Manajemen Stratejik_perencanaan Peningkatan Kinerja

MANAJEMEN STRATEGI DALAM RENCANA KERJA PENINGKATAN

KINERJA PERSIAPAN O&P JARINGAN IRIGASI

Theresia Sri Sidharti

1

PERENCANAAN PENINGKATAN KINERJA ( PPK )

a. Pengertian PPK adalah suatu teknik manajemen untuk peningkatan kinerja yg mengutamakan daya analisis atas kekuatan2 pendorong dan penghambat kinerja guna menentukan strategi sera langkah2 kegiatan terkoordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi

b. Kegunaan Bagi pemimpin :1) Mempertajam daya analisis2) Mengetahui seluruh proses perencanaan.3) Meningkatkan daya guna dan hasil guna.4) Mengetahui situasi dan kondisi prestasi kerja staf5) Mengembangkan ide2 strategis dan kegiatan terprogram6) Sebagai alat pengendali dan alat ukur pencapaian tujuan

jangka pendek

2

c. Kegunaan bagi staf dan mitra kerja :1) Sebagai pedoman dan ukuran prestasi kerja2) Pedoman pelaksanaan terkoordinasi ( intern maupun eskteren )3) Mengetahui tugas dan tanggung jawab4) Meningkatkan kesadaran staf terhadap tugas dan kewajibannya.5) Meningkatkan daya guna dan hasil gunad. Persyaratan pokok penyususnan PPK:1) Adanya kejelasan tugas pokok dan fungsi2) Adanya kejelasan tentang yang harus dikerjakan , besar atau luas

pekerjaan, waktu dan cara pengerjaan serta hasilnya.3) Adanya tutjuan yang harus dicapai 4) Adanya indikato kinerja.5) Adanya kesadaran tentang pentingnya komunikasi6) Tersedianya data dan informasi

PERENCANAAN PENINGKATAN KINERJA ( PPK )

3

TAHAP IMENENTUKAN TUJUAN ORGANISASI & UKURAN KINERJA• Menyususn tujuan jangka pendek berdasarkan tugas pokok dan fungsi

dengan mengacu tujuan jangka panjang serta menentukan indikator kinerja

Tulis tupoksi unit organisasi

Rumuskan tujuan jangka panjang

Rumuskan tujuan jangka pendek ( Tukadek ) prioritas

dan indikatot kinerja

Rumuskan tingkat kinerja sekarang dan yg diinginkan

4

TABEL.1PRIORITAS TUKADEK, INDIKATOR DAN PEROLEHAN INFORMASI

TUKADEK INDIKATOR KINERJA

Satuan Ukuran

Perolehan Informasi

Diperoleh Dicari

Meningkatnya Kinerja Persiapan O&P Jaringan Irigasi

1. Kelengkapan sarana & prasarana irigasi siap untuk dioperasikan secara mantap

2. Jumlah Juru yang melaksanakan pengoperasian sesuai dengan petunjuk(manual)

3. Tersedianya sarana komunikasi yang lengkap

4. Ketepatan waktu pengiriman laporan

%

%

%

Hr

Asisten OP

Asisten OP

Asisten OP

Asisten OP

-

-

-

-

5

TABEL.1TUKADEK, INDIKATOR KINERJA SEKARANG DAN KINERJA YANG DIINGINKAN

TUKADEK INDIKATOR KINERJA Satuan Ukuran

Tingkat Kinerja

Sekarang

Tingkat Kinerja Yang Diinginkan

TWI

TWII

TWIII

TWIV

Meningkatnya Persiapan O&P Jaringan Irigasi

1. Kelengkapan sarana & prasarana irigasi siap untuk dioperasikan secara mantap

2. Jumlah Juru yang melaksanakan pengoperasian sesuai dengan petunjuk(manual)

3. Tersedianya sarana komunikasi yang lengkap

4. Ketepatan waktu pengiriman laporan

%

%

%

Hr

75

30

60

30

75

30

60

30

75

50

70

25

75

70

80

20

85

80

80

15

6

TAHAP IIIDENTIFIKASI DAN ANALISIS KEKUATAN

PENGHAMBAT DAN PENDORONG

Identifikasi kekuatan penghambat utama

Tentukan dampak relatif dan mudahnya memecahkan masalah

Identifikasi kekuatan pendorong utama

Tentukan dampak relatif dan tingkat kendali kekuatan pendorong yg dibawah

pengawasan atau kontrol organisasi

Analisis tingkat kekuatan relatif pendorong dan penghambat

Gambarkan medan kekeuatan

Identifikasi keterkaitan antar kekuatan

Pilih kekuatan kunci

7

• Identifikasi masalah kinerja sebagai kekuatan penghambat dan pendorong dengan mempertimbangkan dampak tujuan jangka pendek dan kontrol manajer terhadap kekuatan pendorong sehngga dapat diketahui kekuatan relatif sebagi ekuatan kunci

IDENTIFIKASI DAN ANALISIS KEKUATAN PENGHAMBAT DAN PENDORONG

S W

O T

Pwngaruh internal

Pengaruh eksternal

Kekuatan penghambat

Kekuatan pendorong

8

Kekuatan penghambat memberi nilai atau bobot terhadap :1) Besarnya dampak kekeuatan penghambat terhadap pencapaian tujuan jangka pendek2) Tingkat kemudahan dalam memecahkan kekuatan penghambatUntuk penilaian terhadap hambatan dipergunakan skala 1 s/d 5 • Angka 5 menyatakan dampak sangat kuat menhambat• Angka 4 menyatakan damapk kuat menghambat• Angka 3 menyatakan dampak cukup kuat menhambat• Angka 2 menyatakan damapak kurang menghambat• Angka 1 menyatakan damapak sangat kurang menghambatUntuk penilaian tingkat kemudahan dalam memecahkan kekuatan penghambat digunakan

skala 1 /d 5 :• Angka 5 menyatakan hambagtan sangat mudah dipecahkan• Angka 4 menyatakan hambagtan mudah dipecahkan• Angka 3 menyatakan hambagtan cukup mudah dipecahkan• Angka 2 menyatakan hambagtan sukar dipecahkan• Angka 1 menyatakan hambagtan sangat sukar dipecahkan

MENENTUKAN DAMPAK RELATIF DAN MUDAHNYA MEMECAHKAN KEKUATAN PENGHAMBAT

9

TABEL IIIKEKUATAN PENGHAMBAT, DAMPAK RELATIF DAN MUDAHNYA MEMECAHKAN

No Variable/sub variableDampak

Terhadap Tukadek

Mudahnya Pemecahan

1

2

34

5

6

Masih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan IrigasiRendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairanKurang sesuainya metode pelatihan yang adaBelum optimalnya penggunaan sarana pengelolaan dan pengiriman data karena belum siapnya operator.Adanya batasan maksimum pembiayaan untuk pekerjaan rehabilitasiTidak tersedianya dana untuk kendaraan operasional para Juru

5

4

43

5

3

3

2

43

3

3

10

IDENTIFIKASI KEKUATAN PENDORONG UTAMASelain kekuatan yg menghambat dan merintangi peningkatan kinerja, organisasi juga memiliki kekuatan yg dapat mendorong dan membantu dalam pencapaian yujuan jangka pendek.Untuk penilaian tergadap kekuatan pendorong dapat digunakan skala 1 s/d 5. •Angka 5 menyatakan dampak sangat kuat mendorong•Angka 4 menyatakan damapk kuat mendorong•Angka 3 menyatakan dampak cukup kuat mendorong•Angka 2 menyatakan damapak kurang mendorong•Angka 1 menyatakan damapak sangat kurang mendorong Sedangkan penilaian tingkat kendali digunakan skala 1/s/d r5•Angka 5 menyatakan seluruhnya dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 4 menyatakan sebagian besar dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 3 menyatakan sebagian dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 2 menyatakan sebagian kecil dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi•Angka 1 menyatakan sangat kecil dibawah kendali dan atau pengaruh organisasi

11

No Kekuatan Pendorong Dampak Relatif

Tingkat Kendali

Unit Luar Yang

Berpengaruh

1

2

3

4

5

6

Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baikAdanya keinginan para petugas OP untuk meningkatkan kinerjaAdanya bantuan teknis dari konsultan WISMP yang ditunjuk Ditjen AirTersedianya fasilitas komunikasi di setiap UPT dan dinas Kab/Kota yang cukup memadaiAdanya dukungan dari jajaran Dinas PU PengairanAdanya keinginan Pemerintah Provinsi untuk mempertahankan swasembada pangan

5

5

4

4

4

4

3

5

4

3

4

2

Ditjen Air

Korwil & Cabang Dinas

Dinas PU PengairanPemda Tk.I

TABEL. 4KEKUATAN PENDORONG, DAMPAK RELATIF DAN TINGKAT KENDALI ANDA

12

ANALISIS TINGKAT KEKUATAN RELATIF PENDORONG DAN PENGHAMBAT

Dalam menetapkan tingkay kekuatan relatif penilaiannya didasarkan atas profesional jugtment, logika, sistematik berpikir serta pengalaman.Skala nilai untuk penetuan kekuatan relatif :•Angka 5 mewakili kekuatan relatif sangat kuat.•Angka 4 mewakili kekuatan relatif kuat.•Angka 3 mewakili kekuatan relatif cukup kuat.•Angka 2 mewakili kekuatan relatif lemah•Angka 1 mewakili kekuatan relatif sangat lemah.

13

TABEL.5TINGKAT KEKUATAN RELATIF PENDORONG DAN PENGHAMBAT

No KEKUATAN PENDORONGTINGKAT

KEKUATAN RELATIF

No KEKUATAN PENGHAMBATTINGKAT

KEKUATAN RELATIF

D1

D2

D3

D4

D5

D6

Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baikAdanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanyaAdanya bantuan teknis dari konsultan JIMWP yg ditunjuk oleh Ditjen AirTersedianya fasilitas komunikasi disetiap korwil dan Cabang Dinas yg cukup memadaiAdanya dukungan dari jajaran Dinas PU PengairanAdanya keinginan Pemda Tk.I untuk tetap mempertahankan swasembada pangan

4

5

4

4

4

4

H1

H2

H3

H4

H5

H6

Masih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan IrigasiRendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan

Kurang sesuainya metode pelatihan yang ada

Belum optimalnya penggunaan sarana pengolahan dan pengiriman data

Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikanKurang memadainya kendaraan operasional para juru

4

4

4

3

5

3

14

DIAGRAM MEDAN KEKUATAN

15

ANALISIS KETERKAITAN ANTAR KEKUATAN

Antara kekuatan pendorong dan penghambat kemungkinan mempunyai keterkaitan satu sama lain sehingga perlu diidentifikasi seberapa besar keterkaitan dari masing2 kekuatan tsb untuk dipertimbangkan sebagai salah satu kriteria dalam menetukan salah satu kunci.•Untuk menunjukan besarnya nilai keterkaitan digunakan skala pembobotan sbb:•Angka 5 menyatakan besar sekali keterkaitannya•Angka 3 menyatakan besar keterkaitannya•Angka 1 menyatakan kecil keterkaitannya •Angka 0 menyatakan tidak ada keterkaitan sama sekali

16

Keterkaitan antar Kekuatan digambarkan dalam Gambar 3.

17

PENETUAN KEKUATAN KUNCI

Setelah mendapatkan gambaran2 tsb perlu dilakukan penentuan kekuatan pendorong dan penghambat yg merupakan kekuatan kunci.Kekuatan kunci ditentukan dengan :•Ditentukan oleh tingkat kekuatan relatif yg lebih besar•Bila tingkat kekuatan relatif sama maka dipilih yg keterkaitannya lebih besar•Apabila keterkaitan sama, maka dipilih mudahnya pemecahan atau tingkat kendali yg lebih besar.•Apabila mudahnya pemecahan atau tingkat kendali juga sama maka dipilh dampak yg lebih besar.•Apabila masih sama, diserahlan pada tim untuk memilih menurut petimbangan.

18

No Kekuatan Pendorong Dampak Pemeca-

han KendaliTingkat

Kekuatan Relatif

Keterkaitan

Hasil Diskusi menentukan

Prioritas kekuatan kunci

D1

D2

D3

D4

Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baikAdanya keinginan para petugas OP untuk meningkatkan kinerjaAdanya bantuan teknis dari konsultan JIWMP yang ditunjuk Ditjen AirTersedianya fasilitas komunikasi di setiap korwil dan cabang dinas yang cukup memadai

5

5

5

4

-

-

-

-

3

5

4

3

4

5

4

4

37

45

35

19

II

I

III

VI

PROSES PEMILIHAN KEKUATAN KUNCI

19

No Kekuatan Pendorong Dampak Pemeca-

han KendaliTingkat

Kekuatan Relatif

Keterkaitan

Hasil Diskusi menentukan


D5

D6

Adanya dukungan dari jajaran Dinas PU PengairanAdanya keinginan Pemerintah Daerah Tk.I untuk mempertahankan swasembada pangan

4

4

-

-

4

3

4

4

33

29

IV

V


20

No Kekuatan Pendorong

Dampak Pemeca-han

Kendali Tingkat Kekuatan

Relatif

Keterkaitan Hasil Diskusi menentukan


H1

H2

H3

H4



Belum optimalnya penggunaan sarana pengolahan dan pengiriman data

4

4

4

3

3

3

4

2

-

-

-

-

4

4

4

3

29

27

31

23

II

III

I

V


21

No Kekuatan Pendorong

Dampak Pemeca-han

Kendali Tingkat Kekuatan

Relatif

Keterkaitan Hasil Diskusi menentukan


H5

H6

Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikanKurang memadainya kendaraan operasional para juru

5

3

3

3

-

-

4

3

23

21

IV

VI


22

TABEL.7KEKUATAN KUNCI

No KODE KEKUATAN PENDORONG KUNCI No KODE KEKUATAN PENGHAMBAT KUNCI

1

2

3

D2

D1

D3

Adanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanyaAdanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baikAdanya bantuan teknis dari konsultan JIMWP yg ditunjuk oleh Ditjen Air

1

2

3

4

H3

H1

H2

H5



Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikan

23

TAHAP IIISTRATEGI DAN RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI

Ciptakan ide strateg melaluhi kegiatan sumbang saran

Kembangkan rencana kegiatan yg terkoordinasi

Pada tahap ini perlu ditetapkan strategi yg paling baik untuk memeperkecil atau mengurangi kekuatan penghambat kunci, serta harus dapat memeprkuat atau memperbesar kekuatan pendorong kunci

24

KEKUATAN PENDORONG DAN PENGHAMBAT KUNCI

No KODE KEKUATAN PENDORONG & PENGHAMBAT KUNCI STRATEGI

1

2

3

4

5

6

7

D2

D1

D3

H3

H1

H2

H5

Adanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanya

Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baik

Adanya bantuan teknis dari konsultan WISMP yg ditunjuk oleh Ditjen Air

Kurang sesuainya metode pelatihan yang adaMasih kurangnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan Irigasi

Rendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan

Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan perbaikan

Manfaatkan untuk meningkatkan mutu dan frekuensi pembinaan

Tingkatkan sarana dan prasarana irigasi untuk mendukung pelayanan yang mantapManfaatkan tenaga konsultan untuk membantu dlm rangka persiapan OP

Sempurnakan metode pelatihan OP dng sistem on job training pd wil. KerjanyaTingkatkan pembinaan dan motivasi kerja

Tingkatkan kemampuan Juru melalui Diklat Teknik Fungsional dan pelatihan yang intensifGunakan dana yg tersedia seoptimal dan efisien mungkin

25

No Kode Kekuatan Kunci Strategi Langkah Kegiatan

Penanggung Jawab

Jadwal Waktu

1

2

D2

D1

Adanya keinginan para petugas Pembina OP untuk meningkatkan kinerjanya

Adanya desakan petani untuk mendapatkan pelayanan yg lebih baik

Manfaatkan untuk meningkatkan mutu dan frekuensi pembinaan

Tingkatkan sarana&prasarana irigasi untuk mendukung pelayanan yg mantap

-Melakukan evaluasi thd kegiatan th. lalu-Menyiapkan/menyempurnakan OP Manual-Melaksanakan pembinaan OP di lap.

-Mengadakan uji coba kesiapan Jaringan Irigasi yg telah selesai diperbaiki-Melengkapi /menyempurnakan kukurangan

Asisten OP.

Kastaf TeknikAsisten OP

Kastaf Teknik

Kastaf Teknik

2 minggu

21 mnggu

8 minggu

6 minggu

8 minggu

RENCANA KEGIATAN TERKOORDINASI

26


Penanggung Jawab

Jadwal Waktu

3

4

D3

H3

Adanya bantuan Teknis dr konsultan WISMP yg ditunjuk Ditjen Air

Kurangn sesuainya metode pelatihan yang ada

Manfaatkan tenaga konsultan untuk membantu dlm rangka persiapan OP

Sempurnakan metode pelatihan OP dng sistem on job training ps wilayah kerjanya

-Menyediakan fasilitas yg diperlukan-Mengadakan evaluasi penggunaan komputer-MelaksanakanPelatihan operator komputer-Menyempurnakan sistem pengiriman-Menyempurnakan metode&modul pelatihan-Melakukan ujicoba metode&modul

Kastaf Teknik

Asisten OP

Asisten OP

Asisten OP

Asisten OP

Asisten OP

Pd saat konstruksi

2 bulan

1 bulan

4xsetahun

2 minggu

1 bulan


27


Penanggung Jawab

Jadwal Waktu

5

6

H1

H2

Rendahnya kesadaran petugas akan pentingnya kegiatan OP Jaringan Irigasi

Rendahnya tingkat pendidikan formal para juru pengairan

Tingkatkan pembinaan dan motivasi kerja

Tingkatkan kemampuan Juru melalui Diklat Teknik Fungsional dan pembinaan yg intensif

-Membakukan metode modul pelatihan-Memberikan pengarahan bersama Kasubdin OP-Mengadakan studi banding ke propinsi Jateng-Memberikan penghargaan kpd yg berprestasi-Menyusun program pelatihan Juru-Melaksanakan pelatihan

Asisten OP

Kastaf Teknik

Kastaf Teknik

Kastaf TeknikKasubdin OP

Kastaf TeknikKasubdin OP

2 minggu

2 minggu

2 minggu

Tgl 3 Des

2 minggu

5 bulan


28


Penanggung Jawab

Jadwal Waktu

5 H5 Adanya batasan maksimum untuk pembiayaan rehabilitasi

Gunakan dana yg tersedia seoptimal dan efisien mungkin

-Melakukan koordinasi bersama Ksubdin OP dlm penyusunan program pengiriman Juru untuk mengikuti Diklat Teknik Fungsional-Melaksanakan pelatihan perencanaan teknis-Melaks.pembinaan dan pengawasan Pelaks.Desain

Ass. Perencanaan

Ass. Perencanaan

3 minggu

2 minggu

26 minggu


29


Penanggung Jawab

Jadwal Waktu

-Mengendalikam kemungkinan perubahan desain di dlm pelaksanaan yg menjurus ke pemborosan biaya

Ass. Perencanaan

28 minggu


30

TAHAP IVPENYUSUSNAN PROGRAM PELAKSANAAN

Dalam rangka melaksanakan program kegiatan yg terkoordinasi perlu disiapkan satu tim kerja sbg kelompok yg bertanggung jawab melaksanakan kegiatan dengan langkah sbb:

Tentukan Tim kerja dan rumuskan peran2nya

Perkirakan kesulitan2 dalam pelaksanaan dan pilih strategi menanggulanginya

Musyawarahkan hal2 utama dengan pihak terkait

Prioritaskan program kegiatan

Jadwalkan monitoring dan evaluasi

Susu jadwal kegiatan

Pelaksanaan

31

TABEL.10PERKIRAAN KESULITAN DAN STRATEGI MENANGGULANGI

No KESULITAN YANG DIPERKIRAKAN TERJADI STRATEGI MENANGGULANGI

1

2

3

Tidak sesuainya pelaksanaan fisik jaringan irigasi dengan desain yang ada, disebabkan adanya penyesuaian dengan kondisi lapangan

Tidak tersedianya dana dari APBN maupun Loan untuk menyempurnakan sistem peralatan pengiriman data(modem) yang ada

Bila tuntutan pekerjaan Rehabilitasi jauh diatas batasan maksimum penyediaan dana

Segera lakukan perubahan petunjuk (manual) OP sesuai dengan perubahan yang ada

Adakan koordinasi dengan Subdin. Bina Program DPU Pengairan Daerah untuk mengalokasikan anggaran tersebut pada proyek OP APBD

Adakan perhitungan analisa ekonomi untuk diajukan ke Direktorat Jenderal Pengairan untuk diteruskan ke Bank Dunia (sesuai dng ketentuan pada Loan Agreement) atau usahakan mendapatkan dana tambahan dari APBN/APBD

32

TABEL.11HAL-HAL YANG PERLU DIMUSYAWARAHKAN DENGAN PIHAK TERKAIT

No HAL YANG PERLU DIMUSYAWARAHKAN KESEPAKATAN / KERJASAMA DARI INSTANSI

1

2

3

Membahas langkah peningkatan ketepatan waktu batas laporan

Mengadakan penyempurnaan Modul dan Metode pelatihan OP bagi Juru

Melaksanakan penyempurnaan Modem Radio

•Kepala Sub Dinas O&P Pengairan•Koordinator Wilayah Pengairan•Kepala Cabang Dinas PU Pengairan

•Kepala Sub Dinas O&P Pengairan•Koordinator Wilayah Pengairan•Kepala Cabang Dinas PU Pengairan•Pimbagpro Tata Guna Air

•Kepala Sub Dinas O&P Pengairan•Kepala SubDin Bina Program Pengairan•Kasi Intal pada Kanwil PU Jatim

33

34

Documents

Manajemen Stratejik_perencanaan Peningkatan Kinerja