Upload
devilofme
View
171
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
MANAJEMEN MOTIVASI DAN ORGANISASILKMM BEM UNNARApril 2006 ARASY ALIMUDIN
We have been trying to push BEM UNNAR from the top.
BEM BEM UNNAR UNNAR
But to move BEM faster, we also need to push from the base, and we require management motivate and organization
BEM UNNAR
Apa Itu Manajemen ?Mary Parker Follet : the art of getting things done trough the others..seni mencapai sesuatu melalui orang lain
Definisi UmumManajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumberdaya organisasi
Kata Kunci Proses yg merupakan kegiatan yang direncanakan Fungsi manajemen Melalui Aktivitas tersebut Sumberdaya Organisasi
Kaitan Manajemen & Organisasi
Proses Manajemen
Input Sumberdaya
Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengendalian
Tujuan Efektif dan Efisien
Siapa Manajer ?Orang yang melakukan kegiatan manajemen atau proses manajemen.Manajemen menginginkan tujuan tercapai dengan efektif dan effisien
Efektif & EfisienEfektif : (doing the right things mengerjakan sesuatu yang benar)
Efisien : (doing things right mengerjakan sesuatu dengan benar)
Proses ManajemenPlanning Pengorganisasian
Pengendalian
Pengarahan
Perencanaan (Planning)Kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. PengambilanKeputusan (bagian dari perencanaan)
Pengorganisasian
(Organizing & Staffing)Kegiatan mengkoordinir sumberdaya, tugas, dan otoritas diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang efisien dan efektif.
Organizational Design
Kegiatan menyesuaikan struktur organisasi dengan tujuan dan sumberdaya organisasi
Bagan OrganisasiD M P D P e a m n a a ir e k t u r U t a m a n . a j e r P e r
j e Mr a n a j e Mr a n a j e Mr a s Ka r e a u n a n g P a r n o d u A k ds m i
e p a r t eD m e p e an r t eD m e p e an r t eD m e p e an r t e m e m a s Ka r e a u n a n g P a r n o d u A k sd i m & P e
Pengarahan (Leading)Kegiatan memberi pengarahan (directing), mempengaruhi orang lain (influencing), dan memotivasi orang tersebut untuk bekerja (motivating)
Pengendalian (Controlling)Kegiatan yang bertujuan untuk melihat apakah kegiatan organisasi sesuai dengan rencana.Fungsi Pengendalian : Menentukan standart prestasi Mengukur prestasi yg telah dicapai Membandingkan point-2 dengan point-1 Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan
Proses Manajemen dalam praktek1. Dalam praktek gambaran proses manajemen tersebut tidak begitu terlihat 2. Seringkali manajer sibuk kesanakemari, yg sepertinya tdk punya waktu utk berfikir dan merencanakan sesuatu dengan tenang 3. Aktivitas manajer dalam praktek sepertinya reaktif (action oriented) 4. Keempat fungsi manajemen
Jenis-jenis ManajemenBerdasarkan Hirarki : Top Management Middle Level Management Lower Level / First Line Berdasarkan Fungsi : Manajer Umum Manajer Fungsional
Manajemen Puncak Bertanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhan Menentukan tujuan, strategi, kebijakan secara umum Menentukan strategis dan
keputusan-keputusan
Manajemen MenengahMelaksanakan tujuan, strategi, dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajer puncak serta mengkkordinasikan dan mengarahkan aktivitas manajer tingkat bawah dan juga karyawan operasional
Manajemen Tk. Bawah
Mengawasi karyawan secara langsungMengawasi dan mengkoordinasi kegiatan operasional yang dilakukan oleh karyawan
Manajer UmumMengawasi unit (divisi) tertentu yang mempunyai beberapa bidang sekaligus
Bertanggung jawab terhadap aktivitas (pemasaran, keuangan, operasi) divisinya
Tingkatan dan Ketrampilan Manajemen
Konseptual
Tk. Atas
Hub. MAnusiawi
Tk. Menengah
Opersional
Tk. Bawah
Ketrampilan ManajemenConseptual Skills :Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan kegitan serta kepentingan organisasi. Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana lingkungan mempengaruhi organisasi
Human Skills :Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik secara individual maupun kelompok
Tehnical Skills :Kemampuan operasional memahami serta melakukan kegiatan
Managerial RoleO F I n t e t o o r i t a s r m a l ae a l n s g i K e p u
r p I e n r f s o o r Pmn
Interpersonal RolesFigureheat :
Peran figur bapak, lebih merupakan peranan manajer sebagai simbol pimpinan serta menjadi simbol dan personifikasi organisasi yang dipimpinnya.Leader :
Manajer diharapkan menjadi pemimpin anak buahnya; melakukan rekruitmen, training, memberikan motivasi untuk bekerja mencapai tujuan organisasiLiaison :
Memainkan peranan penghubung baik dengan pihak di dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi.
Informational RolesMonitor :
Manajer selalu aktif mencari informasi yg bermanfaat untuk organisasi.Disseminator :
Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahanya.Spokesman :
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar.
Decision RolesEnterpreunership :
selalu berusaha memajukan organisasinyaDisturbance hadler :
mampu menyelesaikan gangguan yg mungkin munculResource Allocator :
mampu mengalokasikan sumberdaya yg terbatasNegotiator :
mampu melakukan negoisasi dgn pihak terkait
PENGORGANISASIAN Orang-orang yang melakukan tugastugas yang berbeda yang dikoordinir untuk mencapai tujuan organisasi 1. Pembagiaan kerja dalam organisasi 2. Pengkombinasian secara logis ke dalam departemen 3. Pendelegasian wewenang 4. Penetapan koordinasi dan sistem pengawasan
SUMBER STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI
KEBIASAAN
Kebijakan,ProsedurKaryawan mendapatkan Rencana rencana Apa yg hrs dilakukan peraturan lain
Supervisor Karyawan
Contoh BAGAN ORGANISASIDIREKTUR
WK.DIREKTUR PRODUKSI
WK.DIREKTUR PENJUALAN MANAJER PENJUALAN WIL.B
WK.DIREKTUR KEUANGAN
MANAJER PENJUALAN WIL.A
MANAJER PABRIK A
MANAJER PABRIK B
SUPERVISORSUPERVISOR KARYAWAN KARYAWAN
MANFAAT BAGAN ORGANISASI Memperlihatkan nama jabatan dari masing-masing
manajer Memperlihatkan siapa bertanggung jawab pada siapa Memperlihatkan siapa yg bertanggung jawab dalam departemen apa Memperlihatkan departemen2 apa yg telah dibentuk Memperlihatkan jalur perintah Karyawan dapat mengetahui jabatannya dan tempatnya dalam organisasi
WEWENANG DLM ORGANISASIWewenang adalah hak untuk mengambil keputusan,hak untuk mengarahkan pekerjaan orang lain, dan hak untuk memberi perintah. Sumber-sumber wewenang : 1. Posisi atau urutan orang tersebut 2. Atribut pribadi (kharisma) 3. Keahlian atau pengetahuan
PENDELEGASIAN WEWENANGPEMILIK DEWAN DIREKSI DIREKTUR WK.DIREKTUR MANAJER SUPERVISOR KARYAWAN
KEPEMIMPINANSuatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegitan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya
Implikasi Definisi Kepemimpinan Kepemimpinan menyangkut orang lain (bawahan atau pengikut), kesediaan bawahan untuk menerima pengarahan dari pemimpin. Kepemimpinan menyangkut pembagian kekuasaan yang tidak seimbang antara peminpin dan anggota kelompok Selain memberikan pengarahan pemimpin dituntut untuk dapat mempergunakan pengaruh, apa dan bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya
PENDEKATAN-PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN
Pendekatan Kesifatan, Pendekatan Perilaku, Pendekatan Situsasional (Contingensi)
PENDEKATAN SIFAT-SIFAT KEPEMIMPINAN
Mencoba membandingkan sifatsifat orang yang menjadi pemimpin dengan sifat yang menjadi pengikut Mengidentifikasi ciri dan sifat yang dimiliki oleh para pemimpin efektif
Sifat-sifat Kepemimpinan (Edwin Ghiselli): Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas, Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan Kecerdasan Ketegasan Kepercayaan diri Inisiatif
Sifat-sifat Kepemimpinan (Keith Davis): Kecerdasan Kedewasaan dan keluasan hub sosial Motivasi diri dan dorongan breprestasi Sikap-sikap hubungan manusiawi
PENDEKATAN PERILAKU KEPEMIMPINAN
Fungsi-funsi kepemimpinan, Gaya-gaya kepemimpinan Teori teori kepemimpinan : Teori X-Y (Douglas McGregor) Studi Michigan (Rensis Likert) Kisi-kisi Manajerial (BlackeMouton) Studi Ohio State
Fungsi-fungsi Kepemimpinan,
Task related, fungsi yang berhubungan dengan tugas yg menyangkut pemberian saran penyelesaian informasi dan pendapat Group Mainttenance, yng berhubungan dg fungsi pemeliharaan kelompok, membantu kelompok berjalan lebih lancar
Gaya-Gaya Kepemimpinan, Task Oriented, mengarahkan bawahan dan mengawasi secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dg yang diinginkannya Employee Oriented, Lebih memperhatikan dan memotivasi bawahan dan memberikan kesempatan berpartisipasi dlm pembuatan keputusan
TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN
Teori X-Y (Douglas McGregor) Teori X :
Rata-rata manusia malas Orang hrs dipaksa, diawasi, diancam Manusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tg jwb, mempunyai ambisi kecil, menginginkan keamanan dan jaminan hidup
Teori X-Y (Douglas McGregor) Teori Y : Usaha phisik dan mental dlam bekerja adalah kodrat Orang akan melakukan pengendalian diri Keterikatan pada tujuan dan prestasi Rata-rata dlm kondisi yg layak Ada kapasitas besar utk imajinasi, kreatifitas, cerdik Hanya menggunakan sebagian potensi intelektualnya
4-Sistim Manajemen dr Likert : Manajer membuat semua keputusan dan memrintah bawahan utk melaksanakan Tetap menentukan perintah tetapi memberi kebebasan bawahan Menetapkan tujuan dan memberikan perintah setelah hal tsb didiskusikan dg bawahan Cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan
Managerial Grid Blake Mouton : Manajemen jatuh miskin, perhatian rendah thd karyawan dan produksi Manajemen santai, serba mengijinkan, dg tekanan pd pemeliharaan keuangan dan kepuasan pegawai Manajemen organisasi & manusia, memperhatikan baik thd produksi maupun karyawan Manajemen ketaatan, sebagai seorang otokrat pemegang tugas yg keras Manajemen team, demokratik, memberikan perhatian penuh thd produksi, semangat kerja dan kepuasan karyawan
Studi Ohio State : Faktor pertimbangan (Considration), menggambarkan hubungan yg hangat antara seorang atasan dan bawahan, saling percaya, kekeluargaan, dll. Struktur Pemakrasaan (Initiating Structure), menjelaskan bahwa seorang pemimpian itu mengatur dan menentukan pola organisasi, komunikasi, struktur peran dlm pencapaian tujuan organisasi
PENDEKATAN SITUASIONAL CONTINGENCY
Faktor situasi Faktor Karyawan Faktor Tugas Faktor Organosasi Variabel Lingkungan lainnya
Hubungan Pemimpin-BawahanSituasiKEMAMPUAN DAN KUALITAS PEMIMPIAN
SITUASI
KEMAMPUAN DAN KUALITAS BAWAHAN
Faktor Yg Mempengaruhi Perilaku Kepemimpinan
Faktor Makro :o o o o o o
Sosial Kebudayaan Kondisi Perekonomian Organisasional
Faktor Mikro :
Pengharapan dan perilaku atasan Pengharapan dan perilaku bawahan Kepribadian dan latar belakang pemimpin o Tingkatan organisasi dan besarnya kelompok
MOTIVASIKeadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong kinginan individu untuk melakukan kegiatan tertetu guna mencapai tujuan
MODEL MOTIVASI Model Tradisional, Model Hubungan Manusiawi, Model Sumberdaya Manusia
MODEL TRADISIONAL Mengisyaratkan bahwa manajer menentukan bagaimana pekerjaan harus dilakunan dan digunakan sistim pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja - semakin produktif semakin banyak penghasilan Menganggap pekerja malas dan hanya dapat dimotivasi dengan uang
MODEL HUB. MANUSIAWI Mengisyaratkan bahwa manajer perlu memotivasi bawahan dengan pemenuhan kebutuhan sosial mereka shg merasa berguna dan penting Bawahan diberi kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjaan, dan memperhatikan kelompok organisasi informal
MODEL SUMBER DAYA MANUSIA Mengisyaratkan bahwa karyawan dapat dimotivasi oleh banyak faktor, tidak hanya uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, ttp juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yg berarti Karyawan lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yg baik
Teori-teori Motivasi Teori Petunjuk (prescriptif), mendasarkan dengan teori coba-coba dalam memotivasi bawahan Teori Isi (Content), berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab perilaku Teori Proses (Process), berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek bagaimana dari motivasi
TORI-TEORI ISI Teori Hirarkhi Kebutuhan Maslow : Kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu hirarki dari beutuhan terendah sampai tertinggi Setelah kebutuhan terpuaskan berhenti menjadi motivator utama perilaku
Hirarkhi Kebutuhan Maslow : Kebutuhan fisiologis Kebutuhan keamanan dan rasa aman Kebutuhan sosial Kebutuhan harga diri Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri
Teori Motivasi-Pemeliharaan dr Herzberg : Faktor penyebab kepuasan kerja prestasi penghargaan pekerjaaan kreatif & menantang tanggung jawab kemajuan dan peningkatan
Faktor pemeliharaan : kebijakan dan admns organisasi kualitas pengendalian tehnik kondisi kerja hubungan kerja status pekerjaan keamanan kerja kehidupan pribadi penggajian
Teori Prestasi dr Mc.Clelland : Menyukai pengambilan resiko yg layak, menyukai tantangan, menginginkan tanggung jwb pribadi Mempunyai kecenderungan utk menetapkan tujuan-tujuan prestasi Mempunyai kebutuhan thd umpan balik Mempunyai ketrampilan, kemampuan dan perencaan jk panjang
TORI-TEORI PROSES Teori Pengharapan Victor Vroom; Pengharapan bahwa peningkatan usaha akan mengarah kepada peningkatan balas jasa Penilaian individu terhadap balas jasa sebagai hasil dari usahausahanya
Teori Pembentukan Perilaku : Penguatan positip : penghargaan Penguatan negatip : menghindari Pemadaman : peniadaan penguatan Hukuman : konsekuensi
Tehnik Pembentukan Perilaku (Clay Hammer):Jangan memberikan penghargaan yg sama kepada semua orang Tanggapan kegagalan utk mengubah perilaku Beritahu karyawan syarat mendapatkan penghargaan Bertahukan jika melakukan kesalahan Jangan memberi hukuman didepan karyawan lain Bertindaklah adil
Teori Porter-Lawler : Implikasi bagi manajer:i pemberian penghargaan sesuai kebutuhan bawahan i penentuan prestasi yg diinginkan i pembuatan tingkat prestasi yg dapat dicapai i penghubungan penghargaan dengan prestasi i analisa faktor2 yg berlawanan dgn efektifitas penghargaan i penentuan penghargaan yg memadai
Implikasi bagi organisasi:i sistem penghargaan organisasi harus dirancang untuk memotivasi perilakuyg diinginkan i pekerjaan itu sendiri dapat dibuat sebagai pemberian penghargaan i atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi
Teori Keadilan : orang akan cenderung membandingkan antara : masukan-masukan yg mereka berikan pada pekerjaannya dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usaha hasil/penghargaan yang mereka terima degan yg diterima oleh karyawan lain