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Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 0
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 1
Índice
Presentación ............................................................................................ 2
Marco Jurídico ......................................................................................... 4
Índice de Procedimientos ...................................................................... 8
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 2
Presentación
En el presente Manual se plasma la estructura organizacional mediante la cual el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología busca dar cabal cumplimiento a los objetivos establecidos en la de la Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo. La áreas sustantivas consideradas como mínimas indispensables para el fomento e impulso de las actividades científicas y tecnológicas en el Estado, que además promuevan la vinculación entre la academia y el sector productivo generando recurso humanos altamente capacitados son: La Promoción y el Desarrollo Institucional; el Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación y la Innovación y Vinculación con el Sector Productivo; las cuales a su vez, se apoyan en la actuación de las unidades administrativas siguientes: Dirección de Administración y Finanzas; Dirección Jurídica y Dirección de Planeación. Así mismo, en este Manual se presentan los objetivos y funciones de los Departamentos necesarios para el desarrollo y aplicación de los actuales programas del COQCYT. Cabe destacar que los Departamentos en apego a la normatividad aplicable, concatenan sus actividades de forma que los procedimientos se integran hasta convertirse en procesos perfectamente identificables. Para el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología es de vital importancia mantener un adecuado control, manejo y actualización de sus documentos normativos-administrativos, en consideración a las expectativas de la ciudadanía quintanarroense, para la correcta satisfacción de sus necesidades. Asimismo, los manuales administrativos, como parte de esos documentos normativos-administrativos, permiten alcanzar objetivos y presentar una visión de conjunto de la entidad, precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad en el trabajo.
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 3
El presente manual contiene los procesos operativos y administrativos, los cuales en conjunto forman parte de los procedimientos que deben ser utilizados por cada uno de los servidores públicos que conforman el Organismo, en la ejecución de actividades para la consolidación de los mismos. Este, es sustentado por la necesidad de fortalecer la relación que tiene que prevalecer entre el marco funcional básico y el logro de resultados esperados. Por otro lado, es el documento base de la organización administrativa, el cual orienta y sustenta la actividad que debe desarrollar cada uno de sus integrantes; así mismo, brinda información pertinente sobre el que hacer de la misma. Este documento representa una herramienta de referencia y consulta, encaminada a orientar a los servidores públicos en la ejecución de sus labores cotidianas, por lo que deberá ser actualizado cuando menos cada año o cuando existan cambios.
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 4
Marco Jurídico
Disposiciones Federales
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley de Ciencia y Tecnología.
Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Reglamento de Becas del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.
Reglamento del Sistema Nacional de Investigadores.
Lineamientos del Programa de Apoyo a la Innovación Tecnológica de Alto Valor agregado.
Lineamientos del Programa de Desarrollo e Innovación en Tecnologías Precursoras.
Lineamientos del Programa de Innovación Tecnológica para la Competitividad.
Reglas de Operación de los Programas del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología
Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema de Información sobre Investigación Científica y Tecnológica.
Bases de Organización y Funcionamiento del Registro Nacional de Instituciones y Empresas Científicas y Tecnológicas.
Bases de Funcionamiento de la Conferencia Nacional de Ciencia y Tecnología
Estatutos del Foro Consultivo Científico y Tecnológico.
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 5
Disposiciones Estatales
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo.
Ley de las Entidades de la Administración Pública Paraestatal del Estado de Quintana Roo
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Ley de Educación del Estado de Quintana Roo.
Ley de Desarrollo Económico y Competitividad del Estado de Quintana Roo.
Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado.
Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de servicios relacionados con bienes muebles del Estado de Quintana Roo.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo.
Reglamento de la Ley de Planeación para el Desarrollo del Estado de Quintana Roo.
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo.
Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo.
Reglamento Interior del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.
Reglamento Interior del Consejo Directivo del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.
Reglamento del Sistema Estatal de Investigadores.
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Manual de Procedimientos
Página | 6
Reglamento de los Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de Reconocimiento a la Innovación.
Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.
Reglamento Interior de la Comisión Permanente y de los Órganos de Consulta y Apoyo del COPLADE.
Acuerdo mediante el cual se crea el Subcomité Institucional de Ciencia Y Tecnología.
Acuerdo que establece las disposiciones relativas al proceso de entrega y recepción que deberán observar los servidores públicos del Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo.
Acuerdo mediante el cual se establecen los lineamientos que deberán observar los servidores públicos de las Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades del Poder Ejecutivo en relación a los procesos electorales.
Acuerdo por el que se establecen Lineamientos para el uso, resguardo y control de vehículos oficiales del Gobierno del Estado de Quintana Roo.
Acuerdo mediante el cual se establecen los Lineamientos a los cuales deberán sujetarse las Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Estatal, en la elaboración de Reglamento Interiores y Manuales Administrativos, en el proceso para su revisión, validación, firma y publicación. Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo
Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información pública de los sujetos obligados de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo.
Lineamientos para el cumplimiento de la obligación del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología en materia de Formación de Recursos Humanos de Alta Especialidad, mediante el Otorgamiento de Apoyos Económicos Complementarios para Tesis en Proyectos de Investigación.
Plan Estatal de Desarrollo.
Programa Sectorial de Ciencia y Tecnología.
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Manual de Procedimientos
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Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica.
Otras Disposiciones Aplicables.
Reglamento que establece los Lineamientos para el Ejercicio y Comprobación del Gasto Operativo del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo
Reglas de Operación del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo.
Estatutos de la Red Nacional de Consejos y Organismos Estatales de Ciencia y Tecnología.
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 8
Índice de Procedimientos
I. Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional ....................... 12
1. Atención a usuarios .................................................................. 13
2. Difusión de información de Instituciones y Organismos
Públicos o Privados a través de los Medios Masivos de
Comunicación de que dispone el Consejo .............................. 18
3. Difusión de información de las áreas administrativas que
integran el Consejo, a través de las Pantallas de LED del
SEIDCYT .................................................................................. 21
4. Difusión de información de las áreas administrativas que
integran el Consejo, a través del Portal WEB ......................... 25
5. Tráiler de la Ciencia ................................................................. 29
6. Planetario Móvil con Cosmovisión Maya ................................. 32
7. Semana Nacional de Ciencia y Tecnología ............................ 35
8. Casa de la Ciencia .................................................................. 38
II. Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de
Posgrado e Investigación .............................................................. 41
1. Registro Estatal de Investigadores ......................................... 42
2. Sistema Estatal de Investigadores ......................................... 47
3. Apoyos Económicos para Tesis de Investigación .................. 52
4. Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de
Reconocimiento a la Innovación ............................................. 56
5. Administración de Sistemas .................................................... 59
6. Redes Interinstitucionales ....................................................... 62
7. Administración Página WEB ................................................... 65
8. Mantenimiento preventivo o correctivo ................................... 68
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Página | 9
III. Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo. 74
1. Asesoría y apoyos a usuarios ................................................. 75
2. Programa “Creciendo con tu Empresa” .................................. 78
3. Centro de Asesoría y Apoyo para la Protección de la
Propiedad Industrial ................................................................ 85
4. Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y
Tecnológica ............................................................................. 88
IV. Dirección de Administración y Finanzas ....................................... 95
1. Estados financieros ................................................................. 96
2. Conciliaciones bancarias ...................................................... 101
3. Requisición de compra o servicio .......................................... 104
4. Pago a proveedores .............................................................. 110
5. Puntualidad ............................................................................ 117
6. Desempeño laboral ............................................................... 121
7. Contratación de personal eventual ....................................... 124
8. Pago de sueldos ..................................................................... 127
9. Pago de obligaciones ............................................................ 132
10. ISSSTE .................................................................................. 135
11. Asignación de viáticos ........................................................... 138
12. Solicitud de vehículo-combustible ........................................ 145
13. Control de comisiones y gastos por comprobar .................... 152
14. Fondo fijo ............................................................................... 161
15. Seguro de parque vehicular .................................................. 165
16. Seguridad e higiene .............................................................. 167
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Manual de Procedimientos
Página | 10
V. Dirección Jurídica ........................................................................ 171
1. Actividad Jurídica Consultiva ................................................. 172
2. Actividad Jurídica Contenciosa ............................................. 176
VI. Dirección de Planeación .............................................................. 180
1. Programa Operativo Anual ................................................... 181
2. Informe de actividades .......................................................... 184
3. Informe Comité Técnico y de Administración ........................ 189
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Manual de Procedimientos
Página | 11
Simbología
Símbolo Nombre Significado
Inicio o término Indica el principio o fin del flujo
Actividad
Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el proceso
Documento
Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento
Decisión o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones
Archivo
Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo
Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo
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Manual de Procedimientos
Página | 12
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Presentación Los procedimientos que a continuación se exhiben tienen la finalidad de asegurar que las actividades y programas que el COQCYT desarrolla en beneficio de la población del Estado, sean difundidas a través de los diferentes medios de comunicación disponibles; así como también, hacer accesible el conocimiento científico y tecnológico a la niñez quintanarroense.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
ATENCIÓN A USUARIOS P-PYD-01
Página | 13
OBJETIVO: Elabora un registro que permita dar seguimiento a las inquietudes planteadas por los usuarios del Consejo y, que al mismo tiempo proporcione información estadística que sirva como indicador de las actividades que en apego a sus atribuciones, lleven a cabo las áreas administrativas que integran al COQCYT.
POLITICAS: 1. Proporcionar información que permita a los usuarios aclara sus dudas y/o inquietudes.
2. Cumplir con los compromisos que contraigan los funcionarios públicos del Consejo con los usuarios.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
Formato de Atención al Usuario (P-PYD-01/RE-03): Documento en el que se asienta la información
relacionada con el usuario y con el motivo de su visita.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
ATENCIÓN A USUARIOS P-PYD-01
Página | 14
Descripción de la Actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1
Dirección de Administración
Recibe y canaliza a los usuarios según área de interés
2
Áreas que conforman el
Consejo
Requisita el formato (P-PYD-01/RE-03) con la información que proporcione el usuario
3 Dirección de Administración
Recolecta de todas las áreas los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
4
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Recibe los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega al departamento de Promoción y Orientación Educativa.
5 Departamento de Promoción y
Orientación Educativa
Captura la información contenida en los formatos, la analiza y elabora un reporte que mensualmente entrega a las áreas sustantivas.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
ATENCIÓN A USUARIOS P-PYD-01
Página | 15
Diagrama de flujo
Dirección de Administración
Áreas que conforman el Consejo.
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Departamento de Promoción y
Orientación Educativa
.
Inicio
Requisita el formato (P-PYD-01/RE-03) con la información que proporcione el usuario.
Recibe los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega al departamento de Promoción y Orientación Educativa.
Fin
Captura la información contenida en los formatos, la analiza y elabora un reporte que mensualmente entrega
a las áreas sustantivas.
Recolecta los formatos (P-PYD-01/RE-03), y los entrega a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
Recibe y canaliza a los usuarios según área de interés
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
ATENCIÓN A USUARIOS P-PYD-01
Página | 16
ATENCIÓN AL USUARIO
P-PYD-01/RE-03 REV.01
Fecha y hora: 1
Atendido por: 2
(Nombre / Puesto / Dirección)
Usuario (Nombre y Firma): 3
Organización (si aplica): 4
Correo electrónico: 5
Teléfono: 6
Motivo de la Visita 7
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
ATENCIÓN A USUARIOS P-PYD-01
Página | 17
NOMBRE DE FORMATO
CLAVE DE FORMATO
ATENCIÓN AL USUARIO SIN CLAVE
Punto 1.- Fecha y hora en la que se brinda la atención Punto 2.- Nombre de la persona que brinda la atención Punto 3.- El usuario deberá anotar su nombre y estampar su firma Punto 4.- Nombre de la organización a la que represente el usuario Punto 5.- Dirección de correo electrónico del usuario Punto 6.- Teléfono del usuario Punto 7.- El funcionario público que haya brindado la atención completará esta sección anotando el
motivo por el cual acudió el usuario a la institución
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE INSTITUCIONES Y ORGANISMOS
PÚBLICOS Ó PRIVADOS A TRAVÉS DE LOS MEDIOS MASIVOS DE
COMUNICACIÓN DE QUE DISPONE EL CONSEJO
P-PYD-02
Página | 18
OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la atención de las solicitudes externas para el uso de los medios de comunicación de que dispone el COQCYT (Portal WEB y Pantallas de LED del SEIDCYT).
POLITICAS: 1. Tramitar y gestionar la información solicitada. 2 .Dar seguimiento en el tiempo y plazos establecidos previamente.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Manual para la selección e ingreso de información en las pantallas de LED del SEIDCYT
DEFINICIONES:
Pantallas de LED del SEIDCYT: Pantallas espectaculares construidas a base de LED para la
difusión de información científica y/o tecnológica y de interés general para la sociedad. Producto del
Proyecto “Fortalecimiento de la infraestructura de tecnologías de información y comunicación del
sistema estatal de información y documentación científica y tecnológica”
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE INSTITUCIONES Y ORGANISMOS
PÚBLICOS Ó PRIVADOS A TRAVÉS DE LOS MEDIOS MASIVOS DE
COMUNICACIÓN DE QUE DISPONE EL CONSEJO
P-PYD-02
Página | 19
Descripción de la Actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1
Institución u Organismo Interesado hacer uso de los
medios masivos de comunicación de que dispone
el consejo
Envía solicitud escrita al Director General.
2 Dirección General
Recibe y turna la información a la Dirección
de Promoción y Desarrollo Institucional.
3 Dirección de Promoción y
Desarrollo Institucional
Recibe información, sanciona la pertinencia de la solicitud e informa al Director General.
Si obtiene autorización de publicación turna a la Coordinación de Redes Interinstitucionales y Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica para su publicación en el portal
WEB ó en las pantallas de LED del SEIDCYT de acuerdo a lo solicitado.
En caso de no obtener autorización, informa por escrito al solicitante los motivos por los
cuales no se publica
4
Coordinación de Redes Interinstitucionales y
Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica
Procede a la publicación de lo solicitado.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE INSTITUCIONES Y ORGANISMOS
PÚBLICOS Ó PRIVADOS A TRAVÉS DE LOS MEDIOS MASIVOS DE
COMUNICACIÓN DE QUE DISPONE EL CONSEJO
P-PYD-02
Página | 20
Institución u Organismo Interesado
Dirección General Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Coordinación de Redes
Interinstitucionales
Inicio
Sanciona la pertinencia de la solicitud, reporta al Director
General
Recibe y turna la información a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
Fin
Procede a la publicación de lo solicitado
Envía solicitud escrita al Director
General.
Obtiene autorización y turna a la Coordinación de Redes Interinstitucionales
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DE LAS PANTALLAS DE LED DEL SEIDCYT
P-PYD-03
Página | 21
OBJETIVO: Presentar una guía para la difusión de la información generada por las áreas que integran el Consejo a través de las Pantallas de LED del SEIDCYT.
POLITICAS:
1. Los Directores de cada área administrativa son los responsables de la elaborar las presentaciones
de los programas y/o actividades a difundirá a través de las pantallas de LED del SEIDCYT.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Manual para la selección e ingreso de información en las pantallas de LED del SEIDCYT
DEFINICIONES:
Pantallas de LED del SEIDCYT: Pantallas espectaculares construidas a base de LEDs para la
difusión de información científica y/o tecnológica y de interés general para la sociedad.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DE LAS PANTALLAS DE LED DEL SEIDCYT
P-PYD-03
Página | 22
Descripción de la Actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCERIPCIÓN
1 Dirección interesada en la
difusión de información
Envía la solicitud de promoción (P-PYD-01/RE-01) a la Dirección de Promoción y Desarrollo
2 Dirección de Promoción y
Desarrollo
Recibe solicitud, sanciona pertinencia de la información y turna a la Coordinación de Redes Interinstitucionales y Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica.
3
Coordinación de Redes Interinstitucionales y Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica
Procede a la publicación de lo solicitado.
Fin del proceso
.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DE LAS PANTALLAS DE LED DEL SEIDCYT
P-PYD-03
Página | 23
Diagrama de flujo
Dirección interesada en la difusión de información
Dirección de Promoción y Desarrollo
Coordinación de Redes Interinstitucionales y
Reconocimiento a la Actividad Científica y Tecnológica
Envía solicitud de promoción (P-PYD-01/RE-01) a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Recibe solicitud, sanciona pertinencia
Procede a la publicación de lo solicitado
Inicio
Fin
Aprobación
1 Si No
1
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DE LAS PANTALLAS DE LED DEL SEIDCYT
P-PYD-03
Página | 24
SOLICITUD DE PROMOCIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN
P-PYD-01/RE-01 Rev. 00 Dirección solicitante: _________1____________________________ Firma del Director Solicitante: ______________________2_______________ Fecha: _______________3______________________
Tipo de Apoyo 4 (Definir, si es realizar un spot, un cartel, tríptico, etc.)
Nombre del Evento y/o Proyecto a Promocionar
5
Objetivo 6
Fecha / Periodo (de la promoción)
7
Información relevante / Anexos
8
Alcance Municipal ____ Regional ____ Estatal ____ Otro _____ 9
Instituciones participantes y/o involucradas (si aplica)
10
Medios de comunicación a utilizar
Radio ___ T. V. __ Prensa __ Espacios Públicos ___ 11
Recibido (Nombre/Puesto/Fecha/Firma): ________________12________________ Autorizado - Director de Promoción y Desarrollo (Nombre / Firma): ___________13______ Vo. Bo. – Director General (Nombre / Firma) 14
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DE LAS PANTALLAS DE LED DEL SEIDCYT
P-PYD-03
Página | 25
NOMBRE DE FORMATO
CLAVE DE FORMATO
ATENCIÓN AL USUARIO SIN CLAVE
Punto 1.- Denominación del área administrativa solicitante Punto 2.- Firma del titular del área administrativa solicitante Punto 3.- Fecha en la que se elabora la solicitud Punto 4.- Medios a través de los cuales se desea dar difusión a las actividades Punto 5.- Denominación del evento a promover Punto 6.- Descripción de los objetivos que persigue la actividad a promover Punto 7.- Período en el que se deberá promover el evento o actividad Punto 8.- El solicitante deberá anotar la información más importante del evento a promover Punto 9.- Especificar el nivel de cobertura que requiera para la realización del evento Punto 10.- Nombrar las instituciones involucradas en el evento Punto 11.- Período en el que se deberá promover el evento o actividad Punto 12.- Nombre, firma, fecha en que se recibe la solicitud y cargo del funcionario que la
recepciona Punto 13.- Nombre y firma del titular de la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional Punto 14.- Nombre y firma del titular del Despacho de la Dirección General
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DEL PORTAL WEB.
P-PYD-04
Página | 26
OBJETIVO: Difundir el procedimiento para la publicación de información a través del portal WEB.
POLITICAS: Los Directores de cada área administrativa son los responsables de dar difusión a sus actividades a través sus respectivas secciones en el portal WEB.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
Sección: Espacio dentro del portal WEB del Consejo, destinado a la presentación de información de
interés de los visitantes del mismo.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DEL PORTAL WEB.
P-PYD-04
Página | 27
Descripción de la Actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección interesada en la
difusión de información
Captura en su sección la información a ser publicada en el Portal WEB, y comunica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional la necesidad de revisión y autorización de la misma.
2
Dirección de Promoción y Desarrollo
Recibe notificación y sanciona la pertinencia de la información.
3
Dirección de Promoción y Desarrollo
Aprueba publicación si se considera pertinente la información a presentar. Caso contrario comunica por escrito a la Dirección solicitante la negativa de publicación precisando los motivos por los cuales no se autoriza
4 Dirección interesada en la difusión de información
Recibe notificación de negativa de publicación
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE
INTEGRAN EL CONSEJO, A TRAVÉS DEL PORTAL WEB.
P-PYD-04
Página | 28
Diagrama de flujo
Dirección interesada en la difusión de información
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
info
Captura en su sección la información a ser publicada en el Portal WEB, y comunica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional la necesidad de revisión y autorización de la misma.
Recibe notificación, sanciona la pertinencia de la información
Inicio
Fin
Recibe notificación de negativa de publicación
Es pertinente la información
Si
Aprueba publicación
1
1
No
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
TRÁILER DE LA CIENCIA P-PYD-05
Página | 29
OBJETIVO: Especificar las actividades a realizar para la Promoción y Desarrollo de Eventos que impulsen y fomenten el conocimiento científico y tecnológico como factor de cambio en la sociedad a través de esta herramienta didáctica.
POLITICAS: 1. Operación en municipios distintos al de la capital del Estado únicamente mediante convenio.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
TRÁILER DE LA CIENCIA P-PYD-05
Página | 30
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Institución u Organismo
Interesado Envía solicitud escrita dirigida al titular del Despacho de Dirección General.
2 Despacho de Dirección General
Recibe y canaliza la solicitud a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
3 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
Recibe y analiza la solicitud, informa y acuerda con el titular del Despacho de Dirección General
4 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
Autoriza y turna solicitud al Departamento de Promoción y Orientación Educativa. En caso de no autorizarse, se elabora comunicado escrito dirigido al solicitante informándole de los motivos por los cuales no será posible prestarle el servicio.
5 Departamento de Promoción y
Orientación Educativa Recibe solicitud, programa y desarrolla agenda de trabajo para el Tráiler de la Ciencia.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
TRÁILER DE LA CIENCIA P-PYD-05
Página | 31
Diagrama de flujo
Institución u Organismo Interesado
Despacho de Dirección General
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
Departamento de Promoción y
Orientación Educativa
Envía solicitud escrita dirigida al titular del Despacho de Dirección General
Recibe y canaliza la solicitud a la Dirección de Promoción y Desarrollo
Institucional.
Inicio
Recibe solicitud, programa y desarrolla agenda de trabajo para el Tráiler de la Ciencia.
Fin
Se Autoriza
Recibe y analiza la solicitud, informa y acuerda con el Director General.
En caso de no autorizarse, se elabora comunicado al solicitante informándole de los motivos por los cuales no será posible
prestarle el servicio.
No
Si
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
PLANETARIO MÓVIL CON COSMOVISIÓN MAYA
P-PYD-06
Página | 32
OBJETIVO: Atender las solicitudes que las diferentes Instituciones y Organismos Educativos dirigen al COQCYT para hacer uso del Planetario Móvil con Cosmovisión Maya.
POLITICAS: 1. Se debe contar con solicitud por escrito dirigida al Director General.
2. El desarrollo de actividades fuera de la capital del Estado se llevará a cabo únicamente mediante
convenio.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
Planetario Móvil con Cosmovisión Maya: herramienta móvil de difusión, diseñada y equipada para la
proyección de videos con temáticas de astronomía y ciencias del espacio cuyo usuario final es la
población del Estado.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
PLANETARIO MÓVIL CON COSMOVISIÓN MAYA
P-PYD-06
Página | 33
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Institución u Organismo
Interesado
Las instituciones y organismos que deseen hacer uso de los servicios del planetario móvil con cosmovisión maya, envían solicitud escrita dirigida al Director General.
2
Dirección General
Recibe y canaliza la solicitud a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
3
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Recibe, analiza e informa a la Dirección General las posibilidades de prestar el servicio.
4 Dirección de Promoción y
Desarrollo Institucional
Autoriza y turna solicitud al Departamento de Promoción y Orientación Educativa. En caso de no autorizarse, se elabora comunicado escrito dirigido al solicitante informándole de los motivos por los cuales no será posible prestarle el servicio.
5 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa Recibe solicitud, programa agenda de trabajo para el planetario Móvil y la ejecuta.
Fin del procedimiento.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
PLANETARIO MÓVIL CON COSMOVISIÓN MAYA
P-PYD-06
Página | 34
Diagrama de Flujo
Institución u Organismo Interesado
Dirección General Dirección de Promoción y
Desarrollo Institucional
Departamento de Promoción y orientación
Educativa
Inicio
Envían solicitud escrita dirigida al Director General.
Fin
Se autoriza
Recibe y canaliza la solicitud
Elabora comunicado escrito dirigido al solicitante informándole los motivos.
Programa y desarrolla agenda de trabajo del
Planetario Móvil.
Recibe, analiza e informa a la
Dirección General
No
Si
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTIUCIONAL
Código Revisión Fecha
SEMANA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
P-PYD-07
Página | 35
OBJETIVO: Dar a conocer a niños, jóvenes y población en general las múltiples posibilidades que ofrecen la ciencia y la tecnología en la producción, la investigación, la docencia y la vida cotidiana.
POLITICAS: 1. Participación de todas las instituciones de educación de los niveles básico, medio superior, superior y
centros de investigación, así como el sector público y privado.
2. Las instituciones participantes deberán registrar en línea la agenda de las actividades a desarrollar.
3. Las instituciones que así lo requieran deberán solicitar al Consejo con anticipación los apoyos necesarios para el desarrollo de las actividades programadas en la agenda.
4. Los participantes deberán dar difusión a las actividades programadas.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTIUCIONAL
Código Revisión Fecha
SEMANA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
P-PYD-07
Página | 36
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa
Inicia proceso de organización (mes de mayo) con la implementación del comité interinstitucional que organiza las actividades. Se programa un calendario de reuniones para la instalación de los subcomités norte, centro y sur, así como reuniones de seguimiento de avance de resultados.
2 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa
Promoción interna. Se pone en marcha el sistema de captura y de invitación a los cuerpos académicos a participar y desarrollar actividades de promoción y de fomento al conocimiento.
3 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa
Promoción externa. Se inicia la programación de actividades para la difusión, se da seguimiento a las reuniones de los subcomités.
4 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa Recibe solicitudes de apoyo para las invitaciones de investigadores foráneos o realización de actividades masivas.
5 Dirección de Administración
y Finanzas Verifica la disponibilidad de recursos para la asignación de los mismos.
6 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa
Se presenta al Comité interinstitucional de organización la agenda de actividades programada así como el estimado de asistentes, en esta misma reunión se lleva a cabo la entrega de recursos económicos en apoyo a las instituciones participantes que lo hayan solicitado. (20 días antes del inicio de la Semana)
7 Comité Interinstitucional de
Organización Activa la campaña intensa de promoción en medios.
8 Dirección de Promoción y
Desarrollo Institucional Coordina la ceremonia de inauguración de la Semana y monitorea las actividades durante la misma.
9 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa
Recibe reportes de actividades para la generación del reporte global (durante los 15 días siguientes al término de la Semana)
10 Departamento de Promoción
y Orientación Educativa Emite los reportes correspondientes a Quintana Roo para el CONACYT e instituciones participantes.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTIUCIONAL
Código Revisión Fecha
SEMANA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
P-PYD-07
Página | 37
Diagrama de flujo
Dirección de Promoción y Desarrollo
Institucional
Departamento de Promoción y Orientación Educativa
Dirección de Administración y
Finanzas
Comité de Interinstitucional de
Organización
Inicia el proceso de organización de la SNCYT, con la Instalación de los subcomités.
Inicio
Se pone en marcha el sistema
de captura en línea.
Inicia programación de actividades. Seguimiento a las reuniones de los subcomités.
Emite los reportes correspondientes a Quintana Roo para el CONACYT e instituciones participantes.
Verifica disponibilidad de recursos y los asigna.
Activa campaña de promoción en
medios.
Recibe reportes de actividades para la generación del reporte global.
Coordina la ceremonia de inauguración de la Semana y monitorea las actividades durante la misma.
Presenta al Comité la agenda de actividades programada así como el estimado de asistentes,
Recibe solicitudes de apoyo para las invitaciones de investigadores foráneos.
Fin
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
CASA DE LA CIENCIA P-PYD-08
Página | 38
OBJETIVO: Difundir el procedimiento para el desarrollo conjunto de actividades en la Casa de la Ciencia.
POLITICAS:
Contar con solicitud escrita por parte del enlace del ayuntamiento
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
Casa de la Ciencia: Espacios de enlace permanente, establecidos en los municipios en coordinación
con los Ayuntamientos, para la difusión y divulgación de la ciencia a través de los programas del
COQCYT.
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
CASA DE LA CIENCIA P-PYD-08
Página | 39
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Enlace en el Municipio Envía solicitud escrita al Director General para el desarrollo de actividades.
2 Dirección General Recibe solicitud y turna a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
3 Dirección de Promoción y
Desarrollo Institucional
Recibe solicitud, analiza e informa a la Dirección General de las posibilidades de desarrollo de la actividad solicitada.
Si la Dirección General lo autoriza, la solicitud se turna a los Departamentos de Promoción y Orientación Educativa o al de Enseñanza de la Ciencia según corresponda para su atención.
De no contar con los recursos necesarios para la atención de la solicitud se informa por escrito al solicitante.
4 Departamento responsable Programa actividades, define responsables de su coordinación y desarrolla de manera conjunta.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Código Revisión Fecha
CASA DE LA CIENCIA P-PYD-08
Página | 40
Diagrama de Flujo
Enlace en el Municipio
Despacho de Dirección General
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Departamento responsable
No
Envía solicitud escrita al Director General para el desarrollo de actividades.
Recibe solicitud y turna a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional.
Inicio
Recibe solicitud, analiza e informa a la Dirección General de las posibilidades de desarrollo de la actividad solicitada.
Fin
Se informa por escrito al solicitante.
Programa actividades, define responsables de su coordinación y desarrolla de manera
conjunta.
Se autoriza
desarrollo de
actividad
Si
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 41
Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de
Postgrado e Investigación
Presentación
Atendiendo a las obligaciones establecidas en la Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo, se han diseñado los procedimientos que a continuación se exponen, los cuales buscan fortalecer la educación de posgrado en la entidad, así como, el fomento al desarrollo de investigación científica y asegurar la continuidad de la actividad mediante el arraigo de los investigadores al Estado.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FOMENTO A LA EDUCACION DE POSGRADO E INVESTIGACION
Código Revisión Fecha
REGISTRO ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-01
Página | 42
OBJETIVO:
Conformar un padrón con la información académica y producción editorial de todas aquellas personas físicas o morales con actividades científicas e innovación tecnológica residentes en el Estado.
POLITICAS:
5. Lograr la integración de un padrón con la información académica y producción editorial de todas aquellas personas con actividades parciales de tiempo completo residentes en Quintana Roo relacionados en materia de ciencia, tecnología o formación de recursos humanos.
6. Construir una base de datos de acceso público con la información relevante de las personas físicas adscritas a instituciones u organismos académicos en el estado.
7. Promover el registro voluntarios de los académicos para la difundir los principales logros de su trabajo académico como la interacción con el público en general mediante este sitio de consulta.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo, artículo 32. DEFINICIONES:
CVU: Curriculum Vitae Único
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FOMENTO A LA EDUCACION DE POSGRADO E INVESTIGACION
Código Revisión Fecha
REGISTRO ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-01
Página | 43
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1. Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Establece contacto con las instituciones académicas del estado para promover la incorporación del personal al Registro Estatal de Investigadores. Se realizan visitas a las instituciones para explicar el proceso de ingresen al sitio Web del REI, la información relacionadas con investigación científica e innovación tecnológica, formación de recursos humanos mediante la impartición de cátedras, dirección de tesis, asesorando proyectos de investigación multidisciplinarios o investigación temprana. Los interesados pueden registrase en línea enviar la información en medio digital.
2. Coordinación de Redes Interinstitucionales
Sube la información que envían los investigadores al REI, como también proporciona asesoría para los problemas técnicos que se pueden presentar durante la captura en línea. Asigna la cuenta al investigador solicitante una vez que verifica la adscripción donde se origino la solicitud de alta.
3. Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Verifica que el investigador concluya la incorporación de la información sobre su producción editorial y envié copias simples como comprobantes, portadas o documento en extenso, cuando esto se cumple solicita a la Dirección General firme la constancia oficial que acredita al investigador como miembro del REI.
4. Dirección General Extiende la constancia oficial de pertenencia al REI cuya vigencia es de un año.
5. Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado e Investigación
para validación.
Envía la constancia vía correo electrónico al investigador o el original. Copia de este documento se integra al expediente del investigador.
6. Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Realiza el seguimiento al proceso de incorporación de investigadores a la base de datos y canaliza las dudas y problemas técnicos que son reportados por los usuarios. Verifica cada mes que no existan nombres o registro duplicados, no existan solicitudes de aceptación o constancias de pertenencia oficial al REI pendientes.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FOMENTO A LA EDUCACION DE POSGRADO E INVESTIGACION
Código Revisión Fecha
REGISTRO ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-01
Página | 44
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
7. Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado e Investigación
para validación
Solicita a la Coordinación de redes realice las modificaciones y/o adecuaciones a las bases de datos o sistemas en función de lo que es detectado durante la operación.
8. Coordinación de Redes Interinstitucionales
Es la responsable del manejo de las bases de datos, realiza las modificaciones que le solicita la Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FOMENTO A LA EDUCACION DE POSGRADO E INVESTIGACION
Código Revisión Fecha
REGISTRO ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-01
Página | 45
Diagrama de flujo
Departamento de
Proyectos Científicos y
Tecnológicos
Coordinación de Redes
Interinstitucionales
Despacho de Dirección
General
Dirección de Programas
de Fomento a la
Educación de Posgrado
e Investigación
1 0
1 0
Inicio
Establece contacto con las instituciones académicas del estado para promover la incorporación del personal al Registro Estatal de Investigadores.
Sube la información que envían los investigadores al REI, presentar.
Verifica que el investigador concluya la incorporación de la información sobre su producción editorial.
Extiende la constancia oficial de
pertenencia al REI
Envía la constancia vía correo electrónico al investigador.
Realiza el seguimiento al proceso de incorporación de investigadores a la base de datos.
A
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FOMENTO A LA EDUCACION DE POSGRADO E INVESTIGACION
Código Revisión Fecha
REGISTRO ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-01
Página | 46
Departamento de
Proyectos Científicos y
Tecnológicos
Coordinación de Redes
Interinstitucionales
Despacho de Dirección
General
Dirección de Programas
de Fomento a la
Educación de Posgrado
e Investigación
Fin
Solicita a la Coordinación de redes realice las modificaciones y/o adecuaciones a las bases de datos.
Es la responsable del manejo de las bases de datos, realiza las modificaciones que le solicita la Dirección de Programas de Fomento a la Educación de Posgrado.
A
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
SISTEMA ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-02
Página | 47
OBJETIVO: Programa de reconocimiento y estímulo económico a la productividad de los investigadores residentes en Quintana Roo para propiciar el desarrollo científico y tecnológico de la Entidad.
POLITICAS: 8. Convocatoria anual dirigida a todos los investigadores residentes en Quintana Roo para optar por un
estímulo económico a su actividad científica y tecnológica y formación de recursos humanos a nivel licenciatura y posgrado.
9. Los investigadores postulantes requieren como nivel mínimo de estudios grado de maestro en ciencias. 10. La permanencia en cada nivel es de un año sin opción a solicitar el mismo nivel. 11. El COQCYT convoca y recibe los expedientes de los postulantes no interviene en el proceso de
evaluación. 12. La evaluación de los expedientes la realiza el Comité de Expertos, conformado por investigadores y
representantes del sector educativo, gubernamental, privado y social, cuerpo colegiado autónomo establecido para este proceso.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo, artículo 60.
Reglamento del Sistema Estatal de Investigadores-RESEI.
Instructivo para el registro de candidatos al Sistema Estatal de Investigadores.
Catalogo Barros Sierra. Nomenclatura Internacional Normalizada Relativa a la Ciencia y la
Tecnología, UNESCO (Versión México 2000).
Manual para calificar la investigación científica, tecnológica e innovación del SEI DEFINICIONES:
SEI: Sistema Estatal de Investigadores
REI: Registro Estatal de Investigadores
CE: Comité de Expertos
CVU: Curriculum Vitae Único
RESEI: Reglamento del Sistema Estatal de Investigadores
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
SISTEMA ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-02
Página | 48
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Estructura y elabora proyecto de de Convocatoria.
2 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Organiza reunión con el Comité de Expertos (CE) para revisión de las bases y criterios para la selección de investigadores a ingresar al SEI. El CE es el encargado de analizar, evaluar y dictaminar los expedientes (Artículo 10, capítulos II, V, VI del RESEI).
3 Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones del CE
4 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Solicita la publicación de la convocatoria a la Dirección de Administración y Finanzas y a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional su difusión y promoción.
5 Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Promueve la Convocatoria entre las instituciones académicas del Estado. Recibe los expedientes de los interesados en la misma y los turna para su evaluación. Recibe los resultados de los expedientes enviados a evaluación y prepara el cuadro de concentrados preliminar.
6 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación.
Convoca a la CE a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores de las diferentes categorías.
7 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Envía a la Dirección General la constancia oficial de ingreso al SEI para firma del Director General.
8 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Solicita a la Dirección Jurídica la elaboración de convenios para los miembros del SEI.
9 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Requieres a la Dirección de Administración y Finanzas la emisión de los cheques para el pago correspondiente conforme a los montos y niveles que se establecieron en la Convocatoria.
11 Dirección Jurídica Elabora convenios en los términos y obligaciones que establece el Artículo 44, Capítulo XI del RESEI.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
SISTEMA ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-02
Página | 49
12 Dirección de Administración y Finanzas
Emite los cheques correspondientes al monto que establece la convocatoria según el nivel al cual fue admitido el investigador.
13 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Coordinar lo relacionado con la ceremonia de premiación en cuanto a la presencia de los investigadores admitidos e invitados especiales. Se encarga de la logística de la sede y desarrollo de la ceremonia.
14 Dirección General Entrega constancias y estímulos económicos.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
SISTEMA ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-02
Página | 50
Diagrama de flujo
Departamento de Proyectos Científicos
y Tecnológicos
Dirección de Programas de
Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e
Investigación
Dirección de Administración y
Finanzas
Dirección Jurídica Dirección General
Inicio
Estructura y elabora proyecto de de Convocatoria
Organiza reunión con el Comité de Expertos (CE) para revisión de las bases y criterios para la selección de investigadores a
ingresar al SEI.
Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones del CE
Solicita la publicación de la
Convocatoria
Promueve la Convocatoria. Recibe los expedientes de los interesados. Turna expedientes para su evaluación. Recibe los resultados de la evaluación. Prepara el cuadro de concentrados.
Convoca a la CE a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores.
A A
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
SISTEMA ESTATAL DE INVESTIGADORES
P-PEI-02
Página | 51
Departamento de Proyectos Científicos
y Tecnológicos
Dirección de Programas de
Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e
Investigación
Dirección de Administración y
Finanzas
Dirección Jurídica Dirección General
CHEQUE
CONVENIO
Envía constancias oficiales de ingreso al SEI para firma del Director General.
Fin
Coordinar ceremonia de premiación.
Requiere emisión
de cheques
Solicita elaboración de
convenios
Elabora convenio
Emite cheques
A A
Entrega constancias y estímulos económicos
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
APOYOS ECONÓMICOS PARA TESIS DE INVESTIGACIÓN
P-PEI-03
Página | 52
OBJETIVO: Difundir la metodología para el otorgamiento de los apoyos económicos complementarios para tesis en proyectos de investigación.
POLITICAS:
Cubrir en su totalidad los requisitos establecidos en la Convocatoria
Verificar los datos asentados en la ficha
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo
Lineamientos para el Cumplimiento de la Obligación del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología en Materia de Formación de Recursos Humanos de Alta Especialidad, Mediante el Otorgamiento de Apoyos Económicos Complementarios para Tesis en Proyectos de Investigación.
DEFINICIONES:
La Comisión Técnica Consultiva es el Órgano Asesor del COQCYT
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
APOYOS ECONÓMICOS PARA TESIS DE INVESTIGACIÓN
P-PEI-03
Página | 53
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección de Programa de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Elabora Convocatoria
2 Comisión Técnica Consultiva Revisa y emite observaciones a la Convocatoria.
3 Departamento de Programa de Posgrado
Adecua la convocatoria atendiendo a las sugeridas emitidas por la Comisión Técnica Consultiva.
4 Dirección de Programa de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Solicita la publicación de la Convocatoria en Medios Masivos de Comunicación
5 Departamento de Programa de Posgrado
Recibe y verifica que las solicitudes de apoyo cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria
Arma paquetes con la documentación seleccionada según categoría y turna expedientes.
6 Comisión Técnica Consultiva Evalúa expedientes y determina ganadores
7 Dirección de Programa de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Con base en los resultados emitidos por la Comisión Técnica Consultiva, solicita a la Dirección jurídica la elaboración de convenios para la asignación de recursos y a la Dirección de Administración y Finanzas la expedición de cheques.
9 Dirección Jurídica Recibe listado de ganadores y el monto del apoyo económico a entregar. Elabora convenios para la asignación de recursos.
10 Dirección de Programa de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Organiza evento protocolario de entrega y convoca a ganadores.
11 Dirección de Administración y Finanzas
Emite cheques
12 Dirección General Entrega recursos a ganadores.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
APOYOS ECONÓMICOS PARA TESIS DE INVESTIGACIÓN
P-PEI-03
Página | 54
Diagrama de flujo.
Dirección de Programa de
Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación
Comisión Técnica
Consultiva
Departamento de Programa de
Posgrado
Dirección Jurídica
Dirección de Administración
y Finanzas
Despacho de Dirección General
Inicio
Elabora
Convocatoria
Revisa y emite observaciones
Adecua la convocatoria atendiendo a las sugeridas
Solicita publicación de Convocatoria
Recibe y verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en la convocatoria
Arma paquetes con la documentación seleccionada según categoría y turna expedientes
Evalúa expedientes y determina
ganadores
Con base en los resultados la elaboración de convenios para la asignación de recursos y la expedición de cheques.
A A
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
APOYOS ECONÓMICOS PARA TESIS DE INVESTIGACIÓN
P-PEI-03
Página | 55
Dirección de Programa de
Fortalecimiento a la Educación de
Posgrado e Investigación
Comisión Técnica
Consultiva
Departamento de Programa de
Posgrado
Dirección Jurídica
Dirección de Administración
y Finanzas
Despacho de
Dirección General
Cheque
Fin
Recibe listado de ganadores y el monto del apoyo económico a entregar. Elabora convenios para la asignación de recursos
Organiza evento protocolario de entrega y convoca a
ganadores.
A A
Emite cheques
Entrega recursos a ganadores
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
PREMIOS ESTATALES DE CIENCIA, TECNOLOGIA Y DE RECONOCIMIENTO A
LA INNOVACION P-PEI-04
Página | 56
OBJETIVO: Incentivar en el Estado el desarrollo de la investigación científica y tecnológica, así como la innovación, a través de esquemas de apoyo y reconocimiento público.
POLITICAS:
13. Convocatoria dirigida a todas las instituciones de educación de los niveles medio superior, superior y centros de investigación, así como el sector público y privado.
14. Las instituciones participantes deben consultar en línea la convocatoria y cumplir los requisitos que establece cada categoría.
15. Las postulaciones a los premios tienen que provenir de un tercero ajeno al COQCYT.
16. Las evaluaciones de realizan por un comité externo al COQCYT.
17. El proceso de escrutinio de resultados se realiza dentro un protocolo formal de la Comisión Técnica Consultiva, órgano de gobierno externo.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo, artículo 79.
Reglamento de los Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de Reconocimiento a la Innovación.
DEFINICIONES:
PECTRI: Premios Estatales de Ciencia, Tecnología y de Reconocimiento a la Innovación.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
PREMIOS ESTATALES DE CIENCIA, TECNOLOGIA Y DE RECONOCIMIENTO A
LA INNOVACION P-PEI-04
Página | 57
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Estructura y elabora la Convocatoria.
2 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación.
Organiza reunión oficial con los miembros de la Comisión Técnica Consultiva (CTC) para revisión de la Convocatoria.
3 Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones de la Comisión Técnica Consultiva
4 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación.
Solicita la publicación de la convocatoria a la Dirección de Administración y Finanzas y a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional su difusión y promoción.
5 Departamento de Proyectos Científicos y Tecnológicos
Promueve la Convocatoria entre las instituciones académicas del Estado. Recibe los expedientes de los interesados en la misma y los turna para evaluación a investigadores invitados por su conocimiento en el tema particular.
6 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación.
Convoca a la CTC a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores de las diferentes categorías.
7 Dirección de Administración y Finanzas
Emite los cheques correspondientes al monto que establece la convocatoria al trabajo ganador en cada categoría.
8 Dirección de Programas de Fortalecimiento a la Educación de Posgrado e Investigación.
Coordinar lo relacionado con la ceremonia de premiación en cuanto a la presencia de los ganadores, elaboración de medallas para las categorías honoríficas, diplomas e invitados especiales.
9 Dirección General Entrega los premios a los ganadores de cada categoría.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACION
DE POSGRADO E INVESTIGACION Código Revisión Fecha
PREMIOS ESTATALES DE CIENCIA, TECNOLOGIA Y DE RECONOCIMIENTO A
LA INNOVACION P-PEI-04
Página | 58
Diagrama de flujo
Departamento de Proyectos Científicos y
Tecnológicos
Dirección de Programas de Fortalecimiento a la
Educación de Posgrado e Investigación.
Dirección de Administración y
Finanzas
Despacho de Dirección General
Cheque
Inicio
Elabora Convocatoria.
Organiza reunión oficial con los miembros de la CTC para revisión de la
Convocatoria
Modifica la Convocatoria atendiendo a las recomendaciones de la CTC
Solicita la publicación de la convocatoria
Promueve la Convocatoria. Recibe los expedientes de los interesados en la misma y los turna
para evaluación.
Convoca a la CTC a la reunión de escrutinio, dictamen y designación de ganadores
Emite cheques
Coordinar ceremonia de premiación
Entrega Premios a
los ganadores
Fin
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS P-PEI-05
Página | 59
Objetivo:
Establecer y describir las funciones administrativas necesarias para la coordinación, seguimiento y administración de la información relacionada con las actividades de investigación y desarrollo tecnológico desarrolladas en el ámbito estatal, en el marco del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT).
Políticas:
Supervisar el registro de información en las bases de datos de los sistemas integrados al SEIDCYT.
Establecer mecanismos de consulta de libre acceso de la información existente. información
Normas:
Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo
Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT)
Definiciones
SEIDCYT, se refiere al Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica.
Red Interinstitucional, se refiere al conjunto de recursos humanos y datos, cuyo objetivo es atender necesidades especificas relacionadas con el desarrollo de actividades o proyectos en materia científica y tecnológica en atención a una solicitud de información por medio de la SEIDCYT
Información en ciencia y tecnología, se refiere a los datos recabados y alimentados a las bases de datos del SEIDCYT, ya sea por las áreas sustantivas del COQCYT o directamente por usuarios externos.
Áreas Sustantivas, se refiere a las direcciones de Posgrado e Investigación y de Innovación y Vinculación con el Sector que por la naturaleza de sus actividades podrán aportar información al SEIDCYT.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS P-PEI-05
Página | 60
Descripción de actividades
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información para su consulta y según sea el caso su actualización o captura.
2
Áreas Sustantivas
Promueve el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de proyectos científicos y tecnológicos en la entidad.
3
Áreas Sustantivas
Suministra de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT, con información que por su naturaleza es considerada como de importancia y que pueden ser alojados en alguna de las estructuras de datos pertenecientes a los Sistemas Integrados al SEIDCYT.
4
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas Sustantivas o Externos que así lo requieran, durante la consulta o captura de información.
5
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias para su consulta posterior, a través de los Sistemas Integrados al SEIDCYT.
6
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas Sustantivas o Usuarios Externos, misma que por sus características específicas, requieran de una búsqueda especializada en las bases de datos que así correspondan.
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS P-PEI-05
Página | 61
Diagrama de flujo
Coordinación De Redes Interinstitucionales Y De Reconocimiento A La Actividad Científica Y
Tecnológica Áreas Sustantivas
Inicio
Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT
Promueven el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de
proyectos.
Alimenta de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT
Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas
Sustantivas o Externos que así lo requieran
Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias.
Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas Sustantivas o Usuarios Externos.
Fin
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
REDES INTERINSTITUCIONALES P-PEI-06
Página | 62
Objetivo:
Establecer y describir las funciones administrativas necesarias para la coordinación, seguimiento y administración de la información relacionada con las actividades de investigación y desarrollo tecnológico desarrolladas en el ámbito estatal, en el marco del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT).
Políticas:
Supervisar el registro de información en las bases de datos de los sistemas integrados al SEIDCYT.
Establecer mecanismos de consulta de libre acceso de la información existente. información
Normas:
Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo
Bases de Organización y Funcionamiento del Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica (SEIDCYT)
Definiciones
SEIDCYT, se refiere al Sistema Estatal de Información y Documentación Científica y Tecnológica.
Red Interinstitucional, se refiere al conjunto de recursos humanos y datos, cuyo objetivo es atender necesidades especificas relacionadas con el desarrollo de actividades o proyectos en materia científica y tecnológica en atención a una solicitud de información por medio de la SEIDCYT
Información en ciencia y tecnología, se refiere a los datos recabados y alimentados a las bases de datos del SEIDCYT, ya sea por las áreas sustantivas del COQCYT o directamente por usuarios externos.
Áreas Sustantivas, se refiere a las direcciones de Posgrado e Investigación y de Innovación y Vinculación con el Sector que por la naturaleza de sus actividades podrán aportar información al SEIDCYT.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
REDES INTERINSTITUCIONALES P-PEI-06
Página | 63
Descripción de actividades
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información para su consulta y según sea el caso su actualización o captura.
2
Áreas Sustantivas
Promueve el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de proyectos científicos y tecnológicos en la entidad.
3
Áreas Sustantivas
Suministra de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT, con información que por su naturaleza es considerada como de importancia y que pueden ser alojados en alguna de las estructuras de datos pertenecientes a los Sistemas Integrados al SEIDCYT.
4
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas Sustantivas o Externos que así lo requieran, durante la consulta o captura de información.
5
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias para su consulta posterior, a través de los Sistemas Integrados al SEIDCYT.
6
Coordinación de Redes Interinstitucionales y de
Reconocimiento a la Actividad Científica y
Tecnológica
Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas Sustantivas o Usuarios Externos, misma que por sus características específicas, requieran de una búsqueda especializada en las bases de datos que así correspondan.
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
REDES INTERINSTITUCIONALES P-PEI-06
Página | 64
Diagrama de flujo
Coordinación De Redes Interinstitucionales Y De Reconocimiento A La Actividad Científica Y
Tecnológica Áreas Sustantivas
Inicio
Supervisa el funcionamiento de los Sistemas Integrados al SIEDCYT
Promueven el uso de los Sistemas Integrados al SEIDCYT como herramienta de consulta de información para la integración y/o desarrollo de
proyectos.
Alimenta de información al SEIDCYT mediante la captura directa o mediante la orientación a usuarios externos al COQCYT
Proporciona orientación a los usuarios de las Áreas Sustantivas o Externos que así lo requieran
Supervisa que los nuevos registros de información proporcionados cumplan con los requerimientos y especificaciones técnicas necesarias.
Proporciona seguimiento y atención oportuna a aquellas solicitudes de información realizadas por las Áreas
Sustantivas o Usuarios Externos.
Fin
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
ADMINISTRACIÓN DE PORTAL WEB P-PEI-07
Página | 65
Objetivo: Establecer y describir las funciones administrativas del personal del Departamento se Sistemas e Informática y Enlace, que garanticen la administración de contenidos informativos y/o modificaciones de manera óptima, eficaz, eficiente y controlada, en la página web del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.
Políticas:
Contenidos informativos y o modificaciones previamente autorizados por la Dirección de Promoción y Desarrollo institucional.
Envio de los contenidos informativos y/o modificaciones para su realización con tres días hábiles previos al inicio de su vigencia oficial.
Especificar la duración de la vigencia del contenido informativo para su posterior despublicación en el sitio web.
Normas:
Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo
Definiciones
Contenido informativo se refiere a la solicitud por parte de la Dirección de Promoción y desarrollo Institucional para la publicación y despublicación de Banner´s promocionales y Revista Electrónica del COQCYT.
Modificaciones se refiere a la creación y/o modificación de secciones, categorías y menús dentro del sitio web.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
ADMINISTRACIÓN DE PORTAL WEB P-PEI-07
Página | 66
Descripción de actividades.
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Envía al Departamento de Sistemas de Informática y Enlace, el contenido informativo y/o modificaciones autorizadas, para su inclusión en la estructura de la pagina web del COQCYT.
2 Departamento de Sistemas e Informática y
Enlace
Realiza una revisión de la información enviada. En caso de encontrar algún dato incompleto, que se encuentre directamente relacionado con el contenido informativo y/o modificación, se notifica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional, reiniciándose el procedimiento.
3 Departamento de Sistemas e Informática y
Enlace
Procede a su inclusión en la página web del COQCYT, en la sección y categoría que para el contenido informativo y/o modificación enviada corresponda.
4 Departamento de Sistemas e Informática y
Enlace
Realiza las operaciones y acciones necesarias para la publicación del contenido informativo y/o realización de modificaciones en el sitio web
5 Departamento de Sistemas e Informática y
Enlace
Notifica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional que el contenido informativo enviado y/o modificaciones se encuentran ya publicados en el sitio web COQCYT.
6 Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Recibe la notificación por parte del Departamento de Sistemas de Informática y Enlace
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN DE
POSGRADO E INVESTIGACIÓN CÓDIGO REVISIÓN FECHA
ADMINISTRACIÓN DE PORTAL WEB P-PEI-07
Página | 67
Diagrama de flujo.
Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional Departamento de Sistemas e Informática y Enlace
Envía al Departamento de Sistemas de Informática y Enlace, el contenido informativo y/o modificaciones autorizadas, para su inclusión en la estructura de la página web
del COQCYT.
Realiza una revisión de la información enviada. En caso de encontrar inconsistencias en la información proporcionada lo comunica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional
Inicio
Procede a su inclusión en la página web del COQCYT, en la sección y categoría que para el contenido informativo y/o modificación enviada
corresponda.
Realiza las operaciones y acciones necesarias para la publicación del contenido informativo y/o
realización de modificaciones en el sitio web
Notifica a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional que el contenido informativo enviado y/o modificaciones se encuentran ya publicados en el sitio web COQCYT.
Recibe notificación
Inicio
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
MANTENIMIENTO CORRECTIVO O PREVENTIVO
P-PEI-08
Página | 68
Objetivo: Establecer y describir las funciones administrativas del Personal del Departamento de Sistemas e Informática y Enlace, deberá realizar para garantizar el buen funcionamiento de los equipos de cómputo pertenecientes al Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.
Políticas:
Se ejecutará el programa de Mantenimiento Preventivo, el cual contempla dos mantenimientos generales por año.
La solicitud de atención a fallas será entregada mediante el formato de “Solicitud de Servicio a Sistemas”.
Los mantenimientos correctivos que por su naturaleza no puedan ser atendidos por el Departamento de Sistemas e Informática serán canalizados para su atención externa, previa requisición a la Dirección de Administración y Finanzas por parte del Área sustantiva a la que se haya asignado el equipo de cómputo con el problema detectado.
Normas:
Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo.
Definiciones
Mantenimiento Preventivo; se refiere a las acciones que el Departamento de Sistemas e Informática realiza con el fin de prevenir fallas o deficiencias en el funcionamiento de los equipos del COQCYT (limpieza de hardware y mantenimiento de software instalado), el cual se realiza cada 6 meses.
Mantenimiento Correctivo; se refiere a las acciones que el Departamento de Sistemas e Informática realiza con el fin de brindar solución de manera oportuna y eficaz, para aquellas fallas no previstas que impidan el correcto funcionamiento del equipo de computo.
Usuario de equipo, se refiere al personal del COQCYT mismo que tiene bajo su resguardo un equipo de cómputo perteneciente a la institución.
Falla detectada, se refiere a la identificación del origen del mal funcionamiento del equipo de cómputo, la cual puede ser clasificada en falla de software y de hardware.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
MANTENIMIENTO CORRECTIVO O PREVENTIVO
P-PEI-08
Página | 69
Descripción de actividades.
ACTIVIDAD NO. UNIDAD RESPONSABLE. ACTIVIDAD/DESCRIPCION
1 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
Aplica el Programa de Mantenimiento Preventivo dos veces por año a fin de minimizar la posible incidencia de fallas en los equipos de computo del COQCYT
2 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
Realiza una revisión periódica del funcionamiento de los equipos de cómputo del COQCYT.
3 Usuario de Equipo Notifica al Departamento de Sistemas e Informática y Enlace del mal funcionamiento de su equipo de cómputo mediante el uso del formato de “Solicitud de Servicio a Sistemas”.
4 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
Brinda la atención oportuna a la solicitud realizada por el Usuario de Equipo, procediendo a la identificación del origen de la falla del equipo.
5 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
En caso de que la falla del equipo sea causada por un mal funcionamiento del software instalado, se notifica al Usuario de Equipo de las acciones a realizar las cuales consisten en restaurar los programas o aplicaciones dañadas, cuidando siempre la integridad de los datos almacenados en el mismo ( Ir a paso 11)
6 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
En caso de la falla sea causada por un mal funcionamiento del hardware del equipo de computo, y que su reparación necesite de la intervención de equipo técnico especializado o la sustitución del componente dañado se notificara al Usuario de Equipo de Computo, a fin de que este realice la Requisición de Compra o Servicio que Corresponda a la Dirección de Administración y Finanzas.
7 Usuario de Equipo Realiza la Requisición de Compra o Servicio a la Dirección de Administración y Finanzas, entregando de igual forma el equipo de computo al Departamento de Sistemas e Informática y Enlace.
8 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
Continua con el seguimiento al caso en conjunto con la Dirección de Administración, y prepara el equipo para su envió al proveedor de servicios, realizando el respaldo de la información que así corresponda.
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
MANTENIMIENTO CORRECTIVO O PREVENTIVO
P-PEI-08
Página | 70
ACTIVIDAD NO. UNIDAD RESPONSABLE. ACTIVIDAD/DESCRIPCION
9 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
El Departamento de Sistemas e Informática realiza el seguimiento del caso con el Proveedor de Servicios y recepciona el equipo una vez que este ha sido reparado. Notificando de igual forma a la Dirección de Administración y Finanzas de que el servicio técnico ha sido concluido.
10 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
Realiza las configuraciones y pruebas pertinentes antes de que el equipo sea entregado al Usuario de Equipo. De igual forma se restaura la información en su ubicación original.
11 Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace
Se realiza la entrega al Usuario de equipo, del equipo de cómputo con la falla solucionada así como el disco de respaldo generado, mismo que contiene la información relacionada con las funciones que para su puesto han sido designadas.
12 Usuario Final Recibe equipo de cómputo reparado.
Fin del proceso
Diagrama de flujo
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
MANTENIMIENTO CORRECTIVO O PREVENTIVO
P-PEI-08
Página | 71
El Departamento de Sistemas de Informática y Enlace
Usuario de Equipo Usuario Final
Inicio
Aplica el Programa de Mantenimiento Preventivo
dos veces por año
Realiza una revisión periódica del funcionamiento de los
equipos de cómputo.
Notifica al Departamento de
Sistemas e Informática y Enlace del mal
funcionamiento de su equipo de cómputo
Brinda la atención oportuna a la solicitud realizada por el
Usuario de Equipo
En caso de que la falla del equipo sea causada por un mal
funcionamiento del software instalado, se notifica al Usuario
de Equipo de las acciones a realizar
A
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
MANTENIMIENTO CORRECTIVO O PREVENTIVO
P-PEI-08
Página | 72
El Departamento de Sistemas de
Informática y Enlace Usuario de Equipo Usuario Final
Realiza la Requisición de Compra o Servicio
a la Dirección de Administración y
Finanzas.
El Departamento de Sistemas e Informática realiza el seguimiento
del caso con el Proveedor de Servicios.
Continúa con el seguimiento al caso en conjunto con la Dirección
de Administración
En caso de la falla sea causada por un mal funcionamiento del
hardware del equipo de computo, se notificara al Usuario, a fin de
que este realice la Requisición de Compra o Servicio que
Corresponda
A
B
DIRECCIÓN DE PROGRAMAS DE FORTALECIMIENTO A LA EDUCACIÓN
DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN Código Revisión Fecha
MANTENIMIENTO CORRECTIVO O PREVENTIVO
P-PEI-08
Página | 73
El Departamento de Sistemas de
Informática y Enlace Usuario de Equipo Usuario Final
Recibe equipo de
cómputo reparado
Realiza la entrega del equipo de cómputo, solucionada así como el disco de respaldo, al
Usuario
Realiza las configuraciones y pruebas pertinentes antes de
que el equipo sea entregado al Usuario de Equipo.
B
Fin
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 74
Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
Presentación
Los procedimientos que a continuación se muestran buscan promover la actividad científica y tecnológica como elemento de competitividad y desarrollo económico, así como generar recursos humanos para el sector empresarial, mediante la vinculación con instituciones de educación superior y centros de investigación.
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
ASESORIAS Y APOYOS A USUARIOS P-VIN-01
Página | 75
OBJETIVO: Procurar que en el Estado se incremente la participación del sector empresarial en programas, proyectos, convocatorias y trabajos relativos a la investigación y desarrollo tecnológico.
POLITICAS:
Brindar a los usuarios información amplia y suficiente que les permita despejar cualquier duda respecto de los alcances de nuestros programas, proyectos y servicios.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
Usuario: Personas físicas o morales interesadas en las actividades que desarrolla el Consejo
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
ASESORIAS Y APOYOS A USUARIOS P-VIN-01
Página | 76
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Usuarios Presentan solicitud de asesoría y/o apoyo
2 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Recibe a los interesados (usuarios) en las actividades que se fomentan y promueven para el desarrollo de tecnología e Innovación empresarial (personas físicas y morales) Si los usuarios desean contactar con un especialista y/o investigador en determinado campo del conocimiento, su solicitud es atendida por el Departamento de Innovación y Desarrollo Tecnológico. Si los usuarios buscan tener acceso a programas de apoyo financiero y/o participar de las convocatorias del fondo mixto, su solicitud será atendida por el Departamento de Financiamiento
3 Departamento de Financiamiento.
Asesora a los interesados en obtener su registro RENIECYT y en el cumplimiento de los requisitos técnicos que las convocatorias plantean. Organizan talleres para apoyar a las empresas a elaborar proyectos de desarrollo tecnológico e innovación, para su participación en las convocatorias emitidas por el COQCYT-CONACYT.
4 Departamento de Innovación y
Desarrollo Tecnológico
Localiza las instituciones que pudieran brindar la asesoría técnica a través de sus especialistas para la atención de las necesidades de los usuarios del COQCYT. Asesora a los usuarios en el cumplimiento de los requisitos para el registro de sus marcas y patentes ante Instituto Mexicano para la Protección de la Propiedad Industrial.
5
Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Acuerda con las Instituciones y/o especialistas capaces de
solventar las demandas planteada por los usuarios, la
atención conjunta de la problemática presentada al
Consejo.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
ASESORIAS Y APOYOS A USUARIOS P-VIN-01
Página | 77
Diagrama de flujo
Usuarios Departamento de Innovación y Desarrollo
Tecnológico
Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
Departamento de Financiamiento
Localiza instituciones y/o especialistas. Asesora para el
Registro y Protección de la Propiedad
Industrial
Inicio
Presentan solicitud de
asesoría y apoyo
Acuerda con las Instituciones y/o
especialistas capaces de solventar las
demandas planteada por los usuarios, la
atención conjunta de la problemática
presentada al Consejo.
Asesora para la obtención del
RENIECYT, en el cumplimiento de
requisitos técnicos y organiza talleres para
la elaboración de proyectos.
Fin
Recibe a los interesados en
conocer las actividades que se
fomentan y
promueven.
Acceso a fideicomis
os
No Si
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”
P-VIN-02
Página | 78
OBJETIVO: Formar a los alumnos de nivel superior en profesionistas competentes con los logros y experiencias en el sector productivo, en la que la empresa recibirá propuestas factibles a los problemas de su entorno laboral y de competitividad, así mismo el estudiante aplicará los conocimientos teóricos que adquiere en el aula y se fortalecerá su formación a un problema real relacionado con su área de especialidad; Que las empresas conozcan nuevas tecnologías o sistemas de trabajo, y conocer a los futuros egresados de la Institución Educativa y contemplar su futura contratación.
POLITICAS: Las empresas que deseen adherirse a este programa deberán comprobar contar con un mínimo de tres años de funcionamiento.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología de Quintana Roo
DEFINICIONES:
CIVAS: Comité Interinstitucional de Vinculación, Apoyo y Seguimiento del Programa Creciendo con tu
Empresa.
IES: Instituciones de Educación Superior.
Grupo de trabajo: Equipo conformado por estudiantes y catedráticos de las IES, encargados de
proporcionar respuestas a los planteamientos hechos por las empresas
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”
P-VIN-02
Página | 79
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Contacta a las empresas a través de las promociones que COQCYT realiza por medio de talleres, cursos etc., las cuales llenan un formato de demandas donde hacen la solicitud de su proyecto.
2 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Recibe solicitudes y se organizan por empresa, para que se presenten ante el Comité Interinstitucional de Vinculación, Apoyo y Seguimiento del Programa Creciendo con tu Empresa (CIVAS).
3 CIVAS Designa a las instituciones que se encargarán de elaborar los proyectos para la atención de las necesidades de las empresas.
4 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Solicita a las IES entregar la lista con los grupos de trabajo asignados a cada proyecto.
5 IES Entregan lista donde mencionan al grupo de trabajo según el proyecto a realizar, el cual debe contener un asesor y dos alumnos como máximo.
6 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Realiza un taller de sensibilización con la participación las empresas y las IES en el que se da conocer el proceso del programa y los compromisos de los proyectos.
7 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Reúnen a las IES con los Empresarios para establecer acuerdos sobre los productos de cada proyecto, así como los mecanismos de comunicación para el desarrollo de los mismos.
8 Grupo de trabajo Elaboran y presenta a la empresa un anteproyecto.
9 Empresa Revisa anteproyecto, en caso de aceptarlo firma carta compromiso, caso contrario, emite recomendaciones y las turna al grupo de trabajo.
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”
P-VIN-02
Página | 80
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
10 Grupo de trabajo. Desarrolla el proyecto según el cronograma de actividades.
11 CIVAS Verifica avances en los proyectos y monitorea cumplimiento de acuerdos.
12 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Verifica con las empresas y las IES que los proyectos estén en tiempo y forma para su culminación y se les informa a los representantes de las IES de los avances que se tengan.
13 Empresa
Revisa propuesta: Si está de acuerdo firma carta de aceptación y de liberación del proyecto. Si el producto (proyecto) no es satisfactorio, sugiere modificaciones y solicita al grupo de trabajo la adecuación del mismo.
14 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Solicita a la Dirección Administrativa y Finanzas los recursos correspondientes para el pago de apoyos a los estudiantes de los grupos de trabajo. Toda vez que cuenta con las cartas de aceptación y liberación de los proyectos.
15 Dirección de Administración y
Finanzas Emite cheques para el pago de apoyos a estudiantes.
16 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Organiza reunión para la presentación de resultados del programa.
17 Dirección General
Presenta en coordinación con la Dirección de innovación y Vinculación con el Sector Productivo, los resultados del programa donde se muestran los productos finales de los proyectos. Entrega reconocimientos de participación y apoyos a estudiantes
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”
P-VIN-02
Página | 81
Diagrama de flujo
Dirección de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
CIVAS
Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
IES Grupo
de trabajo
Empresa Dirección de
Administración y Finanzas
Dirección General
Contacta a las empresas a través de las promociones
Recepciona las solicitudes, para que se presenten ante el
CIVAS.
Designa a las instituciones que se encargarán de elaborar los proyectos
Solicita a las IES, la lista con los grupos
de trabajo asignados a cada proyecto.
Organiza taller de sensibilización
Entregan
lista.
Inicio
A
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”
P-VIN-02
Página | 82
Dirección de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
CIVAS Departamento de
Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
IES Grupo de trabajo Empresa Dirección de
Administración y Finanzas
Dirección General
A
Reúnen a las IES con los Empresarios para
establecer los acuerdos.
Elaboran y presenta a la empresa un
anteproyecto
Desarrolla el proyecto según el cronograma
de actividades.
B
Aprueba anteproyec
to
No
1 1
2
Si
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”
P-VIN-02
Página | 83
Dirección de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
CIVAS Departamento de
Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
IES Grupo
de trabajo
Empresa Dirección de
Administración y Finanzas
Dirección General
Solicita a la Dirección
Administrativa y Finanzas los
recursos para el
pago de apoyos
Verifica avances en
los proyectos y monitorea
cumplimiento
de acuerdos.
B
Verifica con las empresas y las IES que los proyectos estén en tiempo y
forma para su
culminación.
Aprueba
proyecto
2
C
Si
No
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
PROGRAMA “CRECIENDO CON TU EMPRESA”
P-VIN-02
Página | 84
Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
CIVAS Departamento de
Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
IES Grupo
de trabajo
Empresa Dirección de
Administración y Finanzas
Dirección General
Cheque
Organiza reunión para la presentación
de resultados del
programa.
Emite cheques para el pago de apoyos
a estudiantes.
Presenta en coordinación con la Dirección de
innovación y Vinculación, los resultados del
programa y entrega apoyos económicos a
estudiantes.
Fin
C
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
RPODUCTIVO Código Revisión Fecha
CENTRO DE ASESORÍA Y APOYO PARA LA PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD
INDUSTRIAL P-VIN-03
Página | 85
OBJETIVO: Promover en el Estado una cultura de registro de marcas y patentes que permita la protección de la propiedad industrial.
POLITICAS: Con la finalidad de poder brindar un servicio adecuado, los usuarios deberán contar con los documentos requeridos por el IMPI acordes al trámite que desean realizar (por ejemplo: diagramas, diseños, planos, logotipos, etc.). En ningún caso el Consejo intervendrá en la manipulación de estos documentos.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
DEFINICIONES:
IMPI: Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
RPODUCTIVO Código Revisión Fecha
CENTRO DE ASESORÍA Y APOYO PARA LA PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD
INDUSTRIAL P-VIN-03
Página | 86
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Usuario Solicita información para el registro de marcas y/o patentes
2 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Asesora a los usuarios y entrega información impresa –manuales, formatos de registro, formatos de pago e información adicional– del trámite que corresponda.
3 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Revisa la documentación de los usuarios interesados en el registro de sus marcas o patentes y orienta para el ingreso de su solicitud a Secretaría de Economía.
4 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Solicita al IMPI Región Sureste el número de folio de las solicitudes ingresadas y da seguimiento al trámite en la página del IMPI.
5 Departamento de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Informa a los usuarios que su solicitud recibió calificación favorable por parte del IMPI, solicitándoles permanecer en espera y al pendiente de recibir título de propiedad en su domicilio
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
RPODUCTIVO Código Revisión Fecha
CENTRO DE ASESORÍA Y APOYO PARA LA PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD
INDUSTRIAL P-VIN-03
Página | 87
Diagrama de flujo
Usuario Departamento de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Inicio
Solicita información para el registro de marcas y/o patentes.
Asesora a los usuarios y entrega información impresa –manuales, formatos de registro, formatos de pago e información adicional– del trámite que corresponda.
Revisa la documentación de los usuarios interesados en el registro de sus marcas o patentes y orienta para el ingreso de su solicitud a Secretaría de Economía.
Solicita al IMPI Región Sureste el número de folio de las solicitudes ingresadas y da seguimiento al trámite en la página
del IMPI.
Informa a los usuarios que su solicitud recibió calificación favorable por parte del IMPI, solicitándoles permanecer en espera y al pendiente de recibir título de propiedad en su domicilio.
Fin
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y
TECNOLÓGICA P-FOMIX-01
Página | 88
OBJETIVO: Fomentar y canalizar apoyos para el desarrollo proyectos de investigación científica y de desarrollo tecnológico orientados a bridar soluciones a los problemas del Estado.
POLITICAS:
Las instituciones y/o empresas que deseen participar en las convocatorias del Fondo Mixto no deberán tener ni adeudos técnicos, ni financieros de proyectos desarrollados anteriormente.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Reglas de Operación del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica
DEFINICIONES:
CTA: Comité Técnico y de Administración del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y Tecnológica.
RENIECYT: Registro Nacional de Instituciones y Empresas Científicas y Tecnológicas.
Usuarios: Personas físicas o morales interesadas en las actividades que desarrolla el Consejo
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y
TECNOLÓGICA P-FOMIX-01
Página | 89
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Convoca a las dependencias de gobierno, instituciones de educación superior, centros de investigación y a los sectores privado y social a determinar los temas y demandas de investigación.
2 Dirección General Recibe demandas de investigación y en coordinación con el CONACYT elabora Convocatoria para su autorización ante el CTA.
3 CTA Autoriza publicación de convocatoria.
4 Dirección General
Solicita a la Dirección de Administración y Finanzas la Publicación de la Convocatoria en Medios Masivos de Comunicación y, a la Dirección de Promoción y Desarrollo Institucional su Publicación en el Portal WEB del Consejo.
5 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
En coordinación con el CONACYT imparte taller para la obtención y/o actualización del RENIECYT, requisito esencial para participar en la Convocatoria.
6
Departamento de Financiamiento
Asesora a Personas Físicas con actividad tecnológica, Personas Físicas con actividad empresarial, Instituciones y Empresas interesadas en la obtención y/o actualización del RENIECYT.
7 Usuarios Emiten propuestas de proyectos de investigación que atiendan las demandas establecidas en la convocatoria.
8 CONACYT
Recibe propuestas de proyectos de investigación que atiendan las demandas establecidas en la convocatoria y convoca a la Comisión de Evaluación para su análisis y dictaminan las propuestas a aprobarse.
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y
TECNOLÓGICA P-FOMIX-01
Página | 90
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
9 Dirección General
En coordinación con el CONACYT, convoca al Comité Técnico y de Administración para la presentación de los resultados emitidos por la Comisión de Evaluación y autorización de los proyectos a recibir financiamiento.
10 Dirección General
Instruye a la Dirección jurídica para la elaboración de los convenios de asignación de recursos de los proyectos aprobados por el CTA.
Convoca a los responsables de las propuestas de proyectos a una reunión en la que se firma el convenio de asignación de recursos para el financiamiento del proyecto.
11 Dirección de Administración Organiza un Taller donde capacita y brinda la asesoría necesaria para la administración de los recursos del proyecto.
12 Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo
Monitorea el desarrollo de los proyectos hasta su conclusión y finiquito.
Fin de Procedimiento
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y
TECNOLÓGICA P-FOMIX-01
Página | 91
Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector
Productivo Dirección General
Comité Técnico y de Administración
Departamento de Financiamiento
Usuarios CONACYT Dirección de
administración
Inicio
Convoca a las dependencias e
instituciones, públicas y privados.
Recibe demandas de investigación y en
coordinación con el CONACYT elabora
Convocatoria.
Autoriza publicación de Convocatoria.
Solicita la Publicación de la Convocatoria.
A
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y
TECNOLÓGICA P-FOMIX-01
Página | 92
Diagrama de flujo
Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
Dirección General
Comité Técnico y de
Administración
Departamento de Financiamiento
Usuarios CONACYT Dirección de
Administración
En coordinación con el CONACYT, imparte
taller para la obtención de actualización de
Registro.
Recibe propuestas
de proyectos de
investigación.
Asesora a interesados en la
obtención del RENIECYT
Emiten propuestas
para proyectos de
investigación.
A
B
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y
TECNOLÓGICA P-FOMIX-01
Página | 93
Dirección de Innovación y
Vinculación con el Sector Productivo
Dirección General Comité Técnico y de Administración
Departamento de Financiamiento
Usuarios CONACYT Dirección de
administración
Convoca a reunión para formalización de convenios de asignación de recursos.
En coordinación con el CONACYT, convoca al Comité Técnico y de
Administración.
Instruye a la Dirección jurídica para la elaboración de los
convenios.
B
C
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y VINCULACIÓN CON EL SECTOR
PRODUCTIVO Código Revisión Fecha
FONDO MIXTO DE FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN CIENTIFÍCA Y
TECNOLÓGICA P-FOMIX-01
Página | 94
Dirección de Innovación y Vinculación con el Sector Productivo
Dirección General
Comité Técnico y de
Administración
Departamento de Financiamiento
Usuarios CONACYT Dirección de
administración
Organiza un taller donde capacita y brinda asesoría para la administración de recursos del Fideicomiso.
Monitorea el desarrollo de los proyectos hasta
su conclusión y finiquito.
C
Fin
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 95
Dirección de Administración y Finanzas
Presentación En apego a la normatividad aplicable, se han diseñado los procedimientos que permitan una administración eficaz y eficiente de los Recursos Humanos, Financieros y Materiales con que cuenta el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología, brindando atención oportuna a las necesidades de las diferentes unidades administrativas que redunde en un servicio de calidad a la ciudadanía.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
P-AYF-01
Página | 96
OBJETIVO:
Realizar el registro, control contable y el análisis Financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Proporcionar la información Financiera de manera oportuna para la toma de decisiones de Directivos y Órganos Superiores.
POLITICAS:
1. La Balanza previa será analizada por el Jefe del Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal, por el Director de Administración y Finanzas y por el Director General.
2. Los Estados Financieros serán analizados previamente por el jefe del Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal y por el Director de Administración y Finanzas
3. El Director de Administración y Finanzas será el que emita autorización de impresión de los Estados
Financieros.
4. Los Estados Financieros serán firmados por: Director de Administración y Finanzas y el Director General.
5. Todos los Estados Financieros impresos deben contar con las firmas correspondientes.
6. Se enviará a las Secretarias de Hacienda y de la Contraloría los Estados Financieros del mes correspondiente.
NORMAS:
Código Fiscal de la Federación, Ley de presupuesto Contabilidad y Gasto Público del Estado de Q.
ROO.
DEFINICIONES:
Estado Financiero: Documento en cual se plasma el total y el resultado de todas las operaciones financieras realizadas en un periodo determinado (mensual), establece si durante el mismo se obtuvo un saldo o déficit durante el período. De manera estadística y de acuerdo a las partidas contables y presupuéstales, registra el importe total de lo erogado durante el mes, así como las obligaciones y derechos pendientes de realizar.
Conciliación Bancaria: Procedimiento consistente en la conciliación (análisis) de movimientos bancarios, entre los registros contables y los movimientos bancarios de acuerdo al estado de cuenta del mes correspondiente.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
P-AYF-01
Página | 97
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Supervisa que todas las pólizas cheque del periodo estén contabilizadas correctamente, y en caso contrario realizar las correcciones pertinentes.
2. Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Captura en el Sistema CONTPAQ las pólizas de diario, egreso e ingreso
3. Dirección de Administración y
Finanzas Analizan la balanza de comprobación previa del periodo.
4. Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Elabora las conciliaciones bancarias anexando copias de estados de cuenta
5. Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal
Una vez analizada la balanza de comprobaciones y conciliaciones se imprimen los Estados Financieros del mes
6. Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Estructuran los Estados Financieros y los engargola.
7. Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal
Remite los Estados Financieros a firma de autorización por parte del Director de Administración y Finanzas y del Director General.
8. Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Envía una copia a la Secretaría de la Contraloría y a la de Hacienda del Estado y se archiva.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
P-AYF-01
Página | 98
Diagrama de flujo
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección de Administración y Finanzas y Despacho de la
Dirección General
Archivar
Inicio
Supervisa que todas las pólizas cheque del periodo estén
contabilizadas correctamente.
Balanza correcta
Envía copia a las Secretarias
de Hacienda y Contraloría
1
1
Imprime Estado Financieros
Elabora las conciliaciones bancarias anexando copias de
estados de cuenta.
Captura en el Sistema CONTPAQ las pólizas de diario,
egreso e ingreso
No
Si
Estructura Estados
Financieros Firman de autorización
Fin
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
P-AYF-01
Página | 99
CUENTA SUBCUENTA NOMBRE DE LA CUENTA PARCIAL DEBE HABER
4 5 6 7 8 9
SUMAS IGUALES 10 11
HECHO POR: REVISADO: AUTORIZADO: CONT. POR: REV. CONT: POLIZA No:
12
13
14
15
16
17
1
CHEQUE POLIZA
2
3
FIRMA CHEQUE RECIBIDO
CONCEPTO DEL PAGO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
P-AYF-01
Página | 100
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
POLIZA DE CHEQUES PC
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 NOMBRE DEL BENEFICIARIO E IMPORTE DEL CHEQUE.
2 CONCEPTO DEL CHEQUE.
3 FIRMA DE RECIBIDO.
4 NUMERO DE CUENTA CONTABLE.
5 SUBCUENTA.
6 DENOMINACIÓN DE LA CUENTA.
7 IMPORTE PARCIAL.
8 IMPORTE DEUDOR.
9 IMPORTE EN EL HABER.
10 SUMA DEL IMPORTE DEUDOR.
11 SUMA DEL IMPORTE DEL HABER.
12 FIRMA DE QUIEN ELABORO EL CHEQUE.
13 FIRMA DE QUIEN REVISO EL CHEQUE.
14 FIRMA DE QUIEN AUTORIZO EL CHEQUE.
15 FIRMA DE QUIEN CONTABILIZO LA POLIZA.
16 FIRMA DE QUIEN REVISO LA POLIZA.
17 CONSECUTIVO DE NUMEROS DE POLIZA DE EGRESOS.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONCILIACIONES BANCARIAS P-AYF-02
Página | 101
OBJETIVO:
Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Proporcionar los saldos reales de
las cuentas bancarias en la de estados financieros.
POLITICAS: 1. Al principio de cada mes se realizara las conciliaciones bancarias del mes inmediato anterior.
2. Las conciliaciones bancarias tendrán anexo su estado de cuenta bancario correspondiente cuando se
integre al Estado Financiero del mes.
3. Las conciliaciones serán firmadas por el Director de Administración y finanzas y el Director General.
NORMAS: Principios contables, control interno.
DEFINICIONES:
Principios Contables.- Son los preceptos base de la contabilidad, los cuales rigen el desarrollo de las
operaciones contables en todo el mundo.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONCILIACIONES BANCARIAS P-AYF-02
Página | 102
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1
Departamento de Contabilidad y control Presupuestal
Imprime los movimientos bancarios del mes de cada una de las cuentas bancarias.
2 Departamento de Contabilidad y
control Presupuestal
Realiza las conciliaciones bancarias, se pasan a firma de la Dirección de Administración y del Despacho de la Dirección General.
3 Departamento de Contabilidad y
control Presupuestal Saca 3 copias a las conciliaciones y 3 a los estados de cuenta.
4 Departamento de Contabilidad y
control Presupuestal Se archivan las conciliaciones.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONCILIACIONES BANCARIAS P-AYF-02
Página | 103
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Inicio
Imprime los movimientos
bancarios del mes
Realiza las conciliaciones bancarias
Saca copia a las conciliaciones y a los
estados de cuenta
Las anexa a cada uno de los estados financieros
Fin
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REQUISICIÓN DE COMPRA/SERVICIO P-AYF-03
Página | 104
OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual.
POLITICAS: 1. Las recepciones de requisiciones de compra/servicio se llevara a cabo los días lunes y martes.
2. En todos los casos el Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal verificará la disponibilidad de
recursos del área solicitante.
3. La adquisición de los materiales solicitados estará sujeta a la disponibilidad de recursos por parte del área solicitante.
NORMAS:
Ley de adquisiciones. DEFINICIONES:
Requisición de compra/servicio: Documento en el que se consigna el listado de materiales o servicios
requeridos para la operación de los programas o proyectos de las Áreas que integran el Consejo.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REQUISICIÓN DE COMPRA/SERVICIO P-AYF-03
Página | 105
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1
Áreas que integran el Consejo Envían al Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal el formato P-AYF-03/RE-03 requisición de compra/servicio.
2
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Recibe requisición de compra/servicio y verifica disponibilidad de recursos.
3
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Si el Área solicitante cuenta con disponibilidad de recurso, la requisición es turnada al Director de Administración y Finanzas para su autorización
En caso de que el Área solicitante no cuenta con recursos suficientes, se emite comunicado escrito informándole de esta situación y de la fecha más próxima para atender su requisición
4 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Solicita el material o el servicio requerido al proveedor más adecuado.
5 Proveedor Entrega al Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal el material solicitado anexando Requisición de Compra/Servicio y factura.
6
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Recibe material y/o servicio y verifica que correspondan a lo solicitado.
7 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Entrega al Área solicitante el material requerido o informa acerca del servicio proporcionado.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REQUISICIÓN DE COMPRA/SERVICIO P-AYF-03
Página | 106
Diagrama de flujo
Áreas que integran el Consejo
Departamento de Contabilidad y Control
Presupuestal
Administración y Finanzas
Proveedor
Inicio
Envían al Departamento de
Contabilidad y Control Presupuestal requisición de
compra/servicio.
Recibe requisición de compra/servicio y
verifica disponibilidad de recursos.
Firma requisición autorizando la compra
o el servicio
Disponibilidad de recursos
Si
No
Emite comunicado escrito informándole de esta situación y de la
fecha más próxima para atender su requisición.
1
1
Solicita el material o el servicio requerido
al proveedor más adecuado.
Recibe requisición de compra/servicio
A
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REQUISICIÓN DE COMPRA/SERVICIO P-AYF-03
Página | 107
Áreas que integran el Consejo
Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal
Administración y Finanzas
Proveedor
Fin
Recibe material y/o servicio y verifica que
correspondan a lo
solicitado.
Entrega al Área solicitante el material requerido o informa acerca del servicio
proporcionado.
A
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REQUISICIÓN DE COMPRA/SERVICIO P-AYF-03
Página | 108
CANTIDAD UNIDAD
MEDIDA P.U. TOTAL P.U. TOTAL P.U. TOTAL
5 6 8 9 8 9 8 9
SUB-TOTAL 10 10 10
DESCUENTO 11 11 11
SUB-TOTAL 12 12 12
I.V.A. 13 13 13
_______________________ 15 TOTAL 14 14 14
16
16
16
FORMATO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
ADQUISICIONES CARGO A: FECHA:
concepto
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
7 7 7
4
Dir. Adtivo. Y Financiero
AUTORIZADO POR:
SE OTORGA EL PRESENTE CONTRATO AL PROVEEDOR N°
POR:
MEJOR PRECIO
MEJOR CALIDAD
MEJOR TIEMPO DE ENTREGA
C.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REQUISICIÓN DE COMPRA/SERVICIO P-AYF-03
Página | 109
NOMBRE DE FORMATO
CLAVE DE FORMATO
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES SIN CLAVE
Punto 1.- Número correlativo Punto 2.- Área solicitante Punto 3.- Fecha de elaboración del cuadro Punto 4.- Descripción del bien Punto 5.- Cantidad solicitada Punto 6.- Medida Punto 7.- Nombre del proveedor Punto 8.- Precio por unidad Punto 9.- Importe total de los productos Punto 10.- Monto de la suma sin aplicar IVA ni descuento Punto 11.- Porcentaje de descuento Punto 12.- Monto con el descuento aplicado Punto 13.- Porcentaje del IVA Punto 14.- Monto total neto Punto 15.- Nombre y firma de autorizado del Director Administrativo y Financiero
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04
Página | 110
OBJETIVO:
Cumplir en forma oportuna con las obligaciones contraídas para un desarrollo eficiente de los programas.
POLITICAS: 1. Tanto la recepción como el pago de facturas se efectuará los días miércoles.
2. No se aceptarán facturas y/o documentos comprobatorios que no cumplan con los requisitos fiscales y
contables y que no cuenten con la documentación soporte.
3. Se expedirá un contra recibo al momento de recibir facturas. 4. Los pagos sólo se efectuaran al beneficiario mediante la presentación del contra recibo correspondiente.
5. El Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal es el área autorizada para realizar el pago de los
cheques.
NORMAS:
Ley de adquisiciones. DEFINICIONES:
Contra recibo: Documento en el cual se especifican las facturas recibidas, el importe a pagar y la fecha del día de recepción, se entrega el original al proveedor y se anexa una copia a la factura.
Requisición de compra/servicio: Documento en el que se consigna el listado de materiales o servicios requeridos para la operación de los programas o proyectos de las Áreas que integran el Consejo.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04
Página | 111
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Proveedor Entrega al Departamento de Contabilidad y control Presupuestal sus facturas.
2 Departamento de
Contabilidad y control Presupuestal
Recibe las facturas con su requisición adjunta y/o orden de servicio en original
3
Departamento de Contabilidad y control
Presupuestal
Asigna claves presupuéstales
4 Departamento de
Contabilidad y control Presupuestal
Elabora el cheque para pago al proveedor y lo turna para firma a la Dirección de Administración y Finanzas
5 Dirección de Administración y
Finanzas Firma cheque y turna para firma a la Dirección General
6 Dirección General Firma cheque y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas.
7 Departamento de
Contabilidad y control Presupuestal
Paga a proveedor.
8 Departamento de
Contabilidad y control Presupuestal
Integra cuenta pública.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04
Página | 112
Diagrama de flujo
Proveedor
Departamento de Contabilidad y
control Presupuestal
Dirección de Administración y
Finanzas
Dirección General
Cheque
Cheque
Cheque
Facturas
Firma cheque y turna para firma a la Dirección
General
Entrega al Departamento de
Contabilidad y control Presupuestal sus
facturas.
Recibe las facturas con su requisición
adjunta y/o orden de servicio en original.
Asigna claves presupuéstales
Elabora el cheque para pago al proveedor y lo turna para firma a la
Dirección de Administración y
Finanzas.
Firma cheque y lo remite a la Dirección de Administración y
Finanzas.
Paga a proveedor.
Integra cuenta pública.
Inicio
Fin
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04
Página | 113
FOLIO: 1 <
CONTRARECIBO
RECIBIMOS: 2 .
FAC. RECIBIDAS NUMERO IMPORTE
3
4 5
6
7
FIRMA DE QUIEN RECIBE SELLO Y FIRMA
OBSERVACIONES: 8 .
FECHA DE COMPROMISO: 9 .
LOS CHEQUES SOLO PODRÁN SER COBRADOS POR EL INTERESADO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04
Página | 114
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
CONTRARECIBO CR
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 NUMERO DE FOLIO.
2 NOMBRE DEL PROVEEDOR.
3 NUMERO DE FACTURAS RECIBIDAS.
4 NUMERO(S) DE LAS FACTURAS.
5 IMPORTE TOTAL DE LAS FACTURAS.
6 FIRMA DE QUIEN RECIBE.
7 SELLO Y FECHA DE RECEPCIÓN.
8 OBSERVACIONES.
9 FECHA DE PAGO.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04
Página | 115
CUENTA SUBCUENTA NOMBRE DE LA CUENTA PARCIAL DEBE HABER
4 5 6 7 8 9
SUMAS IGUALES 10 11
HECHO POR: REVISADO: AUTORIZADO: CONT. POR: REV. CONT: POLIZA No:
12
13
14
15
16
17
1
CHEQUE POLIZA
2
3
FIRMA CHEQUE RECIBIDO
CONCEPTO DEL PAGO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE PROVEEDORES P-AYF-04
Página | 116
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
POLIZA DE CHEQUES PC
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 NOMBRE DEL BENEFICIARIO E IMPORTE DEL CHEQUE.
2 CONCEPTO DEL CHEQUE.
3 FIRMA DE RECIBIDO.
4 NUMERO DE CUENTA CONTABLE.
5 SUBCUENTA.
6 DENOMINACIÓN DE LA CUENTA.
7 IMPORTE PARCIAL.
8 IMPORTE DEUDOR.
9 IMPORTE EN EL HABER.
10 SUMA DEL IMPORTE DEUDOR.
11 SUMA DEL IMPORTE DEL HABER.
12 FIRMA DE QUIEN ELABORO EL CHEQUE.
13 FIRMA DE QUIEN REVISO EL CHEQUE.
14 FIRMA DE QUIEN AUTORIZO EL CHEQUE.
15 FIRMA DE QUIEN CONTABILIZO LA POLIZA.
16 FIRMA DE QUIEN REVISO LA POLIZA.
17 CONSECUTIVO DE NUMEROS DE POLIZA DE EGRESOS.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
EVALUACIÓN DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA
P-AYF-05
Página | 117
OBJETIVO: Registrar, controlar y supervisar la asistencia del personal para que se determine los estímulos por puntualidad y asistencia de los trabajadores en forma mensual.
NORMAS: Ley federal del trabajo.
Definiciones:
Nomina.- Documento elaborado de manera quincenal en el que se registran todas las percepciones,
deducciones e incidentes durante ese periodo laboral; firmado por el trabajador de conformidad al recibir su sueldo por el trabajo desempeñado.
Retardo A: Se considera Retardo A checar de 1 a 10 minutos después de la hora de entrada Retardo B: Se considera Retardo A checar de 11 a 20 minutos después de la hora de entrada
POLÍTICAS: 1- La verificación del cumplimiento de puntualidad y asistencia será llevada a cabo por el Departamento
Administrativo con base en los registros del reloj checador; estos registros serán asentados en el formato “concentrado de incidencias del personal de COQCYT” .
2- El Departamento Administrativo será el responsable de la evaluación del personal. Las incidencias
registradas en el formato 3- La evaluación se realizará en forma mensual tomando como mes referencia de inicio el primer mes del año. 4- El Departamento Administrativo elaborará la nómina tomando en consideración los resultados de la
evaluación por puntualidad y asistencia llevada a cabo.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
EVALUACIÓN DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA
P-AYF-05
Página | 118
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento Administrativo
Verifica con el reloj checador las incidencias del período a evaluar, anotándolas en el formato “Concentrado de incidencias del personal del COQCYT”
2 Departamento Administrativo Evalúa las incidencias y determina los estímulos que le correspondan al personal.
3 Departamento Administrativo Refleja en la nomina correspondiente el estímulo a que hubiera lugar.
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
EVALUACIÓN DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA
P-AYF-05
Página | 119
Diagrama de flujo
Departamento Administrativo Dirección de Administración y Finanzas
Inicio
Fin
Elabora conforme a las incidencias detectadas el llenado de la evaluación
por puntualidad y asistencia
Toma medidas para que sea recompensado el personal que
destaque
Evalúa
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
EVALUACIÓN DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA
P-AYF-05
Página | 120
CONCENTRADO DE INCIDENCIAS DEL PERSONAL DE COQCYT
CORRESPONDIENTE AL MES DE : 1
NOMBRE FECHA RETARDO A RETARDO B OMISIÓN DE SALIDA Y/O ENTRADA
OBSERVACIONES
2 3 4 5 6 7
Punto 1.-Período a evaluar Punto 2.-Nombre del trabajador Punto 3.-Fecha de incidencia Punto 4.-Hora de entrada Punto 5.-Hora de entrada Punto 6.-Fecha en la que se detecta la falta de registro Punto 7.-Motivo de la incidencia (justificación)
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL P-AYF-06
Página | 121
OBJETIVO: Evaluar una serie de factores que determinan el desempeño laboral de los trabajadores en forma cuatrimestral.
POLÍTICAS:
1- La cédula de evaluación de desempeño laboral será otorgada por la Dirección de Administración y
Finanzas. 2- Los Directores serán los responsables de la evaluación del personal bajo su cargo. 3- La evaluación se realizará en forma cuatrimestral tomando como referencia el primer mes del año. 4- El resultado de la calificación lo dará a conocer la Dirección de Administración y Finanzas. 5- La cédula deberá contener la firma de los responsables.
Normas: Ley federal del trabajo, manual de procedimientos.
DEFINICIONES:
Nomina.- Documento elaborado de manera quincenal en el que se registran todas las percepciones,
deducciones e incidentes durante ese periodo laboral; firmado por el trabajador de conformidad al recibir su sueldo por el trabajo desempeñado.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL P-AYF-06
Página | 122
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento Administrativo Distribuye las evaluaciones por desempeño laboral
2 Departamento Administrativo Envía las cédulas a las Direcciones poniendo las fechas en que deberán ser entregadas a la Dirección de administración y Finanzas
3
Direcciones Reciben las cédulas y evalúan al personal.
4 Direcciones Remite las evaluaciones a la Dirección de Administración y Finanzas
5 Dirección de Administración y
Finanzas Recibe cédulas con las evaluaciones y las turna al Departamento Administrativo
6
Departamento Administrativo Checa y procede a calificar las evaluaciones.
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL P-AYF-06
Página | 123
Diagrama de flujo
Departamento Administrativo Direcciones Dirección de
Administración y Finanzas
Distribuye evaluaciones
Recibe Cédulas de
Evaluación
Recibe cédulas con las evaluaciones y las
turna al Departamento Administrativo Envía las cédulas a
las Direcciones
Checa y procede a calificar las
evaluaciones
Remite las evaluaciones a la Dirección de Administración y
Finanzas
Fin
Inicio
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTRATACIÓN DE PERSONAL EVENTUAL
P-AYF-07
Página | 124
OBJETIVO: Llevar el control a los trabajadores que han sido contratados en forma eventual, con la finalidad de que ambas partes cumplan con las obligaciones y derechos establecidos.
POLÍTICAS:
1. El personal a ser contratado deberá entregar la documentación estipulada en la hoja de requisitos.
2. Para la elaboración de los contratos la Dirección de Administración deberá turna a la Dirección Jurídica, los datos de la persona a contratar, estableciendo cargo a desempeñar, salario y
período de vigencia.
NORMAS:
Ley Federal del Trabajo, Titulo Segundo Capítulo I, Art. 20
DEFINICIÓN:
Contrato.- Es aquel que por virtud del cual una persona se obliga a presentar a otra un trabajo
personal subordinado, mediante el pago de salario.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTRATACIÓN DE PERSONAL EVENTUAL
P-AYF-07
Página | 125
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento Administrativo Recepciona la documentación del personal a ser contratado.
2 Departamento Administrativo Abre expediente del personal contratado
3 Departamento Administrativo Solicita a la Dirección Jurídica la elaboración del contrato de empleo, adjuntando la información necesaria.
4 Dirección Jurídica Elabora contrato de empleo y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas
5 Dirección de Administración y
Finanzas
Turna al Departamento Administrativo para recabar las firmas correspondientes
6 Departamento Administrativo
Recibe documento firmado e integra al expediente
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTRATACIÓN DE PERSONAL EVENTUAL
P-AYF-07
Página | 126
Diagrama de flujo
Departamento Administrativo Dirección Jurídica Dirección de Administración
y Finanzas
Solicita la información necesaria para el debido llenado de los
contratos o nombramientos según corresponda
Abre expediente del personal
contratado
Elabora contrato de empleo y lo remite a la Dirección de
Administración y Finanzas
Solicita a la Dirección Jurídica la
elaboración del contrato de empleo,
Recibe documento firmado e integra al expediente
Turna al Departamento Administrativo para recabar
las firmas correspondientes
Fin
Inicio
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE SUELDOS P-AYF-08
Página | 127
OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual.
POLITICAS:
1. Los sueldos se pagarán los días 15 y 30 de cada mes.
2. Sólo se le pagará un sueldo a una tercera persona cuando presente una carta poder debidamente llenada y autorizada por el trabajador.
3. Los sueldos no pueden ser retenidos o pagados en especie.
4. Los pagos se efectuaran por medio de transferencia electrónica.
5. La firma de la nómina se efectuará dentro de los 3 días posteriores al pago como máximo.
Normas:
Ley federal del trabajo, manual de procedimientos. Definiciones:
Nomina.- Documento elaborado de manera quincenal en el que se registran todas las percepciones,
deducciones e incidentes durante ese periodo laboral; firmado por el trabajador de conformidad al recibir su sueldo por el trabajo desempeñado.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE SUELDOS P-AYF-08
Página | 128
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento Administrativo Elabora las nóminas y recibos del personal
2 Dirección de Administración y
Finanzas Recibe las nominas, las revisa y en su caso autoriza
3 Departamento Administrativo Elabora los cheques para el personal eventual
4 Departamento Administrativo Pasa las pólizas de cheques a firma
5 Dirección General
Dirección de Administración y Finanzas
Firma de autorizado los cheques y los regresa.
6 Departamento Administrativo Realiza el pago de sueldo a través de transferencia electrónica y entrega cheques al personal eventual.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE SUELDOS P-AYF-08
Página | 129
Diagrama de flujo
Departamento Administrativo
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección General Dirección de
Administración y Finanzas
Elabora las nóminas y recibos del personal.
Elabora los cheques para el personal eventual.
Pasa las pólizas de cheques a
firma.
Realiza el pago de sueldo a través de transferencia
electrónica y entrega cheques al personal eventual.
Firma de autorizado los cheques y los regresa
Autoriza nominas
Si
No
1
1
Cheques
Nominas
Cheques
Cheques
Cheques
Inicio
Fin
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE SUELDOS P-AYF-08
Página | 130
CUENTA SUBCUENTA NOMBRE DE LA CUENTA PARCIAL DEBE HABER
4 5 6 7 8 9
SUMAS IGUALES 10 11
HECHO POR: REVISADO: AUTORIZADO: CONT. POR: REV. CONT: POLIZA No:
12
13
14
15
16
17
1
CHEQUE POLIZA
2
3
FIRMA CHEQUE RECIBIDO
CONCEPTO DEL PAGO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE SUELDOS P-AYF-08
Página | 131
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
POLIZA DE CHEQUES PC
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 NOMBRE DEL BENEFICIARIO E IMPORTE DEL CHEQUE.
2 CONCEPTO DEL CHEQUE.
3 FIRMA DE RECIBIDO.
4 NUMERO DE CUENTA CONTABLE.
5 SUBCUENTA.
6 DENOMINACIÓN DE LA CUENTA.
7 IMPORTE PARCIAL.
8 IMPORTE DEUDOR.
9 IMPORTE EN EL HABER.
10 SUMA DEL IMPORTE DEUDOR.
11 SUMA DEL IMPORTE DEL HABER.
12 FIRMA DE QUIEN ELABORO EL CHEQUE.
13 FIRMA DE QUIEN REVISO EL CHEQUE.
14 FIRMA DE QUIEN AUTORIZO EL CHEQUE.
15 FIRMA DE QUIEN CONTABILIZO LA POLIZA.
16 FIRMA DE QUIEN REVISO LA POLIZA.
17 CONSECUTIVO DE NUMEROS DE POLIZA DE EGRESOS.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE OBLIGACIONES P-AYF-09
Página | 132
OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Cumplir con las obligaciones fiscales del Sistema en forma y tiempo
POLITICAS:
1. Se presentara la declaración de impuestos de cada mes en los días primero y quince del mes siguiente.
2. Se presentaran por los medios que señala la Ley del ISR, su reglamento y el Código Fiscal de la Federación.
3. Serán presentados únicamente por el responsable del área.
Normas:
Ley del ISR, su reglamento y el Código Fiscal de la Federación Clasificador por objeto del gasto. Definiciones:
Ley del Impuesto Sobre la Renta.- Ley publicada por la federación la cual en sus artículos
correlacionados establece los lineamientos a seguir de acuerdo a la actividad empresarial en el que se determina el tipo de régimen a tributar, las obligaciones que corresponden cumplir a cada régimen, la deducibilidad de los comprobantes, requisitos de las facturas, y en general todos lo referido a la actividad comercial a realizar en México.
Clasificador por objeto del Gasto: Documento elaborado por la Secretaria de Hacienda del Estado,
en el cual se presenta el catálogo de capítulos, conceptos y partidas por objeto del gasto al que se debe apegar la dependencia al realizar los registros de las operaciones contables con recurso del Estado.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE OBLIGACIONES P-AYF-09
Página | 133
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1.
Departamento Administrativo Calcula las obligaciones fiscales que correspondan al mes, al momento de generar la nómina.
2.
Departamento Administrativo Realiza la transferencia bancaria para el pago de impuestos correspondientes.
3.
Departamento Administrativo Elabora un acumulado de todas las incidencias que se tuvieron para plasmarlas en los formatos que la autoridad correspondiente designe, en el caso de obligaciones anuales.
4
Departamento Administrativo Expide las constancias de obligaciones fiscales que requieran.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
PAGO DE OBLIGACIONES P-AYF-09
Página | 134
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Inicio
Calcula las obligaciones fiscales que correspondan al mes, al momento de generar la nómina.
Elabora un acumulado de todas las incidencias que se tuvieron para plasmarlas en los formatos que la autoridad correspondiente designe, en el caso de obligaciones anuales.
Expide las constancias de obligaciones fiscales que requieran.
Realiza la transferencia bancaria para el pago de impuestos correspondientes.
Fin
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
MOVIMIENTOS ANTE EL ISSSTE P-AYF-10
Página | 135
OBJETIVO: Proporcionar al trabajador servicios, seguros y prestaciones.
POLÍTICAS:
1.- La inscripción del trabajador al ISSSTE será acorde a lo estipulado en la Ley de la materia. 2.-Permitirá al trabajador el goce de los servicios, seguros y prestaciones obligatorios así como a los pensionados y a los familiares derechohabientes, siempre y cuando la Ley reconozca tal carácter. 3.-Cuando el trabajador sea dado de baja, tendrá derecho a recibir las prestaciones y servicios establecidos los dos siguientes meses, cuando haya prestado sus servicios ininterrumpidos inmediatamente antes de la separación durante un mínimo de seis meses.
Normas:
Ley federal del trabajo, manual de procedimientos. Definiciones:
Nomina.- Documento elaborado de manera quincenal en el que se registran todas las percepciones,
deducciones e incidentes durante ese periodo laboral; firmado por el trabajador de conformidad al recibir su sueldo por el trabajo desempeñado.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
MOVIMIENTOS ANTE EL ISSSTE P-AYF-10
Página | 136
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1. Departamento Administrativo Llena en base a la información que se encuentra en los expedientes de cada uno de los trabajadores, los formatos de alta, modificación salarial o baja ante el ISSSTE.
2. Departamento Administrativo Pasa a la Dirección de Administración y Finanzas los formatos para firma,
3. Dirección de Administración y Finanzas
Firma los documentos y los regresa al Departamento Administrativo
4. Departamento Administrativo Entrega documento al trabajador para firma.
5. Trabajador Firma documento y regresa.
6. Departamento Administrativo Lleva el formato a la Delegación del ISSSTE, específicamente al área de afiliación y vigencia para el registro de su alta ante el Instituto
7. ISSSTE Recibe los avisos y procede a hacer los movimientos.
8. ISSSTE Envía de regreso al Departamento Administrativo
9. Departamento Administrativo Entrega al trabajador copia del formato que le corresponde y explica el trámite que tiene que llevar a cabo para su incorporación al Instituto
10. Departamento Administrativo Archiva copia del Alta en el expediente del trabajador
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
MOVIMIENTOS ANTE EL ISSSTE P-AYF-10
Página | 137
Diagrama de flujo
Departamento Administrativo Dirección de
Administración y Finanzas
Trabajador ISSSTE
0
Archiva
1
Aviso
Pasa a la Dirección de Administración y Finanzas los formatos para firma.
Entrega documento al trabajador para
firma.
Firman los documentos y regresan.
Firma documento y regresa.
Llena en base a la información que se encuentra en los expedientes de cada uno de los trabajadores, los formatos de alta, modificación salarial o baja ante el ISSSTE.
Lleva el formato a la delegación del ISSSTE, específicamente al área de afiliación y vigencia para el registro de su alta ante el Instituto.
Entrega al trabajador copia del formato que le corresponde y explica el trámite que tiene que llevar a cabo para su incorporación al Instituto.
Recibe los avisos y procede a hacer los
movimientos.
Envía de regreso
Inicio
Archiva copia del Alta en el expediente del trabajador.
Fin
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11
Página | 138
OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Que todas las áreas del COQCYT cumplan con sus actividades de manera oportuna
NORMAS:
Normas de asignación de viáticos y pasaje autorizado por la Secretaria de hacienda del Estado. DEFINICIONES:
Hoja de administración de viáticos: Documento que elabora la persona comisionada en el cual
especifica lugar de la comisión, hora de salida-regreso, días de la comisión y apoyos solicitados; la firma el comisionado, su jefe inmediato, el Director de Administración y Finanzas y el Director General.
Oficio de autorización de comisión: Documento que se elabora en las diversas áreas del COQCYT
en el cual se le informa de la comisión a realizar al trabajador; firmado por el responsable del área
como autorización de la comisión oficial.
POLITICAS: 1. La Dirección de Administración y Finanzas asignará la cantidad de los viáticos, pasaje, etc.
2. Los viáticos serán asignados de acuerdo a las Normas de asignación de viáticos y pasaje autorizado por la
Secretaría de Hacienda del Estado.
3. La hoja de asignación de viáticos deberá contener todos los datos que requiera la solicitud, y tener anexo el oficio de autorización de la comisión.
4. Todas las hojas de comisión deben presentarse a la Dirección de Administración y Finanzas para la asignación de viáticos en original y tres copias.
5. Las hojas de comisión no deben presentar borrones o tachaduras.
6. El pago de comisión será entregado al comisionado en el horario de oficina.
7. Sólo se entregará el pago al comisionado.
8. Las comisiones se deberán tramitar en 24 horas antes de realizarla.
9. No se prestarán las pólizas cheque de las comisiones.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11
Página | 139
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Direcciones
Presentan a la Dirección de administración y Finanzas la orden de ministración de viáticos autorizada por su jefe inmediato y el Director General.
2 Dirección de Administración y
Finanzas Recibe las hojas de comisión debidamente requisitados.
3 Dirección de Administración y
Finanzas Determina la cantidad a pagar y remite a contabilidad las hojas de asignación de viáticos.
4 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Asigna claves presupuéstales y elabora la contabilidad presupuestal y financiera.
5 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Asigna claves de deudores diversos, elabora Cheque y póliza del mismo.
6 Dirección de Administración y
Finanzas Firma cheque.
7 Despacho de Dirección General Firma cheque.
8 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Se queda con copia de la hoja de ministración de viáticos, paga los cheques a los comisionados
9 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal
Relaciona las asignaciones de viáticos de las comisiones del día anterior, así como los recibos de gastos por comprobar y los envía a la Dirección de Administración y Finanzas.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11
Página | 140
Diagrama de flujo
Direcciones Dirección de
Administración y Finanzas
Departamento de Contabilidad y Control
Presupuestal
Despacho de Dirección General
Cheque y póliza
1
Cheque
Inicio
Cheque
Cheque
Firma cheque.
Presentan a la Dirección de Administración la orden de viáticos.
Recibe las hojas de comisión debidamente requisitados.
Asigna claves de deudores diversos, elabora Cheque y póliza
Determina la cantidad a pagar y remite a contabilidad.
Firma cheque
Pasa a la Dirección de Administración y Finanzas, copias de las asignaciones de viáticos de las comisiones del día anterior.
Asigna claves presupuéstales y elabora la contabilidad.
Paga cheques a los
comisionados.
Fin
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11
Página | 141
DATOS DE INDENTIFICACIÓN
C: 2 R.F.C.: 4 NIVEL: 6
PUESTO: 3 U. RESP.: 5 CLAVE: 7
COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN
ME PERMITO COMUNICAR A USTED SU COMISIÓN A: 8 . DURANTE: 9 DÍAS; DEL 10 DE AL DE DEL . TRABAJOS A DESEMPEÑAR: 11 . . MEDIO DE TRANSPORTE: 12 APOYO: 13 .
APOYOS LUGARES DE LA COMISIÓN HORA IMPORTE DE A
VIÁTICOS
14 15 16
PASAJES
COMBUSTIBLE
TOTAL: 17
DATOS DEL PAGO
NO. DE CHEQUE: 18 IMPORTE: 19 . APLICACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTABLE: RECIBI LA CANTIDAD DE: 20 . NOTA: ACEPTO COMPROBAR DE ACUERDO A LA NORMA PARA LA ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES EN UN PLAZO DE CINCO DÍAS HÁBILES CONTADOS A PARTIR DEL TERMINO DE LA COMISIÓN, EN CASO CONTRARIO REINTEGRARE AL COQCYTE., EL IMPORTE TOTAL DE LA CANTIDAD ASIGNADA MEDIANTE DESCUENTO REALIZADO A MIS PERCEPCIONES NO MAYOR AL 30% DEL SUELDO BRUTO HASTA AGOTAR EL SALDO.
EL COMISIONADO 21 .
NOMBRE Y FIRMA
AUTORIZACIÓN
JEFE INMEDIATO DEL COMISIONADO
22 . NOMBRE Y FIRMA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
23 . NOMBRE Y FIRMA
DIRECTOR GENERAL
24 . NOMBRE Y FIRMA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11
Página | 142
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 FECHA DE ELABORACIÓN DE LA ORDEN.
2 NOMBRE DEL COMISIONADO.
3 PUESTO.
4 R.F.C.
5 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.
6 NIVEL.
7 CLAVE.
8 LUGAR DONDE SE REALIZARA LA COMISIÓN.
9 NUMERO DE DÍAS.
10 PERIODO DE LA COMISIÓN.
11 CONCEPTO DEL TRABAJO A DESEMPEÑAR.
12 TIPO DE VEHÍCULO A UTILIZAR.
13 APOYOS SOLICITADOS (VIÁTICOS, PASAJE, COMBUSTIBLE).
14 LUGARES DE LA COMISIÓN.
15 HORA DE SALIDA Y REGRESO.
16 IMPORTE DE APOYOS.
17 IMPORTE TOTAL DEL CHEQUE.
18 NUMERO DEL CHEQUE.
19 IMPORTE DEL CHEQUE.
20 CANTIDAD EN LETRAS.
21 FIRMA DEL COMISIONADO.
22 NOMBRE Y FIRMA DE SU JEFE INMEDIATO.
23 NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO.
24 NOMBRE Y FIRMA DEL DIR. GENERAL.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11
Página | 143
CUENTA SUBCUENTA NOMBRE DE LA CUENTA PARCIAL DEBE HABER
4 5 6 7 8 9
SUMAS IGUALES 10 11
HECHO POR: REVISADO: AUTORIZADO: CONT. POR: REV. CONT: POLIZA No:
12
13
14
15
16
17
1
CHEQUE POLIZA
2
3
FIRMA CHEQUE RECIBIDO
CONCEPTO DEL PAGO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS P-AYF-11
Página | 144
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
POLIZA DE CHEQUES PC
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 NOMBRE DEL BENEFICIARIO E IMPORTE DEL CHEQUE.
2 CONCEPTO DEL CHEQUE.
3 FIRMA DE RECIBIDO.
4 NUMERO DE CUENTA CONTABLE.
5 SUBCUENTA.
6 DENOMINACIÓN DE LA CUENTA.
7 IMPORTE PARCIAL.
8 IMPORTE DEUDOR.
9 IMPORTE EN EL HABER.
10 SUMA DEL IMPORTE DEUDOR.
11 SUMA DEL IMPORTE DEL HABER.
12 FIRMA DE QUIEN ELABORO EL CHEQUE.
13 FIRMA DE QUIEN REVISO EL CHEQUE.
14 FIRMA DE QUIEN AUTORIZO EL CHEQUE.
15 FIRMA DE QUIEN CONTABILIZO LA POLIZA.
16 FIRMA DE QUIEN REVISO LA POLIZA.
17 CONSECUTIVO DE NUMEROS DE POLIZA DE EGRESOS.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN
P-AYF-12
Página | 145
Objetivo:
Proporcionar un medio de transporte adecuado para que las diferentes áreas que integran al COQCYT realicen sus funciones correspondientes
Políticas:
1. Sólo se asignaran para el cumplimiento de una comisión, los vehículos que se encuentren en óptimas condiciones mecánicas.
2. Al termino de la comisión oficial el vehículo deberá concentrarse en las instalaciones del Consejo
3. El chofer asignado será el responsable directo de cualquier anomalía o incidente que pudiera
presentarse durante su comisión 4. El vehículo no será entregado a personas que se encuentren en estado inconveniente
Normas:
Definiciones:
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN
P-AYF-12
Página | 146
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1
Comisionado Solicita vehículo y combustible.
2
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Recibe solicitud de combustible y Vehículo
3
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Asigna el vehículo y combustible de acuerdo a las necesidades del solicitante
4
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Entrega Vehículo y combustible al comisionado
5
Comisionado Recibe vehículo y combustible, verifica estado de la unidad.
6
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Al retorno de la Comisión recibe el vehículo y verifica su estado.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN
P-AYF-12
Página | 147
Diagrama de flujo
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL
Entrega vehículo y combustible al
comisionado.
Solicitud
Solicitud
Inicio
Solicita vehículo y combustible
Recibe solicitud
Fin
Asigna vehículo y combustible
Al retorno de la Comisión recibe el vehículo y
verifica su estado.
Recibe vehículo y verifica estado de la unidad
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN
P-AYF-12
Página | 148
ADSCRIPCIÓN: NOMBRE DE LA DIRECCIÓN
CLAVE: 1 No. DE VALES 2
TIPO DE VEHÍCULO: 3 MARCA 4
MODELO: 5 ASIGNACIÓN 6
No. DE PLACAS 7 KMS. ACUMULADOS 8
FECHA DE SOLICITUD 9 TIPO DE COMBUSTIBLE 10
RUTA: 11
MOTIVO DE CONSUMO
12
SOLICITÓ
AUTORIZÓ
NOMBRE (DIRECTOR DE ÁREA)
NOMBRE DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN
P-AYF-12
Página | 149
NOMBRE DE FORMATO
CLAVE DE FORMATO
SOLICITUD DE COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN SIN CLAVE
Punto 1.- Clave presupuestal relacionada con la partida que será afectada (asignada por el Departamento
de Contabilidad y Control Presupuestal) Punto 2.- Número de vales y cantidad en pesos de combustible (con letra) Punto 3.- Tipo de vehículo asignado Punto 4.- Nombre del fabricante del vehículo Punto 5.- año de fabricación Punto 6.- Área de adscripción del comisionado Punto 7.- Número de placas Punto 8.- Lectura del odómetro al momento de la entrega del vehículo Punto 9.- Fecha para la cual se solicita el vehículo Punto 10.- Anotar si el combustible es diesel o gasolina Punto 11.- itinerario del vehículo Punto 12.- Motivo de la comisión
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN
P-AYF-12
Página | 150
CONTROL DE VEHÍCULOS
FECHA Y HORA
SALIDA: (4) C. 5
MARCA 6 TIPO 7 PLACAS 8 DIAS 9 DE 10 DEL 200 11 GATO 12 EXTINGUIDOR 13 ESPEJOS IZQ. 14 Y DER. 15 LLAVE 16 REFLEJANTES 17 INTERIOR 18 REFACCIÒN 19 CANDADOS 20 TAPETES 21 HERRAMIENTA 22 LICENCIA: 23 VENCIMIENTO 24
FECHA YHORA LLEGADA 31 32
PLACAS: DEL.
25 TRAS.
26 LUCES ALTAS: 27 BAJAS: 28
TARJETA DE CIRCULACIÓN: 29
CUARTOS: 30
POLIZA DE SEGURO 35 33 34 36 37 FIRMA DE CONFORMIDAD: AUTORIZA SALIDA
DETALLES: 38 REPORTE DE VIAJE: 39
KMS. SALIDA
KMS. LLEGADA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SOLICITUD DE VEHÍCULO Y COMBUSTIBLE PARA COMISIÓN
P-AYF-12
Página | 151
NOMBRE DE FORMATO
CLAVE DE FORMATO
CONTROL DE VEHÍCULOS SIN CLAVE
Punto 1.- Cantidad de combustible en el tanque No. 1 Punto 2.- Cantidad de combustible en el tanque No. 2
Lectura del odómetro a la salida Punto 3.- Kilometraje al salir en la comisión Punto 4.- Fecha y hora de salida del vehículo Punto 5.- Nombre de la persona comisionada Punto 6.- Marca del vehículo Punto 7. Tipo del vehículo Punto 8.- Placas del vehículo Punto 9.- Periodo de la comisión Punto 10.- Mes en que se efectuó la comisión Punto 11.- Año en que se efectuó la comisión Punto 12.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con gato hidráulico Punto 13.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con extinguidor Punto 14.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con espejo izquierdo Punto 15.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con espejo derecho Punto 16.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con llave de cruz Punto 17.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con reflejantes Punto 18.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con espejo interior Punto 19.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con refacción Punto 20.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con candados Punto 21.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con tapetes Punto 22.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con Herramientas Punto 23.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con licencia Punto 24.- Fecha de vencimiento de la licencia Punto 25.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con placa delantera Punto 26.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con placa tracera Punto 27.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con luces altas Punto 28.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con luces bajas Punto 29.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con tarjeta de circulación Punto 30.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con luces de cuartos Punto 31.- Fecha y hora de retorno de la comisión Punto 32.- Lectura del odómetro al momento del retorno Punto 33.- Combustible en el tanque No.1 al momento del retorno Punto 34.- Combustible en el tanque No.2 al momento del retorno Punto 35.- Marcar con una palomita si el vehículo cuenta con póliza de seguro Punto 36.- Firma de conformidad del comisionado Punto 37.- Nombre y firma del director de Administración y Finanzas y/o el Jefe de Departamento
Contabilidad y Control Presupuestal Punto 38.- Comentarios diversos del comisionado o de quien autoriza la salida Punto 39.- Reporte del comisionado en caso de existir alguna novedad
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 152
NORMAS:
Norma de asignación de viáticos y pasaje autorizado por la Secretaria de Hacienda del Estado. Principios Contables, Ley del ISR.
DEFINICIONES:
Hoja de comprobación: Formato que elabora el comisionado para comprobar que efectivamente si
realizo la comisión oficial, y en el que registra todos los gastos que realizo en la misma. Si al final existe diferencia entre lo asignado con lo ejercido el comisionado deberá reintegrar dicha diferencia al COQCYT. Es firmado por el comisionado, director de administración y finanzas y el Director General.
Hoja de certificación de viáticos: Formato tamaño carta en el que el comisionado recaba firma y sello
de los lugares donde realizo la comisión.
Principios Contables.- Son los preceptos base de la contabilidad, los cuales rigen el desarrollo de las operaciones contables en todo el mundo
OBJETIVO: Realizar el registro, control contable y análisis financiero de las operaciones que realiza el Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología de acuerdo al presupuesto anual. Controlar el registro contable de recursos erogados en actividades extraordinarias en las diversas Direcciones del COQCYT
POLITICAS: 1. La hoja de comprobación debe tener el número de cheque que se está comprobando y el desglose de
todos los apoyos que se le pagaron.
2. La hoja de comprobación debe tener anexa todas las facturas originales del gasto, copia de la hoja de administración de viáticos y la hoja de certificación de viáticos con firmas y sellos de la comisión.
3. Se elaborarán informes mensuales de los deudores.
4. Se archivarán las hojas de comprobación.
5. Todas las comprobaciones que tengan reintegro por diferencias deberá tener anexo fotocopia de la ficha de depósito.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 153
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Recibe del personal la comprobación de sus comisiones y de sus gastos por comprobar.
2
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Verifica que el formato de comprobación este debidamente llenado y que tenga todos sus documentos anexos.
3
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Contabiliza presupuestalmente las pólizas
4 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Contabiliza las comprobaciones en pólizas de diario y las captura.
5 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal
Turna pólizas de diario a la Dirección de Administración y Finanzas y posteriormente a la Dirección General para su firma.
6 Dir. De Administración y Finanzas y Dir. General
Firman las pólizas de diario y rubrican los comprobantes.
7 Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal Recibe las pólizas y prepara cuenta pública.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 154
Firman las pólizas de diario y rubrican los
comprobantes
Inicio
Fin
Verifica que el formato de comprobación este debidamente llenado y que tenga
todos sus documentos anexos.
Recibe del personal la comprobación de sus comisiones y de sus gastos.
Contabiliza presupuestalmente las
pólizas
Contabiliza las comprobaciones en
pólizas de diario y las captura.
Turna las pólizas para su firma
Recibe las pólizas y prepara cuenta
pública
Diagrama
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL
DIR. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y DIR. GENERAL
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 155
RECIBI DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL CONSEJO QUINTANARROENSE DE CIENCIA Y TECNOLOGIA DEL ESTADO DE QUINTANA ROO LA CANTIDAD DE: $ 1 . SON: 2 . POR CONCEPTO DE: 3 . . . CD. CHETUMAL, Q.ROO. A 4 DE 5 DEL AÑO 5 .
RECIBE
C: 6 . R.F.C.
Vo.Bo.
7 .
JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL
AUTORIZA
8 .
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 156
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
RECIBO GASTOS POR COMPROBAR Y ANTICIPOS RGC
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 LA CANTIDAD EN NÚMERO.
2 LA CANTIDAD A PAGAR EN LETRAS.
3 EL CONCEPTO POR EL CUAL SE LE ENTREGA EL RECURSO.
4 FECHA EN QUE SALE EL CHEQUE.
5 MES Y AÑO DE ELABORACIÓN DEL CHEQUE.
6 NOMBRE DEL BENEFICIARIO.
7 FIRMA DE VISTO BUENO DEL DIR. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y EL JEFE DE DEPARTAMENTE DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPUESTAL
8 FIRMA DE AUTORIZACIÓN DE OFICIALIA MAYOR.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 157
COQCYT
CONSEJO QUINTANARROENSE DE CIENCIA Y TECNOLOGIA Dirección de Administración y Finanzas
HOJA DE COMPROBACIÓN
FECHA: 1
NOMBRE: 2 PERIODO 5 AL :
CATEGORIA: 3 ADSCRIPCIÓN 6
VEHÍCULO: 4 NÚM. DE CHEQUE: 7
VIATICOS PASAJES LUBRICANTES Y COMBUSTIBLE
TELÉFONO OTROS IMPORTE
8 9 10 11 12 13
FDF
TOTAL EJERCIDO 14
TOTAL ASIGNADO 15
DIFERENCIA 16
OBSERVACIONES: 17
TREGÓ:
18
EMPLEADO
REVISÓ: 19
JEFE DE DEPTO. DE CONT. Y CONTROL
PRESUPUESTAL
AUTORIZÓ: 20
DIR. DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 158
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
FORMATO DE COMPROBACIÓN FC
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 LA FECHA DE ENTREGA DE LA COMPROBACIÓN.
2 NOMBRE DEL TRABAJADOR COMISIONADO.
3 NIVEL DEL TRABAJADOR.
4 TIPO DE VEHÍCULO UTILIZADO.
5 PERIODO EN QUE SE EFECTUO.
6 ÁREA DE ADSCRICIÓN.
7 NUMERO(S) DE CHEQUE(S).
8 IMPORTE DE LOS VIÁTICOS ASIGNADOS A COMPROBAR.
9 IMPORTE DE LOS BOLETOS DE PASAJE.
10 IMPORTE DE COMBUSTIBLE.
11 IMPORTE DE TELEFONOS.
12 IMPORTE POR UN CONCEPTO DIFERENTE.
13 SUMA DEL TOTAL A COMPROBAR.
14 TOTAL DEL GASTO A COMPROBAR.
15 IMPORTE DE RECURSO ASIGNADO EN LA COMISIÓN.
16 DIFERENCIA ENTRE EL IMPORTE ASIGNADO Y EL EJERCIDO.
17 OBSERVACIONES PRESENTADAS EN LA COMISIÓN.
18 NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE COMPRUEBA.
19 NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y CONTROL PRESUPIESTAL
20 NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 159
CONSTANCIA DE DESEMPEÑO DE LABORES O COMISIONES TEMPORALES EN LUGARES DISTINTOS DE LA ADSCRIPCIÓN
NUMERO DE FOLIO DE LA
ORDEN DE MINISTRACIÓN DE
VIÁTICOS: 1 .
DE FECHA: 2 .
POR EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ANTE EL CUAL SE
DESARROLLO LA COMISIÓN
HAGO CONSTAR QUE EL C. ________________3___________________
LABORÓ EN ESTA CIUDAD DE ________________4___________________
LOS DÍAS ________________5___________________
SEGÚN SU OFICIO DE COMISIÓN No. _______________ 6___________________
7
_____________________________________________
NOMBRE Y FIRMA
8
SELLO
POR LA DEPENDENCIA QUE GENERÓ LA COMISIÓN
EL COMISIONADO CUMPLIÓ CON LOS TRABAJOS ENCOMENDADOS EN
TIEMPO Y FORMA CON BASE A LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS
EL TITULAR DE LA UNIDAD RESPONSABLE
9 _____________________________________________
NOMBRE Y FIRMA
10
SELLO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
CONTROL DE COMISIONES Y GASTOS POR COMPROBAR
P-AYF-13
Página | 160
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
CONSTANCIA DE VIÁTICOS CV
NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR
1 NUMERO DEL CHEQUE DE LA COMISIÓN.
2 FECHA DEL CHEQUE.
3 NOMBRE DE LA PERSONA QUE REALIZO LA COMISIÓN.
4 LUGAR(ES) EN DONDE SE REALIZO LA COMISIÓN.
5 LAS FECHAS EN QUE SE REALIZO LA COMISIÓN.
6 NUMERO DEL CHEQUE.
7 NOMBRE Y FIRMA DEL LUGAR VISITADO.
8 SELLO DEL LUGAR DONDE SE REALIZO LA COMISIÓN.
9 NOMBRE Y FIRMA DE SU JEFE INMEDIATO.
10 SELLO DEL AREA DE ADSCRICIÓN.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REPOSICIÓN DE FONDO FIJO P-AYF-14
Página | 161
OBJETIVO: Agilizar la adquisición y servicios de gastos menores para el buen funcionamiento de las Áreas del Consejo
POLITICAS: 1. No se aceptarán en las reposiciones de fondo fijo, comprobantes que no cumplan con los requisitos fiscales
vigentes.
2. Los recursos del Fondo Fijo se ejercerán atendiendo a lo establecido en los “Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes”.
3. Las modificaciones de monto de fondo fijo serán autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas
4. La Dirección de Administración y Finanzas autorizara los importes de los fondos fijos, así como la apertura
de nuevos fondos.
Normas:
Clasificador por objeto del Gasto.
Definiciones:
Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes.- Documento elaborado por el COQCYT a través de la Dirección de Administración y Finanzas, en el cual se plasman los lineamientos de uso del Fondo Fijo; aplicable al área a la que se le asigne el Fondo Fijo.
Formato de reintegro de Fondo Fijo: Documento que elabora el responsable del fondo fijo, en el que relaciona todos los gastos realizados, y en el que se solicita su reembolso.
Factura: Documento comprobatorio del gasto obtenido al momento de realizar la compraventa o la obtención de un servicio, el cual debe estar debidamente requisitada de acuerdo a la Ley del ISR, su Reglamento y del Código fiscal de la Federación.
Clasificador por objeto del Gasto: Documento elaborado por la Secretaria de Hacienda del Estado, en el cual se presenta el catálogo de capítulos, conceptos y partidas por objeto del gasto al que se debe
apegar la dependencia al realizar los registros contables.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REPOSICIÓN DE FONDO FIJO P-AYF-14
Página | 162
Descripción de la Actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1. Dirección de Administración y
Finanzas Apertura el Fondo Fijo
2. Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Recibe requisición de compra/servicio y clasifica.
3.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Atendiendo a los Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes, entrega al personal habilitado los recursos necesarios para la adquisición del bien o el pago del servicio solicitado
4. Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal
Recibe y verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales necesarios.
5. Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Contabiliza presupuesto
6.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Captura la contabilidad y elabora la póliza cheque a nombre del responsable del fondo fijo.
7.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Envía el cheque para autorización.
8.
Dirección General y Dirección de Administración y finanzas
Reciben y firman de autorizado el cheque.
9.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Recupera el cheque y realiza el pago correspondiente.
10.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Integra las pólizas de cheques del mes correspondiente para turnarlas a la Dirección de Administración y Finanzas para firma.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REPOSICIÓN DE FONDO FIJO P-AYF-14
Página | 163
Diagrama de Flujo.
Dirección de Administración y
Finanzas
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Despacho de Dirección General y Dirección de
Administración Y Finanzas
Póliza
Cheque
Inicio
Recibe y verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales necesarios.
Apertura el Fondo Fijo
Recibe requisición de compra/servicio y clasifica
Atendiendo a los Lineamientos de Control Interno para el Manejo de Fondos Revolventes, entrega al personal los recursos necesarios para la adquisición del bien o el pago del servicio solicitado
¿Cumple requisitos?
No
Si
Contabiliza presupuesto
Captura la contabilidad y elabora la póliza de cheque a nombre del responsable
Envía cheque para autorización
Reciben y firma de
autorizado
A
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
REPOSICIÓN DE FONDO FIJO P-AYF-14
Página | 164
Dirección de Administración y
Finanzas
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Despacho de Dirección General y Dirección de
Administración Y Finanzas
Póliza
Cheque
Fin
Recupera el cheque y realiza el
pago correspondiente.
Integra pólizas de cheques del mes correspondiente y lo turna a la Dirección de Administración y Finanzas para firma.
A
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR P-AYF-15
Página | 165
OBJETIVO: Proteger mediante póliza de seguro el parque vehicular como patrimonio del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología.
Normas:
Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios relacionados con bienes muebles del
Estado de Quintana Roo
Definiciones:
Póliza de seguro: Documento emitido por la compañía aseguradora que garantiza la reparación de daños ocasionados por algún percance.
POLITICAS: 1. Contar en todo momento con un seguro que nos permita prevenir posibles pérdidas que afecten el
patrimonio del COQCYT.
2. Brindar confianza y seguridad al usuario
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR P-AYF-15
Página | 166
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Elabora el padrón del parque vehicular propiedad del Consejo, cotejando con la documentación oficial los datos básicos como son: Número de serie, modelo y tipo de vehículo
2.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Asigna contrato de seguros en apego a la normatividad aplicable.
3.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Envía a la Dirección de Administración el paquete de pólizas correspondiente a cada unidad, otorgado por la aseguradora.
4.
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
Distribuye copias en cada unidad e integra al expediente que corresponda.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR P-AYF-15
Página | 167
Diagrama de flujo
Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal
1
Póliza
Inicio
Fin
Distribuye copias en cada unidad e integra al expediente que corresponda
En apego a la normatividad aplicable asigna contrato de seguros.
Elabora el padrón del parque vehicular propiedad del Consejo, cotejando la documentación oficial y datos básicos.
Envía a la Dirección de Administración el paquete de pólizas correspondiente a cada unidad
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
COMISIÓN MIXTA DE SEGURIDAD E HIGIENE
P-AYF-16
Página | 168
OBJETIVO: Registrar, revisar y realizar el recorrido de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene de manera trimestral.
Normas:
Ley federal del trabajo Definiciones:
Nomina.- Documento elaborado de manera quincenal en el que se registran todas las percepciones, deducciones e incidentes durante ese periodo laboral; firmado por el trabajador de conformidad al recibir su sueldo por el trabajo desempeñado.
POLÍTICAS: 1- El levantamiento del acta de recorrido de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene será elaborado y
supervisado por la Dirección de Administración y Finanzas 2- El recorrido se realizará en forma trimestral. 3- Se elabora el acta de recorrido. 4- El acta de recorrido será enviada por oficio a la Delegación del ISSSTE.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
COMISIÓN MIXTA DE SEGURIDAD E HIGIENE
P-AYF-16
Página | 169
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Comisión Mixta de Seguridad e Higiene
Efectúa recorrido y revisión física de las instalaciones del Consejo
2 Dirección de Administración y Finanzas/Com. Mixta de Seguridad e Higiene
Levanta acta donde se asientas los hallazgos efectuados durante el recorrido
3
Direcciones Revisa acta del recorrido
4 Direcciones Firma del acta en caso de estar de acuerdo; caso contrario emiten observaciones las cuales turna tanto a la Dirección de Administración y Finanzas /Com. Mixta de Seguridad e Higiene
5
Dirección de Administración y Finanzas /Com. Mixta de Seguridad e Higiene
Comunica al despacho de Dirección General acerca de los hallazgos y compromiso establecidos en el acta
6 Dirección de Administración y Finanzas /Com. Mixta de Seguridad e Higiene
Remite acta al ISSSTE
7 Dirección de Administración y Finanzas
Envía copia al expediente.
Fin de procedimiento
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Código Revisión Fecha
COMISIÓN MIXTA DE SEGURIDAD E HIGIENE
P-AYF-16
Página | 170
Diagrama de flujo
Comisión Mixta
de Seguridad e
Higiene
Dirección de
Administración y
Finanzas/Com. Mixta de
Seguridad e Higiene
Direcciones
Dirección de
Administración y
Finanzas
No
Si
1
Inicio
Efectúa recorrido y revisión física de las instalaciones del Consejo
Levanta acta donde se asientas los hallazgos efectuados durante el recorrido
Revisa acta del
recorrido
Firman
Comunica al despacho de Dirección General acerca de los hallazgos y compromiso establecidos en el acta
Remite acta al ISSSTE Envía copia al
expediente
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 171
Dirección Jurídica
Presentación
Los documentos correspondientes a esta unidad administrativa, tienen como objetivo dar seguridad jurídica a las acciones del Consejo, a través de la atención de los asuntos contenciosos en los que el organismo sea parte, procurando en todo momento la protección y defensa de los intereses del COQCYT, así como, mediante la asesoría jurídica directa a las áreas administrativas que integran la institución.
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONSULTIVA P-AJC-01
Página | 172
OBJETIVO: A través de la actividad jurídica consultiva, otorgar certeza documental y garantizar el respeto a los principios
de legalidad y seguridad jurídica en las actividades que desarrollan las unidades administrativas en
cumplimiento de las atribuciones del COQCYT establecidas en la Ley de Ciencia y Tecnología del Estado, así
como procurar las mejores condiciones contractuales posibles al Estado.
POLITICAS:
1. La consulta jurídica debe ser planteada de manera amplia, de tal forma que logren percibirse los
objetivos que se persiguen.
2. El instrumento jurídico que se genere debe apegarse al marco legal vigente.
3. En los contratos y convenios en que el COQCYT sea parte se procurara las mejores condiciones
contractuales posibles al Estado.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo
Reglamento Interior del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AI-001
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AI-010
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AIII-013
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AIII-019
DEFINICIONES:
CONSULTA JURÍDICA: Es la pregunta que formula una o más unidades administrativas a la Dirección Jurídica sobre un asunto cuya revisión, estudio, análisis y aclaración se requiere, pudiendo ser atendida en forma inmediata y directa con una asesoría legal, una opinión jurídica por escrito o bien a través de la generación de un instrumento jurídico para otorgar certeza documental y atender el asesoramiento requerido.
INSTRUMENTO JURÍDICO: Término legal aplicado a las escrituras, actas convenio o cualquier documento escrito por medio del cual se expresa alguna obligación, derecho o contrato.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: Eje rector de la normativa jurídica de la administración pública que establece que las autoridades solo pueden hacer lo que expresamente les autoriza la ley.
SEGURIDAD JURÍDICA: Es la certeza que tiene el individuo de que su situación jurídica no será modificada más que por procedimientos regulares, y conductos establecidos previamente.
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONSULTIVA P-AJC-01
Página | 173
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Unidad Administrativa que formula consulta jurídica
Formula consulta jurídica.
2 Dirección Jurídica
Recibe consulta jurídica y procede a su revisión, análisis y estudio integral, empleando la metodología que resulte aplicable, garantizando en todo momento la estricta observancia de los principios de legalidad y seguridad jurídica.
3 Dirección Jurídica
Genera una respuesta a los requerimientos de la consulta jurídica que plasmará en un documento que tendrá el carácter de proyecto del instrumento jurídico, en el que se procurará las mejores condiciones contractuales al Estado.
4 Dirección Jurídica
Remite proyecto del instrumento jurídico generado a la unidad administrativa que formuló la consulta jurídica, para revisión y emisión de los comentarios que en su caso procedan.
5
Unidad Administrativa que formula consulta jurídica
Hay observaciones al proyecto: Comunica a Dirección Jurídica realice modificaciones. No hay Observaciones al proyecto: Comunica a Dirección Jurídica continúe con procedimiento de autorización y firma.
6 Dirección Jurídica
Turna a Dirección General para autorización de impresión definitiva.
7 Dirección General Autoriza la impresión de instrumento jurídico definitivo.
8 Dirección Jurídica
Imprime instrumento jurídico definitivo y turna a Dirección General para firma
9 Dirección General Firma instrumento jurídico y entrega a Dirección Jurídica para continuar con procedimiento.
10 Dirección Jurídica
Entrega instrumento jurídico firmado a unidad administrativa que formulo la consulta. Seguimiento y resguardo.
11 Dirección Jurídica
Recibe instrumento jurídico firmado para el cumplimiento de los objetivos que el mismo persigue.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONSULTIVA P-AJC-01
Página | 174
Diagrama de flujo
Unidad Administrativa que Formula Consulta Jurídica
Dirección Jurídica
Despacho de Dirección General
Respuesta
Inicio
Formula consulta jurídica.
Genera una respuesta a los requerimientos de la consulta jurídica que plasmará en un documento que tendrá el carácter de proyecto del instrumento jurídico, en el que se procurará las mejores condiciones contractuales al Estado.
Remite proyecto del instrumento jurídico generado a la unidad administrativa que formuló la consulta jurídica, para revisión y emisión de los comentarios que en su caso procedan.
Recibe consulta jurídica y procede a su revisión, análisis y estudio integral, empleando la metodología que resulte aplicable, garantizando en todo momento la estricta observancia de los principios
de legalidad y seguridad jurídica.
Observación
Comunica a Dirección Jurídica continúe con procedimiento de autorización y firma.
No
Si
Turna a Dirección General para
autorización de impresión definitiva. A
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONSULTIVA P-AJC-01
Página | 175
Diagrama de flujo
Unidad Administrativa que Formula Consulta Jurídica
Dirección Jurídica
Despacho de Dirección General
A
Imprime instrumento jurídico definitivo y turna a Dirección
General para firma
Firma instrumento jurídico y entrega a Dirección Jurídica para continuar con procedimiento.
Entrega instrumento jurídico firmado a unidad administrativa que formuló la consulta. Seguimiento y resguardo.
Fin
Recibe y Autoriza la impresión de instrumento jurídico definitivo
Recibe instrumento jurídico, para el cumplimiento de los objetivos que el mismo persigue.
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONTENCIOSA P-AJC-02
Página | 176
OBJETIVO: A través de la actividad jurídica contenciosa garantizar la representación legal y defensa jurídica del COQCYT en los procedimientos judiciales y administrativos en los que sea parte.
POLITICAS:
1. Toda notificación y emplazamiento a juicio o procedimiento administrativo en el que el COQCYT se
parte deberá entenderse con el Director General y/o el Director Jurídico, en el domicilio legal del
organismo público.
2. Cuando por algún caso de excepción se autorice a servidor público distinto al Director General y el
Director Jurídico recibir una notificación o requerimiento de autoridad judicial, quien reciba la
notificación deberá hacer llegar la copia con la que se corra traslado del asunto contencioso el mismo
día de recepción al Director General y al Director Jurídico.
3. Los requerimientos y notificaciones de autoridades administrativas dentro de procedimientos en los
que el COQCYT sea parte o tenga interés jurídico deberán turnarse en forma inmediata al Director
Jurídico, con la documentación soporte existente con la finalidad de que se verifique la existencia o no
de término de cumplimiento y se dé atención en tiempo y forma, quedando exceptuados los
requerimientos de la UTAIPPE, derivados de solicitudes de acceso a la información Pública, cuya
recepción y atención corresponden al ENLACE de transparencia.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Reglamento interior del Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AI-002
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AI-011
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AIII-013
CIRCULAR JURÍDICA/COQCYT/DG/NORM-AIII-019
DEFINICIONES:
CONTENCIOSO: Que implica contienda o disputa. Se aplica a la jurisdicción decisoria de conflictos surgidos entre partes, con intereses opuestos.
PROCEDIMIENTO JUDICIAL: Forma en que se concretiza la actividad jurisdiccional, y constituye el elemento dinámico del proceso.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Conjunto de formalidades y actos que preceden y preparan el acto administrativo.
REQUERIMIENTO: Es la determinación de un órgano jurisdiccional o autoridad administrativa contenida en una notificación formal o comunicación oficial, que ordena a una de las partes o tercero para que realice un acto, rinda informe o entregue una cosa.
NOTIFICACIÓN: Es el acto mediante el cual, con las formalidades preestablecidas se hace saber una determinación de autoridad a la persona que se reconoce como interesada en su conocimiento o se le requiere para que cumpla un acto procesal.
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONTENCIOSA P-AJC-02
Página | 177
EMPLAZAMIENTO: Es la determinación del órgano jurisdiccional contenida en la notificación que ordena a una de las partes o terceros comparecer ante la autoridad que conoce del asunto contencioso dentro de un plazo señalado.
TRASLADO: Es la copia de una promoción que se da a una de las partes que litigan al momento de la notificación, mediante la cual se tiene conocimiento de los hechos, prestaciones, pruebas o alegatos de la contraparte.
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONTENCIOSA P-AJC-02
Página | 178
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Autoridad judicial o
administrativa Notifica, emplaza y realiza requerimiento al COQCYT.
2 Dirección Jurídica
Recibe requerimiento de la autoridad judicial o administrativa y, procede a su revisión, análisis y estudio integral para definir la estrategia legal de atención.
3 Dirección Jurídica
Solicita a las distintas unidades administrativas del COQCYT la información, documentación y elementos de prueba que resulten necesarios para la atención del requerimiento de autoridad y defensa legal del organismo.
4 Dirección Jurídica
Genera el documento de atención a requerimiento, el cual turna a la Dirección General para revisión.
4 Despacho de Dirección
General
Recibe y analiza el proyecto del escrito de atención a requerimiento en forma inmediata respetando el plazo otorgado para contestación por la autoridad emisora.
6 Despacho de Dirección
General Aprueba el proyecto del escrito de contestación o atención al requerimiento por medio de su firma.
7 Dirección Jurídica
Presenta escrito de contestación y atención al requerimiento ante la autoridad emisora del mismo, guardando atención especial a los requerimientos con término de respuesta inmediata y agotando los medios de defensa que resulten necesarios.
8 Dirección Jurídica
Da seguimiento al procedimiento que en cada caso concreto corresponda hasta el acuerdo o resolución que sobre la contestación, informe o promoción presentada dicte la autoridad judicial o administrativa competente e informa a Dirección General.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN JURÍDICA Código Revisión Fecha
ACTIVIDAD JURÍDICA CONTENCIOSA P-AJC-02
Página | 179
Diagrama de flujo
Autoridad Judicial o Administrativa
Dirección Jurídica
Despacho Dirección General
Inicio
Notifica, emplaza y realiza requerimiento al COQCYT. Recibe requerimiento y procede a su
revisión, análisis y estudio integral para definir la estrategia legal de atención.
Solicita información, documentación y elementos de prueba que resulten necesarios para la atención del requerimiento de autoridad y defensa
legal del organismo.
Genera el documento de atención a requerimiento, el cual turna a la Dirección General para revisión. Recibe y analiza el proyecto del
escrito de atención a requerimiento en forma inmediata respetando el plazo otorgado para contestación por la autoridad emisora.
Presenta escrito de contestación y atención al requerimiento ante la autoridad emisora del mismo agotando los medios de defensa que resulten necesarios.
Aprueba proyecto de escrito
Da seguimiento al procedimiento que en cada caso concreto corresponda hasta el acuerdo o resolución que sobre la contestación, informe o promoción presentada dicte la autoridad judicial o administrativa competente e informa a Dirección General.
FIN
Si
No
1
1
Consejo Quintanarroense de Ciencia y Tecnología
Manual de Procedimientos
Página | 180
Dirección de Planeación
Presentación
Los procedimientos exhibidos en esta sección fueron diseñados con la Finalidad facilitar el cumplimiento de las obligaciones institucionales, por medio de la Formulación; Instrumentación; y Control, seguimiento, evaluación y actualización de las distintas actividades que desarrolla el COQCYT.
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL P-PLN-01
Página | 181
OBJETIVO: Especificar las actividades a realizar para la elaboración del Programa Operativo Anual de la Institución
POLITICAS: Este programa se elabora en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas y con la colaboración de todas las áreas que componen el Consejo.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Ley de Planeación de Quintana Roo
Manual de Programación Presupuestal de la Secretaria de Hacienda de Quintana Roo
DEFINICIONES:
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL P-PLN-01
Página | 182
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección de Administración y
Finanzas
Recibe claves de acceso al Sistema de Captura en Línea de la Secretaria de Hacienda y lo canaliza a la Dirección de Planeación
2 Dirección de Administración y
Finanzas Coordina la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos del Consejo.
3 Dirección Planeación
Recibe claves y las comunica a todas las áreas junto con los lineamientos a seguir para la elaboración de sus respectivos Programas Operativos.
4 Departamento de Planeación Apoya a todas las áreas para la integración de sus respectivos programas operativos.
5 Departamento de Planeación Revisa, analiza y complementa la información de la institución.
6 Departamento de Planeación
Captura en el Sistema el presupuesto de ingresos y egresos de la institución. Imprime, arma carpetas de trabajo y organiza reunión para presentar al Consejo Directivo el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución.
7 Dirección de Planeación Somete a revisión del Director General el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos.
8 Dirección General Presenta al Consejo Directivo el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución.
9 Dirección de Planeación
Asegura la remisión del Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución a la Secretarias de Hacienda, Planeación y Desarrollo Regional, Educación y Contraloría.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL P-PLN-01
Página | 183
Diagrama de flujo
Dirección de Administración y
Finanzas Dirección de Planeación
Departamento de Planeación
Despacho de la Dirección General
Recibe claves de acceso y lo canaliza a la Dirección de Planeación
Recibe claves y las comunica a todas las áreas junto con los lineamientos a seguir.
Inicio
Apoya a todas las áreas para la integración de sus respectivos programas operativos.
Coordina la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos del Consejo.
Captura en el Sistema el presupuesto de ingresos y egresos de la institución, imprime y arma carpetas de trabajo.
Revisa, analiza y complementa la información de la
institución.
Somete a revisión del Director General el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Egresos
A
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME DE ACTIVIDADES P-PLN-02
Página | 184
OBJETIVO: Cumplir con la obligación de informar acerca de los avances en el cumplimiento de los programas de trabajo de las diferentes áreas que conforman el Consejo.
POLITICAS:
1. Las unidades administrativas deberán entregar sus informes de actividades dentro del término de 10
días naturales contados a partir del fin del período a informar.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Ley de Planeación de Quintana Roo
Reglamento interior
DEFINICIONES:
P-PLN-01/RE-02: formato diseñado para la presentación de los informes de actividades.
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME DE ACTIVIDADES P-PLN-02
Página | 185
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección de Planeación Solicita a todas las áreas que integran el COQCYT remitir el informe de las actividades desarrolladas durante el período a informar
2
Áreas que integran el COQCYT
Utilizando el formato P-PLN-01/RE-02, elabora el informe de las actividades desarrolladas durante el período a informar y lo remite a la Dirección de Planeación asegurándose de enviar copia digital al Departamento de Planeación.
3 Departamento de Planeación Concentra los informes, los organiza y elabora propuesta de carpeta de trabajo
4 Dirección de Planeación Recibe y presenta a la Dirección General el informe de actividades contenido en la propuesta de carpeta de trabajo
5 Departamento de Planeación Imprime informes y arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del Consejo Directivo
6 Departamento de Planeación Organiza reunión de trabajo del Consejo Directivo
7 Dirección de Planeación Supervisa la presentación del informe de actividades
8 Dirección de General Coordina reunión del Consejo Directivo para la presentación del informe de actividades
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME DE ACTIVIDADES P-PLN-02
Página | 186
Diagrama de flujo
Dirección de Planeación Áreas que Integran el COQCYT
Departamento de Planeación
Despacho de Dirección General
Solicita a todas las áreas remitir el informe de las actividades desarrolladas.
Elabora el informe de las actividades. Remite a la Dirección de Planeación.
Inicio
Concentra los informes, los organiza y elabora propuesta de carpeta de trabajo.
Recibe y presenta a la Dirección General el informe de actividades.
Organiza reunión de trabajo del Consejo Directivo.
Arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del Consejo Directivo.
Supervisa la presentación del
informe de actividades.
Fin
Coordina reunión del Consejo Directivo para la presentación del informe de actividades.
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME DE ACTIVIDADES P-PLN-02
Página | 187
P-PLN-01/RE-02 REV.00
INFORME DE ACTIVIDAD
Nombre del evento: 1 Fecha y Lugar: 2 Instituciones Participantes: 3 Número de participantes: 4 Alcances y compromisos derivados de la actividad: 5 Incluir imágenes: 6 EJEMPLO: (la información presentada a continuación es sólo un ejemplo de la forma en que se deberá desarrollar el informe)
FIRMA DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN ADIAT-COQCYT Y
PRESENTACIÓN DE GANADORES DEL PREMIO ADIAT.
En seguimiento a los objetivos de la nueva Ley de Ciencia y Tecnología del estado, la cual presenta los lineamientos para que este Consejo impulse y fomente el desarrollo tecnológico, para alcanzar mejores niveles de vida y perspectivas de superación, este consejo realizó, en coordinación con el Consejo Coordinador Empresarial de la Riviera Maya A. C. y la Cámara Nacional de Comercio en Playa del Carmen, la firma del convenio de colaboración con la Asociación Mexicana de Directivos de la Investigación Aplicada y el Desarrollo Tecnológico A.C. (ADIAT). Dicho convenio será un punto importante en la vinculación de los empresarios con la ciencia y la tecnología, ya que su objetivo es asesorar a las empresas que buscan un crecimiento y competitividad en base a la innovación de productos y servicios. A la ceremonia protocolaria asistieron 40 integrantes de las cámaras empresariales firmantes. De esta reunión surge el compromiso por parte de la ADIAT para llevar a cabo en el zona sur del Estado a través del COQCYT, actividades dirigidas a vincular al sector productivo con empresas que les aporten beneficios tangibles a sus negocios.
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME DE ACTIVIDADES P-PLN-02
Página | 188
NOMBRE DEL FORMULARIO CLAVE DEL FORMULARIO
INFORME DE ACTIVIDAD P-PLN-01/RE-02 Punto 1.- Anotar el nombre de la actividad desarrollada Punto 2.- Lugar y fecha en la que tuvo lugar la actividad Punto 3.- Nombrar las instituciones participantes en el desarrollo de la actividad Punto 4.- Anotar el número de asistentes al evento o actividad Punto 5.- Describir los resultados del evento o actividad, mencionando los compromisos que la institución haya
contraído con motivo de los trabajos realizados durante el desarrollo de la misma si los hubiere.
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME COMITÉ TÉCNICO Y DE ADMINISTRACIÓN
P-PLN-03
Página | 189
OBJETIVO: Presentar al Comité Técnico y de Administración del Fondo Mixto, en coordinación con el CONACYT, los informes tanto técnicos como administrativos respecto del estado general que guarda el fideicomiso.
POLITICAS:
1. Las unidades administrativas relacionadas con la operación del Fondo deberán remitir a la Dirección
de Planeación la documentación necesaria para la integración de las carpetas de trabajo, en un plazo
máximo de 10 días naturales antes de la fecha de verificación de la sesión de trabajo del Comité.
NORMAS:
Ley de Ciencia y Tecnología del Estado de Quintana Roo.
Reglas de Operación del Fideicomiso denominado “Fondo Mixto de Fomento a la Investigación
Científica y Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo”
DEFINICIONES:
CTA: Comité Técnico y de Administración del Fondo Mixto de Fomento a la Investigación Científica y
Tecnológica CONACYT – Gobierno del Estado de Quintana Roo
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME COMITÉ TÉCNICO Y DE ADMINISTRACIÓN
P-PLN-03
Página | 190
Descripción de la actividad
ACTIVIDAD
NO.
UNIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN
1 Dirección de Planeación
Solicita a las áreas relacionadas con la operación del Fondo remitir la documentación necesaria para la integración de la Carpeta de Trabajo a presentar al CTA.
2 Áreas e Instituciones
relacionadas con la operación del Fondo
Remiten a la Dirección de Planeación la documentación a presentar al CTA
3 Departamento de Planeación Concentra la información, la organiza y elabora propuesta de Carpeta de Trabajo
4 Dirección de Planeación Recibe y presenta a la Dirección General la propuesta de Carpeta de Trabajo
5 Departamento de Planeación Imprime informes y arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del CTA.
6 Departamento de Planeación Organiza reunión de trabajo para el CTA
7 Dirección de Planeación Supervisa la presentación del informe de actividades
8 Dirección de General Coordina reunión del Comité Técnico y de Administración para la presentación de los asuntos relacionados con el Fideicomiso.
Fin del procedimiento
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Código Revisión Fecha
INFORME COMITÉ TÉCNICO Y DE ADMINISTRACIÓN
P-PLN-03
Página | 191
Diagrama de flujo
Dirección de Planeación
Áreas e Instituciones Relacionadas con la Operación del Fondo
Departamento de
Planeación
Despacho de Dirección
General
Solicita documentación para la integración de la Carpeta de Trabajo para presentar al CTA
Remiten documentación a presentar al CTA
Inicio
Concentra la información, la organiza y elabora propuesta de Carpeta de Trabajo.
Recibe y presenta a la Dirección General la propuesta de Carpeta de Trabajo
Supervisa la presentación del
informe de actividades.
Fin
Coordina reunión del CTA para la presentación de los asuntos relacionados con el
Fideicomiso
Imprime informes y arma carpetas de trabajo para cada uno de los miembros del
CTA
Organiza reunión de
trabajo para el CTA