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Manual de Procedimientos
Órgano Interno de Control
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
2
Manual de Procedimientos
Órgano Interno de Control
3
Índice
Página
I. Introducción……………………………………………….……………………5 II. Organigrama…………………………………………………..……………….6 III. Objetivo del Manual…………………………….……………….………...…..7 IV. Presentación de los Procedimientos:
1. Auditorías………………………………………………..………………9 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 2. Entregas-Recepción………………………………………………...28 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 3. Revisión física de personal……………………..…………………69 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos
Anexos
4. Revisión de bienes inventariables…………………….…… ……..76 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos
4
5. Atención de quejas y denuncias…………………………………….83 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 6. Licitaciones de tiendas escolares…………………………………...92 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 7. Verificaciones físicas de tiendas escolares…………………..……105 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos Anexos 8. Revisiones financieras de informes de tiendas escolares………111 Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción de actividades Diagrama de flujos
Anexos
Bibliografía………………….…………………………………………. 120 Glosario….…………………………….……...………….………….….121
5
I. Introducción
El Manual de Procedimientos de este Órgano Interno de Control, se elabora con el propósito de establecer los procedimientos de trabajo, conociendo de manera detallada y secuencial, la forma en que se desarrollan las actividades que se tienen asignadas a este Órgano, tal como se indica en el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, emitido en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado Número 37 de fecha 10 de agosto del 2020 y artículo 24 del Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado. Con esto se logra tener una visión global de lo que se realiza en el Órgano Interno
de Control y orientar al personal adscrito al Órgano en la responsabilidad de sus
funciones y personal de nuevo ingreso, permitiendo mejorar el desempeño de sus
actividades.
Es importante el presente Manual, para tener una mejor interpretación y
conocimiento del funcionamiento del Órgano Interno de Control, al igual la
responsabilidad por parte del personal de este Órgano, para estar en apego a las
disposiciones emanadas del Ejecutivo Estatal a través del Secretario de
Educación Pública, así como las atribuciones que les fija el Reglamento Interior de
la Secretaría de Educación Pública.
6
II. Organigrama
7
III. Objetivo del Manual
El objetivo del presente manual es garantizar la uniformidad de las operaciones
como instrumentos que permitan la toma decisiones para implementar mejoras
tanto en la productividad del trabajo y calidad en el servicio, además constituye
una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera
de ejecutar un trabajo determinado.
Lo importante de contar con el Manual de Procedimientos, es facilitar el control
interno del Órgano Interno de Control, permitiendo orientar el desempeño del
personal ante cualquier duda, ayudando a incrementar la eficiencia, la calidad y
productividad, toda vez que es fuente importante de información, contribuyendo
para a asumir la responsabilidad por parte de cada persona que labora en Órgano,
facilitando los procesos para hacer efectivas las normas, procesos y funciones
administrativas.
8
IV. Presentación de los Procedimientos
1. Auditorías
2. Entregas-Recepción
3. Revisión física de personal
4. Revisión de bienes inventariarles
5. Atención de quejas y denuncias
6. Licitaciones de tiendas escolares
7. Verificaciones físicas de tiendas escolares
8. Revisiones financieras de informes de tiendas escolares
9
Secretaría de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Subjefatura de Supervisión y Auditoría
1.- Auditorías
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
10
Secretaría de Educación Pública
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorías Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control.
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría
Versión: 1.0
Página: 1 de 9
Objetivo: Es la obtención de evidencia suficiente, competente,
relevante y pertinente que permita al auditor conocer la
situación de los conceptos revisados para emitir un
resultado solido, sustentado y valido.
Alcance: Titular, auditores, personal del Órgano Interno de Control
y área auditada.
Normas de Operación: Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, Manual de Auditoría Pública, y Normas Generales de Auditoría Pública.
11
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorías Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control..
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 2 de 9
Tiempo: 1 a 3 meses
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de Trabajo
1 Titular del Órgano
Interno de Control
Elabora orden de auditoría,
mediante mandamiento escrito:
nombre y cargo a quien se dirige,
fecha de elaboración de acuerdo
con la programación, fundamentos
(sustento) de la auditoría, nombres
completos y cargos del personal
comisionado para practicar la
auditoría, alcances de la auditoría y
el período a revisar, estar firmada
por el titular del OIC, firmándose un
día antes de lo programado para
efectuar la visita al área auditada.
Oficio de Orden de
Auditoría.
2 Auditor de Órgano
Interno de Control
Entrega orden de auditoría al titular
del área auditada, ya que se
presenta a los auditores que
llevarán a cabo la ejecución de la
auditoría.
Oficio de Orden de
Auditoría.
3 Área auditada Recibe orden de auditoría,
obteniendo de puño y letra, el acuse
de recibo en una copia, así como el
sello oficial.
Oficio de Orden de
Auditoría con acuse de
recibido.
4 Auditor de Órgano
Interno de Control
Recibe acuse de la Orden de
Auditoría y turna copia a las
instancias que lo requieran.
Acuse de oficio de la
orden de auditoría.
5 Auditor de Órgano
Interno de Control
Elabora acta de inicio, para hacer
constar entrega formal de la orden
de auditoría (nombre, cargo y datos
de identificación de los servidores
públicos que intervienen en el acto.
Acta de Inicio.
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorías. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control.
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 3 de 9
Tiempo: 1 a 3 meses
Descripción de actividades Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
6 Auditor de Órgano
Interno de Control
Entrega un ejemplar del acta de
inicio al titular del área auditada,
posteriormente presentar al
auditado el oficio de solicitud de
información. Dicho oficio se
elabora de la siguiente manera:
se toma un número en el
consecutivo de oficios; se le
plasma la fecha; se plasma el
asunto; en el detalle del oficio se
plasma la normatividad que nos
regula para llevar a cabo dicha
auditoría, se plasman los
antecedentes para solicitar cierta
información; se enlista la
información que se solicitará para
llevar a cabo la auditoría; se firma
el oficio por el titular del OIC y se
le pone el sello oficial; finalmente
se plasman las copias para los
interesados.
Acta de Inicio y Oficio
de Solicitud de
Información.
7 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Iniciar los trabajos de auditoría y
conforme a la muestra, solicita la
verificación física y/o documental
y registra los datos en papeles de
trabajo.
Papeles de trabajo.
13
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorías. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control.
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 4 de 9
Tiempo: 1 a 3 meses
Descripción de actividades Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
8 Subjefe de
Órgano Interno
de Control
Registra en cédulas los
resultados de los trabajos y sus
conclusiones y los presenta al
Titular del Órgano Interno de
Control, para que este a su vez
les dé el visto bueno o le efectúe
alguna modificación.
Cédulas de
Observación.
9 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Realiza confronta con el titular del
área auditada, servidores públicos
responsables de la operación
revisada y de quienes poseen
atribuciones en toma de
decisiones.
10 Área Auditada Proporciona al auditor, elementos
adicionales para rectificar o
ratificar las observaciones.
Evidencia documental.
11 Subjefe de
Órgano Interno
de Control
Ratifica o rectifica observaciones,
recomienda acciones para
solucionar lo observado.
Evidencia documental
12 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Elabora el acta de cierre para
hacer constar los resultados de la
auditoría, conclusión de la
diligencia o término de los
trabajos realizados, recaba firmas
de los que participan en el acto y
entrega un ejemplar al titular del
área auditada.
Acta de Cierre de
Auditoría.
14
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorías Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 5 de 9
Tiempo: 1 a 3 meses
Descripción de actividades Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
13 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Entrega al titular del Órgano
Interno de Control el proyecto de
cédula de observación.
Cédula de
Observaciones.
14 Titular de Órgano
Interno de
Control
Analiza y aprueba las
observaciones.
Cédula de
Observaciones.
15 Titular de Órgano
Interno de
Control
Presenta las cédulas de
observaciones al titular del área
auditada y se firmen.
Cédulas de
Observación.
16
Titular de Órgano
Interno de
Control
¿Están solventadas las
observaciones?
Si, concluye auditoría.
No, sigue el proceso de auditoría.
Sigue e número 16.
Otorga un plazo de 5 días hábiles
para presentar ante el Órgano
Interno de Control la evidencia
documental que solvente cada
una de las observaciones.
Evidencia Documental
17 Área Auditada Presenta la evidencia documental
que considera va a solventar cada
una de las observaciones
presentadas en las cédulas.
Evidencia Documental.
15
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorias Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control.
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 6 de 9
Tiempo: 1 a 3 meses
Descripción de actividades Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
18
Titular de Órgano
Interno de Control
¿Están solventadas las observaciones? Si, concluye auditoría. No, sigue en el número 18. Aplicar los requerimientos y/o sanciones a que haya lugar.
Cédula de
Observaciones.
Fin
16
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorías Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control.
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 7 de 9
Tiempo: 1 a 3 meses
Diagrama de Flujo
Titular de OIC Subjefe de OIC Auditor de OIC Área Auditada
Inicio
1
Entrega la orden
de auditoría al
titular del área
sujeta a auditar.2
Recibe orden de
auditoría, mediante el
acuse de recibido.
3
4
5
6
inicia los trabajos de auditoría y
conforme a la muestra
seleccionada, solicita la
verificación física y/o documental y
registra los datos en los papeles
de trabajos.
78
realiza confronta con el titular del
área auditada, servidores
públicos responsables de la
operación revisada y de quienes
poseen atribuciones en toma de
decisiones.
9
2
Elabora orden de
auditoría.
Orden de
auditoria
Obtiene acuse de la orden de
auditoría y turna copia a las
instancias que lo requieran.
Orden de
auditoria
Elabora el acta de inicio en 5
ejemplares y recaba las
firmas de las personas que
intervienen en el acto.
Acta de inicio
Entrega un ejemplar del acta de
inicio al titular del área sujeta a
auditar.
Acta de inicio
Registra en cédulas los
resultados de los trabajos y sus
conclusiones y los presenta al
titular del Órgano Interno de
Control.
Cédulas de
observación
Orden de
auditoria Orden de
auditoria
Papeles de
Trabajo
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditorías. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría
Versión: 1.0
Página: 8 de 9
Tiempo: 1 a 3 meses
Diagrama de Flujo
Titular de OIC Subjefe de OIC Auditor de OIC Área Auditada
Cédula de
observación
Acta de cierre
de auditoria
Evidencia
documental
1
Personal del área
auditada
proporciona al
auditor, elementos
adicionales para
rectificar o ratificar
las observaciones.
Ratifica o rectifica
observaciones,
recomienda acciones
para solucionar lo
observado.
10
Elabora el acta de cierre,
recaba firmas de los que
participan en el acto y
entrega un ejemplar al
titular del área auditada.
11
12
13Analiza y aprueba las
observaciones.14
Presenta las
cédulas de
observaciones al
titular del área
auditada y se
firmen.
15
3
Entrega al titular del
Órgano Interno de
Control el proyecto de
cédula de observación.
Cédula de
observación
Evidencia
documental
Cédula de
observación
18
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-OIC-01
Nombre del Procedimiento: Auditoría. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa: Órgano Interno de Control.
Área Responsable: Subjefatura de Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 9 de 9
Tiempo: Varia
Diagrama de Flujo
Titular de OIC Subjefe de OIC Auditor de OIC Área Auditada
2
¿Están
solventadas las
observaciones?
Si
Otorga un plazo de 5 días
hábiles para presentar
ante el Órgano Interno de
Control la solventación.
No
¿Están
solventadas las
observaciones?
Presenta la evidencia
documental que solventa cada
uno de los casos.
Aplica los requerimientos o
sanciones a que haya lugar.
No
Si
16
17
18
Concluye
auditoria
Concluye
auditoria
Fin
Evidencia
documental Evidencia
documental
Cédula de
observación
19
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Nombre: Secretaría de Educación Pública del
Estado de B.C.S.
Plantel: (nombre del área a auditar)
Función: (cargo del titular del área a auditar) Servidor Público: (nombre del titular a
auditar)
Ubicación: (Dirección del área a auditar) Orden Núm: ---/2020.
Acta de Visita: ---/2020.
Clase: Acta de Resultados
ACTA ADMINISTRATIVA QUE SE FORMULA PARA HACER CONSTAR LOS RESULTADOS DE LA
AUDITORÍA No. ---/2020.
2020---
En la ciudad de La Paz, B.C.S., siendo las ___:___ horas, del día ____ de ---------- del 2020, los CC. --------
---------------------------------------, C. ---------------------------------------------- y C. ---------------------------------------------
personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública, llevaron a
cabo la auditoría No. ----/2020, bajo el amparo de la orden No. ---- del ---- de ------------------- del 2020,
en la oficina que ocupa la dirección de la ------------------------------------------------ (nombre del área a
auditar), sita en calle ---------------------------------, col. --------------------, ------------------ B.C.S., a efecto de
hacer constar los siguientes: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hechos _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en la oficina citada y ante
la presencia de la ________________(nombre del titular del área a auditar) (cargo del área a auditar),
así como los testigos de asistencia los CC. __________________________________________ y C.
______________________________________________, nombrados por la ---------------------------(nombre del titular
del área a auditar), personal adscrito al (área a auditar). Con la presente acta se dan por concluidos
los trabajos dentro del plantel antes mencionado, relacionados con la Auditoría No. ---/2020,
indicándose en éste acto la fecha probable del envío del informe de Resultados de Auditoría para su
firma y atención, en el tiempo establecido en dichos documentos, la cual será el (fecha de
solventación)._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _
No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de ésta diligencia,
siendo las ___:___ horas de la misma fecha de su inicio previa lectura de lo asentado la firma al
margen y al calce de todas sus fojas los que en ella intervinieron, haciéndose constar que éste
documento fue elaborado en original y tres copias, de las cuales se entrega una legible al servidor
público con él que se entendió la diligencia._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Por el Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública de la Ciudad de La Paz,
B.C.S._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
En la ciudad de La Paz, B.C.S., siendo las ___:___ horas del día ___ de (fecha en que se entrega el
resultado de la auditoría), los CC. --------------------------------------, C. ---------------------------------- y el C. --------
----------------------------------, personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de
Educación Pública, llevaron a cabo la auditoría número ----, bajo el amparo de la orden número ----
/2020 del (fecha en que dio inicio la revisión de auditoría), en las oficinas que ocupa la dirección de
(nombre del área a auditar), sita en calle ----------------- y ----------------, col. -------------------, La Paz B.C.S.,
a efecto de hace constar los siguientes: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Pasa al folio 2020---
20
Nombre: Secretaría de Educación Pública del
Estado de B.C.S.
Plantel: (nombre del área a auditar)
Función: (cargo del titular del área a auditar) Servidor Público: (nombre del titular a
auditar)
Ubicación: (Dirección del área a auditar) Orden Núm: ---/2020.
Acta de Visita: ---/2020.
Clase: Acta de Resultados
Viene del folio 2020---
Por el Órgano Interno de Control
(Nombre del titular)
Jefa(e) del Órgano Interno de Control
C. --------------------------------------------- C. ------------------------------------------
Subjefa de Auditoría y Supervisión Auditor Interno
C. ------------------------------------------------
Auxiliar de Auditor
Por Parte de la (nombre del área auditada)
(nombre del titular)
Cargo del titular del área a auditar
Testigos de Asistencia
C. _________________________________ C. ____________________________________
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Folio 2020---
21
Nombre: Secretaría de Educación Pública del
Estado de B.C.S.
Área: Nombre del área a auditar
Función: Director del Plantel Educativo Servidor Público: Nombre del titular
Ubicación: Dirección del plantel. Orden Núm: 01/2020
Acta de Visita: 01/2020.
Clase: Acta de Inicio de Auditoría.
Anexo “Acta de Inicio”
2020/01
En la Ciudad de La Paz, B.C.S., siendo las ----- horas, del día _____ de _____________ de 2020, las CC. C. ----------------
-----------------------------------------------------------------------------------------, auditores respectivamente, adscritos al Órgano
Interno de Control de la Secretaría de Educación, hace constar que se constituyeron legalmente en las oficinas
que ocupa la dirección de la Esc. Primaria ---------------------------------------------------, ubicada en -------------------------------
-----------, col. -----------------------------------------, ------------------------ B.C.S., a efecto de hacer constar los siguientes:----------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------
En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en la oficina citada y ante la presencia
de la C. -------------------------------------------- (nombre del titular del área a auditar), procedieron a identificarse en el
orden mencionado con las credenciales números: --------------------------------------------------------------------------------------
expedida por el Instituto Nacional Electoral, acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditoría
Núm. 01/2020 de fecha ------------------------------------, emitida por la ------------------------------------------------------------ Jefa del
Órgano Interno de Control de ésta Secretaría de Educación Pública, a la --------------------------------------- (titular del área a
auditar). quien firma para constancia de su puño y letra en una copia de la misma orden , en la cual también se
estampo el sello oficial del plantel educativo visitado, acto con en el que se tiene por formalmente notificada la
orden de auditoría que nos ocupa, para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se
solicita al servidor público que la recibe se identifique, exhibiendo éste la Credencial de Elector con número
_________________________, expedida a su favor por el Instituto _____________ Electoral, documento que se tiene a la
vista y en el que se aprecia en su margen inferior izquierdo una fotografía cuyos rasgos fisonómicos corresponden a
su portador, a quien en éste acto se le devuelve por así haberlo solicitado.----------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------
Los auditores exponen a la ----------------------------------- (titular del área a auditar) el alcance de los trabajos a
desarrollar, los cuales se ejecutarán al amparo y en cumplimiento de la orden de auditoría citada, mismos que
estarán enfocados al 100% de la revisión, correspondiente al periodo de --------------------- a -------------------------- a los
ingresos propios del plantel, practicando los procedimientos de auditoría del ----------------------------------------------------
-------- (fecha) , en la inteligencia de que la auditoría podrá retroceder a ejercicio anteriores de considerarse
necesario, acto seguido se solicita a la -------------------------------------- (titular del área a auditar), designe dos
testigos de asistencia, advertido de que en su negativa serán nombrados por los auditores actuantes, a ésta
solicitud, el visitado designa a los CC. _________________________________________, con domicilio particular en
__________________________________________________________________________, identificándose con credencial de
elector número ______________________, con Registro Federal de Contribuyentes ________________________ y
nacionalidad ___________________; y el (la)__________________________________________________________, con
domicilio particular en
____________________________________________________________________________________________, identificándose
con credencial de elector número _____________________, con Registro Federal de Contribuyentes
____________________ y nacionalidad __________________, quienes aceptan la designación.---------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Pasa al folio 2020/---
22
Nombre: Secretaría de Educación Pública del
Estado de B.C.S.
Área: Nombre del área a auditar
Función: Director del Plantel Educativo Servidor Público: Nombre del titular
Ubicación: Dirección del plantel. Orden Núm: 01/2020
Acta de Visita: 01/2020.
Clase: Acta de Inicio de Auditoría.
Viene del folio 2020/---
2020/---
Por lo antes manifestado y con fundamento en el artículo 45 de La Ley de Responsabilidades de los
Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Baja California Sur, --------------------------------
(titular del área a auditar), previo apercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las
penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad distinta a la judicial, según lo
dispone el artículo 188 del Código Penal del Estado de Baja California Sur manifiesta llamarse como
ha quedado asentado, tener la edad de _________________, estado civil _____________, originaria
de___________________________ con domicilio particular
_________________________________________________________________________________ y Registro
Federal de Contribuyentes número _________________________, dice que en éste acto recibe el
original de la orden de auditoría número 01/2020 de fecha ----------------------------------------, hecho con
el que se da por formalmente notificado y se pone a las órdenes de los auditores actuantes para
atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------
No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la práctica de ésta diligencia,
siendo las ______ horas de la misma fecha en que fue iniciada.-------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------
Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los
folios los que en ella intervinieron, haciéndose constar que éste documento fue elaborado en
original y cuatro copias, de las cuales se entrega una legible al servidor público con el que se
entendió la diligencia.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------Conste----------------------------------------------
--------------------------
Por el Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública de la Ciudad de La Paz,
B.C.S.
(nombre del área a auditar)
(nombre de la titular del área a auditar)
(Cargo de la titular del área a auditar)
Pasa al folio 2020/---
23
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Nombre: Secretaría de Educación Pública del
Estado de B.C.S.
Área: Nombre del área a auditar
Función: Director del Plantel Educativo Servidor Público: Nombre del titular
Ubicación: Dirección del plantel. Orden Núm: 01/2020
Acta de Visita: 01/2020.
Clase: Acta de Inicio de Auditoría.
Viene del folio 2020/----
2020/---
Por el Órgano Interno de Control
(nombre de la titular)
Jefa del Órgano Interno de Control
C. (nombre del subjefe) C. (nombre del auditor)
Subjefa de Auditoría y Supervisión Auditor Interno
Testigos de Asistencia
C. _____________________________________ C. ______________________________________
24
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25
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Oficio: SEP/OIC/---/20__.
Asunto: SE ORDENA LA PRATICA DE AUDITORÍA __/20__.
La Paz B.C.S., a __ de ________ del 20__.
------------------------------------------------
Director de la Escuela ------------------
Presente
Con objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de sus programas
sustantivos y de la normatividad aplicable, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 32 fracción XI, de la
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Baja California Sur, última reforma BOGE No. 72,
del 31de diciembre del 2015; artículo 6° del Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado; artículo
37 de la Ley del Presupuesto y Control del Gasto Público Estatal; artículo
39 fracciones V, VII del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación; artículo 46 fracción XIV de la Ley
de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Baja California Sur, última
reforma en BOGE No. 70 del 20 de diciembre del 2015 y en el programa anual de Auditoría y control para el
ejercicio 20__ de éste Órgano de Fiscalización, se le notifica que se llevará a cabo la Auditoría Núm. __/20__,
correspondiente a los ingresos propios de ese plantel a su cargo.
Para cumplir con lo señalado, han sido comisionados los CC. --------------------------------------, auditores del
Órgano Interno de Control, para tal efecto sírvase proporcionar a los servidores públicos mencionados, las
facilidades administrativas necesarias para el cumplimiento de su comisión. Cabe mencionar que del __ de
________ al __ de _________ del 20__, ese plantel educativo estará sujeto a la revisión referida.
Comunico a usted que la Auditoría Núm. __/20__ se practicará a los conceptos de recursos humanos,
financieros y material, correspondientes al periodo de _______ del 20__ a la fecha, inherente a los ingresos
propios del plantel.
Sin más por el momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.
Atentamente
(Nombre del Titular del área)
Jefa del Órgano Interno de Control
C.c.p.- Secretario de Educación del Estado de B.C.S.
C.c.p.- Contralora General en B.C.S.
C.c.p.- Director de Educación Primaria.
C.c.p.- Supervisora de Zona Escolar _________________________.
C.c.p.- Expediente.
C.c.p.- Minutario.
______/____
Órgano Interno de Control
Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col, Arboledas, C.P. 23070
La paz B.C.S. Teléfonos: 612 12 381 26, 12 381 21 Y 381 24
Correo Electrónico: [email protected]
26
Oficio: SEP/OIC/---/20__.
Asunto: SE SOLICITA INFORMACIÓN DE ORDEN
DE AUDITORÍA __/20__.
La Paz B.C.S., a __ de _______ del 20__.
------------------------------------------------
Director de la Escuela ---------------------
Presente
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Órgano Interno de Control
Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col, Arboledas, C.P. 23070
La paz B.C.S. Teléfonos: 612 12 381 26, 12 381 21 Y 381 24
Correo Electrónico: [email protected]
Con objeto de verificar y promover en ese plantel educativo el cumplimiento de sus programas sustantivos y el apego a
la normatividad aplicable y con fundamento en lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley Orgánica de la Administración
Pública del Estado de Baja California Sur, última reforma en BOGE No. 72 de fecha 31 de diciembre del 2015; por el
artículo 46 fracción XIV de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de
Baja California Sur, última reforma en BOGE No. 70 del 20 de diciembre del 2015; articulo 39 fracciones V, VII del
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación; y artículo 37 de la Ley del Presupuesto y Control del Gasto Público
Estatal, me permito solicitar a usted, remita la información y/o documentación que se detalla en el presente oficio.
Lo anterior, con el objeto de obtener la información necesaria para la planeación de la Auditoría No. __/20__ en la Esc. -
------------------------------., de conformidad con nuestro Programa Anual de Trabajo
20__, revisando el periodo de agosto de 2018 a la fecha y cuyo periodo de ejecución será del __ de _________ al __
de _______ del 20__.
La información deberá enviarse a la siguiente dirección: Unidad de Fiscalización y Supervisión Interna de la Secretaria
de Educación Pública, ubicada en la segunda planta, con dirección en Blvd. Luis Donaldo Colosio y Valentín Gómez
Farias, c.p. 23070, col. Arboledas.
En base a lo anterior y con objeto de realizar una adecuada planeación de la mencionada auditoría, solicito a usted
instruya a quien corresponda, a fin de que sea proporcionada la siguiente documentación, correspondiente al periodo
de ________ del 20__ a la fecha:
Recursos Humanos:
Libro de asistencia del personal docente y administrativo.
Plantilla de personal.
Reporte de incidencias recibidas y selladas por el Depto. de Recursos Humanos de la SEP.
Expedientes de personal.
Recursos Financieros:
Efectivo que se tenga al inicio de la revisión.
Estados de cuenta.
Informes financieros de ingresos propios.
27
Órgano Interno de Control
Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col, Arboledas, C.P. 23070
La paz B.C.S. Teléfonos: 612 12 381 26, 12 381 21 Y 381 24
Correo Electrónico: [email protected]
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Auxiliares de cobro.
Comprobación del gasto.
Expediente del proceso de licitación de la tienda escolar.
Recursos Materiales:
Listado de inventarios actualizado.
Relación de bienes pendientes de dar de alta y baja.
Debido a la importancia de lo solicitado y poder cumplir con los objetivos de ésta revisión, se le agradecerá
proporcione a los auditores actuantes, la información antes mencionada a más tardar el día __ de _______ del 20__.
Sin más por el momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.
C.c.p.- Secretario de Educación del Estado de B.C.S.
C.c.p.- Contralora General en B.C.S.
C.c.p.- Director de Educación Primaria.
C.c.p.- Supervisora de Zona Escolar ___________________________.
C.c.p.- Expediente.
C.c.p.- Minutario.
_______/____
Atentamente
(Nombre del Titular del área)
Jefa del Órgano Interno de Control
28
Secretaria de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Subjefatura de Supervisión y Auditoría
2.- Entrega-Recepción
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021
29
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-02
Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de
Control
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría
Versión: 1.0
Página: 1 de 5
Objetivo: Determinar las bases para el proceso de la Entrega-
Recepción, conforme a las cuales se debe presentar
la información que muestre el estado que guarda los
asuntos de su competencia, a fin de garantizar la
continuidad en la prestación de los servicios
gubernamentales del Estado de Baja California Sur.
Alcance: Titular, auditores y personal del Órgano Interno de
Control.
Normas de Operación: Reglamento Para la Entrega-Recepción de los Servidores Públicos del Estado de Baja California Sur.
30
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-02
Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 2 de 5
Tiempo: 15 días hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de Trabajo
1 Titular de Órgano
Interno de Control
Recibe notificación del servidor
público, que habrá cambio de
titular en su área.
2
Auditor del
Órgano Interno de
Control
Asesora al enlace que el
servidor público nombra para el
llenado del acta y anexos de
entrega-recepción, revisando
tanto el Acta como los anexos
de entrega en un plazo no
mayor a 5 días hábiles.
Acta y Anexos.
3 Auditor del
Órgano Interno de
Control
El servidor público entrante y
saliente está de acuerdo con la
entrega.
Acta y Anexos.
No, Se levanta un acta
circunstanciada con un
representante de contraloría del
estado y dos testigos, sin que se
interrumpa el proceso de
entrega.
Si, continúa el procedimiento.
31
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-02
Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción. Fecha: 05-02-2021
Unidad
Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 3 de 5
Tiempo: 15 días hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento
de Trabajo
4
Titular de
Órgano
Interno de
Control.
En acuerdo con los servidores públicos entrante
y saliente, el titular del órgano interno de control,
fija la fecha para llevar a cabo el protocolo de
entrega, tal como se indica:
1.-Se procede a la presentación de las personas
que intervienen en dicho protocolo (Servidores
públicos entrante y saliente, un testigo por cada
servidor público, un representante de la
Contraloría del Estado, un representante de la
Subsecretaría de Finanzas, un representante de
la Subsecretaría de Administración y Titular del
Órgano Interno de Control),
2.-El representante de la Contraloría del Estado
procede a la lectura del acta de entrega-
recepción.
3.-Firma del acta y anexos de la entrega.
Una vez llevado a cabo el protocolo, se entrega
un juego del acta y de los anexos debidamente
firmados a cada persona que interviene en el
acto protocolario, excepto a los testigos.
Oficios para
formalizar el
protocolo.
32
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-02
Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción. Fecha: 05-02-2021
Unidad
Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 4 de 5
Tiempo: 15 días hábiles
Descripción de actividades
5 Titular de
Órgano
Interno de
Control
Se le informa a los servidores públicos entrante y
saliente de las responsabilidades que contrae la
entrega-recepción, durante el acto protocolario.
Acta y
Anexos
Fin
33
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-02
Nombre del Procedimiento: Entrega-Recepción Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión
y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 5 de 5
Tiempo: 15 días hábiles
Diagrama de Flujo
Titular de OIC Auditor de OIC
Acta Entrega-
Recepción y anexos
Acta Entrega-
Recepción y anexos
Acta Entrega-
Recepción y anexos
Inicio
El titular recibe la notificación del
servidor publico que habrá
cambio de titular.
Asesora al enlace que el
servidor público nombra
para el llenado del acta y
anexos de entrega-
recepción, revisando
tanto el Acta como los
anexos de entrega en un
plazo no mayor a 5 días
hábiles.
El servidor público entrante y saliente
están de acuerdo con la entrega.
Se levanta un acta circunstanciada.
1
2
No
En acuerdo con los servidores
públicos entrante y saliente, el
titular del órgano interno de
control, fija la fecha para llevar a
cabo el protocolo de entrega.
El titular entrega un tanto a cada persona que interviene en el acto protocolario.
El titular informa a los servidores públicos entrante y saliente de las responsabilidades que contrae la entrega recepción.
Fin
Si 3
4
5
Acta
circunstanciada
Acta Entrega-
Recepción y anexos
34
Formato 1
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA- RECEPCIÓN (Unidad administrativa) (1)
En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 8, 9, 12, 16 y 64 de la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Estado de Baja California Sur; 1, 2, 4, 5, 6, 11, 12, 13, 14 y 18
del Reglamento para Realizar la Entrega - Recepción de la Administración Pública del
Estado de Baja California Sur; y 1, 15, 22, 23, 24, 29 y 30 de los Lineamientos para la
regulación de los procesos de Entrega-Recepción en la Administración Pública Estatal; se
levanta la presente:
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
En la ciudad de (2), Baja California Sur; siendo las (3) horas del día (4), se reunieron en las oficinas que ocupa la (el) (5), sito en (6),el (la) (7) quien a partir del día (fecha que dejo de ocupar el puesto) dejó de ocupar el puesto de (8) y el (la) (9), quien a partir del día (10), ocupa el puesto de (8), identificándose con credenciales para votar con fotografía con números (11) y (11), respectivamente, expedidas por el (12), documentos cuyas copias simples se anexan a la presente, con el motivo de llevar a cabo la Entrega-Recepción, bajo protesta de decir verdad los comparecientes hacen las siguientes:
DECLARACIONES
PRIMERA. Manifiesta el (la) C. (7) haber desempeñado el cargo de (8), durante el período comprendido del (13) al (14), señalando como domicilio para recibir notificaciones o documentos relacionados con la presenta acta, el ubicado en (15), designa como testigo de asistencia, para los efectos de la presente al C. (16), quien se identifica con credencial para votar con fotografía con número (11) expedida por el (12), cuyos rasgos físicos concuerdan con quien la porta, misma que se devuelve en este mismo acto por ser de su propiedad. SEGUNDA. Por su parte el (la) C. (9), señala como domicilio para recibir notificaciones o documentos relacionados con la presenta acta, la (anotar el nombre de la oficina del servidor público entrante), sito el ubicado en (como recomendación anotar el domicilio laboral), designando como testigo de asistencia, para los efectos de la presente al C. (16), quien se identifica con credencial para votar con fotografía, con número (11), expedida por el (12), cuyos rasgos físicos concuerdan con quien la porta, misma que se devuelve en este mismo acto por ser de su propiedad. TERCERA. Fungen como Enlace de la (8), el (la) C. (17), quien se identifica con credencial para votar con fotografía con número (11), expedida por el (12); y como Representante de la Contraloría General, el (la) C. (18) quien se identifica con credencial para votar con fotografía número (11), expedida por el (12) ; y como representantes de la Subsecretaría de Finanzas y de la Subsecretaría de Administración, de la Secretaría de Finanzas y Administración los C.C (18), quienes se identifican con credencial para votar con fotografía con números de folios (11), respectivamente, expedida por el (12).
35
CUARTA. Manifiestan los funcionarios entrante y saliente que se sujetaran al Reglamento para Realizar la Entrega - Recepción de la Administración Pública del Estado de Baja California Sur y a los Lineamientos para la regulación de los procesos de Entrega-Recepción en la Administración Pública Estatal; y estar de acuerdo con llevar a cabo el proceso en forma ordenada y transparente, de manera que se garantice la debida continuidad de las acciones a cargo de la (8) Por su parte el (la) C. (7), realiza la entrega a el (la), C. (9), de un dispositivo electrónico que contiene información actualizada al (19), considerada conforme al Sistema Informático de Entrega-Recepción relativa a los siguientes:
A N E X O S
I. Informe de Gestión Informe de Gestión I.1
II. Recursos Materiales Relación de Bienes Muebles II.1
Relación de Bienes Inmuebles II.2
Relación de Sistemas Informáticos II.3
Relación de Cajas Fuertes II.4
III. Recursos Financieros Situación de Fondos Revolventes III.1
Situación de Cuentas Bancarias III.2
Relación de Cheques Expedidos Sin Entregar III.3
Situación de Cuentas de Inversiones III.4
IV. Estados Financieros Estados Financieros IV.1
V. Recursos Humanos Plantilla de Personal V.1
Plantilla de Prestadores de Servicios V.2
Organigrama V.3
VI. Situación Programática Presupuestal Situación Programática Presupuestal VI.1
Estados e Informes Presupuestales y Programáticos VI.2
VII. Inventario de Programas y/o Acciones Relación de Programas y/o Acciones en Proceso VII.1
Relación de Programas y/o Acciones Terminadas Durante la Administración
VII.2
VIII. Inventario de Obras Relación de Obras en Proceso VIII.1
36
Relación de Obras Terminadas Durante la Administración VIII.2
IX. Marco de Normativo Marco Normativo IX.1
Marco de Actuación IX.2
Relación de Acuerdos, Convenios, Contratos y Documentos Legales IX.3
X. Auditorias, Revisiones y/o Verificaciones Informe del Estado que Guardan las Auditorías, Revisiones,
Verificaciones
X.1
XI. Transparencia y Acceso a la Información
Informe de Transparencia y Acceso a la Información XI.1
Informe del Cumplimiento de las Obligaciones de Transparencia XI.2
XII Relación de Archivos Relación de Archivos XII.1
XIII Mejora Regulatoria
Informe de Mejora Regulatoria XIII.1
XIV Asuntos en Trámite Informe de los Asuntos en Trámite XIV.1
El Servidor Público Saliente, hace constar que la documentación relativa a los anexos consignados en la presente acta, está completa, en perfecto orden y obra en los archivos de la (8). Los 28 (veintiocho) anexos que se mencionan, se incluyen en el dispositivo electrónico antes mencionado, del cual se reproducen cinco tantos que constituyen parte integrante de la presente acta, mismos que son debidamente signados por los que intervinieron en la presente, con firmas autógrafas, al calce, para debida constancia y efectos legales a que haya lugar. QUINTA. El (La) C. (7), manifiesta haber proporcionado sin omisión alguna, todos los elementos necesarios para la formulación de la presente acta. Así mismo, bajo protesta de decir verdad, que la información contenida en el Acta Administrativa y en sus documentos anexos es auténtica, verificable, fidedigna, insustituible e identificable. La presente entrega no implica liberación alguna de responsabilidades administrativas, civiles, penales o laborales que pudieran llegarse a determinar por la autoridad competente, en los términos de las disposiciones legales aplicables, con posterioridad para el (la) C. (7), asumiendo las responsabilidades que se deriven en su ejercicio administrativo y financiero, o de las que se advierta que han ejercido partidas presupuestales en egresos sin la debida justificación, o apartándose de las autorizaciones respectivas o de las normas y procedimientos que las leyes determinan para el manejo de los recursos económicos. SEXTA. El (La) C. (9), recibe con las reservas de la ley, del (de la) C. (7), todos los recursos y documentos que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos, para la cual se estará en lo establecido en los artículos 15 y 16 del Reglamento para Realizar la Entrega - Recepción de la Administración Pública del Estado de Baja California
37
Sur; y 31 de los Lineamientos para la regulación de los procesos de Entrega-Recepción en la Administración Pública Estatal, los cuales establecen que la verificación del contenido del Acta Administrativa correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante o por la persona designada por el superior jerárquico para recibir el despacho, considerando un término máximo no mayor de 30 días hábiles, contados a partir de la fecha de la Entrega-Recepción; y en caso de detectar irregularidades, deberá hacer del conocimiento a la Contraloría General. Cabe mencionar, que de acuerdo al artículo 33 de la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado y Municipios de Baja California Sur; los servidores públicos entrantes y salientes cuentan con un plazo de 60 sesenta días naturales siguientes a la toma de posesión o de la conclusión del cargo, para presentar ante la Contraloría General su Declaración de Situación Patrimonial; o en caso de cambio de dependencia o entidad en el mismo orden de gobierno, únicamente se dará aviso por escrito de dicha situación a la Contraloría General y no será necesario presentar la declaración correspondiente.
OTROS HECHOS: Se anexa a la presente Acta Administrativa de Entrega- Recepción, Constancia de No Adeudo del (la) C. (7) expedida por la Dirección de Contabilidad de la Secretaría de Finanzas y Administración y de la (nombre de la Coordinación Administrativa de la Dependencia o Entidad).
Finalmente, con fundamento en los artículos 14, 15 segundo párrafo y 17 de la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Baja California Sur, se les hace saber a las partes que los datos personales proporcionados son necesarios para el cumplimiento de la finalidad establecida en el Aviso de Privacidad Integral de este Órgano Estatal de Control, el cual puede consultar en la página de internet http://transparencia.bcs.gob.mx/contraloria/avisos-de-privacidad/.
C I E R R E D E L A C T A
Previa lectura de la presente y no habiendo otro hecho que hacer constar, se da por
concluida la presente acta, siendo las (20) horas del día (21), firmando en cinco tantos
para la debida constancia y efectos legales en todas sus fojas y anexos, los que en ella
intervinieron.
Testigos de Asistencia
Entrega Recibe
(7) (9)
38
Enlace Representante de la Contraloría General
Representante de la Subsecretaría de
Finanzas Representante de la Subsecretaría de
Administración
Por el servidor público que entrega Por el servidor público que recibe
(16) (16)
(17) (18)
(18) (18)
39
Instrucciones para el llenado del ACTA ADMINISTRATIVA DE
ENTREGA- RECEPCIÓN
(1) Nombre de la Secretaría y la Unidad Administrativa que se entrega.
Podrá utilizarse las palabras oficina del C. Secretario de…, Subsecretario,
Coordinación de la Unidad de Apoyo Administrativo, Jefatura de
Departamento de, Dirección General, o sus equivalentes en las Entidades,
etc.
(2) Nombre de la ciudad en donde se está llevando a cabo el acto
protocolario de entrega – recepción.
(3) Anotar hora de inicio del acto protocolario de entrega - recepción.
(4) Señalar la fecha (día, mes y año) de inicio del acto protocolario de
entrega – recepción.
(5) Anotar el nombre de la Unidad Administrativa, donde se está llevando a
cabo el acto protocolario de entrega- recepción.
(6) Anotar el domicilio de la Unidad Administrativa, donde se está llevando a
cabo el acto protocolario de entrega – recepción. (Calle, número exterior e
interior, colonia, municipio, estado y número de código postal)
(7) Nombre del servidor público saliente.
(8) Nombre oficial Unidad Administrativa que se entrega/recibe.
(9) Nombre del servidor público entrante.
(10) Anotar la fecha que el servidor público entrante, tomo posesión del cargo.
(11) Señalar el número identificador (OCR) de 13 dígitos situado en el reverso de
la credencial de elector.
(12) Señalar el nombre de la institución que emite el documento de
identificación oficial, el cual deberá estar vigente.
(13) Señalar la fecha (día, mes y año) que tomo el puesto el Servidor Público
Saliente.
40
(14) Señalar la fecha (día, mes y año) en que concluyó el cargo, puesto o
comisión el Servidor Público Saliente.
(15) Anotar el domicilio que el servidor público saliente señale.
(16) Anotar nombre completo de los Testigos de Asistencia.
.
(17) Anotar nombre completo del Enlace de la Dependencia, Entidad o Unidad
Administrativa.
(18) Anotar nombre completo de los Representantes de la Contraloría
General, Subsecretaría de Finanzas y Subsecretaría de Administración.
(19) Señalar la fecha (día, mes y año) a partir de los cuales fue la última
actualización de la información de la Unidad Administrativa que se entrega.
(20) Anotar hora en que se da por concluido el acto protocolario de entrega –
recepción.
(21) Anotar l a fecha (día, mes y año) en que se da por concluido el Acto
Protocolario de Entrega - Recepción.
41
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
ANEXO I.1
INFORME DE GESTIÓN
Fase I: Situación recibida
Estado de la situación de los recursos humanos, materiales, financieros y laborales de la Entidad o Dependencia al inicio de la gestión por Dirección o Unidad
equivalente.
Fase II. Actividades realizadas
Descripción de las actividades emprendidas y resultados obtenidos por Unidad Administrativa durante la gestión, por Dirección o Unidad equivalente y el
último año los cortes de información serán trimestrales.
Fase III: Situación de los recursos
Estado de situación de los recursos humanos, materiales, financieros y laborales de la Entidad o Dependencia, al término de la gestión, por Dirección o
Unidad equivalente.
INFORME DE GESTIÓN
FECHA
42
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
No. de inventario Descripción del bien Marca Modelo Serie Ubicación/ placa Resguardante
ANEXO II.1
RECURSOS MATERIALES
RELACIÓN DE BIENES MUEBLES
FECHA
43
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Clave catastral Descripción del bien inmueble Ubicación Superficie DestinoEstado que guarda
el inmuebleArrendatario Estatus jurídico Observaciones
ANEXO II.2
RECURSOS MATERIALES
RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES
FECHA
44
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Nombre del software (versión) Desarrollado, comprado o transferido Derechos de autor Número de licencia: usuarios Número de discos Número de manuales
ANEXO II.3
RECURSOS MATERIALES
RELACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
FECHA
45
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Unidad administrativaMonto total
fondoEfectivo Comprobantes Vales provisionales Último reembolso Responsable del fondo
ANEXO III.1
RECURSOS FINANCIEROS
SITUACIÓN DE FONDOS REVOLVENTES
Nota: Separar las cantidades en miles
FECHA
46
LOCALIDAD
Ubicación Nombre y cargo del servidor público responsable
Nota:
Deberá entregar al Servidor Público entrante un sobre cerrado con la combinación de las cajas fuertes.
DOMICILIO
RELACIÓN DE CAJAS FUERTES
ANEXO II.4
RECURSOS MATERIALES
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FECHA
47
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Contabilidad Banco Número Fecha Importe Nombre Cargo
Nota:
Deberán entregar en sobre cerrado los correos electrónicos y las llaves electrónicas del sistema bancario por internet.
Se deberá adjuntar el último estado de cuenta de cada una de las cuentas bancarias y la conciliación.
Adjuntar las tarjetas de firmas registradas por cada una de las cuentas bancarias de la dependencia o entidad.
Separar las cantidades en miles
Último cheque expedido por cada Firmas registradasCantidad de
cheques sin
entregar
ANEXO III.2
RECURSOS FINANCIEROS
SITUACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
Núm. de
cuenta o
contrato
Nombre de la Institución
Saldo según
Origen del
recursoConcepto de la cuenta
FECHA
48
DEPENDENCIA O ENTIDAD
DOMICILIO
LOCALIDAD
Fecha Número de cuenta o contrato Banco BeneficiarioNúmero del
chequeImporte
ANEXO III.3
RECURSOS FINANCIEROS
RELACIÓN DE CHEQUES EXPEDIDOS SIN ENTREGAR
Nota: Separar las cantidades en miles
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FECHA
49
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Contabilidad Banco Nombre Cargo
Nota:
Se deberá adjuntar los últimos estados de cuentas y las conciliaciones bancarias respectivas, debidamente firmadas.
Adjuntar las tarjetas de firmas registradas por cada una de las cuentas bancarias de la dependencia o entidad.
Separar las cantidades en miles
ANEXO III.4
RECURSOS FINANCIEROS
SITUACIÓN DE CUENTAS DE INVERSIONES
Número de
cuenta o
contrato
Institución bancariaTipo de
inversiónObservaciones
Firmas registradasSaldo según
Origen del
recursoConcepto de la cuenta Vencimiento
FECHA
50
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Concepto Fecha/ situación
Estado de Situación Financiera
Estado de Actividades
Estado de Variaciones en la Hacienda Pública
Estado de Cambios en la Situación Financiera
Estado de Flujo de Efectivo
Informe Sobre Pasivos Contingentes
Notas a los Estados Financieros
Estado Analítico del Activo
Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos
Último ejercicio dictaminado de la cuenta pública, por la ASEBCS
Fecha del dictamen de la cuenta pública
Los estados financieros fueron auditados externamente
Fecha y periodo del dictaminado
Indicar el nombre del Ente Fiscalizador que está realizando la (s) auditoría
(s), revisión (es) y/o verificación (es) a la Dependencia, Entidad o Unidad
Administrativa, en su caso.
Unidad Administrativa, programa u obra sujeto a revisión
Notas:Adjuntar un archivo por cada uno de los Estados Financieros requeridos.
Dictamen de cuenta pública o auditor externo.
ANEXO IV.1
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS
FECHA
51
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Área o Departamento Lugar de cobro
Nota: Separar las cantidades en miles
ANEXO V.1
RECURSOS HUMANOS
PLANTILLA DE PERSONAL
Nombre PuestoOtras
prestacionesTotal Estatus laboralCategoría
AdscripciónTipo de plaza
Percepción
mensual: sueldo
base
Compensación
FECHA
52
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD FECHA
Federal Estatal PropioAsimilados a
sueldos
Profesionales
independientesVigencia
Importe de
percepción
mensual
Nota: Separar las cantidades en miles
ANEXO V.2
RECURSOS HUMANOS
PLANTILLA DE PRESTADORES DE SERVICIOS
Nombre Puesto Funciones ObservacionesÁrea donde presta el
servicioPrograma
Tipo de Recurso Honorarios Datos del Contrato
53
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
ANEXO V.3
RECURSOS HUMANOS
ORGANIGRAMA
FECHA
54
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Federal Estatal Propio
Presupuesto inicial aprobado
Ampliaciones
Reducciones
Programas especiales aprobados
Total aprobado
Total ejercido
Total por ejercer: presupuesto disponible
Proyecto del Presupuesto Anual del Ejercicio siguiente
Progama Operativo Anual
ANEXO VI.1
SITUACIÓN PROGRÁMATICA PRESUPUESTAL
SITUACIÓN PROGRÁMATICA PRESUPUESTAL
ConceptoTipo de Recurso
Total
Nota: Separar las cantidades en miles
FECHA
55
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD FECHA
Concepto Fecha/situación
Estado Analítico del Ingreso
Estado Analítico del Ejercicio Presupuestario del Egreso
Información Programática
Informe Programático Presupuestal
POA, del ejercicio actual
Fecha de autorización
Número de acuerdo
Nota: Separar las cantidades en miles
ANEXO VI.2
SITUACIÓN PROGRÁMATICA PRESUPUESTAL
ESTADOS E INFORMES PRESUPUESTALES Y PROGRAMÁTICOS
56
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD FECHA
Normativa Ejecutora Inicio Conclusión Autorizada Ejercida Por ejercer
Nota: Separar las cantidades en miles
ANEXO VII.1
INVENTARIO DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES
RELACIÓN DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES EN PROCESO
Clave
presupuestalPrograma
Instancia
ComentariosMarco
normativoObjetivo
Origen del
recurso
Periodo Inversión
57
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD FECHA
Normativa Ejecutora Inicio Conclusión Autorizada Ejercida Por ejercer
Nota: Separar las cantidades en miles
ANEXO VII.2
INVENTARIO DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES
RELACIÓN DE PROGRAMAS Y/O ACCIONES TERMINADAS DURANTE LA ADMINISTRACIÓN
Clave
presupuestalPrograma
Instancia
ComentariosMarco
normativoObjetivo
Origen del
recurso
Periodo Inversión
58
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Normativa Ejecutora Autorizada AprobadaSaldo
pendiente
% de
avanceTotal
Saldo
pendiente
% de
avanceEjercida
Saldo sin
ejercerTipo
Nombre de la
AfianzadoraNúmero Importe Fecha
%
Físico
%
Finan
ciero
Nota: Separar las cantidades en miles
ANEXO VIII.1
INVENTARIO DE OBRAS
RELACIÓN DE OBRAS EN PROCESO
Municipio
Intancia
ObraTipo de
recurso
Programa de
inversión
Nombre del
contratista
AvanceInversiónAvance
aprobacionesInversión adjudicada Inversión Garantía
FECHA
59
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
TipoNombre de la
AfianzadoraNúmero Importe Fecha
Nombre del
contratistaObservaciones
Nota: Separar las cantidades en miles
ANEXO VIII.2
INVENTARIO DE OBRAS
RELACIÓN DE OBRAS TERMINADAS DURANTE LA ADMINISTRACIÓN
Número de
obraNombre de la obra Municipio
Importe total
ejercido
Garantía
FECHA
60
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
ANEXO IX.1
MARCO NORMATIVO
MARCO NORMATIVO
Índice
FECHA
61
LOCALIDAD
Número Tomo Sección
- -
ANEXO IX.2
MARCO NORMATIVO
MARCO DE ACTUACIÓN
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
Decreto de creación,
Ley, Reglamento,
Manual
Nombre descriptivoFecha de vigencia a
partir de:
DOF/BOGE
FECHA
62
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Número Concepto Vigencia Fecha de suscripción Ente con quien suscribe Observaciones
ANEXO IX.3
MARCO NORMATIVO
RELACIÓN DE ACUERDOS, CONVENIOS, CONTRATOS Y DOCUMENTOS LEGALES
FECHA
63
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Emitidas Por solventar
Nota:
Se deberá adjuntar el informe de la auditoría, revisión y/o verificación; así como, como información de la última acción realizada por el ente.
Observaciones Monto de las
observaciones pendientes
de solventar
Comentarios
ANEXO X.1
AUDITORÍAS, REVISIONES Y/O VERIFICACIONES
INFORME DEL ESTADO QUE GUARDAN LAS AUDITORÍAS, REVISIONES Y/O VERIFICACIONES
Núm. de auditoría,
revisión y/o
verificación
Ente fiscalizador
Ejercicio
auditado y/o
revisado
Programa, recurso o
Unidad Administrativa
auditada
Situación actual
FECHA
64
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Competencia No Competencia
Nota: Se debera adjuntar la relación de solicitudes recibidas
Número de solicitudes recibidas:
ComentariosEstatus de la solicitud según competencia
ANEXO XI.1
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
INFORME DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
FolioUnidad Administrativa que
posee la información
Tipo de información
solicitada
FECHA
65
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Fracción
I Marco normativo
II Estructura orgánica
III Facultades de cada área
IV Metas y objetivos de las áreas
V Indicadores relacionados con temas de interés
VI Indicadores de objetivos y reportes
VII Directorio de servidores públicos
VIII Remuneraciones
IX Gastos de representación y viáticos
X Plazas
XI Servicios profesionales por honorarios
XII Declaraciones patrimoniales
XIII Unidad de Transparencia
XIV Convocatorias
XV Programas de subsidios y apoyos
XVI Condiciones Generales de Trabajo
XVII Información curricular
XVIII Servidores públicos sancionados
XIX Servicios que ofrecen
XX Trámites, requisitos y formatos
XXI Información sobre el presupuesto
XXII Información de la deuda pública
XXIII Gastos de comunicación social y publicidad
XXIVInforme de resultado de revisión y fiscalización de
la cuenta pública
XXV Dictamen de estados financieros
XXVI Personas que se les asignó recursos públicos
XXVIIConcesiones, contratos, convenios y permisos
otorgados
XXVIII Resultados sobre adjudicaciones
XXIX Informes generados
XXX Estadísticas de cumplimiento
XXXI Informes programáticos presupuestales
XXXII Padrón de proveedores y contratistas
XXXIII Convenios de coordinación
XXXIV Inventarios de bienes
XXXV Resolución y laudos
XXXVI Instrumentos y mecanismos de participación
XXXVII Información de programas
XXXVIIIActas y resoluciones del Comité de
Transparencia
XXXIX Evaluaciones y encuestas
XL Estudios financieros
XLI Listados de jubilados y pensionados
XLII Ingresos recibidos
XLIII Donaciones
XLIV Catálogo de disposiciones
XLV Actas de sesiones
XLVI Cualquier otra información útil
Nota: Se deberá anexa la tabla de aplicabilidad
ANEXO XI.2
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
INFORME DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Fecha de la última
actualizaciónConcepto
Si/ No
N/A
FECHA
66
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Número de tomos
o expedientesNombre o clave de identificación del expediente Contenido del expediente Año Ubicación Comentarios
Nota:Elaborar y adjuntar la relación de archivos, por dirección o unidad equivale.
ANEXO XII.1
RELACIÓN DE ARCHIVOS
RELACIÓN DE ARCHIVO
FECHA
67
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
digitalizados simplificados
Otros:
Nota: Se deberán adjuntar los programas anuales de mejora regulatoria de la Dependencia o Entidad.
ANEXO XIII.1
MEJORA REGULATORIA
INFORME DE MEJORA REGULATORIA
Inventario de trámites y/o servicios ComentariosTrámites y/o servicios
FECHA
68
DEPENDENCIA O ENTIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DOMICILIO
LOCALIDAD
Número de
controlActividad y/o función Situación Limitaciones Temas prioritarios Comentarios
Nota:
Numerar páginas en orden consecutivo indicando número total del documento (ejemplo 1/2, 2/2).
ANEXO XIV.1
ASUNTOS EN TRÁMITE
INFORME DE LOS ASUNTOS EN TRÁMITE
FECHA
69
Secretaría de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Subjefatura de Evaluación y Seguimiento
3.- Revisión Física de Personal.
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
70
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-03
Nombre del Procedimiento: Revisión física de
personal.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Evaluación y
Seguimiento.
Versión: 1.0
Página: 1 de 4
Objetivo: Verificar que el personal adscrito a la Secretaría de
Educación Pública, cumpla con su horario de trabajo y
se encuentre en el lugar de adscripción, dejando
evidencia de su asistencia.
Alcance: Personal del Órgano Interno de Control de la
Secretaría de Educación Pública.
Normas de Operación: Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado y Municipios de Baja California Sur.
Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría Educación Pública.
71
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-03
Nombre del Procedimiento: Revisión física de personal. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Evaluación y
Seguimiento.
Versión: 1.0
Página: 2 de 4
Tiempo: 1 día
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
1 Auditor del
Órgano Interno de
Control
Visita el área o plantel donde se
llevará a cabo la revisión de
personal adscrito a la Secretaría
de Educación Pública, indicando
que es con facultad del
Reglamento Interior o mediante
oficio de comisión cuando se da
inicio a una Auditoría Integral al
área plantel educativo.
Acta de revisión de
personal
2
Personal Directivo
del Plantel
Educativo o Titular
del área
dependiente de la
Secretaría.
Entrega lista de asistencia del día
del personal adscrito al área o
plantel dependiente de la
secretaría.
Lista de asistencia
3 Auditor del
Órgano Interno de
Control
Solicita al Director del Plantel o
Titular del área:
Documento que justifique la
inasistencia del personal no
localizado al momento de la
revisión.
Acta de Revisión de
Personal
72
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-03
Nombre del Procedimiento: Revisión física de personal. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Evaluación y
Seguimiento.
Versión: 1.0
Página: 3 de 4
Tiempo: 1 día
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
4 Auditor del
Órgano Interno de
Control
¿Están justificadas las inasistencias? Si, entrega justificantes el Director del plantel o Jefe del Área al auditor, quedando sin efecto acta de revisión de personal. No, se levanta acta de revisión de personal por la inasistencia del personal no localizado, otorgando un plazo de 3 días hábiles, para que se remita al Órgano Interno de Control el documento que justifica la falta.
Acta de revisión de
personal
Acta de revisión de
personal
Plazo 3 días hábiles
5 Auditor del
Órgano Interno de
Control
Elabora acta de hechos.
Acta de Hechos
Fin
73
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-03
Nombre del Procedimiento: Revisión física de personal. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Evaluación
y Seguimiento.
Versión: 1.0
Página: 4 de 4
Tiempo: 1 día hábil
Diagrama de Flujo
Auditor de OIC Director o Titular del Área
Acta de Revisión de
personal
Acta de Revisión de
personal Lista de
asistencia
Inicio
Visita el área o plantel
donde se llevará a cabo
la revisión.
Solicita al Director del
plantel documento que
justifique la inasistencia
Acta de Revisión de
personal
¿Están justificadas las inasistencias?
Acta de Revisión
Acta de hechos
Fin
1 2
3
5
4
Si
No
Entrega lista de
asistencia al auditor
del Órgano Interno
de Control.
Entrega
justificantes al
auditor del
Órgano Interno de
Control.
Se reciben justificantes y se levanta Acta de
hechos
Se levanta Acta de Revisión
plazo de 3 días hábiles
74
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________.
_____________________________________
C. AUDITOR (A)
DATOS GENERALES DEL EMPLEADO:
NOMBRE:________________________________________________________________________________ .
ÁREA DE TRABAJO: ________________________________________________________________________.
CATEGORIA: ______________________________________________________________________________.
Que derivado de la revisión al personal que labora en_______________________________________________ , la
(el)______________________, no se localizó en su área de trabajo.
Se cierra la presente acta, haciendo constar los hechos mencionados anteriormente y para los efectos legales
conducentes, firmando al calce y al margen los que en ella intervinieron, dándose por concluida a las _____horas del
día___ de del 2020.
POR PARTE DEL ÁREA O PLANTEL DEPENDIENTE DE LA SECRETARÍA
C. DIRECTOR O TITULAR DEL ÁREA
POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
La(el)_______________________________________________manifiesta que:________________________________
ACTA DE REVISIÓN DE PERSONAL
En la localidad de , B.C.S., siendo las horas del día de_____________
del 2020; Reunidos en las instalaciones que ocupa __________________________________________ , sito en
____________________________________________________________________________ , con fundamento en el artículo 39
fracciones V, XIII, XVI y XVII del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, y en apego a lo dispuesto en los
artículos 46 fracción I de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Los Municipios de Baja
California y 25 fracciones II y IV del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de
la Secretaría de Educación Pública; el (la)__________________________________________________
___________________________________________________________ , así como el (la)
adscrita (o) al Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación Pública, según consta en la credencial
de elector con números de folios:___________________ y ________________ respectivamente, con el objeto de
hacer constar lo siguiente:
75
ACTA DE REVISIÓN DE PERSONAL
En la Ciudad o localidad de _______________, Baja California Sur, siendo las _____ horas del día ______ del mes de
_______________ del 2020; reunidos en las instalaciones que ocupa
_____________________________________________________________________, sito en
________________________________________________________________________, con fundamento en el artículo 39 fracciones V, XIII,
XVI y XVII del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública, y en apego a lo dispuesto en los artículos 46
fracción I de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Los Municipios de Baja California y 25
fracciones II y IV del Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación
Pública; el(la) _________________________________________________________, así como el (la) C.
_______________________________, personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de Educación
Pública, según consta en la credencial de elector con números de folios: ______________________ y
____________________ respectivamente, con el objeto de hacer constar los siguiente:
H E C H O S
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Se cierra la presente acta, haciendo constar los hechos mencionados anteriormente y para los efectos legales
conducentes, firmando al calce y al margen los que en ella intervinieron, dándose por concluida a las ______ horas del
día _____ de ____________ del 2020.
POR PARTE DEL PLANTEL O ÁREA DEPENDIENTE DE LA
SECRETARÍA
_____________________________________
C. DIRECTOR O TITULAR
POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
_____________________________________ C.
AUDITOR (A)
76
Secretaría de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Subjefatura de Supervisión y Auditoría
4.- Revisión Física de Bienes Inventariables.
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
77
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-04
Nombre del Procedimiento: Revisión física de bienes
Inventariables.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 1 de 4
Descripción de Actividades
Objetivo: Su objetivo llevar un control claro, preciso y exacto de la cantidad de
bienes muebles con la que cuenta cada área administrativa o plantel
educativo con el propósito de tener claro el levantamiento físico del
inventario, así como el registro y control de los movimientos de altas,
bajas y/o traspasos de los bienes muebles.
Alcance: Personal responsable de la verificación de los bienes muebles, del
Órgano Interno de Control.
Normas de
Operación:
Normas Para la Afectación Baja y Destino Final De Bienes Muebles Del Gobierno Del Estado De Baja California Sur
Reglamento de las condiciones generales de trabajo del personal de la Secretaría de Educación Pública.
Ley de responsabilidades administrativas del estado y municipios de Baja California Sur.
78
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-04
Nombre del Procedimiento: Revisión física de bienes
inventariables.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión
y Auditoria.
Versión: 1.0
Página: 2 de 4
Tiempo: De 1 a 5 días
hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la
Actividad
Documento de Trabajo
1 Auditor de Órgano
Interno de Control
Solicita a la Subjefatura de
almacenes e inventarios el
listado de bienes
inventariables del área o
plantel dependiente de la
Secretaría que se va a
revisar.
Listado de Bienes
Inventariables
2 Subjefe de
Almacenes e
Inventarios
Entrega al auditor del órgano
interno de control, el listado
de bienes inventariables del
área o plantel solicitado.
Listado de Bienes Inmuebles
3 Auditor de Órgano
Interno de Control
Revisión física de los bienes
inventariables del plantel o
área a revisar.
¿Existe observaciones?
Listado de Bienes Inmuebles
4 Auditor de Órgano
Interno de Control
No, se levanta el acta de
verificación de bienes para
dejar constancia de la
revisión, entregando copia al
responsable del área o
director del plantel
educativo.
Acta de verificación de
bienes inventariables (sin
observaciones)
79
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-04
Nombre del Procedimiento: Revisión física de bienes
inventariables.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión
y Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 3 de 4
Tiempo: De 1 a 5 días
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de Trabajo
5 Auditor de
Órgano
Interno de
Control
Si, se levanta acta de verificación
de bienes para dejar constancia
de que hay observaciones
derivadas de la revisión,
entregando copia al responsable
del área o director del plantel
educativo, dando seguimiento
cuando se cumpla el plazo
otorgado.
Acta de verificación de bienes
inventariables (con plazo de
solventación 5 días)
6 Auditor de
Órgano
Interno de
Control
Proporciona al responsable del
área o director del plantel
educativo, todos los formatos que
apliquen para la actualización del
inventario.
Vales de resguardo individual
Cedulas Censal
Formato de Bajas y/o Altas
7 Responsable
del área o
Director del
plantel
educativo
Realiza la actualización del
inventario con la ayuda de los
formatos que se proporcionaron.
Vales de resguardo individual
Cedulas Censal
Formato de Bajas y/o Altas
Fin
80
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-04
Nombre del Procedimiento: Revisión física de
bienes inventariables.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de
Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 4 de 4
Tiempo: De 1 a 5 días hábiles
Diagrama de Flujo
Auditor de OICSubjefatura de Almacenes e
InventariosResponsable del área o
Director del plantel educativo
Inicio
Revisión física de bienes inventariables
¿Existe observaciones?
Se levanta un Acta verificación de
bienes sin observaciones
Se levanta un
Acta verificación
de bienes con
observaciones
-Cedula Censal -Formato de baja -Vales de resguardo individual -Listado actualizado de inventario-Días para solventar observaciones
Fin
12
3
4 5
SiNo
Realiza la
actualización de
inventario
Solicita a la Subjefatura
de almacenes e
inventarios el listado de
bienes inventariables
6
7
Entrega Listado de Bienes del área o plantel a revisar.
Listado de
Bienes
Acta verificación
de bienes con
observaciones
Acta verificación de bienes sin observaciones
Se proporcionan los documentos para
la actualización de inventario
81
Órgano de Control Interno
ACTA DE VERIFICACIÓN DE BIENES INVENTARIABLES
En la Loc. La Paz, Baja California Sur, siendo las __:___ ____. del día ____ de______
del 2020, personal adscrito al Órgano Interno de Control de la Secretaría de
Educación Pública se presentó en el Departamento o Área
_______________________, de esta Secretaria, sito en Blvd. Luis Donaldo Colosio
Murrieta y Valentín Gómez Farías, col. Arboledas, con objeto de verificar el uso y
destino de los bienes inventariables asignados a ésta área, en apego a lo
dispuesto en el artículo 39 fracciones III, V y VI del Reglamento Interior de la
Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur, a presencia
de ___
C.________________________________________________,_____________________________
___del ____________________________ y por el Órgano Interno de Control el C.
____________________________________, personal adscrito a este para dejar
constancia de los siguientes:
H E C H O S
Se llevó a cabo la revisión de bienes inventariarles en ____________________________
en mención, observando lo siguiente:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
82
Órgano de Control Interno
Se Hace entrega a la Jefa del Departamento o Área lo siguiente:
- Listado actualizado de fecha ____ de ________ del 20___ de bienes inventaribles.
- Cedula censal
- Formato de baja
- Vales de reguardo individual
En un plazo no mayor a 3 días hábiles, deberá solventar las observaciones por
parte de este Órgano Interno de Control, enviando evidencia de la misma al
departamento.
POR EL PLANTEL O AREA AUDITADO
__________________________________
C.
POR PARTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO
______________________________________
C.
(HOJA DE FIRMA DE ACTA DE VERIFICACION DE BIENES LEVANTADA EN LAS INSTALACIONES DEL DEPARTAMENTO O
ÁREA _____________________________ ” EL DÍA __ de ____________ del 20__”.
ÓRGANO DE CONTROL INTERNO
Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col. Arboledas, C.P. 23099
La Paz, B.C.S. Teléfonos: 12 38126, 12 38121
83
Secretaría de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Responsable de Atención de Quejas y Denuncias
5.- Atención de Quejas y Denuncias.
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
84
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-05
Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y
denuncias.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Responsable de Atención de Quejas y denuncias.
Versión: 1.0
Página:
1 de 7
Objetivo: Que el Órgano Interno de Control reciba para atención
y seguimiento de las quejas y denuncias que se
formulen por incumplimiento de las obligaciones de
los servidores públicos.
Alcance: Personal del Órgano Interno de Control responsable de atención de quejas y denuncias.
Normas de Operación: Ley de Responsabilidades Administrativas del
Estado y Municipios de Baja California Sur.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur.
85
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-05
Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y denuncias. Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Responsable de Atención de Quejas y denuncias.
Versión: 1.0
Página: 2 de 7
Tiempo: 30 días
hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
1
Titular del órgano
interno de control
Recibe en el Órgano Interno de Control escritos de queja o denuncia (vía telefónica, medios electrónicos). Mismo que se canaliza al Responsable de Atención de Quejas y Denuncias.
Queja o Denuncia.
-Vía directa ( formato
impreso)
-Comparecencia
-Vía telefónica
6121238126 y
1238121
-Medios electrónicos
-Buzón
2
Responsable de quejas y de
denuncias del Órgano Interno de
Control
Analiza los escritos de queja
presentados en los cuales se
contenga la narración de hechos y
en su caso registrarlos para darles
el trámite correspondiente.
Queja o Denuncia
86
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-05
Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y
denuncias.
Fecha: 05-02-2021
Unidad
Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Responsable de Atención de Quejas y denuncias.
Versión: 1.0
Página: 3 de 7
Tiempo: 30 días hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de Trabajo
3 Responsable de
quejas y de
denuncias del
Órgano Interno
de Control
Analiza las quejas o
denuncias presentadas, en
donde el titular del área tendrá
un plazo no mayor a cinco
días hábiles contados a partir
de la fecha en la que fueron
recibidas para:
-Cita al quejoso con la
finalidad de formalizar su
queja ( en caso de que esta
haya sido recibida vía
telefónica o por algún medio
electrónico)
-Solicita un informe del asunto
a la autoridad señalada como
responsable.
Citatorio u Oficio de
Solicitud de Información
87
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-05
Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y
denuncias.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Responsable de Atención de Quejas y denuncias.
Versión: 1.0
Página: 4 de 7
Tiempo: 30 días hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
4 Responsable de
quejas y de
denuncias del
Órgano Interno
de Control
- Realiza el registro formal de las
mismas, esto se hará asignándole
un número de expediente
consecutivo y registrándolo en un
libro de gobierno que quedara a
resguardo del titular del
departamento de quejas y
denuncias.
Libro de Registro
5 Responsable de
quejas y de
denuncias del
Órgano Interno
de Control
Ratifica la queja o denuncia, así
como la determinación de la
competencia para conocer del
asunto derivada del análisis dan
como siguiente paso la
elaboración de un acuerdo en el
que se señalará el fundamento
jurídico para conocer del asunto,
la asignación del número de
expediente y se denominará
formalmente a las partes.
Acuerdo de Inicio de
investigación
88
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-05
Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y
denuncias.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Responsable de Atención de Quejas y denuncias.
Versión: 1.0
Página: 5 de 7
Tiempo: 30 días hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
6 Responsable de
quejas y de
denuncias del
Órgano Interno
de Control
-Lleva a cabo la revisión y análisis de
los documentos presentados y de los
informes recibidos, para así poder
verificar la existencia de presuntas
violaciones a lo establecido por el
título tercero capítulo primero de la
ley de responsabilidades de los
servidores públicos del estado y los
municipios de baja california sur.
Quejas o Denuncias
7 Responsable de
quejas y de
denuncias del
Órgano Interno
de Control
- Solicita información al área para
llevar a cabo una etapa de
investigación en un plazo no mayor a
treinta días hábiles y durante esta
etapa el Órgano Interno podrá
realizar todo tipo de actos y
diligencias a efecto de allegarse de
los elementos necesarios que
permitan determinar el
incumplimiento a una o varias
obligaciones previstas en la ley, del o
los servidores públicos involucrados.
Oficios para Solicitud
de Información al área
que corresponda
89
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-05
Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y
denuncias.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Responsable de Atención de Quejas y denuncias.
Versión: 1.0
Página: 6 de 7
Tiempo: 30 días hábiles
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
8
Responsable de
quejas y de
denuncias del
Órgano Interno
de Control
Concluir las actuaciones de
investigación, recibidas,
desahogadas y valoradas las
pruebas y demás documentación
complementaria, se concluirá esta
etapa, para lo cual se emitirá
dentro de los 15 días hábiles
siguientes, el respectivo acuerdo
de conclusión.
Acuerdo de
Conclusión.
9 Responsable de
quejas y de
denuncias del
Órgano Interno
de Control
Notificar conclusión de la
Investigación a la persona que
presentó su escrito de queja o
denuncia ante este Órgano
Interno de Control, dando el
seguimiento correspondiente a la
resolución.
Acuerdo de
Conclusión.
Fin
90
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-05
Nombre del Procedimiento: Atención de quejas y
denuncias.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Responsable de Atención de Quejas y denuncias.
Versión: 1.0
Página: 7 de 7
Tiempo: 30 días hábiles
Diagrama de Flujo
Titular de OIC Responsable de Quejas y denuncias de OIC
Oficio citatorio
Quejas y Denuncias
Inicio
Quejas y Denuncias
Recibir y revisar la queja o denuncia.
1
2
3
Análisis y Revisión de Documentos
Citar al Quejoso o Solicitar Información
Solicitar información al área
Concluyen las Actuaciones de
Investigación
4
5
Fin
6
7
8
9
Acuerdo de Inicio de Investigación
Libro de gobierno.
Acuerdo de conclusión
Registro formal en libro de gobierno.
Se realiza el acuerdo de inicio de investigación
Notificar la conclusión al
Quejoso mediante acuerdo de
conclusión
Recibe escritos de queja o denuncia. Se canaliza al
Responsable de Atención de Quejas y Denuncias.
Quejas y Denuncias
Oficio de solicitud de información al área que corresponda
91
ANEXO ACUERDO ORDENANDO INTEGRAR A EXPEDIENTE
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
INVESTIGACIÓN (__________1______________) Fecha______________________2_________________
Vistas las actuaciones que integran el presente expediente, se tiene por ( recibido, presentado, asistido, etc) el ( oficio, memorándum, la persona, la documentación, etc signado por ( la persona que remite) mediante el cual remite ( la documentación que emitió, explicando su contenido de manera breve y precisa). Nota: la explicación de la documentación recibida, o bien, de la comparecencia de la persona que asisitó y el acta que se levantó por tal motivo, no debe ser limitativa, pues, para cada diligencia practicada, el presente acuerdo de integración de información al expediente es diverso, por la propia naturaleza lo que se requirió o practicó. Por lo tanto, con fundamento en los artículos 90 de La Ley General de Responsabilidades Administrativas y del Reglamento Interior de la Secretaria de la __________3________, el suscrito tiene a bien dictar el siguiente:
ACUERDO ÚNICO.- Agréguese al presente expediente el ( oficio, memorándum, diligencia, etc.) antes descrito, (así como la documentación que se acompaña, cuando sea el caso) debiendo realizar una valoración de la información que en ellos se contiene, utilizando la necesaria para los efectos legales correspondientes. Así lo acordó y firma el Lic (_____________4____________), Titular de la Dirección Investigadora de la Secretaria de la ___________5____________. 1.-Número asignado al expediente de investigación. 2.-Fecha en que se actúa. 3.-Fundamento estipulado por su reglamento y nombre de la Secretaría que lleva acabo dicho Acuerdo. 4.-Nombre completo del titular de la Dirección. 5.-Nombre de la Secretaría a la cual se está adscrito.
92
Secretaría de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Subjefatura de Supervisión y Auditoría
6.- Licitación de Tiendas Escolares en los Planteles de Educación
Básica .
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
93
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-06
Nombre del Procedimiento: Licitación de tiendas escolares en
los planteles de educación básica.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
1 de 6
Tiempo: 2 semanas
Objetivo: Llevar a cabo proceso de licitación de tienda escolar en los planteles de educación básica, para elegir la mejor propuesta de concesionario(a) que pueda brindar una atención con calidad y calidez, en apego al Reglamento de Tiendas Escolares vigente.
Alcance: Personal encargado de revisión de tienda escolar del Órgano Interno de Control.
Normas de Operación: Reglamento de tiendas escolares en los planteles oficiales de educación básica de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur.
94
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-06
Nombre del Procedimiento: Licitación de tiendas escolares en
los planteles de educación básica.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 2 de 6
Tiempo: 2 semanas
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de Trabajo
1 Auditor de Órgano
Interno de Control
Elabora oficio circular de tiendas
escolares, dirigido a los
supervisores y directores de
planteles educativos, para informar
se lleven a cabo los procesos de
licitación de tiendas escolares en
los planteles del nivel de educación
básica.
Oficio circular
2 Titular de Órgano
Interno de Control
Firma del titular del órgano interno
de control, para visto bueno.
Oficio circular
3 Auditor de Órgano
Interno de Control
Entrega circular de licitaciones de
tiendas escolares a los
supervisores de educación básica.
Oficio circular
4 Supervisor de
Zona Escolar
Entrega circular de licitaciones de
tiendas escolares a todos los
directores (secretaria entrega
circular).
Oficio circular
95
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-06
Nombre del Procedimiento: Licitación de tiendas escolares en
los planteles de educación básica.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 3 de 6
Tiempo: 2 semanas
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
5 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Emite oficio circular en la que se establecen
fechas de calendarización, para la publicación
de la convocatoria de la licitación de la tienda
escolar en lugar visible en los planteles
educativos.
Oficio circular
6 Titular de
Órgano Interno
de Control
Firma del titular del órgano interno de control,
para visto bueno.
Oficio circular
7 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Entrega formato de convocatoria a todos los
supervisores para que la distribuyan a todos
los directores y se lleve a cabo la licitación de
tienda escolar, dando a conocer todos los
requisitos a los participantes interesados.
Convocatoria
8 Supervisor de
Zona Escolar
Entrega formato de convocatoria a todos los
directores (secretaria entrega circular).
Oficio circular
9 Auditor de
Órgano Interno
de Control
En un plazo no mayor a 10 días hábiles a
partir de pegada la convocatoria en el plantel,
se realiza la reunión de consejo técnico
escolar para la selección de la propuesta
ganadora.
Convocatoria
96
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-06
Nombre del Procedimiento: Licitación de tiendas escolares en
los planteles de educación básica.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 4 de 6
Tiempo: 2 semanas
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
10 Supervisor de
Zona Escolar
Recibe de los directores de los planteles a su
cargo, documentación del proceso de
licitación, así como propuesta ganadora
debidamente integrada.
Oficio Circular
11 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Recibe por parte del supervisor la siguiente documentación del proceso de licitación con propuesta ganadora: 1.-Copia de acta de sesión firmada por el CTE (Consejo Técnico Escolar) y Supervisión de zona. 2. Copia de la propuesta ganadora. 3.-Lista de precios. 4.-Carta de no antecedentes penales 5.-Tres cartas de recomendación 6.-Copia del acta de nacimiento 7.- Copia de acta de matrimonio en su caso. 8.-Constancia firmada por el aspirante en la cual indique el no estar inscrito en una institución educativa del medio superior y superior. 9.-Relación de personas que laborarán dentro de la tienda escolar bajo su responsabilidad anexando por cada una de ellas la carta de no antecedentes, acta de nacimiento e INE.
Oficio circular
97
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-06
Nombre del Procedimiento: Licitación de tiendas escolares en
los planteles de educación básica.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 5 de 6
Tiempo: 2 semanas
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
11
Auditor de
Órgano Interno
de Control
10.-4 juegos del contrato de concesión por tiempo determinado (con firmas actualizadas). 11.-Copia de alta de la secretaría de salud. 12.-Copia del comité de vigilancia (integrado). 13.-Copia de la convocatoria.
Oficio circular
Fin
98
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-06
Nombre del Procedimiento: Licitación de tiendas escolares en
los planteles de educación básica.
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página: 6 de 6
Tiempo: 2 semanas
Diagrama de Flujo
Auditor de OIC Supervisor de ZonaTitular de OIC
Oficio Circular
Oficio Circular
Oficio Circular
Inicio
Documentación del proceso de licitación, así
como propuesta ganadora
En un plazo no mayor a 5 días hábiles se realiza reunión de consejo técnico para la selección de la propuesta ganadora.
12
3
4
5
6
7
Firma de circular
para visto bueno.
Entrega de circular de licitaciones de tiendas escolares a Supervisores.
Entrega de circular de licitaciones a los directores
Firma de circular para
visto bueno.
Entrega formato de convocatoria a los directores
8
9
10
11
Envía formato de convocatoria para licitación de tienda escolar.
Elabora circular para convocatoria de tienda escolar
Convocatoria.
Emite oficio circular en la que se establecen fechas de
calendarización
Recibe de los directores de los planteles a su cargo,
documentación del proceso de licitación, así como propuesta ganadora
debidamente integrada
Documentación de propuesta ganadora
Recibe la documentación de convocatoria ganadora del plantel por el supervisor.
Fin
Oficio Circular
Oficio Circular
Oficio Circular
Oficio Circular
Convocatoria.
99
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
OFICIO CIRCULAR No SEP/OIC/___/___.
La Paz, B.C.S. a __ de ________ del 20__.
Directores, jefes de Sector y Supervisores
De Educación Primaria, Secundaria y Preescolar
Presente
Con el propósito de dar cumplimiento en tiempo y forma a lo establecido en el Artículo 12 del Reglamento
de Tiendas Escolar, deberán de enviar la última semana del mes de mayo y a este Órgano de Control Interno,
la relación de concesionarios (as) que durante el Ciclo Escolar por concluir hayan incurrido en las violaciones
a lo estipulado en el mencionado Reglamento.
Además de lo anterior, no omito comentarles que con fundamento en el Artículo 4 y 11 del mismo
ordenamiento, le informo a usted la calendarización para la licitación de la concesión Ciclo Escolar 20__-20__.
Calendarización
° Del __ al __ de ______ del _____ deberán publicar la convocatoria en lugares visibles.
° Del __ al __ de ______ del _____ se hará la licitación para seleccionar a la concesionaria.
Del __ de ________al __ de ______ del _____, se recibirán en el Órgano Interno de Control, la
documentación que a continuación se detallan:
Licitación de la Tienda Escolar
° 1 copia del acta de sesión firmada por el consejo técnico escolar y supervisión de Zona.
° 1 copia de la propuesta ganadora.
° 4 juegos del Contrato de Concesión por tiempo determinado.
° 1 copia del Alta de la secretaría de salud.
° 1 copia del Comité de Vigilancia.
° 1 copia de la convocatoria
Así mismo, y con fundamento en el Artículo 20 del citado Reglamento, los informes financieros
correspondientes al periodo de _______ del ____ a ________ del ____, deberán estar entregados en el
Órgano Interno de Control a mi cargo a mas tardar el día __ de _______ del presente año, quedando pendiente
los meses de ______ y _______, los cuales se recibirán en el mes de _________ del ____.
Sin más por el momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.
Atentamente
(Nombre del Titular del área)
Jefa del Órgano Interno de Control
C.c.p.- Secretario de Educación del Estado de B.C.S.
C.c.p.- Director de Educación Básica.
C.c.p.- Director de Educación Secundaria.
C.c.p.- Director de Educación Primaria en el Estado.
C.c.p.- Jefe del Departamento de Educación Preescolar.
C.c.p.- Expediente.
C.c.p.- Minutario.
______/____
Órgano Interno de Control
Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col, Arboledas, C.P. 23070
La paz B.C.S. Teléfonos: 612 12 381 26, 12 381 21 Y 381 24
100
1. PODRÁN PARTICIPAR TODOS LOS PADRES DE FAMILIA DEL PLANTEL Y SOCIEDAD GENERAL, SIEMPRE Y CUANDO
NO SEAN EMPLEADOS ADSCRITOS A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DONDE SE CONCURSE, QUE TENGAN
PARENTESCO EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER GRADO POR CONSANGUINIDAD NI POR AFINIDAD CON EL
COORDINADOR O SUPERVISOR DE LA ZONA ESCOLAR, DIRECTOR, SUBDIRECTOR, DOCENTES Y PERSONAL DE LA
ESCUELA, NI CON LAS AUTORIDADES O PERSONAL DE PRIMER NIVEL DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR; ASÍ COMO NO TENER PARENTESCO EN PRIMER GRADO POR
CONSANGUINIDAD CON CONCESIONARIOS DE OTRO PLANTEL EDUCATIVO DEL MUNICIPIO CORRESPONDIENTE.
3. DEBERÁN PRESENTAR Y ENTREGAR CARTA DE NO ANTECEDENTES PENALES EXPEDIDA POR LA DIRECCIÓN
GENERAL DE PREVENCIÓN Y READAPTACIÓN SOCIAL DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR O EN SU CASO POR
LA AUTORIDAD MÁXIMA DE LA LOCALIDAD, ASÍ COMO TRES CARTAS DE RECOMENDACIÓN DONDE AVALEN LA
CALIDAD MORAL Y UNA COPIA DEL ACTA DE NACIMIENTO Y DE MATRIMONIO EN SU CASO, CONSTANCIA
FIRMADA POR EL ASPIRANTE EN LA CUAL INDIQUE EL NO ESTAR INSCRITO EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEL
NIVEL MEDIO SUPERIOR Y SUPERIOR. DE IGUAL MANERA DEBERÁ PRESENTAR RELACIÓN DE PERSONAS QUE
LABORARÁN DENTRO DE LA TIENDA ESCOLAR.
2. NO PODRAN PARTICIPAR AQUELLAS PERSONAS QUE TENGAN ADEUDO CON ALGUNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA,
COMO RESULTADO DEL INCUMPLIMIENTO DEL PAGO ESTABLECIDO.
C O N V O C A T O R I A
LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA EN EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR, CON FUNDAMENTO EN
ACUERDO QUE DELEGA A FAVOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, LA FACULTAD DEL OTORGAMIENTO
Y ADMINISTRACIÓN DE LAS CONCESIONES DE LAS TIENDAS ESCOLARES Y LA EXCLUSIVIDAD DE LAS VENTAS DE
PRODUCTOS DE LAS EMPRESAS REFRESQUERAS Y DEMÁS EMPRESAS QUE OFERTEN PRODUCTOS DE MANERA
EXCLUSIVA DENTRO DE LAS TIENDAS ESCOLARES, ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE EN LO REFERENTE A INSTITUCIONES
EDUCATIVAS DEL SECTOR OFICIAL DEL NIVEL DE EDUCACIÓN BÁSICA; ASÍ COMO LA FACULTAD DE INGRESAR,
ADMINISTRAR Y APLICAR LOS RECURSOS ECONÓMICOS QUE ESTAS CONCESIONES GENEREN, PUBLICADO EN EL
BOLETÍN OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR No. 49, DE FECHA 30 DE NOVIEMBRE DEL
AÑO 2006; ASÍ COMO EN EL REGLAMENTO DE LAS TIENDAS ESCOLARES EN LOS PLANTELES OFICIALES DE
EDUCACIÓN BÁSICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, PUBLICADO EN EL BOLETÍN OFICIAL DE
GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR No.10, DE FECHA 28 DE FEBRERO DEL AÑO 2007, EMITE LA
PRESENTE CONVOCATORIA PARA INVITAR A PARTICIPAR EN EL CONCURSO PARA OTORGAR LA CONCESIÓN DE
LA TIENDA ESCOLAR DE LOS PLANTELES EDUCATIVOS, CON EL PROPÓSITO FUNDAMENTAL DE MEJORAR LA
CALIDAD DEL SERVICIO PRESTADO A LA COMUNIDAD ESCOLAR CONFORME A LAS SIGUIENTES :
GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
B A S E S
101
8. LOS APOYOS ECONÓMICOS Y EN ESPECIE OTORGADOS POR EMPRESAS REFRESQUERAS A LA INSTITUCIÓN, POR
MEDIO DE UN CONTRATO DE EXCLUSIVIDAD DE VENTA DE PRODUCTOS, SERÁN EN BENEFICIO DEL PLANTEL Y LA
UTILIDAD POR VENTA DEL PRODUCTO FORMARÁN PARTE DE LAS UTILIDADES DEL SOLICITANTE.
4. EL SOLICITANTE ENTREGARÁ AL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR DEL PLANTEL EN UN SOBRE CERRADO CON SUS
DATOS AL FRENTE CONTENIENDO SU PROPUESTA DE CONCESIÓN INTEGRADA POR UNA CUOTA MENSUAL Y LA
DOCUMENTACIÓN SEÑALADA EN EL PUNTO ANTERIOR, ASÍ COMO APOYOS EN ESPECIE QUE EL PARTICIPANTE
OFREZCA A LA INSTITUCIÓN Y ALUMNADO, EL PARTICIPANTE NO DEBERA INCLUIR APOYOS ADICIONALES AL
PERSONAL DIRECTIVO, DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL, INCLUYENDO UNA LISTA DE PRECIOS DE LOS
ALIMENTOS Y PRODUCTOS A OFERTAR EN LA TIENDA ESCOLAR, LOS CUALES DEBERÁN MANTENER PUBLICADOS EN
EL LOCAL QUE OCUPA DICHA TIENDA Y NO PODRÁN SER SUPERIORES A LOS PRESENTADOS EN SU PROPUESTA. EN
CASO DE QUE INTEGRE A SU PROPUESTA CANTIDADES EN ESPECIE DE MATERIAL DIDÁCTICO, DE LIMPIEZA,
DEPORTIVO Y OTROS QUE SEAN DE INTERÉS AL PLANTEL, DEBERÁ ESPECIFICAR LA CANTIDAD Y FECHA DE ENTREGA
AL MOMENTO DE SALIR ELECTO COMO CONCESIONARIO PARA QUE QUEDE ESTIPULADO DENTRO DEL CONTRATO
POR TIEMPO DETERMINADO. AL MOMENTO DE LA ENTREGA SE LE EXTENDERÁ UN CONTRA-RECIBO QUE ACREDITE
LA PARTICIPACIÓN EN EL CONCURSO.
5. EL PARTICIPANTE ESTARÁ OBLIGADO A ELABORAR Y PROPONER UNA LISTA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS QUE
CUMPLAN CON LAS CONDICIONES TANTO HIGIÉNICAS COMO NUTRICIONALES EN APEGO A LOS REQUERIMIENTOS
DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA, EN CONJUNTO CON LAS QUE DICTAMINE LA SECRETARÍA DE SALUD
A NIVEL NACIONAL Y ESTATAL DENTRO DEL MARCO DE LA LUCHA CONTRA LA OBESIDAD INFANTIL.
9. LA RECEPCIÓN DE PROPUESTAS SERÁ A PARTIR DEL DÍA_____ DEL MES DE___________DEL 20___ EN LA
DIRECCIÓN DEL PLANTEL DE______ A______HRS. LA FECHA LIMITE ES EL DÍA______ DE _____________ A LAS
________HRS.
11. LA CONCESIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR TENDRÁ COMO VIGENCIA EL CICLO ESCOLAR 20 ____ 20_____.
10. EL PERÍODO DE VENTA DE ALIMENTOS SERÁ DE LUNES A VIERNES SOLO EN LAS HORAS DE RECESO O RECREO
EN AMBOS TURNOS.
6. PARA EFECTO DE FORMULAR LA PROPUESTA DE CONCESIÓN POR PARTE DEL SOLICITANTE, SE LE INFORMA QUE
EL TOTAL DE ALUMNOS EN EL PLANTEL ES DE_____________, ASÍ COMO LA CUOTA BASE MÍNIMA ESTABLECIDA POR
DÍA LABORADO ES DE_________________, POR ACUERDO DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR. LAS PROPUESTAS DE
LOS SOLICITANTES SE DEBERÁN INTEGRAR INVARIABLEMENTE EN DINERO, Y COMPLEMENTARIAMENTE EN ESPECIE A
FAVOR DEL ALUMNADO DEL PLANTEL EXLCUSIVAMENTE SOLO CUANDO EL PARTICIPANTE ASÍ LO DESEE.
7. EL PARTICIPANTE DEBERÁ DE LLEVAR A CABO UN DEPÓSITO EN GARANTÍA, COMO FIANZA DE CUMPLIMIENTO EN
EL PAGO OPORTUNO DE LAS CUOTAS DIARIAS AL MOMENTO DE FIRMAR EL CONTRATO DE CONCESIÓN, QUE
CORRESPONDERÁ A 5 DÍAS HÁBILES A RAZÓN DE LA CUOTA DIARIA ESTABLECIDA.
GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
102
18. EL COMITÉ DE SELECCIÓN DEL PROCESO ESTARÁ INTEGRADO POR UN REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA DE
EDUCACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR, EL PRESIDENTE DE LA SOCIEDAD DE PADRES DE
FAMILIA DEL PLANTEL, UN REPRESENTANTE DE LOS ALUMNOS, EL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR DE LA ESCUELA Y UN
MIEMBRO DEL CONSEJO ESCOLAR DE PARTICIPACIÓN SOCIAL, DISTINTO DE LA FIGURA DEL DIRECTOR DEL
PLANTEL.
19. EL FALLO DEL COMITÉ DE SELECCIÓN SERÁ INAPELABLE Y SE DARÁ A CONOCER EL DÍA______DEL MES
DE_______________DEL 20___ A LAS_______HRS. EN LAS INSTALACIONES DEL PLANTEL. LA PRESENTE
CONVOCATORIA DEBERÁ SER PUBLICADA CON QUINCE DÍAS DE ANTICIPACIÓN A LA FECHA DE LA
CELEBRACIÓN DEL CONCURSO DE SELECCIÓN DEL CONCESIONARIO DE LA TIENDA ESCOLAR.
12. LOS SOLICITANTES PODRÁN CONTRATAR LIBREMENTE Y BAJO SU RESPONSABILIDAD A TERCEROS PARA LA
ATENCIÓN, PREPARACIÓN Y VENTA DE ALIMENTOS Y PRODUCTOS SIEMPRE Y CUANDO NO TENGAN NINGÚN
PARENTESCO CONSANGUÍNEO NI POR AFINIDAD CON EL COORDINADOR O SUPERVISOR DE LA ZONA ESCOLAR,
DIRECTOR, SUBDIRECTORES, DOCENTES Y PERSONAL DE LA ESCUELA NI CON LAS AUTORIDADES OPERSONAL DE
PRIMER NIVEL DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR. LA SECRETARÍA
DE EDUCACIÓN PÚBLICA Y LA DIRECCIÓN DEL PLANTEL NO ADQUIEREN NINGUNA RESPONSABILIDAD LABORAL
CON ESTAS PERSONAS.
13. EL SOLICITANTE FAVORECIDO CON EL FALLO DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR, DEBERÁ ESTAR AL FRENTE EN
LA ATENCIÓN DIRECTA AL ALUMNADO Y NO TENDRÁ DERECHO A SUBARRENDAR NI CONSECIONAR TOTAL O
PARCIALMENTE EL SERVICIO.
16. LOS SOLICITANTES HACEN EL COMPROMISO DE QUE LA ATENCIÓN A LOS ALUMNOS SERÁ LA ADECUADA Y QUE
LOS PRODUCTOS ALIMENTICIOS OFERTADOS SERÁN DE CALIDAD NUTRICIONAL, HIGIÉNICOS Y EXPEDIDOS CON
PRECIOS ACCESIBLES AL ALUMNADO, Y QUEDA SUJETO A QUE EL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR DETERMINE LA
IMPROCEDENCIA DE AQUELLOS PRODUCTOS CONSIDERADOS COMO CHATARRA POR SU ALTO CONTENIDO EN
GRASAS, SALES E IRRITANTES.
17. EL PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN Y LA APERTURA DE PROPUESTAS SE EFECTUARA EN EL PLENO DE UNA
REUNIÓN QUE LLEVARA A CABO EL COMITÉ DE SELECCIÓN, EN LAS INSTALACIONES DEL PLANTEL EL
DÍA_______DEL MES DE____________ DEL 200____ DONDE SE LEVANTARÁ EL ACTA CORRESPONDIENTE Y SE
AFINARÁN DETALLES SOBRE LA CONTRATACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA CONCESIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR.
GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
14. LOS SOLICITANTES FAVORECIDOS CON EL FALLO DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR NO PODRÁN PARTICIPAR
EN OTRO CONCURSO DE LICITACIÓN EN EL MISMO CICLO ESCOLAR.
15. LOS PARTICIPANTES NO PODRÁN OSTENTAR CARGO EN LA SOCIEDAD DE PADRES DE FAMILIA NI EN EL
CONSEJO ESCOLAR DE PARTICIPACIÓN SOCIAL EN LA EDUCACIÓN DEL PLANTEL EN EL QUE PARTICIPEN.
103
GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
TRANSITORIOS: LOS CASOS NO PREVISTOS EN LA PRESENTE CONVOCATORIA SERÁN RESUELTOS POR EL CONSEJO
TÉCNICO ESCOLAR Y LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DEL
ESTADO DE B.C.S.
EN______________________________ A ____ DE ____________________ DEL 20______.
EL REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA PRESIDENTE DEL CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR
DE EDUCACIÓN PÚBLICA
C._________________________________________ C.________________________________________________
104
ACTA DE
SESIÓN
PROPUESTA
GANADORACONTRATO ALTA SSA
COMISIÓN DE
VIGILANCIACONVOCATORIA
______________________________ ______________________________
NOMBRE DEL PLANTEL:__________________________________________________________
ZONA ESCOLAR:_________
TURNO:__________________ FECHA DE ENTREGA:________________________
ENTREGÓ RECIBIÓ
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
CONTROL DE ENTREGA- RECEPCIÓN
EXPEDIENTE DE LICITACIÓN
CILCO ESCOLAR 20__-20__
(ARTÍCULO 11 DEL REGLAMENTO DE TIENDAS ESCOLARES)
105
Secretaría de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Subjefatura de Supervisión y Auditoría
7.- Verificación de Tiendas Escolares en los Planteles de
Educación Básica.
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
106
Secretaria de Educación Pública de Baja
California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-07
Nombre Del Procedimiento: Verificación física
de tienda escolar.
Fecha: 05-02-2021
Unidad
Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de
Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
Tiempo:
1 de 3
Objetivo: Hacer una revisión física de la tienda escolar en la cual
se tiene un acta con puntos específicos para la
verificación.
Alcance: Personal encargado de tiendas escolares del Órgano Interno de Control.
Normas de Operación: Reglamento de tiendas escolares en los planteles
oficiales de educación básica de la Secretaría de
Educación Pública del Estado de Baja California Sur.
107
Secretaria de Educación Pública de Baja
California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-07
Nombre Del Procedimiento: Verificación física
de tienda escolar.
Fecha: 05-02-2021
Unidad
Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de
Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
Tiempo:
2 de 3
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
1 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Visita al plantel educativo que tenga
tienda escolar para proceder a la
verificación física de la tienda
escolar, con autorización del
director del plantel.
Acta de
verificación Física
de Tienda Escolar
2 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Se presenta con la concesionaria
de la tienda escolar, para llevar a
cabo la verificación física.
Acta de
verificación Física
de Tienda Escolar
3
Auditor de
Órgano Interno
de Control
Se levanta el acta de la verificación
de tienda escolar, revisando los
requisitos que debe de cumplir la
concesionaria y en caso de existir
alguna observación, se otorga un
plazo de 3 días hábiles para que lo
solvente.
Acta de
verificación Física
de Tienda Escolar
4 Auditor de
Órgano Interno
de Control
En seguimiento a la visita efectuada
a la concesionaria, nuevamente se
hace una verificación para solventar
lo observado.
Acta de
verificación Física
de Tienda Escolar
5 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Se levanta acta de verificación
Física de Tienda Escolar una vez
concluido las observaciones.
Acta de
verificación Física
de Tienda Escolar
Fin
108
Secretaria de Educación Pública de Baja
California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-07
Nombre Del Procedimiento: Verificación física
de tienda escolar.
Fecha: 05-02-2021
Unidad
Administrativa:
Órgano Interno de
Control.
Área Responsable:
Subjefatura de
Supervisión y Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
Tiempo:
3 de 3
Diagrama de Flujo
Auditor de OIC
Acta de verificación
Física de Tienda Escolar
Inicio
Visita al plantel educativo que tenga tienda escolar para proceder a la verificación física de la tienda escolar, con autorización del director del plantel.
Se levanta el acta de la verificación de tienda escolar,
revisando los requisitos que debe de cumplir la
concesionaria y en caso de existir alguna observación,
se otorga un plazo de 3 días hábiles para que lo
solvente.
En seguimiento a la visita efectuada a la concesionaria, nuevamente se hace una verificación
para solventar lo observado.
Fin
1
2
3
4
5Se levanta acta de verificación Física de Tienda
Escolar una vez concluido las observaciones
Se presenta con la concesionaria de la tienda escolar, para llevar a cabo la verificación física.
Acta de verificación
Física de Tienda Escolar
Acta de verificación
Física de Tienda Escolar
Acta de verificación
Física de Tienda Escolar
Acta de verificación
Física de Tienda Escolar
109
110
111
Secretaría de Educación Pública
Órgano Interno de Control
Subjefatura de Supervisión y Auditoría
8.- Revisiones Financieras de Informes de Tiendas Escolares
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2021.
112
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del
Procedimiento
PROC-OIC-08
Nombre del Procedimiento: Revisiones financieras de
informes de tiendas escolares
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
Tiempo:
1 de 4
1semana
Objetivo: Tener un control financiero de los egresos e ingresos de las tiendas escolares.
Alcance: Personal encargado de tienda escolar en el Órgano Interno de Control.
Normas de Operación:
Reglamento de tiendas escolares en los planteles oficiales de
educación básica de la Secretaría de Educación Pública del
Estado de Baja California Sur.
113
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-08
Nombre del Procedimiento: Revisiones financieras de
informes de tiendas escolares
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
Tiempo:
2 de 4
1semana
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
1 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Envía formatos para el control y registro de
los ingresos y egresos publicados en la
página oficial de la secretaria, a los
directores de planteles educativos que
tengan tienda escolar para su comprobación
mensual, tal como se especifica en el
Reglamento de Tiendas Escolares.
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
2
Directores de
planteles
educativos
Entregan al auditor formatos de informe
financiero auxiliar de cobro y comité de
vigilancia de manera mensual.
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
3
Auditor de
Órgano Interno
de Control
Recibe de los directores de los planteles
educativos, informe financiero, auxiliar de
cobro y comité de vigilancia.
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
4 Auditor de
Órgano Interno
de Control
¿Existen observaciones?
No: Revisa reportes mensuales para llevar
el control y registro de cada plantel
educativo.
Si: se envía oficio de requerimiento al
director del plantel para que solvente lo
observado.
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
Oficio de
requerimiento
114
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-08
Nombre del Procedimiento: Revisiones financieras de
informes de tiendas escolares
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
Tiempo:
3 de 4
1semana
Descripción de actividades
Paso Responsable Descripción de la Actividad Documento de
Trabajo
5 Directores de
planteles
educativos
Entregan al auditor documentación de
informes.
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
6 Auditor de
Órgano Interno
de Control
Revisa la documentación entregada por
parte del director, se actualiza el control y
registro de cada plantel.
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
Fin
115
Secretaría de Educación Pública
Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-OIC-08
Nombre del Procedimiento: Revisiones financieras de
informes de tiendas escolares
Fecha: 05-02-2021
Unidad Administrativa:
Órgano Interno de Control.
Área Responsable:
Subjefatura de Supervisión y
Auditoría.
Versión: 1.0
Página:
Tiempo:
4 de 4
1semana
Diagrama de Flujo
Auditor de OICDirectores de planteles
educativos
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
Inicio
Envia formatos para el control y registro de los ingresos y egresos publicados en la página oficial de la secretaria, a los directores de planteles educativos que tengan tienda escolar para su comprobación mensual, tal como se especifica en el
Reglamento de Tiendas Escolares.
Recibe de los directores de los planteles educativos, informe financiero, auxiliar de cobro y comité de vigilancia.
Revisa reportes mensuales para llevar el control y
registro de cada plantel educativo.
Fin
1
3
4
Formatos de control y registro de ingresos y
egresos
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
Entregan al auditor
formatos de informe
financiero auxiliar de
cobro y comité de
vigilancia de manera
mensual.
Formatos de control y registro de ingresos y
egresos
2
¿Existe observaciones?
Elaborar oficio de requerimiento al director del plantel para que
solvente lo observado
Oficio de
requerimiento
SiNo
Revisa la documentación entregada
por parte del director, se actualiza el
control y registro de cada plantel.
Formatos de control
y registro de
ingresos y egresos
5Entregan al auditor
documentación de
informes.
Formatos de control y registro de ingresos y
egresos
6
116
ESCUELA PERÍODO
FECHA PARTIDA NO. DOCTO.PROVEEDOR Y/O PRESTADOR DE
SERVICIOINGRESOS EGRESOS SALDO USO O DESTINO DEL BIEN ADQUIRIDO
Vo. Bo.
Gobierno del Estado de Baja California Sur
Secretaría de Educación Pública
INFORME FINANCIERO
ELABORÓ
TESORERO DIRECTOR DEL PLANTEL
117
DOMINGO LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SABADO
10
SUSPENSIÓN
POR FESTEJO
DIA DE LAS
MADRES
(100%)
18
SUSPENDIERO
N A LAS 10
POR REUNIÓN
SINDICAL
(50%)
23
SUSPENSIÓN
DIA DEL
ESTUDIANTE
-100%
O T ESOR ER O D EL C ON SEJO T ÉC . ESC OLA R
D IR EC T OR D EL P LA N T EL
E L A B O R Ó: Vo. Bo. :
________________________________ __________________________________
C ON T R A LOR IN T ER N O D EL P LA N T EL
TOTAL DE DÍAS COBRADOS (18 x $ 500.00) + (1 x 250) = $ 9,000.00 + 250 = $ 9,250.00
NOTA: EL RECIBO OFICIAL DEBERÁ SER SEMANALMENTE INDICANDO EN DESCRIPCIÓN CANTIDAD DE DÍAS Y LA
CUOTA DE COBRO POR LOS DÍAS COBRADOS.
LA FICHA DE DEPÓSITO DEBERÁ COINCIDIR CON LAS CANTIDADES COBRADAS DE ACUERDO A LOS REIBOS
OFICIALES.
27 28 29 30 31
20 21 22 24 25 26
13 14 15 16 17 19
4 5
6 7 8 9 11 12
ESCUELA SECUNDARIA: _________________________________________________________
CUOTA DE CONCESIÓN ______________ CICLO ESCOLAR: ____________
NOMBRE DEL (LA) CONCESIONARIO (A): ___________________________________________
MES: ___________________
AUXILIAR DE COBRO DE CONCESIÓN DE LA TIENDA ESCOLAR
1 2 3
GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SURSECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
118
En la Localidad de _____________________________ Baja California Sur. El Comité de Vigilancia de la Esc. (Prim. O Sec.) _________________________
___________________________________________, y con fundamento en el Artículo 27 del Reglamento de Tiendas Escolares, Llevara a cabo la verificación del Funcionamiento
Operacional del Establecimiento de Consumo Escolar, correspondiente al Mes ______________________________ del Ciclo Escolar ____________________________
Padre de Familia Padre de Familia Padre de Familia Padre de Familia
Alumno Alumno Alumno Alumno
Vo B o
Director del Palntel
Concesionaria Concesionaria Concesionaria Concesionaria
Docente Docente
F irmas F irmas F irmas F irmas
Docente Docente
Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___
Turno ___________, __________________________________________________________________________ Ubicada en las calles ___________________________________________________
Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___ Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___Semana ______ Fecha _______ Hora _____ No. Folio ___
Municipo de ____________________________
GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SUR
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
UNIDAD DE FISCALIZACIÓ Y SUPERVISIÓN INTERNA
FORMATO DE VERIFICACIÓN DE TIENDAS ESCOLARES
119
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Oficio: SEP/OIC/---/20__.
Asunto: _____________________________________.
La Paz B.C.S., a __ de ________ del 20__.
------------------------------------------------
Director de la Escuela ------------------
Presente
Por medio del presente, hago de su conocimiento que una vez revisado el informe financiero del mes de
___________, se detectó la siguiente observación, se localizó un gasto improcedente por la cantidad de
$____________________ (00/100M.N.) Por el concepto de ____________________, incumpliendo con lo
establecido en el Articulo No. 37 del Reglamento de Tiendas Escolares, por lo que deberá llevar a cabo, el
reintegro correspondiente al monto observado , así mismo que deberá reflejar en el informe financiero del
mes de ___________.
Por lo anterior, se le solicita que, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, contados a partir de recibido el
presente documento, enviar a este Órgano Interno de Control la evidencia documental del cumplimiento a lo
referido con anterioridad.
Sin más por el momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.
Atentamente
(Nombre del Titular del área)
Jefa del Órgano Interno de Control
C.c.p.- Secretario de Educación del Estado de B.C.S.
C.c.p.- Director de Educación Básica.
C.c.p.- Director de Educación _________________.
C.c.p.- Profra..- Jefa del Sector
C.c.p.- Profra.- Supervisora de la Zona Escolar
C.c.p.- Expediente.
C.c.p.- Minutario.
______/____
Órgano Interno de Control
Valentín Gómez Farías y Blvd. Luis Donaldo Colosio Murrieta, Col, Arboledas, C.P. 23070
La paz B.C.S. Teléfonos: 612 12 381 26, 12 381 21 Y 381 24
120
Bibliografía
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos y
Organización publicados en el (B.O.G.E. Número 17 de fecha
10/abril/2019).
Reglamento Interior de la Secretaria de Educación Pública. (B.O.G.E.
Número 37 de fecha 10/agosto/2020.)
Reglamento de las tiendas escolares en los planteles oficiales de educación
básica de la Secretaria de Educación Pública de Baja California Sur.
(B.O.G.E. Número 10 de fecha 9/enero/2007.)
121
Glosario
Actividad. - Trabajo específico que debe realizar una unidad o una persona
para que se puedan realizar las funciones.
Cronograma. - Gráfico de programación y control de actividades, utilizando
diferentes unidades de medición y tiempo.
Formato. - Pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en
blanco para ser llenados con información variable que se usa en los
procedimientos de oficina. Una forma puede constar con varias copias, que
pueden tener destinos o usos diversos.
Función. -Agrupamiento de las principales unidades de trabajo.
Manual de Procedimientos. - Documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de la
unidad administrativa.
Método. - Es la manera de efectuar una operación o una secuencia de
operaciones.
Operación. - Cada una de las acciones físicas o mentales necesarias para
ejecutar una actividad o labor determinada.
Procedimiento. - Sucesión cronológico o secuencial de actividades
concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una
función o un aspecto de ella.
Proceso. - Mezcla y transformación de un conjunto específico de insumos
en uno de los resultados más valiosos.
Unidad responsable. - Es el individuo, puesto u órgano administrativo que
participa en las actividades descritas en el procedimiento.
Auditoría. – se define como un proceso sistemático de obtener y evaluar
los registros patrimoniales de los distintos centros de trabajo y áreas que
dependen de esta secretaria, a fin de verificar su estado financiero.
Queja. – manifestación de hechos presuntamente constitutivos de
responsabilidad administrativa, que se hacen del conocimiento del órgano
interno de control por parte de un particular.
Denuncia. – manifestación de hechos presuntamente constitutivos de
responsabilidad administrativa, que se hacen del conocimiento del órgano
interno de control por parte de un servidor público.
Inventario. - es aquel registro documental de los bienes y demás objetos
pertenecientes a un titular de área o planteles educativo, entre otros,
dependientes de la secretaría y que se encuentra realizado a partir de
mucha precisión y prolijidad en la plasmación de los datos.
Acta. - documento en el que se hace constar la entrega – recepción.
122
Sujetos obligados. – los servidores públicos de las dependencias,
entidades y unidades administrativas que integran la administración pública
estatal que se separen de su encargo, empleo o comisión.
Anexos. - documentos en medios electrónicos, ópticos o de cualquier tipo,
relativa a los recursos; financieros, humanos y materiales u otro que se
describa en el acta.
Entrega – Recepción. - Proceso a través del cual los servidores públicos,
al separarse de su empleo, cargo o comisión, preparan y entregan a
quienes los sustituyan en sus funciones, los asuntos de su competencia, así
como los recursos humanos, materiales y financieros que les hayan sido
asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales.
Tienda escolar. - establecimiento en el interior del plantel que brinda mayor
atención a la comunidad escolar mediante la venta de productos
alimenticios con alto valor nutricional y material didáctico necesario en la
práctica cotidiana de la tarea educativa.