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BERENICE MARIA GIANNELLA

Presidente

ANA CLAUDIA MARINO BELLOTTI

Chefe de Gabinete

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA

FUNDAÇÃO CASA-SP

LIANA DE PAULA

Presidente da Comissão

Membros

Cristina Mirante Farias

Ivanor Goes dos Reis

Jakeline de Chico

Sérgio Ranalli

Teresa Hatsue Shimomoto

Vicente Guerra

Dezembro / 2008

Agradecemos à Chefia de Gabinete da Fundação CASA-SP pelo apoio dado ao nosso

trabalho e à equipe do Sistema de Arquivo do Estado de São Paulo – SAESP pela

leitura atenta e sugestões feitas a este Manual.

A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da

Fundação CASA-SP

S U M Á R I OS U M Á R I OS U M Á R I OS U M Á R I O

Apresentação 1

Gestão de Documentos 3

1. Composição das Subcomissões de Avaliação de Documentos 5

2. Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de

Temporalidade de Documentos

7

3. Destinação dos Documentos 12

4. Organização da Massa Documental Acumulada 18

5. Organização das Unidades de Arquivo 20

Cronograma de atividades 21

Glossário 22

Dicas para Conservar Melhorar o Documento 23

1

A P R E S E N T A Ç Ã OA P R E S E N T A Ç Ã OA P R E S E N T A Ç Ã OA P R E S E N T A Ç Ã O

A avaliação de documentos envolve a identificação de seus valores

imediato e mediato e a análise de seu ciclo de vida (desde a produção até a

destinação final), com vistas à definição dos critérios e prazos para guarda ou

eliminação.1 Segundo Ieda Pimenta Bernardes, o valor primário (ou imediato) de

um documento relaciona-se às razões que levaram à sua produção, considerando

seu uso para fins administrativos, legais e/ou fiscais. Já o valor secundário (ou

mediato) diz respeito à potencialidade do documento como prova, fonte de

informação para a pesquisa e/ou registro de um dado momento histórico.2

Definidos os valores dos documentos, a próxima etapa é o estabelecimento de sua

destinação final. Os documentos de valor exclusivamente imediato têm guarda

temporária e são destinados à eliminação após o término dos prazos de vigência,

prescrição e precaução. Os documentos de valor mediato têm guarda permanente e

devem ser preservados como prova, garantia de direitos (individuais e coletivos) e

fonte de pesquisa.3

Em São Paulo, a complexidade do trabalho de avaliação dos

documentos produzidos pela administração estadual levou à instituição, em 1989,

das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA – em todas as

Secretarias de Estado (art. 1º do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989).

Embora o Decreto nº 29.838/ 1989 determinasse apenas a instituição de

Comissões nas Secretarias de Estado, o Sistema de Arquivos do Estado de São

Paulo – SAESP orientou a instituição de Comissões também nas entidades

vinculadas às Secretarias. Estas comissões são grupos permanentes e

multidisciplinares responsáveis pela elaboração e aplicação dos Planos de

Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, sob a orientação e

aprovação do Arquivo Público do Estado de São Paulo.

O Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 20044, no seu artigo 1º,

ao estabelecer que “entende-se por arquivos públicos os conjuntos de documentos

produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações

instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de

economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e

organizações sociais”, ampliou o conceito de arquivo incluindo também a

Administração Indireta do Estado no SAESP.

1 BERNARDES, Ieda Pimenta (1998). Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Divisão de Arquivo do Estado de São Paulo; Associação dos Arquivistas Brasileiros – Núcleo Regional de São Paulo. Disponível em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_Arquivo.pdf. 2 BERNARDES, op. cit.

3 BERNARDES, op. cit.

4 Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.

2

O Arquivo Público do Estado é o órgão central e coordenador do

SAESP e vem desenvolvendo, em parceria com essas comissões, ações que visam

garantir a implementação de um sistema efetivo de gestão documental. Entre as

ações, destacam-se as consolidadas no Plano de Classificação e na Tabela de

Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:

Atividades-Meio, oficializados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004.5

Esses instrumentais já estão sendo utilizados por todos os órgãos da Administração

Pública Estadual direta e indireta como requisitos indispensáveis para os programas

de gestão documental informatizada e de qualidade total, favorecendo a eficiência

administrativa e tornando a tomada de decisões mais ágil por meio da

racionalização do fluxo documental.

Na Fundação CASA-SP, a CADA, cuja composição atual foi

constituída por meio da Portaria Administrativa nº 1079, de 20 de dezembro de

2007, tem trabalhado no sentido de assegurar sua inserção no processo de

efetivação do Sistema de Gestão Documental coordenado pelo SAESP. Nesse

sentido, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da

Administração Pública do Estado de São Paulo – Atividades-Meio (Decreto

48.898/2004) foram determinados pela Portaria Normativa nº 147, de 26 de maio

de 2008, como os instrumentos que estabelecem os prazos de guarda e a

destinação dos documentos das atividades-meio na Fundação CASA-SP, revogando-

se o disposto anteriormente pela Portaria Normativa nº 096, de 12 de maio de

1992.

Para a aplicação desses instrumentais, a CADA contará com as

Subcomissões compostas em cada Divisão Regional e na Sede para procederem à

identificação, classificação e listagem dos conjuntos documentais produzidos nos

diferentes setores, o que possibilitará a definição de sua destinação final, que

poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

Buscando orientar esse trabalho, o presente Manual de Instruções

disponibiliza informações para que as Subcomissões da Sede e das Divisões

Regionais tenham condições de desempenhar suas atividades com um suporte

rápido e eficaz.

Ressalta-se que o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade de Documento das atividades-fim da Fundação CASA já estão em

fase de elaboração.

A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da

Fundação CASA-SP

5 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO (2005). Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio. São Paulo: Arquivo do Estado. Disponível em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/Plano_de_Classificacao.pdf.

3

GESTÃO DE DOCUMENTOSGESTÃO DE DOCUMENTOSGESTÃO DE DOCUMENTOSGESTÃO DE DOCUMENTOS

A gestão de documentos é “o conjunto de medidas e rotinas que

garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua

produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à

racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio

documental de interesse histórico-cultural”.6

A idade dos documentos é medida considerando a data de sua

produção, sua vigência, os prazos de prescrição e precaução e a freqüência com

que são consultados. No ciclo de vida dos documentos, há três fases (ou idades), a

saber, a fase em que compõem o arquivo corrente e que engloba o período de

vigência e/ou a necessidade de consultas freqüentes; a fase em que são enviados

ao arquivo intermediário para aguardarem o cumprimento dos prazos de prescrição

e precaução, que já não são mais objeto de consultas freqüentes, e também

aguardam o cumprimento de sua destinação final (eliminação ou guarda

permanente), e a fase em que os documentos providos de valor secundário ou

histórico-cultural são destinados à guarda permanente.

Ciclo de Vida dos Documentos

1ª fase: ARQUIVO CORRENTE Documentos vigentes que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

2ª fase: ARQUIVO INTERMEDIÁRIO a) Documentos que, mesmo após a vigência, aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; b) Documentos raramente consultados; c) Documentos que aguardam a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

3ª fase: ARQUIVO PERMANENTE Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.

Fonte: BERNARDES, op. cit., p. 12.

A primeira medida a ser tomada na implementação de um programa

de gestão documental é a identificação e classificação dos documentos conforme o

seu contexto de produção. As informações obtidas nesse trabalho compõem o

Plano de Classificação desses documentos.

Já o ciclo de vida dos documentos é definido por um instrumento

chamado Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD. Nela devem constar

os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua

transferência ao arquivo intermediário, e de sua destinação final, quando se 6 BERNARDES, op.cit., p. 11.

4

determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. A definição dos

prazos e da destinação final dos documentos constantes na Tabela de

Temporalidade de Documentos – TTD é resultado de uma avaliação prévia dos

valores imediato e mediato dos documentos. 7

A série documental é um “conjunto de documentos resultantes do

exercício da mesma função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo

de produção, tramitação e resolução”.8 A atividade da qual o documento resulta

pode ser identificada como:

I- Atividade-meio: quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão

leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições

específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de

caráter instrumental e acessórios;

II- Atividade-fim: quando se refere a ação, encargo ou serviço que um órgão

leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e

que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter

substantivo e essencial para o seu funcionamento.9

Sob a coordenação do Arquivo Público do Estado de São Paulo e com

a colaboração das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, foi realizado,

entre 1999 e 2002, o trabalho de mapeamento e análise da produção e acúmulo de

documentos do Estado de São Paulo no exercício de suas atividades meio. Os

resultados desse trabalho são o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São

Paulo: Atividades-Meio, aprovados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de

2004 e que devem ser aplicados em todos os órgãos da Administração Pública

como forma de execução da política de gestão documental do Estado.10

Como primeiro passo na organização da gestão documental da

Fundação CASA-SP, esses instrumentos deverão ser aplicados tanto na produção

atual como na massa documental acumulada.

Para tanto, conforme o estabelecido no art. 5º da Portaria Normativa

nº 147, de 26 de maio de 2008, a Comissão de Avaliação de Documentos de

Arquivo – CADA conta com a criação de Subcomissões na Sede e nas Divisões

Regionais desta Fundação.

7 Consultar em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/classificacaoetemporalidade.php 8 BERNARDES, op.cit., p. 19. 9 Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 – art. 17. 10 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO, op. cit, p. 22.

5

1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE 1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE 1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE 1. COMPOSIÇÃO E ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOS

As Subcomissões de Avaliação de Documentos têm caráter

temporário, devendo ser constituídas anualmente para execução dos trabalhos de

avaliação, eliminação e recolhimento de documentos conforme cronograma a ser

estabelecido pela CADA.

Para os documentos produzidos ou arquivados na Sede da Fundação

CASA-SP, serão constituídas três Subcomissões, sendo uma para avaliar os

documentos provenientes do Gabinete da Presidência; uma para os documentos da

Diretoria Técnica e uma para os documentos da Diretoria Administrativa. Cada

Subcomissão da Sede deverá ter de três a cinco membros.

Além das Subcomissões da Sede, cada Divisão Regional deverá

contar com uma Subcomissão de três a cinco membros, sendo pelo menos um

membro da banda técnica e um da banda administrativa e pelo menos um membro

lotado em unidade de atendimento.

As listas com os nomes, cargos, RE e lotação dos membros das

Subcomissões da Sede e das Divisões Regionais devem ser encaminhadas

anualmente à Chefia de Gabinete, aos cuidados da CADA, em data previamente

indicada, para publicação no órgão oficial da imprensa.

Na execução dos trabalhos de avaliação, eliminação e transferência

de documentos, as Subcomissões têm as seguintes atribuições:

I- Promover o levantamento e a identificação das séries documentais

produzidas, recebidas ou acumuladas na Sede ou na Divisão Regional e

respectivas unidades subordinadas;

II- Solicitar a colaboração de grupo de trabalho auxiliar formado por

servidores das unidades subordinadas para o desenvolvimento do

processo de avaliação dos documentos, em razão de sua especificidade ou

volume;

III- Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou transferidos

para guarda intermediária ou permanente, em conformidade com o Plano

de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos;

IV- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos

documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais

verificações;

V- Elaborar a proposta de inclusão e/ou alteração de séries documentais na

Tabela de Temporalidade de Documentos, encaminhando-a,

6

acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e

aprovação da CADA;

VI- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de

arquivos e documentos, visando o estabelecimento de rotinas de

eliminação ou envio para guarda permanente;

VII- Presenciar a eliminação e a transferência dos documentos, lavrando os

respectivos termos.

VIII- Respeitar os prazos estabelecidos em cronograma pela CADA;

IX- Informar à CADA quaisquer ocorrências durante os trabalhos de

avaliação, eliminação e transferência;

X- Atender às reuniões e capacitações organizadas pela CADA.

Os membros das Subcomissões deverão, portanto, conhecer a

produção documental referente às atividades-meio de seus setores e desenvolver,

com a supervisão e orientação da CADA, a habilidade de reconhecê-la no Plano de

Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos, tornando-se aptos a

aplicar esses instrumentos nos documentos por eles produzidos, recebidos e

acumulados. Espera-se também que sejam agentes multiplicadores dos

procedimentos e normas de gestão documental em seus órgãos e unidades,

estudando os instrumentos oficializados e divulgando-os junto às demais áreas

subordinadas.

7

2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE 2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE 2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE 2. APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOSTEMPORALIDADE DE DOCUMENTOSTEMPORALIDADE DE DOCUMENTOSTEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Primeiramente, as Subcomissões deverão identificar todas as

séries documentais de seu acervo, utilizando o Índice, instrumento complementar

do Plano de Classificação de Documentos, que relaciona alfabeticamente e de

forma permutada, todos os tipos documentais, funções, subfunções e atividades,

bem como os termos e expressões utilizados com maior freqüência.

2.1 Plano de Classificação de Documentos

No Plano de Classificação, os documentos são acompanhados dos

seus respectivos códigos de classificação, sendo a primeira unidade numérica

indicativa da função, a segunda unidade numérica indicativa da subfunção, a

terceira unidade numérica indicativa da atividade e a quarta unidade numérica

indicativa do tipo documental. 11

17048.03.04.01.01

Órgão produtor

Função (Gestão de Recursos Humanos)

Subfunção (Controle de Freqüência)

Atividade (Registro de Freqüência)

Documento (Atestado de Freqüência)

Considera-se FUNÇÃO o conjunto de atividades que possibilita a

infra-estrutura administrativa necessária ao desempenho concreto e eficaz na

Administração Pública Estadual, identificadas como:

I- Organização administrativa;

II- Comunicação institucional;

III- Gestão de recursos humanos;

IV- Gestão de bens materiais e patrimoniais;

V- Gestão orçamentária e financeira;

VI- Gestão de documentos e informações; e

VII- Gestão de atividades complementares.

A cada FUNÇÃO estão definidas as subfunções, atividades e

documentos.

11 Consultar em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/classificacaoetemporalidade.php

17048

03

04

01

01

8

9

O Índice Alfabético, Remissivo e Permutado contempla basicamente

quatro tipos de informação, a saber:

• Expressões adotadas pelo Plano de Classificação, organizadas em ordem

alfabética;

• Nomeações que ocorrem no cotidiano da Administração Pública Paulista,

entre órgãos e entidades com culturas organizacionais diferentes. Esta é a

função das remissivas incluídas nos Índices (USE);

• Sugestão para análise de outras possibilidades, relacionadas à expressão

pesquisada, mas que não mantêm com esta uma relação de sinonímia (VER

TAMBÉM).

O Índice é apresentado sob forma permutada

2.2 Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD

A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD é apresentada na

seguinte forma:

Os primeiros campos da TTD estão diretamente relacionados à

aplicação do Plano de Classificação, uma vez que as atividades e documentos

estão codificados conforme os critérios desse Plano.

Nos campos dos Prazos de Guarda (em anos), está registrado o

tempo de permanência de cada documento no lugar indicado, com base na

legislação específica ou nas demandas administrativas. O primeiro campo, da

Unidade Produtora, indica o número de anos em que o documento deve

Código

10

permanecer no arquivo corrente do órgão produtor/acumulador, cumprindo a

finalidade para a qual foi produzido (1ª fase do ciclo de vida do documento –

arquivo corrente). O segundo campo, referente à Unidade com Atribuições de

Arquivo, aponta o número de anos em que o documento, após o prazo de guarda

na Unidade Produtora, deve ainda permanecer arquivado para eventuais consultas,

em decorrência do cumprimento de prazos prescricionais ou precaucionais. (2 fase

do clico de vida do documento – arquivo intermediário). 12

Definidos os prazos de guarda de cada tipo documental, em razão

dos seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, a Tabela de

Temporalidade de Documentos determina também qual deve ser a sua destinação

final: eliminação ou guarda permanente. No campo Eliminação, estão indicados os

documentos que podem ser eliminados após cumprimento de prazos definidos na

Unidade Produtora e/ou na Unidade com Atribuições de Arquivo, por não

apresentarem valor que justifique sua guarda definitiva. No campo Guarda

Permanente, estão indicados os documentos que foram considerados de valor

permanente e que, esgotados os prazos de guarda previstos na Unidade Produtora

e/ou na Unidade com Atribuições de Arquivo, devem ser recolhidos à Unidade de

Guarda Permanente.

Exemplo:

12 No campo da Unidade Produtora, é comum aparecer a indicação da vigência como prazo de guarda. Nesses casos, o documento deve permanecer na Unidade Produtora durante o intervalo de tempo no qual produza efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. O prazo de guarda na Unidade com Atribuição de Arquivo, portanto, deve ser contado após o cumprimento do prazo de vigência na Unidade Produtora. Quando a vigência do documento esgotar-se antes de 1 (um) ano, fica autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de vigência. Outra indicação de prazo que pode aparecer no campo da Unidade Produtora é a expressão “Até a aprovação das contas”, significando que o prazo definido no campo Unidade com Atribuição de Arquivo começa a contar a partir da data de aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.

11

3. DESTINAÇÃO DOS3. DESTINAÇÃO DOS3. DESTINAÇÃO DOS3. DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS

Após aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de

Temporalidade de Documentos, as Subcomissões deverão informar à CADA o

término da fase de avaliação documental por correio eletrônico

(cada@casa.sp.gov.br). A partir dessa comunicação, as Subcomissões terão prazo

de 15 dias úteis para emitir e encaminhar por malote à CADA:

I. Relação de Eliminação de Documentos, para os documentos que já

tenham cumprido os prazos previstos na TTD e sejam destinados à

eliminação.

II. Solicitação de Transferência de Documentos, para os documentos

que, conforme indicação da TTD, devem ser transferidos das Unidades

Produtoras para as Unidades com Atribuição de Arquivo;

3.1 Procedimentos para Eliminação de Documentos

Cada Subcomissão deve preparar o registro dos documentos a

serem eliminados por meio de Relação de Eliminação de Documentos,

conforme o seguinte modelo:

12

Ao receber a Relação de Eliminação de Documentos, a CADA

providenciará a autuação do processo e agendamento de reunião junto à

Subcomissão para análise de amostra da documentação a ser eliminada. Estando

o material de acordo com o Plano de Classificação e a TTD, a CADA emitirá Ata de

Aprovação e publicará no órgão oficial da imprensa o Edital de Ciência e

Eliminação de Documentos, conforme modelo abaixo:

13

A eliminação de documentos que não constam na Tabela de

Temporalidade de Documentos somente será possível mediante prévia autorização

da CADA, e após consulta e aprovação do Arquivo Público do Estado, conforme art.

25, do Decreto nº 48.897/2004.

Nenhum documento poderá ser eliminado sem prévia análise

e autorização da CADA.

Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados

após a microfilmagem, digitalizados ou qualquer outra forma de reprodução,

devendo ser preservados. Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e

administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou

deteriorar documentos de guarda permanente.

Decorrido o prazo de 30 (trinta) dias sem nenhuma manifestação, a

CADA emitirá e enviará por malote autorização à Subcomissão para proceder a

fragmentação, manual ou mecânica, dos documentos listados.

Finda a fragmentação, a Subcomissão deverá emitir e enviar o

Termo de Eliminação de Documentos (modelo abaixo) à CADA. De posse do

devido termo autorizado, a Sub-comissão deverá instruir a unidade para proceder

quanto a doação e retirada do material fragmentado, de acordo com a PN 109/07

14

A CADA deverá enviar uma cópia do Termo de Eliminação de

Documentos ao Arquivo Público do Estado para consolidação de dados e a

realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.

15

3.2 Procedimentos para Transferência de Documentos

Cada Subcomissão deve preparar o registro dos documentos a

serem transferidos por meio de Solicitação de Transferência de Documentos,

conforme o seguinte modelo:

SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA ________ RELAÇÃO DE DOCUMENTOS A SEREM TRANSFERIDOS PARA O ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Função:

Sub-função:

Atividade:

Série documental:

Datas-limite:

Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:

Observações complementares:

Função:

Sub-função:

Atividade:

Série documental:

Datas-limite:

Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:

Observações complementares:

Função:

Sub-função:

Atividade:

Série documental:

Datas-limite:

Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:

Observações complementares:

Local e data

Nome e assinatura dos representantes da Subcomissão

Ao receber a Solicitação de Transferência de Documentos, a

CADA providenciará a autuação do processo e agendamento de reunião junto à

Subcomissão para análise de amostra da documentação a ser transferida. Estando

o material de acordo com o Plano de Classificação e a TTD, a CADA emitirá e

encaminhará à Subcomissão a Ata de Aprovação da transferência.

Caberá à Subcomissão realizar a transferência dos documentos,

emitir e enviar à CADA o Termo de Transferência de Documentos (modelo

abaixo). A CADA deverá enviar uma cópia do referido termo ao Arquivo do Estado

para consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de

documentos.

16

SUBCOMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA ________

TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS Nº --/--

Aos – dias do mês de -------- do ano de ----, a FUNDAÇÃO CENTRO DE ATENDIMENTO SÓCIO-

EDUCATIVO AO ADOLESCENTE – FUNDAÇÃO CASA-SP, em conformidade com os prazos

definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de

São Paulo – Atividades-MEIO, procedeu a transferência dos documentos abaixo relacionados

para o arquivo intermediário.

Função:

Sub-função:

Atividade:

Série documental:

Datas-limite:

Quantidade de caixas arquivo e metros lineares;

Observações complementares:

Função:

Sub-função:

Atividade:

Série documental:

Datas-limite:

Quantidade de caixas arquivo e metros lineares:

Observações complementares:

Nome e assinatura dos representantes da Subcomissão

que presenciaram a transferência dos documentos

17

4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA4. ORGANIZAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA

Na organização da massa documental acumulada nos últimos anos

na Fundação CASA-SP, as Subcomissões deverão observar os seguintes passos

para a aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de

Documentos:

Fonte: Arquivo do Estado de São Paulo (2004). Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade

de Documentos: Atividades-Meio. p. 33.

18

Considerando a possibilidade de contaminação da massa documental

com fungos e outros agentes, os membros das Subcomissões e dos grupos de

trabalho somente deverão manusear os documentos e caixas portando os seguintes

Equipamentos de Proteção Individual:

• Luvas descartáveis de látex ou silicone (obrigatório);

• Respirador sem manutenção (obrigatório);

• Avental de uso laboratorial (obrigatório);

• Óculos de proteção (opcional).

Em nenhuma hipótese os documentos e caixas que compõem a

massa documental devem ser manuseados sem os Equipamentos de Proteção

Individual obrigatórios.

Além disso, solicita-se que o local destinado ao trabalho de avaliação

e classificação da massa documental seja amplamente arejado, minimizando o

contato com a sujeira acumulada.

Definido o local adequado, o trabalho deverá considerar os passos

descritos acima, bem como as orientações referentes à Classificação e Eliminação

de Documentos constantes neste Manual.

19

5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO5. ORGANIZAÇÃO DAS UNIDADES DE ARQUIVO

Os documentos referentes às atividades-meio que compõem o

arquivo corrente deverão permanecer na unidade produtora até o vencimento dos

prazos de guarda, indicados pela Tabela de Temporalidade de Documentos.

É responsabilidade da unidade manter controle dos vencimentos dos

prazos, bem como apresentar a cada semestre a Subcomissão, que por sua vez

encaminhará um relatório a CADA.

Prescritos esses prazos, os documentos deverão ser transferidos

para as unidades com atribuição de arquivo intermediário a serem organizadas nas

Divisões Regionais e na Sede.13 No arquivo intermediário, os documentos deverão

estar armazenados em caixas-box, separadas por série documental e devidamente

identificadas conforme os seguintes itens:

Unidade Produtora:

Função

Sub-Função

Atividade

Série-Documental

Datas-limite

Prazo de Guarda

Destinação

Transcorridos os prazos de guarda intermediária, os documentos de

guarda permanente deverão ser relacionados e enviados para a Unidade de Arquivo

Permanente indicada pela CADA.

13 Os procedimentos para transferência encontram-se descritos na seção 3.2 deste Manual.

20

CRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADES

As Subcomissões de Avaliação de Documentos deverão ser constituídas

até o mês de dezembro, sendo janeiro e fevereiro reservados para capacitação dos

membros, distribuição dos materiais necessários e composição de grupos auxiliares

de trabalho (A).

SETOR JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Sede A A 1 2 2 3 4 DRM I A A 1 2 2 3 4 DRM II A A 1 2 2 3 4 DRM III A A 1 2 2 3 4 DRM IV A A 1 2 2 3 4 DRM V A A 1 2 2 3 4 DRMC A A 1 2 2 3 4 DRVP A A 1 2 2 3 4 DRL A A 1 2 2 3 4 DRN A A 1 2 2 3 4 DRO A A 1 2 2 3 4 DRS A A 1 2 2 3 4

As Subcomissões deverão executar, no prazo de 05 meses, as seguintes

atividades:

1. Levantamento da massa documental.

2. Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade.

3. Sistematização das relações de eliminação e das solicitações de transferência

4. Eliminação e transferência de documentos.

Considerando o trabalho com a massa documental acumulada, um

cronograma de transição será divulgado pela CADA para o ano de 2008.

21

G L O S S Á R I OG L O S S Á R I OG L O S S Á R I OG L O S S Á R I O

Atividade: considera-se como atividade a ação, o encargo ou o serviço decorrente

de uma função que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim

(Decreto 48.897/2004, art. 17).

Atividade-meio: ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar

e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção

e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório (Decreto

48.897/2004, art. 17, inciso I)

Atividade-fim: ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo

desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e

acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu

funcionamento (Decreto 48.897/2004, art. 17, inciso II).

Classificação de documentos: entende-se por classificação de documentos o

conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os

documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção,

e atividade responsável por sua produção ou acumulação. O instrumento resultante

da classificação é o Plano de Classificação de Documentos (Decreto 48.897/2004,

art. 10, parágrafo único).

Avaliação de documentos: entende-se por avaliação de documentos o processo

de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de

definição de seus prazos de guarda e destinação, seja para eliminação ou para

guarda permanente. O instrumento resultante da avaliação é a Tabela de

Temporalidade de Documentos (Decreto 48.897/2004, art. 19, parágrafo único).

Documentos de arquivo corrente: consideram-se documentos correntes aqueles

em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua

vigência e da freqüência com que são por elas consultados (Decreto 48.897/2004,

art. 4º, inciso I).

Documentos de arquivo de guarda permanente: são documentos que,

esgotados os prazos de guarda previstos, devem ser preservados, por força das

informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, com prova,

garantia de direitos ou fonte de pesquisa (Decreto 48.897/2004, art. 5º, inciso II).

Documentos de arquivo intermediário: são documentos que, mesmo após a

vigência, aguardam prazos longos de prescrição ou precaução para poderem ser

encaminhados à destinação final (eliminação ou guarda permanente), sendo

raramente consultados.

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DICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTODICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTODICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTODICAS PARA CONSERVAR MELHOR O DOCUMENTO14141414

1- Evite o uso de materiais que provoquem manchas de ferrugem como clipes

metálicos e grampos. Procure usar clipes plásticos.

2- Evite guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em

forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em envelopes de

papel neutro e, de preferência, em mapotecas.

3- Evite furar ou dobrar os documentos desnecessariamente.

4- Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando o perigo

de manchas, queimaduras e atrativos para insetos.

5- Evite o uso indiscriminado do sistema de cópias “xerográficas”, pois

acarretam danos à celulose devido a forte e brusca incidência de luz. Para

documentos fragilizados pelo uso e pelo tempo, que necessitem de muitas

reproduções, recomenda-se que as reproduções sejam feitas a partir de uma

primeira cópia, reservada para esse fim, poupando dessa forma, o desgaste do

original.

6- Evite materiais que derretam tais como elásticos de látex. Use cadarços de

algodão.

7- Evite colas plásticas e em bastão que favorecem a degradação. Substitua por

metilcelulose (a base de água) que é neutra e reversível.

8- Evite o uso de fitas adesivas ou gomadas de qualquer espécie, pois as

resinas empregadas se alteram e podem provocar manchas de difícil remoção.

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Fonte: Arquivo do Estado de São Paulo (Novembro de 2004). Treinamento - Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio. p. 69.