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VERSION 1 - 2011
MANUAL DEL USUARIO
BACK- SAP CAPACITACION USUARIO FINAL
MANUAL DE INVENTARIOS FISICOS
ICONOS
Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o
usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.
Icono Significado
Precaución
Ejemplo
Nota
Recomendación
Sintaxis
A
1. OBJETIVO DEL PROCESO
El proceso de realizar inventario físico se aplica para dar cumplimiento a los procedimientos
establecidos.
2. DIAGRAMA DE FLUJO
Si
Realizar ajustesRealizar ajustes
Facturar ajustesFacturar ajustes
Cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar
Cerrar proceso y Notificar
resultados
Recibir resultados del
proceso
Recibir resultados del
proceso
No
FinFin
Recibir resultados del proceso, si
aplica
Recibir resultados del proceso, si
aplica
Recibir resultados del proceso, si
aplica
Recibir resultados del proceso, si
aplica
13
15
16
Administración de inventarios – Realizar inventario físico
Revisor FiscalAuditorAprobadorContador FísicoAdministrador de
inventariosSolicitante
Solicitar realización de Inventario físico
Solicitar realización de Inventario físico
SelectivoSelectivo
Definir e informar items a inventariar
Hacer corte de documentos
Realizar conteo físico
Realizar conteo físico
Generar documentos requeridos
Si
Definir cronograma y enviar notificación
Definir cronograma y enviar notificación
No
Recibir notificación y cronograma
Recibir notificación y cronograma
Recibir notificación y cronograma
Recibir notificación y cronogramaAA
AA
01
02
03
04 05
06
07
08
InicioInicio
Comparar inventario en libros
Vs. conteo físico
Hay diferencias?Hay diferencias?
Requiere nuevo conteo?
Requiere nuevo conteo?
Realizar recuento físico
Si
Si
Analizar resultados
Inventario selectivo?
Inventario selectivo?
No
Requiere ajustes?
Requiere ajustes?
Si
Recibir Informe de inventario a ajustar
Recibir Informe de inventario a ajustar
No
Aprueba ajustes?
Aprueba ajustes?
Notificar Rechazo de ajustes y justificación
Notificar Rechazo de ajustes y justificación
No
Si
No
Si
09
10
11
12
14
No
No
3. RESULTADO ESPERADO
Generar informe de los documentos de inventario aplicados, que puedan mostrar las diferencias
valorizadas de las existencias inventariadas y el registro estadístico del origen de dichas
diferencias, lo cual incluye las causaciones contables de las mismas.
4. Resumen y Descripción de la Transacción
Las transacciones principales que nos permiten realizar el inventario físico se relacionan en el
siguiente resumen:
MI01 Crear documento de inventario
MI02 Modificar documento de inventario
MI05 Modificar recuento de inventario
MI06 Visualizar recuento de inventario
MI21 Imprimir documento inventario
MI22 Visualizar documento de inventario
MI23 Visualizar datos inventario de material
MI24 Lista inventario
ADMINISTRACION
DE INVENTARIOS
En la pantalla de SAP presentamos la guía para llegar a estas transacciones
Descripción Proceso: Realizar el inventario general o por muestreo, de los bienes en stock dentro de los centros de distribución o los almacenes
Modulo: MM
Nombre Transacción ppales:
.MI01 – MI02-MI11 –MI21 – MI04-MI09-MI05-MI07-MI08 / MI 52 de inventario por muestreo
Ruta: Logística – Inventarios – Documentos para inventarios / Recuentos inventarios / Diferencia / Inventario por muestreo
Resumen del modelo de proceso empresarial
En este Manual se explica cómo se crea el documento de inventario de libre utilización mediante la transacción MI01.
RECOMENDACIONES
PASOS A SEGUIR
1.1. Acceda a la transacción:
Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >> Crear >>
Acceso vía código de transacción
MI01
1.2.1 En la imagen "Crear documento de Inventario: Acceso", complete los campos con la información que se especifica en la tabla siguiente:
Bloqueo de contabilización por inventario
Indicador que especifica que durante el recuento de inventario no se podrán contabilizar
movimientos de mercancías para los stocks de un material contenidos en el documento
para inventario.
Utilización
El indicador se fija en todos los stocks afectados (stock de almacén, stock de lote o stock
especial) para todas las clases de stock y se anula una vez contabilizado el recuento de
inventario. Existen dos posibilidades para fijar el indicador de bloqueo:
justo al registrar el documento para inventario, si el recuento debe tener lugar de forma
inmediata;
poco antes del recuento, en el caso de que éste deba efectuarse más tarde. Puede fijar el
indicador mediante Documento para inventario -> Modificar en los datos de cabecera del
documento para inventario, o bien fijarlo mediante batch input
Fijar stock teórico
Indica que se han fijado los stocks teóricos de las posiciones de un documento para
inventario que aún no se han pagado.
Utilización
Este indicador origina que el stock teórico actual se conserve en el documento para
inventario. El sistema compara el stock contado con el stock teórico fijado para
comprobar si existen diferencias de inventario.
Procedimiento
Si el registro de los resultados del inventariado no se efectúa inmediatamente después
del inventariado físico, resultará oportuno fijar este indicador para que un eventual
movimiento de mercancías ya no modifique el stock teórico relevante para el inventario .
Incluir lotes con petición de borrado
Indica que en la selección también se pueden incluir lotes que estén marcados para
borrado.
Utilización
Marque este campo, en caso de que quiera incluir los lotes marcados para borrado de un
material en el documento para inventario
En resumen se recomienda marcar para el inventario cada uno de los flags establecidos en otras especificaciones para un proceso de inventario. Estas transacciones le permitirán escoger los bienes a inventariar no obstante en el presente manual se explicara en paginas siguientes como se realiza un inventario a un centro, un almacén y/o un grupo de materiales sin tener que escoger uno a uno cada uno de ellos.
1.2.2 Presione “ENTER“ una vez haya introducido los datos necesarios, luego aparecerá la siguiente pantalla, para designar los datos del código de material a solicitar en inventario de la ventana de escogencia presentada por el sistema, paso a paso escogiendo el texto breve del material para cada uno.
Los códigos de los materiales pueden escogerse o registrarse manualmente e incluso ser pegados desde una lista hasta la capacidad de posiciones que registra la ventana.
1.2.3 Fijada la lista de códigos de materiales de “Enter“ y le aparecerá en la parte inferior de la pantalla el siguiente registro de documento para inventario:
Nota: En la siguiente tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional
(Nombre campo)
Descripción R/O/C Acción de usuario y valores Comentarios
Fecha documento
Fecha de solicitud de creación del documento
R Día, mes y años en que se crea el documento de inventario.
Fecha planif. recuento
Fecha en que se planea ejecutar el documento
R Día, mes y año en que se planea la ejecución del inventario
Centro Un centro es una unidad de organización que sirve para subdividir una empresa en función de aspectos de: Almacenamiento, Producción, aprovisionamiento, ventas, mantenimiento y planificación de necesidades
R Número del centro al que pertenece el almacén al que se le realizara el inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por centro.
Déjelo así.
Almacén Número de almacén al que se le crea documento para inventario.
R Digite él número del almacén al que le creara el documento de inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por almacén.
Déjelo así.
Otras especificaciones
Fijar bloqueo de contabilidad
Indicador que especifica que durante los conteos del inventario no se podrán contabilizar movimientos de mercancías
R Fije el bloqueo de contabilidad si el inventario es el realizado una vez al año. Para el caso de entrega de almacenista a almacenista no lo fije para no bloquear los movimientos de los materiales.
El indicador se fija en todos los Stock afectados. (Stock de almacén, Stock de lote.)
Fijar Stock teórico
Este indicador origina que el Stock teórico actual se conserve en el documento para inventario.
O Fije el indicador Es importante fijar este indicador para que un movimiento eventual de mercancías no modifique el Stock teórico relevante para el inventario.
Referencia de Inventario
Indica el número o nombre de un documento externo para identificar el inventario.
O Digite un número o nombre que le describa el documento que está creando.
Tipos de Stock
Indica que el Stock para cada uno de los tipos se ve afectado por la operación movimiento de mercancías – Inventario.
R Fije los tipos de Stock:
Libre utilización
En control de calidad
Bloqueado
Incluye materiales inventariados
Selecciona para el inventario materiales ya inventariados
O Si está fijado este indicador, también se incluirán de nuevo en la selección para el
inventario los materiales ya inventariados.
Si no está fijado este indicador, se seleccionarán solamente los materiales y lotes no inventariados
Clasificación Opciones de la información que se despliega en el documento de inventario.
R Escoja la opción que quiera ver en el documento de inventario.
2.1 VERIFICAR Nº DE DOCUMENTO DE INVENTARIO:
Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Visualizar
Acceso vía código de transacción
MI03
Como observamos esta transacción nos permite evaluar por cada posición las diferentes ventanas de SAP,
el estatus de cada material en el inventario como por ejemplo: Al consultar el historial del inventario en una
posición observamos que a la fecha de consulta no tiene registro de conteo y la misma ventana en la parte
superior nos permite ir pasando por cada uno de los materiales que conforman el inventario. El siguiente
ejemplo se presenta cuando conocemos el número del documento de inventario.
2.1.1 Cuando no conocemos el documento de inventario, entramos a la misma transacción MI03
“Visualizar Documento de Inventario: Acceso”:
Si no conoce el No. de Documento de inventario debe dar click sobre el match code y se le
despliega el siguiente cuadro:
2.1.2 En esta pantalla se ingresa el Centro y el Almacén, a los cuales se les está haciendo el
inventario, y de un click en el icono de Ejecutar desplegando la pantalla “Visualizar
Documentos de Inventario Para Material”:
Como se puede observar en la columna “Status del Documento”, todos los materiales del
inventario están con Status “Documento Activo”, lo que quiere decir que se están inventariando
pero no se han contabilizado, también nos damos cuenta de cuál es el No. de Inventario del
conteo que se está realizando, como se resalta en la imagen anterior
3.1 MODIFICAR DOCUMENTO DE INVENTARIO.
Para modificar un documento de inventario
3.1 IMPRIMIR DOCUMENTO DE INVENTARIO
Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Imprimir
Acceso vía código de transacción
MI21
3.1.1 En la imagen “Entrar Recuento Inventario:Acceso”
De un click en el icono ejecutar y aparece la siguiente pantalla:
Digite aquí él número del
documento de inventario a
imprimir.
Lo normal es que el sistema
ya trae el número
automáticamente o si no
búsquelo.
Luego de click sobre el icono Visualización de impresión si necesita visualizar primero las
planillas y luego en el icono imprimir para listar las planillas para conteo.
La presentación de las planillas será la siguiente:
Luego de haber realizado el conteo respectivo a cada material que aparece en la lista, se pasa a
registrar en el sistema R/3.
4.1 REGISTRAR CONTEOS DE INVENTARIO
Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >>
Recuento de Inventario >> Registrar
Acceso vía código de transacción MI04
Aquí se coloca la fecha y
la firma de la persona
que realizó el conteo.
4.1.1 En la imagen “Entrar Recuento Inventario: Acceso”:
Aquí debe escribir
la cantidad
contada.
Definido el documento de inventario a registrar se muestra en la pantalla la ventana para los
registros de las cantidades físicas contadas en el ejercicio.
Diligencie los siguientes campos:
(Nombre campo)
Descripción R/O/C Acción de usuario y valores Comentarios
Recuento cero
Indica que la cantidad contada es igual a cero.
R Fije este indicador en el caso de que la cantidad contada sea igual a cero.
En el caso de no fijar este indicador con un Stock cero, la posición se considerara como no contada.
Cantidad Indica la cantidad a mover en unidad de medida de entrada. La cantidad se convierte de forma automática en unidades de medida de almacén. (unidad de medida base)
R Introduzca aquí la cantidad que trae registrada en la planilla de conteo.
Si la cantidad es cero solo debe fijar el flag del cuadro de la derecha.
Para bajar de página y continuar digitando el conteo respectivo de click sobre el icono Página
siguiente o para devolverse o subir de página de click sobre el icono Pagina Anterior:
Digite aquí la
cantidad contada
Una vez haya registrado en el sistema R/3 las cantidades contadas y plasmadas en la planilla,
oprima el icono disquete para grabar.
Aparece un aviso en la parte inferior de la pantalla indicando que el recuento para el documento
100000087 ya quedo registrado.
Para Analizar las diferencias de inventario se realiza la transacción MI20 en la cual se registra el
documento de inventario a tratar.
Ejecutada la transacción se genera el listado de diferencias de inventario.
Para tratar el listado de diferencias inventario existen varios pasos o actividades que se ejecutan
según corresponda, como observamos en el ejemplo tenemos marcados los ítem que presentan
diferencias vs entre la cantidad teórica y la cantidad contada, en la misma ventana se muestra
que se puede modificar el recuento o realizar un registro del recuento, para el caso en cuestión
se decide modificar el recuento lo cual nos lleva nuevamente a la ventana de recuento se
registra el verdadero valor de recuento y se guarda.
a) Modificar Recuento: Con el cual se revisa y registran los datos reales del conteo en caso
de que al volver a realizar el conteo físico se deba realizar dichas modificaciones.
b) Aplicado y guardado el recuento se puede proceder a realizar la contabilización de las
diferencias siempre que estas existan como el ejemplo resaltado.
c) Ejecutada la contabilización el sistema nos lleva a la transacción MI07- Eliminar
diferencias, en esta primero nos muestra un encabezado y posteriormente lista los bienes
a tratar en dichas diferencias.
Se definen los motivos por los cuales se aplica dicha diferencia y el sistema realiza la
aplicación contable para que se genere el documento financiero correspondiente.
Posteriormente podemos observar la aplicación de las diferencias del inventario con el
documento generado contablemente a través de la MIGO, como se muestra en el ejemplo
adjunto.