Upload
ricardo4101
View
242
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
1/22
0404 -Organizao Pessoal e Gesto do Tempo
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
2/22
ndice
Introduo..................................................................................................................................... 2
Noo de tempo............................................................................................................................ 4
Ocupao e aproveitamento do tempo......................................................................................5
Aproveitamento eficaz do tempo................................................................................................6
As tecnicas individuais de trabalho...........................................................................................
!anhar tempo............................................................................................................................... "
#eterminar as nossas prioridades.............................................................................................."
Analisar as atividades a hierar$uizar.......................................................................................%&
'ontos(chave para construir um m)todo pessoal..................................................................%&
A or*anizao practica das tarefas de *esto de tempo........................................................ %%
A or*anizao dos trabalhos pessoais....................................................................................%2
A or*anizao da documentao..............................................................................................%2
A or*anizao das rela+es com os outros.............................................................................%,
Or*anizao da utilizao do tempo........................................................................................%,
Or*anizao do local de trabalho.............................................................................................%4
-actores de desperdcio de tempo...........................................................................................%5
Ac+es para or*anizar o dia......................................................................................................%
'lanificar..................................................................................................................................... %/
'lanear......................................................................................................................................... %"
'lanificar atividade 0 1empo......................................................................................................%"
A A*enda..................................................................................................................................... 2&
3emplo prtico de *esto semanal........................................................................................2%
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
3/22
Introduo
Uma das preocupaes das pessoas que desejam melhorar a sua eficincia ,
sem dvida, a rentabilizao do tempo. sta rentabilizao passa, tambm pela
pr!pria or"anizao que conjuntamente com al"uns mtodos, conduzem a uma
boa e eficaz, "esto do seu tempo.
Prtica e esforo constante so os "randes meios para atin"irmos a nossa
meta. Prtica consis te em testar aqui lo que preconizam os mtodos de
eficincia, adapt#$los ao nosso caso pessoal ou, at, fazer o contr#rio do que
eles indicam, mas praticar, praticar sempre% Esforo constante& a dificuldade
de aplicao destes mtodos no reside na sua comple'idade, mas no facto de
e'i"i rem um m(nimo de esforo para serem postos em pr#tica. ) preciso
recomear continuamente para preencher a dist*ncia em relao aos objectivos
que nos propomos. +evemos traar object ivos e control#$ los. ara isso
indispens#vel preencher mapas di#rios e semanais da actividade.
Uma das causas do insucesso a falta de pro"ramao do trabalho. odemos
ima"inar o que sucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai
contactar & sem entrev is tas marcadas e sem ter rentabil izado o percurso
"eo"r#fico desse dia. - falta de or"anizao leva desorientao e muitosmediadores no conse"uem recuperar de al"umas falhas cometidas por esse
facto e abandonam a actividade.
/ desenvo lv imento pessoal do ind iv (duo passa pela aprend iza"em da
adaptao da sua vida ao factor TEMPO . 0sto si"nifica que, no sendo o tempo
um elemento inte"rante da pr!pria vida, no pode ser directamente controlado
por cada um de n!s. / que podemos fazer uma adaptao aos ciclos
biol!"icos do tempo, atravs da imposio pessoal de ritmos de vida adaptadosa esses mesmos ciclos.
1ual o tipo de influncia que ele 2 factor tempo 3 tem em cada um de n!s4 5om
que profundidade ou intensidade condic iona a nossa vida4 5omo afecta o
desempenho das tarefas di#rias4 +e que forma ocupamos o tempo4 6er# que
podemos fazer mais coisas ocupando menos tempo4
5onhecendo um pouco mais, todos estes condic ionalismos e o "rau de
influnc ia que eles podem e'ercer sobre a nossa vida, podemos tentar
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
4/22
responder a todas estas per"untas e, assim, tentar rentabil izar a forma como
ocupamos o tempo.
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
5/22
oo de te mpo
) e'traordinariamente dif(cil, seno imposs(vel, tentar definir O TEMPO , se no
o fizermos em relao a qualquer coisa. /ra, se repararmos bem, toda a nossa
vida est# bal izada em funo do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem
uma certa durao 2muito ou pouco3, e pode ser s ituado no tempo 2antes,
depois ou durante qualquer coisa3.
6e a noo de tempo s! pode ser compreendida, em relao a qualquer coisa,
resulta daqui um facto, f#cil de constatar, mas muito importante para acentuar
a dif iculdade da sua compreenso. - noo de tempo !E"#TI$# e tambm
profundamente $#!I%$E" .
7udo isto si"nifica que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia
de pessoa para pessoa e, tambm, de ocasio para ocasio, de acordo com a
forma como o indiv(duo percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. sta
situao facilmente detect#vel, quando n!s sentimos que determinado espao
de tempo passou muito depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu,
precisamente o contr#rio. or isso, temos de distin"uir duas ideias ou conceitos
de tempo&
-TEMPO #&T!O'MI(O 2absoluto, biol!"ico ou natural3.
-TEMPO P&I(O"'GI(O 2aparente ou relativo3.
/ TEMPO #&T!O'MI(O aque le que imposto pela natureza e que
assenta na diviso do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas,
mas tambm, o a"rupamento dos dias em semanas, a diferenciao das
estaes do ano, a distino do dia e da noite, etc. ) r i"oroso e sobre ele
assentam todos os calend#rios e os hor#rios de trabalho e de lazer.
/ TEMPO P&I(O"'GI(O a percepo, mais ou menos var i#vel, da forma
como o tempo astron!mico vai ou no ser ocupado, preenchido, vivido. 8o
ri"oroso, pois varia de indiv(duo para indiv(duo e tambm com a ocasio.
6e o tempo astron!mico est# ri"idamente imposto pelos ciclos da natureza, quese sucedem ininterruptamente, uns ap!s outros, sempre da mesma forma, dia
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
6/22
ap!s dia, ano ap!s ano, n!s faci lmente tendemos a balizar a nossa vida e,
particularmente, a nossa vida de trabalho, fraccionando o tempo em divises
cada vez menores, que servem para precisarmos duraes e'actas para
determinadas tarefas que e'ecutamos.
8!s che"amos a estabelecer calend#rios, mais ou menos precisos, onde
re"ista mos ou inserim os tarefas a serem e'ecuta das. 8a vida de
relacionamento com os outros, no somos j# capazes de viver, se no em
funo dessas bal izas, pois tendemos a calendarizar todas as nossas
actividades, com base em referncias de tipo cronol!"ico.
6e, por um lado, no h# dvida sobre a e'actido do tempo de tipoastron!mico, os nossos problemas comeam quando pensamos na forma como
sentimos que esse mesmo tempo preenchido.
8a verdade, o tempo que temos dispon(vel, nem sempre convenientemente
ocupado, ver if icando n!s, muitas vezes, uma defic iente rentabil izao dos
per(odos de tempo que, supostamente, n!s dever(amos ocupar de forma til e
com resultados produtivos.
Ocupao e apro)eitamen to do tem po
+imensionando o nosso tempo pessoal, em funo de per(odos cronol!"icos,
facilmente sentimos que a forma, como ocupamos esses per(odos, nem sempre
a mais rent#vel. 0sto , muitas vezes, temos a sensao de ter *PE!+I+O
TEMPO* , ou de no ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era suposto,
ou que nos tenhamos decidido fazer.
9as, n!s no podemos reduzir o aproveitamento rent#vel dos per(odos de
tempo a uma simples dicotomia, caracterizada pela ocupao ou no ocupao
do tempo. 8a verdade, o facto de ocuparmos o tempo no si"nifica, sempre,
que o faamos de forma rent#vel . 9ui tas vezes, *perdemos* tempo com
tarefas inteis, esquecendo ou descurando aquilo que realmente necess#rio
fazer.
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
7/22
1uando, afirmamos e'presses do tipo& *,oe a man, rendeu- me.* , ou *a
tarde nunca mais passa///* , estamos a constatar duas formas diferentes de
ocupar o tempo e, principalmente, de o aproveitar em termos psicol!"icos.
9uitas vezes, tendemos, de forma no consciente, a preencher o tempo de
trabalho com tarefas mais a"rad#veis, em vez das mais desa"rad#veis. /utras
vezes, escolhemos para fazer o que j# conhecido, em vez de encarar o
desconhecido. +uma forma ou de outra, tendemos a fazer bem e depressa
aquilo que "ostamos mais, dei'ando para mais tarde, e fazendo$o com mais
lentido, aquilo de que no "ostamos, ou que nos parece mais dif(cil.
+este modo, importa pois aprender a fazer uma correcta "esto do tempopessoal, para assim rentabilizar a ocupao dos per(odos de tempo, com tarefas
mais produtivas, por norma a alcanar os objectivos de vida e, particularmente,
da vida de trabalho.
#pro)eitamento ef icaz do tempo
6abendo que, para atin"ir determinados objectivos ou f inal idades, tendo
estabelecido esta ou aquela metodolo"ia de trabalho, impe$ se definir por onde
comear. 0sto si"nifica, necess#rio definir P!IO!I+#+E& . or outras palavras,temos de saber, dentro daqui lo que nos propomos fazer, o que mais
IMPO!T#TE e o que mais !GETE .
5omo o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, h# pois
que saber situar, ao lon"o do ano, quais os projectos a desenvolver, de acordo
com o seu pr!prio faseamento. +o mesmo modo, ao lon"o do dia de trabalho,
h# inmeras pequenas e "randes tarefas a e'ecutar, as quais temos de
distribuir ao lon"o do tempo til desse dia. / mesmo se pode aplicar semana
de trabalho.
orque cada ano tem quatro estaes, caracterizadas por tempo quente ou por
tempo frio, por dias claros e mais compridos, ou ento dias escuros e pequenos,
n!s podemos distribuir, de forma diferenciada, os v#rios tipos de trabalhos.
:ejamos como os a"ricultores condicionam as suas tarefas de acordo com esta
calendarizao, tendo, como !bvio, um conhecimento prvio quer dos ritmosnaturais do calend#rio, quer dos objetivos a"r(colas a atin"ir.
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
8/22
9as, tambm o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas teis de
trabalho, que podem, e devem, ser preenchidas de forma rent#vel. +evemos
procurar racionalizar as nossas tarefas, no s! de acordo com o hor#rio do dia,
considerando horas de in(cio e de fim, horas de intervalo, etc., mas tambm
temos de entrar em conta com a dimenso psicol!"ica do tempo. 0sto , porque
nos conhecemos, devemos saber qual o per(odo do dia, em que trabalhamos
melhor, ou quais as horas mais pr!prias para fazer certo tipo de tarefas.
-ssim, procurando rentabil izar o tempo til de que dispomos, devemos pois
estabelecer P!IO!I+#+E& no trabalho, com base no conhecimento e an#lise
das diferentes tarefas a e'ecutar. 9elhor ser# comear pelas mais dif(ceis epelas menos a"rad#veis, sabendo$se que de manh temos mais ener"ias e
estamos menos cansados, e dei'ando, para o fim do dia as tarefas mais simples
e mais rotineiras.
6imultaneamente, se formos capazes de distin"uir claramente aquilo que
!GETE daquilo que IMPO!T#TE , podemos, pois, aprender a or"anizar
um processo de trabalho, que entre em conta com a definio, a eliminao,
ou, pelo menos, com a reduo ao m(nimo dos chamados *tempos mortos* ,em que, pura e simplesmente, no fazemos nada.
8a verdade, h# mltiplas tarefas repetit ivas que podemos anular, h# tambm
trabalho que, se for bem fe ito uma vez, fica fei to para sempre. 9as, ao
contr#r io, h# tambm tarefas que, pelo reduzido "rau de import*ncia, no
devem e'i"ir de n!s, tanta dedicao como outras.
+a conveniente or"anizao do nosso tempo pessoal, atravs duma racional
ocupao do temp o, que passe pelo desenvolvimen to de T1(I(#&
I+I$I+#I& +E T!#2#"3O , que cada um de n!s ter#, por si mesmo, de ser
capaz de desenvolver, resultar# se"uramente uma economia de tempo que nos
permitir# fazer mais e fazer melhor, podendo, por conse"uinte ir mais lon"e,
dentro do desenvolvimento pessoal que e'perimentamos.
#s tecnicas indi)idu ais de tra al,o
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
9/22
5onsidera$se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer
actividade, seja ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples
tarefa particular, com um m(nimo de 'ito, tem de o fazer atravs duma certa
tcnica, que a sua pr!pria forma de fazer. +este modo, incorporando
ensinamentos dos outros, ou simplesmente a e'perincia individual, todos n!s
desenvolvemos formas mais r#pidas, menos custosas e mais eficazes de fazer
as coisas.
-ssim, podemos def inir como T1(I(#& I+I$I+#I& +E T!#2#"3O5 as
formas mais adequadas de, para cada si tuao, analisar e optimizar um
qualquer processo de t rabalho, em ordem a efectu#$ lo com o m(nimo de
esforo, no menor espao de tempo poss(vel e com a maior "arantia de o fazercorrectamente, quando e onde ele tem de ser feito.
+esta definio podemos destacar&
-# #+E6#78O +# 9O!M# +E T!#2#"3#!/-# #%"I&E +E M P!O(E&&O +E T!#2#"3O/
-# OPTIMI :#78O +E M T!#2#"3O/
-# MEO! +!#78O +O TEMPO +E T!#2#"3O/
-# M#IO! MOTI$#78O P#!# O T!#2#"3O/
-O T!#2#"3O (O!!E(T#METE 9EITO/
-O MOMETO E;#(TO +E 9#:E! O T!#2#"3O/
-O "O(#" E;#(TO P#!# 9#:E! O T!#2#"3O/
+a conju"ao de todos estes elementos, que constituem afinal a efic#cia de
um trabalho, obtemos pois a definio do que podem ser as tcnicas individuais
de trabalho. :amos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no
processo da melhoria do nosso desempenho.
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
10/22
Gan,ar tempo
(OMO ME"3O!#! # O!G#I:#78O PE&&O#" E GE!I! O P!'P!IOTEMPO
'istem trs perspectivas diferentes relativamente "esto do tempo&
/ ;ealizar somente as tarefas importantes durante o tempo dispon(vel.
- primeira perspecti)asu"ere que se alar"ue as horas de trabalho at onde
for poss(vel. 0sso poderia trazer como consequncia uma "rave depresso,
es"otament o e falta de eficincia.
- segunda perspecti)a est# vi rada para o t rabalho e para os mtodos.
;equer uma mente orientada de forma mec*nica. 8o e'iste absolutamente
nenhum limite para esse tipo de treino. m caso e'tremo, poderia converter a
pessoa num perito em eficincia e em "estor de mtodos em vez de melhorar a
sua tomada de decises, relaes humanas e qualidades de liderana.
- terceira perspecti)a su"ere que se estabelea uma escala de prioridades
na "esto do tempo. rope um compromisso e'clusivo com as questes
essenciais e conceptuais em vez de se entreter com os detalhes massivos de
natureza operativa, os quais tm de ser dele"ados para outras pessoas. sta
perspectiva e'i"e uma estrat"ia orientada para a aco. ara que possa ser
funcional, requer uma fase preparat!ria, um treino de formao e, em "eral, um
clima or"anizativo adequado.
+ete rminar as nossas prioridades
3IE!#!6I:#! #& O&& P!'P!I#& #(TI$I+#+E&0sto consiste em, na vspera ou na manh do pr!prio dia&
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
11/22
=/ stabelecer nessa lista uma *O!+EM +E P!IO!I+#+E&* , sem esta ordem,
qualquer lista intil.
5omo estabelecer as prioridades4
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
12/22
=/ !GD(I#5ritrio b#sico das
prioridades.
=/ IMPO!TB(I#5ritrio b#sico das
prioridades.
4/ O!+E#78O +# "I&T#2+ecidir> fazer> dele"ar3
-tribu ir um nmero de ordem a cadaactividade. ) aqui que necess#rio p?r oproblema da dele"ao ou do adiamentoda actividade> neste ltimo caso, imperativo prever uma data limite.
/ (OT!O"O2+iferena entre previsto e realizado3- simples verif icao e, melhor ainda, a
an#lise @previstoArealizado@ oensinamento mais rico, indispens#velpara quem quer pro"redir.
# organizao practica das tarefas de gesto de t emp o
- "esto eficaz do tempo consiste essencialmente no se"uinte&
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
13/22
# organizao dos tra al,os pessoais
B# tarefas que podem e devem ser fei tas imediatamente quando sur"em.
/utras h# que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razo#vel
efectu#$ las de imediato. 7oda a tarefa que no seja poss(vel efectuar de
imediato, deve pois ser anotada em a"enda, ficha individual ou dossier,
permitindo, assim, obter&
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
14/22
sta documentao deve ser or"anizada de forma adaptada funo e'ercida e
aos mtodos de trabalho na empresa.
=/*+ocumentao eHterna* $a que s! indirectamente diz respeito empresa
e s funes e'ercidas e pode revestir o aspecto de arti"os de revistas, ou de
livros, recortes de jornal, etc., com interesse tcnico ou cultural. ode ser
arquivada&
=/< / or t(tulo do arti"o ou do livro.
=/= / or autor.
sta documentao deve ser or"anizada de acordo com os interesses tcnico$culturais complementares s funes e'ercidas.
# organiz ao das relaes com os outros
- fim de trocar informao, no poss(vel entrar em contacto com os outros
sempre que se quer, e no recomend#vel que se improvise 2e'cepto quando
em situao de ur"ncia3 para no perturbar os outros e no perder o nosso
pr!prio tempo.
+este modo indispens#vel&
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
15/22
) necess#rio fazer uma lista de tarefas repetit ivas, distribui$ las de maneira
l!"ica 2planificar3 , d#$ las a conhecer secret#r ia e aos colaboradores e
O2!IG#!- &E # !E&PEIT%- "#& .
Organizao do local de tr aal,o
ara compatibilizar&
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
16/22
9actores de desperdJcio de te mpo
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
17/22
/ CONTROLO.
$7elefone 2chamadas imprevistas ou
inutilmente lon"as3.
$:isitas inesperadas 2cole"as ou
colaboradores que vm e'por os seus
problemas pessoais ou cavaquear3.
$;eunies no pro"ramadas.
$+istraces visuais.
$;u(do.
$9#s condies f(sicas.
$
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
18/22
#ces par a orga nizar o di a
7er uma viso "lobal das tarefas quotidianas permite$nos manter o olhar f i'o
sobre o essencial. 1uando sur"em imprevistos e solicitaes quotidianas,
bom podermos aplicar as medidas e tomar as decises necess#rias em tempooportuno. 1uando est# estabelecido o plano de trabalho, mais f#cil decidir
com conhecimento de causa e dominar a presso dos acontecimentos.
-("#&&I9I6E as tarefas por ordem de prior idade uti lizando os cr itr ios
"urgente" e "importante". tome as decises necess#rias& transferncia,
dele"ao.
4-(OME(E O M#I& (E+O PO&&K$E" a fazer o que est# classif icado em
primeiro lu"ar, pondo$o frente daqu ilo que menos importante & o
imprevisto causa mais dificuldades quando no podem ser cumpridas tarefas
priorit#rias porque diferidas.
-E$ITE resolver primeiro os pequenos problemas, @para aquecer@, antes de
atacar os mais importantes.
F- (#"("E o tempo necess#rio para a realizao das actividades 2e anote$ o3
na planificao do dia.
L- P!E$E#uma ou v#rias zonas de tempo para o imprevis(vel.
N- TE3# EM (O&I+E!#78O os melhores momentos, aqueles em que sabe
estar mais em forma.
- 8O &E E&6E7# de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamentode um trabalho sejam avisadas com a devida antecedncia para poderem
tomar as suas dili"ncias.
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
19/22
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
20/22
K$Um planeamento deve ser permanentemen te vis(vel nos melhores casos.
L$Util izar s(mbolos e cores, sim, mas com moderao 2o planeamento tem de
ser le"(vel sem termos de recorrer a um "modo de emprego"complicado3.
Planear
F$ +e vspera, as actividades do dia se"uinte na a"enda.
G$ 8a se'ta$feira de tarde, as actividades da semana se"uinte na a"enda.
H$ 8o dia GJ, as actividades do ms se"uinte&
$/ plano de trabalho mensal na a"enda.
I$ m +ezembro, as actividades do ano se"uinte&
$/bjectivos anuais.
$5ar"as fi'as anuais.
$lano do ms de Maneiro.
PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUIR O !TRE!!.
Planificar ati )idade Tempo
#T!I2I!
M
+ETE!MI#+O
TEMPO
Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco
de se prolon"ar mais que o necess#rio.
6em previso, no h# correces poss(veis, teis e
transfer(veis para outras situaes pr!'imas.
9I;#!
P!#:O&
stimulam se so realistas.onto de encontro indispens#vel.
ermitem acender pisca$piscas indicadores de
@peri"o@ no painel das actividades em curso, se
esto em risco de no serem respeitados.
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
21/22
8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.
22/22
EHemplo pr tico de gesto semanal
3o
ras
&egunda Tera 6uarta 6uinta &eHta