MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA EMPRESA DIVEMOTOR S.A

PRESENTACION

La estructura orgánica de la empresa DIVEMOTOR S.A ha sido aprobada por la gerencia general

que establece el esquema de organización de la entidad y por lo tanto determina las áreas que se

harán cargo de las diferentes actividades que requieren efectuarse para el normal

desenvolvimiento de la empresa y el logro de sus objetivos.

El manual de organización y funciones de la empresa DIVEMOTOR S.A establece las funciones y

responsabilidades del departamento de almacén. Además, en el mismo precisan las funciones

esenciales de cada uno de los miembros que la conforman.

La estructura orgánica establece la distribución de responsabilidades en forma armónica, que

permita alcanzar los resultados esperados, a fin de cumplir con los objetivos de la empresa. En tal

sentido, el manual de organización y funciones del departamento de almacen.

Origen y objetivo empresarial

La empresa DIVEMOTOR S.A la cual pertenece al rubro automotriz y se dedica a la

comercialización de autos, buses, camiones y a brindar servicio de Post venta desde el año 1993.

DIVEMOTOR S.A es el representante oficial de vehículos de las marcas Mercedes Benz, Jeep,

Chrysler, Dodge, RAM, Freightliner y Western Star. Por otro lado, DIVEMOTOR S.A forma parte de

las empresas del Grupo Kaufmann el cual tiene inversiones en otros países de la región como

Panamá, Costa Rica y Nicaragua.

Actualmente DIVEMOTOR S.A cuenta con más de veinte sucursales a nivel nacional. Brindando una

atención de calidad en la venta de automóviles. Así mismo, DIVEMOTOR S.A se esfuerza cada día

por ofrecer el mejor servicio post-venta y brindar el mayor stock de repuestos.

La empresa cuenta con más de 1000 trabajadores, y mantiene un proceso de mejora continua,

tanto en la atención al cliente como en la capacitación de su personal. DIVEMOTOR S.A cuenta con

la certificación ISO: 9001 y la moderna herramienta tecnológica SAP. Durante los últimos años,

DIVEMOTOR S.A ha logrado posicionarse en el mercado como una empresa sólida y confiable,

asumiendo cada vez nuevos retos y cumpliendo metas más altas.

Misión

Somos una empresa comercializadora de autos, buses, camiones y servicio post-venta en el

negocio automotriz, aseguramos la calidad del servicio de venta y post-venta logrando la lealtad y

la satisfacción de nuestros clientes y la retribución adecuada a los accionistas. Contribuimos al

desarrollo de nuestra sociedad mediante nuestro compromiso de inversión a largo plazo y el

desarrollo personal y profesional de nuestros colaboradores.

Visión

Ser líder en los mercados en los que competimos y ser reconocidos por la calidad del servicio que

prestamos.

Valores Institucionales

Colaboración

Buscar llegar a las metas en equipo, y atender las necesidades del cliente sin perder el ritmo de

trabajo.

Responsabilidad

Hacer el trabajo a tiempo y con total transparencia.

Integridad

Brindar información exacta y cumplir las funciones con rectitud, franqueza y honestidad.

Pasión por el cliente

Cumplir con las necesidades del cliente, buscar satisfacer sus demandas y exceder sus expectativas

Introducción

Finalidad del manual

El presente manual de organización y funciones tiene como finalidad dar a conocer en forma clara

y definida las funciones, actividades y tareas de los integrantes del departamento de almacén

Alcance

Se entregará a cada miembro del departamento de almacén, el presente manual, cuyas funciones

contenidas, deberán ser cumplidas por los mismos

Aprobación

El presente manual, ha sido aprobado el 13 de setiembre del 2015 por la Gerencia General

Revisión

El presente manual de organización y funciones será revisado anualmente por el departamento de

Talento Humano y la Gerencia logística

Departamento de almacén

Base legal

El presente manual ha sido aprobado por la Gerencia logística y comunicado con el memorándum

N° 01 – 09 – 2015

Objetivo

a) Que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del cargo que se le ha

asignado

b) Proveer a los miembros del departamento de almacén, de una instrumento técnico que

debe ser utilizado como guía en la ejecución de sus labores

c) Instruir la aplicación del manual de organización y funciones, para que los trabajadores,

realicen sus actividades en observancia con lo que éste establece y las desarrollen con

eficiencia y eficacia

MOF DEL AREA LOGISTICA

1. DEPARTAMENTO DE ALMACEN

A- ESTRUCTURA ORGANICA

B- CARGOS ESTRUCTURALES

C- HOJA DE PUESTOS

1. Cargo: Jefe del departamento de almacén

Área: Logística

Requisitos:

Formación: Profesional universitario en administración o Ingeniería Industrial

Experiencia: Mínima de 2 años de experiencia profesional relacionada

Descripción del cargo

Depende de: Gerente de logística

Coordina con: Jefe de producción, Jefe de compras, Jefe de distribución, Jefe de ventas

Supervisa a: Auxiliares

Tarea:

La dirección de las operaciones de entrada y salida de la mercancía. Lo que

incluye la elección y posterior supervisión de los procedimientos de

manipulación de la mercancía en su recepción y en su expedición; el control

de la preparación de los pedidos y su posterior carga en los vehículos de

transporte; además de un control de la calidad de los productos recibidos.

El control de la circulación de los vehículos que transporten la mercancía de

manera que ésta resulte rentable y que cumpla con los criterios de seguridad.

La verificación del cumplimiento de las órdenes de pedido, asegurándose de

que los procedimientos planeados se cumplan en el tiempo, con la calidad y la

seguridad previstas.

El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores y agilizar

los procesos de recepción de las mercancías y preparación de los pedidos.

Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean medios materiales o

humanos.

Decide sobre los procedimientos de control de inventario y supervisa su

cumplimiento. Además, tiene que controlar los stocks y las condiciones en las

que éste se almacena. Decidiendo también la ubicación de la mercancía en el

almacén, teniendo en cuenta las características de la misma y las

manipulaciones que vaya a sufrir.

Gestionar el almacén en su sentido más amplio, eligiendo las políticas más

rentables y de acuerdo con la estrategia de la empresa.

2. Cargo: Auxiliar de recepción

Área: Logística

Requisitos:

Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes

Experiencia: 6 meses experiencia en el cargo

Descripción del cargo

Depende de: Jefe del departamento de almacén

Coordina con: Auxiliar de almacenamiento, Auxiliar de despacho, Auxiliar de registro

Supervisa a: ninguno

Funciones:

Atender a los proveedores de bienes y suministros

Verificar los datos de la facturas en la recepción de bienes y suministros

Realizar una verificación física de los bienes y suministros que ingresan al almacén

Realizar un inventario con la identificación de los bienes

Realizar periódicamente inventarios físicos de bienes y suministros en el almacén

Dar ingreso de los bienes y suministros consignados en las órdenes de compra en

las tarjetas KARDEX

Otras funciones que le asigne el jefe de almacén

3. Cargo: Auxiliar de Almacenamiento

Área: Logística

Requisitos:

Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes

Experiencia: 6 meses experiencia en el cargo

Descripción del cargo

Depende de: Jefe del departamento de almacén

Coordina con: Auxiliar de recepción, Auxiliar de despacho, Auxiliar de registro

Supervisa a: ninguno

Funciones:

Preparar los productos del Picking y generar los registros de los pasos

establecidos en el en el sistema.

Registrar en el sistema los Picking Efectuados.

Coordinar con los Transportistas y el Jefe de almacen.

Despachar los productos vendidos por tienda.

Realizar actividades de Control.

Mantener el almacén limpio y ordenado.

4. Cargo: Auxiliar de despacho

Área: Logística

Requisitos:

Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes

Experiencia: no necesita experiencia en el cargo

Descripción del cargo

Depende de: Jefe del departamento de almacén

Coordina con: Auxiliar de recepción, Auxiliar de almacenamiento, Auxiliar de registro

Supervisa a: ninguno

Funciones:

Revisar entrega de documentos.

Preparar mercadería para despacho pedidos

Supervisar que todas las rutas de los choferes de la empresa se cumplan.

Realizar el seguimiento del buen estado de los equipos para que se entreguen

adecuadamente a los clientes

5. Cargo: Auxiliar de registro

Área: Logística

Requisitos:

Formación: Técnico en administración y/o gestión de almacenes

Experiencia: no necesita experiencia en el cargo

Descripción del cargo

Depende de: Jefe del departamento de almacén

Coordina con: Auxiliar de recepción, Auxiliar de almacenamiento, Auxiliar de despacho

Supervisa a: ninguno

Funciones:

Recibir y archivar copia de todos los formularios de ingresos y egresos de bienes

y suministros

Registrar los ingresos de bienes y suministros

Registrar los egresos de bienes y suministros

Elaborar informes de existencias al jefe de almacén

Comparar las existencias de bienes y suministros de los controles contra los

inventarios realizados

Controlar bienes o suministros mediante inventario o KARDEX

Otras funciones que le asigne el jefe de almacén

2. PROCEDIMIENTOS

3. FLUJOGRAMAS

4. INDICADORES

Los indicadores que mencionaremos a continuación son los de la gestión de almacenes

propiamente del departamento que estamos desarrollando los cuales se llaman KPI (Key

Performance Indicators) estos nos muestra cómo se está desempeñando la gestión del almacén de

la empresa las cuales sirven para establecer de forma lógica y objetiva las decisiones que se van a

tomar de acuerdo a la clasificación que les daremos en las siguientes categorías:

Servicio al cliente

Uso de edificio

Costos

Manejo de personal

Utilización de equipos

SERVICIO AL CLIENTE:

Estos indicadores deben servir para medir la satisfacción que recibe el cliente del almacén, sea

este un cliente interno o externo. Los principales que se utilizan son.

Número de quejas recibidas / Unidad de tiempo.

Estas quejas deben estar relacionadas con las actividades del almacén y se toma una

unidad de tiempo apropiada (mes, semana, etc.)

Porcentaje de pedidos entregados con retraso.

Se calcula dividiendo los pedidos que han tenido retraso entre los pedidos que se

despacharon y deben tomarse una unidad de tiempo para su cálculo. Por ejemplo, puede

ser mensual, semanal, etc.

Porcentaje de pedidos entregados incompletos

Debe establecerse el periodo del tiempo en que se realizara el cálculo del porcentaje

Tiempo promedio para despacho de pedidos

Se debe llevar el tiempo desde que el pedido se recibe en almacén hasta que se entrega y

hacer un promedio de todos los pedidos recibidos en un periodo de tiempo

Porcentaje de devoluciones al almacén

Esto puede ser por equivocaciones, artículos dañados o incorrectos. Se mide la cantidad

de devoluciones por pedido. Puede que de un pedido no se devuelva nada y de otro todo,

se suman las devoluciones y divide entre el número de pedidos despachados

USO DE EDIFICIO:

Estos indicadores tratan de medir como la gestión utiliza la infraestructura del sistema de

almacén.

Rotación del inventario

Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendidos entre el inventario promedio y nos

dice la cantidad de veces que el inventario se ha sacado de almacén, si se divide 360 días

entre el valor calculado anteriormente tendremos el número de días que permanece la

mercadería en los anaqueles

Unidades procesadas por metro cuadrado de espacio

Este indicador nos provee una idea de la utilización del edificio

Valor del inventario / espacio disponible

Aunque no hay una relación entre el costo de la mercadería y el volumen de espacio ocupa

este indicador cuando se lleva durante un tiempo en el cual las mercaderías siguen siendo

las mismas, nos permite saber si se está usando de forma rentable el espacio

COSTOS:

Los indicadores de costos nos permiten saber si la rentabilidad de la operación ha mejorado o no.

Algunos de los principales son:

Porcentaje de costos del almacén

Se calcula dividiendo el costo total de los gastos del almacén entre las ventas y luego se

multiplica por cien. En el costo no se toma el valor de las mercaderías, solo los gastos

operacionales en que se incurre en el almacén

Porcentaje costos de los bienes almacenados

Se divide el costo del inventario promedio durante un periodo de tiempo, entre las ventas

de ese mismo periodo, y el resultado se multiplica por cien, a fin de determinar el

porcentaje de esas ventas que representa lo que se tiene almacenado. Es bueno que

observe que no se toma el costo de los bienes vendidos sino el inventario promedio que

existe. Es decir el valor en dinero de la mercadería que maneja

Porcentaje de los gastos de almacén a los gastos generales y administrativos

Se trata de ver que incidencia tiene el almacén en la cuenta de gastos generales y

administrativos

Gastos en el almacén / pedidos despachados

Este indicador trata de determinar si los gastos se mantiene por el costo por pedido

dentro del almacén

Relación de los gastos del almacén para un periodo determinado entre el valor del

inventario promedio

Esto mide la relación entre lo que se gasta en el almacén y el valor del que se mantiene en

este

MANEJO DE PERSONAL:

El recurso humano es muy importante en almacén, ya que de estos dependen la efectividad y

eficiencia de las operaciones. Algunos indicadores que se usan en este aspecto son:

Número de horas trabajadas / cantidad de pedidos despachados

Se mide la cantidad de horas hombre que se destinan a cada pedido

Porcentaje de ausentismo del personal de almacén

Cantidad de horas hombre trabajadas sin accidentes laborales

Costo de la mano de obra / pedidos

Mide la cantidad de dinero en mano de obra que se utiliza para manejar los pedidos

Relación del valor del inventario promedio / costo de la mano de obra

Se divide el valor del inventario promedio entre lo que cuesta el personal y nos dice

cuánto dinero se invierten por cada producto almacenado

UTILIZACION DE EQUIPOS:

La inversión en equipos, suele ser alta en el proceso de almacenaje, así como también el costo de

mantener estos equipos funcionando adecuadamente.

Inversión en equipo / costo del inventario promedio

Este es importante, porque nos dice si la inversión en equipos guarda proporción con el

valor de los bienes almacenados

Costo de combustible / Numero de pedidos despachados

Esta proporción especifica el gasto que se hace en promedio por cada pedido despachado

Kilómetros recorridos por los equipos / número de pedidos despachados

Es importante ya que determina recorridos realizados

Horas que pasan los equipos averiados / horas de trabajo total

Sirve para evaluar la disponibilidad del equipo, que tiene una relación directa con la

necesidad de cambiar dichos equipos

Costo del mantenimiento / horas trabajadas en total