MANAGEMENTUL CONTRACTELOR MANUAL DE REFERINTA ERP...1.2 Adăugarea unui tip de contracte Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a tipului de contracte,

MANAGEMENTUL CONTRACTELOR MANUAL DE REFERINTA

SIVECO Romania SA

1/122

CUPRINS 1 Tipuri Contracte ................................................................................... 5

1.1 Vizualizarea unui tip de contracte .................................................................5 1.2 Adăugarea unui tip de contracte ....................................................................6 1.3 Modificarea unui tip de contracte ..................................................................6 1.4 Stergerea unui tip de contracte .....................................................................6

2 Stări Contracte/Faze........................................................................... 7 2.1 Vizualizarea unei stări contract/fază ............................................................7 2.2 Adăugarea unei stări contract/fază...............................................................8 2.3 Modificarea unei stări contract/fază .............................................................8 2.4 Stergerea unei stări contract/fază .........................................................................8

3 Atribute Contracte/Faze .................................................................. 10 3.1 Vizualizarea .....................................................................................................11 3.2 Adăugarea ........................................................................................................12

3.2.1 Adăugarea unui atribut contract...........................................................12 3.2.2 Adăugarea unei valori atribut ...............................................................12

3.3 Modificarea ......................................................................................................13 3.3.1 Modificarea unui atribut contract/fază................................................13 3.3.2 Modificarea unei valori atribut contract/faza ....................................14

3.4 Stergerea .........................................................................................................14 3.4.1 Stergerea unui atribut contract/fază ...................................................14 3.4.2 Stergerea unei valori atribut.................................................................14

4 Configurare Tipuri Contracte .......................................................... 15 4.1 Vizualizarea .....................................................................................................15 4.2 Modificarea ......................................................................................................17

4.2.1 Stabilirea caracteristicilor unui tip de contract.................................17 4.2.2 Adăugarea unui atribut la tipul de contracte .....................................22 4.2.3 Modificarea unui atribut la tipul de contracte....................................24 4.2.4 Stergerea unui atribut la tipul de contracte .......................................25 4.2.5 Adăugarea unui sablon (document) WORD la tipul de contracte....25 4.2.6 Modificarea unui sablon (document) WORD la tipul de contracte ..26

4.3 Actualizare contracte existente ...................................................................28 5 Configurare Notificări Automate .................................................... 29

5.1 Vizualizarea unei notificări automate .........................................................29 5.2 Adăugarea ........................................................................................................30

5.2.1 Adăugarea unei notificari.......................................................................30 5.2.2 Adăugarea unei persoane notificate ....................................................32

5.3 Modificarea ......................................................................................................32 5.3.1 Modificarea unei notificări automate ...................................................32 5.3.2 Modificarea unei persoane notificate ..................................................32

5.4 Stergerea .........................................................................................................32 5.4.1 Stergerea unei notificări automate ......................................................32 5.4.2 Stergerea unei persoane notificate .....................................................32

6 Contracte............................................................................................. 34 6.1 Vizualizarea .....................................................................................................35

2/122

6.1.1 Vizualizare informatii de bază...............................................................35 6.1.2 Vizualizare faze contract ........................................................................35 6.1.3 Vizualizare valoare..................................................................................36 6.1.4 Vizualizare atribute .................................................................................37 6.1.5 Vizualizare articole .................................................................................38 6.1.6 Vizualizare termene de livrare .............................................................44 6.1.7 Vizualizare termene de facturare ........................................................46 6.1.8 Vizualizare termene de încasare/plată ...............................................48 6.1.9 Vizualizare penalităti ..............................................................................50 6.1.10 Vizualizare cheltuieli ............................................................................51

6.2 Adăugarea ........................................................................................................52 6.2.1 Adăugarea unui contract ........................................................................52 6.2.2 Adăugarea unei faze de contract ..........................................................55 6.2.3 Adăugarea unei valori atribut ...............................................................56 6.2.4 Adăugarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie) ......60 6.2.5 Adăugarea unui discount la faza de contract .....................................73 6.2.6 Adăugarea unui termen de livrare .......................................................75 6.2.7 Adăugarea unui termen de facturare ..................................................79 6.2.8 Adăugarea unui termen de încasare/plată .........................................86 6.2.9 Adăugarea unei penalităti ......................................................................91 6.2.10 Adăugarea unei cheltuieli ....................................................................92

6.3 Modificarea ......................................................................................................93 6.3.1 Modificarea unui contract ......................................................................93 6.3.2 Modificarea unei faze de contract ........................................................93 6.3.3 Modificarea unei valori atribut..............................................................94 6.3.4 Modificarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie).....94 6.3.5 Modificarea unui discount definit la faza de contract .......................96 6.3.6 Modificarea unui termen de livrare .....................................................97 6.3.7 Modificarea unui termen de facturare.................................................97 6.3.8 Modificarea unui termen de încasare/plată .......................................98 6.3.9 Modificarea unei cheltuieli ....................................................................99

6.4 Stergerea .......................................................................................................100 6.4.1 Stergerea unui contract .......................................................................100 6.4.2 Stergerea unei faze de contract..........................................................100 6.4.3 Stergerea unei valori atribut...............................................................100 6.4.4 Stergerea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie) ......100 6.4.5 Stergerea unui discount definit la faza de contract ........................101 6.4.6 Stergerea unui termen de livrare ......................................................102 6.4.7 Stergerea unui termen de facturare..................................................102 6.4.8 Stergerea unui termen de încasare/plată ........................................103 6.4.9 Stergerea unei penalităti .....................................................................103 6.4.10 Stergerea unei cheltuieli ...................................................................103

6.5 Generarea si vizualizarea documentelor contractuale .........................103 7 Urmărirea Contractelor ................................................................. 107

7.1 Vizualizarea informatiilor de identificare contract, valoare si atribute contract ................................................................................................................107

7.1.1 Vizualizare valoare contract/fază contract.......................................109

3/122

7.1.2 Vizualizare atribute contract ...............................................................109 7.2 Vizualizarea tranzactiilor înregistrate pe contract ................................109 7.3 Vizualizarea situatiei la zi a articolelor contractului .............................110 7.4 Vizualizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele de livrare ..........................................................................................111

7.4.1 Mecanismul de acoperire termene de livrare..................................112 7.5 Vizualizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele de facturare .........................................................................................................113

7.5.1 Mecanismul de acoperire termene de facturare .............................114 7.6 Vizualizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele de încasare/plată................................................................................................116

7.6.1 Mecanismul de acoperire termene de încasare/plată....................116 7.7 Vizualizarea cheltuielilor/încasărilor înregistrate pe contract...........118 7.8 Vizualizarea avansurilor pe contract ........................................................119 7.9 Vizualizarea comenzilor de productie atasate pe contract...................120

8 Documente – Generare facturi...................................................... 120

4/122

1 Tipuri Contracte

Tipurile de contracte sunt definibile dinamic. Aplicatia ”Management-ul Contractelor” nu are tipuri de contracte predefinite.

La selectarea optiunii Contracte / Tipuri contracte , apare următoarea fereastră :

Fig. 1.1

Facilităti oferite de modul

• Vizualizarea tipurilor de contracte existente în baza de date; • Adăugarea de noi tipuri de contracte; • Modificarea informatiilor asociate unui tip de contract; • Stergerea unui tip de contract.

1.1 Vizualizarea unui tip de contracte

La apelarea modulului, sunteti automat în modul Vizualizare, pe prima înregistrare referitoare la tipuri de contracte.

Butoanele de navigare pot fi utilizate pentru vizualizarea pas cu pas a tipurilor de contracte.

Acelasi efect de navigare se poate obtine actionând tastele Săgeată Sus (↑) - pentru înregistrarea precedentă si Săgeată Jos (↓) - pentru înregistrarea următoare.

Pozitionarea pe primul tip de contracte din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↑.

Pozitionarea pe ultimul tip de contracte din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↓.

Câmpul Cod este înzestrat cu un selector ce permite pozitionarea pe tipul de contracte dorit. Selectorul se poate deschide fie tastâng <F2> din câmp, fie apăsând butonul de selectare .

O altă posibilitate de pozitionare pe înregistrarea dorită este de a introduce valoarea corespunzătoare în câmpul Cod; pozitionarea se realizează dupa apăsarea tastelor <Tab> sau <Enter>.

5/122

1.2 Adăugarea unui tip de contracte

Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a tipului de contracte, după completarea câmpurilor corespunzătoare.

După salvare, modulul rămâne în modul Adăugare, pentru a permite adăugarea de noi tipuri de contracte.

În cazul în care indicatorul de adăugare repetată este bifat, după o adăugare, datele din fereastră nu se vor sterge.

Se completează următoarele câmpuri :

Cod : un sir variabil de maximum 3 caractere, care reprezintă codul tipului de contract; câmp obligatoriu.

Nume: sir variabil de maximum 40 de caractere ce identifică tipul de contracte; câmp obligatoriu.

Descriere : sir variabil de maximum 200 de caractere; câmp optional.

Categorie : câmp de tip listă de valori ce stabileste categoria contractului (‘Achizitii’ sau ‘Desfacere’). Setarea acestei proprietăti este extrem de importantă, influientând optiunile si tranzactiile disponibile pe tipul de contract (după cum vom vedea în capitolul următor) si mai ales mecanismele de urmărire contract.

La salvarea cu succes se afisează un mesaj corespunzător.

În cazul în care unele dintre câmpurile obligatorii sunt vide, se afisează un

mesaj de eroare

si se reia introducerea datelor în câmpul eronat (cursorul se află deja în acel câmp).

1.3 Modificarea unui tip de contracte

Se pot modifica doar câmpurile Nume, Descriere.

Butonul de salvare permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a

informatiei, iar sistemul afiseaza mesajul

1.4 Stergerea unui tip de contracte

Stergerea unui tip de contract se realizează prin tastarea butonului de

stergere si confirmare.

Un tip de contract poate fi sters în cazul în care, în baza de date, nu există contracte de acest tip; în cazul în care există contracte, tipul de contract nu poate fi sters si se afisează următorul mesaj :

Nu se poate sterge; exista contracte definite.

6/122

2 Stări Contracte/Faze Evolutia unui contract poate fi monitorizată si prin intermediul stărilor asociate contractului si fiecărei faze de contract. Aplicatia “Management-ul Contractelor” pune la dispozitia utilizatorului câteva stări predefinite; utilizatorul poate extinde setul de stări.

La selectarea optiunii Contracte / Stari Contracte/Faze apare următoarea fereastră :

Fig. 2.1

NOTĂ : Cele câteva stări contract/fază predefinite ce sunt folosite în prelucrările sistem sunt:

01 - In semnare 02 - Incheiat 03 - In derulare.

Pot fi înregistrate tranzactii (COFINOR si sau COSWIN) pe contract doar dacă acesta si faza contract sunt în starea ‘In derulare’. Facilitati oferite de modul • Vizualizarea stărilor existente în baza de date; • Adăugarea de noi stări contracte/faze; • Modificarea informatiilor asociate unei stări contract/fază; • Stergerea unei stări contract/fază.

2.1 Vizualizarea unei stări contract/fază

La apelarea modulului, sunteti automat în modul Vizualizare, pe prima înregistrare referitoare la stări contract/fază.

Butoanele de navigare pot fi utilizate pentru vizualizarea pas cu pas a stărilor contract/fază.


Pozitionarea pe prima stare contract/fază din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↑.

Pozitionarea pe ultima contract/fază din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↓.

7/122



2.2 Adăugarea unei stări contract/fază

Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a stării contract/fază, după completarea câmpurilor corespunzătoare. După salvare, modulul ramâne în modul Adăugare, pentru a permite adăugarea de noi tipuri de contracte.

În cazul în care indicatorul de adaugare repetată este bifat, după o adăugare datele din fereastră nu se vor sterge.


Cod : un sir variabil de maximum 5 caractere, care reprezintă codul stării contract/fază; câmp obligatoriu.

Nume : sir variabil de maximum 40 de caractere ce identifică starea contract/fază; câmp obligatoriu.

2.3 Modificarea unei stări contract/fază

Stările contract/fază predefinite nu pot fi modificate.Pentru stările definite de utilizator se poate modifica doar câmpul Nume. Butonul de salvare permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a informatiei.

2.4 Stergerea unei stări contract/fază Stergerea unei stări contract/fază se realizează prin tastarea butonului de


Nu este permisă stergerea unei stări predefinite; în acest caz se afisează următorul mesaj :

8/122

O stare contract/fază poate fi stearsă în cazul în care, în baza de date, nu există contracte sau faze de contract ce o au asociată; în cazul în care există, starea contract/fază nu poate fi stearsă si se afisează următorul mesaj:

Nu se poate sterge: exista contracte/faze contract în aceasta stare.

9/122

3 Atribute Contracte/Faze Modulul permite definirea de către utilizator a altor informatii de interes privind contractele si/sau fazele de contract.

La selectarea optiunii Contracte / Atribute Contracte, apare următoarea fereastră :

Fig. 3.1

În produsul standard, există sase atribute predefinite:

COMCT - Contract comision : atribut de tip numeric ce identifică un contract de comision; acceptă liste de valori. Acest atribut se ataseaza tipurilor de contracte de vanzare / achizitii pentru care se acorda comision si el trebuie definit la nivel de contract. Prin acest atribut se va face legatura intre contractul de vanzare / achizitie si contractul cu comisionarul. La contractul de vanzare / achizitie se va instantia atributul COMCT cu numarul contractului incheiat cu comisionarul

DISCT - Contract distributie : atribut de tip numeric ce identifică un contract de distributie; acceptă o singură valoare.

MODPL - Modalitate plata : atribut de tip caracter ce identifică tipuri de plată; acceptă liste de valori.

MODTR - Modalitate transport : atribut de tip caracter ce identifică moduri de transport mărfuri contractate; acceptă liste de valori.

REFCT - Referinta contract : atribut de tip numeric care da posibilitatea unor legaturi intre contracte; acceptă liste de valori si se defineste la nivel de contract. De ex. daca unui contract X i se atribuie parametrului REFCT valoarea Y, in fereastra de Urmarire contracte , la selectarea

10/122

contractului X, va aparea un buton rosu, prin actionarea caruia se face legatura cu contractul Y ( se trece la urmarirea contractului Y).In cazul in care contractul X are legatura cu mai multe contracte, la actionarea butonului rosu va apare o fereastra cu lista acestor contracte ,de unde se poate selecta contractul dorit.

LPRET- Lista de preturi articole contract : atribut de tip caracter ce identifică lista (listele) de preturi asociată(e) contractului; acceptă liste de valori. Valorile acestui atribut sunt mentinute automat de sistem.

Atributele predefinite ‘COMCT’, ‘DISCT’, ‘LPRET’ nu pot fi modificate sau sterse în modulul “Atribute Contracte/Faze”; ele pot fi instantiate în modulul “Contracte”, unde, de altfel, sunt si explicate pe larg.

Celelalte două atribute predefinite(‘MODPL’,’MODTR’) nu pot fi modificate, dar utilizatorul poate defini un set valid de valori pentru acestea.

Facilitati oferite de modul • Vizualizarea atributelor existente în baza de date; • Adăugarea de noi atribute; • Modificarea informatiilor asociate unui atribut; • Stergerea unui atribut.

3.1 Vizualizarea

La apelarea modulului, sunteti automat în modul Vizualizare, pe prima înregistrare referitoare la atribute contract/fază.

Butoanele de navigare pot fi utilizate pentru vizualizarea pas cu pas a atributelor contract/fază.

Acelasi efect de navigare se poate obtine actionând tastele Sageata Sus (↑) - pentru înregistrarea precedentă si Sageata Jos (↓) - pentru înregistrarea următoare.

Pozitionarea pe primul atribut contract/fază din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↑.

Pozitionarea pe ultimul atribut contract/fază din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↓.

Câmpul Cod este înzestrat cu un selector ce permite pozitionarea pe atributul contract/fază dorit. Selectorul se poate deschide fie tastâng <F2> din câmp, fie apăsând butonul de selectare .

O altă posibilitate de pozitionare pe înregistrarea dorită este de a introduce valoarea corespunzatoare în câmpul Cod; pozitionarea se realizează după apăsarea tastelor <Tab> sau <Enter>.

11/122

În regiunea în regim de defilare Valori sunt afisate informatii despre valorile definite pentru atributul curent.

Prin dublu clic cu butonul stâng al mouse-ului, se deschide fereastra Valori atribut - detalii, ce afisează valoarea curentă din regiunea în regim de defilare.

Navigarea în fereastra Valori atribut - detalii permite vizualizarea valorilor definite pentru atributul curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

3.2 Adăugarea

3.2.1 Adăugarea unui atribut contract

Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a atributului contract/fază, după completarea câmpurilor corespunzătoare.


Cod : un sir variabil de maximum 5 caractere, care reprezintă codul atributului contract/fază; câmp obligatoriu.

Nume : sir variabil de maximum 40 de caractere ce identifică codul contract/faza; câmp obligatoriu.

Tip : grup de butoane de optiune exclusivă ce specifică tipul valorilor atributului : - caracter ( sir de caractere ); - numeric; - data.

Interval? : câmp de tip check-box ce specifica daca atributul acceptă interval de valori( definit ca limită minimă, limită maximă ). 3.2.2 Adăugarea unei valori atribut

Optiune este permisă în cazul a două atribute predefinite( MODPL - Modalitate de Plata si MODTR - Modalitate transport ) precum si în cazul atributelor definite de utilizator.

În functie de proprietătile setate la nivel de atribut( tip valori, acceptă sau nu interval de valori ), adăugarea valorilor atributului se face, corespunzător, în ferestre specializate, asigurându-se astfel coerenta informatiilor introduse.

În cele ce urmează, sunt prezentate două situatii:

A. Să presupunem că am adăugat un atribut ‘ATR10’ de tip ‘caracter’ ce nu admite valori de tip ‘interval’.

Pentru a adăuga o valoare, se pozitionează cursorul în regiunea în regim de

defilare si se tastează butonul de adăugare .

12/122

Este afisată fereastra Valori Atribut - detalii corespunzătoare proprietătilor atributului curent (Fig. 3.2).

Fig. 3.2

Primul câmp din fereastră nu este accesibil utilizatorului.

Cod atribut : câmp ce afisează codul atributului curent.

În acest caz trebuie completat un singur câmp:

Valoare : sir variabil de maximum 40 de caractere; câmp obligatoriu.

B. Să presupunem că am adăugat un atribut ‘ATR11’ de tip ‘data’ ce admite valori de tip ‘interval’.

Tastâng butonul de adăugare, este afisată fereastra Valori Atribut - detalii.

Fig. 3.3

În acest caz pot fi completate două câmpuri:

Valoare minima : câmp obligatoriu de tip dată având formatul ‘ZZ/LL/AAAA’.

Valoare maxima : câmp optional de tip dată având formatul ‘ZZ/LL/AAAA’.

În cazul în care în câmpul Valoare maxima se introduce o dată mai mică decât cea introdusă în câmpul Valoare minima, la salvare se afisează mesajul de eroare:

Limita inferioara mai mare decât limita superioara!

3.3 Modificarea

3.3.1 Modificarea unui atribut contract/fază

Informatiile legate de atributele contract/fază predefinite nu pot fi modificate; în acest caz, la salvare se afisează mesajul de eroare :

Atribut sistem; nu poate fi modificat.

Pentru atributele definite de utilizator se poate modifica doar câmpul Nume.

13/122

Butonul de salvare permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a informatiei. După salvare, se trece automat în modul Vizualizare. 3.3.2 Modificarea unei valori atribut contract/faza

Optiunea nu este disponibilă.

3.4 Stergerea

3.4.1 Stergerea unui atribut contract/fază

Stergerea unui atribut contract/fază se realizează prin tastarea butonului

de stergere si confirmare.

Nu este permisă stergerea unui atribut predefinit; în acest caz se afisează următorul mesaj : Atribut sistem; nu poate fi sters.

Un atribut contract/fază, definit de către utilizator, poate fi sters în cazul în care nu este asociat unui tip de contract sau unui contract/fază.

În cazul în care este asociat unui tip de contract, atributul nu poate fi sters si se afisează următorul mesaj:

Nu se poate sterge: asociat unui tip de contract.

În cazul în care este asociat unui contract, atributul nu poate fi sters si se afisează următorul mesaj: Nu poate fi sters: asociat unui contract. 3.4.2 Stergerea unei valori atribut

Stergerea unei valori atribut contract/fază se realizează în două moduri:

• în fereastra Atribute Contracte/Faze : prin pozitionarea cursorului în regiunea în regim de defilare si tastarea butonului de stergere;

• în fereastra Valori Atribut - detalii tastarea butonului de stergere.

În cazul în care atributul este asociat unui tip de contract, cu proprietatea de verificare valori, si valoarea este asociată unui contract, stergerea esuează si se afisează mesajul : Nu se poate sterge: valoare asociata contract/faza de contract.

În cazul în care, pentru un tip de contract, valoarea reprezintă valoare implicită atribut, stergerea esuează si se afisează mesajul :

Nu se poate sterge: valoare implicita atribut pentru tip de contract.

14/122

4 Configurare Tipuri Contracte

Modulul permite configurarea tipurilor de contracte, mai precis crearea unor sabloane de contracte în sensul stabilirii atributelor si optiunilor de interes ( Ex: termene de plată, termene de livrare, penalizări ) pentru fiecare tip de contract în parte. În plus, pentru fiecare tip de contract pot fi asociate si configurate documentele WORD generabile automat din aplicatie. Fiecare tip de contracte va avea asociat un singur sablon. În cazul în care se doreste definirea unei alte configuratii, se creează un nou tip de contracte. Pentru atribute, se pot specifica o serie de proprietăti ce definesc comportarea acestora la nivelul contractului/fazelor de contract. La selectarea optiunii Contract / Configurare Tipuri Contracte, apare fereastra prezentată în Fig. 7.1:

Fig. 7.1

Facilitati oferite de modul : • Vizualizarea tipurilor de contracte existente în baza de date si a

setărilor aferente; • Modificarea configuratiei asociate unui tip de contract;

4.1 Vizualizarea

La apelarea modulului, sunteti automat în modul Vizualizare, pe prima înregistrare referitoare la tipuri contract.

Butoanele de navigare pot fi utilizate pentru vizualizarea pas cu pas a tipurilor de contracte si configuratiei acestora.

15/122

Acelasi efect de navigare se poate obtine actionând tastele Sageata Sus (↑) - pentru înregistrarea precedentă si Sageata Jos (↓) - pentru înregistrarea următoare. Pozitionarea pe primul tip de contracte din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↑. Pozitionarea pe ultimul tip de contracte din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↓. Câmpul Cod este înzestrat cu un selector ce permite pozitionarea pe tipul de contracte dorit. Selectorul se poate deschide fie tastâng <F2> din câmp, fie apasând butonul de selectare . O altă posibilitate de pozitionare pe înregistrarea dorită este de a introduce valoarea corespunzătoare în câmpul Cod; pozitionarea se realizează după apăsarea tastelor <Tab> sau <Enter>. În regiunea în regim de defilare Atribute sunt afisate atributele contract/fază asociate tipului de contract curent. Detaliile pentru un atribut se pot deschide într-o fereastră auxiliară (Fig. 7.2), prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului pe o înregistrare selectată în regiunea în regim de defilare.

Fig. 7.2

Navigarea în fereastra Configurare Tipuri Contract – atribute asociate permite vizualizarea atributelor (si proprietătilor acestora) asociate tipului de contract curent. Mecanismul de navigare este cel standard, descris la începutul acestui paragraf. În regiunea în regim de defilare Documente sunt afisate documentele WORD (sabloane) asociate tipului de contract curent. Detaliile pentru un document se pot deschide într-o fereastră auxiliară (Fig. 4.3), prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului pe o înregistrare selectată în regiunea în regim de defilare.

16/122

Fig. 4.3

4.2 Modificarea

4.2.1 Stabilirea caracteristicilor unui tip de contract 4.2.1.1 Optiuni active

Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a informatiei. Dupa salvare, se trece automat în modul Vizualizare. În fereastra Configurare Tipuri Contracte există o serie de câmpuri de tip căsută de optiune (Fig. 4.4), etichetate sugestiv:

- Lista Produse/Prestatii; - Multipartener

- Discount-uri; - Penalitati; - Termene de Livrare; - Termene de Facturare; - Termene de Incasare;

- Cheltuieli; - Taxe

Fig. 4.4

Bifarea/scoaterea bifei acestor câmpuri are ca efect modificarea listei de optiuni disponibile în sub-aplicatia Contracte pentru tipul de contract curent. Programul asigură coerenta modelului (sablonului de contract) astfel încât, de exemplu, să nu fie posibilă salvarea unei configuratii având activă

17/122

optiunea de Termene de Livrare fără ca optiunea Lista Produse/Prestatii să fie la rândul ei activă. În cazul unei configuratii invalide, la salvare se afisează următorul mesaj: Nu se poate salva: configuatie invalida.

NOTA1: În cazul extinderii setului de optiuni disponibile pentru un tip de contract, noile optiuni sunt disponibile si pentru contractele deja existente în baza de date.

NOTA 2: În cazul eliminării unor optiuni din configuratia unui tip de contract, optiunile acum inactive nu mai sunt accesibile pentru contractele existente în baza de date; informatiile rămân însă în baza de date, astfel încât, dacă se revine la vechea configuratie acestea sunt din nou disponibile.

NOTA 3: În functie de categoria contractului ( ‘Desfacere’ sau ‘Achizitii’), este accesibilă optiunea Termene de Incasare sau optiunea Termene de Plata. 4.2.1.2 Tranzactii active de stoc

La nivelul sablonului pentru tipul de contract (fereastra Configurare Tipuri Contracte) pot fi, de asemenea, stabilite tranzactiile de stoc permise în cadrul contractului încheiat cu clientul/furnizorul. Sunt disponibile următoarele tranzactii de stoc (Fig. 4.5) :

- Iesire - Retur la iesire - Intrare (si comanda furnizor) - Retur la intrare - Transfer - Rezervare. - Anulare rezervare

Fig. 4.5

Stabilirea corectă a tranzactiilor admise pe contract este foarte importantă având în vedere că după adăugarea de contracte de tipul respectiv, setul de tranzactii nu mai poate fi modificat.

În cazul în care tipul de contract are active tranzactii de stoc, trebuie stabilite care sunt tranzactiile ce ‘contează’ ca livrări pe contract. De exemplu, fie un tip de contract pentru plasare articole de stoc în custodie; având în vedere că se doreste situatia stocului existent la client (în

18/122

magazia clientului) si datorită faptului că nu determină o modificare a stocului propriu (decât, evident, la nivel de magazie), livrarea către client se poate simula printr-un transfer (din magazia proprie sau magazie tert în magazia clientului); preluarea mărfurilor nevândute, poate fi simulată tot printr-un transfer (din magazia clientului în magazia proprie sau magazi tert). Iesirea din stoc (insotită de facturare) se face ulterior, la termenele de facturare stabilite. Sablonul unui astfel de tip contract (Error! Reference source not found.) trebuie să aibă bifate câmpurile Transfer, Iesire, Retur la iesire, ca Tranzactii stoc de tip “Livrare” să fie bifat câmpul Transfer, iar ca Tranzactii stoc de tip “Retur” să fie bifat câmpul Transfer.

Fig. 4.6

Continuând exemplul prezentat, ar mai fi de precizat că, pentru un astfel de tip de contract, nu este recomandabil să se permită tranzactii de tip ‘Rezervare’, având în vedere că tranzactia de tip ‘Transfer’ nu ‘consumă’ cantitatea rezervată. Să consideram, în continuare, că o parte din plăti, clientul le face prin produse în contrapartidă (si se doreste o evidentă pe contract a livrărilor în contrapartidă). În acest caz (Fig. 4.7) sablonul trebuie să aibă la Tranzactii active de stoc bifate câmpurile Transfer, Iesire, Retur la iesire, Intrare, Retur la Intrare; ca Tranzactii stoc de tip “Livrare” trebuie bifate câmpurile Intrare si Transfer, iar ca Tranzactii stoc de tip “Retur” trebuie bifate câmpurile Retur la Intrare si Transfer.

19/122

Fig. 4.7

Programul asigură coerenta modelului (sablonului pentru tipul de contract) astfel încât, de exemplu, să nu fie posibilă salvarea unei configuratii având căsuta de optiune Transfer fără bifă la Tranzactii active de stoc si căsuta de optiune Transfer din grupul Tranzactii stoc tip “LIVRARE” bifat. În cazul unei configuratii invalide, la salvare se afisează următorul mesaj:

Nu se poate salva: configuratie invalida. Un alt exemplu, ar fi un tip de contract ferm pentru vânzare de articole de stoc si/sau prestatii (servicii); în acest caz, termenele de livrare definite prin contract vor fi ‘stinse’ prin iesiri de stoc. Sablonul unui astfel de tip de contract (Error! Reference source not found.) trebuie să aibă bifate câmpurile Iesire, Retur la Tranzactii active de stoc si, eventual, Rezervare; pentru Tranzactii stoc tip “LIVRARE” trebuie bifat câmpul Iesire; pentru Tranzactii stoc tip “RETUR” trebuie să fie bifat câmpul Retur la Iesire.

Fig. 4.8

20/122

4.2.1.3 Mecanismul de “stingere” a termenelor de facturare/încasare (plată) Modalitatea de ‘stingere’ a termenelor de facturare/încasare pentru un tip de contract de categorie ‘Desfacere’, respectiv facturare/plată pentru un tip de contract de categorie ‘Achizitii’ se stabileste prin setarea următoarelor câmpuri: Tip urmarire facturari/incasari : câmp de tip listă de selectie cu două valori ‘Cantitativ’ si ‘Valoric’. Valoare Termene de Facturare/Incasare editabila ? : câmp de tip căsută de optiune. Pentru a întelege mai usor semnificatia celor două câmpuri vom continua cele două exemple din paragraful anterior. Fie cazul ipului de contract pentru plasare articole de stoc în custodie; în acest caz, termenele de facturare convenite cu clientul au asociată o valoare (ex : (până) la data de 31/03/2000 se facturează 3000 USD …), suma reprezentând un procent din valoarea contractului (pentru un contract uni-fază) sau fazei de contract (pentru un contract multi-fază). Acest mod de abordare este justificat deoarece la momentul încheierii contractului, clientul nu poate în general să estimeze ce articole de stoc se vor vinde mai bine sau mai repede, astfel încât doreste să poată preciza ulterior (la scadenta termenului de facturare) articolele si cantitătile ce vor fi facturate de furnizor pentru a se atinge valoarea asociată termenului de facturare (ex : 3000 USD). Sablonul unui astfel de tip contract (Fig. 4.6) trebuie să aibă câmpul Tip urmarire facturari/incasari setat ‘Valoric’ si câmpul Valoare Termene de Facturare/Incasare editabila ? bifat.

t

Pentru cazul tipului de contract ferm pentru vânzare de articole de stoc si/sau prestatii (servicii) situatia este mai simplă; în acest caz, clauzele contractuale precizează termenele limită de facturare si articolele ce vor fi facturate partial sau total. Sablonul unui astfel de tip contract (Fig. 4.8) trebuie să aibă câmpul Tip urmarire facturari/incasari setat ‘Cantitativ’; valoarea câmpul Valoare Termene de Facturare/Incasare editabila ? nu influentează modul de ‘stingere’ a termenelor, ca urmare setarea lui nu este importantă; pentru coerenta modelului, este însă recomandat să nu aibă bifă.

Detalierea modului de ‘stingere’ a termenelor este prezentată în capitolul 8 “Urmarirea Contractelor”.

Programul asigură coerenta modelului (sablonului pentru tipul de contract) astfel încât să nu fie posibilă salvarea unei configuratii având câmpul Tip urmarire facturari/incasari setat ‘Cantitativ’ si căsuta de optiune Valoare Termene de Facturare/Incasare editabila ? fără bifă, caz în care la salvare se afisează următorul mesaj:

21/122

Nu se poate salva: configuratie invalida. Stabilirea corectă a mecanismului de definire si ‘stingere’ a termenelor de facturare pe contract este foarte importantă având în vedere că după adăugarea de contracte de tipul respectiv, acesta nu mai poate fi modificat modificat. 4.2.1.4 Alte Proprietăti

Actualizare automata preturi si tarife : câmp de tip căsută de optiune care defineste comportamentul contractelor în momentul furnizării pretului pentru tranzactiile de stoc (COSWIN), tranzactiile financiar/contabile (COFINOR), etc; setarea acestui flag la nivelul sablonului asociat tipului de contract este orientativă, ea fiind confirmată (si eventual modificată) la nivelul fiecărui articol de pe contractele de tipul respectiv. Mai multe detalii vor fi furnizate în capitolul 4, la descrierea definirii articolelor de contract.

Contract cadru : câmp de tip căsută de optiune, ce determină comportamentul contractelor în momentul validării tranzactiilor de stoc (COSWIN), tranzactiilor financiar/contabile (COFINOR) si tranzactiilor din desfacere :

o în cazul în care câmpul nu are bifă (este contract ferm), se fac verificări privind articolele de contract si cantitătile definite pe faza contract (nu pot fi implicate într-o tranzactie pe contract articole de stoc sau prestatii ce nu apar în contract; nu poate fi depăsită cantitatea definită pe contract);

o în cazul în care câmpul are bifă (contract cadru), aceste verificări nu se mai fac.

4.2.2 Adăugarea unui atribut la tipul de contracte Definirea corectă a listei de atribute asociate unui tip de contract precum si a proprietătilor acestuia este foarte importantă, având în vedere că în modulul “Contracte” nu este posibilă modificarea listei de atribute asociate unui contract, ci doar instantierea( asocierea de valori ) acestora. NOTĂ: În cazul asocierii unui atribut cu un tip de contract, toate contractele de tipul respectiv, ulterior definite, vor avea asociate acest atribut; contractele anterior definite nu sunt modificate( atributul nu apare în lista de atribute ). Adăugarea unui atribut se face în fereastra auxiliară Configurare Tipuri Contracte – atribute asociate(Fig. 4.9).

22/122

Fig. 4.9

Primul câmp din fereastră nu este accesibil utilizatorului (Cod tip contract : câmp ce afisează codul tipului de contract curent.)

Trebuie completate următoarele câmpuri :

Atribut : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere, ce reprezintă un cod valid de atribut ( definit în modulul “Atribute Contracte” ). Poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie ( cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare).

La dreapta câmpului Atribut este un câmp de maximum 40 de caractere în care se afisează automat denumirea atributului. Nu poate fi modificat.

Nivel de definire : grup de butoane de optiune exclusivă ce specifică nivelul de definire al atributului de contract :

- Contract : selectarea acestei optiuni implică posibilitatea definirii( asocierii de valori ) atributului doar la nivel de contract; concret, atributul nu apare în lista de atribute asociate fazelor si sub-fazelor de contract.

- Contract/Faze : selectarea acestei optiuni implică posibilitatea asocierii de valori diferite pentru fiecare fază de contract, deoarece atributul apare în lista de atribute a fiecărei faze a contractului.

NOTĂ : Atributul predefinit ‘DISCT’ - Contract de distributie, poate fi definit doar la nivel de contract. În cazul în care se încearcă selectarea optiunii ‘Contract/Faze’ se afisează următorul mesaj de eroare:

Atribut sistem. Se poate defini doar la nivel de contract! Cu alte cuvinte, pentru un contract de vânzare, de exemplu, nu se pot asocia contracte de distributie diferite pe faze de contract.

Lista de valori? : câmp de tip căsută de optiune ce precizează dacă atributul admite sau nu asocierea unei liste de valori. Valoare implicită ‘Nu’.

Verificare? : câmp de tip căsută de optiune ce precizează dacă valorile atribut introduse la nivelul contractului/fazei de contract trebuie validate cu lista de valori asociate atributului prin sub-aplicatia “Atribute Contracte”. Valoare implicită ‘Da’.

NOTA1 : În cazul în care câmpul Verificare? este bifat, iar pentru Nivel de definire este selectată optiunea ‘Contract/Faze’, la nivel de fază contract

23/122

valoarea introdusă este validată cu valorile asociate la nivel de contract( pentru contractul curent ).

NOTĂ. Pentru atributele predefinite ‘DISCT’ - Contract de distributie si ‘COMCT’ - Contract de comision se face implicit validarea valorilor. Mesajul de atentionare afisat este:

Atribut sistem cu validare valori obligatorie !

Optional? : câmp de tip căsută de optiune ce precizează daca atributul este optional( implicit ) pentru tipul de contract curent; în cazul în care atributul este obligatoriu, trebuie definită si o valoare implicită.

NOTĂ: Atributele predefinite ‘COMTR’ - Contract de comision si ‘DISCT’ - Contract de distributie sunt implicit optionale( având în vedere că nu este justificată definirea unui contract de comision sau de distributie pentru un tip de contract. Daca se încearcă setarea pe ‘Nu’( fără bifă ) a proprietătii, se afisează următorul mesaj de eroare:

Atribut sistem optional!

Valoare implicita : câmp de tip sir de caractere ce permite selectarea ( cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare ) din lista de valori asociate atributului( introduse în modulul “Atribute Contract” ) a unei valori implicite pentru atributul de tip obligatoriu; câmp disponibil doar dacă atributul este de tip obligatoriu.

În cazul unui atribut de tip ‘interva de valori’ , intervalul selectat este afisat sub forma ‘<val_min> - <val_max>‘.

l

NOTĂ : La definirea unui nou contract, valoarea implicită a atributului de tip obligatoriu este automat mostenită la nivel de contract si, eventual( pentru Nivel de definire setat pe ‘Contract/Faze’ ), la nivel de fază de contract. Pentru o fază de contract, valoarea implicită a atributului se preia automat de la faza de contract părinte.

După cum vom vedea în modulul “Contracte”, valoarea implicită asociată unui atribut poate fi modificată.

4.2.3 Modificarea unui atribut la tipul de contracte

NOTA1: Toate modificările se vor reflecta automat numai în contractele ulterior definite, nu afectează contractele sau fazele existente.

NOTA2: Restrictiile existente la adăugarea unui atribut sunt valabile si la modificare.

Sunt admise următoarele modificări:

Lista de valori? - setare de pe ‘Nu’ pe ‘Da’;

Verificare? - setare de pe ‘Da’ pe ‘Nu’.

Valoare implicita - selectarea unei noi valori implicite atribut.

24/122

4.2.4 Stergerea unui atribut la tipul de contracte Stergerea unui atribut din lista de atribute asociate unui tip de contracte se

realizează prin tastarea butonului de stergere si confirmare. NOTĂ : Nu este permisă stergerea unui atribut asociat unui tip de contracte, dacă există contracte ( de tipul respectiv ) care au în lista de atribute acest atribut. 4.2.5 Adăugarea unui sablon (document) WORD la tipul de contracte Aplicatia permite asocierea unui set de documente WORD (sabloane) fiecărui tip de contracte; acestea vor fi disponibile în modulul “Contracte”, putând fi instantiate pentru fiecare contract. Mecanismul este util în cazul în care contractele de un anumit tip au asociate documente standard. Adăugarea un astfel de sablon WORD se face în fereastra auxiliară Documente Contract (Fig. 4.10).

Fig. 4.10

Primul câmp din fereastră nu este accesibil utilizatorului (Cod tip contract : câmp ce afisează codul tipului de contract curent).

Trebuie completate următoarele câmpuri :

Cod document : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere, ce reprezintă un cod de identificare document.

Nume sablon WORD : câmp obligatoriu de maximum 100 caractere, ce reprezintă numele documentului (si extensia ‘.DOC’). Nivel : câmp de tip listă de valori ce permite specificarea nivelului documentului ‘Contract’ sau ‘Faza’. Generare automata nume document : câmp de tip căsută de optiune a cărui bifare activează următoarele trei câmpuri. Prefix : câmp optional de maximum 10 caractere.

25/122

Tip nume : câmp de tip listă de valori, ce permite selectarea modului de compunere a numelui documentului contractual generat (Ex: ‘Nr.contract’, ‘Nr.contract/Data’). Sufix : câmp optional de maximum 10 caractere. Descriere document : câmp obligatoriu de maximum 200 de caractere, ce permite specificarea semnificatiei documentului, eventual particularitătile sale. 4.2.6 Modificarea unui sablon (document) WORD la tipul de contracte Pot fi modificate toate câmpurile cu exceptia câmpului Cod document. 4.2.6.1 Specificarea directoarelor pentru utilizatori Pentru fiecare utilizator ce lucrează cu contractele de acest tip, trebuie specificate directoarele pentru sabloanele WORD si pentru documentele ce vor fi generate pentru fiecare contract. Specificarea acestora se face într-o fereastra auxiliară Utilizatori documente asociate tipurilor de de contracte – detalii astfel : - se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Utilizatori si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 4.11).

Fig. 4.11

Primele două câmpuri din fereastră nu sunt accesibile utilizatorului.

Cod tip contract : câmp ce afisează codul tipului de contract curent. Cod document : câmp ce afisează codul documentului curent.

Trebuie completate următoarele câmpuri : Cod : câmp de maximum 30 de caractere reprezentând un nume valid de utilizator ORACLE (definit prin aplicatia de configurare). Poate fi introdus sau selectat din lista de selectie asociată. În dreapta sa este afisat automat nume si prenumele salariatului corespunzator. Cale sablon WORD : câmp de maximum 200 de caractere reprezentând calea către sablonul WORD. Poate fi introdusă sau selectată cu ajutorul butonului situat în dreapta câmpului, ce deschide o fereastră de tip Explorer.

NOTA: Se verifică existenta fisierului sablon. Cale document generat : câmp de maximum 200 de caractere reprezentând calea către documentele ce vor fi generate. Poate fi introdusă sau selectată cu ajutorul butonului situat în dreapta câmpului, ce deschide o fereastră de tip Explorer.

26/122

NOTA: În cazul introducerii manuale, trebuie introdusă calea în întregime,având ca ultim caracter ‘\’. Ex : ‘D:\APC\Contracte agent&armator\’ ‘D:\APC\Contracte agent&armator\Documente Generate\’ Pot fi modificate toate câmpurile cu exceptia câmpului Cod. 4.2.6.2 Definirea elementelor dinamice (chei) Aplicatia permite definirea unor “chei” (elemente dinamice ce vor fi inlocuite, la generarea documentului, cu elemente specifice contractului respectiv). Specificarea acestora se face într-o fereastra auxiliară Configurare elemente completate dinamic in documente astfel : - se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Configurare si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 4.12).

Fig. 4.12

Primele două câmpuri din fereastră nu sunt accesibile utilizatorului.

Cod tip contract : câmp ce afisează codul tipului de contract curent. Cod document : câmp ce afisează codul documentului curent.

Trebuie completate următoarele câmpuri : Cod : câmp de maximum 100 de caractere, ce identifică in mod unic cheia pentru sablonul curent. Semnificatie : câmp de maximum 200 de caractere ce permite introducerea unui text explicativ. Procesare : câmp de tip lista de valori cu două optiuni :’Server’ , ‘Client’. Tip valoare : câmp de tip lista de valori cu trei optiuni :’Caracter’ , ‘Numeric’, ‘Data’ ce precizează tipul de valoare cheie. Program : câmp de maximum 30 de caractere ce precizează numele programului de pe client (trigger Forms) ce furnizează valoarea (valorile) pentru cheie; accesibil în cazul în care a fost selectată optiunea ‘Client’ pentru câmpul Procesare.

27/122

SQL asociat : câmp de maximum 1000 de caractere ce precizează fraza select sau blocul PL/SQL ce furnizează valoarea pentru cheie; accesibil în cazul în care a fost selectată optiunea ‘Server’ pentru câmpul Procesare. Lista variabile : lista variabilelor implicate în textul introdus în câmpul SQL asociat. NOTA : informatii suplimentare privind configurarea cheilor sunt furnizate in Manualul de Implementare. Pot fi modificate toate câmpurile cu exceptia câmpului Cod. 4.2.6.3 Copierea elementelor dinamice (chei) Având în vedere că o serie de elemente dinamice sunt comune la toate documentele contractuale (Ex: nume client, cod fiscal, numar de înmatriculare la Camera de Comert, numar contract, data contract, etc), aplicatia permite copierea setului de chei asociate deja unui sablon la un alt sablon. În fereastra Documente Contract, la tastarea butonului Copiere Elem. se deschide o fereastră auxiliară – Fig. 4.13.

Fig. 4.13

Trebuie completate următoarele câmpuri: Cod tip contract : câmp de maximum 3 caractere ce reprezintă un cod valid de tip de contracte; se poate introduce sau selecta din lista de selectie asociată. Cod document : câmp de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de sablon asociat tipului de contracte anterior selectat; se poate introduce sau selecta din lista de selectie asociată. După stabilirea sablonului de la care se doreste copierea setului de chei, se tastează <Enter>. NOTĂ: În cazul în care sablonul curent avea deja asociate un subset de chei comune, aplicatia copiază cheile absente fără a altera definitia celor existente si avertizează cu mesajul : Eroare la copiere!

4.3 Actualizare contracte existente

După cum am precizat anterior (în paragraful ‘Adăugarea unui atribut’), atributul adăgat va apare în lista de atribute a contractelor ulterior adăugate; contractele existente nu vor avea atributul asociat.

Pentru a veni în ajutorul utilizatorului, aplicatia pune la dispozitie un mecanism de actualizare a listei de atribute (si eventual valori, dacă atributele au valoare implicită definită) pentru contractele existente.

După adăugarea unui atribut, în fereastra Configurare Tipuri Contracte se

apasă . Sistemul informează utilizatorul privind rezultatul procesului.

28/122

5 Configurare Notificări Automate Modulul permite specificarea unor “situatii” din baza de date pentru care utilizatorul doreste să fie atentionat automat. Prin mecanismul de notificare( mail ), utilizatorul ia cunostintă de eventualele contracte cu probleme (Ex: termene de livrare depăsite - clientul nu a ridicat cantitatea stabilită).

NOTĂ: Pentru ca mecanismul de notificare automată să functioneze trebuie ca pe fiecare statie client să fie instalat Microsoft Exchange Client.

La selectarea optiunii Contracte /Configurare Notificari Automate, apare următoarea fereastră :

Fig. 5.1

Facilitati oferite de modul

• Vizualizarea notificărilor existente în baza de date si a setărilor aferente;

• Adăugarea de noi notificări automate; • Modificarea configuratiei asociate unei notificări automate; • Stergerea unei notificări automate.

5.1 Vizualizarea unei notificări automate

La apelarea modulului, sunteti automat în modul Vizualizare, pe prima înregistrare referitoare la notificări.

Butoanele de navigare pot fi utilizate pentru vizualizarea pas cu pas a notificărilor si configuratiei acestora.

Acelasi efect de navigare se poate obtine actionând tastele Sageata Sus (↑) - pentru înregistrarea precedentă si Sageata Jos (↓) - pentru înregistrarea următoare.

29/122

Pozitionarea pe prima notificare automată din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↑.

Pozitionarea pe ultima notificare din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↓.

Câmpul Id alert este înzestrat cu un selector ce permite pozitionarea pe notificarea dorită. Selectorul se poate deschide fie tastâng <F2> din câmp, fie apasând butonul de selectare .

O altă posibilitate de pozitionare pe înregistrarea dorită este de a introduce valoarea corespunzătoare în câmpul Id alert; pozitionarea se realizează dupa apăsarea tastelor <Tab> sau <Enter>.

Lista de persoane ce vor fi notificate este disponibilă în regiunea în regim de defilare Persoane (Fig. 5.2); prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului pe o înregistrare selectată se deschide o fereastră auxiliară Configurare notificări automate - detalii persoane notificate (Fig. 5.3).

Fig. 5.2

Fig. 5.3

Navigarea în fereastra Configurare notificari automate - detalii persoane notificate permite vizualizarea persoanelor asociate notificării curente. Mecanismul de navigare este cel standard, descris la începutul acestui paragraf.

5.2 Adăugarea

5.2.1 Adăugarea unei notificari

Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a notificării, după completarea câmpurilor corespunzătoare.

Primul câmp din fereastră, Id alert, este completat automat.

30/122


Tip contract : câmp obligatoriu de maximum 3 caractere, ce reprezintă un cod valid de tip contract( definit prin modulul “Tipuri Contracte” ). Reprezintă tipul de contracte pentru care se aplică notificarea automată curentă. Poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare).

Tip termen : câmp obligatoriu de tip listă de selectie ce permite selectarea tipului de termene contractuale de interes pentru notificarea curentă. Valorile disponibile sunt :

- Termene de Livrare - Termene de Facturare - Termene de Incasare

NOTĂ : Prin program se asigură coerenta definirii notificării, verificându-se că tipul de termen selectat este asociat tipului de contract curent ( prin modulul “Configurare tipuri contracte”). În cazul în care configurarea notificării nu este coerentă cu configurarea tipului de contract, se afisează următorul mesaj de eroare:

Nu se poate salva: tip termen neasociat acestui tip de contract.

Pentru fiecare articol? : câmp de tip căsută de optiune care precizează dacă verificarea conditiilor de notificare se efectuează pentru fiecare articol de contract sau global.

Nr.zile : câmp de tip numeric, de maximum 3 car. Determină declansarea mecanismului de atentionare automată înainte sau după data limită a termenului de livrare/facturare/încasare cu numărul de zile specificat. Valoare implicită 1.

NOTĂ: Acceptă numere întregi. În caz contrar, se afisează următorul mesaj de eroare :

Nu se poate salva: numar de zile invalid.

Dupa data limita a termenelor/ Inainte de data limita a termenelor : grup de butoane de optiune exclusivă ce, împreună cu valoarea din câmpul Nr. zile, determină data la care se declansează mecanismul de atentionare automată. Valoare implicită ‘Inainte de data limita a termenelor’.

Procent : câmp de tip numeric, cu valori cuprinse între 0 si 100. Reprezintă procentul minim de respectare a termenelor contractuale. Daca exista un termen de livrare/facturare/încasare asociat contractului care a fost respectat în proportie mai mică, contractul intra în categoria “cu probleme”.

Valoric/Cantitativ : grup de butoane de optiune exclusivă ce determină, împreună cu valoarea introdusă în câmpul Procent, conditiile în care un contract intră în categoria “cu probleme”.

NOTĂ: În cazul în care câmpul Pentru fiecare articol? nu este bifat (deci se doreste verificarea termenelor ‘Global’) trebuie selectată optiunea ‘Valoric’. În caz contrar, salvarea esuează si se afisează următorul mesaj de eroare:

31/122

Nu se poate salva: parametrizare incorecta.

Mesaj : câmp obligatoriu de maximum 200 de caractere, ce reprezintă textul mesajului de atentionare transmis persoanelor notificate. 5.2.2 Adăugarea unei persoane notificate

Adăugarea unei persoane notificate se face în fereastra Configurare notificari automate - detalii persoane notificate (Fig. 5.4).

Fig. 5.4

Primul câmp din fereastră nu este accesibil utilizatorului.

Id alert : câmp ce afisează codul notificării curente.

Se competează :

Persoana : câmp de maximum 100 de caractere ce reprezintă numele cutiei postale (ex: de pe Microsoft Exchange Server) corespunzătoare persoanei notificate. Se poate introduce sau selecta dintr-o lista de selectie (folosind tasta <F2> sau butonul de selectare).

NOTĂ : Valorile introduse sunt verificate cu o listă de nume de cutii postale care este completată de administratorul de sistem.

5.3 Modificarea

5.3.1 Modificarea unei notificări automate

Butonul de salvare permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a informatiei. După salvare, se trece automat în modul Vizualizare.

Sunt modificabile toate câmpurile. 5.3.2 Modificarea unei persoane notificate

Nu este permisă.

5.4 Stergerea

5.4.1 Stergerea unei notificări automate

Stergerea unei notificări automate se realizează prin tastarea butonului de


NOTĂ : Evident, situatia descrisă de notificare nu mai este semnalată. 5.4.2 Stergerea unei persoane notificate

Stergerea unei persoane notificate se poate face :

32/122

- în fereastra Configurare notificari automate pentru termene contractuale (prin pozitionarea cursorului în regiunea în regim de defilare (Fig. 6.2) pe înregistrarea ce se doreste a fi stearsă si tastarea butonului de stergere)

sau

- în fereastra Configurare notificări automate - detalii persoane notificate (prin pozitionarea cursorului în regiunea în regim de defilare (Fig. 6.3) pe înregistrarea ce se doreste a fi stearsă si tastarea butonului de stergere)

si confirmare.

NOTĂ: Evident, persoana respectivă încetează să mai primească mail-uri pentru notificarea curentă.

33/122

6 Contracte Modulul permite definirea completă a unui contract : - informatii generale; - atribute de contract - structura (faze de contract); - articole de contract (produse/prestatii); - termene de livrare; - termene de facturare; - termene de încasare; - penalităti; - comision asociat; - cheltuieli; - taxe;

Definirea unui contract, în modulul “Contracte” implică : - selectarea tipului de contract; - completarea informatiilor de bază (client/furnizor, valuta contract, data de început, data de sfârsit, responsabil contract, etc);

- definirea structurii de faze si sub-faze asociate contractului (optional);

- setarea valorilor atributelor asociate (copiate automat conform configuratiei stabilite pentru sablonul asociat tipului de contract) (optional);

- completarea informatiilor pentru optiunile asociate (stabilite la configurarea sablonului).

În functie de tipul de contract si de configuratia asociată, sunt active toate sau doar un set din optiuni disponibile.

NOTĂ: Optiunea Atribute (si, după cum vom vedea în paragrafele următoare, optiunea Valoare) este disponibilă indiferent de tipul de contract.

La selectarea optiunii Contracte/Contracte, apare urmatoarea fereastră :

Fig. 6.1

34/122

Facilităti oferite de modul • Vizualizarea contractelor existente în baza de date si a informatiilor

aferente; • Adăugarea de noi contracte; • Modificarea informatiilor legate de contract; • Stergerea unui contract; • Generarea si vizualizarea documentelor contractuale asociate.

6.1 Vizualizarea

6.1.1 Vizualizare informatii de bază

La apelarea modulului, sunteti automat în modul Vizualizare, pe prima înregistrare referitoare la contracte.

Butoanele de navigare pot fi utilizate pentru vizualizarea pas cu pas a contractelor si informatiilor asociate.


Pozitionarea pe primul contract din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↑.

Pozitionarea pe ultimul contract din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↓.

Câmpul Cod este înzestrat cu un selector ce permite pozitionarea pe contractul dorit. Selectorul se poate deschide fie tastâng <F2> din câmp, fie apăsând butonul de selectare .

O altă posibilitate de pozitionare pe înregistrarea dorită este de a introduce valoarea corespunzatoare în câmpul Cod; pozitionarea se realizează după apăsarea tastelor <Tab> sau <Enter>.

6.1.2 Vizualizare faze contract

În urma selectării tabpage-ului Faze, în fereastra Contracte pot fi vizualizate (Fig. 6.2) structura de faze si sub-faze asociată (structură arborescentă) si setul de optiuni asociate (prin modulul “Configurare Tipuri Contracte”) tipului de contracte căruia apartine contractul curent.

NOTĂ: Prima fază afisată - ‘Contract’ - este o fază predefinită (sistem), ce nu poate fi modificată sau stearsă; este generată automat la crearea unui contract.

Aplicatia “Management-ul Contractelor” procesează fazele de contract în functie de pozitia lor în ierarhie. Cele trei pozitii distincte sunt:

• Fază sistem: Faza al cărui părinte este contractul; • Fază intermediară: O fază care nu este nici fază sistem nici fază

frunză; • Fază frunză: O fază ce nu are faze copii.

35/122

Fig. 6.2

Setul de optiuni asociate tipului de contract (în Fig. 6.2) cel de-al doilea grup de tabpage-uri) este disponibil pentru oricare fază curentă în regiunea în regim de defilare Faze; informatiile afisate sunt însă diferite, fiind asociate (direct - pentru o fază frunză, sau indirect – pentru o fază intermediară sau sistem) fazei curent selectate.

Accesul la detaliile unei faze de contract se face prin dubla apăsare cu butonul stâng al mouse-ului, în regiunea în regim de defilare Faze, caz în care se deschide o nouă fereastră - Faze – detalii (Fig. 6.3).

NOTĂ : Dacă faza curentă din regiunea în regim de defilare este faza sistem, accesul la detalii nu este permis.

Fig. 6.3

Navigarea în fereastra Faze - detalii permite vizualizarea fazelor de contract ce au aceeasi fază părinte. Mecanismul de navigare este cel standard. 6.1.3 Vizualizare valoare

Optiunea este disponibilă indiferent de tipul de contract.

36/122

În regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Valoare sunt prezentate informatii privind valorile fazelor de contract, sau dacă faza curentă în tabpage-ul Faze este faza sistem, valoarea întregului contract (Fig. 6.4).

Valorile afisate sunt obtinute prin însumarea valorilor articolelor de contract (articole de stoc sau prestatii) astfel :

- articolele definite pe faza contract, în cazul unei faze frunză;

- articolele definite pe fazele de contract ce au ca fază superioară faza curentă, în cazul unei faze intermediare;

- toate articolele definite pe contract, în cazul fazei sistem.

Fig. 6.4

6.1.4 Vizualizare atribute


Informatiile referitoare la atribute si valorile lor pot fi vizualizate selectând tabpage-ul Atribute (Fig. 6.5).

Fig. 6.5

În tabpage-ul Atribute sunt afisate două regiuni în regim de defilare corelate. Cea situată în stânga afisează atributele (predefinite sau definite de utilizator) asociate prin modulul “Configurare Tipuri Contracte” tipului de contracte căruia apartine contractul curent, tinând cont de proprietatea Nivel de definire.

NOTĂ : În cazul unui atribut cu proprietatea Nivel de definire setată pe ‘Contract’, acesta este afisat numai pentru faza sistem ‘Contract’.

Regiunea în regim de defilare situată în dreapta, afisează valorile definite pentru atributul selectat si faza curentă.

37/122

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare (din tabpage-ul Atribute) situată în dreapta, se deschide fereastra Valori atribut – detalii (Fig. 6.6).

Fig. 6.6

Navigarea în fereastra Valori atribut - detalii permite vizualizarea valorilor definite pentru atributul si faza curentă. Mecanismul de navigare este cel standard.

6.1.5 Vizualizare articole

Optiunea este disponibilă sau nu, functie de tipul de contracte căruia apartine contractul curent.

Informatiile referitoare la articolele de contract (articole de stoc si-sau prestatii) pot fi vizualizate selectând tabpage-ul Articole în fereastra Contracte (Fig. 6.7).

Fig. 6.7

Lista afisată cuprinde: • articolele definite pentru faza curentă (în cazul unei faze frunză); • articolele pentru fazele de contract ce au ca fază superioară faza curentă

(în cazul unei faze intermediare sau fazei sistem).

NOTĂ: În cazul în care faza curentă (din fereastra Faze) este faza sistem, este disponibilă lista completă a articolelor de contract.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Articole, se deschide fereastra auxiliară

38/122

Produse/Prestatii – detalii (Fig. 6.8) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate articolului curent.

Navigarea în fereastra Produse/Prestatii - detalii permite vizualizarea tuturor articolelor de contract (produse/prestatii) definite pentru faza părinte a articolului de contract curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

În functie de tipul contractului curent (de configuratia asociată), în fereastra Produse/Prestatii - detalii sunt disponibile tabpage-uri pentru alte informatii asociate articolului de contract.

Fig. 6.8

6.1.5.1 Vizualizare discount-uri pentru articolul de contract

Informatiile privind discount-urile definite la nivelul articolului de contract curent pot fi vizualizate dacă se selectează tabpage-ul Discount-uri (Fig. 6.9).

Fig. 6.9

39/122

Tabpage-ul Discount-uri este disponibil dacă în modulul “Configurare Tipuri Contracte”, pentru tipul de contract asociat, căsuta de optiune Discount-uri este bifată.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare, se deschide fereastra auxiliară Articole - Discount-uri asociate- detalii (Fig. 6.10) ce permite vizualizarea definitiei complete pentru discount-ul curent.

Navigarea în fereastra Articole - Discount-uri asociate- detalii permite vizualizarea discount-urilor definite pentru articolul de contract curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.10

6.1.5.2 Vizualizare conditii de livrare pentru articolul de contract

Informatiile privind conditiile de livrare definite pentru articolul de contract curent pot fi vizualizate dacă se selectează tabpage-ul T.Livrare (Fig. 6.12).

Tabpage-ul T.Livrare este disponibil dacă în modulul “Configurare Tipuri Contracte”, pentru tipul de contract asociat, căsuta de optiune Termene de Livrare este bifată. În cazul articolului prezentat în Fig. 6.8 această optiune nu este disponibilă. În cele ce urmează, vom lua în discutie un alt contract si articolul de contract prezentat în Fig. 6.11.

40/122

Fig. 6.11

Fig. 6.12

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare, se deschide fereastra auxiliară Articole - Termene de Livrare asociate - detalii (Fig. 6.13) ce permite vizualizarea definitiei complete pentru termenul de livrare curent.

Navigarea în fereastra Articole – Termene de Livrare asociate - detalii permite vizualizarea conditiilor de livrare definite pentru articolul de contract curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

41/122

Fig. 6.13

6.1.5.3 Vizualizare conditii de facturare pentru articolul de contract

Informatiile privind conditiile de facturare definite pentru articolul de contract curent pot fi vizualizate dacă se selectează tabpage-ul T.Facturare (Fig. 6.14).

Tabpage-ul T.Facturare este disponibil dacă în modulul “Configurare Tipuri Contracte”, pentru tipul de contract asociat, căsuta de optiune Termene de Facturare este bifată.

Fig. 6.14

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare, se deschide fereastra auxiliară Articole - Termene de Facturare asociate - detalii (Fig. 6.15) ce permite vizualizarea definitiei complete pentru termenul de facturare curent.

Navigarea în fereastra Articole – Termene de Facturare asociate - detalii permite vizualizarea termenelor de facturare definite pentru articolul de contract curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.15

42/122

6.1.5.4 Vizualizare conditii de încasare/plată pentru articolul de contract

În functie de categoria asociată tipului de contract (‘Achizitii’, ‘Desfacere’), în modulul “Contracte” vor putea fi definite conditii de încasare de la client, respectiv plată la furnizor.

Informatiile privind conditiile de încasare/plată definite pentru articolul de contract din exemplu pot fi vizualizate dacă se selectează tabpage-ul T.Incasare (Fig. 6.16), respectiv T.Plata.

Tabpage-ul T.Incasare (sau T.Plata) este disponibil dacă în modulul “Configurare Tipuri Contracte”, pentru tipul de contract asociat, căsuta de optiune Termene de Incasare (sau Termene de Plata) este bifată.

Fig. 6.16

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare, se deschide fereastra auxiliară Articole - Termene de Incasare asociate – detalii (sau Articole - Termene de Plata asociate - detalii) (Fig. 6.17) ce permite vizualizarea definitiei complete pentru termenul curent.

Navigarea în fereastra de detalii permite vizualizarea conditiilor de încasare/plată definite pentru articolul de contract curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.17

6.1.5.5 Vizualizarea discount-urilor asociate fazei de contract


Informatiile privind discount-urile active la nivelul fazei de contract curente pot fi vizualizate dacă în fereastra Contracte se selectează tabpage-ul Discount-uri (Fig. 6.18).

43/122

Fig. 6.18

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare, se deschide fereastra auxiliară Discount - detalii(Fig. 6.19) ce permite vizualizarea definitiei complete pentru termenul curent.

Navigarea în fereastra de detalii permite vizualizarea discount-urilor definite pentru faza părinte a discount-ului curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.19

6.1.6 Vizualizare termene de livrare

Optiunea este disponibilă sau nu, în functie de tipul de contracte căruia apartine contractul curent.

Informatiile referitoare la termenele de livrare pe contract pot fi vizualizate selectând tabpage-ul T.Livrare în fereastra Contracte (Fig. 6.20).

Fig. 6.20

44/122

Lista afisată cuprinde: • termenele de livrare definite pentru faza curentă (în cazul unei faze

frunză); • termenele de livrare definite pentru fazele de contract ce au ca fază

superioară faza curentă (în cazul unei faze intermediare sau fazei sistem).

NOTĂ: În cazul în care faza curentă (din tabpage-ul Faze) este faza sistem, este disponibilă lista completă a termenelor de livrare definite în contract.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Livrare, se deschide fereastra auxiliară Termene de Livrare – detalii (Fig. 6.21) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate termenului de livrare curent.

Navigarea în fereastra Termene de Livrare - detalii permite vizualizarea tuturor termenelor definite pentru faza părinte a termenului de livrare curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.21

6.1.6.1 Vizualizare articole asociate termenului de livrare

În tabpage-ul Livrari poate fi vizualizată lista articolelor de contract (articole de stoc si/sau prestatii) ce sunt planificate a fi livrate până la data limită asociată termenului de livrare curent. Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Livrari, se deschide fereastra auxiliară Termene de Livrare – Articole asociate - detalii (Fig. 6.22) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate articolului curent.

45/122

Fig. 6.22

Navigarea în fereastra Termene de Livrare – Articole asociate - detalii permite vizualizarea detaliilor pentru setul de articole de contract planificate a fi livrate până la data limită a termenului de livrare curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

6.1.7 Vizualizare termene de facturare


Informatiile referitoare la termenele de facturare pe contract pot fi vizualizate selectând tabpage-ul T.Facturare în fereastra Contracte (Fig. 6.23).

Fig. 6.23

Lista afisată cuprinde: • termenele de facturare definite pentru faza curentă (în cazul unei faze

frunză); • termenele de facturare definite pentru fazele de contract ce au ca fază

superioară faza curentă (în cazul unei faze intermediare sau fazei sistem).

NOTĂ: În cazul în care faza curentă (din tabpage-ul Faze) este faza sistem, este disponibilă lista completă a termenelor de facturare definite în contract.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Facturare, se deschide fereastra auxiliară

46/122

Termene de Facturare – detalii (Fig. 6.24) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate termenului de facturare curent.

Navigarea în fereastra Termene de Facturare - detalii permite vizualizarea tuturor termenelor definite pentru faza părinte a termenului de facturare curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.24

6.1.7.1 Vizualizare articole asociate termenului de facturare

În tabpage-ul Articole poate fi vizualizată lista articolelor de contract (articole de stoc si/sau prestatii) ce sunt planificate a fi facturate până la data limită asociată termenului de facturare curent.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Articole, se deschide fereastra auxiliară Termene de Facturare – Articole asociate - detalii (Fig. 6.25) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate articolului curent.

Fig. 6.25

Navigarea în fereastra Termene de Facturare – Articole asociate - detalii permite vizualizarea detaliilor pentru setul de articole de contract planificate a fi facturate până la data limită a termenului de facturare curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

47/122

6.1.7.2 Vizualizare discount-uri asociate termenului de facturare

Informatiile privind discount-urile definite la nivelul termenului de facturare curent pot fi vizualizate dacă în fereastra Termene de Facturare –detalii se selectează tabpage-ul Discount-uri (Fig. 6.26).

Fig. 6.26

Tabpage-ul Discount-uri este disponibil dacă în modulul “Configurare Tipuri Contracte”, pentru tipul de contract asociat, căsuta de optiune Discount-uri este bifată.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare, se deschide fereastra auxiliară Termene de Facturare - Discount-uri asociate- detalii (Fig. 6.27) ce permite vizualizarea definitiei complete pentru discount-ul curent.

Navigarea în fereastra Termene de Facturare - Discount-uri asociate- detalii permite vizualizarea discount-urilor definite pentru termenul de facturare curent (de fapt, pentru articolele ce vor fi facturate înainte de data limită definită pe termenul de facturare curent). Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.27

6.1.8 Vizualizare termene de încasare/plată

În functie de categoria asociată tipului de contract (‘Achizitii’, ‘Desfacere’), în modulul “Contracte” vor putea fi definite termene de încasare de la client, respectiv plată la furnizor.

48/122


Informatiile referitoare la termenele de încasare (sau plată) pe contract pot fi vizualizate selectând tabpage-ul T.Incasare (sau T.Plata) în fereastra Contracte (Fig. 6.28).

Fig. 6.28

Lista afisată cuprinde: • termenele de încasare/plată definite pentru faza curentă (în cazul unei

faze frunză); • termenele de încasare/plată definite pentru fazele de contract ce au ca

fază superioară faza curentă (în cazul unei faze intermediare sau fazei sistem).

NOTĂ: În cazul în care faza curentă (din tabpage-ul Faze) este faza sistem, este disponibilă lista completă a termenelor de încasare/plată definite în contract.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Facturare (sau T.Plata), se deschide fereastra auxiliară Termene de Incasare – detalii (Fig. 6.29) (sau Termene de Plata – detalii) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate termenului de încasare/plată curent.

Navigarea în fereastra Termene de Incasare - detalii permite vizualizarea tuturor termenelor definite pentru faza părinte a termenului de facturare curent. Mecanismul de navigare este cel standard.

49/122

Fig. 6.29

6.1.8.1 Vizualizare articole asociate termenului de încasare/plată

În tabpage-ul Articole poate fi vizualizată lista articolelor de contract (articole de stoc si/sau prestatii) ce sunt planificate a fi încasate/plătite până la data limită asociată termenului de încasare/plată curent.

În cele ce urmează, vom detalia cazul unui contract de categorie ‘Desfacere’.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Articole, se deschide fereastra auxiliară Termene de Incasare – Articole asociate - detalii (Fig. 6.30) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate articolului curent.

Fig. 6.30

Navigarea în fereastra Termene de Incasare – Articole asociate - detalii permite vizualizarea detaliilor pentru setul de articole de contract planificate a fi încasate până la data limită a termenului de încasare curent. Mecanismul de navigare este cel standard. 6.1.9 Vizualizare penalităti Optiunea este disponibilă sau nu, în functie de tipul de contracte căruia apartine contractul curent.

50/122

Informatiile referitoare la penalitătile precizate pe contract/fază contract pot fi vizualizate selectând tabpage-ul Penalitati în fereastra Contracte (Fig. 6.31).

Fig. 6.31

Lista afisată cuprinde: • penalitătile definite pentru faza sistem (în cazul fazei sistem); • penalitătile definite pentru faza curentă si faza sistem (în cazul unei faze

frunză) • penalitătile definite pentru faza sistem (în cazul unei faze intermediare).

NOTĂ: În cazul în care faza curentă (din tabpage-ul Faze) este faza intermediară, nu se pot adăuga penalităti.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Penalitati, se deschide fereastra auxiliară Penalitati – detalii (Fig. 6.32) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate penalitătii curente.

Navigarea în fereastra Penalităti - detalii permite vizualizarea tuturor penalitătilor definite pentru faza părinte a penalitătii curente. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.32

6.1.10 Vizualizare cheltuieli


51/122

Informatiile referitoare la cheltuielile asociate contractului/fazei contract pot fi vizualizate selectând tabpage-ul Cheltuieli în fereastra Contracte (Fig. 6.33).

Fig. 6.33

În tabpage-ul Cheltuieli este afisată lista cheltuielilor definite : • pentru faza curentă (în cazul unei faze frunză); • pentru fazele de contract ce au ca fază superioară faza curentă (în cazul

unei faze curente ce nu este de tip frunză).

NOTA 1: În cazul în care faza curentă (tabpage-ul Faze) este faza sistem, este disponibilă lista completă a cheltuielilor pe contract.

Prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Cheltuieli, se deschide fereastra auxiliară Cheltuieli – detalii (Fig. 6.34) ce permite vizualizarea informatiilor suplimentare asociate penalitătii curente.

Navigarea în fereastra Cheltuieli - detalii permite vizualizarea tuturor cheltuielilor definite pentru faza părinte a cheltuielii curente. Mecanismul de navigare este cel standard.

Fig. 6.34

6.2 Adăugarea

6.2.1 Adăugarea unui contract

În modul Adăugare, în fereastra Contracte (Fig. 6.35) este disponibil doar tabpage-ul Detalii.

52/122

Fig. 6.35

Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a contractului, după completarea câmpurilor corespunzătoare.

După salvare, modulul rămâne în modul Adăugare, pentru a permite adăugarea de noi contracte.

În cazul în care indicatorul de adăugare repetată este bifat, după o adăugare, datele din fereastră nu se vor sterge.

Automat, la salvarea unui nou contract, se creează o faza predefinită (sistem) cu numele ‘Contract’ având următoarele caracteristici: - stare: mostenită de la contract (Stare) - data : mostenită de la contract (Data inceput) - text : mostenit de la contract (Text).

Primul camp din fereastra, Cod, este completat automat.


Nr. : sir de maximum 40 de caractere ce reprezintă numărul asociat de utilizator contractului; în cazul în care nu este completat de utilizator, după salvare va avea aceeasi valoare cu câmpul Cod.

Data : câmp obligatoriu de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA; sistemul

propune automat data curentă. Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite.

Tip : câmp obligatoriu de tip listă de valori, ce reprezintă tipul contractului (definit prin modulul “Tipuri Contracte”).

UO respectiv Serviciu : câmpuri optionale de tip listă de valori, ce reprezintă unitatea organizatorica, respectiv departamentul din cadrul UO, responsabile de contract.. Pot fi introduse sau selectate dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare)

Stare : câmp obligatoriu de tip listă de valori, ce permite asocierea unei stări (eventual definită prin modulul “Stari Contracte/Faze” ) contractului.

Data inceput : câmp de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA; sistemul propune

automat data curentă. Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar

53/122

si selectarea datei dorite. Completarea sa este obligatorie în cazul în care starea contractului este diferită de ‘In semnare’.

Data sfarsit : câmp optional de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA. Butonul

permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite.

Tip client : câmp obligatoriu de tip listă de valori ce permite definirea tipului de client; valorile disponibile sunt:

• Persoana juridica • Persoana fizica • Salariat • Serviciu • Unitate organizatorica

Client : câmp obligatoriu de maximum 20 de caractere ce identifică persoana fizică/juridică. Poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător ( “Persoane particulare”, “Firme( Agenti Economici )”, “Salariati”). Pentru un cod valid de client, în câmpul situat la dreapta sa, este completat automat numele persoanei fizice/juridice/salariatului.

NOTĂ : În cazul unui contract de categorie ‘Achizitii’ etichetele câmpurilor Tip client si Client vor fi actualizate corespunzător (Tip Furnizor si Furnizor).

Cod valuta contract : câmp obligatoriu de maximum 6 caractere ce precizează:

- valuta în care vor fi convertite preturile articolelor de contract în momentul în care se generează documentele anexă la contract;

- valuta în care vor fi convertite cheltuielile (pentru un contract de categorie ‘Desfacere’), respectiv încasările pe contract (pentru un contract de categorie ‘Achizitii’);

- valuta în care pot fi exprimate valorile termenelor de facturare si încasare/plată, în cazul în care sablonul asociat tipului de contract are proprietatea Tip urmarire facturari/incasari setată pe ‘Valoric’.

Cont : câmp optional de maximum 30 de caractere ce precizează contul bancar implicat în operatiile financiar-contabile. Poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului “Conturi Bancare”. Pentru un cod valid de cont, în câmpul situat la dreapta sa, este completat automat numele băncii la care este deschis.

Localitate : câmp obligatoriu de maximum 20 de caractere, ce identifică localitatea în care se încheie contractul. Poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului “Localitati”. În câmpul situat la dreapta sa, este completat automat numele localitatii.

54/122

Responsabil contract : câmp obligatoriu de maximum 10 caractere (reprezentând marca salariatului) ce identifică salariatul responsabil de contract. Poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului “Salariati”. În câmpul situat la dreapta sa, este completat automat numele salariatului.

Text : câmp optional de maximum 200 de caractere ce permite înregistrarea unor informatii de interes pentru contract.

6.2.2 Adăugarea unei faze de contract Fiecare contract poate avea asociată o structură arborescentă de faze. Implicit, un contract are asociată o fază predefinită (sistem), fază ce are nivelul 1 în structura arborescentă. Adăugarea de faze contract se poate face pentru un contract definit (după salvarea informatiilor contractului si trecere în modul Vizualizare, în fereastra Contracte este disponibil tabpage-ul Faze. Construirea arborelui de faze se face astfel : - în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în regiunea în regim de defilare) faza părinte( faza pentru care se defineste o sub-fază ); - se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.36).

Fig. 6.36

Primele două câmpuri din fereastră, nu sunt accesibile utilizatorului; ele sunt completate automat astfel:

- Cod contract : codul contractului curent - Faza parinte : numele fazei părinte.


Cod : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere, ce reprezintă criteriul de ordonare al fazelor de pe acelasi nivel în structura arborescentă, ce au aceeasi fază părinte.

55/122

NOTĂ: Se recomandă codificarea sub forma:

‘01’....’nn’

având în vedere că ‘2’ este evaluat ‘mai mare’ decât ‘12’.

Nume : câmp obligatoriu de maximum 20 de caractere ce identifică în mod unic faza în cadrul contractului.

De exemplu, numele fazelor poate fi de forma:

Anexa 1, Anexa 2, etc

Faza 1, Faza 1.1., etc

Addendum 1, Addendum 2, etc

Data : câmp obligatoriu de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA ce reprezintă data de început a fazei de contract; sistemul propune automat data curentă.

Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite.

Stare : câmp obligatoriu de tip listă de valori, ce permite asocierea unei stări (predefinită sau definită prin modulul “Stari Contracte/Faze”) fazei de contract.

Observatii : câmp optional de maximum 200 caractere în care se pot introduce informatii (note) asociate fazei. 6.2.3 Adăugarea unei valori atribut

NOTĂ : Se recomandă setarea atributelor asociate tipului de contract curent înainte de construirea arborelui de faze si subfaze.

Adăugarea unei valori pentru un atribut se face astfel :

- în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în regiunea în regim de defilare) faza părinte a atributului (în functie de valoarea asociată proprietătii Nivel a atributului, setată în modulul “Configurare Tipuri Contracte”, atributul este disponibil la nivelul fazei sistem sau la nivelul tuturor fazelor de contract);

- în tabpage-ul Atribute, în regiunea în regim de defilare din partea stângă, se selectează atributul pentru care se doreste adăugarea valorii atributului (Fig. 6.37);

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din partea dreaptă si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.38).

56/122

Fig. 6.37

Fig. 6.38

În cele ce urmează, vom discuta setarea valorilor pentru unul din atributele predefinite disponibile în aplicatia standard.

Fie atributul predefinit ‘MODPL’ - Modalitate de Plata.

a) fie configuratia (stabilită în modulul “Configurare Tipuri Contracte”): Obligatoriu = ‘D’ , Valoare implicita = ‘Ordin de Plata’ Lista de valori = ‘D’ (da) Verificare = ‘D’ (da) Nivel = ‘F’ (contract/faze)

În acest caz, la adăugarea unui nou contract, se copiază automat valoarea implicită ’Ordin de Plata’ (Fig. 6.39).

Pentru a adăuga o nouă valoare, se selectează atributul în regiunea în regim de defilare, se pozitionează cursorul în regiunea în regiunea în regim de defilare din partea dreaptă si se tastează butonul de adăugare. Este afisată fereastra Valori atribut – detalii (Fig. 6.40).

57/122

Fig. 6.39

Fig. 6.40

Primele câmpuri nu sunt accesibile utilizatorului.

Cod contract : câmp ce afisează codul contractului curent.

Faza : câmp ce afisează numele fazei curente.

Cod atribut : câmp ce afisează codul atributului curent.

Trebuie completate următoarele câmpuri:

Valoare : câmp ce permite introducerea sau selectarea unei valori din lista de valori.

Continuând exemplul, câmpul este de tip sir de maximum 40 de caractere si, conform proprietătilor setate, programul efectuează validare.

NOTĂ : Selectorul asociat câmpului Valoare, în fereastra Valori Atribut - detalii, afisează lista de valori atribut disponibile astfel:

- pentru faza sistem( ‘Contract’ ) - lista de valori definite în modulul “Atribute Contract”;

- pentru alte faze - lista de valori asociate la nivelul fazei sistem.

De la : câmp obligatoriu de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA; sistemul

propune automat data de început a fazei de contract părinte. Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite. Valoarea introdusă nu poate fi anterioară datei de început a fazei de contract părinte.

La : câmp de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA; Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite. Valoarea introdusă nu poate fi anterioară datei introduse în câmpul De la.

58/122

Valoare Implicita? : câmp optional de tip casută de optiune, prin a cărui bifare se poate schimba valoarea implicită a atributului pentru contractul curent (copiată automat la fazele definite ulterior).

NOTĂ : Dacă atributul este de nivel ‘Contrac ’ câmpul Valoare Implicita? are doar valoare informativă pentru utilizator.

t

Ex :să presupunem că am adăugat valoarea ‘Cash’, cu bifarea câmpului Valoare Implicita. La întoarcerea în fereastra Contracte, tabpage-ul Atribute arată astfel:

Fig. 6.41

Se poate observa că valoarea ‘Ordin de Plata’ nu mai este valoare implicită.

Să presupunem că adăugăm o fază (‘Faza 1’) la contractul curent. Tabpage-ul Atribute pentru această nou adăugată fază va arăta astfel:

Fig. 6.42

Se poate observa, că valoarea mostenită pentru atributul ‘MODPL’ este ‘Cash’.

b) fie configuratia : Obligatoriu = ‘N’; (nu) Lista de valori = ‘D’ (da) Verificare = ‘N’ (nu) Nivel = ‘C’ (contract)

În acest caz : - atributul apare în lista de atribute pentru faza sistem - atributul nu apare în lista de atribute pentru alte faze - nu se face validarea valorilor de atribut.

59/122

6.2.4 Adăugarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)

Să ne reamintim că aplicatia “Management-ul Contractelor” procesează fazele de contract în functie de pozitia lor în ierarhie. Cele trei pozitii distincte sunt:



Fiecare contract poate avea asociate articole (articole de stoc si/sau prestatii). Acestea pot fi asociate doar fazelor frunză.

Un articol de stoc (sau o prestatie) poate apare o singură dată la aceeasi fază de contract.

Adăugarea unui articol de contract se face astfel :

- în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în regiunea în regim de defilare) faza părinte(faza pentru care se defineste articolul);

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Articole si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –





Nr.crt : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic articolul de stoc/prestatia în cadrul fazei de contract; furnizează de asemenea ordinea de afisare a articolelor în cadrul fazei de contract (pentru cazul în care succesiunea este importantă).

NOTĂ: Se recomandă codificarea sub forma :

‘01’....’nn’


Tip articol : grup de butoane de optiune exclusivă ce stabileste tipul de articol de contract; în functie de optiunea aleasă, în câmpul Cod se va putea selecta sau introduce un cod de articol de stoc sau un cod de prestatie.

Cod : câmp obligatoriu de maximum 20 de caractere ce identifică articolul de stoc sau prestatia; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător ( “Produse”, “Prestatii”). Pentru un cod valid de produs/prestatie, în câmpul Descriere este completată automat descrierea asociată.

60/122

Tip pret : câmp obligatoriu de tip listă de valori ce permite definirea tipului de pret; valorile disponibile sunt:

• Pret din formule de pret

• Pret fix

Pret din formule de pret se foloseste doar daca exista aplicatia de Gestiunea tarifelor .

Se selecteaza Pret fix.

Pret : câmp numeric ce permite introducerea pretului pentru articolul de contract; în cazul în care se merge pe liste de preturi (aplicatia “Gestiunea Tarifelor” este instalată) tasta <F7> permite deschiderea modulului “Calcul Pret” si stabilirea pretului/tarifului asociat; în acest caz, câmpurile Cod.u.m., Valoare fixa, Cod val., sunt completate automat conform definitiei pretului/tarifului selectat.

NOTA 1: În cazul în care se optează pentru pret de listă, la salvare, se verifică dacă pretul/tariful asociat este valid data de început a fazei de contract. În cazul în care pretul de listă ales nu este valid se obtine următorul mesaj de eroare :

Data fazei nu este în intervalul de valabilitate pentru pret articol.

NOTA 2: În cazul în care contractul are asociată o listă de preturi (atributul ‘LPRET’ are asociată o valoare cu interval de valabilitate ce include data de început a fazei de contract), la deschiderea modulului Calcul Pret, acesta va fi pozitionat pe lista de preturi respectivă.

Cod u.m. : câmp obligatoriu de maximum 6 caractere ce identifică unitatea de măsură corelată cu pretul si valoarea fixă; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător ( “Unitati de masura”).

NOTĂ: În cazul în care tipul de contract are asociate tranzactii de stoc, iar unitatea de măsură de pe contract este diferită se verifică dacă există conversie la unitatea de stoc.

Valoare fixa : câmp numeric ce reprezintă o componentă a pretului articolului de contract (modul de calcul pentru valoarea fără TVA asociată articolului este : pret * cantitate + valoare fixă)

Cant. : câmp de tip numeric ce reprezintă numărul de unităti contractate.

Cod val. : câmp obligatoriu de maximum 6 caractere, ce identifică valuta în care sunt exprimate pretul si valoarea fixă; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător ( “Valute”).

Val. : câmp de tip numeric ce reprezintă valoarea fără TVA a articolului de contract; este calculată automat de sistem.

61/122

Cota TVA : câmp de tip numeric ce reprezintă cota TVA pentru articolul de contract; pentru un articol de stoc:

o în cazul în care aplicatia “Coswin Stocuri si Achizitii” este instalată, este adusă automat cota TVA definită la nivelul acestuia;

o în cazul în care aplicatia “Coswin Stocuri si Achizitii” nu este instalată sau pentru o prestatie, se aduce cota TVA standard.

Valoare cu TVA : câmp de tip numeric, mentinut automat de sistem, calculat ca: valoare * (1 + cota TVA/100).

Valoare LEI, Valoare USD : câmpuri numerice, exprimate în valuta de bază respectiv valuta principală de conversie; calculate automat la deschiderea ferestrei, dacă există curs valutar corespunzător pentru data curentă.

Free of charge? : câmp de tip căsută de optiune ce precizează dacă articolul de contract curent este facturabil sau nu( mostră, târguri si expozitii).

Rezervare? : câmp de tip căsută de optiune ce permite, în cazul în care articolul de contract curent este de tip articol de stoc, generarea unei tranzactii de tip Rezervare în aplicatia “COSWIN Stocuri si Achizitii”, fără însă a se rezerva cantitatea în locatii.

NOTA 1 : În cazul în care aplicatia “COSWIN Stocuri si Achizitii” nu este instalată, la salvare se afisează mesajul de eroare:

Nu se poate face rezervare:nu exista aplicatia COSWIN-STOCURI.

NOTA 2 : Câmpul este inactiv chiar în cazul unui articol de stoc dacă tipul de contract nu are activate tranzactii de tip Rezervare (modulul “Configurare Tipuri Contracte”).

NOTA 3 : Este permisă asocierea unei singure tranzactii de tip Rezervare (aplicatia “COSWIN Stocuri si Achizitii”) per fază de contract. Pentru primul articol al fazei de contract se generează tranzactia si se adaugă articolul de rezervare; ulterior, articolele vor fi adăugate la tranzactia deja asociată fazei de contract.

Actualizare preturi si tarife? : câmp de tip căsută de optiune; bifarea sa activează mecanismul de furnizare pret/tarif actual (conform listei de preturi) la data cerută.

NOTĂ : În cazul în care pretul articolului de contract nu a fost stabilit folosind modulul “Calcul Pret”, sau dacă pretul si-a pierdut calitatea de ‘pret de listă’, în urma modificării uneia sau mai multor componente (Pret, Cod u.m., Cod val., Valoare fixa), la salvare apare mesajul de eroare :

Nu se poate salva: nu se poate gestiona actualizarea pretului(nu este pretde lista).

Exemplu: Fie un contract de livrare Propan încheiat la data 23/08/1996, cu durata contractului de 10 ani; fie articolul de contract prezentat în Fig. 6.43, având câmpul Actualizare preturi si tarife? bifat. La data încheierii contractului, pretul pentru Propan comercializabil era 850 lei/L. Să presupunem că în

62/122

ianuarie 2000 clientul lansează o comandă de 1000 L; pe data 25/01/2000, la livrare, se emite o factură pentru contravaloarea propanului livrat; în acest caz, în modulul “Factura în lei”, la adăugarea articolului de factură, după precizarea contractului si fazei asociate, pretul completat automat de sistem este de 4750 lei/L; acesta este pretul actual (de lista) – valid la data 25/01/2000.

Fig. 6.43

Pret ferm? : câmp de tip căsută de optiune; bifarea sa activează mecanismul de impunere a pretului stabilit pentru articolul de contract în tranzactiile ulterioare financiar-contabile si de stoc (acolo unde este cazul).

NOTĂ : Dacă mecanismul de furnizare pret/tarif actual (conform listei de preturi) este activat, sistemul tine cont, netratând acest caz drept violare a conditiilor contractuale.

Continuând exemplul de mai sus, dacă în articolul de factură se încearcă modificarea pretului furnizat automat de la 4750 lei/L la 4800 lei/L, la salvare se obtine următorul mesaj de eroare:

Ctr: produs/prestatie cu pret ferm; pret nemodificabil.

6.2.4.1 Adăugarea unui discount la articolul de contract

În cazul în care optiunea este activă pentru tipul de contract căruia apartine contractul curent, după salvarea articolului de contract, se pot adăuga unul sau mai multe discount-uri astfel :

63/122

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Discount-uri din fereastra Produse/Prestatii – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.44).

Fig. 6.44




Articol : câmp ce afisează codul articolului de contract si descrierea asociată produsului sau prestatiei.


Discount

Cod : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic discount-ul definit pentru un articol de contract.


‘01’....’nn’


Tip : câmp de tip listă de valori, ce pune la dispozitia utilizatorului două optiuni :

- Fix;

- Parametrizat.

Cod parametru : câmp de maximum 5 caractere, activ si obligatoriu doar în cazul în care cîmpul Tip are valoarea ‘Parametrizat’; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător (“Parametri Comision/Discount-uri”). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu semnificatia parametrului.

64/122

Minim, Maxim : câmpuri de tip numeric, active doar în cazul în care cîmpul Tip are valoarea ‘Parametrizat’; după completarea si validarea câmpului Cod parametru, la dreapta fiecărui câmp este afisat automat codul unitătii de măsură, respectiv valutei asociate parametrului. Câmpul Minim este obligatoriu.

NOTĂ : La salvare, printre altele, sistemul validează corectitudinea definirii intervalelor în sensul asigurării unui discount unic pentru o valoare a parametrului.

Exemplu : Să considerăm că pentru exemplul prezentat în sectiunea anterioară (contract de livrare propan comercializabil) există următoarea politică de discount-uri:

- pentru cantităti livrate între 1000 - 2000 Litri se aplică un discount de 3%;

- pentru cantităti livrate mai mari de 2000 Litri se aplică un discount de 10%.

Discount-urile definite pe contract sunt prezentate în Fig. 6.45 si Fig. 6.46.

Dacă pentru discount-ul prezentat în Fig. 6.46 s-ar fi încercat introducerea în câmpul Minim a valorii ‘2000’, la salvare s-ar fi obtinut mesajul de eroare :

Nu se poate salva: exista discount pentru plaja de valori.

Fig. 6.45

65/122

Fig. 6.46

Valoare

Tip : câmp de tip listă de valori ce pune la dispozitia utilizatorului două optiuni :

- Procent; - Valoare.

Câmpul determină modalitatea de definire a discount-ului : ca procent sau ca valoare; valoarea implicită este ‘Procent’.

Discount la pret unitar? : câmp de tip căsută de optiune, activ pentru valoare ‘Valoare’ a câmpului Tip; bifarea lui determină aplicarea valorii discount-ului la pretul unitar pentru articolul curent.

Procent : câmp de tip numeric reprezentând procentul de discount.

Valoare : câmp de tip numeric reprezentând valoarea discount-ului. În dreapta lui se afisează codul de valută (preluat de la articolul de contract), semnalând astfel utilizatorului modul în care această valoare este interpretată de sistem.

Proprietati

Activ ? : câmp de tip căsută de optiune a cărui bifare determină aparitia discount-ului în lista de discount-uri disponibile în tranzactiile pe contract.

Se aplica automat ? : câmp de tip căsută de optiune a cărui bifare determină calculul si aplicarea automată a discount-ului (pentru cantitatea implicată în tranzactiile pe contract).

Descriere : câmp obligatoriu de maximum 200 caractere, ce trebuie să contină informatii privind discount-ul curent.

6.2.4.2 Asocierea unui termen de livrare la articolul de contract În cazul în care optiunea este activă pentru tipul de contract căruia apartine contractul curent, după salvarea articolului de contract, se pot defini conditiile de livrare astfel :se pozitionează cursorul în regiunea în regim de

66/122

defilare din tabpage-ul T.Livrare din fereastra Produse/Prestatii – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.47).

Fig. 6.47






Cod livrare : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de temen de livrare definit pentru faza curentă de contract; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu data limită asociată termenului de livrare.

NOTĂ : Tasta <F7> apăsată în câmpul Cod livrare, determină deschiderea unei ferestre auxiliare “Termene de livrare - detalii” (Fig. 6.48) în adăugare, permitând adăugarea unui termen de livrare pentru faza de contract curentă (faza articolului de contract). Detalierea modulul de adăugare a unui termen de livrare este prezentată în paragraful ‘ Adăugarea unui termen de livrare’.

Fig. 6.48

Procent? : câmp de tip căsută de optiune ce permite definirea cantitătii planificate a fi livrată până la data limită a termenului de livrare; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii de livrat ca procent din cantitatea contractată (pentru faza de contract curentă). În cazul în care se scoate bifa, se poate introduce direct cantitatea în câmpul Cantitate.

67/122

Procent : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? bifat, cu valori admise între 0 si 100; reprezintă procentul planificat a fi livrat până la data limită asociată termenului de livrare. După completarea sa, valoarea câmpului Cantitate este automat actualizată după regulile :

- parte întreagă din (cantitate pe faza contract * procent/100) dacă procentul asociat termene or de livrare (inclusiv cel curent) este mai micdecât 100;

,l

l ) t

- cantitatea de pe faza de contract rămasă neasociată termenelor de livrare, dacă procentul asociat termene or de livrare (inclusiv cel curenteste egal cu 100 (articol in egral repartizat).

Cantitate : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat; reprezintă cantitatea planificată a fi livrată până la data limită asociată termenului de livrare. În dreapta câmpului este afisat automat codul unitătii de măsură asociat definitiei articolului de contract, pentru faza curentă.

NOTA 1 : Evident sistemul semnalează depăsirea cantitătii pe faza curentă de contract.

NOTA 2 : Este recomandabil să se folosească definirea procentuală pentru că, în cazul modificării cantitătii definite la nivel de articol de contract (în fereastra Produse/Prestatii – detalii), sistemul poate recalcula automat distributia pe temenele de livrare deja asociate.

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de livrare, impun o serie de restrictii :

NOTA 1 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există livrări repartizate unui termen de livrare ulterior.

NOTA 2 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există livrări nerepartizate unui termen de livrare (articol de contract neplanificat sau planificat partial pe termene de livrare). 6.2.4.3 Asocierea unui termen de facturare la articolul de contract În cazul în care optiunea este activă pentru tipul de contract căruia apartine contractul curent, după salvarea articolului de contract, se pot defini conditiile de facturare astfel :se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Facturare din fereastra Produse/Prestatii – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.49).

NOTĂ : Asocierea articolelor de contract la termenele de facturare nu este relevantă dacă tipul de contract are proprietatea Tip urmarire facturari/încasari setată pe ‘Valoric’.

68/122

Fig. 6.49






Cod facturare : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de temen de facturare definit pentru faza curentă de contract; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu data limită asociată termenului de facturare.

Procent? : câmp de tip căsută de optiune ce permite definirea cantitătii planificate a fi facturată până la data limită a termenului de facturare; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si valorii de facturat ca procent din cantitatea contractată (pentru faza de contract curentă).

Cantitativ? : câmp de tip căsută de optiune ce permite definirea cantitătii (si valorii) planificate a fi facturată până la data limită a termenului de facturare; relevant în cazul în care câmpul Procent? nu are bifă; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si valorii de facturat prin introducerea directă a cantitătii.

Procent : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? bifat, cu valori admise între 0 si 100; reprezintă procentul planificat a fi facturat până la data limită asociată termenului de facturare. După completarea sa, valorile câmpurilor Cantitate si Valoare sunt automat actualizate după regulile :

- cantitate pe faza contract * procent/10, dacă procentul asociat termene or de facturare (inclusiv cel curent) este mai mic decât 100; l

i

- cantitatea de pe faza de contract rămasă neasociată termenelor de facturare, dacă procentul asociat termenelor de facturare (inclusiv cel curent) este egal cu 100 (articol integral repart zat).

De facturat : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? bifat; reprezintă cantitatea planificată a fi facturată până la

69/122

data limită asociată termenului de facturare. Corespunzător, sistemul calculează automat valoarea. În dreapta câmpului este afisat automat codul unitătii de măsură asociat definitiei articolului de contract, pentru faza curentă.

Valoare : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? nebifat; reprezintă valoarea planificată a fi facturată până la data limită asociată termenului de facturare. Corespunzător, sistemul calculează automat cantitatea.

NOTA 1 : Evident sistemul semnalează depăsirea cantitătii sau valorii articolului (pe faza curentă de contract).

NOTA 2 : Este recomandabil să se folosească definirea procentuală pentru că, în cazul modificării cantitătii definite la nivel de articol de contract (în fereastra Produse/Prestatii – detalii), sistemul poate recalcula automat distributia pe temenele de facturare deja asociate articolului.

NOTA 3 : Definirea valorică (câmpuri Procent? si Cantitativ? nebifate) este recomandabilă pentru cazul unui articol de contract cu valoare foarte mare, pentru care se stabilesc mai multe rate.

NOTA 4 : Tasta <F7> apăsată în câmpul Cod facturare, determină deschiderea unei ferestre auxiliare “Termene de Facturare - detalii” (Fig. 6.50) în adăugare, permitând adăugarea unui termen de facturare pentru faza de contract curentă (faza articolului de contract). Detalierea modulul de adăugare a unui termen de facturare este prezentată în paragraful ‘ Adăugarea unui termen de facturare’.

Fig. 6.50

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de facturare, impun o serie de restrictii :

NOTA 1 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există facturări repartizate unui termen de facturare ulterior.

NOTA 2 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există facturări nerepartizate unui termen de facturare (articol de contract neplanificat sau planificat partial pe termene de facturare). 6.2.4.4 Asocierea unui termen de încasare/plată la articolul de contract În cazul în care optiunea este activă pentru tipul de contract căruia apartine contractul curent, după salvarea articolului de contract, se pot defini conditiile de încasare/plată astfel :

70/122

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Incasare (pentru un contract de categorie ‘Desfacere’, respectiv T.Plata pentru un contract de categorie ‘Achizitii’) din fereastra Produse/Prestatii – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară – Fig. 6.51 si Fig. 6.52).

NOTĂ : Asocierea articolelor de contract la termenele de încasare/plată nu este relevantă dacă tipul de contract are proprietatea Tip urmarire facturari/încasari(plati) setată pe ‘Valoric’.

Fig. 6.51

Fig. 6.52






Cod incasare/plata : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de temen de încasare/plată definit pentru faza curentă de contract; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu data limită asociată termenului de încasare/plată.

Procent? : câmp de tip căsută de optiune ce permite definirea cantitătii planificate a fi încasată/plătită până la data limită a termenului de încasare/plată; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si

71/122

valorii de facturat ca procent din cantitatea contractată (pentru faza de contract curentă).

Cantitativ? : câmp de tip căsută de optiune ce permite definirea cantitătii (sau valorii) planificate a fi încasată/plătită până la data limită a termenului de încasare/plată; relevant în cazul în care câmpul Procent? nu are bifă; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si valorii de încasat/plătit prin introducerea directă a cantitătii.

Procent : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? bifat, cu valori admise între 0 si 100; reprezintă procentul planificat a fi încasat/plătit până la data limită asociată termenului de încasare/plată. După completarea sa, valorile câmpurilor Cantitate si Valoare sunt automat actualizate după regulile :

- cantitate pe faza contract * procent/100(cu precizie de 3 zecimale), dacă procentul asociat termenelor de încasare/plată (inclusiv cel curenteste mai mic decât 100;

)

t ll

- cantitatea de pe faza de contract rămasă neasociată termenelor de facturare, dacă procentul asocia termene or de încasare/plată (inclusiv cel curent) este egal cu 100 (articol integra repartizat).

De incasat/platit : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? bifat; reprezintă cantitatea planificată a fi încasată/plătită până la data limită asociată termenului de încasare/plată. Corespunzător, sistemul calculează automat valoarea, cu precizie de maximum două zecimale (pentru valută diferită de LEI). În dreapta câmpului este afisat automat codul unitătii de măsură asociat definitiei articolului de contract, pentru faza curentă.

Valoare : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? nebifat; reprezintă valoarea planificată a fi încasată/plătită până la data limită asociată termenului de încasare/plată. Corespunzător, sistemul calculează automat cantitatea (cu precizie de 3 zecimale).


NOTA 2 : Este recomandabil să se folosească definirea procentuală pentru că, în cazul modificării cantitătii definite la nivel de articol de contract (în fereastra Produse/Prestatii – detalii), sistemul poate recalcula automat distributia pe temenele de încasare/plată deja asociate articolului.


NOTA 4 : Tasta <F7> apăsată în câmpul Cod incasare/plata, determină deschiderea unei ferestre auxiliare “Termene de Incasare - detalii” sau “Termene de Plata - detalii” în adăugare, permitând adăugarea unui termen de încasare/plată pentru faza de contract curentă (faza articolului de

72/122

contract). Detalierea modulul de adăugare a unui termen de încasare/plată este prezentată în paragraful ‘ Adăugarea unui termen de încasare/plată’.

NOTA 5 : Aplicatia “Management-ul Contractelor” pune la dispozitia utilizatorului un mecanism de generare (pornind de la definitia unui termen de facturare) a termenelor de încasare/plată pentru faza de contract (si, eventual a setului de articole asociate), descris în detaliu în paragraful ‘ Generarea automată a unui termen de încasare/plată’.

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de încasare (plată), impun o serie de restrictii :

NOTA 1 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există încasări (plăti) repartizate unui termen de încasare (plată) ulterior.

NOTA 2 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există încasări (plăti) nerepartizate unui termen de încasare (plată)(articol de contract neplanificat sau planificat partial). 6.2.5 Adăugarea unui discount la faza de contract Definirea de discount-uri la nivelul fazei de contract este utilă : - dacă se doreste definirea unui discount comun pentru articolele fazei de

contract (eliminând astfel necesitatea definirii discount-ului la fiecare articol);

- dacă se doreste definirea unui discount pentru toate articolele contractului, caz în care discount-ul trebuie definit la nivelul fazei sistem.

În cazul în care optiunea este activă pentru tipul de contract căruia apartine contractul curent, după salvarea termenului de facturare, se pot adăuga unul sau mai multe discount-uri astfel :

- se selectează în tabpage –ul Faze faza de contract, pentru care se doreste definirea discount-ului;

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Discount-uri din fereastra Contracte si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară – Fig. 6.53).

Fig. 6.53


73/122


Faza parinte: câmp ce afisează numele fazei curente.


Discount

Cod : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic discount-ul definit pentru o fază de contract.


‘01’....’nn’


Categorie : câmp de tip listă de valori ce determină procesarea ulterioară a discount-ului; optiuni disponibile sunt :

- Discount; - Rabat.

Discount-urile de categorie ‘Rabat’ nu sunt procesate mai departe, pe parcursul derulării contractului; pentru acestea se generează o situatie separată la încheierea contractului.


- Fix;

- Parametrizat.


Minim, Maxim : câmpuri de tip numeric, active doar în cazul în care cîmpul Tip are valoarea ‘Parametrizat’; după completarea si validarea câmpului Cod parametru, la dreapta fiecărui câmp este afisat automat codul unitătii de măsură, respectiv valutei asociate parametrului. Câmpul Minim este obligatoriu.


Valoare



74/122


Discount la pret unitar? : câmp de tip căsută de optiune, activ pentru valoare ‘Valoare’ a câmpului Tip; bifarea lui determină aplicarea valorii discount-ului la pretul unitar pentru articol.



Cod val. : câmp de maximum 6 caractere, obligatoriu pentru discount de tip valoare, ce reprezintă un cod valid de valută; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător (“Valute”).

Proprietati




6.2.6 Adăugarea unui termen de livrare




Fiecare contract poate avea asociate termene de livrare. Acestea pot fi definite doar pentru fazele frunză.

Adăugarea unui termen de livrare se face astfel :

- în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în regiunea în regim de defilare) faza părinte(faza pentru care se defineste termenul de livrare);

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Livrare si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.54).

75/122

Fig. 6.54





Cod livrare : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic termenul în cadrul fazei de contract.

Data limita livrare : câmp obligatoriu de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA ce

reprezintă data limită planificată. Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite.

Modalitate de transport : câmp optional de maximum 40 de caractere; reprezintă modalitatea de transport convenită cu clientul/furnizorul. Dacă tipul de contract nu are asociat atributul predefinit ‘MODTR’ se poate completa cu orice valoare. Dacă tipul de contract are asociat atributul predefinit ‘MODTR’, având câmpul Validare? nebifat, se poate completa cu orice valoare. Dacă tipul de contract are asociat atributul predefinit ‘MODTR’, având câmpul Validare? bifat, valoarea completată este validată cu valoarea (valorile) atribut pentru contractul curent.

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de livrare, impun câteva restrictii :

NOTA 1 : Dacă există deja livrări pe o fază de contract ce nu are definite termene de livrare, nu poate fi adăugat un termen de livrare.

NOTA 2 : Dacă există deja livrări repartizate pe un termen de livrare (fie acesta T1), nu se poate adăuga un nou termen de livrare cu dată limită anterioară acestuia (anterioară datei definite pentruT1).

6.2.6.1 Asocierea unui articol de contract la termenul de livrare După salvarea termenului de livrare, se pot asocia articolele de contract planificate a fi livrate până la data limită a acestuia, astfel :

76/122

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Livrari din fereastra Termene de Livrare – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.55).

Fig. 6.55




Cod livrare : câmp ce afisează codul termenului de livrare.

Data limita livrare : cîmp ce afisează data limită asociată termenului de livrare.


Articol : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de articol de contract definit pentru faza curentă de contract; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu descrierea asociată prodului sau prestatiei. Câmpul Cantitate/Unitati este completat, de asemenea automat, cu cantitatea specificată în definitia articolului pentru faza curentă de contract. NOTĂ : Tasta <F7> apăsată în câmpul Articol, determină deschiderea unei ferestre auxiliare “Produse/Prestatii - detalii” ( Fig. 6.56) în adăugare, permitând adăugarea unui articol de contract pentru faza de contract curentă (faza termenului de livrare). Detalierea modulul de adăugare a unui articol de contract este prezentată în paragraful ‘ Adăugarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)’.

77/122

Fig. 6.56

Procent? : câmp de tip căsută de optiune ce permite definirea cantitătii planificate a fi livrată până la data limită a termenului de livrare; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii de livrat ca procent din cantitatea contractată (pentru faza de contract curentă). În cazul în care se scoate bifa, se poate introduce direct cantitatea în câmpul Cantitate.

Procent : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? bifat, cu valori admise între 0 si 100; reprezintă procentul planificat a fi livrat până la data limită asociată termenului de livrare. După completarea sa, valoarea câmpului Cantitate este automat actualizată după regulile :

- parte întreagă din (cantitate pe faza contract * procent/100) dacă procentul asociat termene or de livrare (inclusiv cel curent) este mai micdecât 100;

,l

l ) t

- cantitatea de pe faza de contract rămasă neasociată termenelor de livrare, dacă procentul asociat termene or de livrare (inclusiv cel curenteste egal cu 100 (articol in egral repartizat).

Cantitate : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat; reprezintă cantitatea planificată a fi livrată până la data limită asociată termenului de livrare. În dreapta câmpului este afisat automat codul unitătii de măsură asociat definitiei articolului de contract, pentru faza curentă.

NOTA 1 : Evident sistemul semnalează depăsirea cantitătii pe faza curentă de contract.

NOTA 2 : Este recomandabil să se folosească definirea procentuală pentru că, în cazul modificării cantitătii definite la nivel de articol de contract (în

78/122

fereastra Produse/Prestatii – detalii), sistemul poate recalcula automat distributia pe temenele de livrare deja asociate.


NOTA 1 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există livrări repartizate unui termen de livrare ulterior.

NOTA 2 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există livrări nerepartizate unui termen de livrare (articol de contract neplanificat sau planificat partial pe termene).

6.2.7 Adăugarea unui termen de facturare




Fiecare contract poate avea asociate termene de facturare. Acestea pot fi definite doar pentru fazele frunză.

Adăugarea unui termen de facturare se face astfel :

- în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în regiunea în regim de defilare) faza părinte(faza pentru care se defineste termenul de facturare);

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Facturare si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.57).

Fig. 6.57

79/122





Cod facturare : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic termenul în cadrul fazei de contract.

Data limita facturare : câmp obligatoriu de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA

ce reprezintă data limită planificată. Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite.

Următoarele două câmpuri sunt active doar dacă tipul de contract are proprietatea Tip urmarire facturari/incasari (pentru categorie ‘Desfacere’), respectiv Tip urmarire facturari/plati (pentru categorie ‘Achizitii’) setat pe ‘Valoric’.

Valoare : câmp obligatoriu de tip numeric, exprimat în valuta contractului (definită în câmpul Cod valuta contract - fereastra Contracte), ce reprezintă procentul din valoarea fazei contractului (calculată prin însumarea valorilor articolelor de contract, fără TVA, si fără aplicarea discount-urilor, valori exprimate în valuta contractului). Sistemul propune automat valoarea fazei de contract, rămasă nerepartizată.

NOTA 1 : Pentru urmărirea valorică a termenelor de facturare si încasare/plată, este obligatoriu ca să fie adăugate mai întâi articolele fazei de contract si ulterior termenele de facturare si încasare/plată.

NOTA 2 : Pentru urmărirea valorică a termenelor de facturare si încasare/plată, nu este necesară asocierea articolelor de contract.

Valoare – discount : câmp obligatoriu de tip numeric, introdus de utilizator în urma estimării valorii ce va fi facturată după aplicarea discount-urilor.

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de facturare, impun câteva restrictii :

NOTA 1 : Dacă există deja facturări pe o fază de contract ce nu are definite termene de facturare, nu poate fi adăugat un termen de facturare.

NOTA 2 : Dacă există deja facturări repartizate pe un termen de facturare (fie acesta T1), nu se poate adăuga un nou termen de facturare cu dată limită anterioară acestuia (anterioară datei definite pentruT1).

6.2.7.1 Asocierea unui articol de contract la termenul de facturare După salvarea termenului de facturare, se pot asocia articolele de contract planificate a fi facturate până la data limită a acestuia, astfel :

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Articole din fereastra Termene de Livrare – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.58).

80/122

Fig. 6.58




Cod facturare : câmp ce afisează codul termenului de facturare.

Data limita facturare : cîmp ce afisează data limită asociată termenului de facturare.


Articol : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de articol de contract definit pentru faza curentă de contract; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu descrierea asociată prodului sau prestatiei. Câmpul Cantitate/Unitati este completat, de asemenea automat, cu cantitatea specificată în definitia articolului pentru faza curentă de contract.

Procent? : câmp de tip căsută de optiune ce permite stabilirea modului de definire a cantitătii si valorii planificate a fi facturată până la data limită a termenului de facturare; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si valorii de facturat ca procent din cantitatea contractată (pentru faza de contract curentă).

Cantitativ? : câmp de tip căsută de optiune ce permite stabilirea modului de definire a cantitătii si valorii planificate a fi facturată până la data limită a termenului de facturare; setarea sa este relevantă în cazul în care câmpul Procent? nu are bifă; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si valorii de facturat prin introducerea directă a cantitătii.

Procent : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? bifat, cu valori admise între 0 si 100; reprezintă procentul planificat a fi facturat până la data limită asociată termenului de facturare. După completarea sa, valorile câmpurilor Cantitate si Valoare sunt automat actualizate după regulile :

- cantitate pe faza contract * procent/10 (precizie 3 zecimale), dacă procentul asociat termenelor de facturare (inclusiv cel curent) este mai mic decât 100;

81/122

- cantitatea de pe faza de contract rămasă neasociată termenelor de facturare, dacă procentul asociat termenelor de facturare (inclusiv cel curent) este egal cu 100 (articol integral repartizat).

De facturat : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? bifat; reprezintă cantitatea planificată a fi facturată până la data limită asociată termenului de facturare. Corespunzător, sistemul calculează automat valoarea. În dreapta câmpului este afisat automat codul unitătii de măsură asociat definitiei articolului de contract, pentru faza curentă.

Valoare : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? nebifat; reprezintă valoarea planificată a fi facturată până la data limită asociată termenului de facturare. Corespunzător, sistemul calculează automat cantitatea.


NOTA 2 : Este recomandabil să se folosească definirea procentuală pentru că, în cazul modificării cantitătii definite la nivel de articol de contract (în fereastra Produse/Prestatii – detalii), sistemul poate recalcula automat distributia pe temenele de facturare deja asociate articolului.


NOTA 4 : Tasta <F7> apăsată în câmpul Articol, determină deschiderea unei ferestre auxiliare “Produse/Prestatii - detalii” (Fig. 6.59) în adăugare, permitând adăugarea unui articol pentru faza de contract curentă (faza termenului de facturare). Detalierea modulul de adăugare a unui articol de contract este prezentată în paragraful ‘ Adăugarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)’.



NOTA 2 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există facturări nerepartizate unui termen de facturare (articol de contract neplanificat sau planificat partial pe termene de facturare).

82/122

Fig. 6.59



NOTA 2 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există facturări nerepartizate unui termen de facturare (articol de contract neplanificat sau planificat partial pe termene).

6.2.7.2 Adăugarea unui discount la termenul de facturare Definirea de discount-uri asociate la un termen de facturare este utilă : - dacă se doreste definirea unui discount comun pentru un set din

articolele fazei de contract (eliminând astfel necesitatea definirii discount-ului la fiecare articol);

- dacă discount-ul este acordat pentru facturile emise către client înainte de o dată (data limită a termenului de facturare).

În cazul în care optiunea este activă pentru tipul de contract căruia apartine contractul curent, după salvarea termenului de facturare, se pot adăuga unul sau mai multe discount-uri astfel :

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Discount-uri din fereastra Termene de Facturare – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.60).

83/122

Fig. 6.60




Cod facturare : câmp ce afisează codul asociat termenului de facturare curent.

Data : câmp ce afisează data limită definită pentru termenul de facturare.


Discount

Cod : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic discount-ul definit pentru un termen de facturare.


‘01’....’nn’



- Fix;

- Parametrizat.


Minim, Maxim : câmpuri de tip numeric, active doar în cazul în care cîmpul Tip are valoarea ‘Parametrizat’; după completarea si validarea câmpului Cod parametru, la dreapta fiecărui câmp este afisat automat codul unitătii

84/122

de măsură, respectiv valutei asociate parametrului. Câmpul Minim este obligatoriu.


Valoare




Discount la pret unitar? : câmp de tip căsută de optiune, activ pentru valoare ‘Valoare’ a câmpului Tip; bifarea lui determină aplicarea valorii discount-ului la pretul unitar pentru articol.



Cod val. : câmp de maximum 6 caractere, obligatoriu pentru discount de tip valoare, ce reprezintă un cod valid de valută; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător (“Valute”).

Proprietati




6.2.7.3 Generarea automată a unui termen de încasare/plată Aplicatia “Management-ul Contractelor” pune la dispozitia utilizatorului un mijloc comod de generare a termenelor de încasare (pentru un contract de categorie ‘Desfacere’), respectiv termenelor de plată (pentru un contract de categorie ‘Achizitii’) pornind de la termenul de facturare “pereche”. La tastarea butonului Gen.T.Încasare din fereastra Termene de Facturare – detalii se deschide o fereastră auxiliară (Fig. 6.61).

85/122

Fig. 6.61

Se completează următoarele câmpuri:

Nr. zile diferenta : câmp de tip numeric reprezentând numărul de zile ce se adaugă la data limită definită pentru termeneul de facturare curent, pentru a se calcula data limită a termenului de încasare/plată “pereche”.

Copiere lista de articole asociata? : câmp de tip căsută de optiune ce determină dacă articolele asociate termenului de facturare curent vor fi asociate automat noului termen de încasare/plată; bifarea sa este interpretată ca o confirmare.

La apăsarea tastei Enter procesul de generare este declansat, si în caz de încheiere cu succes, se afisează codul termenului de încasare/plată generat.

6.2.8 Adăugarea unui termen de încasare/plată


o Fază sistem: Faza al cărui părinte este contractul; o Fază intermediară: O fază care nu este nici fază sistem nici

fază frunză; o Fază frunză: O fază ce nu are faze copii.

În functie de categoria contract pot fi definite :

- Termene de încasare (de la client), pentru categorie ‘Desfacere’; - Termene de plată (către furnizor), pentru categorie ‘Achizitii’.

Fiecare contract poate avea asociate termene de încasare/plată. Acestea pot fi definite doar pentru fazele frunză.

Adăugarea unui termen de încasare/plată se face astfel : o în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în regiunea

în regim de defilare) faza părinte(faza pentru care se defineste termenul de încasare);

o se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul T.Incasare (respectiv T.Plata) si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.62).

86/122

Fig. 6.62

În continuare se va descrie modul de adăugare pentru un termen de încasare (adăugarea unui termen de plată se face similar, etichetele câmpurilor modificându-se corespunzător).





Cod încasare: câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic termenul în cadrul fazei de contract.

Data limita încasare : câmp obligatoriu de tip dată, cu formatul ZZ/LL/AAAA

ce reprezintă data limită planificată. Butonul permite deschiderea ferestrei Calendar si selectarea datei dorite.

Mod plata : câmp optional de maximum 40 de caractere; reprezintă modalitatea de plată convenită cu clientul/furnizorul. Dacă tipul de contract nu are asociat atributul predefinit ‘MODPL’ se poate completa cu orice valoare. Dacă tipul de contract are asociat atributul predefinit ‘MODPL’, având câmpul Validare? nebifat, se poate completa cu orice valoare. Dacă tipul de contract are asociat atributul predefinit ‘MODPL’, având câmpul Validare? bifat, valoarea completată este validată cu valoarea (valorile) atribut pentru contractul curent.

Următoarele două câmpuri sunt active doar dacă tipul de contract are proprietatea Tip urmarire facturari/incasari (pentru categorie ‘Desfacere’), respectiv Tip urmarire facturari/plati (pentru categorie ‘Achizitii’) setat pe ‘Valoric’.

Valoare : câmp obligatoriu de tip numeric, exprimat în valuta contractului (definită în câmpul Cod valuta contract - fereastra Contracte), ce reprezintă

87/122

procentul din valoarea fazei contractului (calculată prin însumarea valorilor articolelor de contract, fără TVA, si fără aplicarea discount-urilor, valori exprimate în valuta contractului). Sistemul propune automat valoarea fazei de contract, rămasă nerepartizată.

NOTA 1 : Pentru urmărirea valorică a termenelor de facturare si încasare/plată, este obligatoriu ca să fie adăugate mai întâi articolele fazei de contract si ulterior termenele de facturare si încasare/plată.

NOTA 2 : Pentru urmărirea valorică a termenelor de facturare si încasare/plată, nu este necesară asocierea articolelor de contract.

Valoare – discount : câmp obligatoriu de tip numeric, introdus de utilizator în urma estimării valorii ce va fi încasată după aplicarea discount-urilor.

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de încasare/plată, impun câteva restrictii :

NOTA 1 : Dacă există deja încasări/plăti pe o fază de contract ce nu are definite termene de încasare/plată, nu poate fi adăugat un termen de încasare/plată.

NOTA 2 : Dacă există deja încasări/plăti repartizate pe un termen de încasare/plată (fie acesta T1), nu se poate adăuga un nou termen de încasare/plată cu dată limită anterioară acestuia (anterioară datei definite pentru T1).

6.2.8.1 Asocierea unui articol de contract la temenul de încasare/plată

După salvarea termenului de încasare/plată, se pot asocia articolele de contract planificate a fi încasate/plătite până la data limită a acestuia, astfel:

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Articole din fereastra Termene de Încasare – detalii, respectiv Termene de Plată – detalii si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.63).

Fig. 6.63

În cele ce urmează va fi detaliat modul de asociere al unui articol de contract la un termen de încasare.


88/122



Cod încasare : câmp ce afisează codul termenului de încasare.

Data limita încasare : cîmp ce afisează data limită asociată termenului de încasare.


Articol : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de articol de contract definit pentru faza curentă de contract; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu descrierea asociată produsului sau prestatiei. Câmpul Cantitate/Unitati este completat, de asemenea automat, cu cantitatea specificată în definitia articolului pentru faza curentă de contract.

Procent? : câmp de tip căsută de optiune ce permite stabilirea modului de definire a cantitătii si valorii planificate a fi încasate până la data limită a termenului de încasare; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si valorii de încasat ca procent din cantitatea contractată (pentru faza de contract curentă).

Cantitativ? : câmp de tip căsută de optiune ce permite rafinarea modului de definire a cantitătii si valorii planificate a fi încasată până la data limită a termenului de încasare; setarea sa este relevantă în cazul în care câmpul Procent? nu are bifă; valoarea implicită (bifă) determină constituirea cantitătii si valorii de încasat prin introducerea directă a cantitătii.

Procent : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? bifat, cu valori admise între 0 si 100; reprezintă procentul planificat a fiîncasat până la data limită asociată termenului de încasare. După completarea sa, valorile câmpurilor Cantitate si Valoare sunt automat actualizate după regulile :

- cantitate pe faza contract * procent/10 (precizie 3 zecimale), dacă procentul asociat termene or de încasare (inclusiv cel curent) este mai mic decât 100;

l

li

- cantitatea de pe faza de contract rămasă neasociată termenelor de încasare, dacă procentul asociat termene or de încasare (inclusiv cel curent) este egal cu 100 (articol integral repart zat).

De facturat : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? bifat; reprezintă cantitatea planificată a fi încasată până la data limită asociată termenului de facturare. Corespunzător, sistemul calculează automat valoarea. În dreapta câmpului este afisat automat codul unitătii de măsură asociat definitiei articolului de contract, pentru faza curentă.

Valoare : câmp de tip numeric, activ pentru câmp Procent? nebifat si câmp Cantitativ? nebifat; reprezintă valoarea planificată a fi încasată până la data

89/122

limită asociată termenului de încasare. Corespunzător, sistemul calculează automat cantitatea.


NOTA 2 : Este recomandabil să se folosească definirea procentuală pentru că, în cazul modificării cantitătii definite la nivel de articol de contract (în fereastra Produse/Prestatii – detalii), sistemul poate recalcula automat distributia pe temenele de încasare deja asociate articolului.


NOTA 4 : Tasta <F7> apăsată în câmpul Articol, determină deschiderea unei ferestre auxiliare “Produse/Prestatii - detalii” (Fig. 6.64) în adăugare, permitând adăugarea unui articol pentru faza de contract curentă (faza termenului de încasare). Detalierea modulul de adăugare a unui articol de contract este prezentată în paragraful ‘ Adăugarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)’.

Fig. 6.64

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de încasare (plată), impun o serie de restrictii :

NOTA 1 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există încasări (plăti) repartizate unui termen de încasare (plată) ulterior.

NOTA 2 : Adăugarea este încununată cu succes dacă nu există încasări (plăti) nerepartizate unui termen de încasare (plată)(articol de contract neplanificat sau planificat partial).

90/122

6.2.9 Adăugarea unei penalităti




Fiecare contract poate avea asociate penalităti, eventual cu specificarea articolului de contract pentru care se aplică. Acestea pot fi asociate doar fazelor frunză sau fazei sistem. În cazul definirii lor la nivel fazei sistem nu poate fi precizat articolul de contract.

Adăugarea unei penalităti se face astfel :

- în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în regiunea în regim de defilare) faza părinte(faza pentru care se defineste penalitatea);

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Penalitati si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.65).

Fig. 6.65



Faza părinte: câmp ce afisează numele fazei la care va fi definit.


Cod : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic penalitatea definită pentru o fază de contract.


‘01’....’nn’


Tip : câmp de tip listă de valori ce dermină modul de definire a penalitătii; pune la dispozitia utilizatorului următoarele optiuni:

91/122


Pentru pret unitar? : câmp de tip căsută de optiune, activ pentru valoare a câmpului Tip ‘Valoare’, ce defineste modul de aplicare a penalitătii (bifat specifică cresterea pretului articolului ce contract).

Procent : câmp numeric, cu valori cuprinse între 0 si 100, obligatoriu pentru valoare a câmpului Tip ‘Procent’.

Valoare : câmp de tip numeric, obligatoriu pentru valoare a câmpului Tip ‘Valoare’.

Cod val. : câmp de maximum 6 caractere, obligatoriu pentru valoare a câmpului Tip ‘Valoare’, reprezintă codul valutei în care este exprimată valoarea penalitătii; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător (“Valute”).

Articol : câmp optional de maximum 5 caractere ce reprezintă un cod valid de articol de contract definit pentru faza curentă de contract; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). După selectarea unui cod valid, câmpul din dreapta sa este completat automat cu descrierea asociată produsului sau prestatiei.

Descriere : câmp de maximum 200 caractere ce poate fi completat cu explicatii privind modul de aplicare (stipulat în contract).

6.2.10 Adăugarea unei cheltuieli

Fiecare contract poate avea asociate cheltuieli indirecte (cheltuieli de regie, etc). Acestea pot fi asociate oricărei faze de contract.

Adăugarea unei cheltuieli se face astfel : - în tabpage-ul Faze din fereastra Contracte, se selectează (în

regiunea în regim de defilare) faza părinte(faza pentru care se defineste cheltuiala);

- se pozitionează cursorul în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Cheltuieli si se tastează butonul de adăugare (ce deschide o fereastră auxiliară –Fig. 6.66).

Fig. 6.66


92/122


Faza părinte: câmp ce afisează numele fazei la care va fi definită.


Cod : câmp obligatoriu de maximum 5 caractere ce identifică în mod unic penalitatea definită pentru o fază de contract.


‘01’....’nn’


Valoare : câmp obligatoriu de tip numeric.

Cod val. : câmp de maximum 6 caractere, obligatoriu pentru valoare a câmpului Tip ‘Valoare’, reprezintă codul valutei în care este exprimată valoarea cheltuielii; poate fi introdus sau selectat dintr-o listă de selectie (cu ajutorul tastei <F2> sau butonului de selectare). Tasta <F7> permite deschiderea modulului corespunzător (“Valute”).

Descriere : câmp de maximum 200 caractere, ce poate fi completat cu explicatii privind natura cheltuielii înregistrate pe faza de contract.

6.3 Modificarea

6.3.1 Modificarea unui contract

Butonul de salvare permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a informatiei. Dupa salvare, se trece automat în modul Vizualizare.

În fereastra Contracte nu sunt modificabile câmpurile Cod, Nr., Tip, Tip client (Tip furnizor), Client (Furnizor) .

Dacă sunt înregistrate tranzactii pe contract, nu pot fi modificate câmpurile Data, Data inceput, Cod valuta contract.

Modificările operate în câmpurile Data, Stare, Text sunt automat actualizate pentru faza predefinită (sistem) a contractului.

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui contract’.

6.3.2 Modificarea unei faze de contract Butonul de salvare permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a informatiei. După salvare, se trece automat în modul Vizualizare.

În fereastra Faze – detalii sunt modificabile toate câmpurile.

NOTA1: În cazul în care sunt înregistrate operatii pe contract( livrări, facturări, etc ) numele si data de început a fazei nu pot fi modificate. În acest caz, se afisează mesaje de eroare corespunzătoare:

Nu se poate salva: nume faza nemodificabil.

93/122

Nu se poate salva: data de inceput faza nemodificabil.

NOTA 2: Modificarea valorii din câmpul Cod poate determina reordonarea fazelor ce au aceeasi fază părinte.

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unei faze de contract’.

6.3.3 Modificarea unei valori atribut

În fereastra Valori Atribut – detalii, pot fi modificate toate câmpurile , cu exceptia câmpului Valoare.

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unei valori atribut’.

6.3.4 Modificarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)

În fereastra Produse/Prestatii – detalii pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia : Cod articol, Tip articol, Cod.

În cazul în care sunt înregistrate operatii pe contract( livrări, facturări, etc ) informatiile asociate articolului de contract nu pot fi modificate.

În cazul modificării cantitătii specificate pentru articolul de contract, dacă modalitatea de repartizare pe termenele contractuale (livrare, facturare, încasare/plată ) este procentuală (detaliată în paragrafele ‘Asocierea unui termen de livrare la articolul de contract’, ‘Asocierea unui termen de facturare la articolul de contract’, ‘Asocierea unui termen de încasare/plată la articolul de contract’) noua cantitate este repartizată corespunzător.

În cazul în care cantitatea specificată pentru articolul de contract este micsorată, iar modalitatea de repartizare pe termenele contractuale (livrare, facturare, încasare/plată ) este procentuală, modificarea se poate salva în cazul în care noua cantitate este mai mare sau cel putin egală cu cantitatea deja repartizată pe termene.

În cazul în care cantitatea specificată pentru articolul de contract este micsorată, si s-a făcut o rezervare (detaliată în paragraful ‘Adăugarea unuiarticol de contract (articol de stoc/prestatie)’) pentru articolul de contract (cazul unui articol de stoc), modificarea se poate salva în cazul în care noua cantitate este mai mare sau cel putin egală cu cantitatea deja rezervată în locatii.

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)’.

6.3.4.1 Modificarea unui discount definit la articolul de contract

În fereastra Articole – Discount-uri asociate – detalii, pot fi modificate toate câmpurile cu exceptia câmpului Cod.

94/122

În cazul în care discount-ul a fost deja utilizat într-o tranzactie (ex: facturare) definitia sa nu mai poate fi modificată.

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui discount la articolul de contract’. 6.3.4.2 Modificarea repartizării articolului de contract pe un termen de livrare

În fereastra Articole – Termene de Livrare asociate – detalii, pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod livrare.


NOTA 1 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi livrată până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cea mai mare livrare repartizată termenului de livrare.

NOTA 2 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi livrată până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cantitatea totală livrată, repartizată termenului de livrare (calculată ca sumă de livrari minus sumă de returnări).

NOTA 3 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi livrată până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă nu există livrări repartizate unui termen ulterior.

NOTA 4 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi livrată până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă nu există livrări nerepartizate pe un termen (articol de contract nerepartizat în întregime pe termenele de livrare).

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Asocierea unui termen de livrare la articolul de contract’.

6.3.4.3 Modificarea repartizării articolului de contract pe un termen de facturare

În fereastra Articole – Termene de Facturare asociate – detalii, pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod facturare.


NOTA 1 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cea mai mare facturare repartizată termenului de facturare.

NOTA 2 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cantitatea totală facturată,

95/122

repartizată termenului de facturare (calculată ca sumă de facturări minus sumă de stornări).

NOTA 3 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă nu există facturări repartizate unui termen ulterior.

NOTA 4 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă nu există facturări nerepartizate pe un termen (articol de contract nerepartizat în întregime pe termenele de facturare).

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Asocierea unui termen de facturare la articolul de contract’.

6.3.4.4 Modificarea repartizării articolului de contract pe un termen de încasare/plată

În fereastra Articole – Termene de Incasare asociate – detalii (Articole – Termene de Plata asociate – detalii), pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod incasare (Cod plata).

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de încasare (plată), impun o serie de restrictii. În cele ce urmează vom detalia aceste restrictii în cazul unui contract de ‘Desfacere’.

NOTA 1 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cea mai mare încasare repartizată termenului de încasare.

NOTA 2 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cantitatea totală încasată, repartizată termenului de încasare (calculată ca sumă de încasări minus sumă de stornări pe încasare (încasări negative sau plăti).

NOTA 3 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă nu există încasări repartizate unui termen ulterior.

NOTA 4 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă nu există încasări nerepartizate pe un termen (articol de contract nerepartizat în întregime pe termenele de încasare).

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Asocierea unui termen de încasare/plată la articolul de contract’.

6.3.5 Modificarea unui discount definit la faza de contract

În fereastra Discount – detalii, pot fi modificate toate câmpurile cu exceptia câmpului Cod.

96/122

În cazul în care discount-ul a fost deja utilizat într-o tranzactie (ex: facturare) definitia sa nu mai poate fi modificată.

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui discount la faza de contract’.

6.3.6 Modificarea unui termen de livrare În fereastra Termene de Livrare - detalii, pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod livrare. Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de livrare, impun următoarea restrictie : NOTĂ : Dacă există deja livrări repartizate pe un termen de livrare (fie acesta T1, cu data limită D1), si pe un termen de livrare ulterior (fie acesta T2, cu data limită T2), astfel încât D2 ulterioară D1, datele asociate termenelor T1 si T2 se pot modifica astfel încât să nu se modifice succesiunea lor temporală. Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui termen de livrare’. 6.3.6.1 Modificarea repartizării unui articol de contract pe termenul de livrare În fereastra Termene de Livrare - Articole asociate - detalii, pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Articol. Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de livrare, impun o serie de restrictii : NOTA 1 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificat a fi livrat până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cea mai mare livrare repartizată termenului de livrare. NOTA 2 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificat a fi livrat până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cantitatea totală livrată, repartizată termenului de livrare (calculată ca sumă de livrari minus sumă de returnări). NOTA 3 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificat a fi livrat până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă nu există livrări repartizate unui termen ulterior. NOTA 4 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificat a fi livrat până la data limită a termenului de livrare) este încununată cu succes dacă nu există livrări nerepartizate pe un termen (articol de contract nerepartizat în întregime pe termenele de livrare). Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Asocierea unui articol de contract la termenul de livrare’. 6.3.7 Modificarea unui termen de facturare În fereastra Termene de Facturare - detalii, pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod facturare.

97/122

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de facturare, impun următoarea restrictie : NOTĂ : Dacă există deja facturări repartizate pe un termen de facturare (fie acesta T1, cu data limită D1), si pe un termen de facturare ulterior (fie acesta T2, cu data limită T2), astfel încât D2 ulterioară D1, datele asociate termenelor T1 si T2 se pot modifica astfel încât să nu se modifice succesiunea lor temporală. Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui termen de facturare’. Modificarea repartizării unui articol de contract pe termenul de facturare În fereastra Termene de facturare - Articole asociate – detalii, pot fi modificate toate câmpurile cu exceptia câmpului Articol. Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de facturare, impun o serie de restrictii : NOTA 1 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cea mai mare facturare repartizată termenului de facturare. NOTA 2 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cantitatea totală facturată, repartizată termenului de facturare (calculată ca sumă de facturări minus sumă de stornări). NOTA 3 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă nu există facturări repartizate unui termen ulterior. NOTA 4 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi facturată până la data limită a termenului de facturare) este încununată cu succes dacă nu există facturări nerepartizate pe un termen (articol de contract nerepartizat în întregime pe termenele de facturare). Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Asocierea unui articol de contract la termenul de facturare’. Modificarea unui discount definit la termenul de facturare În fereastra Termene de facturare - Discount asociate – detalii, pot fi modificate toate câmpurile cu exceptia câmpului Cod. În cazul în care discount-ul a fost deja utilizat într-o tranzactie (ex: facturare) definitia sa nu mai poate fi modificată. Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui discount la termenul de facturare’. 6.3.8 Modificarea unui termen de încasare/plată

În fereastra Termene de Incasare - detalii (Termene de plată – detalii), pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod incasare (Cod plata).

Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de încasare/plată, impun următoarea restrictie :

98/122

NOTĂ : Dacă există deja încasări/plăti repartizate pe un termen de încasare/plată (fie acesta T1, cu data limită D1), si pe un termen de încasare/plată ulterior (fie acesta T2, cu data limită T2), astfel încât D2 ulterioară D1, datele asociate termenelor T1 si T2 se pot modifica astfel încât să nu se modifice succesiunea lor temporală.

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unui termen de încasare/plată’.

6.3.8.1 Modificarea repartizării unui articol de contract pe termenul de încasare/plată În fereastra Termene de Incasare - Articole asociate – detalii pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Articol. Mecanismele implementate de urmărire a “stingerii” termenelor de încasare (plată), impun o serie de restrictii. În cele ce urmează vom detalia aceste restrictii în cazul unui contract de ‘Desfacere’. NOTA 1 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cea mai mare încasare repartizată termenului de încasare. NOTA 2 : Micsorarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă noua cantitate este mai mare decât cantitatea totală încasată, repartizată termenului de încasare (calculată ca sumă de încasări minus sumă de stornări pe încasare (încasări negative sau plăti). NOTA 3 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă nu există încasări repartizate unui termen ulterior. NOTA 4 : Modificarea cantitătii articolului de contract (planificată a fi încasată până la data limită a termenului de încasare) este încununată cu succes dacă nu există încasări nerepartizate pe un termen (articol de contract nerepartizat în întregime pe termenele de încasare). Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Asocierea unui articol de contract la temenul de încasare/plată’. Modificarea unei penalităti În fereastra Penalitati – detalii pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod. Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unei penali ăti’. t 6.3.9 Modificarea unei cheltuieli

În fereastra Cheltuieli – detalii pot fi modificate toate câmpurile, cu exceptia câmpului Cod.

NOTĂ : Chetuielile directe (provenite din tranzactii financiar-contabile) nu pot fi modificate.

99/122

Semnificatia câmpurilor este prezentată în detaliu în paragraful ‘Adăugarea unei cheltuieli’.

6.4 Stergerea

În general, în momentul în care există tranzactii pe contract (de stoc sau financiar contabile, etc) informatiile asociate contractului nu pot fi sterse.

Stergerea se realizează prin tastarea butonului de stergere si confirmare. 6.4.1 Stergerea unui contract Un contract poate fi sters în fereastra Contracte. Stergerea unui contract determină stergerea tuturor informatiilor asociate.

Pentru detalii suplimentare privind contractele, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui contract’ si ‘Modificarea unui contract’.

6.4.2 Stergerea unei faze de contract

O fază de contract poate fi stearsă fie în fereastra Contracte fie în fereatra Faze – detalii. Stergerea unei faze de contract determină stergerea tuturor structurilor asociate (articole, termene, discout-uri, etc).

NOTĂ : Faza de contract sistem nu poate fi stearsă.

Pentru detalii suplimentare privind fazele de contract, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unei faze de contract’ si ‘Modificarea unei faze de contract’.

6.4.3 Stergerea unei valori atribut

O valoare atribut poate fi stearsă în fereastra Valori atribute – detalii.

Pentru detalii suplimentare privind valorile atributelor contract, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unei valori atribut’ si ‘Modificarea unei valori atribut’.

6.4.4 Stergerea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)

Un articol de contract poate fi sters în fereastrele Contracte sau Produse/Prestatii - detalii. Stergerea unui articol de contract determină stergerea tuturor informatiilor asociate (repartizări pe termene de livrare, facturare, încasare/plată, discount-uri).

Pentru detalii suplimentare privind articolele de contract contract, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)’ si ‘Modificarea unui articol de contract (articol de stoc/prestatie)’.

100/122

6.4.4.1 Stergerea unui discount definit la articolul de contract

Un discount definit la articolul de contract poate fi sters în fereastrele Produse/Prestatii - detalii sau Articole – Discount-uri asociate – detalii.

Pentru detalii suplimentare privind discount-urile definite la nivel de articol de contract, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui discount la articolul de contract’ si ‘Modificarea unui discount definit la articolul de contract’.

6.4.4.2 Stergerea unui termen de livrare asociat articolului de contract

Un termen de livrare asociat articolului de contract poate fi sters în fereastrele Produse/Prestatii - detalii sau Articole – Termene de Livrare asociate – detalii. Pentru detalii suplimentare privind termenele de livrare asociate unui articol de contract, pot fi consultate paragrafele ‘Asocierea unui termen de livrare la articolul de contract’ si ‘Modificarea repartizării articolului de contract pe un termen de livrare’. 6.4.4.3 Stergerea unui termen de facturare asociat articolului de contract

Un termen de facturare asociat articolului de contract poate fi sters în fereastrele Produse/Prestatii - detalii sau Articole – Termene de Facturare asociate – detalii. Pentru detalii suplimentare privind termenele de facturare asociate unui articol de contract, pot fi consultate paragrafele ‘Asocierea unui termen de facturare la articolul de contract’ si ‘Modificarea repartizării articolului decontract pe un termen de facturare’.

6.4.4.4 Stergerea unui termen de încasare/plată asociat articolului de contract

Un termen de încasare/plată asociat articolului de contract poate fi sters în fereastrele Produse/Prestatii - detalii sau Articole – Termene de Incasare asociate – detalii, respectiv Articole – Termene de Plata asociate – detalii.

Pentru detalii suplimentare privind termenele de încasare/plată asociate unui articol de contract, pot fi consultate paragrafele ‘Asocierea unui termen de încasare/plată la articolul de contract’ si ‘Modificarea repartizării articolului de contract pe un termen de încasare/plată’. 6.4.5 Stergerea unui discount definit la faza de contract

Un termen de încasare/plată asociat articolului de contract poate fi sters în fereastrele Produse/Prestatii - detalii sau Articole – Termene de Incasare asociate – detalii, respectiv Articole – Termene de Plata asociate – detalii.

Pentru detalii suplimentare privind termenele de încasare/plată asociate unui articol de contract, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui discount la faza de contract’ si ‘Modificarea unui discount definit la faza de contract’.

101/122

6.4.6 Stergerea unui termen de livrare

Un termen de livrare poate fi sters în fereastrele Contracte sau Termene de Livrare – detalii.

Pentru detalii suplimentare privind termenele de livrare, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui termen de livrare’ si ‘Modificarea unui termen de livrare’.

6.4.6.1 Stergerea unui articol de contract asociat termenului de livrare

Un articol asociat unui termen de livrare poate fi sters în fereastrele Termene de Livrare – detalii si Termene de Livrare – Articole asociate - detalii

Pentru detalii suplimentare privind articolele asociate unui termen de livrare, pot fi consultate paragrafele ‘Asocierea unui articol de contract la termenul de livrare’ si ‘Modificarea repartizării unui articol de contract pe termenul de livrare’.

6.4.7 Stergerea unui termen de facturare

Un termen de facturare poate fi sters în fereastrele Contracte sau Termene de Facturare – detalii. Pentru detalii suplimentare privind termenele de facturare, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui termen de facturare’ si ‘Modificarea unui termen de facturare’. 6.4.7.1 Stergerea unui articol de contract asociat termenului de facturare

Un articol asociat unui termen de facturare poate fi sters în fereastrele Termene de Facturare – detalii si Termene de Facturare – Articole asociate - detalii

Pentru detalii suplimentare privind articolele asociate unui termen de facturare, pot fi consultate paragrafele ‘Asocierea unui articol de contract la termenul de facturare’ si ‘Mod ficarea repartizării unui articol de contract pe termenul de facturare’.

i

6.4.7.2 Stergerea unui discount definit la termenul de facturare

Un discount definit la un termen de facturare poate fi sters în fereastrele Termene de Facturare – detalii si Termene de Facturare – Discount-uri asociate – detalii.

Pentru detalii suplimentare privind discount-urile asociate unui termen de facturare, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui discount la termenul de facturare’ si ‘Modificarea unui discount definit la termenul de facturare’.

102/122

6.4.8 Stergerea unui termen de încasare/plată

Un termen de încasare/plată poate fi sters în fereastrele Contracte sau Termene de Incasare – detalii (sau Termene de Plata).

Pentru detalii suplimentare privind termenele de facturare, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unui termen de încasare/plată’ si ‘Modificarea unui termen de încasare/plată’.

6.4.8.1 Stergerea unui articol de contract asociat termenului de încasare/plată

Un articol asociat unui termen de încasare/plată poate fi sters în fereastrele Termene de Incasare – detalii si Termene de Incasare – Articole asociate – detalii (Termene de Plata – detalii si Termene de Plata – Articole asociate – detalii).

Pentru detalii suplimentare privind articolele asociate unui termen de încasare/plată, pot fi consultate paragrafele ‘Asocierea unui articol de contract la temenul de încasare/plată’ si ‘Modificarea repartizării unui articol de contract pe termenul de încasare/plată’.

6.4.9 Stergerea unei penalităti

O penalitate poate fi stearsă în fereastrele Contracte sau Penalitati – detalii. Pentru detalii suplimentare privind penalitătile definite pe contract, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unei penalităti’ si ‘Modificarea unei penalităti’. 6.4.10 Stergerea unei cheltuieli

O cheltuială poate fi stearsă în fereastrele Contracte sau Cheltuieli – detalii.

Pentru detalii suplimentare privind cheltuielile definite pe contract, pot fi consultate paragrafele ‘Adăugarea unei cheltuieli’ si ‘Modificarea unei cheltuieli’.

6.5 Generarea si vizualizarea documentelor contractuale

Aplicatia permite generarea de documente contractuale pentru fiecare contract, conform sabloanelor definite la configurarea tipului de contracte (Cap. 5 Configurare Tipuri Contracte). În plus, după cum vom vedea în cele ce urmează, permite vizualizarea ulterioară a acestora precum si a altor documente de contract definite manual. La tastarea butonul Tiparire din meniu, se deschide fereastra de Generare si vizualizare documente asociate contractelor - Fig. 6.67.

103/122

Fig. 6.67

Primele câmpuri din fereastră nu sunt accesibile utilizatorului:

Tip contract : câmp ce afisează codul tipului de contract căruia apartine contractul curent. La dreapta sa este afisat numele asociat.

Descriere : câmp ce afisează descrierea asociată tipului de contract curent.

Contract : câmp ce afisează codul contractului curent; la dreapta sa este afisat numărul det de utilizator contractului curent.

Următorul câmp trebuie completat.

Faza : câmp ce maximum 20 de caractere ce reprezintă numele unei faze definită pentru contractul curent; la intrarea în fereastră este completat cu numele fazei curente din tabpage-ul Faze din fereastra Contracte. În functie de nivelul definit pentru sablonul de contract pe care dorim să-l generăm (câmpul Nivel din regiunea în regim de defilare Documente asociate tipului de contract), trebuie introdus sau selectat din lista de selectie asociată un nume valid de fază de contract: pentru nivel ‘C’ (Contract) se selectează faza implicită ‘Contract’; pentru nivel ‘F’ (Fază) se selectează o fază “frunză”.

În regiunea în regim de defilare Documente asociate tipului de contract sunt disponibile sabloanele WORD pentru tipul de contract curent. Procesul de generare document pentru contractul curent se declasează prin dublă tastare cu butonul stâng al mouse-ului pe un sablon WORD.

În cazul în care sablonul WORD are activată generarea automată pentru numele documentului, sablonul este deschis în WORD, cheile definite pentru sablon sunt instantiate si documentul modificat este salvat (în directorul precizat) cu numele construit.

Dacă procesul de generare document se încheie cu succes, documentul nou creat poate fi vizualizat în regiunea în regim de defilare Documente asociate

104/122

contractului curent. Toate documentele generate automat au în câmpul Aut? valoarea ‘D’.

NOTA 1: Toate documentele generate automat, pot fi modificate ulterior direct în WORD.

NOTA 2: Orice document generat automat poate fi regenerat; la regenerare, toate modificările operate manual vor fi pierdute.

Aplicatia permite “înregistrarea” altor documente WORD editate manual. Adăugarea unor astfel de documente se face într-o fereastră auxiliară – Fig. 6.68 prin pozitionarea cursorului în regiunea în regim de defilare Documente asociate contractului curent si tastarea butonului de adăugare.

Fig. 6.68

Primele câmpuri din fereastră nu sunt accesibile utilizatorului:

Nr. contract : câmp ce afisează codul contractului curent.

Faza contract : câmp ce afisează numele fazei pentru care se generează documentul.

Următoarele câmpuri trebuie completate :

Nume document : câmp de maximum 100 caractere ce reprezintă numele complet (si extensia) asociat documentului WORD pe care dorm să-l înregistrăm.

Cale document : câmp de maximum 200 caractere ce reprezintă calea completă pentru document. Poate fi introdus sau selectat cu ajutorul butonului situat în dreapta câmpului, ce deschide o fereastră tip Explorer.

Data document : câmp obligatoriu de tip data ce reprezintă data documentului.

Comentarii : câmp de maximum 200 de caractere ce permite introducerea de informatii privind documentul “înregistrat”.

Operator : câmp completat automat cu initialele salariatului ce a “înregistrat” documentul.

Toate informatiile pot fi modificate, cu exceptia câmpului Nume document.

Toate documentele ce nu au fost generate automat au în câmpul Aut? din regiunea în regim de defilare Documente asociate contractului curent valoarea ‘N’.

105/122

Toate documentele disponibile pentru contractul curent (generate automat sau nu), pot fi vizualizate din aplicatie (deschise în MSWord) prin clic cu butonul stâng al mouse-ului pe documentul de interes din regiunea în regim de defilare Documente asociate contractului curent si apăsarea butonului Tiparire din meniu.

Se pot atasa documente si la nivelul fazelor de contract, prin intermediul tab-pag-ului Documente, disponibil in cadrul tab-pag Faze.

Prin actionarea butonului Adaugare se deschide fereastra “Documente atasate la nivel de faza” ,unde se completeaza cimpul cod (numeric) , calea si numele fisierului dorit. Dupa salvare , prin apăsarea butonului Tiparire din meniu este deschis automat fisierul respectiv.

106/122

7 Urmărirea Contractelor

La selectarea optiunii Contracte / Urmarirea Contractelor, apare următoarea fereastră :

Fig. 7.1

Facilităti oferite de modul • Vizualizarea informatiilor de identificare contract, valoare si atribute

contract; • Vizualizarea tranzactiilor de stoc, financiar-contabile, etc,

înregistrate pe contract; • Vizalizarea situatiei la zi a articolelor contractului; • Vizalizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru

termenele de livrare; • Vizalizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele

de facturare; • Vizalizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele

de încasare/plată; • Vizualizarea cheltuielilor înregistrate pe contract. • Vizualizarea avansurilor pe contract. • Vizualizarea comenzilor de productie atasate pe contract

7.1 Vizualizarea informatiilor de identificare contract, valoare si atribute contract

La apelarea modulului, sunteti automat în modul Vizualizare, pe prima înregistrare referitoare la contracte.

107/122

Butoanele de navigare pot fi utilizate pentru vizualizarea pas cu pas a contractelor definite.


Pozitionarea pe primul contract din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↑.

Pozitionarea pe ultimul contract din baza de date se realizează prin tastarea simultană a tastelor <Ctrl> si ↓.



Sunt afisate informatii de bază privind contractul curent : cod, număr, dată contract, tip contract, responsabil contract.

În tabpage-ul Faze (Fig. 7.1) poate fi vizualizată structura de faze asociată contractului curent.

Setul de optiuni (tabpage-uri) disponibile în partea de jos a ferestrei Urmărirea Contractelor depinde de setul de optiuni asociate (prin modulul “Configurare Tipuri Contracte”) tipului de contracte căruia apartine contractul curent.

După cum a fost detaliat în capitolul anterior, aplicatia “Management-ul Contractelor” procesează fazele de contract în functie de pozitia lor în ierarhie. Cele trei pozitii distincte sunt:



În functie de faza curent selectată în regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Faze, grupul de tabpage-uri disponibil în partea de jos a ferestrei Urmărirea Contractelor este actualizat cu informatiile corespunzătoare astfel :

• informatiile direct asociate fazei curente, în cazul unei faze frunză;

• informatiile asociate fazelor ce au ca fază superioară faza curentă, în cazul unei faze intermediare;

• toate informatiile asociate contractului, indiferent de fază, în cazul fazei sistem.

Primele cinci optiuni (Valoare, Atribute, Avansuri, Sintetic, Analitic) sunt disponibile indiferent de tipul de contract căruia apartine contractul curent.

108/122

7.1.1 Vizualizare valoare contract/fază contract


În regiunea în regim de defilare din tabpage-ul Valoare (Fig. 7.1)sunt prezentate informatii privind valorile fazelor de contract, sau dacă faza curentă în tabpage-ul Faze este faza sistem, valoarea întregului contract.

Valorile afisate sunt obtinute prin însumarea valorilor articolelor de contract (articole de stoc sau prestatii) astfel :

- articolele definite pe faza contract, în cazul unei faze frunză;

- articolele definite pe fazele de contract ce au ca fază superioară faza curentă, în cazul unei faze intermediare;

- toate articolele definite pe contract, în cazul fazei sistem.

7.1.2 Vizualizare atribute contract


Informatiile referitoare la atribute si valorile lor pot fi vizualizate selectând tabpage-ul Atribute (Fig. 7.2).

În tabpage-ul Atribute sunt afisate două regiuni în regim de defilare corelate. Cea situată în stânga afisează atributele (predefinite sau definite de utilizator) asociate prin modulul “Configurare Tipuri Contracte” tipului de contracte căruia apartine contractul curent, tinând cont de proprietatea Nivel de definire.

NOTĂ : În cazul unui atribut cu proprietatea Nivel de definire setată pe ‘Contract’, acesta este afisat numai pentru faza sistem ‘Contract’.

Regiunea în regim de defilare situată în dreapta, afisează valorile definite pentru atributul selectat si faza curentă.

Fig. 7.2

7.2 Vizualizarea tranzactiilor înregistrate pe contract


109/122

Informatiile referitoare la tranzactiile înregistrate pe contract pot fi vizualizate selectând tabpage-ul Sintetic (Fig. 7.3). Sunt disponibile informatii privind faza de contract pe care s-a înregistrat tranzactia, tipul tranzactiei, data, tipul si numărul de document asociat.

În partea dreaptă a tabpage-ului Analitic poate fi consultată o legendă privind tipurile de tranzactii si semnificatia lor.

Fig. 7.3

7.3 Vizualizarea situatiei la zi a articolelor contractului


Situatia la zi a articolelor contractului poate fi vizualizată selectând tabpage-ul Analitic (Fig. 7.4).

Fig. 7.4

Regiunea în regim de defilare afisează situatia curentă a articolului de contract : contractat, rezervat, de rezervat, livrat, de încasat(facturat), de plătit, încasat, plătit.

Dacă faza curent selectată în tabpage-ul Faze, este o fază frunză sunt afisate articolele definite la faza curentă.

Dacă faza curent selectată este o fază intermediară, sunt afisate toate articolele definite la fazele ce au ca fază superioară faza curentă.

Dacă faza curent selectată este faza sistem, sunt afisate toate articolele definite pe contract, indiferent de fază.

110/122

În ultimele două cazuri, informatiile sunt afisate pe articol de stoc/prestatie distincte (să ne reamintim că un articol de stoc/prestatie poate apărea o singură dată la o fază de contract, dar două faze de contract pot avea asociat acelasi articol de stoc/prestatie).

NOTĂ: În cazul unui contract cadru (proprietate setabilă în modulul “Configurare Tipuri Contracte” pentru fiecare tip de contracte), în tranzactiile înregistrate pe contract pot apărea articole de stoc/prestatii ce nu au fost definite pe contract. Evident, acestea vor apărea în regiunea în regim de defilare, respectând regulile descrise mai sus, si vor putea fi identificate usor având câmpul Contractat vid sau zero.

În partea de sus a tabpage-ului sunt două butoane de optiune exclusivă(Fig. 7.5), ce comandă actualizarea infomatiilor afisate:

- Cantitativ, informatii cantitative (Fig. 7.4); - Valoric, informatii valorice (Fig. 7.6).

Cîmpul Valuta (Fig. 7.5) rafinează controlul infomatiilor afisate, disponibile în valuta din definitia articolului de contract (‘Contract’), valuta de bază (‘LEI’) si valuta principală de conversie (‘USD’).

În cazul în care optiunea aleasă este valuta de bază (‘LEI’) sau valuta principală de conversie (‘USD’), în partea de jos a tabpage-ului Sintetic sunt disponibile totaluri pe cîmpurile De Incasat, De platit, Incasat, Platit.

Fig. 7.5

Fig. 7.6

7.4 Vizualizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele de livrare

Optiunea este disponibilă în functie de configurarea tipului de contract.

Respectarea termenelor de livrare stabilite prin contract precum si tranzactiile repartizate pot fi vizualizate selectând tabpage-ul T.Livrare (Fig. 7.7).

111/122

În tabpage-ul T.Livrare poate fi usor urmărită derularea contractului în raport cu termenele de livrare stabilite, mai precis planificat compartiv cu realizat. Regiunea în regim de defilare Termene de livrare afisează termenele de livrare corespunzătoare (în functie de tipul fazei curente) ordonate crescător după data asociată.

Fig. 7.7

În partea dreaptă a regiunii în regim de defilare Termene de livrare (Fig. 7.7), sunt afisate articolele de contract asociate termenului de livrare (planificate a fi livrate până la data limită asociată termenului de livrare).

În partea de jos a tabpage-ului T.Livrare sunt prezentate informatii privind tranzactiile de tip livrare (eventual retur) repartizate termenului de livrare curent.

7.4.1 Mecanismul de acoperire termene de livrare

În cazul în care sunt definite temene de livrare pe faza contract, “stingerea” acestora se face prin repartizarea tranzactiilor la acele termene de livrare ce au asociate articolul de stoc/prestatia respectivă, în ordine crescătoare a datei asociate, până la acoperirea în întregime a cantitătii repartizate.

În cazul unui articol de contract nerepartizat sau repartizat partial pe termene de livrare, livrările efectuate respectă regula de mai sus până la “stingerea” integrală a termenelor de livrare ce au asociat articolul, cantitatea livrată rămasă fiind repartizată pe următorul termenul de livrare la care nu este asociat.

În cazul unui articol de contract nerepartizat sau repartizat partial pe termene de livrare, în care nu există termen de livrare neasociat articolului, livrarea nu va fi asociată unui termen de livrare.

Exemplu : Fie o fază de contract ce are definite :

- articolele de stoc : A1, 50 Kg A2, 100 L (nerepartizat integral pe termene de livrare)

- termenelele de livrare : T1, data D1:

A1, 30 Kg

112/122

T2, data D2: A1, 20 Kg A2, 90 L

T3, data D3: cu D1 anterior D2 si D2 anterior D3.

Fie secventa de tranzactii de livrare :

- livrare L1 pentru A2 (de 50 L) : acesta este repartizată la termenul T2.

- livrare L2 pentru A1 (de 40 Kg) si A2 (100 L) : aceasta este repartizată astfel:

la termenul T1, pentru A1 (30 Kg); la temenul T2, pentru A1 (10 Kg) si A2 (90 L); la termenul T3, pentru A2 (10 L).

Situatia termenelor de livrare devine : - T1 : ”stins” în întregime; - T2 : restantă pe A1; - T3 : i-a fost repartizat partial A2.

7.5 Vizualizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele de facturare


Respectarea termenelor de facturare stabilite prin contract precum si tranzactiile repartizate pot fi vizualizate selectând tabpage-ul T.Facturare (Fig. 7.8).

În tabpage-ul T.Facturare poate fi usor urmărită derularea contractului în raport cu termenele de Facturare stabilite, mai precis planificat compartiv cu realizat.

Regiunea în regim de defilare Termene de Facturare afisează termenele de facturare corespunzătoare (în functie de tipul fazei curente) ordonate crescător după data asociată.

Fig. 7.8

În partea dreaptă a regiunii în regim de defilare Termene de facturare (Fig. 7.8), sunt afisate articolele de contract asociate termenului de facturare

113/122

(planificate a fi facturate până la data limită asociată termenului de facturare).

În partea de jos a tabpage-ului T.Facturare sunt prezentate informatii privind tranzactiile de tip facturare (eventual stornare) repartizate termenului de facturare curent.

7.5.1 Mecanismul de acoperire termene de facturare Mecanismul de “stingere” a termenelor depinde de setările făcute la configurarea tipului de contracte, descrise în Capitolul 5. 7.5.1.1 Urmărire cantitativă( în functie de repartizarea articolelor pe termene de facturare)

În cazul în care sunt definite temene de facturare pe faza contract, “stingerea” acestora se face prin repartizarea tranzactiilor la acele termene de facturare ce au asociate articolul de stoc/prestatia respectivă, în ordine crescătoare a datei asociate, până la acoperirea în întregime a cantitătii repartizate.

În cazul unui articol de contract nerepartizat sau repartizat partial pe termene de facturare, facturările efectuate respectă regula de mai sus până la “stingerea” integrală a termenelor de facturare ce au asociat articolul, cantitatea facturată rămasă fiind repartizată pe următorul termenul de facturare la care nu este asociat.

În cazul unui articol de contract nerepartizat sau repartizat partial pe termene de facturare, în care nu există termen de facturare neasociat articolului, facturarea nu va fi asociată unui termen de facturare.

Exemplu : Fie o fază de contract ce are definite :

- articolele de stoc : A1, 50 Kg A2, 100 L (nerepartizat integral pe termene de facturare)

- termenelele de facturare : T1, data D1:

A1, 30 Kg T2, data D2:

A1, 20 Kg A2, 90 L

T3, data D3:

cu D1 anterior D2 si D2 anterior D3.

Fie secventa de tranzactii de facturare :

- factura F1 pentru A2 (de 50 L) : acesta este repartizată la termenul T2.

- factura F2 pentru A1 (de 40 Kg) si A2 (100 L) : aceasta este repartizată astfel:

114/122


Situatia termenelor de facturare devine :

- T1 : ”stins” în întregime;

- T2 : restantă pe A1;

- T3 : i-a fost repartizat partial A2. 7.5.1.2 Urmărire valorică (în functie de valoarea definită pentru termenele de facturare) Să ne reamintim că la definirea unui termen de facturare trebuie în acest caz precizat câmpul Valoare; acesta (exprimat în valuta contractului (definită în câmpul Cod valuta contract - fereastra Contracte)) reprezintă procentul din valoarea fazei contractului (calculată prin însumarea valorilor articolelor de contract, fără TVA, si fără aplicarea discount-urilor, valori exprimate în valuta contractului). Sistemul propune automat valoarea fazei de contract, rămasă nerepartizată pe termene de facturare.

În cazul în care sunt definite temene de facturare pe faza contract, “stingerea” acestora se face prin repartizarea tranzactiilor la termene de facturare, în ordine crescătoare a datei asociate, până la acoperirea în întregime a valorii asociate termenului.

Exemplu : Fie un contract cu valuta asociată USD si o fază de contract ce are definite :

- articolele de stoc : A1: pret 3 USD/Kg, cantitate 200 Kg, valoare (fără TVA) 600 USD; A2: pret 1,5 USD/L, cantitate 300 L, valoare (fără TVA) 450 USD.

- termenelele de facturare : T1, data D1: valoare 450 USD T2, data D2: valoare 450 USD T3, data D3: valoare 150 USD


Fie secventa de tranzactii de facturare :

- factura F1 pentru A1 (de 100 L) : acesta este repartizată la termenul T1.

- factura F2 pentru A2 (de 200 L) si A1 (100 L) : aceasta este repartizată astfel:

la termenul T1, pentru A2 (100 L); la temenul T2, pentru A2 (100 L) si A1 (100 L).

Situatia termenelor de facturare devine :

- T1 : ”stins” în întregime; - T2 : ”stins” în întregime; - T3 : nerepartizat.

115/122

7.6 Vizualizarea situatiei comparative planificat/realizat pentru termenele de încasare/plată


Vom discuta în continuare cazul unui contract de categorie ‘Desfacere’.

Respectarea termenelor de încasare stabilite prin contract precum si tranzactiile repartizate pot fi vizualizate selectând tabpage-ul T.Incasare (Fig. 7.9).

În tabpage-ul T.Incasare poate fi usor urmărită derularea contractului în raport cu termenele de încasare stabilite, mai precis planificat compartiv cu realizat.

Regiunea în regim de defilare Termene de încasare afisează termenele de încasare corespunzătoare (în functie de tipul fazei curente) ordonate crescător după data asociată.

Fig. 7.9

În partea dreaptă a regiunii în regim de defilare Termene de incasare (Fig. 7.9), sunt afisate articolele de contract asociate termenului de încasare (planificate a fi încasate până la data limită asociată termenului de încasare). În partea de jos a tabpage-ului T.Incasare sunt prezentate informatii privind tranzactiile de tip încasare (eventual stornare încasare) repartizate termenului de încasare curent. 7.6.1 Mecanismul de acoperire termene de încasare/plată Mecanismul de “stingere” a termenelor depinde de setările făcute la configurarea tipului de contracte, descrise în Capitolul 5. 7.6.1.1 Urmărire cantitativă( în functie de repartizarea articolelor pe termene de încasare/plată)

În cazul în care sunt definite temene de încasare pe faza contract, “stingerea” acestora se face prin repartizarea tranzactiilor la acele termene de încasare/plată ce au asociate articolul de stoc/prestatia

116/122

respectivă, în ordine crescătoare a datei asociate, până la acoperirea în întregime a cantitătii repartizate.

În cazul unui articol de contract nerepartizat sau repartizat partial pe termene de încasare/plată, încasările/plătile efectuate respectă regula de mai sus până la “stingerea” integrală a termenelor de facturare ce au asociat articolul, cantitatea încasată/plătită rămasă fiind repartizată pe următorul termen de încasare/plată la care nu este asociat.

În cazul unui articol de contract nerepartizat sau repartizat partial pe termene de încasare/plată, în care nu există termen de încasare/plată neasociat articolului, încasarea/plata nu va fi asociată unui termen de încasare.

Exemplu : Fie o fază de contract (de categorie ‚Desfacere) ce are definite :

- articolele de stoc : A1, 50 Kg A2, 100 L (nerepartizat integral pe termene de încasare)

- termenelele de încasare : T1, data D1:

A1, 30 Kg T2, data D2:

A1, 20 Kg A2, 90 L

T3, data D3:


Fie secventa de tranzactii de încasare :

- extrasul E1 pentru A2 (de 50 L) : acesta este repartizat la termenul T2.

- extrasul E2 pentru A1 (de 40 Kg) si A2 (100 L) : acesta este repartizat astfel:


Situatia termenelor de încasare devine :

- T1 : ”stins” în întregime;

- T2 : restantă pe A1;

- T3 : i-a fost repartizat partial A2.

7.6.1.2 Urmărire valorică (în functie de valoarea definită pentru termenele de încasare) Să ne reamintim că la definirea unui termen de încasare/plată trebuie în acest caz precizat câmpul Valoare; acesta (exprimat în valuta contractului (definită în câmpul Cod valuta contract - fereastra Contracte)) reprezintă procentul din valoarea fazei contractului (calculată prin însumarea valorilor

117/122

articolelor de contract, fără TVA, si fără aplicarea discount-urilor, valori exprimate în valuta contractului). Sistemul propune automat valoarea fazei de contract, rămasă nerepartizată pe termene de încasare/plată.

În cazul în care sunt definite temene de încasare/plată pe faza contract, “stingerea” acestora se face prin repartizarea tranzactiilor la termene de încasare, în ordine crescătoare a datei asociate, până la acoperirea în întregime a valorii asociate termenului.

Exemplu : Fie un contract de categorie ‘Desfacere’, cu valuta asociată USD si o fază de contract ce are definite :

- articolele de stoc : A1: pret 3 USD/Kg, cantitate 200 Kg, valoare (fără TVA) 600 USD; A2: pret 1,5 USD/L, cantitate 300 L, valoare (fără TVA) 450 USD.

- termenelele de încasare : T1, data D1: valoare 450 USD T2, data D2: valoare 450 USD T3, data D3: valoare 150 USD


Fie secventa de tranzactii de încasare :

- extrasul E1 pentru A1 (de 100 L) : acesta este repartizat la termenul T1.

- extrasul E2 pentru A2 (de 200 L) si A1 (100 L) : acesta este repartizat astfel:

la termenul T1, pentru A2 (100 L); la temenul T2, pentru A2 (100 L) si A1 (100 L).

Situatia termenelor de încasare devine :

- T1 : ”stins” în întregime; - T2 : ”stins” în întregime; - T3 : nerepartizat.

7.7 Vizualizarea cheltuielilor/încasărilor înregistrate pe contract


Pentru un contract de categorie ‘Desfacere’ pot fi vizualizate cheltuieli directe( provenite din tranzactii financiar-contabile) si indirecte (adăugate direct pe contract) asociate contractului sau fazei de contract; acestea din urmă vor avea întotdeauna valoarea 0 în câmpurile De platit , Platit.

Pentru un contract de categorie ‘Achizitii’ pot fi vizualizate încasări pe contract (provenite din tranzactii financiar-contabile).

Vom detalia în continuare cazul unui contract de categorie “Desfacere”.

118/122

La selectarea tabpage-ului Cheltuieli este afisată situatia prezentată în Fig. 7.10

Fig. 7.10

Situatia este prezentată valoric, în aceleasi trei valute : valuta asociată contractului (‘Contract’), valuta de bază (‘LEI’) si valuta principală de conversie (‘USD’).

7.8 Vizualizarea avansurilor pe contract

Optiunea este disponibilă indiferent de configurarea tipului de contract.

Pentru un contract de categorie ‘Desfacere’ pot fi vizualizate avansuri primite.

Pentru un contract de categorie ‘Achizitii’ pot fi vizualizate avansuri plătite.

La selectarea tabpage-ului Avansuri este afisată situatia prezentată în Fig. 7.11.

Fig. 7.12

Sunt disponibile informatii privind data, numărul documentului si tipul documentului, valuta si soldul curent. De asemenea, sunt afisate valoarea totala în lei si USD, calculate conform cursului de referintă.

119/122

7.9 Vizualizarea comenzilor de productie atasate pe contract

La selectarea tabpage-ului Comenzi Prod. este afisata lista comenzilor de productie atasate fazelor de contract.

Fig. 7.12

8 Documente – Generare facturi Modulul permite generarea de facturi in financiar-contabilitate in urma unei selectii de contracte care indeplinesc anumite cerinte ale utilizatorului. La selectarea sub-optiunii Documente - Generare Facturi din optiunea Contracte din meniul principal, apare următoarea fereastră :

Fig. 11.1

120/122

Se face selectia dorita a pozitiilor de pe contracte pentru care se va genera factura prin completarea campurilor Tip contract, Client, Stare Contract, Valuta Contract, perioada termenelor contractuale in corespondenta cu tipul termenului (camp de tip lista de valori : termen de livrare, facturare, incasare / plata) si Cod articol / prestatie dupa cerinta utilizatorului. Dupa salvarea selectiei , in tabpage-ul Lista contracte sunt vizualizate pozitiile care corespund acestei selectii. Pozitiile pentru care se doreste generarea facturii urmeaza sa fie bifate, existind posibilitatea de a modifica si cantitatea ce va fi facturata, prin tastarea cantitatii dorite in cimpul Qty_fact . Se salveaza modificarile operate. Prin actionarea butonului Generare documente se deschide fereastra urmatoare (fig.11.2)

Fig.11.2 In care se specifica tipul de document generat, numarul documentului si categoria acestuia, precum si celelalte informatii necesare. Sistemul intervine cu un mesaj:

Prin selectia Cofinor / Financiar – Contabilitate /Documente emise / Factura in lei putem vizualiza documentul generat anterior :

121/122

122/122

Documents

MANAGEMENTUL CONTRACTELOR MANUAL DE REFERINTA ERP...1.2 Adăugarea unui tip de contracte Butonul de salvare , permite utilizatorului înregistrarea în baza de date a tipului de contracte,