Manual de Interventorias

8/17/2019 Manual de Interventorias

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MANUAL DEINTERVENTORIA

ALCALDIA MUNICIPALYAGUARA

HUILA

2008-2011

YAGUARA, TIERRA SOBERANA


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DECRETO No 043 (14 de Agosto de 2008)

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE INTERVENTORIA DELMUNICIPIO DE YAGUARA HUILA

El alcalde municipal de Yaguará Huila, en ejercicio de sus facultades constitucionales ylegales, en especial las conferidas por el numeral 3 del articulo 315 de la Constitución

Política y, el articulo 91 de la Ley 136 de 1994, el articulo 11 de la Ley 80 de 1993 y la Ley1150 de 2007 y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 311 de la Constitución Política, alMunicipio como la entidad fundamental de la división política administrativa del Estado lecorresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras quedemande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participacióncomunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demásfunciones que le asignen la Constitución y las leyes.

Que de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 315 numeral 3 ibídem, corresponde alalcalde municipal dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimientode las funciones y la prestación de los servicios a su cargo.

Que el artículo 3 de la Ley 80 de 1993 establece que con la contratación, las entidadesestatales buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestaciónde los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administradosque colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Que de conformidad con el artículo 14 ibídem, dentro de los medios que puedan utilizarpara el cumplimiento de los fines en la contratación, las Entidades Estatales tienen a sucargo la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de laejecución del contrato.

Que de acuerdo con los principios consagrados en la Constitución Política y el Estatuto deContratación Pública, en todo contrato o convenio suscrito por el municipio, se debe

designar una persona natural o jurídica, que verifique la ejecución de los mismos, conmiras a determinar su cumplimiento, los fines de la contratación y la satisfacción de losintereses de la Entidad, mediante la obtención del fin perseguido.

Que es necesario dar lineamientos sobre las actuaciones que deben seguir losfuncionarios o personas encargadas del control, supervisión y seguimiento a los contratosque celebre el municipio de Yaguará.


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Que para garantizar la debida ejecución de los contratos y, por tanto, el cumplimiento delos fines de la contratación estatal, las entidades estatales ejercen, de manera directa oindirecta, la interventoría de aquellos.

Que se requiere plasmar en un solo documento las recomendaciones y orientacionesgenerales que ilustren a los interventores de los contratos o convenios, constituyéndose

en una guía que para el proceso de interventoría, que consagre sus deberes,prohibiciones, responsabilidades y facultades, buscando que el municipio cuente conmecanismos eficientes que respondan a la adecuada vigilancia, control y supervisión delos contratos suscritos por la Entidad.

Que de acuerdo con lo anterior, mediante el presente decreto se adopta el manual deinterventoría del sector central del municipio de Yaguará.

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el siguiente Manual de Interventoría para laAdministración Central del municipio de Yaguará Huila, el cual hace parte integrante delpresente Decreto.

ARTÍCULO SEGUNDO: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación yderoga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Yaguará Huila, a los 14 días del mes de Agosto de 2008.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLACE

Original firmado LUIS ERNESTO ORTIZ CORTES

Alcalde Municipal


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MANUAL DE INTERVENTORIAMUNICIPIO DE YAGUARÁ HUILA

1. OBJETO

El presente Manual de Interventoría tiene como objetivo establecer los lineamientos,reglas y responsabilidades que deberán cumplir las personas o servidores públicos queejercen el proceso de interventoría en los contratos que celebre el municipio de Yaguará.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el ejercicio de la interventoría a los contratos que celebreel Municipio de Yaguará. Inicia con la celebración del contrato y concluye con laliquidación del mismo, la entrega del informe final y la incorporación de los registros

generados en el archivo central.

3. CONDICIONES GENERALES

Todo contrato que celebre la Administración Municipal de Yaguará tendrá por lo menos uninterventor o supervisor.

La Interventoría puede ser ejercida directamente por el Municipio a través de susfuncionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o técnicas,siempre y cuando esta función esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. Ladesignación del interventor se realizará en el mismo contrato mediante una cláusula que

se denominará Interventoría.

La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos,experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría. Para tal efecto, el funcionarioresponsable de designar al interventor deberá tener en cuenta que el perfil profesional dela persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como ladisponibilidad y logística para desarrollar las funciones.

La designación es de obligatoria aceptación. Cuando el interventor considere que nopuede ejercer dicha interventoría, así lo hará saber a quien lo haya designado medianteoficio motivado. Quien haya realizado la designación analizará objetivamente los motivosexpuestos y en caso de aceptarlos procederá a dictar acto administrativo motivado

designando nuevo interventor, decisión que se notificará al nuevo interventor y secomunicará al contratista.

Ya sea en el contrato o con la notificación del Acto Administrativo al interventor designadose le hará saber que debe darle cumplimiento al presente Decreto. Copia del contrato leserá entregada por la oficina de origen del mismo, en el cual se le hará saber que latotalidad del proceso contractual está a su disposición para su examen.


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En caso en que el interventor sea un servidor publico y que el mismo deba separarsetemporalmente de sus funciones, deberá entregar al ordenador del gasto un informedetallado del estado de los contratos, indicando como mínimo el numero de contrato,nombre del contratista, año, valor y estado en que se encuentra el contrato; sin la entregade dicho informe el funcionario no podrá separarse del cargo; e l alcalde o su delegado,mediante acto administrativo que contendrá los contratos a vigilar y el tiempo designará lapersona que lo reemplazará por el término de la ausencia. En caso de retiro definitivo serealizará el mismo procedimiento. El incumplimiento de esta disposición será objeto deinvestigación disciplinaria.

Iniciado el contrato se elaborará un acta firmada por el contratista y el interventor, en laque se consignará como mínimo el numero del contrato, el nombre del contratista, fechade iniciación, fecha de terminación, plazo, objeto, valor, valor del anticipo, si hubiere lugara ello.

El acta debidamente diligenciada será remitida inmediatamente a la oficina en la querepose el contrato para que haga parte del mismo. En caso de que ella no se remita, elordenador del gasto requerirá al interventor para este fin.

En el ejercicio de sus funciones el interventor deberá tener en cuenta que la actividad delMunicipio de Yaguará, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos enel artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretosreglamentarios.

3.1 ORIGEN DE LA INTERVENTORIA

La interventoría y la supervisión de contratos se originan en la obligación de carácter legaly la estipulación contractual para adelantar la verificación de la ejecución de cualquier tipode contrato o convenio. En este sentido y considerando el esquema que se presenta, a

continuación se describe el papel que ejerce cada uno de los actores que intervienen enel presente Manual de Interventoría y que son fundamentales para el entendimiento ycumplimiento del mismo.

ALCALDE MUNICIPAL

SECRETARIO DE DEPENDENCIA

SUPERVISOR

INTERVENTOR

CONTRATISTA


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3.2 ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual se desarrolló para dar soporte a las dependencias involucradas en elproceso de de interventoría que se realiza a los contratos o convenios que celebre elMunicipio, con el fin de supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para

verificar el cumplimiento las especificaciones técnicas, las actividades administrativas,legales y presupuestales, establecidas en los mismos. El presente Decreto se aplica alsector central del Municipio de Yaguará Huila.

3.3 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORÍA

La interventoría se desarrollará de acuerdo con los principios que rigen la administraciónpública consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política; los de transparencia,economía y responsabilidad estipulados en el estatuto general de contratación estatal; lasnormas que reglan la conducta de los servidores públicos; los principios de interpretaciónde la contratación, los generales del derecho y los particulares del derecho

administrativo; de acuerdo con lo cual le corresponde al interventor:

a) Colaborar con el Municipio y el contratista en el logro de los objetivos contractualespactados, conformando de esa manera un grupo de trabajo de profesionales idóneosen cuya labor conjunta se resuelvan dificultades con razones de orden técnico,administrativo, ambiental y jurídico.

b) Velar por que los contratos se ejecuten cumpliendo con la programación y el flujo deinversión establecido, manteniéndolos debidamente actualizados.

c) Velar por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a lasasignaciones presupuestales de los contratos.

d) Responder por los resultados de su gestión y de las decisiones técnicas,administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato.

e) Verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas, financieras ylegales del contrato.

f) Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en laejecución del contrato y su liquidación.

g) Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de las licencias o permisos dadospor las entidades competentes para el desarrollo de los contratos.

h) Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con larealidad de la ejecución contractual.


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3.4 FINALIDAD DE LA INTERVENTORÍA

La finalidad de la interventoría consiste en:

a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en los

contratos o convenios;

b) Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos,condiciones técnicas y demás condiciones pactadas;

c) Mantener permanente comunicación con el contratista y con el Municipio.

d) Propender por evitar los conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes asolucionar eventuales controversias;

e) Estudiar y emitir los conceptos técnicos del caso ante las sugerencias, consultas yreclamaciones presentadas por el contratista, o cuando el Municipio lo requiera.

f) Revisar las solicitudes de adición en dinero y en tiempo requeridas por el contratista yemitir un concepto técnico al respecto.

g) Informar oportunamente al Municipio acerca del incumplimiento del contratista con elfin que la entidad tome las medidas sancionatorias del caso y realice lasreclamaciones a que haya lugar.

h) Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

i) Garantizar que el contratista presente la totalidad de los documentos exigidos porMunicipio para proceder a la liquidación del contrato, y que mantenga actualizadas la

vigencia de las garantías contractuales y post contractuales.

3.5 CLASES DE INTERVENTORÍA.

La interventoría puede ser interna o externa.

La interventoría interna o supervisión es aquella que realiza un funcionario de la entidad;la interventoría externa es la que realiza una persona contratada, un tercero, contratistaindependiente de la entidad, que no pertenece a la planta de cargos de la misma.

La interventoría a los contratos de obra pública celebrados como resultado de un proceso

de licitación pública, será externa.

3.6. TIPOS DE INTERVENTORÍA

Según el tipo de labor de la interventoría, ésta se clasifica así:

a) Interventoría del proyecto: Consiste en la asesoría durante la etapa de diseño yestudios del proyecto para garantizarle a la entidad que los planos interpreten su


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voluntad, cumplan con sus requisitos dentro de la disponibilidad de recursos y esténdebidamente coordinados y completos para la ejecución de la obra.

Además, implica la vigilancia del cumplimiento de las actividades previas, control depólizas, control a los contratos de estudios técnicos y control sobre trámitesmunicipales.

b) Interventoría técnica: Comprende las funciones propiamente técnicas yadministrativas, complementarias e inseparables durante la ejecución del contrato, porlo que deben ser realizadas por la misma persona.

Función técnica: Se encamina a velar por el cumplimiento de las normas decalidad.

En los contratos de obra pública, implica además vigilar el correcto desarrollo delos planos y el cumplimiento de las normas de seguridad y economía adecuadas ala obra.

Función administrativa: Busca el cumplimiento del contrato. Además, vigila elcumplimiento del otorgamiento de la garantía en favor de la entidad, de los pagosde prestaciones sociales, fiscales y parafiscales y de las demás obligacionescontractuales y legales.

c) Interventoría económica y financiera: Implica la verificación de la inversión de losrecursos provenientes del contrato hecha por el contratista, de acuerdo a la necesidady los principios de economía, eficiencia y efectividad.

d) Interventoría legal: Comprende la revisión de la legalidad de los actos realizados porel contratista para la ejecución del contrato.

El tipo de Interventoría debe guardar correspondencia con la naturaleza del contratoobjeto de la misma.

3.7 REQUISITOS DEL INTERVENTOR

La designación o contratación del interventor debe recaer en una persona idónea, conconocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato y de la interventoría.

Tratándose de la interventoría externa a los contratos de obra pública, ésta sólo puede serejercida por arquitectos o ingenieros civiles, debidamente titulados y matriculados y conexperiencia, en su propio nombre o en el de las personas jurídicas en donde preste sus

servicios como socio o empleado y comprometa su responsabilidad técnica.

3.8. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la ley 80 de 1993, el interventorresponderá civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas delcontrato de interventoría, de ser el caso, como por los hechos u omisiones que les fuerenimputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y


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ejecución de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza la función deinterventoría.

Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 y 53 de la Ley 734 de2002, indistintamente de la clase de interventoría, los interventores son sujetodisciplinables y responden disciplinariamente.

3.9. FUNCIONES COMUNES A LA INTERVENTORÍA

Entre otras, funciones comunes a los tipos de interventoría son las siguientes:

a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y enlas leyes, decretos y normas que le apliquen;

b) Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre elcumplimiento de las obligaciones;

c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya

a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan porla óptima ejecución del objeto contratado;

d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones queimparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia conla ley y lo pactado;

e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objetopactado.

f) Exigir al contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidación delcontrato, así como mantener vigentes las garantías contractuales y post contractuales

indicadas en el contrato.

g) Suscribir las diferentes actas.

h) Elaborar la ficha técnica de la interventoría.

i) Recomendar por escrito a las partes los ajustes o modificaciones que requiera elcontrato en términos de plazo, cumplimiento o cualquier otro aspecto que lo modifique.

j) Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones queestime conveniente. Si durante la ejecución se presentan dudas o diferencias que nopuedan ser resueltas de acuerdo con las especificaciones de los estudios, pliegos de

condiciones o términos de referencia y la propuesta, deberán ser aclaradas con elresponsable del proyecto.

k) Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne paraejercer las funciones de interventoría.

l) Realizar los informes necesarios de acuerdo a la clase de interventoría y la naturalezadel contrato objeto de la misma.


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m) Informar a la entidad sobre la materialización de las causales de aplicación de lascláusulas exorbitantes pactadas o incorporadas al contrato por ministerio de la ley,para que proceda de conformidad.

n) Dar oportunamente la información requerida e informar a los organismos de control lasirregularidades que puedan dar lugar a investigaciones por parte de estos de acuerdo

a sus competencias.

o) Requerir al contratista sobre los hechos que puedan constituir incumplimiento delcontrato e informar sobre los mismos a la entidad.

3.9.1. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA DEL PROYECTO

En la interventoría del proyecto, el interventor tendrá, entre otras, las siguientes funcionesespecíficas:

a) Asesorar a la entidad durante la etapa del estudio y diseños del proyecto paragarantizarle que los planos interpreten la voluntad de ésta, guarden correspondenciacon la disponibilidad de recursos y estén coordinados y completos para la ejecuciónde la obra.

b) Vigilar el cumplimiento de las actividades previas.

c) Ejercer el control de las pólizas.

d) Controlar la ejecución de los contratos de estudios técnicos.

e) Vigilar el cumplimiento de los trámites que se deban hacer ante las distintas

autoridades para obtener los permisos, licencias y autorizaciones que se debanobtener

f) Hacer revisar, de ser necesario, los proyectos y estudios técnicos por especialistas. Elcosto de la revisión será asumido por el contratista de los proyectos o estudiostécnicos.

g) Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboran pliegos de condiciones otérminos de referencia para que las condiciones reales de construcción, los materialesy demás requerimientos de la obra estén acorde con lo que se consigna en loscontratos.

3.9.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA TÉCNICA YADMNISTRATIVA.

En la interventoría técnica y administrativa, entre otras, son funciones específicas delinterventor las siguientes:

a) Velar por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía adecuadasal bien, el servicio o la obra objeto de la interventoría.


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b) Exigir, cuando sea necesario, la realización de ensayos y pruebas.

c) Llevar un control a las especificaciones de materiales, pruebas a las instalaciones ypuesta en marcha de los equipos.

d) Conocer plenamente el objeto del contrato y las especificaciones técnicas con el fin degarantizar la adecuada ejecución del contrato.

e) Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los pliegos de condiciones otérminos de referencia, estudios previos y especificaciones generales para la debidaejecución del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevaleceránlos pliegos de condiciones o términos de referencia.

f) Si hubiere anticipo, solicitar al contratista el plan de inversión del anticipo, aprobarlo ymanejarlo, en representación del municipio, conjuntamente con el contratista.

g) Suscribir con el contratista, cuando sea necesario, el acta de iniciación de la ejecución

del contrato.

h) Exigir al contratista, previamente al acta de iniciación, la actualización de laprogramación de los trabajos entregados en la propuesta.

i) Exigir al contratista, cuando se requiera, copia de la hoja de vida y de la matricula delos profesionales que de acuerdo con la propuesta presentada por éste van a laboraren la ejecución del contrato, y verificar que los mismos cumplan con los requisitosexigidos y ofrecidos.

j) Organizar los comités técnicos o administrativos necesarios para garantizar el debidocumplimiento del contrato.

k) Cuando la naturaleza del contrato lo exija, realizar con la periodicidad pactada loscortes de ejecución del contrato, en el que se especifique el concepto ejecutado, suunidad, cantidad y valor.

En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, éste se hará quincenalo mensualmente.

l) Elaborar, con base en los cortes anteriores, las actas de recibo parcial del contrato.

m) Evaluar la ejecución del contrato previamente a su finalización e indicar al contratistalas faltantes y deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el

periodo restante para el vencimiento del plazo contractual.

n) Elaborar la solicitud de suspensión temporal del contrato por circunstancias de fuerzamayor o caso fortuito, la que debe justificarse, ser visada por el funcionarioresponsable del proyecto y sometida a la aprobación de la entidad.

o) Aprobada la suspensión, el interventor conjuntamente con el contratista y la entidadsuscribirá la respectiva acta.


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p) Elaborar el acta de reiniciación de la ejecución del contrato, la que se debe suscribirconjuntamente con el contratista y la entidad, dejando constancia del tiempo total desuspensión temporal y del vencimiento final del contrato.

q) Cuando de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato fuere pertinente, exigir alcontratista los planos de la obra ejecutada o equipos entregados, memorias o

manuales de operación, los cuales se anexaran al control de interventoría.

r) Cuando de acuerdo con la ley se requiera, liquidar los contratos.

s) Verificar la aprobación de las pólizas exigidas así como de las modificacionesrealizadas a las mismas durante la ejecución del contrato.

3.9.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA TÉCNICA YADMNISTRATIVA A LOS CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA

En la interventoría técnica y administrativa a los contratos de obra pública, entre otras,son funciones específicas del interventor las siguientes:

a) Velar por el correcto desarrollo de los planos así como solicitar al diseñador, cuandosea necesario completar o introducir modificaciones al proyecto, la elaboración de losplanos y de las especificaciones pendientes.

b) Realizar visita previa al sitio de la obra en compañía de quienes realizaron lospresupuestos y los diseños con el fin de conocer las características del sitio y lascondiciones de ejecución de la obra.

c) Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares

del proyecto estén debida y completamente definidas.

d) Suscribir, antes de dar inicio a los trabajos, con el contratista y propietarios deinmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar,complementándolas con registros fotográficos si fuere necesario.

e) Registrar con el contratista o el representante de aquel en la bitácora o libro de obraslas acciones realizadas; los inventarios periódicos de materiales, equipo y personal;las actas de los comités técnicos o administrativos de obras que se realicen; lasnovedades que se presenten; los conceptos técnicos emitidos por consultoresexternos a la obra y demás observaciones que a su juicio sean necesarias hacer.

f) Participar al inicio de la obra en el control de la ejecución de la localización y elreplanteo del proyecto, el diseño y ubicación de los campamentos, los sitios dealmacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividadespreliminares de la construcción.

g) Efectuar mediciones periódicas de los ítems ejecutados, las cuales deberá hacerconstar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificación del ítem medido,unidad y cantidad medida.


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h) Con base en lo anterior, efectuar con la periodicidad pactada, los cortes de obra.

En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, éste se hará quincenalo mensualmente.

i) Elaborar, con base en los cortes de obra, las actas de recibo parcial de obra.

j) Exigir para la ejecución del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primeracalidad que estén conforme con las normas y especificaciones establecidas en losplanos, pliegos de condiciones y la propuesta.

k) Ordenar todos los análisis y pruebas necesarios para establecer las condicionestécnicas o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y conbase en los resultados efectuar, de ser necesario, las recomendaciones pertinentes ydar las órdenes necesarias para garantizar la debida ejecución del contrato.

l) En los ensayos de los concretos, se deberá tener en cuenta lo establecido en elCódigo Colombiano de Construcciones Sismo Resistente.

m) Para los ensayos y aceptación de los materiales se deberá tener en cuenta lascondiciones estipuladas en las normas de calidad que regulen la materia.

n) Aportar copia de todas las pruebas o ensayos que serán conservados en el fólder delproyecto, discriminando la ubicación, orden y fecha de ejecución.

o) Aprobar o improbar la iniciación o terminación de los ítems contratados, teniendo encuenta la programación establecida y su secuencia técnica.

p) Ordenar la remoción y reemplazo de la obra mal ejecutada o no aprobada, fijandopara el efecto un plazo.

q) Verificar y exigirle al contratista que realice las obras con el equipo y maquinaria queofreció en la propuesta, así como sus buenas condiciones de servicio.

r) Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener laseguridad dentro de la obra.

s) Ordenar lo necesario para que la ejecución del contrato se lleve a cabo sin ocasionarperjuicios a terceros.

t) Exigir el total cumplimiento de la programación de la obra pudiendo recomendarmodificaciones cuando se haga necesario, sin cambiar el plazo.

Estas modificaciones deberán acompañarse de la respectiva programación y el flujode caja correspondiente, si lo hubiere.

u) Presentar con anticipación suficiente los estudios que indiquen la necesidad de mayorcantidad de obra, obras complementarias o adicionales, estipulando el plazo adicionalque pueda ser requerido para la ejecución de las mismas.


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v) De presentarse obras extras adicionales, suscribir en forma conjunta con el contratistaactas donde consten los precios para los ítems cuyos valores no aparezcan en lapropuesta inicial, respaldadas por los respectivos análisis de precios unitarios yremitirlos como parte integral de los estudios que presente para la aprobación delfuncionario responsable del proyecto, quien anexará a éstos el correspondientecertificado de disponibilidad presupuestal.

w) Evaluar la obra previamente a su finalización e indicar al contratista las faltantes ydeficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el periodo restantepara el vencimiento del plazo contractual.

3.10. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, lasprohibiciones y deberes, el Municipio se abstendrá de designar interventor a quien se

encuentre en situación de conflicto de intereses definidos en el Manual de ética yconducta que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o estéincurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores lesestá prohibido:

a) Adoptar decisiones que le corresponden al Municipio tales como la aprobación deadiciones, prórrogas, suspensiones y demás que impliquen modificaciones delcontrato.

b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas,favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante odel contratista.

c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

d) Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de losparticulares en relación con el contrato.

e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa oindirectamente en el contrato.

f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

g) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

h) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

i) Participar en procesos de selección en el Municipio con el contratista persona naturalo jurídica, el cual le está ejerciendo la interventoría.

j) Autorizar la ejecución de ítems no previstos, obras adicionales o mayores cantidadesde obra sin la autorización del Municipio, formalizada mediante la celebración decontratos adicionales que así lo establezca.


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k) Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haberrealizado la modificación del contrato.

3.11. RELACIÓN CON LA ENTIDAD

El interventor es el delegado de la entidad ante todas las personas o entidades queintervienen en la ejecución del contrato objeto de la interventoría. En consecuencia, laentidad sólo podrá intervenir por el conducto regular del interventor. De no ser así, relevaa éste del cumplimiento de sus funciones y de la responsabilidad correspondiente, sin queimplique disminución de los honorarios pactados.

3.12. RELACIÓN CON EL CONTRATISTA

El interventor mantendrá una relación directa con el contratista de la entidad para dar suopinión y sugerencias sobre la forma en que se ejecute el contrato. El interventor sólopodrá dar órdenes escritas al contratista o su representante y no a sus empleados o

subcontratistas. Además, podrá ordenar por escrito labores parciales al contratista o a surepresentante, cuando considere que no se están cumpliendo las especificaciones delcontrato.

4. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR

4.1. OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS

Las siguientes son las obligaciones administrativas del interventor:

a) Solicitar al Municipio la documentación e información necesaria para desarrollar

adecuadamente la interventoría.

b) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a sucargo.

c) Revisar y estudiar los documentos e información suministrados por el Municipio quedieron origen al contrato, con el propósito de establecer criterios claros y precisossobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las laboresencomendadas; solicitando al Municipio las aclaraciones del caso.

d) Verificar la existencia de las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución delcontrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a

través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del iniciodel contrato.

e) Exigir al contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de las actividadesestipuladas en las reglas de participación. Considerar la información contenida en losanálisis de precios unitarios para la aprobación y fijación de los precios unitarios noprevistos que se requieran en el desarrollo del proyecto.


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f) Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglasde participación, relacionada con los requisitos exigidos para los perfiles profesionalesdel recurso humano y el tiempo de dedicación de los mismos al contrato, así como elequipo exigido para la ejecución de los trabajos.

g) Programar y coordinar con el contratista y con el Municipio las reuniones de

seguimiento a la ejecución del contrato. En estas reuniones se debe presentar elestado de avance del contrato, se tratan y analizan temas y problemas relacionadoscon el desarrollo del proyecto y se convienen soluciones prácticas y oportunas.

h) Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para laejecución del contrato.

i) Mantener actualizada la documentación de los contratos y el archivo de los mismos,conforme a la composición documental establecida en la Ley.

j) Solicitar cuando se requieran los cambios respectivos de personal de los equipos detrabajo del contratista; aprobar conforme a las reglas de participación los cambios del

equipo de trabajo del mismo, dejar registro de dicha aprobación e informar alMunicipio.

k) Cumplir y hacer cumplir al contratista en que todo el personal a su cargo se encuentreafiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgosprofesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, así como el cumplimiento depago de obligaciones parafiscales, cuando corresponda.

l) Cumplir con la entrega de los informes de ejecución física, financiera y legal ademásde los semanales, mensuales y finales requeridos por el Municipio en los cuales sepresente el estado de ejecución avance y terminación del contrato.

m) Realizar cualquier otra actividad administrativa requerida para la correctaadministración del contrato.

n) Verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estaspermanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.

o) Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos,terminación, entrega y recibo final, el proyecto de liquidación y las demás que seproduzcan con ocasión de la ejecución del contrato y en desarrollo de la interventoría.

p) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se generen conrelación al contrato suscrito.

q) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista yemitir un concepto al Municipio para la resolución final de las mismas.

r) Si es necesario suspender el contrato de ejecución, o si se establece posteriormenteampliar el plazo pactado para la suspensión, la interventoría deberá emitir un conceptotécnico previo sobre la suspensión.


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s) Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prórrogas, modificaciones,suspensiones, del plazo de ejecución del contrato, presentadas por el contratista yemitir un concepto técnico al Municipio. Revisar y remitir dichas solicitudes alMunicipio para su aprobación con una antelación mínima de 10 días a la fecharequerida para su implementación, las cuales deben estar suficientemente justificadas.

t) Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas serealicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.

u) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulareso las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

v) Revisar permanentemente la vigencia de las pólizas del contrato y efectuar alcontratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario su ampliación en valor oen plazo.

w) En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el interventor deberá enviaral Municipio, copia de los requerimientos realizados al contratista, de los cuales

siempre se deberá allegar copia a la compañía aseguradora. No obstante elrequerimiento - el cual deberá establecer un término para el cumplimiento de laobligación -, el Contratista persiste en el incumplimiento, el interventor deberá informarde inmediato al Municipio con el fin de proceder a declarar el siniestro y comunicar a lacompañía aseguradora dentro de los tres días siguientes a la ocurrencia del mismo deconformidad con el Código de Comercio. Una vez se de aviso del siniestro a lacompañía aseguradora, el interventor deberá enviar al Municipio un informe técnicosobre el incumplimiento del contratista y una tasación de los perjuicios ocasionados.

4.2. OBLIGACIONES TÉCNICAS

Las siguientes son las obligaciones técnicas del interventor:

a) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas parainiciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - según el caso - laexistencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos,especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias parasuscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado;

b) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura física y el recurso humanosuficiente para adelantar la implementación de los requerimientos exigidos por lasentidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para eldesarrollo del contrato.

c) Verificar oportuna y permanentemente los ítems y las cantidades de obra establecidasen el contrato, a partir de la información suministrada y presentar un informe alMunicipio sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos yque puedan implicar modificaciones al contrato.

d) Verificar que el contratista cumpla las normas y especificaciones técnicas establecidaspor el Municipio para el desarrollo del contrato. En caso de advertir la necesidad deintroducir modificaciones a las especificaciones, el interventor deberá informar alMunicipio para su evaluación y aprobación.


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e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales,bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el interventor exigirá al contratistaefectuar los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad delos mismos, igualmente realizará los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas paraverificar y aprobar que el contratista esté cumpliendo con las normas y

especificaciones técnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas oensayos no cumplan con los resultados, el interventor deberá dejar registro de laimplementación y verificación de las acciones correctivas pertinentes.

f) Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato, efectuandocontroles periódicos de las actividades programadas y recomendar los ajustes a losque haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor deberá informaroportunamente a Municipio y sugerir si es el caso la aplicación de los procedimientossancionatorios establecidos en el contrato.

g) Estudiar y decidir los requerimientos de orden técnico que no impliquenmodificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones éstas deberán

someterse al estudio del Municipio, previo concepto de la interventoría.

h) Recibir y estudiar los análisis de precios unitarios de ítems no previstos presentadospor el Contratista. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la revisiónefectuada a los análisis de precios unitarios de los ítems no previstos con mínimo doscotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios no previstos,éste debe remitir al Municipio el concepto de aprobación de ítems y precios noprevistos. Si el incumplimiento conlleva además, a un indebido manejo de recursos, elinterventor deberá informar al Municipio para que se inicien las acciones a las quehaya lugar.

i) Elaborar el proyecto de liquidación del contrato objeto de la interventoría en un tiempo

máximo de 2 meses contados a parir de la fecha de terminación y remitir al Municipio para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los soportes.

j) Verificar que el contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar según lanaturaleza del contrato.

k) Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con sunaturaleza correspondan a la función de interventoría.

4.3. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL

Las siguientes son las obligaciones de control presupuestal del interventor:

a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por el Municipio para laentrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión delanticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda la programación de lostrabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo.

b) Cuando lo estipule el contrato, la interventoría deberá abrir con el contratista unacuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deberá ser manejada


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en conjunto (contratista interventor) y debe ser independiente de sus cuentasparticulares. Esta cuenta deberá estar a nombre del proyecto y contendrá el nombredel contratista y el número del contrato.

c) Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo yremitirlos al Municipio. Los informes de buen manejo del anticipo deberán estar

soportados como mínimo por los siguientes documentos:Extracto bancario. Conciliación bancaria. Plan de inversión vigente. Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamentediligenciado. El comprobante de egreso debe contener el número de la cédula deciudadanía o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constanciade los descuentos tributarios. Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, lascuales deben cumplir lo establecido por la ley. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son denómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el

número de identificación, nombre y cargo.No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.

d) Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con elregistro de gastos o el plan de inversión del anticipo. En el caso en que se compruebeque el contratista otorgó a los dineros provenientes del anticipo una destinacióndiferente a la autorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo ycorrecta inversión del mismo, debiendo informar inmediatamente al Municipio.

e) Garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentaspresentadas por el Contratista, así mismo que el contratista transfiera al Municipio deacuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros

generados por el anticipo.

f) Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar unregistro cronológico de los pagos, y ajustes económicos del contrato - BALANCE DEEJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL CONTRATO.

g) Cuando este establecido, el interventor debe calcular los ajustes de precios delcontrato de acuerdo a lo indicado en las cláusulas contractuales.

h) Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato, para garantizar elcumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.

i) Efectuar el balance presupuestal de ejecución del contrato para efectos de laliquidación del mismo.

5. ÓRDENES DEL INTERVENTOR

Las órdenes o sugerencias del interventor deben darse por escrito y dentro de los límitesdel respectivo contrato y el tipo de interventoría.


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6. INFORMES DE INTERVENTORIA

En cumplimiento de sus funciones el interventor debe elaborar informes de interventoría,los cuales de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de interventoríapueden ser: de ejecución física, ejecución financiera y ejecución legal.

Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecución o al final, es decir, puedenser informes de ejecución parcial o definitivos.

6.1. INFORME DE EJECUCIÓN FÍSICA

En él se compara la cantidad del objeto contratado, item por item, con la cantidadejecutada a la fecha del informe.

6.2. INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA

En él se refleja la aplicación de los recursos económicos de conformidad con los ítems ycantidades contratadas y los precios pactados, de modo que en todo momento se pueda

verificar la ejecución de los recursos.

6.3. INFORME DE EJECUCIÓN LEGAL En él se refleja la legalidad de los actos realizados por el contratista para la ejecución delcontrato.

6.4. INFORME SEMANAL

Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo delcontrato. Debe contener la localización exacta donde se desarrolla el contrato, ladescripción de las licencias y/o permisos requeridos para el contrato, Informacióncontractual, control a la programación y ejecución del contrato, avance físico del contrato

expresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo, acciones implementadaspor la interventoría para recuperar el atraso de la obra en el caso que se presente,información de actividades realizadas en la semana, las actividades a realizar en lapróxima semana, actividades críticas del contrato, comentarios del estado del contrato,registro fotográfico del avance del contrato, acciones y recomendaciones que hace lainterventoría para la supervisión del contrato.

El informe semanal se debe presentar a partir de la primera semana de iniciación delproyecto y debe ser elaborado por la interventoría y entregado al supervisor del contratoel primer día hábil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe.

6.5. INFORME MENSUAL

El informe mensual esta conformado por un resumen ejecutivo y un informe básico. En elinforme ejecutivo, se presenta la información general del contrato, el control de laprogramación, las actividades ejecutadas en el periodo, el control presupuestal y legal delcontrato y los comentarios y recomendaciones de la Interventoría. El informe básico esta conformado por tres apartes que son: 1. Anexo Administrativo. 2. Anexo Técnico. 3. Anexo Presupuestal.


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6.5.1. DOCUMENTOS DEL ANEXO ADMINISTRATIVO

Estado general de los contratos. Control de la programación. Actas de veeduría.

Actas de seguimiento al contrato. Control del personal del contratista y del interventor.Actas suscritas durante el periodo. Correspondencia entre el contratista y el interventor.

6.5.2. DOCUMENTOS DEL ANEXO TÉCNICO

Análisis de precios unitarios. Relación de planos. Relación de documentos. Concepto aprobación de ítems y precios no previstos. Selección de equipos de medición.

Control de inspección o ensayos.Actas de reunión con la comunidad. Control de equipos, Control de seguridad industrial. Registro fotográfico. Informe meteorológico o control diario del estado del tiempo. Cumplimiento ambiental y social.

Adicional de lo anterior, en el anexo técnico la interventoría debe adjuntar los resultadosde ensayos de laboratorio y demás documentos que soporten la información presentadaen cada uno de los formatos.

6.5.3. DOCUMENTOS DEL ANEXO PRESUPUESTAL

Informe de buen manejo del anticipo. Balance presupuestal. Acta de recibo parcial.

El supervisor designado por el Municipio deberá aprobar cada uno de los informesmensuales entregados por la Interventoría, el cual le servirá para verificar el cumplimientodel contrato.

6.6. INFORME FINAL

Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que hagamemoria descriptiva del proyecto. Este informe final deberá contener los siguientescapítulos:

Capítulo I: Antecedentes y descripción general del contrato.

Capitulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, asícomo paz y salvos con las diferentes empresas de servicio público o con las entidadesrequeridas para la aprobación final del contrato.


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Capitulo III: Cantidades de obra ejecutadas, discriminando las mayores cantidades deobras ejecutadas y obras adicionales. Relación de metas físicas ejecutadas y noejecutadas.

Capítulo IV. Control de calidad. En este capítulo se deben anexar los formatos

relacionados con el cumplimiento de especificaciones técnicas, control equipos demedición, resultados de ensayos de laboratorio, etc.

Capítulo V. Aspectos logísticos: Personal del contratista, equipo utilizado por elcontratista, cumplimiento de seguridad industrial y salud ocupacional.

Capítulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en eldesarrollo del contrato.

Capítulo VII Aspectos presupuestales y legales del contrato - Balance de ejecuciónpresupuestal y facturación del contrato. Modificaciones realizadas al contrato.

Capitulo VIII- Contrato de interventoría. En este capítulo se deben presentargeneralidades, facturación, recursos del interventor, control de calidad.

Capítulo IX- Anexos. Estos deben ser:

Presupuesto general del contrato. Análisis de Precios Unitarios de los ítems originales así como de los ítems deprecios extras fijados durante la ejecución del contrato. Licencias y permisos obtenidos. Paz y salvos con las empresas de servicios públicos y/o empresas requeridas parala aprobación final del contrato. Planos récord del proyecto donde se visualice tanto lo ejecutado como lo no

ejecutado; perfiles estructurales etc. Actas suscritas (acta de iniciación, suspensión, reiniciación, terminación, entrega yrecibo final de obra). Registros fotográficos y/o fílmicos en ejecución y finales tanto de lo ejecutadocomo de lo no ejecutado (con fechador). Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones especiales que seannecesarios para la conservación de los bienes entregados. Libro o bitácora del contrato. Evaluación de proveedores. Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte delMUNICIPIO DE YAGUARA.

7. ACTAS

Las actas son documentos protocolarios donde se registra el desarrollo del contrato y loscompromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes.

Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales debenllevar una numeración con su respectivo consecutivo como se muestra a continuación:


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Las actas que se generen dentro del procedimiento de seguimiento a la ejecución decontratos y de liquidación de contratos tendrán una numeración consecutiva que va desdeel número uno (1) acta de iniciación hasta el acta (n) de liquidación.

Para el caso de las actas de recibo parcial se debe colocar una numeración consecutivaque va des de el ACTA DE RECIBO No 1 hasta el ACTA DE RECIBO No ( n ):

Para las actas de seguimiento de contratos y de recibo parcial se puede manejar unconsecutivo independiente de las otras actas que se generen durante la ejecución de loscontratos, es decir se tendrá un consecutivo paralelo como se muestra a continuación:

Acta No. 1 de seguimiento de contrato Acta No. 2 de seguimiento de contrato Acta No. 3 de seguimiento de contrato

7.1. TIPOS DE ACTAS

Las actas surgidas en desarrollo de la interventoría pueden ser:

a) Acta de inicio: documento que determina el primer día de ejecución del contrato,señalando el inicio del desarrollo físico del mismo y, por tanto, el punto de partida parael control del plazo y seguimiento por parte del interventor.

b) Acta de vecindad: documento donde se deja consignado el estado actual de lasedificaciones, vías y demás elementos existentes en la vecindad directa del proyecto,que puede ir acompañado de fotografías y videos. Además del interventor y elcontratista, la deben firmar los vecinos existentes.

c) Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: su finalidad es registrar la ejecuciónde la obra, bien o servicio que se pactó desde el inicio del contrato.

d) Acta de obra, de bien o de servicio extra: se registra en ella la obra, bien o servicioque no es objeto del contrato, pero que es necesario incluirlo en él para darcumplimiento a la finalidad pretendida con la celebración del contrato.

Previamente a la suscripción del acta, el interventor debe obtener el certificado dedisponibilidad presupuestal.

e) Acta de obra, de bien o de servicio adicional: en ella se consigna la obra, bien oservicio que se pactó en el contrato principal pero cuya cantidad exceden lascontempladas en él.

Previamente a la suscripción del acta, el interventor debe obtener el certificado dedisponibilidad presupuestal.

f) Acta de compensación de obra, de bien o de servicio: en ésta se consigna lareducción de las cantidades de algunos de los ítems contratados y el incremento deotros igualmente pactados o el establecimiento de ítems extras o no contempladosinicialmente. En este último caso se tendrá en cuenta lo previsto en el literal h) delpresente artículo.


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Si la modificación supera el monto inicialmente contratado, previamente a lasuscripción del acta el interventor debe obtener el certificado de disponibilidadpresupuestal.

g) Acta de pago parcial: registra el pago que se efectúa una vez ejecutado undeterminado porcentaje del objeto contratado o transcurrido un lapso determinado.

h) Acta de convenio de precios no previstos: en ella se consigna el acuerdo de losprecios correspondientes a los ítems no contemplados inicialmente. Para la fijación delos mismos, ha de tenerse en cuenta los precios indicativos o de referencia del SICE o del mercado, según el caso.

i) Acta de suspensión: en ésta se consignan la suspensión de la ejecución del contratopor un determinado tiempo, indicándose la circunstancia que origina la misma.

j) Acta de reiniciación: en ella se consigna el reinicio de la ejecución del contrato unavez superada la circunstancia que diera inicio a su suspensión.

k) Acta de recibo parcial: en ella se registra el recibo por parte del interventor de laejecución parcial del objeto del contrato intervenido, registrándose las cantidades deobra, bienes o servicios recibidos.

l) Acta de recibo final: en ésta el interventor y el contratista declaran que el contrato seha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrándose las cantidades de obra, bienes oservicios recibidos.

m) Acta de liquidación final: en ésta se declara que se dio cumplimiento al objetocontratado, consagrándose el valor de lo ejecutado, lo pagado parcialmente y el saldoa favor del contratista o de la entidad.

Además, en ella se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hayalugar, y constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaran laspartes para poner fin a la diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

7.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS

7.2.1. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE INCIACIÓN

Las actas de iniciación deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.b) Objeto del contrato.

c) Nombre del contratista.d) Nombre de la entidad.e) Valor y plazo del contrato. f) Pólizas, riesgos amparados, valores amparados y vigencias.g) Relación del personal del contratista para la ejecución del contrato. h) Declaración completa de iniciación del contrato.i) Nombre del interventor.

j) Firmas del interventor y el contratista.


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7.2.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE VECINDAD

Las actas de vecindad deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.b) Objeto del contrato.

c) Nombre del contratista.d) Nombre de la entidad.e) Enumeración y características de los elementos vecinos. f) Fotografías y videos si se consideran necesarios. g) Firmas del interventor, contratista y los vecinos.

7.2.3. CONTENIDO DE LAS ACTA DE OBRA, BIEN O SERVICIO ORDINARIO

Las actas de obra, bien o servicio ordinario deben contener como mínimo la siguienteinformación:

a) Número de contrato.

b) Objeto del contrato.c) Nombre del contratista.d) Nombre de la entidad.e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Descripción, cantidad, valor unitario y total de la obra, bien o servicio ejecutado. h) Firmas del interventor y el contratista.

7.2.4. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE OBRA, BIEN O SERVICIO EXTRA OADICIONAL

Las actas de obra, bien o servicio extra o adicional deben contener como mínimo la

siguiente información:

a) Número del contrato. b) Objeto del contrato.c) Nombre del contratista.d) Nombre de la entidad.e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Descripción de la obra, bien o servicio extra o adicional, cantidad, valor unitario y

total. h) Justificación de la obra extra o adicional. i) Firmas del interventor y contratista.

7.2.5. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE COMPENSACIÓN DE OBRA, DE BIEN OSERVICIOS

Las actas de compensación de obra, de bien o servicio deben contener como mínimo lasiguiente información:

a) Número del contrato.


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b) Objeto del contrato.c) Nombre del contratista.d) Nombre de la entidad.e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Descripción de las obras, bienes o servicios compensados,

h) cantidad, valor unitario y total. i) Justificación de la compensación.

j) Firmas del interventor y contratista.

7.2.6. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE PAGO PARCIAL

Las actas de pago parcial deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de contrato u orden.b) Objeto del contrato.c) Nombre del contratista.

d) Nombre de la entidad.e) Valor y plazo del contrato. f) Número del acta de pago. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fecha de corte. i) Item y cantidad de labor ejecutada.

j) Precios unitarios. k) Unidad de medida. l) Valor total.m) Cantidad ejecutada acumulada. n) Grado de ejecución física.o) Firmas del interventor y contratista.

7.2.7. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE CONVENIO DE PRECIOS NO PREVISTOS

Las actas de convenio de precios no previstos deben contener como mínimo la siguienteinformación:

a) Número del contrato.b) Objeto del contrato.c) Nombre del contratista.d) Nombre de la entidad.e) Valor y plazo del contrato.

f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. g) Número del certificado de registros de precios en el SICE por parte del contratista, deser necesario.

h) Precio indicativo o de referencia en el SICE, de ser necesario. i) Precio unitario o global acordado.

j) Unidad de medida. k) Análisis de precios unitarios, de ser necesarios. l) Firmas del interventor, contratista y la entidad.


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7.2.8. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE SUSPENSIÓN

Las actas de suspensión deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato.d) Nombre del contratista.e) Nombre de la entidad.f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Móvil y justificación de la suspensión. i) Plazo estimado de la suspensión, de ser posible.

j) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

7.2.9. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE REINICIACIÓN

Las actas de reiniciación deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato.d) Nombre del contratista.e) Nombre de la entidad.f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fecha de la suspensión.i) Fecha de la reiniciación.

j) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.

k) Declaración expresa de que el motivo que generó la suspensión ha cesado, con laexplicación correspondiente, de ser necesario.l) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

7.2.10. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE RECIBO FINAL

Las actas de recibo final deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato.d) Nombre del contratista.

e) Nombre de la entidad.f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas. i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.

j) Fecha de corte. k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados.l) Precios unitarios. m) Unidad de medida.


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n) Valor total.o) Item, cantidad, unidad de medida, valor unitario y total reconocido en actas de pago

parcial.p) Grado de ejecución física.q) Firmas del interventor y contratista.

7.2.11. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIÓN FINAL

Las actas de liquidación final deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de contrato u orden.b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato.d) Nombre del contratista.e) Nombre de la entidad.f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato. h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas.

i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato. j) Fecha de recibo de la obra, bien o servicio. k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados, señalando si son ordinarios,

extras o adicionales. l) Precios unitarios. m) Unidad de medida. n) Valor total.o) Grado de ejecución física. p) Valor de lo pagado parcialmente. q) Saldo a favor de la entidad o del contratista. r) Declaración expresa de que se dio cumplimiento al objeto contratado.s) Acuerdos sobre ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

t) Acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaron las partes para poner fin a lasdiferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. u) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

8. MODIFICACIONES AL CONTRATO Y CONTRATO ADICIONAL

Cuando de las actas de la interventoría o de la labor de ésta se desprenda la modificacióno adición del contrato, quien ejerza aquella así lo comunicará al funcionario competentede la entidad para que proceda de conformidad, debiendo velar por que ello ocurra.

En el evento de contrato adicional, el interventor tendrá en cuenta al momento de lasuscripción del acta que dé lugar a aquel, que de conformidad con lo dispuesto en el

inciso 2 del parágrafo único del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 Los contratos no podránadicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste ensalario mínimos legales mensuales .

9. COMPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL CONTRATO

El interventor o supervisor deberá allegar oportunamente los registros y documentos alMunicipio, con el fin de que éste pueda realizar el control correspondiente.


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Acta de recibo y aprobación de estudios y diseños X X XActa de aprobación de cambio de personal mínimo requeridopara la ejecución del contrato

X X X X

Acta de modificación de mayores y menores cantidades eítems no previstos

X X

10. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS

El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se realizará de conformidadcon las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de lostérminos allí señalados.

Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con lascantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio. En elevento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, seprocederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse deinmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontación del bien o

servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas.

En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentrandescritos o que se implementen en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios parael Municipio.

11. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificadoel cumplimiento del objeto contractual, situación que ocurre en circunstancias normales;pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo señala elartículo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales provenientes del contratista como la muerte, la

incapacidad física permanente, la disolución de la persona jurídica, la interdicción judicial,concordato preventivo, la cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos

judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato).

Así mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes enexigencias del servicio público o del orden público que requieran una terminaciónunilateral. La terminación unilateral, debe ordenarse mediante acto administrativomotivado, contentivo de la justificación y la comprobación de la causal que dio origen a laterminación. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y sia ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnización, así como la liquidación delcontrato.

Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidación delcontrato, debe decretarse la liquidación del mismo. La terminación del contrato debecontener en tratándose de obra pública:

a) Verificación previa al recibo. b) Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibió. c) Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar). d) Trámite protocolario de recibo en el sitio. e) Cierre del acta de vecindad (cuando a ello hubiere lugar).


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f) Entrega del contratista de la bitácora, del registro fotográfico, de los ensayos delaboratorio que todavía tenga en su poder, del paz y salvo de la cancelación realizadaa los trabajadores por concepto de salarios y prestaciones sociales.

g) Entrega final al usuario.

12. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

El interventor deberá elaborar el proyecto de liquidación definitiva a la terminación delcontrato dentro de los plazos establecidos para este efecto.

De conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 enconcordancia con el artículo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: Los contratosde tracto sucesivo cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demásque lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con las partescontratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego decondiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimientode los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto

Administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga .

A su turno, se procederá a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del Municipio,mediante resolución motivada, susceptible del recurso de reposición, cuando el contratistano se presente a la liquidación por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consensosobre el contenido de la misma.

El término para la liquidación unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artículo 44, arribacitado: En los que requieran liquidación y esta sea efectuada unilateralmente por laadministración, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento delplazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesadopodrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar

dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar;...

En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidacióndel mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollocontractual. Es por esto que el interventor es el funcionario que debe realizar toda lainspección y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deberá presentar informe final yatratado en precedencia, anexo al acta de liquidación, la cual deberá contener: el objeto delcontrato, el plazo de ejecución del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el día deaprobación de la garantía única, los datos de las adiciones, la información relacionada conlas prórrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados obienes recibidos.

El interventor tendrá la responsabilidad de remitir al Municipio los documentosrelacionados a continuación, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contratodentro del procedimiento de liquidación de contratos.


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Informe estado general del contratoControl de la programación del contrato Control de equipos Control de personal Control de seguridad industrial Acta de recibo de veeduríaCorrespondenciaActa de terminación del contrato Acta de entrega y de recibo final del contratoProyecto de liquidación del contratoActa de terminación del contrato de interventoría Acta de entrega y recibo final del contrato de interventoría Proyecto de liquidación contrato de interventoría Registro fotográfico Evaluación de proveedores de bienes y serviciosActa de recibo y aprobación de estudios y diseños Acta de aprobación de cambio de personal mínimo requerido para la ejecución del

contrato Acta de modificación de mayores y menores cantidades e ítems no previstos

14. CONTROLES

Con el fin de establecer oportunamente las irregularidades e inconvenientes que sepresenten durante la ejecución del contrato, y aplicar las medidas correctivas necesarias,el interventor, de acuerdo a la naturaleza de la interventoría, puede ejercer controlessobre:

a) El presupuesto. b) Los costos. c) La programación. d) La calidad de los materiales, bien o servicio. e) La mano de obra. f) Las herramientas y equipos. g) Los aspectos legales. h) Los aspectos financieros. i) La calidad.


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