SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA SUBSECRETARA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN DE LA EDUCACIN MODELO NACIONAL DE APOYO Y SEGUIMIENTO A LA GESTIN EDUCATIVA MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y POLTICAS DE AUDITORA EDUCATIVA Diciembre 2013 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PRESIDENTE DE LA REPBLICA Rafael Correa Delgado Ministro de Educacin Augusto Espinosa Andrade Viceministro de Educacin Freddy Peafiel Larrea Viceministro de Gestin Educativa Jaime Roca Gutirrez Subsecretara de Apoyo, Seguimiento y Regulacin de la Educacin Wilson Rosalino Ortega Mafla Directora Nacional de Auditora a la Gestin Educativa Raquel Catherine Bonilla Verdesoto Autor Oswaldo Boada Sotomayor Equipo tcnico de la VVOB Ins Aguerrondo Caroline Decombel Equipo tcnico del MinEduc Estefana Aguayo Andrea Bejarano Gabriel Bermeo Raquel Bonilla Juan Antonio Rosales Agradecimiento: A todos los educadores que participaron en los grupos focales y talleres de validacin Impresin: Primera edicin: diciembre 2013 Ministerio de Educacin del Ecuador Est permitida la reproduccin parcial o total de esta publicacin siempre y cuando no sea con fines comerciales y se cite correctamente la fuente. DISTRIBUCIN GRATUITA -PROHIBIDA SU VENTA SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA NDICE OBJETIVOS DEL MANUAL DE AUDITORA EDUCATIVA ................................................ 4 PARTE 1. FUNCIONES DE LA AUDITORA EDUCATIVA ................................................. 5 ENFOQUE DE LA AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA........................................... 8 MISIN DE LA AUDITORA EDUCATIVA ............................................................................. 8 VISIN DE LA AUDITORA EDUCATIVA.............................................................................. 8 PRINCIPIOS DE LA AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA ....................................... 9 PARTE 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORA EDUCATIVA....... 11 PARTE 3. FUNCIONAMIENTO INTERNO........................................................................... 97 FUNCIN DE AUDITORA EDUCATIVA ......................................................................... 97 PERFILES Y DESARROLLO PROFESIONAL............................................................ 104 BIBLIOGRAFA RECOMENDADA ...................................................................................... 109 ANEXOS ....................................................................................... Error! Marcador no definido. ADVERTENCIA Un objetivo manifiesto del Ministerio de Educacin es combatir el sexismo y la discriminacin de gnero en la sociedad ecuatoriana y promover, a travs del sistema educativo, la equidad entre mujeres y hombres. Para alcanzar este objetivo, estimulamos el uso de un lenguaje que no reproduzca esquemas sexistas, y de conformidad con esta prctica preferimos emplear en nuestros documentos oficiales palabras neutras, como por ejemplo las personas (en lugar de los hombres) o el profesorado (en lugar de los profesores). Slo en casos en que tales expresiones no existan, usaremos la forma masculina como genrica para hacer referencia tanto a personas del sexo femenino como del masculino. Esta prctica comunicativa, que es recomendada por la Real Academia Espaola en su Diccionario Panhispnico de Dudas, obedece a dos razones: (a) en espaol es posible referirse a colectivos mixtos a travs del gnero gramatical masculino, y (b) es preferible aplicar la ley lingstica de la economa expresiva, para as evitar el abultamiento grfico y la consiguiente ilegibilidad que ocurrira en el caso de utilizar expresiones tales como las y los, os/as y otras frmulas que buscan visibilizar la presencia de ambos sexos. SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA INTRODUCCIN El estado, a travs de su Gobierno, tiene la obligacin de garantizar la calidad del servicio educativo que reciben como un derecho constitucional los nios, nias y jvenes ecuatorianos. Para lograrlo, el Ministerio de Educacin del Ecuador, a travs de la Subsecretara de Apoyo, Seguimiento y Regulacin Educativa (SASRE) requiere de un sistema que permita asegurar que las instituciones educativas asuman la mejora como un proceso necesario, cclico, permanente, sistemtico e integrado a la gestin que despliegan. En consecuencia, la Subsecretara de Apoyo, Seguimiento, y Regulacin con el apoyo de la VVOB dise el Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa MNASGE y ha iniciado su implementacin. La aplicacin de este modelo es posible a travs de las acciones orientadoras de dos instancias. Una, denominada de asesora, y otra, denominada de auditora educativa. El Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa propuesto nos da seales para iniciar un nuevo modo de entender la supervisin educativa en el Ecuador porque permite a los auditores conducirse con herramientas que sostienen y potencian la gestin educativa desde la accin de sus docentes y directivos, y de sus instituciones entendidas como organizaciones vivas, que aprenden y mejoran. He ah la gran oportunidad que tiene el auditor educativo para convertirse en orientador de la gestin educativa de las instituciones y sus docentes a travs de la observacin, exploracin e indagacin de los procesos que desarrollan quienes conforman las instituciones educativas. Para el efecto, en esta publicacin presentamos el Manual de Auditora Educativa que busca fundamentalmente constituirse en un conjunto de declaraciones, recomendaciones e instrumentos que permitan al Auditor Educativo observar, valorar e informar con la mayor objetividad posible los resultados alcanzados por las instituciones educativas. Pgina 3 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA OBJETIVOS DEL MANUAL DE AUDITORA EDUCATIVA . Describir las funciones del Auditor Educativo. . Presentar los procesos y procedimientos definidos para las funciones de Auditor Educativo. . Apoyar los procesos de formacin del Auditor Educativo dado que recoge en forma detallada sus actividades. . Satisfacer las siguientes caractersticas: o Coherencia: El Manual de Auditora Educativa ser un documento ligado estrictamente a lo declarado en la descripcin del MNASGE, y por lo tanto a la declaracin de Estndares de Calidad Educativa, al Instructivo e instrumentos de la Auto-evaluacin Institucional, a la Matriz de Informacin de la Gestin Educativa y al Modelo Nacional de Supervisin Educativa. Esta relacin estrecha se refiere tanto a las bases conceptuales como al marco reglamentario y normativo, y a aspectos propios de la semntica, es decir de la significacin de las palabras y de los trminos en el contexto del Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa. o Confiabilidad: El Manual de Auditora Educativa es una fuente de consulta para el Auditor, conteniendo los aspectos informativos necesarios en cuanto a su funcin, y a su rol dentro del MNASGE. El Auditor encontrar en el Manual de Auditora respuestas a sus inquietudes conceptuales y operativas para que su desempeo cumpla con los requerimientos propios de su gestin. o Facilidad de uso: El Manual de Auditora Educativa es un instrumento preciso, ordenado y lgico para que el Auditor lo utilice habitualmente y su lectura sea liviana y gil. o Integralidad: El Manual de Auditora Educativa acopia definiciones, bases reglamentarias, procesos y procedimientos, y formatos. Pgina 4 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PARTE 1. FUNCIONES DE LA AUDITORA EDUCATIVA El Manual de Auditora Educativa es coherente con la normativa educativa vigente. Especficamente se encuadra dentro de la LOEI y los artculos 276, 281, 305 y 310 de su Reglamento General, el Acuerdo 020-12Estatuto orgnico de gestin organizacional por procesos del Ministerio de Educacin y los procesos, perfiles laborales y perfil profesional que se rigen por el Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa, Acuerdo 0450-13. Segn el Reglamento General a la Ley Orgnica de Educacin Intercultural, en su Art. 310 seala que: Los auditores educativos tienen como funcin principal proveer a las autoridades y al sistema educativo de una evaluacin externa acerca de la calidad y los niveles de logro alcanzados por las instituciones, en relacin con los estndares de calidad educativa. De acuerdo a lo sealado por el Art. 310 del RGLOEI, el Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa (en adelante, MNASGE) seala como funciones del sistema de auditora educativa: 1. Legislacin y control 2. Evaluacin y auditora 3. Retroalimentacin de procesos a travs de informacin consolidada El MNASGE plantea adems que El Informe de Auditora Educativa publicado como producto proporciona a los padres, a la institucin educativa y a la comunidad ms amplia, datos sobre la calidad de la educacin en los centros. Los hallazgos del equipo de auditores educativos proveen una medida objetiva de la situacin de la institucin y tienen como propsito ayudarla a gestionar su mejora, desarrollo y transformacin. Pgina 5 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Son funciones del Auditor Educativo: . Proveer informacin vlida y confiable tanto a la unidad escolar como a las instancias superiores que permita conocer el estado de situacin y sus cambios, a fin de poder asistir a los centros educativos y definir el tipo de ayuda que necesitan para potenciar sus resultados. . Realizar el diagnstico de la situacin: identificar los problemas del sistema educativo y de las instituciones sobre la base de las evaluaciones realizadas por el Sistema Nacional de Evaluacin y Rendicin Social de Cuentas (SER) y de los datos que el nuevo Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa genere de manera sistemtica a travs de sus propias bases de datos y de las unidades de estadstica educativa existentes. La auditora educativa peridica externa debe ser complementada por una evaluacin interna, o autoevaluacin institucional continua. Este marco de auditora educativa y el enfoque adoptado, tienen como fin promover una cultura de rigurosa auto-evaluacin y mejoramiento permanente. Se espera que la auditora educativa: . atienda a las unidades educativas segn las necesidades que se diagnostican . informe a las instituciones educativas y a las autoridades . garantice la rendicin de cuentas . permita el desarrollo de la organizacin escolar . realice visitas focalizadas, centradas en criterios establecidos (estndares) . tome como punto de partida las evidencias que la institucin le presenta en su autoevaluacin institucional Pgina 6 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA . haga pblicos los resultados e informes de su tarea y los eleve a las autoridades correspondientes para alimentar la toma de decisiones y la elaboracin de programas y polticas. Pgina 7 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA ENFOQUE DE LA AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA El MNASGE, y especficamente la Auditora a la Gestin Educativa proponen la observacin tcnica y pedaggica de la realidad de las Instituciones Educativas a la luz de los estndares con el objetivo de, por un lado visibilizar las buenas prcticas, y por otro, las necesidades de mejora institucional. Para ello, el proceso de Auditora a la Gestin Educativa cuenta con profesionales que satisfacen el perfil de Auditores Educativos. En consecuencia, la Institucin Educativa, a travs de sus rasgos de identidad y sus propias manifestaciones de innovacin, desarrollar una cultura de mejora continua basada en la auto reflexin y el aprendizaje cooperativo que entregar como resultado natural, una educacin de calidad enmarcada en los principios rectores de la educacin ecuatoriana. MISIN DE LA AUDITORA EDUCATIVA Proveer a las autoridades y actores del sistema educativo de una evaluacin sistemtica del cumplimiento de los Estndares de Calidad Educativa en las Instituciones Educativas de todo tipo, nivel y modalidad, sobre la base de evidencias vlidas y confiables, dentro de un marco legal y tico, para contribuir a la mejora continua de la educacin en el Ecuador. VISIN DE LA AUDITORA EDUCATIVA La Auditora Educativa se ha constituido en un proceso tcnico pedaggico, apoyado por tecnologa de vanguardia, transparente, y fiable, que provee al Ministerio de Educacin y a la comunidad, informacin sobre la realidad educativa local y nacional. Aporta al desarrollo de una cultura de mejora Pgina 8 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA continua de las Instituciones Educativas basndose en procesos tcnicos de evaluacin integral para garantizar el cumplimiento de los estndares de calidad educativa. Para su despliegue cuenta con profesionales competentes, ticos y comprometidos con los principios de calidad educativa promulgados por el Ministerio de Educacin. PRINCIPIOS DE LA AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA 1. Cumplimiento de Normas de Auditora a la Gestin Educativa: Garanta del proceso acorde a la normativa emitida por la Autoridad Educativa Nacional y a los protocolos definidos para la Auditora Educativa. 2. Cobertura: Aplicacin en las Instituciones Educativas de todos los tipos, niveles y modalidades del sector educativo nacional. 3. Enfoque en derechos y tica: Procesos de auditora y elaboracin de informes centrados en los derechos de las personas y de las Instituciones, en apego a slidos principios ticos. 4. Independencia y autonoma: Ejecucin de procesos libre de sesgo, compromisos e intereses. 5. Objetividad: Actitud imparcial sustentada en observaciones tcnicas y descriptivas. 6. Calidad y calidez: Aplicacin de una evaluacin veraz y constructiva que agrega valor y genera oportunidades de mejora al servicio educativo, llevada a cabo en un clima de cordialidad. 7. Pertinencia: Entrega de informacin vlida y confiable que refleje los logros y/o las carencias de la gestin institucional en funcin de los estndares de calidad educativa. 8. Confidencialidad: Discrecionalidad en el uso de la informacin. 9. Corresponsabilidad.-Responsabilidad compartida para garantizar el cumplimiento de los deberes de los diferentes actores educativos. Pgina 9 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 10.Transparencia, exigibilidad y rendicin de cuentas.-Se garantiza la transparencia en la gestin del Sistema Educativo Nacional, en consecuencia la sociedad acceder a la informacin plena acerca de los recursos empleados y las acciones tomadas por los actores del Sistema Educativo, para determinar sus logros, debilidades y sostenibilidad del proceso. Para el efecto, se aplicarn procesos de monitoreo, seguimiento, control y evaluacin a travs de un sistema de rendicin de cuentas 11.Formacin continua.-Investigacin, construccin y desarrollo permanente de conocimientos. Pgina 10 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PARTE 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORA EDUCATIVA A continuacin se presentan los procesos de Auditora Educativa a la Institucin Educativa asignada. En cada caso se detalla lo siguiente: 1. Descripcin: Resumen del proceso 2. Objetivos: Lo que se pretende conseguir con la ejecucin del proceso. 3. Alcance: La delimitacin de los requerimientos y los productos del proceso. 4. Macro flujos: Infografas explicativas de las entradas y las salidas del proceso. 5. Micro flujos: Infografas de los pasos que se siguen en el proceso referidos a los actores que intervienen. 6. Detalle de las etapas del proceso: Matriz que recoge el detalle de cada paso que se ejecuta en el proceso. 7. Principales acciones y responsabilidades de los actores: Detalle de las actividades a realizarse para la ejecucin del proceso. Se refieren al Micro flujo del proceso y al detalle de las etapas del proceso. 8. Indicadores de cumplimiento: La realizacin de cada procedimiento o paso debe evidenciarse a travs de un documento o de un registro que se nombra y enlista en los indicadores de cumplimiento del proceso. 9. Registros: Transcripcin de hallazgos o asuntos que llaman la atencin en la ejecucin de cada proceso. Pgina 11 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Con el objetivo de visualizar ntegramente los procesos de Auditora Educativa, se presenta el siguiente rbol de Procesos MINISTERIO DE EDUCACIN DEL ECUADORSASREMANUAL DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVARBOL DE PROCESOS DE AUDITORA EDUCATIVAP1., P2.P1. PROCESO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADAP2. PROCESO DE PRE-INVESTIGACIN5. RECOPILACIN DE INFORMACIN6. VALORACIN DEL CONTEXTO SITUACIONALSP2.1. ANLISIS DE LA INFORMACINSP2.2. RESUMEN DE PRE-INVESTIGACINSP2.4. PLANIFICACIN DE LA VISITASP2.3. PRIORIZACIN DE REAS A OBSERVAR Y PLANTEAMIENTO DE HIPTESIS1. INDAGACIN PREVIA2. ORGANIZACIN DE EVIDENCIAS3. PLANTEAMIENTO DE PRESUNCIONES4. PLANTEAMIENTO DE PREGUNTAS. PEI. INFORME DE AUTOEVALUACIN. RESULTADOS DE PRUEBAS DE ESTADO. MATRIZ DE REGULACINFORMATO DE PLANIFICACINFORMATO DE REGISTROFORMATO DE PLANIFICACCINASIGNACIN DE AUDITORA EDUCATIVA POR PARTE DE LA ZONA5. CONSULTA EN EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSSP2.5. ELABORACIN CONJUNTA DE CRONOGRAMA DE VISITA3. ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y TAREAS 7. REMISIN DE CARTA DE CONTACTOFORMATO DE CARTA DE CONTACTOFORMATO DE CRONOGRAMA DE VISITA1. ASIGNACIN DE AUDITORA EDUCATIVA 2. RECEPCIN DE ASIGNACIN MATRIZ DE PLANIFICACIN ZONALCORREO ELECTRNICOFORMATO DE ACTA DE DESIGNACIN4. DISPOSICIN DE INFORMACIN INSTITUCIONAL6. PLANIFICACIN DE LA VISITA 7. ELABORACIN CONJUNTA DE CRONOGRAMA DE VISITACATLOGO DE PRESUNCIONES Y PREGUNTASPROCESO 3Pgina 12 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA P3. PROCESO DE VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVA (IE)SP3.1. TOMA DE CONTACTO CON DIRECTIVOSSP3.2. ACERCAMIENTO A LA IESP3.3. OBSERVACIN E INDAGACIN EN LA IESP3.4. DEVOLUCIN ORAL AL FINAL DE LA VISITA2. REUNIN CON DIRECTIVOS/SENSIBILIZACIN3. INDUCCIN A TODO EL PERSONAL DEL CENTRO6. ENTREVISTAS INDIVIDUALES7. CONVERSATORIOS GRUPALES5. VISITAS AL AULA4. REVISIN DE DOCUMENTOSFORMATOS1. PRESENTACIN DEL LEAE8. REUNIONES DE ACLARACIN Y REFLEXIN CON DOCENTES10. ACUERDOS PARA DEVOLUCIN11. RETROALIMENTACIN A DIRECTIVOS12. OBSERVACIONES POR PARTE DE LA INSTITUCINPROCESO 4SISTEMA DE REGISTROFORMATOS9. REUNIONES DE CONSULTA DEL EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSPROCESO 2MINISTERIO DE EDUCACIN DEL ECUADORSASREMANUAL DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVARBOL DE PROCESOS DE AUDITORA EDUCATIVAP3DICIEMBRE DE 2013Pgina 13 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA MINISTERIO DE EDUCACIN DEL ECUADORSASREMANUAL DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVARBOL DE PROCESOS DE AUDITORA EDUCATIVAP4., P5.DICIEMBRE DE 2013P4. PROCESO DE ELABORACIN DE INFORMES PROCESO 3ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA EDUCATIVA A LA IE ASIGNADAREDACCIN DEL INFORME1. ORGANIZACIN DE EVIDENCIAS Y REGISTROS2. DETERMINACIN DE PUNTOS FUERTES Y REAS DE MEJORA Y URGENCIAS4. INFORME PRELIMINAR3. RESUMEN EJECUTIVO6. ENVO DE INFORME A ZONAP5. PROCESO DE RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVA5. FIRMA POR PARTE DE LA IE DE ACTAS DE AUDITORA EDUCATIVAFIN DE AUDITORA EDUCATIVA A INSTITUCIN ASIGNADA1. ENVO DEL RESUMEN EJECUTIVO 2. ENVO DEL INFORME PRELIMINAR DE AUDITORA EDUCATIVASISTEMA DE REGISTROFORMATO DE RESUMENFORMATO DE INFORME3. ENVO DE OBSERVACIONES ESCRITAS DE LA IE AL LEA4. EXPOSICIN Y ENTREGA DE INFORME DE AUDITORA EDUCATIVA5. INFORME DE AUDITORA EDUCATIVA7. SUBIDA DEL RESUMEN EJECUTIVO A LA WEBPgina 14 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PROCESO 1 P1. PROCESO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADA 1. DESCRIPCON DEL PROCESO PROCESO DESCRIPCIN PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS Al inicio de cada ao lectivo en los regmenes de Costa y Sierra, el Equipo Tcnico de Auditora Educativa de Zona enva a los Equipos tcnicos de Auditora Educativa en los Distritos el cronograma general de Auditora Educativa y el listado de las Instituciones Educativas que sern visitadas, junto a la designacin del lder de Auditora Educativa para cada visita. Con estos antecedentes, el Lder de Equipo de Auditora Educativa (LEAE) convoca a los Auditor Educativo es que conforman su equipo, y lidera la distribucin de tareas y responsabilidades antes de iniciar con el proceso de la Auditora Educativa a la institucin educativa. Estas tareas tienen que ver con los mbitos y las actividades propias de la Auditora Educativa como 1.Asignacin de Auditora Educativa 2.Recepcin de Asignacin de Auditora Educativa 3.Asignacin de tareas y responsabilidades a los miembros del EAE 4.Disposicin de informacin Institucional 5.Recopilacin de informacin de la IE 6.Valoracin del contexto situacional 7.Remisin de carta de contacto a la IE P1. PROCESO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADA Pgina 15 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA entrevistas, conversatorios, visitas al aula, revisin de documentos, etc. El anlisis de la informacin atiende a los siguientes aspectos1: . Gestin educativa . Desempeo profesional . Resultados de los Aprendizajes . Estado de la Infraestructura Cada uno de estos aspectos tiene una correspondencia en la informacin que reposa en el Sistema de Informacin del Ministerio de Educacin (SIME SIGEDU), y de ser el caso, en informes de Asesora y Auditora Educativa previas. En seguida, cada uno de los integrantes del Equipo de Auditores Educativos recopila la informacin que de la IE est disponible en el sistema informtico, en funcin de las asignaciones hechas por el Lder del Equipo de Auditores Educativos. Esto es: Proyecto Educativo Institucional, Informe De Autoevaluacin, Planes de Mejora, Cdigo de Convivencia, 1 Estndares Pgina 16 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA resultados en las pruebas de estado, matriz sobre la gestin educativa, ndices de asistencia y atrasos de personal docente, directivos y estudiantes; informe de Auditora Educativa anterior (si corresponde) La informacin recolectada ser revisada y estudiada por parte de los miembros del Equipo de Auditores Educativos, quienes establecen una primera aproximacin al contexto situacional de la Institucin Educativa en cuanto a la existencia o no de informacin y a las condiciones que determinarn la aplicacin de la Auditora Educativa, es decir, a qu reas o focos de investigacin hay que prestar ms atencin durante la visita. La ubicacin y existencia de la informacin, as como la impresin causada por el contenido cualitativo de la misma, ofrecen al EAE una primera imagen del estado situacional de la IE, lo cual permite optimizar la ejecucin de los procesos sucesivos. Finalmente el Lder del Equipo de Auditores Educativos Pgina 17 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA (LEAE) remite a la IE una carta de contacto confirmando la fecha de la visita, informndole sobre los objetivos y procedimientos de la visita haciendo nfasis en que se trata de apoyar la mejora desde el control, presentando a los miembros del equipo que van a ir a la IE, los documentos que se requiere que estn disponibles, y solicitando la disposicin de un espacio fsico para el desarrollo de las reuniones; en esta carta, si es necesario, el EAE solicita informacin o documentos que no estn disponibles o cuyo contenido no sea lo suficientemente claro. 2. OBJETIVOS: La ejecucin del Proceso 1 (P1) permite al Equipo de Auditores Educativos: 1. Conocer el contexto situacional de la institucin educativa en cuanto a disponibilidad de informacin 2. Conocer especficamente sus tareas y responsabilidades para la Auditora Educativa a la IE asignada, 3. Tomar contacto con la IE y, 4. Orientar el desarrollo del Proceso de Pre-investigacin 3. ALCANCE: Para el desarrollo de este proceso es necesario que el Equipo de Auditores Educativos tenga acceso a toda la informacin existente sobre la Institucin Educativa a auditar. A la salida del Proceso 1, la valoracin que se haga sobre el contexto en que se desarrollar la Auditora Educativa determinar los Pgina 18 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA insumos requeridos para el anlisis de la informacin y la posterior visita al centro. El Proceso de Planificacin de la Visita a la Institucin Asignada termina con la remisin de una carta de contacto en la que el LEAE presenta a su equipo a la mxima autoridad de la IE, se anuncia como responsable de la visita y solicita la ampliacin de informacin si es el caso, y la disponibilidad durante la visita de documentacin especfica. Pgina 19 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 4. MACROFLUJO: P1. PROCESO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADAASIGNACIN DE AUDITORA EDUCATIVAINFORMACIN DISPONIBLECONTEXTO SITUACIONALDe acuerdo a los criterios establecidos, la Zona asigna la institucin a auditar, el Equipo Auditor y el Lder de la auditoraLos sistemas de informacin proveen datos sobre la institucin a auditar; PEI, informe de auto-evaluacin, resultados en pruebas de estado, matriz de regulacin, informes de asesora y de auditora previas...P2. PRE-INVESIGACINLa ubicacin de la informacin y el contenido cualitativo de la misma ofrecen al Equipo Auditor una primera imagen del estado situacional de la institucin educativa, lo cual le permite optimizar la ejecucin de los procesos sucesivos. MANUAL DE AUDITORA EDUCATIVAPROCESO 1MACROFLUJOA travs de una carta formal, el Lder del Equipo Auditor establece el contacto con la mxima autoridad de la IE confirmndole la fecha de la visita y solicitndole informacin de ampliacin, si es el caso y documentos a revisar durante la visita.CONTACTO FORMAL DE EA CON IE5. MICROFLUJO P1. PROCESO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADAEQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOS ENCARGADO DE SISTEMA DE INFORMACINZONALDER DEL EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSASIGNACIN DE AUDITORA EDUCATIVARECEPCIN DE ASIGNACINASIGNACINDISPOSICIN DE INFORMACIN INSTITUCIONALVALORACIN DEL CONTEXTO SITUACIONAL. PEI. INFORME DE AUTOEVALUACIN. RESULTADOS DE PRUEBAS DE ESTADO. MATRIZ DE REGULACIN. INFORMES DE ASESORA Y AUDITORA PREVIASP2RECOPILACIN DE INFORMACINASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y TAREAS Pgina 20 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 6. DESCRIPCIN DE LA ETAPAS DEL PROCESO PROCESO 1: PLANIFICACIN DE LA AUDITORA EDUCATIVAA LA INSTITUCIN ASIGNADA TIEMPO: EL QUE DETERMINE EL EQUIPO TCNICO DE AUDITORA DE ZONA DE ACUERDO A LA PLANIFICACIN ANUAL DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO PROCEDIMIENTO ACCIONES RESPONSA BLE RECURSOS DOCUMENTOS 1 Asignacin de Auditora Educativa El Equipo Tcnico de Auditora Educativa de Zona, en coordinacin con la Direccin Nacional de Auditora Educativa enva por correo electrnico el cronograma anual de Auditora Educativa incluyendo para cada caso la IE Asignada, el Equipo de Auditores Educativos de Distrito, y el Lder del Equipo de Auditores Educativos (LEAE) Equipo Tcnico de Auditora Educativa de Zona Matriz de planificacin anual zonal de Auditora Educativa. Pgina 21 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 2 Recepcin de Asignacin de Auditora Educativa El Equipo de Auditores Educativos recibe la asignacin de IE va correo electrnico. Equipo Tcnico de Auditora Educativa de Zona Correo electrnico de los miembros del EAE de Distrito Convocatoria a reunin de Auditores Educativos El Lder del Equipo de Auditores Educativos toma contacto va correo Electrnico y convoca al EAE a una primera reunin. LEAE 3 Asignacin de tareas y responsabilidades a los miembros del EAE El LEAE revisa los datos de la IE para verificar el nmero de estudiantes y de aulas LEAE Informacin de la IE (nmero de estudiantes y de aulas). Estndares de Calidad Educativa Acta de reunin de designacin El LEAE asigna tareas y responsabilidades en funcin de las caractersticas de la IE como el nmero de estudiantes, el nmero de aulas, las necesidades de especializacin (si es el caso). En Pgina 22 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA general se distribuir las tareas de Auditora Educativa de acuerdo a los mbitos a analizar durante todo el ejercicio (Estndares de Calidad Educativa), y a las actividades propias de la Auditora Educativa(Entrevistas, visitas, revisin de documentos, etc.) 4 Disposicin de informacin Institucional El Sistema Informtico del MINEDUC pone a disposicin del EAE toda la informacin disponible acerca de la IE. Responsable del Sistema Informtico Informacin de la IE 5 Recopilacin de informacin de la IE Los miembros del EAE, en funcin de las tareas encargadas, recopilan la informacin disponible y la organizan de acuerdo a su asignacin Miembros del EAE, en funcin de las tareas encargadas Informacin disponible en el sistema informtico Documentos institucionales. Documentos generados al alimentar el sistema informtico 6 Valoracin del Los miembros del EAE, en funcin Miembros del Informacin disponible en el Pgina 23 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA contexto situacional de las tareas encargadas analizan la existencia de la informacin necesaria y la calidad de los contenidos percibida someramente. EAE, en funcin de las tareas encargadas sistema informtico Los miembros del EAE, en funcin de las tareas encargadas registran sus observaciones, incluidas las referidas a la calidad de los contenidos. Miembros del EAE, en funcin de las tareas encargadas Informacin disponible en el sistema informtico Formato de observaciones a la informacin disponible Entrega de observaciones al LEAE Miembros del EAE, en funcin de las tareas encargadas Informacin disponible en el sistema informtico Formato de observaciones a la informacin disponible El LEAE recibe las observaciones de parte de los miembros del EAE y las organiza en un documento LEAE Sistema Informtico Documento de resumen de las observaciones a la informacin disponible. Pgina 24 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 7 Remisin de carta de contacto a la IE El LEAE, personalmente si le es posible, o va correo electrnico, remite la carta de contacto a la mxima autoridad de la IE. En esta carta se incluye una presentacin del Equipo de Auditores Educativos, la confirmacin de la fecha, la hora y los procedimientos de la visita, y una lista de los documentos que se requiere para el proceso de planificacin que no estuvieron disponibles de ser el caso, o los que sern necesarios para el proceso de Pre-Investigacin. LEAE Formato de carta de contacto, correo e. Observaciones de los miembros del EAE Carta de contacto Pgina 25 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 7. PRINCIPALES ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES P1. PLANIFICACIN DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADA ACTOR/PARTICIPANTE ACCIONES ZONA De acuerdo a los criterios establecidos, el Equipo Tcnico de Auditora Educativa de Zona establece el cronograma general de Auditora Educativa y lo remite al Equipo de Auditores a travs de un documento formal, en el que especifica la Institucin, los Auditores que integran el Equipo de Auditores Educativos y el Lder de la Auditora Educativa. Adems, proporciona las credenciales para que el Equipo acceda a la informacin institucional existente en el Sistema de Informacin. SISTEMA DE INFORMACIN El Sistema de Informacin da de alta a los miembros del Equipo de Auditores Educativos en el Sistema para que accedan a la informacin. LDER DEL EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOS (LEAE) El LEAE convoca a los miembros del Equipo de Auditores Educativos a una reunin en la que asigna tareas y responsabilidades. Esto quiere decir que a cada Auditor Educativo le corresponder uno o ms mbitos a auditar en lo que corresponde a los Estndares; de igual manera cada Auditor Educativo tendr a su cargo entrevistas, visitas al aula, revisin de documentos, o conversatorios, segn lo determine el LEAE. El LEAE es el responsable de enviar la Carta de Contacto en la que especifica Pgina 26 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA la fecha de la visita, informa sobre los objetivos y procedimientos de la visita haciendo nfasis en que se trata de apoyar la mejora desde el control, presenta a los miembros del equipo que va a ir a la IE, los documentos que se requiere que estn disponibles, y solicita la disposicin de un espacio fsico para el desarrollo de las reuniones; en esta carta, si es necesario, el EAE solicita informacin o documentos que no estn disponibles o cuyo contenido no sea lo suficientemente claro. EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOS (EAE) De acuerdo a las tareas y responsabilidades dispuestas por el LEAE, los miembros del Equipo de Auditores Educativos inician el proceso de planificacin (Ver descripcin). Al estudiar la Matriz de Informacin sobre la Gestin Educativa, y otra informacin disponible, el EAE detecta a primera vista las condiciones de la institucin en cuanto a la existencia de documentacin que fundamente el cumplimiento de estndares. Una vez que ha ubicado la informacin relevante, la recopila y la organiza en un solo repositorio (Digital), tomando nota de lo que ms haya llamado su atencin, y da paso al siguiente proceso, el de Pre-investigacin. Pgina 27 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 8. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO P1. PLANIFICACIN DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADA PASO O PROCEDIMIENTO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO Recepcin de asignacin de Auditora Educativa Documento de asignacin (contiene las credenciales para el acceso al Sistema de Informacin) Asignacin de tareas y responsabilidades Tareas y responsabilidades asignadas Recopilacin de informacin institucional Informacin compilada y organizada en un solo repositorio Valoracin del contexto situacional Notas tomadas acerca de la apreciacin del EAE sobre disponibilidad de informacin y el contenido. Remisin de carta de contacto Carta de contacto enviada y recibida. 9. REGISTROS (VER EN ANEXOS) . Convocatoria a primera reunin del equipo de auditores educativos . Acta de la primera reunin del equipo de auditores educativos . Carta de contacto con la Institucin Educativa . Observaciones a la informacin disponible . Resumen de observaciones a la informacin disponible Pgina 28 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PROCESO 2 P2. PROCESO DE PRE-INVESTIGACIN 1. DESCRIPCIN DEL PROCESO PROCESO P2. PROCESO DE PREINVESTIGACIN DESCRIPCIN De acuerdo a la informacin hallada en el proceso 1, y de la distribucin de tareas y responsabilidades, el EAE profundiza el anlisis de la situacin de la escuela y, en equipo, se plantea hiptesis preliminares acerca de las causas que originan el estado situacional de la institucin; de esta manera se produce un cruce natural entre los datos disponibles. Por ejemplo, un alto desempeo de los estudiantes en las pruebas de estado, y las buenas prcticas docentes registradas en el mbito del Desempeo Profesional. Cada Auditor Educativo remite al LEAE un informe que contiene las evidencias organizadas, las hiptesis preliminares y las preguntas correspondientes. Con estos insumos el LEAE rene al EAE y elabora el Resumen de Pre-PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS 1. Indagacin previa 2. Organizacin de evidencias 3. Planteamiento de hiptesis preliminares 4. Planteamiento de preguntas 5. Consulta en equipo para elaboracin del resumen de Pre-investigacin 6. Planificacin de la visita 7. Elaboracin conjunta del cronograma Pgina 29 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Investigacin en el que constan las hiptesis para la visita. Al final del proceso de Pre-investigacin, el EAE establece la planificacin de la visita de Auditora Educativa considerando: . Lo que tiene que verificar en cuanto a lo declarado por la institucin, tanto en aspectos a destacar como en aquellos que requeriran un plan de mejora. . Lo que tiene que explorar como validacin de sus hiptesis; esto es, si la informacin disponible no basta para explicar un efecto, el EAE buscar en la visita una respuesta para tal o cual resultado. . Lo que tiene que observar en la institucin porque la informacin no es clara o no est disponible. Adems, se desarrolla una elaboracin conjunta (con la participacin de la IE) del cronograma en que se determinan las necesidades del EAE en cuanto a las personas con quienes Pgina 30 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA se entrevistar, las clases que se observarn, los recorridos que se efectuarn, los conversatorios grupales, las reuniones de consulta, etc.; de esta manera se promueve la participacin de la IE en la asignacin de espacios y horarios para las distintas actividades de la Auditora Educativa. 2. OBJETIVOS: La ejecucin del Proceso 2 (P2) permite al Equipo de Auditores Educativos: 1. Estimar, a travs de la informacin disponible, el estado situacional de la institucin educativa en cuanto a los Estndares Educativos. 2. En lo posible, previo a la visita, aproximarse al estado de la institucin a travs del cruce de la informacin disponible asociando causas y efectos, agentes y resultados2. 3. Plantear hiptesis preliminares sobre el estado de la institucin educativa. 4. Determinar los puntos que no quedan claros o que ofrecen dudas y que se observarn con especial atencin en la visita. 5. Planificar la Visita de Auditora Educativa. 6. Elaborar el Cronograma de la Visita de Auditora Educativa 2 EFQM Pgina 31 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 3. ALCANCE: Para el inicio del Proceso 2, el EAE cuenta con la informacin documentada disponible acerca de la institucin. Mediante distintas herramientas (anlisis estadstico, diagramas de causa-efecto, alertas del sistema y de la matriz de regulacin, entre otras), el EAE escribe un resumen en el que se establecen los niveles de estndares alcanzados por la institucin y las acciones u omisiones que los han definido. A partir de este resumen, se plantean la hiptesis y se disean las preguntas que se respondern en la visita; algunas de las respuestas sern proporcionadas por las personas en la institucin, y otras se derivarn de la atenta observacin del EAE. De acuerdo a lo descrito, el EAE planifica la visita de Auditora Educativa. Con el objetivo de involucrar a la IE, el LEAE enva el formato de Cronograma para elaborarlo en conjunto, IE y EAE. 4. MACROFLUJO: INFORMACIN DE LA INSTITUCIN ORGANIZADARESUMEN DE PRE-INVESTIGACINLos sistemas de informacin proveen datos sobre la institucin a auditar; PEI, informe de auto-evaluacin, resultados en pruebas de estado, matriz de regulacin, informes de asesora y de auditora previas...Esta informacin ha sido acopiada y organizada en el Proceso 1P3. VISITA DE AUDITORA EDUCATIVAEl EA produce un documento que resume los hallazgos efectuados en este proceso; despus de analizarlos, se propone hiptesis y prioriza las reas a observarMANUAL DE AUDITORA EDUCATIVAPROCESO 2MACROFLUJOP2. PRE-INVESIGACINPLANIFICACIN DE LA VISITAUna vez que se han priorizado las reas a observar, el LEA asigna proporcionalidad a los tiempos en que se desarrollarn las distintas fases de la visita y establece los actores con quienes interactuar en la institucinPgina 32 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 5. MICROFLUJO P2. PROCESO DE PRE-INVESTIGACINDIRECTIVO DE LA INSTITUCINLDER DE AUDITORA EDUCATIVAEQUIPO AUDITORVALORACIN DE L CONTEXTO SITUACIONALDISTRIBUCIN DE TAREAS . PEI. INFORME DE AUTOEVALUACIN. RESULTADOS DE PRUEBAS DE ESTADO. MATRIZ DE REGULACIN. INFORMES DE ASESORA Y AUDITORA PREVIASDISTRIBUCIN DE TAREASINDAGACIN EN DOCUMENTOSSE REQUIERE AMPLIAR ALGUNA INFORMACIN?REGISTRO DE HALLAZGOSCONSULTA A DIRECTIVO INSTITUCIONALRESPUESTA A CONSULTA DE AMPLIACIN. ASOCIACIN CAUSA-EFECTO. PUNTOS FUERTES. REAS DE MEJORAREGISTRO DE RESPUESTAREGISTRO EN CORREO EREDACCIN RESUMEN PRE-INVESTIGACINCONSULTA PRE-INVESTIGACINFORMATO Pgina 33 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 6. DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO PROCESO 2: PRE-INVESTIGACIN TIEMPO: DOS DAS DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACCIONES RESPONSABLE RECURSOS HERRAMIENTAS SP2.1. ANLISIS DE LA INFORMACIN 1. Indagacin previa De acuerdo a la informacin hallada en el proceso 1, y de la distribucin de tareas y responsabilidades, el EAE profundiza el anlisis de la situacin de la escuela. Auditor Educativo Informacin disponible Formato de observaciones a la informacin disponible Pgina 34 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 2. Organizacin de evidencias El Auditor Educativo debe organizar toda la informacin que vaya recabando en un solo repositorio, de acuerdo a la tarea asignada por el LEAE en el proceso de planificacin. Auditor Educativo Informacin Repositorios por mbitos (estndares) 3. Planteamiento de hiptesis preliminares El Auditor Educativo se plantea hiptesis preliminares acerca de las causas que Auditor Educativo Registro de Hiptesis preliminares Pgina 35 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA originan el estado situacional de la institucin en el mbito analizado. 4. Planteamiento de preguntas El Auditor Educativo formula preguntas que permitan validar o falsar sus hiptesis preliminares Auditor Educativo Catlogo de preguntas SP2.2. RESUMEN DE PREINVESTIGACIN 5. Consulta en equipo El LEAE recibe de parte del Auditor Educativo, el informe de pre-investigacin que contiene las evidencias LEAE Evidencias organizadas Preguntas Resumen de Pre-investigacin Pgina 36 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA organizadas, las preguntas, y sus hiptesis preliminares con respecto al mbito investigado, y genera el resumen de pre-investigacin. SP2.3. PRIORIZACIN DE REAES A OBSERVAR Con este resumen, el LEAE convoca a una reunin de consulta a todo el EAE para socializar el resumen, priorizar Resumen de pre-investigacin Resumen de pre-investigacin Pgina 37 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA los focos de observacin y plantear las hiptesis para la visita SP2.4. PLANIFICACIN DE LA VISITA 6. Planificacin de la visita El EAE establece la planificacin de la visita de Auditora Educativa considerando: Lo que tiene que verificar en cuanto a lo declarado por la institucin, tanto en aspectos a destacar como en aquellos que LEAE Resumen de pre-investigacin Formato de planificacin de la visita Pgina 38 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA requeriran un plan de mejora. Lo que tiene que explorar como validacin de sus hiptesis; esto es, si la informacin disponible no basta para explicar un efecto, el EAE buscar en la visita una respuesta para tal o cual resultado. Lo que tiene que observar en la institucin porque la informacin no Pgina 39 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA es clara o no est disponible. SP2.5. ELABORACIN CONJUNTA DEL CRONOGRAMA DE VISITA 7. Elaboracin del cronograma El LEAE enva a la mxima autoridad de la IE un correo electrnico adjuntando un formato de cronograma de la visita con los focos de observacin detectados, para que sea completado por dicha autoridad. El Cronograma cumplimentado LEAE Resumen de pre-investigacin Formato de cronograma Horarios de la IE Formato de cronograma de visita Pgina 40 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA debe ser remitido por parte de la IE al LEAE. Pgina 41 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 7. PRINCIPALES ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES P2. PRE-INVESTIGACIN ACTOR/PARTICIPANTE ACCIONES LDER DE LA AUDITORA EDUCATIVA(LEAE) Iniciada la indagacin, si encontrara necesaria una consulta de ampliacin a la institucin, tomar contacto con el Directivo y se la solicitar; de igual manera si es que requiere que se preparen documentos a revisar durante la visita. El LEAE dirige una reunin de consulta con su equipo para priorizar las reas a observar y para incluir en el resumen las hiptesis y preguntas que se originen en la indagacin. Disea la planificacin de la visita de Auditora Educativa a travs del llenado del formato correspondiente. Finalmente, el LEAE enva a la mxima autoridad de la IE un correo electrnico adjuntando un formato de cronograma de la visita con los focos de observacin detectados, para que sea completado por dicha autoridad. El Cronograma cumplimentado debe ser remitido por parte de la IE al LEAE. EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOS (EAE) Mediante distintas herramientas (anlisis estadstico, diagramas de causa-efecto, alertas del sistema y de la matriz de regulacin, entre otras), el EAE escribe un resumen en el que se estimen los niveles alcanzados por la institucin y las acciones u omisiones que los han definido. A partir de este resumen, se plantean la hiptesis preliminares y se disean las preguntas que se Pgina 42 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA respondern en la visita; algunas de las respuestas sern proporcionadas por las personas en la institucin, y otras se derivarn de la atenta observacin del EAE. DIRECTIVO DE LA INSTITUCIN Responde a eventuales consultas de ampliacin que pudiera solicitar el Lder de la Auditora Educativa. Esta consulta y la respuesta debern ser registradas en correspondencia electrnica. Prepara los documentos que el LEAE le solicite. Enva el formato de cronograma con los datos requeridos por el LEAE. 8. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO P2. PRE-INVESTIGACIN PASO O PROCEDIMIENTO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO INDAGACIN EN DOCUMENTOS Documentos e informacin analizados REQUERIMIENTO DE AMPLIACIN DE INFORMACIN Consulta a Directivo realizada REGISTRO DE HALLAZGOS Hallazgos registrados de acuerdo a formato de registro REDACCIN DE RESUMEN DE PRE-INVESTIGACIN Resumen elaborado de acuerdo a formato de resumen FORMULACIN DE HIPTESIS PRELIMINARES Y PREGUNTAS Hiptesis preliminares y preguntas formuladas e incluidas en el resumen de pre-investigacin CONSULTA PARA PRIORIZACIN Reunin realizada y resultado incluido en resumen de pre-investigacin PLANIFICACIN DE LA VISITA Visita planificada de acuerdo a Pgina 43 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA formato de planificacin de visita ELABORACIN CONJUNTA DEL CRONOGRAMA DE VISITA Cronograma de visita completado 9. REGISTROS . Informe de pre-investigacin . Plan de visita a la institucin educativa asignada . Resumen de pre-investigacin . Cronograma de visita Pgina 44 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PROCESO 3 P3. PROCESO DE VISITA A LA INSTITUCIN 1. DESCRIPCIN DEL PROCESO PROCESO DESCRIPCIN PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS P3. PROCESO DE VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVA Una vez que el EAE ha terminado con el proceso 2, Pre-investigacin, dispone del resumen de la pre-investigacin, de la planificacin de la visita, del cronograma y de los insumos necesarios para realizarla. En la primera reunin formal con los Directivos, el LEAE comienza por presentarse al Equipo Directivo (ED). Los otros miembros del EAE al igual que los integrantes del ED hacen lo mismo. El LEAE procura desde el primer momento generar un clima de confianza; para ello, explica el objetivo de la visita, la metodologa a emplear, y los productos finales de la Auditora Educativa, es decir, el Resumen Ejecutivo, la Valoracin del Estado de la IE (y el Informe de Auditora Educativa. Es 1. Presentacin del EAE 2. Reunin con Directivos/sensibiliza cin 3. Induccin a todo el personal de la IE 4. Revisin de documentos 5. Visitas a las aulas 6. Entrevistas individuales 7. Reuniones grupales 8. Reuniones de aclaracin y reflexin con equipos docentes 9. Reuniones de Consulta del EAE 10.Acuerdos para devolucin 11.Retroalimentacin a directivos 12.Observaciones por Pgina 45 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA especialmente importante que parte de la IE se explicite que los tres posibles estados son: . Verde: La Institucin Educativa tendr pocas cosas que mejorar, lo puede hacer sola y le visitarn dentro de 5 a 7 aos, salvo que haya necesidad de inspeccionar programas especiales que forman parte de polticas centrales que se decidieron con posterioridad a la ltima visita, es decir que no se detectan reas que requieran atencin en el corto plazo, aunque debe estructurar un plan de mejora para los puntos que se le sealen . Naranja: La Institucin Educativa tiene varias cosas que mejorar, es decir que se detectan reas que requieren atencin en el mediano plazo o reas que Pgina 46 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA requieren atencin inmediata pero que no tienen un impacto de riesgo en el aprendizaje o en la seguridad de los estudiantes. Lo puede resolver sola. Se prev una nueva visita dentro de 2 a 3 aos para constatar las mejoras. Si los problemas tienen que ver con infraestructura y son daos que requieren de atencin emergente la visita ocurrir antes de los dos aos. . Rojo: La institucin tiene muchas cosas que mejorar, es decir que existen reas que requieren atencin inmediata y que implican riesgos evidentes para el aprendizaje o la seguridad de los estudiantes. Debe buscar la ayuda de los Asesores Educativos y elaborar un plan de mejora, se suscribe un convenio entre el Ministro y la Pgina 47 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Institucin Educativa; se realiza una nueva visita dentro de 1 a 2 aos. Si nuevamente la valoracin equivale a color rojo, se inicia el proceso de cierre, a ser definido por la AEN. Adems aclarar que al final de la Auditora Educativa a la IE, se proceder a una devolucin oral, en los casos en que la valoracin del estado corresponda a Positivo o Positivo con observaciones, y que en caso de que sea Negativo, el EAE no realizar la devolucin oral sino que entrar en una etapa de deliberacin adicional. Se valida el Cronograma resolviendo, si es el caso, alguna inconsistencia. A pesar de que la IE ya ha recibido material en que se muestra este procedimiento, y de que ya existi una toma de contacto con la mxima autoridad a travs de la remisin de la Carta de Contacto, se ejecuta este paso porque es necesario que durante todo el proceso de Auditora Educativa, la IE y sus Directivos Pgina 48 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA perciban una intencin transparente y profesional. Al trmino de esta reunin, el ED y el EAE se renen con todos los miembros de la IE. La mxima autoridad de la IE presenta al EAE y toma la palabra el LEAE. En este espacio, con ayudas didcticas (presentaciones y/o videos), se realiza una induccin que tiene como objetivo principal disminuir el estado de incertidumbre del personal. Finalmente, se presenta la agenda de la visita de Auditora Educativa. El EAE inicia las actividades de observacin e indagacin planificadas. En todo momento se alimenta el sistema informtico con los hallazgos. Despus de la revisin de documentos (institucionales, curriculares, cuadernos, leccionarios) y de las visitas al aula se desarrollan reuniones de aclaracin y reflexin con los equipos individuales o grupales con los docentes, como una forma de aportar en los posteriores planes de mejora. En estas reuniones se espera Pgina 49 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA que el Auditor Educativo promueva una reflexin en los profesores a travs de preguntas. A lo largo de la Auditora Educativa se establecen reuniones de consulta entre los miembros del EAE para intercambiar inquietudes y experiencias. Al final, el EAE ejecuta una reunin para acuerdos previos a la devolucin oral en que se comunican resultados de la observacin y se prepara dicha devolucin oral al ED. Como se ha dicho, la ltima actividad de la visita es la devolucin oral a los Directivos. El LEAE explicar que la IE puede hacer comentarios u observaciones los mismos que sern registrados sin acotaciones. En esta actividad, el LEAE menciona los aspectos destacados (si los hubiere), los favorables, y los que deberan abordarse con planes de mejora. Los Directivos pueden hacer comentarios a esta devolucin Pgina 50 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA oral, que ocurre en caso de que la valoracin de estado corresponda a Positivo o Positivo con observaciones; estos comentarios sern recogidos por el LEAE sin entrar en ms explicaciones. Estas observaciones sern tomadas en cuenta para la elaboracin del Resumen Ejecutivo y del Informe de Auditora Educativa, sin que esto signifique que necesariamente constarn en dichos documentos. La IE debe ser informada de esto claramente al inicio de la devolucin oral. Pgina 51 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 2. OBJETIVOS: La ejecucin del Proceso 3 (P3) permite al Equipo de Auditores Educativos: 1. Constatar lo que la IE ha declarado en los sistemas de informacin y que ha sido recogido en el proceso de pre-investigacin se ajusta a la realidad. 2. Indagar in situ los desempeos de la IE para explicar los niveles que alcanza con respecto a los estndares educativos. 3. Aportar a la IE con una visin externa para promover la calidad de su gestin. 4. Informar a las Autoridades Educativas y a la Comunidad el estado de la IE con respecto a los estndares educativos. 3. ALCANCE: El Proceso 3 se inicia a partir de los resultados del proceso de pre-investigacin en el que se han determinado, por un lado, elementos que requieren constatacin, y por otro, aspectos que no han sido registrados en la informacin de la IE disponible. La planificacin de la visita se hace operativa a travs del cronograma que ha sido realizado conjuntamente con la IE. Durante la visita se revisa documentos, se asiste a las clases, se generan espacios de conversacin con los distintos actores y se aporta con preguntas de aclaracin y reflexin. Al final de la visita el EAE comunica oralmente los resultados y se dispone a la elaboracin de los informes de Auditora Educativa que sern entregados a la Institucin, a la Autoridad Educativa, y a la Comunidad. Pgina 52 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 4. MACROFLUJO: RESUMEN DE PRE-INVESTIGACINP4. ELABORACIN DE INFORMESEl EA produce un documento que resume los hallazgos efectuados en este proceso; despus de analizarlos, se propone hiptesis y prioriza las reas a observarMANUAL DE AUDITORA EDUCATIVAPROCESO 3MACROFLUJOP3. VISITA DE AUDITORA EDUCATIVAPLANIFICACIN DE LA VISITAUna vez que se han priorizado las reas a observar, el LEA asigna proporcionalidad a los tiempos en que se desarrollarn las distintas fases de la visita y establece los actores con quienes interactuar en la institucinREGISTRO DE EVIDENCIASDEVOLUCIN ORALDurante toda la visita los auditores registran sus hallazgos en el sistema informtico de registroAl final de la visita el EA hace una exposicin oral de sus hallazgos ms importantes. El contenido de esta exposicin ser ampliado y detallado en el informe de auditoraPgina 53 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 5. MICROFLUJOS P3. PROCESO DE VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVADIRECTIVOS DE LA INSTITUCINLDER DEL EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSEQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSSP de pre-investigacin PRESENTACIN DEL EQUIPO DE AUDITORA EDUCATIVAEXPOSICIN DE PLANIFICACIN DE LA VISITAOBSERVACIONES A LA PLANIFICACINREVISIN DE LA PLANIFICACIN Y CRONOGRAMAVALIDACIN DE OBJETIVOS Y PRODUCTOS DE LA AUDITORA EDUCATIVAP3. PROCESO DE VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVAEQUIPO DIRECTIVO DE LA INSTITUCINLDER DEL EQUIPO DE AUDITORA EDUCATIVAEQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSCOMUNIDAD DE LA IESP DE VISITAPRESENTACIN DEL EQUIPO DE AUDITORA EDUCATIVAPRESENTACIN DEL EQUIPO DIRECTIVO DE LA IESENSIBILIZACIN AL EQUIPO DIRECTIVOEXPOSICIN DE DUDAS E INQUIETUDESPRESENTACIN DE LA VISITA DE AUDITORA EDUCATIVA Y DEL EA A LA COMUNIDAD DE LA IEINDUCCIN A COMUNIDAD LA IEEXPOSICIN DUDAS E INQUIETUDESFIN Pgina 54 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA P3. PROCESO DE VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVAEQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSSP DE VISITAENTREVISTAS INDIVIDUALESCONVERSACIONES AL AULAREVISIN DE DOCUMENTOSATENCIN A LOS DETALLES DE LA VIDA ESCOLARDEVOLUCIN REFLEXIONES AL EQUIPO DOCENTEREGISTRO PERMANENTE DE EVIDENCIAS Y HALLAZGOSP3. PROCESO DE VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVAEQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSDIRECTIVOS DE LA IESP3.4. E INDAGACIN EN LA IECONSULTA EN EQUIPO Y ACUERDOS PARA DEVOLUCINRETROALIMENTACIN A DIRECTIVOSOBSERVACIONES DE LA IEFIN Pgina 55 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 6. DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO PROCESO 3: VISITA DE AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN EDUCATIVA (IE) TIEMPO: TRES DAS DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACCIONES RESPONSABLE RECURSOS HERRAMIENTAS SP3.1. TOMA DE CONTACTO CON DIRECTIVOS 1. Presentacin del EAE En la primera LEAE . Material informativo del proceso de Auditora Educativa reunin formal, el LEAE presenta al EAE y los objetivos y productos de la Auditora Educativa a la IE, es decir que explica el contenido del Resumen Pgina 56 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Ejecutivo, el Informe detallado y las valoraciones del estado de la IE al final de la visita y que podran ser: . Verde, es decir que no se detectan reas que requieran atencin ni en el corto ni en el mediano plazo y se emite recomendaciones. . Naranja, es Pgina 57 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA decir que se detectan reas que requieren atencin en el mediano plazo o reas que requieren atencin inmediata pero que no tienen un impacto de riesgo en el aprendizaje o en la seguridad de los estudiantes. . Rojo, es decir Pgina 58 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA que existen reas que requieren atencin inmediata y que implican riesgos evidentes para el aprendizaje o la seguridad de los estudiantes. Adems aclarar que al final de la Auditora Educativa a la IE, se proceder a una devolucin Pgina 59 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA oral, en los casos en que la valoracin del estado corresponda a Positivo o Positivo con observaciones, y que en caso de que sea Negativo, el EAE no realizar la devolucin oral sino que entrar en una etapa de deliberacin adicional. SP3.2. 2. Reunin con El LEAE explica LEAE . Material Pgina 60 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA ACERCAMIENTO A LA IE Directivos/ sensibilizacin el marco de la Auditora Educativa, los alcances que tiene dentro del Modelo de Seguimiento y Apoyo, y la intencin positiva de la visita de Auditora Educativa. informativo del proceso de Auditora Educativa 3. Induccin a todo el personal de la IE El LEAE explica al personal docente y administrativo el marco de la Auditora LEAE .Material informativo del proceso de Auditora Educativa Pgina 61 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Educativa, los alcances que tiene dentro del Modelo de Seguimiento y Apoyo, y la intencin positiva de la visita de Auditora Educativa. Presenta a los miembros del EAE. SP3.3. OBSERVACIN E INDAGACIN EN LA IE 4. Revisin de documentos Cada Auditor Educativo, de acuerdo a la tarea asignada, revisa los Auditores Educativos .Cronograma .Documentos curriculares, cuadernos de los estudiantes Resumen de revisin de documentos Pgina 62 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA documentos . Documentos correspondientes institucionales al mbito que (PEI, Cdigo tiene a su cargo y de consigna sus Convivencia, comentarios en el Planes formato Operativos respectivo. Anuales, Registro de Horarios, evidencias. cuadros de calificaciones, polticas de probidad acadmica, procedimientos disciplinarios ) . Sistema de Pgina 63 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA registro 5. Visitas a las aulas Cada Auditor Auditor Educativo . Cronograma de visita . Bitcora de observacin de clases . Sistema de registro Bitcora de observacin de clases Educativo visita las aulas asignadas en la planificacin de la Auditora Educativa y levanta la bitcora de observacin de clases. Registro de evidencias. 6. Entrevistas individuales Cada Auditor Auditor Educativo . Cronograma . Guiones para entrevistas . Sistema de Guiones para entrevistas Educativo mantiene entrevistas Pgina 64 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA individuales de registro acuerdo a las tareas asignadas. Registro de evidencias. 7. Reuniones grupales De acuerdo al Auditor Educativo . Cronograma . Guiones para entrevistas . Sistema de registro Guiones para conversatorios cronograma de visita, cada Auditor Educativo mantiene reuniones grupales con distintos colectivos como estudiantes, padres de familia, personal administrativo y Pgina 65 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA de servicios, etc. Registro de evidencias. 8. Reuniones de aclaracin y reflexin con equipos docentes En funcin del Auditor Educativo . Anotaciones sobre observaciones de aula y revisin de documentos . Sistema de registro Catlogo de preguntas para retroalimentacin a equipos docentes cronograma y de las tareas asignadas, el Auditor Educativo se rene con el docente o con el equipo docente correspondiente a las clases que visit y a los documentos que revis. En estas reuniones se espera que el Pgina 66 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Auditor Educativo promueva una reflexin en los profesores a travs de preguntas. Registro de evidencias. 9. Reuniones de consulta del EAE A lo largo de la LEAE . Cronograma Carpeta de instrumentos de registro. visita, y de acuerdo al Cronograma, el EAE se rene para intercambiar inquietudes y experiencias acerca de la ejecucin de la Pgina 67 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Auditora Educativa, preparando de esta manera la devolucin oral a ejecutarse al final de la visita. SP3.4. DEVOLUCIN ORAL AL FINAL DE LA VISITA 10.Acuerdos para devolucin En el cronograma LEAE . Registros de cada Auditor Educativo Carpeta de instrumentos de registro. Guion para la devolucin oral se establecen espacios para que el EAE pueda reunirse a intercambiar sus percepciones y experiencias. Al final de la visita, se lleva a cabo una reunin de Pgina 68 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA consulta en la que se llega a acuerdos para la devolucin a la IE 11.Retroalimentacin a directivos La ltima LEAE Guion para la devolucin oral actividad de la visita es la devolucin oral a los Directivos. El LEAE explicar . Guion para la devolucin oral que la IE puede hacer comentarios u observaciones los mismos que sern registrados sin acotaciones. En esta actividad, Pgina 69 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA el LEAE menciona los aspectos destacados (si los hubiere), los favorables, y los que deberan abordarse con planes de mejora. 12.Observaciones por parte de la IE Los Directivos LEAE . Guion para la devolucin oral Guion para la devolucin oral pueden hacer comentarios a esta devolucin oral, que ocurre en caso de que la valoracin de estado corresponda a Pgina 70 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Positivo o Positivo con observaciones; estos comentarios sern recogidos por el LEAE sin entrar en ms explicaciones. Estas observaciones sern tomadas en cuenta para la elaboracin del Resumen Ejecutivo y del Informe de Auditora Pgina 71 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Educativa, sin que esto signifique que necesariamente constarn en dichos documentos. La IE debe ser informada de esto claramente al inicio de la devolucin oral. Pgina 72 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 7. PRINCIPALES ACCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES P3. VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVA ACTOR/PARTICIPANTE ACCIONES LDER DE LA AUDITORA EDUCATIVA (LEAE) Durante la toma de contacto con los Directivos de la IE, el LEAE confirma el cronograma. En el acercamiento a la IE el LEAE lleva a cabo la induccin tanto al Equipo Directivo como al personal de la IE. Convoca al EAE a las reuniones de consulta. Al final de la visita, el LEAE realiza la devolucin oral al Equipo Directivo, haciendo nfasis en que los Directivos pueden hacer observaciones que son recogidas y tomadas en cuenta en la elaboracin del Resumen Ejecutivo y del Informe de Auditora Educativa, aunque no necesariamente los modifiquen. EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOS (EAE) En la primera reunin con los Directivos y en la induccin al personal de la IE, el EAE se presenta y pone nfasis en bajar los niveles de tensin. Durante la visita, el EAE pondr atencin a los detalles de sus observaciones e indagaciones y registrar en el sistema de registro todos sus hallazgos. Adems se ejecutarn reuniones de consulta entre los miembros del EAE en las que se mencionarn los aspectos que llaman la atencin con el objetivo de preparar las reuniones de retroalimentacin. Todos los miembros del Equipo de Auditores Educativos participan activamente en la elaboracin del Informe de Auditora Educativa y en su resumen ejecutivo. Pgina 73 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA DIRECTIVO DE LA IE La mxima autoridad de la IE es responsable de asignar horarios y espacios fsicos para las actividades de Auditora Educativa; adems es quien convoca a los miembros de la Comunidad a la jornada de induccin. Previo a la induccin al personal de la institucin, el Directivo presenta la actividad y a los miembros del Equipo de Auditores Educativos. Durante la visita, el Directivo presta todas las facilidades al Equipo de Auditores Educativos y, eventualmente responde a inquietudes del EAE que surjan durante la visita. EQUIPO DIRECTIVO DE LA IE Participa en la primera reunin en la IE. Se mantiene atento al desarrollo de la Auditora Educativa en las funciones que determine la mxima autoridad de la IE. El Equipo Directivo asiste a la devolucin oral y puede hacer observaciones a la misma. Estas observaciones son recogidas por el LEAE. PERSONAL DE LA IE Asiste a la reunin de induccin y participa de las entrevistas a las que fuera convocado. En el caso de los docentes, cuando van a recibir al EAE en las aulas, sensibilizan a sus estudiantes hacindoles conocer el objetivo de la visita. Pgina 74 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 8. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO P3. VISITA A LA INSTITUCIN EDUCATIVA PASO O PROCEDIMIENTO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO REUNIN CON DIRECTIVOS Reunin efectuada INDUCCIN A COMUNIDAD Induccin realizada (Firma de asistencia) REVISIN DE DOCUMENTOS Documentos revisados (sistema de registro) REAELIZACIN DE VISITAS AL AULA Visitas realizadas (Bitcoras) REAELIZACIN DE ENTREVSITAS REAELIZACIN DE CONVERSATORIOS Conversatorios realizados (Firma de asistencia) REUNIONES DE ACLARACIN Y REFLEXIONES Reuniones efectuadas REUNIONES DE CONSULTA Reuniones efectuadas DEVOLUCIN ORAL Y REGISTRO DE OBSERVACIONES DE LA IE Devolucin efectuada y observaciones registradas. ALIMENTACIN DE SISTEMA DE REGISTRO Sistema alimentado 9. REGISTROS . Bitcora de observacin de clases . Catlogo de preguntas a docentes . Guion para conversatorios . Guion para devolucin oral . Guion para entrevista a docente . Guion para toma de contacto . Resumen de observacin de documentos Pgina 75 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PROCESO 4 P4. PROCESO DE ELABORACIN DE INFORMES 1. DESCRIPCIN DEL PROCESO PROCESO P4. PROCESO DE ELABORACIN DE INFORMES DESCRIPCIN El proceso de elaboracin de informes se inicia en realidad al principio de la Auditora Educativa porque los insumos para el informe se generan desde que el EAE conoce la asignacin que el nivel zonal le ha hecho. En todo momento se recoge y organiza informacin por lo que es necesario que el EAE sea prolijo en el registro. El sistema informtico de registro arroja un resumen de los datos e informacin ms relevantes que el EAE ha sealado. Con este resumen y a la luz de la indagacin desarrollada durante la visita, a ms de las reuniones de consulta que se han llevado a cabo el EAE escribe el Reporte Interno de Auditora Educativa, de acuerdo al formato respectivo (Anexo X). El LEAE es el responsable final del Resumen PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS 1. Organizacin de evidencias y registros 2. Determinacin de puntos fuertes, reas de mejora y urgencias 3. Elaboracin del Resumen Ejecutivo 4. Elaboracin del Informe Preliminar 5. Elaboracin del Informe de Auditora Educativa Pgina 76 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Ejecutivo y del Informe de Auditora Educativa, por lo que debe revisar el Reporte Interno con atencin cotejndolo con los insumos registrados en el sistema. El resultado es, el Resumen Ejecutivo que es presentado a la Institucin Educativa y al Nivel Zonal de acuerdo al P5 y que es publicado en la pgina WEB del MINEDUC, y el Informe de Auditora Educativa que se entrega al Nivel Zonal y a la IE. En ambos casos la informacin proporcionada indica cules son los aspectos destacados (si los hubiere), cules las fortalezas institucionales, y cules las reas que deben ser atendidas para mejorar la calidad del servicio educativo. El Informe de Auditora es entregado con categora de preliminar a la IE, y con sus observaciones se elabora el Informe de Auditora Educativa definitivo (Ver Proceso 5 Retroalimentacin a la Institucin Educativa). Pgina 77 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 2. OBJETIVOS: La ejecucin del Proceso 4 (P4) permite al Equipo de Auditores Educativos: 1. Elaborar el resumen ejecutivo. 2. Elaborar el Informe de Auditora Educativa a la Institucin Educativa. 3. Establecer la valoracin del estado de la IE. 3. ALCANCE: El Proceso 4 se inicia al terminar la Visita de Auditora Educativa. A partir de los hallazgos determinados en la visita y consignados en el sistema de registro, el EAE analiza los resultados, para lo cual organiza los datos generados durante la visita y determina los aspectos destacados, los puntos fuertes, las reas de mejora y las urgencias. Los resultados se presentan en dos formatos. El primero corresponde al Resumen Ejecutivo que recoge, en trminos generales, los aspectos a destacar en cuanto a buenas prcticas, las fortalezas de la institucin en estructura y funcionamiento, y en cuanto a las reas que deben mejorarse con el objetivo de elevar el nivel de cumplimiento de los estndares educativos. El proceso de elaboracin de informes se termina con su redaccin, y con una valoracin que exhibe el nivel de urgencia en las acciones a desarrollar y los tiempos en que se valorarn dichas acciones. Pgina 78 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 4. MACROFLUJO: VISITA A LA IERESUMEN EJECUTIVODurante la visita el EA ha levantado la informacin correspondiente a los desempeos de la IE; se han validado o negado las hiptesis planteadas durante la pre-investigacin y se ha recogido evidencias relativas al cumplimiento de los estndares educativos.P5. RETROALIMENTACIN A LA IEEl EA produce un documento que resume los hallazgos efectuados durante la visita considerando que este resumen ser publicado.MANUAL DE AUDITORA EDUCATIVAPROCESO 4MACROFLUJOP4. ELABORACIN DE INFORMESINFORME DE AUDITORA EDUCATIVAEn el Informe de Auditora se recogen de modo detallado todos los hallazgos efectuados durante la pre-investigacin y la visita de auditora educativa. Este informe es transmitido a la IE y remitido a Planta Central y a Nivel ZonalPgina 79 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 5. MICROFLUJO P4. PROCESO DE ELABORACIN DE INFORMESEQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSLDER DEL EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA VISITAREDACCIN DEL REPORTE INTERNOORGANIZACIN DE EVIDENCIAS Y REGISTROSDETERMINACIN DE ASPECTOS DESTACADOS, PUNTOS FUERTES, REAS DE MEJORA Y URGENCIASRESUMEN DE EDUCATIVA A LA IEFIN Pgina 80 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 6. DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO PROCESO 4: ELABORACIN DE INFORMES DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO ACCIONES RESPONSABLE RECURSO S HERRAMIENTAS SP 4.1. ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA EDUCATIVAA LA IE ASIGNADA 1. Organizacin de evidencias y registros Cada Auditor Educativo revisa el material que ha recogido desde el proceso de pre-investigacin. Lo organiza por mbitos (Estndares educativos) y escribe el Reporte Interno, que es un documento para uso del Equipo AE .Evidenci as .Registro s Formato de Reporte Interno Pgina 81 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA de Auditores Educativos. De acuerdo a los hallazgos de cada Auditor Educativo se identifican los aspectos destacados que son prcticas excepcionalmente buenas, los puntos fuertes, las reas de mejora y las urgencias, que son los asuntos que requieren atencin inmediata. Estos elementos se recogen en el . Evidenci as . Registro s 2. Determinacin de puntos fuertes, reas de mejora y urgencias Formato de Reporte Interno del Auditor Educativo AE Pgina 82 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Reporte Interno del Auditor Educativo SP 4.2. REDACCIN DEL INFORME 3. Resumen ejecutivo El LEAE acopia la informacin contenida en el Reporte Interno de cada AE y la integra en un solo documento, refiriendo la informacin ms relevante de la Auditora Educativa. Lo enva a la IE. LEAE .Reporte Interno de cada AE Formato de Resumen Ejecutivo 4. Informe Preliminar Sobre la base de los Reportes Internos de cada AE, el LEAE elabora el informe LEAE .Informe s de cada AE Formato de Informe de Auditora Educativa Pgina 83 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Preliminar de acuerdo al documento de salida del sistema de registro. Lo enva a la IE. 5. Informe de Auditora Educativa Una vez que la IE ha revisado el Informe Preliminar y ha enviado sus observaciones, el LEAE ratifica o rectifica el Informe Preliminar, registra las observaciones de la IE y emite el Informe de Auditora Educativa . Informe Prelimin ar . Observa ciones escritas de la IE Formato de Informe de Auditora Educativa LEAE Pgina 84 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 7. PRINCIPALES ACCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES P4. ELABORACIN DE INFORMES ACTOR/PARTICIPANTE ACCIONES EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOS Revisa el sistema de registro que ha sido alimentado desde el proceso de planificacin de la visita a la institucin educativa asignada. En esta revisin el EAE valida los resultados que arroja el sistema de registro; es decir, ratifica los aspectos destacados, los puntos fuertes, las reas de mejora y las urgencias. Con estos elementos procede a la redaccin del Reporte Interno y lo remite al LEAE, para que proceda tanto al resumen ejecutivo como al informe detallado de Auditora Educativa. Para el efecto, aplica los formatos determinados. 8. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO P4. ELABORACIN DE INFORMES PASO O PROCEDIMIENTO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO ALIMENTACIN DE SISTEMA DE REGISTRO Sistema alimentado ELABORACIN DE REPORTE INTERNO Reporte Interno elaborado ELABORACIN DE RESUMEN EJECUTIVO Resumen ejecutivo elaborado REDACCIN DE INFORME DE AUDITORA EDUCATIVA Informe de Auditora Educativa preliminar redactado. Informe de Auditora Educativa definitivo redactado Pgina 85 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 9. REGISTROS Reporte interno Resumen ejecutivo Pgina 86 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PROCESO 5 P4. PROCESO DE RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVA 1. DESCRIPCIN DEL PROCESO: PROCESO DESCRIPCIN PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS P5. PROCESO DE RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVA En el proceso de retro alimentacin a la IE, el LEAE enva el Resumen Ejecutivo explicando que el mismo ser publicado en la WEB. A continuacin enva a la IE el Informe Preliminar de Auditora Educativa para que la IE pueda conocerlo y exprese por escrito sus observaciones. Una vez que el LEAE ha recibido las observaciones (si las hubiere), elabora el Informe de Auditora Educativa definitivo considerando las observaciones y anexndolas al Informe. En una ltima reunin con los Directivos de la IE, el LEAE expone el Informe de Auditora Educativa y lo entrega en formato fsico y digital. Finalmente la mxima autoridad de la Institucin 1. Envo del Resumen Ejecutivo 2. Envo del Informe preliminar de Auditora Educativa 3. Envo de observaciones escritas de la IE al LEAE 4. Exposicin y entrega del Informe de Auditora Educativa 5. Firma por parte de la IE de actas de Auditora Educativa 6. Envo de Informe a nivel zonal 7. Subida del Resumen Ejecutivo a la Pgina 87 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Educativa firma por quintuplicado las actas correspondientes. Como resultado final de la Auditora Educativa aplicada, la IE recibir la notificacin de la condicin en que se encuentra en cuanto a las acciones a seguir, los tiempos en que se desarrollar la siguiente Auditora Educativa, o la urgencia con que se deben implementar los planes de mejora. WEB 2. OBJETIVOS: La ejecucin del Proceso 5 (P5) permite que la Institucin Educativa: 1. Conozca de forma cabal el resultado de la Auditora Educativa que le ha sido aplicada. 2. Reconozca, con el aporte de una mirada externa, sus fortalezas y los aspectos que debe mejorar. 3. ALCANCE: El Proceso 5 se inicia al terminar la Visita de Auditora Educativa y una vez que el EAE dispone del Resumen Ejecutivo y del Informe de Auditora Educativa preliminar. Para garantizar una ejecucin adecuada de este proceso es indispensable que los miembros del EAE patenticen los principios ticos descritos en la parte 1. La comunidad educativa de la institucin auditada debe percibir en este proceso de cierre, el espritu profesional, objetivo y transparente de todo el ejercicio de Auditora Educativa; con este fin, el LEAE enva el Informe de Auditora Educativa preliminar y la IE puede hacer sus Pgina 88 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA observaciones al mismo. El Resumen Ejecutivo es publicado en la WEB, y el Informe de Auditora Educativa definitivo es entregado a la Institucin Educativa con una explicacin minuciosa; finalmente es remitido al Nivel Zonal. Pgina 89 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 4. MACROFLUJO: RESUMEN EJECUTIVOFIN DE LA AUDITORA EDUCATIVA A LA INSTITUCIN ASIGNADAEl EA produce un documento que resume los hallazgos efectuados durante la visita considerando que este resumen ser publicado.MANUAL DE AUDITORA EDUCATIVAPROCESO 5MACROFLUJOP5. RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVAINFORME DE AUDITORA EDUCATIVA PRELIMINAREn el Informe de Auditora Educativase recogen de modo detallado todos los hallazgos efectuados durante la pre-investigacin y la visita de auditora. Este informe es remitido a la IE para sus observaciones y al nivel ZonalPRESENTACIN Y PUBLICACIN DEL RESUMEN EJECUTIVOENTREGA Y EXPLICACIN DE INFORME DE AUDITORA DEFINITIVOEl EA presenta a la IE el Resumen Ejecutivo de la Auditora y lo sube a la WEBEl EA se rene con los Directivos de la IE y entrega el Informe de Auditora Educativa definitivo generando un espacio para la explicacin detallada del mismo.5. MICROFLUJO P5. PROCESO DE RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVAINSTITUCIN EDUCATIVAEQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOSPRESENTACIN DEL RESUMEN EJECUTIVO EXPOSICIN DEL INFORME DETALLADOFIRMA POR PARTE DE LA INSTITUCIN DEL ACTA DE AUDITORA EDUCATIVASUBIDA DEL RESUMEN EJECUTIVO AL SITIO WEBENVO ELABORACIN DE INFORMES DE AUDITORA EDUCATIVAFINAL U ACLARACIONES POR PARTE DE LA IERESUMEN DE OBSERVACIONES DE LA IENOSIPgina 90 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 6. DESCRIPCPON DE LAS ETAPAS DEL PROCESO PROCESO 5: RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVA DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO PROCEDIMIENTO ACCIONES RESPONSABLE RECURSOS HERRAMIENTAS 1. Envo del Resumen Ejecutivo El LEAE enva a la IE el Resumen Ejecutivo LEAE . Resumen Ejecutivo Resumen Ejecutivo 2. Envo del Informe preliminar de Auditora Educativa a la IE El LEAE enva a la IE el Informe Preliminar de Auditora Educativa en un formato no modificable y adjunta el formato para Observaciones al Informe Preliminar, junto a una LEAE . Informe Preliminar Formato de Observaciones al Informe Preliminar Pgina 91 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA explicacin del procedimiento, es decir dejando explcita la oportunidad de la IE de expresarse en cuanto a ampliaciones a la informacin o a posibles imprecisiones en el Informe Preliminar. En este envo el LEAE asigna la fecha lmite en la que debe recibir las observaciones. Pasada esta fecha se entender que la IE est de acuerdo con el contenido del Pgina 92 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA Informe Preliminar. 3. Envo de observaciones escritas de la IE al LEAE La IE enva sus observaciones al Informe Preliminar en el formato correspondiente y antes o en la fecha marcada como lmite. De no enviar estas observaciones, la IE acepta como definitivo el Informe Preliminar. Directivo de la IE . Informe Preliminar . Observacione s de la IE Formato de Observaciones al Informe Preliminar 4. Exposicin y entrega del Informe de Auditora Educativa El LEAE expone el Informe de Auditora Educativa, incluyendo las observaciones de la IE y lo entrega en formato digital y fsico. LEAE . Informe de Auditora Educativa Informe de Auditora Educativa Observaciones de la IE Pgina 93 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 5. Firma por parte de la IE de actas de Auditora Educativa La mxima autoridad de la IE y el LEAE firman por quintuplicado el acta de Auditora Educativa LEAE . Actas de Auditora Educativa Acta de Auditora Educativa 6. Envo de Informe a nivel zonal El LEAE enva el Informe detallado de Auditora Educativa al Nivel Zonal acompaado del Acta de Auditora Educativa LEAE . Informe y Actas de Auditora Educativa Informe de Auditora Educativa y Actas de Auditora Educativa 7. Subida del Resumen Ejecutivo a la WEB El LEAE sube a la WEB el Resumen Ejecutivo LEAE . Acceso a WEB WEB Pgina 94 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA 7. PRINCIPALES ACCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES P5. RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVA ACTOR/PARTICIPANTE ACCIONES LDER DEL EQUIPO DE AUDITORES EDUCATIVOS El LEAE enva el Resumen Ejecutivo y el Informe Preliminar a las mximas autoridades de la IE, adjuntando el Formato para Observaciones de la IE, y determinando la fecha mxima para la recepcin del mismo. Una vez recibidas dichas observaciones, el LEAE valida la pertinencia de los comentarios y, de ser el caso, incorpora rectificaciones al Resumen Ejecutivo y al Informe de Auditora Educativa. En la fecha sealada para la entrega del Resumen Ejecutivo, y del Informe de Auditora Educativa definitivo, el EAE se presenta en la IE y el LEAE expone el contenido de los dos instrumentos y los entrega en formato fsico y digital. El LEAE es el responsable de la suscripcin de las actas de Auditora Educativa. Finalmente, da de alta el Resumen Ejecutivo en la WEB del MINEDUC y remite el Informe de Auditora Educativa al Nivel Zonal. EQUIPO DIRECTIVO DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA El Equipo Directivo recibe tanto el Resumen Ejecutivo como el Informe de Auditora Educativa preliminar y participa activamente de la lectura del mismo. Plantea sus inquietudes, observaciones y comentarios en el Formato para Observaciones de la IE y lo remite al LEAE en la fecha sealada. Asiste a la reunin para exposicin y entrega del Resumen Ejecutivo y del Informe de Auditora Educativa. Pgina 95 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA La mxima autoridad de la IE suscribe las Actas DIRECTIVO DE LA IE de Auditora Educativa por quintuplicado. 8. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO P5. RETROALIMENTACIN A LA INSTITUCIN EDUCATIVA PASO O PROCEDIMIENTO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO EXPLICACIN Y ENTREGA DEL RESUMEN EJECUTIVO Resumen Ejecutivo explicado y entregado EXPLICACIN Y ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORA EDUCATIVA Informe de Auditora Educativa explicado y presentado ENVO DE INFORME DE AUDITORA EDUCATIVA A ZONA Informe de Auditora Educativa enviado y recibido PUBLICACIN DEL RESUMEN EJECUTIVO Resumen Ejecutivo publicado 9. REGISTROS INFORME DE AUDITORA EDUCATIVA: Formato electrnico que describe el nivel de cumplimiento de los Estndares Especficos de cada uno de los Estndares Generales de acuerdo a la siguiente escala: 0 Es evidente que el estndar no est ni siquiera en inicio 1 Existen pocas evidencias de que el estndar est iniciado 2 Existen muchas evidencias de que el estndar est iniciado 3 Existen muchas evidencias de que se ha alcanzado el estndar 4 Existen muchas evidencias de que se ha superado el estndar Este informe se generar automticamente de acuerdo a la alimentacin que los Auditores Educativos hagan del sistema informtico que se encuentra en desarrollo. Pgina 96 de 111 SUBSECRETARIA DE APOYO, SEGUIMIENTO Y REGULACIN A LA EDUCACIN DIRECCIN NACIONAL DE AUDITORA EDUCATIVA PARTE 3. FUNCIONAMIENTO INTERNO Los componentes del MNASGE se organizan de la siguiente manera: Esquema resumido de las funciones del MNASGE en cada nivel de gestin Nivel Funcin de Asesora Funcin de Auditora Director Nacional de Asesora Director Nacional de Auditora CENTRAL ZONAL/ Asesor Educativo Zonal Auditor Educativo Zonal REGIONAL Auditor Educativo Distrital DISTRITO CIRCUITO Asesor Educativo de Distrito (reside en el Distrito) Mentor (Base de datos informatizada) INSTITUCION Directivo Institucional Directivo Institucional A continuacin se presenta el detalle de las tareas que requiere cada funcin en cada uno de los niveles, y las principales interacciones propuestas. FUNCIN DE AUDITORA EDUCATIVA La funcin de auditora educativa es el complemento del asesoramiento ya que tiene como objetivo recoger informacin sobre metas acordadas para controlar su cumplimiento y las dificulta