MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL AUXILIAR DE NEGOCIO

VENTANILLAS CIUDADES, CAT Y CARRERA

El usuario AUXILIAR DE NEGOCIO es el encargado de realizar la labor de verificación telefónica y física de los títulos valores a descontar.

Pueden estar ubicados en las ventanillas propias de Crediya o directamente en la ventanilla de FENALCO en Bogota.

Dependiendo precisamente del lugar donde se encuentren, la revisión de los títulos puede ser o telefónica o física o las dos.

La verificación de los datos es fundamental para el proceso de compra de títulos posfechados, ya que de esta depende que el desembolso a los clientes llegue a buen termino y lo mas importante, en los tiempos previamente acordados y asimismo la revisión física de los mismos, ya que de esta depende que en caso de presentarse una posible indemnización, FENALCO pueda cumplir con lo pactado al respecto dentro del contrato con Credivalores.

VENTANILLAS CREDIYA EN CIUDADES, CAT (CENTRO DE ALTA TECNOLOGIA) Y CENTRO COMERCIAL CARRERA:

A diferencia de la ventanilla ubicada en FENALCO, en las ventanillas Crediya ubicadas en las diferentes ciudades, la del CAT y la de CARRERA en Bogota, los funcionarios responsables tanto de verificar los títulos telefónicamente con el afiliado como de revisar los físicos son los Auxiliares de Negocio.

En este caso los Auxiliares se encargan de alistar y entregar los títulos valores a Domesa siguiendo con los parámetros de seguridad de empaque, relación y alistamiento de los mismos.

Cada ventanilla tiene un horario de atención que debe ser cumplido a cabalidad tanto por el Auxiliar como por los afiliados al momento de radicar los títulos. Del cumplimiento de este horario depende que el proceso salga sin errores y así podamos desembolsarle al afiliado dentro de los tiempos previamente pactados.

El procedimiento de verificación telefónica se conoce como CONTACTO COMERCIAL y debe realizarse DIARIAMENTE antes que los afiliados entreguen los títulos físicos en la ventanilla.

Cuando el Afiliado entregue los títulos en la ventanilla el Auxiliar debe entrar al sistema y realizar una marcación llamada OK VENTANILLA que consiste en poner un OK en los títulos recibidos y que posteriormente van a ser entregados a Domesa para ser verificados y procesados.

El estado OK ventanilla es FUNDAMENTAL para que Domesa pueda entrar al sistema, poner los títulos como ENVIADOS EN REMESA, descargar el archivo que corresponde a los títulos físicos que recogió y marcarlos como EN CUSTODIA si cumplen con las condiciones de seguridad y además coinciden con la información contenida en los

archivos, en INCONSISTENCIA cuando tienen algún error en físico o en información y/o NO EXISTE EN REMESA cuando hay archivo pero no hay físico contra que verificarlo.

Procedimiento:

1. El auxiliar debe ingresar TODOS LOS DIAS a consultar la pagina Crediya en esta dirección http://factoring.credivalores.com/crediya/home/index.html

Donde dice Representante el funcionario debe escribir su nombre de usuario y donde dice Clave, debe escribir su contraseña, la cual debe ser PERSONAL e INTRANSFERIBLE.

Al entrar se tiene acceso a las ventanillas del sistema que funcionan específicamente para su cargo.

PANEL DE PROCESOS

Al ingresar al sistema Crediya, lo primero que se visualiza es el PANEL DE PROCESOS.

Es aquí donde se encuentran cada uno de los ítems que componen el Usuario del Auxiliar y donde se accede a ellos haciendo doble clic en cada ítem:

TRANSACCIONES

Esta ventana le permite al Auxiliar acceder a las operaciones de los clientes que estén vigentes para verificar y descontar.

Esta ventana tiene cuatro menús desplegables que corresponden a la fecha en la cual se efectuó la transacción con posfechados, el nombre de los Ejecutivos y el nombre los Afiliados. Lo primero que debe hacerse es seleccionar las fechas (año / mes), luego el ejecutivo asignado y finalmente el afiliado con el que se va a hacer el Contacto Comercial.

Al seleccionar el Afiliado, el sistema muestra una nueva ventana donde se ven los datos de contacto del Afiliado (nombre, dirección, teléfono, etc.) y debajo el detalle de cada una de las operaciones:

En este caso por ejemplo, este cliente tiene dos transacciones a descontar con nosotros y esto lo vemos por que cada una esta separada por colores.

Ítems de verificación

Autorización: Es el numero de aval que otorga FENALCO para respaldar la transacción de posfechados. Al darle doble clic a este número, se despliega el detalle de cada titulo.

Girador: Es la persona natural o jurídica que firma los títulos valores en cuestión.

Banco/Cuenta: Si la operación es de cheques aquí se muestra el banco y el código del banco; si es de pagares debe mostrar el código 99.

Cheques: Es la cantidad de títulos valores de cada operación.

Valor: Es el valor de toda la operación, es decir, la sumatoria de todos los titulos.

Capital: Es el valor de la operación sin intereses ni costos adicionales.

Interés: Es el valor de lo que Crediya descuenta a la operación por hacer efectivos los títulos al afiliado.

Descontar: Es el campo que se debe marcar cuando la información se ha verificado con el Afiliado y ésta coincide perfectamente con la que esta en los títulos.

El Auxiliar debe entrar al link donde esta el aval y verificar telefónicamente con el Afiliado los datos de cada titulo valor:

Ejemplo:

No.: Es el número de línea que muestra el orden del cargue del aval y es un dato netamente informativo.

Fecha: es la fecha en la cual FENALCO avaló la transacción.

Afiliado: NIT del Afiliado y Nombre del Afiliado.

Girador: No de identificación y nombre del girador.

Cheque: No. del titulo (ya sea cheque, letra o cuota de pagare).

Total: Es el valor de cada uno de los títulos valores (valor capital + intereses + costos adicionales).

Interés: Es el valor que descuenta Crediya por hacer efectivos estos títulos valores.

Desembolso: Es el valor que se le a desembolsar al Afiliado sobre cada titulo valor.

Expira: fecha vencimiento de cada titulo valor.

Estado: Es el estado en el cual están los títulos valores, avalado en este caso quiere decir que FENALCO otorgo un número de autorización para esta transacción.

El Auxiliar debe revisar uno a uno estos datos con el Afiliado quien finalmente es el que tiene la información real en los títulos físicos. Durante este proceso se pueden detectar inconsistencias en la información, por ejemplo, los números de los cheques en el sistema no coinciden con los físicos, entonces aquí se debe solicitar una modificación de la información directamente a FENALCO.

Recordemos que los datos reales son LOS QUE ESTAN EN LOS FISICOS, no siempre los del sistema.

Si la información coincide se marca entonces el cuadro DESCONTAR, lo que indica que los títulos están listos para ser llevados a la ventanilla.

Luego se abre una ventana que se llama OPERACIONES A DESCONTAR POR AFILIADO, donde se oprime CONFIRMAR para que los títulos pasen a CONTACTO COMERCIAL o CANCELAR si detectamos una inconsistencia antes de cambiar el estado.

PARAMETROS.

Esta ventana le permite al Auxiliar tener acceso a la información de cada uno de los Afiliados que se encuentran activos en el sistema CREDIYA.

Ventana Parámetros:

En esta ventana el Auxiliar puede ver información básica de cada Afiliado, pero no puede realizar ningún tipo de cambio.

Para buscar algún dato, existen cuatro criterios de búsqueda que son:

Nombre/ Código/NIT/Cuenta: Puede digitar o el nombre del Afiliado.

Tipo de Afiliado: Si el Afiliado tiene tasa fija de descuento o tasa variable.

Ejecutivo de Cuenta: El nombre del Ejecutivo de Cuenta.

Recursos: Es la cuenta desde donde salen los recursos para desembolsar el valor de los títulos directamente al Afiliado.

Ejemplo:

Si seleccionamos por ejemplo, Aeropostal Alas de Venezuela, abrimos una nueva ventana donde vemos la información puntual de este cliente, como NOMBRE, NIT, CODIGO DE AFILIACION, CONTACTO, TELEFONO, etc. Además, vamos a encontrar la parametrización específica que tiene este cliente dentro de nuestro sistema, es decir, si es cliente convenio, si es ventanilla (punto de recolección), si tiene seguro, si maneja cheques o letras, etc.

Ventana Creacion de Afiliados

Esta ventana se divide en 3 partes:

Informacion Básica Afiliado (FENALCO)

A. cod. Afiliado (FENALCO): Es el codigo de afiliacion de el Afiliado ante FENALCO.

B. Seccional (FENALCO): Es la seccional de FENALCO a la que este cliente esta suscrito.

C. Razon Social: Es la Razón Social del Afiliado. Debe coincidir con el nombre registrado en la cámara de Comercio.

D. Cobertura: Es la cobertura máxima autorizada por FENALCO para cada titulo valor que el Afiliado puede recibir y asimismo avalar en su establecimiento de comercio.

E. NIT: Es el NIT de la empresa.

F. Telefono: Numero telefónico de la empresa.

G. Dirección: Es la dirección donde se encuentra ubicada la empresa.

Información de Contacto

A. Nombre de Contacto: Es la persona dentro de la organización que es o va a ser el contacto del Ejecutivo para cualquier efecto del proceso Crediya. Esta información debe ser escrita directamente por el, teniendo en cuenta que su contacto puede llegar a cambiar en el futuro.

B. Teléfono: Es la línea directa con la persona de contacto, la escribe directamente el Ejecutivo y puede modificarla cuando sea necesario.

C. E/mail contacto / Username: Es la dirección de correo electrónico del contacto y debe ser escrita por el Ejecutivo de acuerdo a la información suministrada por el contacto. Esta dirección es clave, ya que el sistema envía automáticamente un reporte de desembolso al e-mail registrado. Adicional a esto, cada Afiliado debe tener acceso a su información particular – también dentro de la página WEB Crediya- y de este procedimiento es directamente responsable el Ejecutivo. (Ver punto D).

D. Clave Acceso: Así como el Ejecutivo cuenta con una clave de acceso al sistema, el Afiliado también debe tener clave para ingresar. En esta casilla, el Ejecutivo asigna una clave a su Afiliado, para que este a su vez pueda entrara la pagina sin ningún inconveniente.

Información Crediya

A. Términos de Afiliación: Son las condiciones que tiene el Afiliado en cuanto a tasa de descuento se refiere. El Ejecutivo no tiene acceso a modificar esta información.

B. Ejecutivo de Cuenta: Nombre del Ejecutivo.

C. Contrato: Numero del Contrato.

D. Tasa E.A: Es la tasa de descuento vigente para el Afiliado.

E. No. De Cuenta: Es el numero de cuenta del Afiliado, en donde se le deben consignar los recursos procedentes de la venta de su cartera con nosotros.

F. Doc. Cuenta CC/NIT: Es la identificación del Afiliado en el banco donde tiene la cuenta.

G. Banco del Afiliado: Es el Banco donde se encuentra la cuenta del Afiliado.

H. Monto Min. Cheque: Es el monto mínimo por cheque o por letra autorizado por Credivalores para poder ser descontado.

I. Plazo Min. Días: Son los días que deben transcurrir entre cada cheque posfechado de una transacción.

J. Dirección Recolección: Es el punto donde el afiliado debe llevar sus títulos o – si el cliente tiene con algún tipo de negociación especial- la dirección donde DOMESA se los recoge.

Los datos dentro de pantalla verde son modificados igualmente por la persona autorizada. Estos son: TIPO VENTANILLA (Si DOMESA les recoge los títulos), CUSTODIA , SEGURO ( si maneja o no seguro), VALOR DEL SEGURO, RECURSOS, SECTOR ( a que sector pertenece), MANEJA TIPO (si son cheques o letras).

2. REPORTES

Esta opción nos permite verificar el estado da cada titulo valor, permitiendo acceder a la información mediante la búsqueda por diferentes ítems:

No. De Autorización (Aval que otorga FENALCO), Afiliados (Nombre del Afiliado), Girador (Nombre del girador), Banco, No. Cheque, Valor (seleccionamos si es menor, igual o mayor) a, Ejecutivo de Cuenta, Fecha de Autorización (rango de fechas en la cual pudo haberse otorgado el aval), Fecha de Consignación (rango de fechas en las que el cheque o la letra puede tener fecha de vencimiento) y No. De Remesa (No. De ID que otorga DOMESA a cada operación que recoge y custodia).

En este ejemplo, buscamos nuestra operación por numero de Aval y automáticamente el sistema nos muestra información detallada como Fecha (fecha del otorgamiento del aval), Afiliado (código de afiliación y NIT del Afiliado), Girador (Nombre y Doc. De Identidad del girador), Banco/Cuenta (código y nombre del banco), Cheque/Letra (numero de cheque o numero de letra), Total (Valor facial de cada cheque), Interés ( Valor a descontar por titulo como concepto de compra de cartera), Desembolso ( Valor a desembolsarse por titulo), Expira (Fecha de vencimiento de cada cheque), Fecha de Desembolso ( si se llegase a hacer efectivo el desembolso), Estado ( estado del cheque o letra en el sistema – este tema lo veremos mas adelante-, Tasa (tasa vigente), Valor del seguro – si aplica ( costo del seguro por titulo valor).

Igualmente en esta ventana podemos verificar el histórico del cheque, es decir cómo ha sido el comportamiento del mismo desde que FENALCO emitió un número de aval hasta la fecha actual. A esta información podemos acceder dando doble click en el número de autorización:

Opcion Desembolsos Realizados:

En la ventana Reportes, vamos a encontrar tambien una opcion que nos va a ser muy util, se llama Desembolsos Realizados y nos sirve para verificar una a una las operaciones que se le desembolsaron a un Afiliado, escogiendo un rango especifico de fechas.

Asimismo, si se le da doble click al número de autorización (en verde subrayado), nos va a aparecer toda la información detallada del desembolso.

Este reporte es muy útil ya que el Auxiliar puede saber con exactitud las operaciones que fueron desembolsadas nuestros Afiliados.

ESTADOS DE LOS TITULOS:

Los siguientes son los estados en los que se pueden encontrar los títulos valores dentro del sistema:

AVALADO: Es el estado mediante el cual sabemos que un cheque ha sido avalado por FENALCO.

CONTACTO COMERCIAL: Es la verificación de los datos en el sistema contra los físicos que tiene el Afiliado para enviar.

OK VENTANILLA: Aquí los títulos son recibidos en la ventanilla donde son sometidos una verificación exhaustiva. Asimismo se confirma que estén listos para ser entregados a la empresa que los custodia.

ENVIADO EN REMESA: Es el estado donde se confirma que los títulos están siendo revisados por el sistema de seguridad de la empresa que los custodia.

CUSTODIA: Quiere decir que los títulos están en poder de la empresa (DOMESA), que los custodia y que cumplen con los requisitos establecidos por FENALCO y CREDIVALORES.

INCOSISTENTE, o NO EXISTE EN LA REMESA: Cuando los títulos tienen algún tipo de error por corregir ya sea en el físico o en el sistema, la empresa que los custodia los pasa a estado INCONSISTENTE y los devuelve a ventanilla o al punto de recolección. Cuando los títulos están marcados como ENVIADO EN REMESA y no llegan los físicos la empresa que los custodia los pasa al estado NO EXISTE EN REMESA.

LISTO PARA PAGO: El dinero esta listo para desembolsarse al Afiliado.

DESEMBOLSADO: Ya fue desembolsado al Afiliado por Credivalores.

CONSIGNADO A PATRIMONIO: Es cuando el cheque específicamente ha sido consignado al Patrimonio.

RECAUDO O RECUADO PARCIAL: que el valor de la letra ya fue pagado por el girador si es total aparece en RECAUDO EN EFECTIVO, si es parcial aparece en RECAUDO PARCIAL.

INDEMNIZADO: Es cuando el titulo no pudo ser consignado en las fechas a Patrimonio por falta de fondos o alguna causal diferente y FENALCO ya procedió a indemnizarnos el valor correspondiente . Quiere decir que la deuda ahora es entre el Girador y FENALCO directamente.

4. GERENCIAL

En esta ventana podemos acceder a toda la informacion correspondiente a las metas asignadas a cada Ejecutivo, tanto en monto mensual como en creacion de empresas. Este panel de Metas es

actualizado mes a mes por la

Direccion Comercial.

Fig. 1 Panel de Metas

Opción Panel de Metas:

En la parte de debajo de esta pantalla se encuentran varios links que nos pueden ser de mucha utilidad:

1. Resumen de Operaciones, donde podemos ver la información correspondiente a las operaciones desembolsadas a un afiliado determinado durante un rango especifico de tiempo. Adicionalmente podemos ver el monto desembolsado mensualmente correspondiente al portafolio de clientes de cada Ejecutivo y así hacer un seguimiento permanente de la gestión del Auxiliar y su labor de “punteo” diario.

Fig. Resumen de Operaciones

Este panel tiene como criterios de búsqueda Ejecutivo, Seccional, Convenio (corresponde a clientes convenio), Afiliado y fechas. Además de mostrarnos el Acumulado del mes o del año.

Lo que vemos aquí por ejemplo, es un consolidado de operaciones por Afiliado, donde nos muestra datos como Operaciones descontadas, Cantidad de Cheques en promedio por operación, Total, Desembolsos, Intereses, tasa, etc.

ACTIVIDAD OK VENTANILLA

Esta actividad se realiza en el momento en el cual el Afiliado entrega los títulos valores en ventanilla Crediya. Para que pueda llevar a cabo sin contratiempos, es preciso que las operaciones hayan sido previamente verificadas y marcadas e como OK en el Contacto Comercial.

El proceso OK VENTANILLA se lleva a cabo de la siguiente manera:

1. En PANEL DE PROCESOS se ingresa a la opción FENALCO.

Luego se entra por la opción RECIBIR CHEQUES, ubicada abajo a la derecha de esta ventana:

En la opción recibir cheques el Auxiliar de Negocio debe entrar a marcar que títulos esta recibiendo FISICOS en la ventanilla y también validar que éstos cumplan con las condiciones de seguridad establecidas por FENALCO.

Al entrar a esta opción el sistema muestra tres opciones de búsqueda a manera de menú despleglable donde el Auxiliar debe buscar por año, por mes y por afiliado.

Luego, al escoger el afiliado, la pantalla muestra un nuevo menú donde el Auxiliar debe escoger por el nombre del girador de los títulos que esta recibiendo y ya con ellos en la mano verificar nuevamente que la información en el sistema coincida con los físicos.

Al estar seguros que los datos coinciden y que los físicos cumplen con las condiciones de seguridad establecidas por FENALCO, debemos marcar cada titulo como “Recibido”.

Luego oprimimos “procesar” y automáticamente el titulo queda en OK ventanilla. Estado en el cual Domesa puede entrar al sistema, descargar los archivos, revisarlos y emitir o una instrucción de desembolso o reportar un error.