecutiva encargada del manejo de caja menor elabora el informe del reembolso de Caja Menor, el cual debe hacerse una vez ejecutado mínimo el 70% del monto total autorizado y lo traslada para revisión presupuestal y causación en el aplicativo contable al profesional universitario - contador. El profesional universitario - contador, constata la imputación presupuestal y sugiere las correcciones del caso. La secretaria realiza la relación final, anexa las facturas o recibos y comprobantes y solicita el reembolso de Caja Menor al Contralor él cual lo aprueba, firma y autoriza el reembolso. El profesional universitario - contador, realiza la orden de pago el cual es revisado por el Subcontralor y aprobado por el Contralor, y remite al tesorero para que proceda a realizar el pago respectivo. Finalmente el tesorero realiza el comprobante de egreso y solicita la autorización de pago al Contralor y luego gira cheque a la secretaria ejecutiva para que lo cambie y continúe con sus funciones de caja menor. El tesorero realizará arqueo de caja menor a la secretaria ejecutiva, corroborando el buen manejo de dicho dinero, dejando registro en el formato de arqueo de caja menor.


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-3 30-01-2020 10.0 4 de 4

4. DEFINICIONES CAJA MENOR: Fondo de Pagos en efectivo por cuantías mínimas. GASTO: Es aquel flujo que configura el componente negativo del resultado económico - patrimonial, como consecuencia de la variación de activos o el surgimiento de obligaciones, que implican un decremento en los fondos propios. PAC: Plan Anual Mensualizado de Caja, es una herramienta financiera de planeación, control y ejecución presupuestal.

5. RIESGOS

• Realizar el pago sin todos los soportes requeridos.

• Acceso de personas no autorizadas al portal bancario.


• Aplicación del Manual de supervisión.

• Revisión por parte del Tesorero.

• Garantizar condiciones de seguridad de la oficina de tesorería.

• Revisión electrónica al portal de pago, modo consulta, por parte del

Subcontralor y el asesor de control interno.

• Firmas en documento Obligación contraída así: Contabilización (Contador), Revisión (Subcontralor) y Aprobación (Ordenador del Gasto).

• Firmas en documento Comprobante de Egreso así: Ordenador del Gasto y Pagador o Tesorero


• Comprobantes de Egreso

• Formato de Arqueo de Caja Menor

• PAC Mensual • Comprobante Caja Menor

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA

Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA TESORERIA - INGRESOS

CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-4 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO Realizar la coordinación y control al registro del recaudo de los ingresos de la entidad.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de la cuota de auditaje y termina con la elaboración del comprobante de ingresos.

3. RESPONSABILIDAD

Tesorero.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PLANEACIÓN DEL PAC El tesorero al iniciar la vigencia realiza una proyección del PAC para todo el año, legalizado por medio de acto administrativo firmado por el Contralor; ésta resolución es enviada con oficio a la Secretaría de Hacienda del Municipio de Pereira, en cumplimiento del decreto 118 de 1996. El tesorero registra en el PAC de la nueva vigencia, los ingresos teniendo en cuenta lo proyectado.

4.2 SOLICITUD Y REGISTRO DE CUOTA DE AUDITAJE El tesorero realiza cada mes solicitud de la cuota de auditaje firmada por el Contralor Municipal y la envía a la Secretaria de Hacienda Municipal. Posteriormente verifica que se hayan realizado las consignaciones y procede a emitir el comprobante de ingreso respectivo.

4.3 REGISTRO DE LA CUOTA DE AUDITAJE. El profesional universitario registra mensualmente en el aplicativo, la doceava parte girada por el Municipio de Pereira, la cual incluye la cuota de fiscalización de los entes sujeto de control, de modo que afecte el monto recaudado y el saldo por ejecutar, conforme a disposiciones vigentes en la materia.


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-4 30-01-2020 8.0 2 de 3

Para la ejecución de ingresos, se toma como soporte el recibo de caja elaborado por la tesorería de la entidad.

4.4 REGISTRO OTROS INGRESOS

El tesorero solicita consignaciones al área de Responsabilidad fiscal y al Asesor Jurídico de la Contraloría por concepto de sanciones, multas y fotocopias, y realiza el asiento de dichos ingresos, así mismo se registran de forma mensual los rendimientos financieros, emitiendo comprobante de ingresos.

4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PAC DE INGRESOS

El tesorero registra los ingresos percibidos, en el Programa Anual de Caja, de acuerdo a lo programado, logrando establecer la disponibilidad o déficit de recursos.

El tesorero verificara al culminar la vigencia anterior, las cuentas que quedan pendientes de cobro. Las modificaciones al PAC, originadas por las adiciones o reducciones presupuestales, a que haya lugar, será registradas en este instrumento de ejecución presupuestal.

5. DEFINICIONES

INGRESOS: Entradas económicas que recibe una empresa para realizar su actividad principal.

6. RIESGOS

• Que la transferencia del Municipio no sea consignada a tiempo.


• Aplicabilidad del Manual de Procesos y Procedimientos.


CÓDIGO


PR 1.2.1.3.1 GF-4 30-01-2020 8.0 3 de 3


• Consignaciones

• Cuenta de Cobro

• PAC de Ingresos • Recibos de Caja

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DEL PLAN DE COMPRAS

CÓDIGO


PR 1.2.4 BS-1 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO Establecer los parámetros que rigen la elaboración, ajuste y control del Plan de Compras de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la elaboración del plan de compras y termina en su ejecución y seguimiento y cierre.

3. RESPONSABILIDAD Subcontralor – Jefe de Inventarios

4. DESCRIPCIÓN 4.1 ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS1

El Subcontralor desde el mes de enero de cada año fiscal, iniciará la construcción del Plan de Compras, cuyo proyecto deberá estar finalizado el 31 de enero del año fiscal que se inicia.2 Para elaborar el Plan de Compras, el Subcontralor debe tener en cuenta la adquisición de bienes y servicios que se ejecutan con contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y/o operación, según el caso. Los requisitos mínimos de información del Plan de compras de la Contraloría Municipal de Pereira, son los siguientes:

• Nombre de la Entidad.

• Nit de la Entidad.

• Tipo de contrato.

• Funcionarios responsables de la elaboración del Plan de Compras.

• Ordenador del gasto.

2 El Plan de Compras debe ser el soporte de las partidas presupuestales que se incluyan en el proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal que el Gobierno Nacional presenta al Congreso de la República, o del que los representantes legales de los Entes Autónomos Constitucionales, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mixta, y demás Entidades Estatales, presentan a las respectivas autoridades señaladas por la Ley y el Reglamento, para la discusión y aprobación de sus respectivos presupuestos.


CÓDIGO


PR 1.2.4 BS-1 30-01-2020 8.0 2 de 3

• Número de bienes a adquirir.

• Precio de los bienes y servicios que se pretenden contratar.

• Modalidad de pago.

• Fecha proyectada de pago o plan de pagos.

• Valor total del plan de compras. Adicionalmente, el Subcontralor para la elaboración del plan debe:

• Revisar la existencia de los diferentes bienes que posee la entidad.

• Analizar las necesidades reales de la Contraloría y sus diferentes dependencias.

• Identificar los bienes y servicios que requieren certificación de calidad, de conformidad con las normas jurídicas sobre la materia.

Cuando se encuentre elaborado el Plan de Compras, el Subcontralor lo presenta al Contralor para su aprobación.

4.2 AJUSTE DEL PLAN DE COMPRAS Una vez aprobado el presupuesto anual de la Contraloría por el Concejo Municipal, el Contralor junto con el Subcontralor, cotejarán el respectivo Plan de Compras contra el presupuesto público aprobado y procederán a ajustarlo y armonizarlo con las partidas presupuestales definitivas, con apoyo del Profesional universitario – contador.

4.3 SEGUIMIENTO AL PLAN DE COMPRAS Mensualmente el Subcontralor junto con el Profesional universitario – contador, realizarán el seguimiento al Plan de Compras de la Contraloría Municipal de Pereira, presentándolo al Contralor para que tome las medidas respectivas a que haya lugar.

5. DEFINICIONES

PLAN ANUAL DE COMPRAS: hace referencia a la adquisición de bienes muebles (compra de equipo, vehículos y equipo de transporte, equipo de comunicaciones, equipo de sistemas, equipo de aseo y cafetería, equipo y


CÓDIGO


PR 1.2.4 BS-1 30-01-2020 8.0 3 de 3

maquinas de oficina, mobiliario, enseres, audiovisuales, entre otros), materiales y suministros (dotaciones, aceites y combustibles, papelería y útiles de escritorio, repuestos y herramientas) , servicios (capacitación, consultorías, asesorías, apoyo, entre otros) destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la administración.

6. RIESGOS .

• El Plan de Compras no se ejecute de acuerdo a lo planeado


• Planeación adecuada.

• Seguimiento a la ejecución del Plan de Compras.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Presentación del Plan de Compras.



DIANA MILENA BEDOYA L. Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE ALMACEN E INVENTARIOS

CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 1 de 10

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros que rigen el uso, control y registro de los bienes

muebles e inmuebles de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia cuando se recibe y registra un bien y termina cuando se da de baja el bien.

3. RESPONSABILIDAD

Auxiliar de almacén e inventarios.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 ENTRADA O INGRESO A ALMACÉN

Cada que ingrese un bien a la entidad, se dañe o deteriore, se notificará por

escrito la novedad al funcionario responsable de los inventarios.

4.1.1 Por compra con contratación. El funcionario asignado a la supervisión debe

recibir el bien, revisar que esté completo y en buen estado, verificando pedido con

el contrato y los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, además de

que la factura esté bien diligenciada al momento de recibir los bienes, de lo

contrario, debe hacer devolución con oficio remisorio.

Si el pedido está a satisfacción, el supervisor realiza el acta de terminación y

liquidación del contrato, la cual debe ser firmada por el proveedor. Posteriormente,

se deberá entregar al auxiliar administrativo con funciones de almacén e

inventarios el bien físico, con copia de la factura, para que este pueda registrar en

el sistema la entrada al almacén e inventario de la entidad, además se debe

reportar al profesional universitario – contador para el respectivo registro.

4.1.2 Por compra por caja menor. La secretaria ejecutiva, responsable de la caja

menor, debe entregar el bien y copia de la factura de compra, al auxiliar de

almacén e inventarios, para que este pueda registrar en el sistema la entrada,


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 2 de 10

además se debe reportar al profesional universitario – contador para el respectivo

registro.

4.1.3 Por reposición. Cuando el proveedor del bien ofrezca el servicio de

reposición, o un funcionario, contratista o entidad externa, deba reponer el bien

por mal uso, el auxiliar de almacén e inventarios se encargará de realizar las

acciones pertinentes, previa aprobación por parte del Contralor, para tal deberá

remitirse al numeral 4.6 y dar de baja el bien que será sujeto de reposición y hacer

entrega al proveedor, cuando haya lugar, y realizar el recibo pertinente mediante

acta para proceder al registro en el sistema de la entrada al almacén e inventario

de la entidad, con los documentos soporte que entregue el proveedor, funcionario,

contratista o entidad externa para la reposición, además se debe reportar al

profesional universitario – contador para el respectivo registro.

4.1.4 Por recuperación. Cuando un bien ha sido hurtado de la entidad, se debe

surtir el procedimiento de control interno disciplinario y notificar a la aseguradora

de la entidad, para que esta inicie el trámite correspondiente. El auxiliar de

almacén e inventarios, seguirá el numeral 4.6, cuando el Comité de Control Interno

Disciplinario le notifique dar de baja el bien, y cuando la aseguradora haga la

reposición del bien, el responsable de compras hará lo respectivo, y

posteriormente entregara todos los soportes al auxiliar de almacén e inventarios

para que proceda a registrar en el sistema la entrada al almacén e inventario de la

entidad, además se debe reportar al profesional universitario – contador para el

respectivo registro.

4.1.5 Por permuta. El Contralor debe aprobar la permuta y autorizar al auxiliar de

almacén e inventarios para que siga el numeral 4.6 para el bien que se va a dar de

baja y proceda a recibir de conformidad el nuevo bien, dejando soporte de esto

mediante acta de recibo y luego registre en el sistema la entrada al almacén e

inventario de la entidad el nuevo bien y el Asesor Jurídico realizará los trámites

legales pertinentes, además se debe reportar al profesional universitario –

contador para el respectivo registro.

4.1.6 Por donación. Cuando se dé este caso, el donante deberá entregar los

documentos necesarios para probar la legalidad del bien, además el Contralor es


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 3 de 10

quién decide si se acepta o no la donación, que en caso de ser positiva, el

Contralor autoriza al auxiliar de almacén e inventarios para que proceda a recibir

de conformidad el nuevo bien, se debe registrar en el sistema la entrada al

almacén e inventario de la entidad el nuevo bien y el Asesor Jurídico realizará los

trámites legales pertinentes, además se debe reportar al profesional universitario –

contador para el respectivo registro.

4.1.7 Por comodato. Cuando un bien mueble o inmueble es entregado a la

Contraloría bajo esta modalidad, es el Contralor quién acepta o entrega el bien

mediante la firma del documento que lo soporta, previo visto bueno del Asesor

Jurídico, quién reporta al profesional universitario – contador y al auxiliar de

almacén e inventario, para el respectivo registro.

4.2 REGISTRO EN INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

El auxiliar administrativo con funciones de almacén e inventarios, deberá clasificar

el bien en devolutivo o consumible, para hacer el registro respectivo en el

inventario, el cual debe ser conciliado con contabilidad. Los bienes devolutivos,

deben ser marcados con un rótulo que relaciona el número con el que se

encuentra en el inventario de la Contraloría y llevar registro de esto.

El funcionario encargado del Almacén debe administrar los bienes de inventario en

la bodega y mantenerlo al día. Para ello, debe realizar una (1) verificación

aleatoria trimestralmente.

4.3 INVENTARIO TECNOLÓGICO

4.3.1 La responsabilidad de la instalación, actualización y levantamiento de la

información del hardware y software de la entidad por equipo, la realizará el

Auxiliar administrativo del Área de sistemas.

Toda instalación de software que no se encuentre debidamente licenciado, será

responsabilidad del usuario al que este asignado el equipo de cómputo en el


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 4 de 10

inventario individual de bienes, al igual que la responsabilidad del uso, manejo y

conservación del hardware y software asignados.

Para la entrada a almacén y registro de inventarios tecnológicos, se tendrá en

cuenta el procedimiento descrito en el numeral 4.1, obviando el funcionario

asignado a la supervisión, por cuanto es competencia del Auxiliar administrativo

del área de sistemas.

El Auxiliar administrativo del área de Bienes debe administrar los bienes de

inventario tecnológico y mantener el registro actualizado; para ello, debe realizar

una (1) verificación aleatoria con el Auxiliar Administrativo del Área de sistemas

mínimo cada seis (6) meses y presentar informe conjunto al jefe inmediato,

Igualmente deberá conciliar con el área de Contabilidad los saldos de las

subcuentas correspondientes a los activos de la entidad, dos veces al año.

4.3.2 Préstamo de bienes tecnológicos a funcionarios de la entidad. El funcionario

que lo requiera debe diligenciar el formato de solicitud de bienes devolutivos. En la

entrega, el funcionario debe firmar en el formato el recibido del bien, y cuando lo

devuelva el Auxiliar administrativo del área de bienes verificará el estado del

equipo, y firmara el recibido a conformidad, de lo contrario notificara al

Subcontralor para lo de su competencia.

4.3.3 Préstamo de bienes tecnológicos a otras entidades. La entidad que requiera

de algún equipo de la Contraloría, debe solicitarlo formalmente al Contralor, en

oficio firmado por el representante legal de la misma, si este lo aprueba, le informa

al Auxiliar Administrativo del Área de Bienes como el responsable de estos

bienes. El responsable del préstamo en la entidad que lo solicita, debe diligenciar

original y copia del formato de solicitud de bienes devolutivos, especificando el

tiempo en días requerido, y entregar original, por lo menos con un día de

anticipación, para que el Auxiliar administrativo del Área de sistemas pueda

organizar el equipo. El auxiliar administrativo de bienes elaborará el oficio de

salida, en caso que el bien salga del edificio. En la entrega, el funcionario debe

firmar en el formato el recibido del bien, y cuando lo devuelva el Auxiliar

administrativo del área de Bienes verificará el estado del equipo, y firmara el


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 5 de 10

recibido a conformidad, de lo contrario notificara al Subcontralor para lo de su

competencia.

4.4 REGISTRO DE SOLICITUD DE BIENES DEVOLUTIVOS Y

CONSUMIBLES

4.4.1 Devolutivos. Cuando algún funcionario requiera cualquier tipo de bien debe

diligenciar el formato de solicitud de bienes devolutivos a almacén y entregarlo al

auxiliar de almacén e inventarios.

El auxiliar administrativo del área de bienes, analiza la solicitud del funcionario y

revisa el inventario y cantidades requeridas, para atender la solicitud. Cuando se

haga entrega de bienes devolutivos, estos deben quedar registrados en el formato

de solicitud de bienes devolutivos. Cuando son bienes consumibles se firma el

formato de solicitud de bienes de consumo para control del almacén.

El auxiliar Administrativo del área de Bienes, para todo caso, es el responsable de

registrar en el sistema (control de inventarios) las solicitudes y actualizar el

inventario de la entidad e inventarios individuales, para la conciliación con

contabilidad.

4.4.2 Suministros o consumibles. El funcionario realiza la solicitud al auxiliar

Administrativo del área de bienes, de conformidad al numeral 4.4.1.

4.4.3 Inventario individual. Al ingreso de un funcionario a la entidad el auxiliar

Administrativo del área de bienes debe hacer entrega inventariada de todos los

elementos asignados, dejando como soporte formato de inventario individual

firmado por este y el funcionario.

4.4.4 El auxiliar Administrativo del área de bienes se encargará de mantener y

controlar el kardex de los elementos de papelería realizando el registro de las

entradas y salidas de los consumibles y consolidar las solicitudes presentadas por

los líderes de proceso y presentarlo al jefe inmediato.


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 6 de 10

4.5 REGISTRO DE LA DEVOLUCIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS

Cuando el servidor público salga al disfrute de licencia y/o retiro definitivo, debe

dejar constancia de la devolución del equipo por medio del formato de devolución

de bienes, el cual debe ser firmado por el funcionario responsable. Cuando el

funcionario tenga asignado computadores portátiles, deberá entregarla antes de

retirarse a vacaciones.

Los correspondientes formatos de devolución de bienes deben ser radicados por

el auxiliar Administrativo del área de bienes en original y una (1) copia, la fecha de

diligenciamiento del documento, no debe superar los quince (15) días calendario;

posteriormente y de acuerdo a una programación el auxiliar informará día y hora

de recogida de los elementos; mientras no se recojan los bienes estos seguirán

figurando en los inventarios de los funcionarios de la Contraloría.

No se recibirán los documentos que presenten enmendaduras, borrones o

tachones. Si los elementos que se van a dar de baja no tienen codificación de

inventarios, el funcionario que lo tiene a cargo debe solicitar la marcación al

auxiliar Administrativo del área de bienes, antes de realizar la devolución.

Cuando el auxiliar Administrativo del área de bienes, recoja los elementos objeto

de devolución, este debe dejar copia del formato al funcionario que estaba a cargo

del bien, como constancia de que efectivamente se hizo el retiro de este.

Según las condiciones físicas del bien, el auxiliar Administrativo del área de

bienes, deberá iniciar el procedimiento para dar de baja o ingresar al almacén

hasta una nueva solicitud por parte de algún servidor público de la entidad.

El auxiliar Administrativo del área de bienes, para todo caso, es el responsable de

registrar en el sistema (control de inventarios) el traslado del bien al almacén, para

la conciliación con contabilidad.


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 7 de 10

4.6 BAJA DE BIENES1

4.6.1 Por devolución en mal estado de bienes prestados o en uso. Cuando el

auxiliar Administrativo del área de bienes o el auxiliar administrativo del área de

sistemas, según sea el caso, haya verificado el estado físico y confirmado el

deterioro para dar de baja el bien, se sigue el procedimiento del numeral 4.4, en

caso de que el bien haya sido prestado a un funcionario, o esté cargado en un

inventario individual. Si es por préstamo externo se notifica al Contralor, para

iniciar el trámite pertinente y el auxiliar Administrativo del área de bienes, deberá

diligenciar el formato para dar de baja bienes y para todo caso, es el responsable

de registrar en el sistema (control de inventarios) el traslado del bien a inservibles,

y registrar la salida del bien del inventario de la entidad, si es el caso, para la

conciliación con contabilidad.

4.6.2 En caso de que el bien se encuentre en desuso, el auxiliar Administrativo

del área de bienes, pasará reporte al Subcontralor, quién autorizará dar de baja el

bien, quién deberá diligenciar el formato para dar de baja bienes y para todo caso,

es el responsable de registrar en el sistema (control de inventarios) el traslado del

bien a inservibles, y registrar la salida del bien del inventario de la entidad, si es el

caso, para la conciliación con contabilidad.

4.6.3 Cuando el estado de los bienes lo permita, se podrán ofrecer en subasta

pública, conforme lo establece la ley, siempre y cuando la evaluación de los

bienes realizada por el auxiliar Administrativo del área de bienes o el auxiliar

administrativo del área de sistemas, según corresponda la competencia, así lo

sugiera al Contralor, quién tomará la decisión. Cuando se de la subasta y no se

presente ninguna oferta, se procederá a realizar la donación de los bienes dados

de baja, conforme lo disponga el Contralor.

4.6.4 Cuando haya pérdida, hurto, caso fortuito o fuerza mayor, el funcionario a

cargo del bien deberá notificar al Subcontralor, para iniciar los trámites pertinentes

de control interno disciplinario y aviso a la aseguradora a que haya lugar. Cuando

el Comité de Control Interno Disciplinario emita fallo, notificará al auxiliar

1 Baja causada por pérdida, hurto, vencimiento, obsolescencia, deterioro, inservible o innecesario.


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 8 de 10

Administrativo del área de bienes para que dé de baja el bien, diligencie el formato

respectivo especificando la causa, y registre la salida del bien del inventario de la

entidad.

4.6.5 Resolución de Baja, se reúne el comité de Sostenibilidad contable para

revisar el listado de bienes entregado por el responsable de inventarios y los

conceptos técnicos si fuera el caso, se establece en acta si es aprobada la baja de

los elementos; El acta pasa al Contralor quien determina la destinación final de los

elementos, ya sea para su destrucción o para la entrega de los elementos a donar

ya sea a una Organización Sin Ánimo de Lucro ONG, al programa de

Computadores para Educar o a otra Contraloría; la Subcontraloria emite las cartas

a los posibles interesados y la solicitud a los testigos de la Personería Municipal

de Pereira y de la Contraloría Municipal de Pereira para participar en el acto de

verificación de los bienes destinados a dar de baja donde se establece la fecha y

la hora de la realización del procedimiento; con el acta de verificación, el registro

fotográfico de los bienes a dar de baja y los demás documentos soporte (acta de

comité de sostenibilidad contable, descripción de bienes para dar de baja,

conceptos técnicos), se procede a solicitar al área jurídica la resolución que

ordene la baja de bienes, la cual se presentará al contralor para su aprobación y

firma, después de ordenada la baja de bienes a través de resolución, se procede a

levantar el acta de baja de bienes con los testigos y participantes del proceso.

En caso de Donación se solicita certificado de Cámara y Comercio de la ONG o

entidad que va a recibir los bienes en donación y se efectúa acto Administrativo o

Resolución por parte del Contralor; documento soporte para retirar los elementos

del inventario general de la entidad, se envía copia de la resolución a las áreas de

Contabilidad e Inventarios para lo de su competencia.

4.7 CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

Para garantizar el control interno, en los inventarios de la entidad, el Subcontralor

o quién este delegue diferente a los responsables por función, realizará inspección

a los inventarios de la entidad (incluyendo los tecnológicos, bienes muebles y


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 9 de 10

demás devolutivos) de manera anual, reportando el estado y manejo de los

mismos. Resultados que serán discutidos en Comité de Dirección.

5. DEFINICIONES

BIENES INNECESARIOS: Cuando los bienes han cumplido su ciclo de servicio y

no se requieren en ninguna de las dependencias de la Contraloría.

BIENES INSERVIBLES: Son aquellos que se encuentran en total estado de

deterioro y no ofrecen ninguna posibilidad de uso o aprovechamiento de partes

(previa información y autorización de estos aprovechamientos).

BIENES MUEBLES DEVOLUTIVOS: Son aquellos que no se consumen por el

primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo, en razón de su

naturaleza y son objeto de depreciación. Entre otros debe mencionarse: muebles

de oficina, aparatos telefónicos, computadoras, automóviles.

BIENES MUEBLES NO DEVOLUTIVOS O CONSUMIBLES: Son aquellos que se

pueden consumir en el primer uso que se hace de ellos y que por sus

características no son objeto de depreciación. Entre otros deben mencionarse:

papelería, lápices, lapiceros, borradores, ganchos, tintas, cafetería y similares.

BIENES OBSOLETOS: Son aquellos que en virtud de los adelantos tecnológicos

ya no son útiles dentro de los programas o actividades para los cuales fueron

adquiridos inicialmente.

HARDWARE: Componentes físicos (que se pueden tocar) de la computadora:

discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (Mouse), impresora, placas,

chips y demás periféricos.

LICENCIA DE SOFTWARE: Es la autorización o permiso concedido por el titular

del derecho de autor, en cualquier forma contractual, al usuario de un programa

informático, para utilizar éste en una forma determinada y de conformidad con

unas condiciones convenidas. La licencia, que puede ser gratuita u onerosa,

precisa los derechos (de uso, modificación o redistribución) concedidos a la

persona autorizada y sus límites. Además, puede señalar el plazo de duración, el

territorio de aplicación y todas las demás cláusulas que el titular del derecho de

autor establezca.

PIRATERÍA: Se refiere a la copia de obras literarias, musicales, audiovisuales o

de software efectuada sin el consentimiento del titular de los derechos de autor o,


CÓDIGO


PR 1.2.2 BS-2 30-01-2020 16.0 10 de 10

en su defecto, sin autorización legal. La expresión correcta para referirse a estas

situaciones sería copia ilegal o copia no autorizada.

SOFTWARE: Componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir,

al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la

realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos

del sistema (hardware).

6. RIESGOS

• Inadecuado manejo de inventarios.

• Hurto


• Actualización de los inventarios.

• Verificar periódicamente el estado y vida útil de los bienes.

• Manejar los formatos correspondientes a los procesos.

• Conciliación periódica de los bienes con contabilidad y sistemas.

• Capacitar al funcionario encargado del proceso en cuanto al manejo del

software.


• Acta de conciliación

• Formato Acta de baja de bienes

• Formato descripción de bienes para dar de baja

• Formato paz y salvo de almacén e inventarios

• Formato de devolución de bienes

• Formatos de solicitud de bienes de consumo y devolutivos.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

John Jany Chica Ocampo Auxiliar Administrativo

Diana Milena Bedoya Loaiza Representante por la Dirección

Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal(E)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 BS-3 30-01-2020 8.0 1 de 2

1. OBJETIVO Definir la metodología para realizar un examen objetivo a los proveedores de la Contraloría Municipal de Pereira, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

2. ALCANCE Inicia con el diligenciamiento del formato de acta de liquidación y finalización y finaliza con la presentación del informe de evaluación y consolidado de la evolución de proveedores en el Comité de Dirección.

3. RESPONSABILIDAD Responsable de cada proceso y/o Supervisor del Contrato.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE EVALUACIÓN

El Supervisor, durante el mes siguiente a la liquidación del contrato, diligenciará el formato de acta de liquidación y finalización, dejando copia en la carpeta del mismo que reposa en la Asesoría Jurídica. La calificación según el formato tendrá los siguientes parámetros de evaluación:

PARAMETROS DE EVALUACION

PUNTOS CALIFICACIÓN

0 a 10 Malo

11 a 19 Regular

20 a 25 Bueno

26 a 30 Excelente

4.2 INFORME DE EVALUACIÓN

El representante de la dirección, elabora informe de evaluación de proveedores anual, teniendo en cuenta las evaluaciones realizadas por los supervisores durante el periodo. En el informe se presentará la calificación global obtenida por proveedor, y el representante de la dirección lo clasificará según el resultado obtenido, conforme al numeral 4.1.

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 BS-3 30-01-2020 8.0 2 de 2

El informe se socializa en Comité de Calidad, y sirve como instrumento de actualización del listado de proveedores. En este listado aparecen todos los proveedores que se calificaron, y a los que cuenten con calificación alta, se les señalará como confiables y serán considerados prioritarios, para contrataciones futuras, en las cuales se surtirá lo establecido por la Ley y bajo los parámetros del procedimiento de contratación de la Contraloría Municipal de Pereira.

5. DEFINICIONES

PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que entrega los productos o servicios (información, datos, asesorías, estudios, capacitación, encuestas, bienes, etc.) solicitados por las áreas internas de la entidad, para sus procesos internos. EVALUACIÓN: Proceso sistemático, que define los aspectos más relevantes a tomar en consideración para la prestación de un servicio o la realización de un producto. LISTADO DE PROVEEDORES: Documento en el que se encuentran registrados todos los proveedores evaluados en la Contraloría.

6. RIESGOS

• No se realice la evaluación de los proveedores.


• Diligenciamiento del formato de evaluación de proveedores

• Verificar que se cumpla con la normatividad vigente.


• Formato Acta de liquidación y terminación. • Formato Consolidado evaluación de proveedores.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

John Jany Chica Ocampo Auxiliar Administrativo

Diana Milena Bedoya Loaiza Representante por la Dirección

Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal(E)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA VINCULACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS

CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 1 de 6

1. OBJETIVO

Realizar la selección, nombramiento, inducción y reinducción, conforme a la normatividad legal vigente para tal fin, y en pro del bienestar y desarrollo integral de los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia en la selección del personal y termina con la inducción y reinducción de los funcionarios.

3. RESPONSABILIDAD

Subcontralor.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 NOMBRAMIENTO DE UN FUNCIONARIO1

4.1.1 Nombramiento en encargo y libre nombramiento y remoción. El Contralor elige la persona que ocupara el cargo, según hojas de vida presentadas, acorde a las competencias y perfiles exigidos en los cargos a proveer, el técnico de recursos humanos solicita los documentos de la etapa 4.1.3, una vez el Técnico de Recursos humanos recopila esta información, se la entrega al Asesor Jurídico Jefe Oficina Asesora para que haga la respectiva revisión del cumplimiento de los requisitos legales, en caso de que la persona nombrada no se encuentre laborando en la entidad. El Técnico de Recursos Humanos elabora la resolución de nombramiento del funcionario, se imprime original y dos copias, la original se archiva en la carpeta de resoluciones, una de las copias se archiva en la hoja de vida del funcionario nuevo; el técnico de recursos humanos debe notificar al nuevo funcionario de su nombramiento y entregarle la copia restante de la resolución. 4.1.2 Nombramiento provisional. Se da cuando no se ha abierto concurso y para este caso, de igual forma el Contralor elige la persona que ocupara el cargo, acorde a las competencias y perfiles del cargo a proveer, el técnico de recursos humanos solicita los documentos de la etapa 4.1.3, y elabora la resolución de

1 En el Estado Colombiano, existen cuatro formas de vinculación o nombramiento del personal en las entidades públicas: carrera administrativa, encargo, provisionalidad y libre nombramiento y remoción.


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 2 de 6

nombramiento provisional del funcionario, se imprime original y dos copias una se archiva en carpeta de resoluciones y la otra se archiva en la hoja de vida del funcionario nuevo. El técnico debe notificar al nuevo funcionario y entregarle la otra copia de la resolución de nombramiento.

4.1.3 Nombramiento por concurso de méritos: La Contraloría Municipal de Pereira envía la oferta OPEC a la comisión Nacional del Servicio Civil de los cargos que van a salir a concurso. La CNSC se encarga del todo el proceso de selección de los aspirantes y envía a la Contraloría Municipal una resolución con los elegibles para cada uno de los cargos que fueron convocados. El jefe de la Oficina Asesora de notificar según el orden de elegibilidad a cada uno de las personas (ya sea telefónicamente o por oficio), el elegible debe contestar mediante oficio si acepta o no el cargo o si requiere de prórroga para su posesión. Posteriormente se debe realizar la resolución de nombramiento y el acta de posesión del funcionario quien quedara en periodo de prueba por 6 meses, una vez superado el periodo de prueba y es evaluado satisfactoriamente el funcionario se envían los documentos requeridos a la Comisión Nacional del Servicio Civil, para que quede registrado en Carrera Administrativa 4.1.4 Posesión. Para todos los casos el técnico de recursos humanos recepciona el siguiente listado de documentos requeridos para la vinculación del funcionario a la Contraloría Municipal de Pereira: Hoja de vida de la función pública diligenciada. Certificados de antecedentes disciplinarios y fiscales (se verifica en la entidad). Certificado de fondo de pensiones. Fotocopia del pasado judicial. Fotocopia de la cédula. Fotocopia de la libreta militar si es del caso. Declaración juramentada de bienes y rentas. Certificados de estudios. Certificados laborales, cuando se exige experiencia. 1 Fotografías 3 x 4. Fotocopia de la Tarjeta profesional (si es del caso) Cuando se trata del nombramiento por encargo de un servidor público que ya labora dentro de la Contraloría Municipal, no es necesario solicitarle los documentos, dado que ya se encuentran archivados en su hoja de vida. Lo mismo aplica para los funcionarios que son nombrados en otro cargo.


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 3 de 6

El Acta de Posesión, se imprime en original y una (1) copia, el original queda archivado en la Hoja de vida del funcionario, y la copia se le entrega a este. El Técnico de Recursos Humanos notificará al técnico administrativo del área de sistemas y de almacén e inventarios, el ingreso del nuevo funcionario a fin de que estas áreas hagan entrega de las claves, contraseñas e inventario a asignar.

4.2 RECIBO FORMAL DEL CARGO El Contralor Municipal designará al jefe inmediato del área a que corresponda la entrega del cargo, acompañado por el Asesor de Control Interno y al técnico administrativo del área de sistemas, para realizar la entrega formal del cargo sus archivos (físico, magnético), informe en caso de que aplique, equipo de cómputo y sus periféricos y demás documentación que se considere pertinente.

4.3 ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN Y ACTIVIDADES PENDIENTES:

El Contralor Municipal designará al jefe inmediato del área a que corresponda para realizar la entrega formal del cargo por parte del funcionario saliente quien deberá hacer entrega mediante acta de las responsabilidades, actividades, documentación (física y magnética) que son propiedad de la contraloría y un balance del estado en que se encuentran incluyendo estado actual de su proceso con respecto al Sistema de Gestión de Calidad (Indicadores, estado de acciones correctivas y preventivas, estado de mapa de riesgos, planes de mejoramiento, solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos en proceso, compromisos pendientes), sin perjuicio del cargo que desempeña. Igual situación se tendrá en cuenta para los encargos y para las licencias. El funcionario que recibe el cargo, deberá solicitar la entrega de los documentos y actividades pendientes con el fin de iniciar con la correcta gestión del proceso, si lo requiere apoyarse del responsable del Sistema de Gestión de Calidad y del Asesor de Control Interno con el fin de estar al día en su proceso según corresponda.

4.4 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS 4.4.1 Inducción general. El Subcontralor, planea las fechas para la realización de la inducción a los servidores públicos nuevos en la Contraloría, durante los


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 4 de 6

primeros quince días de vinculación formal, y se informa al nuevo servidor público, por medio de comunicado interno o correo electrónico, la fecha de realización. Para el desarrollo de la inducción, se debe entregar al nuevo servidor público el carné de identificación al interior de la entidad (este demora un tiempo teniendo en cuenta la disponibilidad de la empresa que realiza los carnets), el manual de inducción, copia de las funciones del cargo a desempeñar y se indica como acceder a la intranet para conocer el reglamento interno de trabajo, y el manual de procesos y procedimientos. Junto a lo anterior el Subcontralor explica sobre el contenido de los documentos entregados, da un recorrido por todas las oficinas de la entidad presentando al servidor público a los demás compañeros, lo ubica en su puesto de trabajo y elabora acta de entrega de los documentos entregados para que el servidor público la firme y sirva de constancia de la inducción, y posteriormente se archiva en la hoja de vida correspondiente. 4.4.2 Inducción específica al cargo o puesto de trabajo. El jefe inmediato (el funcionario que ocupaba el cargo, o un funcionario que realice la misma labor) hace la presentación formal en la dependencia y hace entrega del archivo de gestión que le corresponde, explicando su manejo, también proporciona las orientaciones e instrucciones para que el nuevo funcionario pueda desempeñar de manera óptima las funciones adscritas al cargo. Cuando el cargo ocupado es del nivel directivo, esta inducción la realiza el Subcontralor, entregando el informe final presentado por la persona que se desvinculo de la entidad. La Inducción del Subcontralor la realizará el señor Contralor Municipal con los mismos lineamientos en que se realiza el procedimiento a los demás funcionarios y contratistas. 4.4.3 Reinducción a los servidores públicos. El Subcontralor, de igual forma que para la inducción, planea las fechas para la realización de la reinducción a los servidores públicos, e informa por medio de comunicado interno o correo electrónico, la fecha de realización; sin embargo cualquier servidor público, puede identificar necesidades, cuando esto suceda, debe remitir la solicitud al Subcontralor para que este analice la pertinencia de los temas y coordine todos los aspectos relacionados con la reinducción como: contactar a los responsables de los temas, definir agendas, logística y medios audiovisuales.


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 5 de 6

4.5 CUSTODIA DE HISTORIAS LABORALES El técnico de recursos humanos es el responsable de la custodia de las historias laborales de los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira. Cuando algún funcionario o ex funcionario requiera revisar la respectiva historia laboral, hará la solicitud en forma verbal al técnico de recursos humanos, quién entrega el expediente para que lo revise en su presencia. Cuando un funcionario solicite copia de algún documento de la historia laboral que se repose en el archivo central, se seguirá lo descrito en el procedimiento PR 1.2.4 GD-3 Manejo del Archivo Central, numeral 4.3 préstamo de documentos a funcionarios, contratistas y externos.

5. DEFINICIONES ENCARGO: Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses. Se debe reevaluar este término pues no aplicaría según la nueva normatividad El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente. Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. PROVISIONAL: Se da cuando se trata de proveer transitoriamente empleos de carrera con personal no seleccionado de acuerdo con la reglamentación respectiva.


CÓDIGO


PR 1.2.2.3 TH-1 30-01-2020 14.0 6 de 6

6. RIESGOS

• Inadecuada selección y vinculación de personal

• Incumplimiento del procedimiento.

7. PUNTOS DE CONTROL.

• Aplicabilidad del Manual de Funciones y requisitos.

• Revisión y verificación de la hoja de vida y los requisitos exigidos para el cargo, por parte del Jefe de Personal (Subcontralor) y Asesor Jurídico.

• Verificar el cumplimiento del procedimiento establecido cuando se presenten Traslados internos. 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Acta de posesión.

• Notificación de nombramiento.

• Resolución de nombramiento.

• Actas

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

Leslly Karen Isaza Velásquez Técnico de Recursos Humanos

Comité de Calidad

Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE LA SEGURIDAD SOCIAL Y NÓMINA

CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 1 de 7

1. OBJETIVO Atender y gestionar la totalidad de requerimientos de seguridad social y nómina, al interior de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la identificación de las novedades y termina en la liquidación de la nómina.

3. RESPONSABILIDAD

Técnico Recursos Humanos.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 RECEPCIÒN Y REVISIÓN DE NOVEDADES

El técnico de recursos humanos recibe de las entidades, los soportes de los descuentos a realizar, a través de documento escrito y correo electrónico, las novedades que no se reportaron oportunamente por las entidades respectivas o por los funcionarios involucrados, serán tramitadas en la siguiente quincena y aquellas que ameriten reintegro, el funcionario deberá tramitarlas con la entidad donde adquirió la obligación.

4.2 CÁLCULO DE LA NÓMINA

El técnico de recursos humanos registra en el sistema los conceptos y/o

novedades por el concepto especificado en el sistema.

Para registrar las vacaciones, se debe tener en cuenta que estas deben registrarse

y liquidarse dentro de la misma nómina o mediante resolución revisada por el

Profesional de Contabilidad y Presupuesto y el Jefe de la Oficina Asesora; y

firmado por el Contralor Municipal. Cuando se liquida por el sistema se genera

automáticamente los formatos de desprendibles, resumen y listados.

Posteriormente se procede a realizarse la conciliación con Tesorería, una vez se

verifica que se encuentra bien, se pasa la nómina al Profesional de Contabilidad y

Presupuesto para que efectúe los respectivos registros contables y presupuestales,


CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 2 de 7

este a su vez entrega todo el paquete a la Subcontraloría para el visto bueno, se

imprimen los soportes de la nómina, los desprendibles por funcionario y se archiva.

4.3 MANEJO DE AFILIACIONES Y DESAFILIACIONES Cuando ingresa un funcionario de planta, debe como requisito anexar a la información de su hoja de vida la vinculación a pensión, salud y cesantías, el técnico de recursos humanos convocara al asesor de la EPS elegida por el funcionario para que realice el proceso de afiliación, igualmente hace la afiliación a la ARL en la que la entidad este afiliada, mediante la página de internet establecida por la preestablecido ARL, una vez afiliado se realiza el descuento mensual por nómina. De igual forma debe afiliar a Comfamiliar al funcionario nuevo, diligenciando el formato establecido, anexa fotocopia de la cédula, y tramita en la oficina de Comfamiliar. Para la desvinculación a Comfamiliar y a la ARL, por retiro del funcionario, existen formularios en ambas entidades, que son diligenciados por el técnico de recursos humanos y enviados a las oficinas respectivas.

4.3.1 Afiliaciones de Contratistas

Dos días antes de iniciar la ejecución del contrato el área de Contratación debe enviar al Técnico de Talento Humano la información respectiva del contratista (datos personales, fecha de inicio y finalización del contrato), para realizar la afiliación por la página de internet de la ARL que maneja la entidad. De presentarse adiciones al contrato, el encargado de Contratación debe informar con dos días de anterioridad al Técnico de Talento Humano, con el fin de evitar la desvinculación del contratista, y ampliar el plazo de la vigencia establecido en el contrato inicial. Los contratistas deben entregar junto con su informe de actividades para el debido pago, constancia del pago de salud, pensión y ARL; y es responsabilidad del supervisor del contrato asegurar que la información este al día.


CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 3 de 7

4.4 INCAPACIDADES, PERMISOS Y LICENCIAS En el caso de presentarse incapacidades el funcionario debe comunicar telefónicamente o vía email al técnico de recursos humanos dentro del mismo día la novedad y allegar a mas tardar dentro de los dos días siguientes contados a partir de la fecha de expedición de la misma, la incapacidad debidamente autorizada por la EPS. El técnico de recursos humanos una vez recibe la incapacidad notificará, a través del correo electrónico, la novedad al Contralor, Subcontralor y jefe inmediato del funcionario incapacitado. El técnico de recursos humanos recopila las incapacidades generadas en el mes, para esto el funcionario debe traer la incapacidad. Si la incapacidad supera los 2 días el técnico de recurso humano realizara dentro del mes siguiente el trámite para la liquidación ante la respectiva EPS. Para permisos de horas el funcionario diligenciara el formato solicitud de permisos, el cual se presenta al jefe inmediato para su estudio y aprobación. Para permisos de días los funcionarios deben realizarlos según lo establecido en el reglamento interno de trabajo. El funcionario debe presentar de manera oportuna y por escrito, ante su superior inmediato, la solicitud de todo permiso y acompañarla de los documentos que lo justifiquen cuando se requiera siempre y cuando sea igual o inferior a un (1) día. para permisos superiores a un (01) día e inferiores o iguales a tres (3) días, el funcionario elevara solicitud por escrito previo visto bueno del Jefe inmediato al Contralor Municipal, una vez aprobado se allega a Subcontraloría, a su vez Subcontraloría remita copia al Técnico de Recursos Humanos para su inclusión en la hoja de vida. Para el caso de las licencias no remuneradas, el funcionario debe realizar la solicitud por escrito al contralor por lo menos con 10 días de anticipación, previo visto bueno del jefe inmediato, una vez aprobada es allegada a la Subcontraloría para el trámite y notificación al funcionario.


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PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 4 de 7

Cuando se otorga licencia por maternidad, el funcionario debe traer el soporte entregado por la EPS, para que el técnico de recursos humanos realice el trámite respectivo conforme lo establece la ley, y proyecte la resolución, con el visto bueno del Asesor Jurídico y firmada por el Contralor. El Técnico de Talento Humano recopila los formatos que corresponden a los permisos de cada área, y los ingresa al Software VISOR, con el fin de tener la información del ausentismo laboral de la Entidad. El técnico de recursos humanos reporta al Profesional Universitario Contador las novedades producto de incapacidades liquidadas por la EPS.

4.5 CERTIFICACIONES LABORALES1 El técnico de recursos humanos proyecta la certificación laboral de los funcionarios activos o inactivos, que lo soliciten tanto internos como externos, las cuales son firmadas por el Subcontralor.

4.6 COMISIONES Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Una vez recibida y aprobada la invitación, por el contralor, este comisiona al funcionario previa verificación de disponibilidad presupuestal, El Jefe de la Oficina Asesora proyecta la resolución de comisión de conformidad con la tabla establecida y la traslada a la Secretaria Ejecutiva quien se encarga de notificar al funcionario y dar copia de la resolución al Técnico de recursos humanos, presupuesto y a Tesorería. Se debe considerar que en caso que el funcionario necesite reducir el tiempo de la comisión o cancelarla, deberá reintegrar inmediatamente a la Tesorería el valor correspondiente, e informar al Subcontralor y el técnico de recursos humanos. De igual manera si hay cambio de itinerario por descuido del funcionario, y hay tiquetes aéreos, este deberá asumir la penalidad que genera la no cancelación de las reservas.

1 El técnico de recursos humanos es el responsable de mantener la historia laboral de cada uno de los funcionarios actualizada con todo lo referente a capacitaciones o situaciones administrativas, tales como vacaciones, cesantías, licencias etc.


CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 5 de 7

Una vez cumplida la comisión, el funcionario debe legalizarla ante el técnico de recursos humanos y Tesorería, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles después del regreso, para lo cual es necesario que entregue el certificado de estudio.

4.7 VACACIONES El técnico de recursos humanos proyecta una resolución para el pago de prima de vacaciones, cuando un funcionario solicita las vacaciones después de que cumple el año de servicio en la entidad, así mismo se le liquidan dos días más por bonificación de recreación y deporte. Cuando el funcionario no ha disfrutado del periodo vacacional, por excepciones aprobadas por el Contralor, este envía solicitud manifestando la fecha en que desea salir, luego de que se apruebe el disfrute de vacaciones el técnico de recursos humanos proyecta la Resolución en donde se indica que periodo de tiempo saldrá dicho funcionario. En caso de que se requiera de los servicios de un funcionario que se encuentra en vacaciones, se proyecta una Resolución de interrupción de vacaciones y se reintegra a laborar. Otro caso es cuando la entidad debe tiempo vacacional a un funcionario, para esto el Contralor autoriza el disfrute de vacaciones, y se proyecta una Resolución y se saca a vacaciones. Cuando en casos excepcionales por necesidad de la prestación del servicio, no se pueda reconocer al funcionario el disfrute del periodo vacacional a que tiene derecho, este será reconocido en dinero, previa aprobación del Contralor, el técnico de recursos humanos proyecta resolución. Para el caso de vacaciones colectivas, el funcionario que no haya cumplido el año de servicio deberá autorizar por escrito al tesorero de la Contraloría Municipal, para que en caso de presentarse la dejación del cargo antes de completar el año de labor, se descuento de sus emolumentos y prestaciones el valor del tiempo disfrutad, el Técnico de recursos humanos diligenciara la autorización de descuento del funcionario en el caso que aplique. Toda resolución (acto administrativo) proyectado por el técnico de recursos humanos es revisado por el Jefe de la Oficina Asesora, si implica liquidación de dineros también debe ser revisado por el Profesional de Presupuesto y Contabilidad y posteriormente es firmada por el Contralor.


CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 6 de 7

4.8 PRIMAS

El técnico de recursos humanos verificará que funcionarios tienen derecho a la prima de Navidad, de acuerdo a lo previsto en la Ley, la cual deberá ser cancelada durante los primeros diez días hábiles del mes de diciembre de cada año.

4.9 CESANTIAS El Contralor recibe la solicitud del funcionario para el retiro de cesantías, las trasladará al Subcontralor quien verificará que las solicitudes presentadas por los funcionarios, estén de acuerdo a lo establecido en la Ley, y que cumpla con la información requerida, traslada al Técnico de Recursos Humanos para que proyecte la resolución, la cual debe ser firmada por el Contralor. De igual forma sucede cuando por retiro del funcionario se deban liquidar definitivamente las cesantías. De igual forma, el técnico de recursos humanos debe presentar al Subcontralor, un informe anual de liquidación de cesantías donde se especifican los montos, fondo y funcionario. Es importante tener en cuenta que en el informe se deben incluir los funcionarios que dejaron de laborar en la entidad durante la vigencia y los que se encuentran en licencias, en caso que aplique.

5. DEFINICIONES LICENCIA: Un empleado se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia, por enfermedad o por maternidad.

6. RIESGOS

• Error en la liquidación de la nómina.


• Revisión de la nomina por parte del Técnico de Recursos Humano y Tesorería.

• Entrega de certificados de paz y salvo con obligaciones a terceros.


CÓDIGO


PR 1.2.2.4 TH-2 30-01-2020 10.0 7 de 7


• Formato de permisos

• Formato desprendibles de pago

• Resoluciones

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REVISÓ APROBO


Comité de Calidad Juan David Hurtado Bedoya Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA CAPACITACIÓN Y BIENESTAR SOCIAL

CÓDIGO


PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 1 de 4

1. OBJETIVO

Brindar a los funcionarios un mejor ambiente laboral, por medio del desarrollo y ejecución de programas de capacitación y estímulos, conforme a la normatividad legal vigente en busca del bienestar y desarrollo integral de los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia con la ejecución de los programas de capacitación, bienestar y estímulos aprobados, y termina en la evaluación de estos.

3. RESPONSABILIDAD

Subcontralor. 4. DESCRIPCIÓN 4.1 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC)

El Subcontralor se encargará de los temas de capacitación y de convocar a los funcionarios de la Contraloría, durante el primer trimestre del año, para estructurar los Programas de Aprendizaje en Equipo (PAE), ejercicio que se realizará conformando grupos de trabajo por dependencias, proyectando los PAE’s de acuerdo a las necesidades de capacitación concertadas por los equipos de trabajo. Una vez se tiene el consolidado de los PAE’s los funcionarios y el líder de proceso priorizarán las capacitaciones a programar para la vigencia. Con base en los PAE’s consolidados, el Subcontralor proyectara el PIC de la vigencia, el cual será presentado al Contralor para su visto bueno, posteriormente se socializa ante el Comité Directivo para su aprobación. El Plan Institucional de Capacitación debe ser adoptado mediante resolución y publicado en la página Web de la entidad, así como dado a conocer a los funcionarios de la entidad.

4.2 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN El Subcontralor analiza las necesidades de capacitación que tienen los funcionarios, conforme al diagnóstico realizado y gestiona con la entidad correspondiente las capacitaciones requeridas.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 2 de 4

El Técnico de Recursos Humanos se encargará de la logística del evento y proyectará el correo electrónico o la comunicación interna firmada por el Subcontralor para notificar la capacitación. En las capacitaciones generales e internas el Técnico de Recursos Humanos hace firmar el formato de control de asistencia para su registro y archivo, y aplica la encuesta para capacitaciones internas. Para las capacitaciones externas, el funcionario designado debe traer a la entidad los soportes de la asistencia al evento, los cuales serán ingresados inmediatamente por el Técnico de Recurso Humano en la hoja de vida correspondiente. Técnico de Recurso Humano pasados seis meses de la capacitación en temas relacionados con el control fiscal que ejerce la Contraloría Municipal de Pereira, deberá entregar a la persona que asistió la encuesta de seguimiento, para que al final del año consolide un reporte sobre la efectividad de las capacitaciones recibidas por los funcionarios de la Contraloría. Cuando se trate de invitación a capacitación por entidades externas esta será allegada al Contralor quien presentara en comité directivo para que conjuntamente se designe al(los) funcionario(s) que asistirá(n) a la misma.

4.3 PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL Y ESTIMULOS El Técnico de Recursos Humanos aplica al inicio de la vigencia la encuesta de necesidades de bienestar social y estímulos a cada uno de los funcionarios de la entidad, después de recibir las encuestas diligenciadas, se procede a realizar la tabulación de las mismas, las cuales pasan al Subcontralor quien basándose en las diferentes actividades propuestas por los funcionarios desarrolla el Programa de Bienestar Social y Estímulos, aplicando la normatividad vigente; documento que será llevado a comité directivo para su estudio y aprobación, posteriormente será socializado a los funcionarios, adoptado mediante resolución y publicado en la página web. Teniendo en cuenta las actividades de bienestar social y estímulos, conforme al programa aprobado, se gestiona internamente y con las diferentes entidades el desarrollo de cada uno de los eventos.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 3 de 4

El Técnico de Recursos Humanos se encargará de la logística del evento y proyectará el correo o la comunicación interna firmada por el Subcontralor para notificar la actividad, así mismo hace firmar el formato de control de asistencia para su registro y archivo.

4.4 SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El COPASST debe estar conformado por cuatro (04) delegados dos (2) designados por parte del señor Contralor e igual número de representantes por parte de los funcionarios. El Contralor nombra sus representantes directamente y los funcionarios eligen los suyos mediante votación libre, según quienes se inscriban en la convocatoria realizada por el Subcontralor como jefe de personal. Si no se inscriben por lo menos dos funcionarios, se declara desierta la convocatoria y se inicia de nuevo. Luego de los resultados de la votación, se adopta el comité por medio de acto administrativo, notificando a los integrantes, el Subcontralor hará parte del comité con función de secretario técnico.1 El COPASST se reunirá por lo menos una vez al mes en la Contraloría Municipal de Pereira, la convocatoria de las reuniones, las realiza el funcionario encargado del sistema de seguridad y salud en el trabajo, y el acta será elaborada por la secretaria quien llevara el archivo de las mismas. En las reuniones, se verificará el cumplimiento del cronograma de actividades del sistema de seguridad y salud en el Trabajo de la Contraloría, atendiendo actividades de promoción, divulgación y capacitación sobre medicina, higiene y seguridad, prevención de desastres, y actuación en situaciones de riesgo, que permitan lograr la participación de todos los funcionarios. También, realizarán la investigación de los accidentes de trabajo y propondrán medidas correctivas a tomar en la entidad, verificarán factores de riesgo y sobre todo, no deben usar el comité como instrumento de quejas y reclamos de temas distintos a la salud y la seguridad en el trabajo. El funcionario encargado del Sistema de seguridad y salud en el Trabajo, presentara los informes trimestrales al Subcontralor.

1 El período de vigencia de los miembros del Comité es de 2 años, al cabo del cual podrán ser reelegidos.


CÓDIGO


PR 1.2.2.2 TH-3 30-01-2020 10.0 4 de 4

5. DEFINICIONES COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, constituye un medio importante para promocionar este programa en todos los niveles de la Contraloría, y buscar acuerdos con los responsables en función del logro de metas y objetivos concretos, divulgar y sustentar prácticas saludables y motivar la adquisición de hábitos seguros en los funcionarios de la entidad.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del programa de capacitación, bienestar y estímulos.


• Seguimiento permanente al PIC y del Programa de Bienestar Social y Estímulos, por parte del Subcontralor y/o Control Interno.

• Planificación anual por parte del Subcontralor.


• Comunicaciones oficiales internas

• Plan Institucional de Capacitación

• Programa de bienestar social y estímulos

• Encuesta de bienestar social y estímulos

• Formato control de asistencia

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REVISÓ APROBO



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

CÓDIGO


PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 1 de 5

1. OBJETIVO Establecer los pasos para el retiro definitivo de funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira y la liquidación de las prestaciones sociales causadas a la fecha del retiro.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de retiro y termina con el archivo del expediente de la hoja de vida del funcionario retirado.

3. RESPONSABILIDAD

Subcontralor.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 CAUSALES DE RETIRO DE FUNCIONARIOS El retiro del servicio de quienes estén desempeñando empleos de libre

nombramiento y remoción y de carrera administrativa se produce en los siguientes

casos:

4.1.1 Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción. 4.1.2 Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa.

4.1.3 Por renuncia regularmente aceptada.

4.1.4 Por retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez.

4.1.5 Por invalidez absoluta.

4.1.6 Por edad de retiro forzoso.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 2 de 5

4.1.7 Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario. 4.1.8 Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo; Literal declarado por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-1189 de 2005, en el entendido que para aplicar esta causal, es requisito indispensable que se dé cumplimiento al procedimiento establecido en el inciso primero del artículo 35 del Código Contencioso Administrativo para la expedición de cualquier acto administrativo de carácter particular y concreto, esto es, que se permita al afectado el ejercicio de su derecho de defensa, previa la expedición del acto administrativo que declare el retiro del servicio.

4.1.9 Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5° de la Ley 190 de 1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen.

4.1.10 Por orden o decisión judicial.

4.1.11 Por supresión del empleo.

4.1.12 Por muerte.

4.1.13 Por las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.

4.2 FORMALIZACIÓN DEL RETIRO DE FUNCIONARIOS Cuando en la Contraloría se da cualquiera de las causales anteriormente descritas, el Subcontralor solicita y entrega los documentos que lo soportan al Técnico de Recursos Humanos para que proyecte la resolución de retiro, la cual va con visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora y firma del Contralor. Para los casos del 4.1.1 a 4.1.11, el técnico de recursos humanos notifica al funcionario por medio de oficio interno, el cual debe quedar con firma de recibido, y entrega copia de la resolución.

4.3 DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS DE TRABAJO Y ENTREGA DE PAZ Y SALVOS

El Técnico de Recursos Humanos, informa al jefe inmediato del funcionario y a los responsables del archivo central, inventarios y área de sistemas, sobre el retiro de


CÓDIGO


PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 3 de 5

este; con el fin de que se acerque a cada uno de estos y realice la entrega correspondiente dentro de los tres días hábiles siguientes a la notificación de su retiro: 4.3.1 Para los cargos de nivel directivo y asesor el Contralor Municipal designará al Asesor de Control Interno y técnico administrativo del área de sistemas, para realizar el recibo formal del cargo, el carnet que lo acredita como funcionario de la entidad, archivos (físico, magnético), informe en caso de que aplique, equipo de cómputo y sus periféricos y demás documentación que se considere pertinente. Todos los funcionarios deberán entregar al Técnico de Talento Humano el carnet que lo acredita como funcionario de la entidad, y el archivo de gestión (físico, magnético) y reporte de las actividades pendientes por ejecutar a su jefe inmediato. Para la desvinculación de los cargos de nivel directivo y asesor, el Contralor designará al Asesor de Control Interno y otro funcionario para que integre la Comisión de análisis de la entrega del cargo, de lo cual se allegara al despacho del contralor por parte de dicha comisión informe ejecutivo sobre el estado en que se recibió el cargo. 4.3.2 El auxiliar de archivo, debe verificar el estado del préstamo de documentos, videos, CDs, entre otros a cargo del archivo central, cuando este se encuentre al día con lo que tenía en calidad de préstamo, el auxiliar de archivo diligencia el formato de paz y salvo y lo entrega al funcionario. 4.3.3 El auxiliar de almacén e inventarios y el técnico administrativo, deben verificar que el funcionario haga entrega de los bienes del inventario individual cargado a su nombre por medio del formato de devolución de bienes entregado por el funcionario que se va desvincular de la entidad , además deberá entregar por escrito las contraseñas de correo electrónico y de acceso a las aplicaciones utilizadas, dentro del acta de entrega del cargo, para que los responsables verifiquen el estado de lo entregado, con el fin de que si hay daños que no obedezcan al uso normal del bien, el funcionario realice la reposición de este, y así poder recibir los paz y salvo de almacén e inventarios, y sistemas.

4.3.4 El Técnico Administrativo del área de sistemas previa solicitud del Contralor deshabilitará el acceso al correo institucional y bloqueara las contraseñas que hayan sido asignadas al funcionario desvinculado.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 4 de 5

4.4 LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

El Técnico de Recursos Humanos para poder realizar la liquidación definitiva de las prestaciones sociales, debe recibir del Subcontralor el memorando interno del jefe inmediato y los soportes de este, y del funcionario los paz y salvos de: archivo central, almacén e inventarios, y sistemas. El Técnico de Recursos Humanos notifica al funcionario por medio de correo electrónico u oficio interno de la liquidación de prestaciones sociales, dejando constancia del recibido y le entrega una copia de la resolución, Luego, el técnico proyecta la resolución de liquidación de prestaciones sociales, la cual recibe el visto bueno del Jefe Oficina Asesora y el Profesional de Contabilidad y Presupuesto y es firmada por el Contralor para el pago de las prestaciones. Y otra copia la remite a Tesorería para que realice los pagos pertinentes. En caso

de interponer recurso a la resolución, lo deberá hacer entre los cinco días hábiles

siguientes a la notificación, y si está de acuerdo puede renunciar a términos.

4.5 RETIRO

El Técnico de Recursos Humanos debe informar a través de un oficio o registrando en la página web de la entidad el retiro del funcionario a las siguientes entidades: Fondo Nacional del Ahorro (cuando este afiliado), entidades externas con las que el funcionario tenga compromisos financieros y cuyo pago se descontaba por nómina, y reportar el retiro a través de la autoliquidación a las entidades prestadoras de los servicios salud, pensión y parafiscales, para proceder a archivar en las hojas de vida de los funcionarios retirados, el original de todos los documentos que soportan el retiro, para que el expediente pueda trasladarse al Archivo Central, por medio de la transferencia documental, en donde quedarán como historial laboral.

5. DEFINICIONES No aplica.

6. RIESGOS

• Pérdida o desactualización de las historias laborales.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3 TH-4 30-01-2020 13.0 5 de 5

• Error en la liquidación de prestaciones sociales.


• Actualización de las hojas de vida.

• Medidas de seguridad y protección.

• Aplicación del formato de control.

• Revisión de la liquidación por parte del Subcontralor y el Contador de la entidad.


• Formato de transferencia documental

• Formatos de paz y salvo

• Resoluciones.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 1 de 5

1. OBJETIVO Recepcionar, radicar y distribuir correcta y oportunamente a las diferentes dependencias, todas las comunicaciones oficiales y toda la documentación que ingresa a la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en el recibo de comunicaciones oficiales, y termina en el despacho de respuestas; teniendo en cuenta que no todas las comunicaciones tienen respuesta.

3. RESPONSABILIDAD Encargado de ventanilla única, secretaria despacho, contralor y a quien delegan para darle respuesta

4. DESCRIPCIÓN 4.1 RECIBO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES1

La documentación se recepciona por tres medios: físico y correo electrónico de la

Contraloría Municipal de Pereira en el horario comprendido de lunes a jueves de

7:30 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 pm. El día viernes de 7:30 am a 5:30 pm.

El auxiliar de archivo, recibe del usuario externo la comunicación oficial, y debe verificar que la documentación tenga: Nombre o entidad del peticionario, firma, dirección y teléfono a quien sea dirigido a la Contraloría Municipal de Pereira, en caso contrario deberá devolverse el documento al usuario explicando el motivo. Adicionalmente, si la documentación recibida relaciona anexos, debe verificarse que se encuentran adjuntos y debidamente foliados, de lo contrario deberá ser devuelta al usuario y explicarle el motivo. Si para alguno de los dos casos anteriores, el usuario no está presente, se le informa por oficio el motivo de la devolución.

1 La Contraloría Municipal de Pereira, cuenta con un comité de archivo nombrado por resolución, el cual analiza las políticas relacionadas con la Gestión Documental. Este debe reunirse conforme a los requerimientos que se presenten en el Archivo Central.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 2 de 5

Cuando las comunicaciones oficiales se reciben por correo electrónico institucional, el técnico de sistemas como responsable del manejo de las comunicaciones oficiales que se alleguen a este organismo de control en medio electrónico, debe revisar diariamente el contenido de este, cuando se reciba una comunicación que requiera respuesta, deberá imprimirla y remitirla al auxiliar de archivo, para que registre la entrada, ya que debe registrar en la planilla respectiva, los documentos que han sido recibidos a través del correo electrónico de la entidad, de igual forma se registran allí los que ingresan en físico. Los derechos de petición que se recepcionan a través del correo electrónico,

reenviarlos a la auxiliar de archivo, la cual remitirá una copia por correo al Asesor

de Control Interno y al despacho para su conocimiento, control y seguimiento.

El responsable de la ventanilla única debe clasificar las comunicaciones oficiales de las comunicaciones informativas (libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros), ya que las últimas no se radican, sólo se distribuyen a las dependencias que correspondan. El auxiliar de archivo, luego de realizar la revisión, ingresa los datos básicos de la comunicación, en el formato de correspondencia recibida, en el que debe registrar la fecha de recibo entrega, el número y fecha de radicación, si tiene o no anexos y la cantidad de los mismos, a demás de la dependencia que lo recibe. Luego de la radicación y la clasificación, el responsable de la ventanilla única entrega a la secretaria ejecutiva, para que el Contralor defina a que dependencia le corresponde la comunicación, dando prioridad a los documentos que tienen términos perentorios, como derechos de. La secretaria ejecutiva hará la distribución a las áreas respectivas, para el caso de los derechos de petición de acuerdo a su competencia se remitirán a cada líder, quienes a su vez proyectaran la respuesta al despacho para que sea aprobada por el contralor como representante legal y de respuesta de fondo, en todo caso la Asesoría de Control Interno ejercerá el control y monitoreo de esta actividad para garantizar la respuesta oportuna. De conformidad con la normatividad aplicable en esta materia, el auxiliar de archivo, no podrá reservar números de radicación, no habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de documentos.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 3 de 5

4.2 DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

La secretaria ejecutiva, debe realizar dos recorridos diarios por cada dependencia de la entidad, para distribuir la correspondencia, los recorridos deben hacerse a las 11:00 am y 4:30 pm. En cada dependencia se debe recibir correspondencia, en los horarios establecidos en el párrafo anterior, revisando las comunicaciones oficiales recibidas, para que puedan firmar el libro radicador.

4.3 RESPUESTA A COMUNICACIONES OFICIALES

Cuando la comunicación oficial requiera respuesta, el funcionario respectivo la proyecta especificando el asunto, conforme a los lineamientos dados por archivo central, para las respuestas oficiales, y teniendo en cuenta la codificación de las tablas de retención documental, y remitir original y copia, para la firma del jefe de la dependencia o el Contralor, según sea el caso. Cuando el oficio de respuesta, requiere la firma del Contralor, la responsable del control y registro de los recibidos por dependencia, es la secretaria ejecutiva, y cuando tengan la firma, los remite al auxiliar de archivo para el envío, dejando registro en su libro de entrega de correspondencia. Los líderes de procesos que proyecten oficios de respuesta o solicitudes a entidades, deberán unificarlos, para programar una sola ruta al día, evitando ir dos veces a una misma entidad.

4.4 CIRCULARES EXTERNAS Este tipo de comunicación será utilizado por el Contralor, y es de interés general para las entidades sujetas de control, que será proyectada por la secretaria ejecutiva en el formato establecido, asignado el número consecutivo y una vez firmada, debe ser entregada al funcionario responsable de la ventanilla única (con las copias que requieran ser entregadas).


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 4 de 5

4.5 ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones en general que las dependencias deban enviar a usuarios externos y otras entidades, que no requieran la firma del Contralor, serán entregadas directamente al responsable de la ventanilla única, quién deberá revisar el asunto, dirección a la cual va dirigida, y si tiene anexos o no; en caso de que alguno de los puntos a revisar no este correctamente, no se recibe y se explica el motivo, para que el funcionario de la dependencia realice la corrección pertinente. Cuando esté a conformidad, el responsable de la ventanilla única lo radica y registra en el sistema como correspondencia despachada, con los mismos datos que se ingresan en las comunicaciones recibidas. El responsable de la ventanilla única, clasifica según su destino y se lo entrega al funcionario de la empresa de correspondencia, dejando registro de lo entregado en el formato de control de mensajería, en donde va el destinatario, dirección y número del oficio. En caso de que la dirección sea errada, se informara a la persona que elaboro el documento para que este proceda a la publicación en la cartelera de la entidad.

5. DEFINICIONES VENTANILLA ÚNICA: Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública, e informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

6. RIESGOS

• Oficios internos y externos sin radicar.

• Entrega inoportuna de las comunicaciones oficiales externas.

• Manipulación de la documentación por parte de terceros

• No respuestas oportunas por parte de las peticiones

• Perdida de documentos.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.1 GD-1 30-01-2020 12.0 5 de 5


• Planillas de registro para correspondencia recibida y despachada.

• Diligenciamiento y seguimiento del libro de registro de correspondencia a cargo de la secretaria ejecutiva


• Formato correspondencia

• Formato control de mensajería.

• Formato de correspondencia despachada.




DIANA MILENA BEDOYA Subcontralora (E)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

CÓDIGO


PR 1.2.4.3.2 GD-2 30-01-2020 10.0 1 de 3

1. OBJETIVO Recepcionar y distribuir correcta y oportunamente a las diferentes dependencias, todas las comunicaciones internas de interés para los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la selección del tipo de comunicación a utilizar, y termina en el archivo del documento.

3. RESPONSABILIDAD Todos los funcionarios.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 MANEJO DE MEMORANDOS Este tipo de comunicación oficial, es elaborada por los miembros que conforman el Comité Directivo y utilizada al interior de la contraloría una vez diligenciado el formato establecido, debe ser entregado al funcionario responsable de la ventanilla única (con las copias que requieran ser entregadas, quien es el encargado de entregar en el recorrido de correspondencia este tipo de información, dejando registro en el libro radicador de correspondencia interna entregada a las dependencias, en el libro se registra la dependencia productora, asunto, fecha, y dependencias a las que se entrega con número de radicado.

4.2 COMUNICACIONES INTERNAS Este tipo de comunicación será utilizado al interior de la Contraloría para aquellas solicitudes o requerimientos de cualquier tipo entre los funcionarios, una vez proyectado el oficio establecido, debe ser entregado al funcionario responsable de la ventanilla única (con las copias que requieran ser entregadas, y para la unidad productora), quien es el encargado de entregar en el recorrido de correspondencia este tipo de información, dejando registro en el libro radicador de correspondencia interna entregada a las dependencias, en el libro se registra la dependencia productora, asunto, fecha, y dependencias a las que se entrega con número de radicado, siempre y cuando sea una carta entre dependencias.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.2 GD-2 30-01-2020 10.0 2 de 3

El correo electrónico institucional, es un medio oficial de comunicación interna y externa para uso corporativo, a través de él se transmite información entre los funcionarios de la entidad y hacia los sujetos de control; este sistema almacena el flujo de mensajes, reenvía a uno o varios destinatarios en caso de ser necesario y guarda registro con fecha y hora de envió del mensaje; cada funcionario de planta de personal cuenta con un casillero a través del cual recibe y envía comunicación interna, debe revisarse mínimo dos veces al día y sus condiciones de uso se reglamentan en las Políticas para la Administración y Manejo de las TI PR 1.2.3.4 GS-1numeral 4.2.

4.3 MANEJO DE RESOLUCIÓNES1: La dependencia que requiera que se emita una resolución, deberá proyectarla conforme al formato establecido en la entidad, y remitir al Asesor Jurídico para su revisión, visado y asignación de número consecutivo y fecha por parte de la secretaria ejecutiva quien es la funcionaria responsable del control y registro en una hoja de Excel, dejando constancia del asunto y del funcionario que la proyecta, luego pasa al Contralor para revisión final, aprobación y firma. Finalmente, el despacho remite copia del acto administrativo, firmado al funcionario que lo proyectó. Parágrafo: Para el caso de la Dirección de la Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, la Directora, una vez requiera de la emisión de acto administrativo, (Resolución) dentro del ejercicio del Control fiscal, solicitará a la secretaria ejecutiva en calidad de responsable del control y registro de esta, número consecutivo y fecha de la resolución. Una vez la Directora proyecte y suscriba el acto administrativo (Resolución), con la denominación Resolución No. Xxxx RF, deberá remitir documento original al despacho para su archivo.


CÓDIGO


PR 1.2.4.3.2 GD-2 30-01-2020 10.0 3 de 3

5. DEFINICIONES

No aplica.

6. RIESGOS

• Memorando o Documentos internos sin Radicar


• Libro Radicado


• Libro Radicador.

• Tablas de Retención Documental.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA Subcontralora (e)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA MANEJO DEL ARCHIVO CENTRAL

CÓDIGO


PR 1.2.4 GD-3 30-01-2020 9.0 1 de 3

1. OBJETIVO Dar los lineamientos para el manejo del archivo central en la Contraloría Municipal de Pereira.

2. ALCANCE Inicia en la transferencia documental, y termina con el traslado al archivo central.

3. RESPONSABILIDAD Auxiliar de archivo y cada una de las dependencias de la unidad.

4. DESCRIPCIÓN 4.1 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Una vez al año, cada funcionario de la entidad, debe realizar la transferencia documental de su archivo de gestión al archivo central, conforme a lo establecido en las tablas de retención documental y al cronograma elaborado por el área de gestión documental, durante el primer trimestre de la vigencia siguiente. Para ello debe diligenciar sin tachones ni enmendaduras, el formato de transferencia documental, e inventariando las cajas perfectamente identificadas, con las carpetas a transferir, y entregar el formato diligenciado al responsable de la ventanilla única, quién revisa el contenido, para verificar el estado de las carpetas que hayan sido entregadas con la identificación, de series, subseries y código, legajadas adecuadamente, con máximo 200 hojas por tomo y en el último hasta 250 folios y foliadas a lápiz en la margen superior derecha, para esto el responsable de la ventanilla única debe firmar el recibido a conformidad del formato de transferencia documental, de lo contrario devolverá al funcionario, explicando los motivos de la devolución para que haga los ajustes pertinentes.

4.2 CLASIFICACIÓN DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Luego de aceptadas las transferencias documentales, el responsable de la ventanilla única, debe identificarlas con la numeración consecutiva que se maneje, dentro del archivo central, y ubicarlas físicamente, con el fin de facilitar su búsqueda cuando se requiera.


CÓDIGO


PR 1.2.4 GD-3 30-01-2020 9.0 2 de 3

4.3 PRESTAMO DE DOCUMENTOS A FUNCIONARIOS Y EXTERNOS

Cuando un funcionario requiera ver documentos, o sacar fotocopia de los mismos, que se encuentran en el archivo central, deberán diligenciar el formato de préstamo interno de documentos. Y se lo entregará al funcionario responsable de la ventanilla única, quién tendrá un plazo de hasta cinco días hábiles, para atender el requerimiento de información. Las solicitudes se archivan por dependencia y por funcionario, para cuando este devuelva los documentos, el responsable de la ventanilla única pueda ubicar fácilmente el formato y registrar el estado del documento entregado en el formato inicial de préstamo. Si el funcionario, no entrega el documento, afectará la expedición del paz y salvo de archivo en el momento que lo requiera. De igual forma, en los primeros quince días de diciembre, antes de finalizar la vigencia, el auxiliar de archivo entregará al Subcontralor reporte del estado de los préstamos de documentos, por dependencia y funcionario, para que proceda a notificar a cada uno, para que realice la devolución del documento al archivo central antes de terminar la vigencia. El funcionario que incumpla lo señalado, será objeto de la aplicación de las sanciones respectivas. El préstamo de documentos al cliente externo se hace a través de recepción de solicitud por medio escrito, ésta es dirigida al área correspondiente para el trámite respectivo1.

4.4 MANEJO O TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS A BODEGA Una vez cumplido el ciclo vital de los documentos, según lo establecido en las tablas de retención documental, el auxiliar de archivo procederá a organizar e identificar en las cajas de archivo los expedientes que cumplan la condición. El auxiliar administrativo, encargado de la ventanilla única y archivo central, será el funcionario encargado de trasladar el archivo más antiguo hacia la bodega.

4.5 EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS DE ARCHIVO Cuando un funcionario requiera de paz y salvo de archivo, hará la solicitud al auxiliar de archivo, quién procederá a verificar en los soportes de préstamo interno de documentos, el estado del solicitante. Si se encuentra al día, se diligencia el formato de paz y salvo y se firma, de lo contrario se procede a informar al

1 Para el caso de solicitudes externas a la Contraloría de documentos, se cumplirá lo señalado en este numeral, con el fin de preservar la integridad de los expedientes.


CÓDIGO


PR 1.2.4 GD-3 30-01-2020 9.0 3 de 3

Subcontralor, para que le solicite al funcionario ponerse al día con el préstamo de documentos internos, y cuando el funcionario devuelva todos los documentos que había prestado, el auxiliar de archivo dejará registrado en los formatos respectivos el estado de entrega de documentos y diligenciará el paz y salvo de archivo.

5. DEFINICIONES No aplica.

6. RIESGOS • Inadecuada administración del archivo central e histórico de la entidad. • Trasferencia realizadas fuera de los tiempos establecidos por el cronograma

laborado.

7. PUNTOS DE CONTROL • Diligenciar las planillas de préstamos. • Formato de trasferencia documental.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Formato de paz y salvo de archivo. • Formato de préstamo interno de documentos • Formato de transferencia documental • Tabla de retención documental. •

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO


DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA Subcontralora (e)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DEPEREIRA PLAN DE DESARROLLO TECNOLOGICO, POLITICAS Y

CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 1 de 4

1. OBJETIVO Presentar propuestas de desarrollo tecnológico para la entidad e implementar los ajustes necesarios de las políticas para la administración y tratamiento de contingencias para el área de sistemas de la Contraloría Municipal de Pereira, de tal forma que se garantice la continuidad de operaciones en materia tecnológica.

2. ALCANCE Inicia con la elaboración del diagnóstico de necesidades tecnológicas de la entidad que muestra la realidad institucional en el área de tecnología y culmina con los ajustes al plan de contingencia.

3. RESPONSABILIDAD Auxiliar Administrativo y técnico operativo del área de sistemas

4. DESCRIPCIÓN

4.1 ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE SISTEMAS Y PLAN DE ACCION TECNOLÓGICA

El Auxiliar Administrativo del área de Sistemas, revisa la matriz de riesgos institucional, o realiza encuesta de necesidades y presenta propuesta, con el fin de elaborar el Plan de Acción del Área de Sistemas, acorde con las estrategias instituidas en el plan de desarrollo institucional, establece las partidas presupuestales aproximadas que se requieren para dar cumplimiento a lo programado para la vigencia siguiente. Una vez inicie la siguiente vigencia, dentro del primer bimestre, el Auxiliar Administrativo presenta el Plan de Acción al Subcontralor para socializar al comité directivo que revisa y aprueba las actividades programadas para el año; diligencia el formato FO 1.1.1.3-1 Plan de Acción donde se establecen las actividades, metas, responsables y fechas de ejecución, acorde con el plan anual de adquisiciones. Semestralmente presenta evaluación de la ejecución del plan al igual que informe de gestión del área de sistemas al superior inmediato.


CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 2 de 4

4.2 AJUSTES A LAS POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS TIC El Auxiliar Administrativo revisa, cada vez que considere necesario ajustar el estado de actualización de las políticas para la administración de la tecnología; realiza las mejoras y cambios necesarios, observando los mecanismos adecuados de control y autocontrol. Presenta al comité de calidad los ajustes para su análisis, revisión y aprobación. Se publica el documento actualizado y se comunican los cambios a través del correo electrónico institucional y si es necesario se programan charlas informativas con los funcionarios de la entidad. El Auxiliar Administrativo y el Técnico Operativo del área de sistemas, monitorean el cumplimiento de las políticas al interior de la entidad y presentan informe de seguimiento al superior inmediato, si es necesario, se envía a la asesoría de control interno para su evaluación y toma de medidas necesarias a que haya lugar. 4.3 AJUSTES AL PLAN DE CONTINGENCIA Se elabora documento donde se analizan los riesgos de acuerdo a los componentes inherentes al área, se determinan los elementos que pueden ser afectados, revisa los riesgos y los clasifica por su impacto, de acuerdo a esto, definen el nivel de alarma y desarrolla los procedimientos que se deben seguir en caso de su ocurrencia, igualmente determina responsabilidades de acuerdo a las labores que desempeñan los funcionarios que deben intervenir en la mitigación del riesgo; presenta un inventario de requerimientos a tener en cuenta ante una emergencia, con el fin de minimizar los tiempos muertos; se recopila la información necesaria para determinar los procesos de la entidad que deberán ejecutarse manualmente y los formatos que se deben diligenciar mientras se estabiliza la entidad; una vez concluido el documento presenta al comité directivo para su estudio y aprobación, se socializa a todos los funcionarios a través de la intranet de la entidad. Una vez se elabora el Plan de Contingencia del área de Sistemas de la Contraloría Municipal de Pereira, el Auxiliar Administrativo revisa cada año para realizar los ajustes necesarios, considerando las modificaciones del panorama de riesgos que podrían afectar el normal funcionamiento del área.


CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 3 de 4

5. DEFINICIONES

PLAN DE CONTINGENCIA: Documento que contiene las diferentes actividades y responsables que deberán actuar en caso de presentarse un evento que de alguna manera sea de riesgo para el normal cumplimiento de las actividades de la entidad. POLÍTICAS DEL ÁREA DE SISTEMAS: Documento que establece y reglamenta el uso y administración de la tecnología de información al interior de la institución. PLAN DE ACCION Documento con formato definido que permite desarrollar la programación de actividades o proyectos de una vigencia que contiene metas indicadores cronograma recursos y seguimiento a su nivel de ejecución.

6. RIESGOS

• Obsolescencia y carencia de los recursos tecnológicos.

• Desconocimiento e inaplicabilidad de las políticas del área de sistemas por parte de los funcionarios y contratistas

• Incumplimiento del plan de acción

• Falta de recursos financieros para atender una situación de emergencia

• Falta de recursos financieros para atender los requerimientos establecidos en el plan de acción.

• Sanciones por incumplimiento de las leyes de Derechos de Autor.


• Diagnóstico del área de sistemas previo al inicio de la siguiente vigencia fiscal a fin de establecer los proyectos que involucren recursos financieros a desarrollarse en dicho periodo.

• Seguimiento al cumplimiento del plan de acción por parte de la Subcontraloría, Asesorías de Control Interno y Planeación


CONTINGENCIA

CÓDIGO


PR 1.2.3.4 GS-1 30-01-2020 12.0 4 de 4

• Informes de ejecución del Plan de Acción del área de Gestión de Sistemas al superior inmediato.

• Garantizar las partidas presupuestales ajustadas al estudio de necesidades y plan de acción.

• Aprobación del plan de acción por parte del Contralor

• Seguimiento del cumplimiento a las Políticas de TIC


Formato Instructivo para la estructuración del plan de acción

• Políticas para la administración y manejo de la Tecnología de la Información

• Plan de Contingencia para el área de sistemas

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARIA LILIANA GIRALDO G. Auxiliar Administrativo

DIANA MILENA BEDOYA L. Representante por la Dirección

JUAN DAVID HURTADO B. Contralor Municipal

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ADMINISTRACIÓN DE LA RED

CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 1 de 6

1. OBJETIVO

Prestar de manera permanente y efectiva, los servicios de red de la Contraloría

Municipal de Pereira.

2. ALCANCE

Inicia con la habilitación de usuarios y servicios de la red y culmina con la

elaboración de los requerimientos para el área de sistemas

3. RESPONSABILIDAD

Auxiliar Administrativo y Técnico Operativo del área de Sistemas

4. DESCRIPCIÓN

4.1 IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS DE RED

Una vez aprobada la propuesta técnico – económica del plan de acción del área

de sistemas para cada vigencia, el Auxiliar Administrativo revisa permanentemente

el funcionamiento de los servicios de red; revisa las seguridades, procede a

configurar y habilitar los nuevos servicios de red; administra el servidor proxy,

revisa el funcionamiento de la red lógica, estaciones de trabajo y programa

actividades de inducción y concientización a los usuarios. Revisa con los

diferentes contratistas encargados de implementaciones tecnológicas, los

requerimientos de mejora o reparaciones necesarias para presentar propuestas

4.2 CREACIÓN DE USUARIOS Y DEFINICIÓN DE PERFILES

El Auxiliar Administrativo recibe la solicitud de parte del Subcontralor para incluir

como usuario al funcionario que ingresa a la entidad; de acuerdo a sus funciones

se define perfil; se asigna el equipo de cómputo, se crea el usuario en las

diferentes aplicaciones que debe utilizar y por medio de correo se hace entrega

oficial de usuario y contraseñas, informando además las responsabilidades,

derechos y prohibiciones de acuerdo a las Políticas de Administración de TI. El


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 2 de 6

Técnico Operativo realiza una breve inducción en el manejo general del equipo,

ingreso a la red, servicios que se prestan, utilización de periféricos habilitados y

manejo de antivirus. Se informa al responsable de inventarios para asignación de

elementos en el inventario individual de bienes.

4.3 SOPORTE PARA USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

Los usuarios internos de la red realizan solicitud de soporte al Auxiliar

Administrativo o al Técnico Operativo del área de sistemas. Para prestar el

servicio de soporte, se determinan dos niveles de servicio así:

Nivel1: Solicitudes de usuarios para atender inconvenientes menores o triviales de

complejidad baja o media.

Nivel 2: Solicitudes de usuarios donde los inconvenientes requieren atención más

especializada.

Una vez analizado el inconveniente, procede a dar prioridad a las soluciones y

realiza la atención de inmediato, si es del nivel 1. Si se determina que la solicitud

no se puede atender, el Auxiliar Administrativo procede a solicitar al Subcontralor

la contratación del servicio o el soporte; una vez culminada la labor el Auxiliar

Administrativo solicita reporte escrito de la visita del contratista responsable de la

revisión, donde conste el problema encontrado, las razones que exigieron la

asistencia más especializada y la(s) solución(es) aplicada(s). Estos reportes son

almacenados por el Auxiliar Administrativo en la carpeta de Mantenimiento de

Hardware.

El Auxiliar Administrativo capacita a los usuarios internos en el manejo de las

aplicaciones y presta soporte, cuando así lo requieran mediante solicitud verbal o

escrita, con el fin de resolver dudas e inconvenientes que se presenten.

El Auxiliar Administrativo recibe solicitudes por parte de los usuarios externos o

sujetos de control por medio de comunicación escrita, vía telefónica, a través de


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 3 de 6

correo institucional o de manera personal, haciendo los requerimientos de soporte

y/o capacitación de los diferentes aplicativos.

El Técnico Operativo realiza semestralmente el mantenimiento físico y lógico de

las estaciones de trabajo y periféricos, previa programación concertada con el

Subcontralor.

4.4 COPIAS DE RESPALDO

El Técnico Operativo del área de sistemas, es el responsable de la realización y

mantenimiento de las copias de respaldo de la información procesada y

almacenada en las estaciones de trabajo de la entidad, quien se encarga de crear

una carpeta dentro de cada estación de trabajo la cual se nombrara con la

identificación de la estación de trabajo en la red corporativa seguido guion y los

dos últimos dígitos de la vigencia y de acuerdo a las reglas establecidas en las

Políticas para Administración de TI. En el dispositivo de almacenamiento en Red

NAS se configuran las mismas carpetas y cada usuario de la red, con el software

nativo de la NAS se sincroniza cada carpeta de información para que se realice

copia o se actualice permanentemente cada documento que se encuentre ubicado

exclusivamente allí. Durante los primeros cinco días de mes siguientes, el Técnico

Operativo del área de sistemas comprime la información de todas las carpetas

ubicadas en la NAS y realiza copia de respaldo en el disco duro externo, dispuesto

para conservar la copia, se entrega bajo custodia al responsable de la ventanilla

única para su inmediato envío a la bodega donde repose el archivo histórico de la

entidad cumpliendo con las reglas establecidas en el Plan de Contingencia del

área de sistemas de la Contraloría Municipal de Pereira.

Para solicitar la restauración de una copia de seguridad, el interesado deberá

diligenciar el formato “Solicitud de Información en Copia de Seguridad” FO1.2.3.1-

3, especificando motivo, nombre del archivo requerido e identificación de la

máquina donde se encuentra la copia que se desea recuperar, entrega la solicitud

al funcionario del área de sistemas disponible, quien procede a recuperar el

documento requerido y lo ubica en el dispositivo NAS.


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 4 de 6

La copia de respaldo de los correos institucionales se realizará semanalmente

debido a las condiciones técnicas del software donde funciona el correo. El

Técnico Operativo ingresará a cada estación de trabajo y una vez cerrado el

programa de Microsoft Outlook, procederá a arrastrar las carpetas donde reposan

las bandejas de correos de cada usuario, hasta el dispositivo NAS.

Al inicio de cada anualidad el Técnico Operativo realiza una copia de toda la

información que reposa en las carpetas de la vigencia anterior, en formato DVD;

esta será custodiada en la Coordinación de Sistemas y servirá como medio de

recuperación de información que requieran los usuarios.

Una vez se cope el tamaño del disco duro donde se almacena la copia externa, se

procederá a duplicar su contenido en un disco duro con las características

técnicas de los que posee el dispositivo NAS; esto con el fin de preservar el

histórico de las copias de respaldo y así poder ser recuperado cuando se requiera.

4.5 DIGITALIZACION Y PREPARACIÓN DE INFORMES DE LEY

El Técnico Operativo del área de sistemas recibe en medio digital (documento

Word o Excel) los informes previamente revisados por los líderes de procesos,

responsables del contenido de la información; procede a estandarizar el

documento y transfiere al software de diseño, realiza los ajustes de presentación,

entrega un diagrama inicial del documento que es revisado por el responsable de

área y el Contralor quienes efectúan los respectivos ajustes para expedir el

informe definitivo. El Técnico operativo transfiere a formato PDF los documentos

finales, graba la información en formato CD-ROM y presenta a quien corresponda,

finalmente se publica en la página web de la entidad y se entrega a los clientes

externos con oficio remisorio.

4.6 REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE

El Auxiliar Administrativo mantiene un registro actualizado cada elemento

tecnológico de la entidad con los datos relevantes de este como identificación,

ubicación, responsable de custodia y configuración; este se registra en el formato


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 5 de 6

ficha técnica de hardware y software y mantiene un record de las novedades que

se presentan.

Para mantener control sobre los elementos el Auxiliar Administrativo responsable

de inventarios, revisa dos veces al año y realiza conciliación con el auxiliar

Administrativo del área de sistemas para llevar control de existencias y del

inventario individual de bienes.

El Auxiliar Administrativo revisa cuando es necesario el inventario del área

tecnológica a fin de determinar los elementos que son susceptibles de dar de baja,

emite concepto técnico y presenta el reporte al Comité de Sostenibilidad con el

respectivo trámite.

El Auxiliar Administrativo debe reportar en un término no superior a dos días

hábiles, al Auxiliar de Almacén e Inventarios de la entidad, toda novedad que

afecte el registro individual de bienes tecnológicos (entradas, salidas, traslados,

pérdidas o daños).

4.7 REQUERIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS

TECNOLOGICOS

El Auxiliar Administrativo presenta al Subcontralor los elementos que se requieren

para el normal funcionamiento de la red de la Contraloría Municipal con las

condiciones técnicas con que se deben adquirir y justifica la motivación de la

adquisición; se puede hacer requerimiento dentro del plan de acción que elabora

el Auxiliar Administrativo para un periodo o vigencia y de acuerdo a los elementos

que necesite la entidad.

5. DEFINICIONES

COPIAS DE RESPALDO: Copias de los archivos de cada estación de trabajo que

se almacenan en unidades de almacenamiento masivo y se custodian para su

conservación.


CÓDIGO


PR 1.2.3.2 GS-2 30-01-2020 13.0 6 de 6

HARDWARE: Corresponde a todos los elementos tangibles o físico de una

computadora o elementos complementarios.

MEDIO MAGNÉTICO: Dispositivo utilizado para almacenar en bloque información

digital procesada en computadora.

PERFILES DE USUARIO: De acuerdo a las funciones y responsabilidades de un

usuario del sistema; se definen los permisos que puede ejecutar en éste.

SOFTWARE: Corresponde a los elementos intangibles datos información o

programas almacenados en las computadoras.

6. RIESGOS

• No aprovechamiento de los medios de comunicación electrónicos.

• Uso Inadecuado de las contraseñas.

• Uso inadecuado del hardware

• Instalación de software sin la debida licencia


• Ajuste anual de las políticas para utilización de servicios y elementos de la red

corporativa.

• Capacitación en el uso de los medios de comunicación electrónicos, servicios y

elemento de la red corporativa.

• Servicios restrictivos.

• Copias de seguridad.

• Aplicación de las Políticas para la Administración de las TIC.

• Concientización periódica a los funcionarios sobre el conocimiento y

cumplimiento de Políticas para la Administración de las TIC

• Informes de Gestión del Área y de Ejecución del Plan de Acción


• Formato Solicitud de información en copia de seguridad

• Políticas del área de sistemas.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARIA LILIANA GIRALDO G. Auxiliar Administrativo

DIANA MILENA BEDOYA L. Representante por la Dirección

JUAN DAVID HURTADO B. Contralor Municipal

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ADMINISTRACIÓN DE LA WEB

CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 1 de 4

1. OBJETIVO Tener una página web institucional permanentemente actualizada con la información enviada por cada líder del proceso, de manera que preste un eficiente servicio a la ciudadanía y sea un canal de comunicación de doble vía efectivo entre la institución y la comunidad en general.

2. ALCANCE Inicia con la entrega de información institucional por parte de los líderes de procesos y finaliza con la actualización en la web de la información, la interacción con los diferentes canales de información entre la entidad y la ciudadanía.

3. RESPONSABILIDAD Técnico Operativo del área de sistemas encargado de la publicación de información en el portal, líderes de Proceso encargados de proporcionar la información pertinente a ser publicada. y del seguimiento de las denuncias, peticiones, solicitudes, quejas y reclamos.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN INTRANET Los líderes de proceso remiten a través del correo electrónico institucional al Técnico Operativo del área de sistemas, la información que consideren importante para el conocimiento general de los funcionarios, para que sea publicada en la intranet institucional. Periódicamente revisan el contenido y envía al área de sistemas las actualizaciones pertinentes. El Técnico Operativo revisa semestralmente los contenidos y presenta informe del estado al superior inmediato y a la Asesoría de Control Interno. Los líderes de procesos son los responsables de la calidad, veracidad y actualidad de la información contenida en los espacios estructurados para la publicación de la información en intranet.


CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 2 de 4

4.2 PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN PÁGINA WEB Los líderes de cada proceso, son los responsables de la generación de los contenidos de la página, actualizando en forma permanente y verificando que la información que va a ser publicada en la web institucional sea verás, oportuna, coherente, entendible y competente a su responsabilidad y proceso; luego es enviada a través del correo electrónico institucional al Técnico Operativo del área de sistemas, con la ubicación exacta dentro de la página web donde se debe publicar, esto con el fin de generar trazabilidad en el procedimiento y establecer responsabilidades, El Técnico Operativo se encarga de publicar oportunamente en la página web institucional. Si es necesario modificar la presentación de la información, el líder del proceso responsable de la información, detallará los requerimientos especiales dentro del correo que envíe con los documentos a publicar; una vez se publique el documento, el Técnico Operativo diligencia el formato Control de Publicación de Información en la Página Web, revisa con el líder responsable, quien firma el recibido conforme al verificar que este procedimiento culmine satisfactoriamente.

4.3 PUBLICACIÓN DE CONTRATACIÓN El Asesor Jurídico remite, a través del correo institucional, al Técnico Operativo del área de sistemas, toda la información correspondiente a los contratos que realiza la entidad mensualmente, dentro de los cinco días siguientes a la culminación del mes. El Técnico Operativo genera los enlaces respectivos de cada contrato al SECOP y el asesor jurídico verifica la publicidad de la información contractual.

4.4 CREACIÓN O ELIMINACIÓN DE USUARIOS Una vez ingrese o se retire un funcionario de la entidad, el Técnico Operativo del Área de Recursos Humanos, lo reporta a la oficina de sistemas para que sea registrado o retirado según el caso (de la intranet) y se asigne la respectiva contraseña y correo electrónico institucional, o se elimine el usuario de los servicios prestados a través de la red.


CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 3 de 4

5. DEFINICIONES CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL: Medio de comunicación escrito que funciona a través de Internet y que corresponde a una casilla de correo digital donde se recepciona o se envían comunicaciones de carácter laboral e institucional. INTRANET: es una red de cómputo privada basada en los estándares de Internet. La Intranet utiliza tecnologías de Internet para enlazar los recursos informativos de una organización, desde documentos de texto a documentos multimedia, bases de datos, sistemas de gestión de documentos. La Intranet puede incluir sistemas de seguridad para la red, tablones de anuncios y motores de búsqueda PAGINA WEB: localización en la Word Wide Web que contiene documentos organizados jerárquicamente consistentes en textos, gráficos, audio y diagramas que aparecen en forma digital en la pantalla de una computadora.

6. RIESGOS

• No disponer de los servicios de página web e intranet.

• Contenido inapropiado o publicado de manera desordenada en la página web de la entidad.

• Incumplimiento de los Lineamientos y Recomendaciones para el uso de las Medios Sociales en el Estado Colombiano de la estrategia Gobierno en Línea

• Incumplimiento de la Guía de Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública


• Estudio de necesidades del área.

• Inclusión en el Plan de Compras.

• Garantizar las partidas presupuestales ajustadas al estudio de necesidades.

• Revisión constante por parte del funcionario asignado para el mantenimiento de contenidos en la página Web y la Intranet.

• Revisión periódica por parte de la Asesoría de Control interno, analizando el estado de actualización y tomando las medidas pertinentes


CÓDIGO


PR 1.2.3 GS-3 30-01-2020 7.0 4 de 4

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS Control de Publicación de Información en la Página Web

ACTUALIZO

REVISÓ APROBÓ

ADOLFO RUIZ HENAO Técnico Operativo

DIANA MILENA BEDOYA L. Subcontralora (e)



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA VALORACIÓN DEL RIESGO

CÓDIGO


PR 1.1.3.3 CI-1 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO La Asesoría de Control Interno de acuerdo a su rol, asesora a las áreas de la entidad cuando lo requieran, en la identificación y elaboración de los riesgos Institucionales y de Corrupción.

2. ALCANCE Inicia con la asesoría a los procesos en la identificación del riesgo y termina en el seguimiento y monitoreo a los indicadores de gestión.

3. RESPONSABILIDAD DEL MONITOREO Y SEGUIMIENTO Asesor de Control Interno

4. DESCRIPCIÓN

4.1 MONITOREO Y SEGUIMIENTO

Los Líderes de los procesos una vez identificados los riesgos y consolidados en los formatos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, remitirán a la Dirección de Planeación y Participación Ciudadana para su consolidación final. La Dirección de Planeación y Participación Ciudadana una vez consolidados los riesgos de Corrupción y los Institucionales, debidamente formalizados; remitirá a la Asesoría de Control Interno para su monitoreo y seguimiento a los riesgos. La asesoría de Control Interno, una vez le sean allegados los mapas de Riesgos Institucionales y los mapas de Riesgos de Corrupción, verificará su cumplimiento con las evidencias y/o soportes respectivos y generará los indicadores de cumplimiento por proceso. Verificado el cumplimiento con los indicadores respectivos de cada proceso, elabora informe de auditoría en forma trimestral y reporta los resultados obtenidos a la dirección de Planeación y Participación Ciudadana para que con los indicadores de Gestión alimente el tablero de indicadores de la entidad y sirva de base para la toma de decisiones.


CÓDIGO


PR 1.1.3.3 CI-1 30-01-2020 8.0 2 de 3

NOTA: Al inicio de cada vigencia los líderes de los procesos, elaboran los mapas por dependencia (procesos) y todos estos en conjunto, representan el mapa de riesgos de la entidad. Documento que es debidamente adoptado mediante acto administrativo firmado por el Contralor y publicado en la página Web de la Contraloría.

5. DEFINICIONES

RIESGO: Es un suceso incierto que pueda llegar a presentarse en un futuro, dependiendo de variables externas e internas. Es entonces, la “cuantificación de una Amenaza”. Es toda amenaza evaluada en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y a su severidad (gravedad) esperada. CAUSA: Son los factores que podrían inducir hechos o situaciones perjudiciales para la organización. Son las situaciones que podrían propiciar siniestros al sistema, generan riesgo. CONTROL: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

CONTROL DEL RIESGO: Es la parte del procedimiento que consiste en identificar e implementar medidas de prevención, protección y recuperación para el tratamiento de los riesgos, incluyendo el desarrollo e implementación de programas de control de pérdidas (o desviaciones de los procesos), los planes de contingencia que permitan atender situaciones de emergencia y desastre SEGUIMIENTO: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura.

6. RIESGOS

• Falta de seguimiento al Mapa de Riesgos de la entidad.

• Deficiente valoración del riesgo ocasionada por falta de soportes y/o evidencias en las acciones ejecutadas por los líderes de los procesos.

• No entrega oportuna de los mapas de riesgos por parte de los líderes de los procesos.


CÓDIGO


PR 1.1.3.3 CI-1 30-01-2020 8.0 3 de 3


Seguimiento trimestral a los mapas de riesgos institucionales y de corrupción por parte de los responsables de los procesos y el Asesor de Control Interno.


• Formato de mapa de riesgos Institucional.

• Formato de mapa de riesgos de Corrupción.

ELABORÓ

REVISÓ APROBO

MARTHA LUCIA GIL GARCÍA Asesora de Control Interno

Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-2 30-01-2020 10.0 1 de 3

1. OBJETIVO

Asesorar en el establecimiento de las acciones, políticas, métodos, y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo de los procesos de la Contraloría, que permitan garantizar una función administrativa transparente, eficiente, en cumplimiento de la constitución, leyes y normas que la regulan.

2. ALCANCE Inicia con la formulación del plan de auditoria y termina con la formulación de los indicadores de cumplimiento.

3. RESPONSABLE


4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS El Asesor de Control Interno con el fin de evaluar la efectividad del control en la entidad, elabora finalizando cada vigencia informe de gestión, consolidando los indicadores de gestión del área de Control Interno y sobre esta base estructura el Plan de Auditorias de la siguiente vigencia. Elabora el cronograma del Plan de Auditoria y allí se deben evidenciar las auditorías a desarrollar y los componentes del Control Interno de auditorías en cumplimiento de la Ley 87 de 1993. El Asesor de Control Interno realiza un plan de auditorías internas basado en su Manual de Auditoria (para cada proceso), donde se describe: proceso a auditar, nombre de la auditoría, objetivo general, objetivos específicos, base legal, responsable y fecha auditoría, el cual será presentando al Comité Coordinador de Control Interno para su aprobación y adopción.

4.2 EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS.

El Asesor de Control Interno inicia el ciclo de auditorías internas de gestión y socializa con cada líder de proceso. En la ejecución de las auditorias de los procesos se eligen carpetas y en general documentos soportes a estos, de manera aleatoria para verificar el cumplimiento de las actividades y de la normatividad legal vigente que le aplique, (según sea la auditoría que


CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-2 30-01-2020 10.0 2 de 3

se esté realizando), con el fin de dejar en los registros de la auditoría evidencia de los soportes revisados. Una vez realizada la auditoria el Asesor de Control Interno comunica las observaciones encontradas al líder del proceso quien a su vez puede objetar las mismas, posteriormente realiza el informe preliminar el cual contiene los hallazgos si se presentaron. Posteriormente se remite formalmente el informe al Líder del Proceso quien ejercerá el derecho de contradicción cuando haya lugar, el cual será analizado por el Asesor para producir el informe final y solicitará los planes de mejoramiento en caso de que aplique.

4.3 SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO El Asesor de Control Interno, realiza seguimiento a los planes de mejoramiento formulados por proceso de acuerdo a lo establecido en el plan de auditoria de cada vigencia y de conformidad con los tiempos establecidos por cada líder de proceso. En forma trimestral la Asesoría de Control Interno generará indicadores de gestión de acuerdo al seguimiento que realice a los procesos auditados y reportará a la Dirección Operativa de Planeación y Participación Ciudadana para alimentar el tablero de indicadores. El Asesor de Control Interno, realiza seguimiento trimestral al plan de mejoramiento suscrito con la AGR y a los Planes de Mejoramiento individuales por proceso, como consecuencia de la auditoria internas de gestión y de externa y remite informe al superior inmediato durante los primeros 5 días del corte del trimestre.

5. DEFINICIONES PLAN DE MEJORAMIENTO: El Plan de Mejoramiento es la relación de actividades a realizar por la Entidad para corregir las deficiencias detectadas y comunicadas en el proceso auditor. Con base en las novedades encontradas, estas son detectadas, validadas y dadas a conocer en forma oportuna al líder del proceso durante el proceso auditor y estos, deben originar como respuesta un Plan de Mejoramiento por proceso que debe contener: La deficiencia o hallazgo, la acción de mejoramiento, los responsables por la ejecución de las actividades: nombre y cargo y el plazo de ejecución.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del programa anual de auditorías internas.

• Incumplimiento en el Plan de mejoramiento.


CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-2 30-01-2020 10.0 3 de 3


• Revisión y documentación del Plan de Acción por trimestre de Control Interno.

• Revisión y documentación de los Mapas de Riesgos Institucionales por trimestre y de corrupción de los procesos misionales y de apoyo.

• Revisión y documentación del Plan de Acción por trimestre de los procesos misionales y de apoyo.

• Revisión y documentación del Plan de Auditoria por trimestre de Control Interno. 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos institucionales.

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos de Corrupción.

• Formato de seguimiento a los panes de acción.

• Formato de plan de mejoramiento por proceso

• Actas del Comité de Calidad

• Actas del Comité Directivo.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARTHA LUCIA GIL GARCÍA

Asesora de Control Interno Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA FOMENTO A LA CULTURA DEL CONTROL Y EL AUTOCONTROL

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-3 30-01-2020 8.0 1 de 2

1. OBJETIVO Diseñar y desarrollar actividades al interior de la entidad, que fortalezcan la capacidad de detectar desviaciones en los procesos y actividades de trabajo bajo su responsabilidad, para que puedan efectuar los correctivos necesarios y conseguir el mejoramiento continuo de cada una de las áreas.

2. ALCANCE Inicia en la planeación de actividades y termina en la ejecución de estas.

3. RESPONSABILIDAD Asesor de Control Interno, con el acompañamiento de los demás funcionarios de la entidad.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE CAPACITACIONES El Asesor de Control Interno elaborará al inicio de cada vigencia, el Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol, con su respectivo cronograma de ejecución, el cual será presentado al Comité Coordinador de Control Interno (Comité Directivo) junto con el plan de Auditorias para su aprobación, donde incluye capacitaciones y talleres de cultura de autocontrol, que se dictaran durante el período fiscal y posteriormente se presentará al Subcontralor para que sea incluido dentro del programa de capacitación de la vigencia respectiva.

Una vez aprobado el Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol, se elaborará por parte de la Asesora de Control Interno el informe de resultados en forma trimestral.

4.2 DESARROLLO DEL FOMENTO DEL AUTOCONTROL

El Asesor de Control Interno según programa de capacitación aprobado, velará porque las capacitaciones solicitadas sean tenidas en cuenta en el PIC de cada vigencia. En las capacitaciones se incluirán temas referentes a la promulgación de valores, principios y conductas éticas fundamentales del servidor público y de la Entidad, la reglamentación de Control Interno a través de los mecanismos proporcionados por la Constitución y la ley, a demás del quehacer de Control

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA FOMENTO A LA CULTURA DEL CONTROL Y EL AUTOCONTROL

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-3 30-01-2020 8.0 2 de 2

Interno (Qué hace, Cómo funciona, la ayuda que presta Control Interno en la entidad), talleres de motivación y autoanálisis, entre otras. Estas capacitaciones deben contar con un enfoque hacia la calidad, ya que esta última está concebida como mecanismo para el fortalecimiento del autocontrol en los procesos de la entidad.

Otra de las herramientas que el Asesor de Control Interno utiliza, es la publicación en cartelera de informativos, boletines, avisos y mensajes alusivos al Control y el Autocontrol, con el fin de generar inquietudes y reflexión sobre el tema permitiendo así el desarrollo individual e institucional de la cultura del Control y el Autocontrol.

5. DEFINICIONES

AUTOCONTROL: Es la capacidad que ostenta cada funcionario o servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones.

AUTOGESTIÓN: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa. AUTOREGULACIÓN: Aplicar de manera participativa al interior de la entidad los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, bajo un entorno de integridad eficiencia y trasparencia en la actuación pública.

6. RIESGOS

• No cumplimiento del Plan de Fomento a la Cultura del control y el Autocontrol.


• Generación de informes de Gestión en forma trimestral del Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol.

• Generación de indicadores de gestión.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

MARTHA LUCIA GIL GARCÍA

Asesora de Control Interno Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA


CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA RENDICIÓN CON ENTES EXTERNOS

CÓDIGO


PR 1.1.3.2 CI-4 30-01-2020 8.0 1 de 3

1. OBJETIVO La Asesoría de Control Interno de acuerdo a su rol, coordina y controla la rendición de cuentas a los entes de control en conjunto con el área de Sistemas, dentro de los parámetros establecidos en la normatividad aplicable.

2. ALCANCE Inicia en la solicitud de informes de los organismos de control y termina con el envío oportuno de la rendición de cuenta.

3. RESPONSABILIDAD DEL MONITOREO Y SEGUIMIENTO Contralor Municipal, Asesor de Control Interno y Sistemas.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 SOLICITUD DE PERFILES DE ACCESO AL SIREL El área de Sistemas realiza el trámite pertinente, ante la Auditoría General de la República, para la asignación de los perfiles de acceso al aplicativo del SIREL de los responsables al interior de la entidad de la rendición de cuenta además de las del Contralor, Subcontralor y Asesor de Control Interno.

4.2 ACTUALIZACIÓN DE FIRMA DIGITAL El Asesor de Control Interno, al inicio de cada vigencia, verificará la aplicación de los trámites pertinentes que aseguren la actualización del certificado de la firma digital del Contralor Municipal.

4.3 RENDICIÓN INFORME Cada funcionario responsable de diligenciar los formatos del aplicativo SIREL e información complementaria a estos, debe ingresar al aplicativo en línea, con el perfil de usuario la información que se requiera, culminado el procedimiento, debe informar al Asesor de Control Interno y a Sistemas para su conocimiento y fines pertinentes.


CÓDIGO


PR 1.1.3.2 CI-4 30-01-2020 8.0 2 de 3

4.4 REVISIÓN LISTAS DE CHEQUEO El Asesor de Control Interno y el área de Sistemas como responsables de recopilar la información de la rendición de la cuenta, revisan las listas de chequeo y/o formatos y verifican que la totalidad de la información requerida por la aplicación esté rendida en el aplicativo asignado para tal fin.

4.5 VERIFICACIÓN. El Asesor de Control Interno y el área de Sistemas, con su clave de usuario, verifican que cada funcionario responsable haya diligenciado los formatos oportunamente y adjuntado la información complementaria requerida a través del aplicativo SIREL con tres días de anticipación a la fecha de su vencimiento, de no cumplirse se informará al Comité Directivo para que se tomen las medidas pertinentes.

4.6 FIRMA DIGITAL Una vez rendida la cuenta, la Asesoría de Control Interno informará al contralor que ha sido rendida la cuenta. De igual manera oficiará a la Contraloría General del Departamento, la rendición de la cuenta a través de documento físico y magnético firmado por el Contralor Municipal.

4.7 PRORROGA De conformidad con lo establecido en la Resolución Orgánica emanada de la Auditoría General de la República dentro del proceso de rendición de la cuenta de cada vigencia si se requiere, el Contralor Municipal podrá solicitar prórroga por un término de quince (15) días hábiles debidamente justificada y sustentada, con, por lo menos con cuatro (4) días hábiles antes de vencerse el término para la rendición.

5. DEFINICIONES CUENTA: Es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada por los responsables del erario. RENDICIÓN DE CUENTA: Es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos,


CÓDIGO


PR 1.1.3.2 CI-4 30-01-2020 8.0 3 de 3

bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.

6. RIESGOS

• No cumplimiento de los parámetros establecidos para la rendición de la cuenta.

• Incumplimiento en la presentación del informe por parte de los líderes de los procesos.


• Verificación por parte del Asesor de Control Interno y la Coordinación de Sistemas de la consistencia y pertinencia de la información rendida en la cuenta anual.

• Verificación en el SIREL por parte del Asesor de Control Interno y la Coordinación de Sistemas, que todos los formatos e información adicional, se hayan ingresado antes de la fecha estipulada.

8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS • Manual del usuario del SIREL

ELABORÓ

REVISÓ APROBO


Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (E)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA A LOS PROCESOS

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-5 30-01-2020 2.0 1 de 2

1. OBJETIVO

Asesorar en el establecimiento de las acciones, políticas, métodos, y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo de los procesos de la Contraloría, que permitan garantizar una función administrativa transparente, eficiente, en cumplimiento de la constitución, leyes y normas que la regulan.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de los líderes de los procesos y demás funcionarios para el acompañamiento ya asesoría de los procesos.

3. RESPONSABLE


4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

La Asesoría de Control Interno en su rol de asesor, una vez recibida la solicitud de acompañamiento de las áreas, procede a realizar la misma guardando su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones. La asesoría de Control Interno en su rol de asesoría y acompañamiento debe orientar su labor bajo las siguientes premisas: evitando desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas; mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones; Identificando los riesgos y su evaluación; Implementar y fortalecer el control Interno en general, principalmente en los procesos críticos; Incrementar la calidad y veracidad de la información; desarrollar cada uno de los subsistemas, componentes y elementos del MECI, e identificar fuentes de recuperación y de ahorro. Desarrollar trabajo en conjunto entre la Alta Dirección y la Asesoría de Control Interno, con el fin de que se facilite la identificación de necesidades y planteamiento de soluciones. Realizar en forma permanente en toda la entidad el proceso de difusión, fomentando la cultura del control y el autocontrol, haciendo énfasis en la responsabilidad que cada uno de los funcionarios tiene sobre el mismo. Finalizada la asesoría a las áreas solicitantes, la Asesoría de Control Interno debe documentar la misma, con el fin de que se evidencie este proceso.

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA A LOS PROCESOS

CÓDIGO


PR 1.1.3 CI-5 30-01-2020 2.0 2 de 2

5. DEFINICIONES

INDEPENDENCIA: Libertad de condicionamientos que amenaza la objetividad o la apariencia de objetividad.

6. RIESGOS

• Incumplimiento del programa anual de auditorías internas.

• Incumplimiento en el Plan de mejoramiento. 7. PUNTOS DE CONTROL

• Revisión y documentación del Plan de Acción por trimestre de Control Interno.

• Revisión y documentación de los Mapas de Riesgos Institucionales por trimestre y de corrupción de los procesos misionales y de apoyo.

• Revisión y documentación del Plan de Auditoria por trimestre de Control Interno.

• Revisión y documentación del Plan de Fomento a la Cultura del Control y el Autocontrol por trimestre de Control Interno. 8. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos institucionales.

• Formato de seguimiento a los mapas de riesgos de Corrupción.

• Formato de seguimiento a los panes de acción.

• Actas del Comité de Calidad

• Actas del Comité Directivo.

ELABORÓ

REVISÓ APROBO


Comité de Calidad JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (E)

CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA PROCESO DISCIPLINARIO ORDINARIO

CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 1 de 14

1. OBJETIVO Ejercer la acción disciplinaria sobre las actuaciones de los servidores públicos de la Contraloría Municipal de Pereira que contravengan los derechos, deberes y prohibiciones, o extralimitación en el ejercicio de las mismas.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de quejas, informes y correspondencia en general y finaliza con la realización de los trámites de ejecución de la sanción.

3. RESPONSABILIDAD Grupo de Control Interno Disciplinario Contraloría Municipal de Pereira

4. DESCRIPCIÓN

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE FORMATO

1. Recibir la queja del particular o informe del servidor público.

Subcontralor Informe o queja

2. Determinar si hay lugar a trámite disciplinario: Si no se encuentran elementos de incidencia disciplinaria se dicta auto inhibitorio. (art. 150 parágrafo) Si hay incidencia disciplinaria se dicta auto de indagación preliminar y si está identificado el posible auto de la falta, se dicta auto de apertura de investigación

Subcontralor- Funcionario de Apoyo(Abogado)

Auto inhibitorio en caso que no proceda. Notificación personal o por edicto. Se comunica al quejoso

3. Proyectar el auto de indagación preliminar y se practican pruebas.

Funcionario Comisionado


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 2 de 14


4. Hay lugar a la apertura de investigación o al archivo? Culminada la indagación preliminar se establece si se dan los requisitos del artículo 152 CDU y se proyecta auto de apertura de investigación. De no ser procedente la apertura, se emitirá auto de archivo y terminación del procedimiento según el artículo 73 CDU, se comunica al quejoso y al implicado.

Subcontralor Funcionario Apoyo(Abogado)

Auto de apertura de investigación disciplinaria. Comunicación, notificación personal o por edicto. Auto de archivo o terminación.

5. Comunicar decisión de archivo si no hay lugar: Se comunica decisión de archivo al quejoso y se le informa para que haga uso del recurso de apelación, si lo considera.

Subcontralor Funcionario Apoyo(Abogado

Comunicación auto de archivo al quejoso y al implicado, si se conoce

6. El quejoso interpone recurso de apelación?: Si el quejoso interpone y sustenta el recurso de apelación, se le concede. Si no se concede el recurso el quejoso puede interponer recurso de queja ante el superior jerárquico (Contralor) Si se declara desierto el recurso o no se interpone, el procedimiento termina.

Subcontralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Auto concediendo el recurso de apelación o rechazando, comunicación y notificación. Auto declarando desierto el recurso de apelación, comunicación y notificación.

7. Se concede recurso de queja?: Si la segunda instancia concede recurso de queja, remite el expediente para que el a quo de trámite al recurso de apelación En caso que rechace el recurso de queja devuelve el expediente a primera instancia donde finaliza el procedimiento.

Contralor

Auto concediendo recurso de queja o rechazando, comunicación. Comunicación operador de primera instancia


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 3 de 14


8. Si concede recurso de queja, se procede a evaluar recurso de apelación que dio lugar al de queja: Se evalúa el recurso de apelación para que el operador de segunda instancia confirme o revoque la decisión adoptada por la primera instancia. Si no se concede, fin de la actuación

Contralor

Sentencia de segunda instancia confirmando o revocando la decisión del a quo.

9. Si la decisión es revocar vuelve el proceso a la indagación preliminar o a la apertura.: La segunda instancia puede confirmar el archivo y la remite al operador de primera instancia para que proceda a archivar y terminar la actuación Si la decisión es de revocar lo remite a la primera instancia para proseguir el trámite que puede ser una indagación preliminar o apertura de investigación.


Comunicación al operador de primera instancia.

10. Si la decisión no es de revocar, se realiza la apertura de investigación: Se realiza apertura se envía citación al investigado para que se notifique y comunicación a la Procuraduría. Se ordena práctica de pruebas (documentales y/o testimoniales), se dispone escuchar en versión al implicado, si lo desea.

Subcontralor – Funcionario de Apoyo(Abogado)

Comunicación Procuraduría. Pruebas y notificación personal o por edicto. Citaciones para declaraciones y versión libre


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 4 de 14


12. Prorrogar investigación: Si vencido el término de investigación hicieren falta pruebas, se prorrogará la investigación hasta por la mitad del término, es decir seis meses.


Auto de prórroga de la investigación para allegar pruebas.

13. Proyectar auto de cierre de investigación. Una vez recaudada prueba que permita la formulación de cargos o vencido el término de investigación, se procede a proyectar auto que declara el cierre de investigación. El implicado puede interponer recurso de reposición el cual resolverá el mismo funcionario de primera instancia.


Auto cierre de investigación, notificación al investigado. Auto concediendo o rechazando recurso de reposición. Auto resolviendo recurso de reposición.

14. Realizar evaluación de investigación disciplinaria En firme la providencia del cierre de investigación, se procede a realizar dentro de los 15 días hábiles siguientes, la evaluación de la investigación disciplinaria. En caso de tomarse la decisión de archivo, el quejoso puede interponer recurso de apelación

Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Auto de archivo. Comunicación al quejoso y al investigado.

15. Trámite pliego de cargos Si la evaluación de la investigación conduce a formular cargos, se comunica al investigado, quien debe notificarse personalmente o nombrar apoderado, si no se notifica el operador disciplinario debe nombrarle uno de oficio,


Auto pliego de cargos. Notificación al investigado. Comunicación consultorio jurídico para designación de defensor


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 5 de 14


enviando comunicación a los consultorios jurídicos de las universidades con el fin de que se asigne estudiante de derecho.

16. Revisar descargos y pruebas de descargos Notificado el pliego de cargos quedará en la Secretaría del Despacho por el término de 10 días para que dentro de ese término el investigado o su defensor, presente los descargos, solicite o aporte pruebas.


Descargos. Pruebas

17. Resolver sobre nulidades y ordena práctica de pruebas Vencido el término de 10 días, el funcionario resuelve sobre nulidades propuestas y ordena pruebas en un término no mayor a 90 días. El investigado puede interponer recurso de reposición frente al auto que rechaza la nulidad.


Auto decretando pruebas. Auto resolviendo nulidad. Auto resolviendo recurso de reposición. Comunicación y notificación.

18. Ordenar traslado Una vez evacuado el término probatorio, mediante auto notificable se ordena el traslado por el término de 10 días para que los sujetos procesales presenten alegatos de conclusión. Esta providencia se notifica por Estado.


Auto ordena correr traslado alegatos de conclusión. Notificación al investigado o a su defensor.

19. Proferir fallo El funcionario proferirá fallo dentro de los 20 días hábiles al vencimiento del término de traslado para alegatos de conclusión.


Fallo. Comunicación a los entes de control de la sanción impuesta en caso de no interponer recurso.


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 6 de 14


20.

Notificar fallo Se le notifica el fallo al investigado y a su defensor, quien podrá interponer recurso de apelación dentro del término de ejecutoria.


Notificación personal o por edicto

21.

Comunicar a segunda instancia Si el recurso reúne los requisitos el operador disciplinario procede a concederlo, remitiendo para tal efecto mediante comunicación a la segunda instancia.

Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Comunicación a segunda instancia y envío del expediente

22.

Resolver a través de fallo de segunda instancia Se resuelve dentro de los 45 días siguientes al recibo del proceso. Si se considera necesario se decreta la práctica de pruebas de oficio.

Contralor Funcionario de Apoyo(Abogado)

Fallo de segunda instancia

23.

Remitir a primera instancia Se remite al operador de primera instancia para el registro de la sanción o para absolución según el caso.

Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado

Comunicación envío del expediente a la primera instancia

24.

Informar la imposición de la sanción El operador de primera instancia debe informar a la Procuraduría General la imposición de la sanción.

Sub contralor Sub contralor Funcionario de Apoyo(Abogado

Comunicación

5. DEFINICIONES

QUEJA: Es una de las formas en que se acciona o pone en movimiento el aparato disciplinario, contempladas en el artículo 69 del C. D. U., y constituye un supuesto de reclamación, denuncia o crítica de la actuación administrativa. QUEJOSO: Particular que pone en conocimiento de la autoridad competente una presunta anomalía o irregularidad del comportamiento de los servidores públicos, en ejercicio de sus funciones.


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 7 de 14

FALTA DISCIPLINARIA: Incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único, que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad, que da lugar al adelantamiento de una acción disciplinaria y, consecuentemente, a la imposición de una sanción del mismo tipo. (Art. 23 del C. D. U.) AUTO INHIBITORIO: Decisión que no hace tránsito a cosa decidida, a través de la cual el operador disciplinario se abstiene de adelantar una actuación disciplinaria, por encontrar, entre otros aspectos, que la queja es manifiestamente temeraria, se refiere a hechos disciplinariamente irrelevantes, de imposible ocurrencia o presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa. (Art. 152, parágrafo 1, en armonía con el artículo 73 del C. D. U.) INDAGACIÓN PRELIMINAR: Etapa opcional que se adelanta dentro del procedimiento ordinario, cuya finalidad es establecer la procedencia de la investigación disciplinaria, verificando la ocurrencia de la conducta, determinando si es constitutiva de falta disciplinaria; o identificando e individualizando al autor de la misma. (Art. 150 del C. D. U.) INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa del procedimiento ordinario, adelantada cuando se encuentra identificado al posible autor o autores de una falta disciplinaria, cuyas finalidades son: verificar la ocurrencia de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió; el perjuicio causado a la Administración y la responsabilidad del investigado. (Arts. 152 y 153 del C. D. U.) PLIEGO DE CARGOS: Es una de las formas o posibilidades de evaluación de la investigación y constituye la acusación directa que se hace en contra del disciplinado, con la cual ha de ser juzgado y sometido a un fallo, ya sea absolutorio o sancionatorio. (Art. 162 del C. D. U.) ARCHIVO DEFINITIVO: Decisión con fuerza de cosa decidida, a través de la cual se termina el procedimiento disciplinario en cualquiera de sus etapas o al momento de evaluar la investigación, como consecuencia de encontrarse demostrada cualquiera de las siguientes causales: que el hecho no existió, que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión de responsabilidad, que la actuación no podía iniciarse o proseguirse. (Arts. 73 y 164 del C. D. U.)


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 8 de 14

DESCARGOS: Pieza procesal en la cual el disciplinado se pronuncia y ejerce su defensa frente a los cargos objeto de acusación, solicitando además la práctica de pruebas. (Art. 166 del C. D. U.) FALLO: Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso disciplinario, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de fondo la responsabilidad del investigado, a través de una absolución o una imposición de sanción. (Art. 97, 169 y 170 del C. D. U.) SANCIÓN: Pena de carácter administrativo que se impone a un servidor público considerado responsable de cometer una falta disciplinaria, previo el agotamiento de un proceso ordinario o verbal disciplinario, y en la cual se cumple una función preventiva, correctiva y garantizadora de los principios Constitucionales y Legales que se deben observar en el ejercicio de la función pública. (Art. 16 y 44 del C. D. U.) SUJETOS PROCESALES: Personas autorizadas legalmente para intervenir dentro de la actuación disciplinaria, con facultades expresas para solicitar, aportar y controvertir pruebas; intervenir en las mismas; interponer recursos; presentar solicitudes y obtener copias de la actuación. En materia disciplinaria son el investigado, su defensor y en algunos casos el Ministerio Público (Arts. 89 a 93 del C. D. U.) NOTIFICACIONES: Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones disciplinarias a los sujetos procesales, personalmente, por estado, por edicto, por estrados o por conducta concluyente. (Arts. 100 y s.s. del C. D. U.) RECURSOS: Actuaciones procesales a través de las cuales se faculta a los sujetos procesales, y en algunos eventos al Ministerio Público y al quejoso, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las decisiones disciplinarias, con la finalidad de que las mismas sean revisadas, total o parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía. (Arts. 110 y s.s. del C. D. U.) PRUEBA: Cualquier medio que acredita la certeza de un hecho y constituye presupuesto esencial de una decisión disciplinaria. En materia disciplinaria son medios de prueba la confesión, el testimonio, la peritación, la inspección o visita especial y los documentos, practicados conforme a las normas del Código de Procedimiento Penal (Arts. 128, 129 y 130 del C. D. U.). CONTROL DISCIPLINARIO: Definir acciones administrativas para garantizar el cumplimiento del deber funcional de los servidores según las normas legales. Para determinar e indagar si la conducta del servidor público es constitutiva de falta disciplinaria.


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 9 de 14

6. RIESGOS

• Incumplimiento del procedimiento establecido.


• Verificación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables: Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario). Constitución Política Tratados Internacionales sobre derechos humanos, Convenios Internacionales de la O.I.T. Disposiciones de Código contencioso Administrativo. Disposiciones del Código penal y procedimiento penal. Disposiciones del Código de Procedimiento Civil.



CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 10 de 14

LISTA PARA VERIFICACIÓN MERITO DISCIPLINARIO

ORIGEN QUEJA O DENUNCIA TRASLADO

POR COMPETENCIA

INFORME DE SERVIDOR PUBLICO

OFICIO OBSERVACIONES

Fecha QTIO

Nombre de implicados

Sujeto disciplinable SI NO

Cargo que ostentaba el implicado a la fecha de los hechos:

Conducta por acción:

Conducta por omisión:

Conducta por extralimitación:

Fecha de los hechos

Descripción de la ocurrencia de los hechos:

El funcionario se encontraba al servicio de la entidad:

Si

No

Conducta dispuesta en la ley como disciplinaria:

Si

No

Norma o principio presuntamente afectado:


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 11 de 14

Causal de exclusión de responsabilidad:

El implicado labora actualmente para la entidad?

Si No

Elementos materiales probatorios: Testimoniales Versión libre Documentales Otro medio de prueba

Los elementos materiales probatorios son (SI/NO):

Útiles Pertinentes Conducentes Obtenidos legalmente

Funciones consagradas por el manual de funciones de la entidad:

Presunta afectación de la función publica:

Elementos tendientes a determinar incidencia disciplinaria art.150 ley 734 de 2000:

Competencia de la Oficina de Control Interno Disciplinario:

Si No

Realizar traslado a otra entidad: Si No


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PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 12 de 14

Antecedentes disciplinarios (Boletín de la Procuraduría):

Si No

Acto de nombramiento y posesión a la fecha de los hechos:

Si No

Certificado de vinculación y cuanto ganaba

Si No

Copia del manual de funciones: Si No

Existencia de algún procedimiento interno establecido o delegado:

Si No

Prescripción de la acción disciplinaria:

Si No

Se apertúro indagación preliminar?:

Si No

Primera instancia decidida?: Si No

Segunda instancia decidida?: Si No

Control preferente?: Si No


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 13 de 14

EN CUANTO AL QUEJOSO Y MERITOS DE LA QUEJA

Nombre del quejoso

Anónimo Si No

Anónimo cumple con los requisitos de la ley 190 de 1995 art.38 y la ley 24 de 1997 art.27

Si No

Se observa falsedad o temeridad en la queja:

Si No

Versa sobre hechos irrelevantes Si No

Versa sobre hechos imposibles Si No

Versa sobre hechos difusos: Si No

TRAMITE A SEGUIR

Auto inhibitorio Si No

Aperturar investigación disciplinaria

Si No

Trasladar por falta de competencia art.74 ley 734 de 2000

Si No

Auto de archivo Si No


CÓDIGO


PR 1.2.6 CID-1 27-09-2019 3.0 14 de 14

Auto de reapertura Si No

Notificación sujetos procesales

Tipo de notificación (x) Fecha

Personal

Aviso

Estado

Edicto

Conducta concluyente

Estrado

Notificación al Ministerio público. (art.3 CUD)

Si No

Lo evidenciado mediante el presente checklist se fundamenta libremente con observancia de los principios científicos de la sana crítica.

ELABORÓ REVISÓ APROBO

SUBCONTRALORIA – ASESORIA JURIDICA

COMITÉ DIRECTIVO DIANA MILENA BEDOYA LOAIZA Subcontralora Municipal (e)

CONTRALORÍA MUNICPAL DE PEREIRA DERECHOS DE PETICIÓN

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 1 de 7

1. OBJETIVO Establecer la metodología para la gestión de los derechos de petición, que ingresan a la Contraloría Municipal de Pereira, acorde a lo establecido en la Ley estatutaria 1755 de 2015.

2. ALCANCE Inicia con la recepción del derecho de petición y termina con la respuesta para el peticionario con respuesta de fondo y una vez interpuestos los recursos de Ley, formalizada por las áreas competentes involucradas en el proceso.

3. RESPONSABILIDAD

Áreas Competentes - Procesos Misionales y de Apoyo

4. DESCRIPCIÓN 4.1 PROCEDENCIA:

La Contraloría Municipal de Pereira, en su calidad de organismo de control fiscal del orden Municipal, atenderá las peticiones de interés general o particular, en relación con los asuntos que por su naturaleza le competen.

Las solicitudes que presenten los peticionarios ante la Contraloría Municipal de Pereira, en ejercicio del Derecho de Petición, deberán dirigirse de manera respetuosa y podrán formularse tanto verbalmente (la Entidad formalizará la petición en formato preestablecido) como por escrito, y por cualquier otro medio que permita su conocimiento, inclusive a través de mecanismos técnicos o electrónicos, siempre que sea posible verificar la identidad del peticionario y la fecha de recibo de las mismas. Los funcionarios competentes según el tema, están obligados a dar respuesta de conformidad con el trámite y dentro de los términos que se indican en el presente procedimiento.

4.2 CONTENIDO:

La presentación de la solicitud, verbal, en físico o por vía electrónica, debe contar como


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PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 2 de 7

mínimo con la siguiente información

• Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identificación, dirección y teléfono

• Objeto de la petición o consulta

• Razones en que se apoya.

• Relación de documentos que acompaña.

• Firma del peticionario en caso de que sea necesario.

Las peticiones por escrito y verbales, deberán radicarse en la ventanilla de Archivo en el horario comprendido entre las 7:30 a.m. a 12:00 a.m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m. de lunes a jueves; y viernes de 7:00 a.m. a 5:30 p.m., sin perjuicio de los horarios extendidos que establezca la entidad en caso de ser necesario. Las peticiones presentadas en forma electrónica quedan vigentes al día hábil siguiente de su presentación. El funcionario encargado de recepcionar los derechos de petición asignará un número de radicación con indicación de la fecha de su recibo, a fin de que el peticionario pueda requerir información respecto del estado de su solicitud.

De las peticiones formuladas verbalmente se podrá disponer lo pertinente para dejar constancia escrita de aquellas y obtener la firma del interesado, si este así lo solicitare. En todo caso, el funcionario encargado deberá informarle al interesado la existencia de esta prerrogativa.

4.3 TRÁMITE INTERNO:

Los peticionarios presentan a la Contraloría Municipal de Pereira los Derechos de Petición, Queja o Reclamo, bien sea por escrito, verbalmente o mediante cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia. Una vez recibidos las PQR por los medios mencionados, el funcionario asignado a la ventanilla única de la CMP, revisa, radica, escanea y registra en el sistema el documento, envía copia vía correo electrónico a Control Interno para su monitoreo y seguimiento y Secretaria Ejecutiva; posteriormente lo remite al despacho del Contralor para su conocimiento de todas solicitudes sin excepción alguna. El Contralor una vez determinadas las competencias para dar respuesta al peticionario, allega a la secretaria del despacho las peticiones quien procede a realizar registro en el sistema y en libro radicador como punto de control, dejando el documento original en el despacho y entregando copia al área competente para que resuelva dentro de los términos establecidos por Ley.


CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 3 de 7

NOTA: Cuando las peticiones versen sobre solicitudes de información estadística, certificaciones, copias de documentos y demás, se expedirán por el área competente y se resolverán en forma directa en el tiempo estipulado. El área competente proyectará y firmará la respuesta preliminar o de fondo, para ser remitida al peticionario a la menor brevedad posible y por el medio más expedito. Cuando las respuestas ya sea preliminar o de fondo que requieran ser enviadas por correo electrónico al peticionario, el área competente garantizará su envío mediante el correo institucional en el área de sistemas. Finalizado el procedimiento de respuesta y notificación, el área de gestión documental allegará la respuesta por vía electrónica al área que la generó y a la Secretaria Ejecutiva para su control respectivo, adicionalmente entregará documento original con el recibido del peticionario para su archivo en la carpeta de derechos de petición que reposa en el despacho del Contralor. Si el Derecho de Petición se trata de una Denuncia, Queja, Reclamo, la Secretaria del Despacho inmediatamente trasladará a la Dirección de Participación Ciudadana, para el respectivo trámite, donde darán respuesta preliminar y/o de fondo según sea el tema, sin perder la connotación de Derecho de Petición con su respectivo radicado de ingreso a la Entidad, a fin de que se pueda realizar trazabilidad del documento. Si se trata de una copia de Derecho de Petición de seguimiento, de acuerdo a la competencia de la CMP se tramitará así: a. Se oficiará a la entidad competente para que envié copia de la respuesta de fondo que se le dio al peticionario. b. Según el tema del Derecho de Petición de seguimiento a otra entidad, la Contraloría oficiará para que se le informe de las gestiones realizadas que hizo la entidad para dar respuesta a ese derecho de petición. c. En caso de no obtener respuesta, la Contraloría oficiará a Control Interno Disciplinario de la respectiva entidad para que inicie las acciones disciplinarias del caso. En todos los casos los Derechos de Petición serán de conocimiento de la Asesora de Control Interno y de la Secretaria del despacho para su seguimiento y monitoreo en cumplimiento de los términos establecidos por la norma. Áreas que se encargarán de monitorear su cumplimiento. Peticiones Incompletas. Si en un Derecho de Petición de interés general falta información o se encuentra incompleta, según lo previsto en el Procedimiento de


CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 4 de 7

Derechos de petición de la entidad y en el Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el acto de recibido se le advertirá y solicitará al peticionario, que allegue la información faltante. En el evento que el peticionario insista en que se radique, se dejará constancia de los requisitos o documentos faltantes, de acuerdo a lo establecido en los términos de Ley Solicitud de informaciones o Documentos Adicionales. Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá con claridad, por una sola vez, en forma escrita para que aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que los funcionarios decidan. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzará otra vez a correr los términos pero, en adelante, los funcionarios no podrán pedir más documentos, y decidirán con base en aquellos que se dispongan. Desistimiento: De conformidad con el artículo 18 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada. Desistimiento Tácito: De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015. Notificación de las Decisiones. Las decisiones que resuelven peticiones de información deberán notificarse al peticionario, personalmente, por correo electrónico, o en la dirección aportada por el peticionario siempre de manera clara y oportuna. Términos para resolver las Peticiones. La dependencia a la que se le asigne la responsabilidad de resolver la petición, lo realizará de acuerdo a los términos establecidos en el art 14 y siguientes de la ley 1437 de 2011. El Derecho de Petición en interés general o particular se deberá resolver dentro de los quince 15 de hábiles siguientes a la fecha de su radicación en la Contraloría Municipal de Pereira. Las peticiones de una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días hábiles (máximo 60) a su recepción en la Contraloría Municipal Pereira.


CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 5 de 7

El Derecho de Petición de información o solicitud de copias de documentos se deberá resolver dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando el derecho de petición, requiera la expedición de copias se le debe informar oportunamente por escrito peticionario para que se presente en el horario establecido. Si la naturaleza, volumen o búsqueda de los documentos solicitados amerita una ampliación en el plazo de la entrega, se le comunicará esta circunstancia al peticionario, en la misma forma en que haya presentado la solicitud Cuando se trate de una solicitud de autenticación de copias de documentos que reposen en la Contraloría Municipal de Pereira, estas deberán entregarse al peticionario en compañía de un funcionario de la entidad. Cuando el Derecho de Petición verse sobre solicitud de cumplimiento de normas aplicables con fuerza material de ley o de actos administrativos se deberá resolver dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, de conformidad con él artículo 8° de la Ley 393 de 1997. Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados, se le enviará oportuna comunicación en tal sentido antes de la expiración del plazo, señalando la causa y la fecha en la que se dará respuesta. NOTA: Cuando las peticiones requieran intervención de una o más áreas, el despacho designará el área que proyectará la respuesta. Sin excepción alguna el asunto en la respuesta se deberá citar el radicado del Derecho de Petición con el cual ingreso a la Entidad. Rechazo de Peticiones. Podrán ser rechazadas las peticiones formuladas ante la Contraloría Municipal de Pereira, cuando sean presentadas en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, provocaciones, u otras actitudes similares. Falta de Competencia. Cuando la Contraloría Municipal de Pereira no es el competente para dar respuesta al Derecho de Petición deberá realizar el traslado a la entidad competente dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la solicitud. Igualmente deberá informar del traslado respectivo al peticionario. Atención prioritaria de peticiones. La Contraloría Municipal de Pereira dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocado. Cuando por


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PR 1.1.2.1 AJ-1 09-06-2020 4.0 6 de 7

razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada. Informaciones y documentos reservados, solo tendrá carácter reservado las informaciones o documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la Ley y en especial los contenidos en los procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. En lo relacionado con la reserva legal se dará cumplimiento en lo consignado en los artículos 24 y 25 de la Ley 1755 de 2015.

5. DEFINICIONES: DERECHO DE PETICIÓN (Derecho de Petición): Derecho y garantía constitucional que tiene toda persona para acudir ante las autoridades correspondientes y formular solicitudes respetuosas, bien sea en forma verbal o escrita, o pedir copias de documentos no sujetos a reserva, y obtener una pronta y completa respuesta de fondo en términos previstos en la ley, mediante comunicación expresa de la misma. NOTIFICACIÓN PERSONAL: Es la forma de dar a conocer las decisiones tomadas, directamente y efectivamente a los sujetos procesales. Forma principal e idónea de Notificación y la que la administración debe priorizar y procurar por todos los medios posibles, pues garantiza el derecho de defensa y, por ende, el debido proceso dentro de la actuación. Consiste en la comunicación directa al interesado, o a su apoderado, del contenido de una decisión. NOTIFICACIÓN POR ESTADO: Es la forma como se comunican a los interesados las decisiones que no deban realizarse personalmente, consistente en la anotación en una planilla denominada “estado” de los principales datos del proceso, la fecha de la decisión y el cuaderno en que se halla, la cual debe ser publicada en lugar visible de la secretaría del despacho. NOTIFICACIÓN POR AVISO: Transcurridos cinco (5) días del envío de la citación, ante la imposibilidad de la notificación personal, ésta se hará por aviso que se remitirá a la dirección, faz o correo electrónico que figuren en el expediente, acompañado de la copia íntegra del acto administrativo. En caso de no conocer la información del destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en lugar de acceso al público de la Contraloría, por el término de cinco (5) días. La notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. Así se dejará constancia en el expediente, con la remisión o publicación del aviso y la fecha en que por este medio queda surtida la notificación personal.

6. ANEXOS O FORMATOS UTILIZADOS Formato de Derechos de Petición


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7. RIESGOS

• Incumplimiento de los términos establecidos en la normatividad inherente a las

PQRs, dará lugar a procesos disciplinarios para los funcionarios encargados de

responder el Derecho de Petición según el área a que haya sido remitido.

8. PUNTOS DE CONTROL:

• Radicación y registro en el sistema por parte de la Secretaría del Despacho del Contralor de los Derechos de Petición y del área de Gestión Documental que lleguen a la Contraloría.

• Manejo del archivo de gestión de los Derechos de Petición en el despacho del contralor.

• Seguimiento por parte de Control Interno y la Secretaría del Despacho al cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento.


JUAN DAVID HURTADO BEDOYA Contralor Municipal (E)

-Comité de Calidad -Comité Directivo


Subcontralora (e)

CONTRALORÍA MUNICIPAL DEPEREIRA PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO PARA LA SUPERVISION DE

CONTRATOS

CÓDIGO


PR 1.1.2.1 AJ-2 26-06-2019 1.0 1 de 13

1. OBJETIVO Instruir las labores de supervisor de contratos que celebra la Contraloría Municipal

de Pereira, propendiendo por tener una herramienta interna que amplié

teóricamente los conocimientos y conceptos de los funcionarios designados para

dicha actividad.

2. ALCANCE

El presente instructivo basa sus alcances bajo la normatividad vigente del

ordenamiento jurídico colombiano, además de las directrices de Colombia Compra

Eficiente y el manual de Contratación y Supervisión de la Contraloría Municipal de

Pereira.

3. RESPONSABILIDAD

La Oficina Asesora Jurídica se encarga de instruir bajo las directrices legales vigentes para el desarrollo de la supervisión delegada a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira.

4. DESCRIPCIÓN

Este manual busca ampliar la noción teórica o aclarar las potestades que tiene un

supervisor de un contrato suscrito por la entidad y de esta manera facilitar que el

contrato se ejecute en los mejores términos, fortaleciendo la labor de supervisión

frente a los aspectos administrativos, técnicos, financieros y contables.

5. DEFINICIONES

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito entre el contratista y supervisor donde consta la fecha de inicio de ejecución del contrato y la duración del mismo. ACTA DE PAGO PARCIAL: Como su nombre lo indica, se utiliza para pagos parciales al contratista y debe tener el visto bueno del supervisor.


CONTRATOS

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ADICIÓN: Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, y atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición y/o prórroga con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato CONTRATISTA: Persona natural o jurídica responsable del desarrollo de las obligaciones que emanan de la celebración de un contrato con la Contraloría Municipal de Pereira. CONTRATO: Acuerdo de voluntades celebrado entre la Contraloría Municipal de Pereira y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos u obligaciones. SUPERVISOR: Funcionario encargado por el Contralor Municipal de Pereira para realizar control administrativo, técnico, financiero y administrativo se detallara más adelante. INFORME DE ACTIVIDADES: El informe de actividades es un documento en el cual deben constar todas las labores realizadas durante la ejecución del contrato por el contratista, dicho informe deberá ser detallado de tal manera que se pueda verificar la actividad ejecutada y cuando sea pertinente debe estar con los respectivos soportes. El informe de actividades debe además tener el visto bueno del supervisor. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Si en la ejecución del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional la suspensión del mismo. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía cuando haya lugar a la misma.


CONTRATOS

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PLAN DE CONTINGENCIA: Documento que contiene las diferentes facultades inherentes a la supervisión del contrato y a su vez se busca prevenir omisiones por parte de los funcionarios delegados para tal fin,

6. RIESGOS

• Obsolescencia y carencia de los recursos tecnológicos y/o experticia suficientes para la supervisión de contratos.

• Desconocimiento e inaplicabilidad de la ley frente a las obligaciones de supervisión de contratos.

• Futuras observaciones por parte de la Auditoria General de la Republica por ejecuciones irregular de contratos.


• El jefe de cada área de la entidad realizará control de las supervisiones a su cargo.

• Los funcionarios de planta que sean delegados para el análisis de la supervisión del contrato.

• Los demás funcionarios de planta que se les encomiende la supervisión de contratos por sus conocimientos, actividades o formación.


• Anexo 1 Manual Para La Supervisión De Contratos 2019.

ACTUALIZO

REVISÓ APROBO

FREDERMAN ALEXANDRE AGUDELO ESPINOSA

Comité de Calidad GIOVANI ARIAS Subcontralor (E)


CONTRATOS

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ANEXO 1

MANUAL PARA SUPERVISORES DE

CONTRATOS 2019


CONTRATOS

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INTRODUCCION

El presente documento tiene carácter vinculante en las labores de supervisor de

contratos que celebra la Contraloría Municipal de Pereira, es una herramienta que

busca ampliar de una breve manera los conocimientos y conceptos de los

funcionarios designados para el desarrollo de tal actividad que es tan importante.

Por otro lado, se aclara las potestades que tiene un supervisor de un contrato

estatal para hacer que el contrato se ejecute en los mejores términos, facilitando

también la supervisión de los aspectos administrativos, técnicos, financieros y

contables.

El presente instructivo se basa en la normatividad vigente del ordenamiento

jurídico colombiano, además de las directrices de Colombia Compra Eficiente y el

manual de Contratación y Supervisión de la Contraloría Municipal de Pereira.


CONTRATOS

CÓDIGO


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GLOSARIO

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito entre el contratista y supervisor donde consta la fecha de inicio de ejecución del contrato y la duración del mismo. ACTA DE PAGO PARCIAL: Como su nombre lo indica, se utiliza para pagos parciales al contratista y debe tener el visto bueno del supervisor. ADICIÓN: Las adiciones a los contratos pueden ser en bienes, servicios, valor y tiempo. Las adiciones en valor deben contar con la correspondiente apropiación presupuestal, y atendiendo lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición y/o prórroga con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato CONTRATISTA: Persona natural o jurídica responsable del desarrollo de las obligaciones que emanan de la celebración de un contrato con la Contraloría Municipal de Pereira. CONTRATO: Acuerdo de voluntades celebrado entre la Contraloría Municipal de Pereira y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos u obligaciones. SUPERVISOR: Funcionario encargado por el Contralor Municipal de Pereira para realizar control administrativo, técnico, financiero y administrativo se detallara más adelante. INFORME DE ACTIVIDADES: El informe de actividades es un documento en el cual deben constar todas las labores realizadas durante la ejecución del contrato por el contratista, dicho informe deberá ser detallado de tal manera que se pueda verificar la actividad ejecutada y cuando sea pertinente debe estar con los respectivos soportes. El informe de actividades debe además tener el visto bueno del supervisor. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Si en la ejecución del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la


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voluntad de las partes, que impiden en forma temporal su normal ejecución las partes pueden de mutuo acuerdo pactar como mecanismo excepcional la suspensión del mismo. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el interventor o supervisor deberá exigir al contratista que ajuste la vigencia de la garantía cuando haya lugar a la misma. Ahora bien, entrando en detalle del tema objeto por el cual se realiza este instructivo, se tiene que la supervisión de los contratos es una de las obligaciones de servidor público, actualmente tiene fundamento constitucional y legal en las siguientes normas.

FUNDAMENTO LEGAL

• Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia

• Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

• Ley 270 de 1996 "Ley Estatutaria de la Administración de Justicia".

• Ley 1150 del 16 de julio de 2007. “Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la

contratación”.

• Decreto 1510 de 2013. “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación

pública”.

• Decreto 1082 de 2015. “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del

sector administrativo de planeación nacional"


CONTRATOS

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Conforme a la normatividad señalada anteriormente es menester analizar quienes pueden ejercer la función de supervisor de los contratos celebrados por la Contraloría Municipal de Pereira.

QUIENES PUEDEN SER SUPERVISORES

Serán Supervisores los funcionarios que designe el Contralor Municipal de Pereira. El perfil del Supervisor debe estar acorde con el área y/u objeto en que se va a ejecutar el contrato para efectos de estar en capacidad de verificar el cumplimiento contractual y ayudar a resolver las posibles adversidades que presenten durante la ejecución del contrato y liquidación del mismo. La supervisión inicia en la etapa precontractual, donde el Contralor notifica mediante acta de delegación de supervisor la cual debe estar firmada tanto por el Contralor como por el funcionario al que se le encomendara la supervisión. En el evento en que se presente la ausencia temporal o permanente del Supervisor, la supervisión recaerá automáticamente en el Contralor Municipal de Pereira o del funcionario que sea encargado. La función de supervisión sólo terminará cuando expire el plazo de ejecución del contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato, en los casos en que está se requiera. Algunas obligaciones del Supervisor continúan vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías, el mantenimiento preventivo de los bienes, repuestos etc.

DESIGNACIÓN DE SUPERVISORES

El Contralor Municipal de Pereira por sus calidades de ordenador del gasto de la Entidad Estatal, es responsable de la determinación y control de la ejecución del gasto y de los contratos, por lo cual es quien debe designar el supervisor de cada contrato. En la etapa de planeación del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe identificar el perfil del supervisor para poderlo designar a más tardar, antes de la


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firma del acta de inicio; el Contralor puede designar el supervisor en cualquier momento del Proceso de Contratación una vez iniciada la etapa de planeación. El supervisor no requiere un perfil predeterminado, pero es lógico que el supervisor pueda interactuar como par del contratista supervisado. Para designar un funcionario como supervisor, se debe observar si el perfil del mismo es afín con el objeto contractual; por sus conocimientos, experiencia o cargo que desempeña en la entidad. Es menester saber que en el caso en el que se remplace el supervisor, deberá constar por escrito y dicho documento deberá reposar en el expediente contractual. La Contraloría adopto un formato para la designación de supervisor, sin embargo, no existe ningún mandato que establezca formalidades especiales para esa comunicación, por tanto, puede presentarse por ejemplo, por vía correo electrónico. A continuación se presentan actividades y facultades de los supervisores establecidas por las directrices de Colombia Compra Eficiente en su manual de supervisión.

ACTIVIDADES GENERALES

Las siguientes son las actividades generales a cargo de los supervisores y contratistas: - Conocer y entender los términos y condiciones del contrato. - Advertir oportunamente los Riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos de acuerdo con el ejercicio de la etapa de planeación de identificación de Riesgos y el manejo dado a ellos en los Documentos del Proceso. - Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los cronogramas previstos en el contrato. - Identificar las necesidades de cambio o ajuste. - Manejar la relación con el proveedor o contratista. - Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes. Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los Documentos del Proceso.


CONTRATOS

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- Revisar si la ejecución del contrato cumple con los términos del mismo y las necesidades de la Entidad Estatal y actuar en consecuencia de acuerdo con lo establecido en el contrato. - Aprobar o rechazar oportuna y de forma justificada el recibo de bienes y servicio de acuerdo con lo establecido en los Documentos del Proceso. Informar a la Entidad Estatal de posibles incumplimientos del proveedor o contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes. - Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para cumplir con su función. - Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes. - Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes.

SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO

Las siguientes actividades son una pauta para el seguimiento administrativo, fiscal, tributario y de manejo de recurso humano de un contrato: - Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable. - Coordinar con el responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales, la revisión de las garantías. - Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos de control. - Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso. - Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.

SEGUIMIENTO TÉCNICO

El seguimiento técnico está dirigido a revisar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables y previstas en el contrato para lo cual las siguientes actividades sirven de pauta: - Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.


CONTRATOS

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- Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumpla las condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato y exigir su reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario. - Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción con las partes. - Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar recomendaciones a la Entidad Estatal sobre el particular. - Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de hacer efectivas las garantías del contrato.

SEGUIMIENTO FINANCIERO Y CONTABLE

- En este ámbito, el supervisor o interventor tiene a su cargo un seguimiento a las actuaciones del contratista en términos presupuestales, financieros y contables, para lo cual es recomendable tener en cuenta lo siguiente: - Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato por parte de la Entidad Estatal, incluyendo el registro presupuestal, la planeación de los pagos previstos y la disponibilidad de caja. - Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista, incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del contrato. - Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo. - Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y la adecuada amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato. - Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren justificados técnica, presupuestal y jurídicamente. - Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación del contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para efectuarla.

PROHIBICIONES PARA LOS SUPERVISORES

Las siguientes prohibiciones aplicables a los funcionarios públicos son aplicables a quien ejerce la supervisión o la interventoría de un contrato: - Modificar el contrato o tomar decisiones, celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto modificar el contrato. - Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante


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o del contratista; o gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato. - Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. - Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. - Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. - Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. - Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales. - Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades. Nota: El presente instructivo es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pereira que se les haya encomendado la supervisión de contrato.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• Es de vital importancia tener en cuenta los requisitos que satisfacer el informe de actividades y a modo de actualización la forma en la que se pagará la seguridad social de los contratistas luego de entrada en vigencia el Decreto 1273 del 23 de julio de 2018.

• A la hora de revisar el informe de actividades, el supervisor del contrato debe observar que tenga como mínimo los siguientes detalles:

-Identificación del contratista. -Objeto del contrato. -Periodo que comprende el informe (fecha de inicio y fin del informe). -Nombre del supervisor. -Descripción de las actividades realizadas, evitando generalidades y siendo concreto de tal manera que se pueda verificar la ejecución de dicha actividad. -Pruebas que soporten las actividades, (Fotografías, Guías, Cd´s, Encuestas, entre otras). -Si se realizan actividades de campo, se deberá tomar registro fotográfico de manera preferente y lista de asistencias cuando sea el caso.


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• Los supervisores de contratos también pueden presentar informes sobre las gestiones realizadas en virtud del contrato.

Nota: Para que el informe de actividades sea recibido por la entidad, deberá tener siempre el visto bueno del supervisor, por tanto, el supervisor tiene la obligación de analizar si las actividades que se están realizando cumplen con el objeto establecido en el contrato. Ahora bien, de manera informativa se tiene que el Decreto 1273 del 23 de julio de 2018, reglamenta el cambio en la forma de como se viene efectuando el pago de aportes a seguridad social de los contratistas. Entrado en rigor el decreto anterior, se entiende que la seguridad social será pagada por el contratista mes vencido y no por adelantado como se venía efectuando, la entidad será la encargada de retener el valor correspondiente para el pago de aportes mes vencido. Proyectó: Frederman Alexandre Agudelo Espinosa – Apoyo Jurídico.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MA 1.2.2.2 GC-2