Manajemen Dalam Suatu Organisasi

MODUL 17. MANAJEMEN DALAM SUATU ORGANISASI

Kemampuan akhir yang diharapkan :

Setelah mengkaji modul ini ,mahasiswa diharapkan akan mampu menjelaskaLn

dan menganakisis manajemen dalam suatu organisasi.

Materi yang dibahas/dikaji :

1. Hirarki dan keahlian/ketrampilan manajemen.

2. Manajemen sebagai ilmu dan seni

3. Peran manajemen dan manajer sukses

Materi 17.1. HIRARKI DAN KEAHLIAN/KETRAMPILAN MANAJEMEN.

Pada modul sebelumnya telah kita bahas apa sebenarnya pengertian manajer dalam

suatu organisasi. Menurut Marjorie Scardino, CEO pada Pearson PLC London, tugas

yang diembannya sebagai CEO mencakup tiga hal utama yaitu :

1. Strategi : adalah tanggung jawab untuk menyelidiki apa yang harus dilakukan

oleh perusahaan agar lebih bernilai dan mampu menghasilkan laba bagi para

pemegang saham. Untuk itu harus diciptakan suatu rencana guna memastikan

bahwa baik produk, pemasar dan semua operasional perusahaan tetap sesuai

dengan rencana.

2.Pelaksanaan :Tak peduli bagaimana baiknya suatu strategi , hal ini tidak akan

mampu membawa perjalanan yang jauh jika tidak berada tetap dalam rencana

yang mencakup penciptaan desain produk, strategi pemasaran yang cerdik,

keahlian penjualan yang mempesona dan layanan konsumen yang efisien dan

melibatkan diri.

3. Budaya dan orang : Akhirnya dan mungkin yang paling penting adalah

menetapkan irama bagi lingkungan perusahaan dan cara bersikap dimana

semuanya menjadi yang paling produktif, sekaligus menunjukkan budaya itu

sendiri. Budaya perusahaan penting dalam menentukan apakah mampu menarik

dan memelihara orang2 terbaik, dan bila terjadi situasi yang kurang

menguntungkan para karyawan dapat paham bagaimana mereka harus bersikap.

Manajemen Dalam Suatu Organisasi Page 1

Pekerjaan sebagai manajer bukanlah tugas yang mudah atau sederhana, dan pada

kenyataannya dapat dikatakan tidak ada pekerjaan manajer yang serupa. Dari hasil

penelitian dapat digambarkan apa sebenarnya yang dilakukan oleh manajer yaitu

mencakup fungsi, peran dan ketrampilan.

Seperti telah dikemukakan bahwa pekerjaan manajer bukanlah prestasi pribadi,

melainkan membantu orang lain mengerjakan pekerjaannya dan berhasil.Hal ini berarti

mengkoordinasikan kelompok departemen atau bias juga hanya menjelia satu orang saja.

Pengkoordinasian ini dapat juga mencakup beberapa departemen yang berlainan atau

bahkan orang2 diluar organisasi seperti karyawan sementara waktu atau karyawan yang

bekerja untuk pemasok organisasi tsb.

Dalam pada itu pada organisasi yang berbentuk piramida, manajer sering

digambarkan sebagai lini pertama, menengah atau puncak.Manajer pada tingkatan paling

bawah dalam organisasi, mengelola karyawan non manajerial yang terlibat dalam proses

produksi dan penciptaan produk organisasi.

Manajer tingkat menengah, yaitu manajer yang posisinya diantara manajer lini

pertama dengan manajer tingkat puncak, mengelola para manajer pada lini pertama.

Manajer puncak ataupun manajer di dekat tingkatan puncak, bertanggung jawab

membuat keputusan yang berlingkup keseluruhan organisasi dan menyusun rencana serta

sasaran yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.

Sementara itu timbul pertanyaan , sebenarnya keahlian/ketrampilan apa yang

diperlukan manajer untuk menjadi efektif dalam melaksanakan tugas dan tanggung

jawabnya? Penelitian yang dilakukan oleh Robert L Katz (1970) menunjukan bahwa

manajer memerlukan tiga keahlian/kompetensi yang hakiki yaitu :

1. Keahlian/ketrampilan/kompetensi teknis, yang mencakup pengetahuan dan

keahlian/kompetensi dalam bidang khusus tertentu, misalnya perekayasaan,

computer, akuntansi, pabrikasi dll. Keahlian ini lebih penting pada tingkat

manajemen yang lebih rendah karena para manajer ini berhadapan langsung

dengan karyawan yang melakukan pekerjaan organisasi.

2. Keahlian tentang orang, mencakup kemampuan untuk bekerja sama secara

baik dengan orang lain baik perorangan maupun kelompok. Keahlian ini

menjadi penentu keberhasilan seorang manajer, karena dengan kehlian ini


manajer mampu melakukan komunikasi, memberi motivasi, memimpin, dan

menimbulkan antusiasme serta kepercayaan. Jenis keahlian ini sama

pentingnya untuk setiap tingkatan manajemen.

3. Keahlian konseptual, yaitu keahlian yang harus dimiliki manajer untuk

berpikir dan berkonsep tentang situasi yang abstrak dan rumit. Dengan

keahlian ini manajer mampu melihat organisasi tertentu sebagai sebuah

keseluruhan, memahami kaitan diantara berbagai macam sub unitnya dan

membayangkan kesesuaian atau keterkaitan organisasi tsb dengan lingkungan

yang lebih luas.

Dalam lingkungan kerja dewasa ini yang banyak menuntut dan bergerak secara dinamis,

para karyawan harus bersedia untuk secara terus menerus meningkatkan

keahlian/ketrampilan/kompetensi mereka dan menerima pekerjaan tambahan diluar

wilayah tugas khusus mereka sendiri

Sebuah asosiasi manajer yang professional di USA telah melakukan penelitian

mengenai keahlian yang penting bagi manajer guna mendukung kesuksesannya, yaitu

mencakup aspek konseptual, aspek komunikasi ,aspek keefektifan, dan aspek

interpersonal.

KEAHLIAN KONSEPTUAL.

Aspek konseptual ini mencakup :

Kemampuan untuk menggunakan informasi guna memecahkan masalah

bisnis.

Keahlian mengidentifikasi peluang untuk inovasi

Keahlian mengenal masalah dan menemukan solusi

Keahliaan memilih informasi yang penting dari data yang acak

Kemampuan memahami bisnis yang menggunakan teknologi

Keahlian memahami model bisnis organisasi.

KEAHLIAN KOMUNIKASI, meliputi :

Kemampuan untuk mengubah ide menjadi kata dan tindakan.

Kredibilitas diantara rekan, sahabat dan bawahan


Mendengarkan dan mengajukan pertanyaan

Keahlian presentasi,dalam bentuk percakapan

Keahlian presentasi dalam bentuk tertulis dan grafis

KEAHLIAN KEEFEKTIFAN, meliputi :

Turut menunjang misi perusahaan/tujuan departementasi

Fokus pada konsumen

Berbagai tugas atau mengerjakan tugas yang banyak secara bersamaan

Keahlian bernegoisasi

Manajemen proyek

Mengulas/mengevaluasi operasional dan menerapkan perbaikan

Menetapkan dan memelihara standar kinerja secara internal dan eksternal

Menetapkan prioritas untuk hal yang penting maupun kegiatan yang

mendesak

Manajemen waktu

KEAHLIAN INTERPERSONAL, meliputi :

Keahlian memimpin dan membimbing

Keahlian/kemampuan bekerja dengan orang banyak dengan budaya yang

berbeda

Jaringan di dalam organisasi

Jaringan di luar organisasi

Bekerja dalam timkerjasama dan komitmen yang tinggi.

Keahlian-keahlian yang perlu dimiliki para manajer seperti telah dikemukakan diatas ini,

penting artinya bagi lebih dari satu fungsi manajemen yang masing2 mencakup planning

(perencanaan), organizing (pengorganisasian, Actuating (pelaksanaan termasuk

kepemimpinan) dan Controlling (pengendalian/pengawasan).

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada matrik keahlian dan fungsi manajemen berikut ini

:


------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Keahlian Perencanaan Pengorga Kepemim Pengen

nisasian pinan dalian

----------------------------------------------------- ------------- ----------- ----------- ---------

Memperoleh kekuasaan v v

Mendengar secara aktif v v

Menilai perbedaan lintas budaya v v

Menyususn anggaran v v

Memilih gaya kepemimpinan yg efektif v

Menemani pelatihan v

Membuta tim efektif v v

Mendelegasikan (memberdayakan) v v

Merancang pekerjaan yg mampu memotifasi v v

Mengembangkan kepercayaan v

Mendisiplinkan v v

Mewawancarai v v

Mengelola keengganan thd perubahan v v v

Mengelola waktu v v

Memberi nasehat v

Berunding v

Memberi umpan balik v v

Membaca budaya organisasi v v

Melakukan pertemuan2 yg produktif v v v v

Membaca lingkungan dengan cepat v v

Menetapkan sasaran v v

Memecahkan masalah dengan kreatif v

Kita tahu bahwa para manajer bekerja dalam organisasi, tapi apa sebenarnya

organisasi tsb.? ORGANISASI adalah pengaturan yang tersusun terhadap sejumlah

orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Setiap organisasi mempunyai tiga cirri umum yaitu :


1. Tujuan yang ber

2. Orang 2

3. Struktur yang cermat

Setiap organisasi mempunyai tujuan yang khas, yang tercermin dalam sasaran

atau sekelompok sasaran yang diharapkan oleh organisasi untuk dapat dicapai

Setiap organisasi terdiri dari orang2 , seseorang yang bekerja sendirian bukanlah

organisasi.

Setiap organisasi mempunyai struktur yangtersusun, sehingga anggota organisasi

dapat melakukan pekerjaannya dan hubungan kerja antar anggotanya menjadi jelas.

Meskipun ketiga cirri diatas penting dalam mendifinisikan organisasi, namun

menurut Stephen P.Robbins & Mary Coulter konsep organisasi itu sendiri senantiasa

berubah (lihat tabel berikut) :

Organisasi tradisional Organisasi baru/modern

* Stabil * Dinamais

* Tidak fleksibel * Fleksibel

* Berfokus pada pekerjaan * Berfokus pada keahlian

* Pekerjaan didifinisikan berdasar posisi * berdasar tugas yang harus dilakukan

Pekerjaan

* Berorientasi individu * Berorientasi tim

* Pekerjaan yang tetap * Pekerjaan sementara

* Berorientasi perintah * Berorientasi keterlibatan

* Manajer selalu membuat keputusan * Karyawan berpartisipasi dalam keptsan

* Berorientasi peraturan * berorientasi konsumen

* Tenaga kerja relative homogen * Tenaga kerja yang beragam

* Hari kerja dalam jumlah jam tertentu * Kerja tak punya batasan waktu

* Hubungan hirarki * Hubungan lateral dan jaringan

* Bekerja di fasilitas organisasi selama jam * Bekerja dimanan saja, kapan saja

Kerja tertentu.

________________________________________________________________________


Materi 17.2. MANAJEMEN SEBAGAI ILMU DAN SENI

Secara sederhana manajemen adalah apa yang dilakukan oleh manajer, secara

lebih luas manajemen adalah proses mengkoordinasikan aktivitas2 kerja sehingga dapat

selesai secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Kita telah mengetahui

bahwa mengkoordinasikan pekerjaan orang lain merupakan hal yang membedakan posisi

manajerial dari posisi non manajerial.Walaupun demikian, ini tidak berarti bahwa

manajer dapat melakukan apa yang mereka inginkan setiap saat, dimana saja atau setiap

kesempatan.

Setiap organisasi selalu membutuhkan manajemen, karena tanpa manajemen yang

efektifsekaligus efisien tidak akan ada usaha yang berhasil cukup lama.Keberhasilan

suatu organisasi dalam mencapai tujuan ekonomi, social, politik, sebagian besar

tergantung pada kemampuan manajer dalam organisasi yang bersangkutan. Manajemen

yang baik akan memberikan efisiensi dan efektivitas pada usaha manusia.

Penerapan MANAJEMEN ILMIAH pernah ditunjukkan oleh Frederick W.

Taylor yang mampu menerapkan metode ilmiah bagi berbagai pekerjaan di pabrik

sehingga diperoleh adanya efisiensi dan efektivitas, yaitu dengan menerapkan empat

prinsip manajemen yang dikemukakan Taylor berikut ini :

1. Kembangkanlah suatu ilmu bagi setiap unsur pekerjaan seseorang yang akan

menggantikan metode lama yang bersifat untung2an.

2. Secara ilmiah pilihlah ,kemudian latihlah, ajarilah, atau kembangkanlah pekerja

tsb (sebelumnya para pekerja memilih sendiri pekerjaan mereka dan melatih

diri semampu mereka).

3. Bekerja samalah secara sungguh2 dengan para pekerja untuk menjamin bahwa

semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan PRINSIP2 ILMU yang telah

dikembangkan tadi.

4. Bagilah pekerjaan dan tanggung jawab secara hamper merata antara

manajemen dan para pekerja. Manajemen mengambil alih semua pekerjaan

yang lebih sesuai baginya daripada bagi para pekerja (Sebelumnya ,hamper

semua pekerjaan serta sebagian besar tanggung jawab dilemparkan ke pundak

para pekerja).


Pedoman yang ditemukan oleh Taylor dan yang lainnya seperti Frank dan Lillian

Gilbreth, berkenaan dengan upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas produksi masih

terus digunakan dalam organisasi masa kini, antara lain saat para manajer menganalisis

tugas2 dasar yang harus dilakukan, menggunakan studi waktu dan gerakan sehingga

dapat dihilangkannya gerakan2 yang sia2 dan mempekerjakan para pekerja terbaik yang

memenuhi persyaratan untuk suatu pekerjaan, dan juga merancang system insentif

berdasarkan out put. Kesemuanya ini dilakukan dengan menggunakan PRINSIP2

MANAJEMEN ILMIAH. Namun demikian praktik manajemen dewasa ini tidak

terbatas pada pendekatan manajemen ilmiah semata, melainkan juga menggunakan

pendekatan utama berikutnya yaitu “Teori Administrasi Umum”.

Ahli teori terkemuka dibalik pendekatan administrasi umum adalah Henry Fayol

dan Max Weber. Henry Fayol .Henry Fayol terkenal dengan 14 prinsip manajemennya,

yaitu :

1. Pembagian kerja. Spesialisasi meningkatkan output dengan membuat para

karyawan menjadi lebih efisien.

2. Wewenang. Para manajer harus mampu memberi perintah, sekaligus turut pula

bertanggung jawab.

3. DISIPLIN> Para karyawan harus mentaati dan menghormati peraturan2 dalam

organisasi tsb.

4. Kesatuan komando. Setiap karyawan harus menerima perintah dari satu orang

atasan saja.

5. Kesatuab arah. Organisasi harus mempunyai rencana tindakan tunggal untuk

membimbing manajer dan karyawan

6. Mengesampingkan kepentingan individu dan mengedepankan kepentingan umum

7. Balas jasa. Karyawan harus mendapatkan upah yang wajar bagi jasa2 mereka.

8. Sentralisasi. Istilah ini mengacu pada sampai tingkat yang mana anak buah

terlibat dalam pengambilan keputusan.

9. Rantai scalar. Garis wewenang dari pucuk pimpinan hingga jajaran yang paling

bawah merupakan rantai scalar.

10. Tatanan. Manusia dan barang2 harus berada di tempat yang tepat pada waktu

yang tepat.


11. Kesamaan. Para manajer harus bersikap baik hati dan adil terhadap semua

bawahan

12. Stabilitas personalia sehingga tidak ada kekososngan jabatan. Pemeimpin harus

membuat perencanaan personalia secara berjenjang dan menjamin agar tersedia

pengganti untuk mengisi lowongan.

13. Inisiatif. Karyawan yang diijinkan untuk memprakarsai dan menjalankan tencana

akan menunjukan tingkat usaha yang tinggi.

14. Semangat korps. Meningkatkan semangat tim akan membina keselarasan dan

kesatuan di dalam organisasi.

Adapun MaxWeber , mengembangkan teori struktur wewenang serta hubungannya, yang

dalam hal ini menekankan rasionalitas, prediktabilitas, impersonalitas ( dalam arti

penerapan yang seragam atas peraturan dan pengendalian, bukan menurut kepribadian),

kemahiran teknik danotoritarianisme. Dengan demikian apa yang dikemukakan Weber ini

pada dsarnya mirip dengan manajemen ilmiah.

Dalam pada itu manajemen sebagai seni seperti apa yang dikemukakan oleh John

F. Mee yang mengatakan bahwa manajemen adalah SENI untuk mencapai hasil yang

maksimal dengan usaha yang minimal, demikian pula mencapai kesejahteraan dan

kebahagiaan maksimal baik bagi pimpinan maupun para pekerja serta memberikan

pelayanan yang sebaik mungkin pada masyarakat.

Jadi manajemen itru merupakan seni menggerakkan orabg2 untuk mencapai tujuan

organisasi yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

Materil 17.3. PERAN MANAJEMEN DAN MANAJER SUKSES

Henry Mintzberg, ahli riset manajemen yang terkemuka, mempelajari para manajer

yang sebenarnya di tempat kerja. Dia mengatakan bahwa apa yang dilakukan oleh para

manajer dapat dijelaskan dengan sangat baik dengan melihat peran yang mereka

tunjukkan di tempat kerja.

Dari studinya, dia menyimpulkan bahwa manajer menjalankan sepuluh peran yang

berbeda, tetapi sangat erat kaitannya. Istilah PERAN MANAJEMEN mengacu pada

kategori2 tertentu perilaku manajerial. Ke sepuluh peran manajerial Mintzberg pada


dasarnya dapat dikelompokkan pada tiga kelompok yaitu hubungan antar pribadi,

pertukaran informasi dan pembuatan keputusan. Secara lebih rinci kesepuluh peran tsb.

dapat dilihat pada table berikut :

Peran Deskripsi Contoh kegiatan yang dapat

Di identifikasi

Berkaitan dengan hubungan antara pribadi :

1.Pemimpin Simbolis Kepala simbolis, diperlukan Memberi ucapan selamat dating

untuk menjalankan sejmlh ke kpd para tamu, penandatangan

wajiban rutin yg bersifat le dokumen resmi (legal).

Gal dan social.

2.Pemimpin Bertanggung jawab utk motivasi Melakukan hampir seluruh ke

Bawahan, bertanggung jwb utk giatan yg melibatkan bwh-an

Staffing,coaching,& yg terkait.

3.Penghubung Menyelenggarakan jaringan kontak Membalas surat2, melakukan

& pemberi informasi luar yg ber pekerj. Eksternal dewan, me

Kembang sendiri,yg beri dukung lakukan berbagai kegiatan lain

an dan informasi yg melibatkan pihak luar.

Berkaitan dengan informasi :

4.Pemantau Mencari & menerima beraneka Membaca majalah khusus dan

ragam informasi internal & ekster laporan, menyelenggarakan

nal utk kembangkan pemahaman kontak pribadi.

yg menyeluruh thd organisasi dan

lingkungannya.

5.Penyebar Meneruskan informasi yg diterima Mengadakan pertemun utk

dari orang luar atau dari bawahan menyebarkan info, menele

ke para anggota organisasi. pon uyk teruskan info.

6.Juru bicara Meneruskan info ke orang luar Menyelenggarakan rapat de

ttg rencana kebijakan, tindakan & wan , beri info ke media.

Hasil organisasi dll.


Berkaitan dengan pengambilan keputusan

7. Wirausahawan Mencari didalam organisasi dan Pengorganisasian strategi &

lingkunganya, inisiatif utk mela sesi tinjauan utk mengem

kukan perubahan. bangkan program2 baru.

8. Penyelesai gang Bertanggung jwb atas tindakan Mengorganisasikan strategi

Guan korektif bila organisasi mengha & sesi kaji ulang yg menca

dapi gangguan mendadak & pen kup gangguan dan krisis.

ting.

9. Pengalokasi sum Bertanggung jawab thd alokasi Menyususn jadwal,meminta

ber daya semua sb daya organisasi – mem otorisasi,melaksanakan kegi

buat/menyetujui semua keptsn atan apa saja yg mencakup

organisasi yg berarti. penganggaran & pemrogram

an pekrjaan para bawahan.

10. Perunding Bertngg jwb mewakili orgns pada Berperan serta dlm perunding

Perundingan2 besar. an kontrak serikat pekerja.

Dalam pada itu keberhasilan/keuksesan seorang manajer, selain dipengaruhi oleh

sejauh mana keahlian/ketrampilan konseptual, keahlian tentang orang dan keahlian teknis

(seperti telah kita bahas) juga dipengaruhi sejauh mana manajer yang bersangkutan

mampu mengoptimalkan kesepuluh peran diatas, sekaligus mampu mengoptimalkan

fungsi2 manajemen.

_________________________


Documents

Manajemen Dalam Suatu Organisasi