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MANUAL DE ADMINISTRADOR WABAPROPIEDAD DE AZUAN® TECHNOLOGIES S.A.
(571) 226 2080 | [email protected] | Cra 64 # 96 - 17
La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de AZUAN® TECHNOLOGIES S.A. Lainformación de este documento no puede ser usada, divulgada o reproducida fuera de la empresa sin previoconsentimiento por escrito de AZUAN® TECHNOLOGIES S.A.
Versión Autor(es) Descripción Fecha de elaboración1.0 Catalina Duplat Creación del contenido. 01/03/17
(El número de versión se maneja solo con dos dígitos N.N, donde el primer ‘N’ es el número de versión mayor y elsegundo el de versión menor. Si el cambio es fuerte, por ejemplo si se agregan capítulos o se modifican aspectos entodos los capítulos el cambio incremente el número de versión mayor (y el de versión menor establézcalo en 0), por elcontrario si son cambios pequeños como cambio de formato, de léxico, de gramática o cambios pequeños dentro dealgunos capítulos incremente solo el dígito de versión menor.)
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ContentsIntroducción 3
Requerimientos 32.1 Requerimientos técnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32.2 Requerimientos del cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Inicio de sesión 3
Header 4
Módulos 55.1 Usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
5.1.1 Ver perfil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65.1.2 Pre-registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
5.2 APP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95.2.1 Agregar/borrar URLs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
5.3 Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115.4 Licencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135.5 Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5.5.1 Generar reporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155.5.2 Solicitar nuevo reporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155.5.3 Ver solicitudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
5.6 Ajustes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195.6.1 Cambiar contraseña . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195.6.2 Elegir idioma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205.6.3 Subir imagen de perfil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Política de contraseñas 21
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IntroducciónAzuan® Technologies ha desarrollado una herramienta para que puedas aprovechar todos los beneficios del Teletra-bajo.
Esta herramienta, llamada WABA, permite a tus empleados trabajar desde casa, conectados siempre de forma seguracon tu empresa. Esta también te permite escoger y monitorear en qué aplicaciones pasan su tiempo y qué páginaspueden visitar mientras trabajan.
A continuación se presenta la guía para el administrador de la aplicación de WABA.
Requerimientos2.1 Requerimientos técnicos
El Dashboard deWaba es una herramienta que se entrega pormedio de un exploradorweb. El usuario debe especificaruna URL para ver la aplicación.
La URL que debe escribir el usuario es la siguiente: https://waba.azuan-service.com/waba/
2.2 Requerimientos del cliente
• Internet Explorer 8+, Mozilla Firefox 2+, Chrome 22+.• Conexión a Internet si la aplicación está publicada en Internet.
Inicio de sesiónEl dashboard es la herramienta que te permite configurar y gestionar los usuarios, las aplicaciones y las políticas deseguridad que deseas manejar. Para ingresar digita: https://waba.azuan-service.com/waba/, donde encon-trarás la página de acceso, digita tus credenciales de acceso (usuario y contraseña). Estos corresponden al correo queinscribiste en el registro y la contraseña que asignaste.
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En el Dashboard puedes administrar los usuarios, aplicaciones, políticas de seguridad, licencia, y ajustes de tu usuario.
En este Dashboard semuestra el ambiente de trabajo para el administrador, quien va a poder visualizar la actividad desus usuarios, así como habilitarles ciertas aplicaciones y URLs.
HeaderEn el encabezado se encuentra el logo de Waba, un símbolo de alerta, la licencia sobre la cual se está trabajando, elusuario administrador y un botón de salida.
Al dar clic sobre el logo de Waba, se llevará nuevamente a la página de inicio mostrada anteriormente.
El botón de alerta despliega el historial de alertas generados en el sistema. Las alertas se clasifican en las siguientescategorías:
• Información. Se refieren a eventos de gestión de las licencias. Como renovación, vencimientos, facturación.• Seguridad. Se refierenaeventosdeusuarios noesperadosquepodrían requerir unaatenciónogestiónespecial.• Reportes. Se refieren a eventos relacionados con el módulo de reportes.• Administrativas. Se refieren a eventos del usuario esperados por el sistema, como registro de usuario, solicitudde cambio de clave, gestión de HWID.
Se mostrarán todas las alertas que se tienen, se podrán revisar o marcar como leídas.
En la sección de licencias encuentras listadas todas las licencias asociadas al usuario logueado en el sistema, aquí
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debes seleccionar sobre cuál licencia deseas realizar la parametrización de aplicaciones, usuarios y seguridad. Tenpresente que estas configuraciones, así como los reportes que generes, están asociados a la licencia que tengas selec-cionada en esta sección.
A continuación semuestra el nombredel usuario administrador junto con su imagendeperfil, que sepuede seleccionaren Ajustes.
Finalmente, se tiene el botón para cerrar la sesión:
Módulos5.1 Usuarios
Al ingresar al módulo de usuarios, se mostrarán los usuarios asociados a la licencia sobre la cual se está trabajando.
Puedes gestionar los usuarios que actualmente están registrados y puedes pre-registrar nuevos usuarios, lo cual tepermite enviarles la información necesaria para que realicen el registro y comiencen a utilizar WABA.
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5.1.1 Ver perfil
Para ver el perfil se un usuario específico, se debe seleccionar el usuario, y luego dar clic en el botón VER PERFIL:
A continuación se mostrarán todas las aplicaciones y URLs que la licencia tiene habilitadas.
Tanto las aplicaciones como las URLs se pueden editar, dando clic sobre el botón EDITAR APLICACIONES, el cual llevaráal módulo APP.
Recuerda que esta edición no es por usuario sino por licencia, por lo que, al agregar, habilitar o deshabilitar una apli-cación todos los usuarios asociados tendrán esta configuración aplicada la siguiente vez que Teletrabajen.
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El botón VER USO DE APLICACIONES te permite generar un reporte del uso de aplicaciones y URLs del usuario.
Esto mostrará el porcentaje de uso para cada aplicación y la intensidad con la que se utilizan:
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5.1.2 Pre-registro
En este módulo también se pueden pre-registrar usuarios, dando clic sobre el botón PRE-REGISTRO. En este módulo,se inserta el correo del usuario, el nombre y el apellido, y se da la posibilidad de enviarle un correo con toda la infor-mación de descarga de la aplicación.
Sin embargo, esto no significa que el usuario quede registrado. Ellos deben hacer todo el proceso de registro de laaplicación con el mismo correo que fue pre-registrado.
En el módulo se mostrará un formulario y la lista de usuarios registrados y pre-registrados para la licencia actual.
En el formulario se solicitan los siguientes datos:
• Correo. Se debe digitar el correo electrónico del usuario que se quiere pre-registrar.• Nombre. Se debe digitar el nombre del usuario.• Apellido. Se debe digitar el apellido del usuario.
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Es importante aclarar que todos los campos son obligatorios, y al completarlos todos, se debe dar clic sobre el botónPRE-REGISTRAR.
Si el usuario no está registrado, pre-registrado o asociado a otra licencia, aparecerá en el listado de usuarios en la parteinferior de la página, con el estado y la fecha en que fue pre-registrado.
Por el contrario, si el usuario ya está registrado, pre-registradoo asociado a otra licencia, aparecerá unmensaje de errorindicándole que no es posible llevar a cabo la acción.
En la tabla aparecen dos secciones más de Enviar correo y Recibir correo.
• Enviar correo. Envía el correo de descarga de la aplicación de WABA con el número de licencia directamente alusuario.
• Recibir correo. El correo de descarga de la aplicación de WABA del usuario pre-registrado lo recibe el admin-istrador, y es este quién se lo reenvía al usuario.
Una vez el usuario descargue la aplicación y se registre, cambiará el estado en la tabla a REGISTRADO y se actualizarála fecha a la del registro.
5.2 APP
Elmódulo de APP te permite gestionar las aplicaciones yURLs asociadas a la licencia. Las acciones que puedes realizarson: Crear, habilitar y deshabilitar.
Las aplicaciones están categorizadas en tres secciones: Generales, Sistema e Inhouse.
EnGeneralesencontraras listadas todasaquellasaplicacionescomunesa lasorganizaciones, como la suitedeofimática,mensajería, lector de documentos.
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En Sistema encuentras listadas las aplicaciones propias del sistema, como la calculadora, el explorador de archivos.
En Inhouse encuentras listadas todas las aplicaciones particulares de tu organización, como la gestión de archivos,suite de contabilidad, suite de diseño, control remoto.
Si no encuentras listada la aplicación que necesitas escríbenos a [email protected].
Al habilitar una aplicación todos los usuarios asociados a esta licencia verán en su escritorio de trabajo esta aplicación.Este cambio será aplicado para la siguiente sesión de los usuarios, si un usuario se encuentra en la aplicación almismotiempo que se realiza la configuración no verá aplicados los cambios inmediatamente.
Ten en cuenta que las aplicaciones deben estar instaladas en las máquinas en que los usuarios utilizan WABA. Si una
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aplicación que está habilitada no se encuentra instalada en el sistema no se desplegara al usuario en ese dispositivo.
5.2.1 Agregar/borrar URLs
Por definición solo se permite navegación a las URLs que configures en esta sección, si no deseas restringir la nave-gación web, debes habilitar como aplicación un navegador web.
Puedes agregar, habilitar,
o deshabilitar URLs:
5.3 Seguridad
En este módulo debes configurar las políticas de seguridad que hayas definido. Para ello tienes una plantilla que tepermite activar o desactivar características. Estas características dependen del tipo de licencia. Si quieres conocermás información sobre las características que cubre cada licenciapuedes ir a la url: https://waba.azuan-service.com/compra/plans.
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A continuación se definen todas las características:
• Control impresión. Permite deshabilitar la función de impresión durante una sesión.• Control almacenamiento. Permite controlar qué perfiles pueden almacenar información localmente.• Memoria volátil. Permite borrar todos los archivos locales usados durante la sesión.• Control de accesos directos. Inhabilita los atajos del teclado (shortcuts) durante la sesión.• Control de comunicaciones. Permite registrar conexiones de red para ser usadas durante la sesión.• Control de aplicaciones. Permite el registro de aplicaciones no autorizadas durante la sesión.• Segundo factordeautenticaciónSoftToken. Permite el usodeunsegundo factordeautenticación (SoftToken).• Integración con arranque del sistema. Garantiza que al momento de inicio del sistema operativo se activeWABA.
• Control de dispositivos USB. Permite deshabilitar los puertos USB durante la sesión.• Integración VPN Cisco. Integración con VPN Cisco.• Segundo factor de autenticación HWID. Permite identificar y asociar un único dispositivo a un único usuario.• Integración VPN CheckPoint. Integración con VPN CheckPoint.• Integración VPN AccessGateWay. Integración con VPN AccessGateWay.• Integración VPN SonicWall. Integración con VPN SonicWall.• Monitoreo de dispositivos. Permite detectar dispositivos conectados a la máquina durante la sesión.
A continuación semuestra una tabla con las opciones de seguridad que se podrán seleccionar de acuerdo a la licencia:
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Essentials Professional Premium
• Control de accesos directos.• Segundo factor de autenti-cación HWID.
• Monitoreo de dispositivos.• Control denavegación (habil-itar URLs desde el módulo deAPP).
• Optimización de productivi-dad (Generar o solicitar re-portes, desde el módulo deREPORTES).
• Control de aplicaciones (ha-bilitar APPS desde el móduloAPP).
• Dashboard.• Seguridad básica (control es-tándar de seguridad).
Essentials +• Control de impresión.• Control almacenamiento.• Segundo factor de autenti-cación SoftToken.
Professional +• Control de comunicaciones.• Control de procesos.• Integración con arranque delsistema.
• Control de dispositivos USB.• Integración VPN Cisco.• Integración VPN CheckPoint.• Integración VPN AccessGate-Way.
• Integración VPN SonicWall.
En caso de hacer algún cambiomientras los usuarios están utilizando la aplicación, será necesario que estos la cierreny la vuelvan a abrir.
5.4 Licencias
En este módulo puedes gestionar tus licencias. Una empresa puede tener cuantas licencias quiera asociadas. Unalicencia es el equivalente a un perfil, cada una de ellas puede tener asignados unas características de seguridad es-pecíficas, así como aplicaciones diferentes.
Recuerda que todos los usuarios bajo una misma licencia tendrán acceso a las mismas aplicaciones y URLs, así comotendrán las mismas restricciones de uso.
En la tabla se dará la siguiente información:
• Nombre. Muestra el nombre que se le dio a la licencia al adquirirla por la página web.• Código. Muestra el código de la licencia que se le debe dar a los usuarios que serán asociados a ella, para queal descargar la aplicación, la ingresen y puedan acceder a todas las características habilitadas.
• Vence. Muestra la fecha de vencimiento de la licencia.• Estado. Muestra el estado actual de la licencia.• Usuarios. Muestra el número de usuarios registrados para cada licencia, y el número total de usuarios permiti-dos.
• Tipo. Muestra el tipo de licencia adquirido, es decir, si es un TRIAL, o la licencia Essentials, Professional o Pre-mium.
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Si la licencia está activa, se puede presionar el botón CANCELAR y su estado cambiará a inactiva. Por el contrario, si lalicencia está inactiva, el botón dirá ACTIVAR.
El botón de COMPRAR LICENCIA envía a la página web donde se debe hacer todo el procedimiento para adquirir unanueva licencia.
5.5 Reportes
Este módulo te permite visualizar el comportamiento de los usuarios con respecto a las aplicaciones, así como losindicadores de uso, y las alertas de seguridad.
En este módulo se pueden generar 3 tipos de reportes por defecto:
1. Uso de aplicaciones. Muestra en un gráfico circular el porcentaje de uso de cada una de las aplicaciones habil-itadas para todos los usuarios en la licencia actual.
2. Tiempo de trabajo por aplicación. Muestra en una gráfica de barras el tiempo de uso (en horas) para cada unade las aplicaciones activas para todos los usuarios en la licencia actual.
3. Tiempo de inactividad. Muestra en una gráfica de lineas el tiempo total de inactividad para todos los usuariosde la licencia actual, en el rango de fechas establecido.
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Al igual que se pueden filtrar por fechas.
De no encontrar el reporte que , puedes solicitar la creación de nuevo reporte en la sección de solicitud.
5.5.1 Generar reporte
Paragenerar un reporte, sedebe seleccionar el filtroque sedesee, un rangode fechas ydar clic sobreel botónGENERAR.
Al lado derecho se mostrará la gráfica solicitada y se podrá descargar dando clic sobre el botón DESCARGAR CSV.
5.5.2 Solicitar nuevo reporte
Si no puede generar el reporte que desea, puede solicitar uno nuevo dando clic sobre el botón SOLICITAR NUEVOREPORTE.
A continuación se mostrará un formulario que solicitará la siguiente información:
• Título. Se debe digitar el título del reporte que se quiere solicitar.• Descripción. Se debe dar una breve descripción donde se especifique cómo desea que sea el reporte.• Tipo de filtro. Se debe seleccionar al menos un tipo de filtro (se puede seleccionar más de uno).
– Rango de fechas: Se podrá seleccionar un rango de fechas y el reporte se dará para dicho rango.– Usuarios: Semostrará la información solicitadapara cadaunode losusuariosasociadosa la licenciaactual.
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– Programa: Semostrará la informaciónsolicitadaparacadaunade lasaplicacioneshabilitadasen la licenciaactual.
– Licencia: Se mostrará la información solicitada para cada una de las licencias asociadas al administradorque esté logueado.
• Tipo de gráfica. Se debe seleccionar solo un tipo de gráfica.– Gráfico circular: Representa la proporción de cada categoría en los datos. El círculo está segmentado en
divisiones, cada una de las cuales representa una categoría de datos.– Listas: Enumeración de usuarios, aplicaciones, cantidades, etc.– Gráfico de lineas: Muestra una serie como un conjunto de puntos conectados mediante una sola línea.
Se usa para representar grandes cantidades de datos que tienen lugar durante un período continuado detiempo.
– Gráfico de barras: Muestra datos de forma visual utilizando barras verticales cuyas longitudes son propor-cionales a las cantidades que representan. Se pueden utilizar cuando un eje no puede tener una escalanumérica.
– Gráfico de dispersión: Se usa para trazar puntos de datos en un eje vertical y uno horizontal, mediante loque se trata de mostrar cuánto afecta una variable a otra.
– Histograma: Es una representación gráfica de una variable en forma de barras, donde la superficie de cadabarra es proporcional a la frecuencia de los valores representados.
– Gráfico bala: Es una variación de un gráfico de barras. Se usa generalmente para comparar una medidaprimaria con una o más de otras medidas en el contexto de rangos cualitativos de rendimiento, como porejemplo deficiente, satisfactorio y bueno.
Luego se debe dar clic sobre el botón SIGUIENTE.
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Dependiendo el tipo de gráfica que se haya seleccionado, aparecerá un mensaje diciendo que seleccione 1 dato o 2datos.
Si la gráfica es circular o una lista, se pedirá un solo dato, mientras que si es una gráfica de lineas, barras, dispersión,un histograma o un gráfico bala, se pedirán dos datos.
Luego, se debe dar clic en enviar.
Si la solicitud fue exitosa se mostrará el siguiente pop-up.
Pero si se hace una solicitud exactamente igual a una que ya se había creado, semostrará unmensaje informando estoy no se creará una nueva.
Una vez enviada tu solicitud, recibirás un correo de confirmación con los datos de esta. Una vez se asigne un agente,se solicitará más información si es necesario, o se cambiará el estado del reporte.
5.5.3 Ver solicitudes
Para ver las solicitudes realizadas asociadas al usuario logueado, se debe dar clic en el botón VER SOLICITUDES.
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A continuación se mostrarán todas las solicitudes, con la siguiente información:
• Fecha solicitud. Muestra la fecha en la que se hizo la solicitud.• ID.Muestra el ID único de cada solicitud.• Título. Muestra el título que el usuario administrador le dio al reporte.• Estado. Muestra el estado de la solicitud.
El estado puede ser:
• Recibida. La solicitud ha sido enviada pero no ha sido revisada aún por un agente.• Asignada. La solicitud ya ha sido revisada y asignada a un agente para ser procesada.• Requiere info. Se verificará la información enviada y si el agente considera que esta no es suficiente, se solicitarámás información.
• En proceso. La solicitud ya fue procesada, la información está completa y el agente está trabajando para entre-garte el nuevo reporte.
• Agregada. El reporte ha sido agregado al Dashboard.• Duplicada. Ya existe un reporte con las mismas características solicitadas.
Para ver la información completa de la solicitud, se puede dar clic en el botón VER MÁS.
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A continuación se mostrará toda la información de la solicitud, incluyendo la descripción y los comentarios que setengan sobre esta.
5.6 Ajustes
En la siguiente sección se puede cambiar la contraseña, elegir el idioma o subir una imagen de perfil.
5.6.1 Cambiar contraseña
Para cambiar la contraseña es necesario ingresar la contraseña actual, y escribir la nueva dos veces.
Luego se debe presionar el botón CAMBIAR PASSWORD, y con esto el cambio será exitoso.
La nueva contraseña deberá cumplir también con la política de contraseñas.
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Si la contraseña actual se ingresa incorrectamente, aparecerá el siguiente mensaje de error:
Por el contrario, si se pudo realizar el cambio correctamente aparecerá el siguiente mensaje:
5.6.2 Elegir idioma
Adicionalmente, se puede elegir el idioma de la aplicación, se puede visualizar en español y en inglés.
Únicamente hay que seleccionar el idioma que se desee y dar clic en el botçon CAMBIAR IDIOMA.
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5.6.3 Subir imagen de perfil
La última opción es cargar una imagen de perfil. Para esto, se selecciona el archivo, y luego se da clic en CARGARIMAGEN.
Política de contraseñasEn el momento de crear un usuario administrador, se solicitará una contraseña con ciertos requisitos, para garantizarmayor seguridad.
Los requisitos son:
1. Se deben utilizar al menos 10 caracteres para crear la clave.2. La contraseña puede tener máximo 32 caracteres.3. Debe tener al menos un caracter en mayúscula (A-Z).4. Debe tener al menos un caracter en minúscula (a-z).5. Debe tener al menos un dígito (0-9).6. Debe tener al menos un caracter especial.
