Manual de Procedimentos - AQAI .A rea de Gest£o Administrativa e Financeira do Taguspark exerce

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Abril de 2017 Reviso n02-17

Manual de Procedimentos

Volume 17 rea de Gesto Administrativa e Financeira do Taguspark

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Servios de Apoio para a Gesto do Campus do IST no Taguspark

Volume 17 - rea de Gesto Administrativa e Financeira do Taguspark

Reviso n 02-17 Data: Abril 2017

VERSO 2017 Elaborado por: Elisabete Rodrigues

Verificado: Elisabete Rodrigues Pgina: 2

Aprovado: CG

ndice

Princpios Gerais ................................................................................................................. 5

Legislao Aplicvel .......................................................................................................... 10

Mapa de Atualizao do Documento ................................................................................. 12

Captulo 1: Oramento ....................................................................................................... 13

Processo 1.1- Elaborao do Oramento UE 10 e 36 ............................................................... 13

Captulo 2 - Economato ..................................................................................................... 15

Processo 2.1- Entrega de Material ............................................................................................ 15 Subprocesso 2.1.1 Projetos, entidades externas e centros de custo da UE 10, para os quais necessrio NI ou fatura ........................................................................................................................... 15

Processo 2.2- Requisies de material que no h em armazm ............................................. 17 Processo 2.3- Fotocpias de Exames ....................................................................................... 19 Processo 2.4- Recolha de toners/tinteiros utilizados ................................................................. 21 Processo 2.5- Mapas de despesas mensais de Economato e Fotocpias ................................ 23 Processo 2.6- Mapas de despesas globais dos vrios Centros de Custo de Economato e Fotocpias ................................................................................................................................ 25 Processo 2.7- Conferncia de stocks ........................................................................................ 27 Processo 2.8- Gesto de Stocks ............................................................................................... 29 Processo 2.9- Emisso de Guia de Transporte ......................................................................... 31 Processo 2.10- Agendas e Memorandos .................................................................................. 33

Captulo 3 Contabilidade ................................................................................................. 35

Processo 3.1- Imputaes internas (telefones, economato, cpias e viatura). .......................... 35 Subprocesso 3.1.1- Direta, custo e o proveito ........................................................................................ 35 Subprocesso 3.1.2- Indireta, proveito ..................................................................................................... 35

Processo 3.2- Processamento da despesa ............................................................................... 37 Subprocesso 3.2.1- Quando da UE 10 ................................................................................................ 37 Subprocesso 3.2.2- Se da UE 36 RP .................................................................................................. 37 Subprocesso 3.2.3- Se da UE 36 Projetos .......................................................................................... 37

Processo 3.3: Faturao- Reserva de salas e espaos ............................................................. 40 Processo 3.4: Faturao de Projetos ........................................................................................ 42 Processo 3.5- Faturao ao abrigo de contratos ....................................................................... 44

Subprocesso 3.5.1- Mquinas de venda automtica.............................................................................. 44 Subprocesso 3.5.2- Aluguer/cedncia de espaos ................................................................................ 44

Processo 3.6- Bolsas UE36 e Projetos ...................................................................................... 46 Subprocesso 3.6.1- Cabimento .............................................................................................................. 46 Subprocesso 3.6.2- Pagamentos............................................................................................................ 46

Processo 3.7- Misses .............................................................................................................. 48 Subprocesso 3.7.1- Projetos ................................................................................................................... 48 Subprocesso 3.7.2- Ajudas de custo ...................................................................................................... 48

Processo 3.8- Conciliaes ....................................................................................................... 50 Processo 3.9- Apuramento do Iva ............................................................................................. 52 Processo 3.10- Fundo de Maneio ............................................................................................. 54 Processo 3.11- Inventrio ......................................................................................................... 54

Captulo 4 Tesouraria ..................................................................................................... 56

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Servios de Apoio para a Gesto do Campus do IST no Taguspark

Volume 17 - rea de Gesto Administrativa e Financeira do Taguspark

Reviso n 02-17 Data: Abril 2017

VERSO 2017 Elaborado por: Elisabete Rodrigues

Verificado: Elisabete Rodrigues Pgina: 3

Aprovado: CG

Processo 4.1- Pagamentos ....................................................................................................... 56 Subprocesso 4.1.1- Notas de Imputao ............................................................................................... 56 Subprocesso 4.1.2- Outros pagamentos ................................................................................................ 56

Processo 4.2: Receita- Reserva de Campos ............................................................................. 58 Subprocesso 4.2.1- Reserva do campo de Jogos .................................................................................. 58 Subprocesso 4.2.2- Recebe o pagamento ............................................................................................. 58 Subprocesso 4.2.3- Transferncia .......................................................................................................... 58 Subprocesso 4.2.4- Utilizaes pontuais ................................................................................................ 59

Processo 4.3 - Receita da UE10 (AGRHT, NSS e Ncleo de Alojamentos) .............................. 61 Subprocesso 4.3.1 -Os recebimentos do MB da AGRHT ...................................................................... 61 Subprocesso 4.3.2- Recebimento de valores e cheques da AGRHT .................................................... 61 Subprocesso 4.3.3- Recebimento de valores e cheques NSS ............................................................... 61 Subprocesso 4.3.4- Recebimento de valores e cheques do Ncleo de Alojamentos ............................ 62 Subprocesso 4.3.5- Recebimento de valores venda merchandising ..................................................... 62

Processo 4.4- Receita de faturas .............................................................................................. 64 Subprocesso 4.4.1 Cheque .................................................................................................................... 64 Subprocesso 4.4.2- Transferncia .......................................................................................................... 64

Processo 4.5- Disponibilidades ................................................................................................. 66 Processo 4.6- Identificao movimentos bancrios ................................................................... 68 Processo 4.7- Movimentos indevidos ........................................................................................ 70

Captulo 5: Projetos Consultadoria e Prestao de Servios (resultados e prestao de servios). ........................................................................................................................... 72

Processo 5.1- Abertura do Projeto. ........................................................................................... 72 Processo 5.2- Despesa ............................................................................................................. 74 Processo 5.3- Receita ............................................................................................................... 74 Processo 5.4- Encerramento do projeto .................................................................................... 74 Processo 5.5- Overheads.......................................................................................................... 76

Subprocesso 5.1 Pagamento de overheads ....................