L/O/G/Owww.themegallery.com

Manajemen Waktu & Organisasi

“Menjadikan Organisasi sebagai Rumah yang bernyawa”

MATERI LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA LOKAL -1 BEM FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS LAMPUNG

Bagaimana Kami tiba di sini??

• Kepada anda yang telah faham tentang Organisasi saya berharap anda Akan lebih faham tentang Cara Mencintainya

• Bagi anda yang belum Faham mari qt belajar memahaminya bersama

Heru Sigit Pramono

WAKTU

Waktu adalah amanah bagi manusia utk digunakan

sebaik-baiknya atau dengan kata lain, efektif & efisien

(Abdullah Gymnastiar, 2004)

WAKTU

Waktu yg tersedia tdk akan t’lahir kembali, tdk mengajak kita utk b’samanya, Ia jg tdk

akan diam di tempat, tdk akan mundur ke belakang, tetapi ia senantiasa b’gulir ke depan

(Al-Qarni, 2003)

KARAKTER WAKTU

Sedangkan Manajemen?

• Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur

Beberapa kata Ahli :Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan

manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan dan organisir

Secara garis besar :

MANAJEMEN ADALAH PROSES KEGIATAN DENGAN ATAU TANPA MELALUI ORANG LAIN

DALAM MENCAPAI SUATU TUJUAN TERTENTU YANG AKAN DILAKSANAKAN

SECARA BERURUTAN BERJALAN KE ARAH SUATU TUJUAN

MANAJEMEN WAKTU

Bagaimana cara memanfaatkan waktu secara efektif untuk menyelesaikan

tugas-tugas

(Allan, 1991)

PEMBOROSAN WAKTU

Pemborosan waktu internal:• Penundaan• Kurangnya perencanaan• Kegagalan menentukan tujuan• Kegagalan menetapkan sasaran• Ketidakmampuan melakukan delegasi• Ketidakmampuan berkata tidak• Manajemen krisis • Terburu- buru• Keraguan• Pintu terbuka

PEMBOROSAN WAKTU

Pemborosan waktu eksternal:• Intrupsi telepon• Pergaulan (sosialisasi)• Pertemuan• Kekurangan informasi• Sedikitnya komunikasi• Kekurangan hubungan timbal balik• Ketiadaan atau tidak jelasnya kebijakan

dan prosedur• Ketidakmampuan mitra kerja• Kurangnya sistem kearsipan• Kertas kerja

TINGKAT KEMAMPUAN MENGELOLA

WAKTU• TINGKAT ZERO

• TINGKAT I

• TINGKAT II

• TINGKAT III

• TINGKAT IV

• TINGKAT V

TINGKAT KEMAMPUAN MENGELOLA

WAKTUTINGKAT ZERO

Buta t’hadap waktu

Tdk memandang, apalagi m’perlakukan waktu sbg salah satu sumber yg paling b’harga

yg hrs dikelolanya scr efektif & efisien

TINGKAT KEMAMPUAN MENGELOLA

WAKTUTINGKAT I

Betul-betul menyadari waktu sbg sesuatu yg bernilai

Tingkat ini dicapai apabila seseorang m’hargai waktu sbg sesuatu yg harus

dikelola dgn baik, menyadari keterbatasan waktu yg dimilikinya,

yaitu hanya 24 jam sehari

TINGKAT KEMAMPUAN MENGELOLA

WAKTUTINGKAT II

Mulai menganggarkan waktunya

Mempergunakan waktunya hanya utk m’urus hal2 yg penting,

orang demikian adalah pengatur waktu, tdk sekedar

pemakai waktu

TINGKAT KEMAMPUAN MENGELOLA

WAKTU• TINGKAT III

Menyadari sifat dinamis waktu, menyadari bhw waktu itu bagaikan

arus

Ia mengetahui bahwa ada rangkaian kejadiaan, tindakan dan peristiwa yg harus dikelola yg kesemuanya memerlukan waktu

TINGKAT KEMAMPUAN MENGELOLA

WAKTUTINGKAT IV

Pada tingkat ini seseorang berorientasi pada tujuan

Tdk puas hanya dgn sekedar b’siap m’hadapi masa depan, tetapi b’usaha agar masa depan yg diinginkannya

menjadi kenyataan. Orang yg m’capai tingkat ini yakin bhw masa depan msh dpt diatur, sedangkan masa lalu &

masa kini tidak

TINGKAT KEMAMPUAN MENGELOLA

WAKTUTINGKAT V

Menyadari bhw masa depan dpt diciptakan, Ia adalah seorang inovator, m’bangun masa depan melalui imajinasinya dan

menemukan metode2 yg baru

Setelah hal2 baru direnungkan dan dipikirkan, kemudian melakukan usaha

agar hasil renungan itu m’jadi kenyataan

STRATEGI PENJADWALAN

• Buat daftar kegiatan yang akan dikerjakan

• Buat skala prioritas dari tiap kegiatan

• Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan

• Alokasikan waktu untuk tiap kegiatan

• Kendalikan penggunaan waktu agar tercapai efisiensi

• Evaluasi penetapan jadwal

Analogi apa yang Kita dapat tentang Organisasi??

• Lalu hubungan dengan Manajemen???

Apa manajemen itu???

Ini kita…

Organisasi adalah?

Organisasi adalah Rumah

Rumah yang tersusun dari???? Pondasi yang merupakan kumpulan dari orang -

orang (Kelompok) Tiang dari Visi dan Misinya Dindingnya dari kebersamaan Atapnya dari rasa memiliki Perabotnya dari kegiatan dan Catnya adalah keinginan hati para pemiliknya

Manejemen Organisasi?

• Sebuah Proses dalam memanejerial sebuah organisasi baik dalam hal kepentingan bersama baik berupa pencapaian Visi maupun Misi dalam sebuah kerjasama demi tujuan yang mampu di pertanggung jawabkan bersama

Fungsi Manejemen?

PLANNING

Realistic

Time

ORGANIZING

• Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description)

Ada 3 macam struktur organisasi dasar :1.Struktur garis

Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah

Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh

2.Struktur fungsional Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada

dlm perusahaan Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd

organisasi

Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer

Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya

3. Struktur garis dan staf Kombinasi dr organisasi garis & staf yg

tugasnya memberikan nasehat2 Spesialis disini tidak menjalankan

pengawasan/kekuasaan apapun.

29

Kualifikasi dan Skill SDM

Level SDM Kebutuhan Skill Pekerjaan

Manajer Puncak

Visi, Misi,

Strategi

Manajer Madya

Kebijakan, Manajerial

Manajer bawah

Manajemen Operasi

Pekerja Pelaksana

Pekerjaan

Ski

ll K

ON

SE

PS

I

Ski

ll H

AM

Ski

ll TE

KN

IKA

L

The Shifting Paradigm For Organizational Success

Old Success Factors– Size

Semakin besar suatu organisasi semakin mampu mencapai efisiensi, mengangkat capital dan menekan supplier & customer

– Role ClarityDengan pembagian tugas, kewenangan, perbedaan manajer dan pekerja yang jelas orgns. makin efisien

– SpecializationDengan pembagian tugas, dan spesialisasi untuk meningkatkan keahlian yang tinggi

– ControlPeran utama manajemen adl control utk menjamin palaksanaan pekerjaan yang tepat pada tahapan dan waktu yang tepat

New Success Factors– Speed

Kecepatan dlm merespon customer, meluncurkan produk baru ke pasar, mengubah strategi sesuai dgn tantangan lingkungan

– Flexibility Tuntutan utk tau banyak hal dgn banyak pengalaman

– IntegrationSpesialisasi masih dibutuhkan namun kesuksesan terletak pd kemampuan berkolaborasi utk menciptakan terobosan baru

– InnovationCreativitas diperlukan utk mencari sesuatu yg baru, berbeda shg memiliki daya saing tinggi.

ACTUATING

• Perencanaan dan pengorganisasian yang kurang baik berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama

CONTROLLING

• Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit

EVALUATING

Manusia “SUPER-MAN”* PASIF (model manusia PATUNG)

Ada tapi tiada merasa, terlihat tapi tiada terlibat.

* EGOIS (model manusia “LUGU”)

Loe ya Loe, Gue ya Gue ..

* PENDENGKI

Senang melihat orang lain susah, susah melihat

orang lain senang.

Manusia “SUPER-TEAM”* PRO-AKTIF (penuh inisiatif)

Penyebab terputusnya kerja sama tim umumnya perasaan tidak diterima atau tidak dilibatkan.

* MENGHARGAI DIRI SENDIRI

Tidak ada yang harus merasa lebih dari yang lain. Masing-masing musti percaya diri bahwa setiap anggota tim memiliki peran yang seimbang.

* MENGHARGAI ORANG LAIN

Hak untuk dihargai yang terdapat pada diri, dimiliki pula oleh yang lain.

PONDASI UTAMA

TARGET•TUJUAN MULIA tim mengikat keutuhan anggotanya.

•Target yang menjadi HARAPAN bersama akan menjadi “ruh” yang memberi energi gerak.

PILAR UTAMA

EMPATIEmpati memelihara kondisi batin supaya tetap terjaga dari “virus” perpecahan.

Empati menjadi “minyak pelumas” hubungan antar anggota KELOMPOK.

DINDING UTAMA

AKAD KESEPAKATANKesepakatan bersama mengikat keberagaman menjadi KESERAGAMAN

Kesepakatan menghindarkan perpecahan akibat konflik kepentingan

ATAP UTAMA

MUJAHADAHKESUNGGUHAN & KESERIUSAN dalam memelihara kesepakatan adalah “obat kuat” dan “panjang umur”-nya KELOMPOK.

Team yang KOMPAK adalah team yang senantiasa mengedepankan prinsip-prinsip :

Kuat menahan badai perubahan

Optimis dalam segala situasi

Mudah menyesuaikan diri

Pemaaf terhadap kesalahan teman

Anti peng-hianat-an

Komunikasi berlangsung seimbang

Pulau Seberang ..

• Orang BALI mengatakan MENIMBA ILMU DALAM HIDUP itu sama seperti MENYAPU

“Kita menyapu Halaman di ibaratakan Belajar…Menyapu halaman kotor yang tampak pasti akan bersih namun masih banyak debu dan sisa yang berserakan belum bersih seperti itu pula belajar Sebanyak apapun kita duduk di bangku SMP,SMA sebagaimana sombongnya kita selalu ada Ilmu lain kemampuan lain yang akan kita timba”

Cermin Analisa dari seberang Pulau?

• ITB Menerapkan Sistem ORIENTASI Keilmuan dimana bagi mereka untuk masuk LAB adalah kewajiban bagi OSPEK Masyarakat Jurusan

• Acara kemahasiswaan di laksanakan sore sampai malam seteleh perkuliahan dimana acara tersebut substantif dan searah yang di usung dan di sulkan kepada sinkronisasi pihak fakultas bidang keilmuan

• UNESA sistemnya dalam proses berkembang. Pintu masuk bagi kependidikan

• UNAIR tidak jauh beda dengan Kita namun Spiritualitas dan Pengabdian pada masyarakat menjadi sebuah portal utama. Kekompakan dan rasa memiliki tumbuh di sini

Next…………

• ITS Mencerminkan diri pada ITB .. Pengkaderan itu sampai mati.. Di kucilkannya mahasiswa yang tidak lulus pada ospek jurusan atau bahkan tidak ikut dan menjadi BOIKOTER

• Pengembangan Kemahasiswaan di dukung oleh Sponsor maupun Ikatan Alumni pada hari efektif.. Beberapa waktu lalu jalan sehat pada dies Berhadiah XENIA

• Udayana melaksanakan Kegiatan efektif pada sabtu-minggu bagi bidang kemahasiswaan.. Panorama exotic wisata lebih memilih mereka menyelesaikan msalah lewat jalur diplomasi bukan Frontasi AKSI DEMO

BEM FK???

• Hanya kalian keengurusan baru yang mampu menjawab………….

Our Dream……

• Komunikatifkan bersama tentang kegiatan-kegiatan yang memperkenalkan nama kita di kancah nasional

• Kawal kebijakan PRODI dan support tentang Akreditasi Jurusan

• Bentuk Kegiatan yang mampu merangkul dan Menumbuhkan rasa memilki bagi kampus kita……..

• Coba laksanakan BOOTING MEMORI Dengan gebrakan, gebyar dan variatif baru…

• JUAL IDE KALIAN??

• Selamat berjuang

“Organisasi adalah seni dimana kita yang mengenalinya dan memeluknya Untuk

mengibarkannya .. Bukan organisasi yang kehilangan kita namun kita yang kehilangan

mereka bila kita raib menjauh darinya”

Hidupkan BEM-FK dari sekarang karena pundaknya ada di kalian