MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA … DE LA... · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES. ASAMBLEA NACIONAL

ASAMBLEA NACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES

FEBRERO 2019

“Documento No Controlado” a excepción del original.

Generalidades

Base legal

Conceptos

Estructura organizativa

Funciones

Procedimientos administrativos

Flujograma

Anexos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES

ASAMBLEA NACIONAL

DIRECTIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

H.D. YANIBEL ÁBREGO SMITH

PRESIDENTA

H.D. LEANDRO ÁVILA PRIMER VICEPRESIDENTE

H.D. CARLOS MOTTA SEGUNDO VICEPRESIDENTE

LCDO. FRANZ O. WEVER Z. SECRETARIO GENERAL

LCDA. ANELIS BERNAL SUBSECRETARIA GENERAL


ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL LCDA. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ

DIRECTORA

PERSONAL TÉCNICO

LCDA.MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA

LCDA.BERTA HISLOP ANALISTA

LCDA.MELINA OROCÚ ANALISTA

TEC.GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA

MATILDE BUSTAMANTE SECRETARIA

LCDA.LIZZY BATISTA ANALISTA

DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES

SEÑOR HIDALGO CANDANEDO DIRECTOR

REVISADO POR: DEPARTAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE ESTILO

MILHENA TREJOS RUIZ

CORRECTORA


ASAMBLEA NACIONAL

ÍNDICE

Páginas

Introducción i

Generalidades 1

Objetivo del Manual de Procedimientos Administrativos 1

Ámbito de aplicación y alcance 2

Base legal

Conceptos 4

Estructura organizativa 7

Objetivo y funciones 8

Procedimiento de solicitud de compra de materiales por caja menuda 12 Mapeo 15 Procedimiento de recepción de solicitudes y coordinación de trabajos de 16 mantenimiento de plomería, ebanistería, gypsum, pintura, electricidad, cielo raso, aluminio-vidrio, techo, soldadura y albañilería Mapeo 19

Procedimiento para la elaboración de proyectos 20 Mapeo 23 Procedimiento de supervisión y fiscalización de obra en ejecución 24 Mapeo 28 Procedimiento de solicitud de servicios (Info ayuda) 29 Mapeo 31

PROCEDIMIENTOS Y MAPEOS


ASAMBLEA NACIONAL

Anexo #1 Formulario de retiro de materiales 33 Instructivo 34 Anexo #2 Formulario de solicitud de caja menuda 35 Instructivo 36 Anexo #3 Formulario de solicitud y entrega de materiales y equipo en el almacén 37 Instructivo 38 Anexo #4 Formulario de solicitud de bienes o servicios 39 Instructivo 40 Anexo #5 Formulario de reportes de llamadas por mes 41 Instructivo 42

Firma de aprobación 43

ANEXOS

OTROS


ASAMBLEA NACIONAL

INTRODUCCIÓN

El presente manual de procedimientos tiene como finalidad servir de instrumento de apoyo

en el funcionamiento de los servicios que se realizan dentro del Departamento de

Mantenimiento de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales, comprendiendo la

descripción de cada uno de los servicios y trámites que se ofrecen al cliente interno de la

Asamblea Nacional.

Este manual estará sujeto a cambios a fin de mantenerlo actualizado, cada vez que se

presenten modificaciones en la realización de los servicios en esta unidad administrativa.

Con lo anterior, la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales pone a disposición de

su personal el presente manual de procedimientos administrativos, el cual contribuirá a

mejorar el desempeño de sus funciones, por lo tanto se mejorarán los niveles de eficiencia y

eficacia en los servicios que se prestan.

i


ASAMBLEA NACIONAL Página 1

GENERALIDADES

El presente manual reúne los procedimientos necesarios para la ejecución de las actividades de

la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales, de modo que establece los

lineamientos para cada proceso.

Con este trabajo, se espera contribuir a la sistematización de los procedimientos del Dirección

de Infraestructura y Servicios Generales.

El documento base se elaboró por primera vez en el año 2005, luego se realizaron

modificaciones en el 2009, y actualmente se presenta la tercera versión elaborada por la

Dirección de Desarrollo Institucional y el equipo de la Dirección de Infraestructura y

Servicios Generales.

Cabe señalar que los procedimientos indicados en este manual son obligatorios y es

responsabilidad de los colaboradores cumplirlo.

1. OBJETIVO

Proporcionar a los funcionarios en forma detallada las funciones, obligaciones y

responsabilidades de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales. Así mismo,

describe ordenada y sistemáticamente, los procedimientos de las actividades que le

corresponden dentro de esta dirección a efecto de lograr la prestación de un servicio de calidad.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.1.1 Servir de guía para contribuir al funcionamiento de los mecanismos y

herramientas administrativas de control de la Dirección de Infraestructura y

Servicios Generales.

1.1.2 Optimizar el uso del recurso humano, material y financiero de la institución.

1.1.3 Generar un grado de conciencia en los colaboradores que componen los

departamentos de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales, en

cuanto a los procedimientos de los servicios que se prestan en esta dirección.



1.1.4 Generar mecanismos de motivación que permitan la integración y entrega de la

fuerza laboral asignada a las diferentes áreas de trabajo.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación del presente manual comprende el personal que desarrolla sus

funciones en la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales y sus departamentos.

4. BASE LEGAL

-Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos

Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983, los Actos Legislativos 1 de

1993 y 2 de 1994 y por el Acto Legislativo N°1 de 2004.

-Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Nacional.

-Ley 6 de 22 de enero de 2002 que dicta normas para la transparencia en la gestión pública,

establece la acción de hábeas data y dicta otras disposiciones. (Gaceta Oficial No. 24.476

de 23 de enero de 2002).

-Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017, que regula la

contratación pública.

-Ley 39 de 30 de mayo de 2017, que modifica y adiciona artículos a la Ley 12 de 1998,

que desarrolla la Carrera del Servicio Legislativo.

-Resolución 42 de 9 de junio de 1998, de la Directiva de la Asamblea Legislativa, por la

cual se aprueba la nueva estructura administrativa del Órgano Legislativo.

-Resolución 72 de 11 de julio de 2000, por la cual se modifica la estructura administrativa

del Órgano Legislativo.

- Resolución 80 de 9 de agosto de 2001, por la cual se modifica la estructura organizativa

de la Asamblea Legislativa.



-Resolución 117 de 7 de agosto de 2002, por la cual se modifica la estructura organizativa

de la Asamblea Legislativa y modifica la resolución 80 de 9 de agosto de 2001 y a todas

las que les sean contrarias.

-Resolución 263 del 30 de junio de 2008, por la cual se modifica la estructura organizativa

de la Asamblea Nacional y modifica la resolución 117 de 7 de agosto de 2002 y a todas las

que les sean contrarias.

- Resolución 52 de 12 de agosto de 2009, por la cual la Directiva de la Asamblea Nacional

deroga la Resolución 263 de 30 de junio de 2008.

- Resolución 178 de 30 de junio de 2010, por la cual se aprueban modificaciones del

Reglamento de Administración de Recursos Humanos y se Autoriza el Ordenamiento en

un texto único.


de la Asamblea Nacional.


de la Asamblea Nacional.

- Resolución 99 de 14 de septiembre de 2015, que modifica la estructura organizativa y

crea la Dirección de Cultura y Deportes de la Asamblea Nacional.



DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES OBJETIVO Definir, establecer, coordinar, inspeccionar, diseñar y desarrollar todas las acciones de los

proyectos de infraestructura que se ejecuten y la prestación en forma oportuna y eficiente de los

servicios de mantenimiento, y desarrollar todas las acciones que garanticen la prestación

oportuna y eficiente de los servicios generales de la Asamblea Nacional.

FUNCIONES - Planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar todas las acciones que se desarrollan en los

distintos departamentos que componen la dirección.

- Coordinar con el Departamento de Compras y Proveeduría, la adquisición de materiales para

el mantenimiento preventivo de las instalaciones, mobiliarios y equipos de la institución.

- Coordinar, dirigir y supervisar la adecuada ejecución de las acciones de mantenimiento y

conservación de las instalaciones, mobiliario, equipos, entre otros, propiedad de la institución.

- Dibujar los planos preliminares de los proyectos de infraestructura de la Asamblea Nacional.

- Confeccionar las especificaciones técnicas de los proyectos de infraestructura.

- Realizar el levantamiento de las dimensiones de la infraestructura existente, a fin de realizar

mejoras a las mismas.

- Coordinar la realización de los cálculos estructurales, eléctricos, sanitarios, pluviales y la

viabilidad de las obras.

- Inspeccionar y supervisar el proceso de construcción de las obras, por contrato o

administración que realice la institución, con el fin de que se ajusten a las especificaciones,

planos aprobados y otros.

- Llevar el control de calidad de los proyectos de la institución, ya sea por contrato o por

administración.

- Coordinar trabajos en casos fortuitos e inesperados, tales como incendios, inundaciones, entre

otros.

- Coordinar la ejecución de proyectos de infraestructura con las empresas contratadas.

- Dictaminar sobre la ejecución y conclusión de obras de infraestructura.

- Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos.



- Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores.

- Elaborar los informes de evaluación de resultados.

- Formular el anteproyecto de presupuesto de la dirección.

- Las demás funciones que se le asignen afines a su área de especialidad.

SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES

FUNCIONES

- Participar en la planificación, coordinación, seguimiento y evaluación de las actividades y

proyectos que se realizan en la dirección.

- Colaborar con la dirección en el desarrollo de la adecuada ejecución de las acciones de

servicios generales, mantenimiento y conservación de las instalaciones, mobiliario, equipos,

entre otros, propiedad de la institución.

- Elaborar informes requeridos por la dirección.

- Representar a la dirección en reuniones y comisiones, cuando se le delegue, para emitir

opinión sobre sus actividades y proyectos.

- Cualquier otra función que se le asigne a petición de la dirección y que sean afines a su área

de especialidad.



ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y

SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DE ARQUITECTURA E

INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCIÓN



5. CONCEPTOS

1. Planificación

Diseñar las estrategias adecuadas con vistas al logro del objetivo.

2. Coordinación

Método para mantener la dirección y orientación correcta de cualquier función que

se esté realizando.

3. Dirigir

Es el acto de guiar un determinado orden de cosas hacia un fin determinado.

4. Controlar

Velar porque los planes y procesos se cumplan.

5. Inspección

Es la verificación antes del inicio, durante la ejecución y luego de la conclusión o

terminación de una obra mediante la fiscalización directa, velando que cumpla con

las normas y controles de calidad requeridas.

6. Infraestructura

Conjunto de medios técnicos, servicios e instalaciones necesarios para el desarrollo

de una actividad.

7. Factura

Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos,

junto con su cantidad y su importe.

8. Cotización

Poner precio, valorar, estimar.



9. Licitación pública

La licitación, en términos empresariales, es el proceso por el cual una organización

da a conocer públicamente una necesidad, solicita ofertas que la satisfagan, evalúa

estas ofertas y selecciona una de ellas.

10. Remodelación

Modificar, alterar o transformar un espacio o edificación, ya sea mediante cambio

en su estructura general o en ciertos componentes específicos.

11. Responsabilidad

La responsabilidad es un valor que está en la conciencia de la persona que estudia la

ética sobre la base de la moral. Capacidad u obligación de responder por los actos

propios, y en algunos de los ajenos.

12. Empresa contratista

Las empresas contratistas son aquellas que contratan a otras empresas para que se

desempeñen dentro de la empresa contratista, cediéndoles todo su establecimiento o

en forma parcial; o fuera de ella, como cesionarios o subcontratistas, ejerciendo la

empresa principal y contratada, idéntica actividad.



Información recibida de las unidades administrativas Recibe información por medio de notas (acuse de recibido) y con base a los criterios de

atención integral, analiza, prepara y valida el “Programa de mejoras de infraestructura de la

institución”.

Elaboración del Anteproyecto de presupuesto

Establecer el presupuesto necesario para el desarrollo de todas las actividades de remodelación

y de los nuevos proyectos que se ejecutarán en la Asamblea Nacional.

Da a conocer a la administración de la institución el monto requerido para el desarrollo de

obras de infraestructura, por medio del formulario de (Anteproyecto de presupuesto).

Administra y controla

La Dirección de Infraestructura y Servicios Generales administra y controla el ejercicio de los

recursos autorizados e informa periódicamente al Área de Infraestructura y Equipamiento, los

avances físico-financieros, de conformidad con las normas aplicables.

Proporciona ayuda técnica a las obras en coordinación con los departamentos a su cargo, así

como con las empresas que sean contratadas para realizar trabajos de remodelación,

garantizando el debido seguimiento al proceso de construcción.

Apertura y asienta registros en bitácora

La dirección recibe los formularios de acuerdo con el trabajo realizado, y lo registra en la

Bitácora, teniendo especial cuidado en las acciones que modifiquen el proyecto en las

especificaciones técnicas que puedan traer como consecuencia adecuaciones al monto o plazo

establecido.

Normas de operación



Verificación de obras

Verifica que las obras se ejecuten en la fecha programada que se apeguen al calendario de la

obra, al presupuesto autorizado y que se ajusten a los tipos de proyectos, especificaciones

técnicas y ambientales autorizadas. Asimismo, deberá observar los lineamientos de

construcción y supervisión establecidos.



Procedimientos administrativos



ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES POR CAJA MENUDA VERSIÓN No. 2 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LICDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:

Describir y dar a conocer los pasos que se deben seguir para la adquisición de materiales

mediante compra por caja menuda.

Responsable

Descripción

Unidad solicitante -Elabora nota solicitando un bien o servicio y la remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.

Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe nota de la unidad solicitante. -Remite la nota de la solicitud al despacho del director.

Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe la solicitud, la revisa y analiza su viabilidad y otorga visto bueno. -Remite la solicitud aprobada a la unidad responsable de ejecutar la labor, según corresponda.

Funcionario encargado/ Dirección de Infraestructura y Servicios

-Verifica materiales en el depósito.



Generales Nota: Verifica que se cuente con el material a utilizar en bodega, si se tiene se procede de inmediato a realizar el trabajo; de lo contrario, será necesario hacer una solicitud por caja menuda.

-Verifica la disponibilidad de efectivo. -Realiza la cotización del material o bien requerido. -Elabora el formulario de solicitud de caja menuda.

Jefe de Departamento/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Firma solicitud de caja menuda. -Envía la documentación a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.1

Secretaria/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe y verifica que la información este completa. -Remite al director para su firma.

Director/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe, verifica y firma -Remite a la secretaria.


-Recibe y remite al encargado de caja menuda para su trámite correspondiente.

Encargado de Caja Menuda/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe formulario de solicitud de caja menuda, cotización y nota de solicitud recibida por parte de la unidad solicitante. -Entrega el dinero al colaborador encargado de realizar la compra para la adquisición del bien solicitado.

Funcionario asignado/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe el dinero para efectuar la compra del respectivo bien. -Verifica el detalle de los materiales solicitados y realiza la compra. -Presenta y entrega la factura y el bien comprado en la Sección de Almacén.

Sección de Almacén -Recibe y verifica la compra realizada. -Firma la factura recibida. -Entrega factura y bien comprado.

Funcionario asignado/ Dirección de Infraestructura y Servicios

-Recibe factura y el bien comprado. -Entrega el bien comprado al funcionario encargado

1 El jefe del departamento, según sea el caso, envía solicitud de caja menuda, adjunta cotización y la nota de solicitud de compra por parte de la unidad solicitante.



Generales de realizar la actividad. Funcionario encargado/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe el bien y ejecuta la actividad programada.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Unidad SolicitanteDirección de

Infraestructura y Servicios Generales

Funcionario/ Dirección de Infraestructura y Servicios

Generales

Jefe de Departamento/ Dirección de


Encargado/ Caja Menuda

Sección de Almacén

Elabora nota solicitando un bien o servicio y la remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.

Remite la solicitud aprobada a la unidad responsable de ejecutar la labor, según corresponda.

Verifica materiales en el depósito. Verifica la disponibilidad de efectivo.Realiza la cotización del material o bien requerido.Elabora el formulario de solicitud de caja menuda.

Envía la documentación a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

15 FIN DEL PROCESO

Recibe el dinero para efectuar la compra del respectivo bien.Verifica el detalle de los materiales solicitados y realiza la compra.Presenta y entrega la factura y el bien comprado en la Sección de Almacén.

Recibe y verifica la compra realizada.Firma la factura recibida.Entrega factura y bien comprado.Recibe factura y el bien comprado.Entrega el bien comprado al funcionario encargado de realizar la actividad. Recibe el bien y ejecuta la actividad programada.

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES POR CAJA MENUDA

Recibe la solicitud, la revisa y analiza su viabilidad y otorga visto bueno.

Firma solicitud de caja menuda.

Recibe, verifica y firma.Remite a la secretaria.Recibe formulario de solicitud de caja menuda, cotización y nota de solicitud recibida por parte de la unidad solicitante.Entrega el dinero al colaborador encargado de realizar la compra para la adquisición del bien solicitado.

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4 3 2 1

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2

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9





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y COORDINACIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO DE PLOMERÍA, EBANISTERÍA, GYPSUM, PINTURA, ELECTRICIDAD, CIELO RASO, ALUMINIO-VIDRIO, TECHO, SOLDADURA Y ALBAÑILERÍA VERSIÓN No. 1 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:

Establecer los pasos para la recepción de las diferentes solicitudes de mantenimiento que son

requeridas por las unidades administrativas de la Asamblea Nacional y presentadas a la

Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.

Responsable

Descripción

Unidad solicitante -Elabora nota solicitando un servicio determinado y remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.


-Recibe nota de la unidad solicitante y la remite al

director de Infraestructura y Servicios Generales.


-Recibe la solicitud, la revisa, analiza su viabilidad y

otorga visto bueno.

-Remite la solicitud con el visto bueno al jefe del



Departamento de Mantenimiento.


-Recibe la solicitud aprobada por el Director.

-Remite documentación al Departamento de

Mantenimiento.

Secretaría/ Departamento de Mantenimiento

-Recibe solicitud de la unidad administrativa con visto

bueno del Director para proceder con el trabajo

solicitado.

-Remite al jefe del Departamento de Mantenimiento.

Jefe/ Departamento de Mantenimiento

-Recibe solicitud y ejecuta.

-Selecciona el personal para realizar el trabajo, según

sea el requerimiento.

Funcionario/ Departamento de Mantenimiento

-Recibe las instrucciones pertinentes, según cada caso.

-Visita la unidad solicitante y verifica lo que se que

necesita para realizar el trabajo respectivo

-Verifica si el depósito cuenta con el material

correspondiente. Nota: Si se cuenta con el material se procede a completar el formulario de

Retiro de Materiales. Ver Anexo N°1

-Realiza trabajo solicitado

-Completa el formulario de Orden de Trabajo.

-Firma formulario correspondiente al igual que la

unidad solicitante.

Unidad Solicitante -Verifica y firma formulario de Orden de Trabajo

realizado.


Nota: Si en el depósito no se cuenta con el material se completa el formulario

de Solicitud de Caja Menuda. Ver Anexo N°2

-Completa y firma el formulario de solicitud de caja

menuda.

-Remite el formulario debidamente lleno, adjunta

cotización del material que se necesita comprar y la

nota de la solicitud enviada por la unidad solicitante.

-Remite información a la secretaria del departamento.



Secretaria /Departamento de Mantenimiento

-Recibe y remite documentación a la Dirección de

Infraestructura y Servicios Generales.


-Recibe documentación de solicitud para la compra de

materiales por medio de caja menuda.

-Remite al director de Infraestructura y Servicios

Generales para Vo.Bo. y firma.


-Recibe, revisa y firma visto bueno para la compra de

materiales de acuerdo a la solicitud enviada por la

unidad administrativa solicitante.

-Remite documentación para el desarrollo del trámite

respectivo.


-Recibe y remite documentación a la encargada de

realizar los trámites de caja menuda en la Dirección de

Infraestructura y Servicios Generales.

Encargada de Caja Menuda/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe nota de solicitud de la unidad administrativa

con el formulario completado debidamente por el jefe

del Departamento de Mantenimiento la cotización de

acuerdo al material que se requiere Vo.Bo. y firma del

director.

-Procede con la compra.

-Envía al almacén para su verificación, Vo.Bo. y firma.


Unidad SolicitanteDirección de Infraestructura y

Servicios Generales

Jefe de Departamento de Mantenimiento/

Dirección de Infraestructura y Servicios Generales


Encargado/ Caja Menuda

Elabora nota solicitando un servicio determinado y remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.

Verifica y firma formulario de Orden de Trabajo realizado.

FIN DEL PROCESO

19

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y COORDINACIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO DE PLOMERÍA, EBANISTERÍA, GYPSUM, PINTURA, ELECTRICIDAD, CIELO RASO, ALUMINIO-VIDRIO, TECHO, SOLDADURA Y

ALABAÑILERÍA

Recibe la solicitud, la revisa, analiza su viabilidad y otorga visto bueno.Remite la solicitud con el visto bueno al jefe del

Recibe solicitud y ejecuta.Selecciona el personal para realizar el trabajo, según sea el requerimiento.

Recibe las instrucciones pertinentes, según cada caso.Visita la unidad solicitante y verifica lo que se que necesita para realizar el trabajo respectivoVerifica si el depósito cuenta con el material correspondiente . Realiza trabajo solicitado.Completa el formulario de Orden de Trabajo. Firma formulario correspondiente al igual que la unidad solicitante.

Completa y firma el formulario de solicitud de caja menuda.Remite el formulario debidamente lleno, adjunta cotización del material que se necesita comprar y la nota de la solicitud enviada por la unidad solicitante.Remite información a la secretaria del departamento.

Recibe, revisa y firma visto bueno para la compra de materiales de acuerdo a la solicitud enviada por la unidad administrativa solicitante.Remite documentación para el desarrollo del trámite respectivo.Recibe nota de solicitud de la unidad administrativa con el formulario completado debidamente por el jefe del Departamento de Mantenimiento la cotización de acuerdo al material que se requiere Vo.Bo. y firma del director.Procede con la compra.Envía al almacén para su verificación, Vo.Bo. y firma.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS VERSIÓN No. 1 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:

Establecer los mecanismos apropiados para el planteamiento de los proyectos que son

requeridos para la realización de mejoras a la infraestructura de la institución que

contribuyan al buen desempeño de las funciones de los funcionarios de la Asamblea

Nacional.

Responsable

Descripción


-Valora y pondera la necesidad de desarrollar un nuevo proyecto que mejore la infraestructura de la Asamblea Nacional.2

-Solicita al jefe de la unidad correspondiente, la confección de una propuesta que será presentada a la Directiva de la Asamblea Nacional.

3

Jefe/Departamento de Arquitectura e Ingeniería

-Recibe instrucción y elabora la propuesta con los puntos solicitados.

2 Elabora reporte de diagnóstico de la infraestructura física y emite un diagnóstico de la infraestructura. 3 La propuesta debe contener el objetivo, alcance y justificación del proyecto.



-Entrega la propuesta del proyecto al director.


-Recibe la propuesta del proyecto y la presenta a la Directiva de la Asamblea Nacional para su aprobación.

Directiva/Asamblea Nacional -Recibe la propuesta del proyecto.

-Evalúa su viabilidad de acuerdo a lo planteado por la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.

-Emite su aprobación o su desacuerdo con la propuesta del proyecto.4

-Remite visto bueno a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.


-Recibe la propuesta con su visto bueno y la remite al director.


-Recibe la propuesta con su visto bueno y verifica la información suministrada de acuerdo al planteamiento del proyecto.

-Convoca reunión con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería y el asistente técnico.

-Solicita al asistente técnico y al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que desarrollen los términos de referencia y las especificaciones técnicas del proyecto.5

Asistente Técnico/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería

-Realiza las cotizaciones, desarrolla los términos de referencia y las especificaciones técnicas de acuerdo al alcance del proyecto.

-Elabora planos (de ser necesarios).

-Revisa y analiza dicha información con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.

-Presenta los términos al director.

4 Si la directiva no aprueba el proyecto, esta la posibilidad de mejor el planteamiento realizado o se archiva. 5 Los términos de referencia y especificaciones técnicas, contempla el desglose de los costos, justificación, desarrollo del proyecto.




-Recibe, revisa y aprueba las especificaciones y términos de referencia presentados por el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería. 6

-Entrega documentación a la secretaria para continuar con su debido trámite.


-Recibe y envía documentación al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.

Jefe/Departamento de Arquitectura e Ingeniería

-Recibe documentación correspondiente al proyecto.

-Elabora el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.

-Remite documentación para la firma del director con toda la documentación requerida.


-Recibe, verifica y firma el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.

-Remite a la secretaría para ser enviado a la Dirección General de Administración y Finanzas.


-Recibe y remite documentación a la Dirección General de Administración y Finanzas para su visto bueno.

Secretaría/Dirección General de Administración y Finanzas

-Recibe y remite documentación para visto bueno del director.

Director/ Dirección General de Administración y Finanzas

-Recibe, revisa y emite su visto bueno y da inicio al trámite correspondiente.

-Remite documentación al Departamento de Compras.7


6 De haber algún punto a corregir, el documento regresaría al Departamento de Arquitectura e Ingeniería para realizar las correcciones necesarias. 7 Remitirse al Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Compras, y ver el procedimiento de contrataciones públicas.

Director/ Dirección de


Jefe de Departamento de Arquitectura e Ingeniería

Directiva/ Asamblea Nacional

Asistente técnico/ Departamento de

Arquitectura e Ingeniería

Director/ Dirección General de Administración y Finanzas

Recibe instrucción y elabora la propuesta con los puntos solicitados.Entrega la propuesta del proyecto al director.

Recibe la propuesta del proyecto y la presenta a la Directiva de la Asamblea Nacional para su aprobación.

Recibe, revisa y aprueba las especificaciones y términos de referencia presentados por el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.

23

FIN DEL PROCESO

Recibe documentación correspondiente al proyecto.Elabora el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.Remite documentación para la firma del director con toda la documentación requerida.Recibe, verifica y firma el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.Remite a la secretaría para ser enviado a la Dirección General de Administración y Finanzas.

Recibe, revisa y emite su visto bueno y da inicio al trámite correspondiente.Remite documentación al Departamento de Compras.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS

Valora y pondera la necesidad de desarrollar un nuevo proyecto que mejore la infraestructura de la Asamblea Nacional. Solicita al jefe de la unidad correspondiente, la confección de una propuesta que será presentada a la Directiva de la Asamblea Nacional.

Recibe la propuesta del proyecto.Evalúa su viabilidad de acuerdo a lo planteado por la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.Emite su aprobación o su desacuerdo con la propuesta del proyecto. Remite visto bueno a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.

Recibe la propuesta con su visto bueno y verifica la información suministrada de acuerdo al planteamiento del proyecto.Convoca reunión con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería y el asistente técnico.Solicita al asistente técnico y al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que desarrollen los términos de referencia y las especificaciones técnicas del proyecto.

Realiza las cotizaciones, desarrolla los términos de referencia y las especificaciones técnicas de acuerdo al alcance del proyecto.Elabora planos (de ser necesarios).Revisa y analiza dicha información con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN DE UNA OBRA EN EJECUCIÓN VERSIÓN No. 1 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:

Garantizar la supervisión y fiscalización de los proyectos en ejecución desarrollados en la Asamblea Nacional por empresas contratadas.

Responsable

Descripción

Secretaría/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe de la Dirección General de Administración y Finanzas la orden de compra.

-Remite al director de Infraestructura y Servicios Generales.


-Recibe y revisa el contrato para la construcción de la obra debidamente refrendado.

-Emite orden de proceder a la compañía que realizará trabajos en las instalaciones de la Asamblea Nacional.

-Remite información al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería

Jefe/ Departamento de Arquitectura -Recibe, revisa y abre expediente con los términos



e Ingeniería de referencia.8

-Asigna supervisor para la ejecución de la obra (asistente técnico).

-Supervisa la ejecución de la obra en conjunto con los supervisores asignados.

Asistente técnico/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería

-Realiza inspección previa para la corrección de acabados o trabajos adicionales.

-Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que los trabajos han concluido.

-Confecciona informe de finalización de la obra.

-Informa al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería, que el proyecto está listo para ser inspeccionado por la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República.

Jefe/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería

-Recibe comunicación del Asistente Técnico.

-Informa al director de Infraestructura y Servicios Generales, que se concluyó el proyecto y que está listo para ser inspeccionado por la Contraloría General de la República.


-Recibe notificación del jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.

-Gira instrucción a la secretaria, para que elabore la nota respectiva dirigida a la Contraloría General de la República.

Secretaria /Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe instrucción y elabora nota de solicitud de inspección de la obra terminada a la Contraloría General de la República.

-Elabora Acta de Aceptación para su firma.9

8 El expediente contendrá el formulario de solicitud de bienes y servicios, copia de la propuesta presentada por el contratista, y copia del contrato refrendado. 9 El Acta de Aceptación Final debe ser firmada por el Director de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales e Inspector Técnico idóneo de esta misma dirección.



-Entrega nota para la firma del director de Infraestructura y Servicios Generales.


-Recibe, verifica y firma misiva dirigida a la Contraloría General de la República.

-Verifica que la nota lleve consigo los siguientes adjuntos: planos de la obra, soporte de cuenta, acta de aceptación final, copia de contrato u orden de compra.10


-Recibe, revisa y envía por fax y por correspondencia la nota de solicitud de inspección de la obra con sus adjuntos correspondientes a la Contraloría General de la República.

Dirección de Ingeniería/Contraloría General de la República.

-Recibe mediante fax y por correspondencia la nota de solicitud de inspección.

-Asigna funcionario para realizar la inspección.

-Coordina fecha y hora de inspección con el funcionario designado por el director de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional.

Funcionario/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe notificación vía telefónica, por parte de la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República.

-Concreta cita con la Empresa Contratista y con el director de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales acordando hora y fecha para la inspección.


-Recibe notificación sobre lo acordado para realizar la inspección.

-Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería sobre la reunión de

10 Si el proyecto se lleva a cabo mediante Acto Público, el formulario de soporte de cuenta es firmado por el arquitecto idóneo responsable de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional, el Director de la Dirección de Infraestructura y Servicios generales, por el representante legal de la empresa contratante y el arquitecto idóneo de la Contraloría General de la República.



inspección acordada.

Jefe/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería

-Recibe notificación y realiza la inspección en conjunto con el Contratista, funcionario designado por la Contraloría General de la República y el Director de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional.


-Gira instrucción para contactar a la empresa contratista.


-Contacta al proveedor para que presente a la Dirección de Tesorería de la Asamblea Nacional la cuenta respectiva.

-Elabora nota de satisfacción por el servicio o por la obra desarrollada por la empresa contratista.

-Entrega nota al director para su firma.


-Recibe y verifica nota de satisfacción a la Dirección de Tesorería de la Asamblea Nacional.

-Remite a la secretaría que siga su trámite correspondiente.


-Recibe verifica que la nota está firmada.

-Envía nota a la Dirección de Tesorería.


Dirección de Infraestructura y

Servicios Generales

Jefe de Departamento de Arquitectura e Ingeniería

Asistente técnico/ Departamento de

Arquitectura e Ingeniería

Dirección de Ingeniería/ Contraloría General de la

República

Funcionario/ Dirección de


Recibe notificación y realiza la inspección en conjunto con el Contratista, funcionario designado por la Contraloría General de la República y el Director de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional.

FIN DEL PROCESO28

Recibe y verifica nota de satisfacción a la Dirección de Tesorería de la Asamblea Nacional. Remite a la secretaría que siga su trámite correspondiente.

PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN DE UNA OBRA EN EJECUCIÓN

Recibe, revisa y abre expediente con los términos de referencia. Asigna supervisor para la ejecución de la obra (asistente técnico).

Realiza inspección previa para la corrección de acabados o trabajos adicionales.Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que los trabajos han concluido.

Recibe notificación del jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.Gira instrucción a la secretaria, para que elabore la nota respectiva dirigida a la Contraloría General de la República.Recibe mediante fax y por correspondencia la nota de solicitud de inspección.Asigna funcionario para realizar la inspección.

Recibe notificación vía telefónica, por parte de la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República. Concreta cita con la Empresa Contratista y con el director de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales acordando hora y fecha para la inspección.

Recibe y revisa el contrato para la construcción de la obra debidamente refrendado.Emite orden de proceder a la compañía que realizará trabajos en las instalaciones de la Asamblea Nacional.

Recibe comunicación del Asistente Técnico.Informa al director de Infraestructura y Servicios Generales, que se concluyó el proyecto y que está listo para ser inspeccionado por la Contraloría General de la República.

Recibe notificación sobre lo acordado para realizar la inspección.Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería sobre la reunión de inspección acordada.

8

7 6 5 4

3 2 1

9

10

1

2

3

4

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6

7

8

9

10





NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIOS (INFO AYUDA)11

VERSIÓN No. 2 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:

Garantizar el óptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de la

Asamblea Nacional.

Responsable

Descripción

Funcionario /Unidad solicitante -Envía nota o realiza llamada telefónica a (Info Ayuda) a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.

-Solicita el servicio correspondiente, según sea el caso.

Funcionario asignado/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

-Recibe de forma escrita o telefónica la solicitud de mantenimiento, limpieza, reparación de mobiliario y traslado de equipo de oficina. -Registra los datos del servicio solicitado en el formato "Reporte de llamadas". Ver Anexo N° 5

11 En el Departamento de Mantenimiento se prestan servicios tales como: (PINTURA, ELECTRICIDAD, GYPSON, REFRIGERACIÓN, SOLDADURA Y TECHO, PLOMERÍA, EBANISTERIÍA, CERRAJERÍA, LACA Y BARNIZ, ALBAÑILERÍA, ALUMINIO, VIDRIO)



-Remite nota al departamento según corresponda el caso.

Departamento correspondiente -Recibe notificación de la solicitud y ejecuta.


Unidad solicitanteDirección de Infraestructura y

Servicios GeneralesDepartamento

correspondiente

Recibe notificación de la solicitud y ejecuta.

FIN DEL PROCESO

31

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIOS (INFO AYUDA)

Envía nota o realiza llamada telefónica a (Info Ayuda) a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.Solicita el servicio correspondiente, según sea el caso.

Recibe de forma escrita o telefónica la solicitud de mantenimiento, limpieza, reparación de mobiliario y traslado de equipo de oficina.

Registra los datos del servicio solicitado en el formato "Reporte de llamadas". Remite nota al departamento según corresponda el caso.

3 2 1

1

2

3



ANEXOS

N°____________

FECHA_______________ TÉCNICA____________________ OPERATIVA______________________

CANTIDAD

OBSERVACIÓN:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ubicación del trabajo_________________________________________________________________Trabajo realizado_____________________________________________________________________

A solicitud______________________________________ _________________________________Firma

Aprobado por __________________________________ _________________________________Firma

Dirección de Infraestructura y Servicios Generales________________________________________

AN/DISG/01

DESCRIPCIÓN DETALLE

Nombre

Nombre/supervisor de sección

Funcionario autorizado

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES

FORMULARIO PARA RETIRO DE MATERIALES

Anexo No.1

33

INSTRUCTIVO DE RETIRO DE MATERIALES

1. Fecha:Se registrará el día, mes y año en la que se realiza el retiro de materiales.

2. TécnicaSe anotará cuando el servicio sea de Gypsum, cambio de cielo razo y otros.

3. OperativaSe anotará cuando el servicio sea de refrigeración, plomería y electricidad.

4. CantidadSe anotará la cantidad de material que se está retirando.

5. Descripción Se describirá el material que se retira.

6. DetalleSe detallará el material solicitado, y se describe para que será utilizado.

7. ObervaciónSe anotará la información importante que sea de vital conocimiento.

8. Ubicación del trabajoSe anotará el nombre de la unidad administrativa donde se realizará el trabajo.

9. Trabajo realizadoSe colocará una breve descripción del trabajo realizado.

10. A solicitud/Nombre/FirmaSe detallará el nombre y firma del funcionario que solicito el trabajo.

11 Aprobado por/Nombre/Supervisor de sección/FirmaSe anotará el nombre y firma del supervidor que aprobó el trabajo realizado.

12. Dirección de Infraestructura y Servicios Generales Se anotará el nombre del funcionario autorizado por parte de la dirección.

34

Panamá de de

En concepto de:

AN/DISG/03

Firma Firma

Solicitado por: Autorizado por:

Nombre Nombre

República de PanamáAsamblea Nacional

Dirección de Infraestructura y Servicios Generales

SOLICITUD DE CAJA MENUDA

Unidad administrativa solicitante:

Entréguese a:

La suma de:

Anexo No.2

35

1. Panamá______ de ________________ de ________________.Se registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud de Bienes y Servicio.

2. Unidad administrativa solicitanteSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado solicitante.

3. Entreguese a Colocar el nombre y apellido del funcionario que retira el dinero.

4. La suma deAnotará la suma de dinero que se le entrega al funcionario.

5. En concepto de Se anotará en que será utilizado el dinero entregado.

6. Solicitado porSe anotará el nombre y apellido del funcionario que solicito el dinero.

7. Autorizado porSe colocará el nombre y apellido del funcionario que autorizo la entrega del dinero.

8. FirmaSe colocará la firma de Vo. Bo. De autorización del dinero entregado al funcionario.

INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE CAJA MENUDA

36

Sírvase Entregar a: Número:

Unidad Solicitante: Fecha:

Objeto de Gasto CantidadCódigo Almacén Entregada

Sub-total Última Línea

Observación:

Solicitado por: _______________________ Vo.Bo.:

Firma autorizada Jefe de Proveeduría

Recibido por:

Nota: Las Solicitudes de materiales y equipos que no estén debidamente presentadas con cantidad, unidad y códigos de almacén indicados en el clasificador de cuentas, por exigencia del sistema, no podrán ser despachadas.

37

Entregado por:

Descripción de los artículos solicitados

Cantidad Unidad Detalle

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURIASECCIÓN DE PROVEEDURÍA

SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES Y EQUIPOS EN EL ALMACÉN

ANEXO N°3

A. Contenido

1. Sírvase entregar aSe anota el nombre de la persona designada por la Unidad en retirar la mercancía.

2. NúmeroAnotar el número de la solicitud.

3. Unidad solicitanteSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado solicitante.

4. Fecha

5. CantidadSe anota el número de artículos o bien solicitado.

6. Unidad SolicitanteSe anota una cantidad estandarizada de las cantidades solicitadas.

7. Código Almacén

8. DetalleSe detalla brevemente el bien o servcicio que se está solicitando.

9. P Cantidad entregadaSe anota el número de artículos o bien entregados.

10. Observación

11. Solicitado porSe anotará el nombre del funcionario que solicita el bien.

12. PartidaSea anota el número de partida.

13. Vo.Bo.Firma autorizada del encargado de la Sección de Proveeduría.

14. Entregado porSe anota el funcionario que entrega el bien.

15. Recibido porFirma del funcionario que recibe el bien.

AN/DAF/DCP/16

38

INSTRUCTIVO DE SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES Y EQUIPOS EN EL ALMACÉN

Se coloca el código único que consiste en letras y números que indentifican características de cada producto, como su fabricación, marca, estilo, color, etc.

Se registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud y Entrega de Materiales y Equipos en el Almacén.

En caso de que sea necesario se anotará cualquier información que a su juicio sea importante informar .

ANEXO N°3

Solicitud de BIENES

REEMPLAZO OBRA

Unidad Solicitante: NUEVO

Partidas Presupuestarias:

FECHA

AN/DAF/DCP/17 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS39

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD DESCRIPCIÓNRENGLÓN CANTIDAD

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

Funcionario Responsable:

SERVICIOSSeñor (a):

ASAMBLEA NACIONAL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA

TOTALUNITARIOPRECIOS ESTIMADOS

Mes AñoDía

Especifique el uso de los bienes o servicios requeridos:

Vo. Bo. JEFE DE COMPRAS Y PROVEEDURÍAASIGNADO A:

PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA SOLICITADO POR: NOMBRE / FIRMA AUTORIZADA

Vo. Bo. DIRECTOR ADMINISTRATIVOVERIFICADO POR:

Anexo No.4

A. Contenido

1. Fecha:Se registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud de Bienes y Servicio.

2. Señor (a)Persona a la que va dirigida la solicitud.

3. Unidad SolicitanteSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado solicitante.

4. Funcionario ResponsableSe anota el nombre de la persona designada por la Unidad en retirar la mercancía.

5. Solicita Bienes/Servicio/ObraSe marca con una (X) el bien, servicio u obra solicitado.

6. Remplazo / NuevoSe marca con una (X) si el bien es nuevo o es un reemplazo

7. RenglónSe anotará una numeración secuencial.

8. CantidadSe anota el número de artículos o bien solicitado.

9. UnidadSe coloca el nombre del bien solicitado (resma, paquetes, rollo, cajas).

10. DescripciónSe detalla brevemente el bien o servcicio que se esta solicitando.

11. Precio (Unitario/Estimado)Se anota el estimado de una sola unidad y luego se anotará el monto total estimado.

12. Especifique el uso de bienes, servicio u obras requeridosSe hará una breve explicación de la utilización del bien, servicio u obra solicitado.

13. Partida presupuestariaSea anota el número de partida.

Para uso del Departamento de Compray Proveeduría14. Verificado (Fecha)

Sea anota el nombre de la persona que verificó la partida presupuestaria.

15. Asignado a:Se anota el nombre de la persona que asignó la partida.

16. Firmas (Departamentos, Dirección General de Administración y Finanzas y Jefe de Compras y Proveeduría)En cada una de estos renglones se registrará la firna de la persona que autorizan la solicitud de B/S.

AN/DAF/DCP/17

40

INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

ANEXO N°4

HORA FECHA UNIDAD QUE REPORTA DESCRIPCIÓN DEL REPORTE RECIBE TÉCNICO

41 AN/DISG/04

ASAMBLEA NACIONALDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES

REPORTE DE LLAMADAS POR MES

Anexo No.5

1. HoraSe anotará el tiempo exacto en que se recibe la llamada de solicitud del servicio.

2. FechaSe registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud de Bienes y Servicio.

3. Unidad que reportaSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado que solicita el servicio.

4. Descripción del reporteSe anotará de forma descriptiva el servicio solicitado.

5. RecibeSe colocará el nombre y apellido del funcionario que recibe la llamada.

6. TécnicoSe anotará el nombre y apellido según sea el servicio solicitado.

42

INSTRUCTIVO DE REPORTE DE LLAMADAS POR MES

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA … DE LA... · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES. ASAMBLEA NACIONAL