Manajemen PuskesmasUntuk terselenggaranya berbagai upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat yang sesuai dengan azas penyelenggaraan puskesmas perlu ditunjang oleh manajemen puskesmas yang baik. Manajemen puskesmas adalah rangkaian kegiatan yang bekerja secara sistematik untuk menghasilkan luaran Puskesmas yang efektif dan efisien. Rangkaian kegiatan sistematis yang dilaksanakan oleh puskesmas membentuk fungsi-fungsi manajemen. Ada tiga fungsi manajemen puskesmas yang dikenal yakni Perencanaan, Pelaksanaan dan Pengendalian serta Pengawasan dan Pertanggungjawaban. Semua fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan secara terkait dan berkesinambungan.a. PerencanaanPerencanaan adalah proses penyusunan rencana tahunan Puskesmas untuk mengatasi masalah kesehatan diwilayah kerja Puskesmas. Rencana tahunan puskesmas dibedakan atas dua macam. Pertama, rencana tahunan upaya kesehatan wajib. Kedua, rencana tahunan upaya kesehatan pengembangan.1) Perencanaan Upaya Kesehatan WajibJenis upaya kesehatan wajib adalah sama untuk setiap puskesmas, yakni promosi kesehatan, kesehatan lingkungan, kesehatan ibu dan anak termasuk keluarga berencana, perbaikan gizi masyarakat, pencegahan dan pemberantasan penyakit menular serta pengobatan. Langkah-langkah perencanaan yang harus dilakukan puskesmas adalah sebagai berikut; Menyusun Usulan kegiatanLangkah pertama yang dilakukan oleh puskesmas adalah menyusun usulan kegiatan dengan memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik nasional maupun daerah, sesuai dengan masalah sebagai hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Usulan ini disusun dalam bentuk matriks (Gantt Chart) yang berisikan rincian kegiatan, tujuan, sasaran, besaran kegiatan (volume), waktu, lokasi serta perkiraan kebutuhan biaya untuk setiap kegiatan.Contoh Gantt Chart Usulan Kegiatan (RUK)No.Upaya PuskesmasKegTujuanSasaranTargetWaktuVol. KegHasil yg diharapkan

Rencana ini disusun melalui pertemuan perencanaan tahunan puskesmas yang dilaksanakan sesuai dengan siklus perencanaan kabupaten/ kota dengan mengikutsertakan BPP serta dikoordinasikan dengan camat. Mengajukan Usulan KegiatanLangkah kedua yang dilakukan Puskesmas adalah mengajukan usulan kegiatan kedinas kesehatan kabupaten/ kota untuk persetujuan pembiayannya. Perlu diperhatikan dalam mengajukan usulan kegiatan harus dilengkapi dengan usulan kebutuhan rutin, sarana dan prasarana dan operasional puskesmas beserta pembiayaannya Menyusun rencana pelaksanaan kegiatanLangkah ketiga yang dilakukan oleh Puskesmas adalah menyusun rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disetujui oleh dinas kesehatan kabupaten/kota (rencanakerja kegiatan/ Plan of Action) dalam bentuk matriks (Gantt Chart) yang dilengkapi dengan pemetaan wilayah (mapping).Contoh Gantt Chart Rencana Pelaksanaan (POA)Upaya Kesehatan ..................................................No.KegSasaranTargetVol KegRincian PelaksanaanLokasi PelaksanaanTenaga PelaksanaanJadwalKeb Pelaksanaan

2) Perencanaan Upaya Kesehatan PengembanganJenis upaya kesehatan pengembangan dipilih dari daftar upaya kesehatan puskesmas yang telah ada, atau upaya inovasi yang dikembangkan sendiri. Upaya laboratorium medik, upaya laboratorium kesehatan masyarakat dan pencatatan pelaporan tidak termasuk pilihan karena ketiga upaya ini adalah upaya penunjang yang harus dilakukan untuk kelengkapan upayaupaya Puskesmas. Langkah-langkah perencanaan upaya kesehatan pengembangan yang dilakukan oleh puskesmas mencakup hal-hal sebagai berikut: Identifikasi upaya kesehatan pengembanganLangkah pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi upaya kesehatan pengembangan yang akan diselenggarakan oleh Puskesmas. Identifikasi ini dilakukan berdasarkan ada tidaknya masalah kesehtan yang terkait dengan setiap upaya kesehatan pengembangan tersebut. Apabila Puskesmas memiliki kemampuan, identifikasi masalah dilakukan bersama masyarakat melalui pengumpulan data secara langsung dilapangan(Survei Mawas Diri)

Survey Mawas DiriPengertian:Kegiatan pengumpulan data untuk mengenali keadaan dan masalah yang dihadapi, serta potensi yang dimiliki untuk mengatasi masalah tersebut.Tahap Pelaksanaan:Pengumpulan data dapat berupa data primer yakni yang dikumpulkan langsung dari sumber data atau data sekunder yakni yang berasal dari catatan yang ada.Pengolahan dataPenyajian data berupa data masalah dan potensi.

Tetapi apabila kemampuan pengumpulan data bersama masyarakat tersebut tidak dimiliki oleh Puskesmas, identifikasi dilakukan melalui kesepakatan kelompok (Delbecq Technique) oleh petugas Puskesmas dengan mengikut sertakan Badan Penyantun Puskesmas.

Delbecq TechniquePengertian:Perumusan masalah dan identifikasi potensi melalui kesepakatan sekelompok orang yang memahami masalah tersebut.Tahap Pelaksanaan:Pembentukan timMenyusun daftar masalahMenetapkan kriteria penilaian masalahMenetapkan urutan prioritas masalah berdasarkan kriteria penilaian dilengkapi dengan uraian tentang potensi yang dimiliki

Tergantung dari kemampuan yang dimiliki, jumlah upaya kesehatan pengembangan yang terpilih dapat lebih dari satu. Disamping itu identifikasi upaya kesehatan pengembangan dapat pula memilih upaya yang bersifat inovatif yang tidak tercantum dalam daftar upaya kesehatan Puskesmas yang telah ada, melainkan dikembangkan sendiri sesuai dengan masalah dan kebutuhan masyarakat serta kemampuan Puskesmas.

Menyusun usulan kegiatanLangkah kedua yang dilakukan oleh Puskesmas adalah menyusun usulan kegiatan yang berisikan rincian kegiatan, tujuan, sasaran, besaran kegiatan (volume), waktu, lokasi serta perkiraan kebutuhan biaya untuk setiap kegiatan.Rencana yang telah disusun tersebut diajukan dalam bentuk matriks (Gantt Chart). Penyusunan rencana pada awal pengembangan program dilakukan melalui pertemuan yang dilaksanakan secara khusus bersama dengan BPP dan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dalam bentuk musyawarah masyarakat.

Musyawarah MasyarakatPengertian:Pertemuan masyarakat yang dihadiri oleh para pemimpin, baik formal maupun informal dan anggota masyarakat untuk merumuskan prioritas masalah kesehatan dan upaya penanggulangannya.Tahap Pelaksanaan:Pemaparan daftar masalah kesehatan dan potensi yang dimilikiMembahas dan melengkapi urutan prioritas masalahMembahas dan melengkapi potensi penyelesaian masalahMerumuskan cara penanggulangan masalah sesuai dengan potensiMenetapkan rencana kegiatan penanggulangan masalah (dalam bentuk Gantt Chart)

Penyusunan rencana pada tahap pelaksanaan tahun berikutnya dilakukan secara terintegrasi dengan penyusunan rencana upaya kesehatanwajib. Mengajukan usulan kegiatanLangkah ketiga yang dilakukan oleh puskesmas adalah mengajukan usulan kegiatan ke dinas kesehatan kabupaten/kota untuk pembiayaannya. Usulan kegiatan tersebut dapat pula diajukan ke Badan Penyantun Puskesmas atau pihak-pihak lain. Apabila diajukan ke pihak-pihak lain, usulan kegiatan harus dilengkapi dengan uraian tentang latar belakang, tujuan serta urgensi perlu dilaksanakannya upaya pengembangan tersebut. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatanLangkah keempat yang dilakukan oleh Puskesmas adalah menyusun rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disetujui oleh dinas kesehatan kabupaten/kota atau penyandang dana lain (rencana kerja kegiatan/ Plan of Action) dalam bentuk matriks (Gantt Chart) yang dilengkapi dengan pemetaan wilayah (mapping). Penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan ini dilakukan secara terpadu dengan penyusunan rencana pelaksanaan upaya kesehatan wajib.b. Pelaksanaan dan PengendalianPelaksanaan dan pengendalian adalah proses penyelenggaraan, pemantauan serta penilaian terhadap penyelenggaraan rencana tahunan Puskesmas, baik rencana tahunan upaya kesehatan wajib maupun rencana tahunan upaya kesehatan pengembangan, dalam mengatasi masalah kesehatan diwilayah kerja Puskesmas. Langkahlangkah pelaksanaan dan pengendalian adalah sebagai berikut:1) PengorganisasianUntuk terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian habis seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh petugas Puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilkinya. Penentuan para penanggungjawab ini dilakukan melalui pertemuan penggalangan tim pada awal tahun kegiatan.Contoh Gantt Chart Pembagian Beban Tugas dan Wilayah KerjaNoNama PetugasUpaya KegSasaranTargetJadwal KerjaLokasi Keg

Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas sektoral. Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat dilakukan :a) Penggalangan kerjasama bentuk dua pihak yakni antara dua sektor terkait, misalnya antara Puskesmas dengan tenaga kerja pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan kerja.b) Penggalangan kerjasama bentuk banyak pihak yakni antar berbagai sektor terkait, misalnya antara Puskesmas dengan sektor pendidikan, sektor agama, sektor kecamatan pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan sekolah.Penggalangan kerjasama lintas sektor ini dapat dilakukan : Secara langsung yakni antar sektor-sektor terkait. Secara tidak langsung yakni dengan memanfaatkan pertemuan koordinasi kecamatan.2) PenyelenggaraanSetelah pengorganisasian selesai dilakukan, kegiatan selanjutnya adalah menyelenggarakan rencana kegiatan Puskesmas, dalam arti para penanggungjawab dan para pelaksana yang telah ditetapkan pada pengorganisasian, ditugaskan menyelenggarakan kegiatan Puskesmas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk dapat terselenggaranya rencana tersebut perlu dilakukan kegiatan sebagai berikut:a) Mengkaji ulang rencana pelaksanaan yang telah disusun terutama yang menyangkutjadwal pelaksanaan, target pencapaian, lokasi wilayah kerja dan rincian tugas para penanggungjawab dan pelaksana.b) Menyusun jadwal rencana kegiatan bulanan untuk tiap petugas sesuai dengan rencana pelaksanaan yang telah disusun. Beban kegiatan Puskesmas harus terbagi habis dan merata kepada seluruh petugas.c) Menyelenggarakan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Pada waktu menyelenggarakan kegiatan Puskesmas harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut: Azas penyelenggaraan Puskesmas harus menerapkan keempat azas penyelenggaraan Puskesmas yakni azas pertanggungjawaban wilayah, azas pemberdayaan masyarakat, azas keterpaduan dan azas rujukan. Berbagai standar dan pedoman pelayanan Puskesmas. Pada saat ini telah berhasil dikembangkan berbagai standar dan pedoman pelayanan Puskesmas sebagai acuan penyelenggaraan kegiatan Puskesmas yang harus diperhatikan pada waktu menyelenggarakan kegiatan Puskesmas. Standar dan pedoman tersebut adalah : Standar dan pedoman bangunan Puskesmas Standar dan pedoman peralatan Puskesmas Standar manajemen peralatan Puskesmas Standar dan pedoman ketenagaan Puskesmas Standar manajemen obat Puskesmas Standar dan pedoman teknis pelayanan berbagai upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat yang diselenggarakan oleh Puskesmas Pedoman Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Pedoman perhitungan satuan biaya pelayanan Puskesmas Kendali Mutu

Kendali MutuPengertian : upaya yang dilaksanakan secara berkesinambungan, sistematis, obyektif dan terpadu dalam menetapkan masalah dan penyebab masalah mutu pelayanan berdasarkan standar yang telah ditetapkan, menetapkan, dan melaksanakan cara penyelesaian masalah sesuai dengan kemampuan yang tersedia serta menilai hasil yang dicapai dan menyusun saran tindak lanjut untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan.Prinsip :1. Mengikuti siklus pemecahan masalah (Problem Solving cycle)2. Dilaksanakan melalui kerjasama tim (team based)3. Sesuai sumber daya yang tersedia (resource based)Penyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan program kendali mutu. Prinsip program kendali mutu adalah kepatuhan terhadap berbagai standar dan pedoman pelayanan serta etika profesi, yang memuaskan pemakai jasa pelayanan.

Kendali BiayaPenyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan program kendali biaya. Prinsip program kendali biaya adalah kepatuhan terhadap berbagai standar dan pedoman pelayanan serta etika profesi, yang terjangkau oleh pemakai jasa pelayanan.

Kendali BiayaPengertian : Upaya yang dilaksanakan secara berkesinambungan, sistematis, obyektif dan terpadu dalam menetapkan kebijakan dan tatacara penyelenggaraan upaya kesehatan termasuk pembiayaannya, serta memantau pelaksanaannya sehingga terjangkau oleh masyarakat.Tahap pelaksanaannya :Menetapkan upaya kesehatan yang diselenggarakan lengkap dengan rincian pembiayaannya.Menjabarkan kebijakan dan tatacara penyelenggaraan (standar, pedoman dan nilai etika) yang mendukung.Melaksanakan upaya kesehatan yang sesuai dengan kebijakan tatacara penyelenggaraan.Menampung dan menyelesaikan keluhan masyarakat yang terkait dengan masalah biaya.Menyempurnakan penyelenggaraan upaya kesehatan dengan memperhatikan keluhan biaya dari

3) PemantauanPenyelenggaraan kegiatan harus diikuti dengan kegiatan pemantauan yang dilakukan secara berkala. Kegiatan pemantauan mencakup hal-hal sebagai berikut :a) Melakukan telaahan penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai yang dibedakan atas dua hal : Telaahan internal yakni telaahan bulanan terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai oleh Puskesmas, dibandingkan dengan rencana dan standar pelayanan. Data yang dipergunakan diambil dari Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) yang berlaku.

SimpusPengertian ;Suatu tatanan yang menyediakan informasi untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan manajemen Puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya.Sumber Informasi :1. SP2TP terdiri dari- Catatan : kartu individu, rekam kesehatan keluarga dan buku register- Laporan : bulanan, tahunan dan KLB2. Survei lapangan3. Laporan lintas sektor4. Laporan sarana kesehatan swasta

Kesimpulan dirumuskan dalam dua bentuk. Pertama, kinerja Puskesmas yang terdiri dari cakupan (coverage), mutu (quality) dan biaya (cost) kegiatan Puskesmas. Kedua, masalah dan hambatan yang ditemukan pada waktu penyelenggaraan kegiatan Puskesmas. Telaahan bulanan ini dalam Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas.

Lokakarya Mini BulananPengertian :Pertemuan yang diselenggarakan setiap bulan di Puskesmas yang dihadiri oleh seluruh staff di Puskesmas, Puskesmas Pembantu dan bidan didesa serta dipimpin oleh kepala Puskesmas.Tahapan pelaksanaan1. Lokakarya Mini Pertamaa. Masukan- Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentangperan tanggungjawab staf dan kewenangan Puskesmas- Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru- Informasi tentang tatacara penyusunan POA Puskesmasb. Proses- Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatanlapangan/ daerah binaan- Analisis beban kerja tiap petugas- Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggungjawabdaerah binaan- Penyusunan POA Puskesmas tahunanc. Keluaran- POA Puskesmas tahunan- Kesepakatan bersama (untuk hal-hal yang dipandang perlu)2. Lokakarya mini Bulanana. Masukan- Laporan hasil kegiatan bulan lalu- Informasi tentang hasil rapat dinas kab/ Kota- Informasi tentang hasil rapat tingkat kecamatan- Informasi tentang kebijakan, program dan konsep barub. Proses- Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan mempergunakan PWS.- Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar pelayanan.- Merumuskan alternatif pemecahan masalah.c. Keluaran- Rencana kerja bulan yang baru

Telaahan eksternal yakni telaahan triwulan terhadap hasil yang dicapai oleh sarana pelayanan kesehatan tingkat pertama lainnya serta sektor terkait yang ada diwilayah kerja Puskesmas. Telaahan triwulan ini dilakukan dalam Lokakarya Mini triwulan Puskesmas secara lintas sektor.

Lokakarya Mini BulananPengertian :Pertemuan yang diselenggarakan setiap 3 bulan sekali di Puskesmas yang dihadiri oleh instansi lintas sektor tingkat kecamatan, Badan Penyantun Puskesmas (BPP), staf puskesmas dan jaringannya, serta dipimpin oleh camat.Tahapan pelaksanaan1. Lokakarya Mini Tribulanan Pertamaa. Masukan- Penggalangan tim yang dilakukan melalui dinamika kelompok- Informasi tentang program lintas sektor- Informasi tentang program kesehatan- Informasi tentang kebijakan, program dan konsep barub. Proses- Inventarisasi peran bantu masing-masing sektor- Analisis masalah peran bantu dari masing-masing sektor- Pembagian peran masing-masing sektorc. Keluaran- Kesepakatan tertulis sektor terkait dalam mendukung program kesehatan termasuk program pemberdayaan masyarakat2. Lokakarya Mini Tribulanan Rutina. Masukan- Laporan kegiatan pelaksanaan program kesehatan dan dukungansektor terkait- Inventarisasi masalah/ hambatan dari masing-masing sektor dalam pelaksanaan program kesehatan- Pemberian informasi barub. Proses- Analisis hambatan dan masalah pelaksanaan program kesehatan- Analisis hambatan dan masalah dukungan dari masing-masing sektor- Merumuskan cara penyelesaian masalahc. Keluaran- Rencana kerja tribulan yang baru- Kesepakatan bersama (untuk hal-hal yang dipandang perlu)

b) Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan pencapaian kinerja Puskesmas serta masalah dan hambatan yang ditemukan dari hasil telaahan bulanan dan triwulan.4) PenilaianKegiatan penilaian dilakukan pada akhir tahun anggaran. Kegiatan yang dilakukan mencakup hal-hal sebagai berikut :a) Melakukan penilaian terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai, dibandingkan dengan rencana tahunan dan standar pelayanan. Sumber data yang dipergunakan pada penilaian dibedakan atas dua. Pertama, sumber data primer yakni yang berasal dari SIMPUS dan berbagai sumber data lain yang terkait, yang dikumpulkan secara khusus pada akhir tahun. Kedua, sumber data sekunder yakni data dari hasil pemantauan bulanan dan triwulanan.b) Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan pencapaian serta masalah dan hambatan yang ditemukan untuk rencana tahun berikutnya.c. Pengawasan dan PertanggungjawabanPengawasan dan pertanggungjawaban adalah proses kepastian atas kesesuaian penyelenggaraan dan pencapaian tujuan puskesmas terhadap rencna dan peraturan perundang-undangan serta berbagai kewajiban yang berlaku. Untuk terselenggaranya pengawasan dan pertanggungjawaban dilakukan kegiatan sebagai berikut :1) PengawasanPengawasan dibedakan atas dua macam yakni pengawasan internal dan eksternal. Pengawasan internal dilakukan secara melekat oleh atasan langsung. Pengawasan eksternal dilakukan oleh masyarakat, dinas kesehatan kab/ kota serta barbagai institusi pemerintah terkait. Pengawasan mencakup aspek administratif, keuangan dan teknis. Apabila dana pengawasan ditemukan adanya penyimpangan, baik terhadap rencana, standar, peraturan perundang-undangan maupun berbagai kewajiban yang berlaku, perlu dilakukan pembinaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.2) PertanggungjawabanPada setiap akhir tahun anggaran, Kepala Puskesmas harus membuat laporan pertanggungjawaban tahunan yang mencakup pelaksanaan kegiatan, serta perolehan dan penggunaan berbagai sumberdaya termasuk keuangan. Laporan tersebut disampaikan kepada Dinas Kesehatan kabupaten/ Kota serta pihakpihak terkait, termasuk masyarakat melalui Badan Penyantun Puskesmas. Apabila terjadi penggantian Kepala Puskesmas, maka Kepala Puskesmas yang lama diwajibkan membuat laporan pertanggungjawaban masa jabatannya.

Daftar Pustaka:Pusdiklat Aparatur. 2011. Kurikulum dan Modul Manajemen Puskesmas. http://perpustakaan-pusdiklataparatur.net/ Diakses pada 15 Juni 2014. Jam 13.09.