MANUAL DE CAPACITACIÓN Pedidos de Ventas (OM)

Autor: ERP Soluciones Fecha de Creación: Sep 1, 2006 Ultima Actualización: Sep 1, 2006 Versión: 1

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Sep 01, 2006 ERP Soluciones 1 No hay documentos previos

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Contenido

Pedidos de Ventas.....................................................................................2

Captura de Pedidos de Ventas ...............................................................5 Despachar Pedidos de Venta .................................................................5 Confrmación de Envío de Pedidos de Ventas ..........................................5

Devoluciones........................................................................................... 30

Creación de Pedido Devuelto ............................................................... 30 Reservar Pedido Devuelto ................................................................... 30

Listas de Precios...................................................................................... 31

Reportes................................................................................................. 31 ........................................................................................................ 31 ........................................................................................................ 32 . ....................................................................................................... 32

.............................................................................................................. 33

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Pedidos de Ventas Captura de Pedidos de Ventas Moneda Nacional Ruta de Acceso Resp. de Ventas > Pedidos, Devoluciones > Pedidos de ventas

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1. Nombre del Cliente. 2. Orden de Compra del Cliente 3. Dirección de Envió del Cliente. Con estos identificamos si el pedido es

en MXP o en USD 4. Dirección de Facturación del Cliente 5. Número del Pedido de Ventas 6. Tipo del Pedido. Puede ser Embarque Directo o Pedido de Productos 7. Fecha del Pedido 8. Lista de Precios. Esta ya viene asignada al Cliente. Existe una para

Pesos y otra en Dólares 9. Nombre del Vendedor 10. Estado del pedido. Puede ser Ingresado, Registrado (Reservado) o

Cerrado 11. Divisa del Pedido 12. Subtotales y Totales del pedido

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Captura de Pedidos de Ventas Moneda Extranjera Estos Pedidos de Ventas se capturan de la misma manera que los pedidos de moneda nacional. La diferencia radica en los siguientes puntos:

1. Abrir la carpeta de “PEDIDOS USD”. Esto es para mostrar los campos referentes al Tipo de Cambio.

2. Seleccionar la Dirección de Envío para Dólares. 3. Verificar que la Lista de Precios se de USD. 4. A diferencia de los pedidos de moneda nacional, estos son los

campos extras que nos muestra la carpeta “PEDIDOS USD”, los cuales son:

• Divisa: Debe ser USD • Fecha Conversión: Es la fecha del Tipo de Cambio • Tipo Conversión: Puede ser Corporate (automático) o

User (manual) • Tpo Cmbio Conv: Ingresar el Tipo de Cambio en caso de

haber definido el Tipo Conversión como User.

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Partidas del Pedido de Ventas y Reserva

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Para la captura de las partidas del pedido nos pasamos a la pestaña “Artículos Línea”.

1. En la pestaña de “Principal” ingresamos la siguiente información: • Línea: Este número lo proporciona automáticamente

Oracle. • Artículo Pedido: Ingresamos el artículo solicitado por el

cliente. Nota: Estos artículos deben estar dados de alta tanto en el Catálogo de Artículos como en la Lista de Precios que tenga el pedido.

• Cantidad: Ingresar la cantidad solicitada por el cliente de ese artículo.

• UDM: Es la Unidad de Medida a que el producto será vendido. Esta también se define desde la Lista de Precios.

• Precio Venta Unidad: Es el precio unitario del artículo solicitado por el cliente. Este también se proporciona desde la Lista de Precios, pero de ser necesario, se puede ingresar también de manera manual.

• Fecha Solicitud: Es la misma que la Fecha del Pedido. • Programar Fecha Envío: En caso de contar con esta,

ingresar la fecha en la que será enviado el pedido. Esta fecha debe de ser a futuro.

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2. Cambiamos a la pestaña de “Envío” para ingresar la siguiente información:

• Programar Fecha Envío: En caso de contar con esta, ingresar la fecha en la que será enviado el pedido. Esta fecha debe de ser a futuro.

• Programar Fecha Llegada: En caso de contar con esta, ingresar la fecha en la que llegara el pedido. Esta fecha puede ser la misma que la del punto anterior o debe de ser a futuro.

• Fecha Solicitud: Es la misma que la Fecha del Pedido. • Fecha Pactada: Ingresar la fecha de entrega al cliente.

Nota: Es importante registrar esta fecha, ya que esta es la fecha de entrega que se imprimirá en la factura.

3. Botón “Registrar Pdo”. Una vez que el pedido de ventas esta

completo, damos click a este para registrar (reservar) el pedido. Nota: Si durante la captura de las partidas del pedido aparece este mensaje “La cantidad en mano no satisface la reserva”, no se debe registrar el pedido. Hay que consultar en Inventario si existe la cantidad suficiente para surtir este pedido.

Una vez que ya se ha dado click en el botón “Registrar Pdo”, el Estatus del pedido cambia de “Ingresado” a “Reservado” y esta listo para el Despacho.

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1.1 Despachar Pedidos de Ventas Ruta de Acceso Resp. de Ventas > Envío > Despachar Pedidos de Ventas > Despachar Pedidos de Ventas

1. Basado en Regla. Aquí seleccionamos la regla para el despacho. Las reglas son:

• Embarque Directo: Para lo pedidos de Tipo “Embarque Directo” e indica que serán despachados desde el Subinventario de Embarques Directos (5).

• Standard: Para lo pedidos de Tipo “Pedido de Productos” e indica que serán despachados desde cualquier subinventario que este marcado como reservable (5).

2. Número Pedido. Seleccionamos el pedido que se desea despachar. Nota: Antes de

despachar el pedido, hay que verificar que este se encuentre totalmente reservado. 3. Estos dos campos se llenan automáticamente al seleccionar la regla, pero son modificables. 4. Existen dos formas de despacho:

• En Línea: Con este botón se despacha únicamente el pedido seleccionado (recomendado). •Concurrente: Despacha todos los pedidos que se encuentren listos para surtir.

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1.2 Confirmación de Envío de Pedido de Ventas Ruta de Acceso Responsabilidad de Ventas > Envío > Transacciones Al ingresar a esta opción primeramente nos muestra una pantalla de búsqueda para mandar llamar aquellos Pedidos de Ventas que ya están listos para la Conformación. Los datos a ingresar son:

1. En este bloque ingresaremos los datos del pedido:

• Sistema Origen: Este dato siempre queda como “Administración Pedidos”. • Estado: En este campo indica el estado en el que se encuentra el pedido. Para mejores resultados, este campo siempre lo dejamos en blanco. • Números de pedido: En caso de que se desee visualizar varios pedidos, ingresaremos un rango de pedidos. En caso de que sea solo uno (recomendado) ingresaremos el mismo número de pedido en los dos campos.

2. Damos click en el botón “Encontrar...” para comenzar la búsqueda.

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Una vez que encontramos el pedido nos aparecerá una pantalla con las partidas de nuestro pedido. Es importante verificar estén todas las partidas de nuestro pedido original. Los campos de esta ventana son:

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1. Detalle: Es un número consecutivo automático de Oracle. 2. Nombre Artículo: Es el artículo(s) de cada una de las partidas del pedido solicitado por el

cliente. 3. Entrega: Es el número de entrega de nuestro pedido. Este número es automático de Oracle.

Nota: Es importante mencionar que en el caso de los pedidos de más de una partida, el número de entrega sea el mismo para todas las líneas.

4. Estado Línea: Es el estado de la partida para el envío. Una vez que el pedido ha sido

despachado completamente el estatus que nos muestra es “En Etapas / Con Selección”, en caso contrario el estatus de la partida será “Pedido Pendiente”.

5. Pedido: Es el número del Pedido de Ventas original. 6. Cantidad Solicitada: Es la cantidad del producto solicitado por el cliente en nuestro pedido.

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Una vez que hemos verificado que nuestro pedido cumple con los requisitos mencionados en el cuadro de abajo, damos click en la pestaña de “Entrega”.

1. Ya en la pestaña de “Entrega” podemos visualizar nuestro número de entrega para nuestro

pedido, el cual es el mismo que mencionamos en la diapositiva anterior.

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2. Ya revisado esto, nos posicionamos en el campo “Procesos” y seleccionamos la opción que dice “Confirmación Envío”.

3. Después de lo anterior, damos click al botón “Ir (C)” para hacer la Confirmación de Envío.

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Una vez que se le dio click en “Ir (C)” (diapositiva anterior), nos despliega una pantalla para seleccionar las opciones de confirmación (izquierda). Aquí solo damos click en “Aceptar” para finalizar la confirmación.

Nota: En caso de ser necesario, si el pedido necesita ser modificado o cancelado, seleccionamos la opción “Dejar Todo Pendiente”, presionamos botón “Aceptar” y automáticamente el despacho del pedido se cancela. Si el pedido solo es modificado, es necesario volver a correr el proceso de Despacho y la Confirmación nuevamente. 2. Devolución de Pedidos (Pedido Devuelto) 2.1 Creación de Pedido Devuelto Ruta de Acceso Resp. de Ventas > Pedidos, Devoluciones > Organizador de pedidos

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Para realizar una devolución, se realizará la búsqueda del pedido en cuestión sobre el que se realizará dicha devolución. Para la devolución utilizamos el Tipo de Pedido “Pedido Devuelto”.

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1. Este campo se llenará con el número del pedido al cual se le aplicará la devolución.

2. Damos click en el botón “Encontrar” para iniciar la búsqueda

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En seguida, el sistema despliega el siguiente cuadro dentro del cual se seleccionara la opción de “Copiar”.

Una vez localizado el pedido, lo copiamos para transformarlo en devolución. Esto lo realizamos de la siguiente forma: 1. Dar clic en el botón “Acciones”.

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Posteriormente se desplegara la ventana “Copiar”, la cual se contiene 4 pestañas en las que se especificarán los datos necesarios para copiar el nuevo pedido. Copia Rápida: Aquí definimos el Tipo de Pedido que queremos copiar.

1. La casilla “Crear Nuevo Pedido” se activara automáticamente al elegir el proceso. 2. En el campo “Cambiar Tipo Pedido A” seleccionamos “Pedido Devuelto” para la

devolución.

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Copia Cabecera: Estas casillas se activan automáticamente. Estos datos hacen referencia a los campos que tiene la Cabecera del pedido.

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Copiar Líneas: En esta pestaña definimos lo referente a las partidas del pedido.

1. El campo “Cambiar Tpo Lín Hasta” aparece como “Devolución (Recibo)”. Este dato aparece por default.

2. En el campo “Motivo Devolución” seleccionamos el motivo de la devolución del pedido.

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Opciones Fijación Precios: Esta parte se refiere a los precios de los artículos del pedido. Aquí activamos la opción “A Precio Vnta Original”.

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Una vez establecidas las opciones de Copiado, se pulsa el botan “Aceptar”. Una vez hecho esto, el sistema nos despliega la ventana “Mensajes Proceso” la cual nos muestra los detalles del pedido que se acaba de realizar.

Se muestra en las líneas la creación exitosa de la cabecera y la copia del pedido, además del Tipo de Pedido (Pedido Devuelto) y el nuevo número del pedido.

Finalmente pulsa el botón “Continuar” para completar el proceso.

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2.2 Reservar Pedido Devuelto Una vez creado el Pedido Devuelto, debemos “Reservarlo” para que pueda ser recibido en Inventarios. Para realizar esto, ingresamos al pedido de la siguiente forma:

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1. Click en el botón “Encontrar” para buscar el pedido. 2. Ingresamos el número del nuevo pedido copiado. 3. Click al botón “Encontrar” para comenzar la búsqueda.

Ahora se presenta la pantalla de Organizador de Pedido que nos muestra el resumen del pedido, que en este caso es el Pedido Devuelto. Note que este se encuentra aún en estado “Ingresado”. Para poder ver completo el pedio, solo hay que pulsar el botón “Abrir Pedido” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

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Podemos observar que el pedido nuevo, en el campo de “Tipo Pedido”, aparece Pedido Devuelto.

A continuación nos posicionamos en la pestaña “Artículos Línea” donde podremos apreciar las partidas del pedido. Como este es un “Pedido Devuelto”, podemos ver que las cantidades de los artículos en las partidas son negativas (ovalo rojo).

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En la pestaña de Devoluciones se visualizan los motivos por los que se esta devolviendo el pedido y las referencia del mismo.

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1. En esta parte podemos verificar las referencias sobre el pedido (1000784) y la factura (210684) sobre los que se esta haciendo la devolución. Al final, lo que nos queda por realizar es “Reservar” el pedido, pulsando el botón “Registrar Pdo” (ovalo rojo), para que este quede listo para dársele recepción en Inventario. A diferencia de los pedidos que nos solicita el cliente, los Pedidos Devueltos únicamente hay que reservarlos y no pasan por los procesos de Despacho y Confirmación de envío, ya que estos no representan una salida de almacén.

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3. Listas de Precios

Ruta de Acceso Resp. de Ventas > Fijación de Precios > Lista de Precios > Config. de Lista de Precios En esta parte ingresaremos las Listas de Precios de los artículos que aplican a nuestros clientes que nos solicitan un pedido. Es importante señalar que, si uno de los artículos solicitado por el cliente no se encuentra en la Lista de precios aplicada a su pedido, este último nos marcara un error al momento de ingresar dicho artículo en una de las partidas.

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3 1. Aquí registraremos la información general de nuestra Lista de precios. Los campos más

importantes a ingresar son:

Nombre: Nombre de la lista. Es importante notar que este marcada la casilla de “Activo”. Descripción: Es una pequeña descripción de la lista. Divisa: Es la divisa de los precios de los artículos de la lista. Fechas efectivas: Es el lapso de tiempo que nuestra lista estará activa para su uso. Si se

desea que la lista ya no este en uso, solo hay que registrar la fecha de finalización en el segundo campo.

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2. En este segundo apartado ingresaremos los artículos y sus importes para esta Lista de Precios. Los datos a ingresar son:

Contexto: Seleccionamos “Artículo”. Atributo Producto: Seleccionamos “Número Artículo”. Valor Producto: Ingresamos el código del artículo. Descripción: Este campo se llena automáticamente al ingresar el dato anterior. UDM: Unidad de medida en la que será comercializado el artículo. Método de Ap: Seleccionamos “Precio Unitario”. Tipo de Línea: Seleccionamos “Línea de Lista de Precios”. Valor: Es el precio unitario del artículo. Fecha inicial: Es la ficha de inicio en la que estará activo el precio del artículo.

3. Para finalizar, damos click en el botón “Grabar” para guardar los cambios en nuestra Lista de

Precios.

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4. Informes Ruta de Acceso Resp. de Ventas > Informes, Solicitudes > Ejecutar Informes Existen algunos informes o reportes de consulta dentro de Oracle, los cuales nos muestra información que hemos ya registrado dentro de la aplicación. Cabe mencionar que estos reportes vienen ya por defecto dentro de Oracle. Para generar estos informes seguimos el proceso siguiente: Al entrar a esta opción, el sistema

nos pregunta que tipo de solicitud deseamos ejecutar. Dejamos la opción de “Solicitud Unica” y pulsamos el botón “Aceptar.”

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En la siguiente ventana, nos posicionamos en el campo “Nombre” y seleccionamos el informe que se desea generar.

A continuación el sistema nos solicitará los parámetros con

Para visualizar nos vamos al menú Ver > Solicitudes.

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Para generar el informe, damos click en el botón “Ejecutar”.

Para ver el informe nos posicionamos en el nombre de nuestro informe y pulsamos el botón “Visualizar Output” (ovalo rojo).

Algunos de los informes de más uso son: Informe Detalle Pedido Completo Informe Resumido de Pedidos Informe Pedidos No Reservados Informe Pedidos por Artículo Informe Resumen de Pedido de Vendedor

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