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PROYECTO MANUAL DE CONVIVENCIA EDIFICIO Américas BANCO PICHINCHA S.A.

Abril 19 de 2016

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El ingreso a las instalaciones del Edificio Américas será igual al que existe en la calle 92; el cual consiste en un sistema de aproximación con tarjetas. Cada funcionario debe portar su carné en un lugar visible y registrar su ingreso a las instalaciones utilizando los dispositivos de control de acceso instalados para tal fin (molinete, puertas de acceso a pisos o puerta de ingreso al parqueadero, libro de entradas y salidas en oficinas).

Todo visitante deberá ser anunciado y recibido en la recepción por la persona que será visitada procurando que dichas visitas sean recibidas en los espacios colaborativos del piso 1, con el fin de minimizar el transito en las áreas del Edificio por parte de personas desconocidas; excepto que se trate de una visita que asiste a una reunión para tratar temas corporativos.

Todos los accesos principales de las oficinas y pisos son monitoreados mediante cámaras de video que registran y almacenan las imágenes que se generan en el horario de operación de las oficinas.

Control de Acceso

Salas de reunión

El Edificio de las Américas contará con 6 salas de reuniones dotadas con los equipos necesarios y adecuados que permitan minimizar el impacto por los traslados a las diferentes sedes del Banco.

El medio para reservar las salas de reuniones será a través del aplicativo de Outlook, del cual se estará informando oportunamente a todos los funcionarios.

Por cada Área se dará autorización de un funcionario para realizar las reservas.

Las salas estarán tipificadas de acuerdo a la necesidad de número de usuarios y requerimientos tecnológicos de cada reunión optimizando el uso de cada una.

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En caso de que una sala no se vaya a usar, esta debe ser liberada (cancelar su reserva) para disponibilidad de otra Área que lo requiera.

Las salas de reuniones no se usarán para consumir alimentos, refrigerios, en almuerzos de trabajo o celebraciones; su uso es estrictamente para reuniones corporativas, solo se permitirá el consumo de agua o café. Cualquier uso diferente a reuniones de tipo corporativo, deberá ser autorizado por el Área Administrativa.

Las sillas ubicadas en las salas de reuniones no podrán ser trasladadas, reubicadas o reemplazadas por sillas de otros espacios o puestos de trabajo. En caso de requerir una acomodación especial, deberá gestionarse con el Área Administrativa.

Los equipos y dispositivos eléctricos y electrónicos que se encuentran en las salas de reuniones no deberán ser alterados en sus conexiones, así mismo al finalizar las reuniones deberán ser apagados y dispuestos físicamente tal como se encontraron al inicio de la misma, de igual forma los dispositivos, como los controles remotos, deberán quedar en los muebles de almacenamiento al finalizar la reunión.

Al hacer el uso de las salas se les solicita tener las siguientes observaciones:

• Comenzar y terminar a tiempo las reuniones.

• Manejar un tono de voz moderado al igual que el volumen de los equipos de proyección y sonido.

• No generar basura, rayar los puestos, sillas, paredes, llevar recipientes con comidas, snacks etc.

• Los dispositivos de comunicación que ingresen a la sala, se deben dejar en modo silencioso

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El uso y conservación de los puestos de trabajo y sus accesorios tales como sillas, espacios de almacenamiento, porta CPU, debe obedecer a los principios de seguridad, orden y limpieza. En este sentido en los puestos de trabajo no se permite:

• Almacenar y consumir alimentos.

• Usar elementos diferentes a los indispensables para el normal desarrollo de las labores (fotografías, adornos, calendarios no corporativos, relojes, radios, ventiladores, etc.)

• Instalar adornos de cumpleaños como bombas, serpentinas etc.

• Al personal del Edificio se les entregará recipientes para el consumo de café y Agua.

• No se podrá consumir alimentos en los puestos de trabajo, solo estará permitido el consumo de agua y café en los recipientes suministrados por el Banco.

• Los cargadores de los celulares, deberán ser conectados en las tomas no reguladas (grises), los cuales al final de la jornada laboral deberán ser desconectados y guardados. El Banco no se hará responsable de reponer estos implementos.

• Aquellos elementos que se dejen olvidados en los puestos de trabajo al final de la jornada, el personal de Aseo tiene la instrucción de recogerlos y entregarlos a la oficina de Objetos perdidos, los cuales podrán ser solicitados al siguiente día en un horario de 8:00 a 9:00 a.m.

• Los puestos de trabajo que cuenten con dispositivo de almacenamiento se proveerán con sus respectivas llaves, por lo cual cada usuario es responsable de su buen uso. El costo de reponer estas llaves en caso de pérdida será asumido por el funcionario.

Puestos de trabajo

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• Las sillas y los dispositivos de almacenamiento que se adjudican a cada puesto de trabajo, no deberán tener alguna marca realizada por el usuario, ya que cada una cuenta con un número de identificación, para que en cualquier evento de cambio esta pueda ser ubicada. Así mismo estos dos elementos no deberán ser trasladados por ningún motivo, los movimientos de estos elementos deberán ser autorizados por el Área Administrativa.

• Al final de la jornada, es obligación de cada funcionario dejar su puesto de trabajo limpios; esto quiere decir que solo se deberá dejar el equipo de cómputo, teléfono y la silla junto con el dispositivo de almacenamiento deberán dejarse bajo las superficies.

• No se podrán dejar papeles ni documentos corporativos en los puestos de trabajo, estos deberán ser guardados en los dispositivos de almacenamiento.

• Por el esquema del diseño bioclimático de las instalaciones y optimización de recursos, nos veremos inmersos en la necesidad de adoptar políticas orientadas al reciclaje, ahorro energético y de agua; en este sentido los puestos de trabajo no tendrán papeleras, pues cada uno de los pisos contara con puntos ecológicos, con el fin de que cada uno de los funcionarios se dirija al sitio y deposite en los compartimientos que correspondan los residuos que se generen día a día.

• Es un compromiso de cada uno de los funcionarios estar alineados con la política de reciclaje, clasificación de residuos desde la fuente y ahorro de servicios públicos.

• Se es claro que si no se tiene canecas en los puestos de trabajo, tampoco se permitirá que se instale ningún tipo de elemento, como bolsas, cajas, que busquen reemplazar este elemento.

En el Edificio de las Américas contaremos con un espacio para temas de Capacitación, ubicado en el segundo piso.

Auditorio

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Comedor

El Edificio está dotado de un comedor ubicado en el segundo piso, costado occidental contiguo al auditorio, es un espacio que el Banco ofrece con condiciones de comodidad a todos los funcionarios, este tiene un diseño moderno, amigable, generoso en sus espacios, para que sea utilizado en el momento de tomar sus alimentos.

En este espacio tendremos hornos industriales para calentar los alimentos, por lo cual se espera que el uso de estos hornos sea el más óptimo, lo que quiere decir, en aprovechar el espacio de cada uno y se pueda calentar varios contenedores de alimentos de manera simultánea.

Como ya se indico en los puestos de trabajo no se podrán guardar alimentos, por lo cual en la zona del comedor el Banco ofrece muebles con compartimientos para que allí sean almacenados los recipientes con los alimentos y no se conserven en los puestos de trabajo, ni en los dispositivos de almacenamiento que hacen parte del mobiliario de trabajo. Algunos de los funcionarios que por su cargo tienen asignado lokers, estos recipientes podrán ser guardados en estos sitios.

En esta Área se contará con máquinas de café y a su vez con una máquina dispensadora de snacks para que quienes deseen consumir estos últimos los puedan adquirir a un precio razonable

Contiguo a este espacio existe una cocina dotada con algunos electrodomésticos, sin embargo, no será permitido el ingreso o manipulación de los elementos, sin previa autorización del Área Administrativa.

Políticas de uso para el comedor:

• Los hornos deberán ser manipulados con prudencia, sin golpear sus puertas y sin sobrecargarlos.

• Procurar que se calienten varios recipientes en forma simultánea y estar atentos a la señal del horno para retirar los recipientes una vez calentados.

Para el uso del mismo, se deberá solicitar reserva directamente al Área Administrativa y su uso será igual al indicado para las salas de juntas.

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• No se permitirá alterar la distribución de las mesas y sillas, esto con el fin de procurar el orden y optimización del espacio.

• La amabilidad, la cordialidad, el orden y el respeto, son valores que debemos tener siempre presentes en nuestro comportamiento en este sitio.

• Después de hacer el uso de las mesas de comedor, es obligación de cada funcionario arrojar los residuos de comida en las canecas destinadas para tal fin, las cuales estarán identificadas en este sitio.

• Se deben dejar las sillas organizadas, las mesas limpias de residuos de alimentos, para lo cual se tendrán dispensadores de toallas y su uso deberá ser racional, para que de esta manera, estos espacios puedan ser utilizados adecuadamente por otros funcionarios.

• Una vez consumidos los alimentos se recomienda liberar oportunamente los espacios, siempre y cuando, se vea que existen personas esperando un sitio para tomar sus alimentos.

• Quienes consideren, podrán lavar sus recipientes en las zonas destinadas para tal fin.

• No se permitirá en esta zona correr, gritar, alterar el orden, etc.

Comedores semiprivados

Contiguo al comedor principal existirán tres espacios semiprivados, en los cuales se podrán realizar almuerzos de trabajo con capacidad de 6 personas, estos no serán sujetos de reservas.

Sin embargo las recomendaciones de uso, en cuanto a tono de voz, aseo y demás, son las mismas que aplican para el comedor principal.

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El edificio contará con espacios colaborativos disponibles para que los funcionarios puedan continuar con procesos de colaboración después de comer o durante un café, para interacciones rápidas o sesiones de trabajo prolongados, esto quiere decir que son sitios donde los usuarios podrán trabajar remotamente con su respectiva conectividad y a su vez recibir personal o proveedores externos que trabajen con el Banco.

Espacios colaborativos

Áreas sociales

La arquitectura constructiva del edificio contempló espacios sociales para el beneficio de los funcionarios con un aproximado de 1500 m2, distribuidos en la terraza del primer piso y la terraza de la cubierta.

En el área social del primer piso, contaremos con espacios verdes, se tendrá un muro verde vivo, natural, al cual no se le podrá arrojar basura, papeles, residuos de café, etc.

Se contará con una máquinas de café, mesas, sillas individuales y sillas en concreto.

Este sitio cuenta con una escalera que comunica con el comedor principal. Esta intercomunicación permitirá que los funcionarios que deseen tomar los alimentos en este espacio, lo puedan realizar, utilizando esta escalera y las medidas de aseo y de convivencia serán las mismas que se aplican para el comedor principal.

En la terraza ubicada en la cubierta, contaremos con muros verdes vivos naturales, cuatro máquinas para realizar ejercitación física, mesas, sillas individuales, sillas en concreto y una zona de BBQ.

El uso de las áreas de comedor y terrazas del primer piso y cubierta, para eventos diferentes a los de trabajo, deberá ser autorizado previamente por el área administrativa y se debe garantizar que al final de dichos eventos, los espacios se conserven en las mismas condiciones de aseo y orden en que fueron encontrados.

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parqueaderos

El Edificio de las Américas contará con parqueaderos para automóviles, motocicletas y bicicletas, su asignación será informada por medio del manual de uso de parqueaderos.

Durante el periodo de vacaciones, el funcionario no podrá hacer uso del parqueadero.

En ausencia de un funcionario, bien sea por vacaciones o por otro motivo, el funcionario no podrá asignarlo a otro funcionario.

Solo pueden hacer uso del parqueadero los vehículos debidamente inscritos y autorizados en la Dirección Administrativa.

Se asignará parqueadero a un funcionario para que sea usado de lunes a viernes. Si un funcionario no usa el parqueadero en los días de restricción (pico y placa) deberá informarlo al Área Administrativa, para así disponer del parqueadero en los días libres para otro funcionario.

Si el funcionario no usa el parqueadero de forma habitual y no es justificable la razón para el Área Administrativa, será asignado a otro funcionario.

Un funcionario no podrá estacionarse en un parqueadero diferente al asignado.

Los vehículos no podrán ser pre-calentados dentro del parqueadero.

Para las personas que no tienen parqueadero asignado y requieran parquear en horas de la noche y fin de semana, el Área Administrativa dará la autorización correspondiente.

En general el Edificio contará con un número limitado de parqueos para visitantes. Para poder hacer usos de éstos se requiere con previa antelación, autorización de ingreso por parte del Área Administrativa.

No estará permitido fumar en las Áreas sociales y en ningún espacio del edificio.

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El Área Administrativa tendrá la potestad de revocar la asignación de un parqueadero a un funcionario.

El Banco no se hace responsable por pérdida de objetos dejados en los vehículos.

El Banco no se hace responsable por daños ocasionados a los vehículos dentro del parqueadero.

Cada funcionario debe considerar las medidas de seguridad para su automóvil, moto o bicicleta.

Otras políticas

Impresoras

Uso vasos desechables:

El Banco asignará a cada funcionario residente en el Edificio de las Américas un pocillo para su uso, con el fin de minimizar el consumo de vasos desechables, por tal razón el uso de estos implementos serán únicamente para capacitaciones y visitas externas.

Baños

En los baños del Edificio se prohíbe el uso de secadores, planchas de cabello y cualquier otro elemento de uso personal.

Existirán en cada piso equipos multifuncionales para impresión, fotocopiado y escaneado los cuales serán para uso de todos los usuarios de cada piso. Oportunamente se socializará la forma de manipulación, operación y bondades que ofrecen estas máquinas de última tecnología.

No existirán equipos independientes o personalizados de esta índole.

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Atención de servicio

El esquema para la atención de servicios de cafetería será de forma Self Service, esto quiere decir que cada uno de los funcionarios se servirá sus bebidas y esto aplicará también para las reuniones que se programen con personal externo del Banco.

Por lo anterior las señoras de Aseo no estarán en disposición para atención de reuniones.