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Objetos de una base de datos
1. CREAR BASES DE DATOS
En esta leccin conoceremos cules son los objetos que conforman
una base de datos Access y para qu los podemos utilizar.Para esto
es necesario partir de una base de datos completa. Aunque
podramos utilizar alguna de ejemplo, vamos a crearla nosotros
mismos.
Recuerda que, desde la pantalla inicial que aparece al iniciar
Access podemos abrir una base de datos existente o crear una nueva,
tanto en blanco como desde una plantilla.
Vamos a ver lo que tendramos que hacer si queremos utilizar una
plantilla de base de datos. Access viene con un completo conjunto
de plantillas que podemos utilizar para crear bases de datos, y
tambin podemos acceder a las plantillas disponibles en Microsoft
Office Online, es decir, al lugar de Internet donde Microsoft
proporciona recursos para las aplicaciones de Office.
Al utilizar una plantilla, te ahorras todo el trabajo que
implica crear las tablas, consultas, formularios y dems, que
constituyen la base de datos. Adems, con la ventaja de que esas
plantillas han sido confeccionadas por expertos en el tema.
Recuerda que si seleccionas la categora Plantillas locales en el
panel de la izquierda puedes ver las plantillas instaladas en tu
ordenador. A continuacin debers elegir la plantilla a partir de la
cual crear la nueva base de datos.
Lo mejor de utilizar las plantillas de Office es que despus
podremos personalizar las bases de datos creadas a nuestras
verdaderas necesidades.
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Est claro que es muy difcil que la plantilla que utilices se
ajuste perfectamente a lo que t quieres, pero si se acerca
bastante, es una buena forma de empezar a crear la base de
datos.
As, vemos que Access incorpora distintas plantillas que se
corresponden con distintos temas: control de alumnos, administracin
de contactos, control de inventario o activos, seguimiento de
proyectos, etc.
Al seleccionar una plantilla, en la parte derecha de la ventana
aparece una pequea descripcin de la plantilla, as como unos campos
para introducir el nombre y ubicacin de la base de datos que se
crear. El botn Cancelar cancela la creacin de la base de datos.
Es importante entender la diferencia entre una plantilla y una
base de datos: en la plantilla aparecen los elementos que se
utilizarn para crear nuestra base de datos, pero no se ver
modificada.
Esto es as para que puedas utilizar la plantilla en otro
momento. Por eso debes indicar el nombre de la base de datos que se
crear a partir de la plantilla utilizada. Tras esto, pulsa en el
botn Crear.
Access crear la base de datos y, si as est diseada la plantilla,
presentar la ventana de inicio de la base de datos, que ser la que
se mostrar cuando los usuarios accedan a esta base de datos.
A continuacin puedes ver y modificar la base de datos creada.
Recuerda que la plantilla no se modifica, sino que permanece
intacta para utilizarla en otro momento. Por eso hemos tenido que
indicar el nombre del archivo de base de datos que estbamos
creando.
Para cambiar la ubicacin o
directorio don-de se crear
la nueva base de datos, pulsa
el botn , mientras que, para especifi-car el nombre de la base
de
datos, hazlo en el campo Nombre de archivo. Re-
cuerda que el archivo de la
base de datos de Access
tiene extensin accdb.
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El proceso de creacin de una nueva base de datos en blanco es
muy similar a este. Al seleccionar la opcin correspondiente, debers
indicar el nombre y la ubicacin de la base de datos y pulsar el
botn Crear; entonces Access crear la base de datos, creando tambin
una tabla en la misma, para que puedas empezar el diseo y la
construccin de la base de datos y de todos sus objetos.
Una vez ya tenemos la base de datos, podemos ver los objetos que
la forman. Pero primero describiremos el funcionamiento del Panel
de exploracin.
Ya sabes que en el Panel de exploracin aparecen todos los
objetos de la base de datos, agrupados en categoras (es decir, el
contenido del archivo accdb de la base de datos).
El men del Panel de exploracin, que aparece en la parte superior
del mismo, permite establecer las categoras por las que se agrupan
los objetos de este panel.
2. USO DEL PANEL DE EXPLORACIN
Ya sabes que puedes ocultar
o mostrar el Panel de ex-
ploracin con los botones
o , respectiva-
mente, o con
la tecla .
Otra posibili-dad es cam-
biar la an-chura de este panel, arras-
trando su borde derecho hacia la dere-cha o hacia la
izquierda.
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Dentro de este men, la seccin Desplazarse a la categora muestra
las categoras de la base de datos. La marca indica la categora que
est seleccionada en este momento.
La seccin Filtrar por grupo de la parte inferior del men muestra
los grupos de la categora seleccionada. Es decir, que los grupos
cambian al seleccionar las distintas categoras.
Por ejemplo, si seleccionas la categora Fecha de creacin, se
muestran los objetos de la base de datos segn su fecha de
creacin.
Al seleccionar la categora Tipo de objeto, los objetos de la
base de datos aparecen agrupados segn su tipo; es decir, las tablas
estn en el grupo llamado Tablas, las consultas en el grupo
Consultas, etc.
Si seleccionas un grupo en el men del Panel de exploracin, se
mostrarn nicamente los objetos pertenecientes a dicho grupo. Es
decir, que al seleccionar un grupo hacemos una especie de filtro en
el Panel de exploracin.
En el ejemplo de la imagen anterior, en la seccin Filtrar por
grupo est seleccionada la opcin que muestra todos los grupos de la
categora en el Panel de exploracin, por lo que podremos ver las
tablas, consultas, formularios, etc.
En el Panel de exploracin, dentro de cada grupo de la categora
se pueden ver los objetos que contiene.
Puedes contraer o expandir un grupo, para ocultar o mostrar sus
objetos, respectivamente, pulsando en su nombre. Las flechas de la
derecha del nombre del grupo te indican si al pulsar en este nombre
el grupo se contraer o si se expandir para mostrar sus objetos
.
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De esta forma, puedes personalizar el aspecto del Panel de
exploracin en cada momento, mostrando los elementos de la forma que
quieras o los que te interesen en cada momento.
Si pulsas el botn derecho del ratn sobre el men del Panel de
exploracin, se abrir un men contextual, desde el que tambin puedes
seleccionar la categora. Adems, desde el submen Ordenar por puedes
ordenar los objetos ascendente o descendentemente segn varios
criterios (su tipo, su nombre, su fecha de creacin, etc.).
El submen Vista por permite ver los objetos en forma de lista
(que es como los estamos viendo ahora), en forma de icono o viendo
sus detalles (por ejemplo, su tipo o su fecha de creacin).
Si seleccionas la opcin Barra de bsqueda aparecer el cuadro
Buscar, que permite buscar objetos, introduciendo su nombre o una
parte del mismo. A medida que vas escribiendo el nombre, el panel
oculta los objetos que no coincidan con el texto de bsqueda.
Esta opcin de bsqueda ser especialmente til en bases de datos
grandes, que tengan un gran nmero de objetos, para ayudarte a
encontrarlos.
Por ltimo, relativo a las categoras del Panel de exploracin,
indicarte que existen categoras predefinidas en Access y que tambin
puedes crear tus propias categoras personalizadas. De esta forma,
podras crear las categoras y grupos que se adapten exactamente a
tus necesidades.
Para crear categoras y grupos personalizados se utiliza el
cuadro de dilogo Opciones de exploracin, que puede mostrarse
pulsando el botn derecho del ratn en el men del Panel de exploracin
o en una zona vaca de la parte inferior del mismo y seleccionando
Opciones de exploracin.
Tambin pue-des acceder a este men
contextual pul-sando con el
botn derecho del ratn en
una zona vaca (es decir, sin
objetos) de la parte inferior del Panel de exploracin.
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Despus de crear una nueva categora personalizada, tienes que
crear los grupos que contendr dicha categora.
Una vez tenemos la categora y sus grupos, podemos aadir los
objetos de la base de datos a los grupos adecuados. Para ello,
selecciona la categora personalizada que has creado y arrastra los
objetos en el Panel de exploracin, desde el grupo Objetos no
asignados hasta el grupo adecuado en el que deben estar.
Posteriormente puedes ocultar el grupo Objetos no asignados, si no
lo necesitas ms, a travs del cuadro de Opciones de exploracin,
desactivando la casilla de dicho grupo.
Una vez conocemos el funcionamiento del Panel de exploracin,
vamos a presentar y a empezar a conocer los distintos tipos de
objetos que constituyen una base de datos Access.
En el Panel de exploracin que vemos en la parte izquierda de la
ventana de Access nos encontramos una serie de tipos de objetos,
que, en este caso, tenemos agrupados segn su tipo. En concreto, en
una base de datos podemos tener tablas, consultas, formularios,
informes, pginas, macros y mdulos.
Las tablas son la parte fundamental de la base de datos, ya que
es donde se almacena la informacin.
De hecho, mucha gente piensa que la base de datos simplemente
son las tablas que se crean para guardar la informacin. Como ves,
una base de datos Access tiene muchas ms cosas aparte de tablas,
aunque stas siguen siendo la parte principal.
3. TABLAS
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Por ejemplo, vemos que nuestra base de datos de ejemplo dispone
de una tabla llamada Contactos. La idea es guardar en dicha tabla
la informacin sobre las personas con las que mantenemos alguna
relacin.
Podemos abrir un objeto de la base de datos de dos formas
distintas:
Abrirlo para utilizarlo. Abrirlo en la Vista Diseo.
Si, en el Panel de exploracin, haces doble clic en un objeto, lo
abrirs para utilizarlo. Si quieres abrirlo en su vista Diseo,
utiliza el men contextual de dicho objeto.
Dependiendo del tipo de elemento esto significa una cosa u otra.
En el caso de una tabla est bastante claro: si hacemos doble clic
en ella, podremos visualizar los datos que se guardan; si la
abrimos en su vista Diseo, podremos cambiar su estructura, es
decir, qu informacin queremos que se guarde.
Desde el men contextual de un objeto tambin puedes abrirlo para
utilizarlo, aunque lo normal es hacer doble clic en el objeto.
Si abrimos una tabla en su Vista Diseo, veremos lo que puede
almacenar la tabla. Por ejemplo, en la tabla de la siguiente imagen
podemos ver que la tabla almacena el nombre, los apellidos, la
direccin y otros detalles del contacto. Todos estos detalles se
conocen como campos de la tabla.
Si seleccionas un objeto en el Panel de
exploracin, tambin pue-
des utilizar las
teclas y
+
para abrirlo para utilizarlo o en su Vista Diseo, res-
pectivamente.
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Si haces doble clic sobre una tabla, podrs ver los datos que se
almacenan en ella. Cada fila aqu se conoce como registro de la
tabla.
Las tablas permiten representar en la base de datos aquello
sobre lo que queremos almacenar informacin.
En una base de datos como sta, es lgico guardar informacin sobre
los contactos, sus telfonos, etc.
En una base de datos de una biblioteca, encontraremos tablas
para los libros, para las pelculas, para los socios... Dependiendo
del propsito de la base de datos, nuestro diseo comprender un
determinado conjunto de tablas.
Veremos cmo realizar un
buen diseo de base de
datos. Esto no slo implica
crear el con-junto de tablas adecuado, sino tambin las re-
laciones entre ellas.
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Otro elemento importante de una base de datos de Access son las
consultas.Las consultas nos sirven para dos cosas:
Para extraer informacin de la base de datos. Para modificar las
tablas que configuran la base de datos.
Las consultas que permiten extraer informacin de la base de
datos se conocen como consultas de seleccin. Por ejemplo, si
queremos saber las personas que tienen un determinado cargo,
podremos crear una consulta que nos proporcione dicha
informacin.
En una base de datos de una biblioteca podramos consultar qu
libros tratan un determinado tema o son de un determinado autor,
etc. Tambin podramos necesitar conocer cuntos libros y pelculas
tiene en prstamo un determinado socio para que no se lleve ms de lo
que est permitido.
Como en estos casos las consultas no modifican para nada la base
de datos, se trata de consultas de seleccin.
Si la consulta se utiliza para aadir, modificar o eliminar la
informacin que se almacena en las tablas, se conocen como consultas
de accin.
Ms adelante veremos ambos tipos de consultas.
Los formularios son una especie de ventana o documento que
diseamos para que sea ms fcil y cmoda la introduccin de datos.
Hemos visto que podemos introducir datos directamente en las
tablas, para lo cual las abriremos para utilizarlas, es decir,
haciendo doble clic en ellas.
Sin embargo, esto puede ser incmodo e incluso difcil cuando al
mismo tiempo necesitamos introducir detalles en ms de una tabla.
Adems, es posible que en determinadas ocasiones slo deseemos ver o
modificar algunos de los campos de una tabla que tiene muchos. Por
ello se confeccionan los formularios.
4. CONSULTAS
Pensar en las consultas de
seleccin nos puede ayudar
a identificar las tablas que
necesitamos crear en la
base de datos, ya que a veces
es ms fcil saber lo que
queremos con-seguir al crear
la base de datos que lo
que realmente necesitamos.
5. FORMULARIOS
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Fjate en el formulario que te muestro. Como puedes ver, esto es
otra cosa. Introducir los detalles de cada contacto en este
formulario es mucho mejor que hacerlo directamente en la tabla
Contactos.
Los formularios, adems, nos pueden servir tambin para ver la
informacin guardada en las tablas. As, vemos que en la parte
inferior del formulario aparece una serie de botones ; sirven
justamente para desplazarnos por los distintos contactos que
tenemos en la base de datos e incluso para crear nuevos.
Tambin podemos aadir botones o elementos que aadan funcionalidad
a los formularios o que sirvan para automatizar acciones
frecuentes.
Como puedes ver, es mucho ms sencillo introducir los datos con
un formulario que ir a cada tabla y tener el cuidado de introducir
los detalles correctamente. Diseando los formularios se evitan
muchos errores en la introduccin de datos.
Accediendo al diseo del formulario podrs trabajar en la
confeccin del mismo. Podrs comprobar que un formulario es un
conjunto de controles (botones, listas, cuadros de texto, etc.)
colocados en las distintas secciones del mismo.
Los formula-rios incluso
permiten buscar ciertos
datos (des-de el campo
) o filtrar la
informacin que se est
mostrando en ellos (a travs del men con-textual de los campos),
de
forma que te sea ms fcil
el trabajar con tus datos.
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Si abres el formulario en su Vista Presentacin, podrs ver los
datos de una manera parecida a la vista que se ve al hacer doble
clic en l; sin embargo, en este caso tambin puedes cambiar el diseo
del formulario.
De la misma forma que los formularios permiten introducir
cmodamente datos en las tablas, los informes son un tipo de objeto
que se utiliza para presentar de una forma agradable y prctica los
resultados que hemos obtenido a travs de las consultas.
Los informes son ideales tanto para presentar la informacin en
pantalla como para imprimirla. Cuando necesites imprimir un albarn,
una factura o simplemente quieras tener un listado de las pelculas
que tienes divididas por gneros, crears un informe.
Como en el caso de los formularios, los informes se disean
aadiendo controles en distintas secciones del mismo. Pero estos
controles ahora pueden representar informacin que se extrae de la
base de datos.
En muchos casos dicha informacin proviene de una consulta que
hemos creado previamente, aunque tambin podramos utilizar
directamente la que se almacena en las tablas.
Al hacer doble clic en un informe, lo abrirs, pudiendo verlo con
los datos correspondientes. Desde esta vista puedes seleccionar
texto y copiarlo al portapapeles e, incluso, utilizar filtros para
mostrar slo ciertas filas.
En el caso de los informes, su Vista preliminar permite ver el
aspecto final del informe cuando se vaya a imprimir en una hoja de
papel (o en varias).
Esta Vista Presentacin
puede ser muy til, ya que, aunque hay
algunas modi-ficaciones que no se pueden hacer y tienes
que pasar a la Vista Diseo, puedes cam-
biar el tamao y la posicin
de los contro-les segn los
datos existen-tes.
6. INFORMES
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La ventaja que conseguimos al disear informes es poder mostrar
la misma informacin de distintas formas. La informacin proviene de
las tablas o de las consultas y el diseo del informe es el que
nosotros necesitamos en cada caso.
Finalmente, podremos encontrar otra serie de objetos en una base
de datos Access que no son tan frecuentes como los que hemos visto,
aunque pueden resultar muy tiles en ocasiones.
Para ejecutar una serie de acciones de forma automtica,
crearemos macros. Por ejemplo, puedes utilizar una macro que
imprima un informe cuando se hace clic en un determinado botn
situado en un formulario.
Para crear aplicaciones ms complejas de bases de datos,
programaremos mdulos.
Los mdulos son programas que se escriben en un determinado
lenguaje de programacin y que nos permiten ampliar la base de datos
para que se convierta en una completa aplicacin.
En Access podremos utilizar el lenguaje Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) cuando necesitemos programar mdulos que amplen
lo que podemos hacer con las macros.
Una base de datos de Access es todo esto y no slo un conjunto de
tablas donde guardar la informacin.
Poco a poco iremos estudiando los distintos objetos de una base
de datos de Access, para lo cual utilizaremos un ejemplo concreto
que se ir completando a medida que avancemos.
7. OTROS OBJETOS
Las macros de Access pueden
considerarse un lenguaje
de programa-cin simplifi-cado, ya que
contienen acciones que
realizan tareas (como abrir
un formulario o un informe, ejecutar una
consulta, etc.).
