Managing Across The GenerationsManaging Across The GenerationsLura Woodley, CPP, PHR

CourseOverview

&ExpectedOutcome

This presentation will enable participants to identify and understand the characteristics and traits of the four generations currently in the workforce  

The concepts discussed will allow payroll management and payroll staff to effectively work with others to achieve goals; develop and maintain relationships with others; and adjust approaches to suit different people and situations 

In addition, participants will be taught to respond appropriately to the needs, feelings and capabilities of others along with best strategies to achieve maximum productivity from members of each generation

Today’s Workforce

Generations

Traditionalists Born before 1945 The GREAT Generation which built America Influenced by Great Depression and Two 

World Wars During this Era, Most families moved to the 

Suburbs

Generations

Traditionalists

Profileo Outlook: Practical, Optimistico Work Ethic: Hard Working and 

Dedicated

Work Preferenceso Created Union Movemento Satisfaction for a job well done vs 

needing meaning in their jobso Uncomfortable with, but adapted to 

Technology

Generations

Traditionalists

Traditionalists are:o Dependableo Loyalo Wise

Managers should:o Keep them engaged and productiveo Recognition their effortso Get to know them and earn their trusto Respect their experiences

Generally do not respond well to:o Disrespecto Profanity/Slango Disorganization

Generations

Traditionalists

Preferred Methods for Learning:o Classroom learning o On‐the‐Job Training, handled with 

sensitivity to experience and ageo Printed Book for study

Motivators To Learn:o Respect Authorityo Appreciate Consistency, Logic and 

Discipline

What Would You Do?

Jim is a Sr Payroll Specialist who is 73 yo and works for ABC Company part‐time

Jim would like to help implement more analysis for payroll auditing purposes but struggles with using MS Excel

What Would You Do?

Lisa works at Beefy Warehouse and is turning 75 yo on the same day payroll processing is due

Lisa is also the Union Rep for Local 123 and has requested the day off but did not give Management advance notice

Generations

Baby Boomers Born between 1946 – 1964 One baby born every 17 minutes Influenced by Vietnam War, Moon Landing, 

and Civil/Women’s Rights Movements During this Era, the rural lifestyle ended 

Generations

Baby Boomers

Profileo Outlook: Optimistico Work Ethic: Driven

Work Preferenceso Love learning and made an industry 

out of business bookso Parents instilled importance of work

Generations

Baby Boomers

Baby Boomers are:o Driveno Dedicatedo Team Oriented

Managers should:o Treat employees as equalso Put them in “charge” of somethingo Give them credit when dueo Create a warm and respectful work 

environment

Generally do not respond well to:o Unfriendlinesso Manipulationo Political Incorrectness

Generations

Baby Boomers

Preferred Methods for Learning:o Classroom learning with interactiono Practical and fun activities that allow 

for team exerciseso Many prefer printed books

Motivators To Learn:o High Achieverso Very Competitiveo See Training as a benefit

What Would You Do?

Paul who is 55 yo is a Payroll Supervisor and has been working at Allen & Allen Law Firm for 20 yrs

Allen & Allen hires a new Payroll Manager who is only 30 yo and Paul is not happy with the decision

What Would You Do?

Sam who is 60 yo is a Payroll Lead and has been working for the City of Happy Springs for over 40 years

Sam is a great employee and is very dedicated to the Payroll Department

Sam has expressed an interest in the newly vacant Payroll Supervisor position and would like to apply but does not meet all of the requirements 

Generations

Gen X Born between 1965 ‐ 1980 Influenced by Fall of Berlin Wall and Gulf 

War Era of Technology – Internet, Mobile 

Phones

Generations

Gen X

Profileo Outlook: Skepticalo Work Ethic: Balanced

Work Preferenceso Want flexibilityo Thrive in informal and casual work 

environmentso Can simultaneously absorb and deal 

with a lot of diverse information

Generations

Gen X

Gen Xers are:o Adaptableo Independento Challenge Oriented

Managers should:o Keep them on a patho Give them freedom to do some things 

their wayo Offer sincere feedback/attention 

when needed

Generally do not respond well to:o Flashinesso Incompetenceo Bureaucracy

Generations

Gen X

Preferred Methods for Learning:o Prefer to learn by doingo Often prefer independent self‐

directed learningo Technology based tools for learning 

and testing

Motivators To Learn:o Like the freedom to figure out things 

on their owno See Training as job security

What Would You Do?

Susan who is 39 yo and was recently promoted to Payroll Manager works in a one person Payroll Dept for a small Doctor’s Office

Susan has a small child and needs to be home with her on holidays since the daycare she uses is closed 

Due to critical payroll processing deadlines, Susan usually has to work on most holidays

What Would You Do?

Tracy was born in the 1970’s and is a sharp Payroll Analyst working for Electric Company

Tracy is dedicated to the Payroll Department but has a very long commute and would like a more flexible work schedule

Generations

Gen Y Born between 1981 ‐ 2000 Influenced by 9/11 Attacks Era of Social Media – Google, Myspace, 

Facebook, Twitter, etc.

Generations

Gen Y

Profileo Outlook: Hopefulo Work Ethic: Ambitious

Work Preferenceso Teamwork ethic and can do attitudeso Education System has prepared them 

well for the workforce

Generations

Gen Y

Gen Yers are:o Tenaciouso Technologically savvyo Teamwork Oriented

Managers should:o Send them plenty of motivating 

messageso Make sure to gender blendo Assign them to a credible and 

seasoned Mentor

Generally do not respond well to:o Sarcasmo Unfairnesso Condescension

Generations

Gen Y

Preferred Methods for Learning:o Collaborative learning environments 

with peer interactiono Thrive on reinforcement and 

reaffirmationo Like it short and sweeto Expect Technology to be used

Motivators To Learn:o If a direct benefit is clear, motivation 

will be higho Education is a direct link to advancing 

careers and making more money

What Would You Do?

Jason who is a 19 yo College Freshman is interning for the Payroll Dept at Sam’s Bookstore during the Summer months

Jason comes to work on time each day, completes all his work assignments but enjoys listening to loud music which may be distracting to others 

What Would You Do?

Carmen who is only 20 yo is a recent College Graduate and majored in Information Technology 

Carmen has excellent communication skills and recently accepted a position at XYZ  Inc. as a Payroll Analyst

XYZ Inc. has doubled in size over the last year and is tasking the Payroll Team to automate any manual payroll processes 

Golden Rule

ALWAYS Respect EVERYONE – Regardless of Age, Gender, Race, Religion

Be Aware of and Respect Differences – Agree to Disagree when needed

Be Sensitive and Fair with Others

Managing

Five Keys

1. Understand Individual Differences

2. Don’t Stereotype

3. Cross‐Mentor

4. Collaborate

5. Engage

Managing

Bridge the Gap Get Employees talking about their generation

Ask Employees about their needs and preferences

Recognize that one size does NOT fit all

Managing

Bridge the Gap Be Flexible

Watch for Emerging Strengths

Create generationally divers teams

On The Horizon

By 2020, there will be Five Generations Working Side by Side in the Workforce

Gen Z will account for nearly half of the employees in the world and will be dominant in the workplace

This Generation is most influenced by Apps and Social Media Games

Very Optimistic and has High Expectations

Summary

Traditionalists just want to be Valued ‐ They Create Legacies

Baby Boomers just want to be Loved – They Create Exceptional Careers

Gen Xers just want to be Respected – They Create Portable Careers

Millennials just want to be Taught – They Create Parallel Careers

Any

Questions ?? ?

???

THANK YOU FOR ATTENDING