Modul ke:

Fakultas

Program Studi

MANAJEMEN PERSEDIAAN

• Manajemen Pembelian• Kebutuhan Perdana• Pengisian Kembali Persediaan

Dr. Sawarni Hasibuan, M.T.

02Ekonomi dan

Bisnis

Manajemenwww.mercubuana.ac.id

Manajemen Pembelian

• Sebuah perusahaan dalam berproduksi tidak bisa terlepasdari kegiatan pengadaan serta pembelian bahan baku, maupun kebutuhan pendukung lainnya.

• Kegiatan pembelian ini mutlak harus dilakukan mengingatbahwa perusahaan tidak serta merta mampu memenuhikebutuhan bahan dasar untuk produksi.

• Terkait dengan kegiatan ini, proses pengadaan danpembelian dalam sebuah perusahaan menjadi kegiatanyang harus diperhatikan dengan baik sehingga perluadanya manajemen yang baik agar cost yang dikeluarkantepat sasaran.

Perkembangan Manajemen Pembelian

• 1974: kegiatan pembelian/pengadaan dianggap sebagaikegiatan pendukung

• 1980-an: kegiatan pembelian/pengadaan adalah kegiatan yang strategis– Persaingan yang semakin ketat– Ikut berperan dalam menciptakan inovasi produk dan jasa

• Keunggulan bagian pembelian/pengadaan:– Dari aspek biaya (40%-70% dari produk akhir)– Kualitas produk (dari bahan baku dan komponen)– Dari segi waktu (pemilihan pemasok dalam pengiriman

barang)

Pembelian/pengadaan/purchasing menjelaskan suatu prosespembelian, mempelajari kebutuhan, memilih dan menetapkanpemasok, melakukan pemesanan dan pembelian barang ataujasa untuk kegiatan produksi.Pada struktur organisasi, Bagian Pembelian bisa berdiri sendiriatau di bawah Bagian Logistik.Selain dilibatkan dalam pembelian material untuk kegunaanproduksi, Pembelian juga bertugas dalam pencarian danpembelian mesin-mesin produksi, peralatan dan perlengkapanproduksi berserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukungkelancaran proses produksi.Sasaran utama Pembelian adalah untuk menjaga ketersediaandan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya-biaya terkait sehingga biaya pembuatan barang jadi dapatdiminimumkan.

Pembelian

Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepatMenentukan waktu penerimaan barang yang tepatMenentukan rekanan pemasokbarang dengan tepat

Tugas Pokok Manajemen Pembelian

Tanggung Jawab Departemen Pembelian

1. Memilih dan mengevaluasi sumber-sumber pemasok barang dan jasayang dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Memelihara dan membangun relasi dengan pemasok yang berkenaandengan kualitas, pengiriman, pembayaran dan pengembalian.

3. Mencari sumber-sumber baru untuk memperoleh barang atau jasa yang lebih baik yang mungkin bisa digunakan oleh perusahaan di masa yang akan datang.

4. Melakukan negosiasi dan memperoleh bahan baku, peralatan, barang danjasa pada harga yang mencerminkan the best value for money.

5. Ikut berpartisipasi dalam aktivitas-aktivitas untuk reduksi biaya.6. Memelihara sistem komunikasi yang efektif dan melakukan konsultasi

secara rutin dengan fungsi-fungsi internal.7. Selalu memberikan informasi mengenai biaya pembelian dan berbagai

perubahan yang mungkin bisa mempengaruhi laba perusahaan danperkembangan di masa datang kepada manajemen puncak.

Penentuan kuantitas pembelian dan titik pemesanankembali dilakukan untuk mencapai keseimbangan yangoptimal antara tiga faktor berikut

Jumlah barang yang dipesanBiaya pengelolaan barang, danResiko kelangkaan barang

Untuk menghitung keseimbangan yang optimaldiperlukan:

Penetapan tiga faktor di atas secara kuantitatifAdanya estimasi kebutuhan barang untuk periodemendatang, danPenetapan jangka waktu mulai dari saat barang dipesansampai barang diterima.

Manajemen Pembelian

• Suatu proses untuk mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa agar dapat lebih baik dipenuhi dengan melakukan pembelian:

– Apakah sebaiknya membeli

– Apa yang harus dibeli

– Seberapa banyak

– Kapan membeli

– Bagaimana pembelian dilakukan

Perencanaan Pembelian

Klassifikasi Pembelian

– Bahan baku dan komponen untuk kebutuhanproduksi

– Capital equipment (mesin dan peralatan jangkapanjang lainnya)

– Maintenance, repair and operating (MRO) supplies, seperti suku cadang mesin dansebagainya

Strategi Pembelian

• Pembelian bisa dilakukan melalui proses tender ataupembelian rutin

• Proses pembelian rutin, berlaku untuk item-item yang suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatanjangka panjang dengan perusahaan

• Proses pembelian tender (dan lelang), dilakukanuntuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih

Pembelian RutinSupplier Bagian

PengadaanGudang User Keuangan

(3) Kirim konfirmasibisa tidaknya

pesanan dipenuhi. Kalau bisa, kirim

sesuai persetujuan

(2) Buat PO dankirim ke Supplier.

Kirim copy kegudang, user dan

keuangan

(4) Lakukanmonitoring dan

percepatanpengiriman bila

perlu(5) Terima barang

dan lakukaninspeksi bersama

bagian kualitas

(1) Buat PR / MRdan kirim ke bagian

pengadaan

(6) Lakukanpembayaran

Pembelian dengan Tender/LelangUser mendefinisikan kebutuhan barang/ jasa

User mengkomunikasikan kebutuhan tersebutke bagian pengadaan

Bagian pengadaan dan user menentukan model tender/lelang dan kriteria pemilihan supplier

Undang penawaran/proposal (RFQ/ RFP)

Seleksi:Tahap 1: lakukan seleksi awal berdasarkan aspek teknis

Tahap 2: evaluasi berdasarkan aspek finansial

Putuskan pemenang

Buat kontrak, buat dan kirim PO, monitor pengiriman danlakukan pembayaran

Keterangan

• PR (Purchase Requisition) atau MR (Material Requisition): dokumen permintaan pembelian

• PO (Purchase Order): dokumen pemesanan

• RFQ (Request for Quotation): dokumen penawaranharga barang/jasa yang jelas spesifikasinya

• RFP (Request for Proposal): dokumen penawaranharga barang/jasa yang belum jelas spesifikasinya

Kategori Barang Persediaan

• Bahan baku• Barang setengah jadi• Barang jadi• Barang umum dan suku cadang

– Biasa disebut MRO (maintenance, repair and operasion) atau supplies

• Barang proyek, dan• Barang komoditas

Jenis barang persediaan di berbagai jenis perusahaan

Sistem Pemesanan Kembali

• Baik pemesanan perdana amaupun pemesanankembali selalu mempertimbangkan hal-hal berikut:– Jenis barang apa yang akan dipesan– Kapan harus dilakukan pemesanan– Berapa banyak jumlah yang akan dipesan

• Reorder point (ROP) atau titik pemesanan kembaliadalah saat persediaan mencapai titik dimana perludilakukan pemesanan kembali yang dinyatakan dalampersamaan berikut.

ROP = lead time x pemakaian selama lead time

Sistem Pemesanan Kembali

1. Perpetual review system2. Periodic review system3. Fixed quantity system4. Just in time system

Latihan Quiz• Lengkapi tabel data persediaan berikut ini.

• Urutkan volume x nilai persediaan tersebut dari yang terbesar ke terkecil. Tentukanlah item yang masuk dalam kelompok A, B, atau C (Lihat ModulPertemuan 1). Gambarkan diagram Paretonya, beri penjelasan !

• Kuis dikerjakan dan dikumpulkan!

No Kode Volume Harga Volume x Harga

1 #10286 1000 90

2 #14075 2000 0.6

3 #01036 100 8.5

4 #01307 1200 0.42

5 #10867 350 42.86

6 #11562 500 154

7 #12760 1550 17

8 #10500 1000 12.5

9 #12572 600 14.17

10 #10572 250 0.6

Total

Richardus Eko Indrajit, (2005), Manajemen Persediaan, Grasindo,JakartaFien Zulfikariah, (2010), Manajemen Persediaan, Salemba Empat,JakartaHeizer Jay, B. Rander, (2006), Manajemen Operasi, SalembaEmpat, JakartaHani Handoko, (2002), Manajemen Produksi & Operasi, BPFE,YogjakartaSiswanto, (2005), Riset Operasi, Erlangga, JakartaM. Syamsul Ma’arif, (2003), Manajemen Operasi, Grasindo,JakartaSofyan Assauri, (2001), Manajemen Operasi, BPFE, YogyakartaMartinich, (2003), Operations Management, Prentice Hall, NewYork

Referensi

Terima KasihSawarni Hasibuan, Dr.