Manejo Bancos de Germoplasma

5/21/2018 Manejo Bancos de Germoplasma

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MANUALDEPROCEDIMIENTOSTCNICOSADMINISTRATIVOSYPRESUPUESTALES

PARAELMANEJODELOSBANCOSDEGERMOPLASMAVEGETAL, ANIMALYDE

MICROORGANISMOS

Bogot D.C., 2006

Comit Directivo del Convenio Especialde Cooperacin Tcnica y Cientfica ICA - CORPOICA

Bancos de Germoplasma


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3MANUALDEPROCEDIMIENTOSPARAELMANEJODELOSBANCOSDEGERMOPLASMA

MIEMBROS COMIT DIRECTIVO

Juan Alcides Santaella GutirrezGerente General, ICA

Deyanira Barrero LenSubgerente Proteccin y Regulacin Pecuaria

Jorge Gmez GaluSubgerente Proteccin y Regulacin Agrcola

Arturo Vega BarnDirector Ejecutivo, CORPOICA

Tito Efran Daz MuozSubdirector de Investigacin e Innovacin

Ricardo Quintero GelvesSecretario del Comit Directivo

MIEMBROS COMIT INTERVENTOR

Claudia ForeroInterventora Bancos de Microorganismos de Inters

en Salud y Nutricin Animal

Mabilia Oicata LpezInterventora Bancos de Microorganismos

y Bancos de Germoplasma Vegetal

Hernando Montenegro TorresInterventor Bancos de Microorganismos

y Bancos de Germoplasma Vegetal

Ricardo Quintero GelvesInterventor Bancos de Germoplasma Animal

Liliana Nio MoralesInterventora Financiero

Luz Marlen Moreno EspinosaInterventora Presupuesto


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PRESENTACIN

Los recursos genticos constituyen los bienes ms valiosos que posee un pas y

se convierten en las reservas de la humanidad para construir las fuentes de susobrevivencia. La conservacin de los mismos, se debe considerar como prioritariay necesaria para contribuir a la produccin alimentaria y agrcola por parte de lospases que los poseen.

Colombia est catalogada como el tercer pas en mega diversidad, condicinque le otorga una ventaja comparativa dentro de la economa mundial de finesde siglo XX y comienzos del siglo XXI. El predominio nacional de ecosistemas dealta diversidad biolgica, adems de representar la principal garanta de seguridad

alimentaria para las poblaciones del pas, constituye el insumo bsico para eldesarrollo biotecnolgico, lo cual significa al mismo tiempo una ventaja para eldesarrollo tecnolgico nacional.

Es as como Colombia desde el ao 1994 estableci un convenio de cooperacinentre el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) y la Corporacin Colombianade Investigacin Agropecuaria (CORPOICA), con la participacin del Ministerio deAgricultura, donde se cre el sistema de Bancos de Germoplasma del Estado paraalimentacin y agricultura. Inicialmente los recursos genticos fueron recolectadospor el ICA y manejados como colecciones de trabajo en las investigaciones,posteriormente se establecieron como Bancos de Germoplasma que se manejanmediante Convenios de Cooperacin Tcnico Cientfica.

A partir del ao 2005 el ICA y CORPOICA, han celebrado un nuevo ConvenioEspecial de Cooperacin Tcnica y Cientfica, con el objeto de continuar con lapreservacin, conservacin, aumento y acceso de los Bancos de GermoplasmaVegetal, Animal y de Microorganismos.

Como consecuencia del trabajo del grupo de interventores del ICA, presento elnuevo Manual de procedimientos tcnicos administrativos y presupuestales para el Manejode los Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos, el cual se actualizy se adopta con el fin de lograr un mejor seguimiento, tanto en lo cientfico como enlo financiero de los Bancos de Germoplasma del Estado colombiano.

JUANALCIDESSANTAELLAGUTIRREZGerente General del ICA


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CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN 51. OBJETIVOS 61.1 GENERAL 61.2 ESPECFICOS 6

2. MARCOS DE REFERENCIA DEL CONVENIO 72.1 MARCO LEGAL 72.2 MARCO CONCEPTUAL 82.3 MARCO OPERATIVO 10 2.3.1 Responsabilidades tcnicas y administrativas de las partes del convenio 10

A. Responsabilidades generales, de CORPOICA 10 B. Obligaciones del lCA 123. PROCESO DE ENTREGA DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMA 14

3.1 INVENTARIO FSICO 14 a) Material vegetal, animal y microorganismos 14 b) Infraestructura de apoyo y manejo 153.2 ACTA DE ENTREGA 153.3 MOVIMIENTO DE INVENTARIOS EN EI ICA 163.4 INCORPORACIN A LOS INVENTARIOS DE CORPOICA 17

4. MOVIMIENTO DE INVENTARIOS EN CORPOICA 184.1 BANCOS DE GERMOPLASMA ANIMAL 184.2 BANCOS DE GERMOPLASMA VEGETAL 214.3 BANCOS DE GERMOPLASMA DE MICROORGANISMOS 23

5. PROCEDIMIENTO DE VENTA 255.1 VENTA DE SUBPRODUCTOS 25 5.1.1 Reporte de disponibilidad de subproductos para la venta 25 5.1.2 Avalo administrativo (precio de venta) 25 5.1.3 Autorizacin administrativa para la venta 25 5.1.4 Ingresos por venta de subproductos 26

6. MANEJO FINANCIERO, PRESUPUESTAL Y CONTABLE 276.1 PAUTAS PARA EL CONTROL 276.2 SOLICITUD DE DESEMBOLSOS 286.3 PROGRAMACIN PRESUPUESTAL 28

7. INFORMES TCNICOS, FINANCIEROS Y CONTABLES 297.1 INFORME TCNICO 297.2 INFORME FINANCIERO Y CONTABLE 307.3 CORTE DE INVENTARIOS 31


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8. COMIT DIRECTIVO DEL CONVENIO 328.1 CONFORMACIN 328.2 FUNCIONES 32

9. INTERVENTORIA DEL CONVENIO 349.1 FUNCIONES DEL COMIT INTERVENTOR 34

10. REPRESENTACIN DEL ICA EN EL NIVEL SECCIONAL PARA ACCIONES DESEGUIMIENTO 35

ANEXOS 37

1 ACTA DE ENTREGA EN ADMINISTRACIN DE LOS BANCOS DE GERMOPLASMADEL ICA A CORPOICA 37

2 FORMULARIO DE RECIBO DE SEMOVIENTES MAYORES 383 FORMULARIO DE RECIBO DE SEMOVIENTES MENORES 39

4 FORMATO DE REPORTE DE PRDIDA O ROBO 405 BANCOS DE GERMOPLASMA VEGETAL Y MICROORGANISMOS 416 BANCOS DE GERMOPLASMA ANIMAL Y MICROORGANISMOS 427 BIENES ADQUIRIDOS EN CONVENIOS 43


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INTRODUCCIN

Los Bancos de Germoplasma constituyen una coleccin de lavariabilidad gentica Vegetal, Animal y de Microorganismos, devalor estratgico para el desarrollo del pas. Pueden ser fuente degenes que permiten el mejoramiento gentico y la sostenibilidad de

los agroecosistemas. Asimismo, contribuyen a las investigacionesnacionales de los recursos genticos, los cuales son propiedadde la nacin colombiana en cabeza del Instituto ColombianoAgropecuario, ICA.

Inicialmente, los recursos genticos fueron obtenidos por el ICA yse manejaban como colecciones de trabajo en las investigaciones,posteriormente se han manejado como Bancos a travs de Convenios

de Cooperacin Tcnico Cientfica, entre el Instituto ColombianoAgropecuario, ICA, la financiacin del Ministerio de Agriculturay Desarrollo Rural y bajo la administracin de la CorporacinColombiana de Investigacin Agropecuaria, CORPOICA.

En la actualidad, el ICA y CORPOICA, han celebrado un ConvenioEspecial de Cooperacin Tcnica y Cientfica, con el objeto deprocurar la preservacin, conservacin, aumento y acceso de losBancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos.

En consecuencia, el presente instructivo establece una organizacininterna, fija normas y procedimientos para el eficiente manejoadministrativo y tcnico de los Bancos de Germoplasma e indica losmecanismos de coordinacin entre las partes.


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1. Objetivos

Del establecimiento y desarrollo de este Convenio se han definido los siguientes

objetivos generales y especficos, respectivamente:

1.1 GENERAL

Establecer las normas y procedimientos para la administracin de los Bancos deGermoplasma y el seguimiento, evaluacin e interventora para el cumplimientodel Convenio Especial de Cooperacin Tcnica y Cientfica para la conservaciny manejo de los Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismosde propiedad de la nacin colombiana.

1.2 ESPECFICOS

Fijar pautas de coordinacin, comunicacin y operacin, para quienes intervienenen la administracin y ejecucin del Convenio de Bancos de Germoplasma.

Establecer las normas tcnicas para el manejo de los Bancos de GermoplasmaVegetal, Animal y de Microorganismos.

Establecer los procedimientos administrativos en las reas contables y almacenesen relacin con el avalo y venta de los subproductos, como tambin para elmovimiento y el manejo de los inventarios de los Bancos de Germoplasmarecibidos en administracin porCORPOICA mediante cada Convenio y, sobre elincremento de stos, cualquiera sea la procedencia de las nuevas accesiones.

Establecer los procedimientos para el registro y manejo contable del presupuestoaprobado al Convenio ICA CORPOICA y de los ingresos generados por la ventade productos y subproductos.

Establecer los procedimientos administrativos para la aplicacin de las normasde acceso al material que se encuentra en los Bancos de Germoplasma.


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2. Marcos de Referencia del Convenio

2.1 MARCO LEGAL

Los procedimientos y manejo aplicados al Convenio de Bancos de Germoplasmase fundamentan en los siguientes conceptos jurdicos, normas legales y actosadministrativos:

Decisin 391 de 1996 de la Comunidad Andina de Naciones sobre RgimenComn de Accesoa los Recursos Genticos.

La Ley 29 de 1990, segn la cual Corresponde al Estado promover y orientar el

adelanto cientfico y tecnolgico y, por lo mismo, est obligado a incorporar laciencia y la tecnologa, a los planes y programas de desarrollo econmico y socialdel pas y a formular para ste, planes de ciencia y tecnologa de mediano y largoplazo.

La Ley 165 de 1994, por la cual se ratifica el Convenio sobre la DiversidadBiolgica.

El Decreto extraordinario 393 de 1991, el cual en el Artculo 1, faculta a

la Nacin para adelantar actividades cientficas y tecnolgicas, proyectosde investigacin y creacin de tecnologas mediante la asociacin conlos particulares, a travs de la celebracin de Convenios Especiales deCooperacin.

Decreto 2141 de 1992, establece en el Numeral 6 del Artculo 3 que es funcindel ICA, Procurar la preservacin y el correcto aprovechamiento de los recursosgenticos vegetales y animales del pas, dentro de las actividades de ciencia ytecnologa que desarrolle...

Acuerdo No. 023 de septiembre de 1993 de la Junta Directiva del ICA,mediante el cual se excluyen los Bancos de Germoplasma y la infraestructurarequerida para su conservacin de los aportes en propiedad del ICA aCORPOICA.

Los diferentes Convenios que se hayan suscrito entre el Ministerio deAgricultura y Desarrollo Rural, el ICA y CORPOICA y se suscriban entre elICA y CORPOICA dentro de la Cooperacin Tcnica y Cientfica de Bancos deGermoplasma.


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2.2 MARCO CONCEPTUAL

DEFINICIONES

Para los efectos de aplicacin de la presente Manual, se establecen las siguientes

definiciones:

BIODIVERSIDAD O DIVERSIDAD BIOLGICA

Variabilidad de organismos vivos de cualquier origen, incluidos entre otros losecosistemas terrestres, marinos y otros ecosistemas acuticos, as como los complejosecolgicos de los cuales forman parte. Comprende la diversidad existente dentro decada especie, entre las especies y entre los ecosistemas.

RECURSO GENTICO

Todo material de naturaleza biolgica que contenga informacin gentica de valoro utilidad real o potencial.

RECURSO BIOLGICO

Individuos, organismos o partes de stos, poblaciones o cualquier componentebiolgico de valor real o potencial que contiene los recursos genticos o susproductos derivados.

GERMOPLASMA

Material gentico que forma la base fsica de la herencia, la cual es transmitida deuna generacin a la siguiente, por medio de las clulas germinales.

COLECCIN DE GERMOPLASMA

Coleccin de genotipos, libreras genmicas o alelos de una especie particularproveniente de diferentes localidades (ambientes geogrficos), usada comofuente de materiales en procesos de mejoramiento, ensamblada con fines de

conservacin.


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BANCO DE GERMOPLASMA

Coleccin de diversidad y variabilidad de una especie y taxa relacionados,manejada de acuerdo con un conjunto de normas y procedimientos tcnicosestandarizados.

CONSERVACIN

Corresponde al manejo, preservacin y utilizacin adecuados de los RecursosGenticos conocidos, de tal forma que estos rindan un beneficio sostenible para lasgeneraciones presentes y futuras.

DESCRIPCIN BSICA DEL GERMOPLASMA

Informacin sobre caractersticas necesarias (5 a 10 variables), para permitir el accesoal germoplasma por parte de los usuarios del mismo.

SUBPRODUCTO

Corresponde a los materiales que se obtienen en forma natural a partir de losprocesos biolgicos de los materiales constituyentes del mismo, y que no sonnecesarios para la preservacin de la especie y la variabilidad gentica del propioBanco de Germoplasma.

LOS SUBPRODUCTOS DE LOS BANCOS DEGERMOPLASMA SERN LOS SIGUIENTES

a) Banco de Germoplasma Animal

Los animales que hayan cumplido su funcin en la conservacin de la variabilidadgentica o que por razones de manejo y tcnicas no deben formar parte del Banco.

Los excedentes de semen y embriones provenientes de los Bancos de Germoplasmaque ocasionalmente se generen en el proceso de mantenimiento y conservacinde los mismos.


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Los productos derivados de la actividad de los Bancos de Germoplasma talescomo: leche, lana, miel y huevos, entre otros.

b) Bancos de Germoplasma Vegetal

Los productos de cosecha y material vegetal provenientes del manejo yconservacin de las accesiones de los Bancos de Germoplasma, tales como:frutos, granos, races y forrajes, entre otros, los cuales no son requeridos en lamultiplicacin y/o regeneracin de stas.

c) Bancos de Germoplasma de Microorganismos

Metabolitos y estructuras primarias producidas normalmente dentro del procesode mantenimiento de estos y otros que deriven de procesos de investigacin ymejoramiento, o de otras actividades no contempladas en el Convenio.

d) POA

Plan Operativo Anual.

2.3 MARCO OPERATIVO

2.3.1 RESPONSABILIDADES TCNICAS Y ADMINISTRATIVASDE LAS PARTES DEL CONVENIO

Las responsabilidades y obligaciones derivadas del Convenio sern de estrictocumplimiento, caso contrario ser objeto de revisin del mismo, modificacin y/osuspensin de los desembolsos presupuestales:

A. Responsabilidades Generales de CORPOICA

a) Conservar y administrar el acceso al Germoplasma Vegetal, Animal y deMicroorganismos objeto del Convenio, realizando las acciones necesarias con elfin de reducir la prdida de la variabilidad gentica de las colecciones;

b) Establecer y adoptar las medidas necesarias para mantener las colecciones en las

condiciones sanitarias adecuadas;


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c) Dar el adecuado manejo de viabilidad y establecimiento a las colecciones, deacuerdo con la naturaleza del Germoplasma que las conforman;

d) Permitir el acceso del ICA a los Bancos de Germoplasma objeto del Convenio deconformidad con el inventario de existencia y disponibilidad, as como a toda la

informacin sobre estos, generada a travs de las diferentes actividades incluidasen el marco del Convenio;

e) Efectuar las actividades de monitoreo de la viabilidad, regeneracin,documentacin y obtencin de informacin bsica de variables mnimaspreviamente definidas;

f) Mantener los cdigos de los pasaportes o el nombre original de los materiales,incluido en los inventarios, an en los casos en que se asignen nuevoscdigos propios del Banco para identificacin de los Recursos Genticos delConvenio;

g) Mantener y actualizar el Sistema de Almacenamiento de la informacin,incluyendo y actualizando permanentemente todas las colecciones, de tal formaque permita conocer su estado, el nmero y los materiales que lo integran y lasacciones prioritarias que garanticen la conservacin de cada accesin;

h) Los coordinadores tcnicos de cada uno de los subsistemas: Vegetal, Animaly Microorganismos, con participacin de los responsables del manejo de los

Bancos de Germoplasma de cada uno de los Centros, consolidarn el PlanOperativo Anual del Convenio, el cual debe incluir las actividades y necesidadespresupuestales del mismo debidamente sustentadas, detallando cada actividady programa, de conformidad con el formato para su elaboracin con tres (3)meses de anticipacin a la finalizacin del Convenio vigente. Los POAs deben serenviados al interventor del ICA responsable de cada Banco;

i) Consolidar el POA general del Convenio una vez hayan sido avalados los POAs delanterior tem, con dos (2) meses de anticipacin a la finalizacin del Convenio

vigente, para ser evaluado por los interventores del ICA y posteriormente seraprobado por el Comit Directivo del Convenio;

j) Presentar informes en cada interventora y cuando lo requiera el ICA, sobreinventarios fsicos de Bancos de Germoplasma, equipos e infraestructura, acceso,manejo y utilizacin;

k) Elaborar informes financieros de ejecucin de recursos, debidamente soportados,con la periodicidad que se determine en los Convenios, garantizando al ICA la

correcta aplicacin de los mismos, de acuerdo con la metodologa establecida


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y un informe final de ejecucin financiera y tcnica del Convenio donde seestablezca los resultados o logros obtenidos;

l) Proveer el personal idneo y suficiente requerido para la ejecucin del Convenio;

m) Ejecutar las actividades objeto del Convenio, de conformidad con el PlanOperativo del mismo, en los Centros de Investigacin de CORPOICA y de otrasInstituciones dispuestos para tal fin;

n) Poner a disposicin del Convenio la infraestructura, equipos e insumosnecesarios para el desarrollo del objeto del mismo, y apoyo logstico,administrativo y tcnico para la realizacin de las actividades sealadas en elPlan Operativo Anual;

o) Cumplir oportunamente y con eficiencia, la entrega y disponibilidad de los

recursos presupuestales a los diferentes Bancos de Germoplasma ubicados enlas sedes administrativas de los Centros de Investigacin;

p) Contribuir al diseo de estrategias de financiamiento a largo plazo, para obtenerrecursos de otras fuentes de cooperacin distintas a las del ICA, con el fin decomplementar el financiamiento de los Bancos de Germoplasma del Convenio.Estas acciones se debern informar en un captulo especfico en los respectivosinformes que se deben generar;

q) Facilitar y suministrar el apoyo logstico para el desarrollo de la interventoraacorde a los recursos presupuestales y a las actividades contempladas en elSistema de Interventora aprobado por el Comit Directivo del Convenio;

r) Cumplir con las actividades complementarias necesarias para la conservacin ymanejo de los Bancos de Germoplasma inherentes al cumplimiento del Convenioy que se establezcan en el Plan Operativo Anual;

s) Actualizar los inventarios de los Bancos de Germoplasma, semestralmente en losrespectivos Almacenes de ICA y CORPOICA;

t) Ejecutar los recursos disponibles para cada Convenio en las actividades ynecesidades discriminadas en los POAs.

B. Obligaciones del ICA:

a) Entregar bajo la modalidad en administracin a CORPOICA los Bancos de

Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos ubicados en los Centros de


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Investigacin: Tibaitat, Turipan, Caribia, La Selva, Palmira, Nataima, Carimagua,La Libertad, Ceisa, El Nus, El Mira, La Suiza, Obonuco y cualquier otro Bancode Germoplasma que el lCA decida entregar a CORPOlCA en el futuro, previoacuerdo del Comit Directivo del Convenio;

b) La entrega de los Bancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismosse har en forma individual por cada Centro de Investigacin, medianteinventario detallado que incluya: ubicacin, gnero, especie, raza, nmerode individuos y nmeros de accesiones, de conformidad para cada tipo deBancos;

c) De cada entrega se elaborar un acta que incluir el inventario y la ubicacin fsicadel material vegetal y animal entregado, la cual llevar la firma de los funcionariosque participen por las partes, con visto bueno de las correspondientes oficinas

jurdicas y la respectiva aprobacin del Gerente General del lCA y aceptacin delDirector Ejecutivo de CORPOlCA;

d) La infraestructura, equipos, elementos y materiales, que estrictamente estndestinados a la conservacin y manejo de los recursos genticos, excluidosdel aporte a CORPOlCA de que trata el Acuerdo No. 023 de septiembre 30 de1993, emanado de la Junta Directiva del lCA, continuarn formando parte de losConvenios para el manejo de los Bancos de Germoplasma suscritos entre el ICAy CORPOICA, y se utilizarn para los fines de los mismos;

e) El ICA permitir utilizar a CORPOlCA los materiales que conforman los Bancosde Germoplasma objeto del Convenio, para el cumplimiento de sus finesinstitucionales de investigacin, reportando la novedad al ICA en los informessometidos durante el desarrollo de los Convenios;

f) Realizar la interventora administrativa y tcnica del Convenio para darcumplimiento a los trminos establecidos en el mismo;

g) El ICA suministrar los recursos presupuestales del Convenio acordados, en los

trminos que en l se estipulan, para el desarrollo y la ejecucin de los programasy proyectos sealados en el Plan Operativo Anual;

h) Orientar y apoyar, de acuerdo con los lineamientos de la poltica de investigaciny desarrollo tecnolgico agropecuario, pesquero y forestal, las acciones aadelantar en el marco del Convenio;

i) En los casos de reintegro de los Bancos de Germoplasma, el ICA establecerlas polticas de conservacin y manejo de estos, a travs de su propio manejo o

mediante nuevos convenios.


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3. Proceso de Entrega de los Bancos deGermoplasma

Para efectos de actualizar y de entregas futuras de nuevos Bancos deGermoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos del ICA a CORPOICA parasu manejo y conservacin a travs del Convenio, se debe aplicar el siguienteprocedimiento:

3.1 INVENTARIO FSICO

Los tcnicos de las Seccionales del ICA responsables del apoyo al Convenio de losBancos de Germoplasma Vegetal, Animal y de Microorganismos en cada Centro deInvestigacin, elaborarn y mantendrn un inventario fsico detallado, valorizadoy actualizado permanentemente, el cual deber confrontarse con los manejos porCORPOICA para verificar incrementos o faltantes y ste deber incluir como mnimola siguiente informacin:

a) Material Vegetal, Animal y Microorganismos

Germoplasma Vegetal:

Ubicacin, gnero, especie, nmero de accesiones por especie, cantidad por accesin,accesiones con pasaporte, accesiones con descripcin bsica, categora, origen delmaterial, material registrado y forma de conservacin.

Germoplasma Animal:

Para Semovientes: ubicacin, nmero de inventario, especie, raza, cantidad, sexo,e individuos con descripcin bsica; y para Semen, vulos y Embriones: Ubicacin,especie, raza y cantidad.

Germoplasma de Microorganismos:

Ubicacin, gnero, especie, razas, cantidad de duplicados por cepa y forma deconservacin, accesiones con pasaporte validado y accesiones con descripcin bsica,

si no han sido completados los pasaportes finales.


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b) Infraestructura de Apoyo y Manejo

Se levantar un inventario fsico de la infraestructura, equipos, elementos y materialesque estn al servicio de los Bancos de Germoplasma y que se requieran estrictamentepara la conservacin y manejo de estos.

3.2 ACTA DE ENTREGA

Con base en el inventario fsico y para el efecto de formalizar la entrega de losBancos de Germoplasma, de la infraestructura y de los equipos requeridos para laconservacin y manejo, se debe elaborar un acta de acuerdo con el modelo Anexo 1,la cual ser suscrita por los siguientes funcionarios:

Por parte del ICA:

Almacenista Seccional;

Profesionales delegados del nivel Seccional;

Coordinador Seccional.

Por parte de CORPOICA:

Almacenista;

Tcnico responsable del manejo del Banco de Germoplasma;

Director del respectivo Centro.

Una vez elaboradas y firmadas las actas en cada Centro de Investigacin, debern serenviadas por el lCA a travs, del Director Seccional, a los interventores responsablesde cada Banco para su revisin y posterior trmite de firma por parte del GerenteGeneral del lCA, y aceptacin y firma del Director Ejecutivo de CORPOlCA.

La entrega fsica de los respectivos Bancos de Germoplasma del ICA a CORPOlCA,se considera efectuada a partir de la fecha de la firma del Acta por lascorrespondientes Comisiones del Nivel Regional, fecha a partir de la cual CORPOlCAasume la responsabilidad de la administracin y conservacin de estos Bancos de

Germoplasma.


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Una vez recibidos los Bancos de Germoplasma por parte de CORPOICA, staproceder a realizar las respectivas pruebas de viabilidad de los diferentes materialesque conforman cada Banco, con el aval del delegado tcnico Seccional del lCA, en eltrmino que se acuerde en el Comit Directivo del Convenio.

3.3 MOVIMIENTO DE INVENTARIOS EN EI ICA

Con el Acta de entrega a CORPOICA de los Bancos de Germoplasma, de la infraestructura yde los equipos, el funcionario del lCA responsable de los mismos (quien los tenga a cargo)efectuar el correspondiente reintegro al almacn del ICA, en la respectiva Seccional. Encaso de faltantes en los inventarios de los Bancos de Germoplasma, de la infraestructurao de equipos, el Almacenista Seccional proceder a los trmites pertinentes.

El Almacenista Seccional del ICA, con base en el Acta de entrega de los Bancos deGermoplasma a CORPOICA y la relacin de precios unitarios, proceder a hacer losajustes del caso en los inventaros y elaborar los Boletines de Almacn con lanovedad pertinente y la comunicar a la Unidad de Contabilidad del ICA en OficinasNacionales, la que a su vez las cargar a CORPOICA en la cuenta especial BienesDados en Administracin de los estados financieros del Instituto

Cuando los materiales vivos, como tambin los equipos y elementos que conforman

cada Banco no figuren en los Inventarios del ICA, el Almacenista Seccionalproceder a incorporarlos con base en el procedimiento de las Actas de Entrega aCORPOICA.

Los documentos soportes para los movimientos de inventario sern los siguientes:

Inventario fsico de la infraestructura y equipos estrictamente necesarios paraconservacin y manejo de los respectivos Bancos de Germoplasma;

Carpeta Individual de los inventarios a cargo del responsable del Germoplasma;

Acta de Entrega de los Bancos de Germoplasma del ICA a CORPOICA debidamentelegalizada;

Comunicacin escrita sobre el valor unitario y total de los materiales queconforman los respectivos Bancos de Germoplasma.

Para el Germoplasma no avaluado (vegetal, animal y microorganismos), se designarun valor nominal recomendado por el Comit Directivo del Convenio el cual tendr

validez nicamente para efectos contables y registros de almacn.


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Adems, para que el ICA actualice los movimientos de inventarios, CORPOICAmensualmente, cuando sea procedente, reportar al Almacn Seccional del ICA,donde est ubicado cada Banco de Germoplasma para su incorporacin o descargo,las novedades en ste, ocasionadas por: compra de semovientes, nacimientos,enriquecimiento de colecciones o bajas por causas del deterioro biolgico, fortuitas,

depuracin, muerte, hurto o venta entre otras. El ICA a su vez incorporar odescargar tales novedades del respectivo inventario.

Para lo anterior, y dependiendo del caso se deber utilizar los anexos 1, 2, 3, 5,6, y/o 7.

3.4 INCORPORACIN A LOS INVENTARIOS DE CORPOICA

Una vez legalizadas las Actas de entrega por las partes, CORPOICA efectuarla incorporacin a los inventarios del Convenio y proceder a abrir registros porresponsable mediante la elaboracin de actas internas de recibo debidamentesuscritas por el tcnico del proyecto, e igualmente constituir la respectiva base dedatos para el control de la informacin.

El responsable de la Unidad de Almacenes y Control de Activos de CORPOICA, conbase en las Actas de Inventarios, abrir carpeta por responsable e incluir en su base

de datos la respectiva informacin. La responsabilidad de este caso se formalizarmediante la firma por parte del Tcnico del Proyecto, de los Formatos S -5 Y S - 5A(Formas CORPOICA, Anexo 2 y Anexo 3, respectivamente), o los que hagan sus veces.

El Germoplasma, la infraestructura y los equipos que en los actuales inventarios delICA tienen valores unitarios establecidos, le sern informados a CORPOICA por el ICAy este valor se tendr como referencia para los efectos pertinentes. El Germoplasmaque no tenga un valor unitario establecido por accesin, dadas las caractersticasespeciales (valor potencial an no cuantificado), deber valorarse con un precionominal, para efectos de incorporacin a los almacenes. Dicho precio deber serestablecido por el Comit Directivo del Convenio.


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4. Movimiento de Inventarios en Corpoica

Una vez recibidos por CORPOICA los inventarios correspondientes, se debern

establecer los mecanismos para registrar el incremento o disminucin de losinventarios de acuerdo con la novedad que corresponda, as:

4.1 BANCOS DE GERMOPLASMA ANIMAL

Los semovientes que conforman los Bancos de Germoplasma del ICA, objeto del Convenio,debern poseer las respectivas marcas distintivas del Instituto (hierro, plaqueta o tatuaje).

Nacimientos

La incorporacin de los nacimientos a los inventarios de los Bancos de Germoplasma,deber reportarse por escrito, por parte del responsable del respectivo proyectoante la Unidad de Almacn y Control de Activos Regional, y al Departamento deContabilidad, as:

Bovinos hasta los 90 das de nacidos

Porcinos hasta los 60 das de nacidos

Ovinos hasta los 60 das de nacidos

Adems deber indicarse: ubicacin, especie, raza, nmero de inventario, edad, sexoy valor de incorporacin.

Compra de semovientes

La adquisicin se efectuar siguiendo las recomendaciones tcnicas suministradaspor el responsable del proyecto y su incorporacin se har de acuerdo con las normasestablecidas al respecto.

Los documentos soporte que apoyarn la novedad para los dos casos anteriores y deacuerdo al tipo de sta sern:

Reporte de la novedad mediante el diligenciamiento del Anexo 6.


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Bajas por muerte de semovientes

El fallecimiento de un semoviente, ya sea por muerte natural, accidente ocaso fortuito, ser reportado en forma inmediata y por escrito informando lascausas del hecho, por parte del responsable tcnico del proyecto a la Unidadde Almacn y Control de Activos, Regional y al Departamento de Contabilidad,indicando: ubicacin, nmero de identificacin, especie, raza, edad, sexo yvalor en libros.

Los documentos soporte que apoyarn la novedad sern:

Acta de defuncin debidamente firmada por el Director del Centro y el veterinarioque constat la muerte o que practic la autopsia.

Formulario S - 2 debidamente diligenciado (Forma CORPOICA, Anexo 4)

Baja por venta de semovientes

Para efectos del descargue de los inventarios por venta de semovientes provenientede los Bancos de Germoplasma Animal, la Direccin del Centro har llegar a laUnidad de Almacn y Control de Activos, y Departamento de Contabilidad, copia de

las autorizaciones para la venta y de las facturas respectivas.

Bajas por hurto de semovientes, semen, vulos o embriones

Al producirse este tipo de novedad, el responsable tcnico del proyecto a cuyocargo estn los semovientes, el semen, los vulos o los embriones del Banco deGermoplasma, deber reportar por escrito el hecho a la Unidad de Almacn yControl de Activos, y al Departamento de Contabilidad, dentro de los tres (3) das

siguientes a la constatacin del hecho; con la siguiente informacin: ubicacin,nmero de Identificacin, especie, raza y valor en libros. Adicionalmente en el casode semovientes debe incluirse edad y sexo y en el de semen, vulos y embrionesidentificar el donante y lacantidad.


Reporte del robo mediante diligenciamiento del formato S - 2 (Forma CORPOICA,

Anexo 4);


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Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsable acuyo cargo se hallaba el material gentico animal sustrado o el (los) semoviente(s)sustrado(s);

Informe escrito en donde se evalen y analicen las circunstancias en que

ocurrieron los hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dichoinforme deber estar refrendado por el Director Regional o su delegado, Directordel Centro, Responsable Tcnico del proyecto y del inventario, y el AuditorRegional;

Una vez se produzca la exoneracin fiscal CORPOICA deber remitirle al ICA,copia del respectivo documento.

Bajas por causas fortuitas de semen, vulos y embriones

Las bajas de semen, vulos o embriones por causas fortuitas, tales comodescongelacin del material, deterioro de los envase o empaques, y/o cualquierotra causa accidental, se deben reportar por escrito a la Unidad de Almacn yControl de Activos, y al Departamento de Contabilidad de la Regional de CORPOICA,relacionando la siguiente informacin: ubicacin, clase de material, especie, raza,identificacin del donante, cantidad, valor total y justificacin tcnica.

Bajas por hurto de semen, vulos o embriones

Dentro de los tres (3) das siguientes de constatado el hecho, el responsable tcnicodel Banco debe reportar por escrito el hecho a la Unidad de Control de Almacn yControl de Activos y al Departamento de Contabilidad de CORPOICA, con la siguienteinformacin: ubicacin, clase de material, especie, raza, identificacin del donante,cantidad y valor total.

Los documentos soporte para soportes de prdida o robo que apoyarn la novedadsern:

Reporte del robo mediante diligenciamiento del formato S - 2 (Forma CORPOICA,Anexo 4);

Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsable acuyo cargo se hallaba el (los) semoviente(s) sustrado(s);

Informe escrito en donde se evalen y analicen las circunstancias como ocurrieron

los hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dicho informe deber


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estar refrendado por el Director Regional o su delegado, Director del Centro,Responsable Tcnico del proyecto y del inventario, y el Auditor Regional;

Una vez se produzca la exoneracin fiscal, CORPOICA deber remitirle al ICA,copia del respectivo documento.

4.2 BANCOS DE GERMOPLASMA VEGETAL

Las novedades de inventario de los materiales de los Bancos de GermoplasmaVegetal, pueden estar relacionadas con los siguientes conceptos:

Actualizacin o incremento de las colecciones

Los nuevos materiales que ingresen a los Bancos de Germoplasma Vegetal, cualquierasea su procedencia, introduccin o colecta, debern incorporarse a los inventariosde los mismos y los cuales tendrn como mnimo el siguiente nmero de individuospor accesin: a) para accesiones con semilla botnica, un mil quinientas (1.500)semillas viables; b) para accesiones establecidas en campo correspondiente a rboles,arbustos o palmas seis (6) individuos; c) para accesiones de especies menores comoachira, cebolla, entre otras, diez (10) individuos; d) para accesiones conservadasen forma in vitro, seis (6) individuos. El responsable tcnico del respectivo Banco,reportar, cuando proceda, en forma mensual y por escrito a la Unidad de Almacny Control de Activos Regional de CORPOICA, las novedades pertinentes con lasiguiente informacin: ubicacin, especie, nmero o nombre de identificacin, tipode material, categora del material, forma de conservacin, cantidad y valor estimado(unitario y total).


Reporte de la novedad mediante el diligenciamiento del Anexo 5.

Bajas por prdida de accesiones

La prdida de accesiones por causas biolgicas o fortuitas, deben informarseen forma inmediata y por escrito del hecho ocurrido o comprobado el hecho alAlmacenista Regional de CORPOICA, allegando la siguiente informacin: ubicacin,especie, nmero o nombre de identificacin, tipo de material, categorizacin, forma

de conservacin, cantidad, valor estimado (unitario y total) y concepto tcnico de la


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prdida, avalado por el representante tcnico del ICA en la Seccional, quien deber serinformado para constatar la perdida biolgica en el momento de ocurrir el hecho.

Bajas por depuracin y/ounificacin de Bancos

Las bajas por depuracin y/o unificacin de los Bancos de Germoplasma Vegetal,se podrn presentar por comprobacin de la existencia de copias de un mismomaterial en uno o varios sitios, o tambin por cambio de ubicacin o de la formade conservacin de los materiales inventariados, que por razones tcnicas, desanidad y/o econmicas as lo justifiquen.

La anterior novedad debe comunicarse por escrito al Almacenista Seccional deCORPOICA, con la siguiente informacin: ubicacin, especie, nmero o nombre

de identificacin, tipo de material, categora del material, forma de conservacin,cantidad, valor estimado (unitario y total) y justificacin tcnica de la baja, avaladapor el Comit Tcnico del Convenio y aprobada por el Comit Directivo del mismo.

Bajas por hurto o robo

Al producirse este tipo de novedad, el responsable tcnico del proyecto a cuyo cargoest el Banco de Germoplasma Vegetal, deber reportar por escrito el hecho a la

Unidad de Almacn y Control de Activos, y al Departamento de Contabilidad, dentrode los tres (3) das siguientes a la constatacin del robo, con la siguiente informacin:ubicacin, especie, nmero o nombre de identificacin, tipo de material, categora,forma de conservacin y valor.

Los documentos soporte para reportes de prdida que apoyarn la novedad sern:

Reporte de la novedad mediante diligenciamiento del formato S-2 (Forma

CORPOICA, Anexo 4);

Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsabletcnico del Banco ante las autoridades judiciales competentes;

Informe escrito, en donde se evalen y analicen las circunstancias comoocurrieron los hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dichoinforme deber estar refrendado por el Director Seccional o su delegado,Director del Centro, responsable Tcnico del proyecto, del interventor y el

Auditor Regional.


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4.3 BANCOS DE GERMOPLASMA DE MICROORGANISMOS

Las novedades de inventario de los materiales de los Bancos de Germoplasma deMicroorganismos, podrn estar relacionadas con los siguientes conceptos:

Incremento de las colecciones

Los nuevos materiales que ingresen a los Bancos de Germoplasma de Microorganismos,cualquiera sea su procedencia, debern incorporarse a los inventarios de los mismos,una vez se establezcan en forma adecuada en los medios de conservacin. Para el efecto,el responsable tcnico deber reportar por escrito a la Unidad de Almacn y Control deActivos Regional de CORPOlCA, tal novedad con la siguiente informacin: ubicacin,gnero, especie, raza o forma especial en caso de que se conozca, categora (fertilizacin,

biocontrol, patgeno animal o vegetal, potencial industrial, contaminante, etc.), formade conservacin, cantidad de copias por cepa y valor estimado (unitario y total).

Los documentos soporte que apoyarn la novedad segn el caso sern:

Reporte de la novedad mediante el diligenciamiento del Anexo 5 Anexo 6.

Bajas por prdida de cepas

La prdida de cepas por causas biolgicas o fortuitas, deber informarse enforma inmediata y por escrito al Almacenista Regional de CORPOlCA, allegando lasiguiente informacin: ubicacin, gnero, especie, raza o forma especial en casode que se conozca, categora (fertilizacin, biocontrol, patgeno animal o vegetal,potencial industrial, contaminante, etc.), forma de conservacin, cantidad, valorestimado (unitario y total) y concepto tcnico sobre la causa de la prdida, avaladopor el representante tcnico del lCA en la Seccional, quien deber ser informado

para constatar la perdida biolgica en el momento de ocurrir el hecho.

Bajas por depuracin y/o unificacin de Bancos

Las bajas por depuracin y/o unificacin de los Bancos de Germoplasma deMicroorganismos, se podrn presentar por comprobacin de la existencia de copiasde un mismo material en uno o varios sitios, o tambin por cambio de ubicacin o dela forma de conservacin de los materiales inventariados, que por razones tcnicas

y econmicas as lo justifiquen.


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La anterior novedad debe comunicarse por escrito al Almacenista Regional deCORPOlCA, con la siguiente informacin: ubicacin, gnero, especie, raza o formaespecial en caso de que se conozca, categora (fertilizacin, biocontrol, patgeno,potencial industrial, contaminante, etc.), forma de conservacin, cantidad, valorestimado (unitario y total) y concepto tcnico sobre la causa de la prdida, avalado

por el Comit Tcnico del Convenio y aprobada por el Comit Directivo delmismo.

Bajas por hurto o robo

Al producirse este tipo de novedad, el responsable tcnico del proyecto a cuyocargo est el Banco de Germoplasma de Microorganismos donde ocurra la novedad,deber reportar por escrito el hecho a la Unidad de Almacn y Control de Activos,

y al Departamento de Contabilidad, dentro de los tres (3) das siguientes a laconstatacin del hecho, con la siguiente informacin: ubicacin, gnero, especie,raza o forma especial en caso de que se conozca, categora (fertilizacin, biocontrol,patgeno, potencial industrial, contaminante, etc.), forma de conservacin, cantidadde copias hurtadas y valor estimado (unitario y total).

Los documentos soporte para reportes de prdida o robo que apoyarn la novedadsegun el caso sern:

Reporte de la novedad mediante diligenciamiento del formato S-2 (FormaCORPOICA, Anexo 4);

Copia o fotocopia del denuncio penal presentado por parte del responsabletcnico del Banco ante las autoridades judiciales competentes;

Informe escrito en donde se evalen y analicen las circunstancias como ocurrieronlos hechos y se establezcan las responsabilidades inherentes. Dicho informe deber

estar refrendado por el Director Regional o su delegado, Director del Centro,Responsable Tcnico del proyecto y del inventario y el Interventor Regional.

Para todos los efectos de bajas de los materiales que conforman los diferentesBancos de Germoplasma, debern contar con el visto bueno del Coordinador a nivelde CORPOICA de los Bancos Vegetales, Animales o de Microorganismos, segn seael caso. Igualmente, tales novedades de los inventarios deben ser comunicadas alalmacenista del ICA, quien lo reportar a la respectiva Direccin Seccional y Nacional,(en forma mensual, cuando proceda de acuerdo con los trminos estipulados en losacpites anteriores) para efectuar los ajustes pertinentes en los mismos.


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5. Procedimiento de Venta

5.1 VENTA DE SUBPRODUCTOS

La venta de los materiales provenientes del manejo y conservacin de los Bancos deGermoplasma, tales como frutos, leche, huevos, granos, races, forrajes y semovientesde desecho, se regir por el siguiente procedimiento:

5.1.1 REPORTE DE DISPONIBILIDAD DE SUBPRODUCTOS PARA LA VENTA

Cuando existan subproductos de esta categora provenientes de los Bancosde Germoplasma Animal, Vegetal y de Microorganismos que puedan ser

comercializados, el responsable tcnico del respectivo Banco de CORPOICA debeenviar al director del Centro de Investigacin, correspondiente un reporte detalladode los subproductos y cantidad a vender, utilizando los formatos diseados paraeste fin (Forma CORPOICA, Anexo), indicando la siguiente informacin: fecha dedisponibilidad, ubicacin, tipo de subproducto y cantidad, fecha probable deventa, justificacin o motivo de la venta y posibles compradores.

5.1.2 AVALO ADMINISTRATIVO (PRECIO DE VENTA)

El avalo administrativo de los diferentes materiales objeto de la venta, serdeterminado por el Director del Centro de Investigacin de CORPOICA y elProfesional Responsable Tcnico del Proyecto y el representante tcnico delICA de cada Banco, teniendo como referencia los precios vigentes en el mercadode la zona y las condiciones del subproducto a comercializar. El representantetcnico del ICA deber reportar el correspondiente avalo al CoordinadorSeccional del Instituto.

5.1.3 AUTORIZACIN ADMINISTRATIVA PARA LA VENTA

CORPOICA tendr autonoma para la asignacin de la venta de los subproductosde los Bancos de Germoplasma Animal, Vegetal y de Microorganismos de acuerdocon los procedimientos internos establecidos para el efecto. No obstante,CORPOICA notificar al interventor Tcnico del Banco respectivo, la venta delos subproductos del respectivo Banco, con indicacin de la especie, precio ycantidades.


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5.1.4 INGRESOS POR VENTA DE SUBPRODUCTOS

Los ingresos generados por la venta de los subproductos de los Bancos deGermoplasma, los recaudar directamente CORPOICA y los consignar en lacuenta especial del Convenio ICA-CORPOICABancos de Germoplasma, cuya

utilizacin se ceir a las instrucciones que imparta el Comit Directivo delConvenio.


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6. Manejo Financiero, Presupuestaly Contable

La Subgerencia Administrativa y financiera, con el apoyo de los CoordinadoresSeccionales del ICA, donde se encuentran los Bancos de Germoplasma, ejercernel control presupuestal y financiero de los recursos aportados por el ICA alConvenio.

El control se ejercer sobre la ejecucin presupuestal y financiera de los recursos queel ICA aporta para el mantenimiento y conservacin de los Bancos de GermoplasmaAnimal, Vegetal y Microorganismos.

Asimismo, el ICA ejercer control sobre otros recursos aportados por las otrasentidades participantes en el Convenio.

6.1 PAUTAS PARA EL CONTROL

Los registros contable independiente y organizacin de soportes que permitanrealizar la interventora financiera.

El control se har tomando como base el Plan Operativo Anual, consolidado por loscoordinadores de CORPOICA y con el visto bueno de los responsables de los Bancos degermoplasma Animal, Vegetal y de Microorganismos, aprobados por los interventoresdel ICA respectivos y finalmente por el Comit Directivo del Convenio.

Con base en esta informacin se verificar lo siguiente:

Apertura de una cuenta corriente con el nombre de "Convenio especial decooperacin tcnica y cientfica lCA - CORPOlCA, Bancos de Germoplasma".

Registro contable de todos los movimientos realizados (ingresos y egresos) en la cuenta,efectuados con cargo a los recursos del Convenio. Soportes de los gastos o pagosrealizados por concepto de Gastos Personales, Gastos Generales, Mantenimiento,Compra de Equipo, interventoras, etc., tales como:

Contratos de prestacin de servicios a profesionales, auxiliares, operarios, entreotros;


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Resolucin de autorizacin de pagos;

Comprobantes de pagos;

Facturas de compras de materiales, insumos, reparaciones locativas, reactivos,entre otros;

Viticos, transporte areo, terrestre, etc;

Recibos de caja;

Consignaciones.

Cada seccional deber llevar registros financieros y contables de los movimientosocurridos en cada uno de los Centros y Estaciones de Investigacin a cargo,

discriminados por Banco de Germoplasma.

6.2 SOLICITUD DE DESEMBOLSOS

Cuando se solicite al ICA un desembolso con cargo al Convenio, se debern anexar:

a) Informe discriminado por costo de Investigacin donde existan Bancos de

Germoplasma sobre la ejecucin contable y presupuestal de los recursosaportados hasta esa fecha por el ICA. Este informe deber contener:

Ingresos recibidos y por recibir;

Ejecucin de gastos realizados, discriminados por objeto del gasto (personal, gastosgenerales, compra y mantenimiento de equipo, interventoras, etc.), avalado con lafirma del Jefe del Departamento Administrativo y Financiero, y el Contador.

b) Informe sobre los requerimientos presupuestales el cual deber contener la

relacin de los gastos que se cubrirn con esos recursos, discriminados porCentro de Investigacin y Banco de Germoplasma.

6.3 PROGRAMACIN PRESUPUESTAL

Se presentar al ICA en el mes de octubre de cada ao con la respectiva evaluacinpara su correspondiente concepto de viabilidad e inscripcin y actualizacin en el

Banco de Proyectos de Inversin (BPIN).


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7. Informes Tcnicos, Financieros y Contables

Durante el desarrollo del Convenio, se realizarn dos (2) interventoras distribuidas

durante el ao de la ejecucin y para las cuales CORPOICA deber en cada uno de losBancos de Germoplasma elaborar los siguientes informes, uno a la mitad del tiempode duracin del Convenio y el otro al trmino del mismo.

De cada uno de los Bancos de Germoplasma ubicados en los Centros y Estacionesde Investigacin CORPOICA, los responsables tcnicos de CORPOICA, debenpresentar a los interventores del ICA, los informes establecidos en el Convenio,los cuales sern revisados y aprobados.

7.1 INFORME TCNICO

En el caso de los informes tcnicos, en stos se debe consignar la informacin bajolos siguientes trminos:

Introduccin

Deber contener los elementos que permitan conocer los avances y resultadosalcanzados en los Bancos de Germoplasma, haciendo referencia a la cantidady calidad de los mismos en relacin con los objetivos y metas, as como laproblemtica tcnica, que limita el cumplimiento del Convenio. Se deberdistinguir la problemtica para la ejecucin de las acciones entre problemas deorden interno y del entorno, y se deber plantear las soluciones que se considerenms factibles.

Actividades realizadas semestralmente

Se describir las actividades realizadas durante el periodo reportado en aspectos deconservacin del Germoplasma, de acuerdo con la programacin del Plan OperativoAnual aprobado para la vigencia, incluyendo aspectos tales como:

1. Resultados cuantitativos del monitoreo y de la regeneracin, y multiplicacinde los materiales respecto a las pruebas de viabilidad, donde se establezca elestado en que se encontr el Germoplasma recibido u obtenido por cualquier va

e indicar la metodologa empleada para la realizacin de dichas pruebas;


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2. Informacin sobre regeneracin y multiplicacin del Germoplasma, a nivel deespecie y accesin, indicando clase o categora del material y su ubicacin;

3. Informacin sobre utilizacin del Germoplasma a nivel de especie y accesin,indicando su destino: investigacin, intercambio y/o comercializacin (incluyendo

beneficios si fuere del caso);4. Variacin de inventarios a nivel de especie y accesin, tales como: a) Incremento

de accesiones por colectas, intercambio, investigacin (nuevos materialesobtenidos), compra, etc., y de las cuales se deber indicar origen o procedenciay cantidad; b) merma de colecciones por prdida total de viabilidad, hurto,casos fortuitos, deficiencias tcnicas del manejo y depuracin, entre otros; y c)unificacin de los Bancos de Germoplasma como resultados de las acciones deracionalizacin, concentracin y eliminacin de material sobrante;

Resultados

Se describir los principales resultados en materia de manejo y conservacin de losBancos de Germoplasma, de acuerdo con las actividades y metas incluidas en el PlanOperativo Anual aprobado para la vigencia.

Limitantes

Se describir las principales limitantes de diferente orden que influyeron en elmanejo y conservacin adecuada de los Bancos de Germoplasma.

Recomendaciones

Acciones relevantes que se debern realizar en los aspectos tcnicos, operativos y degestin para contribuir a solucionar los problemas y limitantes para el adecuado manejoy funcionamiento de los Bancos de Germoplasma o la proyeccin y desarrollo de stos.

7.2 INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES

Los informes contables deben ser los adoptados para todos los Convenios as:

Estados financieros (debidamente avalados por el Representante Legal y elContador Publico de la Corporacin) a 31 de diciembre y al liquidarse el respectivoconvenio;

Aprobacin del presupuesto por parte del Comit;


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Relacin de pagos mensuales;

Nombre;

Direccin;

Concepto;

Nmero del Convenio; Valor;

Retenciones;

Aprobacin de gastos por el Comit;

Extractos bancarios;

Inventarios de los movimientos mensuales por venta de productos ysubproductos.

CORPOICA presentar al ICA en cabeza del funcionario de esta institucin quepreside el Comit Directivo del Convenio, informes de resultados y avance de laejecucin de tal forma que garantice al ICA la correcta aplicacin de los recursos,de acuerdo con la metodologa que el mismo Comit Directivo determine. De todasformas, dicha metodologa deber garantizar el cumplimiento de las normas legalesvigentes que regulan la materia.

7.3 CORTE DE INVENTARIOS

CORPOICA incluir como anexo del informe anual, en lo pertinente a la parte financiera,un corte de inventarios tendiente a comprobar las existencias fsicas del GermoplasmaAnimal, Vegetal y de Microorganismos correspondiente a cada vigencia. Para el caso delos semovientes, en la misma fecha CORPOICA efectuar un avalo de los respectivosinventarios tomando como referencia los precios vigentes en cada zona o el valor quetcnicamente represente cada semoviente, para los efectos contables.

Los precios unitarios de los semovientes, en ningn momento podrn ser inferioresa los fijados mediante Resolucin Anual del Ministerio de Agricultura.


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8. Comit Directivo del Convenio

8.1 CONFORMACIN

El Comit Directivo del Convenio estar integrado por: a) El Gerente General delInstituto Colombiano Agropecuario, ICA, o su delegado, quien lo presidir; b) LosSubgerentes de Proteccin y Regulacin, Agrcola y Pecuaria del ICA; c) El DirectorEjecutivo Nacional de CORPOICA o su delegado; c) El subdirector de Investigacin eInnovacin de CORPOICA o su delegado; d) Un miembro del comit Interventor delICA, quien har las veces de Secretario del comit Directivo, participando con vozpero sin voto.

8.2 FUNCIONES

Son funciones del Comit Directivo del Convenio las siguientes: 1) Aprobar elPlan Operativo Anual que deber presentar CORPOICA, y concertar los ajustes ymodificaciones que sea necesario introducir al mismo; 2) Aprobar las adiciones y/omodificaciones que sean necesarias introducir al Convenio; 3) Coordinar y evaluar eldesarrollo del Convenio; 4) Solicitar los informes que considere pertinentes sobre laejecucin del Convenio; 5) Analizar, evaluar y conceptuar sobre los informes de las

actividades que se realicen; 6) Cuando lo considere necesario sealar y aprobar loscostos, gastos y contrataciones que se deban realizar, con cargo a los recursos delConvenio, para la cabal interventora del mismo, sin que se exceda el tope establecidoen el texto del mismo; 7) Establecer un reglamento de normas de obligatoriocumplimiento para CORPOICA, para garantizar el acceso pblico a las coleccionesde los Bancos de Germoplasma y para proteger los derechos del Estado al respecto.Este reglamento ser establecido y actualizado en concordancia con la legislacinvigente en el pas. Igualmente, el Comit Directivo del Convenio asesorar al GerenteGeneral del ICA en establecer las normatividades para la aplicacin para el acceso alos Bancos de Germoplasma; 8) Establecer las condiciones de comercializacin y eldestino de los recursos producidos por los resultados comercializables provenientesdel Convenio; 9) Velar por la optimizacin y fomento de los Bancos de Germoplasma;10) Revisar y aprobar el plan de interventora del Convenio diseado por el ComitInterventor del mismo; y 11) Las dems medidas que sean de la naturaleza del ComitDirectivo del Convenio.

El Comit Directivo del Convenio se reunir por convocatoria del presidente, a

solicitud propia o de cualquiera de sus miembros, y a sus deliberaciones podr


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invitar a las personas naturales o jurdicas, que se estimen pertinentes, de acuerdocon los temas objeto de la reunin. De las deliberaciones del Comit Directivo selevantarn actas que sern suscritas por los miembros asistentes.

Para el desarrollo de sus funciones, el Comit Directivo del Convenio, si lo considera

conveniente, podr constituir comisiones integradas por miembros del mismoComit con la participacin de otros funcionarios.

El Comit Directivo podr recomendar los ajustes y las modificaciones que seapreciso introducir al Convenio, con el objeto de armonizar su contenido a lospreceptos establecidos en las disposiciones legales vigentes en materia de acceso alos Recursos Genticos y a los trmites adelantados por las Partes del Convenio.

Las decisiones del Comit Directivo sern vlidas cuando estn aprobadas con lasfirmas, cuando menos de tres (3) de los cinco miembros.


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9. Interventoria del Convenio

La interventora, supervisin y evaluacin del Convenio, y el cumplimiento de

las obligaciones que asume CORPOICA sern verificadas por el ICA, a travs deun Comit Interventor integrado por: a) Por la parte tcnica, intregrado por losinterventores tcnicos designados por el Gerente General de ICA para cada Banco ypor el apoyo de un funcionario de la Seccional del ICA donde se encuentre ubicadoel Banco correspondiente; b) Por la parte Financiera, integrado por los Grupos deContabilidad, Presupuesto y Control de Activos y Almacenes, y por el apoyo delos Coordinadores Administrativos y Financieros de aquellas Seccionales dondese encuentren ubicados los Bancos de Germoplasma correspondientes. El ComitInterventor contar con una Secretara Tcnica, la cual ser ejercida por uno de

los interventores.

La Interventora, supervisin y evaluacin del Convenio y el cumplimiento de lasobligaciones que asume CORPOICA sern verificadas por el ICA en cabeza de losComits Interventores, apoyo de las Seccionales (parte tcnica) y Funcionariosdelegados de las Coordinaciones Administrativas y Financieras (parte administrativay financiera), donde se encuentren situados los Bancos de Germoplasma.

9.1 FUNCIONES DEL COMIT INTERVENTOR

El Comit Interventor tendr a su cargo las siguientes funciones: l) Sugerir al ComitDirectivo del Convenio, con base en las recomendaciones de la Interventora anteriores,celebradas en los Convenios entre las Partes, para el mantenimiento de los Bancos deGermoplasma y de las actividades a incorporar en el Plan Operativo Anual; 2) Vigilarla correcta aplicacin del presupuesto y recursos del Convenio, y la oportunidad ycalidad de los trabajos realizados; 3) Supervisar todos los aspectos relacionados con

el cumplimiento del Convenio; 4) Realizar revisiones peridicas sobre las actividadesadelantadas por CORPOICA, con el objeto de verificar que se cumplan en las condicionespactadas; 5) Revisar, evaluar y conceptuar sobre los informes que presentarn al ICA; 6)Elaborar el Acta de Liquidacin del Convenio y otorgarle el visto bueno, antes de la firmade las partes; 7) Disear y ejecutar el Plan de Interventora del Convenio; 8) Si lo estimapertinente, proponer al Comit Directivo del Convenio, las necesidades de contratacinde servicios especializados, para efectos de realizar la Interventora o trabajos especialesdentro del convenio; 9) Resolver oportuna y diligentemente las consultas formuladas porCORPOICA que surjan de la ejecucin del Convenio, en especial, las relacionadas con las

actividades de la Interventora.


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10. Representacin del ICA en el NivelSeccional

para Acciones de Seguimiento

El ICA como cabeza de los Bancos de Germoplasma de propiedad de la NacinColombiana, dispondr de una representacin tcnica y administrativa Seccionalpara el cumplimiento de las funciones de seguimiento inherentes al desarrollo delConvenio y con base en los procedimientos y normas establecidas o que establezcael ICA a travs del Comite Interventor.


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ANEXOS

Anexo 1

ACTA DE ENTREGA EN ADMINISTRACIN DELOS BANCOS DE GERMOPLASMA DEL ICA A CORPOICA

En el municipio de_________________Departamento de_____________________Centro de Investigacin____________________________________ y en cumplimientode lo establecido en el Contrato_________de________de_______(Convenio Especialde Cooperacin entre el ICA-CORPOICA), en relacin con la conservacin y manejode los Bancos de Germoplasma animal, vegetal y de microorganismos que posee el

ICA, los funcionarios del ICA, quienes suscriben la presente Acta, hacen entrega bajola modalidad de administracin, del germoplasma________________________, ascomo de los equipos, infraestructura y materiales destinados a la conservacin delmismo, a los empleados de CORPOICA que reciben y que en constancia tambin firmaneste documento, el cual incluye el inventario que se detalla a continuacin:

(RELACIONAR MATERIAL Y/O EQUIPO DEL BANCO DE GERMOPLASMA)

CORPOICA recibe de conformidad el material biolgico y los Bancos de germoplasmaen el estado en que se encuentran, pero har una evaluacin de la viabilidad de los mismos,

con la participacin del Delgado Tcnico Regional del ICA, en el termino de ocho (8) mesescontados a partir de la fecha de la presente Acta, al final del cual se entregar al ICA elrespectivo informe, con el objeto de determinar el inventario real del material recibido.

Cualquier cambio de sitio de los equipos o de los materiales que conforman losBancos de Germoplasma a que se refiere la presente Acta deber ser previamenteautorizado por el ICA. La entrega a terceros, a cualquier ttulo, de los productos osubproductos de los Bancos de Germoplasma, la podr hacer CORPOICA, previo el

Visto Bueno del ICA, y de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos porel instituto sobre la materia.

Los ingresos obtenidos por la venta o intercambio de los materiales correspondientesa los Bancos de Germoplasma, sern recaudadas por CORPOICA y consignados en lacuenta especial ICA-CORPOICA-BANCOS DE GERMOPLASMA para sufragar los gastosde conservacin y mantenimiento de los mismos.

Para constancia se firma por los que en ella intervinieron a los________das delmes________de_______.

FUNCIONARIOS DEL ICA QUE ENTREGAN:


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Anexo2

CORPORACINCOLOMBIANADEINVESTIGACINAGROPEC

UARIACORPOICA

SUBDIRECCIN

ADMINISTRATIVAYFINANCI

ERA

FORMULARIODERECIBODESEMOVIENTESMA

YORES

REGIONAL______________

SEDE________________

__

DEPENDENCIA__________

_________

PROYECTO______

_________

FECHA_________________________

RESPO

NSABLE______________

C.C.___________________________

Fecha

Cdigo

Inv.ICA

Placa

Cor

poica

Descripcin

Semovientes

Valor$

F

irma

Resp

onsable

Controlactivosdevolucin

Nombre

Firma

FORMATOS-5

AutorizoaCORPOICAparaquec

oncargoamissalariosyprestacionesdeduzcacualquierv

alorque

resultarefaltantealformalizaresteinventario.


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Anexo3


UARIACORPOICA

SUBDIRECCIN

ADMINISTRATIVAYFINANCI

ERA

FORMULARIODER

ECIBODESEMOVIENTESME

NORES

REGIONAL_________

_____

SEDE__________________

DEPENDENCIA___________________

PROYECTO____________

FECHA___________

______________

RESPONSAB

LE_____________________C

.C.______________________

_______

Fecha

Cdigo

Inv.ICA

Descripcin

semoviente

Valor$

Recib(responsable)

Controlactivosdevolucin

Cant.

Nombre

Firma

Cant.

Nombre

Firm

a

Saldo

FORMATOS-5A

AutorizoaCORPOICAparaquec

oncargoamissalariosyprestacionesdeduzcacualquierv

alorque

resultarefaltantealformalizaresteinventario.


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Anexo4


UARIACORPOICA

FORMATODE

REPORTEDEPRDIDAOROBO

REGIONAL_________________________

SEDE_________

PRDIDA______

ROBO__

_____

CENTRODECOSTOS_

_____________

NOMBREDELPROYECTO___________________

_

FECHADELREPORTE_________________________________

DESCRIPCINDELINVENTARIOAFECTADO

Unidades

Cantida

dperdidao

hurtada

PlacasNsolo

para

semoviente

s

Descripcin

Valor

Estimado

%d

edisminucin

(Soloparasemovientes)

DESCRIPCIONDELASCAUSAS:

DOCUMENTOSDESOPORTEQUESEADJUNTA:

NombreyFirma:Responsable

Proyecto/Inventario

Firma:DirectordeCentro

de

InvestigacinoDiagnstico

Firma:Veterina

rio

(soloparasemovientes)

VistoContabilidad

Fecha:

FORMATOS-2


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Anexo5

BANCOSDEGERMOPLASMAVEGETALYMICROO

RGANISMOS

(FORMATO)

SECCIONAL:___________

____________________

CENTRO:___________________________________

C

digo

c

uenta

No.de

inventario

Fecha

ingreso

Nombre

comn

Especie

Denominacin/

nombre

Cantidad

No.opeso(g)

Valor

unitario

Valor

total

Observaciones

RESPONSABLEALMACNIC

A

RESPO

NSABLEALMACNCORPOICA

TCNICOICA

TCNICOCORPOICA


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Anexo6

BANCOSDEGERMOPL

ASMAANIMALYMICROORGANISMOS

(FORMATO)

SECCIONAL:___________

____________________

CENTRO:___________________________________

C

digo

c

uenta

No.de

inventario

Fecha

ingreso

Banco

Especie

Micro-

organismo

Caractersticas

Cant.

Valor

unitario

Valor

total

O

bservaciones

RESPONSABLEALMACNIC

A

RESPO


TCNICOICA

TCNICOCORPOICA


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Anexo7

BIENESAD

QUIRIDOSENCONVENIOS

(FORMATO)

CONVENIONo._____________________

SECC

IONAL:_______________________________

CENTRO:___________________________________

C

digo

contable

Placa

inventario

Fecha

ingreso

Banco

Descrip.

Valor

unitario

Fechade

compra

No.Factura

de

compra

Razn

social

Ob

servaciones

RESPONSABLEALMACNIC

A

RESPO


TCNICOICA

TCNICOCORPOICA


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