MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENT OS DEL …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos PDF/manual de... · • Régimen de Control Fiscal, Ley 136/94, Ley 42/93 • Contraloría Dep

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DEL MUNICIPIO DE

SAN JOSÉ DE MIRANDA

CONTENIDO

Pág.

Presentación................................................................................................ 3

Normas Legales que se contravienen y/o que tienen

Relación con el Procedimiento................................................................... 4

Tabla de Símbolos para Flujogramas......................................................... 5

Cronograma de Actividades del Presupuesto........................................... 60

PRESENTACIÓN

El Municipio es el elemento básico de la organización Estatal, que requiere una estructura organizativa funcional que le facilite el cumplimiento de sus tareas y la prestación de los servicios asignados por la Constitución Política y la Ley. Lo anterior implica que las Administraciones Públicas Municipales definan y adecuen su estructura organizacional a los requerimientos existentes.

La instauración de Manuales de Procesos y Procedimientos, en la Administración Pública, permiten precisar la forma de hacer algo: comprender el qué, el cómo y a quién corresponde el desarrollo de una tarea, incluyendo los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas y el número de características del personal que interviene, entre otros; de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Administración y en atención a las metas y objetivos previstos por la misma.

Por lo anterior, la Administración Municipal de San José de Miranda, como toda entidad pública en procura de elevar la calidad y capacidad de entrega de bienes y servicios a los usuarios con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas, ha decidido implementarlo, adoptarlo e institucionalizarlo, para que de esta forma se asegure la perdurabilidad de la información en el tiempo sobre los procesos y los procedimientos y el desempeño efectivo de las tareas de los empleados adscritos a la Administración Municipal.

NORMAS LEGALES QUE SE CONTRAVIENEN Y/O QUE TIENEN RELACIÓN CON EL PROCEDIMIENTO

· Negligencia en recaudo de rentas. (Artículo 6º Constitución Nacional)

· Expedir Cheques sin Fondos. (Arts. 714 y 731 Decreto 410/71 “Código de Comercio”.

Artículo 357 Decreto 100/80 “Código de Comercio” y contrato de cuenta corriente).

· Principio de Legalidad de los Tributos. Constitución Nacional Artículo 43

· Descentralización Fiscal Constitución Nacional, Artículo 362

· Ingresos Corrientes Constitución Nacional Artículo 358

· Impuesto Predial. Ley 44/90

· Impuesto de Industria y Comercio, de Avisos y Tableros. Decreto 1333/86, Ley 14/83

· Impuesto de Espectáculos Públicos. Ley 12/32 Ley 181/95

· Impuesto Degüello Ganado Menor. Ley 20/08, Ley 84/15

· Impuesto a los Juegos de Suerte y Azar. Ley 100/93, Ley 12/32 Decreto 1333/86,

Ley 643 de 2001.

· Impuesto Extracción de Materiales. Ley 97/13 Decreto 1333/86 Artículo233 Ley 9/93

· Aseo Público. (Barrido y Limpieza de Calles) Ley 97/13

· Matadero. Ley 88/47

· Plaza de Mercado. Decreto 929/43

· Contribución de Valorización. Decreto 1333/86 Artículo 234

· Régimen de Control Fiscal, Ley 136/94, Ley 42/93

·Contraloría Departamental, Constitución Nacional; artículo 272, Ley 136/94, Ley 330/96,

Ley 610/00

· Rendición de Cuentas, Resolución 602/00

· Control Interno, Constitución Nacional; artículo 269

· Implementación del Sistema de Control Interno en el Municipio. Ley 136/94 Artículo 186,

Ley87/93

· Ajuste Fiscal Ley 358/97, Decreto 2187/97, Decreto 696/98, Ley 617/00.

· Distribución y Competencias de los Recursos (Participación Ingresos Corrientes de la Nación

y Situado Fiscal.) Ley 715/01, Documentos CONPES y Documento para el Desarrollo

Territorial No. 33/00.

· Presupuesto Municipal y Tesorería, Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal,

· Transferencias (aportes) Ley 21/82

04

TABLA DE SÍMBOLOS PARA LOS FLUJOGRAMAS

Limites: CLimites: C ��rculo alargado.rculo alargado. S��mbolo empleado para indicar el inicio y el fin del procedimiento.

Conector: CConector: C ��rculo Pequerculo Peque ��o.o. S��mbolo empleado con una letra dentro del mismo al final de cada diagrama de flujo para indicar que el out put de del diagrama de flujo servir ��como el input para la hoja siguiente del diagrama.

DirecciDirecci ��n del Flujo: Flecha.n del Flujo: Flecha. S��mbolo empleado para denotar la direcci ��n y el orden correspondiente de los pasos del procedimiento.

Almacenar o Archivar: TriAlmacenar o Archivar: Tri ��ngulo. ngulo. S��mbolo empleado para cuando exista una condici ��n de almacenamiento o archivo controlado.

DocumentaciDocumentaci ��n:n: Rect ��ngulo con la parte inferior en forma de onda. S ��mbolo que se utiliza para indicar que output de una actividad incluye informaci ��n registrada en papel (por ejemplo, informes escritos, cartas o im presiones de computador).

Espera: RectEspera: Rect ��ngulo Obtuso. ngulo Obtuso. Se utiliza este s ��mbolo cuando una persona o Item debe esperar antes de que se realice la siguiente actividad pro gramada.

Punto de DecisiPunto de Decisi ��n: Diamante.n: Diamante. S��mbolo que se utiliza en cualquier punto del

procedimiento en el cual debe tomarse una decisi ��n. Las siguientes series de actividades variar ��n con base en esta decisi ��n.

Movimiento / Transporte: Flecha Ancha.Movimiento / Transporte: Flecha Ancha. Se utiliza para indicar el movimiento del output entre ��reas.

OperaciOperaci ��n: Rectn: Rect ��ngulo.ngulo. Se utiliza este s ��mbolo cada vez que ocurra un cambio en una actividad. El cambio puede ser el resultado del g asto en mano de obra, la actividad de una m ��quina o una combinaci ��n de ambos elementos.

Se usa para denotar cualquier clase de actividad, desde perforar un hueco hasta el procesamiento de datos en el computador.

SIGNIFICADOS�ﾍMBOLO

Limites: CLimites: C ��rculo alargado.rculo alargado. S��mbolo empleado para indicar el inicio y el fin del procedimiento.

Conector: CConector: C ��rculo Pequerculo Peque ��o.o. S��mbolo empleado con una letra dentro del mismo al final de cada diagrama de flujo para indicar que el out put de del diagrama de flujo servir ��como el input para la hoja siguiente del diagrama.

DirecciDirecci ��n del Flujo: Flecha.n del Flujo: Flecha. S��mbolo empleado para denotar la direcci ��n y el orden correspondiente de los pasos del procedimiento.

Almacenar o Archivar: TriAlmacenar o Archivar: Tri ��ngulo. ngulo. S��mbolo empleado para cuando exista una condici ��n de almacenamiento o archivo controlado.

DocumentaciDocumentaci ��n:n: Rect ��ngulo con la parte inferior en forma de onda. S ��mbolo que se utiliza para indicar que output de una actividad incluye informaci ��n registrada en papel (por ejemplo, informes escritos, cartas o im presiones de computador).

Espera: RectEspera: Rect ��ngulo Obtuso. ngulo Obtuso. Se utiliza este s ��mbolo cuando una persona o Item debe esperar antes de que se realice la siguiente actividad pro gramada.

Punto de DecisiPunto de Decisi ��n: Diamante.n: Diamante. S��mbolo que se utiliza en cualquier punto del

procedimiento en el cual debe tomarse una decisi ��n. Las siguientes series de actividades variar ��n con base en esta decisi ��n.

Movimiento / Transporte: Flecha Ancha.Movimiento / Transporte: Flecha Ancha. Se utiliza para indicar el movimiento del output entre ��reas.

OperaciOperaci ��n: Rectn: Rect ��ngulo.ngulo. Se utiliza este s ��mbolo cada vez que ocurra un cambio en una actividad. El cambio puede ser el resultado del g asto en mano de obra, la actividad de una m ��quina o una combinaci ��n de ambos elementos.

Se usa para denotar cualquier clase de actividad, desde perforar un hueco hasta el procesamiento de datos en el computador.

SIGNIFICADOS�ﾍMBOLO

SIGNIFICADOSÍMBOLO SIGNIFICADOSÍMBOLO

Operación: Rectángulo. Se utiliza este símbolo cada vez que ocurra un cambio en una actividad. El cambio puede ser el resultado del gasto en mano de obra, la actividad de una máquina o una combinación de ambos elementos. Se usa para denotar cualquier clase de actividad, desde perforar un hueco hasta el procesamiento de datos en el computador.

Movimiento / Transporte: Flecha Ancha. Se utiliza para indicar el movimiento del output entre áreas.

Punto de Decisión: Diamante. Símbolo que se utiliza en cualquier punto del procedimiento en el cual debe tomarse una decisión. Las siguientes series de actividades variarán con base en esta decisión.

Espera: Rectángulo Obtuso. Se utiliza este símbolo cuando una persona o Item debe esperar antes de que se realice la siguiente actividad programada.

Documentación: Rectángulo con la parte inferior en forma de onda. Símbolo que se utiliza para indicar que output de una actividad incluye información registrada en papel (por ejemplo, informes escritos, cartas o impresiones de computador).

Almacenar o Archivar: Triángulo. Símbolo empleado para cuando exista una condición de almacenamiento o archivo controlado.

Dirección del Flujo: Flecha. Símbolo empleado para denotar la dirección y el orden correspondiente de los pasos del procedimiento.

Conector: Círculo Pequeño. Símbolo empleado con una letra dentro del mismo al final de cada diagrama de flujo para indicar que el output de del diagrama de flujo servirá como el input para la hoja siguiente del diagrama.

Limites: Círculo alargado. Símbolo empleado para indicar el inicio y el fin del procedimiento.

05

PROCEDIMIENTOS

JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADESUSUARIO

OFICINA CONSULTADA

OFICINACOMPETENTE

INICIO

3

FIN

2

JEFE DE OFICINA

1.El usuario se presenta ante cualquier instancia o dependencia de la Administración municipal, con el objeto de efectuar una consulta.

2. La Oficina consultada recibe la inquietud del usuario, ya sea de manera verbal o escrita y si esta en capacidad de dar respuesta lo hace, de lo contrario remite al usuario a la Dependencia competente.

3. La Oficina competente da respuesta o solución a la inquietud planteada por el usuario.

1

PAM 001HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO DE

ATENCIÓN AL USUARIO

MUNICIPIO SAN JOSÉ DE MIRANDA

07

OFICINA DE HACIENDA Y TESORERÍA

JEFE DE OFICINA JEFE DE OFICINA

INTERVENTOR ACTIVIDADESCONTRATISTA

1. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social analiza el Contrato y selecciona el funcionario responsable que será el interventor (Secretario de la Dependencia relacionada con el objeto del proyecto).

2. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social proyecta, elabora Resolución en original y copia, la firma y entrega al interventor designado junto con la copia del contrato.

3. El interventor analiza las condiciones del contrato y efectúa visita de reconocimiento. Elabora actas de inicio de obra y de pago de anticipo. A continuación realiza el seguimiento del contrato de acuerdo a las condiciones y normas legales establecidas.

4. El contratista presenta las actas de avance al interventor.

5. El interventor analiza, firma el acta y efectúa el control respectivo.

6. El interventor elabora y firma acta final y acta de liquidación final del contrato, en original y tres copias; archiva una copia, envía una copia al contratista y el original a la oficina de Hacienda y Tesorería.

7. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería realiza el procedimiento para pago de cuentas.

8. El interventor elabora informe dando por terminada la Interventoría y lo envía al Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

9. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social archiva el informe final de interventoría.

OFICINA DE GOBIERNO Y DES.

SOCIAL

INICIO

3

1

2

4

5

6

FIN

7

8

POGDS 002HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO PARA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS

9


08

DESPACHO DEL ALCALDE

JEFE DE OFICINAALCALDE

MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

CONTRATISTA

1. La Oficina gestora elabora informe de conveniencia y oportunidad cuando el contrato no afecte rubros de inversión

2. La Oficina de Gobierno y Desar ro l lo Soc ia l una vez determinado el costo de la contratación, solicita a la Oficina de Hacienda y Tesorería el Certificado de Disponibilidad Presupúestal de acuerdo al monto pre-establecido.

3. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería inicia el procedimiento para emitir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y lo remite a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

4. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social encargada del Talento humano; Si el objeto a contratar es la prestación de servicios, constata que dicho servicio no puede ser prestado por personal de planta o que requiere de conocimientos especializados.

5. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, elabora la certificación que el servicio no ha sido contratado y solicita las ofertas.

3

4

INICIO

A

2

1

5

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE CUANTÍA MÍNIMA SIN FORMALIDADES PLENAS


09



SOCIAL


JEFE DE OFICINA

6. El contratista, teniendo en cuenta las especificaciones exigidas por la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, presenta la oferta del bien o servicio.

7. El Alcalde, selecciona la oferta mas conveniente.

8. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, elabora la orden de prestación de servicios, y pasa al alcalde para su aprobación y firma.

9. El alcalde Municipal firma y devuelve a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

10. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social envía a la Oficina de Hacienda y Tesorería, para que elabore el Registro de Disponibilidad Presupuestal.

11. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería verifica y firma la orden, emite e l Regis t ro de Disponib i l idad presupuestal y envía a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

12. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, realiza el procedimiento para legalización de contratos.

13. La Oficina de Gobierno y D e s a r r o l l o S o c i a l , i n i c i a e l p r o c e d i m i e n t o pa r a e f e c t u a r Interventoría de contratos.

10

A

9

6

8

7

11

12

13

FIN

SI

No

10


JEFE DE OFICINAALCALDE

MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

CONTRATISTA

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE CUANTÍA MÍNIMA SIN FORMALIDADES PLENAS




SOCIAL


JEFE DE OFICINA

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA


ALCALDE MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

PROPONENTE

1. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, solicita a la Oficina de Hacienda y Tesorería el Cert i f icado de Disponibilidad Presupuestal.

2. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería realiza el procedimiento para emitir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y lo remite a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

3. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social solicita a la Oficina Gestora la Elaboración del pliego de condiciones técnicas.

4. La Oficina Gestora, elabora el pliego de condiciones técnicas y lo pone a consideración del Alcalde municipal

5. El Alcalde municipal lo estudia y si requiere cambios, lo devuelve a la Oficina Gestora para que efectúe las modificaciones correspondientes.

6. La Oficina Gestora, Si el pliego de condiciones y no requiere cambios, elabora el informe de conveniencia y oportunidad y envía a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

7. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social proyecta la Resolución de Apertura de Licitación y envía al Alcalde Municipal.

INICIO

A

1

4

7

2

5

6

3

Si

No


11



SOCIAL


JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA

8. El Alcalde, revisa, firma y remite a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social para que asigne el número a la Resolución.

9. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social asigna el número a la Resolución y ordena la publicación de los avisos de prensa.

10. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social elabora el acta de apertura de la licitación, la hace firmar por el comité, procede al cierre de la urna y se ponen en venta los pliegos de condiciones.

11. El proponente compra el pliego de condiciones, si lo requiere, solicita audiencia para la explicación del contenido y alcances del pliego.

12. La Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrol lo Social , efectúa la audiencia para la explicación solicitada y levanta acta suscrita por los que intervienen.

13. El proponente presenta y deposita su oferta en la urna instalada en la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, dentro del plazo y hora fijada, según las condiciones en sobres cerrados.

11

A

9

10

12

13

8

A

12



ALCALDE MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

PROPONENTE




SOCIAL


JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA

14. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, una vez finalizado el plazo, preside mediante acto público el cierre de la convocatoria, con la participación del comité evaluador.

15. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, da apertura pública a la urna, levanta acta, en la cual registra el número de propuestas, los valores globales de sus ofertas y es firmada por el Comité evaluador .

16. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, delega en la Oficina Gestora la elaboración del informe de evaluación técnica y jurídica; y envía a la Oficina de Hacienda y Tesorería para la evaluación económica.

17. La Oficina de Hacienda y Tesorería elabora informe de evaluación económica, y envía al Comité Evaluador.

18. EL Comité Evaluador, realiza la calificación de las propuestas, selecciona y elabora acta de adjudicación de la licitación y pasa a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

19. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, proyecta la resolución de adjudicación y envía para la aprobación y firma del señor Alcalde.

16

A

17

18

19

14

A

15

13



ALCALDE MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

COMITÉ EVALUADOR




SOCIAL


JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA

15

23

A

22

24

25

20

20. El Alcalde firma, y devuelve a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, para que le asigne número de resolución.

21. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social asigna número de resolución y diligencia la elaboración del contrato u orden de compra e informa al proponente seleccionado.

22. El proponente, hace entrega de las polizas de cumplimiento; si el proceso es una compra, entrega la mercancía junto con la factura comercial y la orden de compra para su registro en la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

23. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social envía copia de la Orden de compra, original de la factura, CDP, y comprobante de entrada a la Oficina de Hacienda y Tesorería.

24. La Oficina de Hacienda y Tesorería, realiza procedimiento para elaborar Orden de Pago.

25. El proponente, si la adquisición es un servicio o la realización de un proyecto, ejecuta la labor contratada.

26. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social efectúa el seguimiento a través del interventor asignado, elabora acta parcial o de liquidación del objeto contratado y elabora la solicitud de orden de pago; la cual envía junto con los soportes a la Oficina de Hacienda y Tesorería.

21

26

27

FIN

14



ALCALDE MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

PROPONENTE




SOCIAL


JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA

3

4

INICIO

A

2

1

5

1. La Oficina Gestora elabora informe de conveniencia y oportunidad cuando el contrato no afecte rubros de inversión.

2. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social una vez determinado el costo de la contratación, solicita a la Oficina de Hacienda y Tesorería el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

3. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería inicia el procedimiento para emitir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y lo remite a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

4. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, Si el objeto a contratar es la prestación de servicios; expide certificación en la cual conste que dicho servicio no puede ser prestado por personal de planta o que requiere de conocimientos especializados. 5. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, elabora la certificación de que la obra no ha sido contratada y solicita las ofertas.

15


ALCALDE MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

CONTRATISTA




SOCIAL


JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE CUANTÍA MÍNIMA CON FORMALIDADES PLENAS

10

A

9

6

8

7

11

12

13

FIN

SI

No

6. EL contratista, teniendo en cuenta las especificaciones exigidas por la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, presenta la oferta del bien o servicio.

7. El Alcalde Municipal, selecciona la oferta mas conveniente y devuelve a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

8. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, elabora acta de selección, adjunta soportes, elabora la minuta y la pasa al Alcalde Municipal para su aprobación y firma.

9. El Alcalde Municipal firma y devuelve a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

10. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social solicita Certificado de Registro Presupuestal a la Oficina de Hacienda y Tesorería.

11. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, verifica y emite el Certificado de Registro Presupuestal y envía a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

12. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, realiza el procedimiento para legalización de contratos.

13. La Secretaría General y de Gobierno, inicia procedimiento para efectuar Interventoría de contratos.

16


ALCALDE MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

OFICINA GESTORA

CONTRATISTA




SOCIAL


JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE CUANTÍA MÍNIMA CON FORMALIDADES PLENAS

JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADESINTERESADO

OFICINA DE GOBIERNO Y DES. SOCIAL

OFICINACOMPETENTE

INICIO

3

FIN

2

1

4

1. El interesado, presenta la comunicación y/o documentos a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

2. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, radica, analiza la comunicación y/o documentos y los r e m i t e a l a d e p e n d e n c i a competente.

3. La Oficina Competente estudia la solicitud, resuelve el recurso y emite concepto, y lo envía a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

4. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, realiza los tramites necesarios y notifica la respuesta, informa sobre los recursos de vía gubernativa y archiva copia de la misma.

JEFE DE OFICINA


PROCEDIMIENTO PARA RESOLUCIÓN DE DERECHOS DE PETICIÓN


17

OFICINA DE HACIENDA

Y TESORERÍA

JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADES

1. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, recibe la solicitud de vacaciones del interesado, revisa si cumple con los requisitos para el disfrute de las mismas, radica en el libro de control y pasa al Alcalde para su aprobación ó visto bueno.

2. El Alcalde Municipal recibe la solicitud, revisa, da el visto bueno, y autoriza elaborar resolución de vacaciones, firma y devuelve a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

3. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, recibe la autorización y elabora Resolución de vacaciones, la firma y notifica al interesado.

4. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, registra la novedad en el libro de control, archiva la copia y comunica a Oficina de Hacienda y Tesorería para que liquide las vacaciones y efectúe el registro de la novedad en la nómina.

5. La Oficina de Hacienda y Tesorería, inicia el procedimiento para pagos.

ALCALDEMUNICIPAL

DESPACHO DELALCALDE

INICIO

FIN

1

2

4

5

3


PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR VACACIONES


18

OFICINA DE GOBIERNO

Y DESAR. SOCIAL

JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADESOFICINA DE GOBIERNO Y

DESARROLLO SOCIALINTERESADOS

INICIO

FIN

2

1

4

3

JEFE DE OFICINA

1. El Interesado solicita al Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social Certificación laboral.

2. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, recibe y revisa las solicitudes de certificaciones laborales, efectuadas por los interesados.

3. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social procede a buscar información en las hojas de vida, y diligencia los formatos pre-establecidos para tal fin.

4. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, revisa, firma y entrega al solicitante o interesado.

5. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, archiva copia en la hoja de vida del solicitante.


PROCEDIMIENTO PARAEXPEDICIÓN DE

CERTIFICACIONES LABORALES

5


19

20

OFICINA DE HACIENDA

Y TESORERÍA

JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADES

OFICINA DE GOBIERNO

Y DES. SOCIAL

ALCALDEMUNICIPAL

DESPACHO DELALCALDE

1. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, recepciona las solicitudes efectuadas por los serv idores púb l icos de la administración central, colocando hora y fecha de recibido, radica en el libro de control; en caso de incapacidades y licencias de Maternidad verifica que contenga la documentación soporte, y pasa al Alcalde para su aprobación ó visto bueno.

2. El Alcalde Municipal, recibe la solicitud, la revisa, da el visto bueno y aprueba la autorización solicitada y la devuelve al Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

3. La Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, elabora los oficios respectivos, firma, e informa a la Oficina de Hacienda y Tesorería, para que efectúe el registro de las novedades en la nómina, y notifica al interesado.

4. La Oficina de Hacienda y Tesorería, registra las novedades en la nómina correspondiente y envía soportes a la Entidad prestadora del servicio.

5. La Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, archiva copia del requerimiento y aprobación en la respectiva hoja de vida.

INICIO

FIN

1

2

4

5

3


PROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIÓN DE

PERMISOS E INCAPACIDADESMUNICIPIO

SAN JOSÉ DE MIRANDA

JEFE DE OFICINA

21

OFICINA DE GOBIERNO Y DESARROLLO SOCIAL

JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADES

INICIO

1

3

FIN

2

1. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, recepciona los documentos que aportan los servidores públicos para actualizar las hojas de vida o efectuar el ingreso de las de servidores a vincular.

2. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, revisa que las hojas de vida estén debidamente diligenciadas y s o p o r t a d a s , ó e n c a s o d e actualización da curso al archivo de la nueva documentación dentro de la hoja de vida respectiva.

3. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, revisa las hojas de vida, extrae información sobre fecha de ingreso, nivel de escolaridad, salario, tiempo de servicio, etc., con el fin de elaborar cuadros resúmenes de análisis, para ser presentados ante el Alcalde Municipal u Organismos de Control y Fiscalización que lo soliciten.

4. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, archiva cronológicamente.


PROCEDIMIENTO PARAMANEJO Y CONTROL DE

HOJAS DE VIDA

4


22

ACTIVIDADESDESPACHO DEL

ALCALDEUSUARIOS EMISORES

INICIO

FIN

2

1

4

3

1. Los usuarios emisores, hacen llegar a la Secretaria Ejecutiva del Despacho de l A lca lde la correspondencia.

2. La Secretaria Ejecutiva del D e s p a c h o , r e c i b e l a documentación que llega de la oficina de correspondencia, de los usuarios emisores (demás Secretarías, servidores públicos y publico en general), asigna fecha, hora y firma de recibido, radica y distribuye.

3. La Secretaria Ejecutiva del D e s p a c h o , r e v i s a l a d o c u m e n t a c i ó n d e s u dependenc ia , a t iende las solicitudes según información recibida y proyecta las respuestas e informes correspondientes.

4. La Secretaria Ejecutiva del D e s p a c h o , e l a b o r a l a s respuestas en original y copia, firma, radica y envía al lugar de destino.

5. La Secretaria Ejecutiva del Despacho, archiva la solicitud y copia de la respuesta en la carpeta respectiva.

SECRETARIA EJECUTIVA DEL DESPACHO


PROCEDIMIENTO PARARECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE

CORRESPONDENCIA

5


23

ACTIVIDADES

OFICINA DE GOBIERNO

Y DES. SOCIAL

JEFE DE OFICINA

OFICINACOMPETENTE

1. El interesado se presenta ante la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social para interponer recurso.

2. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, recepciona y radica el recurso de reposición y apelación interpuesto por el afectado.

3. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, lo asume cuando es de su competencia o da traslado del a la Oficina competente.

4. La Oficina competente, resuelve el recurso conforme a la ley y notifica al interesado .

5. La Oficina competente, si existe a p e l a c i ó n t r a s l a d a l a documentación del caso al despacho del Alcalde, si no archiva el proceso.

INICIO

FIN

1

2

4

5


PROCEDIMIENTO PARA RESOLUCIÓN DE RECURSOS DE

REPOSICIÓN Y APELACIÓN

INTERESADO

3


JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADESINSPECCIÓN DE POLICÍA

PARTE INVOLUCRADA

INICIO

3

FIN

2

1

4

1. El Inspector de Policía, recibe la denuncia o información del accidente ocurrido.

2. El Inspector de Policía, se desplaza al lugar de los hechos, levanta croquis; en caso de que haya heridos los remite al Centro de Salud u Hospital más cercano; con el SOAT.

3. El Inspector de Policía, invita a las partes a conciliar, cuando son latas.

4. La parte presuntamente afectada; de no llegarse a un acuerdo, instaura la denuncia ante la Inspección de Policía y/o Juzgado Municipal.

5. El Inspector de Policía, recibe la Denuncia, remite a la Fiscalía; y archiva copia de la misma.

PIP 013HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DENUNCIAS POR

ACCIDENTES DE TRANSITO

5


24

INSPECTOR DE POLICÍA

25

ACTIVIDADESPARTE INVOLUCRADA

1. El afectado se presenta ante el Inspector de Policía y/o Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, para instaurar denuncia por pérdida de documentos.

2. El Inspector de Policía y/o Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, recibe la denunc ia po r pé rd ida de documentos y expide constancia del denuncio.

3. El Inspector de Policía y/o Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, archiva copia del denuncio.

INICIO

FIN

2

1

PIP 014HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DENUNCIAS POR

PERDIDAS DE DOCUMENTOS

3


INSPECCIÓN DE POLICÍA


26

ACTIVIDADESINTERESADO

1. El Inspector de Policía, recibe los Despachos Comisorios remi t idos por Organismos Judiciales (Fiscalía y Cuerpo Técnico de Investigaciones), Policivos, de Control (Personería) Inspección de trabajo, CAS y Alcalde Municipal.

2. El Inspector de Policía, notifica a las partes el contenido de los despachos comisorios; y cita a rendir declaraciones, cuando haya lugar.

3. El interesado, se presenta a rendir declaración.

4. El inspector de Policía, elabora el oficio de declaración y remite a la entidad solicitante.

5. El Inspector de Policía, archiva copia de lo actuado.

6. El Inspector de Policía, si hay lugar a conciliación; cita a las partes a conciliar.

7. El Inspector de Policía, envía copia al solicitante haya o no haya conciliación y archiva copia de lo oficiado.

INICIO

3

FIN

2

1

4

6

PIP 015HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN DE DESPACHOS COMISORIOS Y RECEPCIÓN DE

DECLARACIONES

5

7




27

ACTIVIDADESPARTE INVOLUCRADA

1. El afectado se presenta ante el Inspector de Policía, para presentar denuncia por hurto y/o lesiones personales.

2. El Inspector de Policía, recibe la denuncia por hurto y/o lesiones personales; presentada por el afectado.

3. El Inspector de Policía, traslada la denuncia a la instancia judicial competente.

4. El Inspector de Policía, archiva copia de la denuncia.

INICIO

FIN

2

1

3

PIP 016HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE DENUNCIAS

POR HURTO Y/O LESIONES PERSONALES

4




28

ACTIVIDADESPARTES INVOLUCRADAS

INICIO

3

FIN

2

1

4

1. El Inspector de Policía, recibe la denuncia de una de las partes.

2. El Inspector de Policía, efectúa el requerimiento de las partes involucradas, para que rindan su versión sobre los hechos.

3. Las partes involucradas se presentan ante el Inspector de Policía exponen su versión de lo ocurrido.

4. El Inspector de Policía, invita a las partes a conciliar y a firmar la caución de acuerdo a lo establecido en el Código Policivo y da por finalizada la diligencia. 5. El Inspector de Policía, archiva el proceso.

PIP 017HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DENUNCIAS Y QUEJAS

(CONFLICTOS PERSONALES O COMUNES)

5




29

ACTIVIDADESCENTRO DE SALUD

INICIO

FIN

2

1

3

1. El Inspector de Policía, recibe la denuncia o información del suceso.

2. El Inspector de Policía, se desplaza al lugar de los hechos, para confirmar el fallecimiento.

3. El Inspector de Policía, efectúa la descripción física del estado del cadáver y sus pertenencias, determina la presunta causa del fallecimiento, recoge posibles evidencias, diligencia el acta de Levan tam ien to y c roqu i s respectivo.

4. El Inspector de Policía, elabora oficio de solicitud de necropsia, y autoriza el traslado del cadáver al centro de Salud más cercano.

5. El médico del Centro de Salud, efectúa la Necropsia y envía el informe de necropsia a la Inspección de Policía.

6. El Inspector de Policía, remite el informe de necropsia junto con el acta de levantamiento y el croquis, a la Fiscalía.

4

5

6

3

PIP 018HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAMIENTO DE CADÁVERES

5




30

ACTIVIDADESAFECTADO

INICIO

FIN

2

1

6

1. El afectado, presenta queja en forma verbal o escrita, ante el Inspector de Policía.

2. El Inspector de Policía, cita a la parte denunciada y le informa acerca de la queja instaurada en su contra.

3. El Inspector de Policía, establece fecha para realizar inspección física e informa a las partes involucradas.

4. El Inspector de Policía, realiza la inspección en compañía de dos tes t igos y /o per i tos conocedores de la historia del predio.

5. El Inspector de Policía, establece los nuevos puntos intermedios de lindero con la asesoría de los dos testigos y/o peritos.

6. El Inspector de Policía, elabora el acta de la diligencia y es firmada por las partes.

7. El Inspector de Policía, notifica a las partes y archiva copia de lo actuado.

3

4

5

PIP 019HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO PARA ARREGLO DE LINDEROS POR CONCILIACIÓN

7




JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADES

INICIO

1

INTERESADO

3

FIN

1. El interesado (ONG, Jefe de Oficina o ciudadano), presenta el anteproyecto de solución a una p rob lemát i ca o neces idad determinada, junto con sus respectivos soportes, ante la O f i c i n a d e P l a n e a c i ó n e Infraestructura.

2. La Oficina de Planeación e I n f r aes t ruc tu ra ; eva lúa e l anteproyecto, aplica estudio de pre-factibilidad y asesora en la ap l i cac ión metodo log ías y radicación de proyectos en el BPPIM.

3. La Oficina de Planeación e Infraestructura; revisa la ficha de registro, procede al estudio y aprobación para la ejecución del proyecto y lo pasa a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

4. La Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, analiza el proyecto, consulta a la Oficina de Hacienda y Tesorería si existe disponibilidad presupuestal para su ejecución o considera llevarlo como propuesta para la próxima vigencia y lo devuelve a la Oficina de Planeación e Infraestructura.

5. la Oficina de Hacienda y Tesorería, expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y envía al Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social.

6. La Oficina de Planeación e i n f r aes t ruc tu ra e fec túa e l seguimiento a los proyectos registrados en el BPPIM.

OFICINA DE

PLANEACIÓN E INFR.

2

4

6

POPEI 020HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS AL BPPIM


31

JEFE DE OFICINA

OFICINA DE GOB. Y

DES. SOCIAL

JEFE DE OFICINA

OFICINA DE HDA. Y

TESORERÍA

5

32

JEFE DE OFICINA JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADESUSUARIO

OFICINA DE PLANEACIÓN E

INFRAESTRUCTURA


1. El usuario interesado, se presenta ante la Oficina de Planeación e Infraestructura, con los planos y solicita la expedición de la Licencia de Construcción.

2. La Oficina de Planeación e In f raest ructura, rev isa e l proyecto estructural, si cumple con los requisitos establecidos, da el visto bueno y remite a la Oficina de Hacienda y Tesorería para la liquidación y pago de la expedición de la Licencia; si no cumple los requisitos devuelve al usuario para cumplimentación.

3. La Oficina de Hacienda y Tesorería, efectúa el recaudo por este concepto y expide recibo.

4. La Oficina de Planeación e Infraestructura; recibe, revisa el recibo de pago y expide la r e s p e c t i v a L i c e n c i a d e Construcción.

INICIO

3

FIN

1

4

POPEI 021HOJA 1 DE 1

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE PLANOS ESTRUCTURALES PARA

EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN O REFORMAS

2

SI

No



TÉCNICO JEFE DE OFICINA

CONTRIBUYENTE ACTIVIDADES

INICIO

2

1

3

4

5

7

No

Si

CONTADOR

A

1. El Técnico de la oficina de Hacienda y Tesorería recibe las resoluciones y/o actualización catastral remitidas por el IGAC.

2. El Técnico de la oficina de Hacienda y Tesorería, determina el tipo de novedad, registra en el sistema y en la tarjeta catastral según sea Inscripción, cancelación, actualización, englobe o desenglobe.

3. El Técnico de la oficina de Hacienda y Tesorería genera los listados para verificar la consistencia en la captura de los registros haciendo énfasis en el Nº de Predial, Avalúo, No. de Novedades de cada Resolución, Vigencias, Nombre, Cédula, Número de Identificación Tributaria (Nit), Área y Dirección, envía a revisión del Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería.

4. El Jefe de Oficina de Hacienda y Te s o r e r í a , r e v i s a t o d a s l a s novedades, aprueba el listado y pasa de nuevo al Auxiliar de tesorería para que aplique resolución. Están correctas? Pase al 5 de lo contrario pase al 3.

5. El Técnico de la oficina de Hacienda y Tesorería, genera la liquidación de acuerdo con las tarifas establecidas por el Concejo Municipal mediante acuerdo y/o código de rentas y los incentivos tributarios otorgados.

6. El Técnico de la oficina de Hacienda y Tesorería, ejecuta el proceso de liquidación y emisión de Recibos oficiales.

7. El Técnico de la oficina de Hacienda y Tesorería, recepciona el dinero, sella el recibo, entrega original al contribuyente y distribuye copia al Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, a Contabilidad (contador) y actualiza la base de datos.

POHT 022 HOJA 1 DE 2

PROCEDIMIENTO PARA RECAUDO DE IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO


33

6

A

9

11No

FIN

Si

8. El Técnico de la oficina de Hacienda y Tesorería, elabora r e s u m é n d i a r i o d e c a j a y consignación; pasa al Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería junto con el dinero a consignar.

9.El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería se desplaza a la Entidad Financiera a consignar lo recaudado y elabora el Boletín diario de Caja.

10. El Jefe de oficina de Hacienda y T e s o r e r í a a n e x a l a ( s ) consignación(es) al boletín diario y entrega al Contador para revisión.

11. El Contador de la Oficina de Hacienda y Tesorería revisa boletín diario de Caja. Está correcto? Fin, de lo contrario pase al 10.


PROCEDIMIENTO PARA RECAUDO DE IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO

8


34




CONTADOR

10

C O N T R I B U Y E N T E ACTIVIDADES

1. El contribuyente presenta solicitud de matrícula ante el Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería.

2. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, registra la solicitud, fija una fecha de vencimiento para presentar los requisitos exigidos definidos en la ley 232 de 1995, e informa al contribuyente.

3. El Contribuyente presenta ante la Oficina de Hacienda y Tesorería los requisitos exigidos para el registro de inicio de actividades (Permiso de uso de suelo, expedido por planeación municipal, licencia sanitaria, expedida por el hospital local y paz y sa l vo de SAYCO-ACINPRO, según la actividad económica).

4. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería recepciona los documentos, los revisa los documentos. Están correctos? Si pasa al 5, No pasa al 3.

5. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, registra en el sistema, genera el número de matrícula, líquida, y recauda el dicho valor y expide recibo oficial.

6. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, elabora el resumen diario, consignación y entrega a la Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería para su consignación.

POHT 023 PAG: 1 DE 2

PROCEDIMIENTO PARA INSCRIPCIÓN DE MATRÍCULA DE ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES, COMERCIALES Y DE

SERVICIOS

INICIO

1

2

3

4 No

5

A

Si


35



6

ACTIVIDADES

7. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería se desplaza a la Entidad Financiera a consignar lo recaudado y elabora el Boletín diario de Caja.

8. El Jefe de oficina de Hacienda y Te s o r e r í a a n e x a l a ( s ) consignación(es) al boletín diario y entrega al Contador para revisión.



PROCEDIMIENTO PARA INSCRIPCIÓN DE MATRÍCULA DE ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES, COMERCIALES Y DE

SERVICIOS

A


36



7

9No

FIN

Si

8

CONTADOR


INICIO

1

4

2

3

5

1. El Jefe de Oficina de Hacienda y tesorería en el mes de enero envía notificación a los contribuyentes, los grandes diligencian la declaración privada y a los demás se les entregan las i n s t r u c c i o n e s g e n e r a l e s d e diligenciamiento y plazos fijados para presentación y pago de los mismos.

2. El Contribuyente se dirige a la Oficina de Hacienda y Tesorería y presenta la declaración privada.

3. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería recibe y verifica la información declarada, liquida el impuesto y expide el recibo oficial de pago y lo entrega al contribuyente.

4. El Contribuyente realiza en la oficina de Hacienda y Tesorería la cancelación del Impuesto, con el recibo oficial respectivo.

5. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, recauda el dinero, expide recibo oficial, elabora el resumen diario, consignación y entrega a la Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería para su consignación.


7. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería anexa la(s) consignación(es) al boletín diario y entrega al Contador para revisión.


PROCEDIMIENTO PARA DECLARACIÓN Y PAGO DE INDUSTRIA Y COMERCIO



37



6

8

FIN

Si

7

CONTADOR

No

TÉCNICO

USUARIO ACTIVIDADES

INICIO

1

TÉCNICO

4

3

OFICINA DE PLANEACIÓN E INFRAESTRUCTURA

2

5

6

7

FIN


1. El Usuario solicita en la Oficina de Planeación e infraestructura el formulario de demarcación o consulta previa.

2. El Usuario diligencia el formulario y anexa los siguientes documentos: carta catastral, paz y salvo predial, plano de localización.

3. El técnico de la Oficina de Planeación e infraestructura recibe el formulario con los anexos respectivos, radica en el libro de correspondencia para el estudio técnico.

4. El técnico de la Oficina de Planeación e infraestructura, elabora el informe técnico.

5. El técnico de la Oficina de Planeación e infraestructura, realiza la liquidación y entrega al Usuario para su respectivo pago.

6. El Usuario efectúa el pago en la Oficina de Hacienda y Tesorería.

7. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, recauda el dinero, expide recibo oficial, elabora el resumen diario, consignación y entrega a la Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería para su consignación.


9. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería anexa la(s) consignación(es) al boletín diario y entrega al Contador para revisión.



PROCEDIMIENTO PARA DELINEAMIENTO URBANO


38


JEFE DE

OFICINA

USUARIO ACTIVIDADES

INICIO

FIN

1

7

4

TÉCNICO

5

1. El usuario se presenta ante la Inspección de Policía para efectuar el diligenciamiento de la guía.

2. El Inspector de Policía , efectúa inspección ocular y autoriza la expedición de la guía y envía a cancelar a la Oficina de Hacienda y Tesorería.

3. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería verifica y liquida la tarifa sobre el valor de cada cabeza de ganado, según Código de Rentas Municipal, emite recibo oficial y recauda el dinero.

4. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, elabora el resumen diario, consignación y entrega al Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería para su consignación.

5. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería se desplaza a la Entidad F inanc ie ra a cons ignar lo recaudado y elabora el Boletín diario de Caja.




PROCEDIMIENTO PARA RECAUDO DE IMPUESTO DEGUELLO GANADO

MAYOR Y MENOR


39


3

2

6

CONTADOR



OFICINAINTERESADA

ACTIVIDADES

INICIO

FIN

2

4

1

3

5

Si

No

1. La Oficina interesada envía la sol ic i tud de disponibi l idad presupuestal, junto con la cotización y/o la orden de compra correspondiente.

2. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería recibe la solicitud, la radica en libro de control de correspondencia y entrega al Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería para su verificación.

3. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, verifica el saldo de la apropiación del concepto solicitado y si existe d ispon ib i l idad , e labora e l Certificado de Disponibilidad, en original y copia y efectúa su registro en el libro.

4. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, si no existe Disponibilidad, devuelve a la Oficina Interesada, Si, pasa al Je fe de O f i c i na pa ra su aprobación.

5. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería firma el Certificado de Disponibil idad y/o Registro Presupuestal y devuelve al Técnico.

6. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería radica en el libro de control de entrega de correspondencia; envía original al solicitante y archiva copia.


PROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO Y REGISTRO DE

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

6


40


TÉCNICOALCALDE

MUNICIPALJEFE OFICINA

ACTIVIDADES

INICIO

FIN

3

5


6

1

2

JEFE OFICINA

1. El Jefe de la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, entrega al Técnico de Hacienda y Tesorería encargado de elaborar las o r d e n e s d e p a g o , l a documentación exigida para comenzar a tramitar según la clase de pago.

2. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería recibe la documentación con los requisitos correspondientes, verifica, radica y genera la orden de pago en original y copia y la pasa al Alcalde municipal para su aprobación.

3. El Alcalde municipal revisa, firma y la pasa al Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería.

4. El Técnico de Hacienda y Tesorería, recibe la orden de pago con todos sus anexos, verifica la información, elabora comprobante de egreso, y Registro de Disponibilidad Presúpuestal, junto con el cheque y los pasa a la jefe de oficina para su aprobación.

5. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, revisa, firma y devuelve al Técnico de Hacienda y tesorería.

6. El Técnico de Hacienda y Tesorería, registra el cheque en el libro de entrega de cheques y una vez llegue el interesado entrega el cheque y hace f i rmar e l comprobante de egreso, la orden de pago, los soportes y el libro.


PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓNDE ORDEN DE PAGO

OFICINA DE GOB.

Y DES. SOCIAL


41

4


JEFE DE OFICINA

ENTIDAD FINANCIERAACTIVIDADES

INICIO

3

2

1

4 5Si

B A

1. El Jefe de oficina de hacienda y tesorería solicita o se desplaza hasta el municipio de Malaga para reclamar los extractos de las cuentas bancarias.

2. El Jefe de oficina de hacienda y Tesorería recibe el extracto e inicia la conciliación del mes anterior comparando el extracto con los libros de Bancos, el movimiento bancario del mes, el cual contiene la siguiente información: Nombre del Banco o Corporación, Número de la Cuenta, Saldos, Inicial y Final, Consignaciones Realizadas, Cheques Girados (número, nombre y valor), Notas Créditos y D é b i t o s , F e c h a d e C a d a Movimiento

3. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería obtiene la conciliación del mes anterior, confirma la consistencia de cada registro, consignaciones, notas créditos, cheques y notas débitos entre lo contabilizado en el Libro de Bancos y el Extracto, verifica el cobro de cheques pendientes del mes anterior.

4. El Jefe de oficina de hacienda y Tesorería verifica la conciliación, si se presentan inconsistencias elabora oficio a la Entidad F i n a n c i e r a s o l i c i t a n d o l a corrección, de lo contrario pasa al 7.

5. La Entidad Financiera recibe la solicitud, realiza las correcciones y las envía de nuevo al Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería.


PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACIÓN DE EXTRACTOS BANCARIOS


42

ACTIVIDADES

FIN

8

7

A

6

Si

B

No

9

10

6. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería recibe y revisa las correcciones hechas por la Entidad Financiera. Están correctas? Pase al 7 de lo contrario pase al 4.

7. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería realiza la conciliación y elabora el informe y lo firma.

8. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería envía junto con sus soportes al Contador.

9. EL Contador de la Oficina de Hacienda y Tesorería recibe, verifica las conciliaciones y realiza las correcciones necesarias y hace los ajustes contables requeridos.

10. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería recibe las conciliaciones y distribuye original a la cuenta, copia a la Of ic ina de Hac ienda y Tesorería y copia al Contador.

POHT 029HOJA 2 DE 2

PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACIÓN DE EXTRACTOS BANCARIOS


43


TÉCNICOJEFE DE OFICINA

ENTIDAD FINANCIERA

CONTADOR



ACTIVIDADES

INICIO

1

CONTADOR

4

2

5

6

7

FIN

PAT021

No

3

Si

Si

3

1. El Técnico de la Oficina de hacienda y Tesorería, recibe la orden de pago con los documentos soportes, verifica que todos correspondan a la misma orden y los soportes exigidos.

2. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, verifica que el pago a realizar esté contemplado dentro del PAC, en caso afirmativo, autoriza el pago y en caso negativo, se hará la respectiva modificación al PAC.

3. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorer ía, Consul ta e l saldo disponible en cada uno de los libros de bancos y e labora rá e l comprobante de egreso y cheque. Si no existe espera a que hayan recursos disponibles.

4. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, elabora el comprobante de egreso junto con el cheque y acredita en el libro de bancos al igual que en el PAC- y firma.

5. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, recibe la orden de pago junto con los soportes, además del comprobante de egreso y el cheque.

6. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, registra en el libro de entrega de cheques, hace firmar al beneficiario la orden de pago, el libro y demás soportes.

7. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, recibe los soportes de la orden de pago legalizados, la concilia y envía con todos los documentos soportes, el boletín diario de caja y bancos al contador para que continúe el procedimiento contable.


PROCEDIMIENTO PARA PAGOSMUNICIPIO SAN JOSÉ DE MIRANDA

44


JEFE DE OFICINA

ENTIDAD FINANCIERAACTIVIDADES

1. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, revisa diariamente los s a l d o s d e c a d a B a n c o o Corporación, analiza la situación financiera del movimiento y toma la decisión de realizar el traslado.

2. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, elabora el oficio de solicitud, consignación y/o Cheques especificando valores y objetivo del traslado.

3. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, firma el oficio y demás soportes de solicitud de traslado y lleva o envía a la entidad financiera.

4. La Entidad Financiera recibe los oficios debidamente diligenciados y da curso a la solicitud.

5. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, recibe copia del oficio y procede a debitar o acreditar el traslado de Fondos de las cuentas afectadas en el procedimiento, en los libros de Bancos.

INICIO

5

1

2

3

4

FIN


PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS


45


JEFE DE OFICINA

ACTIVIDADES

INICIO

1

4

FIN

ENTIDAD FINANCIERA

2

1. El Jefe de Oficina de Hacienda y tesorería, diligencia el formato preestablecido por la Entidad Financiera para solicitud de nueva chequera.

2. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, firma y entrega el formato preestablecido para solicitud de nueva chequera a la Entidad Financiera.

3. La Entidad Financiera recibe la solicitud y entrega las chequeras solicitadas.

4. El Jefe de Oficina de Hacienda y tesorería, recibe la chequera, la revisa y registra su entrada, especificando el número inicial y final de la chequera.

3


PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE CHEQUERAS


46

OFICINA DE HDA. Y

TESORERÍA

ALCALDE JEFE DE OFICINA

ENTIDAD FINANCIERA

ACTIVIDADES

INICIO

6

3

FIN

DESPACHO DEL

ALCALDE

1

4

5

7

1. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, elabora el oficio de solicitud a sugerencia del señor Alcalde y lo pasa para su firma.

2. El Alcalde Municipal firma el oficio de solicitud a la Entidad Financiera y devuelve al Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, para su envío.

3. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, recibe el oficio aprobado y lo envía a la Entidad Financiera respectiva.

4. La Entidad Financiera recibe solicitud y expide formularios para ser diligenciados y registro de firmas.

5. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, diligencia formularios y registra firmas.

6. La Entidad Financiera, recibe formularios y tarjetas, revisa, aprueba, expide chequera y la constancia de apertura de la cuenta.

7. El Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería, recibe la chequera, la revisa y registra su entrada, especificando el número inicial y final de la chequera.

2


PROCEDIMIENTO PARA APERTURADE CUENTAS CORRIENTES


47

OFICINA DE HACIENDA Y TESORERÍADESPACHO DEL

ALCALDE

TÉCNICO JEFE DE OFICINAALCALDE

MUNICIPAL

ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

JEFE DE OFICINA DE GOBIERNO Y

DESARROLLO SOCIALCOMISIONADO

1

2

5

INICIO

3

4

6

7 8

FIN

1. El Alcalde autoriza la comisión y solicita a la Oficina de Gobierno y Desarrollo Social, la elaboración de la Resolución de comisión.

2. El Jefe de Oficina de Gobierno y Desarrollo Social elabora la Resolución Comisoria y la solicitud de disponibilidad presupuestal.

3. El Alcalde firma la Resolución de Comisión y la solicitud de Disponibilidad Presupuestal y la envía al Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería.

4. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería, expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y lo firma.

5.El comisionado recibe la Resolución y da cumplimiento a la comisión asignada; solicitando los soportes correspondientes (Certificado de permanencia, constancias de transporte), y los hace llegar a la Oficina de Hacienda y Tesorería.

6. El Jefe de Hacienda y Tesorería, sigue el procedimiento para pagos definitivos.

7. El Técnico de la Oficina de Hacienda y tesorería , entrega el cheque al funcionario comisionado y actualiza el libro de avances pendientes que debe contener: cargo, nombre, concepto, fecha, valor.

8. El Comisionado firma libro de entrega de cheques y recibe el cheque.

POHT 034 HOJA 1 DE 1 PROCEDIMIENTO PARA AVANCE DE VIÁTICOS


48


TÉCNICO JEFE DE OFICINA CONTADOR

ACTIVIDADES

INICIO

1

3

FIN

2

6

1.El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, al finalizar el día recopila los documentos que se originaron en cada uno de los movimientos de caja.

2. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, recopilada la información procede a elaborar el resumen diario. 3. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, revisa el resumen y relaciones elaboradas y entrega al Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería.

4. El Jefe de la Oficina de Hacienda y Tesorería recibe el resumen y soportes,, revisa, elabora el boletín diario de caja en original y copia y lo firma.

5. El Jefe de la Oficina de Hacienda y Tesorería, distribuye original, al Contador y copia para el archivo de su oficina.

6. El Contador de la Oficina de Hacienda y Tesorería, recibe y registra el Boletín Diario de Caja en los sistemas de contabilidad y presupuesto.

Observaciones:A. El libro tiene que estar debidamente foliado y especificar para cada fondo de acuerdo a la destinación que tenga el ingreso.

B. La relación de Ingresos debe hacerse por cada uno de los conceptos, i n c l u y e n d o l o s e f e c t i v a m e n t e recaudados y debe contener: fecha, concepto y la vigencia a que corresponde el ingreso.

C. La relación de las consignaciones realizadas deben separase por concepto, si fue por los recaudos efectuados o traslado de Banco.


PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DEL BOLETÍN DIARIO DE CAJA


49

4

5




INICIO

7

1

3

4

FIN

2

5

6

Si

N

O

1. El Contribuyente solicita en la Oficina de Hacienda y Tesorería expedición de paz y salvo.

2. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería verifica en el sistema de control los datos prediales del contribuyente para verif icar la situación del predio.

3.El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, si el contribuyente no tiene deudas a la fecha con el municipio, expide recibo por el valor de la elaboración de paz y salvo.

4.El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, expide al Contribuyente, si tiene deudas pendientes con la Oficina de Hacienda y Tesorería, un recibo oficial por el saldo para que cancele.

5. El Contribuyente cancela la deuda y/o valor de expedición del Paz y Salvo.

6. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería, recauda el dinero, expide paz y salvo y elabora el resumen diario, consignación y entrega al Jefe de Oficina de Hacienda y Tesorería para su consignación.




PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE PAZ Y SALVO IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO


50

8


TÉCNICOJEFE DE OFICINA

CONSEJO

MUNICIPAL DE

POLÍTICA FISCAL ACTIVIDADES

FIN

2

1

ÓRGANOS QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO

3

INICIO

4

6

1. Cada uno de los órganos que conforman el presupuesto general del Municipio presenta a la Oficina de Hacienda y Tesorería el anteproyecto de PAC (Jefes de cada órgano y Oficina).

2. El Técnico de la Oficina de Hacienda y Tesorería radica las solicitudes y entrega los anteproyectos elaborados por los órganos al Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería.

3. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería, consolida las solicitudes de gasto y cruza con el flujo de ingresos proyectado para determinar la situación de la Oficina de Hacienda y Tesorería.

4. El Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería, elabora y presenta el proyecto de PAC a estudio y aprobac ión de l Conse jo Municipal de Política Fiscal.

5. El Consejo Municipal de Política Fiscal aprueba el Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, si no lo devuelve para su revisión y ajuste.

6. El Consejo Municipal de Política Fiscal, aprobado el PAC, lo comunica al Jefe de oficina de Hacienda y Tesorería y a cada uno de los órganos que conforman el Presupuesto General del Municipio.


PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA

SI

NO

5


51

Documents

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENT OS DEL …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos PDF/manual de... · • Régimen de Control Fiscal, Ley 136/94, Ley 42/93 • Contraloría Dep