MANAJEMEN PROYEKPERANGKAT LUNAK

Program Pendidikan Vokasi

Universitas Brawijaya

Tahun 2011

Pertemuan 2

PROSES INISIASI PROYEK

BAHASAN

Sistem Informasi dalam organisasi Proyek sebagai sarana strategis

organisasi Lahirnya proyek internal

Proyek internal Proyek eksternal

3

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

4

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

5

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter)

6

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA

7

LOGISTIK KELUAROUTBOUND LOGISTICS

SIS:ON-LINEP.O.S. ANDORDER PROCESS-ING

PEMASARAN DAN PENJUAL-AN

SIS:INTERACTIVETARGETED MAR-KETING

LOGISTIK MASUK(INBOUNDLOGISTICS)

SIS:AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN

SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF

MANAJEMEN SDMSIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN

PENGEMBANGAN TEKNOLOGISIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER

PEMBELIAN SUMBER DAYASIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK

OPERASI

SIS:COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM

LAYANAN PELANGGAN

SIS:CRM

KEUNG-GULAN BERSAING

P PR EO NS DE US K U N G

P UR TO AS ME AS

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI

8MANAJEMENN PROYEK P/L – IF015 – 3

SKS

PROYEK

STRATEGI ORGANISASI

STRATEGITI-SI

PORTOFOLIOTI-SI

STRATEGIFUNGSI LAIN

PORTOFOLIO

VISI – MISI - KEBIJAKANTUJUAN

PROGRAM TI-SI

PROYEK TI-SI

PROGRAM

Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi

Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan

Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai

LAHIRNYA PROYEK INTERNALPemicu 1: Proyek sudah ada dalam

rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya

Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak

9

Proyek yang sudah direncanakan

Urutan kegiatan: Menyusun tinjauan kelayakan, dari

aspek: Biaya Operasional Waktu Legal

Persetujuan pelaksanaan Penunjukan Manajer Proyek

10

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak

Urutan kegiatan:

1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI

2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit

3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan: Biaya Operasional Waktu Legal

4. Persetujuan pelaksanaan

5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas)

11

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL

DALAM ORGANISASI

12

ORGANISASI FUNGSIONALProyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional

13

DIREKTURPELAKSANA

(CHIEF EXECUTIVE)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

ORGANISASI PROYEKProyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek

14

DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASI

PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH

15

DIREKTURPELAKSANA

( CEO )

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASI

PROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG

16

DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

KOORDINASI

PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER PROY

MANAJER FUNGSIONAL

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT

17

DIREKTURPELAKSANA

( CEO )

MANAJER FUNGSIONA

L

MANAJER PROYEK-PROYEK

STAF

STAF

STAF

MAN. PROYEKSTAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK A

MAN. PROYEK

MAN. PROYEK

KOORDINASI

PROYEK B

MANAJER FUNGSIONAL

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK

18

Karakteristik proyek

T i p e o r g a n i s a s i

Fungsio-nal Matriks lemah

Matriks seimbang

Matriks kuat Proyek

Otoritas Tak ada s.d rendah

Terbatas Rendah s.d sedang

Sedang s.d tinggi

Tinggi s.d penuh

% Personil organisasi yg full time di proyek

- 0 – 25 % 15% – 60% 50 % – 95 %

85 % -- 100 %

Peran manajer proyek

Tdk penuhWaktu

Tdk penuhWaktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Sebutan manajer proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Manajer proyek

Manajer proyek/ program

Manajer proyek/ program

Staf admi-nistrasi

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL

Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi

Proposal mendefinisikan:o Apa yang akan dilakukano Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhio Bagaimana hasil proyek akan mendukung

strategi Memuat business case awal Format sebaiknya baku, menggunakan

template 19

Contoh Template Proposal Internal

1. Nama Proyek

2. Tanggal pengajuan

3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak

4. Persetujuan, (yang menyetujui dan tgl persetujuan)

5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi)

6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi

7. Solusi yang diusulkan, (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)

8. Hasil yang diharapkan, (dampak /outcome proyek)20

Contoh Muatan BUSINESS CASE

1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek)

2. Nomor revisi dokumen

3. Manfaat dan Biaya:

4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan;

ATK; Jasa konsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam21

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj.)

5. Sumber Pendanaan6. Resiko

Faktor resiko Strategi mitigasi

7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification)

8. Catatan Tambahan Memuat daftar lampiran sesuai

keperluannya

22

TUGAS (kelompok)

Buat Bussiness Case sesuai dengan proposal proyek yang Anda buat.

23

PROYEK PEMERINTAH

Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintahdan perubahan-perubahannya.

24

PROYEK PEMERINTAH (lanj)

Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1. Keppres No. 61 tahun 20042. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2)3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3)4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4)5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5)6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6)7. PP No. 95 tahun 2007 (Perubahan ke-7)

Sumber : http://www.lkpp.go.id/Regulasi.html25

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI

26

Pengumuman penawaran pekerjaan di media

Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen

Prakualifikasi

Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar

penilaian: KAK, RKS, HPS

Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan

(aanwijzing)

Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar

Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi

proposal Menyusun dan menyerahkan• Proposal administrasi• Proposal Teknis• Proposal Biaya

Menyelenggarakan aanwijzing

Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan

proposal biaya; penentuan pemenang

PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms

of Reference) RKS: Rencana Kerja dan Syarat HPS: Harga Perkiraan Sendiri

27

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR)

KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal1. Latar Belakang2. Maksud dan Tujuan3. Sasaran4. Nama dan organisasi pejabat pembuat

komitmen5. Sumber pendanaan6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas

penunjang, serta alih, pengetahuan7. Jangka waktu pelaksanaan8. Tenaga ahli9. Keluaran10. Laporan

28

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)

1. Umum2. Addendum Dokumen Seleksi3. Penyusunan, Penyampaian, dan

Pembukaan Dokumen Penawaran4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian

Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )

29

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) Disiapkan instansi pemerintah pemberi

pekerjaan Merupakan dasar penilaian layak

tidaknya biaya yang diusulkan konsultan

Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.

30

MUATAN USULAN TEKNIS

A. PENDAHULUANB. PENGALAMAN PERUSAHAANC. PEMAHAMAN KAKD. TANGGAPAN TERHADAP KAKE. APRESIASI INOVASIF. PENDEKATAN DAN

METODOLOGIG. RENCANA KERJAH. JADUAL PELAKSANAAN

PEKERJAANI. TENAGA AHLI DAN

TANGGUNG JAWABNYA

31

A. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI

B. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN

C. LAPORAND. STAF PENDUKUNGE. FASILITAS PENDUKUNGF. PENUTUP

LAMPIRAN :1. DOKUMEN PENDUKUNG2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP &

KELENGKAPANNYA3. LAIN-LAIN

TUGAS 2 (kelompok)

Dengan menggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut untuk PT. MEDIA KARYA yang bergerak di bidang penjualan buku

32

GRUP TUGAS

1 Situs web

2 Sistem akuntansi dan keuangan

3 Sistem persediaan dan inventarisasi

4 Sistem pembelian

5 Sistem penjualan online

6 Sistem katalog online

7 Sistem kepegawaian

8 Sistem kasir / POS (Point of Sales)

SEKIAN

33