MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ... · de seguro privado sobre prevención de lavado de activos, ... Adoptar políticas y procedimientos de control, orientadas

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA

PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS

DELITOS

SE PROHIBE SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL EL MANUAL SERÁ VÁLIDO UNA VEZ APROBADO Y PUBLICADO

PROCESO ESTRATÉGICO

VERSIÓN 4.0

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA PREVENCIÓN

DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS

Elaborado por Código Fecha de Emisión Versión Página Administración de Procesos E-PLA-30-10 24/Enero/2014 4.0 2 de 59

HOJA DE APROBACIÓN




ÍNDICE

1. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO ........................................................... 6

2. OBJETIVO ........................................................................................................... 7

3. ALCANCE ............................................................................................................ 7

4. POLÍTICAS .......................................................................................................... 7

4.1 NORMAS GENERALES ............................................................................................................. 7

4.2 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS .............................................................................................................................. 9

4.2.1 CONOZCA A SU CLIENTE .................................................................................................... 10

4.2.1.1 REQUISITOS ....................................................................................................................... 12

4.2.1.2 MEDIDAS ABREVIADAS O SIMPLIFICADAS ................................................................... 16

4.2.1.4 OTRAS CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES ........................................................... 17

4.2.2 CONOZCA A SU ACCIONISTA ............................................................................................. 19

4.2.3 CONOZCA A SU EMPLEADO ............................................................................................... 19

4.2.4 CONOZCA A SU PROVEEDOR y PRESTADOR DE SERVICIOS DE SEGUROS .............. 22

4.2.5 CONOZCA A SU MERCADO ................................................................................................. 26

4.2.6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO ................................................................................. 27

4.2.7 CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................... 27

4.3 TIPOLOGÍAS (SEÑALES DE ALERTA) ................................................................................... 28

4.3.1 TIPOLOGÍAS CLIENTES ....................................................................................................... 28

4.3.2 TIPOLOGÍAS EMPLEADOS .................................................................................................. 31

4.4 METODOLOGÍA PARA LA SEGMENTACIÓN DE FACTORES DE RIESGO ........................ 31

4.5 RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD ......................................................................................... 32

4.6 DE LA DEBIDA DILIGENCIA .................................................................................................... 32

4.6.1 DEBIDA DILIGENCIA AMPLIADA ......................................................................................... 34




4.7 PERSONAS POLÍTICAMENTE EXPUESTAS NACIONALES O EXTRANJERAS ................. 35

4.8 DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO .......................................................................................... 37

4.9 EXCEPCIONES ......................................................................................................................... 38

4.10 SANCIONES ............................................................................................................................ 39

5. RESPONSABILIDADES .....................................................................................40

5.1 DIRECTORIO ......................................................................................................................... 40

5.2 COMITÉ DE CUMPLIMIENTO ............................................................................................... 41

5.3 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO .............................................................................................. 43

6. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................48

6.1 PLANIFICAR LAS ACTIVIDADES DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS ...................................................... 48

6.2 EFECTUAR EL MONITOREO DE LOS RIESGOS ............................................................... 48

6.3 CARGAS DE LISTAS INFORMATIVAS ................................................................................ 48

6.4 MONITOREAR A USUARIOS Y CLIENTES EN EL RISK CONTROL SERVICE ................ 48

6.5 CAPACITACION A USUARIOS ............................................................................................ 49

6.6 APLICAR SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS .............................................................................. 49

6.7 EMITIR INFORMES ................................................................................................................ 49

6.8 ATENDER REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES DE CONTROL (UAF-SBS) .................... 49

6.9 ATENDER REQUERIMIENTOS INTERNOS ......................................................................... 49

6.10 REPORTAR A LA UAF OPERACIONES Y TRANSACCIONES QUE IGUALEN O SUPEREN EL UMBRAL .................................................................................................................. 50

6.11 REPORTAR A LA UAF TRANSACCIONES INUSUALES E INJUSTIFICADAS. ........... 50

6.12 REPORTAR Y/O INFORMAR A LA SBS .......................................................................... 50

7. CONTROLES ......................................................................................................51

8. FORMATOS Y ANEXOS ....................................................................................52

8.1 FORMATOS ........................................................................................................................... 52




8.2 ANEXOS ................................................................................................................................. 52

9. GLOSARIO .........................................................................................................53

10. CONTROL DE VERSIONES Y MODIFICACIONES ...........................................57




1. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO Las disposiciones jurídico-administrativas que regulan las políticas y procedimientos sobra la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, se encuentran en: LEYES Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito del Lavado

Activos y Financiamiento de Delitos. REGLAMENTOS Reglamento Interno de Trabajo de Seguros Sucre S.A.

RESOLUCIONES Resolución JB-2012-2147 “Normas para las instituciones del sistema

de seguro privado sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos”.

Resolución UAF-DG-2012-0038 “Instructivo de Gestión de Reportes para la Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo de las instituciones de los sistemas financieros y de seguro privado”.

Resolución JB-2013-2454, reforma al nombre y textos incluidos en el Capítulo I de la normativa de PLA JB-2012-2147.

CODIGOS Código de Ética y Conducta de Seguros Sucre S.A.

OTROS Instructivo de Gestión de Reportes de las Instituciones del Sistema

de Seguros para la Prevención de Lavado de Activos. Las 40 Recomendaciones y notas interpretativas de la GAFI. Las 9 Recomendaciones Especiales contra el Financiamiento del

Terrorismo. Normas Interpretativas y Mejores Prácticas de las 9

Recomendaciones Especiales contra el Terrorismo GAFISUD. Circular INJ-DNE-SPLA-2011-015 de la Superintendencia de

Bancos y Seguros.




2. OBJETIVO El presente manual establece, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, para todo el personal de Seguros Sucre, las políticas y procedimientos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos a través de nuestros servicios, de tal manera que la Compañía disponga de todos los mecanismos de control necesarios para evitar el blanqueo de dinero proveniente del narcotráfico u otras actividades ilícitas.

3. ALCANCE

El cumplimiento estricto del marco legal nacional que rige la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, corresponde a cada uno de los Accionistas, Miembros del Directorio, así como los Funcionarios y Empleados, lo cual garantizará que Seguros Sucre no sea utilizado para esta criminal actividad.

4. POLÍTICAS 4.1 NORMAS GENERALES

Adoptar políticas y procedimientos de control, orientadas a prevenir y mitigar los riesgos que en la realización de las operaciones, pueden ser utilizadas como instrumento para lavar activos y financiar delitos.

La difusión y cabal conocimiento de las políticas de prevención del lavado

de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos será un objetivo permanente para todos los directivos, ejecutivos, funcionarios y empleados de Seguros Sucre, así como a las personas naturales y jurídicas que conforman el sistema de seguro privado con las cuales se mantenga relaciones comerciales dejando evidencia de su recepción.

Las políticas mencionadas en este manual deben constar en el Código

de Ética para así permitir la adecuada aplicación de medidas para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de accionistas, miembros del directorio, administradores, funcionarios y empleados.

El presente manual se publicará en el repositorio de carpetas públicas y

en la página web de Seguros Sucre, para que sea conocido y revisado por el personal de la Compañía, así como por los Proveedores y Prestadores de Servicios de Seguros, estos últimos ingresarán con un usuario y contraseña asignado.




El Responsable del departamento de Tecnología de Información deberá remitir vía correo electrónico al Oficial de Cumplimiento, dentro de los primeros cinco días laborables de cada mes, el detalle de visitas realizadas de los Proveedores y Prestadores de Servicios de Seguros.

Dentro de la reglamentación interna, se contará obligatoriamente con

políticas y procedimientos para prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, las que regirán también para las personas naturales y jurídicas que conforman el sistema de seguro privado con las que se mantenga relaciones contractuales.

Se cumplirán todos los requerimientos de las autoridades de control y en

los plazos señalados, tanto sobre información particular como general, a través de los reportes señalados por la normativa legal.

El departamento de Tecnología de la Información debe proporcionar todo

el apoyo técnico al Oficial de Cumplimiento para el monitoreo de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. Así como también se otorgará al personal de Seguros Sucre, de acuerdo a su función, los sistemas de detección y alarma ante transacciones inusuales o sospechosas, o que excedan los umbrales establecidos por la Superintendencia de Bancos y Seguros y la Unidad de Análisis Financiero UAF, así como posibles nuevos clientes que aparecen en las listas informativas Briger Inside (BI), Risk Control Service (RCS).

Las medidas de prevención adoptadas por Seguros Sucre deben cubrir

toda clase de servicios o productos de seguros, sin importar que se realicen en efectivo o no, así como a toda clase de clientes permanentes u ocasionales, accionistas, directivos, funcionarios, empleados, prestadores de servicios de seguros y las compañías de reaseguros.

Se mantendrá la debida concordancia entre las políticas de “Conozca a

su cliente”, “Conozca a su empleado”, “Conozca su mercado” y “Conozca su prestador de servicios de seguros” establecidas en este manual y las que se aplican al iniciar las relaciones contractuales con los nuevos clientes de Seguros Sucre.

El acápite “Prevención de Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos” del Código de Ética, debe contener las políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos a ser implementadas por Seguros Sucre, las que orientarán la actuación de los accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios y empleados de la entidad para la adecuada aplicación de éstas, así como las sanciones derivadas de su incumplimiento.




El funcionario responsable de manejar la relación comercial o financiera

con el cliente, aplicará las políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos aquí mencionadas.

La aplicación de estas políticas será a nivel nacional, es decir, se

observarán por el personal de todas las oficinas, sucursales y agencias de Seguros Sucre.

4.2 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS

Los Accionistas, Miembros del Directorio, Representante Legal,

Funcionarios y Empleados están obligados a conocer, así como a cumplir y aplicar, las políticas y procedimientos institucionales para la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, por lo tanto:

o Deberán conocer y cumplir la normativa legal vigente, es decir leyes,

reglamentos, resoluciones y disposiciones de las autoridades competentes del país.

o Asegurarse de que los clientes y proveedores/prestadores de servicios

de seguros cumplan con todos los requisitos exigidos tanto por la Institución como por los organismos de control.

o Anteponer el cumplimiento de las normas para prevenir el lavado de

activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, al logro de las metas comerciales.

o Se reportará a la máxima autoridad del departamento de Desarrollo

Humano o al Oficial de Cumplimiento de cualquier transacción u operación inusual o sospechosa, ya sea de clientes o de otros colaboradores de la compañía, y así mismo en el caso de que de alguna forma se esté incumpliendo la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, su reglamento general, leyes conexas y las disposiciones de este Manual de Control Interno de Prevención del Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como también los convenios y acuerdos internacionales suscritos y ratificados por el Estado ecuatoriano.

o Establecer procedimientos adecuados que deberán incluir las

siguientes etapas:




o Aplicar los procesos que permitan identificar las condiciones

básicas del perfil de riesgo del potencial cliente previo a establecer una relación comercial.

o Recopilar, confirmar y actualizar información de los clientes, determinando los niveles o cargos responsables de su ejecución.

o Establecer perfiles operativos y de comportamiento del cliente, identificando los cambios y la evolución de los mismos y sus actualizaciones.

o Implementar metodologías y procedimientos para detectar operaciones inusuales e injustificadas, así como su oportuno y eficiente reporte a la Unidad de Análisis Financiero UAF.

o Mantener procesos para cumplir oportunamente con los reportes que, de acuerdo a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, deben remitir a la UAF.

o Atender los requerimientos de información provenientes de autoridades competentes.

o Establecer las sanciones por el incumplimiento de las disposiciones contenidas en las normas sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y los procesos para su imposición.

o Identificar los productos y servicios que presta Seguros Sucre como

parte normal del giro del negocio, que pudieran ser más susceptibles para lavar dinero y financiar delitos.

o Consolidar los criterios y factores de riesgo mediante matrices que ayudarán a segmentar a los clientes y obtener su perfil de riesgo.

4.2.1 CONOZCA A SU CLIENTE

Los Funcionarios responsables de hacer cumplir esta política y de aplicar los procedimientos de debida diligencia tanto en el inicio como durante la relación comercial, corresponde a los Responsables de las áreas comerciales de los diferentes ramos que maneja la Compañía, quienes deberán aplicar los siguientes puntos:

o Identificar, comprobar y verificar la situación financiera de los clientes a

través de la información reportada, la actividad económica, los productos a utilizar y el propósito de la relación comercial, como herramienta para establecer el perfil transaccional del cliente en el que se incluya el origen de los fondos, frecuencia, volumen, características y el destino de sus transacciones financieras.




o Las normas y procedimientos de identificación y aceptación de clientes

e inicio de las relaciones contractuales con nuevos clientes se encuentran detalladas en los siguientes manuales: Manual de Políticas y Procedimientos para negociar Pólizas de ramos Generales del Sector Privado, Manual de Políticas y Procedimientos para negociar Pólizas de ramos Generales del Sector Público y Manual de Políticas y Procedimientos para negociar pólizas de vida, accidentes personales y asistencia médica.

o En el caso de renovaciones de pólizas de cualquier tipo, todo cliente,

sea éste persona natural o jurídica, está en la obligación de proporcionar y Seguros Sucre de solicitar, toda aquella información que falte en el contrato original suscrito por el cliente, además de actualizar, tal como ordena la normativa, por lo menos una vez al año, los datos que varíen, suministrando además los correspondientes respaldos.

o Las personas naturales o jurídicas que desean mantener relación de

negocios con la compañía, deben presentar la documentación exigida para el efecto.

o En caso de que el potencial cliente no cuente con alguno de los datos o

documentación solicitada, y lo justifique razonablemente, se deberá consignar la respectiva excepción utilizando el formulario correspondiente, el cual deberá ser firmado por la Gerencia General ó su Delegado.

o Considerar el total de los valores asegurados que mantiene un mismo

cliente para, sobre la base del citado total, requerir como mínimo la información y documentación prevista en el numeral 4.2.1.1.

o La actividad principal del cliente deberá ser clasificada, para el caso de

las actividades económicas, y no económicas conforme a las tablas que expida la Superintendencia de Bancos y Seguros para el efecto.

o Al iniciar la relación comercial o contractual, Seguros Sucre debe

requerir a todos los clientes, según sea el caso, la suscripción de la “Declaración de Licitud de Fondos”, que consta en la parte posterior del Formulario de Vinculación de Clientes.

o Luego de iniciar la relación comercial o contractual con los clientes, el

Asistente Comercial deberá realizar el proceso de confirmación y actualización de información de todos los clientes. Las políticas, procedimientos y responsabilidades de este proceso se encuentran




descritas en el Manual de políticas y procedimientos para Verificar datos y documentos de clientes.

o Los lineamientos aplicables frente a los factores de riesgo de

exposición de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos serán la verificación, control y monitoreo del cliente a través de los sistema que se detallan a continuación:

o Risk Control Service (RCS): Es un sistema de búsqueda en listas

de observados, que tiene como objetivo minimizar el riesgo de establecer vínculos con posibles involucrados o señalados en actividades ilícitas como lavado de activos, narcotráfico y delitos, así como su identificación en la cartera actual de una entidad, de forma que salvaguarde a la empresa de riesgos significativos referentes a reputación y actividad comercial. RCS cuenta con muchas listas de impedidos nacionales e internacionales que permite a los usuarios tener un amplio campo de acción en términos de control; para mayor detalle consultar el Instructivo para la utilización del Risk Control Service como usuario operador (Ver Anexo # 1).

o Herramienta informática de PLA: Es un sistema que permite a la

Unidad de Cumplimiento analizar al cliente por medio de un perfil multidimensional, constituyendo una matriz de riesgo del mismo. Los usuarios de la Unidad de Cumplimiento deberán analizar las señales de alerta generadas en base al incumplimiento de los patrones de comportamiento esperados.

4.2.1.1 REQUISITOS Los clientes deberán proporcionar información para llenar el correspondiente

Formulario de Vinculación (Ver Formato # 3 y 4), el formulario será firmado por el cliente garantizando la veracidad de la información contenida en el mismo.

Los funcionarios de la Unidad de Cumplimiento deberán realizar monitoreos

constantes para confirmar que la información y/o documentación de los clientes esté completa. La información y/o documentación que se debe solicitar al cliente de acuerdo a lo que establece la normativa es la que a continuación se detalla:




PERSONAS NATURALES

DETALLE

Con contratos, cuya suma asegurada sea igual o

inferior a (USD $ 50.000.00)

Con contratos, cuya suma asegurada sea superior a (USD $50.000) e inferior a

(USD.200.000.00)

Con contratos, cuya suma asegurada sea mayor a

(USD.200.000.00)

Nombres y apellidos completos. X X X

Lugar y fecha de nacimiento. X X X

Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado (visa 12 IV), o pasaporte vigente, para el caso de los extranjeros. X X X

Ciudad y país de residencia. X X X

Dirección y número de teléfono del domicilio. X X X

Dirección del correo electrónico, de ser aplicable. X X X

Nombres y apellidos completos y número de identificación del cónyuge o conviviente, de ser aplicable. X X X

Descripción de la principal actividad económica o no económica, independiente o dependiente, en este último caso el cargo que ocupa. X X X

Detalle de los ingresos que provengan de las actividades económicas declaradas. X X X

Detalle de ingresos netos diferentes a los originados en la actividad principal, especificando la fuente. X X X

Ocupación, profesión, oficio o actividad económica.

Propósito de la relación comercial. X X X

Vínculos existentes entre el solicitante, asegurado, afianzado y beneficiario X X X

Declaración de origen y destino lícito de recursos. X X X

Firma y número del documento de identificación del solicitante. X X X

Copias de la cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado (Visa 12 IV) o pasaporte vigente, para el caso de los extranjeros; certificado de empadronamiento , y de ser aplicable el certificado de votación. X X X

Copias de la cédula de ciudadanía, cédula de identidad, documento de identificación de refugiado (Visa 12 IV) o pasaporte vigente, para el caso de los extranjeros; certificado de empadronamiento del conyúge o conviviente, de ser aplicable. X X

Copia de un recibo de cualquiera de los servicios básicos. En caso de que en alguna localidad no existan dichos servicios, tal particular deberá constar en el expediente. X X X

Constancia de revisión de listas de información nacionales (RCS) einternacionales a las que tengan acceso Seguros Sucre. X X X

Confirmación del pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas (SRI) a través de su página web, de ser aplicable. X X

Situación financiera: total de activos y pasivos. X X

Nombre, dirección, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónico de la empresa, oficina o negocio donde trabaja, de ser aplicable. X

Referencias personales y/o bancarias y/o comerciales. X




DETALLE

Con contratos, cuya suma asegurada sea igual o inferior a

(USD $ 200.000.00)

Con contratos, cuya suma asegurada sea mayor a

(USD.200.000.00)

Razón social. X X

Número y copia del registro único de contribuyentes o número análogo. X X

Copia de la escritura de constitución y de sus reformas, de existir éstas. X X

Objeto social. X X

Ciudad y país del domicilio de la persona jurídica. X X

Dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. X X

Actividad económica. X X

Nombres y apellidos completos del Representante Legal o apoderado. X X

Número y copia del documento de identificación del Representante Legal o apoderado.

Copia certificada del nombramiento del Representante Legal o apoderado.

Lugar y fecha de nacimiento del Representante Legal o apoderado. X X

Dirección y número de teléfono del domicilio del Representante Legal o del apoderado; y, dirección electrónica, de ser el caso. X X

Nómina actualizada de accionistas o socios, en la que consten los montos de acciones o participaciones obtenida por el cliente en el órgano de control o registro competente que lo regule. X X

Certificado de cumplimiento de obligaciones otorgado por el órgano de control competente. X X

Estados financieros, mínimo de un año atrás. En caso de que pordisposición legal, tienen la obligación de contratar a una auditoría externa, los estados financieros deberán ser auditados. X X

Copia de un recibo de cualquiera de los servicios básicos. X X

Declaración de origen y destino lícito de recursos X X

Número y copias de los documentos de identificación de las personas que sean firmas autorizadas de la empresa, o de quienes representen legalmente a la empresa. X

Nombres y apellidos completos del cónyuge o conviviente, delrepresentante legal o apoderado, si aplica X X

Número y copia del documento de identificación del cónyuge o conviviente, del representante legal o apoderado, si aplica. X X

Constancia de revisión de listas de información nacionales (RCS) einternacionales a las que tengan acceso Seguros Sucre. X XConfirmación del pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas (SRI) a través de su página web, de ser aplicable. X

PERSONAS JURIDICAS, EMPRESAS, FUNDACIONES Y OTRAS SOCIEDADES




Para clientes referidos por la Corporación Financiera Nacional y del Grupo Financiero Banco del Pacífico se aplicarán medidas simplificadas en cuanto a su documentación y se requerirá como mínimo lo siguiente: Corporación Financiera Nacional - Ramos Generales Clientes Nuevos:

• Formulario de Vinculación de Clientes Persona Natural CFN (Ver Formato # 7), Formulario de Vinculación de Clientes Persona Jurídica CFN (Ver Formato # 8) ó print de pantalla con la información pertinente.

• Copia de cédula o pasaporte • Copia de certificado de votación, si aplica • Para Personas Jurídicas: Copia del RUC, copia certificada del

nombramiento del Representante Legal, copia de cédula de ciudadanía y certificado de votación del Representante Legal

Renovaciones:

• Formulario Conozca a su Cliente ó print de pantalla con la información pertinente. (Ver Formato # 9)

• Para personas naturales: copia de la cédula o impresión del Registro Civil, en caso de que el documento anterior no esté legible.

• Para Personas Jurídicas: Copia del RUC o impresión del SRI, copia del nombramiento, cédula y certificado de votación del representante legal.

Corporación Financiera Nacional - Ramos de Personas Clientes Nuevos (Créditos Nuevos):

• Copia de cédula de ciudadanía • Copia de certificado de votación • Formulario Vinculación de Clientes CFN – Persona Natural (Ver

Formato # 7) • Planilla de servicio básico




Grupo Financiero Banco del Pacífico – Ramos Generales Clientes Nuevos:

a. Mail o Formulario Conozca a su Cliente (Ver Formato # 9) b. Copia de cédula o pasaporte c. Copia de certificado de votación, si aplica d. Para Personas Jurídicas: Copia del RUC, copia certificada del

nombramiento del Representante Legal, copia de cédula de ciudadanía y certificado de votación del Representante Legal

Renovaciones:

a. Para Personas Naturales: copia de la cédula o impresión del Registro Civil, en caso de que el documento anterior no esté legible.

b. Para Personas Jurídicas: Copia del RUC o impresión del SRI, copia del nombramiento, cédula y certificado de votación del representante legal.

4.2.1.2 MEDIDAS ABREVIADAS O SIMPLIFICADAS

La Compañía podrá aplicar medidas abreviadas o simplificadas en la identificación de clientes cuando:

o El contratante sea una institución del sistema financiero, empresa de

seguros o compañía de reaseguros sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

o El contratante sea una sociedad anónima que cotiza sus títulos en bolsa, que cumpla los requisitos para combatir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y esté supervisado respecto el cumplimiento de esos controles.

o El contratante sea una empresa pública o gubernamental.

o Cuando el monto de la suma asegurada por un mismo cliente durante un

año sea inferior a treinta mil dólares de los Estados Unidos de América (US$ 30.000.00), o su equivalente en otras monedas.

o En el ramo de asistencia médica.




o En los seguros contratados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus clientes o empleados, cuyo origen sea un contrato comercial o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace relación al solicitante, la información debe requerirse en su totalidad.

o En el ramo de fianzas, cuando se celebre contratos para garantizar el

cumplimiento con entidades públicas.

o En los seguros de contratación obligatoria de aplicación general.

o En las pólizas para planes de pensión, jubilación y retiro, siempre y cuando no haya cláusula de rescate y la póliza no pueda usarse como garantía.

La aplicación de las medidas abreviadas se realizará en función del

riesgo que cada uno de los clientes represente y bajo ningún punto de vista su aplicación implicará el desconocimiento del sujeto, la falta de establecimiento de perfiles transaccionales y de comportamiento, la ausencia de monitoreo y la no generación de reportes de inusualidades.

4.2.1.4 OTRAS CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES

Los procedimientos de conocimiento del cliente deberán ser aplicados independientemente de que el potencial cliente haya sido evaluado por otras empresas de seguros o compañías de reaseguros o instituciones del sistema financiero.

La compañía debe identificar al (los) beneficiario (s) de todos los

productos que suministra, así como del interés asegurable, que en todos los casos será una persona natural, por lo que, a más de los datos y documentos ya señalados de acuerdo a la categoría establecida según el tipo de cliente y el valor asegurado, al momento en que el beneficiario (s) pretenda ejercer sus derechos, se debe solicitar la siguiente información:

o Relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas

por concepto de seguros, respecto de cualquier asegurador, en los dos últimos años cuando el valor de cada indemnización haya superado los diez mil dólares de los Estados Unidos de América.

o Inventario o listado general de los objetos del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas.




En los contratos de seguros, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario final sea una persona diferente al solicitante o contratante, deberá requerirse la información al momento de la vinculación, salvo que el solicitante o contratante determine claramente las razones que le impiden suministrar la información o documentación de aquellos y Seguros Sucre las encuentre razonablemente aceptables, en cuyo caso la información o documentación deberá exigirse al momento de la presentación del reclamo o pago del siniestro. En el evento en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario final no suministren la información exigida por la institución, en el momento de la presentación del reclamo o pago del siniestro, la operación o transacción se considerará inusual; por lo que el área responsable de solicitar la información deberá comunicar esta inusualidad a la Unidad de Cumplimiento.

En los casos de seguros de vida y de accidentes personales con la

cobertura de muerte, en que los asegurados instituyan beneficiarios, a los parientes comprendidos hasta el cuarto grado de consanguinidad o hasta el segundo grado de afinidad, y cónyuge o conviviente bajo el régimen de unidad de hecho, no se requerirá solicitar la información de los beneficiarios; pero si se hubiere instituido como beneficiario a una persona que no esté comprendida en los lazos de consanguinidad o afinidad y calidades antes mencionadas, la documentación referente a los beneficiarios deberá ser requerida.

Si la contratación de los productos ofrecidos por Seguros Sucre se

realiza por intermedio de los Prestadores de Servicios de Seguros (brókers), éstos serán responsables de la recopilación de la información y documentación del cliente prevista en la presente sección, que deberá realizarse en los formularios de inicio de relación comercial provistos por la empresa, obligación que constará en los respectivos contratos de agenciamiento.

Igual obligación tendrán los intermediarios de reaseguros si la

contratación del reaseguro se realiza por su intermedio. De acuerdo a la norma, la aplicación de la política “Conozca a su cliente”

será de responsabilidad final de la empresa de seguros o compañía de reaseguros, sin perjuicio de la obligación prevista en este artículo para los asesores productores de seguros (brókers) y para los intermediarios de reaseguros.




4.2.2 CONOZCA A SU ACCIONISTA

El cumplimiento de esta política corresponde a la máxima autoridad del departamento de Asesoría Jurídica, cuya responsabilidad es la recopilación y custodia de la documentación de los Accionistas de la Compañía, la cual debe estar a disposición del Oficial de Cumplimiento para efectuar los respectivos monitoreos.

La documentación que se debe solicitar a los Accionistas es la que a continuación se detalla: Persona Jurídica

• Copia del RUC • Copia del Nombramiento del Representante Legal • Copia de cédula y certificado de votación del Representante Legal

Persona Natural

• Copia de cédula y certificado de votación • Copia del RUC, en caso de que aplique • Copia de una planilla de servicio básico

Cuando el monto de las acciones adquiridas por el nuevo accionista de

Seguros Sucre (en caso de existir) supere el 6% del capital suscrito, se requerirá una declaración de origen lícito de los recursos con los que adquiere su participación, en la que además se detallará si éstos provienen de remuneraciones, ahorros, herencias, legados, donaciones, inversiones, entre otros.

4.2.3 CONOZCA A SU EMPLEADO

El cumplimiento de esta política corresponde a la máxima autoridad del departamento de Desarrollo Humano, quien reportará sus resultados al Oficial de Cumplimiento; y, propenderá a tener un adecuado conocimiento del perfil de riesgo de todos los miembros del directorio, funcionarios, empleados y personal temporal.

Las políticas de selección y contratación de personal, contemplarán la

verificación de antecedentes personales, laborales y patrimoniales. Se debe requerir, revisar y validar, en forma previa al inicio de la relación

de dependencia, de forma anual y cuando existan variaciones que ameriten su actualización, la siguiente información:




o Nombre y apellidos completos o Estado civil y nombre del cónyuge, si aplica o Dirección domiciliaria o Número telefónico o Dirección de correo electrónico o Copia del documento de identificación: cédula de ciudadanía,

cédula de identidad y documento de identificación de refugiado (visa 12 IV) o pasaporte vigente para el caso de los extranjeros

o Récord policial al momento de la vinculación y por una sola vez o Hoja de vida o Referencias personales y laborales, de ser el caso o Referencias bancarias y de tarjetas de crédito, de ser aplicable o Copia de un recibo de cualquiera de los servicios básicos o Al momento de la vinculación, una declaración en formularios

diseñados por cada entidad de no haber sido enjuiciado y condenado por el cometimiento de actividades ilícitas.

o Declaración de origen lícito de recursos o Declaración anual de la situación financiera: total y detalle de

activos y pasivos o Fecha de ingreso a la entidad o Perfil del cargo y perfil de competencias

En base a la información anterior, es responsabilidad del departamento

de Desarrollo Humano realizar las respectivas verificaciones y controlar que el candidato a colaborar en Seguros Sucre, no conste en la base del Risk Control Service (RCS), y en la Central de Riesgos.

Todo Empleado, Funcionario o Miembro del Directorio tendrá la

obligación de actualizar anualmente sus datos personales y situación patrimonial de acuerdo a un formato preparado y establecido por el departamento de Desarrollo Humano.

El departamento de Desarrollo Humano deberá analizar mensualmente la

situación crediticia de los Funcionarios y Empleados, lo cual se realizará a través de un muestreo de aproximadamente el 10% del total de empleados, para determinar el cumplimiento de lo establecido en la Ley General de Seguros, en caso de detectar inusualidades deberán ser reportadas a la Unidad de Cumplimiento para ser tratados en el Comité de Cumplimiento, previo a su traslado a la Gerencia General para el respectivo seguimiento y resolución.

Se debe identificar, a través del análisis de su situación patrimonial, si

existen Miembros del Directorio, Ejecutivos, Funcionarios o Empleados que mantienen un nivel de vida compatible con sus ingresos habituales,




para lo cual debe realizarse análisis periódicos de su situación patrimonial y de no existir tal compatibilidad o si ésta no es justificada se los reportará a la Unidad de Cumplimiento quien a su vez pondrá en conocimiento al Comité de Cumplimiento, el cual decidirá sobre las acciones o sanciones que se tomarán según el caso o gravedad de las mismas e informando si es el caso a la Unidad Análisis Financiero UAF, de acuerdo a la estructura del reporte de operaciones o transacciones económicas e injustificadas.

El departamento de Desarrollo Humano anualmente deberá realizar un

análisis de la situación patrimonial de todos los Miembros de Directorio, Ejecutivos, Funcionario y Empleados, comparándola con lo declarado en el período anterior, para determinar variaciones significativas las cuales deberán ser justificadas por los declarantes; en caso de detectar inusualidades, éstas deberán ser reportadas a la Unidad de Cumplimiento. El análisis efectuado deberá constar en los respectivos expedientes.

Anualmente se deberá hacer un cruce de la base de empleados de

manera aleatoria con las bases informativas ya mencionadas. Así también, se evaluará a los Miembros del Directorio, Ejecutivos,

Funcionarios y Empleados que demuestren conductas inusuales o fuera de lo normal, tales como: resistencia a salir de vacaciones, renuencia a ejercer otras funciones o a ser promovidos, colaboración inusual y no autorizada, encontrarse habitualmente en lugares distintos al de su Función; de no encontrarse justificativo para tales conductas se los reportará a la Unidad de Cumplimiento quien a su vez pondrá en conocimiento al Comité de Cumplimiento, el cual decidirá sobre las acciones o sanciones que se tomarán según el caso o gravedad de las mismas e informando si es el caso a la Unidad Análisis Financiero UAF, observando el procedimiento para el reporte de operaciones inusuales e injustificadas.

De existir variación en los datos y más información requerida a los

Miembros del Directorio, Ejecutivos, Funcionarios y Empleados, es obligación de éstos notificar inmediatamente y por escrito al responsable del departamento de Desarrollo Humano, explicando las razones de las variantes.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior, es obligación del

responsable del departamento de Desarrollo Humano mantener actualizada la información de los Miembros del Directorio, Ejecutivos, Funcionarios y Empleados, y de solicitar justificativos en caso de detectarse variantes.




4.2.4 CONOZCA A SU PROVEEDOR y PRESTADOR DE SERVICIOS DE SEGUROS

El cumplimiento de esta política corresponde a los diferentes

Responsables departamentales que gestionan negociaciones con Proveedores y/o Prestadores de Servicios de Seguros.

Para iniciar nuevas relaciones con Proveedores y Prestadores de

Servicios de seguros, se requerirá la aprobación de la Gerencia General, a través de la suscripción de los respectivos contratos, en los casos que aplique.

Los Proveedores y Prestadores de Servicios de Seguros deberán

proporcionar toda la información solicitada en el Formulario de Información para Prestadores de Servicios de Seguros y Proveedores (Ver Formato # 5 y 6) y la respectiva documentación referida en esta política; el formulario deberá ser firmado como constancia de veracidad de la información proporcionada.

Los Responsables departamentales que gestionan negociaciones con

Proveedores y/o Prestadores de Servicios de Seguros deberán aperturar y custodiar un expediente por cada Proveedor/Prestador de Servicios de Seguros, adjuntando toda la información y documentación requerida para el cumplimiento de la normativa de prevención de lavado de activos.

La información y/o documentación que se deberá solicitar a los

Proveedores y Prestadores de Servicios de Seguros para cumplir con la normativa se detalla a continuación:




PROVEEDORES/ PRESTADORES DE SERVICIOS DE SEGUROS (PERSONAS NATURALES)

DETALLE 1 Carta de presentación 2 Formulario de información para prestadores de servicios de seguros y proveedores (persona natural) 3 Número de cuenta corriente y/o de ahorros 4 Copia a color de cédula de ciudadanía o pasaporte vigente. 5 Copia a color del certificado de votación, si aplica. 6 Copia certificada del título profesional, si es el caso. 7 Copia del RUC actualizado 8 Listado o catálogo de Bienes y Servicios que ofrece

9

Detalle de la capacidad logística: - Descripción de instalaciones que utiliza para sus labores (ubicación, m2, maquinaria

disponible y otros que sean de interés) Número y características del personal que trabaja para apoyar sus labores.

10 Copia de un recibo de cualquiera de los servicios básicos (últimos 3 meses). 11 Copia a color del documento de identificación del cónyuge o conviviente, si aplica.

12 Copia certificada de la Central de Riesgos actualizada, emitida por un buró de crédito autorizado por la Superintendencia de Bancos.

13 Copia mínimo de 3 certificaciones de clientes que el proveedor haya atendido 14 Referencias personales y/o bancarias y/o comerciales. 15 Permiso otorgado por la SBS (aplica para prestadores de servicios de seguros). 16 Copia del certificado de cumplimiento de obligaciones, de ser aplicable. 17 Estados financieros, mínimo de un año atrás (de ser necesario, deberán estar auditados).

18 Copia del formulario de declaración del impuesto a la renta de personas naturales al 31 de diciembre del año anterior, sellado por el SRI o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas (SRI) a través de la página web, de ser aplicable.

19 Constancia de revisión de listas de información nacionales e internacionales (RCS) a las que tenga acceso la compañía.




PROVEEDORES/ PRESTADORES DE SERVICIOS DE SEGUROS (PERSONAS JURÍDICAS)

DETALLE 1 Carta de presentación 2 Formulario de información para prestadores de servicios de seguros y proveedores (persona jurídica) 3 Número de cuenta corriente y/o de ahorros 4 Copia certificada de la escritura de constitución y última reforma inscrita en el registro Mercantil, de existir. 5 Copia del RUC actualizada. 6 Copia a color del documento de identificación del representante legal o apoderado. 7 Copia a color de la papeleta de votación del representante legal o apoderado, si aplica. 8 Listado o catálogo de Bienes y Servicios que ofrece

9

Detalle de la capacidad logística: - Descripción de instalaciones que utiliza para sus labores la empresa (ubicación, m2, maquinaria

disponible y otros que sean de interés) - Número y características del personal que trabaja para la empresa

10 Copia certificada en el Registro Mercantil del nombramiento actualizado del representante legal o apoderado.

11 Nómina actualizada de accionistas o socios, en la que consten los montos de acciones o participaciones obtenida por el cliente en el órgano de control o registro competente que lo regule.

12 Copia del certificado actualizado de cumplimiento de obligaciones emitido por la Superintendencia de Compañías debidamente legalizado.

13 Estados financieros, mínimo de un año atrás (si es necesario deberán estar auditados)

14 Copia del formulario: Declaración de Impuesto a la Renta de Sociedades al 31 de diciembre del año anterior, debidamente sellado por la Superintendencia de Compañías o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas (SRI) a través de la página web, de ser aplicable

15 Copia de un recibo de cualquiera de los servicios básicos.

16 Copia certificada de la Central de Riesgos actualizada, emitida por un buró de crédito autorizado por la Superintendencia de Bancos indicando que el oferente no es deudor de créditos castigados.

17 Permiso de funcionamiento otorgado por la SBS, si aplica (brokers).

18 Copias a color de los documentos de identificación de las personas que sean firmas autorizadas de la empresa, o de quienes representen legalmente a la entidad.

19 Copia a color del documento de identificación del cónyuge o conviviente del representante legal o apoderado, si aplica.

20 Copia de 3 certificaciones de clientes que el proveedor haya otorgado servicios





PRESTADORES DE SERVICIOS DE SEGUROS DEL EXTERIOR

Adicional a la documentación antes detallada, el Responsable departamental o a quien éste designe deberá realizar la verificación del Proveedor y/o Prestador de Servicios de Seguros en la herramienta Risk Control Service, para validar que el Proveedor/Prestador de Servicios de Seguros se encuentre en ninguna lista informativa, la consulta deberá ser impresa y anexada al expediente aperturado. En caso de detectar inusualidades deberán ser reportadas a la Unidad de Cumplimiento.

Los Proveedores y Prestadores de Servicios de Seguros están obligados a proveer la información referida en este numeral. Su renuencia a hacerlo será reportada a la UAF como una inusualidad; por lo tanto el área responsable deberá informar a la Unidad de Cumplimiento.

Si la contratación de los reaseguros se lleva a cabo a través de

intermediarios de reaseguros, el proceso de recopilación de información estará a cargo del Prestador de Servicios de Seguros. La responsabilidad del conocimiento del cliente y del proceso de debida diligencia es de la compañía de reaseguros.

DETALLE

1 Formulario de información para prestadores de servicios de seguros y proveedores (persona jurídica)

2 Número de cuenta corriente y/o de ahorros 3 Copia certificada de la escritura de constitución y última reforma, si aplica. 4 Copia del RUC o documento análogo, actualizado. 5 Copia a color del documento de identificación del representante legal o apoderado. 6 Estados financieros, mínimo de un año atrás 7 Calificación de riesgo, si aplica 8 Permiso de funcionamiento otorgado por la SBS.





4.2.5 CONOZCA A SU MERCADO

El cumplimiento de esta política corresponde a los Responsables de las áreas comerciales y Seguros Personales, quienes deberán considerar lo siguiente:

Conocer y monitorear a fondo las características particulares de las

industrias en las que los clientes desarrollan sus actividades económicas o comerciales, en función al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos al que se hallen expuestas, de tal manera que se pueda identificar y diseñar señales de alerta para aquellas operaciones que, al compararlas contra dichas características habituales del mercado, se detecten como inusuales.

Mantener información actualizada sobre la evolución de los

sectores económicos con los cuales se relaciona el cliente.

Contar con información sobre: Las industrias o sectores económicos sobre las cuales se ha

identificado con mayor frecuencia tipologías de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Información general de la actividad económica y de la zona geográfica en la que se ubican los sectores con los que interactúan los clientes.

Las principales variables macroeconómicas que influyen en el mercado.

Los ciclos o períodos que rigen las actividades de sus clientes.

Contando con la información antes detallada, se generarán tres controles de gran importancia:

Definición y análisis de características homogéneas de las

industrias y sectores económicos. Segmentación de los clientes en función de sus relaciones

económicas o financieras con dichas industrias y sectores económicos.

Determinación de comportamientos inusuales del cliente frente a los estándares del mercado.




4.2.6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

Establecer programas de capacitación en prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos para mantener a todos los funcionarios y colaboradores de la compañía debidamente informados y actualizados sobre el tema, considerando que el mayor riesgo es la falta de conocimiento sobre las tipologías (técnicas establecidas en el numeral 4.3) a través de las cuales puede ser susceptible de ser utilizada para lavar activos o financiar delitos.

Los programas estarán incluidos en el proceso de inducción del personal

nuevo que ingresa a la Institución, y a terceros relacionados con el negocio, en caso de ser procedente su contratación, debido a que la capacitación debe ser constante, todo el personal recibirá una capacitación anual, incluyendo una evaluación de conocimientos a nivel general.

Las conferencias y/o charlas organizadas por la Unidad de

Cumplimiento, tanto en los procesos de inducción como en las capacitaciones anuales permanentes serán de asistencia obligatoria de los colaboradores considerados para la misma.

Contar con mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos que

reflejen el nivel de eficacia de dichos programas y el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos.

Los programas de capacitación deben constar por escrito.

La Unidad de Cumplimiento deberá entregar al Responsable de

área/departamento, al departamento de Desarrollo Humano y al Gerente General el resultado de las calificaciones obtenidas por los Funcionarios y Empleados de la Compañía, en las capacitaciones realizadas en temas de PLA.

4.2.7 CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Registrar, reportar a la UAF y mantener los archivos físicos o digitalizados con sus respectivos respaldos documentales, contar con requisitos de seguridad, con niveles de autorización de accesos, con criterios y procesos de manejo, salvaguarda y conservación, a fin de asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad.

Estos archivos, así como sus respectivos respaldos documentados y la

identificación del (los) responsable (s) de efectuar el análisis de los




soportes utilizados, deben ser mantenidos por seis (6) años, contados desde el término del ejercicio fiscal durante el cual se realizó el reporte.

Enviar mensualmente, con fines estadísticos, a la Superintendencia de

Bancos y Seguros la información sobre los reportes remitidos a la Unidad de Análisis Financiero - UAF, de acuerdo al siguiente detalle:

Número de reportes y valor consolidado de transacciones realizadas por

cantidades superiores a los umbrales. Número de reportes por operaciones inusuales e injustificadas,

ejecutadas o intentadas. Localización geográfica, por ciudades, de la matriz, sucursal o agencias

en las que se verificaron las transacciones reportadas. Cualquier otra que la Superintendencia de Bancos y Seguros requiera

con este mismo fin.

Remitir directamente al Secretario Ejecutivo del Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, CONSEP y/o al Director General de la Unidad de Análisis Financiero - UAF, o a cualquier organismo de control la información que en el ámbito de sus respectivas competencias sea solicitada por éstos.

Dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales e

injustificadas detectadas, así como de la identificación del responsable o de los responsables de efectuar el análisis de los soportes utilizados y de los resultados obtenidos.

4.3 TIPOLOGÍAS (SEÑALES DE ALERTA)

Para evitar el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos tanto para clientes establecidos como nuevos, considerar las siguientes señales de alerta:

4.3.1 TIPOLOGÍAS CLIENTES

La existencia de un mismo beneficiario de pólizas de seguros de vida o

retiros significativos, que han sido contratados por distintas personas. La existencia de una misma persona en varias pólizas de seguros de vida

de valores significativos, contratadas en una o distintas empresas de seguros.

Presencia de una solicitud de póliza de seguros por parte de un potencial cliente desde un lugar geográfico distante, cuando cerca de su domicilio podría conseguir una póliza de características semejantes.




Presencia de clientes que solicitan una póliza de seguro cuya suma asegurada no concuerda con su nivel de vida o perfil de actividad, o efectúa transacciones que no corresponden a ese perfil.

Cliente que no demuestra preocupación por el costo del seguro o la conveniencia del mismo, pero sí manifiesta su interés con relación a las condiciones de cancelación anticipada.

Cancelación de manera anticipada de pólizas con devolución de la prima al asegurado sin un propósito claro o en circunstancias no usuales, principalmente cuando el pago se lo hace en efectivo o a cuenta de un tercero sin aparente relación.

La existencia de pólizas cuyos contratantes son personas jurídicas o naturales que tienen una misma dirección, siendo las mismas personas firmas autorizadas a pesar de que no existe aparentemente ninguna razón económica o legal para ello.

Clientes domiciliados en paraísos fiscales o países donde existe conocida actividad terrorista o son considerados como no cooperantes por el GAFI o sujetos mencionados en listas nacionales e internacionales observados.

La existencia de clientes que solicitan un producto de seguros y no muestran interés sobre el rendimiento de la póliza, pero se interesan en el procedimiento de cancelación anticipada del contrato.

Clientes que pretenden contratar un seguro de bienes relacionados directa o indirectamente con posibles delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

La contratación por un mismo cliente de varias pólizas por montos inferiores al límite requerido para el reporte de los umbrales establecidos, seguidas de la cancelación con devolución de primas.

La existencia de un beneficiario de seguro sin aparente relación con el asegurado.

Cambio de domicilio del asegurado que mantiene una póliza sobre una propiedad inmediatamente antes de la ocurrencia del siniestro.

Solicitud o pago de primas elevadas a través de transferencia electrónica o en efectivo.

Solicitud o devolución posterior de diferencia en el pago de primas. Solicitud o pago de prima con cheque u orden de pago a terceros sin

aparente relación con el asegurado. El cliente se muestra renuente a proporcionar información normal, o la

información que suministra es mínima, ficticia o su investigación resulta muy costosa para Seguros Sucre.

Emisión de pólizas cuyo riesgo ya ocurrió. Emisión de pólizas para cobertura de bienes o personas inexistentes. Emisión de pólizas para cobertura de personas fallecidas. Pago a clientes cuya indemnización no tiene relación a la cobertura del

contrato de seguro.




Pagos cuya indemnización se lo efectuó a terceros no indicados como beneficiarios o reconocidos como legítimos herederos, sin tener conexión con el titular de la póliza.

Pagos a clientes cuya indemnización lo efectúan por valores superiores al capital declarado en la póliza.

Solicitud o utilización de cheques de terceros para compra de pólizas. Intervención de un intermediario en una jurisdicción no regulada o cuya

regulación es muy poco estricta o donde son frecuentes las actividades del crimen organizado.

Cliente que acepta condiciones muy desfavorables que no guardan relación ni con su salud ni con su edad.

Clientes cuyas pólizas de seguro con valores que excedan los medios aparentes del cliente y sus necesidades.

Clientes de productos de seguros que desean pedir en préstamo el máximo valor en efectivo de una póliza de prima única poco después de pagarla.

Toda carencia de información o retraso injustificado en el suministro de datos que impida completar la verificación.

Identificación sin verificar y con documentación incompleta en la carpeta del cliente.

Pólizas de seguro con primas que exceden los medios económicos aparentes del cliente.

Cambio de beneficiarios, es decir se incluyen personas que no son familiares, o la solicitud de que se efectúe el pago a otras personas y no a los beneficiarios.

Durante el proceso de cotización, al solicitar la información de un cliente, o en el momento del pago de la prima, el empleado o funcionario de Seguros Sucre debe tener en cuenta siempre lo siguiente:

Compatibilidad de la información con la actividad declarada por el cliente. Registrar origen, frecuencia, volumen, características y destino de las

transacciones de los clientes. Si el caso lo requiere (montos altos y/o pagos en efectivo) solicitar

documentación de soporte sobre el origen de los fondos y su procedencia.

Establecer que el volumen y movimiento de los fondos para pago de la póliza guarden relación con la actividad económica reportada por el cliente.

Previo a la emisión de la póliza, la información registrada en el proceso de cotización deberá ser analizada y verificada, se debe contar con el cruce de información con las Bases Informativas disponibles, debiendo quedar constancia de dicho análisis en el sistema.




En caso de presentarse estas u otras actividades sospechosas (el listado no es exhaustivo), debe activarse el sistema de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos de Seguros Sucre.

4.3.2 TIPOLOGÍAS EMPLEADOS

Conocer los cambios de comportamiento del personal sin razones

aparentes. Empleados que frecuentemente permanecen en la oficina más allá de la

hora de cierre, concurren a ella fuera del horario habitual y/o se niegan a tomar vacaciones.

Otras tipologías que ocasionaren riesgo en PLA.

4.4 METODOLOGÍA PARA LA SEGMENTACIÓN DE FACTORES DE RIESGO

Para realizar la segmentación de factores de riesgo se dividirá cada factor en una serie de grupos o segmentos homogéneos respecto a una o varias variables, mediante diferentes procedimientos, con el fin de poder aplicar a cada uno de ellos controles específicos que permitan prevenir y detectar de forma más efectiva los riesgos asociados.

Permanentemente se aplicarán los principios de administración de los

riesgos que recomiendan la Superintendencia de Bancos y Seguros, el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea, COSO ERM y el estándar ISO 31000:2009.

Para realizar la segmentación de bases internas de la entidad, es

necesario considerar de inicio cuales son las variables de riesgo o mejor denominadas, componentes de los factores de riesgo a analizar. En el caso de Seguros Sucre, se han definido los siguientes factores de Riesgo: Clientes, Jurisdicción, Productos y Canales de Vinculación.

El enfoque metodológico COSO ERM que utilizará la Unidad de

Cumplimiento será el siguiente:

Las políticas aplicables a la metodología para la segmentación de

factores de riesgo se encuentran descritas en el capítulo 3 del Manual de la Metodología de Matriz de Riesgo para la Prevención de Lavado de Activos.




4.5 RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

Los Accionistas, Miembros del Directorio, Representante Legal, Funcionarios, Empleados, Auditores Externos, Asesores, tienen las siguientes obligaciones:

Guardar reserva y sigilo, así como utilizar con prudencia la información

obtenida en salvaguarda de los intereses institucionales y el cumplimiento estricto de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

No se podrá dar a conocer a persona alguna, especialmente a quienes

hayan efectuado o intentado efectuar operaciones o transacciones económicas inusuales, injustificadas o sospechosas, que se hubiera reportado a las autoridades competentes sobre estos hechos, guardándose absoluta reserva al respecto.

Se prohíbe comunicar a persona alguna sobre cualquier información que

haya sido solicitada por la autoridad competente o que haya sido proporcionada por la misma.

En caso de violarse estas disposiciones, el funcionario o empleado que

conoce de este desacato está obligado a comunicarlo al Oficial de Cumplimiento quien a su vez pondrá en conocimiento al Comité de Cumplimiento, el cual decidirá sobre las acciones o sanciones que se tomarán según el caso o gravedad de las mismas e informando si es el caso a la Unidad Análisis Financiero UAF.

4.6 DE LA DEBIDA DILIGENCIA

Establecer mecanismos para la recopilación, verificación y actualización de la identidad de los clientes, cuando:

o Se inicie la relación comercial o contractual.

o Existan cambios en la información del cliente en relación con la existente

en la base de datos:

• Bajo ninguna circunstancia se creará o mantendrá pólizas anónimas cifradas, con nombres ficticios o se usará cualquier otra modalidad que encubra la identidad del titular.




• Seguros Sucre evitará establecer relaciones comerciales con sociedades o empresas comerciales constituidas al amparo de legislaciones extranjeras que permitan o favorezcan el anonimato de los accionistas o administradores, incluyendo en esta categoría a sociedades anónimas cuyas acciones sean emitidas al portador; o, que dichas legislaciones impidan la entrega de información.

• Si Seguros Sucre tuviera dudas acerca de la veracidad de la

información proporcionada por el cliente, o exista incongruencia con los datos que sobre él se haya obtenido con anterioridad, estará obligada a verificar dicha información y a reforzar los procedimientos de control.

o Establecer el perfil operativo del sujeto de análisis, considerando como

mínimo la información obtenida de su actividad económica, de los productos a utilizar, del propósito de la relación comercial, de la operatividad histórica que tenga Seguros Sucre (en caso que hubiera) y del análisis efectuado.

o Establecer el perfil de comportamiento considerando todas aquellas

características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con la información general, modo de utilización de los servicios y productos de Seguros Sucre, entre otros.

o Efectuar de forma permanente los procesos de monitoreo a todas las operaciones de los clientes, de manera tal que se determine si la operatividad del cliente se ajusta a los perfiles operativo y de comportamientos establecidos.

o Si se determina que existen operaciones que no guardan conformidad con los perfiles operativos y de comportamiento establecidos; o, si es que se encasillan dentro de las alertas establecidas, Seguros Sucre está obligada a solicitar justificativo al cliente ya a analizarlos, que de ser inexistentes o no razonables, corresponde reportar de manera oportuna a la Unidad de Análisis Financiero, conforme lo dispuesto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

o Seguros Sucre deberá garantizar la aplicación de los procedimientos de reportes internos oportunos, que permitan, si es el caso, la recepción, análisis y pronunciamiento por parte del Comité de Cumplimiento de las operaciones inusuales e injustificadas.




Para la ejecución de estos procedimientos, se dispondrá de recursos humanos suficientes, herramientas informáticas confiables y seguras, infraestructura adecuada independiente y segura y controles internos para así garantizar la calidad de información de nuestros clientes, el establecimiento de perfiles operativos y de comportamiento reales, para así detectar permanentemente las operaciones inusuales y viabilizar en forma oportuna los reportes de todas las operaciones inusuales e injustificadas.

La identificación del cliente implica el conocimiento y revisión de los datos

proporcionados por el cliente, persona natural o jurídica, y obtenidos al momento de la vinculación, durante el transcurso de la relación y al momento de la renovación de la relación contractual, ya sea en la suscripción de pólizas, al realizar pagos relacionados con el curso del seguro o reaseguro o al proporcionar cualquier otro servicio.

Para el caso de las pólizas de vida, se requiere evidenciar el interés

asegurable del asegurado. En el caso de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone,

además, llegar a conocer la identidad de las personas naturales propietarias de las acciones o participaciones, o la identidad de quien tiene el control final del cliente persona jurídica, especialmente aplicando una debida diligencia ampliada a aquellos que directa o indirectamente posean el 25% o más del capital suscrito y pagado de la institución o empresa.

4.6.1 DEBIDA DILIGENCIA AMPLIADA

Una vez que se aplique las políticas establecidas en Conozca a su Cliente, se deberá categorizar y ponderar el riesgo de cada uno de los clientes, y en algunos casos, se tomará decisiones de no vinculación o para aumentar los controles se aplicarán procedimientos de debida diligencia ampliada y lograr la identificación y aceptación de clientes, cuando:

El valor asegurado anual por una o varias pólizas de un cliente sea igual

o superior a cuatrocientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD 400.000,00).

Al inicio de la relación comercial sean sociedades o empresas

comerciales constituidas en el extranjero. Residan en países o territorios calificados por el Grupo de Acción

Financiera Internacional - GAFI como no cooperantes o en países




considerados como paraísos fiscales por el Servicio de Rentas Internas, así como cuando existan estructuras complejas de cuentas, actividades y relaciones de estos clientes o beneficiarios.

Exista duda de que el cliente actúa por cuenta propia o exista la certeza

de que no actúa por cuenta propia. Utilicen a las personas jurídicas como empresas pantalla para realizar

sus operaciones. Operan en industrias y actividades de alto riesgo.

Cuando se establezca y mantenga relaciones comerciales con personas

expuestas políticamente. Se trate de no residentes.

Realicen operaciones que de alguna forma se presuma están

relacionadas con el terrorismo u organizaciones que ayudan o respaldan al terrorismo, o de manera general al crimen organizado.

Estén considerados por Seguros Sucre en una categoría de riesgo

mayor. Cuando se efectúen pagos por concepto de primas y ahorros a través de

transferencias electrónicas de fondos, se deberá identificar al ordenante y/o beneficiario de éstas, registrando con la transferencia o mensaje relacionado, a través de la cadena de pago, la siguiente información: nombres y apellidos, dirección, país, ciudad y entidad financiera ordenante. En caso de que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse la misma.

4.7 PERSONAS POLÍTICAMENTE EXPUESTAS NACIONALES O EXTRANJERAS

Establecer procedimientos más estrictos para el inicio de relaciones contractuales con estos clientes y de monitoreo de operaciones y transacciones con personas nacionales o extranjeras que, por su perfil o por las funciones que desempeñan o desempeñaron, puedan exponer a la entidad al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.




En caso de los cargos públicos se deberá considerar a partir del grado 4 determinado en la “Escala de remuneración mensual unificada del nivel jerárquico superior” del Ministerio de Relaciones Laborales.

Seguros Sucre debe mantener mecanismos que permitan identificar los

clientes que se adecuen a tales perfiles e implementar procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones o transacciones que realicen.

El inicio y continuación de la relación comercial con los clientes citados

en este artículo, debe contar con la autorización de la Gerencia General, así como si el cliente o beneficiario pase a ser una persona políticamente expuesta.

La persona calificada por Seguros Sucre como políticamente expuesta

será considerada tal después de un (1) año de haber cesado en las funciones que desempeñaba.

Requerir la actualización de los datos laborales y de la “Declaración

Juramentada sobre la condición de Persona Expuesta Políticamente”, de sus clientes, socios, requirentes, donantes o aportantes, según sea el caso, por lo menos una vez al año.

Reforzar las medidas necesaria tendientes a determinar cuál es el origen

de los fondos o activos que involucren sus operaciones o transacciones, considerando su razonabilidad y justificación económica y jurídica, y prestar especial atención a las operaciones y transacciones realizadas que no guarden relación con su perfil como clientes, socio, requirente, donante o aportante.

Remitir los Reportes de Operaciones Inusuales e Injustificadas ROII´s, a

la UAF, con especial diligencia, dejando la debida constancia de la participación de una PEP, con los sustentos respectivos.

En caso de que se determine que el beneficiario final de una operación o

transacción, es una PEP, la relación con el cliente, socio, requirente, donante o aportante, de la cual se desprenda dicha transacción, deberá ser sometida a los procedimientos de debida diligencia ampliada.

Las relaciones comerciales o contractuales que involucren al cónyuge o a

las personas unidas bajo unión de hecho reconocida legalmente; o a familiares comprendidos hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; o a personas naturales o jurídicas de cualquier naturaleza, con las cuales una PEP, se encuentre asociada o




relacionada, en cualquier calidad; deberán ser sometidas a los mismos procedimientos de debida diligencia ampliada.

También se deberá aplicar estas medidas si uno o más de los accionistas

de uno de sus clientes es una PEP. Seguros Sucre debe realizar las gestiones tendientes a establecer si los

montos asegurados y las primas pagadas guardan relación con las actividades y capacidad económica de estos clientes, es decir, que la operatividad de las PEP se ajuste a los perfiles operativos y de comportamiento previamente levantados.

4.8 DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Seguros Sucre contará con una Unidad de Cumplimiento, conformada al menos por el Oficial de Cumplimiento, quien la dirigirá, y por funcionarios con formación profesional preferiblemente en las áreas de administración, contaduría, auditoría, derecho o economía.

Para detectar los diferentes métodos utilizados por el lavador de activos o

quien busca financiar sus delitos, se requiere por lo tanto, se realice una permanente labor de vigilancia sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, de los manuales, políticas, prácticas, mecanismos, instrumentos y procedimientos de control interno.

Debe ser un funcionario de nivel gerencial y tener acceso a todas las

áreas de la entidad, además de contar con suficiente poder de decisión y autonomía para determinar las medidas que se deban adoptar. Está facultado para acceder a toda la información de la institución y para realizar visitas de inspección a sucursales, agencias, oficinas y dependencias de la entidad.

Contará con la colaboración de recurso humano y técnico en las áreas

operativas y de sistemas para el manejo sistematizado de la información, así como también dispondrá de la asesoría de profesionales en las áreas jurídicas, financieras y de seguros para determinar el estado de los mecanismos, instrumentos y procedimientos de control de Seguros Sucre establecidos en este manual.

Según la normativa vigente, el Oficial de Cumplimiento debe ser

empleado de la institución controlada, de alto nivel administrativo, acreditar conocimiento y experiencia en la temática de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y ser designado para tal responsabilidad por el directorio de la misma.




Monitorear en forma permanente que las políticas de prevención se

apliquen a través de los procedimientos y controles establecidos en todas las áreas de Seguros Sucre.

4.9 EXCEPCIONES

El Ejecutivo o Funcionario Comercial puede solicitar la Emisión de una póliza en aquellos casos de clientes que tengan pendiente la entrega de un documento Técnico o de Prevención de lavado de activos; siempre y cuando, se tenga la firma de aprobación en el formulario de excepciones de la persona autorizada.

Los documentos Técnicos o de Prevención de Lavado de Activos sólo serán autorizados como excepción por el Gerente General o su Delegado, debiendo firmar el respectivo formulario como constancia de aprobación.

El Oficial de Cumplimiento podrá solicitar a los Responsables de las

áreas comerciales los formularios de excepción debidamente autorizados para efectos de control y seguimiento.

Es responsabilidad del Ejecutivo o Funcionario Comercial llevar un

control exhaustivo del documento que el Cliente tiene pendiente; y deberá entregarlo en un máximo de 15 días calendario al departamento de Emisión.

En caso de incumplimiento del tiempo máximo de entrega del documento

requerido, se procederá a la Anulación ó Cancelación de la Póliza, esto dependerá si se encuentra ó no pagada la prima, siendo su valor devuelto al Cliente.

Si amerita mantenerse vigente la póliza, el Ejecutivo o funcionario

Comercial deberá solicitar el visto bueno de la Gerencia General ó de su Delegado quien haga las veces, para que no se anule ó cancele la póliza, exponiendo las razones de su solicitud.

El Departamento de Auditoría Interna efectuará las revisiones que

considere necesarias para verificar el cumplimiento de las políticas definidas para este fin.




La política de Manejo de Excepciones están detalladas en los siguientes manuales: Manual de Políticas y Procedimientos para Negociar Pólizas de Ramos Generales del Sector Privado, Manual de Políticas y Procedimientos para Negociar Pólizas de Ramos Generales del Sector Público, Manual de Políticas y Procedimientos para Negociar Pólizas de Vida, Accidentes Personales y Asistencia Médica.

4.10 SANCIONES Las normas legales, políticas, procedimientos y controles establecidos

para prevenir el lavado de activos son de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores de Seguros Sucre S.A.

El incumplimiento de lo dispuesto en Código de Ética y Conducta y en los

manuales de Prevención de Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de las consecuencias jurídicas a que hubiere lugar y serán consideradas como falta grave o leve, lo cual será determinado por la instancia correspondiente, según el tipo de falta de la que se trate.

Se aplicarán las sanciones que correspondan tomando como referencia

el Reglamento Interno de la Compañía, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales a que hubiere lugar.

El Oficial de Cumplimiento deberá reportar al Comité de Cumplimiento el

cometimiento de faltas o errores que resultaren del incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte Funcionarios o Empleados de la Compañía.

El Comité de Cumplimiento deberá analizar los casos presentados por el

Oficial de Cumplimiento e impondrá las respectivas sanciones administrativas internas por el incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; la imposición de sanciones será canalizado a través del departamento de Desarrollo Humano.

El procedimiento para la aplicación de sanciones se encuentra detallado

en el Manual de Políticas y Procedimientos de Gestión de Lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.




5. RESPONSABILIDADES

5.1 DIRECTORIO Aprobar y emitir las políticas generales para la prevención de lavado de

activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; Aprobar el Código de ética en relación a la prevención de lavado de

activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos; Aprobar el manual de control interno sobre prevención de lavado de

activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus actualizaciones;

Aprobar en enero de cada año, el plan de trabajo anual de la unidad de

cumplimiento en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como el informe de esta unidad correspondiente al año inmediato anterior;

Llevar a conocimiento de la Junta General de Accionistas, los

documentos referidos en el ítem anterior; Designar al Oficial de Cumplimiento y al Oficial de Cumplimiento

Suplente, de conformidad con el perfil y requisitos exigidos para ocupar el cargo, y removerlo de sus funciones cuando existan los méritos para ello;

La gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del

terrorismo y otros delitos será de responsabilidad exclusiva del directorio en tanto no se disponga de un Oficial de Cumplimiento debidamente calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros;

Designar a los miembros del Comité de Cumplimiento;

Aprobar el procedimiento de control y las instancias responsables

conformadas con funcionarios de la gerencia general para la vinculación de los clientes que por sus características, actividades que desempeñan, operaciones y/o transacciones, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Conocer y realizar un seguimiento de las resoluciones adoptadas por el

Comité de Cumplimiento, dejando expresa constancia en el acta respectiva;




Aprobar la adquisición de los recursos técnicos y la contratación de los recursos humanos necesarios para implementar y mantener los procedimientos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Designar la instancia responsable del diseño de las metodologías,

modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, con un valor técnico que vaya en función de la información pública disponible y la mínima solicitada en este manual;

Determinar las sanciones administrativas internas para quien incumpla

los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y verificar su cumplimiento;

Aprobar la metodología general de la matriz de riesgos de prevención de

lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas que presente el Comité de Cumplimiento.

5.2 COMITÉ DE CUMPLIMIENTO Estará conformado como mínimo las siguientes personas: el

representante legal o su delegado, un miembro del directorio, el responsable del área comercial o su delegado, el responsable del área técnica o su delegado, el responsable de control interno, el Oficial de Cumplimiento y el abogado o su delegado.

Será presidido por el miembro del directorio y en ausencia de éste,

asumirá la presidencia el miembro del comité de mayor jerarquía. Al delegar la función, los titulares no se eximen de la responsabilidad

sobre las decisiones tomadas por el Comité de Cumplimiento, aunque éstas hayan sido adoptadas por sus delegados.

Todos los miembros permanentes tendrán voz y voto, excepto el

responsable de control interno que participará únicamente con voz pero sin voto.

El abogado actuará como secretario, por lo tanto elaborará y llevará las

respectivas actas de todas las sesiones, las que deberán llevarse en forma cronológica y encontrarse debidamente numeradas y foliadas. En caso de no contar con un abogado de Seguros Sucre S.A., este cargo lo




ocupará un funcionario de la entidad designado por el presidente del Comité de Cumplimiento con carácter permanente y debe ser notificada a la Superintendencia de Bancos y Seguros.

El comité sesionará de manera ordinaria una vez al mes y

extraordinariamente cuando el presidente la convoque por iniciativa propia o por pedido de por lo menos dos de sus miembros, o ante el requerimiento del Oficial de Cumplimiento para el pronunciamiento de una inusualidad injustificada.

En la convocatoria constará el orden del día y se la realizará por lo

menos con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación, excepto cuando se trate de sesiones extraordinarias.

El quórum para las sesiones se establecerá por lo menos con la mitad

más uno de los miembros del Comité de Cumplimiento con derecho y voto.

Las decisiones se tomarán con el voto mayoritario de los miembros del

Comité de Cumplimiento; en caso de empate, tendrá voto dirimente el presidente.

Proponer al directorio las políticas generales de prevención de lavado de

activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos. Someter a aprobación del directorio el manual de control de control

interno sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos así como sus reformas y actualizaciones.

Recibir, analizar y pronunciarse sobre el informe mensual presentado por

el Oficial de Cumplimiento así realizar el seguimiento a las labores que desempeña, dejando expresa constancia en la respectiva acta.

Recibir, analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones o

transacciones económicas inusuales e injustificadas reportadas por el Oficial de Cumplimiento, para, si fuere el caso, trasladarlos en forma inmediata a la Unidad de Análisis Financiero – UAF.

Prestar eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.

Emitir recomendaciones al Oficial de Cumplimiento sobre la aplicación de

las políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y efectuar el seguimiento del acatamiento de las mismas.




Proponer la imposición de sanciones administrativas internas a directivos, funcionarios y empleados por el incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, previo al proceso administrativo correspondiente.

Presentar al directorio la metodología general de la matriz de riesgos de

prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y aprobar al menos semestralmente las actualizaciones de los criterios, categorías y ponderaciones de riesgos constantes en la matriz de riesgos.

Presentar al directorio las metodologías, modelos e indicadores

cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas.

Aprobar los mecanismos suficientes y necesarios para que Seguros

Sucre mantenga su base de datos actualizada y depurada, para que pueda ser utilizada de manera eficiente y oportuna en las labores de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Se precisa que, en caso de incumplimiento de las funciones señaladas

en este artículo, la Superintendencia de Bancos y Seguros sancionará a los integrantes del Comité de Cumplimiento.

5.3 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

La Unidad de Cumplimiento depende directamente del directorio, a través del Oficial de Cumplimiento y su personal.

Elaborar y actualizar el manual de control interno sobre prevención de

lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus actualizaciones en coordinación con el área de Administración de Procesos, para conocimiento del Comité de Cumplimiento y su posterior aprobación por parte del directorio.

Vigilar que el manual de control interno sobre prevención de lavado de

activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus modificaciones sea divulgado entre todo el personal y verificar su cumplimiento.

Proteger a Seguros Sucre y prevenir el lavado de activos, financiamiento

del terrorismo y otros delitos en los productos y servicios que ofrece.




Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, manuales y políticas internas, prácticas, procedimientos y controles internos en materia de prevención de lavado de activos, por parte de todos y cada uno de los miembros de la Institución.

Coordinar con la administración en la elaboración de la planificación de

cumplimiento para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus reformas.

Remitir a la Superintendencia de Bancos y Seguros el manual de control

interno sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus reformas, aprobado por el directorio.

Elaborar y remitir hasta el 31 de enero de cada año, a la

Superintendencia de Bancos y Seguros el plan de trabajo de la Unidad de Cumplimiento para el nuevo año, así como el informe de cumplimiento de los objetivos de Seguros Sucre en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos del año inmediato anterior, debidamente aprobados por el directorio.

Verificar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas a la

prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos contenidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, en el manual de control interno sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, en el código de ética y en otras normas aplicables, por parte de todos y cada uno de los miembros de la empresa.

Podrá realizar visitas de inspección a las sucursales, agencias, oficinas y

dependencias de Seguros Sucre, con el objetivo de verificar el cumplimiento de las normas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Formular las estrategias de la institución para establecer los controles

necesarios sobre la base del grado de exposición al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Propender que las políticas, procesos y procedimientos respecto de la

prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos sean adecuadas y actuales.

Verificar la aplicación de procedimientos específicos para prevención de

lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de los empleados.




Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas “Conozca a

su accionista”, “Conozca a su cliente”, “Conozca a su empleado”, “Conozca a su mercado” y “Conozca a su proveedor y prestador de servicios de seguros”.

Verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las

diferentes áreas, que todas las operaciones cuenten con los documentos de soporte.

Coordinar los esfuerzos de monitoreo con las distintas áreas,

identificando las fallas en el programa de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Monitorear permanentemente las operaciones que se realizan, a fin de de

detectar las inusuales injustificadas. Recibir los informes de operaciones económicas inusuales e

injustificadas, de acuerdo al mecanismo implementado en este manual. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación inicial y

continua sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, mínimo una vez al año o de acuerdo a las necesidades coyunturales que afecten a la entidad.

Absolver consultas del personal de nuestra Institución sobre las

transacciones que podrían ser inusuales e injustificadas y por lo tanto sospechosas con respecto a la actividad económica conocida de los clientes.

Dejar constancia de lo actuado sobre las transacciones mencionadas en

el numeral anterior, así como los informes y documentos que, con las seguridades debidas, deben conservarse por un tiempo mínimo de seis años.

Realizar el análisis de las operaciones o transacciones económicas

inusuales e injustificadas detectadas y reportadas por el funcionario que tramita, registra o controla la operación, para sobre esta base y con los documentos de sustento suficientes, preparar el correspondiente informe al Comité de Cumplimiento, quien deberá reunirse inmediatamente, ante convocatoria del Oficial de Cumplimiento, a fin de determinar la procedencia o no de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero UAF.

Vigilar que el reporte de operaciones inusuales e injustificadas a la UAF

se lo realice de manera adecuada y oportuna.




Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención de

lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, de modo que éstos sean archivados con las debidas seguridades.

Presentar al Comité de Cumplimiento, los informes sobre operaciones

económicas inusuales e injustificadas, intentadas o realizadas. El informe mensual y anual de gestión deben referirse como mínimo a los resultados de los procesos de cumplimientos y actividades desarrolladas, sugiriendo acciones de mejoramiento.

Reportar al Comité de Cumplimiento el cometimiento de faltas o errores

que resultaren del incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de directores, representante legal o empleados de Seguros Sucre.

Cumplir con el rol de enlace con autoridades e instituciones en asuntos

de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Utilizar estadísticas sobre la base de la información que se deriva de los

factores y criterios de riesgo determinados en la matriz de riesgo. Colaborar con la instancia designada por el directorio en el diseño de

metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de operaciones inusuales e injustificadas.

Emitir un informe sobre los nuevos productos y servicios que vaya a

implementar la entidad en forma previa a su aprobación por el Comité de Cumplimiento. Dicho informe expresará la opinión sobre la suficiencia de las políticas, procesos y procedimientos que se establezca para la aplicación de estos productos y servicios; respecto de las acciones o medidas de identificación y control de los riesgos asociados con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Proponer al Comité de Cumplimiento los mecanismos suficientes y

necesarios, para mantener la base de datos actualizada y depurada, con el fin de que pueda ser utilizada de manera eficiente y oportuna en la aplicación de las políticas de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Coordinar e informar al Comité de Cumplimiento sobre la aplicación de

los mecanismos suficientes y necesarios para mantener la base de datos actualizada.




Verificar e informar sobre el establecimiento de perfiles operacionales y de comportamiento actualizados de todos los clientes.

En el caso de ausencia temporal o definitiva del Oficial de Cumplimiento,

lo reemplazará el Oficial de Cumplimiento suplente, en caso de ausencia definitiva se notificará este particular a la Superintendencia de Bancos y Seguros en el término de tres días a partir de la sustitución. La ausencia temporal del Oficial de Cumplimiento no podrá ser mayor de treinta (30) días, salvo casos debidamente justificados y se calculará a partir del primer día de ausencia. En caso de ausencia definitiva, la entidad en un término no mayor de treinta días, debe asignar un nuevo Oficial.

Se prohíbe al Oficial de Cumplimiento:

o Delegar el ejercicio de su cargo a cualquier funcionario de la

Institución que no sea el Oficial de Cumplimiento Suplente.

o Revelar datos contenidos en los informes sobre operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, o entregar a personas no relacionadas con las funciones de control, información alguna respecto a los negocios o asuntos de la entidad, obtenidos en el ejercicio de sus funciones.

o Desempeñar alguna otra dignidad o función en la entidad en la

cual actúe, o desempeñar tales funciones u otra dignidad o función en otras entidades controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, salvo que se trate de un grupo financiero.




6. PROCEDIMIENTOS

6.1 PLANIFICAR LAS ACTIVIDADES DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS

El Oficial de Cumplimiento y el Oficial de Cumplimiento Suplente revisan y establecen el Plan de Trabajo (formato #1 y Formato #2) que será presentado al Comité de Cumplimiento y Directorio para su aprobación. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.1 Manual gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismos y otros delitos.

6.2 EFECTUAR EL MONITOREO DE LOS RIESGOS

En este proceso intervienen diferentes áreas de la Compañía desde el

inicio de las relaciones contractuales con nuevos clientes; y, para el monitoreo de operaciones de aquellos clientes que por su perfil, por las funciones que desempeñan o por los recursos financieros que administran, pueden exponer a Seguros Sucre al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

El procedimiento se basa en las políticas “Conozca a su Accionista”, “Conozca a su cliente”, “Conozca a su Proveedor/Prestador de Servicios de Seguros”, “Conozca a su mercado” y “Conozca su empleado”, así como también se incluye la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.2, 6.3, 6.4, 6.5 Manual gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

6.3 CARGAS DE LISTAS INFORMATIVAS

Verificar mediante filtros a los clientes en la base de datos informativa (Bridger Insight – RCS). Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.6 Manual gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

6.4 MONITOREAR A USUARIOS Y CLIENTES EN EL RISK CONTROL

SERVICE

De acuerdo a la planificación el Oficial de Cumplimiento solicita al Oficial de Cumplimiento Suplente efectuar el monitoreo de usuarios o clientes. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.7 Manual gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.




6.5 CAPACITACION A USUARIOS

Elaborar, revisar actualizar y coordinar el desarrollo de los programas de capacitación y evaluación en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos para los empleados que contrate Seguros Sucre y para los demás funcionarios en coordinación con el departamento de Desarrollo Humano. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.8 Manual gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

6.6 APLICAR SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS

El Oficial de Cumplimiento, en caso de detectar que un funcionario ha incumplido las políticas de PLA de acuerdo a lo que señala la normativa vigente, Código de Ética y Conducta, Reglamento Interno de Trabajo y los manuales de PLA, deberá realizar las investigaciones respectivas y en caso de ser procedente, notificará al Comité de Cumplimiento aquellos casos de incumplimiento para la aplicación de las respectivas sanciones. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.10 Manual gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

6.7 EMITIR INFORMES

Corresponde al informe anual entregado a la Superintendencia de Bancos y Seguros así como al informe mensual con el resultado de los monitoreos realizados; ambos informes son realizados por el Oficial y Ejecutivo de Cumplimiento. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.9 Manual gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

6.8 ATENDER REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES DE CONTROL (UAF-SBS)

El Oficial de Cumplimiento recibe el requerimiento de la Unidad de Análisis Financiero y/o Superintendencia de Bancos y Seguros ya sea directamente por el Organismo de Control o a través del Gerente. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.1 Manual Atender Requerimientos de entidades de control sobre prevención de lavado de activos y financiación de delitos.

6.9 ATENDER REQUERIMIENTOS INTERNOS

El Oficial de Cumplimiento recibe los requerimientos internos ya sea de los directivos de la aseguradora o de los responsables de departamento o área (vinculados a clientes, colaboradores y proveedores) y el Ejecutivo de




Cumplimiento elabora un informe preliminar respectivo para luego se realice la revisión respectiva por el Oficial de Cumplimiento. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.2 Manual Atender Requerimientos de entidades de control sobre prevención de lavado de activos y financiación de delitos.

6.10 REPORTAR A LA UAF OPERACIONES Y TRANSACCIONES QUE IGUALEN O SUPEREN EL UMBRAL

El Oficial de Cumplimiento solicita al departamento de Tecnología de la Información se genere un informe con datos de clientes y transacciones para que sea analizada la información por el Ejecutivo de Cumplimiento y en caso de ser necesario solicitar nuevos campos al reporte, y así finalmente es revisado por el Oficial de Cumplimiento y se reenvía al Unidad de Análisis Financiero. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.3 Manual Atender Requerimientos de entidades de control sobre prevención de lavado de activos y financiación de delitos.

6.11 REPORTAR A LA UAF TRANSACCIONES INUSUALES E INJUSTIFICADAS.

El Oficial de Cumplimiento solicita al departamento de Tecnología de la Información se genere el reporte de operaciones inusuales e injustificadas para que sea revisado por el Ejecutivo de Cumplimiento y luego analizarlo para reenviarlo a la Unidad de Análisis Financiero. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.4 Manual Atender Requerimientos de entidades de control sobre prevención de lavado de activos y financiación de delitos.

6.12 REPORTAR Y/O INFORMAR A LA SBS

El Oficial de Cumplimiento solicita al departamento de Tecnología de la Información se genere el reporte con la información solicitada por el Organismo de Control para revisarlo y proceder a ingresarlo en la página web de la Superintendencia de Bancos y Seguros. Refiérase al procedimiento descrito en el numeral 6.5 Manual Atender Requerimientos de entidades de control sobre prevención de lavado de activos y financiación de delitos.




7. CONTROLES Es responsabilidad del personal, ya sean funcionarios o empleados de Seguros Sucre, cumplir y ejecutar las políticas y procedimientos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos en todos los procesos de las diferentes áreas de la compañía.

Filtrar los ingresos y aprobación de clientes nuevos y renovaciones,

verificando que no consten en las llamadas Bases Informativas (Bridger Insight - RCS). Esto debe hacerse extensivo al (los) beneficiario (s) establecido (s).

Realizar periódicamente el control anterior con los colaboradores y todos

aquellos que exige la normativa y este manual. Reconocer o identificar los cambios de actividad y patrón normal de

operaciones o negocios del cliente: es decir las operaciones inusuales e injustificadas, y por lo tanto sospechosas.

Efectuar monitoreos periódicos en cuanto a clientes antiguos para

constatar que el área Comercial tenga la información actualizada de los archivos y acorde a las normativas legales de control.

Monitorear las operaciones de aquellos clientes que por su perfil y/o por

las funciones que desempeñan o por los recursos que manejan pueden exponer a la Compañía al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, considerando lo establecido en el artículo 21 de la Resolución No. JB-2012-2147.




8. FORMATOS Y ANEXOS

8.1 FORMATOS

Formato No.

Nombre Código

1 Plan de Trabajo

2 Informe de labores

3 Formulario de Vinculación de Clientes (Persona Natural)

4 Formulario de Vinculación de Clientes (Persona Jurídica)

5 Formulario de Información para Prestadores de Servicios de Seguros y Proveedores (Persona Natural)

6 Formulario de Información para Prestadores de Servicios de Seguros y Proveedores (Persona Jurídica)

7 Formulario de Vinculación de Clientes CFN (Persona Natural)

8 Formulario de Vinculación de Clientes CFN (Persona Jurídica)

8.2 ANEXOS

Anexos No.

Nombre Código

1 Instructivo Manejo del Risk Control Service como Usuario Operador




9. GLOSARIO

Actividades de alto riesgo Aquellas que por sus características particulares representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado de ser utilizadas en el cometimiento de delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Asegurado El cliente, persona natural o jurídica de las empresas de seguros y compañías de reaseguro interesada en la transferencia de riesgos.

Asesores Productores de Seguros

Aquellas personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de asesorar a los clientes, previa la contratación de un seguro, durante la vigencia del contrato o para la tramitación del reclamo. Éstos se dividen en: agentes de seguros y agencias asesoras productoras de seguros

Beneficiario Persona natural o jurídica, que ha de percibir en caso de siniestro el producto de la póliza del seguro contratado, pudiendo ser el propio contratante o un tercero.

Beneficiario final Se refiere a las personas naturales que son las propietarias finales del producto de la póliza contratada o tienen el control final de un cliente y/o de la persona en cuyo nombre se realiza la operación. Comprende a aquellas personas que ejercen el control efectivo sobre una persona jurídica o acuerdo legal.

Categoría Nivel en el que Seguros Sucre ubica un cliente por el riesgo que éste representa.

Cliente Persona natural o jurídica con la que Seguros Sucre establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial; entre ellos el asegurado, el contratante o solicitante de seguro, beneficiario y apoderado.

Cliente ocasional Persona natural o jurídica que desarrolla una vez o eventualmente negocios con Seguros Sucre.

Colaboradores cercanos Incluye aquellas personas que se benefician del hecho de ser cercanos a la persona políticamente expuesta, tales como, sus colaboradores de trabajo, asesores, consultores y socios personales.

Compañía de reaseguros Las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, constituidas en el territorio nacional, y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, de conformidad con la ley; y, los reaseguradores extranjeros que mantengan su registro vigente en la Superintendencia de Bancos y Seguros; y, cuyo objeto es el otorgar coberturas a una o más empresas de seguros por los riesgos que éstas hayan asumido, así como el realizar operaciones de retrocesión.

Criterios de riesgo Son los elementos sustentados que bajo cada factor de riesgo previamente definido, permiten evaluar dicho factor.

Debida diligencia Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos que aplica Seguros Sucre, a los accionistas, clientes, empleados, prestadores de servicios de seguros, y mercado, para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Debida diligencia mejorada, reforzada o ampliada

Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos diferenciados, más exigente, exhaustivos y razonablemente diseñados en función de los resultados de la identificación, evaluación y diagnóstico de los riesgos, que aplica Seguros Sucre para prevenir el cometimiento del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y/u otros delitos.

Debida diligencia Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos, que bajo la




simplificada responsabilidad de Seguros Sucre, conforme su perfil de riesgo, aplica con menor intensidad a sus clientes para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento del delito de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Empresas de seguros Son las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, cuyo objeto exclusivo es el negocio de asumir directa o indirectamente, o aceptar y ceder riesgos en base a primas.

Empresas pantalla Son las compañías que no tienes una presencia física en el país donde fueron legalmente constituidas y autorizadas para funcionar, ni en ningún otro país.

Interés asegurable Requisito que debe concurrir en quien desee la cobertura de determinado riesgo, reflejado en su deseo de que el siniestro no se produzca, ya que a consecuencia de él se originaría un perjuicio para su patrimonio.

Intermediarios de reaseguros

Son las personas jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, cuy única actividad es la de gestionar y colocar reaseguros y retrocesiones para una o varias empresas de seguros o compañías de reaseguros.

Lavado de activos Es el mecanismo a través del cual se oculta o disimula la naturaleza o el verdadero origen, ubicación, propiedad o control de dineros provenientes de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlos como legítimos dentro del sistema económico de un país.

Mercado Es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna forma en la compra y venta de los bienes y servicios o en la utilización de los mismos.

Método de reconocido valor técnico

Es una sucesión de pasos documentados, ligados entre sí por un propósito verificable, comprobable, operativo y fidedigno, que en función de sus clientes, productos y servicios, canal, ubicación geográfica, entre otros, que Seguros Sucre debe usar para segmentar la información del cliente, establecer perfiles operacionales, de comportamiento y de riesgo, aplicar procesos de monitoreo y reportar inusualidades.

Oficial de Cumplimiento Es el funcionario que forma parte de la Gerencia General, calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros, responsable de verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a velar por la observancia e implementación de los procedimientos y controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Operación inusual e injustificada

Movimientos económicos realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil operativo y de comportamiento establecido por Seguros Sucre sobre el cliente y que no puedan ser sustentados; o, cuando aún siendo concordantes con el giro y perfil del cliente parezcan desmedidos o inusuales, por su monto, frecuencia o destinatarios.

Paraísos fiscales Son aquellos territorios o estados que se caracterizan por tener legislaciones impositivas y de control laxas, y que han sido clasificados como tales por el Servicio de rentas Internas.

Perfil de comportamiento del sujeto de análisis

Son todas aquellas características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con su información general, modo de utilización de los




servicios y productos que ofrece Seguros Sucre. Perfil operacional del sujeto de análisis

Es el parámetro máximo determinado por Seguros Sucre, de las acreencias netas de todos los productos consolidados del sujeto de análisis, en función de la situación y actividades económicas que realiza mensualmente este cliente sobre el cual se debe confrontar su operatividad. En la medida que varíen los factores que determinen este perfil, este debe actualizarse.

Peritos de seguros Personas naturales o jurídicas conocidos como inspectores de riesgos y ajustadores de siniestros: Inspectores de riesgos y ajustadores de siniestros

Persona Políticamente Expuesta

Es la persona que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el exterior, que por su perfil pueda exponer en mayor grado a Seguros Sucre al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, por ejemplo, jefe de Estado o de un gobierno, político de alta jerarquía, funcionario gubernamental, judicial o militar de alto rango, ejecutivo estatal de alto nivel, funcionario importante de partidos políticos. Las relaciones comerciales con, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad y los colaboradores cercanos de un apersona políticamente expuesta, implica que las instituciones del sistema financiero apliquen procedimientos de debida diligencia ampliada.

Prestadores de servicios de seguros

Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, con la cual las empresas de seguros y compañías de reaseguros mantienen relaciones comerciales, es decir, todas las personas que conforman el sistema de seguro privado, autorizadas para operar en el país.

Productos de Seguros Son las pólizas de seguros emitidas

Reasegurador o intermediario de reaseguro pantalla

Entidad constituida en jurisdicción extranjera que no tiene presencia física en ningún país, que no está registrada en la Superintendencia de Bancos y Seguros y que no es subsidiaria o afiliada de un grupo financiero regulado.

Reaseguro Es una operación mediante la cual el asegurador cede al reasegurador la totalidad o una parte de los riesgos asumidos por él.

Riesgo Es la posibilidad de ocurrencia de cualquier evento (interno o externo) que pueda afectar a una empresa, ocasionándole pérdidas que disminuyan la capacidad para lograr sus objetivos estratégicos y generar valor para sus accionistas, dueños, grupos de interés o beneficiarios. En el contexto del riesgo de una empresa de ser utilizada para lavar activos y/o financiar terrorismo y/u otros delitos provenientes de operaciones criminales (narcotráfico, secuestro, terrorismo, tráfico de personas u obras de arte, contrabando, extorsión, corrupción, usura, etc.), las consecuencias suelen ser muy graves, y van desde la pérdida de credibilidad (riesgo reputacional), hasta la imposición de fuertes multas, suspensión temporal o definitiva del permiso de operar y extinción de la empresa, más las potenciales implicaciones de tipo penal para sus directores, funcionarios y empleados.

Segmentación Es el resultado de definir, identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos de los clientes, en función de sus características y criterios de riesgos adoptados.

Superintendencia de Bancos y Seguros

Institución encargada de la supervisión y control del sistema de seguro privado con la finalidad de proteger los intereses del público en materia de prevención de lavado de dinero, financiamiento del terrorismo y otros delitos, verificar la existencia de políticas y cumplimiento de procedimientos para prevenir que se utilice al sistema de seguro privado para lavar activos




o financiar terrorismo u otros delitos. Unidad de Análisis Financiero (UAF)

Institución legalmente facultada para solicitar y receptar con carácter de reservado información sobre operaciones cuyas cuantías superen los umbrales legales establecidos, así como aquellas consideradas inusuales e injustificadas, con el fin de realizar el análisis para determinar su esquema y origen.




10. CONTROL DE VERSIONES Y MODIFICACIONES

Sec. Versión Acción Pág. Sección Descripción del Cambio

1 3.0 Modificación Todas Carátula Cambio del contenido del manual al nuevo formato

2 3.0 Modificación Todas Carátula Nombre del Manual, de “Financiación del

Terrorismo” a “Financiación de Delitos”

3 3.0 Modificación 39 Control Cambio en controles de la Resolución JB-2010-

1767 a JB-2012-2147

4 3.0 Eliminación Todas Grupo Financiero del Banco del Pacífico

5 3.0 Modificación 6 Políticas Concepto de lavado de activos pasa de la

introducción al glosario

6 3.0 Eliminación 6 Políticas Capítulo de Entidades de Control

7 3.0 Eliminación 9 Políticas Programa de prevención y cumplimiento

8 3.0 Adición 9 a 14 Políticas Se agregaron políticas Conozca a su cliente

9 3.0 Adición 15 Políticas Se agregaron políticas Conozca a su empleado

10 3.0 Adición 17 Políticas Políticas conozca a su prestador de servicios de

seguros

11 3.0 Eliminación 17 Políticas Políticas conozca a su proveedor

12 3.0 Eliminación 17 Políticas Políticas conozca a su corresponsal

13 3.0 Adición 20 a 22 Políticas Tipologías clientes y empleados

14 3.0 Adición 26 Políticas Personas Políticamente Expuestas nacionales o

extranjeras

15 3.0 Adición 28 Políticas Excepciones

16 3.0 Adición 29 a 35 Responsabilidades Se agregaron responsabilidades del Directorio,

Comité de Cumplimiento, Oficial de Cumplimiento.

17 3.0 Adición 36 Procedimientos Capítulo de procedimientos

18 4.0 Modificación Todas Todas Se estandarizó el manual ajustándolo a la nueva

imagen de Seguros Sucre.

19 4.0 Modificación 1 Carátula Se modificó el nombre del manual, de “Prevención

de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos”

a “Prevención de Lavado de Activos,

Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos”.

20 4.0 Modificación Todas Todas Por resolución JB-2013-2454 se modificó el texto

de todo el manual en las frases relativas a

“prevención de lavado de activos y financiamiento

de delitos” por “prevención de lavado de activos,

financiamiento del terrorismo y otros delitos”.

Versión Fecha Emisión Observaciones 1.0 7/Octubre/2010 Creación del Documento 2.0 17/Marzo/2011 Actualización del Documento 3.0 28/Mayo/2012 Actualización del Documento 4.0 24/Enero/2014 Actualización del Documento




21 4.0 Modificación 6 Marco Jurídico Por resolución JB-2013-2454 se modificó el

nombre de la resolución JB-2012-2147.

22 4.0 Inclusión 6 Marco Jurídico Se incluyó como parte del Marco Jurídico a la

resolución JB-2013-2454.

23 4.0 Inclusión 6 Marco Jurídico Se incluyó como parte del Marco Jurídico la

resolución JB-2013-2454.

24 4.0 Inclusión Políticas Políticas Se incluyeron a los proveedores en los diferentes

controles y monitoreos que realiza la Unidad de

Cumplimiento.

25 4.0 Inclusión 7,8 Políticas Se incluyeron políticas relacionadas con la

publicación del manual y con información que el

departamento de Tecnología de la Información

debe proporcionar al Oficial de Cumplimiento.

26 4.0 Modificación 10 Políticas Los Responsables de las áreas comerciales de los

diferentes ramos que maneja la Compañía, deben

hacer cumplir esta política y de aplicar los

procedimientos de debida diligencia tanto en el

inicio como durante la relación comercial.

27 4.0 Modificación 11 Políticas En caso de que el potencial cliente no cuente con

alguno de los datos o documentación solicitada, y

lo justifique razonablemente, se deberá consignar

la respectiva excepción utilizando el formulario

correspondiente.

28 4.0 Modificación 11 Políticas Al iniciar la relación comercial o contractual,

Seguros Sucre debe requerir a todos los clientes,

según sea el caso, la suscripción de la

“Declaración de Licitud de Fondos”, que consta en

la parte posterior del Formulario de Vinculación de

Clientes.

29 4.0 Inclusión 11 Políticas Se adicionó la política que señale que la

identificación y aceptación de clientes e inicio de

las relaciones contractuales con nuevos clientes,

se encuentran detallados en los respectivos

manuales comerciales.

30 4.0 Inclusión 11,12 Políticas Se adicionó una política relacionada con el

proceso de confirmación y actualización de

información de los clientes, que se encuentra

descrito en el manual para Verificar datos y

documentos de clientes.

31 4.0 Inclusión 12 Políticas Se adicionó la política en donde se describe que

para la verificación, control y monitoreo del cliente

se utilizarán los sistemas: RCS y Herramienta

informática de PLA.

32 4.0 Inclusión 15,16 Políticas Se adicionó la documentación que se solicita a los

clientes de la CFN y del Grupo Financiero BP,

como aplicación de medidas abreviadas.

33 4.0 Eliminación 16 Políticas Se eliminaron las políticas relacionadas con la

Comprobación o Verificación de Identidad.

34 4.0 Inclusión 19 Políticas Se adicionaron consideraciones para el

cumplimiento de la Política “Conozca a su

Accionista”.




35 4.0 Inclusión 20,21 Políticas Se adicionó una política en relación al análisis de

la situación crediticia de los empleados, en

cumplimiento de lo establecido en la Ley General

de Seguros.

36 4.0 Inclusión 21 Políticas Se adicionó una política en relación al análisis de

la situación patrimonial que debe realizar el

departamento de Desarrollo Humano.

37 4.0 Modificación 22 Políticas Se modificaron las consideraciones detalladas

para el cumplimiento de la Política Conozca a su

Proveedor/Prestador de Servicios de Seguros.

38 4.0 Inclusión 23,24,25 Políticas Se adicionó la documentación que se debe

solicitar a los Proveedores y Prestadores de

Servicios de Seguros, para el cumplimiento de las

políticas de PLA.

39 4.0 Modificación 26 Políticas El cumplimiento de la política “Conozca a su

Mercado” corresponde a los Responsables de las

áreas Comerciales y Seguros Personales.

40 4.0 Inclusión 27 Políticas Se adicionó una política referente a la entrega de

los resultados de las calificaciones obtenidas en

las capacitaciones realizadas en temas de PLA.

41 4.0 Inclusión 31 Políticas Se incluyeron políticas sobre la Metodología

para la Segmentación de factores de riesgo.

42 4.0 Modificación 38 Políticas Se modificaron las políticas de Excepciones.

43 4.0 Inclusión 39 Políticas Se incluyeron políticas para la aplicación de

sanciones por incumplimiento de las políticas de

PLA.

45 4.0 Modificación 48 Procedimientos Se cambió el cargo del “Ejecutivo de

Cumplimiento” a “Oficial de Cumplimiento

Suplente”

46 4.0 Inclusión 49 Procedimientos Se incluyó el procedimiento para la aplicación de

sanciones por incumplimientos a las políticas y

procedimientos de PLA.

47 4.0 Inclusión 72-75 Formatos y Anexos Se incluyeron los siguientes formatos:

• Formulario de Vinculación CFN –

Persona Natural

• Formulario de Vinculación CFN –

Persona Jurídica

48 4.0 Inclusión 76-82 Formatos y Anexos Se incluyeron consideraciones en el Instructivo

para el Manejo del Risk Control Service como

Usuario Operador.

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MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ... · de seguro privado sobre prevención de lavado de activos, ... Adoptar políticas y procedimientos de control, orientadas