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SECRETARIA DE DEPORTES Y RECREACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CLAVE DEL MANUAL EMISIÓN FECHA ULTIMA VERSIÓN
13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
SECRETARIA DE DEPORTES Y RECREACIÓN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CLAVE DEL MANUAL EMISIÓN FECHA ULTIMA VERSIÓN
13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
2.- ÍNDICE
Página
1. Portada 1
2. Índice 2
3. Autorización 4
4. Introducción 5
5. Organigrama. 6
6
7
Marco Jurídico
PROCEDIMIENTOS ARA EL CUMPLIMIENTO EN LO
DISPUESTO
CAPÍTULO DÉCIMO SÉPTIMO
DE LA SECRETARÍA DE DEPORTES Y RECREACIÓN
7
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ARTÍCULO 44.- La Secretaría de Deportes y Recreación, es la dependencia
encargada de planear, encausar, promover, vigilar, fomentar, desarrollar,
estimular e impulsar las políticas públicas en materia deportiva, educación
física y recreación, así como promover la difusión de la cultura física y del
deporte, valiéndose de los medios de infraestructura y de los recursos que le
sean asignados, bajo la premisa de valorar al deporte como una herramienta
en la consecución del desarrollo social, describiendo los más importantes
procesos:
7.1 –SDYR-DVS-DIRECCION DE VINCULACION Y SERVICIOS DE
APOYO.
-Procedimiento para informar de los indicadores Cuantitativos
de la Secretaria de Deportes y recreación a las instancias que
lo soliciten.
-Procedimiento de apoyo en la planeación, Elaboración y
seguimiento del Plan Deportivo Municipal.
Procedimiento de atención a las solicitudes de Servicio Social y
Prácticas Profesionales de las Instituciones Educativas que nos
lo soliciten en nuestra Secretaria.
Procedimiento de Apoyo en la Elaboración de los Presupuestos
Anuales de la Secretaria de Deportes y Recreación
Procedimiento para coordinar y supervisar el área de Medicina
Deportiva (médicos y fisioterapeutas) para los eventos
deportivos de la Secretaria de Deportes y Recreación.
Procedimiento para coordinar y supervisar las actividades del
Area de Comunicación y Prensa para los eventos deportivos
institucionales de la Secretaria de Deportes y Recreación.
Cobertura Publicitaria de eventos
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Difundir a la comunidad la información relevante de los eventos
deportivos del municipio.
Manejo y Archivo de fotografías de eventos deportivos
Manejo y archivo de fotografías de eventos deportivos
7.2- SDyR-DPE-DIRECCION DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
Procedimiento para la preparación y consolidación de las
obligaciones de información de transparencia de la Secretaria
de Deportes y Recreación.
Procedimiento para el control de caja chica de la Secretaria de
Deportes y Recreación.
Procedimiento para el control de membrecías de socios en los
Gimnasios de la secretaría de deportes y recreación
7.3-SDyR-DDS
Procedimiento para la elaboración de la planeación anual de la
Dirección de Deporte Social.
Procedimiento para la organización de un evento Deportivo de
la Dirección de Deporte Social.
Procedimiento para junta de trabajo de Un administrador de
Gimnasio Municipal.
Procedimiento para registro de socio de Gimnasio de primero
vez por parte de la Secretaria / cajera
Procedimiento para que un profesor de una clase a grupo
Procedimiento para la limpieza de Gimnasio Municipal
Procedimiento de vigilancia de Gimnasio Municipal
Procedimiento de promotoria de deporte Social
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7.3.1-SDyR-DDS-DID-DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA
DEPORTIVA.
Procedimiento para el mantenimiento de las instalaciones
deportivas.
Procedimiento para el traslado de atletas
7.4-SDyR-DDR-DIRECCION DE DEPORTE REPRESENTACION
Procedimiento para el otorgamiento de becas para niños de
deporte representativo.
7.5-SDyR-DDE-DIRECCION DE DEPORTE ESCOLAR.
Procedimiento para la planeación de eventos deportivos
escolares
Procedimiento para documentar los eventos deportivos
escolares
Procedimiento para el envío y recepción de oficios.
Procedimiento para la coordinación de eventos deportivos
escolares.
Procedimientos para supervisar los eventos deportivos
escolares
Procedimiento para promover eventos deportivos
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7.6-SDyR-DFD-DIRECCION DE FOMENTO DEPORTIVO
Procedimiento para la supervisión y mejoras de las canchas de
Futbol Rápido municipales.
Procedimiento para la entrega de ingresos de las canchas de
Futbol Rápido Municipales.
7.7-SDyR-DML-DIRECCION DE LIGAS MUNICIPALES.
Procedimiento para el registro de los equipos participantes.
Procedimiento para el pago de los equipos participantes
Procedimiento para el depósito en la dirección de deportes y
pagos de servicios de arbitraje y/o ampayeo.
8. Glosario.
9. Grupo de trabajo. Se refiere al nombre de las Personas que hayan
intervenido en la elaboración de los procedimientos)
10. Bibliografía.
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3.- AUTORIZACIÓN:
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4.- INTRODUCCIÓN
El Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Apodaca, Nuevo
León, establece las bases para la organización y funcionamiento de las dependencias
municipales, y acorde los Artículos 44y 45 referente a la Secretaría de Deportes y
Recreación y el despacho de los asuntos de su competencia para “Elaborar y someter a la
autorización del Presidente Municipal los proyectos de manuales, políticas o lineamientos
que tiendan a regular los procesos, procedimientos, organización y funcionamiento de las
dependencias administrativas, órganos, unidades, organismos y entidades de la
Administración Pública Municipal Centralizada” .Se expide el presente Manual de
Procedimientos Administrativos, el cual contiene información sobre los procedimientos de
las acciones que se desarrollan y tiene como objetivo precisar responsabilidades
operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.
El presente manual de procedimientos tiene como propósito servir como instrumento de
apoyo en el funcionamiento institucional, al conjuntar en forma sencilla, objetiva,
ordenada, secuencial y estandarizada las actividades realizadas en la SECRETARIA de
Deportes y Recreación.
Constituye una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma de
ejecutar una actividad determinada, con apego en las normas y políticas vigentes con una
visión integral del funcionamiento y operación de la Unidad Administrativa, que permita la
optimización de tiempo y recurso.
Funciona como mecanismo de inducción y orientación para el personal, facilitando su
incorporación a la dependencia y formará parte integral de los documentos de la Entrega-
Recepción.
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Este manual de procedimientos tendrá que actualizarse anualmente en la medida que se
presenten cambios en su contenido, o en la estructura orgánica, base legal, funciones, o
algún otro apartado que incida en la operación del mismo.
5- ORGANIGRAMA DE LA SECRETARIA DE DEPORTES Y RECREACIÓN
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4- MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León.
Ley de Gobierno Municipal del Estado de Nuevo León.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de N.L.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley General de Cultura Física y Deporte
Ley General de Cultura Física y Deporte – CONADE
Ley Del Deporte del Estado de Nuevo León
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Disposiciones de la Comisión Nacional de Armonización Contable (CONAC)
Reglamento Orgánico de la Administración Pública Municipal de Apodaca,N.L.
Reglamento de Acceso a la Información Pública del Municipio de Apodaca, N.L.
Reglamento de Entrega-Recepción para el Municipio de Apodaca, N.L.
Reglamento para la Mejora Regulatoria
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7.1-SDyR-DVS-DIRECCIÓN VINCULACION Y SERVICIOS DE APOYO.
P R O C E D I M I E N T O S
Procedimiento para Informar de los Indicadores Cuantitativos de la Secretaría de
Deportes a las Instancias que lo soliciten.
Propósito:
Documentar mensualmente los indicadores cuantitativos de cada una de las Direcciones de la Secretaría de
Deportes y Recreación a las Instancias que lo soliciten.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud de Acceso a la información,
hasta que se entrega la respuesta.
Responsable del procedimiento:
La Secretaría de Deportes y Recreación, a través de la Dirección de Vinculación y Servicios de Apoyo.
Políticas: Enviar antes del día 10 de cada mes dicha información solicitada, de acuerdo a los renglones específicos
solicitados, que deberán ser llenados en su totalidad. Posteriormente, al recopilarla y consolidarla para
antes del 15 del mismo mes reenviarla a la instancia correspondiente.
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Procedimiento para Informar de los Indicadores Cuantitativos de la Secretaría de Deportes
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Se notifica a los Directores de cada área de la Secretaria de Deportes la solicitud bajo el formato
Indicadores Mensuales Deportivos de la SDyR. Que deberá ser entregado máximo el día 15 de cada mes.
Indicadores Mensuales Deportivos
2 Se emite un recordatorio (via correo electrónico y verbal)
para entrega de los Indicadores.
3 Se reciben los documentos de cada director para su recopilación y
consolidación. Para vaciarlos en un solo documento.
4
Una vez que se tiene el documento, se revisa que este llenado de forma total y completamente. Si hay algún ajuste, se revisa con la
dirección que corresponda.
5
Una vez que ya se tiene el documento de I.M.D. completo y revisado, se envían a las instancias que lo solicitan con copia al
Secretario para su archivo y evidencia.
6 Fin del procedimiento.
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Procedimiento de apoyo en la Planeación, Elaboración y Seguimiento del Plan
Deportivo Municipal.
Propósito:
Documentar anualmente la Planeación Estratégica y Operativa de todas las Direcciones adscritas a la
Secretaría de Deportes y Recreación en la elaboración del Plan Deportivo Municipal. Que sea el documento
rector de nuestra Secretaría.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud de Acceso a la información,
hasta que se entrega la respuesta.
Responsable del procedimiento:
La Secretaría de Deportes y Recreación, a través de la Dirección de Vinculación y Servicios de Apoyo en
conjunto con las Direcciones de: Deporte Social, Deporte Representativo, Fomento Deportivo, Ligas
Municipales y Deporte Escolar..
Políticas: Las direcciones enviarán sus estrategias, objetivos, acciones y metas de cada una de sus direcciones, para
posteriormente consolidarlas en un solo documento que servirá como documento guía de nuestra razón de
ser como Secretaría de Deportes y Recreación.
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Procedimiento de apoyo en la Planeación, Elaboración y Seguimiento
del Plan Deportivo Municipal.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Se invita a los Directores de cada área de la Secretaria de Deportes a llevar su Plan de Acción y Actividades de cada una de
las Direcciones para en conjunto realizar el Plan Deportivo Municipal del año en turno.
P.D.M.
2
Al llevarse a cabo la Junta de Planeación de acuerdo a lo que cada director expone de su área, de manera de consenso se establecen
los estrategias, objetivos y metas de la Secretaría de Deportes.
3
Se reciben los documentos de cada director con los ejercicios hechos durante la Junta de Planeación y se entregan para su
recopilación y consolidación. Para vaciarlos en un solo documento.
4
Una vez que se tiene el documento consolidado, se revisa que completamente en anuencia con él secretario. Si hay algún ajuste u omisión, se revisa directamente con la Dirección Deportiva que
corresponda.
5
Se resguarda electrónicamente la información para el Secretario. Se imprime documento en papel para el Secretario con copia para
la Secretaria para su archivo.
6 Fin del procedimiento.
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Procedimiento de atención a las solicitudes de Servicio Social y Prácticas
Profesionales de las instituciones educativas que nos lo soliciten en nuestra
Secretaría.
Propósito:
Documentar los procedimientos de Atención a las Solicitudes de Servicio Social y/o Prácticas Profesionales
que hacen distintas instituciones educativas para la Secretaría de Deportes y Recreación.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud de Acceso a la información,
hasta que se entrega la respuesta.
Responsable del procedimiento:
La Secretaría de Deportes y Recreación, a través de la Dirección de Vinculación y Servicios de Apoyo.
Políticas: Deberán de ir a la Presidencia con la Instancia Municipal que está dando el visto bueno y estemos dado
como institución donde los alumnos pueden hacer su Servicio Social y/o Prácticas Profesionales.
Que los alumnos hagan llegar a la Secretaria la Carta de Inicio/Presentación de Servicio Social y/o Prácticas
Profesionales.
Los prestadores de Servicio Social y/o Prácticas Profesionales llevarán internamente el conteo de sus horas
trabajadas en una bitácora personal con los siguientes datos: Nombre completo, Instalación, Fecha, Hora
de entrada y salida, firma.
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Procedimiento de atención a las solicitudes de Servicio Social y
Prácticas Profesionales de las instituciones educativas que nos lo
soliciten en nuestra Secretaría. Número de Actividad
Actividad Formato a utilizar
en su caso
1 El solicitante de SS y/o PP llega a la Secretaría de Deportes con una
solicitud de la Institución Educativa para buscar si hay vacantes.
2
DVySA valida dicha vacante con los Directores para crear una vacante, mientras que el solicitante deberá obtener el VoBo de
Presidencia para verificar que estamos en la listas de Instituciones permitidas que pueden validar dicha solicitud.
3
Una vez que se tiene el Vo.Bo. el solicitante regresa con DVySA para entrevistarlo (para establecer actividades, frecuencia y
horarios) y de acuerdo al perfil, asignarlo a alguna de las Direcciones adscritas a la SDyR.
4
DVySA solicita a la Institución Educativa la Carta de Inicio/Presentación del Solicitante para archivo de la SDyR,
recibiéndola.
5
El solicitante hace de forma personal un formato electrónico y/o papel de control (bitácora) de horas de entrada, salida y
trabajadas, fecha, instalación, actividades realizadas y datos personales. Lo llena diariamente hasta la que complete las horas
pactadas.
6
Una vez terminado el número de horas trabajadas de SS y/o PP, se expide una carta de terminación/liberación de actividades del
solicitante.
7
El Solicitante de SS y/o PP, si su institución lo solicitara trae a firma y a sellado sus formatos correspondientes para la terminación de
este servicio.
8 Fin del Proceso
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Procedimientos de apoyo en la Elaboración de los Presupuestos Anuales de la Secretaría de Deportes y Recreación.
Propósito:
Documentar anualmente la Elaboración de los Presupuestos de la Secretaría de Deportes y Recreación que
solicita Tesorería Municipal.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud de Acceso a la información,
hasta que se entrega la respuesta.
Responsable del procedimiento:
La Secretaría de Deportes y Recreación, a través de la Dirección de Vinculación y Servicios de Apoyo, en
colaboración con las demás Direcciones adscritas.
Políticas: Cada Director deberá elaborar su presupuesto antes de la Primer Semana de Diciembre del año anterior a
proyectarse en cuestión.
Deberá justificar en cada Presupuesto cada monto por cada uno de los eventos que tenga y los rubros de
gasto por separado. Incluyendo IVA.
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Procedimientos de Apoyo en la Elaboración de los Presupuestos
Anuales de la Secretaría de Deportes y Recreación Número de Actividad
Actividad Formato a utilizar
en su caso
1
Convocar un mes antes de la Junta de Elaboración de Presupuestos Anuales de la SDyR, los presupuestos por Dirección desglosada por
eventos y justificado cada rubro a utilizar.
Presupuestos Anuales
Deportes
2 El día de la Junta de Elaboración de Presupuestos Anuales de la
SDyR se presentan y se entregan al Secretario DyR.
3
Se revisan los documentos cada una de las Direcciones de la SDyR y el Secretario de DyR, decide por separado con cada Director su
Presupuesto para ejercer durante el año.
4 Se recopilan ya con los Presupuestos ya corregidos (si los hubiera)
y consolidan en un solo documento.
5
Se resguarda electrónicamente el Presupuesto de la SDyR para el Secretario. Posteriormente se imprime documento en papel para
el Secretario con copia para la Secretaria para su archivo.
6
Se entrega el Presupuesto de la SDyR al Tesorero Municipal.
7
Fin del Proceso
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Procedimiento para coordinar y supervisar el área de Medicina Deportiva (médicos
y fisioterapeutas) para los eventos deportivos de la Secretaría de Deportes y
Recreación.
Propósito:
Documentar los mensualmente los procedimientos de Control y Coordinación del Area de Medicina
Deportiva para la operación de la Secretaría de Deportes y Recreación.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud de Acceso a la información,
hasta que se entrega la respuesta.
Responsable del procedimiento:
La Secretaría de Deportes y Recreación, a través de la Dirección de Vinculación y Servicios de Apoyo.
Políticas: Las Direcciones de la Secretaría de Deportes y Recreación que soliciten apoyo del Área de Medicina del
Deporte deberán solicitar por escrito y/o vía electrónica al DVySA con al menos 72 horas de anticipación al
inicio del evento, para poder ser calendarizado.
Dicha solicitud de apoyo deberá contener la siguiente información: Nombre del evento, breve descripción
del evento, número de participantes, deporte, fechas del evento, hora de inicio y término, responsable del
evento.
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Procedimiento para coordinar y supervisar el área
de Medicina Deportiva (médicos y fisioterapeutas)
para los eventos deportivos de la Secretaría. Número de Actividad
Actividad Formato a utilizar
en su caso
1
DVySA convoca a Junta Mensual con el Jefe de Área de Medicina del Deporte para ver la disponibilidad y la calendarización de los
eventos deportivos que se apoyarán para la SDyR
2
Se revisan las solicitudes de eventos que habrá durante el mes y se definen cuáles son los que se pueden cubrir. Los que no se remiten
a los solicitantes que soliciten apoyo a Protección Civil mediante un oficio solicitado por la SDyR.
3
Una vez designado el apoyo a alguna solicitud de servicio médico, se verifica que se cuente con el material mínimo necesario por
parte del Jefe de Área de Medicina del Deporte.
4
Si se cuenta con el material necesario, se procede a confirmar el apoyo con el solicitante de servicio, reconfirmando los datos dados
en la solicitud.
5
Si no se contara con el material mínimo necesario, el DVySA solicitará a la Administración de la SDyR una petición con el
material necesario para apoyar dicho evento.
6
Una vez que se lleva a cabo el evento, el Jefe de Área de Medicina del Deporte elabora un reporte del evento para enviárselo al
DVySA.
7
Todos los reportes que se generan se tratan puntualmente en asuntos generales en la siguiente Junta Mensual del Área de
Medicina del Deporte para su retroalimentación y mejora continua.
8 Fin del Proceso
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Procedimiento para coordinar y supervisar las actividades del Área de
Comunicación y Prensa para los eventos deportivos institucionales de la Secretaría
de Deportes y Recreación.
Propósito:
Documentar los mensualmente los procedimientos de Control y Coordinación del Área de Comunicación y
Prensa en la operación de la Secretaría de Deportes y Recreación.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud de Acceso a la información,
hasta que se entrega la respuesta.
Responsable del procedimiento:
La Secretaría de Deportes y Recreación, a través de la Dirección de Vinculación y Servicios de Apoyo.
Políticas: Las Direcciones de la Secretaría de Deportes y Recreación que soliciten apoyo del Área de Comunicación y
Prensa deberán solicitar por escrito y/o vía electrónica al DVySA con al menos 72 horas de anticipación al
inicio del evento, para poder ser calendarizado.
Dicha solicitud de apoyo deberá contener la siguiente información: Nombre del evento, breve descripción
del evento, número de participantes, deporte, fechas del evento, hora de inicio y término, responsable del
evento. Si es, Apoyo en memoria fotográfica, Elaboración de Video.
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Procedimiento para coordinar y supervisar las actividades del Área de
Comunicación y Prensa para los eventos deportivos institucionalesde la
Secretaría de Deportes y Recreación. Número de Actividad
Actividad Formato a utilizar
en su caso
1
DVySA convoca a Junta Mensual con el Jefe de Comunicacíon, Prensa y Fotógrafo para ver la disponibilidad y la calendarización
de los eventos deportivos que se apoyarán para la SDyR
2 Se revisan las solicitudes de eventos que habrá durante el mes y se
definen cuáles son los que se pueden cubrir.
3
Se procede a confirmar el apoyo con el solicitante de servicio de Comunicación y Prensa, reconfirmando los datos de la solicitud.
Se verifica si se cuenta con los implementos y materiales necesarios para apoyar en la solicitud de servicio.
4
Si no se contara con el material mínimo necesario para las actividades de cobertura, el DVySA solicitará a la Administración
de la SDyR una petición con el material necesario para apoyar dicho evento.
5 Una vez que se lleva a cabo el evento, quien haya cubierto el
evento elabora un reporte del evento para enviárselo al DVySA.
6
Posteriormente al reporte, se resguardan electrónicamente las evidencias en la memoria externa para su archivo y posterior uso
Si fuese necesario se publica en redes sociales (Facebook y Twiteer) para etiquetar a Prensa Municipal.
7
Todos los reportes que se generan se tratan puntualmente en asuntos generales en la siguiente Junta Mensual del Área de Comunicación y Prensa para su retroalimentación y mejora
continua.
8 Fin del Proceso
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Cobertura publicitaria de eventos.
Propósito: Trasladar toda la información a la comunidad de las actividades deportivas en Apodaca.
Alcance: Llegamos a la comunidad en general por medio de las redes sociales y medios de
comunicación en general.
Responsable del procedimiento: Camarógrafo de medios
Políticas: Compromiso con la ciudadanía informando veraz y oportunamente de la acontecimiento en el deporte Apodaquense.
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Cobertura de eventos
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Asistir a los eventos deportivos.
2
Grabar videos y entrevistas.
3
Tomar fotografías y alimentar redes sociales.
4
Subir el material a las diferentes plataformas y redes sociales de la secretaria.
5
Reseñas de eventos y dudas de la comunidad.
6 Fin del procedimiento.
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Difundir a la comunidad la información relevante de los eventos deportivos del municipio.
Propósito: Difundir a la comunidad el trabajo que se realiza en el municipio conforme al deporte.
Alcance: Llegamos a la comunidad del municipio a través de Medios de comunicación en general.
Responsable del procedimiento:
Jefe de prensa
Políticas: Llevar a todos los ciudadanos de Apodaca los trabajos que realiza la dirección de deportes siempre veras y oportunamente.
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Difundir a la comunidad la información relevante de los eventos
deportivos del municipio Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Realización edición y Boletín de información.
2
Revisar y autorizar la información para su VoBo
3
Enviar a medios de comunicación la información para su posterior publicación
4
Archivar Boletín, Fotos y video.
5
Fin del procedimiento.
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Manejo y archivo de fotografías de eventos deportivos.
Manejo de los archivos de fotografía.
Propósito: Documentar con evidencia fotográfica de los sucedido en cada uno de los eventos.
Alcance: Tener documentado en fotografías todos los eventos.
Responsable del procedimiento: Fotógrafo
Políticas: Atender todos los eventos con el fin de comunicar el trabajo que se realiza en el municipio.
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Manejo y archivo de fotografías de eventos deportivos
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Se descargan las fotografías en la computadora
2
Se documentan cada una de las fotografías, por nombre y se le da una clave al archivo según el evento realizado.
Archivo electrónico
3
Se entregan las fotografías al jefe de prensa.
6 Fin del procedimiento.
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7.2-SDyR-DPE-DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.
P R O C E D I M I E N T O S
Procedimiento para la preparación y consolidación de las obligaciones de
información de Transparencia de la Dirección de Deportes y Recreación.
Propósito:
Documentar las actividades tendientes a dar seguimiento a las disposiciones a que
estamos sujetos, como entidad del Sector Público, a nivel Dirección de Deportes y
Recreación, para ubicar dicha información en la Plataforma Nacional de Información
Pública, dando cumplimiento a la Ley General de Transparencia y acceso a la Información
Pública y estar en disposición para dar respuesta en tiempo y forma cumpliendo con la
Ley, evitando sanciones.
Alcance:
Estar al corriente en tiempo real, respecto de los Manuales de Organización y
Procedimientos de toda la Dirección de Deporte y Recreación y actualizarlos
sistemáticamente, en la Plataforma Nacional de Transparencia oportunamente.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Planeación Estratégica en su calidad de “Enlace de Transparencia”, con
la Dirección Municipal de Transparencia, de la Contraloría Municipal.
Políticas: Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que
correspondan en el procedimiento administrativo, con apego al código de ética municipal.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CLAVE DEL MANUAL EMISIÓN FECHA ULTIMA VERSIÓN
13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la preparación y consolidación de las obligaciones de información de
Transparencia de la Secretaria de Deportes y Recreación
Número de Actividad
Actividad Formato a utilizar
en su caso
1
Difundir la normativa y sus cambios a todas las Direcciones que integran la Dirección de Deporte y Recreación, de todas las disposiciones jurídicas de la materia y en su caso explicarles las obligaciones que de ellas deriven.
La publicación del DOF o Gaceta
Estatal mediante Oficio o Correo
2
Solicitar los cambios a todos los involucrados con la preparación de una versión actualizada para estar en disposición de solicitar su autorización para en su caso subirla a la Plataforma.
Gráfico y electrónico
3
Consolidar la Información de Transparencia de toda La Dirección, Para que una vez revisada por el Enlace de Transparencia, obtenga las firmas de Revisado, autorizado de las Autoridades Superiores, de tal manera que nos permita publicar en la Plataforma de Transparencia Nacional la información requerida por la Autoridad de la Materia.
Gráfico y electrónico
4
Estar al pendiente de la Normativa en cuanto a la actualización periódica automática para la presentación de la versión actualizada.
Gráfico y electrónico
5 Fin del procedimiento
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el control de la Caja Chica de la Dirección de Deporte y
Recreación
Propósito:
Contar con los recursos necesarios teniendo control y salvaguarda de los mismos, para sufragar gastos
menores propios de la Dirección Deportes y Recreación, conforme a lineamientos establecidos por la
Tesorería Municipal de tal manera que quien requiera de la adquisición de un bien o servicio menor e
inesperado, tenga la autorización y por ende los elementos necesarios para continuar la operación propia y
normal de su Área.
Alcance:
Desde la creación del fondo, y el posterior reembolso de los gastos inmediatos anteriores, a la necesidad
de un Usuario, de sufragar un gasto que se contemple dentro de los autorizados a erogarse con tal fondo,
hasta dar cumplimiento al objetivo deseado.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Planeación Estratégica
Políticas: Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que correspondan en el
procedimiento administrativo.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el control de la Caja Chica de la Dirección de Deporte y Recreación
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Se solicita el fondo fijo de caja chica con monto de tal manera que contemple por lo menos un punto de re-orden de 1 semana en cada reembolso, sin detrimento de carecer del recurso al ser solicitado
Oficio y Cheque
para su canje
2
Se establece un sistema de registro para describir todos los reembolsos de Tesorería y gastos de Usuarios, de tal manera que nos muestre el valor teórico comparable con el físico, reflejando además el movimiento histórico de la caja chica
Copias de Cheques y de Reembolsos y
sus Gastos
3
El Usuario acude a la Dirección de Planeación Estratégica y describe al Encargado la necesidad que tiene de obtener un monto determinado para un concepto determinado, mismos que son analizados y de ser procedentes a Juicio de Él, elabora un vale de gastos a comprobar (al cual podría anexarse alguna cotización) solicitando sea autorizado por la Dirección General y de esa manera procede a entregar el valor requerido.
Suscribe Pagaré autorizado para
comprobación de la existencia física del
valor auditado
4
Una vez adquirido el bien o servicio mismo que deberá comprobarse con factura, la cual deberá cumplir con los requisitos fiscales previamente exigidos. El Usuario deberá obtener en dicho documento la autorización de la Dirección General, anexando una copia para el archivo del Encargado del fondo y procederá a elaborar la solicitud de reembolso cuando determine que sea prudente el monto a solicitar sea reembolsado. Esto es conveniente al haber sufragado el fondo en un 50%
Factura del Proveedor y copia
de la misma
5
Crear el archivo documental histórico de las operaciones de caja chica tanto gráfico como electrónico a fin de que constituya una herramienta alternativa a la Tesorería para efectos de cotejar de manera directa las operaciones contables derivadas de estas erogaciones ante las revisiones de Auditoría, conforme a los lineamientos de las Leyes fiscales y de Contabilidad Gubernamental.
Archivo Gráfico y Electrónico de
todas las Operaciones
6 Fin del procedimiento.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el control de la Membrecía de Socios en los Gimnasios
Propósito:
Contar con una estadística clara del registro de Socios en los Gimnasios, de tal manera que la Dirección
General tenga con elementos suficientes para informar a la superioridad, de la población total de socios en
sus diferentes categorías: Activos y Becados en sus subdivisiones (Representativos, Participación
Ciudadana, Casos Especiales, etc.).
Alcance:
Verificar mediante la credencialización, las renovaciones de membrecías, las nuevas inscripciones y sus
categorías que se asientan en el sistema, para que la Dirección de Planeación Estratégica, revise y valide la
autorización de la Dirección General de dichas credenciales, Estas cifras serán cotejadas con la asignación
de los formatos asignados a cada Gimnasio.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Planeación Estratégica
Políticas: Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que correspondan en el
procedimiento administrativo.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el control de la Membrecía de Socios en los Gimnasios
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Antes del inicio de un nuevo año, se solicita al proveedor de la impresión de credenciales un número estimado que se requerirá con datos del nuevo año, tanto en renovaciones como en nuevas inscripciones haciéndole llegar el diseño respectivo.
Requisición de
Compra
2
Se hace una asignación conforme al promedio de su membrecía a cada Gimnasio por parte del Encargado de la Dirección de Planeación Estratégica.
Recibo de Folios de formatos de credenciales entregados
3
Las cajeras de los Gimnasios, exigen a el Socio su renovación, y al de nuevo ingreso, en su caso, el cobro respectivo, asentando en el sistema la categoría y el número de credencial asignada, se le expide el recibo correspondiente y en el listado diario de ingresos aparece el concepto de credencial, así también cuando ésta es extraviada, se le cobra el costo igual por la renovación respectiva, asentando la nueva credencial quedando en el histórico la anterior.
Informe de Ingresos de Gimnasios
entregados a la DPE
4
La Dirección de Planeación Estratégica solicita al Administrador del Gimnasio el listado de nuevos socios y/o renovaciones de credenciales con todos sus generales, y envía las credenciales asignadas, Estas son revisadas por la DPE, y asienta la firma del Director General para ser devueltas al Gimnasio.
Listado del Sistema de Ingresos y
formato de Credencial
5
La estadística de Socios actualizada constituye un elemento para determinar los socios dados de alta, mismos con los cuales se potencializa el ingreso estimado, por lo que la DPE, solicita a cada Gimnasio las deserciones de socios, tanto de adultos como menores activos, siendo posible conocer el número de activos con lo cual justificas o no el ingreso real.
Listado del Sistema de Ingresos y bajas por ausentismo o
deserción
6 Fin del procedimiento.
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7.3-SDyR-DDS-DIRECCIÓN DE DEPORTE SOCIAL.
P R O C E D I M I E N T O S
Procedimiento para la elaboración de la planeación anual de la Dirección de
Deporte Social
Propósito:
Definir y documentar las estrategias, programas, proyectos y actividades que sirvan de guías para operar el
área evitando pérdidas de rumbo y maximizando el logro de metas y objetivos.
Alcance:
Desde que se aprueba el documento, hasta que se realice el informe anual.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Deporte Social
Políticas: Actuar en todo momento dentro del marco conceptual de todo aquello proyectado para realizarse durante
el periodo de la planeado.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la elaboración de la planeación anual de la Dirección de Deporte Social
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Se hace el análisis FODA (fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas) de la Dirección de Deporte Social.
2
De acuerdo al estudio previo, el Director define las acciones que habrá de tomar para enfrentar el reto
3 El Director establece y documenta los objetivos y metas, por escrito, para el periodo determinado
4 El Director define las estrategias, programas, proyectos y actividades para alcanzar los objetivos y metas
5
Se determinan los recursos económicos, materiales y humanos que se requieren para cumplir con el cometido, y se ponen a consideración de la Dirección General
6 Si se aprueba, se documenta y se implementa; si no se autoriza se regresa al paso 5…. Hasta que sea autorizada.
7 Fin del proceso.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la organización de un Evento Deportivo de la Dirección de
Deporte Social.
Propósito:
Documentar las actividades tendientes a asegurar la calidad de los eventos organizados por las
coordinaciones de deportes.
Alcance:
Desde que se tiene conocimiento del evento a realizarse, hasta el cierre o la premiación del mismo.
Responsable del procedimiento:
Las Coordinaciones de los diferentes programas.
Políticas: Asegurar en todo momento la actuación de los responsables de la operación del procedimiento para
obtener resultados de calidad.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la organización de un Evento Deportivo de la Dirección de Deporte Social
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El Coordinador establece el propósito y alcances del evento.
2
Se elabora la convocatoria y se distribuye entre el mercado meta.
3
El Coordinador convoca a reunión, para conformar el comité organizador, y asignar tareas y responsabilidades para la planeación y operación del evento.
4 El Coordinador gestiona los apoyos(recursos económicos, materiales y humanos) para asegurar el éxito del evento.
5 Presenta el proyecto al Director de Deporte Social para su conocimiento y aprobación.
6
Si se aprueba, se documenta y se implementa, si no, se hacen los ajustes o adecuaciones…y se vuelve a presentar para su aprobación.
7 Fin del proceso.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para junta de trabajo de un Administrador de Gimnasio
Propósito:
Documentar las actividades tendientes a hacer más efectivas y productivas las juntas de trabajo.
Alcance:
Desde que se da a conocer la junta, hasta que se entrega la minuta de acuerdos.
Responsable del procedimiento:
El Administrador del Gimnasio Municipal.
Políticas: Estandarizar el procedimiento para que todos los Administradores maximicen la productividad de sus
reuniones de trabajo.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para junta de trabajo de un Administrador de Gimnasio Deportivo.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El Administrador notifica a su equipo sobre el día y hora de la reunión.
2
El Administrador elabora el orden del día.
3 Pide a su secretaria que haga todos los preparativos (mesas, sillas, proyector) que se requieran para la reunión.
4 Se realiza la junta donde se revisan los temas previstos, llevando el Administrador el control de la reunión.
5 Se elabora la minuta de acuerdo, se fotocopia y distribuyen entre los participantes.
6 Fin del proceso.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para registro de socio de Gimnasio de primera vez por parte de la
Secretaria/cajera
Propósito:
Documentar las actividades con la finalidad de llevar un control estricto de todos socios de nuestros
Gimnasios y dar respuesta a cualquier solicitud de información que sea solicitada.
Alcance:
Desde que se recibe al socio, hasta que se entrega la credencial que lo acredita como tal.
Responsable del procedimiento:
La Secretaria/cajera de Gimnasio Municipal.
Políticas: Actuar en todo momento dentro del marco de referencia sobre atención a socios.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para registro de socio de Gimnasio de primera vez por parte de la Secretaria/cajera
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
La secretaria recibe al socio y atiende su solicitud de información.
2
La secretaria le solicita identificación oficial, fotografías (2) y comprobante de domicilio.
3
La secretaria recoge la papelería, verifica que sea la correcta, si está completa; si no está completa, le pide que complete y la traiga más tarde…… Fin del proceso.
4 Si la documentación está completa la secretaria entrega al socio el formato de registro para que lo llene.
5 La secretaria recoge y revisa el formato de registro y verifica que esté correcto.
5
La secretaria realiza el cobro de la membresía y el pago del primer mes, entrega recibo al socio y archiva la copia de pago en el expediente.
6 La secretaria registra al socio en el sistema
7 La secretaria elabora la credencial del socio y se la entrega
8 Fin del proceso
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para que un Profesor de una clase a grupo.
Propósito:
Documentar las actividades tendientes a asegurar la calidad de la atención y el nivel de servicio para cada
una de las clases que ofrecemos.
Alcance:
Desde que se recibe el grupo, hasta que se termina la clase.
Responsable del procedimiento:
El Administrador del Gimnasio.
Políticas: Actuar en todo momento con el cumplimiento de todos los preceptos de una clase de calidad.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para que un Profesor de una clase a grupo
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El profesor llaga al lugar de la clase al menos 5 minutos antes de la hora de inicio de la clase
2
El profesor se asegura que el área donde ofrecerá la clase esté en las mejores condicione, y cuente con lo necesario, para un óptimo desempeño del grupo
3
El profesor previo al inicio de la clase explica al grupo sobre lo que trabajará en la sesión y creará las condiciones y el ambiente idóneo para el trabajo del grupo.
4 El profesor realiza el trabajo previo de calentamiento, luego realiza el trabajo fuerte y al final el cierre del mismo.
5 Durante todo el proceso de la clase el profesor corrige, motiva y exige lo mejor a todos y cada uno de sus alumnos.
6 Al final de la clase hace un resumen de lo visto y registra la asistencia.
7 El profesor despide al grupo.
8 Fin del proceso
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la limpieza de Gimnasio Municipal
Propósito:
Documentar las actividades tendientes a dar seguimiento a las funciones básicas de limpieza e higiene de
un lugar donde se aglomera una gran cantidad de personas como son los Gimnasios Municipales.
Alcance:
Desde que el Gimnasio se abre al público, hasta que se cierra.
Responsable del procedimiento:
El Administrador del Gimnasio.
Políticas: Actuar en todo momento dentro de la norma de limpieza y pulcritud establecidas.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la limpieza de Gimnasio Municipal
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Diariamente el Intendente revisa que todos los artículos y materiales de limpieza, para su área, sean suficientes.
2
Realiza el aseo de todas las áreas de la planta baja del Gimnasio, (pisos, espejos, sanitarios, canceles, lavabos, muebles, paredes, etc), asegurando la limpieza y pulcritud de todas ellas.
3 Una vez atendidas todas las necesidades de la planta baja, inicia los trabajos en la planta alta incluidas las escaleras.
4
Diariamente, por la mañana y por la tarde, recoge la basura de la parte que rodea al edificio. Reporta oportunamente a su jefe inmediato desperfectos o problemas que detecte.
5 Concentra la basura en depósitos para este fin y colocarla el depósito para que el camión recolector lo recoja.
6 Al final del horario de trabajo, se asegura que los artículos y materiales de limpieza sean colocados en el área para este fin.
7 Fin del proceso.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento de Vigilancia de Gimnasio Municipal
Propósito:
Documentar las actividades tendientes a mantener la vigilancia y protección de los bienes muebles e
inmuebles municipales.
Alcance:
Desde que el Gimnasio se cierra al público, hasta que se vuelve a abrir al público.
Responsable del procedimiento:
El Administrador de Gimnasio.
Políticas: Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que correspondan en el
procedimiento administrativo.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento de Vigilancia de Gimnasio Municipal
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El Vigilante llega al gimnasio 15 minutos, como mínimo, previo al cierre del último turno de labores y es responsable del cierre del inmueble.
2
Realiza un recorrido para verificar el estado de las cosas según el checklist de la planta baja.
formato
3 Efectúa un recorrido para verificar el estado de las cosas según el checklist de la planta alta.
4 Realiza un recorrido por el exterior del Gimnasio para verificar el estado de las cosas según el checklist.
5 Realiza tareas de mejora del Gimnasio que requieran atención básica como reposición de focos, resanes, pintura y limpieza.
6
Vigila de forma regular todo lo que ocurre en el perímetro del inmueble y reporta a cuerpos de seguridad municipal cualquier situación real o potencial que ponga en peligro las condiciones de seguridad e higiene de Gimnasio.
7 Recibe al personal de primer turno, entrega las llaves, el checklist y el reporte de su turno a la secretaria.
8 Fin del proceso.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento de Promotoría de Deporte Social y Recreación.
Propósito:
Documentar las acciones necesarias para asegurar el éxito del programa de activación de espacios
municipales y ofrecer a la comunidad opciones para el buen uso del tiempo libre.
Alcance:
Desde que se ubica el área a activarse, hasta que culmina el evento.
Responsable del procedimiento:
La Coordinación de Unidades Deportivas.
Políticas: Activar todos los espacios municipales donde podamos ofrecer actividades físico-deportivas para avanzar
en la promoción de la Cultura Física.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento de Promotoría de Deportiva Social y Recreación
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El Promotor ubica el espacio deportivo, registra la dirección y revisa las condiciones físicas.
2
El Promotor indaga sobre si se realizan actividades físico-deportivas o no, y en cualquier caso investiga en el área sobre la persona que organiza o pudiera organizar las actividades.
3
Una vez contactada la persona que organiza o pudiera organizar, se le solicita su colaboración y se le explican las condiciones de la relación que se establecería para que se haga cargo.
4
Si acepta, se elabora una carta-convenio por un año, si no se regresa al paso #2.
5
El Promotor reporta a su jefe inmediato el estado de las cosas y gestiona las adecuaciones del área para que esté en condiciones de uso así como el material y equipo deportivo necesario.
6 El Promotor acuerda con el Activador, la convocatoria para el inicio de las actividades en el área.
7 El Coordinador y Activador inician actividades.
8 Fin del proceso.
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7.3.1-SDyR-DDS-DID-DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DEPORTIVA
P R O C E D I M I E N T O S
Procedimiento para el mantenimiento de las instalaciones deportivas.
Propósito:
Mantener las instalaciones deportivas en las mejores condiciones posibles para la práctica de las diferentes
disciplinas.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud de desperfectos en las
instalaciones deportivas, hasta que se corrige el problema para el buen funcionamiento de las mismas.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Infraestructura Deportiva
Políticas: Atender todos los reportes de mantenimiento recibidos mediante los diferentes medios (telefónico, whats
app, correo electrónico o de manera verbal) siempre y cuando se cuenten con los recursos necesarios para
la atención de los mismos.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el mantenimiento de las instalaciones deportivas
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El usuario detecta un desperfecto en las instalaciones y lo reporta a la Dirección de Infraestructura.
2
Dirección de infraestructura asigna el reporte al coordinador de mantenimiento.
Reporte Anexo
3
El coordinador responsable del mantenimiento evalúa el trabajo a realizar.
4
Se cotiza el material correspondiente para la realización del trabajo.
5 Se consiguen los recursos para la adquisición de materiales.
6 Se consigue el material y/o herramientas necesarias para la realización del trabajo.
7
El coordinador y operarios realizan el trabajo.
8 Si el trabajo quedó bien, el usuario que generó el reporte da el VoBo.
9 Si el trabajo no se realiza satisfactoriamente, el personal de infraestructura deberá de volver a realizar
el trabajo hasta que este quede de acuerdo a las necesidades del usuario.
10 Fin del proceso
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el traslado de atletas.
Propósito:
Brindar el servicio de transportación a las diferentes disciplinas deportivas dentro del área metropolitana.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la solicitud de traslado, hasta que se regresa a los atletas al
punto de partida.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Infraestructura Deportiva
Políticas: Atender todos los traslados de las diferentes disciplinas deportivas tanto en su preparación
(entrenamientos) como en sus competencias.
Las solicitudes de traslado se programan de acuerdo a las solicitudes generadas por las diferentes
coordinaciones de la Dirección de Equipos Representativos.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el traslado de atletas.
Número de Actividad
Actividad Formato a utilizar
en su caso
1
Recibir solicitud de traslado de atletas por parte de la
Dirección de Equipos Representativos.
Solicitud de Traslado
Anexo
2 Revisar disponibilidad de vehículos.
3 Asignar el vehículo en la fecha y hora acordada.
4 Asignar chofer.
5 Brindar el servicio de traslado (ida y vuelta)
6 Fin del proceso.
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7.4 SDyR-DDR-DIRECCIÓN DE DEPORTE REPRESENTATIVO.
PROCEDIMIENTOS
1.- Procedimiento para el despacho de solicitudes de apoyo económico,
transporte, alimentos a deportistas representativos del municipio.
Propósito:
Apoyar a los deportistas residentes del Municipio de Apodaca que compiten de manera oficial y constante
en eventos estatales, nacionales e internacionales oficiales representando orgullosamente al municipio.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud y hasta que se entrega la
respuesta de la misma.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Equipos Representativos
Políticas: - Apoyar deportistas que representan al municipio de Apodaca a cualquier nivel deportivo.
- Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que correspondan en
el procedimiento administrativo.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para el despacho de solicitudes de apoyo económico
a deportistas representativos del municipio. Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
La Oficina de la dirección de Equipos representativos recibe la solicitud por medio de oficio (ya sea de la oficina del director general y/o directo del usuario).
2
Inmediatamente se remite un acuse de recibido al ciudadano, informándole la fecha compromiso para que se le entregue la respuesta a la solicitud.
3 La dirección de Equipos Representativos notifica la respuesta al peticionario en un plazo no mayor de 15 días,
4
En el caso de ser positiva la respuesta se le informar a los documentos y pasos necesarios para continuar con el trámite de la solicitud.
Vía oficio, correo
electrónico o llamada
telefónica
5
Se turna según el deporte a la jefatura de grupo correspondiente para que continúe con el procedimiento interno y elabore el formato correspondiente.
Formato de Solicitud de
apoyo económico
6
La jefatura de grupo asignada será la responsable de entregar la comprobación fiscal y administrativa de la solicitud.
Formato de comprobación
de gastos
8
La coordinación Administrativa de la dirección almacena el archivo completo de la solicitud para cualquier aclaración.
Formato de Archivo
7 Fin del procedimiento.
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7.5-SDyR-DDE-DIRECCIÓN DE DEPORTE ESCOLAR.
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento para la Planeación de eventos deportivos escolares.
Propósito:
Crear la cultura de la activación física en los niños y jóvenes de nuestra comunidad escolar, en base a la
disciplina y constancia despertaremos sus aptitudes físicas, generando sin duda talentos deportivos.
Alcance:
Activar la mayoría de las escuelas con esta masividad deportiva, formaremos ciudadanos sanos y
triunfadores.
Responsable del procedimiento:
Director de la Dirección de Deporte Escolar.
Políticas: Se le da Participación exclusiva a las escuelas municipales.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la Planeación de eventos deportivos escolares
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1 Se presenta el proyecto al Director de Deportes para su debida
autorización.
Borrador
2 En cuanto se vean los por menores del programa, se inicia con la
realización de la convocatoria.
Convocatoria
3
Se invita a los plantes educativos dentro del municipio y se les envía vía correo electrónico para el conocimiento de los
requisitos necesarios para su inscripción
Correo
4 Cuando llenen las cédulas de inscripción las entregan en la junta
previa de cada disciplina.
Junta
5 Se realizan los torneos con las disciplinas convocadas y se entregan resultados de los mismos para su premiación.
Informe
6 Fin del Procedimiento
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para Documentar los eventos deportivos escolares.
Propósito:
Proveer documentos necesarios para los eventos programados.
Alcance:
Mantener Documentadas las actividades diarias y las que se encuentran en proceso y elaborando
memorias de las acciones realizadas.
Responsable del procedimiento:
Secretaria de la Dirección de Deporte Escolar.
Políticas: Mantener el resguardo de los documentos para su análisis posterior.
SECRETARIA DE DEPORTES Y RECREACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CLAVE DEL MANUAL EMISIÓN FECHA ULTIMA VERSIÓN
13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para Documentar los eventos deportivos escolares
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1 Elaborar diseño de convocatoria y/o información de los eventos. Convocatoria
2 Llamar a las escuelas del municipio y enviarlas por correo
electrónico. Correo
3 Recolectar cédulas de inscripción para base de datos. Física
4 Recabar resultados de los eventos para realizar memorias de cada
una de las disciplinas. Archivo Físico
5 Fin del Procedimiento
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Procedimiento para el envío y recepción de oficios.
Propósito:
Elaborar los documentos y oficios requeridos para la pronta respuesta a las solicitudes.
Alcance:
Apoyar a las escuelas y público en general en los proyectos programados.
Responsable del procedimiento:
Secretaria de la Dirección de Deporte Escolar.
Políticas: Todos los Oficios deben llevar la Autorización correspondiente.
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Procedimiento para envío y recepción de oficios.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1 Elaborar oficios de apoyo y/o solicitud. Oficio
2 Entregar respuesta lo antes posible. Física
3 Estar al pendiente del seguimiento. Llamada
4 Fin del procedimiento
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Procedimiento para la coordinación de eventos deportivos escolares.
Propósito:
Coordinar el seguimiento específico de cada una de las disciplinas que participan en la realización de los
eventos deportivos escolares.
Alcance:
Llevar al alumno a la culminación de su deporte, participando en los juegos representando al municipio
en torneos estatales y nacionales.
Responsable del procedimiento:
Coordinador de la Dirección de Deporte Escolar.
Políticas: Actuar conforme a los reglamentos de cada uno de los eventos deportivos programados.
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Procedimiento para la coordinación de eventos deportivos escolares.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1 Supervisar la metodología de los promotores en cada una de las
escuelas que imparten sus clases. Hoja de
seguimiento
2 Registrar a los alumnos que participaran en alguna disciplina. Cédula de Inscripción
3 Coordinar el plan específico del alumno en su especialidad. Plan
4 Revisar las cédulas para llevar a cabo los eventos programados. Control
5 Incluir todos los resultados finales de las disciplinas convocadas. Memoria
6 Fin del procedimiento
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Procedimiento para supervisar los eventos deportivos escolares.
Propósito:
Convocar y programar las actividades deportivas a las escuelas de su zona. Informar resultados para la
siguiente instancia, el Regional Escolar.
Alcance:
En base a la confrontación deportiva entre los alumnos unir lazos fuertes en las relaciones humanas.
Responsable del procedimiento:
Supervisor de la Dirección de Deporte Escolar.
Políticas: Actuar conforme a los reglamentos de cada uno de los eventos deportivos programados.
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Procedimiento para eventos deportivos.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1 Programar las actividades deportivas en las escuelas. Programa
2 Supervisar que se lleven a cabo los eventos deportivos. Hoja
Informativa
3 Informar resultados al coordinador de eventos deportivos
escolares . Hoja
Informativa
4 Seguimiento para finalizar los encuentros deportivos. Informe
5 Estar al pendiente de cualquier imprevisto. Informe
6 Fin del Procedimiento
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Procedimiento para eventos deportivos.
Propósito:
Detectar y registrar en base a la enseñanza diaria a los alumnos que realizan con facilidad sus pruebas
físicas.
Alcance:
Tendremos alumnos más dominantes en el deporte y con liderazgo en su disciplina.
Responsable del procedimiento:
Promotor Deportivo de la Dirección de Deporte Escolar.
Políticas: Actuar conforme a los reglamentos de cada uno de los eventos deportivos programados.
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Procedimiento promover los eventos deportivos escolares.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1 Hacer un listado de los alumnos que participen en cualquier
actividad deportiva. Lista
2 Enseñar a los alumnos las disciplinas, según programa de las
pruebas físicas. Guía Deportiva
3 Observar a los alumnos con facilidad para las pruebas físicas. Formato de
seguimiento.
4 Llenar cédulas de inscripción. Cédula
Inscripción
5 Darle seguimientos a los trámites para los eventos deportivos
programados. Formato de Seguimiento
6 Fin del procedimiento
7.6S-DyR-DFD-DIRECCIÓN DE FOMENTO DEPORTIVO.
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PROCEDIMIENTOS
Procedimiento para la supervisión y mejoras de las canchas de Futbol Rápido
Municipales.
Propósito:
Documentar las actividades y dar seguimiento a las solicitudes generadas por cada una de las canchas de
futbol rápido del municipio, y dar respuesta a la mayor brevedad posible.
Alcance:
Desde que se recibe o se tiene conocimiento de la existencia de la solicitud, petición o reporte de la
cancha, hasta que se dé solución.
Responsable del procedimiento:
La Dirección de Fomento Deportivo
Políticas: Atender todas las peticiones generadas por las canchas y darle pronta solución, siempre y cuando se cuente
con los medios necesarios para brindar la solución.
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13-SDyR 2017 11 DE ABRIL DE 2017 PRIMERA VERSIÓN
Procedimiento para la supervisión y mejoras de las Canchas de Futbol Rápido Municipales.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El Supervisor se encarga de visitar y revisar la asistencia del promotor y/o administrador de la cancha, y a su vez monitorear desperfectos y situaciones que se encuentren dentro de las mismas.
2
El supervisor entrega el reporte a la Dirección de Fomento Deportivo de todos los desperfectos y situaciones encontradas en las Canchas de Futbol Rápido.
Se anexa Formato
3
La Dirección de Fomento Deportivo, se encarga de informar y dar seguimiento al reporte con las diferentes áreas de Servicios Públicos del municipio, así como a la Dirección de Infraestructura Deportiva, para dar apoyo con las solicitudes generadas dentro de las canchas de futbol rápido.
4
Una vez realizado el trabajo por parte de Servicios Públicos o la Dirección de Infraestructura Deportiva, los supervisores, visitan las canchas para dar informe de que los trabajos quedaron al 100%. Y se informa a los Promotores de Cancha que se dio solución a su petición.
5 Fin del procedimiento.
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Procedimiento para la entrega de ingresos de las canchas de Futbol Rápido
Municipales.
Propósito:
Entregarse manualmente todo el dinero recaudado de los arbitrajes de los partidos realizados en las
Canchas Municipales.
Alcance:
Desde que se recibe en la cancha hasta que se entrega en la dirección de Planeación Estratégica, en el área
de Finanzas de la Dirección de Deportes y Recreación.
Responsable del procedimiento:
El Promotor y/o Administrador de la Cancha de Futbol Rápido Municipal.
Políticas: Cobrar lo adecuado en cada cancha según las categorías y las posibilidades de la zona, para tener una
buena funcionalidad dentro de la Instalación Deportiva.
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Procedimiento para la entrega de Ingresos delas Canchas de Futbol Rápido Municipales.
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
El promotor y/o administrador de la cancha genera su rol de juegos de la semana, llena el formato de ingresos y pasa a la dirección de Fomento Deportivo para Vo.Bo. Teniendo como días asignados para el deposito los Martes y Miércoles.
Se anexa Formato
2
Después de obtener el Vo.Bo. pasa al área de Finanzas de la dirección de Planeación Estratégica, para la entrega del dinero junto con el formato de ingresos original y el comprobante de depósito.
3
En caso de no haber generado ingresos en la semana, se deberá de informar a la Dirección de Fomento Deportivo, para que a su vez se le dé conocimiento al área de finanzas y posterior hacer entrega del Formato de No Ingresos.
Se anexa Formato
4
Así mismo semanalmente deberán de enviar evidencia fotográfica a la dirección de Fomento Deportivo para sustentar el trabajo y los ingresos reportados.
5 Fin del procedimiento.
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7.7-SDyR-DLM-DIRECCIÓN DE LIGAS MUNICIPALES.
PROCEDIMIENTOS.
Procedimiento para el registro de los equipos participantes.
Propósito:
Documentar a todos los Jugadores de las ligas que estarán participando activamente, esto con el fin de que
se cumplan al pie de la letra los requisitos para su participación.
Alcance:
Desde que se manda la convocatoria del torneo, hasta que queda registrado el participante.
Responsable del procedimiento:
La Coordinación de cada torneo de Liga Municipales.
Políticas: Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que correspondan en el
procedimiento administrativo.
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Procedimiento para el registro de los equipos participantes y participación
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Se da difusión de los distintos torneos que ofrece la Coordinación de Ligas Municipales.
Redes sociales y convocatorias
2
Los equipos interesados en su participación asisten a la oficina de ligas municipales o solicitan vía electrónica mayor información de los documentos a presentar y pagos por realizar.
Por correo
3
Los equipos que reciban dicha información inician el proceso de recaudación de papelería, inscripción y arbitraje/o ampayeo.
4
Los equipos asisten personalmente a la entrega y revisión de dicha papelería y la realiza su pago de inscripción y arbitraje/o ampayeo.
Papelería: acta nacimiento,
curp, constancia
5
Después de unos días de haber entregado su papelería asiste nuevamente a recoger credenciales que lo acredita para poder participar en dichos torneos.
6 Antes del inicio del torneo los equipos involucrados asisten a la Junta Previa, en donde en dicha reunión servirá para afinar detalles y dudas del torneo.
Office Powerpoint
(presentación)
7 Posteriormente asiste por semana a realizar pagos de arbitraje/ampayeo y o a juntas de seguimientos
8 Fin del procedimiento.
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Procedimiento para el pago de los equipos participantes
Propósito:
Documentar los pagos de los participantes de las ligas, esto con el fin de tener un control de dichos pagos.
Alcance:
Desde que se manda la convocatoria del torneo, hasta el final de torneo.
Responsable del procedimiento:
El tesorero de ligas Municipales.
Políticas: Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que correspondan en el
procedimiento administrativo.
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Procedimiento para el pago de los equipos participantes
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Se asiste a la oficina personalmente a realizar el pago de arbitraje, ampayeo y/o inscripción, sea el caso por semana.
2 El tesorero recibe dicho pago y emite el recibo correspondiente. Recibo foliado
3
El tesorero registra electrónicamente dicho pago. Office excel
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Procedimiento para el depósito en Dirección de Deportes y pagos de servicios de
arbitraje y/o ampayeo
Propósito:
Documentar los depósitos de las diferentes ligas, esto con el fin de tener un control de dichos pagos.
Alcance:
Desde que inician las ligas, hasta el final de torneo.
Responsable del procedimiento:
El tesorero de ligas Municipales.
Políticas: Actuar en todo momento dentro de marco de la legalidad aplicando las leyes que correspondan en el
procedimiento administrativo.
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Procedimiento para el depósito en Dirección de Deportes y pagos de servicios de arbitraje y/o ampayeo
Número de Actividad Actividad
Formato a utilizar en su caso
1
Diariamente registra electrónicamente los diferentes pagos de la liga.
Office excel
2
Los días de depósito (jueves de cada semana) se asiste a depositar la cantidad recaudada de la semana y se emite una ficha de depósito.
Recibo foliado
3
Los depósitos de registran electrónicamente Office excel
4
Se realizan los pagos de los distintos servicios de arbitraje y/o ampayeo
5
Se firma de recibido dicho pagos por parte del que presta el servicio y se registran los pagos.
Recibos con folio y office
excel
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6- GLOSARIO
Dependencia Municipal: El Manual de Organización comprende los puestos
identificados en la Estructura Orgánica de acuerdo a lo establecido en el Reglamento
Orgánico de la Administración Pública Municipal y la descripción de las funciones y demás
disposiciones aplicables.
Dependencia Municipal: Las enunciadas en el artículo 12 del Reglamento Orgánico de
la Administración Pública Municipal de Apodaca, N.L.
Estructura Orgánica: la estructura organizativa de una Dependencia de la Administración
Pública Municipal, es el esquema de jerarquización y división de las funciones
componentes de Ella.
Jerarquizar: es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los
diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso
inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le
son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida
consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece.
Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.
Funciones: Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se
alcanzará el desarrollo de los objetivos planteados.
Organigrama: A la representación gráfica de la estructura orgánica que debe de reflejar
en forma esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen, los
tramos de control, el nivel jerárquico, los canales formales de comunicación y
coordinación, así como las líneas de mando.
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Programa: Instrumento mediante el cual se disgrega y detalla ordenadamente las
actividades a realizar de manera permanente para lograr las metas y objetivos
establecidos.
Proyecto: Intención para hacer algo o plan para realizarlo, redacción o disposición
provisional de un tratado, Ley, etc.
Puesto: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tareas y deberes
específicos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede
contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad,
preparación y experiencia.
Unidad Administrativa: Unidad básica perteneciente a una dependencia facultada para
ejercer gasto con el fin de llevar a cabo actividades que conduzcan al cumplimiento de
objetivos y metas establecidas en los programas de una dependencia o entidad de
Gobierno Municipal.
Hipervínculo: El hipervínculo es en la computación aquella referencia o elemento de
navegación que permite pasar de un documento electrónico a otro o a diferentes partes
del mismo documento.
DFP:Descripción de Funciones del Puesto y la numeración es consecutiva hasta cubrir
todos los puestos que existen comenzando por el puesto de primer nivel de la Estructura
orgánica adoptada por el Organismo en cuestión. Para la identificación de los distintos
puestos se utilizan claves las cuales están constituidas por letras y números.
Clave del Manual, es la formada por el número de Dependencia de acuerdo al orden de
aparición del Art. 12 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Municipal,
acompañada de las iníciales de la dependencia y el año 2017.
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Emisión: Conjunto de conceptos o valores, efectos públicos, que se crean de una vez
para ponerlos en circulación.
ROAPM.- Al Reglamento orgánico de la administración pública municipal de Apodaca,
Nuevo León.
Datos personales: La información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de
cualquier otro tipo concerniente a una persona física identificada o identificable, relativa al
origen étnico o racial, las características físicas, morales o emocionales, a la vida afectiva
y familiar, domicilio particular, número telefónico particular, cuenta personal de correo
electrónico, patrimonio personal y familiar, ideología y opiniones políticas, creencias,
convicciones religiosas o filosóficas, estados de salud físico o mental, las preferencias
sexuales, la huella digital, ácido desoxirribonucleico (ADN), fotografía, número de
seguridad social, y toda aquélla que permita la identificación de la misma.
Disponibilidad de la información: Principio que constriñe a los sujetos obligados a
poner al alcance de los particulares la información.
Documento: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que
documente el ejercicio de las facultades, funciones y competencias de los sujetos
obligados, sus servidores públicos e integrantes, sin importar su fuente o fecha de
elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso,
sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico
Enlace de información: El servidor público designado expresamente por los titulares de
cualquier sujeto obligado, como responsables del trámite de las solicitudes de acceso a la
información pública y las relativas a los datos personales y demás facultades que le
confiera la presente
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Enlace de transparencia: El servidor público designado expresamente por los titulares
de cualquier sujeto obligado, para dar cumplimiento a la información pública de oficio a
que se refiere la presente Ley
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos
obligados
Formatos Abiertos: Conjunto de características técnicas y de presentación de la
información que corresponden a la estructura lógica usada para almacenar datos de
forma integral y facilitan su procesamiento digital, cuyas especificaciones están
disponibles públicamente y que permiten el acceso sin restricción de uso por parte de los
usuarios, los cuales deberán ser en formatos que permitan la manipulación de la
información con fines de análisis de la misma
Información: Los datos contenidos en los documentos que los sujetos obligados
generan, obtienen, adquieren, transforman o conservan por cualquier título o aquella que
por disposición legal deban generar
Ley de la Materia: La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado
de Nuevo León
Ley General: La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública;
Obligaciones de transparencia: La información que por disposición legal los sujetos
obligados deben publicar y actualizar en un portal de internet en los términos y
condiciones previstas en esta Ley
Plataforma Nacional de Transparencia: Sistema informático que se integrará por
sistemas de transparencia, de acceso a la información, y de datos personales para dar
cumplimiento a la Ley General;
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Servidores Públicos: Los mencionados en el párrafo primero del artículo 105 de la
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León;
Sujetos obligados: Los ayuntamientos de los municipios o consejos municipales, incluyendo sus dependencias, organismos desconcentrados, organismos subsidiarios o
descentralizados, empresas de participación municipal y sus fideicomisos o fondos públicos.
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9. EQUIPO DE TRABAJO PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL
C.P. JESUS HECTOR MARTINEZ GUAJARDO DIRECTOR DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
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LIC. LYLIA MARGARITA LOZANO GARCIA COORDINADORA DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
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10. BIBLIOGRAFIA
Art. Del marco jurídico