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1
Jalapa, Octubre de 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECCIÓN TRIBUTARIA DE LA DAFIM
VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA
2
DIRECTORIO:
HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION
CIUDADANA
Jorge Eduardo Godoy Morales
Presidente de Comisión
Mariano Rafael Lemus Portillo
Vicepresidente de Comisión
Se adhiere:
Marco Antonio García Hernández
3
EQUIPO TÉCNICO
Luis Enrique Sandoval Menéndez
Gerente Municipal
Daniel Camposeco
Jefe de Recursos Humanos a.i.
Virgilio Mazariegos
Director Municipal de Planificación
Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez
Directora de Administración Financiera Integrada Municipal
Marcos Adán Marroquín
Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte
Astrid Maribel Lucero
Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local
Daniel Méndez
Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito
Gracias a la colaboración de:
Sr. Deyvid Farid Arana
Auxiliar de Tesorería
4
PRESENTACIÓN
Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento
Institucional” por ello se encomendó a la Gerencia Municipal a diagnosticar,
elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas
administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales
cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al
vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía.
Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una
sonrisa y un saludo fraternal.
Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros
servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los
vecinos.
Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en
otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma
manera con que queremos ser tratados.
A continuación me permito presentarles el Manual procedimientos, para una
eficiente Administración Tributaria de la Municipalidad de Jalapa mismo que
permitirá el cumplimiento de sus objetivos así como el Reglamento que regulan las
actuaciones en la materia de la apertura de nuevos negocios.
Atentamente,
Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
5
6
Contenido DIRECTORIO: ............................................................................................................................................... 2
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA
.................................................................................................................................................................... 2
EQUIPO TÉCNICO ........................................................................................................................................ 3
PRESENTACIÓN ........................................................................................................................................... 4
MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................ 7
CONSTITUCION POLÍTICA DE LA REPUBLICA ........................................................................................... 7
CODIGO MUNICIPAL ............................................................................................................................... 7
CODIGO TRIBUTARIO .............................................................................................................................. 8
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS .................................... 9
Misión: ...................................................................................................................................................... 10
Visión: ....................................................................................................................................................... 10
SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DE LA DAFIM ...................................................................... 11
Objetivos: .............................................................................................................................................. 11
Funciones: ............................................................................................................................................. 12
ORGANIZACIÓN: ........................................................................................................................................ 13
PROCEDIMIENTOS: .................................................................................................................................... 14
ANEXO: ........................................................................................................................................................ 0
a. Reglamento Interno para la Administración Tributaria Municipal................................................. 0
b. Ejemplo del Plan Operativo Anual. ................................................................................................. 0
7
MARCO JURÍDICO
CONSTITUCION POLÍTICA DE LA REPUBLICA
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala,
son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades.
b. Obtener y disponer de sus recursos y;
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su
jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.
Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un
concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos
directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años
pudiendo ser reelectos.
CODIGO MUNICIPAL
DECRETO 12-2002 Y REFORMAS DECRETO 22-2010
Artículo 72. Servicios Públicos Municipales. El municipio debe regular y prestar los
servicios públicos municipales de su circunscripción territorial, y por lo tanto, tiene
competencia para establecerlos, mantenerlos, ampliarlos y mejorarlos, en los
términos indicados en los artículos anteriores, garantizando un funcionamiento
eficaz, seguro y continuo, y en su caso, la determinación y cobro de tasas y
contribuciones equitativas y justas. Las tasas y contribuciones deberán ser fijadas
atendiendo los costos de operación, mantenimiento y mejoramiento de calidad y
cobertura de los servicios.
Artículo 166. Características del Procedimiento Administrativo. Salvo disposición en
contrario de la Ley, las ordenanzas y reglamentos, el procedimiento ante el juzgado
de asuntos municipales será oral, público, sencillo, desprovisto de mayores
formalismos y actuado e impulsado de oficio, por lo que es necesaria la inmediación
del juez en actos y diligencias de prueba.
Artículo 167. Iniciación. El procedimiento se iniciará en los siguientes casos:
a. Cuando la ley, la ordenanza, el reglamento o la disposición municipal así lo
establezca.
8
b. Por denuncia o queja verbal, en cuyo supuesto, de inmediato, se levantará acta,
en la que se identifique al denunciante y se hagan constar los hechos u omisiones
que la motiven y las peticiones que se formulen.
c. Por denuncia o queja escrita, en la que el denunciante o querellante se
identificará por sus nombres y apellidos completos, edad, estado civil, profesión u
oficio, nacionalidad, vecindad, residencia y lugar para recibir citaciones y
notificaciones dentro del perímetro de la ciudad o población en que tenga su sede
el juzgado; expresará los hechos u omisiones que la motiven y las peticiones que
formule.
d. Denuncias o reportes que, por razón de su cargo o empleo, obligadamente
deberán hacer o presentar los funcionarios y empleados de la municipalidad, o de
la dependencia u oficina bajo su responsabilidad.
Las denuncias, quejas o reportes, se documentarán en papel corriente, y según el
caso, se sacarán o presentarán tantas copias o fotocopias como partes o
interesados debe ser notificados, y una copia o fotocopia para archivo y
reposición de expediente en caso de pérdida.
El ejercicio de los derechos que garantiza este procedimiento no está
condicionado a la presentación o exhibición del boleto de ornato o de solvencia
municipal alguna, por lo que al ser requerida la intervención del juzgado, el mismo
debe actuar de inmediato.
CODIGO TRIBUTARIO
DECRETO NÚMERO 6-91
Artículo 9. Concepto. Tributos son las prestaciones comúnmente en dinero que el
Estado exige en ejercicio de su poder tributario, con el objeto de obtener recursos
para el cumplimiento de sus fines.
Artículo 10. Clases de tributos. Son tributos los impuestos, arbitrios, contribuciones
especiales y contribuciones por mejoras.
Artículo 14. Concepto de la Obligación Tributaria. La obligación tributaria constituye
un vínculo jurídico, de carácter personal, entre la Administración Tributaria y otros
entes públicos acreedores del tributo y los sujetos pasivos de ella. Tiene por objeto la
prestación de un tributo, surge al realizarse el presupuesto del hecho generador o
fiduciaria, sobre determinados bienes o con privilegios especiales. La obligación
tributaria pertenece al derecho público y es exigible coactivamente.
9
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector
del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el
Control Interno y Externo Gubernamental.
Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97
del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f,
numeral II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del
Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de
todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con
base en las normas generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución
sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de
su magnitud y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura
de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas,
separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.
1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración
de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a
las diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que
existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada
implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto
de trabajo.
10
Misión: Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando
mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.
Visión: Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que
permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus
habitantes.
Aprobado en Punto de Acta No. 66-27-08-2012 inciso (g)
11
SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DE LA DAFIM
Según el artículo 97 del Código Municipal, la DAFIM, es la dependencia
responsable de una eficiente formulación, ejecución y liquidación del presupuesto,
el cumplimiento de la legislación de la recaudación de los arbitrios, tasas y
contribuciones, así como respaldar adecuadamente todos los egresos conforme
a la planificación y el debido registro para la rendición de cuentas a nivel interno y
externo tanto a las entidades rectoras como fiscalizadores y principalmente a la
población del municipio.
Por la importancia de contar con la recepción de ingresos propios para el gasto de
funcionamiento, es necesario la asignación de un empleado municipal específico
que sea el responsable de velar por el control del pago de los servicios
municipales, en coordinación con la Dirección Municipal de Servicios Públicos y de
Transporte.
Objetivos:
a. Contribuir a que la Municipalidad disponga de los recursos financieros para
cumplir con sus planes a corto, mediano y largo plazo y su correcto manejo.
b. Velar por la aplicación, coherencia y desempeño de los principios, normas,
sistemas y procedimientos legales establecidos por los entes rectores de
los sistemas de administración financiera del Estado.
12
Funciones:
a. Recaudar, administrar, controlar y fiscalizar los tributos y, en general, todas
las demás rentas e ingresos que deba percibir la municipalidad, de
conformidad con la ley.
b. Mantener una adecuada coordinación con los entes rectores de los
sistemas de administración financiera y aplicar las normas y procedimientos
que emanen de éstos.
c. Elaborar y mantener actualizado el registro de contribuyentes en
coordinación con la Dirección Municipal de Servicios Públicos y de
Transporte.
d. Emitir la Solvencia Municipal, verificando plenamente que los usuarios se
encuentran solventes en sus servicios municipales.
e. Llevar control de los servicios en mora, de la gestión del cobro y de los
resultados obtenidos.
f. Emitir informes mensuales de los ingresos, detallando cada rubro
estableciendo los resultados sobre las metas propuestas.
g. Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto de ingresos.
h. Administrar los accesos de los usuarios del sistema de Servicios GL,
debiendo asignar a los empleados el rol que les corresponda, velando por
el principio de Separación de Funciones y de Autoridad.
i. Coordinar por asignación del Director de la DAFIM, la gestión de
recuperación de mora.
j. Otras que le sean asignados por el Director de la DAFIM, Gerente Municipal
y/o Alcalde Municipal.
13
ORGANIZACIÓN:
Director DAFIM
Cajero General
Receptores
Encargado Sección Tributaria
Director Servicios Públicos
Encargado de Registro y Control de
Servicios Públicos
14
PROCEDIMIENTOS:
15
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-001 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
REGISTRO DE CONTRIBUYENTES
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para el registro de
los contribuyentes de los diferentes servicios municipales.
Objetivo: Garantizar el registro y control de los contribuyentes así como para
contar con información fidedigna.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: diaria.
Número Actividad Responsable
1 Se presenta a solicitar requisitos a la oficina
municipal correspondiente Contribuyente
2 Proporciona Información solicitada Encargado o Auxiliar de la
Oficina Municipal
3 Completa expediente y cumple con todos los
procesos previos; según la oficina que corresponda Contribuyente
4 El servicio municipal es aprobado Encargado de la Oficina
Municipal
5 Envía Requerimiento de “Registro de Contribuyente” Encargado de la Oficina
Municipal
6 Recibe requerimiento y documentos de soporte Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
7 Revisa en el Sistema de Servicios GL; que tenga NIM
(número de Identificación Municipal)
Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
8 Registra en el Sistema de Servicios GL; el servicio y al
Contribuyente;
Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
9
Asigna el número de identificación Municipal y clave
del servicio para que proceda a realizar el pago en
ventanilla de Tesorería
Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
10 Realiza el pago correspondiente
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Requisitos para obtener servicio municipal (Ver Catálogo de Servicios Municipales)
2. Requerimiento de Inscripción de Contribuyente.
16
PRP-DAFIM-TRIB-001 REGISTRO DE CONTRIBUYENTES
ContribuyenteEncargado o Auxiliar de Oficina Municipal
Encargado de Registro y Control de Servicios
Públicos
Fase
Inicio
Solicita Información y requisitos para el Servicio Municipal
Proporciona información y
entrega volante con requisitos
Presenta documentos y
cumple con requisitos
Servicio aprobado
Solicita Ingreso al Sistema del servicio y del Contribuyente
Revisa si cuenta con NIM, si no
cuenta Ingresa en el sistema el servicio y
al contribuyente
Asigna el NIMRealiza el pago
respectivo
FIN
NO
17
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-002 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
RECAUDACION DEL ARBITRIO DE ORNATO MUNICIPAL
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para el cobro del
arbitrio único anual de ornato municipal, establecido en el Decreto 121-
96 Ley del Arbitrio del Boleto de Ornato.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: Enero y Febrero Frecuencia: diaria.
Número Actividad Responsable
1
Publicar y promocionar la venta de boletos de
ornato, haciendo uso de los medios y recursos
disponibles (Radio, Televisión, Mantas vinílicas,
publicación en internet, etc.)
Departamento de Relaciones
Públicas
2
Presentarse a las ventanillas de Tesorería
autorizados por la DAFIM para realizar el pago del
arbitrio
Vecino
3 Atender al contribuyente y solicitar documento de
identificación para generar boleto de ornato Receptor
4
Si no se cuenta con la posibilidad de registrar
directamente en el sistema el cobro del arbitrio se
completa el recibo 7-B de forma manual, se recibe el
pago y se entrega el recibo o comprobante del
mismo
Receptor
5
Operar en el sistema (Servicios GL) los formularios 7-
B emitidos por concepto de pago del Arbitrio de
Ornato Municipal
Receptor
6 Realizar el pago correspondiente Vecino
7 Entrega el Boleto de Ornato al Vecino, quien revisa
el documento Vecino
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Formularios 7-B
18
PRP-DAFIM-TRIB-002 RECAUDACION DEL ARBITRIO DEL ORNATO MUNICIPAL
Depto. Relaciones Públicas
Contribuyente / Vecino
Receptor
Fase
Inicio
Publicar y promocionar la adquisición de
Boletos de Ornato
Presentarse a ventanilla y solicitar boleto de ornato de acuerdo al sueldo
que percibe
Emite Recibo por concepto de Boleto de Ornato, firma y sella el recibo 7-B
Si no contara con sistema, los
imprime fuera de sistema, para
posteriormente ingresarlos
Opera en el sistema los boletos que hayan sido operados
manualmente
Realiza el pago
FIN
Ver tabla
19
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-003 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
RECAUDACION DEL ARBITRIO DE ORNATO MUNICIPAL VIA CORREO
ELECTRONICO
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para el cobro del
arbitrio único anual de ornato municipal, establecido en el Decreto 121-
96 Ley del Arbitrio del Boleto de Ornato.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: Enero y Febrero Frecuencia: diaria.
Número Actividad Responsable
1
Publicar y promocionar la venta de boletos de
ornato, haciendo uso de los medios y recursos
disponibles (Radio, Televisión, Mantas vinílicas,
publicación en internet, correo electrónico; etc.)
Departamento de Relaciones
Públicas
2 Emitir planilla de empleados y montos de boleto de
ornato a comprar Empresa o Institución
3 Realizar depósito bancario, en la Cuenta Única
Empresa o Institución
4 Enviar por correo electrónico la planilla y copia de
del depósito realizado Empresa o Institución
5 Verifica el correo, imprime listado y verifica que el
deposito este operado en el estado de cuenta
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
6 Asigna receptor para que opere los documentos Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
7 Emite los Boletos de ornato en base al listado y copia
de la boleta Receptor
8 Entrega los boletos de ornato firmados y sellados
Receptor
9 Notifica a la Empresa o Institución que sus
documentos se encuentran listos para recoger
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
10 Recoge los Boletos de Ornato, verifica los datos Empresa o Institución
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Formularios 7-B
20
PRP-DAFIM-TRIB-003 BOLETOS DE ORNATO POR MEDIO DE CORREO ELECTRONICO
Depto. De Relaciones Públicas
Empresa o Institución
Sección Tributaria DAFIM
Receptor
Fase
Inicio
Publica y Promociona la adquisición de
boletos de ornato por medio de correo
electrónico
Recibe información, Emite listado y
realiza deposito en el Banco
Envía por Correo Electrónico el
listado de empleados y copia
de boleta del deposito
Verifica la información y el
Estado de Cuenta
Asigna receptor para la emisión de boletos de ornato
Emite boletos de ornato en los recibos 7-B
Revisa los recibos contra el listado y
notifica al representante de la
Empresa
Recoge los boletos en la Sección
Tributaria
FIN
21
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-004 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
REALIZACION DE COBROS
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para el cobro de los
arbitrios municipales.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 día Frecuencia: Mensualmente
Número Actividad Responsable
1 Convocar a reunión al Comité de Administración
Tributaria Municipal Director de AFIM
2 Revisar reportes de mora de cada oficina que
reporta ingresos
Encargado de la Sección
Tributaria
3
Clasificar los servicios que se encuentren con más de
6 meses de mora y decidir si trasladarlos al Juzgado
de asuntos municipales
Comité de Administración
Tributaria
4 Emitir notas informativas, notas de cobros,
notificaciones del estado de cuenta, etc.
Encargado de la Sección
Tributaria
5 Firmar notas Director AFIM
Director de Servicios Públicos
6 Entregar al Supervisor de Lectores para su
distribución
Encargado de la Sección
Tributaria
7 Entregar a los vecinos la nota informativa o
requerimiento de cobro
Lectores de Medidores de
Agua.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Nota de concientización del pago oportuno de sus servicios.
2. Primera Nota de cobro.
3. Segunda Nota de Cobro.
22
PRP-DAFIM-TRIB-004 REALIZACION DE COBROS
DIRECTOR(A) AFIMEncargado de la Sección
Tributaria Comité de Administración
Tributaria
Fase
Inicio
Convoca a Reunión de Comité de
Administración Tributaria
Emite los reportes de mora para
presentarlos ante el Comité
Clasifica la mora en base al tiempo de
antigüedad
Emite notas de aviso, notas de cobro, según corresponda
Entrega notas al Supervisor para su
distribución y entrega
FIN
23
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-005 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
CONVENIO DE PAGO
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el
contribuyente pueda realizar sus pagos del saldo en mora de forma
fraccionado, estableciendo cuotas niveladas fijas.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: diaria.
Número Actividad Responsable
1
Presentar en la Sección de Registro y Control de
Servicios Públicos la solicitud de convenio de pago
adjuntar DPI
Contribuyente
2 Revisar el Estado de cuenta o la cuenta corriente Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
3 Realizar convenio en base a la tabla de cuotas y
plazos para el convenio de pago
Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
4 Analizar; aprobar o rechazar la solicitud del convenio
de pago Director de Servicios Públicos
5 Emitir convenio y registrarlo en la cuenta corriente
en el sistema Servicios GL
Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
6
Imprimir 3 copias del convenio; (Original:
contribuyente; copia 1: Registro de Servicios
públicos; copia 2: Sección Tributaria de DAFIM
Encargado de Registro y
Control de servicios Públicos
7 Realizar el pago de la primer cuota Contribuyente
8 Archivar copia de convenio de pago y documentos
de identificación
Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
9
Trasladar con oficio; diariamente copia de los
convenios de pago a la Sección Tributaria de la
DAFIM
Encargado de Registro y
Control de Servicios Públicos
10 Recibir copia del Convenio de Pago y archivarlo
correlativamente
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
11 Emitir mensualmente informe de convenios
realizados y entregarlos al Director(a) de AFIM
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Convenio de Pago.
2. Tabla de Montos y Plazos autorizados.
24
PRP-DAFIM-TRIB-005 CONVENIO DE PAGO
Contribuyente
Encargado de Registro y Control de
Servicios PúblicosDirector de Servicios
PúblicosFa
se
Inicio
Se presenta a Solicitar Convenio
de Pago
Revisar la Cuenta Corriente en el
Sistema de Servicios GL
Propone plazo y cuotas a cancelar
Acepta la propuesta de convenio de
pago
Elabora Convenio de Pago y solicita
Aprobación
Revisa el Convenio realizado que este de acuerdo a Tabla
autorizada y lo firma de aprobado
Distribuye el convenio:
1. Contribuyente2. Sección Tributaria
DAFIM3. Archivo en
Servicios Publicos
Realiza primer pago de la cuota acordada
FIN
25
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-006 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
RECUPERACION DE MORA
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para el traslado de
mora con alta antigüedad, por medio del Juzgado de Asuntos
Municipales
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 día Frecuencia: Mensualmente
Número Actividad Responsable
1 Revisar los reportes y clasificar la mora de más de 6
meses de antigüedad
Comité de Administración
Tributaria
2
Emitir solicitud al Juzgado de Asuntos Municipales
para requerir cobro por vía jurídica, adjuntando
informe circunstanciado.
Encargado de la Sección
Tributaria
3 Solicitar al Director de la DAFIM visto bueno en el
informe
Encargado de la Sección
Tributaria
4 Revisar y dar visto bueno en el informe Director(a) AFIM
5 Enviar informe al Juzgado de Asuntos Municipales Encargado de la Sección
Tributaria
6 Recibir informe, firmar y sellar Juzgado de Asuntos
Municipales
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Reportes de mora.
2. Informe circunstanciado.
26
PRP-DAFIM-TRIB-006 RECUPERACION DE MORA
Comité de Administración
Tributaria
Encargado de la Sección Tributaria de
la DAFIM
Director AFIM / Juez de Asuntos Municipales
Fase
Inicio
Revisa los reportes de Mora con más de
6 meses de antiguedad
Emite solicitud para cobro por vía de
Juzgado Municipal
Da Visto Bueno a la solicitud de cobro
por medio del Juzgado de Asuntos
Municipales
Envía al Juzgado de Asuntos
municipales, reporte de mora y
solicitud
FIN
27
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-007 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
EMISION DE AVISOS DE COBRO
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para dar un aviso o
notificación al contribuyente, informando sobre la condición de mora en
la que se encuentre, con el cual se solicita que realice el pago que
corresponda.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Mensualmente
Número Actividad Responsable
1 Convocar a reunión al Comité de Administración
Tributaria Municipal Director de AFIM
2 Revisar reportes de mora de cada oficina que
reporta ingresos
Encargado de la Sección
Tributaria
3
Clasificar los servicios que se encuentren con 04
meses de mora y enviar Primera nota de aviso, si
tiene 05 meses de mora enviar Segunda nota de
aviso, si tiene 6 meses o más cumplir procedimiento
PRP-DAFIM-TRIB-003
Encargado de la sección
Tributaria
4 Emitir la primera nota de aviso, informándole al
contribuyente que se encuentra en mora
Encargado de la Sección
Tributaria
5 Firmar notas Director AFIM
Director de Servicios Públicos
6 Entregar al Supervisor de Lectores para su
distribución
Encargado de la Sección
Tributaria
7 Entregar a los vecinos la nota informativa o
requerimiento de cobro
Lectores de Medidores de
Agua.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Primera nota de aviso de mora.
28
PRP-DAFIM-TRIB-007 EMISION DE AVISOS DE COBRO
Directo(a) AFIMEncargado de la
Sección Tributaria de la DAFIM
Lectores
Fase
Inicio
Convoca a Reunión Mensual del Comité de Administración
Tributaria Municipal
Recibe, revisa y clasifica el reporte de mora de cada oficina municipal
Emite la nota correspondiente (primera nota, segunda nota o
tercera nota)
Firma notas de requerimiento de
pago
Devuelve a la Sección Tributaria
Revisa y clasifica por rutas las notas
En base a la ruta de toma de lecturas,
hace entrega de las notas
FIN
29
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-008 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
COBRO ADMINISTRATIVO DE LA DEUDA
Procedimiento: El presente procedimiento define los a seguir para realizar cobro
administrativo de servicios municipales que se encuentren con más de 3
meses de atraso.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Mensualmente
Número Actividad Responsable
1 Convocar a reunión al Comité de Administración
Tributaria Municipal Director de AFIM
2 Revisar reportes de mora de cada oficina que
reporta ingresos
Encargado de la Sección
Tributaria
3
Clasificar los servicios que se encuentren con 04
meses de mora y enviar Primera nota de aviso, si
tiene 05 meses de mora enviar Segunda nota de
aviso, si tiene 6 meses o más cumplir procedimiento
PRP-DAFIM-TRIB-003
Encargado de la sección
Tributaria
4
Emitir la primera nota de aviso, informándole al
contribuyente que se encuentra en mora y que su
servicio no podrá ser reconectado hasta que
solvente su situación
Encargado de la Sección
Tributaria
5 Firmar notas Director AFIM Y
Director de Servicios Públicos
6 Entregar al Supervisor de Lectores para su
distribución
Encargado de la Sección
Tributaria
7 Entregar a los vecinos la nota informativa o
requerimiento de cobro
Lectores de Medidores de
Agua.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Notas de Aviso.
30
PRP-DAFIM-TRIB-008 COBRO ADMINISTRATIVO DE LA DEUDA
Director(a) AFIMEncargado de Sección Tributaria de la DAFIM
Lectores
Fase
Inicio
Convoca a Reunión Mensual para la Administración
Tributaria Municipal
Revisa el reporte de la mora de todas las oficinas municipales
Emite notas requiriendo el pago o que se presente a emitir convenio de
pago
Firma notas y las devuelve para que sean entregadas
Reciben notas, las clasifican y entregan en base a rutas de
lecturas
FIN
31
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-009 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
CONTROL DE OBLIGACIONES DE EMPRESAS LOCALES RESPECTO DEL
ARBITRIO DE ORNATO MUNICIPAL
Procedimiento: El presente procedimiento define los a seguir para determinar el
cumplimiento de la obligación de pago del arbitrio de ornato municipal
por parte del personal de empresas locales y que los valores declarados
sean reales
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Marzo
Número Actividad Responsable
1
Identificar empresas locales, elaborar listado de las
mismas y presentarlo ante miembros del Concejo
Municipal o delegados para que programen visitas
de verificación de cumplimiento de obligaciones
respecto al Arbitrio de Ornato Municipal. Artículo 7
del Decreto No. 121-96
Comisión de Fiscalización
2
Elaborar plan de visitas a las empresas para efectuar
las verificaciones correspondientes. Artículo 11 del
Decreto 121-96 (control), se faculta a los miembros
del Concejo o delegados para acudir a los lugares de
trabajo dentro del municipio y obtener listados del
personal e información especialmente respecto a los
ingresos
Comisión de Fiscalización
3
Efectuar visitas a las empresas, solicitar información
para comprobar si han cumplido con sus
obligaciones y llenar el formato de verificación.
Comisión de Fiscalización
4 Brindar información solicitada y presentarla a la
Comisión de Fiscalización del Concejo Municipal Empresa / Institución
5
Si la empresa o institución no cuenta con las pruebas
o información solicitada sobre el cumplimiento de la
obligación, trasladar el caso al Juzgado de Asuntos
Municipales para determinar la sanción y resolver
sobre el caso.
Comisión de Fiscalización
6 Presentar ante el Pleno informe de las visitas
realizadas Comisión de Fiscalización
32
7 Requerir informe sobre los casos que hayan sido
trasladados al Juzgado de Asuntos Municipales Comisión de Fiscalización.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Listado de Empresas o Instituciones
2. Formulario de Verificación de Cumplimiento de Retención del Arbitrio de Ornato
Municipal.
3. Decreto No. 121-96 Ley del Arbitrio de Ornato Municipal.
33
PRP-DAFIM-TRIB-009 CONTROL DE OBLIGACIONES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES LOCALES RESPECTO AL ARBITRIO DE ORNATO MUNICIPAL
Comisión de Recaudación, Tasas y Arbitrios Empresas / Instituciones
Fase
inicio
Identificar a empresas e
instituciones locales
Programar visitas para verificar el
cumplimiento del articulo 7 y 11 de la
Ley de Ornato Municipal
Realizar las visitasBrinda
Información Solicitada
Traslada el caso al Juzgado de Asuntos
Municipales
FIN
Presenta Informe al Concejo Municipal
FIN
Decreto 121-96
No
34
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-010 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
PLANIFICACION, DIRECCION Y CONTROL DE LA ADMINISTRACION
TRIBUTARIA
Procedimiento: El presente procedimiento define los a seguir para planificar, dirigir y
controlar las acciones que se realicen para realizar acciones de cobro.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Bimensualmente
Número Actividad Responsable
1 Convocar a reunión de trabajo
Directora DAFIM
2 Elaborar agenda para planificar, organizar y dirigir el
proceso de cobro Directora DAFIM
3 Realizar plan de trabajo, estableciendo metas de
recuperación
Comité de Administración
Tributaria
4 Llevar registro y control de los pagos, para mantener
información actualizada y poder tomar decisiones
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
5 Elaborar y presentar propuestas a la Comisión de
Recaudación; para mejorar el recaudo
Comité de Administración
Tributaria
6 Recibe, analiza y presenta propuestas ante el
Concejo Municipal Comisión de Recaudación
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Código Municipal; Decreto 12-2002 y Reformas Decreto 22-2010
2. Código Tributario; Decreto 9-91
3. Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles; Decreto 15-98
4. Ley de Anuncios en Vías Urbanas, Vías Extraurbanas y Similares
5. Ley de Establecimientos abiertos al Público; Decreto 56-95
6. Ley Reguladora del Uso y Captación de Señales Vía Satélite y su distribución por cable.
7. Ley del Arbitrio de Ornato Municipal; Decreto 121-96
35
PRP-DAFIM-TRIB-010 PLANIFICACION, DIRECCION Y CONTROL DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Director(a) AFIMComité de
Administración Tributaria Municipal
Encargado de la Sección Tributaria de la DAFIM
Comisión de Recaudación, Tasas y
Arbitrios
Fase
Inicio
Convocar a Reunión de Trabajo
Elaborar Agenda de temas a tratar
Realizar Plan de Trabajo y
Cronograma de actividades
Lleva Registro y Control de los pagos para tomar evaluar y tomar decisiones
Elabora y presenta propuestas para
mejorar la recaudación
Recibe, analiza y presenta
propuestas para mejorar el Recaudo
FIN
36
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-011 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
INFORMACION A CONTRIBUYENTE
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para establecer el
uso de medios de comunicación como mecanismo para incentivar
valores y mejorar comportamientos respecto a las obligaciones
tributarias de la población.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Diaria
Número Actividad Responsable
1
Identificar los medios de comunicación de los que
dispone la Municipalidad de Jalapa (Redes sociales,
páginas de internet, Boletines, Volantes, Radio,
Televisión, otros).
Departamento de Relaciones
Públicas
2
Recopilar y estructurar información para brindar al
contribuyente acerca de la declaración y el
cumplimiento de obligaciones tributarias
Departamento de Relaciones
Públicas.
3
Elaborar Calendario Tributario, considerando fechas
límites y posibles prórrogas establecidas en las bases
legales
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
4
Revisar, discutir y hacer observaciones pertinentes y
aportar recomendaciones para estructurar
información válida y acertada para el diseño de
publicidad y mensajes
Comité de Administración
Tributaria
5 Diseñar mensajes y campaña de promoción,
divulgación e información
Departamento de Relaciones
Públicas
6
Coordinar con representante de medios de
información sobre la promoción y divulgación de la
información
Encargado de Relaciones
Públicas
7 Mantener la información constante y actualizada por
todos los medios de comunicación
Departamento de Relaciones
Públicas.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Plan de Campaña de Concientización, Promoción, Divulgación e Información.
37
PRP-DAFIM-TRIB-011 INFORMACION A CONTRIBUYENTE
DEPARTAMENTO DE RELACIONES
PUBLICAS
ENCARGADO DE LA SECCION TRIBUTARIA
DE LA DAFIM
COMITÉ DE ADMINISTRACION
TRIBUTARIA MUNICIPAL
Fase
INICIO
Identificar los medios de
comunicación accesibles en el
municipio
Estructurar, clasificar y organizar la información que se transmitirá a los
contribuyentes
Elaborar un calendario
tributario para tener fechas de
vencimiento
Revisar, discutir y hacer observaciones
del material promocional
Diseñar material para promoción,
divulgación e información
Coordinar con representantes de
medios de comunicación sobre
la campaña de concientización y
promoción
Mantener información actualizada
FIN
38
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-012 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
FORMACIÓN CIUDADANA
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para diseñar y
aplicar mecanismos para incentivar valores y mejorar comportamientos
de los contribuyentes mediante un acercamiento directo con la
población en el que se demuestre la importancia y la relación entre el
pago de impuestos y la inversión pública.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Semanalmente
Número Actividad Responsable
1
Planificar actividades de concientización sobre los
derechos y obligaciones de los ciudadanos respecto
a la tributación, con el fin de incentivar valores,
responsabilidades y el cumplimiento voluntario y
espontáneo de los contribuyentes.
Comité de Administración
Tributaria Municipal
2
Coordinar actividades como talleres o charlas
informativas, dirigidas a distintos sectores del
municipio, teniendo en consideración el sector
educativo de nivel medio y universitario para dar a
conocer las obligaciones de contribuir y los derechos
de todo ciudadano.
Comité de Administración
Tributaria Municipal.
3
Recabar información, estructurarla y preparar
programa de desarrollo de las actividades
previamente planificadas
Comité de Administración
Tributaria Municipal
4
Requerir apoyo a los miembros de la Comisión de
Recaudación, Tasas y Arbitrios para desarrollar los
talleres o charlas y a la Oficina Municipal de la Niñez,
Juventud y Adolescencia.
Directora DAFIM
5 Realizar las actividades planificadas y documentarlas
Comisión de Recaudación,
Tasas y Arbitrios / Comité de
Administración Tributaria
Municipal.
6 Presentar informe al Alcalde Municipal y al Concejo Comité de Administración
39
Municipal de las actividades realizadas Tributaria
7
Desarrollar medidas de reforzamiento de los logros
realizados, mediante el manejo de campañas que
permitan a los ciudadanos identificar las relaciones
entre el cumplimiento de obligaciones y la inversión
pública.
Alcalde y Concejo Municipal.
8
Incluir dentro de las presentaciones de Rendición de
Cuentas los resultados de inversión pública,
realizada con los fondos percibidos.
Directora DAFIM
9
Dar seguimiento y evaluar los resultados, tras la
ejecución de las actividades planificadas, identificar
factores de relevancia y rediseñar o mejorar los
medios de motivación de la responsabilidad y
cumplimiento voluntario y espontáneo de los
contribuyentes.
Comité de Administración
Tributaria Municipal.
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Plan de Concientización, Promoción, Divulgación e Información.
40
PRP-DAFIM-TRIB-012 FORMACIÓN CIUDADANA
Comité de Administración
Tributaria MunicipalDirector(a) AFIM
Comisión de Recaudación, Tasas y
Arbitrios
Alcalde Municipal /Concejo Municipal
Fase
INICIO
Planificar actividades de
concientización sobre los derechos y obligaciones de los
ciudadanos con respecto a la tributación
Coordinar actividades tales como: Talleres, Conferencias, Charlas, etc. dirigidas a
diferentes sectores
Solicitar apoyo a miembros del
Concejo Municipal para la ejecución de
las actividades
Participar activamente en la concientización y promoción de los
derechos y obligaciones tributarios
Presentar informe de las actividades
Recibe informe sobre las acciones
realizadas
FIN
41
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-013 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
CAPACITACIONES A SECTORES DE LA POBLACION
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para orientar al
contribuyente y usuario mediante una asistencia personalizada que
genere satisfacción y facilite el cumplimiento de obligaciones tributarias.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Mensualmente
Número Actividad Responsable
1
Planificar capacitaciones acerca de las obligaciones y
derechos tributarios, dirigidas a contribuyentes y
usuarios de diversos sectores del Municipio, tales
como: Empresas locales, negocios, establecimientos
educativos de nivel medio y universitario.
Comité de Administración
Tributaria Municipal
2 Recabar información y preparar material para
realizar las actividades
Comité de Administración
Tributaria Municipal
3
Programar temas, fechas y asignar encargados para
impartir las capacitaciones. Temas como:
Como presentar declaraciones para el
registro de bienes inmuebles.
Licencias de funcionamiento y registro de
negocios.
Licencias de Construcción.
Fechas y formas de pago del arbitrio de
ornato municipal.
Trámite de solicitud de servicios de agua y
alcantarillado, o resolución de quejas o
dudas sobre el servicio.
Tramite de emisión de Solvencia Municipal.
Convenios de Pago.
Comité de Administración
Tributaria Municipal
4 Documentar las actividades y promocionarlas por
medios de comunicación social.
Departamento de Relaciones
Públicas
5 Distribuir material promocional Departamento de Relaciones
Públicas
DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Catálogo de Servicios Municipales.
42
PRP-DAFIM-TRIB-013 CAPACITACIONES A SECTORES DE LA POBLACION
Comité de Administración Tributaria Municipal Departamento de Relaciones Públicas
Fase
Inicio
Planificar actividades sobre
los derechos y obligaciones de los
contribuyentes
Recabar información y
preparar material
Programar fechas, temas y lugares para realizar las capacitaciones
Promover, Divulgar e informar sobre las
actividades, documentarlas para
presentar resultados
Distribuir material promocional.
FIN
43
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-014 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
SERVICIO DE ORIENTACION AL CONTRIBUYENTE
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para orientar al
contribuyente y usuario mediante una asistencia personalizada que
genere satisfacción y resuelva dudas o complicaciones que dificulten el
cumplimiento de obligaciones.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Diariamente
Número Actividad Responsable
1
Solicita Información sobre asuntos tributarios
municipales, puede ser de forma presencial o vía
telefónica.
Contribuyente o Usuario
2 Indica la ubicación de la Oficina Municipal respectiva
o lo traslada a la extensión respectiva
Auxiliar de Relaciones Públicas
/Recepcionista
3
Atender la Consulta planteada. Brinda información
sobre el trámite, requisitos necesarios, oficinas
responsables, personal con quien debe avocarse, y
demás información relevante que consulte el
interesado.
Encargado de la Oficina
Municipal /Recepcionista
4
Si no se logra aclarar la duda planteada por el
interesado, dirigir al Contribuyente con el Director
Municipal a cargo
Encargado de la Oficina
Municipal / Recepcionista
5 Completar formulario de satisfacción de atención Contribuyente o Usuario
6 Llevar registro y control de las consultas y de los
resultados de la atención
Auxiliar de Relaciones Públicas
/Recepcionista
DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Catálogo de Servicios Municipales.
44
PRP-DAFIM-TRIB-014 SERVICIO DE ORIENTACION AL CONTRIBUYENTE
Contribuyente o Usuario
Auxiliar de Relaciones Públicas /
Recepcionista
Encargado de Oficina Municipal
Fase
INICIO
SOLICITA INFORMACION
PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA
Proporciona información en base
al Catalogo de Servicios
Municipales
Amplia la información y
requisitos necesarios
Si no aclara totalmente traslada el caso al Director
Completa formulario de
Satisfacción del Servicio
Llevar registro y control de las
consultas
FIN
45
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-015 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
ANALISIS DE INFORMACION
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para contar con un
método de comparación y evaluación de resultados que permita
identificar los puntos donde se requiera de mayor atención para
conseguir una administración tributaria efectiva.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Mensualmente
Número Actividad Responsable
1 Recopilar registros históricos respecto a los ingresos
de un mínimo de 5 años en cada rubro de ingresos. Encargado de Presupuesto
2
Identificar y seleccionar las cuentas que han
generado los mayores ingresos en los períodos
investigados. Mínimo 10 rubros
Encargado de la Sección
Tributaria Municipal
3 Elaborar un cuadro y gráfica comparativa de los
ingresos recibidos durante los últimos 5 años.
Encargado de la Sección
Tributaria Municipal
4
Establecer promedios de ingresos del año más alto y
compararlos contra el promedio de ingresos del año
actual.
Encargado de la Sección
Tributaria Municipal
5 Evaluar los montos presupuestados contra los
ingresos reales percibidos
Comité de Administración
Tributaria Municipal
6 Elaborar informes gerenciales mensuales incluyendo
recomendaciones para mejorar los ingresos Directora DAFIM
7
Revisar informes mensuales, evaluar
recomendaciones recibidas, determinar políticas y
medios de acción para corregir desviaciones y
mejorar los procesos de la administración tributaria
en general.
Comité de Administración
Tributaria
8
Socializar la información en forma mensual, en
reunión de Directores, posteriormente realizar
presentación ante el Alcalde y Concejo Municipal
Directora DAFIM
DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Informe Gerencial.
46
PRP-DAFIM-TRIB-015 ANALISIS DE INFORMACION
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
ENCARGADO DE LA SECCIÓN TRIBUTARIA
DE LA DAFIM
COMITÉ DE ADMINISTRACION
TRIBUTARIA MUNICIPAL
DIRECTOR(A) AFIM
Fase
INICIO
REQUIERE INFORMACION A
PRESUPUESTO
Recopila datos históricos de la
Recaudación en los últimos 5 años
Selecciona los rubros de mayor
impacto en la recaudación
Establece promedios y Analiza
información
Evalúa los montos presupuestados y
los avances de recaudación
Elabora Informe Gerencial
Presenta informe al Alcalde Municipal,
Concejo Municipal y Directores
A
47
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-016 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
GENERACION E IMPLEMENTACION DE PLANES ESTRATÉGICOS
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para definir las
políticas y objetivos que deben considerarse en el establecimiento del
plan estratégico de la Administración Tributaria Municipal, así como las
estrategias e instrumentos para el cumplimiento de dicho plan.
Objetivo: Aumentar los ingresos municipales mediante recaudo eficiente del
Arbitrio de Ornato Municipal.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Trimestralmente
Número Actividad Responsable
1
Recibir, analizar y complementar la propuesta del
Reglamento y Manual de Procedimientos para el
desarrollo de la Administración Tributaria Municipal.
Concejo Municipal
2
Analizar e interpretar políticas emanadas por el
Concejo y determinar objetivos, metas y estrategias
para la creación de Planes estratégicos y operativos.
Comité de Administración
Tributaria Municipal
3
Revisar, analizar y adaptar los mecanismos o
instrumentos técnicos para el cumplimiento del plan
de desarrollo de las operaciones de la
Administración Tributaria Municipal tales como el
Manual de Procedimientos
Comité de Administración
Tributaria Municipal
4
Revisa y aprueba el Plan estratégico; Reglamento
Interno para la Administración Tributaria Municipal y
Manual de Procedimientos
Concejo Municipal /Comisión
de Recaudación, Tasas y
Arbitrios.
5
Dirigir, coordinar y ejecutar el cumplimiento del Plan
Estratégico; Reglamento Interno de Administración
Tributaria y Manual de Procedimientos
Directora DAFIM
6
Ejecutar el plan y cumplir con lo establecido en el
Reglamento Interno de Administración Tributaria
Municipal y Manual de Procedimientos
Comité de Administración
Tributaria Municipal
7
Evaluar la ejecución del Plan, avances y problemas
para tomar las medidas correctivas pertinentes.
Emitir informes mensuales
Comité de Administración
Tributaria Municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Plan Estratégico.
2. Reglamento Interno de Administración Tributaria Municipal.
3. Manual de Procedimientos.
48
PRP-DAFIM-TRIB-016 GENERACION E IMPLEMENTACIÓN DE PLANES ESTRATÉGICOS
CONCEJO MUNICIPAL DIRECTOR(A) AFIMCOMITÉ DE
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Fase
A
Recibe, Analiza y Complementa la
información
Emite normas, políticas y procesos
para mejorar el recaudo
Analiza las ordenanzas, normas
y políticas emanadas por el
Concejo Municipal
Dirige y Coordina la planificación
estratégica para mejorar el recaudo
FIN
49
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-017 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
SOLVENCIA MUNICIPAL
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para otorgar
Solvencia Municipal a los contribuyentes que requieran de otros servicios
municipales y/o mejoras en los actuales.
Objetivo: Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los
contribuyentes en las diferentes oficinas municipales.
Tiempo Estimado: 1 Día Frecuencia: Cuando se requiera
Número Actividad Responsable
01 Requiere nuevo servicio, reconexión o mejoras en el
servicio actual Contribuyente
02
Informa sobre los requisitos necesarios para otorgar el
servicio; dentro de los cuales se requiere presente
SOLVENCIA MUNICIPAL
Empleado Municipal
03 Solicita la Solvencia, completando el formulario de
solicitud Contribuyente
04 Recibe solicitud, verifica que este completa e indica
costo de la Certificación y tiempo de espera
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
05 Realiza pago por la emisión de la Certificación (ya sea
solvencia o constancia de deuda) Contribuyente
06
Verifica en el sistema de Servicios GL, que se encuentre
actualizado con todos los servicios (IUSI, AGUA,
COMERCIO, TRANSPORTE, MERCADO, MULTAS,
ENERGIA ELECTRICA)
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
07
Consulta con otras oficinas municipales que no se
encuentren incorporadas en el sistema de Servicios GL
para confirmar que el servicio se encuentre al día
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
08
Si está al día en el pago de todos sus servicios emite la
SOLVENCIA MUNICIPAL y solicita firma de la Directora
AFIM
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
09
Si no está al día, entrega notificación de cobro,
detallando los servicios que se encuentran pendientes
de pago
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
10 Entrega SOLVENCIA MUNICIPAL para que continúe con
su trámite
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Formulario de Solicitud de Solvencia Municipal
50
PRP-DAFIM-TRIB-017 SOLVENCIA MUNICIPAL
CONTRIBUYENTE OFICINA MUNICIPALENCARGADO DE LA
SECCION TRIBUTARIA DE LA DAFIM
Fase
Inicio
Requiere de un nuevo servicio, reconexión o mejora en el
servicio actual
Informa que es necesario presentar
SOLVENCIA MUNICIPAL e indica
quien la emite.
Completa solicitud de Emisión de
SOLVENCIA MUNICIPAL
Recibe solicitud, revisa e indica costo y tiempo de espera
Revisa en el Sistema y/o
requiere información de otras oficinas
Realiza Pago en Ventanilla de
Tesoreria
Si esta al Día emite SOLVENCIA
Sino esta al día emite notificación
de cobro
Recibe documento para continuar con
su tramite
51
MUNICIPALIDAD DE JALAPA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION TRIBUTARIA MUNICIPAL
Identificación PRP-DAFIM-TRIB-018 1ª. Edición Enero 2014
Alcance:
ADMINISTRACION DE CLAVES DE ACCESO AL
SISTEMA DE SERVICIOS GL
Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando se
desee eliminar un acceso al sistema o crear uno nuevo, por cambio de
personal o necesidades del servicio.
Objetivo: Garantizar el adecuado uso de los accesos al sistema, velando porque las
personas tengan dentro de sus funciones el manejo del mismo.
Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: diaria.
Número Actividad Responsable
1
Se produce un cambio de personal en la Oficina
Municipal de Servicios Públicos o de la Dirección
Financiera
Director Municipal
2
Elabora oficio solicitando lo necesario: Eliminar
usuario, crear nuevo usuario, modificar perfil,
requerir acceso a ciertos atributos
Encargado de Oficina
municipal con vo.bo. del
Director Municipal
3 Envía Solicitud al Encargado de la Sección Tributaria
de la DAFIM
Encargado de Oficina
Municipal
4 Revisa la solicitud y verifica que las funciones del
empleado sean acordes a la solicitud recibida
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
5 Realiza los cambios o gestiona ante el Ministerio de
Finanzas Públicas
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
6 Recibe notificación del cambio solicitado Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
7 Notifica al Encargado de la Oficina Municipal y
coordina inducción y capacitación
Encargado de la Sección
Tributaria de la DAFIM
8 Realiza pruebas del acceso y realiza sus funciones Empleado municipal
DOCUMENTOS ANEXOS:
1. Solicitud para eliminar, crear o modificar el acceso.
2. Reglamento Interno de Uso adecuado del Sistema de Servicios GL.
52
PRP-DAFIM-TRIB-018 ADMINISTRACION DE CLAVES DE ACCESO AL SISTEMA DE SERVICIOS GL
Encargado de Oficina Municipal /Director
Municipal
Encargado de la Sección Tributaria de la DAFIM
MINFIM
Fase
INICIO
Realiza cambio de personal asignado al manejo del sistema
Elabora Oficio de Solicitud indicando el nombramiento del personal y sus
funciones
Recibe solicitud, analiza funciones y
gestiona lo solicitado
Recibe solicitud firmada por la
Directora Financiera donde requiere
cambio en el acceso
Recibe notificación, registra en control auxiliar y archiva
comprobante
Recibe clave de acceso, modifica
inmediatamente e inicia proceso de
inducción y capacitación
FIN
Eliminar UsuarioCrear NuevoModificación de usuario
Debe leer el Reglamento de Uso del Sistema de Servicios GL
0
Oficina Municipal Nombre ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1 Convocatoria de Reunion de Trabajo DAFIM Hi lda Lucero
Plan de Mejora de
Ingresos
2 Coordinación y Organización Gerencia Luis Sandoval As is tentes
3 Revis ion de Base Legal DAFIM Hi lda Lucero
Reglamentos ; Leyes
vigentes
4 Revis ion de Base Legal Servicios Publ icos
Jefes o Encargados de
oficinas que recaudan
Reglamentos ; Leyes
vigentes
Regis tro y Control de
Servicios Públ icos Juan Carlos Hernandez
Base de Datos ,
Internet, s i s tema
Supervis ion lectores de
Agua Luis Al fonso Gomez
Lecturas , Rutas ,
convenios , contratos
nuevos servicios
6 Campaña de Promoción y Divulgación
Departamento de
Relaciones Públ icas Fel ix Ortega
Volantes , Banner, spot
de radio; unidades
móvi les ; etc.
7
Clas i ficacion de Reportes de mora; 4 meses , 5
meses , 6 meses
Seccion Tributaria
DAFIM Deyvid Arana
Reportes actual izados ;
Internet
8
Emis ion de notas informativas , cobros y
tras lados a l Juzgado de Asuntos Municipales
Seccion Tributaria
DAFIM Deyvid Arana
Reportes actual izados ;
Internet
9 Distribución y Entrega de Notas Oficina de Agua Luis Al fonso Gomez
Notas y ruta de
lecturas
10 Evaluación y Control
Seccion Tributaria
DAFIM Deyvid Arana
Copia de Recibos de
pago, convenios de
pago
11 Reporte Semanal de Ingresos DAFIM Hi lda Lucero Ejecucion de Ingresos
12 Reporte del monto recuperado
Seccion Tributaria
DAFIM Deyvid Arana
Copia de Recibos de
pago, convenios de
pago
13 Presentación de Propuesta de Incentivos Gerencia Luis Sandoval
Informes de
Recuperación
5 Revis ión y Depuración de Base de datos
MUNICIPALIDAD DE JALAPAGERENCIA MUNICIPAL
PLAN DE ACCION PARA LA MEJORA DE INGRESOS 2014
Responsable
No. Actividad
MES DE EJECUCIONRecursos Humanos
/Necesarios
0
ANEXO:
a. Reglamento Interno para la Administración Tributaria Municipal.
b. Ejemplo del Plan Operativo Anual.
1