MANUAL DE POLÍTICAS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y …

MANUAL DE POLÍTICAS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS

Aprobado por el Consejo Directivo del INEC en la Sesión

Ordinaria N° 769-2015.

Elaborado por: Validado por: Aprobado por:

MBA. Olga Mora Lic. Floribel Méndez Consejo Directivo

Fecha: 31/03/2015 Fecha: 21/04/2015 Fecha: 28/04/2015

Sistema de Gestión Documental

Código: PLAN-ESTR-PO-01

Proceso de Planificación Versión: 1.0

Manual de Políticas Institucionales Rige a partir de: 00/00/0000

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Tabla de contenido

1. Propósito…..…………………………………………………………………….…..…...3

2. Alcance…………………………………………………………………………..…….….3

3. Responsables………………………………………………………………….…..…….3

4. Marco jurídico del Instituto Nacional de Estadística y Censos………..….…….4

5. Marco estratégico……….……………………………………………………..………..6

a. Misión………………………………………………….………………………….……….6 b. Visión…………………………..…….…………………………….…………….………..6 c. Valores……………………………………………………………….……………….…...6 6. Estructura organizacional……………………………………………………….….....7

7. Despliegue de las políticas institucionales………………………….…….….……9

8. Formulación de políticas………………………………………………….….……....13

9. Comunicación interna y externa………………………………………….………...14

10. Documentación y mejora continua…………………………………..….……......15

11. Marco de referencia para orientar y delimitar la formulación de la política

organizacional………………………………………………………………….........…...16





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1. Propósito

El presente manual tiene como propósito fundamental, contar con un documento

de apoyo administrativo que defina en forma clara los lineamientos que orienten

y guíen la formación de las políticas de gestión, así como la ejecución de las

funciones del Instituto Nacional de Estadística y Censos, atendiendo la normativa

vigente y garantizando su correcta alineación con la planeación estatal.

2. Alcance

Este documento define las políticas institucionales y de desarrollo administrativo,

en cumplimiento a los requerimientos normativos que rigen la gestión del INEC,

así como a las normas técnicas aplicables. Las políticas establecidas en este

manual regirán para todos los miembros de la Institución y deberán ser acatadas

por todos los funcionarios(as) que en el ejercicio de sus labores, formen parte de

los servicios prestados tanto en forma directa como indirecta.

3. Responsables

a. El Consejo Directivo tiene como responsabilidad la formulación y

aprobación de las políticas institucionales que deberán regir en la estrategia

organizacional (de negocio), sus quehaceres técnicos y administrativos.

b. La Gerencia institucional tiene bajo su responsabilidad la difusión de las

políticas y velar porque se tomen las medidas necesarias para su aplicación y

cumplimiento.

c. Las Coordinaciones tienen como responsabilidad hacer de

conocimiento de sus colaboradores(as) las políticas emanadas de las

autoridades institucionales y de velar por su correcto cumplimiento.





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4. Marco jurídico del Instituto Nacional de Estadística y Censos

Naturaleza del INEC

El Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) fue creado mediante la Ley

No. 7839 del Sistema de Estadística Nacional (SEN)1, como una Institución

Autónoma de derecho público, con personería jurídica y patrimonio propio, que

goza de autonomía funcional y administrativa según el artículo N° 188 de la

Constitución Política.

El INEC es el Órgano Rector Técnico de las Estadísticas Nacionales y

Coordinador del SEN y sus funciones y atribuciones son definidas por la citada

Ley, cuya vigencia rige desde el 4 de noviembre de 1998, fecha en que se publicó

en el Diario Oficial La Gaceta. Dentro de esa Ley se le asigna al INEC la función

de producir un conjunto de estadísticas nacionales fundamentales para la

definición de políticas, la planificación, evaluación y seguimiento de programas

en los diferentes sectores de la actividad nacional.

Su organización y funcionamiento se rige por el Reglamento a la Ley aprobado

por Decreto Ejecutivo No. 28849-PLAN, publicado en La Gaceta No. 162 del 24

de agosto de 2000. Como entidad autónoma de derecho público, se rige por los

principios y la normativa vigente para la Administración Pública.

Dentro de las funciones que le asigna la Ley, le corresponde2:

1 Últimas reformas:

Ley No. 7963 de 17 de diciembre de 1999. La Gaceta No. 11 de 17 enero del 2000.

Ley No. 8284 de 28 de mayo del 2002. La Gaceta No. 114 de 14 de junio de 2002. 2 Ley 7839, capítulo II, Sección I.





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Propiciar la integración de la producción y utilización de la información

estadística de las instituciones públicas, como insumo básico para la

formulación y evaluación de políticas, programas y proyectos prioritarios.

Establecer los mecanismos y procedimientos requeridos para la

coordinación de acciones con las diferentes instituciones públicas y privadas

involucradas en la producción, difusión y utilización de la información

generada en el marco del Sistema de Estadística Nacional.

Producir la información estadística encomendada por Ley.

Alcanzar la sostenibilidad del Instituto mediante la definición de mecanismos

para contribuir a su financiamiento y el control interno de su accionar.

Suministrar al público de forma clara y oportuna los resultados de la actividad

estadística nacional.

Definir las políticas y planes estratégicos institucionales para procurar el

efectivo cumplimiento de sus funciones.

Propiciar la adopción y uso intensivo de las modernas tecnologías de

procesamiento, transmisión y análisis de la información estadística generada

por el Sistema.

Procurar el adecuado uso de los recursos asignados en consonancia con los

procedimientos de formulación y ejecución presupuestaria y de seguimiento

y evaluación de las acciones institucionales.





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5. Marco estratégico3

a. Misión “Somos responsables de la gestión de las estadísticas nacionales para orientar

las decisiones que promuevan el desarrollo del país”.

b. Visión “Seremos líderes en proveer a la sociedad información geoestadística sobre la

realidad costarricense”.

c. Valores

Calidad:

La producción estadística del INEC y sus servicios se sustenta en una

metodología estadística sólida, y en procesos estadísticos adecuados, siendo

oportuna, confiable y accesible.

Compromiso:

Mediante la identificación con la misión, metas y valores institucionales, se tiene

el compromiso y la voluntad de realizar esfuerzos en beneficio de la Institución.

3 Fuente: Plan Estratégico Institucional del INEC, 2012-2020.





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Credibilidad:

Las estadísticas del INEC se elaboran y divulgan respetando la independencia

técnica; es una producción objetiva, profesional y transparente, y se reconoce

por su amplio respeto y resguardo de la confidencialidad de los datos brindados

por sus informantes.

Excelencia:

El INEC como entidad coordinadora del quehacer estadístico nacional, desarrolla

tareas, trabajos y actividades tendientes a producir y entregar productos de

calidad con valor añadido y en plazos establecidos, al menor costo posible, que

satisfagan los requerimientos de información estadística de los usuarios.

6. Estructura organizacional

La siguiente es la estructura organizacional, aprobada por MIDEPLAN en oficio

OM-187-99 del 24 de septiembre de 1999; ha sido modificada según consta en

los siguientes oficios emitidos por MIDEPLAN: OM-113-2000 del 13 de

noviembre de 2000; OVMHV-031-08 del 19 de febrero de 2008; OM-121-13 del

11 de marzo de 2013.





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Estructura vigente del INEC.





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7. Despliegue de las políticas institucionales

Las políticas institucionales buscan abarcar todas las áreas del desempeño,

tanto técnico y operativo como administrativo, desplegándose en todo el INEC a

través de la planeación estratégica, materializada en el Plan Estratégico

Institucional 2012-20204, y por medio de toda la estructura de procesos definida.

De igual forma se extienden por todas las dependencias que formulan los planes

tácticos y operativos alineados al Plan Estratégico, en los cuales quedan

establecidas las acciones a desarrollar durante la vigencia del PEI, las que están

vinculadas a su vez con estas políticas.

Paralelamente el despliegue de la política se da mediante el compromiso a

cuatro aspectos transversales, que están en estrecha relación con factores

claves de competitividad a los que el INEC se compromete:

a. Alineamiento de la producción institucional con el Plan Nacional de

Desarrollo y los objetivos del Gobierno

El INEC se compromete a orientar y alinear la estrategia organizacional con el

cumplimiento de su misión y de las prioridades que el Gobierno defina mediante

sus objetivos sectoriales y del Plan Nacional de Desarrollo. De igual manera,

atenderá a todas aquellas directrices establecidas por el Gobierno Central con

el fin de apoyar la definición, divulgación e implementación de sus políticas,

estrategias, planes y acciones que aseguren la defensa de los intereses

nacionales y la protección efectiva del patrimonio público.

4 Instituto Nacional de Estadística y Censos. Plan Estratégico Institucional 2012-2020. San José, enero

2012.





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Para todo lo anterior, el INEC ratifica su compromiso para fomentar una cultura

centrada en la calidad del trabajo y los productos estadísticos, apoyada en

alianzas estratégicas nacionales e internacionales, públicas y privadas.

b. Modernización del Estado5

En este aspecto, la Institución se compromete con la política de modernización

del Estado, en procura de mantener una organización competente y eficiente que

brinde servicios de calidad a la población, al considerar la actualización y

adecuación de los siguientes elementos:

Estructura: contar con elementos claros y establecidos, de carácter

formal en cuanto a sus relaciones jerárquicas, líneas de dependencia y su

relación con otros elementos que conforman la organización. En esta estructura,

el INEC se compromete a estar atento a sus necesidades como Institución.

Recurso humano: orientarse al desarrollo y cualificación de sus

funcionarios (as), buscando un adecuado desarrollo de competencias, vocación

de servicio, y a una gerencia pública enfocada a la consecución de resultados.

Para ello, la Institución se compromete a contar con un equipo humano

preparado, motivado y comprometido con su quehacer.

Normativa: contar con un apego a las leyes, decretos, directrices y

circulares que se deben seguir y obedecer para realizar la gestión dentro de los

parámetros establecidos.

5 MIDEPLAN. Programa de Modernización del Estado. www.mideplan.go.cr





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Gestión: orientarse a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar

trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como a optimizar el uso de

recursos, con el propósito de ser una organización moderna, innovadora, flexible

y abierta al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en

forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la ciudadanía.

Infraestructura: contar con las condiciones físicas en cuanto a

instalaciones, espacios, mobiliarios y equipos adecuados para el desarrollo de

la gestión institucional y la atención de los usuarios de sus servicios. En este

aspecto, de igual forma el INEC se compromete a que su infraestructura física

esté acorde con sus necesidades como Institución.

Tecnología: mantener las condiciones tecnológicas de la Institución de

manera tal que se minimicen los riesgos sobre seguridad física y del entorno y

de seguridad de tecnologías de información. Asimismo, contar con un Plan

Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) que esté alineado al PEI y

buscar el crecimiento de la capacidad de la infraestructura, incluyendo un plan

para la recuperación ante desastres. De igual manera, implementar un programa

de correcta disposición final de los residuos tecnológicos. El INEC se

compromete también a que su infraestructura tecnológica facilite los sistemas de

comunicación y coordinación interna y externa.





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c. Uso racional de los recursos financieros

El INEC se compromete a programar, controlar y registrar las operaciones

financieras de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad. Esto

contempla integrar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y

servicios y la programación y ejecución del presupuesto. Incluye, entre otros, la

vinculación de los planes anuales de ejecución presupuestaria y de

adquisiciones.

d. Transparencia y rendición de cuentas

El Instituto Nacional de Estadística y Censos se compromete a acercar el Estado

al ciudadano y hacer visible la gestión institucional promoviendo el acceso a la

información, con trámites y servicios ágiles, y mediante la divulgación de los

resultados de la gestión. Con esto, la información brindada por la Institución,

tendrá un enfoque de atención a las necesidades de sus usuarios y usuarias.





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8. Formulación de políticas

Para la formulación de las distintas políticas, se establecen tres elementos

principales:

i. Se debe partir de un eje específico del que emana la política, y se indica

el título que llevará dicha política.

ii. Se continúa con la enunciación o declaratoria de la política general.

iii. Se complementa con su desarrollo, mediante la descripción de las

políticas específicas que detallan la declaratoria puntualizada.

Esta formulación se ejemplifica, de manera esbozada, de la siguiente forma:

i. Eje

Calidad

TÍTULO DE LA POLÍTICA

ii. Política general

El Instituto Nacional de Estadística y Censos se

compromete a…

iii. Políticas específicas

La Institución brindará…

Establecerá…

Desarrollará…





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De acuerdo con el documento de Políticas del Instituto Nacional de Estadística y

Censos, alineadas con el Plan Estratégico Institucional (PEI) vigente, los ejes

definidos son:

Gestión institucional

Gestión del talento humano

Comportamiento organizacional

Gestión de las tecnologías de la información

Calidad

Control interno y administración de riesgos.

A manera de ejemplo, se expone la política de Teletrabajo, aprobada por el

Consejo Directivo del INEC el 11 de agosto del 2015:

i. Eje de la política: Gestión del talento humano

Título de la política: Política de Teletrabajo

ii. Política general:

El Instituto Nacional de Estadística y Censos se compromete a implementar un sistema de trabajo bajo la modalidad de teletrabajo, de manera que promueva la eficiencia en la gestión institucional y favorezca la conciliación de la vida personal, familiar y laboral del funcionario(a), en apoyo a la consecución de los objetivos institucionales.

iii. Políticas específicas:





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1. Promocionará el teletrabajo como una modalidad alternativa de trabajo para beneficio laboral y familiar.

2. Promoverá las mejores prácticas para la debida implementación del teletrabajo, así como la permanencia de los funcionarios(as) en dicha modalidad de trabajo.

9. Comunicación interna y externa

La comunicación interna y externa de las políticas institucionales recae sobre la

Gerencia del INEC, para lo cual se implementarán diversos mecanismos como

directrices, circulares y procesos de sensibilización y capacitación. Se deberá

explicar a los funcionarios(as) la necesidad de contar con políticas institucionales

y cómo aplicarlas, además de la importancia de contar con un Manual de

políticas que permita orientar el accionar institucional y facilite la toma de

decisiones.

10. Documentación y mejora continua

El Manual de políticas forma parte de la jerarquía del Sistema de Gestión de la

Documentación (SGD), como tal, es un documento controlado y sujeto a la

revisión que debe hacerse al SGD como mínimo una vez al año. El Proceso de

Estandarización será el responsable de velar por mantener actualizado y

mejorado el documento.





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11. Marco de referencia para orientar y delimitar la formulación

de la política organizacional

La política organizacional debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los

miembros de la organización, pues en ella se contemplan las normas y

responsabilidades de cada instancia que la constituye. Las políticas son guías

para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de

decisiones. En este sentido, constituyen criterios generales de ejecución que

complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las

estrategias, de ahí que deban ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de

la organización.

La operatividad de estas políticas se llevará a cabo mediante la normativa

técnica vigente y vinculante según sea el caso. Mediante su análisis,

sistematización y aplicación, se busca que el INEC cuente con herramientas que

le permitan cumplir con sus objetivos organizacionales y favorecer la toma de

decisiones mediante un proceso coherente y definido, de conocimiento y alcance

de todos sus funcionarios(as).

Enseguida se presenta el marco de referencia para orientar y delimitar la

formulación de la política del instituto.

11.1 Gestión institucional

Política de desarrollo organizacional





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Esta política busca mantener un proceso de actualización y mejoramiento

permanente de la Institución, que permita alcanzar los objetivos estratégicos

trazados.

Política para la gestión misional y de gobierno

Se orienta al logro de las metas establecidas para el cumplimiento de la misión

del INEC y de las prioridades que el Gobierno defina.

Política de servicio a la ciudadanía

Permite el acceso a la información, a los trámites y servicios con miras a brindar

una atención oportuna y efectiva a la población usuaria.

Política de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía6

Se dirige a acercar al ciudadano(a) a la organización, y a hacer visible la gestión

institucional.

11.2 Gestión del talento humano

Política de capacitación

6 Ley General de Control Interno 8292.

Constitución Política de Costa Rica, artículo 11.





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Establece los lineamientos para desarrollar competencias laborales en los

funcionarios(as), con el fin de que contribuyan a conseguir los objetivos

organizacionales y la satisfacción de los clientes.

Política salarial

Determina líneas para la creación de un sistema de remuneración ordenado y

equitativo para la organización y para los funcionarios(as), que motive

eficazmente el trabajo productivo y el cumplimiento de los objetivos y metas de

la Institución.

Política de selección y contratación de personal

Establece las normas aplicables a las actividades de selección y contratación del

recurso humano, de manera tal que se facilite la escogencia de personas

idóneas, que se ajusten a los requerimientos de la Institución y a los perfiles

establecidos para alcanzar sus objetivos estratégicos.

Política de vacaciones y otorgamiento de licencias

Establece las directrices bajo las cuales la administración deberá planificar las

vacaciones de sus funcionarios(as), con la finalidad de propiciar su necesario

descanso anual, asegurando que la ausencia temporal no cause inconvenientes

al normal desarrollo de las actividades. Asimismo regula la concesión de

licencias en casos justificados, con el fin de dispensar a los funcionarios(as) de

asistir al trabajo durante un período de tiempo predeterminado, sin afectar sus

prerrogativas.





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Política de carrera profesional

Establece los criterios y normas que permitan optimizar el desarrollo del recurso

humano dentro del INEC, de acuerdo con sus competencias laborales y

profesionales, con relación a las necesidades y estructuras funcionales de la

Institución.

Política sobre teletrabajo

Establece la orientación para el apoyo y el desarrollo de las mejores prácticas

para la implementación del teletrabajo en la Institución, facilitando las nuevas

formas de labor a distancia, en apego a la normativa vigente.

Estas políticas están amparadas en las siguientes leyes y normativas:

Código de Trabajo Ley N° 2 ( 27 de agosto de 1943)

Reglamento Autónomo de Servicios del INEC. La Gaceta N° 135, 15 de

julio de 2002.

Código de Ética de los funcionarios y las funcionarias del INEC. San José,

enero 2015.

Decreto Ejecutivo 37695, sobre la promoción del teletrabajo en las

instituciones públicas.





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11.3 Comportamiento organizacional

Política sobre el uso de alcohol y drogas

Se orienta a mantener el ambiente de trabajo libre del uso ilegal de drogas y

alcohol en las oficinas del INEC

Política sobre acoso sexual

Se establece con el fin de mantener un entorno que proteja a los funcionarios(as)

de cualquier acoso sexual en el área de trabajo.

Política sobre clima laboral

Busca propiciar un medio interno y una atmósfera psicológica adecuada para la

organización. Al hablar de clima organizacional estamos ante las percepciones

compartidas que tienen los miembros de una organización acerca de los

procesos organizacionales, tales como las políticas, el estilo de liderazgo, las

relaciones interpersonales, la remuneración, entre otros. En este sentido, realizar

un estudio de clima organizacional permite detectar aspectos clave que puedan

estar impactando de manera importante el ambiente laboral.

Política sobre la igualdad y equidad de género

Contribuye a generar un ambiente organizacional que fomente la igualdad y

equidad de género tanto a nivel interno como en la prestación de servicios a la

población usuaria externa.





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Política sobre igualdad de oportunidades en personas con discapacidad

Propicia la efectiva promoción, respeto y garantía de los derechos de las

personas con discapacidad, que han de ser implementados por todos los

funcionarios(as) de la Institución.


Ley N° 2, Código de Trabajo ( 27 de agosto de 1943)

Reglamento Autónomo de Servicios del INEC. La Gaceta N° 135, 15 de

julio de 2002.

Código de Ética de los funcionarios y las funcionarias del INEC. San José,

enero 2015.

Ley 7600, Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con

discapacidad.

Ley 7142, Ley de promoción de la igualdad social de la mujer.

Ley 7319, Ley de la Defensoría de los Habitantes de la República.

Política Nacional para la igualdad y equidad de género.

Ley General de control de tabaco y sus efectos nocivos en la salud N°

9028. La Gaceta 26 de marzo del 2012.

Ley Contra el hostigamiento sexual en el empleo y la docencia N° 7476,

del 30 de enero de 1995.





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11.4 Gestión de las tecnologías de información

Política de desarrollo tecnológico

Fija una dirección para la modernización de la plataforma tecnológica actual de

la Institución, su crecimiento y desarrollo, y la incorporación de nuevos productos

y servicios, en función de las tendencias tecnológicas y del mercado.

Política de seguridad de la información y de los recursos tecnológicos.

Para normar el servicio interno de procesamiento y cuido de la información a fin

de apoyar la mejora y optimización de la eficiencia y productividad institucional.

Se busca asimismo proteger la información estratégica de la Institución y normar

sus niveles de acceso y confidencialidad.


Normas técnicas para la gestión de TI emitidas por la Contraloría General

de la República7.

7 Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)

Publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nro. 119 del 21 de junio de 2007, conforme a resolución R-CO-

26-2007.





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11.5 Gestión financiera

Política de presupuesto

Para establecer el presupuesto como una herramienta de decisión que le permita

al INEC planificar y optimizar el uso de los recursos financieros, con el fin de

desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con

los elementos de apoyo que posibiliten medir el grado de esfuerzo y

cumplimiento que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas.

Política de pagos

Establece los parámetros que aseguren el cumplimiento oportuno de las

obligaciones económicas contraídas por la Institución a proveedores de bienes

y servicios.

Política de viáticos

Garantiza el reembolso a los funcionarios(as) producto de gastos de viaje, de tal

manera que de ello no derive beneficio material alguno, pero tampoco que éstos

puedan sufrir pérdidas materiales por tal causa.

Políticas de contabilidad

Orienta los procesos de elaboración y entrega de la información financiera-

contable, asegurando que se cumplan con las normas contables y la legislación

vigente respecto de su formulación y presentación, de tal forma que la





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administración cuente con información oportuna, completa y adecuada para la

toma de decisiones.


Ley N°8131, Ley de la Administración Financiera de la República y

Presupuestos Públicos.

Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).





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11.6 Adquisición de bienes y servicios

Política de compras

Establecer la logística adecuada para que la Institución pueda disponer

oportunamente de los bienes tecnológicos, repuestos, equipos, mobiliario,

materiales e insumos necesarios, para la operación y mantenimiento de sus

servicios, a precios justos y con los mayores niveles de calidad.

La política anterior está amparada en la siguiente legislación:

Ley N° 7494, Ley de Contratación Administrativa del 02 de mayo de 1995.

Decreto 30720, Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la

Administración Central.

11.7 Jurídico

Política jurídica

Permite al INEC que los actos y hechos que se generen y tengan efectos

jurídicos, cuenten con el soporte legal adecuado; de igual manera, permite a sus

administradores tener la debida asesoría legal al momento de tomar las

decisiones en el ejercicio de sus funciones.





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11.8 Auditoría

Política de auditoría y control

Define las bases para un adecuado control y seguimiento de las operaciones

técnicas, financieras y administrativas del INEC, orientado a garantizar la

correcta administración de los recursos, y el cumplimiento de normas,

reglamentos y leyes aplicables, de acuerdo a la naturaleza legal y estatutaria de

la Institución.


Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público

Aprobado mediante Resolución del Despacho de la Contralora General

de la República, Nro. R-CO-94-2006 del 17 de noviembre, 2006.

Publicada en La Gaceta Nro. 236 del 8 de diciembre, 2006.

Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE)

Emitidas con resolución R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicada

en el Diario Oficial "La Gaceta" Nº 26 del 6 de febrero de 2009. Con este

último se derogan el "Manual de normas generales de control interno para

la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos

a su fiscalización" (M-1-2002-CO-DDI), el cual se encontró vigente desde

mayo de 2002, así como otros documentos normativos relacionados.





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11.9 Medio ambiente

Política ambiental

Con esta política el INEC asume como elemento de principal importancia la

mejora continua en el comportamiento ambiental dentro de toda su gestión

operativa, comprometiéndose a salvaguardar la salud de su entorno ambiental,

reconociendo, identificando y midiendo los impactos que sus decisiones tengan

en la sociedad y el medio ambiente.

Esta política está amparada en la siguiente normativa:

Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAET del 09 de mayo del 2011, publicado

en el Diario Oficial La Gaceta N° 88 del 09 de mayo del 2011, se emitió el

“Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental

Institucional en el Sector Público”.

Directriz N° 017-MINAET, del 29 de abril del 2011, publicada en el Diario

Oficial La Gaceta N° 131 del 07 de julio del 2011, dispone el deber de las

Instituciones Públicas de elaborar un “Plan de Eficiencia Energética

Institucional” de conformidad con los procedimientos, guías y mecanismos

dispuestos en el Decreto Ejecutivo anterior, el cual será parte del PGAI y

quedan obligados a presentar las Instituciones que conforman el Sector

Público.

Directriz Nº 20, Uso racional de iluminación de los edificios e instalaciones

públicas.





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Acuerdo 36-2012 Oficializa Programa País Carbono Neutralidad. Nº

Gaceta: 118 del: 19/06/2012 Alcance: 79.

Ley Orgánica del Ambiente. Ley Nº 7554 del 4 de octubre de 1995.

Directriz 011-2014 - Prohíbe al Sector Público adquirir equipos de baja

eficiencia energética.

Decreto 37567 - Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de

Residuos.

Decreto 23942, Obligación Instituciones Sector Público recolectar y reciclar

papel.

11.10 Salud ocupacional

Política de salud ocupacional

Refleja el interés institucional por un trabajo realizado en forma segura, y su

compromiso hacia la salud ocupacional, garantizando la protección y el

mantenimiento del mayor nivel de bienestar, tanto físico como mental, de todos

los funcionarios(as), disminuyendo al máximo la generación de accidentes del

trabajo y los riesgos en su origen.

Estas políticas estarán formuladas con apego a la siguiente normativa legal:

Plan nacional de salud ocupacional. Decreto ejecutivo Nº26904-

TSS.publicado en la gaceta Nº96 del miércoles 20 de mayo del año 1998.





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Reglamento general de los riesgos del trabajo. Decreto ejecutivo Nº13466-

TSS.

11.11 Seguridad laboral

Política para la seguridad laboral de los funcionarios(as)

Establece las directrices que le permitan al INEC contar con la logística

necesaria para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo y de

los servicios necesarios para el normal desarrollo de sus actividades,

asegurando el buen estado de conservación y de seguridad de las instalaciones

con que cuenta la Institución.

Estas políticas están amparadas en la siguiente normativa:

Decreto N° 26904-MTSS Plan Nacional de Salud Ocupacional, publicado en

la Gaceta N° 96 del miércoles 20 de mayo de 1998.

Reglamento Comisiones de Salud Ocupacional N° 18379-TSS, publicado en

la Gaceta N°154 del 16 de agosto de 1988.

Reglamento General de los Riesgos del Trabajo N° 13466-TSS.

Decreto Ejecutivo No 1 del 02 de enero de 1967 Reglamento General de

Seguridad e Higiene de Trabajo.

Directriz N° CSO 001-2009 sobre los contenidos teóricos mínimos que debe

contener un programa de capacitación básica para las comisiones del CSO.





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11.12 Calidad

Política de gestión de la calidad

Pretende establecer el marco estructural para las actividades vinculadas al

desarrollo y la demostración de la calidad con base en la normativa para la

gestión de calidad emanada de la norma ISO 9001:2008, de manera tal que

facilite el cumplimiento de los compromisos institucionales en materia de la

conformidad de los servicios y productos generados, para contribuir con la

mejora continua y generar confianza en el cliente y en la sociedad en general.

La política de calidad asimismo se orienta, basada en la misión, visión y valores

del INEC, a la satisfacción de las expectativas del cliente tanto interno como

externo, en concordancia con los objetivos institucionales, para garantizar la

mejora continua y la eficacia en la gestión.

11.13 Atención al cliente

Política de atención y servicio al cliente

Crea, estructura e implanta una eficaz y eficiente gestión de servicio al cliente,

que estimule el desarrollo y crecimiento de la Institución en el ámbito de la cultura

de servicio dirigida al cliente.

Estas políticas estarán formuladas con apego a la siguiente normativa:





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Ley N° 8220 "Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos", del 27 de septiembre del 2011. Nº Gaceta: 189 del:

03/10/2011 Alcance: 72.

Decreto ejecutivo N° 37045-MP-MEIC. Reglamento a la Ley de Protección

al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos.

11.14 Comunicación

Política de comunicación

La política de comunicación garantiza que se manifiesten las diferentes

interacciones productivas de la Institución, las directivas y los trabajadores, los

líderes y sus equipos, la comunicación entre las áreas y las unidades, y en

general la comunicación del INEC con sus diferentes públicos de interés. La

política orienta la forma y el desarrollo de los diversos medios de información al

igual que el perfeccionamiento de la cultura y los valores organizaciones, con el

fin de aumentar la competitividad y el buen desempeño laboral.

11.15 Relaciones públicas

Política para relaciones públicas

Para la mejora de la imagen institucional ante los clientes y la ciudadanía en

general.





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11.16 Gestión de Archivo

Política para la conservación de documentos

Establece los lineamientos necesarios para garantizar la conservación y el uso

adecuado de la documentación producida por el INEC.

Esta política está amparada en las siguientes normativas:

Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 de 24 de octubre de 1990,

Publicada en La Gaceta No. 225 de 27 de noviembre de 1990.

Reglamento de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Decreto Ejecutivo No. 24023-C de 30 de enero de 1995, publicado en La

Gaceta No. 47 de 7 de marzo de 1995.

Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de

30 de agosto de 2005.

Ley que Autoriza utilización Sistema de Microfilmación de Archivos, Nº 4278

de 11 de diciembre de 1968.

Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos

Electrónicos, Decreto Nº 33018 de 20 de marzo de 2006.

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las

regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema

Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios

automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008.





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11.17 Transportes

Política para el uso de vehículos

Tiene el propósito de ser con un instrumento normativo que permita apoyar la

toma de decisiones para la regulación del uso de los vehículos propiedad del

INEC, así como garantizar su protección en tanto bienes patrimoniales de la

Institución.

Estas políticas van a estar formuladas con apego a la siguiente normativa:

Reglamento de uso y mantenimiento de la flotilla de vehículos del Instituto

Nacional de Estadística y Censos. La Gaceta N° 211, 01 de noviembre del

2013.

11.18 Control Interno

Política de control interno

Se orienta a la implementación del sistema de control interno institucional para

garantizar el logro de los objetivos de la organización, tomando en consideración

los cinco componentes funcionales, a saber:

Ambiente de Control: acuerdos y directrices sobre el compromiso superior con

el sistema de control interno y las políticas de administración del recurso

humano, código de ética, estructura organizacional y modelo de organización

por procesos.





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Valoración de Riesgos: contempla la definición formal del proceso de

valoración de riesgos, definición del Sistema Específico de Valoración de Riesgo

Institucional (SEVRI) y herramientas para el funcionamiento del SEVRI.

Actividades de Control: involucra identificación y levantamiento de procesos,

procedimientos, políticas, controles e indicadores, su definición, documentación

y divulgación.

Sistemas de Información: involucra la obtención, procesamiento, generación y

comunicación de la información institucional. Considera la gestión de la

documentación generada por la entidad, el archivo institucional y las tecnologías

de la información.

Seguimiento al Sistema de Control Interno: seguimiento a la gestión por

medio de autoevaluaciones, evaluación de planes y proyectos y auditorías

internas, entre otros.

11.19 Gestión de Riesgos

Política de gestión de riesgos

Se orienta a la identificación y administración de los riesgos institucionales para

ubicar a la organización en un nivel de riesgo aceptable, tomando en

consideración:

Identificación de riesgos: consiste en la determinación y la descripción de los

eventos de índole interno y externo que pueden afectar de manera significativa





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el cumplimiento de los objetivos fijados.

Análisis de riesgos: consiste en la determinación del nivel de riesgo a partir de

la probabilidad y la consecuencia de los eventos identificados.

Evaluación de riesgos: corresponde a la determinación de las prioridades para

la administración de riesgos.

Administración de riesgos: consiste en la identificación, evaluación, selección

y ejecución de medidas para la administración de riesgos (en normativas

técnicas esta actividad también se denomina “tratamiento de riesgos”).

Revisión de riesgos: consiste en el seguimiento de los riesgos y de la eficacia

y eficiencia de las medidas para la administración de riesgos ejecutadas.

Estas políticas van a estar formuladas con apego a las siguientes leyes y

normativas:

Ley 5525, Ley de Planificación Nacional.

Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites

Administrativos N° 8220, publicada en el Alcance N° 22 de La Gaceta N° 49

del día 11 de marzo del 2002.

Ley General de Control Interno N° 8292.

Normas de Control Interno para el Sector Público, R-CO-9-2009. Contraloría

General de la República.

Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema

Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), publicadas en el

Diario Oficial La Gaceta 135, del 12 de julio de 2005.





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11.20 Otras políticas

Para el caso de todas aquellas políticas no señaladas a lo largo de este Manual,

que revistan un carácter institucional, requeridas por mandatos superiores al

Instituto Nacional de Estadística y Censos, o bien que la Institución, para el

favorecimiento de su gestión determine necesaria su formulación, y que por

dicho carácter deban ser aprobadas por resolución del Consejo Directivo, se

seguirá el procedimiento descrito a continuación.

1) La instancia encargada de formular la política correspondiente

designará a un funcionario(a) para elaborarla con base en los

lineamientos establecidos en este Manual.

2) Utilizando el formato establecido en el Memorando para la

revisión y visto bueno de políticas institucionales, el funcionario(a)

designado remite la política a la Coordinadora de la Unidad de

Planificación Institucional (UPI) para su revisión y visto bueno.

3) Si la solicitud no cumple con los requisitos técnicos (señalados en

este Manual), la Coordinadora de la Unidad de Planificación

señala en el punto 5.1 del formato, “No cumple” y anota el porqué

del incumplimiento. Procede a devolver el formato a la instancia

correspondiente para la subsanación del caso.

Una vez corregidos los señalamientos, el funcionario(a)

designado para elaborar la política lo remite nuevamente a la UPI.

4) Si la solicitud cumple con todos los requisitos técnicos (señalados

en este Manual) la Coordinadora de la Unidad de Planificación

firma el formato dando su visto bueno.

5) Hecho lo anterior, la asistente administrativa de la UPI, escanea

el documento, abre una subcarpeta en la carpeta de “Políticas





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institucionales” con el nombre de la nueva política, y guarda el

documento así escaneado.

6) La asistente administrativa de la UPI remite a la instancia que

solicita el visto bueno, el documento aprobado.

7) La instancia que emite la política eleva al Despacho Gerencial una

solicitud de validación de la política, haciendo constar que la

misma cuenta con el visto bueno de la Unidad de Planificación

Institucional.

8) El Despacho Gerencial valida la política en concordancia con el

marco filosófico y estratégico institucional así como con su apego

a las metas y objetivos institucionales, o en su defecto, solicita

cambios a la instancia interesada.

9) Una vez avalada la política, el Despacho Gerencial la eleva al

Consejo Directivo para su aprobación mediante resolución.

10) Cuando la política ha sido aprobada por el Consejo Directivo, la

Unidad de Planificación Institucional procede a escanear la

resolución y adjuntarla (en la subcarpeta creada para la política

en cuestión), al documento escaneado previamente donde consta

el aval de la Unidad (ver punto 5).

11) La Unidad de Planificación Institucional agrega la política

aprobada en el Listado Maestro de Políticas. Este listado estará

disponible para consulta tanto en la Intranet como en el sitio web

de la institución.

12) Las políticas solicitadas por instituciones externas, producto de

mandato gubernamental, deben a su vez ser comunicadas a

dichas instancias una vez aprobadas.

Documents

MANUAL DE POLÍTICAS INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y …