Manual de Políticas de Operación - teloloapan.gob.mxteloloapan.gob.mx/wp-content/uploads/2013/11/a.1... · Manual de Políticas de Operación POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1.-Justificación

Manual de Políticas de Operación


POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1.- Justificación de Motivos

En el H. Ayuntamiento de Teloloapan, como en todas las Organizaciones “Existe laPosibilidad de Riesgo” de que algunos procesos y actividades no se realicen con éxito, debido a laocurrencia de ciertos eventos que justificada o injustificadamente los desvían, por está razón es necesariodefinir directrices orientadas a eliminar dichos riesgos a través de acciones precisas, concretas yespecificas que deben ser tomadas en cuenta y hacer que se cumplan por los Servidores Públicos del H.Ayuntamiento.

2.- Conceptualización de Políticas de Operación

Son mecanismos de control que decretan las guías de acción para el desarrollo de lasestrategias de ejecución del municipio de Teloloapan, definiendo los limites y parámetros necesarios paraejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de las Funciones, los planes, los programas, losproyectos y las políticas de administración del riesgo, previamente determinadas para cada una de lasdependencias e instituciones del Municipio, registradas previamente en:

El Plan de Desarrollo Municipal (PDM) Los Programas Operativos Anuales (POA) Los Manuales de Organizaciones (DMO) y Los Manuales de Procedimientos (DMP)

Las políticas de operación deberán facilitar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

Eficiencia.- Como criterio Económico que revele la capacidad administrativa de producir el máximo deresultados con el mínimo de recursos.

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Eficacia.- Como criterio Institucional que revele la capacidad administrativa, para alcanzar las metas oresultados propuestos; en este contexto la eficacia administrativa se ocupa esencialmente del logro de losobjetivos propuestos.

Economicidad.- Al contar el Ayuntamiento, con los lineamientos indispensables para adquirir losRecursos: Financieros, Materiales y Humanos, necesarios para su gestión en términos de las políticas deausteridad y moderación del gasto publico.

Prontitud.- Al determinar los tiempos y condiciones necesarios y suficientes para la ejecución de lasactividades y tareas.

Preservación del medio ambiente.- Al considerar en sus planes de desarrollo, la protección a la Vida y delas condiciones Ambiéntales.

Autocontrol.- Al procurar de cada servidor publico, la disposición de sus capacidades y habilidades alServicio del H. Ayuntamiento.

3.- Niveles de Responsabilidad

Definidas las políticas de operación, éstas deben ser presentadas al H. Ayuntamiento para suaprobación o ajustes necesarios;

El diseño, Implementación y Divulgación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN, esresponsabilidad del nivel directivo; La Ejecución, Supervisión y Evaluación continua y permanente, esresponsabilidad de los niveles ejecutivos, operativos y en general de todos los servidores públicos del H.Ayuntamiento.


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4.- Universo de Acción de los procesos

4.1 - Planeación del Desarrollo organizacional

4.2 - Planeación Institucional

4.3 - Gestión Ética

4.4 - Marco Normativo

4.5 - Gestión del Talento Humano (Recursos Humanos)

4.6 - Contratación Administrativa (Recursos Materiales)

4.7 - Control Interno Disciplinario

4.8 - Capacitación

4.9 - Finanzas Públicas Sanas

4.10 - Desarrollo y Operación de Sistemas Informáticos

4.11 - Recursos Físicos Orientados al Desarrollo Tecnológico

4.12 - Comunicación Social

4.13 - Servicios Públicos Municipales

4.14.- Ambiente de Control


DOCUMENTO : POLÍTICAS DE OPERACIÓN CLAVE:

MPO/PM/12.58.01ORGANISMO H. AYUNTAMIENTO DE TELOLOAPAN GUERRERO

TEMA : 4..- CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS PÁGINAS

5 de 21PROCESO 4.1 PLANEACIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Intención Riesgos Descripción Políticas Responsables

Inducir el desarrollointegral del Municipio enforma participativa yconcertada a través delDiseño, Implementación,Ejecución, Seguimiento yEvaluación de:

•Plan de Desarrollo Municipal (PDM)

•Programa Operativo Anual (POA)

•Manual General de Organización (DMO)

•Manual General de Procedimientos (DMP)

•Programa de Políticas de Operación (DPO)

De Error

De Demora

De Falsedad

Posibilidad de:

• Cometer error en la tomade decisiones en relacióncon el Plan de DesarrolloMunicipal

• Exceder el tiempoadecuado, establecido paratomar decisionesrelacionados con los Planes,Programas y Proyectos

• Presentar informesincompletos, con datosimprecisos, falsos o fuerade la realidad

Todos los funcionarios quetengan bajo suresponsabilidad la ejecuciónde; Planes, Programas yProyectos, tienen laobligación de vincular susacciones con el Plan deDesarrollo Municipal 2012 –2015 a través del Diseño,Implementación, Ejecución yEvaluación de su ProgramaOperativo Anual

• Directores (as) Generales

•Subdirectores (as) Generales

• Directores (as) de Área

• Coordinadores (as) Generales


DOCUMENTO : POLÍTICAS DE OPERACIÓN CLAVE:

MPO/PM/12.58.01ORGANISMO H. AYUNTAMIENTO DE TELOLOAPAN GUERRERO


6 de 21PROCESO 4.2 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL


Fortalecer el Plan deModernización Administrativay Operativa Integral comomecanismo de inducción delmejoramiento de la GestiónOrganizacional en el Marcode la Misión, Visión, Políticasy Objetivos del Municipio,mediante el Diseño deProcesos y Procedimientosestandarizados y laidentificación de Autoridadesresponsables, que permitanel logro de los objetivos

De Incumplimiento

De Error

De Demora

Posibilidad de:

• No cumplir con lasPolíticas Públicas y con losobjetivos de calidad, niaplicar las disposicionesplanteadas en el Plan deDesarrollo Municipal

• Equivocación o error enla elaboración de losdiferentes estudiostécnicos utilizados

• Retrazo en la prestaciónde los Servicios Públicos,establecidos previamenteen los ProgramasOperativos

Todos los funcionarios delH. Ayuntamiento en elámbito de su competenciason responsables de laimplementación,Supervisión y Evaluaciónde las actividadesregistradas en el Plan deDesarrollo Municipal,respetando a cabalidad lacalendarización deacciones vinculadas en sucorrespondiente PlanOperativo

•Subdirectores (as) Generales

• Coordinadores(as) Generales

• Directores (as)de Área

• Jefes (as) de Departamento


DOCUMENTO : POLÍTICAS DE OPERACIÓN CLAVE: MPO/PM/12.58.01ORGANISMO H. AYUNTAMIENTO DE TELOLOAPAN GUERRERO


7 de 21PROCESO 4.3 GESTIÓN ÉTICA


Promover entre los servidorespúblicos del Municipio deTeloloapan los procesos deautoevaluación yautorregulación como practicade la Ética Profesional quepermita mejorar la culturaorganizacional con objetode generar confianza alinterior del Ayuntamiento ysobre todo en la Ciudadanía

De actos mal intencionados

Corrupción

Posibilidad de:

• Ejecutar actos mal intencionadosen el ejercicio de sus funciones y enla aplicación de los recursos delMunicipio, con el fin de obtenerbeneficios personales, económicos yde otra índole

• Presionar a los contribuyentes enla realización de tramites para laobtención de servicios queproporciona el H. Ayuntamiento

Todos los funcionariosson responsables delcorrecto control internodel Ayuntamientoacatando los principiosde autocontrol yautorregulación en losprocedimientos yactividades realizadas

Todos los y las Servidores

Públicos del H. Ayuntamiento




8 de 21PROCESO 4.4 MARCO NORMATIVO


Revisar, analizar, homogenizar,actualizar y reformar losfundamentos legales que serequieren, a fin de mejorar losprocesos de gestión y de lavinculación de la AdministraciónPública Municipal, a lasexigencias políticas,económicas y sociales actuales

Obsolescencia Jurídica

Incumplimiento

Posibilidad de:

• Contar con un marcojurídico y legal,desvinculado de losprocesos de gestión delH. Ayuntamiento

• Que aun conociendoque es necesario,reformar y actualizarlos ordenamientosvigentes, no se procedaa su revisión yactualización

Todos los funcionariosque hagan uso defundamentos legalespara realizar susprocesos de gestióndeberán de analizarloscon el fin de requerir suactualización y reformassi fuera necesario a laDirección de Gobiernodel H. Ayuntamiento

• Todos (as) los Funcionarios Públicos

• Secretario (a) General del ayuntamiento




9 de 21PROCESO 4.5 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO


De garantizar la capacidad,aptitud, idoneidad, suficiencia,talento, pericia y disposición delos Servidores Públicos de laAdministración Municipal,vinculados al proceso degestión de todos los asuntosrelacionados con la;Supervisión, Contratación yAdministración del Personal

Desacierto

Obsolescencia Tecnológica

Posibilidad de:

• Equivocación o error en latoma de decisiones frente a lasPolíticas Administrativas, deevaluaciones ocupacionales,exámenes de ingreso, examenmedico de retiro, etc.

• Dificultad para procesar lainformación de incompatibilidadcon otros sistemas vinculatorios

Todos los funcionariosresponsables de lacontracción del Personal, asícomo de su evaluacióncontinua y permanente,deberán acatar las Políticasestablecidas para laAdministración y Desarrollodel Personal

• Subdirector (a) General de Administración

• Director (a) de Área de recursos Humanos

• Contralor (a) interno

• Director (a) de Área del Ejercicio Presupuestal




10 de 21PROCESO 4.6 CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA


Adquirir los bienes y serviciosque demanda la AdministraciónMunicipal, en total acatamiento ala normatividad y procedimientoslegales establecidos y bajoparámetros de eficiencia,calidad, transparencia yoportunidad debidas

Presiones indebidas

Desacierto

Demora

Posibilidad de:

• Ejercer sobre un ServidorPúblico presión indebida, paraque tome decisiones fuera deltramite establecido o por fuerade los lineamientos legales

• Equivocación en laadquisición de un bien oservicio innecesario pera laAdministración Municipal

• Tardanza en el cumplimientode los términos en lasdiferentes etapas y tramitescontractuales

Todos los funcionariosresponsables de laadquisición de bienes yservicios de laAdministración Municipal,deberán sujetarseestrictamente a losordenamientos, políticas yprocedimientosestablecidos en la Ley deAdquisiciones del Estado ysu Reglamento

• Director (a) General de Administración

• Director (a) de Área de Adquisiciones y Recursos Materiales

• Director (a) Área de Egresos

• Director (a) Área de Ejercicio Presupuestal




11 de 21PROCESO 4.7 (1) CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


Vigilar la conducta de losfuncionarios y aplicar lassanciones pertinentes poractuaciones indebidas de losServidores Públicos del H.Ayuntamiento Municipal deTeloloapan , Guerrero

Presiones indebidas

Prevaricato

(mal desempeño,con dolo o intenciónde las funcionespropias de cualquierautoridad)

Posibilidad de:

• Que se ejerza presióno coacción sobre elauditor o evaluador paraque actúe de manerailícita o injusta

• Que se emitandictámenes o conceptoscontrarios a lasdisposiciones legales;omitiendo, retrasando,negando o rebelándosea realizar actos propiosde la función del auditor

Todos los y las funcionarios(as) responsables delcontrol interno del H.Ayuntamiento deberánrealizar sus funcionesestrictamente apegadas alos principios deHonestidad, Vocación deServicio, Compromiso Socialy Justicia

• Contralor (a) Interno Municipal

• Auditores (as) o Evaluadores (as) Asignados

• Director (a) Jurídico de la Dirección General de Gobierno




12 de 21PROCESO 4.7 (2) CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


Vigilar la conducta de losfuncionarios y aplicar lassanciones pertinentes poractuaciones indebidas de losServidores Públicos del H.Ayuntamiento Municipal deTeloloapan, Guerrero

Incumplimiento

Demoras

Omisión

Posibilidad de:

• No realizar la evaluacióny/o las auditorias internas alas que se está obligado

• Tardanza en la realizaciónde la evaluación y/o de lasauditorias internas,previamente programadas

• Dejar de hacer, decir oregistral algo que debía serhecho, dicho o registradopor parte del auditor oevaluador

• La Contraloría Internadel H. Ayuntamiento,como resultado de losprocesos de auditoria yevaluación a todas lasDependencias del H.Ayuntamiento deberánaplicar si fuera el caso,las medidasdisciplinariaspreviamente definidasen sus planes de acción

• Contralor (a) Interno

• Director (a) General de Gobierno

• H. Ayuntamiento Municipal




13 de 21PROCESO 4.8 CAPACITACIÓN


Diseñar e impulsar unprograma de capacitacióndirigida a los y lasServidores (as) Públicos delMunicipio, para quedesarrollen su función demanera legal, honrada, leal,eficiente e imparcial

Deficiencia

Irresponsabilidad

Incumplimiento

Posibilidad de:

• Que el programa nocontemple todas las áreas,niveles y especialidadesnecesarias que el ServidorPúblico requiere

• Que existiendo el programa, éste no se haya llevado a la practica

• Que no se cuente con dicho programa

Los Funcionarios responsablesde los Programas deCapacitación y Actualización delos Servidores Públicos deberánde presentar al inicio delejercicio fiscal lacalendarización del curso y loscontenidos, así como uninforme mensual del proceso deevaluación de dicho programa

• Director (a) de la Función Pública

• Contralor (a) interno

• Subdirector (a) general de Administración

• Dirección de Recursos Humanos




14 de 21PROCESO 4.9 FINANZAS PUBLICAS SANAS


Reforzar las medidasfinancieras orientadasal saneamiento de lasfinanzas publicasMunicipales, a travésde la consolidación dela capacidadrecaudatoria y laoptimización del gastopresupuestal

Incumplimiento

Imprecisiones

Existencias de facturas externas

Posibilidad de:

• Que las medidas planeadasno se lleven a cabo por partede los responsables de suoperación

• Que las medidasestablecidas no sean losuficientemente precisaspara el logro del objetivo

• Que la situación económicadel Estado y del Municipio ysus efectos en la Ciudadanía,no permitan su cristalización

Todos los funcionariosresponsables delRegistro, Control ySeguimiento del ingreso-gasto, deberán aplicarlas medidas financierasestablecidaspreviamente, informandoperiódicamente de losresultados del procesode evaluación

• Director (a) de Finanzas

• Contador (a) General

• Director de Área de Ingresos

• Director (a) de Área de Egresos

• Subdirector (a)General de Administración

• Contralor (a) Interno

• Y en general todos los y las funcionarios (as) que tengan bajo su responsabilidad la recaudación de ingresos y el ejercicio del gasto presupuestal.




15 de 21PROCESO 4.10 DESARROLLO Y OPERACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS


Fomentar el Plan deModernización Administrativay Operativa a través delDiseño, Implementación yOperación de nuevos SistemasInformáticos, orientados amejorar la prestación deServicios Públicos, así comode contar con mecanismos decontrol para el fortalecimientode la Hacienda Municipal.

Chantaje

Incumplimiento

Posibilidad de:

• Que los Desarrolladoresde Sistemas Informáticospara el Municipio losconsideren como propios,generando para ellolíneas adicionales decódigo que provocanerror del Sistema paradepender mas del tiempode sus serviciosprofesionales

• Que los sistemas implementados no cumplan los requisitos de eficiencia y eficacia planeados

Los responsables de lasáreas de Sistemas yTecnologías de laInformación, tienen laobligación de ceder porescrito los Derechos deAutor de los Sistemasque hayan o esténDesarrollando para elAyuntamiento,proporcionando alrespecto:

El Código Fuente del Sistema Desarrollado

Manual de usuarios

Respaldos de las Bases de Datos generadas

Director (a) deinformática yTecnologías de laInformación y todos losy las programadores(as) que se les hayacontratado para tal finy que tengan bajo suresponsabilidad una omas aplicacionesinformáticas




16 de 21PROCESO 4.11 RECURSOS FÍSICOS ORIENTADOS AL DESARROLLO TECNOLÓGICO


Actualizar la infraestructurainformática del Ayuntamientoa través de la adquisición decomputadoras modernas, lainstalación de redes decomputo y la obtención delicencias de Software para eldesarrollo de Sistemas y de lapagina Web del ayuntamiento

Falta de recursos económicos

Obsolescencia

Posibilidad de:

• Que no se cuente conla infraestructuranecesaria para laoperación de un nuevoSistema Informático

• De que los SistemasInformáticos que yaoperan hayan sidodesarrollados con“Lenguajes deprogramación” queactualmente sonobsoletos, por lo que serequiere renovarlos

El responsable de laDirección deInformática y deTecnologías de laInformación debeincluir en el estudiode viabilidad y defactibilidad para eldesarrollo de unnuevo SistemaInformático, lainfraestructura enHardware necesariapara la optimaoperación del potencialnuevo sistema

• Director (a) de Informática y Tecnologías de la Información

• Jefe (a)de Desarrollo de Sistemas

• Jefe (a)de Soporte Técnico

•Todos los Usuarios de los Tecnologías de la Información




17 de 21PROCESO 4.12 COMUNICACIÓN SOCIAL


Desarrollar un Modelode Comunicación Socialpropio, vinculando lasestrategias de medios yde mensajes con el finde contar con un bancode datos Robusto, queintegre las accionesdiarias del Ayuntamientoy de las DependenciasMunicipales,garantizando con elloinformación de Calidad(oportuna, completa yveraz), que permitaelevar el nivel deconfianza de losCiudadanos hacia elGobierno Municipal

Irresponsabilidad

Demora

Incumplimiento

Rumor

Posibilidad de:

• No contar con unModelo de ComunicaciónSocial

• Que no se esténregistrando las accionesdiarias del GobiernoMunicipal

• Que la información quese esta reflejando en losmedios no sea de lacalidad esperada

• Que la Ciudadanía noesté correctamenteinformada

Todos los y las Funcionarios(as) responsables del Desarrollode la Comunicación Socialdiariamente deberánactualizar el modulocorrespondientes de la PáginaWeb del Municipio, así comofortalecer los mecanismos dedifusión y divulgación a travésde los medios

• Director (a) deÁrea deComunicaciónSocial

• Director (a) de Informática y Tecnologías de la Información

• Coordinador (a) de la Página Web del Municipio

• En general todoslos y lasServidores (as)Públicos quegenereninformación deinterés de laCiudadanía y delos medios deDifusión




18 de 21PROCESO 4.13 SERVICIOS PÚBLICOS MUNICIPALES


Establecer sistemas eficientes delimpia recolección, tratamiento ydisposición final de desechossólidos y fomentar unacultura decorresponsabilidad entre elAyuntamiento y losCiudadanos

No contar con elrecursoeconómico

Equivocación oerror en la tomade decisiones

Falta decapacidad

Posibilidad de:

• Que no se concreten losobjetivos contemplados enel Plan de DesarrolloMunicipal

• Que los Sistemasplaneados para tener unMunicipio limpio no seancongruentes con la situaciónreal del Municipio

• Que no se cuente conestrategias para fomentar la“Cultura de limpieza”

Independientementede la situaciónfinanciera delAyuntamiento, losFuncionarios (as)responsables del“Manejo Integral delos Residuos Sólidos”,deberán presentar el“Plan Estratégico parael manejo integral delos residuos sólidos”

• Director (a) de

Servicios Públicos

Municipales




19 de 21PROCESO 4.14 AMBIENTE DE CONTROL


Incrementar la coberturay calidad de losServicios SocialesBásicos, especialmenteen la población que viveen la pobreza extrema,uniendo esfuerzos conDependencias Federalesy Estatales, convocando ala sociedad a trabajarjuntos por los que menostienen; es uno de losobjetivos prioritarios delH. Ayuntamiento que estaplasmado en En Plan deDesarrollo Municipal.

Falta de Recursos Económicos.

Deficiencias

Incumplimiento

Posibilidad de:

Que la Demanda SocialPresupuestal, supere la aperturaprogramática autorizada por elCOPLADEMUN en base a ladisponibilidad financieraautorizada para el FISM.

Que no se respete a cabalidad elprograma de obras y accionesdeterminado a inicios del EjercicioFiscal y autorizado para losmiembros de COPLADEMUN

Que no existan las herramientasde control necesarias que asegurenel manejo transparente y eficientede los recursos del FISM o queestas no se apliquenadecuadamente.

Todos los y lasfuncionarios (as) yempleados (as) dela operación delFISM, deberánaplicarcorrectamente lasherramientas decontrol emitidas,vigilando que losrecursos del fondose apliquen en sutotalidad a obras yacciones socialesque beneficien a lapoblaciónpreviamentedeterminada quevive en pobrezaextrema.

En general todos losintegrantes del COPLADEMUNen forma concreta:

El Director (a) General deDesarrollo Urbano y ObrasPúblicas

El Director (a) General deDesarrollo Social y Humano

El Director (a) General dePlaneación y Presupuesto

El Director (a) General deDesarrollo Rural

El Director (a) General deFinanzas

El Director (a) General deServicios Públicos

La Contraloría Municipal

Los Asesores (as) Técnicos

El Vocal de Control yVigilancia






Diagnosticar continua ypermanentemente que todaslas Áreas Administrativas yOperativas, cuenten con:

Su Plan de organizaciónasí como de lasherramientas que permitansalvaguardar los recursos,certificar la veracidad yexactitud de la informaciónadministrativa y financiera,eficientar losprocedimientos, así comolograr el cumplimiento delas metas y objetivosprescritos en el Plan deDesarrollo Municipal.

Inexistencia

Incumplimiento

Posibilidad de:

Que existan algunas áreascon manuales incompletos odesactualizados o en el peorde los casos que no cuentencon ellos.

Que no se apliquen acabalidad las herramientasde control interno diseñadas,por desconocimiento de lasmismas o porirresponsabilidad del personalque debe respetarlas yaplicarlas en el desarrollo desus responsabilidades.

Todas las ÁreasAdministrativas y Operativas,deberán contar con suspropios mecanismos decontrol descritos en susManuales de Organización yProcedimientos, así como desus Programas OperativosAnuales, previamenteautorizados por el CabildoPlural.

Todos los y las Servidores (as) Públicos de la

estructura ocupacional del

H. Ayuntamiento.






Fortalecer los mecanismos decontrol interno a través de :

La aplicación continua ypermanente de los Manualesde Organización , deProcedimientos y ProgramasOperativos Anuales (POA),así como del desarrollo desistemas informáticos quepor su naturaleza contienenelementos de controlvinculados integralmente alPlan de Desarrollo Municipal,autorizado al inicio de laAdministración por el CabildoPlural.

Desvinculación

Irresponsabilidad

Posibilidad de :

Que los manuales no esténvinculados con la estructuraocupacional de cada una delas Áreas Administrativas del H.Ayuntamiento o que en el peorde los casos no los apliquen

Que los responsables dealgunas Áreas Administrativas yOperativas del H. Ayuntamientono hayan analizado y aplicadocorrectamente los contenidosde los diferentes manualesdiseñados para que cumplancon sus responsabilidades coneficiencia y eficacia.

Todos los y las empleados(as) del Ayuntamientodeberán analizar, aplicar yvigilar que los Manuales deOrganización deProcedimientos y ProgramasOperativos Anuales esténcontinua y permanentementeactualizados, a efecto de quepuedan cumplir con losobjetivos institucionales ycon la utilización eficiente delos recursos previniendo conello fraudes, errores,violación a la normatividad;contable, fiscal y tributaria.

Todas las :

Autoridades, funcionarios

(as) y empleados (as) del H.

Ayuntamiento Municipal de Teloloapan.

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