( Tugas I )

Disusun Oleh:

Paulo M.P. Harianja

( NPM: 11.032.111.006 )

Fakultas Ekonomi

Jurusan Manajemen

Universitas Darma Agung

Medan

2012

PENGANTAR MANAJEMEN

I. Manajemen dan Perkembangannya

A. Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti

"seni melaksanakan dan mengatur". Dalam bahasa Inggris manajemen berasal dari kata

“to manage” yang artinya mengatur. Istilah manajemen (management) telah diartikan

oleh berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda, misalnya pengelolaan, pembinaan,

pengurusan, ketatalaksanaan, kepemimpinan, pemimpin, ketatapengurusan,

administrasi, dan sebagainya.

Berikut ini adalah definisi manajemen menurut beberapa ahli:

Definisi dari manajemen oleh George R. Terry, menurutnya manajemen adalah:

“Management is distinct process consisting of planning, organizing, actuating and

controlling performed to determine and accomplish stated objectives by the use of

human being and other resources”,

(manajemen adalah suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan

serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber

daya manusia dan sumber-sumber lainnya).

Harold Koontz dan Cyrill O’Donnel, mengartikan manajemen sebagai berikut:

“Management is getting things done through people. In bringing about this

coordinating of group activity, the manager, as a manager plans, organizes, staffs,

direct, and control the activities other people”,

(manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain

yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan

pengendalian).

John D. Millett membatasi definisi dari manajemen menjadi:

”Management is the process of directing and facilitating the work of people organized

in formal groups to achive a desired goal”,

2

(manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang

yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan).

Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard, mendefinisikan manajemen sebagai:

“Management as working with and through individuals and groups to accomplish

organizational goals”,

(manajemen sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan bersama individu atau

kelompok untuk mencapai tujuan organisasi).

Menurut Andrew F. Sikula, definisi manajemen adalah:

“Management in generals refers to planning, organizing, controlling, staffing, leading,

motivating, communicating, and decision making activities performed by any

organization in order to coordinate the varied resource of the enterprise so as to being

an efficient creation of some product or service”,

(manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan,

pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi

dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk

mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan

dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien).

Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan definisi manajemen adalah:

“Ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber

lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu”

Menurut Prof. Oey Liang Lee:

“Manajemen adalah ilmu dan seni mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia

dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

Menurut Richard L.Daft mendefinisikan sebagai berikut:

“Manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif

dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian

sumberdaya organisasi.”

Menurut James A.F. Stoner:

“Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan

pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang

3

ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan

sebelumnya”.

Menurut Dr. Sondang P. Siagian, pengertian manajemen dapat didefinisikan sebagai:

“Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka

pencapaian tujuan melalui orang lain”

Menurut Mary Parker Follet manajemen dapat didefinisikan sebagai:

“Manajemen adalah seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain”.

Dari sekian banyak definisi tersebut ada satu yang kiranya dapat dijadikan dasar

pegangan dalam memahami manajemen tersebut, yaitu: Manajemen adalah ilmu dan

seni yang mengatur proses pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumber-

sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.

Dari beberapa pandangan terhadap manajemen, dapat disimpulkan ada tiga alasan

mendasar, mengapa manajemen diperlukan di dalam sebuah organisasi, yaitu :

1. Untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi dan juga tujuan individu yang ada dalam organisasi tersebut.

2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.

Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran dan

kegiatan yang bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dengan

organisasi, seperti; pimpinan, pegawai, pelanggan, serikat kerja, masyarakat,

pemerintah (pemerintah daerah), dll.

3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk

menyelesaikan pekerjaan dengan benar, sedangkan efektifitas merupakan

kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

B. Perkembangan Manajemen

Manajemen pada dasarnya sudah ada sejak adanya pembagian kerja, tugas, tanggung

jawab, dan kerja sama formal dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan. Tegasnya,

manajemen sudah ada sejak adanya pemimpin dan ada bawahan yang diatur untuk

mencapai tujuan bersama, walaupun masalahnya masih sangat sederhana. Pada saat itu

4

manajemen belum merupakan suatu ilmu pengetahuan yang berdiri sendiri, tetapi

masih tergabung dalam ilmu sosiologi, hukum, filsafat, dan ilmu-ilmu lainnya.

Perhatian terhadap manajemen mulai berkembang pada tahun 1856, didorong oleh hal-

hal berikut:

1. Terjadinya pemisahan antara rumah tangga konsumen dan rumah tangga

produsen serta penawaran menciptakan permintaan dan produksi massal

semakin berkembang.

2. Timbulnya persaingan yang tajam di antara rumah tangga produsen, sehingga

mengharuskan setiap rumah tangga produsen untuk bekerja secara lebih efektif

dan efisien supaya produksinya dapat bersaing di pasaran.

3. Persediaan faktor-faktor produksi yang semakin berkurang, sehingga timbul

persaingan di antara rumah tangga produsen untuk mendapatkannya.

4. Adanya kemajuan teknologi yang cepat, mengakibatkan timbulnya revolusi

industri.

5. Timbulnya serikat-serikat buruh yang menuntut adanya perbaikan-perbaikan

jaminan sosial, jaminan keselamatan kerja, perpendekan jam kerja, dan

penolakan kerja paksa.

Akibat perkembangan perhatian terhadap manajemen ini, mendorong para ahli untuk

melakukan penelitian terhadap manajemen. Para peneliti manajemen ini berasal dari

berbagai negara dan meneliti jenis perusahaan yang berbeda seperti: Frederik Winslow

Taylor (AS), Henry Fayol (Perancis), Charles Babbage (Inggris), dan Alexei Stakhanov

(Rusia). Berdasarkan hasil penelitian (time and motion study) dari Frederik Winslow

Taylor, maka pada tahun 1915 manajemen diakui menjadi “suatu ilmu pengetahuan

(scientific management)” yang berdiri sendiri.

Dewasa ini manajemen telah dipandang sebagai sebuah ilmu karena telah dapat

memenuhi kaidah-kaidah keilmuan, yaitu dapat diuraikan secara sistematis,

mengandung prinsip, dalil, rumus, hukum dan teori yang diperoleh dari hasil

pengalaman, pengamatan, pemikiran dan penelitian secara objektif, universal serta

dapat dibuktikan kebenarannya berdasarkan kenyataan yang ada. Artinya ilmu, adalah

5

sesuatu yang dapat dipelajari dan diajarkan sedangkan hakekat ilmu, adalah sebagai

suatu kenyataan yang objektif, logis dan universal.

C. Manajemen sebagai Ilmu dan Seni

Manajemen (management) adalah merupakan perpaduan dari ilmu dan seni, di mana

dalam implementasinya/penerapannya di dalam kehidupan manusia, kita harus

mengetahui apa itu manajemen secara teori ilmu (konsep) dan bagaimana melakukan

dan melaksanakan manajemen itu secara seni. Uraian ini mengandung arti bahwa

manajemen sebagai sebuah ilmu adalah dengan menerapkan prinsip-prinsip, kaidah,

dan konsep manajemen dalam pengelolaan kehidupan manusia sehari-hari. Namun

dalam prakteknya, perlu diingat, bahwa manusia adalah makhluk sosial, dalam

pengertian bahwa manusia selalu berhubungan dengan manusia lainnya, yang satu

sama lainnya adalah unik: tidak ada yang sama: setiap individu memiliki karakter

maupun pribadi yang berbeda-beda. Dalam hal inilah, manajemen adalah sebagai

sebuah seni, karena dibutuhkan suatu kreatifitas pribadi yang kuat dan disertai

keterampilan dalam mengidentifikasi me-manage perbedaan-perbedaan karakter di

antara manusia.

Contoh terbaik penerapan manajemen adalah dalam kehidupan berkeluarga, terutama di

dalam hubungan antara orangtua dan anak-anaknya. Dalam kehidupan berkeluarga,

tidak bisa dipungkiri bahwa orang tua selalu mengharapkan bahwa anak-anaknya selalu

patuh, rajin, dan proaktif terhadap orangtuanya. Namun, hal ini tidak selalu sesuai

dengan kenyataan. Anak-anak tidak selalu sejalan/sesuai dengan harapan orangtuanya,

ada juga anak-anak yang nakal, malas, pembangkang, dan sifat-sifat negatif lainnya

yang tentu saja sangat tidak diharapkan okeh orang tua. Dalam membina anak-anaknya

ini, orang tua dapat menerapkan prinsip, kaidah serta konsep manajemen terhadap

anak-anaknya. Di sini manajemen berfungsi sebagai suatu ilmu. Namun karena adanya

perbedaan-perbedaan karakter di antara anak-anak tersebut, seperti yang telah

disebutkan di atas, orang tua dituntut untuk memiliki kreatifitas pribadi dan disertai

sebuah keterampilan dalam menghadapi perbedaan-perbedaan karakter tersebut. Orang

tua harus mampu “membaca” pribadi dari anak-anaknya dan dapat mengambil sebuah

cara dalam mengelola perbedaan karakter anak-anaknya, sehingga orangtua dapat

memberikan jenis motivasi yang sesuai dengan pencapaian anak-anaknya. Bila si anak

6

memang rajin, pintar, patuh, proaktif, tentu saja orangtua harus memberikan motivasi

positif berupa pujian, hadiah, dukungan moril terhadap anak tersebut. Namun jika si

anak malas, nakal, pasif, tentu saja mau tidak mau orang tua harus memberikan

motivasi negatif berupa teguran, hukuman (dalam hal ini tidak berbentuk hukuman

fisik) maupun peringatan yang diharapkan dapat mendorong anak tersebut ke arah yang

lebih baik. Dalam hal inilah dapat dikatakan penerapan manajemen adalah sebagai

sebuah seni.

D. Unsur, Tujuan dan Fungsi Manajemen

1. Unsur Unsur Manajemen

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Alat-

alat sarana ini merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan dan

merupakan unsur-unsur yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya di dalam

manajemen. Unsur-unsur tersebut dikenal dengan 6M, yaitu:

a. Man

Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam

manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat

tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada

manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja.

Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang bekerja sama

untuk mencapai tujuan.

b. Money

Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang

merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat

diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang

merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus

diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang

harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan

harus dibeli, serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

7

c. Material

Material terdiri dari bahan mentah (raw material) dan bahan jadi. Pengertian material

juga dapat merujuk pada bahan baku/bahan setengah jadi/bahan yang akan diproses

lebih lanjut untuk menciptakan atau menambah kegunaan (utility) suatu barang

atau jasa. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia

yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai

salah satu sarana.

d. Machine

Machine atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan dalam menghasilkan jumlah

output produksi yang lebih besar, keuntungan yang lebih besar serta menciptakan

efisiensi kerja. Pengertian machine pada uraian ini juga dapat merujuk pada sarana atau

peralatan (infrastruktur) dan teknologi yang digunakan.

e. Method

Method atau metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan

manajer. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja

suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran,

fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha.

f. Market

Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan)

produknya. Market atau pasar adalah orang-orang atau sekelompok orang dengan

keinginan dan kebutuhan untuk dipenuhi atau dipuaskan, uang untuk dibelanjakan

(daya beli) dan kemauan untuk berbelanja.

2. Tujuan Manajemen

Tujuan-tujuan manajemen, sebagai berikut:

1. Menurut tipenya, yaitu:

a. Manajemen untuk mencari laba (profit objectives).

b. Manajemen untuk memberikan pelayanan yang baik bagi konsumen

dengan mempertinggi nilai barang dan jasa yang ditawarkan kepada

konsumen (service objectives).

8

c. Manajemen untuk menciptakan atau meningkatkan nilai guna untuk

kesejahteraan masyarakat (social objectives).

d. Manajemen untuk tujuan kepuasan individu pekerja (personal

objectives).

2. Menurut jangka waktunya, yaitu:

a. Manajemen jangka pendek.

b. Manajemen jangka menengah.

c. Manajemen jangka panjang.

3. Menurut prioritasnya, yaitu:

a. Tujuan primer.

b. Tujuan sekunder.

c. Tujuan individual.

d. Tujuan sosial.

4. Menurut sifatnya, yaitu:

a. Management objectives, tujuan dari segi efektifitas yang harus

ditimbulkan oleh manajer.

b. Managerial objectives, tujuan yang harus dicapai daya upaya atas

kreatifitas-kreatifitas yang bersifat manajerial.

c. Administrative objectives, tujuan-tujuan yang pencapaiannya

memerlukan administrasi.

d. Economic objectives, tujuan-tujuan yang bermaksud memenuhi

kebutuhan-kebutuhan dan memerlukan efisiensi untuk pencapaiannya.

e. Social objectives, tujuan suatu tanggung jawab, terutama tanggung

jawab moral.

f. Technical objectives, tujuan berupa detail teknis, detail kerja, dan detail

karya.

g. Work objectives, tujuan-tujuan yang merupakan kondisi kerampungan

suatu pekerjaan.

9

5. Menurut tingkatnya, yaitu:

a. Overall enterprise objectives, adalah tujuan generalis yang harus dicapai

secara keseluruhan.

b. Divisional objectives, tujuan yang harus dicapai oleh setiap divisi.

c. Departemental objectives, tujuan yang harus dicapai oleh setiap

bagian/departemen.

d. Sectional objectives, yaitu tujuan yang harus dicapai oleh oleh setiap

seksi.

e. Group objectives, yaitu tujuan yang harus dicapai oleh oleh setiap

kelompok urusan.

f. Individual objectives, yaitu tujuan yang harus dicapai okeh masing-

masing individu.

6. Menurut bidangnya, yaitu:

a. Top level objectives, tujuan-tujuan umum, menyeluruh, dan menyangkut

berbagai bidang sekaligus.

b. Finance objectives, tujuan-tujuan tentang modal.

c. Production objectives, tujuan-tujuan tentang produksi.

d. Marketing objectives, tujuan-tujuan mengenai bidang pemasaran barang

dan jasa.

e. Office objectives. Tujuan-tujuan mengenai bidang ketatausahaan dan

administrasi.

7. Menurut motifnya, yaitu:

a. Public objectives, tujuan-tujuan yang harus dicapai berdasarkan

ketentuan-ketentuan undang-undang negara.

b. Organizational objectives, tuuan-tujuan yang harus dicaoai berdasarkan

ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Tumah Tangga, dan statuta

organisasi.

c. Personal objectives, tujuan pribadi/individual.

10

3. Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen dapat diartikan sebagai tugas karakteristik yang harus dilakukan

oleh manajer dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan, atau dapat dikatakan

pula, fungsi manajemen adalah fungsi yang harus dilakukan dalam bidang manajemen.

Ada beberapa macam pendapat dari pada ahli manajemen tentang fungsi manajemen,

antara lain sebagai berikut:

Menurut Henry Fayol, fungsi-fungsi manajemen ada lima yaitu: planning

(perencanaan), organizing (pengorganisasian), commanding (pemberian perintah),

coordinating (pengkoodinasian), dan controlling (pengawasan).

Sedangkan menurut Harold Koontz dan Cyrill O’Donnel, fungsi manajemen yaitu:

planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing (pengisian jabatan),

directing (pengarahan), dan controlling (pengawasan).

Adapun menurut George R. Terry, fungsi manajemen yaitu: planning (perencanaan),

organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan), dan controlling (pengawasan).

Sedangkan menurut Dr.Sondang P. Siagian, fungsi manajemen yaitu: planning

(perencanaan), organizing (pengorganisasian), motivating (pemberian motivasi),

controlling (pengawasan), dan evaluating (pengevaluasian).

Menurut John F. Mee, fungsi manajemen yaitu: planning (perencanaan), organizing

(pengorganisasian), motivating (pemberian motivasi), dan controlling (pengawasan),

Sedangkan menurut Prof. Oey Liang Lee, fungsi manajemen yaitu: planning

(perencanaan), organizing (pengorganisasian), directing (pengarahan), coordinating

(pengkoodinasian), dan controlling (pengawasan).

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan para ahli manajemen, dapat

disimpulkan secara umum bahwa ada lima fungsi manajemen, sebagai berikut:

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan (planning) merupakan proses pemikiran awal tentang penentuan tujuan

dan pedoman pelaksanaan yang akan dilakukan agar mencapai tujuan organisasi atau

perusahaan. Rencana-rencana ini dibutuhkan untuk memberikan dasar kepada

organisasi atau perusahaan tentang tujuan-tujuan dan menetapkan prosedur yang

terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.

11

Kegiatan-kegiatan di dalam fungsi perencanaan (planning), yaitu:

a. Menetapkan tujuan dan target organisasi

b. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target organisasi tersebut

c. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan

target organisasi.

d. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target

organisasi

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian (organizing) adalah proses yang dilakukan dalam menentukan,

mengelompokkan, dan pengaturan berbagai aktivitas yang diperlukan dalam mencapai

tujuan serta menciptakan hubungan kerja antar personal dan unit dalam organisasi atau

perusahaan, sehingga antar personal (unit) dalam organisasi atau perusahaan dapat

bekerja secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

Kegiatan-kegiatan di dalam fungsi pengorganisasian (organizing), yaitu:

a. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan

menetapkan prosedur yang diperlukan.

b. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan

dan tanggungjawab di dalam organisasi

3. Pengisian Jabatan (Staffing)

Pengisian jabatan (staffing) adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan

penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan serta orientasi pada

karyawan di lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.

Kegiatan-kegiatan di dalam fungsi pengisian jabatan (staffing), yaitu:

a. Kegiatan pengadaan (procurement), merupakan proses untuk mendapatkan

karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan

organisasi atau perusahaan.

12

b. Kegiatan perekrutan (recruiting), merupakan kegiatan mencari dan

mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih

kosong di organisasi atau di perusahaan

c. Kegiatan penyeleksian (selection), merupakan kegiatan pemilihan dan

penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan

organisasi/perusahaan berdasarkan job specification dari organisasi/perusahaan

yang bersangkutan.

d. Kegiatan penempatan (placement) dan pelatihan (training), merupakan kegiatan

untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan

tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya

serta kegiatan pemberian pelatihan-pelatihan yang sesuai dengan posisi di mana

karyawan tersebut ditempatkan.

e. Kegiatan pemberhentian (separation), merupakan kegiatan dalam memutuskan

hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu organisasi/perusahaan (PHK).

4. Pergerakan (Actuating/Directing)

Pergerakan (actuating/directing) merupakan fungsi manajemen yang berhubungan

dengan usaha memberikan pengarahan, bimbingan dan perintah kepada bawahan

(karyawan) agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan penuh kesadaran untuk

secara bersama-sama mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif serta efisien,

dan dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

Kegiatan-kegiatan di dalam fungsi pergerakan (actuating/directing), yaitu:

a. Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian

motivasi kepada karyawan agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam

pencapaian tujuan

b. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

c. Memberikan penjelasan mengenai kebijakan-kebijakan yang ditetapkan

5. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian (controlling) adalah proses kegiatan menentukan dan menerapkan

metode, cara maupun peralatan guna mengetahui bahwa rencana yang telah

13

dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan sekalipun terjadi berbagai

perubahan di dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Dengan

pengendalian, kita dapat mengukur dan mengadakan perbaikan terhadap pelaksanaan

kerja dalam pencapaian tujuan.

Kegiatan-kegiatan di dalam fungsi pengendalian (controlling), yaitu:

a. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target organisasi

sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

b. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin

ditemukan.

c. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan

pencapaian tujuan dan target organisasi

E. Tingkatan Manajemen

Beberapa tingkatan manajemen, sebagai berikut:

1. Manajemen Tingkat Puncak (Top Management), adalah tingkatan manajemen

yang bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen perusahaan, bertugas

merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan

jalannya perusahaan. Manajemen tingkat puncak terdiri dari direktur utama,

presiden direktur, atau wakil direktur. Keahlian yang diperlukan adalah keahlian

dalam hal konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan, dan manajemen

waktu.

2. Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management), mencakup semua

tingkatan manajemen yang berada di antara manajemen lini pertama dan

manajemen tingkat puncak. Manajemen tingkat menengah membawahi dan

bertugas mengarahkan kegiatan manajemen lini serta sebagai penghubung

antara manajemen lini pertama dan manajemen tingkat puncak. Manajemen

tingkat menengah terdiri dari para pemimpin proyek, manajer pabrik, kepala

divisi atau departemen, atau kepala cabang. Keahlian yang diperlukan di dalam

manajemen tingkat menengah diantaranya adalah keahlian konseptual,

komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu, dan juga teknikal.

14

3. Manajemen lini (first line management), dikenal pula dengan istilah manajemen

operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas

memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses

produksi. Terdiri dari para penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area,

manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman). Keahlian yang

terutama perlu dimiliki pada manajemen lini adalah keahlian komunikasi,

pengambilan keputusan, manajemen waktu, dan juga teknikal.

F. Bidang Bidang Manajemen

Beberapa bidang-bidang terapan dalam ilmu manajemen, sebagai berikut:

1. Manajemen Pemasaran

Manajemen pemasaran adalah proses perencanaan dan pelaksanaan pemikiran,

penetapan harga, promosi serta penyaluran gagasan, barang dan jasa untuk menciptakan

pertukaran yang memuaskan tujuan-tujuan individu dan organisasi (William J.

Stanton).

2. Manajemen Keuangan

Manajemen keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan,

pengelolaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh

organisasi atau perusahaan, dan juga termasuk di dalam manajemen keuangan adalah

penyaluran atau penggunaan dana yang dimiliki organisasi atau perusahaan pada

bidang-bidang usaha yang menguntungkan.

3. Manajemen Produksi

Manajemen produksi adalah merupakan kegiatan untuk mengatur dan

mengkoordinasikan penggunaan sumber-sumber daya berupa sumber daya manusia,

sumber daya alat, dan sumber daya dana serta bahan secara efektif dan efisien, untuk

menciptakan dan menambah kegunaan (utility) suatu barang atau jasa.

4. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara

bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya manusia (tenaga kerja) yang

dimiliki secara efektif dan efisien, serta dapat digunakan secara maksimal sehingga

tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat dapat tercapai. MSDM

15

didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin – dan

bukan semata menjadi sumber daya bisnis.

5. Manajemen Informasi Sistem

Sistem informasi manajemen (management information system, MIS) adalah bagian

dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,

teknologi, dan prosedur, untuk memecahkan masalah-masalah bisnis seperti biaya

produk, layanan, atau penciptaan suatu strategi bisnis.

6. Manajemen Resiko

Manajemen resiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola

ketidakpastian yang berkaitan dengan dunia uasaha; suatu rangkaian aktivitas manusia

termasuk: penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya

dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan serta pengelolaan sumberdaya.

7. Manajemen Akuntansi

Akuntansi Manajemen atau Akuntansi Manajerial adalah sistem akuntansi yang

berkaitan dengan ketentuan dan penggunaan informasi akuntansi untuk manajer atau

manajemen dalam suatu organisasi dan untuk memberikan dasar kepada manajemen

untuk membuat keputusan bisnis yang akan memungkinkan manajemen akan lebih siap

dalam pengelolaan dan melakukan fungsi pengendalian.

8. Manajemen Perbankan

Manajemen perbankan adalah ilmu dan seni dalam mengatur kegiatan pengumpulan

dana, penyaluran kredit dan pelaksanaan lalu lintas pembayaran agar efektif dalam

mencapai tujuan

G. Sistem Manajemen

Sistem-sistem dalam manajemen, sebagai berikut:

1. Manajemen Bapak

Dikatakan “manajemen bapak“, karena dalam setiap usaha/kegiatan dari organisasi

selalu mengikuti perintah “bapak” (pimpinan/pemilik perusahaan), apa yang dikatakan

pimpinan itulah yang benar. Untuk manajemen semacam ini terdapat aspek baik

buruknya. Kebaikannya adalah kalau pemimpin tetap pada proporsi yang sebenarnya

dan berlaku objektif, pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cepat sesuai tujuan

16

organisasinya. Keburukannya adalah kalau pimpinan berlaku tidak baik, maka

bawahannyapun akan berlaku seperti pimpinan, maka lambat laun

perusahaan/organisasinya akan hancur. Keburukan lainnya adalah kalau pimpinan

sudah tidak mampu memimpin dan diganti dengan pimpinan yang baru (tidak

mengikuti cara lama), maka akan mengalami hambatan dalam memimpin bawahannya

karena semua hal sudah berdasarkan cara dari pimpinan yang lama dan akan menjadi

kendala dalam penerapan dan pelaksanaan “cara-cara” manajerial menurut pimpinan

yang baru.

2. Manajemen Tertutup

Di dalam sistem manajemen tertutup ini, staf maupun bawahan tidak dapat intervensi

terhadap apa yang terjadi pada manajemen tingkat puncak, karenanya, staf maupun

bawahan tidak mengetahui informasi mengenai apa yang terjadi pada manajemen

tingkat puncak. Dengan kata lain, pengambilan keputusan adalah hak mutlak dari

manajemen tingkat puncak, staf maupun bawahan hanya menjadi pelaksana dari

keputusan-keputusan yang ditetapkan oleh manajemen tingkat puncak.

3. Manajemen Terbuka

Manajemen terbuka (open management) sering menimbulkan salah pengertian, yang

dimaksud dengan “terbuka“ di sini adalah di mana pimpinan sebelum mengambil suatu

keputusan terlebih dahulu memberi kesempatan kepada staf dan bawahannya untuk

memberikan saran-saran, ide-ide atau pendapat-pendapat, namun keputusan tetap

ditentukan oleh pimpinan. Dengan demikian bawahan dapat mengetahui seluruh

informasi yang terdapat pada manajemen puncak, Dengan sifat keterbukaan ini yaitu

dengan diberikan kesempatan untuk mengemukakan gagasan-gagasan, pendapat-

pendapat atau saran-saran dapat menimbulkan semangat kerja, apalagi kalau gagasan-

gagasan, pendapat pendapat atau saran-saran dapat diterima dan digunakan, maka yang

mempunyai ide tersebut akan merasa senang. Selain itu akan timbul suatu kompetisi

(rivalry) yang sehat dalam mengembangkan inisiatif dan daya kreasi.

4. Manajemen Demokrasi

Yang dimaksud dengan demokratis di sini adalah mengarah ke demokrasi Pancasila

(berdasarkan asas musyawarah untuk mufakat), Jadi para staf dan bawahan bukan

sekedar menyumbangkan pemikiran, prakarsa serta pertimbangan semata, tetapi ikut

17

serta menentukan keputusan atas dasar musyawarah untuk mufakat. Jadi berdasarkan

sistem ini, para bawahan ikut berpartisipasi aktif dalam tingkat perumusan dan

penciptaan sasaran serta arah pengelolaan perusahaan. Pengambilan keputusan tidak

lagi menjadi hak mutlak manajemen puncak (top management), melainkan milik

seluruh komponen individu karyawan di dalam perusahaan tersebut. Sehingga dengan

sistem ini, karyawan sudah pasti mengetahui secara sempurna informasi mengenai

kegiatan-kegiatan perusahaan dari setiap lini tingkatan manajerial pada perusahaan

tersebut.

II. Manajer dan Pengambilan Keputusan

A. Manajer

1. Pengertian Manajer

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengkoordinasikan

kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Jadi dapat dikatakan

bahwa manajer adalah sumber aktifitas dari fungsi manajemen agar tujuan organisasi

tercapai.

2. Tugas manajer

Tugas-tugas pokok seorang manajer, yaitu:

a. Manajerial Cycle, siklus “pengambilan keputusan, planning, organizing,

staffing, actuating, contolling, lalu penilaian dan pelaporan”. Dengan demikian

tugas manajer adalah siklus yang berulang-ulang dari pengambilan keputusan

sampai menerima laporan.

b. Menjalankan fungsi fundamental, seorang manajer bertugas untuk menjalankan

fungsi fundamental, yaitu fungsi dasar perencanaan dalam membentuk atau

memilih dasar maupun arah dari proses-proses atau konsep yang akan

diterapkan di dalam masing-masing fungsi manajemen (planning, organizing,

staffing, actuating dan controlling).

c. Melakukan tugas eksternal, manajer harus mewakili dan membina hubungan

(relasi) yang harmonis dengan pihak-pihak luar.

18

d. Memotivasi, manajer harus dapat mendorong para bawahan untuk bekerja giat

dan membina bawahan dengan baik, sehingga tercipta suasana kerja yang baik

dan harmonis.

e. Manajer harus berusaha memenuhi kebutuhan-kebutuhan para bawahannya,

supaya loyalitas dan partisipasinya meningkat.

f. Manajer harus dapat menciptakan kondisi yang akan membantu bawahannya

mendapatkan kepuasan dalam pekerjaannya.

g. Manajer harus berusaha agar para bawahan bersedia memikul tanggung jawab

dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik.

h. Manajer harus membina bawahannya, agar dapat bekerja secara efektif dan

efisien.

i. Manajer harus bertanggung jawab atas keselamatan kerja para bawahannya

selama melakukan pekerjaan.

j. Manajer harus mengadakan pembagian kerja dan mengkoordinasi tugas-tugas

supaya terintegrasi kepada tujuan yang diinginkan.

k. Manajer harus bersedia menjadi penanggung jawab terakhir mengenai hasil

yang dicapai dari proses manajemen tersebut.

Agar konsep tentang manajer menjadi lebih jelas, berikut ini diuraikan secara terperinci

apa peran-peran penting yang dilakukan oleh seorang manajer :

1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain. Istilah “orang” tidak hanya

mencakup para bawahan dan atasan, tetapi juga manajer-manajer lainnya dalam

organisasi. Disamping itu, “orang” juga termasuk individu-individu dari luar

organisasi, langganan, penyedia (supplier), konsumen, pengurus serikat

karyawan, pejabat dan karyawan kantor-kantor pemerintah dan sebagainya.

2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling

bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas. Setiap manajer akan selalu

menghadapi sejumlah tujuan, masalah dan kebutuhan individu/organisasional

yang saling bertentangan. Supaya sejumlah tujuan, masalah dan kebutuhan

individu/organisasional yang saling bertentangan tersebut tidak menimbulkan

konflik internal, seorang manajer harus dapat menjaga keseimbangan di antara

19

berbagai tujuan dan kebutuhan individu/organisasional yang saling

bertentangan, dan menetapkan prioritas-prioritas dalam pelaksanaan

aktivitas/pekerjaan di dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan. Para manajer

ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan tertentu secara sukses. Mereka

biasanya dievaluasi atas dasar seberapa baik mereka mengatur dan

mengkoordinasi tugas-tugas yang harus diselesaikan. Lebih lanjut, manajer juga

bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan para bawahannya. Sukses atau

kegagalan bawahan adalah cerminan langsung sukses atau kegagalan dari

seorang manajer.

4. Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual. Untuk menjadi pemikir

yang analitis, manajer harus mampu mengidentifikasi, merinci dan memisah-

misahkan suatu masalah menjadi komponen-komponen masalah, menganalisa

komponen-komponen tersebut, dan kemudian mencari penyelesaian yang layak

(feasible) dengan akurat. Dan yang lebih penting bagi manajer adalah menjadi

pemikir konseptual, yang mampu memandang keseluruhan tugas dan

mengkaitkan suatu tugas dengan tugas-tugas lain.

5. Manajer adalah seorang mediator. Organisasi terdiri dari orang-orang, dan

kadang-kadang mereka saling tidak bersetuju atau saling bertentangan. Bila hal

itu terjadi dalam suatu unit kerja atau organisasi, maka bisa menurunkan

semangat kerja dan produktivitas, atau bisa merusak suasana kerja,

menimbulkan konflik internal atau bahkan para karyawan yang handal bisa

meninggalkan organisasi. Kejadian-kejadian seperti ini menuntut peranan

manajer sebagai mediator (penengah).

6. Manajer adalah seorang politisi. Seperti apa yang dilakukan politisi dalam

mengkampanyekan program-programnya, manajer harus mengembangkan

hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan-kegiatan,

usulan-usulan atau keputusannya. Setiap manajer yang efektif “memainkan

politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama timbal balik dengan para

manajer lain dalam organisasi.

7. Manajer adalah seorang diplomat. Manajer mungkin harus berperan sebagai

wakil (representative) resmi kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan

20

organisasional. Manajer juga mungkin mewakili organisasi dalam berurusan

dengan kontraktor, langganan, pejabat pemerintah atau personalia organisasi

lain.

8. Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit. Organisasi selalu menghadapi

banyak masalah (misalnya, kesulitan finansial, masalah personalia, dan

sebagainya). Manajer adalah seorang yang diharapkan dapat menemukan

pemecahan berbagai masalah sulit dan mengambil keputusan yang akurat, dan

bahkan seorang manajer diharapkan dapat memprediksi (forecasting) situasi di

masa yang akan datang.

3. Keahlian Manajer

Dalam menjalankan tugasnya, seorang manajer membutuhkan beberapa keahlian-

keahlian dasar, yaitu:

a. Keahlian konseptual (conceptual skills)

Yaitu keahlian dalam berpikir secara abstrak, sistematis, termasuk di dalamnya

mendiagnosa dan menganalisa berbagai masalah dalam situasi yang berbeda-beda,

bahkan keahlian untuk memprediksi di masa yang akan datang (forecasting).

b. Keahlian berkomunikasi dan berinteraksi dengan orang lain (humanity skills)

Yaitu keahlian dalam memahami dan melakukan interaksi dengan berbagai jenis orang

di masyarakat. Di antara contoh keahlian ini adalah keahlian dalam bernegosisasi,

memotivasi dan lain sebagainya.

c. Keahlian teknis (technical skills)

Yaitu keahlian yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan spesifik dengan

menggunakan alat-alat tertentu, seperti mengoperasikan komputer, mesin-mesin.

Didalam keahlian ini juga termasuk keahlian dalam menerapkan metode-metode atau

prosedur ilmu dalam pekerjaan, seperti metode akuntansi, statistik, dan lain sebagainya.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keahlian

dasar yang perlu dimiliki seorang manajer, yaitu:

21

a. Keahlian dalam pengambilan keputusan (decision making skills)

Yaitu keahlian untuk mengidentifikasi masalah, sekaligus menawarkan berbagai

alternatif solusi atas permasalahan yang dihadapi.

b. Keahlian dalam mengelola waktu (time management skills)

Yaitu keahlian dalam memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien.

4. Tingkatan Manajer

Tingkatan-tingkatan manajer dalam sebuah organisasi/perusahaan, sebagai berikut:

a. Manajer tingkat atas (top manager)

Manajer tingkat atas (top manager), dikenal pula dengan istilah executive officer,

bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan

mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajer adalah CEO (Chief Executive

Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer). Top

manager, tugas-tugasnya lebih banyak pada fungsi planning dan organizing daripada

kepada fungsi actuating/directing dan controlling. Untuk manajer tingkat ini, keahlian

yang diperlukan adalah keahlian konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan dan

manajemen waktu.

b. Manajer tingkat menengah (middle manager)

Manajer tingkat menengah (middle manager) mencakup semua manajer yang berada di

antara manajer lini pertama dan manajer puncak dan bertugas sebagai penghubung

antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian,

pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi. Middle manager, tugas-

tugasnya terhadap planning dan organizing seimbang dengan actuating/directing dan

controlling. Untuk manajer tingkat ini, keahlian yang diperlukan adalah keahlian

konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan dan manajemen waktu dan juga

kemampuan teknikal.

c. Manajer tingkat bawah

Manajer tingkat bawah dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan

manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi

karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut

penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer

departemen, atau mandor (foreman). Manajer tingkat bawah, tugas-tugasnya lebih

22

banyak kepada fungsi actuating/directing dan controlling daripada ke fungsi planning

dan organizing. Untuk manajer tingkat ini, keahlian yang diperlukan adalah keahlian

komunikasi, manajemen waktu dan juga kemampuan teknikal.

B. Pengambilan Keputusan

1. Definisi Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan (decision making) adalah melakukan penilaian dan

menjatuhkan pilihan. Pengambilan keputusan mengandung arti pemilihan altematif

terbaik dari sejumlah alternatif yang tersedia.

Teori-teori pengambilan keputusan bersangkut paut dengan masalah bagaimana

pilihan-pilihan semacam itu dibuat. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap

yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja

meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih dan sampai

pada pengambilan keputusan yang terbaik.

Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli,

diantaranya adalah:

Menurut George R. Terry:

“Decision making can be defined as the selection based on some criteria of one

behavior alternative from two or more possible alternative”,

(pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai pemilihan alternatif kelakuan

tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin).

Menurut Harold Koontz dan Cyrill O’ Donell:

“Decision making the selection from among alternatives of a course of action - is at the

core of planning. A plan cannot be said to exist unless a decision - commitment of

resources, direction or reputation has been made”,

(pengambilan keputusan adalah pemilihan di antara alternatif-alternatif mengenai suatu

cara bertindak - adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada,

jika tidak ada keputusan - suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi

yang telah dibuat).

23

Menurut Theo Haiman:

“At the heart of all planning is decision making, the selection of a course of action. The

come to a decision means to out if deliberation and to come to a conclusion. In

connection we will look at decision as a source of action chosen by the manager as the

effective means at his disposal for achieving goals and solving problems”,

(inti dari semua perencanaan adalah pengambilan keputusan, suatu pemilihan cara

bertindak. Dalam hubungan ini kita melihat suatu keputusan sebagai suatu cara

bertindak yang dipilih oleh manajer sebagai suatu yang paling efektif, berarti

penempatan untuk mencapai sasaran dan pemecahan masalah).

Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan:

“Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari

sejumlah alternatif untuk melakukan aktifitas-aktifitas pada masa yang akan datang”.

Menurut Chester I. Barnard:

“Decision are characteristic of organization behavior as contracted with individuaks

behavior, and the description of the process of decision are relatively more important

to understanding of organization behavior than the core of individual”,

(keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dan dalam

gambaran proses keputusan ini secara relatif dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah

laku organisasi lebih penting daripada kepentingan perseorangan).

Menurut Claude S. George, Jr:

“Proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu

kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan

diantara sejumlah alternatif”.

Menurut Dr. Sondang P. Siagian:

“Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap hakikat suatu

masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data. Penentuan yang matang dari alternatif

yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan

tindakan yang paling tepat”.

Menurut Dee Ann Gullies:

“Pengambilan keputusan sebagai suatu proses kognitif yang tidak tergesa-gesa, terdiri

dari rangkaian tahapan yang dapat dianalisa, diperhalus, dan dipadukan untuk

24

menghasilkan ketepatan serta ketelitian yang lebih besar dalam menyelesaikan masalah

dan memulai tindakan”.

Menurut James A.F. Stoner:

“Pengambilan keputusan adalah teknik pendekatan yang digunakan dalam proses

pengambilan keputusan atau proses memilih tindakan sebagai cara pemecahan

masalah”.

2. Tujuan Pengambilan Keputusan

Tujuan pengambilan keputusan dapat dibedakan sebagai berikut:

a. Tujuan yang bersifat tunggal

Tujuan pengambilan keputusaan yang bersifat tunggal terjadi apabila keputusan yang

dihasilkan hanya menyangkut satu masalah.

b. Tujuan yang bersifat ganda

Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang

dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah.

3. Syarat Keputusan yang Baik

Penelitian para ahli dan praktisi menunjukkan bahwa keputusan yang baik adalah

keputusan yang memenuhi berbagai persyaratan. Syarat-syarat itu antara lain adalah

sebagai berikut:

a. Keputusan yang dibuat, baik yang bersifat strategis, taktis maupun operasional,

harus berkaitan dengan berbagai sasaran yang ingin dicapai.

b. Keputusan yang diambil harus memenuhi persyaratan rasionalitas dan logika

yang berarti menuntut pendekatan ilmiah berdasarkan teori para ahli.

c. Keputusan yang diambil dengan menggunakan pendekatan ilmiah digabung

dengan daya pikir yang kreatif, inovatif, intuitif dan bahkan emosional.

d. Keputusan yang diambil harus bisa dilaksanakan.

e. Keputusan yang diambil harus dapat diterima dan dipahami baik oleh kelompok

pemimpin yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan berbagai kegiatan

dalam melaksanakan keputusan itu maupun oleh para pelaksana kegiatan

operasional.

25

f. Keputusan yang diambil harus dapat dipertanggungjawabkan.

III. Wewenang dan Tanggung Jawab

A. Wewenang

1. Pengertian Wewenang

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain

untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, dimana di dalamnya terkandung

kekuatan untuk dipatuhi dan ditaati, agar tercapai tujuan tertentu

Definisi wewenang menurut para ahli:

Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan:

“Authority adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki seseorang untuk

memerintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu; authority merupakan dasar

hukum yang sah dan legal untuk dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan”.

Menurut Louis A. Allen dalam bukunya, Management and Organization:

“Authority is the sum of the power and rights entrusted to make possible the

performance of the work delegated”,

(wewenang adalah jumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan

pada suatu jabatan).

Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya, The Principles of

Management:

“Authority is legal or right full power, right to command or to act”,

(wewenang adalah kekuasaan yang sah, suatu hak untuk memerintah atau bertindak).

Menurut George R. Terry :

“Authority is the official and legal right to command by others and enforce

compliance”,

(wewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain

supaya bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki wewenang itu).

Menurut Ralph C. Davis dalam bukunya, Fundamentals of Management:

“Authority is the corresponding right that enables the individual to discharge the

particular obligation”,

26

(wewenang adalah hak yang cukup, yang memungkinkan seseorang dapat

menyelesaikan suatu tugas kewajiban tertentu).

Jadi, wewenang adalah dasar untuk bertindak, berbuat dan melakukan

kegiatan/aktivitas perusahaan. Tanpa wewenang orang-orang dalam perusahaan tidak

dapat berbuat apa-apa. Dalam wewenang selalu terdapat kekuasaan dan hak, tetapi

dalam kekuasaan belum tentu terdapat wewenang dan hak.

2. Pendelegasian Wewenang

a. Pengertian Pendelegasian Wewenang

Beberapa pengertian pendelegasian wewenang oleh para ahli:

Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan:

“Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh

delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama delegator”.

Menurut Louis A. Allen:

“Delegation in the dynamic of management; it is the process a manager follow in

dividing the work assigned to him so that the performs that part which only he, and so

that he can get others to help him with remains”,

(pendelegasian wewenang adalah dinamika manajemen. Pendelegasian wewenang

adalah proses yang diikuti oleh seorang manajer dalam pembagian kerja yang

dipikulkan kepadanya, sehingga ia melakukan bagian kerja itu hanya karena

penempatan organisasi yang unik; dapat mengerjakan dengan efektif, sehingga ia dapat

memperoleh orang-orang lain untuk membantu pekerjaan yang tidak dapat ia kerjakan).

Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel:

“All delegation of authority are subject to recovery by the granter. It is a characteristic

of authority that the original possessor does not permanently dispose himself of this

power by delegating it”,

(semua pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh pemberi

wewenang. Hal itu adalah suatu sifat wewenang, si pemilik wewenang (manajer) tidak

selamanya menyelesaikannya sendiri kekuasaan ini dengan menyerahkan wewenang

itu).

27

Menurut Ralph C. Davis:

“Delegation of authority is merely the phase of the process in which authority of

assigned function is released to position to be exercise by their incumbent”,

(pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerahan

wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan

pertanggungjawaban).

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pendelegasian wewenang adalah

memberikan wewenang kepada seseorang untuk melaksanakan tugas-tugas atas nama

delegator. Di mana dalam wewenang tersebut terkandung hak untuk memerintah dan

kekuatan (kekuasaan) untuk dipatuhi dan ditaati.

b. Asas Pendelegasian Wewenang

Asas-asas dalam pendelegasian wewenang:

1. Asas kepercayaan

Pimpinan hanya akan mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada bawahan, jika

bawahan tersebut dapat dipercaya.

2. Asas delegasi atas hasil yang diharapkan

Pemimpin dalam mendelegasikan wewenang harus berdasarkan atas hasil (pekerjaan)

yang akan dilakukan oleh si penerima wewenang. Tidak boleh kurang ataupun lebih.

3. Asas kejelasan tugas

Yaitu dalam pendelegasian wewenang, seorang pimpinan harus menetapkan dengan

jelas batasan-batasan tugas/pekerjaan yang diberikan kepada bawahan untuk

menghindari terjadinya tumpang tindih (overlapping) dalam pelaksanaan

tugas/pekerjaan.

4. Asas rantai berkala

Yaitu pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban harus berdasarkan struktur

(hierarki) kepemimpinan yang terdapat pada organisasi atau perusahaan.

28

5. Asas tingkat wewenang

Yaitu tiap manajer berhak memberikan wewenang kepada bawahan dan memperluas

cakupan/ruang lingkup wewenang yang diterima dari pimpinannya sesuai dengan

kebutuhan bidang tugas maupun pekerjaan yang diembannya (sesuai dengan divisi atau

departemen yang dipimpinnya).

6. Asas kesatuan komando

Yaitu setiap bawahan seharusnya hanya menerima wewenang (perintah) hanya dari satu

orang pimpinan saja. Namun, seorang pimpinan dapat mendelegasikan wewenang

(perintah) kepada beberapa orang bawahannya.

7. Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

Yaitu adanya keseimbangan/kesesuaian antara wewenang yang didelegasikan dengan

pertanggungjawaban terhadap wewenang tersebut (authority = responsibility)

8. Asas pembagian kerja

Yaitu pendelegasian wewenang berdasarkan adanya pembagian kerja (division of work)

yang jelas dalam organisasi/perusahaan.

9. Asas efisiensi

Yaitu dengan adanya pendelegasian wewenang, maka manajer akan lebih leluasa

melaksanakan tugas-tugas penting daripada melaksanakan hal-hal yang dapat

dikerjakan bawahan, sehingga dapat lebih fokus dalam memikirkan perkembangan

perusahaan.

10. Asas kemutlakan tanggung jawab

Yaitu setiap bawahan yang menerima wewenang, mutlak harus bertanggung jawab

kepada pimpinannya mengenai wewenang (pekerjaan) yang dilakukannya.

c. Seni Pendelegasian Wewenang

Selain asas-asas di atas yang perlu diperhatikan adalah The Art of Delegation atau seni

mendelegasikan wewenang. Seni pendelegasian wewenang (the art of delegation)

didasarkan pada sikap pribadi manajer yang melakukan pendelegasian wewenang itu.

Seni pendelegasian wewenang yang harus dimiliki dan dikuasai oleh manajer adalah:

29

1. Personal receptiveness

Seorang manajer harus mampu dan bersedia menerima keberadaan pribadi (personal

existence) bawahan. Manajer harus bersedia memberikan kesempatan kepada bawahan

untuk memberikan pendapat-pendapat dan menunjukkan kreatifitasnya, demi kemajuan

perusahaan.

2. Willingness to let go

Seorang manajer harus mampu dan bersedia melepaskan sebagian wewenang yang

dimilikinya kepada bawahan. Manajer dalam pendelegasian wewenangnya supaya

efektif, harus bersedia untuk memberikan kepercayaan kepada bawahannya untuk

membuat suatu keputusan.

3. Willingness to let others make mistakes

Seorang manajer dalam pendelegasian wewenangnya harus mampu dan bersedia

untukmenerima serta memaafkan kesalahan yang dilakukan oleh bawahan, sepanjang

kesalahan itu wajar dan dianggap biasa (dapat ditolerir)

4. Willingness to trust subordinate

Seorang manajer dalam pendelegasian wewenangnya supaya efektif, harus bersedia

untuk memberikan kepercayaan kepada bawahannya untuk melaksanakan pekerjaannya

dengan efektif dan sebaik-baiknya.

5. Willingness to establish and use broad control

Seorang manajer harus mampu dan bersedia untuk melakukan pengawasan dan

pengendalian yang luas, ketat, efektif, dan intensif dengan alat-alat dan sistem-sistem

pengawasan dan pengendalian yang baik.

d. Permasalahan dalam pendelegasian wewenang

Dalam pendelegasian wewenang, sering kali timbul masalah-masalah yang bersumber

pada fakta berikut:

1. Tugas yang didelegasikan terlampau banyak (kelebihan beban kerja), atau

terlalu sedikit, yang dalam kenyataannya tidak sesuai dengan kapasitas

bawahan.

2. Tidak ada pelatihan bagi tugas, baik pelatihan tugas, atau latihan di dalam tugas

(in-service training).

30

3. Informasi yang kabur. Yang bersumber dari pemimpin yang "kurang jelas"

dalam berkomunikasi dengan para bawahan, atau gengsi dari bawahan, yang

walaupun tidak memahami suatu informasi, tetapi malu untuk bertanya.

4. Komando dari atas yang datang dari dua sumber yang berbeda. Ini menciptakan

kebingungan bagi dan di antara para bawahan yang dihadapkan dengan

pertanyaan, "perintah yang mana yang harus dituruti?"

5. Bawahan tidak mengerti nilai dari tugas yang diinformasikan. Apakah tugas

tersebut sangat mendesak karena bernilai primer atau dapat ditunda karena

sifatnya yang kurang penting, dan sebagainya.

6. Harapan pemimpin yang berlebihan, tanpa mengetahui dengan jelas akan

kemampuan para bawahannya dengan pasti.

7. Motivasi dan harapan para bawahan yang bersifat kompleks terhadap

pemimpin, tugas, imbalan, situasi atau kondisi.

8. Sikap dan pandangan bahwa pihak bawahan tidak dapat menggunakan dan

melaksanakan wewenang yang diberikan dengan tepat (ketidakpercayaan

terhadap bawahan).

9. Adanya kecenderungan sifat egosentris dan keinginan untuk mendominasi

(berkuasa) dari para pimpinan yang ingin menunjukkan kehebatan mereka

masing-masing di dalam organisasi atau perusahaan

10. Adanya keengganan menerima resiko, baik dari pihak pimpinan maupun dari

pihak bawahan.

e. Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi berarti sebagian besar wewenang/kekuasaan masih tetap dipegang oleh

manajer puncak (top manajer). Hanya sebagian kecil saja disebarkan ke seluruh

struktur organisasi. Misalnya: 75% wewenang tetap dipegang oleh manajer puncak,

25% wewenang disebarkan ke seluruh struktur organisasi. Sentralisasi di sini bukan

sentralisasi mutlak, tetapi relatif. Sentralisasi mutlak berarti seluruh wewenang (100%)

tetap dipegang oleh manajer puncak. Dengan kata lain, tidak ada pendelegasian

wewenang.

31

Desentralisasi berarti sebagian kecil wewenang/kekuasaan dipegang oleh manajer

puncak (top manajer), sedang sebagian besar kekuasaan menyebar pada seluruh

struktur organisasi. Misalnya: 25% wewenang dipegang oleh manajer puncak dan 75%

wewenang disebarkan ke seluruh struktur organisasi. Desentralisasi di sini pun bukan

desentralisasi mutlak, tetapi relatif. Pada desentralisasi mutlak, seluruh wewenang atau

kekuasaan disebarkan pada seluruh struktur organisasi, sedangkan manajer puncak

tidak mempunyai wewenang untuk memerintah bawahannya.

B. Tanggung Jawab

Tanggung jawab menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah keadaan

wajib menanggung segala sesuatunya, sehingga bertanggung jawab adalah

berkewajiban menanggung, memikul jawab, menanggung segala sesuatunya, dan

memberikan jawab serta menanggung akibatnya.

Ridwan Halim mendefinisikan tanggung jawab sebagai suatu akibat lebih lanjut dari

pelaksanaan peranan, baik peranan itu merupakan hak maupun kewajiban ataupun

kekuasaan.

Secara umum tanggung jawab (responsibility) dapat diartikan sebagai keharusan untuk

melakukan semua kewajiban atau tugas-tugas yang dibebankan, sebagai akibat dari

wewenang yang telah diterima atau dimilikinya. Tanggung jawab hanya dapat tercipta

apabila ada penerimaan wewenang dan kewajiban.

IV. Koordinasi dalam Manajemen

A. Pengertian Koordinasi

Pengertian koordinasi menurut para ahli, sebagai berikut:

Menurut George R. Terry:

“Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah

dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu

tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan”.

32

Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan:

“Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan

unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan

oganisasi”.

Menurut James A.F. Stoner dan Charles Wankel dalam buku Management, edisi

ketiga, 1986:

“Coordination is the process of integrating the objectives and activites of the separate

units (department or functional areas) of an organization in order to achieve

organizational goals efficiently”,

(koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan dari

unit-unit/bagian-bagian/bidang-bidang fungsional suatu organisasi yang terpisah untuk

mencapai sasaran-sasaran organisasi secara efisien).

Menurut Ricky W. Griffin:

“Coordination is the process of linking the activities of the various department of the

organization”,

(koordinasi adalah suatu proses menghubungkan kegiatan-kegiatan dari bermacam-

macam bagian organisasi).

Menurut David R. Hampton:

“For successful performance, organizations require an integration of the contribution

of special units, for our purposes, this is what coordination means”,

(agar pelaksanaan pekerjaan menjadi sukses maka organisasi memerlukan

penyatupaduan sumbangan dari unit-unit khusus. Untuk tujuan kita, ini yang di maksud

koordinasi).

Menurut Dr. Sondang P. Siagian dalam bukunya Peranan Staf dalam Manajemen,

1978.

“Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan dari usaha bersama untuk memperoleh

kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama pula. Koordinasi adalah

suatu proses yang mengatur agar pembagian kerja dari berbagai orang atau kelompok

dapat tersusun menjadi suatu kebutuhan yang terintegrasi dengan cara seefesien

mungkin”.

33

Menurut Dr. Ateng Syafrudin, S.H, dalam bukunya Pengaturan Koordinasi

Pemerintah di Daerah, 1976.

“Koordinasi disini adalah suatu proses rangkaian kegiatan menghubungi, bertujuan

menserasikan tiap langkah dan kegiatan dalam organisasi agar tercapai gerak yang

cepat untuk mencapai sasaran dan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan”.

Menurut E.F.L Brech:

“Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi

kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu

dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri”.

Menurut Dr. Awaluddin Djamin, M.P.A:

“Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam

pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi,

saling membantu, dan saling melengkapi”.

Dari uraian para ahli di atas, secara umum, dapat diambil kesimpulan bahwa koordinasi

adalah suatu usaha yang teratur untuk menyediakan sarana yang tepat, untuk

mengarahkan pelaksanaan yang menghasilkan tindakan harmonis pada sasaran yang

telah ditentukan. Dari uraian di atas, “sarana yang tepat” mengacu pada unsur-unsur

dalam manajemen (man, money, material, method, market, machine), dan

“mengarahkan pelaksanaan” mengacu pada pelaksanaan dari fungsi-fungsi manajemen

(planning, organizing, staffing, actuating, controlling).

B. Syarat Syarat Koordinasi

Terdapat 4 (empat) syarat-syarat koordinasi, yaitu:

1. Sense of Cooperation

Yaitu suatu perasaan untuk dapat saling bekerja sama antara unit/divisi/departemen

yang terdapat dalam sebuah organisasi atau perusahaan, dan bukan bekerja secara orang

per orang.

34

2. Rivalry

Bahwa suatu perusahaan harus berusaha untuk menciptakan lingkungan kerja yang

kompetitif, sehingga terdapat kompetisi yang sehat antar divisi atau departemen pada

perusahaan, yang dapat memajukan perusahaan dan berguna dalam pencapaian tujuan.

3. Team spirit

Artinya bahwa setiap divisi/departemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan harus

saling menghargai.

4. Esprit de Corps

Artinya bahwa setiap unit/divisi/departemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan

harus saling mendukung di dalam pencapaian sasaran organisasi/perusahaan. Sehingga

setiap unit/divisi/departemen yang diikutsertakan didalam pencapaian sasaran

organisasi/perusahaan akan merasa dihargai dan akan menambah semangat dalam

menjalankan pekerjaan mereka.

C. Sifat Sifat Koordinasi

Terdapat 3 (tiga) sifat-sifat koordinasi, yaitu:

1. Koordinasi adalah dinamis bukan statis.

2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator

(manajer) dalam rangka mencapai sasaran

3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Dari sifat-sifat di atas, dapat disimpulkan bahwa koordinasi harus dilakukan

berdasarkan wawasan yang luas serta pandangan yang menyeluruh terhadap suatu hal

atau situasi, dan tidak secara bagian per bagian (komponen per komponen). Koordinasi

juga mencakup penyelarasan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen (planning,

organizing, staffing, actuating, controlling), agar seluruh fungsi manajemen dapat

berhubungan secara harmonis, dalam rangka pencapaian tujuan organisasi atau

perusahaan.

35

D. Cara Mengadakan Koordinasi

Cara-cara dalam mengadakan koordinasi:

1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat

2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh

anggota sama dan tidak menurut pendapat/persepsi masing-masing individu

anggota dengan tujuan sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama

3. Mendorong para anggota untuk saling bertukar pikiran, mengemukakan ide,

saran-saran, pendapat, gagasan dan sebagainya.

4. Mendorong para anggota untuk ikut berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan

penciptaan sasaran

5. Membina human relations yang baik antara sesama karyawan.

6. Sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan, sehingga

koordinasi akan lebih baik karena memperoleh dukungan dan partisipasi dari

para bawahan.

E. Hubungan Koordinasi dengan Fungsi Manajemen

Manajemen adalah proses dari fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing,

staffing, actuating, controlling) dan di dalam implementasinya dibutuhkan koordinasi

agar seluruh fungsi manajemen berhubungan secara harmonis dalam pencapaian tujuan.

Hal ini dapat dijelaskan pada uraian berikut:

1. Perencanaan dan koordinasi

Dalam suatu organisasi semua rencana harus saling berkaitan dan saling

mempengaruhi. Oleh karena itu, perlu sekali pengkoordinasian yang tepat dan

sinkronisasi dari semua rencana tersebut. Dalam hal ini perencanaan akan

mempengaruhi koordinasi, maksudnya semakin baik dan terincinya suatu rencana maka

akan semakin mudah melakukan koordinasi. Jika perencanaan disusun dengan baik,

terintegrasi dengan baik serta harmonis maka penerapan koordinasi akan lebih mudah.

2. Pengorganisasian dan koordinasi

Pengorganisasian berhubungan dengan koordinasi, artinya jika organisasi baik, maka

pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah. Pengorganisasian menghendaki tercapainya

36

hubungan yang serasi antara unit-unit organisasi yang terbentuk sebagai dasar atau alat

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi yang baik, apabila hubungan-

hubungan antara individu karyawan baik, hubungan pekerjaan baik, dan job description

setiap karyawan jelas.

3. Pengisian jabatan dan koordinasi

Penempatan karyawan membantu koordinasi, artinya jika setiap karyawan sudah

ditempatkan sesuai dengan keahliannya maka koordinasi akan lebih mudah.

4. Pergerakan dan koordinasi

Kedua hal ini sangat erat hubungannya, karena koordinasi ini dapat dilaksanakan

dengan baik apabila penggerakan terhadap orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas

dalam proses manajemen berjalan dengan baik pula. Sukses dalam penggerakan

memperlancar koordinasi tugas-tugas pengorganisasian.

5. Pengendalian dan koordinasi

Pengendalian berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus

atas kemajuan pekerjaan akan membantu menyelaraskan usaha-usaha, sehingga tujuan

yang ditentukan semula dihasilkan, diperoleh dan tercapai dengan baik. Dengan

demikian, maka tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi dalam fungsi pengendalian

membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.

**********

37