MANUAL DE GESTION DE PROYECTOS DE

INFRAESTRUCTURA DURANTE LA EJECUCION

Lima, mayo 2008

SUMARIO

INTRODUCCION I. ESTRUCTURA DE FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO

A. Flujo funcional y de coordinación

B. Organización

C. Responsabilidades

1. Entidades

2. Personal del proyecto Ingeniero Residente Auxiliar Contable Supervisor del Proyecto

II. PROCEDIMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES

III. FORMATOS DE LOS INFORMES

A. Del supervisor de obra

1. Informe mensual de supervisión

B. Del ingeniero residente (auxiliar contable)

1. Informe 00 (antes de la ejecución)

2. Informes de avance (mensuales)

a. Información de obra. b. Información financiera

3. Informe de cierre

Anexo: Check list de control de obra

INTRODUCCION El presente manual es un instrumento de gestión para la administración, seguimiento y control de los proyectos financiados por el FPA de acuerdo a las condiciones establecidas en las convocatorias para su ejecución. La ejecución de proyectos financiados por el FPA corresponde a la modalidad de ejecución por Administración Directa a cargo de municipalidades distritales, provinciales y en algunos casos organizaciones de usuarios previamente calificadas para la ejecución. El manual comprende 3 capítulos, refiriéndose el primero a la estructura de funcionamiento del proyecto, el segundo a los procedimientos para la presentación de informes y en el tercer capítulo se consignan los formatos de los informes.

I

ESTRUCTURA DE FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO

A. Flujo Funcional y de coordinación

B. Organización

C. Responsabilidades

1. Entidades 2. Personal

Ingeniero Residente Asistente Contable Supervisor

FLUJO FUNCIONAL Y DE COORDINACION DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

Demandante

FPA

Entidad Ejecutora

Municipalidad Distrital

Alcalde

Capacitaciónen

O y M

Supervisión

RESIDENTE

DE OBRA

GERENTE

MUNICIPAL

Mano de obra

Pagada

Valorizada

Maestro

de Obras

Topógrafo

Almacenero

Guardián

Auxiliar Contable

Administrador

CONVENIO DE EJECUCIÓN

B. ORGANIZACIÓN

De acuerdo a lo señalado en la convocatoria de proyectos y en el convenio de ejecución que suscriben el FPA y la entidad ejecutora, esta última ejecutará el proyecto aprobado de acuerdo a las condiciones generales que dichos instrumentos señalan, las mismas que son precisadas y reguladas mediante el presente manual.

Son actores institucionales del proyecto las siguientes entidades: i) El FPA que en su rol de ente financiador principal del proyecto vela por que el mismo sea ejecutado de acuerdo a las especificaciones técnicas y financieras aprobadas; ii) La entidad ejecutora que aporta y aglutina el financiamiento complementario del proyecto y que asume la responsabilidad integral para la correcta ejecución del Proyecto mediante la modalidad de administración directa; y iii) La entidad demandante, organización que aglutina a los beneficiarios del proyecto y que recibirá al final del proyecto el encargo para la operación y mantenimiento de la obra resultante.

La entidad ejecutora pone su administración al servicio del proyecto de manera de facilitar la operatividad del mismo, obligándose a un manejo financiero, logístico y de personal, oportuno y eficiente, con el compromiso de entrega oportuna de la información que se señala en el presente manual

C. RESPONSABILIDADES

El éxito del proyecto depende en gran medida de la responsabilidad que asume cada uno de los actores institucionales, así como del personal asignado a la ejecución del proyecto. En tal sentido, a continuación se señalan sus responsabilidades a partir del compromiso adquirido con el proyecto:

1. ENTIDADES

Entidad ejecutora

Cumplir con el aporte propio comprometido (efectivo y valorizado).

Poner a consideración del FPA el Curriculim Vitae de la persona propuesta como ingeniero residente.

Contratar al ingeniero residente tomando en consideración los Términos de Referencia sugerdios por el FPA.

Realizar los pagos al personal que el ingeniero residente designe según lo establecido en el expediente técnico.

Hacer el seguimiento correspondiente a la ejecución del proyecto en los aspectos que se señalan a continuación:.

o Efectuar los procesos administrativos, en el marco de la normatividad vigente, que permitan la adquisición de los materiales, la contratación de equipo mecánico y otros para la ejecución de la obra correspondiente.

o Cumplir de manera ágil y diligente con la atención de pagos que demande los compromisos adquiridos con la ejecución del proyecto, respetando la normatividad vigente.

o Disponer que los profesionales de las áreas pertinentes de la municipalidad, colaboren con el ingeniero residente y en especial con el auxiliar contable para que de manera mensual cumpla´n con la presentación de la información al FPA de los ingresos y gastos del proyecto.

Guardar copia del expediente técnico, de los informes de avance, así como de la documentación original que acredite los ingresos y gastos del proyecto, poniendo dicha información a disposición del FPA cuando éste la requiera en sus visitas de supervisión.

Disponer que el funcionario de la municipalidad (administrador, tesorero, contador o quien haga sus veces) suscriba la información mensual que de manera coordinada con el auxiliar contable se presentará al FPA.

Elaborar los convenios con los beneficiarios, las actas de recepción de obra, así como el acta de liquidación de obra.

Entidad demandante

Cumplir con la entidad ejecutora con el aporte propio comprometido.

Participar en el replanteo del proyecto junto con el residente y supervisor, para evaluar la pertinencia del proyecto.

Controlar la buena ejecución del proyecto, sobre todo en la calidad de materiales utilizados.

Suscribir convenios con la entidad ejecutora para la recepción, operación y mantenimiento de la obra, una vez concluida.

Realizar la recepción de la obra con el acta respectiva. Operar y mantener la obra resultante del proyecto.

Fondo Perú Alemania

Cumplir con el aporte financiero comprometido de acuerdo a las condiciones contractuales.

Observar o expresar su no objeción al ingeniero residente propuesto por la municipalidad.

Contratar y pagar con los fondos del proyecto la supervisión y la capacitación que demande el mismo.

Observar o expresar su no objeción a los informes del proyecto que se señalan en el presente manual.

Efectuar el seguimiento y el control integral del proyecto.

2. PERSONAL DEL PROYECTO

La organización para la ejecución de los proyectos que financia el FPA, debe ser mínima, ágil y de extrema responsabilidad. En este sentido el FPA espera que la misma se conforme de:

El Ingeniero Residente El Auxiliar contable El Maestro de Obra El Almacenero El Guardián El Topógrafo

Responsabilidad del ingeniero residente

Revisión del expediente técnico y el replanteo en el terreno, para determinar la pertinencia del proyecto. Esta actividad se realizará conjuntamente con el supervisor, el representante de los beneficiarios y deberá contarse con el apoyo de un topógrafo; producto de esta actividad se elaborará el Informe 00, para su presentación al FPA.

Contratar el personal correspondiente a gastos generales y el personal obrero para la ejecución del proyecto.

Solicitar por escrito a la administación municipal, la adquisición de materiales y servicios, así como los requerimientos de alquiler de maquinaria, con todas las especificaciones técnicas correspondientes.

Controlar la recepción de insumos solicitados en calidad, cantidad y costos.

Dirigir la ejecución de las obras que conforman el proyecto. Proponer a la supervisión, mediante el cuaderno de obras,

adicionales o cambios al expediente técnico, en el marco de la partida de “imprevistos” en caso que el proyecto así lo amerite.

Controlar la ejecución del proyecto en calidad de obras y dentro del cronograma de ejecución previsto.

Aprobar la planilla de los trabajadores del proyecto. Generar los mecanismos de control necesarios y suficientes

relativos a los materiales guardados en el almacén.

Presentar los diferentes informes al supervisor para su aprobación y envío al FPA.

Informe 00. Informes mensuales de avance. Informe de cierre.

Presentar los diferentes informes al supervisor para su aprobación y envío al FPA.

Responsabilidades del auxiliar de contabilidad

Realizar las gestiones administrativas que requiere el proyecto ante la administración municipal.

Verificar la documentación y el ingreso de materiales al almacén del proyecto y hacer el registro correspondiente.

Realizar el control mensual de los saldos de almacén. Verificar la documentación de los servicios de maquinaria y

otros servicios prestados, registrarlos y presentarlos al ingeniero residente para su aprobación y tramitación ante la administración municipal para el pago correspondientes.

Elaborar y presentar al ingeniero residente la planilla de los trabajadores del proyecto, para su aprobación y tramitación ante la administración municipal para el pago correspondientes..

• Auxiliar contable • Topógrafo • Maestro de obra • Almacenero • Guardián • Personal obrero contratado • Mano de obra valorizada

Sobre la base de los registros de materiales, personal, servicios y otros gastos, consignar la información que requieren los formatos financieros pertenecientes al informe de avance

Conciliar mensualmente, con el funcionario de la municipalidad (administrador, tesorero, contador o quien haga sus veces), la información por él registrada en los respectivos formatos con aquella que maneja la municipalidad.

Solicitar copias, en el área correspondiente de la municipalidad, de la documentación sustentatoria de los ingresos y gastos registrados en los formatos financieros

correspondientes (en lo que respecta al gasto sólo copias de los recibos, boletas o facturas).

Requerir, una vez efectuada la conciliación de datos con el funcionario de la municipalidad, la firma del mismo en los citados formatos como señal de conformidad de la conciliación efectuada.

Mantener informado al Ingeniero Residente de los avances o problemas bajo su responsabilidad que se presentan en la obra.

Responsabilidades del supervisor

Realizar el replanteo del proyecto en el campo, conjuntamente con el residente, topógrafo y el representante de los beneficiarios, para determinar la pertinencia del proyecto y así aprobar el Informe 00. En caso el expediente técnico tenga deficiencias, deberá proponer al FPA las modificaciones tomando como objetivo final el propósito y buen funcionamiento del proyecto.

Participar en las reuniones de la Alianza Estratégica para el cumplimiento de objetivos, sobre todo con los beneficiarios para el cumplimiento de aportes comprometidos.

Velar por la buena ejecución del proyecto, de acuerdo al expediente técnico aprobado, considerando el presupuesto y cronograma de ejecución.

Aprobar adicionales o modificaciones propuestas por el ingeniero residente, dentro del presupuesto de la partida de imprevistos. Cuando se tiene modificaciones mayores, deberá realizar consultas al FPA.

Verificar la calidad de los materiales, equipos, servicios y obras.

Dar los avisos de alerta preventivos al FPA sobre problemas relacionados con la ejecución de obras, presupuesto y cronograma de ejecución.

Realizar como mínimo dos visitas de inspección al mes, y cada vez que sea requerido por el residente o representante del FPA, en particular para atender momentos cruciales en la ejecución del proyecto, como vaciado de concreto de estructuras importantes, pruebas hidráulicas, etc.

Estar presente, sin excepción alguna, en las pruebas hidráulicas, calidad de concreto, armadura de fierro, compactaciones, etc.

Ordenar las pruebas adicionales requeridas que garanticen la buena ejecución del proyecto.

Revisar y visar los informes presentados por el ingeniero residente y la municipalidad.

Presentar el informe mensual correspondiente (formato adjunto).

Proponer el cambio del ingeniero residente, en caso sea necesario.

II

________________________________________________

PROCEDIMIENTOS PARA LA PRESENTACION DE INFORMES

______________________________________________________________

Presentación de Informes Los procedimientos para la presentación de los informes son los siguientes: a) Para el informe antes de la ejecución (Informe 00)

El Residente de obra, con el Supervisor y representantes de los beneficiarios, deberán verificar el expediente técnico en el campo para determinar su pertinencia, luego de lo cual el ingeniero residente debe preparar y suscribir el documento (ver formato), el cual será visado por el supervisor y enviado al FPA por la entidad ejecutora.

b) Para los informes de avance de obra (mensuales)

Deben ser preparados al final de cada mes y comprenden las actividades siguientes: • El auxiliar contable del proyecto verifica los materiales en cancha,

prepara los formatos financieros y ordena las copias que sustentan los gastos para su presentación al ingeniero residente (La información consignada en los formatos y las copias de la documentación sustentatoria correspondiente es la resultante de la conciliación efectuada con el responsable de los pagos en la municipalidad, quien incluso debe haber firmado los formatos en señal de conformidad con dicho acto).

• El ingeniero residente llena los formatos correspondientes con la información de la obra, la cual debe ser consignada de acuerdo a la guía correspondiente, verifica la información presentada por el auxiliar contable y luego realiza una verificación de obra con el supervisor, quien deberá dar su VºBº al informe. El ingeniero residente eleva el informe de avance a la autoridad municipal correspondiente para su firma y remisión al FPA para su aprobación.

c) Para el informe de cierre

Terminada la obra, el ingeniero residente preparará conjuntamente con el auxiliar contable el informe de cierre utilizando para ello los formatos y guías proporcionadas, para lo cual procederá a realizar las actas correspondientes. Este informe debe ser el fiel reflejo de los informes mensuales de avance. El informe debe ser visado por el supervisor y enviado al FPA por la entidad ejecutora.

III

________________________________________________

FORMATOS DE INFORMES ______________________________________________________________

A. Del Supervisor

B. Del Ingeniero Residente.

1. Informe 00 (antes de la ejecución) 2. Informes mensuales de avance

Formatos de información de obra (Ingeniero Residente)

Formatos de información financiera (Auxiliar de Contabilidad)

3. Informe de cierre del proyecto

INFORME MENSUAL

DEL SUPERVISOR

Nota: Incluir en el volumen del informe del residente.

B. INFORME DEL SUPERVISOR

Proyecto_______________________________________________________________ Mes Fecha

1. R

Fecha

2. Docu

/

/

esultado de visitas al proyecto

Objeto de la visita Resultados obtenidos

mentos recibidos o emitidos (adjuntar copias)

3. Gestión del proyecto en el mes

Condiciones Ítem Referencia Buena Regular Mala

1. Clima (que afecte obra) 2. Problemas políticos

3. Gestión municipal

4. Abastecimiento materiales

5. Abastecimiento equipo mecánico

6. Disponibilidad jornaleros

7. Aporte beneficiarios

8. Dirección técnica

9. Organización del trabajo

10. Control de almacén

11. Informe de administración municipal 12. Cumplimiento cronograma

Recomendaciones

INFORMES DEL

INGENIERO RESIDENTE

1. Informe 00 2. Informes mensuales de avance

Formatos de información de obra (Ingeniero Residente)

Formatos de información financiera (Auxiliar de Contabilidad)

3. Informes de cierre

A.- FORMATOS DE INFORMACIÓN DE OBRA

B.- FORMATOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA

(AUXILIAR DE CONTABILIDAD)

1. FIF 1 Informe de Aportes y Gastos 2. FIF 2 Detalle de gastos en “efectivo” del componente

infraestructura. 3. FIF 2A Detalle de gastos en efectivo del componente

infraestructura (Aporte propio manejado en cuenta independiente a la del proyecto).

4. FIF 3 Detalle de gastos en “aporte propio valorizado” del componente infraestructura.

5. FIF 4 Movimientos de Ingresos y Gastos en Banco. 6. FIF 5 Ejecución total del Presupuesto.

Nota: Presentar con copias de los comprobantes de pago ordenados conforme han sido registrados en los formatos de detalle.

INFORME DE APORTES Y GASTOS (FIF 1)

Proyecto: _______________________________________________________ Informe N° Mes: Cuadro N° 0

Entida

FPA

MunicipalidDistrital

Demandant

Otros

TOTAL

Cuadro N° 0

Referenc

Materiales

Equipo mecánico

Mano de ob

Servicios

Gastos gene

_______ Aux

1: Aportes

d Presu

ad

e

2: Gastos

ia Presu

ra

rales

_____________iliar Contab

puestado Aporte Acumulado

Aporte en el mes

puestado Gasto Acumulado

Gasto en el mes

_ ______________________ le Municipalidad