Manual Book Sistem Integrasi Online (SIO) - UTRA Book Modul SIO-UTRA.pdf · MANUAL BOOK SISTEM INTEGRASI ONLINE (SIO) - UTRA 09 JUNI 2018 Presented by IT Development

MANUAL BOOK SISTEM INTEGRASI ONLINE

(SIO) - UTRA

09 JUNI 2018

Presented by

IT Development

Manual Book Sistem Integrasi Online (SIO) - UTRA

Daftar Isi

A. Pengenalan Program ....................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

B. Pengunaan Program SIO-RIT ........................................................................................... Error! Bookmark not defined.

1. Tampilan Login ................................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

2. Menu Control Panel ........................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

2.1 Koneksi Database ............................................................................................... Error! Bookmark not defined. 2.2 Pengguna ........................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

3. Menu Data ...................................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

3.1 Setting Data ........................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.1.1 Data Karyawan ................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.1.2 Data Departemen ............................................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.1.3 Supplier .............................................................................................................. Error! Bookmark not defined. 3.1.4 Grup Supplier ..................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.1.5 Barang ................................................................................................................ Error! Bookmark not defined. 3.1.6 Gudang Dept ...................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.1.7 Armada .............................................................................................................. Error! Bookmark not defined.

4. Menu Master................................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

4.1 Setting Master ........................................................................................................ Error! Bookmark not defined. 4.1.1 Jabatan .............................................................................................................. Error! Bookmark not defined. 4.1.2 Agama ................................................................................................................ Error! Bookmark not defined. 4.1.3 Pendidikan ......................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 4.1.6 Tipe Armada ....................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 4.1.7 Jenis Gudang ...................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

5. Transaksi Gudang ............................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

5.1 Kartu Stok ............................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

5.2 Stok Opname .......................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

5.3 Stok Barang Masuk ................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

5.4 Barang Keluar ......................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

6. Transaksi Distribusi ......................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

6.1 Jadwal Pengiriman Mutasi ..................................................................................... Error! Bookmark not defined.

6.2 Pengiriman Internal (Mutasi Barang)...................................................................... Error! Bookmark not defined.

6.3 Penerimaan Mutasi ................................................................................................ Error! Bookmark not defined.

7. Transaksi Pengadaan ....................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

7.1 Pengajuan Barang / Jasa ........................................................................................ Error! Bookmark not defined.

7.2 Serah Terima Pengajuan Barang / Jasa................................................................... Error! Bookmark not defined.


1 | Software Development | P T . G u w a t i r t a S e j a h t e r a

A. Pengenalan Program

B. Penggunaan Program

1. Login dan Koneksi Database

Ketika pertama kali membuka program SIO-UTRA, user diminta untuk login. Masukkan username dan

password pada form login, kemudian klik tombol “Login”.

Gambar 1. Form Login

Koneksi database merupakan penghubung antara program dengan database sebagai tempat menyimpan

data. Pengaturan koneksi database ini hanya dilakukan apabila user ingin mengganti server database

yang digunakan. Cara masuk ke sub menu koneksi database : klik tombol pilih server

connection isi kolom server, username, dan password klik tombol “Tes” , apabila tidak muncul

notifikasi “Koneksi Database Sukses”, maka hubungi tim IT untuk berkonsultasi klik tombol

“Simpan” klik tombol “Sambungkan”. Setelah berhasil disambungkan, maka user akan diminta untuk

login kembali.

Gambar 2. Form Koneksi Database



2. Modul Control Panel

2.1 Sub Modul Fitur Aplikasi

Sub modul ini berisi daftar fitur aplikasi. User yang mempunyai hak akses dapat menambah,

menghapus, mem-filter data berdasarkan kolom, dan mencari data berdasarkan kolom.

Menambah data

Klik tombol isi form Data Fitur klik simpan.

Menghapus data

Pilih salah satu data klik tombol

Filter berdasarkan kolom



Contoh hasil filter data berdasarkan nama fitur :

Cari data berdasarkan kolom

2.2 Sub Modul Master Transaksi

Berisi daftar master transaksi yang dapat ditambah dan dihapus oleh user yang mempunyai akses.

Jika ingin menambah data, klik tombol dan isi form Data Transaksi kemudian klik

simpan.



2.3 Sub Modul Master Reports

Berisi daftar master reports. Berikut ini tampilannya.

Menambah data

Klik tombol tambah lalu isi form berikut.



Mengubah data

Klik salah satu data yang akan diubah, kemudian isi form ubah data.



Menghapus data

Pilih salah satu data klik tombol .

Filter data berdasarkan group

Berikut ini contoh hasil filter data berdasarkan group.



2.4 Sub Modul Profil Pengguna

2.5 Sub Modul Pengguna

2.6 Sub Modul Level Pengguna

2.7 Sub Modul Backup Databas

2.8 Sub Modul Restore Database

2.9 Sub Modul Cut Off

3. Modul Master

4. Modul Data

5. Modul GA

5.1 Sub Modul Pajak Armada

Untuk melihat data armada, klik GA klik pajak armada. Berikut ini merupakan tampilan view

data pajak armada.

Pada tampilan di atas, user dapat :

- Menambah data

- Mengubah data

- Menyetujui

- Menolak

- Membatalkan / menghapus (void)

- Mencetak data

- Filter data berdasarkan periode tanggal, armada, dan data yang pernah di-void



- Refresh data : untuk memperbarui data yang ditampilkan sesuai filter.

Untuk menambah data pajak armada, klik tombol tambah isi form tambah pajak armada klik

simpan.

Untuk mencetak salah satu data pajak armada, klik salah satu data yang akan dicetak klik

tombol cetak.

Untuk meng-approve WO, klik tombol approve klik Yes. Data yang telah di-approve akan

berubah menjadi hijau.

Untuk menolak WO, klik tombol tolak beri alasan penolakan klik Yes. Data yang telah di-

approve akan berubah menjadi merah.

5.2 Sub Modul WO Perbaikan / Perawatan Armada

Untuk melihat data WO Perbaikan / Perawatan Armada, klik GA klik WO Perbaikan /

Perawatan Armada. Berikut ini merupakan tampilan view data WO perbaikan /perawatan armada.




- Menambah data

- Mengubah data

- Menyetujui

- Menolak WO

- Membatalkan / menghapus WO

- Mencetak

- Filter data berdasarkan periode tanggal, divisi, dan armada

- Refresh data : untuk memperbarui data yang ditampilkan sesuai filter.

Untuk menambah data, klik tombol tambah isi form data WO Perbaikan / Perawatan Armada

klik simpan. Berikut ini merupakan form penambahan WO Perbaikan / Perawatan Armada.



Untuk mencetak data, klik salah satu data klik tombol cetak. Berikut ini merupakan contoh

tampilan cetak WO Jasa Perbaikan / Perawatan Armada.







5.3 Sub Modul Tanda Terima Selesai Perbaikan Armada

Untuk melihat data Tanda terima selesai perbaikan armada, klik GA Tanda terima selesai

perbaikan armada.

Pada tampilan tersebut user dapat :

- Menambah data



- Membatalkan / menghapus data (void)

- Mencetak data

- Filter data berdasarkan periode tanggal, divisi, dan armada

- Refresh data : untuk memperdarui data yang ditampilkan sesuai filter.

Untuk menambah data tanda terima selesai perbaikan armada, klik tombol tambah isi form

tambah data tanda terima selesai perbaikan armada klik simpan. Ketika mengisi form, kita

dapat mengambil data dari WO perbaikan / perawatan armada dengan meng-klik tombol “Pilih

WO Perawatan”. Sehingga data yang sudah ada di WO perbaikan / perawatan armada akan

otomatis terisi pada form tanda terima selesai perbaikan armada. Berikut ini merupakan form

tambah data tanda terima selesai perbaikan armada.

Untuk mencetak data : klik salah satu data klik tombol cetak. Berikut ini merupakan contoh

tampilan cetak tanda terima selesai perbaikan armada.

5.4 Sub Modul Surat Pengantar BBM



Surat Pengantar BBM dipakai sebagai surat permintaan kepada SPBU untuk mengisikan sejumlah

BBM ke armada sesuai perintah dalam surat pengantar tersebut. Untuk melihat data surat

pengantar BBM, klik GA Surat Pengantar BBM.

Pada tampilan tersebut, user dapat :

- Menambah data

- Mengubah data

- Menyetujui / approve

- Menolak


- Mencetak data

- Filter data berdasarkan periode tanggal

- Refresh data : untuk memperdarui data yang ditampilkan sesuai filter.

Untuk menambah data surat pengantar BBM, klik tombol tambah isi form tambah data surat

pengantar BBM klik simpan. Berikut ini merupakan form tambah data surat pengantar BBM.



Untuk mencetak surat pengantar pembelian BBM, klik salah satu data yang akan dicetak klik

tombol cetak. Berikut ini merupakan contoh tampilan cetak surat pengantar pembelian BBM.





5.5 Sub Modul Pemakaian BBM

Pemakaian BBM dipakai untuk mencatat semua pemakaian BBM baik pembelian dari SPBU

partner ataupun SPBU eksternal. Untuk melihat data pemakaian BBM klik GA klik

pemakaian BBM.

Untuk menambah data pemakaian BBM, dapat dilakukan dengan cara, yaitu menambah data satu

per satu dan menambah data secara serempak.

- Menambah data satu per satu



Klik tombol tambah isi form tambah data pemakaian BBM klik simpan. Pada saat

mengisi form tambah data, user dapat mengambil data dari surat pengantar BBM dengan cara

meng-klik tombol “Pilih surat pengantar BBM” dan memilih surat pengantar yang akan

diambil. Sehingga beberapa data yang sudah ada di Surat pengantar BBM dapat otomatis

terisi pada form tambah data pemakaian BBM. Berikut ini merupakan tampilan form tambah

data pemakaian BBM.

- Menambah data secara serempak

Klik tombol serempak tambah klik tombol “Ambil Tagihan dari SPBU Partner”



Pilih tanggal pengisian yang diinginkan

Dari data yang tampil dapat dicetak untuk tagihan dari SPBU dengan klik tombol

Cetak Tagihan dan mencetaknya, dan untuk memasukkan inputan secara serempak

silahkan double klik nomor tagihan yang ingin dimasukkan ke dalam pemakaian

BBM.



Data yang diambil akan masuk ke dalam daftar inputan. Kolom paling kiri ada nomr surat

pengantarnya, jika kosong maka armada tersebut kemungkinan diisi tanpa surat

pengantar.

Untuk mencetak data pemakaian BBM, klik salah satu data yan gakan dicetak klik tombol

cetak. Berikut ini merupakan contoh dari tampilan cetak pemakaian BBM.



5.6 Sub Modul Perijinan Perusahaan

Untuk melihat data perijinan perusahaan, klik GA klik perijinan perusahaan.

Pada tampilan tersebut, user dapat :

- Menambah data

- Mengubah data

- Approve


- Mencetak data

- Filter data berdasarkan periode tanggal, data perijinan yang pernah di-void dan ditolak.

- Merefresh data setelah memperbarui filter

Untuk menambah data perijinan perusahaan, klik tombol tambah isi data fomr perijinan

perusahaan bagi user yang memiliki hak akses, memberi approve (persetujuan) atau penolakan

klik simpan.



Untuk mencetak data perijinan perusahaan, klik salah salah satu data yang akan dicetak klik

tombol cetak. Berikut ini merupakan tampilan cetak dari data perijinan perusahaan.

5.7 Sub Modul WO Jasa Perbaikan / Perawatan

Untuk melihat data WO jasa perbaikan / perawatan, klik GA WO Jasa Perbaikan / Perawatan.

Pada tampilan tersebut user dapat :

- Menambah data



- Filter data berdasarkan periode tanggal, supplier, maupun data WO yang pernah di-void.


- Mengubah data

- Approve WO

- Tolak WO

- Membatalkan atau mengapus WO (void)

- Cetak

Untuk menambah data WO Jasa Perbaikan / Perawatan, klik tombol tambah dan isi form seperti di

bawah ini klik simpan.

Untuk mencetak data : klik salah satu data klik tombol cetak. Berikut ini merupakan contoh

tampilan cetak WO Jasa Perbaikan / Perawatan.



5.8 Sub Modul QC Jasa Perbaikan / Perawatan

Untuk melihat data QC Jasa Perbaikan / perawatan, klik Tab GA klik QC jasa perbaikan /

perawatan.


- Menambah data


- Mencetak data

- Filter data berdasarkan periode tanggal maupun supplier


Untuk menambah data QC jasa perbaikan / perawatan, klik tombol tambah isi form tambah

data simpan.



User dapat menambah QC jasa perbaikan / perawatan dari data WO jasa perbaikan / perawatan

dengan cara meng-klik tombol pilih work order. Sehingga data QC jasa perbaikan / perawatan

otomatis terisi, user hanya perlu menambahkan centang pada kolom QC.



Untuk mencetak data QC perbaikan / perawatan, klik salah satu data yang ingin dicetak klik

tombol cetak. Berikut ini merupakan tampilan cetak data QC perbaikan / perawatan.



6. Modul Pengadaan

6.1 Sub Modul Pengajuan Barang / Jasa

Pengajuan terdiri atas Pengajuan Barang dan juga Pengajuan Jasa. Pengajuan Barang digunakan

untuk mengajukan barang, misalnya Pengajuan ATK. Sedangkan Pengajuan Jasa digunakan

untuk mengajukan yang hubungannya dengan Jasa, misalnya Pengajuan Service AC. Pengajuan

Barang dan Jasa dibuat oleh departemen masing-masing untuk kemudian di-follow up oleh GA.

Untuk Pengajuan Barang yang telah di-Approve akan dibuat Penawaran.

Untuk melihat data Pengajuan Barang / Jasa dapat dilakukan dengan cara : pilih Pengadaan

pilih Pengajuan Barang/Jasa Akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Setelah memasukkan periode tanggal klik refresh



Jika ingin menambah atau membuat pengajuan barang / jasa, klik tombol , kemudian isi form

pengajuan barang / jasa seperti di bawah ini klik simpan.

Pengajuan yang kita buat akan berwarna hijau bila sudah di-approve dan berwarna merah jika

ditolak. Untuk mencetak form pengajuan dapat dilakukan dengan cara : pilih data yang akan

dicetak klik tanda panah bawah pada tombol cetak pilih cetak atau cetak A4.



Setelah menambahkan data pengajuan barang / jasa baru, perlu dilakukan pemeriksaan. Cara : klik

tombol isi data form periksa pengajuan simpan.



Cara approval pengajuan:

Klik salah satu data pengajuan barang / jasa klik tombol muncul notifikasi

seperti di bawah ini, lalu klik “Yes”.

Jika ingin menolak Pengajuan barang / jasa :

Pilih salah satu data pengajuan barang / jasa klik tombol berikan alasan tolak

klik “Yes”.

6.2 Sub Modul Penawaran

Setelah pengajuan disetujui oleh atasan, maka dapat digunakan untuk membuat penawaran kepada

supplier.

a. Penawaran melalui dekstop

Untuk melihat data penawaran : pilih pengadaan klik penawaran.



Untuk membuat penawaran baru klik tombol , kemudian akan muncul tampilan seperti

dibawah ini.

Untuk memilih dari Pengajuan yang telah kita buat tadi, klik tombol Pilih Pengajuan, kemudian

pilih pengajuan yang akan kita buat Penawaran kepada supplier



Setelah memilih pengajuan isikan nama supplier, harga, dan ketentuan supplier. Seperti tampilan

berikut ini

Apabila memiliki akses approve, maka bisa melakukan approve dengan meng-klik tombol

approve, maka akan tampil seperti berikut



Berikut adalah tampilan Penawaran yang sudah ter-Approve

Untuk mencetak form penawaran, pada view Penawaran pilih data yang akan dicetak pilih

tombol cetak. Berikut adalah tampilan form cetak penawaran



b. Menyetujui penawaran

Jika ingin menyetujui penawaran : klik tombol “Approve” klik YES.

Jika ingin menolak penawaran : klik tombol “Tolak” tulis alasan penolakan klik YES.

6.3 Sub Modul Purchase Order

Purchase Order digunakan untuk membuat Purchase Order kepada supplier. Berikut cara untuk

membuat Purchase Order: Pilih Pengadaan Pilih Purchase Order. Berikut adalah tampilan view

Purchase Order.



Untuk membuat purchase order baru klik tombol tambah, kemudian akan muncul tampilan seperti

dibawah ini.

Untuk memilih dari Penawaran yang telah kita buat tadi, klik tombol Pilih Penawaran, kemudian

pilih penawaran yang akan kita buat Purchase Order kepada supplier.

Setelah PO selesai dibuat, kemudian mengisi Media Kirim ke supplier. Caranya adalah : Pilih atau

klik PO Klik Tombol Kirim.



Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah, isikan media kirim, tanggal kirim, dan nama

pengirim.

Selanjutnya mengisi Jadwal Permintaan Pengiriman oleh supplier, caranya adalah: Pilih barang

pada detail PO Kemudian Klik Jadwal Kirim

Kemudian akan muncul tampilan Jadwal Kirim seperti dibawah ini, Pilih Tanggal kirim dan

masukkan jumlah kirim



Jadwal Kirim bisa dicetak untuk disertakan dengan Form PO, caranya : Pilih Jadwal Kirim yang

sudah dibuat Klik Cetak Jadwal. Berikut adalah tampilan form cetak Jadwal Kirim.

Setelah menambah data Purchase Order, perlu dilakukan pemeriksaan. Cara : klik tombol

isi form data Periksa Purchas Order klik Simpan.

Jika ingin menyetujui penawaran : klik tombol “Approve” klik YES.

Jika ingin menolak penawaran : klik tombol “Tolak” tulis alasan penolakan klik YES.

6.4 Sub Modul Tanda Terima Barang Datang

Setelah barang yang kita pesan dari supplier datang, kemudian kita melakukan Tanda Terima

Barang Datang, caranya adalah: Pilih Modul PengadaanPilih Submodul Tanda Terima Barang

Datang. Berikut adalah tampilan view Tanda Terima Barang Datang :



Untuk membuat Tanda Terima Barang Datang klik tombol Tambah, kemudian akan tampil seperti

berikut ini.



Apabila ingin mengambil data dari Purchase Order, klik tombol Pilih Purchase Order

Kemudian isikan sesuai data yang kita peroleh, kemudian klik simpan.

Untuk mencetak Tanda Terima Barang Datangdapat dilakukan dengan cara: Pada view Tanda Terima

Barang DatangPilih data yang akan dicetak klik tombol cetak. Berikut adalah tampilan form cetak

Tanda Terima Barang Datang



6.5 Sub Modul QC Penerimaan Barang

Setelah barang diterima, selanjutnya kita melakukan proses QC Penerimaan Barang. Pilih

Pengadaan Pilih QC Penerimaan Barang, akan muncul tampilan seperti dibawah :



Klik tombol / tombol “tambah” untuk menambah data QC Penerimaan Barang lalu isi form

berikut.

Klik tombol Pilih Tanda Terima Barang Datang untuk memilih dari Tanda Terima Barang

Datang.

Klik pada barang yang akan dilakukan QC agar obyek QC muncul, kemudian masukkan inputan

hasil QC sesuai dengan QC yang telah kita lakukan. Setelah itu masukkan jumlah barang yang

lolos QC pada kolom Lolos QC, kemudian pilih gudang. Apabila ada barang yang tidak lolos QC,

akan terjumlah otomatis pada kolom Tidak Lolos QC, selanjutnya pilih identifikasi tindak lanjut

terhadap barang yang tidak lolos QC.



Untuk mencetak QC Penerimaan Barang, pada form view pilih data yang akan dicetak klik

tombol cetak. Berikut adalah form cetak QC Penerimaan Barang.



6.6 Sub Modul Serah Terima Pengajuan

Jika barang yang diterima lolos QC, maka tahap selanjutnya adalah serah terima barang. Untuk

melihat data serah terima barang : klik Pengadaan klik serah terima pengajuan.

Untuk menambah data Serah terima Pengajuan, klik tombol Tambah isi form Serah Terima

Pengajuan dapat otomatis menambahkan dari pengajuan dengan cara klik Pilih Pengajuan

klik validasi (jika user memiliki hak akses) klik simpan.

Untuk memvalidasi Serah Terima Barang : pilih salah satu data klik tombol validasi muncul

konfirmasi seperti di bawah ini klik Yes. Barang yang sudah divalidasi akan berubah menjadi hijau.



Untuk mencetak bukti serah terima barang : pilih salah satu data klik tombol cetak. Berikut ini

merupakan contoh tampilan cetak bukti serah terima barang.

6.7 Sub Modul Retur Pengadaan

Retur Pengadaan dapat dilakukan berdasarkan hasil QC Penerimaan. Barang yang tidak lolos QC

dan bisa juga dari Transaksi Barang Keluar yang tipenya adalah Retur. Untuk retur yang berasal

dari transaksi Barang Keluar akan mempengaruhi stok gudang.



Pilih tambah untuk menambah data baru, akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Kemudian

pilih tipe Retur sesuai dengan yang akan kita retur.

Untuk mencetak form Retur, pada view Retur pilih data yang akan dicetak klik tombol cetak.

Berikut adalah form cetak Retur.



6.8 Sub Modul Dashboard Pengadaan

Dashboard Pengadaan digunakan untuk monitoring Data Pengajuan, Penawaran, dan Purchase

Order yang belum ter-Disposisis. Dan juga untuk memonitoring intransit Purchase Order. Pilih

Pengadaan Pilih Dashboard. Akan tampil dashboard seperti berikut ini:

6.9 Sub Modul Review Supplier

Klik pengadaan klik review supplier.



Jika ingin menambahkan review supplier : klik tombol tambah isi form review supplier seperti

di bawah ini klik simpan.

7. Modul Gudang

8. Modul Distribusi

9. Modul Management Area

10. Modul Sales

11. Modul keuangan



12. Modul Reports

Documents

Manual Book Sistem Integrasi Online (SIO) - UTRA Book Modul SIO-UTRA.pdf · MANUAL BOOK SISTEM INTEGRASI ONLINE (SIO) - UTRA 09 JUNI 2018 Presented by IT Development