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ELABORACIÓN
REVISIÓN
APROBACIÓN
Elaborado por:
Milady Roncancio Téllez
Revisado por:
Rosario Walteros Moya
Aprobado por:
Rafael López Hoyos
Cargo: Técnico
Cargo: Director Técnico
Cargo: Secretario de Despacho
MANEJO DE CAJA MENOR
PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-54
Versión: 03
Fecha 30/08/2011
Manejo de caja menor Página 2 de 6
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 3
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 3
6. CONTENIDO..................................................................................................... 5
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7
9. ANEXOS ............................................................................................................ 7
PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-54
Versión: 03
Fecha 30/08/2011
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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto el suministro de bienes y servicios a las unidades administrativas o dependencias de la Administración Central, que no se encuentren dentro del inventario y por su mínimo valor pueden ser adquiridos a través de la caja menor. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas o dependencias de la Administración Central. 3. DEFINICIONES 3.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina Privada, Oficinas, Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto Departamental 2474 de 2008. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Servicios Administrativos. SUBPROCESO: Gestión Administrativa. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Servicios Administrativos.
PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-54
Versión: 03
Fecha 30/08/2011
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CLIENTE: Unidades administrativas o dependencias de la administración central Departamental. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Pérdida de recursos financieros y económicos para la entidad. 5.3.2 Puntos de control Supervisión y control en la prestación del servicio o suministro. (Actividad 7) Hacer uso eficiente y oportuno de los recursos en la caja fuerte.
PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-54
Versión: 03
Fecha 30/08/2011
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6. CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO
1 Proferir acto administrativo de apertura de caja menor para la correspondiente vigencia. Resolución
Secretario de Despacho (Servicios
Administrativos)
1 día
2 Realizar apertura de libros de caja menor (caja, bancos, auxiliares por rubros presupuéstales).
Libros auxiliares Técnico y/o
Auxiliar Administrativo
1 día
3 Solicitar disponibilidad y registro presupuestal por el monto de la caja menor. CDP y RP
Técnico y/o Auxiliar
Administrativo 1 día
4 Recibir solicitud de compra de bienes o de prestación de servicios, constatar que este autorizada por el Jefe de la Oficina Privada del Despacho, como ordenador de los gastos de caja menor.
Autorización
Secretario de Despacho
Técnico y/o Auxiliar
Administrativo
5 Verificar la existencia de disponibilidad en el respectivo rubro presupuestal y con el Almacén la no existencia del producto y/o servicio a adquirir.
Determinación de la necesidad
Técnico y/o Auxiliar
Administrativo
6 Gestionar la adquisición del bien y/o servicio, realizando las cotizaciones telefónicas, buscando bienes y servicios de las mejores especificaciones y a los menores precios.
Satisfacción de necesidad
Técnico y/o Auxiliar
Administrativo
7 Adelantar la legalización y pago de los bienes y/o servicios adquiridos, realizando los descuentos de ley (retefuente, estampillas e IVA), de acuerdo a los topes establecidos, previa verificación del recibido a satisfacción por parte de la dependencia solicitante.
Legalización Técnico y/o
Auxiliar Administrativo
8 Registrar el gasto en libros de caja menor (caja, bancos, auxiliares por rubros presupuéstales), discriminado por recibo de caja.
Registros Técnico y/o
Auxiliar Administrativo
Continuo
9 Hacer la conciliación bancaria mensual y solicitar a la entidad bancaria los reintegros de los dineros descontados por concepto de comisiones e IVA sobre los cheques girados, mediante oficio remisorio.
Reintegros Técnico y/o
Auxiliar Administrativo
1 día
PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-54
Versión: 03
Fecha 30/08/2011
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No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO
10 Solicitar reembolso de caja menor ante la Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas, una vez se llegue al tope establecido mediante Resolución para solicitarlo.
Reembolso caja menor
Técnico y/o Auxiliar
Administrativo 1 día
11 Adelantar cierre final de la caja menor (anual) mediante Resolución, de acuerdo a los plazos establecidos por la Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas.
Cierre final caja menor
Secretario de Despacho (Servicios
Administrativos)
2 días
PROCEDIMIENTO Código: P-SAD-54
Versión: 03
Fecha 30/08/2011
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado
Tiempo de Retención Método
No Aplica
Libro caja diario, libro de bancos y
auxiliares presupuestales
Técnico y/o Auxiliar
Administrativo
Carpeta y Base de datos Numérico Técnico y/o Auxiliar
Administrativo 2 años Archivo Central
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Manual del usuario PCT. 9. ANEXOS No aplica.