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Versión 1.3, agosto de 2020
Manual Administrador
Plataforma Doc Digital
COORDINACIÓN NACIONAL DE TECNOLOGÍA
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Versión 1.3, agosto de 2020
Índice
1. Antecedentes .............................................................................................................................. 3
2. Rol del Administrador ................................................................................................................. 4
2.1 Administración de usuarios y permisos .............................................................................. 4
2.2 Creación de usuarios ................................................................................................... 5
2.3 Subrogancia ....................................................................................................................... 10
2.4 Activar fuera de la oficina.......................................................................................... 14
2.5 Desactivar Fuera de la oficina ................................................................................... 15
2.6 Firma del Subrogante ................................................................................................ 16
2.7 Otras consideraciones ............................................................................................... 16
3. Administración de documentos ................................................................................ 16
4. Enrolamiento de Firmantes Atendidos ................................................................................. 18
5. Enrolamiento de Firmantes Desatendidos ............................................................................ 24
6. Dudas y consultas ...................................................................................................................... 30
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Versión 1.3, agosto de 2020
1. Antecedentes
Este manual tiene como objetivo instruir a los Coordinadores Regionales de Informática de Mineduc
respecto de las funciones del Administrador de la plataforma Doc Digital.
La plataforma Doc Digital es la nueva plataforma de comunicaciones oficiales del Estado y tiene
como objetivo gestionar en línea todos los documentos que deban ser firmados por autoridades o
jefaturas para procesos internos o externos a la institución.,
La ruta de ingreso a la plataforma en producción es https://doc.digital.gob.cl
La ruta de ingreso a la plataforma en desarrollo es https://demodoc.digital.gob.cl/
El ingreso es con su clave única, sino la tiene puede pedirla en oficinas del Registro Civil e
Identificación o IPS/ChileAtiende
El Administrador es un funcionario (a) que debe ser capaz de aprender y conocer perfectamente la
plataforma desde el ámbito técnico, para que pueda apoyar a todos los usuarios de su institución
en la operación de las distintas funcionalidades de Doc Digital.
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2. Rol del Administrador
El funcionario que cumpla el rol de Administrador de plataforma será quien administre a los usuarios
registrados y los permisos asignados a cada usuario de su equipo de la Seremi. Por otro lado, este
usuario puede administrar documentos tramitados.
El Administrador de plataforma tiene asignados las siguientes funciones en Doc Digital:
• Administración de usuarios y permisos: este permiso le permite al usuario crear,
modificar o bloquear usuarios de su institución.
• Para todos los usuarios de su institución puede asignar permisos dependiendo de
las actividades que cada funcionario realice en el proceso de gestión documental
de su(s) institución (es).
• Administración de documentos: este usuario tendrá la posibilidad de tener una
visión completa de los documentos que se tramitan en la institución.
• Subrogancia: el rol administrador tendrá como responsabilidad cargar la
subrogancia de los usuarios del 2 nivel en adelante
• Enrolamiento de los usuarios atendidos: este apartado trata como el rol
Administrador es el encargado de realizar todo el proceso de enrolamiento del rol
firmante en la plataforma.
• Enrolamiento de los usuarios desatendidos: este apartado trata como el rol
Administrador es el encargado de realizar todo el proceso de enrolamiento del rol
Oficina de Partes en la plataforma.
2.1 Administración de usuarios y permisos
El Administrador con permisos de gestión de usuarios podrá crear, modificar, dar de alta o de baja
a otros usuarios que pertenezcan a su Seremi y Deprov correspondientes.
Se recomienda otorgar permisos de gestión de usuarios a una persona que pueda ser un buen
intermediario de la plataforma con los funcionarios y tenga la disponibilidad para administrar
usuarios en la medida que la institución vaya transformando su gestión de documentos a formato
digital en la plataforma.
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Este usuario cuenta con una bandeja de usuarios de su propia institución en la que podrá visualizar
datos como nombre y RUT. Si desea revisar en detalle la información de un usuario puede hacer
click en “Ver”, a continuación, podrá visualizar información adicional cómo correo electrónico, cargo
y permisos otorgados a dicho usuario. Si cree que algo está erróneo en dicha información puede
seleccionar “Modificar”.
2.2 Creación de usuarios
a) Debe hacer click en el extremo superior izquierdo donde dice “Agregar”. Recuerde que solo
podrá crear usuarios para su propia institución.
Ver imagen N° 1.
Imagen N° 1
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b) Antes de registrar a un usuario asegúrese de contar con la siguiente información del
funcionario:
Ver imagen N°2
a. RUT
b. Nombre completo
c. Correo electrónico
d. Cargo
Imagen N° 2
c) Defina los permisos que le otorgará. Los permisos se deben habilitar según el rol que va
a cumplir en la plataforma (Ver imagen N° 3). Puede consultar los roles en el manual de
Administrador, disponible en la página principal de Doc Digital.
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Imagen N° 3
d) Seleccione “Crear” y ya quedará registrado (Ver imagen N° 4)
Imagen N° 4
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Para modificar la información de un usuario siga los siguientes pasos:
a. Acceda a la bandeja completa de los usuarios de su Seremi. Ver imagen N° 5
Imagen N° 5
b. Use la función Filtro para buscar al usuario que desea modificar. Puede buscar por RUT o
nombre. Si lo busca por RUT recuerde no ingresar puntos. Ver imagen N° 6.
Imagen N° 6
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c. Al encontrarlo seleccione en “Ver”, ahí podrá visualizar toda la información registrada
para dicho usuario. Ver imagen N° 7.
Imagen N° 7
d. Cambie los contenidos que sean necesarios y guarde la información. Ver imagen N° 8.
Imagen N° 8
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e. Haga click en “Guardar”. Ver imagen N°9
Imagen N° 9
Cuando un usuario está bloqueado significa que no podrá acceder al sistema hasta que no se
revoque dicho bloqueo. Esto es pertinente cuando un usuario deja de ser funcionario de la
institución. Usted podrá ver si un usuario está bloqueado buscándolo en la bandeja principal de
usuarios y haciendo click en “Ver”.
2.3 Subrogancia
El Administrador de la institución podrá asignar a un usuario de la institución que administre
otro usuario perteneciente a la misma institución para que subrogue sus funciones de visación y
firma de documentos. Adicionalmente se podrá subrogar a un usuario que haya iniciado la
tramitación de un documento y se lo devolvieron por alguna razón de rechazo durante la revisión
de visadores, firmantes y Oficina de Partes.
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a. Accede a la bandeja de todos los usuarios de tu institución en el menú lateral. Ver
imagen N° 10.
Imagen N° 10
b. Busca al usuario a quien le asignarás un subrogante. Ver imagen N° 11
Imagen N° 11
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c. Haz click en el ícono verde “Modificar”. Ver imagen N° 12
Imagen N° 12
d. Haz click en “Agregar” Subrogante. Ver imagen N° 13
Imagen N° 13
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e. A continuación, debes ingresar el nombre del subrogante. Dicho usuario debe estar
creado previamente en la plataforma. (Revisa: Al ingresar el nombre, no encuentra al
usuario). Ver imagen N° 14.
Imagen N° 14
f. Cuando encuentres al usuario que será subrogante, haz click en “Guardar cambios”. Ver
imagen N° 15.
Imagen N° 15
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g. Podrás ver un mensaje que indica que el cambio se realizó con éxito.
2.4 Activar fuera de la oficina
Cuando el usuario titular se ausente deberás hacer click en el botón “Activar Fuera de Oficina”. En
ese instante se generará un correo electrónico de notificación al subrogante indicando que han
comenzado sus funciones sustituyendo las del subrogando e, instantáneamente se bloqueará el
acceso a las bandejas del usuario subrogado.
a. Seleccionar “Activar Fuera de la Oficina”. Ver imagen N° 16.
Imagen N° 16
b. Se abre cuadro de pregunta. Presionar “Activar”. Ver Imagen N° 17.
Imagen N° 17
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b. Quedará bloqueado el panel de la mano izquierda, hasta que Desactive el “Fuera de la
Oficina”.
2.5 Desactivar Fuera de la oficina
a. Cuando el usuario subrogado vuelva debes volver a ingresar y hacer click en el botón
“Desactivar Fuera de Oficina”. Seleccionar “Fuera de la Oficina”. Ver Imagen N° 18.
Imagen N° 18
b. Se abre cuadro de pregunta. Presionar “Desactivar”. Ver Imagen N° 19.
Imagen N° 19
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También es posible que el Administrador deje registrado el subrogante de cada persona para que
cada usuario active su modo Fuera de Oficina cuando sea necesario. Para que el usuario lo active
con independencia del Administrador debe hacer click en la esquina superior derecha de la pantalla
en su nombre y seleccionar “Fuera de Oficina”. Al regresar debe repetir el procedimiento para
desactivar la subrogancia.
En cualquier caso, el usuario subrogante recibirá un correo de notificación indicando la activación
(o desactivación) de la subrogancia.
2.6 Firma del Subrogante
Cuando un usuario subrogue las acciones de firma en el documento quedará estampado el pie de
firma con el nombre del subrogante, más el cargo del subrogado y una indicación “(s)”, que se utiliza
para indicar que es el cargo en modalidad subrogada.
2.7 Otras consideraciones
El encargado de modificar al subrogante en caso de la 2da, 3ra y 4ta línea de subrogancia, es el
Administrador. El Administrador debe asegurarse de que la autoridad tenga registrado el
subrogante y el usuario debe marcarse como “Fuera de la Oficina”. El Administrador también lo
podrá hacer en representación del usuario. En dicho caso todos los documentos nuevos y
pendientes se moverán a la bandeja del subrogante.
3. Administración de documentos
Este usuario tendrá la posibilidad de tener una visión completa de los documentos que se
gestionan en la Seremi. En detalle podrá ver documentos que:
• Han sido creados en su Seremi.
• Han sido visados o firmados por algún usuario de su Seremi.
• La Oficina de Partes de su institución ha sido seleccionada como Oficina de Partes
saliente.
• Algún usuario de su institución ha sido nombrado cómo destinatario final del documento.
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• Su institución ha sido nombrada en la lista de distribución del documento.
Para visualizar los documentos, debe ingresar a la opción de Documentos en Administración como
se muestra a continuación en la imagen N° 20.
Imagen N° 20
La administración de documentos incluye la opción de poder “Ver” el documento y de poder
“Eliminar” el documento, siempre y cuando no haya sido firmado. Ver imagen N° 21
Imagen N° 21
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4. Enrolamiento de Firmantes Atendidos
El firmante atendido lo cumple el rol de la persona que Firma Documentos. Los pasos para el
enrolamiento del firmante atendido son los siguientes:
• Solicitar a la mesa de ayuda enrolar al firmante atendido en la plataforma
firma.digital.gob.cl
• Se le pedirá a la persona que solicite el certificado en la página de firma.digital.gob.cl
Paso a paso para solicitar certificado de firma atendida:
a. Ingresar al portal firma.digital.gob.cl Ver imagen N° 22
Imagen N° 22
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b. Ingresar con Rut y clave única. Ver imagen N° 23
Imagen N° 23
c. En este tercer paso, al momento en que sea solicitado el certificado por primera vez le
van a solicitar colocar un número telefónico, se recomienda colocar número de celular. Por
el contrario, si no es la primera vez que solicita el certificado, presionar “Nueva Solicitud”.
Ver imagen N° 24
Imagen N° 24
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d. Favor validar que los datos sean correctos e introducir nuevamente el número telefónico
solicitado. Seleccionar el propósito del certificado. Ver imagen N° 25.
Imagen N° 25
e. Seleccionar Solicitar Certificado. Ver imagen N° 26.
Imagen N° 26
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• El certificado será aprobado por el Ministro de Fe de Mineduc.
• Luego se instalará el OTP (segundo factor de autenticación para la aplicación Doc
Digital) y la sincronización del certificado, para este paso la Mesa de Ayuda o el CRI tomará
contacto con el usuario para la instalación.
Paso a paso para la instalación del OTP y sincronización del certificado:
a. Ingresar al portal firma.digital.gob.cl Ver imagen N° 27
Imagen N° 27
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Versión 1.3, agosto de 2020
b. Ingresar con Rut y clave única. Ver imagen N° 28
Imagen N° 28
c. Colocar “Ver” certificado. Ver imagen N° 29
Imagen N° 29
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d. Seleccionar “Ver código QR Segundo Factor”. Ver imagen N° 30.
Imagen N° 30
e. Seleccionar “Obtener Código QR Segundo Factor”. Ver imagen N° 31.
Imagen N° 31
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g. Posteriormente escanear el código QR con la aplicación Google Authenticator
previamente instalada en el PC o en el celular (va a depender de su preferencia).
Aparecerá un código de seis (6) dígitos que cambia cada 30 segundos. Ver imagen N° 32
Imagen N° 32
g. Una vez aparezca el código de seis (6) dígitos quedará enrolado y listo para firmar.
5. Enrolamiento de Firmantes Desatendidos
El firmante desatendido lo cumple el rol de la persona que es Oficina de Partes. Los pasos para el
enrolamiento del firmante desatendido son los siguientes:
• Solicitar a la mesa de ayuda enrolar a el firmante desatendido en la plataforma
firma.digital.gob.cl
• Se solicita a la persona con rol de oficina de partes que solicite el certificado con
propósito desatendido.
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Paso a paso para solicitar certificado de firma desatendida:
a. Ingresar al portal firma.digital.gob.cl. Ver imagen N° 33
Imagen N° 33
b. Ingresar con Rut y clave única. Ver imagen N° 34.
Imagen N° 34
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Versión 1.3, agosto de 2020
c. En este tercer paso, al momento en que sea solicitado el certificado por primera vez le van
a solicitar colocar un número telefónico, al cual se recomienda colocar número de celular.
Por el contrario, si no es la primera vez que solicita el certificado, presionar “Nueva
Solicitud”. Ver imagen N° 35.
Imagen N° 35
d. Favor validar que los datos sean correctos e introducir nuevamente el número telefónico
solicitado. Ver imagen N° 36.
Imagen N° 36
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Versión 1.3, agosto de 2020
e. Seleccionar Solicitar Certificado. Ver imagen N° 37.
Imagen N° 37
• El certificado será aprobado por el Ministro de Fe.
• Debe ingresar nuevamente a la plataforma firma.digital.gob.cl y allí habilitar los permisos
de certificado desatendidos.
Paso a paso para habilitar el permiso de certificados desatendidos:
a. Seleccionar la opción de Permisos de Certificados Desatendidos. Ver imagen N° 38.
Imagen N° 38
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Versión 1.3, agosto de 2020
b. Ingresar a la pestaña “Deshabilitados”. Ver imagen N° 39.
Imagen N° 39
c. Seleccionar el botón deshabilitar para habilitar el permiso. Ver imagen N° 40.
Imagen N° 40
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Versión 1.3, agosto de 2020
d. Aceptar términos y condiciones y seleccionar Habilitar. Ver imagen N° 41.
Imagen N° 41
e. Permiso habilitado en la pestaña de “Habilitados”. Ver imagen N° 42.
Imagen N° 42
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Versión 1.3, agosto de 2020
f. Una vez quede en la pestaña “Habilitados” aparezca los datos de la aplicación, la
persona queda habilitada cómo oficina de partes.
6. Dudas y consultas
Favor dirigir las dudas y consultas a la Mesa de Ayuda Mineduc al correo
[email protected] o al anexo 54143.
