Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin dan Langsung: … 2_No_2...fungsi manajemen operasional. Manajemen persediaan sangat penting karena membutuhkan modal dan mempengaruhi pengiriman

Journal of Business and Entrepreneurship

28 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin

dan Langsung: Studi Kasus PT YYZ

Christian Haposan Pangaribuan

Fakultas Bisnis Universitas Siswa Bangsa Internasional (USBI)

PT YYZ is a ceramic tableware manufacturing company. In Indonesia, it is the market

leader in the middle-low tableware market. Currently, PT YYZ is in tight competition

with competitors from China. Hence, the company needs to maintain its competitive

edge by being efficient and effective in its daily operations, which includes the

management of its inventory of raw materials. An overstocked inventory is one problem

that creates inefficiency for the company, because it leads to high inventory investment.

The objective of this writing is to find solutions that will help the company to manage its

inventory at the desired level of three-month coverage, so that it can utilize a minimum

inventory investment.The analysis is based on the concept of Operations Consulting

Tool, which entails Problem Definition, Data Gathering, Data Analysis dan Solution

Development, Cost Impact dan Payoff Analysis, and Implementation. It used tools such

as issue trees, the five forces analysis, plant tours using RPA questionnaire and RPA

rating sheet, flowchart, and thereby discovered that the overstock problem is caused by

unintegrated inventory planning, lack of monitoring and warning systems for

management, and absence of a purchasing plan. From data analysis it was concluded

that the problems originated in various entities such as Marketing, Purchasing,

Management, and Supplier. To seek solutions to these problems, a new flowchart is

proposed in order to integrate inventory planning between related departments and a

monitoring and warning system, namely a Process Dashboard, for higher levels in the

company. This new system of inventory planning and control will help the company to

monitor the inventory and reduce the inventory overstock, thus enabling the company

to maintain the inventory at the desired three months level of coverage.

Keywords: Overstocked Inventory, Inventory Planning, Process Dashboard

Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin

dan Langsung: Studi Kasus PT YYZ

LATAR BELAKANG

Globalisasi tidak dapat dihindari oleh

perusahaan mana pun sehingga

menciptakan persaingan yang ketat.

Perusahaan tidak hanya bersaing secara

lokal, tetapi juga regional, bahkan global.

Untuk bertahan hidup di era globalisasi ini,

setiap perusahaan perlu dikelola secara

efisien dan efektif.

Bagi perusahaan manufaktur,

perhatian khusus perlu diberikan terhadap


ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014 29

semua proses manajemen untuk

mempertahankan daya saing dan memenuhi

visi dan misi secara keseluruhan. Untuk

membuktikan hal ini, dilakukan sebuah

penelitian terhadap perusahaan manufaktur

lokal yaitu PT YYZ.

PT YYZ adalah perusahaan

manufaktur peralatan makan keramik yang

sebagian besar memproduksi mangkuk dan

piring. Perusahaan ini memimpin

penjualan peralatan makan menengah ke

bawah di Indonesia dengan pangsa pasar

lebih dari 80%. Berliku-liku jalan yang

ditempuh untuk menjadi pemimpin pasar

untuk PT YYZ . Persaingan menjadi

semakin ketat terutama karena pemain dari

Cina. Untuk menjaga posisi dominan

terhadap ancaman produk dari Cina, maka

PT YYZ harus ekstra kompetitif sambil

menghasilkan kualitas peralatan makan

yang lebih baik dengan harga rendah dan

terjangkau bagi pelanggan.

Dalam persaingan yang ketat dengan

produk Cina, PT YYZ harus efisien dan

efektif dalam kegiatan operasional sehari-

hari, termasuk pengelolaan persediaan

bahan baku. Untuk perusahaan manufaktur,

bahan baku sangat penting karena

kekurangannya akan mengganggu proses

produksi. Itulah sebabnya mengapa

perusahaan harus terus-menerus

memastikan bahan bakunya tersedia dalam

jumlah yang optimal untuk memenuhi

persyaratan produksi. Perusahaan perlu

untuk memastikan bahwa tidak akan ada

kelebihan bahan baku pada waktu tertentu

di gudang, maka menyeimbangkan dua

kendala ini merupakan tantangan besar

bagi PT YYZ.

Dari data per Desember 2012, ada

sekitar 2.000 item bahan baku yang

disimpan di gudang. PT YYZ

mengkategorikan bahan baku ke dalam dua

kategori utama: Penggunaan dan Jenis.

Dari kategori pertama, ada empat jenis

bahan baku berdasarkan Penggunaan:

bahan baku rutin (routine), non-rutin (non-

routine), kritis (critical), dan usang

(obsolete).

Bahan baku “Rutin” adalah material

yang digunakan secara teratur untuk proses

produksi atau kebutuhan operasional

sehari-hari. Perusahaan harus selalu

menjaga barang-barang rutin tersedia di

gudang untuk menjamin produksi tidak

akan terganggu. Jumlah barang untuk

penggunaan ini menyumbang 47,1% dan

total nilainya adalah 81,3%.

Untuk kategori kedua, ada enam

variasi dalam kategori “Jenis” ini: bahan

baku langsung, tidak langsung, suku

cadang, umum, dan aset tetap. Bahan baku

“Langsung” adalah yang digunakan

langsung dalam proses produksi dan

menjadi bagian dari produk itu sendiri.

Contoh untuk bahan baku langsung adalah

tanah liat, feldspar, silika, dan kotak

kemasan. Jenis bahan baku “Langsung” ini

hanya 9% dari total keseluruhan namun

nilainya menyumbang 68,7%.

TUJUAN PENELITIAN

Bagi PTYYZ, manajemen persediaan

sangat penting untuk tetap kompetitif dan

mempertahankan posisinya sebagai

pemimpin pasar. Tapi saat ini, persediaan

bahan baku tidak dikelola secara efektif

karena material yang menimbun di gudang

sehingga menyebabkan inefisiensi

manajemen. Jadi, tujuan dari penulisan ini

adalah:

1. Untuk mendapatkan solusi yang akan

membantu perusahaan untuk

meningkatkan efisiensi dan daya

saing dengan memanfaatkan investasi

persediaan minimal.

2. Untuk memungkinkan perusahaan

mengelola persediaan pada tingkat

yang diinginkan (tiga bulan cakupan).


30 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

3. Mengusulkan perencanaan per-

sediaan dan pengendalian sistem yang

akan membantu perusahaan untuk

mengontrol persediaan dan

mengurangi overstock persediaan.

Ringkasan Masalah

Menurut data tahun 2013, persediaan

atau stok barang di pabrik PT YYZ lebih

tinggi dari yang diharapkan. Walaupun

perusahaan berusaha mempertahankan

persediaan barang untuk rata-rata tiga

bulan, tetapi kenyataannya menunjukkan

bahwa pada tahun 2013 rata-rata

penggunaan adalah untuk 4,11 bulan.

Persediaan barang yang tertimbun

atau overstocked inventory adalah salah

satu masalah yang menciptakan

inefisiensi bagi perusahaan yang

menyebabkan peningkatan investasi

keuangan dan mempengaruhi arus kas

perusahaan, sehingga meningkatkan biaya

untuk menjaga persediaan, pemborosan

akibat usia pakai material, dan

mempersempit ruang di dalam gudang.

Ringkasnya, masalah di PT YYZ adalah

“persediaan barang yang tertimbun

menyebabkan investasi inventori tinggi

dan mengakibatkan inefisiensi

perusahaan.”

TINJAUAN TEORI

“Setiap bahan baku yang dimiliki

untuk digunakan di masa depan dapat

dianggap sebagai persediaan” (Martinich,

1997, p.661). Disebutkan empat alasan

untuk menahan persediaan, yakni untuk

meningkatkan efisiensi operasional,

memberikan respon yang cepat kepada

pelanggan, memberikan keamanan

terhadap ketidakpastian bisnis, dan

memanfaatkan fluktuasi harga yang tidak

menentu atau memberikan perlindungan

terhadap risiko usaha yang tidak teratur.

“Bahan baku, barang-barang dalam

proses produksi, dan barang jadi

merupakan contoh dari persediaan atau

inventori. Setiap perusahaan memiliki

banyak jenis pemantauan sistem dan

perencanaan persediaan.” (Zulfikarijah,

2005: 2) Manajemen barang dan

pengendalian persediaan termasuk dalam

fungsi manajemen operasional.

Manajemen persediaan sangat penting

karena membutuhkan modal dan

mempengaruhi pengiriman barang ke

pelanggan. Manajemen persediaan

mempengaruhi fungsi bisnis seperti divisi

operasional, keuangan, dan pemasaran.

Untuk mengelola persediaan secara

efisien dan efektif, perusahaan dapat

melakukan upaya-upaya seperti

perencanaan dan forecasting (prediksi

permintaan) dan memproduksi jumlah

optimal yang dapat dijual di pasar. Sebuah

manajemen persediaan yang efisien

mengharuskan perusahaan untuk memiliki

perencanaan tingkat persediaan yang tepat,

menjaga persediaan yang cukup pada level

yang optimal dengan biaya persediaan

seminimal mungkin.

Menurut karya tulis ‘Inventory

Management Delivering Profits through

Stock Management,’ “Sistem Manajemen

Inventori memberikan informasi untuk

secara efisien mengelola aliran bahan,

secara efektif memanfaatkan sumber daya

manusia dan peralatan, dan

mengkoordinasikan kegiatan internal dan

berkomunikasi dengan pelanggan”

(Deveshwar, Aarti dan Modi, Dhawal,

2011: 7-9). Manajemen persediaan

memberikan informasi penting untuk para

manajer untuk membuat keputusan yang

lebih akurat dan tepat waktu dalam

mengelola kegiatan operasional

perusahaan.


ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014 31

“Forecasting merupakan awal dari

sebuah perencanaan” (Arnold, JR Tony,

1991: 188). Prakiraan ini sangat penting

dilakukan sebelum membuat dan

mengembangkan rencana untuk memenuhi

permintaan di masa mendatang. Produsen

harus mengantisipasi permintaan di masa

mendatang bagi produk atau jasa mereka

dan melakukan rencana untuk

menyediakan kapasitas dan sumber daya

untuk memenuhi permintaan tersebut. Jadi,

forecasting sangat penting bagi rencana

strategis bisnis, rencana produksi, dan

jadwal induk produksi.

Tidak ada prakiraan prediksi yang

memiliki akurasi 100%. Forecast akan

selalu menyimpang dari yang sebenarnya.

Perbedaan antara prakiraan dan data aktual

disebut sebagai kesalahan forecast. Jika

tingkat kesalahan tersebut tinggi, hal ini

dapat menunjukkan bahwa baik teknik

peramalan yang digunakan tidak efektif

atau teknik tersebut perlu disesuaikan

dengan mengubah beberapa parameter

(Taylor, Bernard W, III, 2013: 723).

Menurut J. R. Tony Arnold (1996),

ada lima tingkatan utama dalam Sistem

Perencanaan dan Pengendalian

Manufaktur (Manufacturing Planning and

Control/MPC): 1) rencana bisnis strategis

, 2) rencana produksi (rencana penjualan

dan pengendalian), 3) jadwal induk

produksi, 4) rencana persyaratan material,

5) pengendalian pembelian dan kegiatan

produksi

Menurut Richard B. Chase dkk (2001:

330-8), Operations Consulting Tool Kit

dapat digunakan sebagai pelengkap

konsultasi manajemen operasi. Tahapan-

tahapannya adalah: Definisi Masalah,

Pengumpulan Data, Analisis Data dan

Pengembangan Solusi, Dampak Biaya dan

Analisis Hasil, dan Implementasi.

Alat untuk penentuan masalah adalah

issue trees dan five forces model. Untuk

pengumpulan data, perlu dilakukan

kunjungan ke pabrik, membuat flowchart

dan struktur organisasi. Alat untuk

melakukan analisis masalah adalah

diagram fishbone dan forecasting. Alat

untuk analisis dampak biaya dan hasil

adalah Process Dashboards . Untuk

implementasi, Gantt chart dapat digunakan

untuk menyajikan sebuah proyeksi.

METODOLOGI

Metodologi penelitian yang

digunakan dalam karya tulis ini adalah

kombinasi dari penelitian lapangan (field

research) dan penelitian kepustakaan (desk

research). Dari penelitian lapangan, data

primer diperoleh melalui wawancara

dengan kepala dan pengawas gudang dan

pabrik. Selain itu, ada pertemuan dengan

Direktur Keuangan, Akuntansi dan IT

(yang juga salah satu pemilik perusahaan),

Direktur Pembelian, dan Manager Finance

dan Accounting. Dari wawancara tersebut,

dokumen-dokumen terkait dikumpulkan –

baik softcopy maupun hardcopy – sebagai

bagian dari pengumpulan data.

Yang termasuk dalam penelitian

kepustakaan ini adalah studi literatur dan

penelitian internet. Tujuan dari penelitian

ini adalah untuk mengumpulkan data

sekunder terkait yang akan mendukung

data primer.

Dalam tulisan ini, analisis didasarkan

pada konsep Operations Consulting Tool,

terdiri dari Problem Definition, Data

Gathering, Data Analysis dan Solution

Development, Cost Impact dan Payoff

Analysis, dan Implementation.

Pemodelan dan simulasi adalah alat

yang digunakan untuk mengukur proses

bisnis. Proses bisnis saat ini di perusahaan

dan proses bisnis yang diusulkan dapat

dibandingkan untuk menentukan

signifikansi hasilnya.


32 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Definisi Permasalahan

Issue Trees

Dikembangkan oleh McKinsey

(Rasiel, EM, 1998: 12), Issue Tree dimulai

Masalah mungkin disebabkan oleh

faktor internal dan eksternal. Masalah-

masalah seperti harga dan fluktuasi nilai

tukar, faktor musiman, dan kebijakan order

minimum adalah faktor eksternal yang

berada di luar kendali perusahaan.

Salah satu solusi untuk mengatasi

masalah ini adalah dengan menggunakan

sistem kontrak dengan pemasok.

Melakukan kontrak dengan pemasok akan

menjamin pasokan bahan baku dengan

harga yang telah ditentukan. Dengan cara

ini, perusahaan tidak memiliki kewajiban

dengan masalah umum melalui lapisan

demi lapisan sampai sumber masalah dapat

teridentifikasi. Gambar berikut menunjuk-

kan Issue Tree dari perusahaan:

Figure 1. Issue Tree PT YYZ

terhadap ketersediaan material dan

fluktuasi biaya. Namun, sistem kontrak

tetap saja tidak dapat memecahkan masalah

yang disebabkan oleh fluktuasi nilai tukar

dan kebijakan order/pemesanan minimal.

Sedangkan masalah lainnya, seperti

perencanaan persediaan yang tidak

terintegrasi, lemahnya pemantauan dan

sistem peringatan untuk manajemen, dan

tidak adanya rencana pembelian,

disebabkan oleh faktor internal dan

karenanya dapat diselesaikan oleh

perusahaan itu sendiri. Jadi, analisis ini


ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014 33

berfokus pada solusi untuk masalah yang

disebabkan oleh faktor internal.

Five Forces Model

Kita mengenal suatu teori dari

Michael Porter saat menganalisis

persaingan atau competition analysis atau

yang lebih dikenal dengan istilah Porter’s

Five Forces Model (Gamble, John E.,

Thompson, Jr, Arthur A., dan Peteraf,

Margaret A., 2013, p.41). Michael Porter

menilai bahwa perusahaan tidak hanya

bersaing secara nyata dengan perusahaan

yang ada dalam industri saat ini. Yang biasa

digunakan sebuah perusahaan adalah

analisis mengenai siapa pesaing langsung

perusahaan tersebut, malah mereka

terjebak dalam ”competitor oriented” dan

akibatnya mereka tidak mempunyai visi

pasar yang jelas. Dalam five forces

model dijelaskan bahwa kita bersaing

dengan pesaing potensial kita: mereka yang

akan masuk, para pemasok (supplier), para

pembeli atau konsumen, dan produsen

produk-produk pengganti. Maka, dalam hal

ini, terdapat lima kekuatan yg menentukan

karakteristik suatu industri, antara lain: 1)

intensitas persaingan antar pemain saat ini,

2) ancaman masuk para pendatang baru,

3) kekuatan tawar-menawar pemasok, 4)

kekuatan tawar-menawar pembeli, dan 5)

ancaman dari produk pengganti.

Menurut Olivier Furrer dan Howard

Thomas (2000: 619-37), yang menentukan

potensi profitabilitas industri adalah,

antara lain, interaksi antara pemasok,

pembeli, persaingan kompetitif di antara

perusahaan-perusahaan saat ini, pengganti

produk, dan pemain baru yang berpotensi

di dalam industri.

Figure 2. Porter’s Five Forces Analysis PT YYZ


34 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

Dari analisis Five Forces tersebut,

dapat dilihat bahwa PT YYZ memiliki

posisi yang kuat terhadap pembeli, posisi

yang cukup terhadap saingan industri

lainnya dan produk pengganti, namun

memiliki posisi yang lemah terhadap

pemasok dan para pendatang baru. Karena

kebijakan BMAD (Bea Masuk Anti

Dumping) hanya berlaku sampai tahun

2017, atau hanya 3 tahun ke depan, PT

YYZ perlu mempersiapkan dan

meningkatkan efisiensi dan daya saing

setiap saat sebelum ancaman tersebut

mendapatkan momentumnya di masa

depan.

PENGUMPULAN DATA

Kunjungan ke Pabrik

Untuk memahami proses produksi,

kunjungan pabrik di Tangerang dilakukan.

Dalam kegiatan ini, dilakukan penilaian

tentang kondisi pabrik dengan

menggunakan Rapid Plant Assessment

(RPA) yang terdiri dari Kuesioner RPA dan

Lembar Penilaian RPA. (Goodson, R.

Eugene, 2002: 108-9)

Dari Kuesioner RPA dan Lembar

Penilaian RPA dapat disimpulkan bahwa

pabrik berada dalam kondisi yang baik, di

atas rata-rata, meskipun ada beberapa

kategori yang perlu perhatian lebih, seperti

penggunaan ruang, pergerakan material/

bahan baku, dan integrasi aliran produk

dan rantai pasokan

Hasil penggunaan ruang yang tidak

efisien, pergerakan material, dan aliran

produk adalah overstock persediaan dan

kurangnya ruang fisik untuk

mempertahankan persediaan. Beberapa

barang yang disimpan di ruang terbuka

sehingga menyebabkan kerusakan dan

kerugian karena hujan atau angin. Ruang

di gudang tidak mencukupi, bahkan untuk

bahan seperti kotak kemasan, bahkan

terkadang tidak dapat digunakan lagi

karena sudah terlalu lama tersimpan di

gudang.

Penyebab tidak efisiennya integrasi

rantai pasokan adalah kurangnya

koordinasi sehingga menghasilkan

pertukaran informasi yang buruk antar

departemen. Sampai dengan saat ini, PT

YYZ tidak memiliki sistem terpadu yang

mengkoordinasikan departemen dalam

perusahaan. Setiap departemen melakukan

perencanaan dan kegiatan sendiri, tanpa

sistem yang memudahkan pertukaran

informasi antar departeme. Pada akhirnya,

hal ini menciptakan alur kerja yang tidak

efisien di perusahaan.

Flowchart

Saat ini, PT YYZ tidak memiliki

perencanaan persediaan yang telah

terintegrasi. Rencana dibuat secara manual

oleh masing-masing departemen dan tidak

ada integrasi dan koordinasi antar

departemen.


ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014 35

Melihat dari flowchart tersebut dan

meninjau langkah-langkah perencanaan

saat ini, dua kelemahan dapat dideteksi: 1)

departemen pembelian (purchasing) tidak

terlibat dalam tahap perencanaan sama

sekali. Divisi pembelian hanya terlibat

dalam tahap eksekusi setelah menerima

permintaan dari divisi Production untuk

membeli bahan baku, 2) manajemen hanya

terlibat dalam tahap perencanaan ketika

menyetujui rencana penjualan. Setelah

rencana tersebut dijalankan, tidak ada

kontrol lebih lanjut dari tingkat manajemen

yang lebih tinggi di perusahaan.

Figure 3. Flowchart Perencanaan PT YYZ Sekarang

Analisis Data dan Pengembangan Solusi

Analisis Data

Analisis berdasarkan data yang

dikumpulkan dari perusahaan adalah

sebagai berikut:

a) Analisis Finansial

Menurut data dari Neraca Saldo (Trial

Balance), tertanggal 31 Desember

2012, total aktiva lancar sebesar Rp

114.425.859.282 sedangkan total

inventori adalah sebesar Rp


36 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

80463913038. Rasio investasi dalam

persediaan dibandingkan dengan

aktiva lancar adalah 70,32%. Rasio ini

menunjukkan inefisiensi investasi di

PT YYZ. Inefisiensi mempengaruhi

arus kas perusahaan karena keuangan

yang dihabiskan untuk material

berlebih seharusnya dapat

diinvestasikan secara lebih

menguntungkan.

b) Analisis Bahan Baku Langsung

dan Rutin

Dari data yang menunjukkan

hubungan antara harga dan jumlah

barang yang dipesan pada tahun 2013,

PT YYZ membeli 501.173 kg

Dolomite lokal pada harga Rp 290/

kg. Jumlah tersebut kemudian turun

ke 166.345 kg ketika harga naik

menjadi Rp 360/kg.

Dari data yang menunjukkan adanya

hubungan antara perubahan nilai

tukar pada tahun 2013 dan jumlah

barang yang dipesan, perusahaan

membeli 120 kg Medium 63/682

Johnson Matthey dengan harga USD

17.00/kg dengan nilai tukar Rp 9.749

per USD. Perusahaan hanya membeli

60 kg ketika nilai tukar mencapai Rp

10.270 per USD.

Perusahaan cenderung untuk

membeli material dalam jumlah besar

ketika harganya lebih murah atau nilai

tukar yang lebih rendah.

c) Analisis Kecenderungan Pem-

belian

Data pembelian pada tahun 2013

berdasarkan musim dianalisis dan

bahan seperti feldspar dan pasir sulit

didapatkan selama musim kemarau.

Jadi, PT YYZ akan membeli lebih

banyak di musim hujan untuk

mengakomodasi kekurangan pasokan

di musim berikutnya. Berbeda dengan

feldspar dan pasir, tanah liat dapat

tersedia dengan mudah saat musim

kemarau tapi sulit pada saat musim

hujan.

Pada musim hujan, pembelian

feldspar dan pasir sekitar dua kali

banyaknya pada musim kemarau. Di

sisi lain, perusahaan membeli tanah

liat 16,5% lebih di musim kemarau

(18,3 juta kg) dibandingkan dengan

musim hujan (15,7 juta kg).

Figure 4. Tren Berdasarkan Musim

untuk Tiga Bahan Baku PT YYZ

a) Analisis Rencana Penjualan

Saat ini, departemen pemasaran hanya

menyiapkan forecasting jangka

pendek (perencanaan satu bulan).

Ketika rencana penjualan pada tahun

2013 dibandingkan dengan penjualan

aktual, ada perbedaan sebanyak

739.135 lusin antara rencana dan

penjualan aktual. Menggunakan data

yang sama, medium-range forecast

(prediksi jangka menengah) dapat

dilakukan kemudian dan dibandingkan

dengan rencana penjualan saat ini.

b) Material dengan Minimum Order

Analysis (Analisis Pemesanan

Minimal)

Beberapa pemasok menentukan order

minimal yang akan dibeli oleh PT


ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014 37

YYZ. Mengamati beberapa contoh

material dengan pemesanan minimal,

jika penggunaan material ini

dianalisis, maka akan terlihat bahwa

material tersebut dapat digunakan

untuk jangka waktu terbatas.

Pada 2013, penggunaan Cordierite

Powder 30 Mesh Type H hanya

22.000 kg/tahun atau 1.833 kg/bulan

rata-rata. Tapi batas pemesanan

minimal adalah 40.000 kg atau

sebesar 21,8 bulan pemakaian.

Meskipun perusahaan menargetkan

cakupan 3 bulan, PT YYZ harus

membeli material pada jumlah

tersebut karena kebijakan order

minimal dari pemasok.

Hal yang sama terjadi dengan Kawat

Saringan Monel 4 Mesh. Penggunaan

bahan ini hanya 25 MT/tahun namun

karena faktor kuantitas pesanan

minimal 20 MT perlu dibeli, yakni

sama dengan penggunaan hampir satu

tahun.

c) Analisis Cakupan Persediaan

Menurut data inventori per 31

Desember 2012, ada banyak routine

and direct raw materials (bahan baku

rutin dan langsung) yang memiliki

berbagai ketersediaan lebih dari 90

hari. Nilai bahan baku rutin dan

langsung yang memiliki cakupan

persediaan lebih dari tiga bulan adalah

Rp 16.169.206.110. Jumlah ini adalah

87% dari total nilai bahan baku rutin

dan langsung yaitu Rp

18.580.648.005.

Hal ini terjadi karena manajemen tidak

melakukan pemantauan apa pun

terhadap cakupan inventori. Meskipun

data tersedia dalam database, saat ini

tidak ada alat bagi manajemen untuk

memonitor selisih cakupan inventori.

Figure 5. Diagram Fishbone dari Analisis Data PT YYZ


38 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

Analisis Proses

Setelah menganalisis data dan

mengembangkan fishbone diagram,

gambaran yang jelas tentang masalah dapat

diperoleh. Akar masalahnya adalah karena

kurangnya perencanaan persediaan yang

terintegrasi antar departemen terkait dan

tidak adanya kontrol dari tingkat yang lebih

tinggi di perusahaan.

Berdasarkan pengamatan ini,

hubungan alur bisnis yang baru diusulkan

seperti di gambar berikut.

Figure 6. Flowchart Perencanaan PT YYZ yang Diusulkan


ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014 39

Forecasting

Sampai saat ini, departemen

pemasaran hanya membuat forecast

(perkiraan/prediksi) penjualan bulanan

berdasarkan data historis dan kondisi pasar.

Data untuk jangka menengah atau jauh

tidak dipergunakan. Jadi, forecast jangka

menengah (1 tahun) untuk PT YYZ tetap

dibuat, kemudian dibandingkan dengan

hasil terhadap penjualan aktual. Metode

yang digunakan untuk forecasting adalah:

1. Moving Average (3 bulan and 5 bulan)

2. Exponential Smoothing:

• Simple exponential smoothing (α =

0.3 dan α = 0.5)

• Adjusted exponential smoothing (α= 0.5 dan β = 0.3)

Setelah mendapatkan hasil

forecasting, maka analisis akurasi

menggunakan metode Mean Absolute

Deviation (MAD) dan Mean Absolute

Percent Deviation (MAPD) dapat

dilakukan.

Nilai MAD dan MAPD yang lebih

rendah berarti membuktikan bahwa metode

forecasting ini lebih akurat. Dari analisis

ini, maka dapat diketahui bahwa

setidaknya MAD adalah hasil forecasting

dengan simple exponential smoothing (α= 0,3). Jadi, dapat disimpulkan bahwa

dengan metode simple exponential

smoothing (α = 0,3) adalah yang paling

cocok untuk forecasting di perusahaan ini.

Mencermati hasil dari perbandingan

antara penjualan aktual tahun 2013,

rencana penjualan dari divisi pemasaran,

dan forecasting menggunakan metode

simple exponential smoothing (α = 0,3),

jelas bahwa deviasi antara garis tren

penjualan aktual dan garis tren forecast

penjualan lebih sedikit dibandingkan

dengan deviasi antara garis tren penjualan

aktual dan garis tren rencana penjualan.

Hal ini menunjukkan bahwa data forecast

penjualan lebih akurat daripada rencana

penjualan saat ini yang dibuat oleh divisi

Pemasaran.

Cost Impact dan Payoff Analysis

Tulisan ini mencoba untuk

merancang Process Dashboard sebagai

alat untuk manajemen perusahaan dalam

memfasilitasi pemantauan persediaan

bahan baku secara seluruhan, bukan hanya

bahan rutin dan langsung saja. Process

Dashboard secara berkala menampilkan

dalam ringkasan, informasi peringatan

ketika indikator-indikator tertentu

mendekati tingkat masalah. Berikut di

bawah ini adalah rancangan yang

diusulkan:

Figure 7. Information Dashboard PT YYZ


40 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

Seperti yang dapat dilihat pada

Process Dashboard, informasi tersebut

hanya ditampilkan dalam bentuk

ringkasan. Jika manajemen perlu

menyelidiki lebih jauh, data dapat

diperoleh dengan mengklik bar informasi

masing-masing. Dashboard menggambar-

kan dua speedocharts (grafik yang

ditampilkan dalam bentuk speedometer)

yang mengungkapkan status masing-

masing indikator (hijau = aman, kuning =

membutuhkan perhatian, merah =

berbahaya). Sebelum mengembangkan

Process Dashboard, manajemen perlu

menentukan indikator mana yang perlu

dipantau.

Implementasi

Sebagai pedoman dalam pelaksanaan

solusi, maka Gantt chart atau grafik Gantt

diajukan. Gantt chart adalah jenis bar chart

yang menggambarkan jadwal rencana

terinci dari sebuah proyek.

Figure 8. Gantt Chart Proyek PT YYZ

Diperkirakan bahwa keseluruhan

proyek ini membutuhkan waktu empat

bulan sebelum pelaksanaan dan satu bulan

lagi untuk pemantauan dan pemeliharaan.

Jika proyek ini dimulai pada awal April

2014, maka implementasinya dapat

berjalan mulai Agustus 2014, sehingga

sudah terlihat berjalan di bulan September

2014.

Karena PT YYZ telah memiliki

sistem, maka server dan klien saat ini dapat

dimanfaatkan dalam penerapannya. Oleh

karena itu, perusahaan tidak memerlukan

hardware tambahan untuk sistem baru ini.

Untuk perangkat lunak, biaya diperkirakan

sebesar Rp 70 juta, yang meliputi gaji satu

IT supervisor dengan 2 orang pengembang

(developer) selama 5 bulan, ditambah Rp

5,6 juta untuk program pelatihan selama

dua hari.

Jumlah potensi uang yang dapat

dihemat oleh perusahaan untuk semua

persediaan bahan baku rutin dan bahan

baku langsung di tahun 2014 akan sama

dengan Rp 4.214.167.589. Sementara

untuk semua bahan baku dalam persediaan

pada tahun 2014, perusahaan dapat

menghemat hingga Rp 6.349.180.094.


ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014 41

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Untuk mendapatkan efisiensi,

perusahaan membutuhkan suatu sistem

informasi yang terintegrasi. Dalam sistem

tersebut, departemen pemasaran

mempersiapkan rencana penjualan satu

tahun di muka, diikuti dengan rencana

penjualan per kuartal. Divisi pemasaran

kemudian mengusulkan rencana ini kepada

manajemen untuk mendapatkan

persetujuan. Untuk memperoleh

persetujuan, divisi pemasaran melanjutkan

dengan membuat detail dari rencana,

mendefinisikan jumlah barang yang harus

diproduksi setiap bulan dalam setahun.

Hal ini akan melibatkan departemen

lain seperti Produksi, Pembelian,

Keuangan, dan Manajemen. Seluruh

proses ini akan memerlukan sistem

pengaturan baru terhadap perencanaan

persediaan dan pengendalian. Sistem baru

terhadap perencanaan persediaan dan

pengendalian, akan membantu perusahaan

untuk memantau persediaan, dan

mengurangi kelebihan persediaan,

sehingga persediaan pada tingkat yang

diinginkan dapat memenuhi cakupan tiga

bulan. Ini adalah solusi yang

direkomendasikan untuk membantu PT

YYZ meningkatkan efisiensi dan

mempertahankan daya saingnya.

Saran

Beberapa hal penting dari hasil

analisis dan solusi yang diusulkan:

Pertama, sistem terintegrasi dengan

bantuan teknologi informasi. Meman-

faatkan sistem yang terintegrasi dengan

bantuan teknologi informasi sehingga

setiap departemen memiliki akses ke

database terpadu dan menghasilkan

laporan yang obyektif dan akurat.

Kedua, analisis obyektif dan akurat

dari proses perencanaan Kebutuhan untuk

analisis yang lebih obyektif dan akurat dari

proses perencanaan. Hal ini dapat

dilakukan dengan analisis flowchart dan

peninjauan langkah-langkah perencanaan

saat ini, yang akan mengungkapkan

kelemahan-kelemahan yang selama ini

dijalankan. Sebuah flowchart baru pun

perlu dirancang untuk memperbaiki proses

yang ada.

Ketiga, forecasting penjualan jangka

menengah untuk departemen pemasaran.

Prediksi bulanan jangka pendek dapat

digunakan untuk rencana jangka pendek.

Untuk perencanaan tahunan yang lebih

terintegrasi, perusahaan perlu melakukan

forecasting jangka menengah. Prediksi ini

harus mencakup pencapaian rencana

pemasaran/penjualan dan memperhitung-

kan kebutuhan respon yang tepat terhadap

perubahan pasar. Divisi penjualan juga

perlu menguraikan target penjualan

mereka.

Keempat, analisis permintaan

pelanggan secara obyektif. Setiap tahun

penjualan selalu menurun selama liburan

hari raya Idul Fitri. Analisis tren penjualan

harus dilakukan. Perusahaan dapat

menyesuaikan forecasting berdasarkan

tren ini. Permintaan pelanggan

menentukan situasi pasar dan hasil

penjualan. Fakta ini dapat digunakan

untuk menentukan manajemen persediaan

bagi perusahaan.

Kelima, penataan ulang material di

gudang. Untuk mengatasi masalah bahan

baku yang terbuang akibat pemeraman atau

disimpan terlalu lama, terutama untuk

kotak kemasan, gudang dapat dirancang

untuk menggunakan tata letak FIFO (First

In, First Out) dengan menata ulang-bahan

berdasarkan tanggal penerimaan. Bahan

yang diterima lebih awal harus diatur

secara blok untuk memudahkan akses.


42 ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

DAFTAR PUSTAKA

Arnold, J. R. Tony. (1991). Introduction

to Materials Management, Second

edition. Prentice Hall, New Jersey.

Candra, Kartika. (2010). Produsen

Keramik Raksasa Lirik Asia

Tenggara untuk Relokasi Pabrik.

Retrieved July 30th, 2013, from http:/

/www.tempo.co/read/news/2010/05/

07/090246386/Produsen-Keramik-

Raksasa-Lirik-Asia-Tenggara-untuk-

Relokasi-Pabrik

Chase, Richard B., Jacobs, F. Robert,

Aquilano, Nicholas J. (2004).

Operations Management for

Competitive Advantage, tenth edition,

The McGraw-Hill Companies, Inc,

New York.

Deveshwar, Aarti, dan Modi, Dhawal.

(2011). Inventory Management

Delivering Profits through Stock

Management, University of Science

and Technology, Haryana, India.

Furrer, O. dan Thomas, H. (2000). The

Rivalry Matrix: Understanding

Rivalry and Competitive Dynamics.

European Management Journal,

18(6), 619-37.

Gamble, John E., Thompson, Jr., ArthurA.,

Peteraf, Margaret A. (2013).

Essentials of Strategic Management

3rd edition. The McGraw-Hill

Companies, Inc, New York.

Goodson, R. E. (2002). Read A Plant Fast.

Harvard Business Review, 80, no.5,

105-13.

Ilie, Gheorghe dan Ciocoiu, Carmen

Nadia. (2010). Application of

fishbone diagram to determine the

risk of an event with multiple causes.

Management research and practice.

Vol.2 Issue 1, 1-20.

Martinich, Joseph S. (1997). Production

and Operation Management, an

Applied Modern Approach. John

Wiley dan Sons, Inc, Canada.

Maryati. (2012). Keramik Impor dari

China dikenai BMAD. Retrieved July

30 th, 2013, from http://

www.antaranews.com/berita/313061/

keramik-impor-dari-china-dikenai-

bmad

Rasiel, E. M. (1998). The McKinsey Way:

Using the Technique of the World’s

Top Strategic Consultants to Help You

and Your Busines, Second edition.

McGraw-Hill, New York.

Taylor, Bernard W., III. (2013).

Introduction to Management Science,

Eleventh edition. Pearson Education

Limited, England.

Watson, G. (2004). The Legacy Of

Ishikawa. Quality Progress 37(4), 54-

7.

Wilson, James M. (2002). Gantt charts: A

centenary appreciation. European

Journal of Operational Research,

435.

Zulfikarijah, Fien. (2005). Manajemen

Persediaan. Muhammadiyah

University, Malang.

Documents

Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin dan Langsung: … 2_No_2...fungsi manajemen operasional. Manajemen persediaan sangat penting karena membutuhkan modal dan mempengaruhi pengiriman